JP2018106441A - 情報管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】他の記録場所へ移動されたコンテンツのうちユーザの利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外する。
【解決手段】情報管理装置は、予め定めた条件を満たして他の記録場所に移動されたコンテンツのうち、当該コンテンツに対して行われた操作の履歴が特定の条件を満たすコンテンツの削除を制御する制御手段を備える。
【選択図】図６

Description

本発明は、情報管理装置及びプログラムに関する。

クラウド上のストレージには、容量やファイル数に制限が存在する。このため、ファイルの保存期間が予め定めた期間を越えた場合やファイルに対して予め定めた操作が行われた場合には、これらの条件に該当するファイルをごみ箱フォルダに移動させ、移動元の空き容量を増加させている。しかし、ファイルをごみ箱フォルダに移動させただけでは、ごみ箱フォルダで保管されるファイル数が増えるだけであり、今度は、ごみ箱フォルダ内のファイルの削除が必要となる。

特開２００４−２４０７７９号公報

しかし、ごみ箱フォルダからファイルを一律に削除する手法を採用すると、誤ってごみ箱フォルダに移動されたファイルも一緒に削除されてしまう。一方、ごみ箱フォルダからファイルを削除する前にファイルの内容を一つずつユーザが確認する方法は、確認作業が煩雑になる。また、ファイルの種別や記事属性を用いてファイルを自動的に削除する手法では、ユーザが利用する可能性が高いファイルを削除対象から除外できない。

本発明は、他の記録場所へ移動されたコンテンツのうちユーザの利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、予め定めた条件を満たして他の記録場所に移動されたコンテンツのうち、当該コンテンツに対して行われた操作の履歴が特定の条件を満たすコンテンツの削除を制御する制御手段を備える情報管理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記特定の条件を規定する操作内容と操作者の組み合わせに合致する操作の履歴を有する前記コンテンツが前記他の記録場所に移動されてきたとき、前記操作者に通知する通知手段を更に備える請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記他の記録場所は、削除されたコンテンツが保存されるごみ箱フォルダであることを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記他の記録場所に移動された前記コンテンツの情報を一覧表示するとき、前記特定の条件に合致する操作の履歴を有するコンテンツを表示するよう制御する表示制御手段を更に備える請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記表示制御手段は、前記コンテンツに対して行われた操作の履歴を一覧表示するとき、前記特定の条件に合致する履歴部分を強調表示することを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記制御手段は、前記コンテンツに対して行われた操作の履歴が、複数の前記特定の条件に合致する場合、当該特定の条件で規定された保存期間のうち長い方の保存期間を当該コンテンツの削除に適用することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記制御手段は、前記コンテンツを削除する前に、前記特定の条件と前記コンテンツに対して行われた前記操作の履歴とを照合し、照合結果に応じて削除の実行を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記制御手段は、特定のコンテンツを削除対象から除外することを特徴とする請求項７に記載の情報管理装置である。
請求項９に記載の発明は、記録場所について定められている保存期間に従ってコンテンツを削除する前に制御手段によって参照される特定の条件の設定画面に、コンテンツに対して行われる操作の履歴に含まれる操作内容と保存期間を指定するための欄を提示する提示部を有する情報管理装置である。
請求項１０に記載の発明は、コンピュータに、予め定めた条件を満たして他の記録場所へ移動されたコンテンツのうち、当該コンテンツに対して行われた操作の履歴が特定の条件を満たすコンテンツの削除を制御する機能を実行させるためのプログラムである。
請求項１１に記載の発明は、コンピュータに、記録場所について定められている保存期間に従ってコンテンツを削除する前に制御手段によって参照される特定の条件の設定画面に、コンテンツに対して行われる操作の履歴に含まれる操作内容と保存期間を指定するための欄を提示する機能を実行させるためのプログラムである。

請求項１記載の発明によれば、コンテンツの操作履歴を用いない場合と比べ、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項２記載の発明によれば、特定条件に合致する操作履歴を有するコンテンツの移動を特定条件に規定する操作者に通知しない場合と比べ、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項３記載の発明によれば、特定条件に合致する操作履歴を有するコンテンツの移動を特定条件に規定する操作者に通知しない場合と比べ、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項４記載の発明によれば、コンテンツの情報を一覧表示するときに特定条件に合致するコンテンツを選択的に表示しない場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツの確認が容易になる。
請求項５記載の発明によれば、特定条件に合致するコンテンツの履歴部分を強調表示しない場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツの確認が容易になる。
請求項６記載の発明によれば、複数の特定条件に合致してもいずれかの保存期間が経過すればコンテンツを削除する場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツの保存期間を長くできる。
請求項７記載の発明によれば、特定条件と操作履歴を照合せずにコンテンツを削除する場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項８記載の発明によれば、特定条件と操作履歴を照合せずにコンテンツを削除する場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項９記載の発明によれば、コンテンツの操作履歴と照合される特定条件を指定できない場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項１０記載の発明によれば、コンテンツの操作履歴を用いない場合と比べ、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。
請求項１１記載の発明によれば、コンテンツの操作履歴と照合される特定条件を指定できない場合に比して、ユーザが利用する可能性が高いコンテンツを削除対象から除外できる。

クラウドサービスの提供に使用されるクラウドシステムの構成例を示す図である。 データセンタとして機能するクラウドサーバの構成例を示す図である。 サーバ群を構成する記録領域の論理構成例を示す図である。 制御部に対応する処理機能のうち、サーバ群に保存されているコンテンツの管理に使用される処理機能の一例を説明するブロック図である。 個別削除条件の設定に使用する画面例を示す図である。 ごみ箱フォルダからのコンテンツの削除動作を説明するフローチャートである。 個別削除条件の確認画面の一例を示す図である。 ごみ箱フォルダの閲覧画面を詳細形式で示す場合の自動削除の実行前後の変化を示す図である。 個別削除条件の確認画面の別の一例を示す図である。 個別削除条件の確認画面の別の一例を示す図である。 個別削除条件の確認画面の別の一例を示す図である。 ごみ箱フォルダの閲覧画面に表示する項目の絞り込み例を示す図である。 ごみ箱フォルダの閲覧画面の中から特定のコンテンツについて操作履歴を表示する例を示す図である。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。

＜システム構成＞
図１は、クラウドサービスの提供に使用されるクラウドシステム１の構成例を示す図である。クラウドシステム１は、クラウドサービスを利用する利用者の管理下にある端末装置と、コンピュータネットワークを相互接続するインターネット２０と、クラウドサービスの提供者の管理下にあるクラウドサーバ３０とで構成される。本実施の形態では、利用者が日々扱うデータや文書（以下、「コンテンツ」という。）をインターネット上に保存するサービスを想定する。

また、本実施の形態では、端末装置として、オフィス等で使用されるコンピュータ１１や画像形成装置１２、携帯型の情報処理装置１３、ファイルサーバとしてのＮＡＳ（Network Attached Storage）１４などを使用する。本実施の形態における画像形成装置１２は、コピー機能、スキャナ機能、ファックス送受信機能、印刷機能などを搭載する装置である。もっとも、画像形成装置１２は、これらのうちの一部の機能に特化した装置、例えばスキャナ、ファックス送受信機、プリンタ（３次元プリンタを含む。）、画像編集装置でもよい。携帯型の情報処理装置１３は、例えばノート型のコンピュータ、タブレット型のコンピュータ、スマートフォン、携帯電話機、カメラ、携帯型のゲーム機などで構成される。

図２は、データセンタとして機能するクラウドサーバ３０の構成例を示す図である。クラウドサーバ３０は、装置全体を制御する制御部３１と、プログラムの実行に関係するデータを記憶する記憶部３４と、作業画面を表示する表示部３５と、作業者の操作を受け付ける操作受付部３６と、コンピュータネットワークに接続される通信部３７とを含んでいる。これらの機能部は、バス３８を介して相互に接続され、管理端末として機能する。管理端末は情報管理装置の一例である。

ここでの制御部３１は、いわゆるコンピュータであり、プログラムを実行するＣＰＵ（Central Processing Unit）３１Ａと、ＢＩＯＳ（Basic Input / Output System）やファームウェアなどのプログラムやデータを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）３１Ｂと、プログラムに作業エリアを与えるＲＡＭ（Random Access Memory）３１Ｃとにより構成される。制御部３１は、狭義の情報管理装置の一例である。プログラムの実行を通じて制御部３１が実現する各種の機能の詳細については後述する。

この他、クラウドサーバ３０には、バス３８に不図示のインターフェースを通じて接続されるスイッチ３９と、コンテンツを保存するサーバ群４０とを含む。サーバ群４０はサーバの集合体であり、全体としてサーバシステムを構成する。管理端末とサーバ群４０を含むクラウドサーバ３０は、広義の情報管理装置の一例である。

図３は、サーバ群４０を構成する記録領域の論理構成例を示す図である。図３に示すように、サーバ群４０は、コンテンツの格納に使用される１つ又は複数のコンテンツフォルダ４０Ａと、コンテンツフォルダ４０Ａから削除されたコンテンツが移動されるごみ箱フォルダ４０Ｂとを有している。なお、コンテンツフォルダ４０Ａは、多くの場合、複数のフォルダの階層構造により管理される。ごみ箱フォルダ４０Ｂには、コンテンツだけでなくフォルダも保存される。

詳細については後述するが、個々のコンテンツフォルダ４０Ａには保存期間が設定されており、保存期間を経過したコンテンツは自動的にごみ箱フォルダ４０Ｂに移動される。本実施の形態における保存期間は、例えば３０日、６０日、無期限であり、管理画面を通じて利用者により設定される。図３は、保存期間が３０日の例を表している。コンテンツフォルダ４０Ａには、格納できるコンテンツの数や容量に上限が設定されているが、この自動移動により、コンテンツフォルダ４０Ａに空き領域が生成される。また、保存期間を経過したコンテンツはコンテンツフォルダ４０Ａからごみ箱フォルダ４０Ｂに移動されるだけであるため、移動後もコンテンツの復元余地が残る。本実施の形態におけるコンテンツフォルダ４０Ａは、本発明における「記録場所」の一例である。

ごみ箱フォルダ４０Ｂにも保存期間が設けられる。保存期間は、例えば１日、３日、５日、１０日等であり、管理画面を通じて管理者により設定される。図３の例では５日の例が示されている。ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間を経過したコンテンツは、他のフォルダに移動されることなく削除される。この削除により、不要なコンテンツによる容量の消費が回避される。ただし、本実施の形態では、ごみ箱フォルダ４０Ｂからのコンテンツの削除を、フォルダ全体について設定された保存期間に加え、個別の削除条件（以下「個別削除条件」という。）を用いて制御する。操作履歴を利用して個別削除条件を定義することで、コンテンツの種別や記事属性を使用する場合に比べ、重要なコンテンツを柔軟に特定することが可能になる。本実施の形態におけるごみ箱フォルダ４０Ｂは、本発明における「他の記録場所」の一例である。

＜制御部の機能構成＞
次に、サーバ群４０に保存されたコンテンツの管理に使用される処理機能について説明する。図４は、制御部３１に対応する処理機能のうち、サーバ群４０に保存されているコンテンツの管理に使用される処理機能の一例を説明するブロック図である。図４に示す処理機能は、ＣＰＵ３１Ａによるプログラムの実行を通じて実現される。

制御部３１は、端末装置から取得したコンテンツを、予め用意されたコンテンツフォルダ４０Ａに格納するコンテンツ取得部４１を有する。コンテンツフォルダ４０Ａは、例えば利用者別、端末装置別、アプリケーション別、日付別などに用意される。

制御部３１は、コンテンツフォルダ４０Ａに新たに保存されたコンテンツやコンテンツフォルダ４０Ａについて定められた保存期間を経過したコンテンツについて、その操作履歴情報を取得する操作履歴取得部４２も有する。操作履歴情報は、例えばコンテンツの一部として、又は、コンテンツと紐づけられた別ファイルとして、コンテンツフォルダ４０Ａで管理されている。本実施の形態における操作履歴情報の項目には、例えば操作、操作者等が含まれる。

操作履歴情報を構成する項目の一つである「操作」には、例えばアップロード、ダウンロード、ロック、ロック解除、作成、ごみ箱へ移動等がある。アップロードは、端末装置からコンテンツフォルダ４０Ａにコンテンツを書き込む操作をいう。アップロードには、新規のアップロードと上書きによるアップロードがある。ダウンロードは、コンテンツフォルダ４０Ａから端末装置にコンテンツを読み出す操作をいう。

ロックは、端末装置にダウンロードされているコンテンツが別の端末装置にダウンロードされないようにアクセスを制限する操作である。ロック操作は、ダウンロードが実行される場合に自動的に実行される。この操作により、コンテンツの編集権限は一台に制限される。なお、アップロードが実行される場合にはロック解除が自動的に実行され、他の利用者によるコンテンツのダウンロードが可能になる。

作成は、端末装置で新たにコンテンツを作成する操作をいう。例えばファクシミリ送受信機で受信された文書は、「作成」操作の結果物である。ごみ箱への移動は、フォルダ間でコンテンツを移動させる操作のうち移動先がごみ箱フォルダ４０Ｂである場合の操作である。

操作履歴情報を構成する項目の一つである操作者には、直接の利用者としての自然人（例えば氏名、識別番号など）やシステム（自動削除システム、ＦＡＸ転送システムなど）が含まれる。システムを操作者として扱うことで、自然人の意思に基づく操作と自然人の意思に基づかない操作との区別が可能になる。自然人の操作によって削除されたコンテンツはごみ箱フォルダ４０Ｂから自動削除しても問題になる可能性が少ないが、システムの操作によって削除されたコンテンツは利用者の判断を経るまでは復元可能な状態で保存することが望ましい。

制御部３１は、ごみ箱フォルダ４０Ｂからのコンテンツの削除を制御する削除制御部４３も有する。削除制御部４３は、ごみ箱フォルダ４０Ｂについて設定されている保存期間と各コンテンツの保存期間との比較により削除の実行の可否を決定する。また、削除制御部４３は、ごみ箱フォルダ４０Ｂからコンテンツを削除する際には、個々のコンテンツの操作履歴と予め定められた削除条件（個別削除条件）とを比較し、比較結果に基づいてコンテンツの削除を制御する。ここでの削除制御部４３は、本発明における「制御手段」の一例である。

コンテンツの削除は、フォルダについて設定されている保存期間よりも個別削除条件が優先される。ここでの個別削除条件は、本発明における「特定の条件」の一例である。なお、１つのコンテンツの操作履歴が複数の個別削除条件を満足する場合、削除制御部４３
は、長い方の保存期間の経過を待ってコンテンツを削除する。この機能は、ごみ箱フォルダ４０Ｂからのコンテンツの削除をより慎重に実行するために設けられる。

制御部３１は、フォルダ別の保存期間や個別削除条件を規定する保存期間を表示部３５に表示された管理画面を通じて受け付ける保存期間設定部４４も有する。保存期間設定部４４は、個別削除条件の設定に用いられる場合、保存期間と共に操作の内容や操作者の情報を受け付ける処理を実行する。ここでの保存期間設定部４４は、本発明における「提示部」の一例である。

制御部３１は、コンテンツフォルダ４０Ａの保存期間を経過してごみ箱フォルダ４０Ｂに移動されてきたコンテンツを監視し、その操作の履歴の中に個別削除条件を満足する操作が含まれるとき、個別削除条件に記載されている自然人（以下「該当者」ともいう。）に対してコンテンツのごみ箱フォルダ４０Ｂへの移動を通知する通知部４５も有する。通知部４５による通知手法には、該当者を宛先とするメールの送信、端末装置の操作画面への注意喚起画面の表示、端末装置からの音声の出力などがある。ここでの通知部４５は、通知手段の一例である。

この通知は、自身に関連する重要性の高いコンテンツの削除の可能性を、該当者に早期に（ごみ箱フォルダに移動した直後に）気づかせる効果がある。また、ごみ箱フォルダ４０Ｂへの移動の直後であれば、該当者においても、該当するコンテンツがごみ箱フォルダ４０Ｂから削除される前に、ごみ箱フォルダから復元することが可能になる。

この他、制御部３１は、ごみ箱フォルダ４０Ｂに移動されたコンテンツの情報を一覧表示するときに、個別削除条件に合致する操作の履歴を有するコンテンツだけを選択的に表示する、又は、表示対象に選択されたコンテンツの情報のうち個別削除条件に合致する履歴部分だけを強調的に表示する表示制御部４６も有する。表示制御部４６は、本発明における「表示制御手段」の一例である。

ごみ箱フォルダ４０Ｂに保存されているコンテンツの数は膨大であるが、個別削除条件に合致する操作の履歴を有するコンテンツだけを表示できるため、重要性の高いコンテンツの確認が容易になる。また、１つのコンテンツに対応する操作履歴の数はやはり膨大に及ぶが、個別削除条件に合致する履歴部分だけを強調的に表示するため、個別削除条件に該当している部分の確認が容易になる。

＜個別削除条件の設定＞
図５は、個別削除条件の設定に使用する画面例を示す図である。図５に示す操作画面５０は、入力項目の欄として、操作５１、操作者５２、ＦＡＸ番号５３、移動元５４、保存期間５５を有する。なお、操作画面５０を構成する入力項目の欄の種類と組み合わせは一例であり、他の欄を備えてもよいし、一部の欄だけを備えてもよい。もっとも、操作画面５０は、多くの場合、少なくとも操作５１と保存期間５５を有している。

操作５１の欄は、前述した操作の種類や内容の指定に用いられる。この欄には、例えばクラウドサーバ３０で扱うコンテンツの操作履歴より重複しないように収集された操作が選択可能に表示される。操作者５２の欄は、操作の実行者の特定に用いられる欄である。この欄には、例えば自然人を特定する情報（個人名、社員番号など）やシステム名が選択可能に提示される。ＦＡＸ番号５３の欄は、通信相手を識別するために用いられる欄である。移動元５４の欄は、移動前のコンテンツが保存されていたフォルダを指定するために用いられる欄である。保存期間５５の欄は、ごみ箱フォルダ４０Ｂにコンテンツを保存する期間を指定するために用いられる欄である。例えば１日、３日、５日、１０日、３０日の中から選択される。

操作画面５０には、入力欄に設定された情報の組み合わせを「満たす」ことを、保存期間の適用条件とする場合にチェックされる選択ボタン５６と、入力欄に設定された情報の組み合わせを「満たさない」ことを、保存期間の適用条件とする場合にチェックされる選択ボタン５７とが設けられている。

＜制御部による削除管理動作＞
ここでは、プログラムの実行を通じて実現される処理動作について説明する。図６は、ごみ箱フォルダ４０Ｂからのコンテンツの削除動作を説明するフローチャートである。なお、図６に示すフローチャートは、コンテンツ単位で実行される。すなわち、一つのコンテンツについて図６に示す処理が実行された後、別のコンテンツについて同じ処理が実行される。

まず、制御部３１は、ごみ箱フォルダ４０Ｂに設定されている保存期間と、個別削除条件を取得する（ステップ１０１）。本実施の形態の場合、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間は、例えば３日である。個別削除条件は、多くの場合、複数設定されている。次に、制御部３１は、ごみ箱フォルダ４０Ｂにあるコンテンツのうち処理対象に設定したコンテンツの操作履歴を取得する（ステップ１０２）。

続いて、制御部３１は、コンテンツの操作履歴と個別削除条件を照合し、操作履歴を構成する項目の組み合わせに含まれる個別削除条件の有無を判定する（ステップ１０３、１０４）。操作履歴が満たす個別削除条件が１つでも存在する場合、制御部３１は、肯定結果を得てステップ１０５に進む。一方、操作履歴が満たす個別削除条件が存在しない場合、制御部３１は、否定結果を得てステップ１０７に進む。

ステップ１０５に進んだ制御部３１は、処理対象とするコンテンツのごみ箱フォルダ４０Ｂ内における保存期間が、該当する個別削除条件の保存期間を超過しているか否かを判定する。処理対象とするコンテンツの操作履歴に該当する個別削除条件が複数存在する場合、制御部３１は、一番長い保存期間を使用する。

超過していない場合は、ごみ箱フォルダ４０Ｂでの保存を継続すべきであるので、制御部３１は否定結果を得、ここでの処理を終了する。一方、超過している場合、制御部３１は肯定結果を得、該当するコンテンツをごみ箱フォルダ４０Ｂから削除し、次のコンテンツの処理に移行する（ステップ１０６）。すなわち、制御部３１は、個別削除条件と操作履歴との照合結果に応じて該当するコンテンツを削除する。

一方、ステップ１０７に進んだ制御部３１は、処理対象とするコンテンツのごみ箱フォルダ４０Ｂ内における保存期間が、ごみ箱フォルダ４０の保存期間を超過しているか否か判定する。このように、ステップ１０７の処理動作は、操作履歴が満たす個別削除条件が存在しないコンテンツについて実行される。

超過していない場合はごみ箱フォルダ４０Ｂでの保存を継続すべきであるので、制御部３１は否定結果を得てここでの処理を終了する。一方、超過している場合、制御部３１は肯定結果を得て該当するコンテンツをごみ箱フォルダ４０Ｂから削除し、次のコンテンツの処理に移行する（ステップ１０６）。

続いて、幾つかの事例について、ごみ箱フォルダ４０Ｂからのコンテンツの削除動作を説明する。

・事例１
図７は、個別削除条件の確認画面の一例を示す図である。確認画面６０の場合、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間は１０日間であり（項目６１）、保存期間の適用条件（項目６２）は、操作と操作者について設定された内容の組み合わせを満たす（記録されている）ことである。図７の例では、操作が「ごみ箱フォルダへ移動」であり、かつ、操作者が「自動削除システム」である操作履歴を含むコンテンツは、無期限にごみ箱フォルダ４０Ｂ内に保存することが定められている。

自動削除システムによる自動的なごみ箱フォルダ４０Ｂへの移動には、利用者の意図が反映されていないためである。この設定により、利用者の削除意思が確認されないコンテンツについては、利用者が知らないうちにごみ箱フォルダ４０Ｂから削除される事態を防ぐことが可能になる。一方、この個別削除条件に合致しない場合、すなわちごみ箱フォルダ４０Ｂへのコンテンツの移動が利用者による手動操作については、ごみ箱フォルダ４０Ｂに移動されてから１０日後に自動的に削除される。

図８は、ごみ箱フォルダ４０Ｂの閲覧画面を詳細形式で示す場合の自動削除の実行前後の変化を示す図である。上段に位置する閲覧画面７０は、自動削除の実行前のごみ箱フォルダ４０Ｂに保存されているコンテンツの情報（名前、格納者、格納日時）を表している。この例では、６つのコンテンツがごみ箱フォルダ４０Ｂに含まれている。下段に位置する閲覧画面７１は、自動削除の実行後のごみ箱フォルダ４０Ｂに保存されているコンテンツの情報（名前、格納者、格納日時）を表している。この例では、ごみ箱フォルダ４０Ｂへのコンテンツの移動を実行した操作者が「自動削除システム」である２つのコンテンツのみが残り、他のコンテンツは削除されている。

・事例２
図９は、個別削除条件の確認画面の別の一例を示す図である。確認画面８０の場合、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間は１０日間であり（項目８１）、保存期間の適用条件（項目８２）は、操作と操作者とＦＡＸ番号についての設定内容の組み合わせを満たす（記録されている）ことである。図９の例では、操作が「作成」であり、かつ、操作者が「ＦＡＸ転送システム」であり、かつ、ＦＡＸ番号が「１１−１１１１−１１１１」か「２２−２２２２−２２２２」である操作履歴を含むコンテンツは、無期限にごみ箱フォルダ４０Ｂ内に保存することが定められている。

ファックス送受信機では、日々、大量の受信文書が、コンテンツフォルダ４０Ａを格納先として転送されてくる。このため、コンテンツフォルダ４０Ａには、継続的に転送されてくるコンテンツを格納するための空間を設けるために、保存期間を超過したコンテンツがごみ箱フォルダ４０Ｂへと自動的に移動されてくる。この移動では、移動対象とするコンテンツが重要な取引先から受信した文書であるか否かは判断されていない。そこで、本実施の形態では、ごみ箱フォルダ４０Ｂに転送されてきたコンテンツの操作履歴中に特定のＦＡＸ番号が含まれるときは、利用者による確認や復元の可能性を残すため、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間よりも長い保存期間を設定する。図９の例は無期限である。なお、個別削除条件に合致しない操作履歴を含むコンテンツについては、ごみ箱フォルダ４０Ｂに設定されている保存期間を経過した後に自動的に削除される。

・事例３
図１０は、個別削除条件の確認画面の別の一例を示す図である。確認画面９０の場合、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間は３０日間であり（項目９１）、保存期間の適用条件（項目９２）は、操作と操作者について設定された内容の組み合わせを満たさない（記録されていない）ことである。図１０は、設定画面において選択ボタン５７（図５参照）にチェックが入っている場合の個別削除条件に対応する。

図１０の例では、操作が「ダウンロード」であり、かつ、操作者が「ユーザＡ」である操作履歴を含まないコンテンツは、無期限にごみ箱フォルダ４０Ｂ内に保存される。例えばキーパーソンであるユーザＡが端末装置にダウンロードしていない（すなわち取得していない）コンテンツは、ごみ箱フォルダ４０Ｂに移動された後も、ユーザＡによるダウンロード操作があるまでは保存されることになる。

もし、重要なコンテンツであれば、ユーザＡは、該当するコンテンツがごみ箱フォルダ４０Ｂから別のフォルダ（例えばコンテンツフォルダ４０Ａや端末装置内のフォルダ）に復元してもよい。また、重要でないコンテンツであることが確認できれば、ユーザＡは手動でごみ箱フォルダ４０Ｂから削除してもよい。なお、ユーザＡが手動でコンテンツを削除しなくても、ユーザＡがダウンロード操作した履歴が残るので、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間である３０日を経過した後に自動的に削除される。また、ユーザＡがアップロード操作したとの操作履歴を有するコンテンツについても、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間である３０日を経過した後に自動的に削除される。

・事例４
個別削除条件は、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間よりも早くコンテンツを削除するためにも使用することが可能である。図１１は、個別削除条件の確認画面の別の一例を示す図である。確認画面１００の場合、ごみ箱フォルダ４０Ｂの保存期間は無期限であり（項目１０１）、保存期間の適用条件（項目１０２）は、操作と移動元について設定された内容の組み合わせを満たす（記録されている）ことである。

図１１の例では、操作が「ごみ箱へ移動」であり、かつ、移動元が「一時メモフォルダ」である操作履歴を含むコンテンツは、１日間でごみ箱フォルダ４０Ｂから削除することが定められている。一時的に作成されたコンテンツは早く削除されても問題ないことが多いためである。

図１１の他の例では、操作が「ごみ箱へ移動」であり、かつ、移動元が「機密文書フォルダ」である操作履歴を含むコンテンツは、３日間でごみ箱フォルダ４０Ｂから削除することが定められている。機密性の高いコンテンツは確実に削除する必要があるため、この例のように個別に指定することで削除漏れを防ぐことが可能になる。

＜ごみ箱フォルダの閲覧画面の表示例＞
ここでは、個別削除条件を使用したごみ箱フォルダ４０Ｂの閲覧画面の表示例について説明する。図１２は、ごみ箱フォルダ４０Ｂの閲覧画面に表示する項目の絞り込み例を示す図である。上段に位置する閲覧画面１１０では、絞り込み条件欄１１１に表示された２つの候補（「ユーザが削除者」と「システムが削除者」）のうち「ユーザが削除者」が選択された場合の絞り込み結果が表示欄１１２に表示されている。

一方、下段に位置する閲覧画面１２０では、絞り込み条件欄１２１に表示された２つの候補（「操作：作成、操作者：ＦＡＸ転送システム、ＦＡＸ番号：１１−１１１１−１１１１」と「操作：作成、操作者：ＦＡＸ転送システム、ＦＡＸ番号：２２−２２２２−２２２２」）のうち「ＦＡＸ番号が１１−１１１１−１１１１」の方が選択された場合の絞り込み結果が表示欄１２２に表示されている。

この表示例のように、個別削除条件をごみ箱フォルダ４０Ｂ内に保存されている多数のコンテンツの情報の表示の際の絞り込み条件として使用することにより、ごみ箱フォルダ４０Ｂ内に保存されているコンテンツの中でも重要性の高いコンテンツを容易に確認することが可能になる。

図１３は、ごみ箱フォルダ４０Ｂの閲覧画面の中から特定のコンテンツについて操作履歴を表示する例を示す図である。上段に位置する閲覧画面１３０では、絞り込み条件欄１３１で「操作：ダウンロード、操作者：富士太郎」が指定された場合の絞り込み結果が表示欄１３２に表示されている。ここで、表示欄１３２に表示されている３つのコンテンツの中でファイル名が「仕様書．ｄｏｃｘ」が選択された場合（符号１３３）の操作履歴画面１４０を下段に示す。

操作履歴画面１４０の表示欄１４１には、「仕様書．ｄｏｃｘ」についての過去の操作の履歴の一覧が表示される。図１３の例では８個の履歴が画面内に表示されている。ただし、この種の一覧表示では、どの操作が個別削除条件に合致したか否かの確認が難しい。そこで、図１３の例では、表示欄１４１の上から２番目の行に位置する操作履歴を強調的に表示する（符号１４２）。強調表示は、該当行の背景を明るくする手法、行頭に星印をつける手法、該当行のフォントを太文字とする手法、該当行のフォントの色を他の行とは異なる色に変更する手法などがある。

この表示例のように、個別削除条件に該当する操作履歴を強調表示することにより、操作履歴画面１４０の表示欄１４１に表示される操作履歴の数が多数に及ぶ場合にも、個別削除条件に合致する操作履歴を容易に確認することが可能になる。

＜他の実施の形態＞
前述の実施の形態では、クラウドサーバ３０上で管理されるごみ箱フォルダ４０Ｂからのコンテンツの削除を個別削除条件により制御する場合について説明したが、個別削除条件を適用するフォルダは、クラウドサーバ３０上で管理されるごみ箱フォルダ４０Ｂに限定されない。

例えば使用頻度に応じて記録領域や記録媒体を階層的に使い分けるシステムであれば、オリジナルの記録領域や記録媒体からコンテンツが移動された先の記録領域や記録媒体を本発明における「他の記録場所」として用いてもよい。また、フォルダは、クラウドサーバ３０上で管理されるフォルダでなくてもよい。

以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。

１…クラウドシステム、３０…クラウドサーバ、３１…制御部、４０…サーバ群、４０Ａ…コンテンツフォルダ、４０Ｂ…ごみ箱フォルダ、４１…コンテンツ取得部、４２…操作履歴取得部、４３…削除制御部、４４…保存期間設定部、４５…通知部、４６…表示制御部

Claims (11)

1. 予め定めた条件を満たして他の記録場所に移動されたコンテンツのうち、当該コンテンツに対して行われた操作の履歴が特定の条件を満たすコンテンツの削除を制御する制御手段
   を備える情報管理装置。
2. 前記特定の条件を規定する操作内容と操作者の組み合わせに合致する操作の履歴を有する前記コンテンツが前記他の記録場所に移動されてきたとき、前記操作者に通知する通知手段
   を更に備える請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記他の記録場所は、削除されたコンテンツが保存されるごみ箱フォルダである
   ことを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置。
4. 前記他の記録場所に移動された前記コンテンツの情報を一覧表示するとき、前記特定の条件に合致する操作の履歴を有するコンテンツを表示するよう制御する表示制御手段
   を更に備える請求項１に記載の情報管理装置。
5. 前記表示制御手段は、前記コンテンツに対して行われた操作の履歴を一覧表示するとき、前記特定の条件に合致する履歴部分を強調表示する
   ことを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置。
6. 前記制御手段は、前記コンテンツに対して行われた操作の履歴が、複数の前記特定の条件に合致する場合、当該特定の条件で規定された保存期間のうち長い方の保存期間を当該コンテンツの削除に適用する
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
7. 前記制御手段は、前記コンテンツを削除する前に、前記特定の条件と前記コンテンツに対して行われた前記操作の履歴とを照合し、照合結果に応じて削除の実行を決定する
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
8. 前記制御手段は、特定のコンテンツを削除対象から除外する
   ことを特徴とする請求項７に記載の情報管理装置。
9. 記録場所について定められている保存期間に従ってコンテンツを削除する前に制御手段によって参照される特定の条件の設定画面に、コンテンツに対して行われる操作の履歴に含まれる操作内容と保存期間を指定するための欄を提示する提示部
   を有する情報管理装置。
10. コンピュータに、
    予め定めた条件を満たして他の記録場所へ移動されたコンテンツのうち、当該コンテンツに対して行われた操作の履歴が特定の条件を満たすコンテンツの削除を制御する機能
    を実行させるためのプログラム。
11. コンピュータに、
    記録場所について定められている保存期間に従ってコンテンツを削除する前に制御手段によって参照される特定の条件の設定画面に、コンテンツに対して行われる操作の履歴に含まれる操作内容と保存期間を指定するための欄を提示する機能
    を実行させるためのプログラム。

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