JP5320529B1 - マンションの総会支援システム及び総会支援サーバ - Google Patents

Abstract

【課題】 集計の透明性を確保して総会の公平性を担保し、さらに迅速処理を行うことで利便性を高めるマンションの総会支援システムを提供する。
【解決手段】 総会運営者端末３と構成員端末４と総会支援サーバ２とから構成され、総会支援サーバ２は、マンションの区分所有者に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する所有者管理手段１３と、前記総会に関する情報を格納する総会データベース１０と、総会ごとに所有者管理手段により管理されている前記区分所有者の情報を含み、前記区分所有者に配送される前記区分所有者固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段１５と、前記区分所有者の識別情報を含む回答情報を前記所有者管理手段と関連づけて前記区分所有者ごとに回答を記録する回答受付手段１６と、所有者の回答と議決数情報に基づいて、議決数をカウントする集計手段１８と、を備える。
【選択図】 図１

Description

本発明は、各種団体が開催する総会の出欠管理及び委任管理などの各種支援を行うための総会支援システムに関し、特に、マンション管理団体が開催する分譲マンションの区分所有者を対象に行う総会の各種支援を行うためのシステムに関する。

多数の構成員を有する各種団体は、当該団体の意思決定を行うために、総会を開催して、議案を投票により決定する方法が多くとられている。各種団体の例としては、学術学会、会社の株主総会、分譲マンションの総会などがあげられる。特に、分譲マンションには、年に一回の総会の開催が義務づけられており、区分所有者を対象に予算承認や決算報告などの議題について投票により議決を求めている。

しかし、団体の構成員、特にマンションという閉ざされた環境では、暗黙的な固有のルールも多数存在し、総会の投票に関してもあるべき姿からかけ離れた対応が多数見受けられる。

例えば、総会日は構成員全員の日程調整に基づいて決定されるものではないことから、総会当日に都合がつかない構成員が存在する。総会当日欠席の構成員については、事前投票箱などを設け期日前投票を行うことが慣例的になされているが、当該投票の結果を関係者が予め確認できることもあり、事前投票の集計の透明性の問題や、反対意見を投票した特定の構成員の差別につながるという問題が指摘されている。さらに、総会当日欠席の構成員については、議長に賛同したものとして取り扱われるなどの運用に基づいて総会が進行されている場合もあり、公平性に問題があるとの意見も多い。さらに、委任状集めなども行われている。

このような問題に鑑み、総会の投票を電子投票にするためのシステムが種々公知となっている。例えば、特許文献１には、ネットワークを通じて議案質疑と賛否投票を行うと共に、総会、具体的には株主総会の実況中継を行う総会開催のシステムが開示されている。

また、特許文献２には、郵送に変えてネットワークを用いて議決権を行使する際に、第三者のなりすましを防止するために株主識別子と議決権識別子とを照合し、照合できた場合にのみ賛否識別子を受信してデータ記憶手段に記録、集計するネットワークシステムが開示されている。

特許文献３には、株主総会における議案に対する賛否をコンピュータのアルゴリズムで自動的に計算し、株主の議決権行使に関するアドバイスを行って合理的に支援するようにした議決権行使支援システムが開示されている。

特許文献４には、総会に提出しようとしている議案内容に対する非承認理由を表示して議案の修正を支援したり、総会に提出された議案内容を表示して議案への投票を支援するシステムが開示されている。

特開２００１−２０９６８７号公報 特開２００３−１６２５４号公報 特開２００５−１００３８６号公報 特開２００４−２４０７３５号公報

しかし、上記特許文献１乃至特許文献４に開示のシステムは、インターネットを用いて総会決済における議案の投票を行なうことで、総会の欠席及び委任状などに関する問題は解消されているが、依然として下記の問題があった。すなわち、投票者は他の構成員に対して匿名性があり、また、総会会場に行く必要がないことから反対意見又は動議の意思表示がしやすく、総会の議案決定がスムーズに進まなくなるという問題もあった。

また、分譲マンションの区分所有者を対象にした総会においては、マンションの管理会社が開催するものであるが、総会の運営は居住者である役員が実質的に担っており、事前の期日前投票の結果の透明性が不十分であるという問題があった。

また、区分所有者の各々が必ずしも同じ議決数をもっているとは限らず、マンションの所有面積に応じて異なる議決数を有する扱いをしている場合もあることから、議決件数を正確にカウントすることが困難であり、総会の進行が長引くという点も指摘されていた。しかも、決議のための可決ラインが異なる議事が含まれているような場合、これらの集計がさらに煩雑で総会の長時間化の原因につながるという利便上の問題があった。

したがって、本発明が解決しようとする技術的課題は、集計の透明性を確保することで総会の公平性を担保し、さらに迅速に処理を行うことで利便性を高めることができるマンションの総会支援システムを提供することである。

本発明は、上記技術的課題を解決するために、以下の構成の総会支援システムを提供する。

本発明の第１態様によれば、マンションの総会を運営する総会運営者用の総会運営者端末と、マンションの区分所有者用の構成員端末と、総会支援サーバとから構成されるマンションの総会支援システムであって、
前記総会支援サーバは、前記総会運営者ごとに管理するマンションの情報と前記マンションの区分所有者に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する所有者管理手段と、
前記マンションで開催される総会に関する総会情報を格納する総会データベースと、
前記総会データベースに格納されている総会ごとに、所有者管理手段により管理されている前記区分所有者の情報を含み、前記区分所有者に配送される前記区分所有者固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段と、
前記出欠フォームに基づいて前記区分所有者から送られた、議案毎の前記区分所有者の識別情報を含む回答情報を前記所有者管理手段と関連づけて前記区分所有者ごとの回答として記録し、当該回答情報が前記区分所有者の委任者を含む情報である場合は、当該委任者の議決権数に当該区分所有者の議決数を加算する回答受付手段と、
前記回答受付手段により回答された所有者の回答と前記議決数情報に基づいて、当該区分所有者から議決権行使の投票がさらにあった場合は前記委任者の議決権数を自動的に更新して、議決数をカウントし、前記総会データベースに格納されている総会情報の議案成否を判断する集計手段と、を備えることを特徴とする、マンションの総会支援システムを提供する。

本発明の第２態様によれば、前記回答受付手段は、前記区分所有者ごとの回答として、総会への出欠及び委任者の情報を格納することを特徴とする、第１態様のマンションの総会支援システムを提供する。

本発明の第３態様によれば、出欠票作成手段は、前記総会への出欠及び議決権行使を前記区分所有者の情報と対応づけて記録するコードを前記出欠フォームに含めるように作成し、
前記総会運営者端末は、前記総会開催時に前記出欠フォームを読み取るコードリーダを備え、
前記回答受付手段は、前記コードリーダにより読み取られた情報に基づいて、回答受付手段の情報を変更することを特徴とする、第１又は第２端末のマンションの総会支援システムを提供する。

本発明の第４態様によれば、前記コードリーダにより読み取られた情報が既に回答受付手段により管理されている区分所有者の情報である場合は、前記集計手段は、集計を再計算することを特徴とする、第３態様のマンションの総会支援システムを提供する。

本発明の第５態様によれば、総会データベースは、出欠票作成手段による出欠フォームの作成が終了した総会に関して、情報の更新が禁止されることを特徴とする、第１から第４態様のいずれか１つのマンションの総会支援システムを提供する。

本発明の第６態様によれば、マンションの総会を運営する総会運営者用の総会運営者端末と、マンションの区分所有者用の構成員端末とともに、マンションの総会支援システムを構成する総会支援サーバであって、
前記総会支援サーバは、前記総会運営者ごとに管理するマンションの情報と前記マンションの区分所有者に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する所有者管理手段と、
前記マンションで開催される総会に関する総会情報を格納する総会データベースと、
前記総会データベースに格納されている総会ごとに、所有者管理手段により管理されている前記区分所有者の情報を含み、前記区分所有者に配送される前記区分所有者固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段と、
前記出欠フォームに基づいて前記区分所有者から送られた、議案毎の前記区分所有者の識別情報を含む回答情報を前記所有者管理手段と関連づけて前記区分所有者ごとの回答として記録し、当該回答情報が前記区分所有者の委任者を含む情報である場合は、当該委任者の議決権数に当該区分所有者の議決数を加算する回答受付手段と、
前記回答受付手段により回答された所有者の回答と前記議決数情報に基づいて、当該区分所有者から議決権行使の投票がさらにあった場合は前記委任者の議決権数を自動的に更新して、議決数をカウントし、前記総会データベースに格納されている総会情報の議案成否を判断する集計手段と、を備えることを特徴とする、総会支援サーバを提供する。

本発明によれば、総会に関する情報を総会支援サーバに格納し、総会参加者である区分所有者の回答と議決権数とを関連づけて管理することで、議決権の集計を容易にすることができる。また、出欠フォームに区分所有者の識別情報を含んでいるため、区分所有者の回答をそのまま所有者の回答に関連づけて管理することができ、集計の正確性及び公平性を実現することができる。

また、区分所有者ごとに異なる議決権数を有している場合においても、委任者及び議決権行使の集計を容易にすることができる。

さらに、出欠フォームに含まれる区分所有者の識別情報としてＱＲコード（登録商標）などのコードを用い、これを読み取るためのコードリーダを採用することで、入力の手間を軽減することができ、総会運営の迅速性を実現することができる。

本発明の実施形態にかかるマンションの総会支援システムの全体構成図である。 図１の総会支援システムによる総会終了までの処理の流れを示すフローチャートである。 ログイン時に総会運営者端末に表示されるログイン画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の画面遷移図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面のユーザー情報の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の総会事務局情報の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面のマンション情報の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の議決権設定画面の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の区分所有者情報画面の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の総会議決案情報画面の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の総会情報追加画面の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の議案内容表示画面の画面表示例を示す図である。 出欠フォームの構成例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の印刷依頼画面の画面表示例を示す図である。 構成員端末装置に表示される出欠回答ページの表示例を示す遷移図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の投票状況一覧画面の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の投票状況画面の画面表示例を示す図である。 総会運営者端末装置に表示される処理画面の投票結果画面の画面表示例を示す図である。

以下、本発明の一実施形態に係るマンションの総会支援システムについて、図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の実施形態にかかるマンションの総会支援システムの全体構成図である。本システム１は、システム運営者が操作する総会支援サーバ２と、当該システムの利用者である総会運営者が操作する総会運営者端末装置３と、総会運営者３が管理するマンションの区分所有者が操作する構成員端末装置４とがネットワーク５により接続されたシステムである。

ネットワーク５は、例えば、インターネット、イントラネット、エクストラネット、ＬＡＮ、ＭＡＮ、ＷＡＮ、あるいはこれらの組合せ等、様々な形態のものが含まれ、有線であるか無線であるか、さらには有線および無線の混在型であるかは問わず、要するに、複数地点（距離の長短は問わない。）間で、ある程度の速度をもって情報を伝送することができるものであればよい。また、後述するように、構成員端末装置４は、汎用の携帯電話、スマートフォンなどを用いることができるため、これらを利用する限りにおいて、電話通信回線なども含まれる。

総会支援サーバ２は、１台又は複数台のコンピュータにより構成され、マンションの総会運営者が運営するマンションの総会に関する一切の処理を支援する。具体的には、総会議題の通知、区分所有者の総会出欠及び委任者の管理、総会議題の可決数の管理などを行う。総会支援サーバ２には、上記処理に関する処理演算部６、運営者データベース７，マンションデータベース８，区分所有者データベース９，総会データベース１０，出欠管理データベース１１、アンケートデータベース１２を備えている。これらのデータベースは、それぞれリレーショナルデータベースであり、それぞれのデータベースに付されているキー情報により紐付けされ、互いにリンク可能に構成されている。また、総会支援サーバ２には、ｗｅｂデータなどの各種データ１９も保存されている。

総会運営者端末装置３は、１台又は複数台のコンピュータにより構成され、マンションの総会の準備及び開催時に必要となる総会支援サーバ２を、ネットワーク５を介して操作する。総会運営者端末装置は、後述するように、ユーザーのログインＩＤを用いて総会運営者端末装置３にアクセスする装置であり、コードリーダ３ａを備えた汎用コンピュータを用いることができる。

構成員端末装置４は、１台又は複数台のコンピュータにより構成され、マンションの総会への出欠の連絡及び事前の又は総会当日の議決権行使を行なうための装置である。構成員端末装置４としては、汎用のコンピュータのほか、携帯電話，スマートフォンなどを用いることができる。

図２は、本実施形態の総会支援システムによる総会終了までの処理の流れを示すフローチャートである。図２に示すように、本実施形態にかかる総会支援システムは、事前登録、総会準備、総会当日のそれぞれの手続期間において、処理を行なうものであり、これらの手続期間ごとに説明をすすめる。

事前登録は、システム運営者が総会支援サーバ２に総会運営者端末装置３の詳細及びマンション情報の登録を行い（Ｓ１０１）、この完了を受けた総会運営者が、総会運営者端末装置を用いて区分所有者の登録を行う（Ｓ２０１）処理である。登録事項としては、総会運営者端末３の利用者である総会運営者の名称、住所、契約ユーザー氏名などの書誌的情報、ログインＩＤ及びパスワード、管理するマンションの名称、住所などの書誌的情報、マンションの階数、部屋番号、また区分所有区画ごとの議決権数（例えば、初期値として全員１とする。）などが挙げられる。

総会運営者の書誌的情報などは運営者データベース７に、マンションの名称などの書誌的情報はマンションデータベース８にそれぞれ格納される。また、本実施形態では、ユーザーは、総会運営者単位で行われており、当該総会運営者が複数のユーザーを登録することも可能である。なお、運営者データベース７及びマンションデータベース８に格納される情報はそれぞれ、どの運営者がどのマンションを管理しているかなどの情報により紐付けされ、両データベースの情報は互いにリンクして使用可能に構成されている。

総会支援サーバ２は、事前登録が終了すると、総会運営者端末３に対し、登録が終了した旨の連絡を行う。なお、マンションに関する情報については、簡易的な情報の登録に留まり、区分所有者の氏名、議決権の詳細などについては、後述するように、総会運営者が、総会運営者端末装置３から総会支援サーバ２にアクセスして情報の追加、修正を行う。総会運営者端末装置３から総会支援サーバ２へのアクセスは、予め通知されているＵＲＬを入力することによりｗｅｂ形式で以下の処理を進行させる。追加する情報としては、各区分所有者の氏名などの情報であり、これらの情報は、出欠フォームの発送に用いられる。

図３は、ログイン時に総会運営者端末３に表示されるログイン画面表示例を示す図である。この画面１０１では、総会運営者に付与されたログインＩＤ及びパスワードをそれぞれの入力欄２１，２２に入力し、ログインボタン２３を操作することで、それらの情報が総会支援サーバ２に送信され、運営者データベース７に格納されている情報と一致すれば、次の処理画面に移行する。

図４は、総会運営者端末装置３に表示される処理画面の画面遷移図である。処理画面には、図４に示すように、アンケート情報、ユーザー情報、区分所有者情報、総会決議案情報、集計/印刷の５つの１次メニュー画面が用意されている。これらのメニューは、例えば図５の画面表示例に示すように、画面のヘッダ部分１０２に設けられている各メニューボタン１０３〜１０７及びメニューごとに変更表示されるサブメニューボタン１０８〜１１０により画面を移動することができる。

なお、事前登録においては、インフォメーション、ユーザー情報、区分所有者情報の３つの画面のみを操作するため、総会決議案情報、集計/印刷のメニュー画面については総会準備及び総会当日の処理において説明する。

インフォメーション画面１１１は、ログインが完了した後に表示される画面であり、利用者である総会運営者に対して通知したい情報を表示する画面である。インフォメーション画面１１１に表示されている情報を選択することで、インフォメーションの詳細を示す二次メニュー画面１２１が表示される。

ユーザー情報画面１１２は、契約ユーザーである総会運営者の情報、総会事務局の情報、総会運営者が管理するマンションの情報を表示する画面であり、運営者データベース７及びマンションデータベース８の情報に基づいて作成される。ユーザー情報画面１１２は、さらに、契約ユーザー情報１２２，総会事務局情報１２３，マンション情報１２４の２次メニュー画面を備えており、詳細は後述するように、それぞれ必要な情報が表示され、情報の更新が可能となっている。

区分所有者情報画面１１３は、契約ユーザーである総会運営者の管理するマンションの区分所有者に関する情報を表示する画面であり、さらに区分所有者の詳細を示す２次メニュー画面１２５を備えている。区分所有者情報画面１１３に表示される情報は、マンションデータベース８及び区分所有者データベース９に記憶されており、所有者管理手段１３が各処理を司る。

図５は、総会運営者端末装置に表示される処理画面のユーザー情報の画面表示例を示す図である。図５は、ユーザー情報画面１１２のうち、契約ユーザー情報画面１２２が表示されている状態を示している。契約ユーザー情報画面１２２には、ユーザーとしての総会運営者の情報が表示されている。本実施形態では、ユーザー名の欄２４を選択することで、ユーザーに関する詳細な情報が表示され、当該画面において登録データの変更/更新が可能となっている。また、チェックボックス２５にチェックを入れ、削除ボタン２６を操作すると、利用者である総会運営者の担当者である登録ユーザーの削除が可能である。

図６は、総会運営者端末装置３に表示される処理画面の総会事務局情報の画面表示例を示す図である。総会事務局情報画面１２３には、総会事務局としての総会運営者の情報が示されている。本実施形態では、総会事務局の情報の欄２７を選択することで、総会事務局に関する詳細な情報が表示され、当該画面において登録データの変更/更新が可能となっている。

図７は、総会運営者端末装置３に表示される処理画面のマンション情報の画面表示例を示す図である。マンション情報画面１２４では、マンションデータベース８に格納されている情報に基づいて総会事務局の管理対象となっているマンションの情報を抽出し、そのフロア構造にしたがった表示がなされている。マンション情報画面１２４及びその下位メニュー画面では、情報の変更、更新が可能であり、この画面で変更された情報は、総会支援サーバ２に送信されマンションデータベース８に格納される。

マンション情報画面１２４に表示されているフロア構造２８は、マンションの階数ごとに分譲区画の割当がなされて表示されている。フロアごとに区画数が異なる場合や飛び番などで開き番号がある場合などは、当該開き番の区画には部屋番号が表示されないようになっている。なお、当該開き番を有効にするためには、有効ボタン３３を操作することによりすることができる。一方で、既存の区画を開き番にする場合は、チェックボックス３４を選択して無効ボタン３５を操作することにより行うことができる。

また、例えば、増床などによりフロアの階数を変更する場合は階追加ボタン２９を、部屋を追加する場合は部屋追加ボタン３０選択することにより行うことができる。また、マンション名を変更したい場合は、名称変更ボタン３１を操作する。

議決権数ボタン３２は、区画ごとに設定されている議決権数を変更する際に操作する。上記のように、マンションの区分所有者に与えられている議決権数は、すべて同じとは限らず、区画の面積に応じて異なっている場合がある。本実施形態では、上記の通り、初期値としてすべての区画に１を付与しているため、議決権数が区画ごとに異なる場合にこのボタン３２を操作する。議決権数ボタン３２を操作すると、図８に示す３次メニュー画面である議決権設定画面１３１に切り替わる。議決権設定画面１３１では、マンションデータベース８に現在格納されている区画ごとの議決権が表示されており、入力欄３６に議決権数を入力することでマンションデータベース８の情報が更新される。

図９は、総会運営者端末装置３に表示される処理画面の区分所有者情報画面１１３の画面表示例を示す図である。図９に示す区分所有者情報画面１１３では、既に区分所有者情報が入力されている状態を示しているが、事前登録時には、追加ボタン３７を操作することで、区分所有者の情報を入力し、総会支援サーバ２の区分所有者データベース９に情報を登録する。区分所有者情報画面１１３では、対象マンションのフロア構造の表示中に区分所有者の名称３８が表示されており、当該名称を選択することで、詳細情報表示に切り変わって表示される。

事前登録時は、上記の各画面が一例として図５から図９に示されるように表示されていればよく、総会支援サーバ２の運営者データベース７、マンションデータベース８、区分所有者データベース９にこれらの情報が更新されて格納される（Ｓ１０２）。

次に総会準備の処理について説明する。総会準備の処理は、総会運営者が総会の開催情報及び議案を登録し（Ｓ２０２）、これに関する出欠フォームを区分所有者に発送する。また、出欠フォームにより出欠及び議決権行使などの投票手続（Ｓ３０１）を行った区分所有者についての情報の登録（Ｓ１０４）、管理及び集計（Ｓ１０５）も併せて行う。

まず、総会運営者による総会情報の登録について説明する。総会運営者は、総会運営者端末装置３を操作して図３に示すログイン画面から総会支援サーバ２のシステムにログインし、図１０に示す総会議決案情報画面１１４を表示する。

総会議決案情報画面１１４には、当該総会運営者が管理するマンションにおいて開催される既登録の総会情報３９が総会データベース１０から抽出され、一覧形式として表示されている。総会情報には、総会名などの書誌的情報や開催日などの日付データ及び現在の総会状況が表示されている。

総会議決案情報画面１１４において、登録されている総会情報を削除するには、チェックボックス４２にチェックを入れ、削除ボタン４３を押すことで、総会情報が削除される。

表示されている総会情報に加えて、新たな総会情報を総会データベース１０に追加する場合は、追加ボタン４０を操作する。図１１は、総会情報追加画面の画面表示例である。総会情報追加画面１２６ａは、図４の総会情報詳細メニュー１２６の一例であり、総会運営者が管理する総会の情報を当該総会運営者と関連づけて新たに追加する。

総会情報追加画面１２６ａには、図１１に示すように、総会名や開催日時などの情報を入力する入力欄４６が設けられており、当該入力欄に必要情報を入力した後、追加ボタン４７を押下することで、入力した情報が総会支援サーバ２に送られ総会データベース１０に格納される。なお、入力欄４６に入力する情報のうち、マンション名及び議長については、それぞれマンションデータベース８及び区分所有者データベース９に格納されている情報から、本総会管理者に関連づけられたものを抽出してプルダウンメニューにより選択可能になっている。

また、図１０に示す総会議決案情報画面１１４において、議案情報ボタン４１を操作すると、図１２に示す当該総会の議案内容表示画面１２６ｂに切り替わり、当該総会に登録されている議案の一覧４８が表示される。なお、当然であるが、総会に登録されている議案が存在しない場合は、各議案についての一覧表示はなされない。議案の一覧４８に記載されている議案名５２を選択することで、議案についての詳細表示（図示なし）に切り替わる。

総会登録直後など、当該総会についての議案を追加するには、追加ボタン４９を操作し、議案追加画面（図示なし）において、議案名、議案内容、可決条件などの情報を入力する。一方で、議案を削除するには、チェックボックス５０にチェックを入れ、削除ボタン５１を押下することにより、当該チェックされた議案が削除される。

総会情報及び議案情報が総会データベース１０に格納された状態で、印刷指示の操作を行うと、総会支援サーバ２の処理演算部６の出欠票作成手段１５は、出欠票のデータを作成（Ｓ１０３）する。また、印刷指示の処理を総会運営者が忘れていたような場合、たとえば、当該総会の開催日から所定期間（例えば２週間前）となった場合には、総会運営者に電子メールなどで注意を促すか、出欠票のデータを作成印刷されるようにしてもよい。出欠票作成手段１５により作成される出欠フォームは、総会データベース１０に格納されている総会ごとに、区分所有者の情報を含んだ区分所有者固有のものであり、例えば、図１３に示すような書面であり、図１４に示す印刷依頼画面において、出欠票の印刷依頼を行う出欠票のデータが、総会運営者端末からの指示に従って、総会運営者端末装置３に送信され、印刷されて区分所有者に発送される。なお、当該出欠票のデータ印刷を総会運営者端末側で行う必要はなく、例えば、総会支援サーバ２側で行ってもよい。

図１４に示す印刷依頼画面１２７は、総会データベース１０に登録された総会について、出欠フォームの印刷を依頼するための画面であり、印刷の対象となる総会の一覧情報５５が表示されている。これらの総会について、印刷に関するステータス５４が併せて表示されており、印刷未了又は印刷終了の状態を判別できるようになっている。なお、ステータスが印刷終了となった場合、総会情報作成管理手段１４は、当該総会についての総会データベース１０のデータ更新を禁止する。

図１３に出欠フォームの構成例を示す。出欠フォームには、総会名や区分所有者の氏名などの形式的な情報９０、出欠連絡の手順９１ａ，９１ｂ、総会当日の出席受付票欄９２、総会当日の投票用コード９３が記されている。出欠フォームを受け取った区分所有者は、出欠フォームに記載されている情報にしたがって、総会出欠の連絡、議決権行使の投票の手続を行う（図２のＳ３０１）。

出欠フォームは、区分所有者ごとに区分所有者の各種情報を含めた固有のものが作成され、出欠フォームのＱＲコード（登録商標）にもこれらの情報が含まれている。例えば、出欠連絡の手順の欄９１ａには、構成員端末装置４としての携帯電話又はスマートフォンにより読み取り可能なＱＲコード（登録商標）９４が印刷されているが、このコード９４を読み取ることにより、区分所有者専用の出欠回答ページにアクセス可能になっている。

また、出欠連絡の手順の欄９１ｂには、構成員端末装置４としてのパソコンによりアクセス可能なＵＲＬ及び個別の構成員ＩＤ及びパスワードが印刷されており、当該ＵＲＬ及びパスワードを入力することで、区分所有者専用の出欠回答ページにアクセス可能になっている。

また、出欠受付票欄９２及び総会当日の投票用コード９３は、後述するように、総会出席時に総会運営者端末装置３に付されているコードリーダ３ａにより適切なコードを読み取ることで、出席確認及び投票に利用される。出欠受付票欄９２に印刷されているＱＲコード（登録商標）には、区分所有者の情報及び出欠の回答情報としての出席情報が格納されており、当該ＱＲコード（登録商標）９５を読むことで、どの区分所有者が総会に出席したかを判別することができる。

総会当日の投票用コード９３は、後述するように総会当日の各議案に関する投票時に使用するものであり、総会参加者が印をつけて当該用紙を用いて投票する。その後、総会運営者端末装置３に付されているコードリーダ３ａにより印が付されたＱＲコード（登録商標）を読み取ることで、区分所有者の情報、議決に対する投票結果の情報を総会支援サーバ２に送信することができる。

以下、区分所有者が、総会への出欠の連絡を行う場合について、構成員端末装置４としての携帯電話又はスマートフォンを用いた場合を例にとって説明する。図１５は、構成員端末装置４に表示される出欠回答ページの表示例を示す遷移図である。

出欠連絡の手順の欄９１に印刷されているＱＲコード（登録商標）９４を読み取り、出欠回答ページにアクセスすると図１５に示す初期画面１４０が表示される。初期画面には、回答のカテゴリーとして、出席予定、欠席予定のいずれかを選択可能になっており、選択ボタン１５１を操作することで、その情報が総会支援サーバ２に送信される。

出席予定を選択した場合は、当該回答情報が総会支援サーバ２に送信され、回答受付手段１６により、出欠管理データベース１１に当該区分所有者出席の回答をした旨が記録される。

欠席予定を選択した場合は、図１５に示すように、選択欄１５２に委任又は議決権行使のいずれかの選択肢を選択し、選択ボタン１５３を操作することで、それぞれの画面に切り替わる。委任を選択した場合は、図１４に示す委任選択画面１４１により委任先入力欄１５４からの選択肢を選択すると、これらの情報、すなわち、当該区分所有者について、欠席、委任、委任者の各回答情報が総会支援サーバ２に送信され出欠管理データベース１１に登録される。

一方で、議決権行使を選択する場合は、図１５に示す議決権行使画面１４２において選択欄１５２に入力を行い選択ボタン１５３を操作すると、図示しない議案一覧が表示され、当該一覧表示中の議案を選択して表示切り替えされる投票画面１４３で、当該議案についての投票が可能である。具体的には、投票選択欄１５５から、賛成、反対のいずれかを選択し、選択ボタン１５６を操作することで、当該区分所有者について、欠席、議決権行使、議案ごとの投票結果の各回答情報が総会支援サーバ２に送信され出欠管理データベース１１に登録される。

なお、これらの区分所有者の出欠情報の送信については、出欠管理データベース１１の情報更新を認め複数回の受付を可能にしてもよいし、一度のみの受付としてもよい。

なお、出欠管理データベース１１への情報の更新が行われた場合は、集計手段１８によりその都度議決数の集計を行なう（Ｓ１０５）。この集計データは、回答を完了させた区分所有者について、区分所有者データベース９に格納されている議決権数の情報を参照して議決権数の情報に基づいて集計され、この集計結果については、図１６に示す投票状況一覧画面により総会運営者端末装置３からいつでも確認することができる。

構成員端末装置４からの出欠の集計については、図１６に示すように投票状況一覧画面１２８により確認可能であり、当該画面には、構成員端末装置４からの出欠の受付が行われた総会の一覧５６が表示される。この一覧には、期日前投票の投票状況５７及び、総会当日の投票結果を反映させた投票結果５８の詳細情報への操作ボタンが設けられる。

図１７は、総会運営者端末装置３に表示される処理画面の投票状況画面１３２の画面表示例を示す図である。この画面では、構成員端末装置４からの回答情報の集計状況を確認することができる。投票状況画面１３２では、各区分所有者が行った総会への回答情報として、総会出席状況６３として出席予定、欠席予定（議決権行使の有無）、委任の情報が表示される。また、総会出席状況６３の情報が委任の場合は、委任先の情報も格納される。さらに、議決権を行使した場合は、既に投票が完了しているかどうかを示す投票状況が表示される。

また、集計完了時点での予定総会出席者数６１及び予定議決権数６２の情報が表示される。

総会データベース１０に格納されている総会の開催日になると、構成員端末装置４からの出欠の連絡が締め切られ、総会当日の処理が行われる。

総会当日の処理は、図２に示したように区分所有者の総会出席（Ｓ３０２）及び議案への投票についてこれを出欠フォームから読み取って情報を更新する（Ｓ２０４）とともに、各議案についての議決権数の再集計（Ｓ１０６）を行う処理である。

総会当日は、総会運営者が、区分所有者が持参した出欠フォーム９２の総会受付票のＱＲコード（登録商標）を総会運営者端末装置３のコードリーダ３ａを使って読み出し、どの区分所有者が当該総会に出席したかの情報を総会支援サーバ２に送信する。

出席者の情報を受信した総会支援サーバ２は、出欠管理データベース１１における当該出席者の情報を更新する。なお、当該出席者が既に構成員端末装置４から委任又は議決権行使を行っていた場合は、これらの情報を出席に書き換え、既に投票されている議決権数や委任者への委任数を更新する。これにより、二重投票の問題が解消され、総会の公平性を担保することができる。

総会における議案への投票は、出欠フォーム９３の総会当日の投票用コード９３に出席者が印を付すことにより行うことができる。なお、総会会場において、構成員端末装置４としてのスマートフォンなどから投票することもできる。投票された出欠フォーム９３について、総会運営者端末装置３のコードリーダ３ａを使って読み出し、投票情報を総会支援サーバ２に送信する。総会支援サーバ２は、総会運営者端末装置３から送られた投票情報を出欠管理データベース１１に格納し、議決権数を集計する。

管理データベース１１に総会出席者の投票情報の格納が終了すると、投票結果ボタン５８を操作することで、図１８に示す議案ごとの投票結果１３３の表示がなされる。議案が可決するかについては、上記の通り、賛成票数が総会の議案登録時に設定した可決条件を満たしているかにより判断され、可決権数を満たしている場合は、議案可決の登録を行う。

次にアンケート情報メニューについて説明する。アンケート情報メニューは、例えば総会の議題を決定するためなどの目的で、総会に先だち区分所有者にアンケートを行い、区分所有者の意見を集約するために行われる。アンケート情報は、総会の登録と同様に総会管理者が管理するマンションについて、回答期限などを特定して区分所有者向けの質問を作成することにより行われる。

アンケート情報の登録は、総会運営者により行われアンケート情報メニュー１０３を操作することにより実行され、作成されたアンケート情報は、アンケートデータベース１２にこの情報が格納される。１つのアンケートに含まれる質問数及び各質問の選択肢数は例えば、２０問、１０枝とすることができるがこれに限定されるものではない。

アンケート情報の登録が完了すると、出欠フォームと同様に、アンケート情報管理手段１７は、アンケート回答用紙の情報を自動作成し、アンケート回答用紙を各区分所有者に送付する。アンケート回答用紙には、アンケート名や区分所有者の氏名などの形式的な情報、回答のための手順、回答用コードが記されている。アンケート回答用紙を受け取った区分所有者は、構成員端末装置４を操作してアンケート回答用紙に記載されている情報にしたがって、回答手続を進める。

アンケート回答用紙は、区分所有者ごとに区分所有者の各種情報を含めた固有のものが作成され、アンケート回答用紙のＱＲコード（登録商標）にもこれらの情報が含まれている。例えば、回答のための手順には、構成員端末装置４としての携帯電話又はスマートフォンにより読み取り可能なＱＲコード（登録商標）が印刷されているが、このコードを読み取ることにより、区分所有者専用の出欠回答ページにアクセス可能になっている。

区分所有者からの回答は、アンケート情報管理手段１７により集計され、個別の意見などを抽出して回答結果としてまとめられる。この回答結果については、総会運営者端末装置３のアンケート情報メニュー１０３を操作し、アンケート情報の閲覧メニュー（図示なし）により確認することができる。また、アンケート結果については、書面に印刷して各区分所有者に送付することができる。

以上説明したように、本実施形態にかかるマンションの総会支援システムによれば、総会の出欠管理及び集計において集計の透明性及び公平性を確保することができ、さらに、議決権数に基づく集計の利便性を向上させることができる。また、二重投票などの問題を解消することができ、総会の公平性を高めることができる。

なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その他種々の態様で実施可能である。

１ 総会支援システム
２ 総会支援サーバ
３ 総会運営者端末装置
３ａ コードリーダ
４ 構成員端末装置
５ ネットワーク
６ 処理演算部
７ 運営者データベース
８ マンションデータベース
９ 区分所有者データベース
１０ 総会データベース
１１ 出欠管理データベース
１２ アンケートデータベース
１３ 所有者管理手段
１４ 総会情報作成管理手段
１５ 出欠票作成手段
１６ 回答受付手段
１７ アンケート情報作成管理手段
１８ 集計手段
１９ 各種データ

Claims (6)

1. マンションの総会を運営する総会運営者用の総会運営者端末と、マンションの区分所有者用の構成員端末と、総会支援サーバとから構成されるマンションの総会支援システムであって、
   前記総会支援サーバは、前記総会運営者ごとに管理するマンションの情報と前記マンションの区分所有者に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する所有者管理手段と、
   前記マンションで開催される総会に関する総会情報を格納する総会データベースと、
   前記総会データベースに格納されている総会ごとに、所有者管理手段により管理されている前記区分所有者の情報を含み、前記区分所有者に配送される前記区分所有者固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段と、
   前記出欠フォームに基づいて前記区分所有者から送られた、議案毎の前記区分所有者の識別情報を含む回答情報を前記所有者管理手段と関連づけて前記区分所有者ごとの回答として記録し、当該回答情報が前記区分所有者の委任者を含む情報である場合は、当該委任者の議決権数に当該区分所有者の議決数を加算する回答受付手段と、
   前記回答受付手段により回答された所有者の回答と前記議決数情報に基づいて、当該区分所有者から議決権行使の投票がさらにあった場合は前記委任者の議決権数を自動的に更新して、議決数をカウントし、前記総会データベースに格納されている総会情報の議案成否を判断する集計手段と、を備えることを特徴とする、マンションの総会支援システム。
2. 前記回答受付手段は、前記区分所有者ごとの回答として、総会への出欠及び委任者の情報を格納することを特徴とする、請求項１に記載のマンションの総会支援システム。
3. 出欠票作成手段は、前記総会への出欠及び議決権行使を前記区分所有者の情報と対応づけて記録するコードを前記出欠フォームに含めるように作成し、
   前記総会運営者端末は、前記総会開催時に前記出欠フォームを読み取るコードリーダを備え、
   前記回答受付手段は、前記コードリーダにより読み取られた情報に基づいて、回答受付手段の情報を変更することを特徴とする、請求項１又は２に記載のマンションの総会支援システム。
4. 前記コードリーダにより読み取られた情報が既に回答受付手段により管理されている区分所有者の情報である場合は、前記集計手段は、集計を再計算することを特徴とする、請求項３に記載のマンションの総会支援システム。
5. 総会データベースは、出欠票作成手段による出欠フォームの作成が終了した総会に関して、情報の更新が禁止されることを特徴とする、請求項１から４のいずれか１つに記載のマンションの総会支援システム。
6. マンションの総会を運営する総会運営者用の総会運営者端末と、マンションの区分所有者用の構成員端末とともに、マンションの総会支援システムを構成する総会支援サーバであって、
   前記総会支援サーバは、前記総会運営者ごとに管理するマンションの情報と前記マンションの区分所有者に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する所有者管理手段と、
   前記マンションで開催される総会に関する総会情報を格納する総会データベースと、
   前記総会データベースに格納されている総会ごとに、所有者管理手段により管理されている前記区分所有者の情報を含み、前記区分所有者に配送される前記区分所有者固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段と、
   前記出欠フォームに基づいて前記区分所有者から送られた、議案毎の前記区分所有者の識別情報を含む回答情報を前記所有者管理手段と関連づけて前記区分所有者ごとの回答として記録し、当該回答情報が前記区分所有者の委任者を含む情報である場合は、当該委任者の議決権数に当該区分所有者の議決数を加算する回答受付手段と、
   前記回答受付手段により回答された所有者の回答と前記議決数情報に基づいて、当該区分所有者から議決権行使の投票がさらにあった場合は前記委任者の議決権数を自動的に更新して、議決数をカウントし、前記総会データベースに格納されている総会情報の議案成否を判断する集計手段と、を備えることを特徴とする、総会支援サーバ。
   
   

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