JP2004213375A - 業務管理サーバ、業務管理システム及び業務管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】管理組合の組合員に対するアンケート依頼や組合員からのアンケート回収及び総会の委任状の提出を曜日や時間帯にかかわらず簡単に行うことができ、各組合員の利便性を増大するとともに、アンケート等の必要数以上の回収作業を省くことができ、組合役員の業務の負担を大幅に軽減することができる業務管理サーバ、業務管理システム及び業務管理方法を提供する。
【解決手段】管理サーバ５０は、組合員端末６１や組合員携帯端末６２に対して回答依頼情報を送信し、それぞれの端末から送信された回答情報を回収する。ここで、回答依頼情報が送信された後所定時間の経過後に、回収された前記回答情報を集計して回答情報が所定数に達していない場合、回答情報を送信していない端末に対して回答催促情報を通知する。また、集計された回答情報が所定数に達した場合、組合役員端末７０に対して回答充足通知情報を通知する。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、マンション等の管理組合業務における役員及び組合員間の各種情報通知及びアンケートの依頼・回収等を円滑に行う業務管理サーバ、業務管理システム及び業務管理方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
マンション等の集合住宅においては一般的に管理組合を設けて、住民を代表する役員によって運営し、組合員である住民の生活の向上を図っている。そのため、管理組合の役員会での決定事項や伝達事項を伝えるために、従来は伝達事項等が記入或いは印刷された回覧板や掲示板等を用いた伝達事項の回覧・掲示が行われていた。また、組合員の意見を役員会の決定事項等に反映させるために、組合員に対してアンケート用紙を配布し、後日それらの用紙を組合役員が直接回収していた。
【０００３】
このような管理組合における組合役員の管理業務を省力化するために、その管理業務の一部をコンピュータを用いることが有用である。例えば、グループウェア等を利用して管理組合サイトを立ち上げ、各組合員にユーザＩＤを発行した上で、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）で設備予約や連絡掲示を行うことがこれまでに提案されている。
【０００４】
例えば、集合住宅の管理組合によって開かれる会議を効率よく運営管理するために、コンピュータを用いて会議の開催案内や投票の督促を行い、賛否回答を集計管理するシステムが開示されている（例えば、特許文献１参照）。また、電子掲示板を用いて意見交換、意見調整及び問題解決を行う自動掲示板運営管理装置が開示されている（例えば、特許文献２参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−２６９３３９号公報
【０００６】
【特許文献２】
特開２００１−３３１４１３号公報
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述したような管理組合サイトにおいて集会場、会議室及び各種備品等の設備予約を行う場合、ＰＣ等を所有しない組合員は、管理人窓口が空いている時間（例えば、午前９時から午後５時までの間）しか管理人が管理するコンピュータを用いて予約することができないので不平等であるという苦情が出るという問題がある。
【０００８】
また、ＰＣ等を所有する組合員であっても、仕事等で平日の昼間に外出していることの多い組合員にとっては当該管理組合サイトを閲覧することは難しい。そのため、多くの組合員が管理組合サイトを閲覧することができるのは、平日の夜間又は休日に限られてしまう。しかし、組合員が仕事から帰宅した夜間や仕事がない休日に必ずＰＣ等を起動し、当該管理組合サイトにアクセスするとは限らない。したがって、管理組合サイトだけを利用して、全組合員に対して意思表示（賛否や委任状等）を求めることには制約がある。すなわち、平日の昼間等のわずかな空き時間等を用いて、伝達事項等を確認することができるとともに、上記意思表示をすることができるような手段を併用することが望ましい。
【０００９】
さらに、上記特許文献１や特許文献２で開示された技術では、各組合員がＰＣ等を持っていることが前提になっているが、すべての組合員家庭にＰＣが普及している訳ではなく、組合員自身のＰＣに対する操作スキルの問題もあるので、マンション等の管理組合業務のうち議決権行使等を管理組合サイトで全面的に行うことは難しい。従って、従来のような紙による議決案の賛否回答や委任状提出も併用することが望ましい。
【００１０】
一方、管理組合で総会を開催する場合、総会に参加できない組合員には通常、委任状を提出させて一定数以上の組合員の承諾を求め、総会での決定を成立させている。従来は、掲示板へ張り紙をしたり、上記管理組合サイトで掲示したりしていた。しかし、委任状等の提出増加になるような効果が少なく、総会として成立しないことが起こり得るという問題があった。このような場合、例えば、住民等にとって重要な案件を総会で審議し、何らかの結論を出す必要がある場合であっても、総会として成立しないので決定することができないという事態が生じてしまう。
【００１１】
そこで、従来は、最終的には管理組合の役員が個別の家庭を訪問する等して、総会に出席できない組合員から委任状を受け取る等の多大な手間を強いられている。そのため、管理組合総会の前日や当日になっても委任状や議決権回答が足りない事態も生じている。その結果、管理組合役員の負担が非常に大きくなり、本来の管理組合業務に割くべき時間が制約されたり、組合役員の私生活にも一部しわ寄せが来ている。
【００１２】
本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、管理組合の組合員に対するアンケート依頼や組合員からのアンケート回収及び総会の委任状の提出を曜日や時間帯にかかわらず簡単に行うことができ、各組合員の利便性を増大するとともに、アンケート等の必要数以上の回収作業を省くことができ、組合役員の業務の負担を大幅に軽減することができる業務管理サーバ、業務管理システム及び業務管理方法を提供することを目的とする。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明は、ネットワークを介して複数の端末と通信可能な業務管理サーバであって、
前記複数の端末に対して回答依頼情報を送信する送信手段と、
前記複数の端末から前記回答依頼情報に対する回答情報を受信する受信手段と、
前記送信手段によって前記回答依頼情報が送信された後から所定時間の経過を判定する時間判定手段と、
前記受信手段で受信された前記回答情報を集計する集計手段と、
前記所定時間の経過後であって、前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、回答情報を送信していない端末に対して回答催促情報を通知する通知手段と
を備えることを特徴とする。
【００１４】
また、本発明に係る業務管理サーバは、前記複数の端末がアクセス可能な公開サイトに、前記回答依頼情報を表示する表示手段をさらに備え、
前記受信手段が、それぞれの端末から送信された回答情報及び前記公開サイトにアクセスした端末が登録した回答情報を受信する
ことを特徴とする。
【００１５】
さらに、本発明に係る業務管理サーバは、回答情報の送信又は登録を行っていない端末に対して、前記回答催促情報を段階的に通知するための複数の時間を設定する時間設定手段をさらに備え、
前記送信手段が前記回答依頼情報を送信した後から前記時間設定手段によって設定されたそれぞれの時間が経過した場合であって、前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、前記通知手段が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザに対して、それぞれの段階で異なる通知方法を用いて前記回答催促情報を通知する
ことを特徴とする。
【００１６】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記通知手段が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末に対して、電子メールによって前記回答催促情報を通知することを特徴とする。
【００１７】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記通知手段が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザが所有するファクシミリ機に対してファクシミリ通信によって前記回答催促情報を通知することを特徴とする。
【００１８】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記通知手段が、電子メール又はファクシミリ通信によって前記回答催促情報を通知した段階と異なる段階において、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザが所有する電話機に対して、音声による回答催促情報を自動発呼することを特徴とする。
【００１９】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記通知手段が、前記電話機に対し前記音声による回答催促情報を自動発呼したときに該電話機が留守番電話モードになっている場合、前記ユーザが所有する携帯電話機に対して、該音声による回答催促情報を自動発呼することを特徴とする。
【００２０】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記端末に対する前記回答催促情報又は前記携帯電話機に対する前記音声による回答催促情報が（例えば、電源オフ又は電波が届かない地域に位置する等のために）通知できない場合、所定時間経過後に該端末又は該携帯電話機に対して前記回答催促情報を再通知する再通知手段をさらに備えることを特徴とする。
【００２１】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記ファクシミリ機に対する前記回答催促情報の通信がエラーの場合、前記再通知手段が、所定時間経過後に該ファクシミリ機に対して該回答催促情報を再通知することを特徴とする。
【００２２】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記再通知手段によって再通知する時間間隔を次第に狭める間隔設定手段をさらに備えることを特徴とする。
【００２３】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達した場合、所定の端末に対して回答充足通知情報を通知する充足通知手段をさらに備えることを特徴とする。
【００２４】
さらにまた、本発明は、ネットワークを介して複数の端末と通信可能な業務管理サーバであって、
設備予約状況情報を記憶する記憶手段と、
前記複数の端末に対して前記設備予約状況情報を送信する送信手段と、
それぞれの端末から送信された設備予約情報を受信する受信手段と、
前記設備予約情報を受信した後に前記設備予約状況情報を更新する更新手段と、
複数の設備予約が競合している場合、該複数の設備予約の中から一の設備予約を選択する選択手段と、
前記選択手段により選択された設備予約に関する設備予約情報を送信した端末に対して予約受理情報を通知する通知手段と
を備えることを特徴とする。
【００２５】
さらにまた、本発明に係る業務管理サーバは、前記選択手段が、複数の設備予約の中から一の設備予約を抽選によって選択する、又は、最も早く設備予約情報を送信した端末からの設備予約を選択することを特徴とする。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して、本発明の一実施形態に係る業務管理システムについて説明する。尚、以下の実施形態では、マンション等の集合住宅における管理組合の組合役員と組合員との間で使用される管理システムを例として説明するが、本発明の適用はマンション等の管理組合の管理業務にだけに限られるものではなく、会社、学校等においても同様に適用することが可能である。
【００２７】
図１は、本発明の一実施形態に係る業務管理システムのシステム構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係る業務管理システムは、ネットワークを介して互いに通信可能な管理サーバと組合員又は組合役員の端末とから構成される。本実施形態では、図１に示すように、ネットワーク４０を介して、管理サーバ５０と、組合員端末６１と組合員携帯端末６２と、役員携帯端末７０とから構成されている。
【００２８】
ここで、本業務管理システムの典型的な例としては、管理サーバ５０、組合員端末６１、組合役員端末７０はパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、組合員携帯端末６２は携帯電話やＰＤＡ、ネットワーク４０はインターネット又はＬＡＮを用いて実現される。但し、本発明の適用は、これに限られるわけではなく、それぞれの機能を果たす手段であれば、例えば組合役員端末が携帯端末であったり、すべての組合員端末が携帯端末等であってもよい。
【００２９】
管理サーバ５０は、外部との通信や入出力を制御する制御部５１と、後述する設備等の予約情報に基づいて予約が競合している場合に抽選を行う抽選処理部５２と、予約情報や後述する回答情報や管理組合サイトの情報等の登録を行う情報登録部５３と、回答情報と後述する判定テーブルに基づいて回答が必要数に達しているか否かを判定する充足判定部５４と、組合員や組合役員への各種通知（電子メールやメッセジングによる予約結果通知や必要数充足通知や集計通知等）を行うための情報を生成する通知情報生成部５９とを備える。
【００３０】
このような構成を備える管理サーバ５０は、後述するように、複数の端末（組合員端末６１、組合員携帯端末６２等）に対して回答依頼情報を送信し、それぞれの端末から送信された回答情報を受信（回収）し、回答依頼情報が送信された後から所定時間の経過を判定し、受信（回収）された前記回答情報を集計し、所定時間の経過後に、集計された回答情報が所定数に達していない場合、回答情報を送信していない端末に対して回答催促情報を通知する。
【００３１】
また、管理サーバ５０は、予約情報を記憶する予約情報記憶部５５を備えている。ここで、予約情報とは、各種設備や備品毎に所定時間単位の予約枠と各予約枠での予約の有無や予約者等を含む情報である。予約情報は、通常は早い者勝ち方式で運用されるが、同一予約枠の重複を認めても良く、その場合は抽選処理部５２で抽選が実行される。抽選を行う場合、予約情報には予約締切日が含まれる。
【００３２】
さらに、管理サーバ５０は、回答情報を記憶する回答情報記憶部５６を備えている。ここで、回答情報とは、委任状（例えば、議長一任）や議決権行使やアンケート等の各組合員への依頼内容、管理組合サイトのＵＲＬ情報、依頼内容に対する各組合員からの回答等を含む情報である。
【００３３】
さらにまた、管理サーバ５０には、後述する判定テーブルを記憶する判定テーブル記憶部５７と、組合員テーブルを記憶する組合員テーブル記憶部５８が備わっている。ここで、組合員テーブルには、本業務管理システムで管理される組合員の氏名、部屋番号、回答依頼情報通知先のメールアドレス等の送信先情報、電話・ＦＡＸ番号、担当の組合役員名等から構成される。
【００３４】
図２は、本実施形態に係る業務管理システムにおける管理サーバ５０のハードウェア構成を示す図である。
【００３５】
図２において、ＣＰＵ２１、ＲＡＭ２２、ＲＯＭ２３、ＬＡＮアダプタ２４、ビデオアダプタ２５、キーボード２６、マウス２７、ハードディスク２８、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９は、それぞれシステムバス２０を介して互いに接続されている。システムバス２０は、例えば、ＰＣＩバス、ＡＧＰバス、メモリバス等を意味する。また、図２では、各バス間の接続用チップやキーボードインタフェースやいわゆるＳＣＳＩやＡＴＡＰＩのような入出力用インタフェースは省略されている。
【００３６】
ＣＰＵ２１は四則演算や比較演算等の各種の演算や、ハードウェアやソフトウェアの制御を行う。ＲＡＭ２２には、ハードディスク２８やＣＤ−ＲＯＭドライブ２９に装着されたＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ等の記憶媒体（記録媒体）から読み出されたオペレーションシステムのプログラムやアプリケーションプログラム等が記憶され、これらはＣＰＵ２１の制御のもとに実行される。
【００３７】
ＲＯＭ２３にはオペレーションシステムと協働してハードディスク等への入出力を司るいわゆるＢＩＯＳ等が記憶される。ＬＡＮアダプタ２４は、ＣＰＵ２１によって制御されるオペレーションシステムの通信プログラムと協働してネットワーク４０を介した外部との通信を行う。ビデオアダプタ２５はディスプレイ装置に出力する画像信号を生成し、キーボード２６やマウス２７は各種指示を入力するために用いられる。
【００３８】
ハードディスク２８はオペレーションシステムや以下に示す各端末で実行されるフローチャートのステップに対応する部分を実行するためのアプリケーションプログラムや、各種データを記憶している。また、本発明で説明される各種データベースやテーブルも記憶している。
【００３９】
ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９はＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−ＲやＣＤ−Ｒ／Ｗ等の記憶媒体を装着してアプリケーションプログラムをハードディスク２８にインストールするために用いる。尚、ＣＤ−ＲＯＭドライブの代わりにＣＤ−ＲドライブやＣＤ−Ｒ／ＷドライブやＭＯドライブ等を用いても良いことは言うまでもない。
【００４０】
また、図３は、本実施形態に係る業務管理システムにおけるクライアント側装置（例えば、組合員端末６１や組合役員端末７０）のハードウェア構成を示す図である。すなわち、図１における組合員端末６１等は、図３に示すハードウェア構成を有する。尚、図３のハードウェア構成及び各構成要素の機能は、図２に示す管理サーバ５０のハードウェア構成と同一であるため、詳細な説明は省略する。また、組合員携帯端末６２のハードウェア構成についても、基本的には図３に示す組合員端末６１のハードウェア構成と同様であるが、ネットワーク４０との接続が無線通信になるため、ＬＡＮアダプタ２４の代わりに無線送受信機が備わったり、一部機能（例えば、ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９）が欠如しているような場合がある。
【００４１】
［組合員回答依頼処理］
図６は、本実施形態における業務管理システムを用いた組合員回答依頼手続を説明するためのフローチャートである。すなわち、図６は、マンション等の管理組合において、アンケートや議決権行使、委任状等の組合員との間の依頼及びその回答の手続や未回答組合員への催促処理を業務管理システムで行う場合の処理を示すフローチャートである。
【００４２】
まず、組合役員端末７０から、組合員に対して依頼するアンケート・委任状等の回答依頼情報が管理サーバ５０に送信される（ステップＳ６０１）。この回答依頼情報は、管理サーバ５０の回答情報記憶部５６に記憶される。そして、通知情報生成部５９は、当該回答依頼情報と組合員テーブルとを用いて、組合員に対する回答依頼情報を生成する。本実施形態における回答依頼情報は、組合員の端末等から管理サーバ５０にアクセスすることによって表示される公開サイト上の回答登録画面と、各組合員に対して送信される回答依頼メールとして生成されるものとする。
【００４３】
図１３は、本実施形態において組合員の端末等から管理組合サイトにアクセスすることによって表示されるアンケート回答登録画面の一例を説明するための図である。すなわち、本実施形態では、回答依頼画面を生成する際に、各組合員が端末を用いて管理組合サイトにアクセスした際に表示されるアンケート等に関する画面情報に加えて、添付ファイル（趣旨説明のファイル）等も生成される。
【００４４】
また、図１２は、管理サーバ５０で生成される回答依頼メールの本文データの一例を示す図である。管理サーバ５０では、組合役員端末７０から送信されたアンケート・委任状等の回答依頼情報に基づいて、通知情報生成部５９において、図１２に示すような回答依頼メールの本文データが生成される（ステップＳ６０２）。図１２に示す回答依頼メール本文では、組合員テーブル記憶部５８に記憶されている組合員テーブルに基づいて組合員の名前とメールアドレスが読み出され、回答登録場面のＵＲＬ情報と掲示板の本文からメール本文が生成される。
【００４５】
そして、図１２に示す回答依頼メールのデータ（本文データと添付データ）が、管理サーバ５０からそれぞれの組合員端末（例えば、組合員端末６１や組合員携帯端末６２）に送信される（ステップＳ６０３）。
【００４６】
ここで、回答依頼メールの本文中には、図１２にしめすように、組合員テーブル５８に基づいて部屋番号と氏名欄に予め組合員本人の氏名を本文に組み込んでおいてもよい。このようにすることで、各組合員が当該メールを受信した後（ステップＳ６０４）、「Ａ案」等の最小限の文字を入力するという必要最小限の入力処理で済むため、回答率の向上が期待できる。また、図１２には示していないが、回答の選択肢（Ａ案、Ｂ案、Ｃ案）を本文中に組み込んでおいても良い。そうすることにより、例えばＣ案の回答をしたい場合、「Ａ案、Ｂ案、」を削除して返信するだけでよくなり、回答率の向上が期待できる。また、Ａ案、Ｂ案、Ｃ案にチェックボックスを設けて、いずれか１つをマウス等でクリックしてチェックさせるようにしてもよい。
【００４７】
そして、回答依頼メールが組合員端末に送信されると、掲示板情報が更新され、図１３に示すような回答登録画面が管理組合サイトに掲載される（ステップＳ６０５）。次に、管理サーバ５０では、所定時間（例えば、１日）ウェイト後（ステップＳ６０６）、所定の回答数を充足しているかが充足判定部５４を用いて判定される（ステップＳ６０７）。すなわち、全組合員からの回答が必要な回答依頼の場合は、全組合員からの回答がメールで送信又は管理組合サイト上で登録されているか否かを判定する。また、過半数の回答数でよい場合は組合員の過半数から回答があるか否かが判定される。その結果、所定の回答数を充足している場合（Ｙｅｓ）は、少なくとも当該回答依頼については未回答の組合員に対するこれ以上の回答の催促は必要ないので本処理を終了する。
【００４８】
尚、この上記所定の充足数については、例えば、組合役員端末７０等から回答依頼を作成して管理サーバ５０に送信する際等に、併せて設定するようにしてもよい。このとき設定された必要数は、後述する判定テーブル中の「必要」欄に記憶される。
【００４９】
一方、ステップＳ６０７で所定の回答数条件を充足していない場合（Ｎｏ）、当該回答依頼について催促日時１（例えば、送信後１日）が到来しているか否かを判定する（ステップＳ６０８）。その結果、催促日時１が到来している場合（Ｙｅｓ）、管理サーバ５０は、判定テーブルと回答情報記憶部５６に基づいて、「未回答」の状態にある組合員に対してＰＣ及び電子メールアドレスを所有する組合員には催促を促す旨の内容の電子メールを送信する（ステップＳ６０９）。また、ＰＣは保有していないがＦＡＸを所有する組合員に対しては、催促を促す旨の内容のＦＡＸを送信する（ステップＳ６１０）。尚、送信されるこれらの電子メール及びＦＡＸ情報については、通知情報生成部５９で生成されるか、あらかじめ生成しておいたものを一旦記憶部等に記憶しておき、送信するようにしてもよい。
【００５０】
ここで、管理サーバ５０では、電子メール及びＦＡＸの送信結果（例えば、送信日時と正常終了／エラー）を回答情報記憶部５６に記憶することによって、履歴情報を更新しておく（ステップＳ６１１）。これによって、次に、催促メール等の送信ステップを実行する場合は、ＦＡＸがエラーの組合員か、電子メールが前回送信エラーであり、かつ前回送信時以降にメールアドレスが変更した組合員に対して、再度、催促ＦＡＸや催促メールを送信するようにする。このように処理することで管理組合費で運営される本業務管理システムにおける通信費を節約することができる。
【００５１】
次に、当該回答依頼について催促日時２（例えば、送信後２日）が到来しているか否かを判定する（ステップＳ６１２）。その結果、催促日時２が到来している場合（Ｙｅｓ）、管理サーバ５０は、回答情報記憶部５６に基づいて「未回答」の状態にある組合員に対して、回答情報記憶部５６に記憶されている音声メッセージにより、未回答の組合員に対して催促電話を発呼する（ステップＳ６１３）。ここで、発呼結果（送信日時と正常終了／留守電／未応答）についても同様に回答情報記憶部５６に記憶し、履歴情報を更新する（ステップＳ６１４）。これにより、次に発呼ステップを実行する場合は、発呼時留守電か未応答の組合員に対してのみ、再度催促電話を発呼するようにする。
【００５２】
さらに、当該回答依頼について催促日時３（例えば、送信後３日）が到来しているか否かを判定する（ステップＳ６１５）。その結果、催促日時３が到来している場合（Ｙｅｓ）、管理サーバ５０は、回答情報記憶部５６に基づいて「未回答」の状態にある組合員についての未解答リストを印刷する（ステップＳ６１６）。そして、この時点で回答必要数を充足していなければ、組合役員は印刷された未回答リストに基づいて、各組合員の住戸を個別訪問するようにする。
【００５３】
尚、上述した催促電話の発呼において、電話機に対し音声による回答催促情報を自動発呼したときに当該電話機が留守番電話モードになっている場合は、ユーザが所有する携帯電話機に対して、音声による回答催促情報を自動発呼するようにしてもよい。
【００５４】
また、ユーザの端末（例えば、組合員端末６１や組合員携帯端末６２等）に対する回答催促情報又は携帯電話機に対する音声による回答催促情報が、例えば、電源オフ又は電波が届かない地域に位置することによって通知できない場合、所定時間経過後に当該端末又は当該携帯電話機に対して回答催促情報を再通知するようにしてもよい。さらに、ファクシミリ機に対する回答催促情報の通信がエラーの場合、所定時間経過後に当該ファクシミリ機に対して回答催促情報を再通知するようにしてもよい。尚、再通知する際には、その時間間隔を次第に狭めるようにしてもよい。
【００５５】
図７は、本実施形態に係る管理サーバ５０における各組合員からの回答の集計手続を説明するためのフロ−チャートである。当初、管理サーバ５０は、組合員端末６１から管理組合サイトへの回答情報の登録、組合役員端末７０からの回答の回収情報の登録、組合員端末６１等からの回答メールの待ち状態にある（ステップＳ７０１）。
【００５６】
そして、いずれかの回答情報があるか否かを判定し（ステップＳ７０２）、電子メールが送信されたと判定した場合（Ｙｅｓ）、当該電子メールを受信する（ステップＳ７０３）。図１４は、本実施形態に係る判定テーブルの一例を示す図である。図１４に示すように、本実施形態に係る判定テーブルには、それぞれの回答依頼の識別番号である管理番号と、判定区分、結果区分、期限、（催促）日時１、日時２、日時３、集計数、必要数、通知の有無等が記憶されている。ここで、本実施形態では、催促を３段階に分けて実施するものであるが、それ以上に分ける場合等についてはさらにその日時を指定するようにすればよい。また、図１４における結果区分は、当該回答依頼の状態を示すものであり、○は確定状態（達成）、△は未確定状態、そして確定状態（未達成）は×で表される。
【００５７】
次いで、回答情報を参照して回答情報の重複の有無をチェックし、重複していない場合は、回答情報と判定テーブルの「集計」とを更新する（ステップＳ７０４）。また、回答情報の登録又は回収情報の登録である場合は、直ちに回答情報を参照して重複の有無をチェックし、重複していない場合は回答情報と判定テーブルの「集計」とを更新する。
【００５８】
次に、判定テーブルの「必要」と「集計」とから回答内容を判定する（ステップＳ７０５）。ここでは、「必要」（＝所定必要数）に数値が入っていれば、以下の処理を実行する。すなわち、組合員から電子メールによる回答があった場合や、又は管理組合サイトに回答登録画面を用いた回答の登録があった場合は、組合員テーブルを参照して当該回答者の担当の組合役員を判定し、当該担当の組合役員等（例えば、担当役員と理事等）に回答済みの組合員の氏名及び残りの所要回答数等の回答充足通知情報を回答通知メールによって通知する。このように構成することで、戸別訪問時に電子メール等で回答済みの組合員宅を個別訪問する無駄を省くことができる。
【００５９】
次に、「必要」（＝所定必要数）と、「集計」（＝現在までの回答集計数）とを比較する（ステップＳ７０６）。その結果、所定必要数を充足し、かつ判定テーブルの「通知」が「未（未通知を示す。）」であれば（Ｙｅｓ）、担当の組合役員を判定し（ステップＳ７０７）、当該担当の組合役員に対して、図１５に示すような少なくとも回答要求内容と必要数に達した旨の文言と詳細参照用ＵＲＬを含む必要数充足通知メールが送信される（ステップＳ７０８）。すなわち、図１５は、担当組合役員に対して通知される必要数充足通知メールの本文データの一例を示す図である。
【００６０】
一方、所定必要数に数値が入っていない場合や必要数を充足していない場合（ステップＳ７０６でＮｏの場合）やステップＳ７０８で充足通知メールを送信した後は、締め切り時刻（例えば、図１４の管理番号２００２００３の「第５回組合総会委任状」であれば、日時１である２００３年２月２５日の２０時００分）が到来しているかが判定される（ステップＳ７０９）。ここで、図１４の管理番号２００２００２の「子供会アンケート」のように回答があったものだけ集計すればよく、最低限必要な回答を要しない回答依頼の場合には、「日時」、「必要」、「通知」等の項目には何も記憶されていない。
【００６１】
その結果、日時１の締め切り時刻が到来している場合（Ｙｅｓ）、判定テーブル５７の「依頼名称」の文字と、「必要」及び「集計」欄の数値と、回答情報中の依頼文言に基づいて回答を集計し（ステップＳ７１０）、サイト情報更新のための表示情報が生成され、管理組合サイト情報が更新される（ステップＳ７１１）。
【００６２】
その後、組合役員端末７０に対して、判定テーブルの「依頼名称」の文字と、「必要」及び「集計」欄の数値と、回答情報中の依頼文言に基づいて、集計通知メールの表題及び本文のデータが生成された後、図１５に示すような集計通知メールが送信される（ステップＳ７１２）。
【００６３】
本実施形態に係る業務管理システムでは、上記のような構成及び処理を実行することにより、管理サーバ５０に対する回答メールの送信、管理組合サイトへの回答登録、或いは組合員からの手渡しによって回答用紙を受け取った時点で組合役員が携帯電話等を使用した受け取り書面数の登録によって、管理サーバ５０は当該回答依頼情報に関する回答が必要数に達したかどうかを判定することが可能となる。そして、回答が必要数に達した場合は、組合役員の端末等に電子メール等で通知するので、回答が必要数を充足すれば管理組合役員は最終的に行われる個別訪問をしなくても済む。
【００６４】
また、戸別訪問をしている最中に必要回答数を充足した場合、組合役員の携帯端末に直ちにその旨が通知されるので、当該役員は、戸別訪問を直ちに打ち切ることが可能となり、戸別訪問の手間を最小にして負担を軽減することが可能になる。
【００６５】
尚、携帯端末は携帯電話の他、ＰＤＡやノートパソコンでも良い。また、電子メールの代わりにメッセージングソフトを用いても良い。
【００６６】
従って、本実施形態に係る業務管理システムを用いることによって、報提供・意思表示等をいつでも簡単に行うことができるので、管理組合員にとって利便性が改善される。また、組合員からの回答の回収作業においては、管理組合役員は、電子メールでの回答や管理組合サイトへの回答登録数や他の管理組合役員が回収した紙による回答の数をいちいち確認する必要がなく、管理サーバから必要通に達したとの通知が来るまで回答の回収作業を続ければ良いので、管理組合役員の回答回収業務の負担を大幅に軽減し、また、必要数を上回る回答を個別訪問で回収する等の無駄も省くことができる。
【００６７】
［設備予約処理］
次に、上述した図１に示す構成を有する業務管理システムを用いたマンション等の設備予約処理について説明する。図４は、本実施形態に係る業務管理システムを用いた設備予約処理を説明するためのフローチャートである。すなわち、図４には、図１における組合員側（例えば、組合員端末６１や組合員携帯端末６２）と管理サーバ５０との間における処理フローが示されている。
【００６８】
ここで、組合員側端末は携帯電話、携帯端末又はＰＣ等であり、組合員がそれらを用いて管理組合のサイトにアクセスし、ユーザＩＤとパスワードを入力して認証を受けると、組合員側端末には図８に示すような画面が表示される。図８は、本実施形態に係る業務管理システムにおける組合員側端末上に表示される画面の一例を示す図である。
【００６９】
例えば、組合員が当該表示画面の中から「集会室予約」を選ぶと、図９に示すような集会室の予約画面が表示される。図９は、図８の画面から「集会室予約」を選択したときに組合員端末上に表示される画面の一例である。
【００７０】
ここで、組合員が「予約日」の欄に日付けを入力して「指定日の集会室予約状況」を選ぶと、指定された日の全集会室の予約状況が表示される。また、「集会室Ａ」を選ぶと図１０に示すような画面が表示される。すなわち、図１０は、本実施形態における組合員端末上に表示される集会室Ａ予約状況の一例を示す図である。図１０において、アンカー機能を有する白星「☆」は未予約状態、アンカー機能を有する黒星「★」は予約が１件以上入っている状態の時間枠を示している。ここで、組合員がアンカー機能を有する白星「☆」の時間枠にカーソルを移動してボタンを押下等すると、組合員端末６１から予約情報が管理サーバ５０に送信される（ステップＳ４０１）。そして、管理サーバ５０では、当該時間枠の予約属性が判定される（ステップＳ４０２）。予約属性とは、ユーザＩＤを基に、どの組合員からの予約か、新規予約なのか、或いはキャンセルなのかということを示す属性である。
【００７１】
次に、ユーザＩＤと予約情報記憶部５５に基づいて、予約回数制限を超過しているかの判定が実行される（ステップＳ４０３）。本実施形態では、同一ユーザＩＤで同じ月内に既存の予約が例えば１０回を超えた場合、新規に集会室は予約できないようにしている。その結果、予約制限を超過した場合（Ｙｅｓ）、「貴殿は今月既に集会室を１０コマ分予約済みです。これ以上の予約はできません。」等のエラーメッセージが当該組合員端末６１等に送信される（ステップＳ４０４）。
【００７２】
一方、予約回数制限を超過していない場合（Ｎｏ）、予約情報記憶部５５が更新される（ステップＳ４０５）。次いで、予約キャンセルか否かが判定される（ステップＳ４０６）。その結果、予約キャンセルの場合（Ｙｅｓ）、組合員端末に対して、予約キャンセル受理の旨のメッセージが表示された画面を表示するための表示情報が管理サーバ５０から送信される（ステップＳ４０７）。
【００７３】
一方、予約キャンセルではなく新規予約の場合（Ｎｏ）、当該予約を受理した旨のメッセージが表示された画面を表示するための表示情報を生成し（ステップＳ４０８）、管理サーバ５０から組合員端末６１等に送信される（ステップＳ４０９）。
【００７４】
組合員端末６１等では、予約情報更新後に再度照会すると、予約した時間枠の表示が白星「☆」から黒星「★」に変化している。尚、本実施形態では、既に予約が入っている黒星「★」の時間枠に重ねて予約することも可能であり、その場合は抽選が実行される。また、抽選しない場合は、予約は早い者勝ちになり、予約後白星「☆」は、アンカー機能を有さない黒星「★」に変更され、当該部分を押下等しても予約不可能であることを示すようになる。そして、この場合は、既に予約が入っているアンカー機能がない黒星「★」の時間枠に重ねて予約することが不可能となる。但し、例外的に予約実行者の画面だけはアンカー機能を有さない黒星「★」ではなく、アンカー機能を有する黒星「★」になる。このように、予約実行者のみ更新可能としたのは、予約キャンセルをすることを可能にするためである。他方、予約がキャンセルされた場合は黒星「★」が白星「☆」に変化する。
【００７５】
すなわち、本実施形態に係る管理サーバ５０は、設備予約状況情報を記憶しており、複数の端末に対して設備予約状況情報を送信し、それぞれの端末から送信された設備予約情報を受信し、その後に設備予約状況情報を更新し、複数の設備予約が競合している場合、当該複数の設備予約の中から一の設備予約を選択し、選択された設備予約に関する設備予約情報を送信した端末に対して予約受理情報を通知する。
【００７６】
図５は、本実施形態に係る管理サーバ５０で行われる抽選処理を示すフローチャートである。管理サーバ５０では、予約情報に基づいて、抽選時期が到来したかの判定が行われる（ステップＳ５０１）。その結果、抽選時期が到来したと判定された場合（Ｙｅｓ）、抽選対象の期間について各時間枠毎の予約競合の有無が判定される（ステップＳ５０２）。そして、競合がない場合（Ｎｏ）は、直ちに予約が確定した旨の通知メッセージが作成される（ステップＳ５０５）。
【００７７】
一方、ステップｓ５０２で予約が競合した場合（Ｙｅｓ）は、その時間枠について抽選処理が行われる（ステップＳ５０３）。ここで、本実施形態での抽選処理は乱数を使用するが、乱数の系列は予約対象と予約者のＩＤと予約申し込み年月日の３つの要素で決定するので、抽選結果が偏ることがない。そして、抽選結果に基づいて予約情報記憶部５５が更新される（ステップＳ５０４）。すなわち、当選者の予約が確定し、落選者の予約は「キャンセル待ち」に変わる。
【００７８】
続いて、当選者向けに予約が確定した旨の通知メッセージが作成される（ステップＳ５０５）。次に、通知対象者の通知先が組合員テーブルに基づいて判定される（ステップＳ５０６）。そして、通知先に応じて、ＰＣ向け電子メールや携帯電話向け電子メール、ＦＡＸ、電話への音声メッセージによって予約結果が送信或いは通知される（ステップＳ５０７）。図１１は、本実施形態における抽選対象者に対する抽選結果のＰＣ向け電子メールの一例を示す図である。
【００７９】
上述したように、本業務管理システムにおいて、各組合員は、携帯電話等の携帯端末からいつでも簡単な操作で集会室や備品等の予約をすることが可能でなる。また、利用実態に応じて抽選の有無を切り替えることが可能であり、抽選をする場合、所定日時で抽選を行い結果を申込者に通知するので、抽選の運用工数を最小にすることが可能になる。
【００８０】
また、上述した実施形態では、複数の設備予約の中から一の設備予約を抽選によって選択する方法について示したが、抽選ではなく、最も早く設備予約情報を送信した端末からの設備予約を選択するようにしてもよい。
【００８１】
尚、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体（または記憶媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記録した記録媒体は本発明を構成することになる。また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム（ＯＳ）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８２】
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。
【００８３】
本発明を上記記録媒体に適用する場合、その記録媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードが格納されることになる。
【００８４】
【発明の効果】
管理組合の組合員に対するアンケート依頼や組合員からのアンケート回収及び総会の委任状の提出を曜日や時間帯にかかわらず簡単に行うことができ、各組合員の利便性を増大するとともに、アンケート等の必要数以上の回収作業を省くことができ、組合役員の業務の負担を大幅に軽減することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態に係る業務管理システムのシステム構成を示す図である。
【図２】本実施形態に係る業務管理システムにおける管理サーバ５０のハードウェア構成を示す図である。
【図３】本実施形態に係る業務管理システムにおけるクライアント側装置のハードウェア構成を示す図である。
【図４】本実施形態に係る業務管理システムを用いた設備予約処理を説明するためのフローチャートである。
【図５】本実施形態に係る管理サーバ５０で行われる抽選処理を示すフローチャートである。
【図６】本実施形態における業務管理システムを用いた組合員回答依頼手続を説明するためのフローチャートである。
【図７】本実施形態に係る管理サーバ５０における各組合員からの回答の集計手続を説明するためのフロ−チャートである。
【図８】本実施形態に係る業務管理システムにおける組合員側端末上に表示される画面の一例を示す図である。
【図９】図８の画面から「集会室予約」を選択したときに組合員端末上に表示される画面の一例である。
【図１０】本実施形態における組合員端末上に表示される集会室Ａ予約状況の一例を示す図である。
【図１１】本実施形態における抽選対象者に対する抽選結果のＰＣ向け電子メールの一例を示す図である。
【図１２】管理サーバ５０で生成される回答依頼メールの本文データの一例を示す図である。
【図１３】本実施形態において組合員の端末等から管理組合サイトにアクセスすることによって表示されるアンケート回答登録画面の一例を説明するための図である。
【図１４】本実施形態に係る判定テーブルの一例を示す図である。
【図１５】担当組合役員に対して通知される必要数充足通知メールの本文データの一例を示す図である。
【符号の説明】
４０ ネットワーク
５０ 管理サーバ
５１ 制御部
５２ 抽選処理部
５３ 情報登録部
５４ 充足判定部
５５ 予約情報記憶部
５６ 回答情報記憶部
５７ 判定テーブル記憶部
５８ 組合員テーブル記憶部
５９ 通知情報生成部
６１ 組合員端末
６２ 組合員携帯端末
７０ 組合役員端末

Claims (20)

1. ネットワークを介して複数の端末と通信可能な業務管理サーバであって、
   前記複数の端末に対して回答依頼情報を送信する送信手段と、
   前記複数の端末から前記回答依頼情報に対する回答情報を受信する受信手段と、
   前記送信手段によって前記回答依頼情報が送信された後から所定時間の経過を判定する時間判定手段と、
   前記受信手段で受信された前記回答情報を集計する集計手段と、
   前記所定時間の経過後であって、前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、回答情報を送信していない端末に対して回答催促情報を通知する通知手段と
   を備えることを特徴とする業務管理サーバ。
2. 前記複数の端末がアクセス可能な公開サイトに、前記回答依頼情報を表示する表示手段をさらに備え、
   前記受信手段が、それぞれの端末から送信された回答情報及び前記公開サイトにアクセスした端末が登録した回答情報を受信する
   ことを特徴とする請求項１記載の業務管理サーバ。
3. 回答情報の送信又は登録を行っていない端末に対して、前記回答催促情報を段階的に通知するための複数の時間を設定する時間設定手段をさらに備え、
   前記送信手段が前記回答依頼情報を送信した後から前記時間設定手段によって設定されたそれぞれの時間が経過した場合であって、前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、前記通知手段が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザに対して、それぞれの段階で異なる通知方法を用いて前記回答催促情報を通知する
   ことを特徴とする請求項１又は２に記載の業務管理サーバ。
4. 前記通知手段が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末に対して、電子メールによって前記回答催促情報を通知することを特徴とする請求項３記載の業務管理サーバ。
5. 前記通知手段が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザが所有するファクシミリ機に対してファクシミリ通信によって前記回答催促情報を通知することを特徴とする請求項４記載の業務管理サーバ。
6. 前記通知手段が、電子メール又はファクシミリ通信によって前記回答催促情報を通知した段階と異なる段階において、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザが所有する電話機に対して、音声による回答催促情報を自動発呼することを特徴とする請求項５記載の業務管理サーバ。
7. 前記通知手段が、前記電話機に対し前記音声による回答催促情報を自動発呼したときに該電話機が留守番電話モードになっている場合、前記ユーザが所有する携帯電話機に対して、該音声による回答催促情報を自動発呼することを特徴とする請求項６記載の業務管理サーバ。
8. 前記端末に対する前記回答催促情報又は前記携帯電話機に対する前記音声による回答催促情報が通知できない場合、所定時間経過後に該端末又は該携帯電話機に対して前記回答催促情報を再通知する再通知手段をさらに備えることを特徴とする請求項７記載の業務管理サーバ。
9. 前記ファクシミリ機に対する前記回答催促情報の通信がエラーの場合、前記再通知手段が、所定時間経過後に該ファクシミリ機に対して該回答催促情報を再通知することを特徴とする請求項８記載の業務管理サーバ。
10. 前記再通知手段によって再通知する時間間隔を次第に狭める間隔設定手段をさらに備えることを特徴とする請求項８又は９に記載の業務管理サーバ。
11. 前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達した場合、所定の端末に対して回答充足通知情報を通知する充足通知手段をさらに備えることを特徴とする請求項１から１０までのいずれか１項に記載の業務管理サーバ。
12. ネットワークを介して互いに通信可能な複数の端末と業務管理サーバとを備える業務管理システムであって、
    一の端末からの回答依頼情報を他の端末に送信する送信手段と、
    前記回答依頼情報を公開サイト上に公開する公開手段と、
    前記他の端末から前記回答依頼情報に対する回答情報又は前記公開サイトにアクセスした端末が登録した前記回答依頼情報に対する回答情報を受信する受信手段と、
    前記送信手段によって前記回答依頼情報が送信された後から所定時間の経過を判定する時間判定手段と、
    前記受信手段で受信された前記回答情報を集計する集計手段と、
    前記所定時間の経過後であって、前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、回答情報を送信していない端末に対して回答催促情報を通知する通知手段と、
    前記集計手段によって集計された前記回答情報が所定数に達した場合、前記一の端末に対して回答充足通知情報を通知する充足通知手段と
    を備えることを特徴とする業務管理システム。
13. ネットワークを介して互いに通信可能な複数の端末と業務管理サーバ間における業務管理方法であって、
    前記複数の端末に対して回答依頼情報を送信する送信工程と、
    前記複数の端末から前記回答依頼情報に対する回答情報を受信する受信工程と、
    前記回答依頼情報が送信された後から所定時間の経過を判定する時間判定工程と、
    受信された前記回答情報を集計する集計工程と、
    前記所定時間の経過後に、集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、回答情報を送信していない端末に対して回答催促情報を通知する通知工程と
    を有することを特徴とする業務管理方法。
14. 前記送信工程により前記複数の端末に対して回答依頼情報を送信する際に、該複数の端末がアクセス可能な公開サイトに該回答依頼情報を表示する表示工程をさらに有し、
    前記受信工程が、それぞれの端末から送信された回答情報及び前記公開サイトにアクセスした端末が登録した回答情報を受信する
    ことを特徴とする請求項１３記載の業務管理方法。
15. 回答情報の送信又は登録を行っていない端末に対して前記回答催促情報を段階的に通知するための複数の時間を設定する時間設定工程をさらに有し、
    前記送信工程により前記回答依頼情報が送信された後から前記時間設定工程によって設定されたそれぞれの時間が経過した場合であって、前記集計工程によって集計された前記回答情報が所定数に達していない場合、前記通知工程が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザに対して、それぞれの段階で異なる通知方法を用いて前記回答催促情報を通知する
    ことを特徴とする請求項１３又は１４に記載の業務管理方法。
16. 前記通知工程が、回答情報の送信又は登録を行っていない端末に対して、電子メールによって前記回答催促情報を通知することを特徴とする請求項１５記載の業務管理方法。
17. 前記通知工程が、電子メールによって前記回答催促情報を通知した段階と異なる段階において、回答情報の送信又は登録を行っていない端末のユーザが所有する電話機に対して、音声による回答催促情報を自動発呼することを特徴とする請求項１６記載の業務管理方法。
18. 前記集計工程により集計された前記回答情報が所定数に達した場合、所定の端末に対して回答充足通知情報を通知する充足通知工程をさらに有することを特徴とする請求項１３から１７までのいずれか１項に記載の業務管理方法。
19. ネットワークを介して複数の端末と通信可能な業務管理サーバであって、
    設備予約状況情報を記憶する記憶手段と、
    前記複数の端末に対して前記設備予約状況情報を送信する送信手段と、
    それぞれの端末から送信された設備予約情報を受信する受信手段と、
    前記設備予約情報を受信した後に前記設備予約状況情報を更新する更新手段と、
    複数の設備予約が競合している場合、該複数の設備予約の中から一の設備予約を選択する選択手段と、
    前記選択手段により選択された設備予約に関する設備予約情報を送信した端末に対して予約受理情報を通知する通知手段と
    を備えることを特徴とする業務管理サーバ。
20. 前記選択手段が、複数の設備予約の中から一の設備予約を抽選によって選択する、又は、最も早く設備予約情報を送信した端末からの設備予約を選択することを特徴とする請求項１９記載の業務管理サーバ。

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