以下、本発明の実施形態を図面を参照して説明する。
図1は、本発明の文書整理システムを模式的に示す説明図であり、図2は、本発明の文書整理システムの構成例を示すブロック図である。本発明の文書整理システムは、文書管理サーバ10と、情報提供サーバ20と、スキャナ30と、コードプリンタ40と、コードリーダ50と、管理端末60と、操作端末70とを備える。文書管理サーバ10、情報提供サーバ20、スキャナ30、コードプリンタ40、コードリーダ50、管理端末60、および操作端末70は、通信ネットワークを介して接続されている。あるいは、直接接続されていてもよい。例えば、スキャナ30、コードプリンタ40、コードリーダ50は、文書管理サーバ10に直接接続されていてもよい。また、管理端末60および操作端末70は、それぞれコードリーダ80を備えている。
文書管理サーバ10は、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットと、紙文書を電子化した電子文書を管理する。また、紙文書を物理的バインダに綴じるのと同様に、電子文書もグループ化される。このグループを電子バインダと呼ぶ。文書管理サーバ10は、電子バインダの管理も行う。
情報提供サーバ20は、管理端末60および操作端末70等と文書管理サーバ10との間で授受される情報を中継する。また、情報提供サーバ20は、文書管理サーバ10が保持する情報に基づいて、電子文書が電子キャビネットに保管されている状態を表す視覚情報(画像データ)を生成し、操作端末70に出力する。この画像データを管理端末60にも出力してよい。
スキャナ30は、紙文書を読み込み、電子文書化して文書管理サーバ10に送信する。
後述するように、文書管理サーバ10は、紙文書、物理的バインダ、および物理的キャビネットにおける各棚の各位置に貼付されるコード情報を生成する。コードプリンタ50は、文書管理サーバ10が生成する各コード情報を印刷する。なお、コード情報は、紙文書、物理的バインダ、および物理的キャビネットの各位置毎に、それぞれ異なる。コード情報は、例えば2次元コードであるが、2次元コード以外のコード情報であってもよい。
コードリーダ50は、紙文書、物理的バインダ、および物理的キャビネットにおける各棚の各位置に貼付されたコード情報を読み取り、読み取ったコード情報を文書管理サーバ10に送信する。
管理端末60は、文書管理サーバ10が管理する各種情報(電子文書の情報、電子バインダの情報、電子キャビネットの情報等)を追加したり、変更したり、削除したりする命令を文書管理サーバ10に対して送信する。
操作端末70は、情報提供サーバ20が生成する画像を表示する。また、操作端末70は、ユーザの操作に応じて電子文書を文書管理サーバ10に要求して電子文書を表示する。
管理端末60が備えるコードリーダ80と操作端末70が備えるコードリーダ80は、それぞれ紙文書、物理的バインダ、物理的キャビネットの各棚の各位置に貼付されたコード情報を読み取る。
また、文書管理サーバ10は、情報入力部11と、情報出力部12と、棚情報処理部110と、バインダ情報処理部120と、文書情報処理部130と、関係情報処理部140と、コード生成部150と、コード印刷指示部160と、有効期限管理部170と、警告送信部180と、キャビネット情報処理部190と、棚情報テーブル210と、バインダ情報テーブル220と、文書情報テーブル230と、文書保存部240と、棚−バインダテーブル250と、バインダ−文書テーブル260と、担当者テーブル270と、担当部門テーブル280と、キャビネット構成テーブル290と、キャビネットテーブル295とを備える。
情報入力部11は、管理端末60、操作端末70、スキャナ30、コードリーダ50が文書管理サーバ10に送信した情報や命令を受信するインタフェースである。なお、これらの情報や命令は、情報提供サーバ20を介して文書管理サーバ10に送信される。
情報出力部12は、文書管理サーバ10が管理する情報を情報提供サーバ20、操作端末70、管理端末60、コードプリンタ40に送信するインタフェースである。
棚情報テーブル210は、キャビネット内の棚を表す情報を記憶する記憶手段である。例えば、棚情報テーブル210は、棚コードと、キャビネットIDと、棚場所IDと、棚位置IDとを対応付けた情報を記憶する。図3は、棚情報テーブル210が記憶する情報の例を示す説明図である。また、図4は、棚場所および棚位置を表す説明図である。物理的キャビネットには、それぞれキャビネットIDが付与されている。物理的キャビネットは、一つまたは複数の段を有し、各段は一つの場所あるいは複数の場所に区切られている。区切られた場所を棚場所と呼ぶ。棚場所IDは、各段の各場所を識別する識別情報である。例えば、図4に示す例において、キャビネットID“001”のキャビネットは3つの段を有し、各段は2つに区切られている。そして、最上段の右側の場所には、棚場所ID“004”が付与されている。以下の説明では、棚場所における各位置を棚位置と呼ぶ。各棚位置には、棚位置IDが付与される。また、個々の棚位置(換言すれば、キャビネット内の各棚内の各位置)と一対一に対応するコード情報である棚コードが生成される。棚位置毎に生成された棚コード310は、棚位置に貼付される(図4参照)。
キャビネット構成テーブル290は、電子キャビネット内の棚場所の配置を示す情報を記憶する記憶手段である。図5は、キャビネット構成テーブル290が記憶する情報の例を示す説明図である。キャビネット構成テーブル290は、例えば、キャビネット構成IDと、棚段位置と、棚列位置と、棚場所IDと、棚位置数とを対応付けて記憶する。これらの情報の組が、一つの棚場所の配置を示している。棚段位置は、棚場所がキャビネットの上から(あるいは下から)何段目であるかを表す。棚列位置は、棚場所がキャビネットの左から(あるいは右から)何番目の棚場所であるかを表す。棚位置数は、棚場所内の棚位置(図4参照)の数を表す。キャビネット構成IDは、棚段位置、棚列位置、棚場所IDおよび棚位置数の組を識別する識別情報である。
キャビネットテーブル295は、キャビネットIDとキャビネット構成IDとを対応付けて記憶する記憶手段である。図6は、キャビネットテーブル295が記憶する情報の例を示す説明図である。共通のキャビネットIDに対応する各キャビネット構成IDの集合は、同一のキャビネットにおける各棚場所の配置(棚段位置、棚列位置、棚場所IDおよび棚位置数)を表している。
対になる物理的キャビネットと電子キャビネットにおいて、キャビネットIDは共通である。さらに、物理的な棚場所と、電子キャビネットにおける対応する棚場所とで、棚場所IDは共通である。同様に、物理的な棚位置と、電子キャビネットにおける対応する棚位置とで、棚位置IDは共通である。
キャビネット構成テーブル290が記憶する情報およびキャビネットテーブル295が記憶する情報により、個々のキャビネットが有する各棚場所の配置を特定することができる。キャビネット構成テーブル290が記憶する情報およびキャビネットテーブル295が記憶する情報は、電子キャビネットの構成を表しているということができる。
バインダ情報テーブル220は、バインダを表す情報を記憶する記憶手段である。図7は、バインダ情報テーブル220が記憶する情報の例を示す説明図である。例えば、バインダ情報テーブル220は、図7に示すように、バインダコードと、バインダIDと、バインダ名とを対応付けて記憶する。バインダIDは、バインダを識別する識別情報であり、バインダ名は、各バインダの名称である。また、バインダコードは、個々のバインダと一対一に対応するコード情報である。なお、対になる物理的バインダおよび電子バインダにおいて、バインダコード、バインダIDおよびバインダ名は共通である。
文書情報テーブル230は、電子文書の文書IDとともに、文書コードおよび文書の属性情報を記憶する記憶手段である。図8は、文書情報テーブル230が記憶する情報の例を示す説明図である。例えば、文書情報テーブル230は、図8に示すように、文書コードと、文書IDと、文書名と、関連文書IDと、担当者IDと、担当部門IDと、文書の有効期限とを対応付けて記憶する。文書IDは、文書を識別する識別情報であり、文書名は文書の名称である。なお、対になる紙文書および電子文書において、文書IDおよび文書名は共通である。関連文書IDは、関連する文書の文書IDである。担当者IDは、担当者(例えば文書作成者)の識別情報であり、担当部門IDは、担当部門の管理者の識別情報である。有効期限は、電子文書および電子文書に対応する紙文書の有効期限である。関連文書ID、担当者ID、担当部門IDおよび有効期限はなくてもよい。
文書保存部240は、電子文書を記憶する記憶手段である。
棚−バインダテーブル250は、バインダとそのバインダが保存される棚位置との対応関係を示す情報を記憶する記憶手段である。図9は、棚−バインダテーブル250が記憶する情報の例を示す説明図である。棚−バインダテーブル250は、図9に示すように棚位置IDとバインダIDとを対応付けて記憶することによって、バインダIDにより特定されるバインダが棚位置IDにより特定される棚位置に保存されるという情報を保持している。
バインダ−文書テーブル260は、文書とその文書を綴じているバインダとの対応関係を示す情報を記憶する記憶手段である。図10は、バインダ−文書テーブル260が記憶する情報の例を示す説明図である。バインダ−文書テーブル260は、図10に示すようにバインダIDと文書IDとを対応付けて記憶することによって、文書IDにより特定される文書がバインダIDにより特定されるバインダに綴じられているという情報を保持している。
担当者テーブル270は、文書の担当者の情報を記憶する記憶手段である。図11は、担当者テーブル270が記憶する情報の例を示す説明図である。担当者テーブル270は、例えば図11に示すように、担当者IDと、担当者名と、担当者の連絡先とを対応付けて記憶する。連絡先は、文書管理サーバ10が操作端末に情報(例えば警告)を送信するときに送信先となるアドレス情報である。
担当部門テーブル280は、担当部門の管理者の情報を記憶する記憶手段である。図12は、担当部門テーブル280が記憶する情報の例を示す説明図である。担当部門テーブル280は、例えば図12に示すように、担当部門IDと、担当部門名と、担当者IDとを対応付けて記憶する。また、担当部門の管理者の連絡先(例えば、警告送信時における送信先となるアドレス情報)を、担当部門IDと対応付けて記憶していてもよい。
棚情報処理部110は、棚情報テーブル210が記憶する情報を管理する。ここで、管理とは、新たな情報の追加、既に存在する情報の更新および削除を行うことを意味するが、追加、更新、削除以外の処理を行ってもよい。
キャビネット情報処理部190は、キャビネット構成テーブル290が記憶する情報およびキャビネットテーブル295が記憶する情報を管理する。
バインダ情報処理部120は、バインダ情報テーブル220が記憶する情報を管理する。
文書情報処理部130は、文書情報テーブル230が記憶する情報を管理する。また、文書保存部240が記憶する電子文書を管理する。例えば、スキャナ30が生成した電子文書を受信すると、その電子文書を文書保存部240に記憶させる。
関係情報処理部140は、棚−バインダテーブル250が記憶する情報およびバインダ−文書テーブル260が記憶する情報を管理する。
また、棚情報処理部110、バインダ情報処理部120、文書情報処理部130および関係情報処理部140に処理を命令する情報は、コード情報により管理端末60や操作端末70から送信される。図13は、文書管理サーバ10に対する命令となるコード情報の例を示す。文書管理サーバ10に対する命令となるコード情報として、キャビネット廃棄コード、バインダ確認コード、バインダ廃棄コード、文書確認コード、文書廃棄コードがある。キャビネット廃棄コードは、指定したキャビネットIDに対応するキャビネット構成ID、およびそのキャビネット構成IDに対応する情報(図6、図5参照)の削除を命令するコード情報である。バインダ廃棄コードは、指定したバインダに関する情報をバインダ−文書テーブルから削除することを命令するコード情報である。また、文書廃棄コードは、指定した文書の情報を、文書情報テーブル230、文書保存部240、バインダ−文書テーブル260から削除することを命令するコード情報である。また、バインダ確認コードおよび文書確認コードは、バインダや文書の配置位置の出力(提示)を命令するコード情報である。文書管理サーバ10に対する命令となるコード情報(図13に例示する各コード)は、例えば、2次元コードとして予め用意しておく。
コード情報生成部150は、各棚位置、各バインダおよび各文書に一対一に対応するコード情報を生成する。コード印刷指示部160は、コード情報生成部150が生成したコード情報をコードプリンタ40に印刷させる。
有効期限管理部170は、計時を行い、現在の時間(例えば、日付、日時)と、文書情報テーブル230に記憶された文書の有効期限(図8参照)とを比較する。そして、現在の時間が有効期限の一定時間前になったり、あるいは、有効期限が満了したときに、担当者の担当者の操作端末70に警告を送信する。
警告送信部180は、電子文書の有効期限の一定期間前になったことを条件に、その電子文書に対応する通知先に警告を送信する。電子文書に対応する通知先とは、その電子文書の担当者の連絡先(図11参照)である。
また、情報提供サーバ20は、情報入力部21と、視覚情報生成部22とを備える。情報入力部21は、管理端末60および操作端末70等と文書管理サーバ10との間で授受される情報を中継する。
また、視覚情報生成部22は、キャビネット構成テーブル290、キャビネットテーブル295、棚−バインダテーブル250、バインダ−文書テーブル260等が記憶している情報に基づいて、電子文書が電子キャビネットに保管されている状態を表す画像データを生成し、電子キャビネットの画像を操作端末70に表示させる。図14は、電子キャビネットの画像の例を示す説明図である。視覚情報生成部22は、キャビネット構成テーブル290が記憶する情報およびキャビネットテーブル295が記憶する情報を文書管理サーバ10から受信して、「共通のキャビネットIDに対応するキャビネット構成ID」に対応する棚段位置の最大値を電子キャビネットの段数する。また、そのキャビネット構成IDに対応する棚列位置の最大値を各段の棚場所数とする。そして、棚段位置の最大値から定めた段数の各段に、棚列位置の最大値から定めた数の棚場所を有する電子キャビネットの画像データを生成する。例えば、「ある共通のキャビネットIDに対応するキャビネット構成ID」に対応する棚段位置の最大値が3であり、棚列位置の最大値が2であるとすると、3段で、各段が2つの棚場所に区切られている電子キャビネットの画像データを生成する。
また、視覚情報生成部22は、棚情報テーブル210および棚−バインダテーブル250に記憶された情報を文書管理サーバ10から受信する。そして、棚位置IDを介して、キャビネット構成テーブル290に記憶されていた棚場所IDと対応付けられるバインダIDがあるか否かを判定する。そのようなバインダIDが存在していれば、画像中の棚位置にバインダ画像90を配置した画像データを生成する(図14参照)。従って、図14に示す電子キャビネットの画像において、バインダ画像90が表示される位置は、文書を綴じたバインダが実際に存在する位置に対応する。
棚情報処理部110、バインダ情報処理部120、文書情報処理部130、関係情報処理部140、コード生成部150、コード印刷指示部160、有効期限管理部170、警告送信部180、およびキャビネット情報処理部190は、例えば、プログラムに従って動作するCPUによって実現される。また、文書保存部240および各テーブル210,220,230,250,260,270,280,290,295は、コンピュータが備える記憶装置によって実現される。
情報提供サーバ21が備える情報入力部21および視覚情報生成部22も、例えば、プログラムに従って動作するCPUによって実現される。文書管理サーバ10および情報提供サーバ21が同一のコンピュータによって実現され、棚情報処理部110、バインダ情報処理部120、文書情報処理部130、関係情報処理部140、コード生成部150、コード印刷指示部160、有効期限管理部170、警告送信部180、キャビネット情報処理部190、情報入力部21および視覚情報生成部22が同一のCPUによって実現されていてもよい。
次に、動作について説明する。なお、以下の説明では、コード情報が2次元コードである場合を例に説明する。ただし、コード情報は、2次元コードでなくてもよい。
まず、棚情報テーブル220への情報登録動作を説明する。図15は、棚情報テーブル220への情報登録動作を示す説明図である。管理端末60は、文書整理を行う管理者によって、物理的キャビネットに割り当てられたキャビネットIDと、そのキャビネットの棚場所IDと、その棚場所における棚位置IDを入力される。管理端末60は、入力されたキャビネットID、棚場所IDおよび棚位置IDの組を、情報提供サーバ20を介して、文書管理サーバ10に送信する(ステップS1)。
情報提供サーバ20の情報入力部21は、ステップS1で送信された各IDを受信すると、その各IDを文書管理サーバ10に送信する。すなわち、ステップS1で送信された各IDを文書管理サーバ10に中継する(ステップS2)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、情報提供サーバ20から、その各IDを受信する(ステップS3)。
文書管理サーバ10の情報入力部11は、受信した各IDを棚情報処理部110に送り、棚情報処理部110は、そのキャビネットID、棚場所ID、および棚位置IDの組を取得する(ステップS4)。
すると、棚情報処理部110は、棚位置ID毎に一意の2次元コードをコード生成部150に生成させる(ステップS5)。この2次元コードが棚コードである。
コード印刷指示部160は、コード生成部150が生成した棚コードをコードプリンタ40に印刷させる(ステップS7)。印刷された棚コードは、対応する物理的キャビネットの棚位置に貼付される。
また、棚情報処理部110は、取得した棚場所ID、および棚位置IDの組と、コード生成部150に生成させた棚コードとを対応付けて、棚情報管理テーブル210に記憶させる。
次に、キャビネット構成テーブル290への情報登録動作を説明する。図16は、キャビネット構成テーブル290への情報登録動作を示す説明図である。管理端末60は、管理者によって、キャビネット構成ID、棚段位置、棚列位置、棚場所ID、および棚位置数を入力される。管理端末60は、入力されたキャビネット構成ID、棚段位置、棚列位置、棚場所ID、および棚位置数の組を情報提供サーバ20を介して、文書管理サーバ10に送信する(ステップS201)。
情報提供サーバ20の情報入力部21は、ステップS201で送信された各情報を受信すると、その各情報を文書管理サーバ10に送信(すなわち中継)する(ステップS202)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、情報提供サーバ20から、その各情報を受信する(ステップS203)。情報入力部11は、受信した情報をキャビネット情報処理部190に送り、キャビネット情報処理部190は、そのキャビネット構成ID、棚段位置、棚列位置、棚場所ID、および棚位置数の組を取得する(ステップS204)。キャビネット情報処理部190は、そのキャビネット構成ID、棚段位置、棚列位置、棚場所ID、および棚位置数を対応付けて、キャビネット構成テーブル290に記憶させる(ステップS205)。
次に、キャビネットテーブル295への情報登録動作を説明する。図17は、キャビネットテーブルへの情報登録動作を示す説明図である。管理端末60は、管理者によって、キャビネットIDとキャビネット構成IDとを入力される。このとき、ステップS201(図16参照)で入力されたキャビネット構成ID等が表す棚場所を有する物理的キャビネットのキャビネットIDと、そのキャビネット構成IDとが入力される。管理端末60は、入力されたキャビネットIDおよびキャビネット構成IDを情報提供サーバ20を介して、文書管理サーバ10に送信する(ステップS211)。
情報提供サーバ20の情報入力部21は、ステップS211で送信されたキャビネットIDおよびキャビネット構成IDを受信すると、その各IDを文書管理サーバ10に送信(すなわち中継)する(ステップS212)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、情報提供サーバ20から、その各IDを受信する(ステップS213)。情報入力部11は、受信した各IDをキャビネット情報処理部190に送り、キャビネット情報処理部190は、そのキャビネットIDおよびキャビネット構成IDを取得する(ステップS214)。キャビネット情報処理部190は、そのキャビネットIDおよびキャビネット構成IDを対応付けて、キャビネットテーブル295に記憶させる(ステップS215)。同様に、棚情報処理部110も情報入力部11からキャビネットIDおよびキャビネット構成IDを取得し、棚テーブル210に記憶させてもよい(ステップS216,S217)。
次に、バインダ情報テーブル220への情報登録動作を説明する。図18は、バインダ情報テーブル220への情報登録動作を示す説明図である。管理端末60は、管理者によって、バインダIDおよびバインダ名を入力され、そのバインダID等を、情報提供サーバ20を介して、文書管理サーバ10に送信する(ステップS11)。
情報提供サーバ20の情報入力部21は、ステップS11で送信された各情報を、文書管理サーバ10に中継する(ステップS12)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、バインダIDおよびバインダ名を受信する(ステップS13)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、そのバインダIDおよびバインダ名をバインダ情報処理部120に送り、バインダ情報処理部120は、そのバインダID等を取得する(ステップS14)。
すると、バインダ情報処理部120は、そのバインダIDと一対一に対応する2次元コードをコード生成部150に生成させる(ステップS15)。この2次元コードがバインダコードである。コード印刷指示部160は、コード生成部150が生成したバインダコードをコードプリンタ40に印刷させる(ステップS16)。図19は、物理的バインダにバインダコードを貼付した状態を示す説明図である。ステップS16で印刷されたバインダコード320は、図19に示すようにバインダの一部分に貼付される。
また、バインダ情報処理部120は、取得したバインダIDおよびバインダ名と、コード生成部150に生成させたバインダコードとを対応付けて、バインダ情報テーブル210に記憶させる。
次に、棚−バインダテーブル250への情報登録動作を説明する。この動作は、棚位置とその位置に配置されるバインダとの対応関係を登録する動作である。図20は、棚−バインダテーブル250への情報登録動作を示す説明図である。コードリーダ50は、物理的バインダに貼付されたバインダコードを読み取るように操作され、読み取ったバインダコードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS21)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、そのバインダコードを受信する(ステップS22)。
同様に、コードリーダ50は、その物理的バインダが保管される棚位置に貼付された棚コードを読み取るように操作され、読み取った棚コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS23)。情報入力部11は、その棚コードを受信する(ステップS24)。管理者は、上記の物理的バインダを上記の棚位置に保管する。
情報入力部11は、ステップS22,S24でバインダコードおよび棚コードを受信すると、そのバインダコードおよび棚コードを関係情報処理部140に送り、関係情報処理部140は各コードを取得する(ステップS25)。そして、関係情報処理部140は、そのバインダコードに対応するバインダIDをバインダ情報テーブル220から読み出し、棚コードに対応する棚位置IDを棚情報管理テーブル210から読み出し、そのバインダIDおよび棚位置IDを対応付けて棚−バインダテーブル250に記憶させる(ステップS26)。この結果、物理的バインダと棚位置との対応関係が棚−バインダテーブル250に保持される。
次に、棚−バインダテーブル250の情報更新動作を説明する。図21は、棚−バインダテーブル250の情報更新動作を示す説明図である。物理的バインダが別の棚位置に移動された場合にも、コードリーダ50は、その物理的バインダのバインダコードと、移動後の棚位置の棚コードを読み取るように操作される。コードリーダ50がバインダコードおよび棚コードを読み取ってから、関係情報処理部140がその各コードを取得するまでの動作は、図20に示すステップS21〜S25と同様である。棚−バインダテーブル250には、バインダIDと移動前の棚位置の棚位置IDとが対応付けられているので、関係情報処理部140は、取得したバインダコードに対応するバインダIDをバインダ情報テーブル220から読み出し、取得した棚コードに対応する棚位置IDを棚情報管理テーブル210から読み出し、バインダIDおよび棚位置IDを対応付けて棚−バインダテーブル250に上書きする(ステップS36)。この結果、棚−バインダテーブル250に格納されている情報が更新される。
次に、文書登録動作を説明する。図22は、文書登録動作を示す説明図である。スキャナ30は、紙文書を読み取って電子文書を生成し、文書管理サーバ10に送信する(ステップS41)。また、管理端末60は、管理者によって、文書ID、文書名を入力される。また、その文書に関連する文書の文書ID(関連文書ID)が合わせて入力されてもよい。管理端末60は、その文書ID等の情報を、情報提供サーバ20を介して、文書管理サーバ10に送信する。
情報入力部11は、電子文書、文書ID、文書名等を受信し、文書情報処理部130に送る(ステップS42)。文書情報処理部130は、それらの情報を取得すると(ステップS43)、その電子文書と一対一に対応する2次元コードをコード生成部150に生成させる(ステップS44)。この2次元コードが文書コードである。コード印刷指示部160は、コード生成部150が生成した文書コードをコードプリンタ40に印刷させる(ステップS45)。図23は、紙文書に文書コードを貼付した状態を示す説明図である。印刷された文書コード330は、図23に示すようにバインダの一部分に貼付される。
また、文書情報処理部130は、コード生成部150が生成した文書コードと、取得した文書ID、文書名等とを対応付けて、文書情報テーブル230に記憶させる(ステップS46)。また、取得した文書IDと電子文書とを対応付けて、文書保存部240に記憶させる(ステップS47)。
次に、バインダ−文書テーブル260への情報登録動作を説明する。この動作は、バインダとそのバインダに綴じられる文書との対応関係を登録する動作である。図24は、バインダ−文書テーブル260への情報登録動作を示す説明図である。コードリーダ50は、紙文書に貼付された文書コードを読み取るように操作され、読み取った文書コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS51)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、その文書コードを受信する(ステップS52)。
同様に、コードリーダ50は、物理的バインダに貼付されたバインダコードを読み取るように操作され、読み取ったバインダコードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS53)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、そのバインダコードを受信する(ステップS54)。管理者は、上記の紙文書を上記の物理的バインダに綴じる。
情報入力部11は、ステップS52,S54で文書コードおよびバインダコードを受信すると、その文書コードおよびバインダコードを関係情報処理部140に送り、関係情報処理部140は各コードを取得する(ステップS55)。そして、関係情報処理部140は、その文書コードに対応する文書IDを文書情報テーブル230から読み出し、バインダコードに対応するバインダIDを棚情報管理テーブル210から読み出し、文書IDおよびバインダIDを対応付けてバインダ−文書テーブル260に記憶させる(ステップS56)。この結果、バインダとそのバインダに綴じられる文書との対応関係がバインダ−文書テーブル260に保持される。
次に、バインダ−文書テーブル260の情報更新動作を説明する。図25は、バインダ−文書テーブル260の情報更新動作を示す説明図である。紙文書が別の物理的バインダに移動された場合にも、コードリーダ50は、その紙文書の文書コードと移動後の物理的バインダのバインダコードを読み取るように操作される。コードリーダ50が文書コードおよびバインダコードを読み取ってから関係情報処理部140がその各コードを取得するまでの動作は、図24に示すステップS51〜S55と同様である。バインダ−文書テーブル260には、文書IDと移動前の物理的バインダのバインダコードとが対応付けられているので、関係情報処理部140は、取得した文書コードに対応する文書IDと、取得したバインダコードに対応するバインダIDを、それぞれ、文書情報テーブル230、棚情報管理テーブル210から読みだし、文書IDおよびバインダIDを対応付けてバインダ−文書テーブル260に上書きする(ステップS66)。この結果、バインダ−文書テーブル260に格納されている情報が更新される。
次に、電子キャビネットを管理端末60または操作端末70に表示させる動作について説明する。以下、電子キャビネットを利用して文書を閲覧しようとする操作者が操作端末70を操作する場合を例にして説明するが、管理端末70に電子キャビネットを表示させる場合の動作も同様である。図26(a)は物理的キャビネットの例を示し、図26(b)は電子キャビネットの例を示す。図26(a)に示す物理的キャビネットが備える各棚場所毎にキャビネット構成IDが定められ、キャビネット構成ID、棚段位置、棚列位置、棚場所ID、および棚位置数が対応付けられて文書管理サーバ10に保持されている。また、キャビネットのキャビネットIDと、そのキャビネットの各棚場所のキャビネット構成IDが対応付けられて文書管理サーバ10に保持されている。また、棚位置とバインダとの対応関係、およびバインダと紙文書との対応関係も文書管理サーバ10に保持されている。
情報提供サーバ20の視覚情報生成部22は、操作端末70から電子キャビネットの出力(表示)命令を受信すると、各電子キャビネット毎に、その電子キャビネットの各棚場所に定められた情報(棚段位置、棚列位置、棚場所ID等)の出力命令を文書管理サーバ10に送信する。なお、視覚情報生成部22は、情報入力部21を介して、文書管理サーバ10、操作端末70、管理端末60と情報や命令を送受信する。
文書管理サーバ10のキャビネット情報処理部190は、上記の命令を受信すると、キャビネットID毎に、キャビネットIDに対応する各キャビネット構成IDをキャビネットテーブル295から読み込み、さらに、その各キャビネット構成IDに対応する棚段位置、棚列位置、棚場所ID等の組ををキャビネット構成テーブル290から読み込み、各キャビネット構成ID毎に棚段位置、棚列位置、棚場所ID等の組を情報提供サーバ20に送信する。すなわち、それぞれのキャビネットの各キャビネットID毎に、キャビネットが備える各棚場所毎の棚段位置、棚列位置、棚場所ID等の組を送信する。情報提供サーバ20の視覚情報生成部22は、その情報を受信する。
また、さらに、関係情報処理部140は、棚位置IDを介して上記の各棚場所IDに対応付けられたバインダIDを情報提供サーバ20に送信する。すなわち、関係情報処理部140は、上記の各棚場所IDに対応付けられた棚位置IDを棚情報テーブル210から読み込み、さらに、その棚位置IDに対応付けられたバインダIDを棚−バインダテーブル250から読み込み、棚場所IDおよびバインダIDの組を情報提供サーバ20に送信する。情報提供サーバ20の視覚情報生成部22は、棚場所IDおよびバインダIDも受信する。
視覚情報生成部22は、キャビネットID毎に以下の処理を行い、各電子キャビネットの画像データを生成する。視覚情報生成部22は、個々のキャビネットID毎に、対応する各棚場所の棚段位置の最大値および棚列位置の最大値を特定する。そして、視覚情報生成部22は、棚段位置の最大値を電子キャビネットの段数として定め、棚列位置の最大値を各段に設けられた棚場所数として定める。続いて、視覚情報生成部22は、その段数を有し、各段にその棚場所数の棚場所を有する電子キャビネットの画像データを生成する。
また、視覚情報生成部22は、電子キャビネットの各棚場所の棚場所IDに対応するバインダIDを、情報提供サーバ20から受信している場合には、その棚場所IDが示す棚場所に、バインダの画像が表示されるように電子キャビネットの画像を生成する。視覚情報生成部22は、生成した画像データを、情報入力部21を介して操作端末70に送信する。さらに、視覚情報生成部22は、電子キャビネットの画像に含めた各バインダの画像と対応するバインダIDも操作端末70に送信する。操作端末70は、受信した画像データが表す画像を表示する。
図26(a)に示すように、物理的バインダと棚場所の位置が変更されると、図25に示した動作により、バインダ−文書テーブル260が保持する情報も更新される。そして、バインダ−文書テーブル260が保持するバインダと棚場所との対応関係に基づいて、視覚情報生成部22は画像データを生成するので、表示される電子キャビネットは、物理的キャビネットと同様の位置にバインダが配置されるように表示される。
また、操作端末70は、表示したバインダに対してマウスクリック等の操作が行われると、そのバインダのバインダIDを情報提供サーバ20に送信する。情報提供サーバ20の視覚情報生成部22は、画像上でクリックされたバインダのバインダIDを操作端末70から受信すると、そのバインダIDに対応する各文書IDが示す電子文書を文書管理サーバ10に要求する。文書管理サーバ10の関係情報処理部140は、その要求に応じ、そのバインダIDに対応する文書IDをバインダ−文書テーブル260から読み出し、さらに、文書情報処理部130は、その文書IDが示す電子文書を文書保存部240から読み出し、その電子文書を情報提供サーバ20に送信する。ただし、情報提供サーバ20に送信する電子文書は、有効期限満了前の電子文書であり、有効期限を満了した電子文書は提供対象から除外し、情報提供サーバ20に送信しない。有効期限の設定処理については後述する。
情報提供サーバ20の視覚情報生成部22は、文書管理サーバ10から電子文書を受信すると、その電子文書を操作端末70に送信する。操作端末70は、受信した電子文書を表示する。
なお、視覚情報生成部22は、各電子文書毎に、文書のイメージ画像データを生成し、そのイメージ画像データを操作端末70に送信して、操作端末70に文書のイメージ画像を表示させてもよい。また、文書情報処理部130が電子文書とともに、文書名も情報提供サーバ20に送信し、視覚情報生成部22は、文書のイメージ画像に文書名も表示されるように画像データを生成してもよい。
そして、操作端末70は、文書のイメージ画像に対してクリック等の操作が行われたときに、その旨を情報提供サーバ20に送信し、視覚情報生成部22は、そのタイミングで電子文書を操作端末70に送信してもよい。バインダに複数の文書がまとめられている場合には、各イメージ画像データの識別情報を生成して、操作端末70がどの画像をクリックされたのかを通知できるようにしておけばよい。
また、検索用キーワードを操作端末70や管理端末60から文書管理サーバ10に送信し、そのキーワードを含む電子文書を文書管理サーバ10が検索して送信し、その電子文書を操作端末70や管理端末60が表示してもよい。
次に、管理者が紙文書を物理的バインダから抜き取って廃棄するときの動作について説明する。図27は、文書廃棄時の動作を示す説明図である。コードリーダ50は、廃棄対象の紙文書に貼付された文書コードと文書廃棄コードとを続けて読み取るように操作される。コードリーダ50は、廃棄対象の紙文書に貼付された文書コードを読み取ると、その文書コードを文書管理サーバ10に送信し、文書廃棄コードを読み取ると、その文書廃棄コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS71,S73)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、その文書コードおよび文書廃棄コードを受信する(ステップS72,S74)。情報入力部11は、ステップS71,S73で受信した文書コードおよび文書廃棄コードを関係情報処理部140および文書情報処理部130に送る。
関係情報処理部140は、文書コードおよび文書廃棄コードを取得すると(ステップS75)、その文書コードに対応する文書IDを文書情報テーブル230から読み込み、その文書IDおよびその文書IDに対応付けられたバインダIDの組(図10に示す文書IDおよびバインダIDの組)をバインダ−文書テーブル260から削除する(ステップS76)。
また、文書情報処理部130は、文書コードおよび文書廃棄コードを取得すると(ステップS77)、その文書コードおよびその文書コードに対応する文書名、文書ID(図8参照)を文書情報テーブル230から削除する(ステップS78)。このとき、関連文書ID、担当者ID、担当部門ID、有効期限も文書コードとともに記憶されていれば、それらの情報も削除する。
また、文書保存部240は、削除対象となる文書IDと電子文書とを対応付けて記憶している。文書情報処理部130は、ステップS78で削除対象となる文書IDと電子文書との組を文書保存部240から削除する(ステップS79)。
次に、管理者が物理的バインダを廃棄するときの動作について説明する。なお、廃棄される物理的バインダは紙文書を綴じていないものとする。廃棄しようとする物理的バインダに紙文書が綴じられている場合、管理者は、まず、その紙文書の廃棄処理(図27参照)や、その紙文書を他のバインダに移動する処理(図25参照)を行うように操作する。
図28は、物理的バインダの廃棄時の動作を示す説明図である。コードリーダ50は、廃棄対象の物理的バインダに貼付されたバインダコードとバインダ廃棄コードとを続けて読み取るように操作される。コードリーダ50は、廃棄対象の物理的バインダに貼付されたバインダコードを読み取ると、そのバインダコードを文書管理サーバ10に送信し、バインダ廃棄コードを読み取ると、そのバインダ廃棄コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS81,S83)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、そのバインダコードおよびバインダ廃棄コードを受信すると(ステップS82,S84)、そのバインダコードおよびバインダ廃棄コードを関係情報処理部140およびバインダ情報処理部120に送る。
関係情報処理部140は、バインダコードおよびバインダ廃棄コードを取得すると(ステップS85)、このバインダコードに対応するバインダIDをバインダ情報テーブル230から読み込み、そのバインダIDおよびそのバインダIDに対応する棚位置IDの組(図9に示すバインダIDおよび棚位置IDの組)を棚−バインダテーブル250から削除する(ステップS86)。
また、バインダ情報処理部120は、バインダコードおよびバインダ廃棄コードを取得すると(ステップS87)、そのバインダコードと、そのバインダコードに対応するバインダIDと、バインダ名との組(図7参照)をバインダ情報テーブル220から削除する(ステップS88)。
次に、電子文書の登録(図22に例示する処理)の後、キャビネットを廃棄するときの動作について説明する。なお、廃棄される物理的キャビネットの各棚場所には物理的バインダはないものとする。廃棄しようとする物理的キャビネットに物理的バインダが存在する場合には、その物理的バインダを他の物理的キャビネットに移動させて図21の処理を完了しておくか、あるいは、物理的バインダを廃棄して図18の処理を完了しておく。
管理端末60は、管理者によって、廃棄対象のキャビネットIDを入力される。また、コードリーダ80は、キャビネット廃棄コードを読み取るように操作される。キャビネットIDが入力され、コードリーダ80がキャビネット廃棄コードを読み取ると、管理端末60は、そのキャビネットIDおよびコードリーダ80を、情報提供サーバ20を介して文書管理サーバ10に送信する。
文書管理サーバ10の情報入力部11は、管理端末60からキャビネットIDおよびキャビネット廃棄コードを受信すると、そのキャビネットIDおよびキャビネット廃棄コードを棚情報処理部110およびキャビネット情報処理部190に送る。
すると、キャビネット情報処理部190は、そのキャビネットIDおよびそのキャビネットIDに対応付けられているキャビネット構成IDの組(図6参照)をキャビネット構成テーブル290から削除する。さらに、そのキャビネット構成IDおよび、そのキャビネット構成IDに対応付けられている棚段位置、棚列位置、棚場所IDおよび棚位置数(図7)をキャビネット構成テーブル290から削除する。また、棚情報処理部110は、そのキャビネットIDおよびそのキャビネットIDに対応付けられている棚コード、棚場所ID、棚位置IDを棚情報テーブル210から削除する。
次に、文書情報テーブルに電子文書の関連情報を登録する動作について説明する。関連情報は、電子文書の属性を示す属性情報であるということができる。ここでは、関連情報が電子文書の有効期限を含んでいる場合を例にして説明する。具体的には、有効期限、担当者、担当部門を関連情報とする場合を例にして説明する。なお、関連情報に、関連文書IDや文書名を含めてもよい。
図29は、関連情報の登録動作を示す説明図である。以下、管理端末60が操作される場合を例にして説明するが、操作端末70が操作されてもよい。管理端末60は、管理者によって有効期限、担当者および担当部門の組を入力される。これらの関連情報は、例えば、文書IDとともに入力される。あるいは、コードリーダ80が文書コードを読み取ってもよい。管理端末60は、入力された有効期限、担当者、担当部門、および文書ID(文書コードでもよい)の組を、情報提供サーバ20を介して文書管理サーバ10に送信する(ステップS91)。
情報提供サーバ20の情報入力部21は、ステップS91で送信された有効期限等を受信すると、その有効期限等を文書管理サーバ10に送信する(ステップS92)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、情報提供サーバ20から、有効期限、担当者、担当部門、および文書IDの組を受信する(ステップS93)。情報入力部11は、受信した情報を文書情報処理部130に送り、文書情報処理部130はその情報を取得する(ステップS94)。そして、文書情報処理部130は、取得した文書IDに対応付けて、有効期限、担当者および担当部門をバインダ情報テーブル220に記憶させる(ステップS95)。この結果、バインダ情報テーブル220に記憶されていた、文書コード、文書ID、文書名等に、有効期限、担当者、担当部門が追加される。
ここでは、有効期限等を関連情報として文書情報テーブル230に追加する場合を例示したが、関連文書IDや文書名等の他の情報を、上記と同様の動作で文書情報テーブル230に追加させてもよい。
次に、文書の有効期限が近づいた旨の警告、または、有効期限が満了した旨の警告を送信するときの動作について説明する。図30は、警告送信時の動作を示す説明図である。有効期限管理部170は、文書情報テーブル230に記憶されている各有効期限を参照して、現在の時間が、いずれかの有効期限の一定期間前になっているか否かを判定する(ステップS91)。有効期限との比較対象となる現在の時間は、日付であっても、日時であってもよい。どの有効期限に関しても、現在の時間が一定期間前になっていなければ、同様の判定を繰り返す。
現在の時間がいずれかの有効期限の一定期間前になっているならば(ステップS91におけるYES)、警告送信部180は、その有効期限に対応する担当者IDを文書情報テーブル230から読み込み、さらに、その担当者IDに対応する連絡先(図11参照)を担当者テーブル270から読み込む。ここでは、担当者テーブル270に記憶されている連絡先は、担当者毎に定められたアドレス情報(例えば、メールアドレス)であるとする。警告送信部180は、その連絡先を宛先として、有効期限の一定期間前になった旨を示す警告を送信する(ステップS92)。
また、担当部門IDととともに、担当部門の管理者の連絡先が担当部門テーブル280に登録されている場合、警告送信部180は担当部門の管理者にも警告を送信してもよい。この場合、有効期限に対応する担当部門IDを文書情報テーブル230から読み込み、さらに、その担当部門IDの連絡先を担当部門テーブル280から読み込み、その連絡先を宛先として、有効期限の一定期間前になった旨を示す警告を送信すればよい(ステップS93)。
上記の説明では、現在の時間が、いずれかの有効期限の一定期間前になっているか否かを判定する場合を説明したが、いずれか有効期限が満了したか否かを判定してもよい。すなわち、現在の時間がいずれかの有効期限と合致したか否かを判定すればよい。合致していれば、有効期限が満了したことになり、合致していなければ、まだ有効期限が満了していないことになる。
そして、現在の時間がいずれかの有効期限と合致しているならば、警告送信部180は、有効期限が満了した文書の担当者に、有効期限が満了した旨の警告を送信すればよい。同様に、担当部門の管理者にも警告を送信してもよい。有効期限が満了した旨の警告を送信する動作は、上記のステップS92,S93と同様である。
担当者(または担当部門の管理者)の操作端末70は、文書管理サーバ10から有効期限の一定期間前になった旨を示す警告、または有効期限が満了した旨の警告を受信するとその警告を表示する。担当者(または担当部門の管理者)は、その警告を確認して、文書の有効期限を延長するか否かを判断する。延長する場合には、図29に示した処理と同様の処理を文書整理システムに行わせて、延長後の有効期限を新たに文書情報テーブル230に記憶させる。また、延長しない場合には、有効期限一定時間前の文書(あるいは有効期限が満了した文書)を廃棄し、図27に示す処理を実行させる。
次に、紙文書が改訂され、文書の版が更新されるときの動作を説明する。図31は、文書改訂時の動作を示す説明図である。既に文書コードIDや有効期限等の情報が文書情報テーブル230に登録され、文書保存部240に電子文書が登録されている文書(以下、文書Aと記す)が改訂されたとする。改訂された新たな文書を、以下、文書Bと記す。文書Bについても、ステップS41〜S47の動作が行われ、改訂前の文書Aと同様に、文書コード、文書ID等が文書情報テーブル230に記憶され、電子文書が文書保存部240に記憶された状態となっているとする。そして、文書Aとは別に文書Bに対して生成された文書コードが文書Bに貼付されているとする。また、電子文書の関連情報が、文書名、担当者ID、担当部門ID、関連文書IDおよび有効期限である場合を例にして説明する。
コードリーダ50は、改訂前の文書Aおよび改訂後の文書Bに貼付された文書コードをそれぞれ続けて読み取るように操作される。コードリーダ50は、文書Aに貼付された文書コードを読み取ると、その文書コードを文書管理サーバ10に送信し、文書Bに貼付された文書コードを読み取ると、その文書コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS101,S103)。文書管理サーバ10の情報入力部11は、その各文書コードを受信する(ステップS102,S104)。情報入力部11は、ステップS102,S104で受信した文書A,Bそれぞれの文書コードを文書情報処理部130に送る。
文書情報処理部130は、文書A,Bそれぞれの文書コードを取得すると(ステップS105)、文書Aの関連情報を文書Bの関連情報して引き継がせるように、文書Bの関連情報を更新する。すなわち、文書Aの文書コードに対応付けられる文書Aの関連情報を、文書Bの文書コードに対応付けられる文書Bの関連情報として、文書Bの文書IDに対応付けて文書情報テーブル230に記憶させる(ステップS106)。
本例では、文書情報処理部130は、文書Aの文書コードに対応付けて記憶されている文書名、担当者ID、担当部門IDを、それぞれ文書Bの文書コードに対応付けられる文書Bの関連情報として、文書Bの文書IDに対応付けて文書情報テーブル230に記憶させる。
同様に、文書情報処理部130は、文書Aの文書コードに対応付けて記憶されている関連文書IDを、文書Bの文書IDに対応付けて文書情報テーブル230に記憶させる。このとき、文書Aの関連文書IDが未登録であれば、文書Bの関連文書IDとして、文書Aの文書IDを文書情報テーブル230に記憶させる。また、文書情報処理部130は、文書Aの関連文書IDとして、文書Bの文書IDを文書情報テーブル230に記憶させる。
同様に、文書情報処理部130は、文書Aの文書コードに対応付けて記憶されている有効期限を、文書Bの文書IDに対応付けて文書Bの有効期限として文書情報テーブル230に記憶させる。このとき、文書Aの文書コードに対応する文書Aの有効期限を所定の期限に更新する。この所定の期限とは、現在の時間(例えば、現在の日付、あるいは現在日時)である。例えば、有効期限を日付で定める場合には、文書Aの有効期限を現在の日付に更新すればよい。このように、文書Aの有効期限を文書Bに引き継がせ、文書Aの有効期限を現在の時間(現在の日付等)に更新することにより、文書Aは有効期限満了文書となる。
以上の動作の後、ステップS91〜S95の処理により文書Aの有効期限が新たに入力され、再設定されたとする。すると、文書情報処理部130は、文書Aの有効期限として、入力された有効期限を文書情報テーブル230に記憶させる。この結果、図31に示す動作で、一旦、現在の時間に更新された文書Aの有効期限は、新たに入力された有効期限に再度更新される。また、文書情報処理部130は、文書Aの関連文書IDにより特定される文書(すなわち文書B)の有効期限を所定の期限(すなわち、現在の日付や日時等の現在の時間)に更新する。このように、改訂前の文書Aの有効期限が再設定されるときには、文書Bの有効期限を満了させるように文書Bの有効期限を更新し、文書Bは有効期限満了文書となる。
次に、紙文書に貼付された文書コードや、物理的バインダに貼付されたバインダコードを利用して、文書やバインダの配置位置を表示する動作について説明する。この動作は、棚−バインダテーブル250への登録や、バインダ−文書テーブル260への登録を行った後、管理者や操作者が、登録内容を確認するために行われる。図32は、この動作を示す説明図である。以下、操作端末70を用いる場合を例にするが、操作端末70の代わりに管理端末60を用いてもよい。
まず、バインダコードに応じたバインダの配置位置を表示する動作について説明する。操作端末70のコードリーダ80は、物理的バインダに貼付されたバインダコード、および予め用意されているバインダ確認コードを連続して読み取るように操作され、バインダコードおよびバインダ確認コードを読み取ると、そのバインダコードおよびバインダ確認コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS101)。文書管理サーバ10の情報入力部11はそのバインダコードおよびバインダ確認コードを受信すると(ステップS102)、バインダ情報処理部120に送り、バインダ情報処理部120はそのバインダコードおよびバインダ確認コードを取得する(ステップS103)。
バインダ情報処理部120は、バインダ確認コードとともにバインダコードを取得すると、そのバインダコードに対応するバインダIDをバインダ情報テーブルから読み出す(ステップS104)。さらに、バインダ情報処理部120は、そのバインダIDに対応する棚位置IDを棚−バインダテーブル250から読み出し、その棚位置IDに対応する棚場所IDを棚情報テーブル210から読み出す(ステップS105)。また、バインダ情報処理部120は、その棚場所IDを、キャビネット構成テーブル290およびキャビネットテーブル295に記憶された情報とともに、情報出力部12を介して、情報提供サーバ20に送信する(ステップS106)。
情報提供サーバ20の情報入力部21は、この情報を受信すると、視覚情報生成部22に渡す(ステップS107)。視覚情報生成部22は、キャビネット構成テーブル290およびキャビネットテーブル295に記憶されていた情報を用いて、電子キャビネットの画像データを生成する。この画像データの生成処理は、既に説明したように、段数や、各段の棚場所数を特定して生成すればよい。ただし、その画像データ生成時に、文書管理サーバ10から受信した棚場所IDに該当する棚場所を他の棚場所と区別して表示されるように画像データを生成する(ステップS108)。視覚情報生成部22は、その画像データを操作端末70に送信し、操作端末70はその画像を表示する。その結果、操作者は、バインダコードに応じたバインダの配置場所を確認することができる。
文書コードに応じた文書の配置位置を表示する動作は以下のようになる。ただし、上記の処理と同様の処理については詳細を省略する。操作端末70のコードリーダ80は、紙文書に貼付された文書コード、および予め用意されている文書確認コードを連続して読み取るように操作され、文書コードおよび文書確認コードを読み取ると、その文書コードおよび文書確認コードを文書管理サーバ10に送信する(ステップS111)。文書管理サーバ10の情報入力部11はその文書コードおよび文書確認コードを受信すると(ステップS102)、文書情報処理部130に送り、文書情報処理部130はその文書コードおよび文書確認コードを取得する(ステップS112)。
文書情報処理部130は、文書確認コードとともに文書コードを取得すると、その文書コードに対応する文書IDを文書情報テーブル230から読み出し(ステップS113)、さらに、その文書IDに対応付けられたバインダIDをバインダ−文書テーブル260から読み出す(ステップS114)。文書情報処理部130は、そのバインダIDに対応する棚位置IDを棚−バインダテーブル250から読み出し、その棚位置IDに対応する棚場所IDを棚情報テーブル210から読み出す(ステップS115)。また、文書情報処理部130は、その棚場所IDを、キャビネット構成テーブル290およびキャビネットテーブル295に記憶された情報とともに、情報出力部12を介して、情報提供サーバ20に送信する(ステップS106)。
以降のステップS107,S108の動作は、既に説明した動作と同様である。
また、文書コードに応じた文書配置位置を表示する場合を示したが、文書コードの代わりに検索用キーワードを入力し、そのキーワードを含む文書の配置位置を表示させてもよい。
次に、本発明の効果について説明する。
本発明によれば、キャビネット構成テーブル290、キャビネットテーブル295に記憶された情報に基づいて、視覚情報生成部22が、物理的キャビネットに応じた電子キャビネットを表す画像データを生成し、操作端末70等に表示させ、電子キャビネットに対する操作に応じて電子文書を操作端末70に表示させる。紙文書が保管されている物理的キャビネットと同様の電子キャビネットを表示させ、その電子キャビネット上で文書の閲覧が可能となるので、文書を探す負担を軽減することができる。
また、本発明では、文書が改訂されたときに、文書情報処理部130が改訂前の文書の関連情報(例えば有効期限等)を、改訂後の文書の関連情報として文書情報テーブル230に記憶させる。よって、文書情報処理部130が、改訂後の文書に関連情報を引き継がせる処理を行うので、文書整理を簡易化して管理負担を軽減することができる。すなわち、改訂後の文書の関連情報を入力し直す必要がなくなり、管理負担を軽減することができる。
また、文書管理サーバ10は、有効期限満了前の電子文書を提供するので、有効期限が満了した文書が閲覧されることを防止でき、電子文書の有効期限を適切に管理することができる。
また、文書改訂時には、改訂前の文書の有効期限を改訂後の文書の有効期限として引き継がせるとともに、改訂前の文書の有効期限を現在の時間(例えば、現在の日付)に設定する。また、その改訂前の有効期限が再設定された場合には、改訂後の文書の有効期限を現在の時間(例えば、現在の日付)に設定する。よって、改訂を行った場合や、改訂後に元の文書の有効期間を再設定した場合においても、最新の有効期限に基づいて電子文書を提供することができる。
次に、本発明の概要について説明する。
図33は、本発明の概要を示すブロック図である。本発明の文書整理システムは、キャビネット情報記憶手段501と、電子文書記憶手段502と、文書情報記憶手段503と、位置関係記憶手段504と、コード生成手段505と、文書情報登録手段506と、コード印刷手段507と、画像データ出力手段508と、電子文書出力手段509とを備える。
キャビネット情報記憶手段501(例えば、キャビネット構成テーブル290およびキャビネットテーブル295)は、紙文書を保存する物理的キャビネットを模して画像として表示される電子キャビネットを示すキャビネット情報を記憶する。
電子文書記憶手段502(例えば、文書保存部240)は、紙文書を電子化した電子文書を記憶する。
文書情報記憶手段503(例えば、文書情報テーブル230、担当者テーブル270、担当部門テーブル280)は、電子文書に関連付けられる情報を記憶する。
位置関係記憶手段504(例えば、棚−バインダテーブル250およびバインダ−文書テーブル260)は、電子文書と電子キャビネットにおける位置との関係性を示す位置関係情報を記憶する。
コード生成手段505(例えば、コード生成部150)は、電子文書とその電子文書の電子文書識別情報とが入力されたときに、電子文書に一対一に対応するコード情報を生成する。
文書情報登録手段506(例えば、文書情報処理部130)は、コード生成手段505が生成したコード情報と電子文書の電子文書識別情報とを対応付けて文書情報記憶手段503に記憶させ、その電子文書の関連情報が入力されたときに、その関連情報をその電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段503に記憶させる。
コード印刷手段507(例えば、コード印刷指示部160およびコードプリンタ40)は、コード情報を印刷する。
画像データ出力手段508(例えば、視覚情報生成部22)は、キャビネット情報と位置関係情報とにより、電子文書を保存する電子キャビネットの画像データを出力する。
電子文書出力手段509(例えば、視覚情報生成部22)は、電子キャビネットの画像において指定された位置に応じた電子文書を出力する。
また、文書情報登録手段506は、2つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書(例えば、上述の文書A)の関連情報を、他方のコード情報に対応する電子文書(例えば、上述の文書B)の関連情報として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段503に記憶させる。
以上のような構成により、紙文書が保管されている物理的キャビネットと同様の電子キャビネットを表示させ、文書管理の負担を軽減させることができる。また、改訂前の文書の関連情報を改訂後の文書に引き継がせることができるので、文書改訂時においても文書の管理負担を軽減させることができる。
また、上記の実施形態には、電子文書の関連情報が、電子文書の有効期限を含み、文書情報登録手段506が、2つの電子文書のコード情報が入力されると、一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限として、当該他方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて文書情報記憶手段503に記憶させ、その一方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限(例えば、現在の日付)に更新する構成が開示されている。
また、上記の実施形態には、文書情報登録手段506が、その一方のコード情報に対応する有効期限が新たに入力されると、その一方のコード情報に対応する電子文書の電子文書識別情報に対応付けて新たに文書情報記憶手段503に記憶させ、他方のコード情報に対応する電子文書の有効期限を所定の期限に更新する構成が開示されている。
また、上記の実施形態には、文書情報登録手段506が、電子文書の有効期限が近づいた旨の警告の通知先が入力されると、その通知先を電子文書の有効期限に対応付けて文書情報記憶手段503に記憶させ、電子文書の有効期限の一定期間前になったことを条件に、その電子文書に対応する通知先に警告を通知する構成が開示されている。
また、上記の実施形態には、キャビネット情報記憶手段501が、キャビネット情報として、電子キャビネット内の棚の配置を示す情報を記憶し、コード生成手段505が、物理的キャビネット内の各棚内の各位置を特定する位置情報が入力されると、その位置情報に一対一に対応する位置コード情報を生成し、紙文書を綴じるバインダのバインダ識別情報が入力されると、そのバインダ識別情報に一対一に対応するバインダコード情報を生成し、コード印刷手段507が、位置コード情報およびバインダコード情報を印刷し、電子文書のコード情報とバインダコード情報との組が入力されると、電子文書識別情報とバインダ識別情報とを対応付けて、位置関係情報の一部として位置関係記憶手段に記憶させ、バインダコード情報と位置コード情報との組が入力されると、バインダ識別情報と位置情報とを対応付けて、位置関係情報の一部として位置関係記憶手段に記憶させる構成が開示されている。
また、上記の実施形態には、文書情報登録手段506が、電子文書の廃棄指示とともに電子文書のコード情報が入力されると、その電子文書を削除する構成が開示されている。