JP6636235B2 - 文書管理装置、文書管理方法、及びプログラム - Google Patents
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また、例えば、ファイル名に含まれるディレクトリ識別子がファイル振り分け用テーブルに登録されたディレクトリ識別子と一致する場合に、対応するディレクトリにファイルを自動的に振り分ける技術が開示されている(例えば、特許文献1参照)。
また、ファイルをファイル名に基づいて所定の格納場所に格納する技術が開示されている(例えば、特許文献2参照)。
また、本発明に係る文書管理方法は、文書管理装置が実行する文書管理方法であって、文書管理装置が実行する文書管理方法であって、取得した電子文書が分類項目を含むヘッダと電子帳票とを1つの組として複数の前記組によって構成される電子文書であった場合、且つ前記分類項目に対応するフォルダが存在しない場合に、当該取得した電子文書に含まれる各電子帳票の分類項目に基づいて、当該分類項目に対応する前記フォルダを作成する作成工程と、前記各電子帳票をそれぞれ、前記作成工程で作成された前記フォルダのうち当該電子帳票に対応するフォルダに登録する登録工程と、を含むことを特徴とする。
また、本発明に係るプログラムは、コンピュータを、取得した電子文書が分類項目を含むヘッダと電子帳票とを1つの組として複数の前記組によって構成される電子文書であった場合、且つ前記分類項目に対応するフォルダが存在しない場合に、当該取得した電子文書に含まれる各電子帳票の分類項目に基づいて、当該分類項目に対応する前記フォルダを作成する作成手段、前記各電子帳票をそれぞれ、前記作成手段により作成された前記フォルダのうち当該電子帳票に対応するフォルダに登録する登録手段、として機能させることを特徴とする。
文書管理システム100は、図1に示すように、サーバ装置1と、複数のクライアント端末2と、を備えて構成されている。この文書管理システム100において、サーバ装置1とクライアント端末2とは、通信ネットワークNにより互いに通信可能に接続されている。通信ネットワークNは、有線LAN(Local Area Network)、無線LAN、移動体通信網、インターネット等を含む通信ネットワークである。なお、クライアント端末2の台数は特に限定されない。
サーバ装置1は、図2に示すように、制御部11と、操作部12と、表示部13と、記憶部14と、通信部15と、を備えて構成されている。
クライアント端末2は、図2に示すように、制御部21と、操作部22と、表示部23と、記憶部24と、通信部25と、を備えて構成されている。
表示部23は、例えば、LCDなどのディスプレイを備え、制御部21から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。
ファイルヘッダ31には、ページを分類、識別するためのキーとして使用する項目(分類項目)の種別及び並び順を含む分類項目設定情報が格納されている。具体的には、図5に示したように、例えば、分類項目設定情報に含まれる分類項目として「工事番号」、「年月度」、「年度」が設定されている。
ページヘッダ32には、各ページの分類項目のデータ(分類項目データ)が格納されている。具体的には、図5に示したように、工事番号「000001」、年月度「201405」、年度「2014」が設定されている。
以下、クライアント端末2からアップロードされた電子帳票ファイルF1をサーバ装置1に登録する際の動作について説明する。
工事番号が含まれていると判定した場合(ステップS102:YES)は、次のステップS103へと移行する。
一方、工事番号が含まれていないと判定した場合(ステップS102:NO)は、この電子帳票ファイルF1の登録処理は行わず、次の電子帳票ファイルF1の登録処理へと移行する。
次に、制御部11は、電子帳票ファイルF1の先頭ページを処理対象のページ(カレントページ)に設定する(ステップS104)。
即ち、制御部11は、電子文書ファイルF1の各ページから分類項目の内容(例えば、工事番号「000001」)を抽出する抽出手段として機能する。
工事番号リスト上に存在すると判定した場合(ステップS106:YES)は、ステップS108へと移行する。
一方、工事番号リスト上に存在しないと判定した場合(ステップS106:NO)は、ステップS105で取得された工事番号を、工事番号リストL1に追加する(ステップS107)。
最終ページであると判定した場合(ステップS109:YES)は、図4のステップS201へと移行する。
一方、最終ページでないと判定した場合(ステップS109:NO)は、次のページをカレントページに設定して(ステップS110)、ステップS105以降の処理を繰り返す。
以上の処理により、電子帳票ファイルF1の工事番号リストL1及び工事番号別ページ番号リストL2が作成される(図6参照)。
処理対象に設定された工事番号のフォルダが存在すると判定した場合(ステップS202:YES)は、ステップS204へと移行する。
一方、処理対象に設定された工事番号のフォルダが存在しないと判定した場合(ステップS202:NO)は、当該工事番号のフォルダを作成する(ステップS203)。
即ち、制御部11は、電子文書ファイルF1を登録する際に、当該電子文書ファイルF1の各ページに含まれる分類項目に基づいて、当該分類項目の内容に対応するフォルダを作成する作成手段として機能する。
文書管理システム100では、最上位に文書管理フォルダG1が設けられ、全ての電子文書ファイルがこの文書管理フォルダG1内のいずれかのフォルダに格納されるようになっている。
文書管理フォルダG1の下層には、電子帳票フォルダG2と、自動登録フォルダG3と、が設けられている。
電子帳票フォルダG2には、クライアント端末2からアップロードされたオリジナルの電子文書ファイルが格納される。例えば、図7に示す例では、オリジナルの工事台帳ファイルF11と、オリジナルの見積書ファイルF12と、が格納されている。電子帳票フォルダG2に格納された電子文書ファイルは、それぞれファイル単位で閲覧することができる。本実施形態では、この電子帳票フォルダG2に格納された電子文書ファイルを、以下の自動登録フォルダG3内で、当該電子文書ファイルの各ページに含まれる分類項目に基づいて、当該分類項目の内容に対応するフォルダにそれぞれ分類して登録することで、電子文書ファイル間に跨る所望のページを簡単に閲覧することが可能となる。
自動登録フォルダG3には、電子帳票フォルダG2に格納された電子文書ファイルの各ページが、工事番号リストL1の工事番号毎に作成されたフォルダ別に格納される。自動登録フォルダG3の下層には、図7に示すように、工事番号リストL1の各工事番号に合わせて、工事番号000001フォルダG31、工事番号000002フォルダG32、…が設けられている。自動登録フォルダG3の下層に設けられる工事番号000001フォルダG31、工事番号000002フォルダG32、…は、図4のステップS203の処理により作成される。
工事番号000001フォルダG31、工事番号000002フォルダG32、…にはそれぞれ、電子帳票フォルダG2に格納されたオリジナルの電子文書ファイルのうち、各フォルダに対応付けられた工事番号をページヘッダ32内に含むページのみで構成される電子文書ファイルが格納されている。即ち、工事番号000001フォルダG31には、工事番号000001をページヘッダ32内に含むページのみで構成される工事台帳ファイルF11A及び見積書ファイルF12Aが格納されている。また、工事番号000002フォルダG32には、工事番号000002をページヘッダ32内に含むページのみで構成される工事台帳ファイルF11Bが格納されている。
次に、制御部11は、処理対象に設定された工事番号の工事番号別ページ番号リストL2の先頭のページ番号を処理対象に設定する(ステップS205)。例えば、図6に示す例では、処理対象に設定された工事番号が「000001」である場合、工事番号が「000001」の工事番号別ページ番号リストL2の先頭のページ番号が「1」であるので、ページ番号「1」を処理対象に設定する。
即ち、制御部11は、電子文書ファイルの各ページをそれぞれ、作成手段により作成されたフォルダのうち当該各ページに対応するフォルダに登録する登録手段として機能する。
次に、制御部11は、処理対象のページ番号が、工事番号別ページ番号リストL2の最後のページ番号であるか否かを判定する(ステップS208)。
最後のページ番号であると判定した場合(ステップS208:YES)は、ステップS210へと移行する。
一方、最後のページ番号でないと判定した場合(ステップS208:NO)は、工事番号別ページ番号リストL2の次のページ番号を処理対象のページ番号に設定して(ステップS209)、ステップS206以降の処理を繰り返す。
最後の工事番号であると判定した場合(ステップS210:YES)は、この電子帳票ファイルF1の自動登録処理(図3及び図4の処理)を終了し、次の電子帳票ファイルF1の自動登録処理へと移行する。
一方、最後の工事番号でないと判定した場合(ステップS210:NO)は、工事番号リストL1の次の工事番号を処理対象の工事番号に設定して(ステップS211)、ステップS202以降の処理を繰り返す。
従って、電子文書ファイルの各ページを手動で分類する手間を省くことができるとともに、振り分けミスを防止することができる。また、閲覧の際に、ページの絞り込み作業を行う必要がなく、必要とするデータだけを閲覧することができる。
よって、電子文書ファイル間に跨る所望のページを簡単に閲覧することが可能となる。
以下に、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲に記載した発明を付記する。付記に記載した請求項の項番は、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲の通りである。
[付記]
<請求項1>
電子文書ファイルを登録する際に、当該電子文書ファイルの各ページに含まれる分類項目に基づいて、当該分類項目の内容に対応するフォルダを作成する作成手段と、
前記電子文書ファイルの各ページをそれぞれ、前記作成手段により作成されたフォルダのうち当該各ページに対応するフォルダに登録する登録手段と、
を備える文書管理装置。
<請求項2>
前記電子文書ファイルの各ページから前記分類項目の内容を抽出する抽出手段を更に備え、
前記作成手段は、前記抽出手段により抽出された分類項目の内容に基づいて、前記フォルダを作成する請求項1に記載の文書管理装置。
<請求項3>
前記抽出手段は、前記電子文書ファイルの各ページに含まれる分類項目設定情報を読み込み、当該読み込まれた分類項目設定情報に含まれる分類項目の内容を抽出する請求項2に記載の文書管理装置。
<請求項4>
前記分類項目は、工事番号である請求項1〜3のいずれか一項に記載の文書管理装置。
<請求項5>
文書管理装置の文書管理方法であって、
電子文書ファイルを登録する際に、当該電子文書ファイルの各ページに含まれる分類項目に基づいて、当該分類項目の内容に対応するフォルダを作成する工程と、
前記電子文書ファイルの各ページをそれぞれ、前記作成されたフォルダのうち当該各ページに対応するフォルダに登録する工程と、
を含む文書管理方法。
<請求項6>
コンピュータを、
電子文書ファイルを登録する際に、当該電子文書ファイルの各ページに含まれる分類項目に基づいて、当該分類項目の内容に対応するフォルダを作成する作成手段、
前記電子文書ファイルの各ページをそれぞれ、前記作成手段により作成されたフォルダのうち当該各ページに対応するフォルダに登録する登録手段、
として機能させるためのプログラム。
1 サーバ装置(文書管理装置)
11 制御部(作成手段、登録手段、抽出手段)
12 操作部
13 表示部
14 記憶部
15 通信部
2 クライアント端末
21 制御部
22 操作部
23 表示部
24 記憶部
25 通信部
F1 電子帳票ファイル
31 ファイルヘッダ
32 ページヘッダ
33 ページデータ
Claims (4)
- 取得した電子文書が分類項目を含むヘッダと電子帳票とを1つの組として複数の前記組によって構成される電子文書であった場合、且つ前記分類項目に対応するフォルダが存在しない場合に、当該取得した電子文書に含まれる各電子帳票の分類項目に基づいて、当該分類項目に対応する前記フォルダを作成する作成手段と、
前記各電子帳票をそれぞれ、前記作成手段により作成された前記フォルダのうち当該電子帳票に対応するフォルダに登録する登録手段と、
を備える文書管理装置。 - 分類項目を含むヘッダと電子帳票とを1つの組として複数の前記組によって構成される前記電子文書を、ネットワークを介してクライアントから取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得された前記電子文書を格納する記憶手段と、
前記記憶手段に格納された前記電子文書の複数の前記電子帳票をそれぞれ複製し、新たな複数の電子帳票を生成する複製手段と、を更に備え、
前記登録手段は、前記複製手段によって新たに生成された複数の前記電子帳票のそれぞれを当該電子帳票に対応する前記分類項目に従って分類し、複数の当該電子帳票を前記分類項目ごとに前記フォルダに登録する、
請求項1に記載の文書管理装置。 - 文書管理装置が実行する文書管理方法であって、
取得した電子文書が分類項目を含むヘッダと電子帳票とを1つの組として複数の前記組によって構成される電子文書であった場合、且つ前記分類項目に対応するフォルダが存在しない場合に、当該取得した電子文書に含まれる各電子帳票の分類項目に基づいて、当該分類項目に対応する前記フォルダを作成する作成工程と、
前記各電子帳票をそれぞれ、前記作成工程で作成された前記フォルダのうち当該電子帳票に対応するフォルダに登録する登録工程と、
を含む文書管理方法。 - コンピュータを、
取得した電子文書が分類項目を含むヘッダと電子帳票とを1つの組として複数の前記組によって構成される電子文書であった場合、且つ前記分類項目に対応するフォルダが存在しない場合に、当該取得した電子文書に含まれる各電子帳票の分類項目に基づいて、当該分類項目に対応する前記フォルダを作成する作成手段、
前記各電子帳票をそれぞれ、前記作成手段により作成された前記フォルダのうち当該電子帳票に対応するフォルダに登録する登録手段、
として機能させるためのプログラム。
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JP2014129900A JP6636235B2 (ja) | 2014-06-25 | 2014-06-25 | 文書管理装置、文書管理方法、及びプログラム |
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2014
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