JP2015041178A

JP2015041178A - 投票支援システム

Info

Publication number: JP2015041178A
Application number: JP2013171064A
Authority: JP
Inventors: 元彰山崎; Motoaki Yamazaki
Original assignee: GURANTO KK
Current assignee: GURANTO KK
Priority date: 2013-08-21
Filing date: 2013-08-21
Publication date: 2015-03-02

Abstract

【課題】集計の透明性を確保して総会の公平性を担保し、さらに迅速処理を行うことで利便性を高める総会支援システムを提供する。【解決手段】投票支援システムは、投票支援サーバ２を有し、投票支援サーバ２は、構成員固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段１４と、出欠フォームに基づいて識別された構成員に対し回答を求める画面表示を行い構成員ごとの回答を受け付ける事前回答受付手段１５と、投票受付信号を受信したとき、議案毎の回答情報を構成員と関連づけて受信するように構成員端末４に通知を促す回答受信通知手段１７と、回答受信通知手段１７により回答開始信号を受信すると、議案ごとに賛否の選択肢を表示させて回答を受け付ける回答受付手段１６と、事前回答受付手段１５により既に回答を行った構成員が回答受付手段１６により回答した場合は、議決権数を議案毎に更新する集計手段１８と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は、マンション管理団体、学術団体、労働組合などの各種団体が開催する会合の出欠管理及び委任管理などの各種支援を行うための投票支援システムに関し、特に、マンション管理団体が開催する分譲マンションの区分所有者を対象に行う総会支援に好適な投票支援システムに関する。

多数の構成員を有する各種団体は、当該団体の意思決定を行うために、総会を開催して、議案を投票により決定する方法が多くとられている。各種団体の例としては、学術学会、会社の株主総会、分譲マンションの総会などがあげられる。特に、分譲マンションには、年に一回の総会の開催が義務づけられており、区分所有者を対象に予算承認や決算報告などの議題について投票により議決を求めている。

しかし、団体の構成員、特にマンションという閉ざされた環境では、暗黙的な固有のルールも多数存在し、総会の投票に関してもあるべき姿からかけ離れた対応が多数見受けられる。

例えば、総会日は構成員全員の日程調整に基づいて決定されるものではないことから、総会当日に都合がつかない構成員が存在する。総会当日欠席の構成員については、事前投票箱などを設け期日前投票を行うことが慣例的になされているが、当該投票の結果を関係者が予め確認できることもあり、事前投票の集計の透明性の問題や、反対意見を投票した特定の構成員の差別につながるという問題が指摘されている。さらに、総会当日欠席の構成員については、議長に賛同したものとして取り扱われるなどの運用に基づいて総会が進行されている場合もあり、公平性に問題があるとの意見も多い。さらに、委任状集めなども行われている。

このような問題に鑑み、総会の投票を電子投票にするためのシステムが種々公知となっている。例えば、特許文献１には、ネットワークを通じて議案質疑と賛否投票を行うと共に、総会、具体的には株主総会の実況中継を行う総会開催のシステムが開示されている。

また、特許文献２には、郵送に変えてネットワークを用いて議決権を行使する際に、第三者のなりすましを防止するために株主識別子と議決権識別子とを照合し、照合できた場合にのみ賛否識別子を受信してデータ記憶手段に記録、集計するネットワークシステムが開示されている。

特許文献３には、株主総会における議案に対する賛否をコンピュータのアルゴリズムで自動的に計算し、株主の議決権行使に関するアドバイスを行って合理的に支援するようにした議決権行使支援システムが開示されている。

特許文献４には、総会に提出しようとしている議案内容に対する非承認理由を表示して議案の修正を支援したり、総会に提出された議案内容を表示して議案への投票を支援するシステムが開示されている。

特開２００１−２０９６８７号公報特開２００３−１６２５４号公報特開２００５−１００３８６号公報特開２００４−２４０７３５号公報

しかし、上記特許文献１乃至特許文献４に開示のシステムは、インターネットを用いて総会決済における議案の投票を行なうことで、総会の欠席及び委任状などに関する問題は解消されているが、依然として下記の問題があった。すなわち、投票者は他の構成員に対して匿名性があり、また、総会会場に行く必要がないことから反対意見又は動議の意思表示がしやすく、総会の議案決定がスムーズに進まなくなるという問題もあった。

また、分譲マンションの区分所有者を対象にした総会においては、マンションの管理会社が開催するものであるが、総会の運営は居住者である役員が実質的に担っており、事前の期日前投票の結果の透明性が不十分であるという問題があった。

また、区分所有者の各々が必ずしも同じ議決数をもっているとは限らず、マンションの所有面積に応じて異なる議決数を有する扱いをしている場合もあることから、議決件数を正確にカウントすることが困難であり、総会の進行が長引くという点も指摘されていた。しかも、決議のための可決ラインが異なる議事が含まれているような場合、これらの集計がさらに煩雑で総会の長時間化の原因につながるという利便上の問題があった。

したがって、本発明が解決しようとする技術的課題は、集計の透明性を確保することで総会の公平性を担保し、さらに迅速に処理を行うことで利便性を高めることができるマンションの投票支援システムを提供することである。

本発明は、上記技術的課題を解決するために、以下の構成の投票支援システムを提供する。

本発明の第１態様によれば、識別された投票者である団体の構成員が使用する携帯端末で構成された構成員端末と、前記団体の会合運営に用いられる運営者端末と、投票支援サーバとでネットワークを構成する投票支援システムであって、
前記投票支援サーバは、前記構成員に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する構成員管理手段と、
前記投票を行う会合に関する会合情報を格納する会合データベースと、
前記会合データベースに格納されている会合ごとに、所有者管理手段により管理されている前記構成員の情報を含み、前記構成員に配送される前記構成員固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段と、
前記出欠フォームに基づいて識別された前記構成員端末に対し、前記会合データベースに格納されている会合の出席、委任状提出及び事前議決権行使の回答を求める画面表示を行うとともに、前記構成員端末から識別された構成員ごとの回答を受け付ける事前回答受付手段と、
前記運営者端末からの投票受付信号を受信したとき、議案毎の回答情報を前記構成員管理手段と関連づけて受信するように前記構成員端末に通知を促す回答受信通知手段と、
前記回答受信通知手段により回答開始信号を前記構成員端末から受信すると、前記会合データベースに格納されている会合情報の議案ごとに賛否の選択肢を表示させて回答を受け付ける回答受付手段と、
前記事前回答受付手段及び回答受付手段による回答を集計すると共に、前記事前回答受付手段により既に回答を行った構成員から、前記回答受付手段により回答された構成員の回答がさらにあった場合は、議決権数を自動的に議案毎に更新して、議決数をカウントし、前記会合データベースに格納されている会合情報の議案成否を判断する集計手段と、を備えることを特徴とする、投票支援システムを提供する。

本発明の第２態様によれば、前記集計手段は、前記事前回答受付手段による前記構成員端末からの回答が委任者を特定した委任状の情報であった場合は委任者に議決権数を加算すると共に、前記回答受付手段がさらに前記委任状提出者から回答を受け付けた場合、前記委任者の議決権を減算することを特徴とする、第１態様の投票支援システムを提供する。

本発明によれば、総会に関する情報を投票支援サーバに格納し、投票者である団体の構成員の回答と議決権数とを関連づけて管理することで、投票者からの投票をそのまま投票者に関連づけて管理することができ、議決権の集計を容易にかつ正確性及び公平性を実現することができる。また、構成員端末は、携帯端末で構成されていることから、総会会場以外の遠隔地から事前に又は総会開催時にリアルタイムで投票を行うことができるため、総会への欠席を減らすことができる。さらに、同じ構成員端末からの複数回の投票があった場合においても集計を容易にすることができる。また、投票受付信号の受信時の投票を議決権数の最終集計とすることができ、議決件数の集計を明確にすることができる。

本発明の投票支援システムの実施形態にかかるマンションの総会支援システムの全体構成図である。図１の総会支援システムによる総会終了までの処理の流れを示すフローチャートである。ログイン時に総会運営者端末に表示されるログイン画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される各処理画面の画面遷移図である運営者端末装置に表示される処理画面のユーザー情報の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の総会事務局情報の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面のマンション情報の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の議決権設定画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の区分所有者情報画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の総会議決案情報画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の総会情報追加画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の議案内容表示画面の画面表示例を示す図である。出欠フォームの構成例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の印刷依頼画面の画面表示例を示す図である。構成員端末装置に表示される事前投票処理の表示例を示す遷移図である。運営者端末装置に表示される処理画面の投票状況一覧画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の投票状況画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される処理画面の投票結果画面の画面表示例を示す図である。運営者端末装置に表示される総会開始確認画面の表示例を示す図である。構成員端末装置に表示される総会当日の投票処理の表示例を示す遷移図である。

以下、本発明の投票支援システムの一実施形態に係るマンションの総会支援システムについて、図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の投票支援システムの実施形態にかかるマンションの総会支援システムの全体構成図である。本システム１は、システム運営者が操作する支援サーバ２と、当該システムの利用者である総会運営者が操作する運営者端末装置３と、総会運営者が管理するマンションの区分所有者が操作する構成員端末装置４とがネットワーク５により接続されたシステムである。

ネットワーク５は、例えば、インターネット、イントラネット、エクストラネット、ＬＡＮ、ＭＡＮ、ＷＡＮ、あるいはこれらの組合せ等、様々な形態のものが含まれ、有線であるか無線であるか、さらには有線および無線の混在型であるかは問わず、要するに、複数地点（距離の長短は問わない。）間で、ある程度の速度をもって情報を伝送することができるものであればよい。また、後述するように、構成員端末装置４は、汎用の携帯電話、スマートフォンなどで構成されるため、これらを利用する限りにおいて、電話通信回線なども含まれる。

支援サーバ２は、１台又は複数台のコンピュータにより構成され、マンションの総会運営者が運営するマンションの総会に関する一切の処理を支援する。具体的には、総会議題の通知、区分所有者の総会出欠及び委任者の管理、総会議題の可決数の管理などを行う。支援サーバ２には、上記処理に関する処理演算部６、運営者データベース７，マンションデータベース８，区分所有者データベース９，総会データベース１０，出欠管理データベース１１を備えている。これらのデータベースは、それぞれリレーショナルデータベースであり、それぞれのデータベースに付されているキー情報により紐付けされ、互いにリンク可能に構成されている。また、支援サーバ２には、ｗｅｂデータなどの各種データ１９も保存されている。

処理演算部６には、所有者管理手段１２、総会情報作成管理手段１３、出欠票作成手段１４、事前回答受付手段１５、回答受付手段１６、回答受信通知手段１７、集計手段１８が設けられており、それぞれ、後述する支援サーバ２の各処理を司る。

運営者端末装置３は、１台又は複数台のコンピュータにより構成され、マンションの総会の準備及び開催時に必要となる支援サーバ２を、ネットワーク５を介して操作する。後述するように、運営者端末装置３は、マンションや総会などの情報登録時にはコンピュータが好適であり、総会当日の運営管理には携帯端末又はタブレット型コンピュータを好適に用いることができる。運営者端末装置３は、後述するように、ユーザーのログインＩＤを用いて支援サーバ２にアクセスする。

構成員端末装置４は、携帯電話、スマートフォン、タブレット型コンピュータなどの携帯端末により構成され、マンションの総会への出欠の連絡及び事前の又は総会当日の議決権行使を行なうための装置である。

図２は、本実施形態の総会支援システムによる総会終了までの処理の流れを示すフローチャートである。図２に示すように、本実施形態にかかる総会支援システムは、事前登録、総会準備、総会当日のそれぞれの手続期間において、処理を行なうものであり、これらの手続期間ごとに説明をすすめる。

事前登録は、システム運営者が支援サーバ２に運営者端末装置３の詳細及びマンション情報の登録を行い（Ｓ１０１）、この完了通知を受けた総会運営者が、運営者端末装置３を用いて区分所有者の登録を行う（Ｓ２０１）処理である。登録事項としては、総会運営者端末３の利用者である総会運営者の名称、住所、契約ユーザー氏名などの情報、ログインＩＤ及びパスワード、管理するマンションの名称、住所などの書誌的情報、マンションの階数、部屋番号、また区分所有区画ごとの議決権数（例えば、初期値として全員１とする。）などが挙げられる。

総会運営者の情報などは運営者データベース７に、マンションの名称などの書誌的情報はマンションデータベース８にそれぞれ格納される。また、本実施形態では、ユーザーは、総会運営者単位で行われており、当該総会運営者が複数のユーザーを登録することも可能である。なお、運営者データベース７及びマンションデータベース８に格納される情報は、それぞれどの運営者がどのマンションを管理しているかなどの情報により紐付けされ、両データベースの情報は互いにリンクして使用可能に構成されている。

支援サーバ２は、総会運営者及びこの者が管理するマンションについての事前登録（Ｓ１０１）が終了すると、総会運営者端末３に対し、登録が終了した旨の連絡を行う。なお、マンションに関する情報については、簡易的な情報の登録に留まり、区分所有者の氏名、議決権の詳細などについては、後述するように、総会運営者が、運営者端末装置３から支援サーバ２にアクセスして情報の追加、修正を行う。運営者端末装置３から支援サーバ２へのアクセスは、予め通知されているＵＲＬを入力することによりｗｅｂ形式で以下の処理を進行させる。追加する情報としては、各区分所有者の氏名などの情報であり、これらの情報は、出欠フォームの発送に用いられる。

図３は、ログイン時に総会運営者端末３に表示されるログイン画面表示例を示す図である。この画面１０１では、事前登録（Ｓ１０１）が終了し、総会運営者に付与されたログインＩＤ及びパスワードをそれぞれの入力欄２１，２２に入力し、ログインボタン２３を操作することで、それらの情報が支援サーバ２に送信される。送信された情報が、運営者データベース７に格納されている情報と一致すれば、次の区分所有者の登録（Ｓ２０１）又は総会・議案の登録などの各処理画面に移行する。

図４は、運営者端末装置に表示される各処理画面の画面遷移図である。総会運営者端末３に表示される処理画面には、図４に示すように、ユーザー情報、区分所有者情報、総会決議案情報、集計/印刷の４つの１次メニュー画面が用意されている。これらのメニューは、例えば図５の画面表示例に示すように、画面のヘッダ部分１０２に設けられている各メニューボタン１０４〜１０７及びメニューごとに変更表示されるサブメニューボタン１０８〜１１０により画面を移動することができる。

なお、事前登録においては、インフォメーション、ユーザー情報、区分所有者情報の３つの画面のみを操作するため、総会決議案情報、集計/印刷のメニュー画面については総会準備及び総会当日の処理において説明する。

インフォメーション画面１１１は、ログインが完了した後に表示される画面であり、利用者である総会運営者に対して通知したい情報を表示する。インフォメーション画面１１１に表示されている情報を選択することで、インフォメーションの詳細を示す二次メニュー画面１２１が表示される。

ユーザー情報画面１１２は、契約ユーザーである総会運営者の情報、総会事務局の情報、総会運営者が管理するマンションの情報を表示する画面であり、運営者データベース７及びマンションデータベース８の情報に基づいて作成される。ユーザー情報画面１１２は、さらに、契約ユーザー情報１２２，総会事務局情報１２３，マンション情報１２４の２次メニュー画面を備えており、詳細は後述するように、それぞれ必要な情報が表示され、情報の更新が可能となっている。

区分所有者情報画面１１３は、契約ユーザーである総会運営者の管理するマンションの区分所有者に関する情報を表示する画面であり、さらに区分所有者の詳細を示す２次メニュー画面１２５を備えている。区分所有者情報画面１１３に表示される情報は、マンションデータベース８及び区分所有者データベース９に記憶されており、所有者管理手段１２が各処理を司る。

図５は、運営者端末装置に表示される処理画面のユーザー情報の画面表示例を示す図である。図５は、ユーザー情報画面１１２のうち、契約ユーザー情報画面１２２が表示されている状態を示している。契約ユーザー情報画面１２２には、ユーザーとしての総会運営者の情報が表示されている。本実施形態では、ユーザー名の欄２４を選択することで、ユーザーに関する詳細な情報が表示され、当該画面において登録データの変更/更新が可能となっている。また、チェックボックス２５にチェックを入れ、削除ボタン２６を操作すると、利用者である総会運営者の担当者である登録ユーザーの削除が可能である。

図６は、運営者端末装置３に表示される処理画面の総会事務局情報の画面表示例を示す図である。総会事務局情報画面１２３には、総会事務局としての総会運営者の情報が示されている。本実施形態では、総会事務局の情報の欄２７を選択することで、総会事務局に関する詳細な情報が表示され、当該画面において登録データの変更/更新が可能となっている。

図７は、運営者端末装置３に表示される処理画面のマンション情報の画面表示例を示す図である。マンション情報画面１２４では、マンションデータベース８に格納されている情報に基づいて総会事務局の管理対象となっているマンションの情報を一覧として抽出する画面（図示なし）を表示し、当該一覧からマンションを選択すると、図７に示すように選択されたマンションのフロア構造が表示される。マンション情報画面１２４及びその下位メニュー画面では、情報の変更、更新が可能であり、この画面で変更された情報は、支援サーバ２に送信されマンションデータベース８に格納される。

マンション情報画面１２４に表示されているフロア構造２８は、マンションの階数ごとに分譲区画の割当がなされて表示されている。フロアごとに区画数が異なる場合や飛び番などで空き番号がある場合などは、当該空き番の区画には部屋番号が表示されないようになっている。なお、当該空き番を有効にするためには、有効ボタン３３を操作することによりすることができる。一方で、既存の区画を空き番にする場合は、チェックボックス３４を選択して無効ボタン３５を操作することにより行うことができる。

また、例えば、増床などによりフロアの階数を変更する場合は階追加ボタン２９を、部屋を追加する場合は部屋追加ボタン３０選択することにより行うことができる。また、マンション名を変更したい場合は、名称変更ボタン３１を操作する。

議決権数ボタン３２は、区画ごとに設定されている議決権数を変更する際に操作する。上記のように、マンションの区分所有者に与えられている議決権数は、すべて同じとは限らず、区画の面積に応じて異なっている場合がある。本実施形態では、上記の通り、初期値としてすべての区画に１を付与しているため、議決権数が区画ごとに異なる場合にこのボタン３２を操作する。議決権数ボタン３２を操作すると、図８に示す３次メニュー画面である議決権設定画面１３１に切り替わる。議決権設定画面１３１では、マンションデータベース８に現在格納されている区画ごとの議決権が表示されており、入力欄３６に議決権数を入力することでマンションデータベース８の情報が更新される。

図９は、運営者端末装置３に表示される処理画面の区分所有者情報画面１１３の画面表示例を示す図である。図９に示す区分所有者情報画面１１３では、既に区分所有者情報が入力されている状態を示しているが、事前登録時には、追加ボタン３７を操作することで、区分所有者の情報を入力し、支援サーバ２の区分所有者データベース９に情報を登録する。区分所有者情報画面１１３では、対象マンションのフロア構造の表示中に区分所有者の名称３８が表示されており、当該名称を選択することで、詳細情報表示（図示なし）に切り変わって表示される。

事前登録時は、上記の各画面が一例として図５から図９に示されるように表示されていればよく、支援サーバ２の運営者データベース７、マンションデータベース８、区分所有者データベース９にこれらの情報が更新されて格納される（Ｓ１０２）。

次に総会準備の処理について説明する。総会準備の処理は、総会運営者が総会の開催情報及び議案を登録し（Ｓ２０２）、これに関する出欠フォームを区分所有者に発送する。この処理は、出欠表作成手段１４が司る。また、出欠フォームにより出欠及び議決権行使などの事前投票手続（Ｓ３０１）を行った区分所有者についての情報の登録（Ｓ１０４）、管理及び集計（Ｓ１０５）も併せて行われ、この処理は所有者管理手段１２及び事前回答受付手段１５が司る。

まず、総会運営者による総会情報の登録について説明する。この処理は、総会情報作成管理手段１３が処理を司る。総会運営者は、運営者端末装置３を操作して図３に示すログイン画面から支援サーバ２のシステムにログインし、図１０に示す総会議決案情報画面１１４を表示する。

総会議決案情報画面１１４には、当該総会運営者が管理するマンションにおいて開催される既登録の総会情報３９が総会データベース１０から抽出され、一覧形式として表示されている。総会情報には、総会名などの書誌的情報や開催日などの日付データ及び現在の総会状況が表示されている。

総会議決案情報画面１１４において、登録されている総会情報を削除するには、チェックボックス４２にチェックを入れ、削除ボタン４３を押すことで、総会情報が削除される。

表示されている総会情報に加えて、新たな総会情報を総会データベース１０に追加する場合は、追加ボタン４０を操作する。図１１は、総会情報追加画面の画面表示例である。総会情報追加画面１２６ａは、図４の総会情報詳細メニュー１２６の一例であり、総会運営者が管理する総会の情報を当該総会運営者と関連づけて新たに追加する。

総会情報追加画面１２６ａには、図１１に示すように、総会名や開催日時などの情報を入力する入力欄４６が設けられており、当該入力欄に必要情報を入力した後、追加ボタン４７を押下することで、入力した情報が支援サーバ２に送られ総会データベース１０に格納される。なお、入力欄４６に入力する情報のうち、マンション名及び議長については、それぞれマンションデータベース８及び区分所有者データベース９に格納されている情報から、本総会管理者に関連づけられたものを抽出してプルダウンメニューにより選択可能になっている。

また、図１０に示す総会議決案情報画面１１４において、議案情報ボタン４１を操作すると、図１２に示す当該総会の議案内容表示画面１２６ｂに切り替わり、当該総会に登録されている議案の一覧４８が表示される。なお、当然であるが、対象となっているマンションの総会に登録されている議案が存在しない場合は、各議案についての一覧表示はなされない。議案の一覧４８に記載されている議案番号５２を選択することで、議案についての詳細表示（図示なし）に切り替わる。

当該総会についての議案を追加するには、追加ボタン４９を操作し、議案追加画面（図示なし）において、議案名、議案番号、可決条件などの情報を入力する。一方で、議案を削除するには、チェックボックス５０にチェックを入れ、削除ボタン５１を押下することにより、当該チェックされた議案が削除される。

総会情報及び議案情報が総会データベース１０に格納された状態で、印刷指示の操作を行うと、支援サーバ２の処理演算部６の出欠票作成手段１４は、出欠票のデータを作成（Ｓ１０３）する。また、印刷指示の処理を総会運営者が忘れていたような場合、たとえば、当該総会の開催日から所定期間（例えば２週間前）となった場合には、総会運営者に電子メールなどで注意を促すか、出欠票のデータを作成印刷されるようにしてもよい。出欠票作成手段１４により作成される出欠フォームは、総会データベース１０に格納されている総会ごとに、区分所有者の情報を含んだ区分所有者固有のものであり、例えば、図１３に示すような書面であり、図１４に示す印刷依頼画面において、出欠票の印刷依頼を行う出欠票のデータが、総会運営者端末からの指示に従って、運営者端末装置３に送信され、印刷されて区分所有者に発送される。なお、当該出欠票のデータ印刷を総会運営者端末側で行う必要はなく、例えば、支援サーバ２側で行ってもよい。

図１４に示す印刷依頼画面１２７は、総会データベース１０に登録された総会について、出欠フォームの印刷を依頼するための画面であり、印刷の対象となる総会の一覧情報５５が表示されている。これらの総会について、印刷に関するステータス５４が併せて表示されており、印刷未了又は印刷終了の状態を判別できるようになっている。なお、ステータスが印刷終了となり、区分所有者に当該出欠フォームが送付された後において、後述のように区分所有者からの出欠連絡の受付を開始する。当該出欠連絡受付日以後には、総会情報作成管理手段１３は、当該総会についての総会データベース１０のデータ更新を禁止する。

図１３に出欠フォームの構成例を示す。出欠フォームには、総会名や区分所有者の氏名などの形式的な情報９０、出欠連絡の手順９１が記されている。出欠フォームを受け取った区分所有者は、出欠フォームに記載されている情報にしたがって、総会出欠の連絡、事前議決権行使の投票の手続を行う（図２のＳ３０１）。

出欠フォームは、区分所有者ごとに区分所有者の各種情報を含めた固有のものが作成され、出欠フォームのＱＲコード（登録商標）にもこれらの情報が含まれている。例えば、出欠連絡の手順の欄９１には、構成員端末装置４としての携帯電話又はスマートフォンにより読み取り可能なＱＲコード（登録商標）９２が印刷されているが、このコードを読み取ることにより、区分所有者専用の事前投票手続が可能となる。また、コードが読み取り不可能な構成員端末装置４を用いている場合は、特定のＵＲＬを用いて投票受付用ページにアクセスし、区分所有者毎に付与されているユーザーＩＤ及びＰＷ９３を用いて事前投票手続を進める。

なお、出欠フォームに印刷されているＱＲコード（登録商標）９２には、区分所有者の情報が格納されており、当該ＱＲコード（登録商標）９２を読むことで、どの区分所有者が総会に投票したかを判別することができる。

以下、区分所有者が、総会への出席の連絡や議決権行使など投票を総会の開催前に行う事前投票の処理について、構成員端末装置４としてスマートフォンを用いた場合を例にとって説明する。図１５は、構成員端末装置４に表示される事前投票処理の表示例を示す遷移図である。事前投票処理は、事前回答受付手段１５が処理を司る。

出欠連絡の手順の欄９１に印刷されているＱＲコード（登録商標）９２を読み取る等の手段により、構成員端末装置４が出欠回答ページにアクセスすると図１５に示す初期画面１４０が表示される。初期画面は区分所有者ごとに識別された別個のものであり、初期画面には、回答のカテゴリーとして、出席通知１５０、委任状１５１、議決権行使１５２のそれぞれのボタンが設けられており、いずれかのボタン選択することで、その情報が支援サーバ２に送信される。なお、本実施形態においては、携帯端末による構成員端末装置を使用しており、後述するように、遠隔地からの総会参加も可能であるため、欠席通知を準備する必要がなく、多くの参加者を期待することができる。

出席通知ボタン１５０を選択した場合は、当該回答情報が支援サーバ２に送信され、事前回答受付手段１５により、出欠管理データベース１１に当該区分所有者出席の回答をした旨が記録される。また、構成員端末装置４に図１５に示す出欠連絡完了の画面１４２を表示させる。

委任状１５１を選択した場合は、図１５に示す委任選択画面１４１が表示され、委任先入力欄１５３の委任先の選択を促される。委任先の情報は、区分所有者データベース９に格納されている当該マンションの区分所有者が選択肢として表示される。この情報、すなわち、委任状の提出者及び委任者である当該区分所有者についての情報は支援サーバ２に送信され出欠管理データベース１１に登録される。

委任者の選択が終了すると、出欠連絡完了の画面１４２に切り変わり、委任状提出の処理が完了する。

一方で、議決権行使を選択する場合は、図示しない議案一覧が表示され、当該一覧表示中の議案を選択することで、表示が切り替えされて図１５に示す投票画面１４３、１４４に移行する。投票画面１４３、１４４では、議案毎の選択ボタン１５４が表示されており当該議案についての投票が可能である。具体的には、投票選択欄１５４から、賛成、反対、棄権のいずれかを選択することで、当該区分所有者について、どの議案についての投票結果の各回答情報が支援サーバ２に送信される。なお、図１５においては、第１号議案についての事前投票が終了すると、第２号議案の投票画面１４４に移行するように構成されているが、議案毎の投票が終了すると、議案一覧画面（図示なし）に戻るように構成してもよい。

なお、出欠管理データベース１１への情報の更新が行われた場合は、集計手段１８によりその都度議決数の集計を行なう（Ｓ１０５）。この集計データは、回答を完了させた区分所有者について、マンションデータベース８に格納されている議決権数の情報を参照して議決権数の情報に基づいて集計され、この集計結果については、図１６に示す投票状況一覧画面により運営者端末装置３からいつでも確認することができる。

なお、これらの事前投票処理において、区分所有者の出席、委任状及び議決権行使情報の送信については、出欠管理データベース１１の情報更新を認め複数回の受付を可能にしてもよいし、一度のみの受付としてもよい。

構成員端末装置４からの出欠の集計については、図１６に示すように投票状況一覧画面１２８により確認可能であり、当該画面には、構成員端末装置４からの出欠の受付が行われた総会の一覧５６が表示される。

図１７は、運営者端末装置３に表示される処理画面の投票状況画面１３２の画面表示例を示す図である。この画面では、構成員端末装置４からの回答情報の集計状況を確認することができる。投票状況画面１３２では、各区分所有者が行った総会への回答情報として、総会出席状況６３として出席予定、欠席予定（議決権行使の有無）、委任の情報が表示される。また、総会出席状況６３の情報が委任の場合は、委任先の情報も格納される。さらに、議決権を行使した場合は、既に投票が完了しているかどうかを示す投票状況が表示される。

また、集計完了時点での予定総会出席者数６１及び予定議決権数６２の情報が表示される。

総会データベース１０に格納されている総会の開催日になると、構成員端末装置４からの事前投票の受付が締め切られ、総会当日の処理が行われる。なお、上記の通り、総会当日は、総会運営者は、総会会場において運営者端末装置３として携帯端末を利用して総会の進行に応じて支援サーバ２に総会経過情報を送信することで、支援サーバ２内における総会の進行状況の更新をしつつ、構成員端末装置４に対してその進行状況に応じた本投票処理用の画面表示をするように指示を行う。

総会当日の処理は、総会データベース１０に格納されている総会情報の総会開催日時に基づく所定のタイミングで支援サーバ２の回答受信通知手段１７から運営者端末装置３に総会開始信号を送信する（Ｓ１０６）。この信号を受けた運営者端末装置３には、図１９に示す総会開始の確認画面１５５が表示される。運営者が総会の開始（受け付け開始）状況に応じて、当該画面を確認し、総会開始ボタン１５６を押下して投票受付信号を送信（Ｓ２０４）することで、支援サーバ２が総会開始のステータスとなる。

なお、図１９に示す例では、出席見込み者が総会の定足数を満たし、総会が成立している状態を示しているが、定足数に満たず総会が成立しない場合は、総会が不成立であることを示す画面（図示なし）が運営者端末装置３に表示され、総会の開催が見送られる。

図１９に示す総会開始の確認画面より投票受付信号を送信する（Ｓ２０４）と、その情報が支援サーバ２に送信され、票決数を再集計し（Ｓ１０７）、投票状況を運営者端末装置３及び構成員端末装置４に通知する（Ｓ２０５及びＳ３０２）。

図２０は、総会当日の投票処理において構成員端末装置４の画面の表示例を示す遷移図である。総会当日の投票処理は、会場での出席者及び遠隔地からの出席者共に同じ処理を行うことができる。なお、図２０に示す構成員端末装置４の画面表示は、運営者端末装置３及び構成員端末装置４の操作に伴って総会の進行状況が通知され支援サーバ２から送信される情報に基づいて画面の切り替えがなされる。

すなわち、総会開始が行われてから、総会会場に存在する運営者端末装置３によって、実際の総会の進行状況に応じてリアルタイムに総会の進行状況が支援サーバ２に通知され、当該進行状況に応じて構成員がなすべき動作に応じた画面が構成員端末装置４に表示される。構成員は、当該総会の進行状況に応じて、議案の質疑、動議などを任意に行うと共に、投票行為を構成員端末装置４を通じて支援サーバ２に送信し、支援サーバ２はこれらの端末から受信した情報をもとに,後述するように総会の議案の成否を判断する。

図２０に示す総会出席確認画面１６０は、総会の受付開始から当該区分所有者が総会への出席を表明するまでの状況に表示される。総会出席確認画面１６０では、総会の受け付けが開始され、投票受付信号を受信した支援サーバ２が構成員端末装置４に区分所有者を特定した状態で総会の出欠を確認する。総会出席確認はすべての区分所有者に行ってもよいし、出席通知をした者のみに送信してもよい。なお、本実施形態では、事前に議決権行使を行った区分所有者及び委任状を提出した区分所有者にも総会出席確認を行っており、事前投票処理を行った者が総会出席で再度の投票をすることを許容している。

総会出席確認画面１６０において、区分所有者が出席確認ボタン１７０を押下し、総会に出席することを表明すると、その情報が支援サーバ２に送信され、総会受付完了画面１６１が当該区分所有者に表示される。

出席者の情報を受信した支援サーバ２は、出欠管理データベース１１における当該出席者の情報を更新する。なお、当該出席者が既に構成員端末装置４から委任又は議決権行使を行っていた場合は、これらの情報を出席に書き換え、既に投票されている議決権数や委任者への委任数を更新する。これにより、二重投票の問題が解消され、総会の公平性を担保することができる。

総会受付完了画面１６１は、当該区分所有者が出席を表明してから、出席受け付けが締め切られ議案の説明が開始されるまでの間における進行状況において表示される画面である。総会受付完了画面１６１には、当該区分所有者が他人の議決権を委任されている場合は、委任人数の表示１７１がなされるようになっている（Ｓ２０５、Ｓ３０２）。

なお、総会の総会会場及び遠隔地からの出席者に対しては、電子書籍若しくは紙を参照に議案の参照を行う。また、総会会場において議案の説明が行われた場合は、遠隔地からの参加者は、ネットワークを通じて議案説明を傍聴する。

総会会場で議案の説明が終了し、当該議案の賛否投票が開始される状況に進行すると、運営者端末装置３は、構成員端末装置４の画面を投票画面に切り替えるように支援サーバ２に情報を送り、これを受けた支援サーバ２が構成員端末装置４の表示を議案毎の投票画面１６２に切り替える（Ｓ１０８）。

構成員端末装置４における議案への本投票手続（Ｓ３０３）は、投票画面１６２に表示されている、賛否のボタン１７２を選択して投票し、投票情報を支援サーバ２に送信する。投票が完了すると投票完了画面１６３が構成員端末装置４に表示される。支援サーバ２は、構成員端末装置４から送られた投票情報を出欠管理データベース１１に格納し、議決権数を集計する。

総会において議案の投票時間が完了すると、運営者端末装置３は支援サーバ２にその旨の情報を送り、出欠管理データベース１１に総会出席者の投票情報の格納を終了させる。その後、運営者端末装置３が、投票結果ボタン５８を操作することで、図１８に示す議案ごとの投票結果１３３の表示が運営者端末装置３になされる（Ｓ２０７）。議案が可決するかについては、上記の通り、賛成票数が総会の議案登録時に設定した可決条件を満たしているかにより判断され、可決条件を満たしている場合は、議案可決の登録を行うとともに、議案結果画面１６４を構成員端末装置４に表示させる（Ｓ３０５）。

以上の議案毎の本投票の処理を当該総会において予定されているすべての議案に対して終了させると、運営者端末装置３は総会経過情報を送信して支援サーバ２を総会終了のステータスに切り替え、総会を終了させる。

以上説明したように、本実施形態にかかる投票支援システムによれば、総会の出欠管理及び集計において集計の透明性及び公平性を確保することができ、さらに、議決権数に基づく集計の利便性を向上させることができる。また、携帯端末を利用した構成員端末装置を使用しているため、総会会場及び遠隔地のいずれからも総会に参加することができ、さらに、二重投票などの問題を解消することができる。

なお、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、その他種々の態様で実施可能である。例えば、上記実施形態は、分譲マンションの区分所有者を構成員とするマンションの総会を例としているが、他の種類の団体における会合において行われる投票を支援するシステムとして広く用いることが可能である。

１総会支援システム
２支援サーバ
３運営者端末装置
４構成員端末装置
５ネットワーク
６処理演算部
７運営者データベース
８マンションデータベース
９区分所有者データベース
１０総会データベース
１１出欠管理データベース
１２所有者管理手段
１３総会情報作成管理手段
１４出欠票作成手段
１５事前回答受付手段
１６回答受付手段
１７回答受信通知手段
１８集計手段
１９各種データ

Claims

識別された投票者である団体の構成員が使用する携帯端末で構成された構成員端末と、前記団体の会合運営に用いられる運営者端末と、投票支援サーバとでネットワークを構成する投票支援システムであって、
前記投票支援サーバは、前記構成員に関する識別情報及び議決数情報とを関連づけて記憶管理する構成員管理手段と、
前記投票を行う会合に関する会合情報を格納する会合データベースと、
前記会合データベースに格納されている会合ごとに、所有者管理手段により管理されている前記構成員の情報を含み、前記構成員に配送される前記構成員固有の出欠フォームを作成する出欠票作成手段と、
前記出欠フォームに基づいて識別された前記構成員端末に対し、前記会合データベースに格納されている会合の出席、委任状提出及び事前議決権行使の回答を求める画面表示を行うとともに、前記構成員端末から識別された構成員ごとの回答を受け付ける事前回答受付手段と、
前記運営者端末からの投票受付信号を受信したとき、議案毎の回答情報を前記構成員管理手段と関連づけて受信するように前記構成員端末に通知を促す回答受信通知手段と、
前記回答受信通知手段により回答開始信号を前記構成員端末から受信すると、前記会合データベースに格納されている会合情報の議案ごとに賛否の選択肢を表示させて回答を受け付ける回答受付手段と、
前記事前回答受付手段及び回答受付手段による回答を集計すると共に、前記事前回答受付手段により既に回答を行った構成員から、前記回答受付手段により回答された構成員の回答がさらにあった場合は、議決権数を自動的に議案毎に更新して、議決数をカウントし、前記会合データベースに格納されている会合情報の議案成否を判断する集計手段と、を備えることを特徴とする、投票支援システム。
前記集計手段は、前記事前回答受付手段による前記構成員端末からの回答が委任者を特定した委任状の情報であった場合は委任者に議決権数を加算すると共に、前記回答受付手段がさらに前記委任状提出者から回答を受け付けた場合、前記委任者の議決権を減算することを特徴とする、請求項１に記載の投票支援システム。