JP4679468B2 - 電話交換マニュアル提供方法及びそのシステム - Google Patents

Description

本発明は、電話交換システムを利用するユーザに、実際の業務で必要とするオンラインマニュアルを提供する際、利用効果が高いマニュアルの提示が容易な電話交換マニュアル提供方法及びそのシステムに関するものである。

現代の電話交換システムには多数の機能が組み込まれる多機能化が進んでいる。そのため、個々の機能を解説するマニュアルの量は膨大なものとなる。電話機の利用者がそのような膨大なマニュアルの中から、自分にとって必要な機能を調べることは非常に時間がかかるし、マニュアルの量を見ただけで嫌気がさしてしまう可能性がある。

例えば、従来の電話交換マニュアル提供方法及びそのシステムに、特開２００３−２４４３７６号公報（特許文献１）に開示されたものがある。

この電話交換マニュアル提供方法及びそのシステムは、例えば、図６を参照すれば、交換装置に相当するオフィスマシン１０１がユーザの操作履歴を逐次記憶する。オフィスマシン１０１は、ネットワーク１０２を介して情報処理システム１０３にアクセスする。情報処理システム１０３では、ホストコンピュータ１０４が大容量記憶媒体１０５及びＰＣ（パーソナルコンピュータ）１０６と接続しており、オフィスマシン１０１の操作履歴を定期的に情報収集して大容量記憶媒体１０５に記録する。一方では、大容量記憶媒体１０５は、オフィスマシン１０１に関する多量のマニュアルデータを予め記憶保存している。

このような構成で、ホストコンピュータ１０４は、オフィスマシン１０１からユーザの操作履歴を一定期間ごとに収集してマニュアルデータと比較解析し、ユーザの操作熟練度を測り、次のランクのマニュアルデータ又は相当する操作カテゴリーのマニュアルデータの取得をユーザに推奨する。

上記特許文献１では、ある操作によりそのシステムが有する一つの機能を実現する際、ホストコンピュータがユーザの操作方法を監視して不慣れな状態から熟練の状態までの熟練度を判定し、それに見合ったマニュアルをオンラインで提供している。

しかしながら、実際に利用可能な機能は多数であり、その実現のための操作は多岐にわたる。また、ユーザ側から見ると利用可能な多数の機能は複雑なものもあり、多数で膨大なマニュアルの全てを読むことも難儀であるため、その利用範囲は限定されている。その一方、これら多数の機能は、交換装置のように複数の通信端末それぞれから異なるユーザにより利用される。特に、ユーザにとって便利な機能は頻繁に利用されている。従って、各ユーザは自分が利用する機能以外の便利な機能を知りたい。

しかし、特許文献１は、個々のユーザに対応するもので複数ユーザが対象ではない。したがって、自分以外のユーザが頻繁に利用する機能を知り、その機能情報を容易に入手するには不適当である。そこで、オフィスマシンの動作状態をデータ収集することにより、どの機能がより頻繁に利用されるかのデータ収集と、誰でもがそれを閲覧可能なシステムが欲しい。

このようなデータ収集するシステムが、例えば特表２００４−５３０９７５号公報（特許文献２）に開示されている。これについて、例えば図７を参照して説明する。

図示されるオフィスマシン１１１はコンピュータユニット１１２に接続され、コンピュータユニット１１２がオフィスマシン１１１の内部データを収集し記憶保存する。ＰＣ１１３は、コンピュータユニット１１２に接続され、コンピュータユニット１１２に保存されたデータを読取り、画面表示によりユーザに読ませることができる。また、コンピュータユニット１１２はネットワーク１１４に接続され、ネットワーク１１４にはサービスコンピュータシステム１１５が接続される。サービスコンピュータシステム１１５は、オフィスマシン１１１の保守又は管理のため、ネットワーク１１４を介してコンピュータユニット１１２を呼び出し、収集データを取り込むことができる。したがって、コンピュータユニット１１２はネットワーク１１４におけるウェブサーバの役割を演じている。

このシステムで、コンピュータユニット１１２のデータ収集に、機能ごとの利用回数を加えることができる。機能別の使用頻度を収集するシステムとして、例えば、特開２０００−１１５３７４号公報（特許文献３）がある。

上述の特許文献１〜３をシステム統合すれば、オフィスマシンである交換装置対応の機能別使用頻度を収集し、かつそのマニュアルの参照ができる。しかし、このような構成では、複数ユーザが電話機により利用する交換装置に対する各ユーザが期待する情報収集システム体系は構築されていない。すなわち、機能別使用頻度及び操作マニュアルを取得するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）は、複数の交換装置（オフィスマシン）に対するホストコンピュータと接続、又は、単独の交換装置（オフィスマシン）におけるデータ収集ユニットに接続しており、各ユーザがＰＣを所有して情報収集する現状には適していないからである。

特開２００３−２４４３７６号公報 特表２００４−５３０９７５号公報 特開２０００−１１５３７４号公報

解決しようとする課題は、利用効果が高い機能を多数機能から選択し判断する体系が構築されていないので、ユーザそれぞれが実際の業務で必要と期待する機能の操作マニュアルを提供するのが容易ではないことである。

本発明は、交換装置のユーザにとって利用効果が高い機能を容易に選択できると共に、その機能の操作マニュアルの提供を多量マニュアルの中から自動的に受けることができるように、ネットワークを介して情報処理端末に接続するウェブサーバをシステム内部に備え、前記ウェブサーバは交換装置に収容される通信端末の機能対応マニュアルとその機能ごとの利用頻度とを含むウェブページを有している。そして、前記通信端末が前記交換装置の機能実行の都度、その機能ごとの利用回数を更新して利用頻度一覧に作成し、所定時期に前記ウェブサーバで前記ウェブページの利用頻度情報を更新し、前記ウェブサーバに前記ネットワークを介して要求のあった際、前記ウェブサーバが前記ウェブページを要求元の情報処理端末に提供することを主要な特徴としている。

また、前記ウェブページの更新時期が定期的であることは、更新の制御を簡便化するので望ましい。また、前記ウェブページには、要求のあった際に最初に提供するもので機能名ごとにその利用頻度及び機能概要を全ての機能に対して示す機能一覧ページを作成することが、利用効果が高い機能をユーザが選択するのに有効であり、要求を受けた際に提供するもので機能名ごとにその操作説明を示す操作マニュアルをページに搭載することが、期待する操作マニュアルを容易に入手するのに望ましい。また、前記機能がその機能を実現する異なる方法又は手順別に細分化されることは、ユーザの選択肢が複数であり、製品の企画・開発にも役立つので好ましい。

その具体的な構成は、ウェブサーバ、記録部、及び機能管理部を備える。ウェブサーバは、ネットワークを介して情報処理端末に接続すると共に交換装置に収容される通信端末の機能対応マニュアルとその機能ごとの利用頻度とを含むウェブページを有する。記録部は、前記交換装置の実行機能対応にその機能の利用回数を一覧に形成して記録する。機能管理部は、前記通信端末が前記交換装置の機能実行の都度、前記記録部のその機能ごとの利用回数を更新して利用頻度一覧に作成し、所定時期に前記ウェブサーバにおける前記ウェブページの利用頻度情報を更新する。そして、前記ウェブサーバは前記ネットワークを介して要求のあった場合に要求されたウェブページを要求元の情報処理端末に提供する。

また、前記ウェブサーバ、記録部、及び機能管理部が前記交換装置内に搭載されることは、利用される機能がその交換装置に限定されるので、そのシステム構成が容易である。また、前記情報処理端末がパーソナルコンピュータ、前記交換装置がボタン電話装置若しくは構内交換機、又は前記通信端末が前記交換装置の内線電話機であることにより、電話交換装置に収容接続される電話機を利用するユーザに対して目的を達成できる電話交換マニュアルの提供が可能である。

本発明による電話交換マニュアルの提供システムでは、ネットワークを介して情報処理端末に接続するウェブサーバを備え、このウェブサーバは交換装置に収容される通信端末の機能対応マニュアルとその機能ごとの利用頻度とを含むウェブページを有している。そして、前記通信端末が前記交換装置の機能実行の都度、その機能ごとの利用回数を更新して利用頻度一覧に作成し、所定時期に前記ウェブサーバで前記ウェブページに含まれる利用頻度情報を更新している。それ故、前記ウェブサーバは、前記ネットワークを介してユーザから要求のあった際に前記ウェブページを要求元の情報処理端末に提供することができる。その結果、ユーザは、ウェブページからまず利用頻度一覧を取得してその中から利用効果が高い機能を容易に選択できると共に、その選択された機能の操作マニュアルの提供を多量マニュアルの中から自動的に受けることができる。

交換装置のユーザにとって利用効果が高い機能を容易に選択できると共に、その機能の操作マニュアルの提供を多量マニュアルの中から自動的に受けることができるという目的を、ネットワークを介して情報処理端末に接続するウェブサーバを備え、前記ウェブサーバは交換装置に収容される通信端末の機能対応マニュアルとその機能ごとの利用頻度情報とを含むウェブページを有して実現している。そして、前記通信端末が前記交換装置の機能実行の都度、その機能ごとの利用回数を更新して利用頻度一覧に作成し、所定時期に前記ウェブサーバで前記ウェブページの利用頻度情報を更新し、前記ネットワークを介して要求のあった前記ウェブページを要求元の情報処理端末に提供する。

以下に、図面を参照していくつかの実施形態について説明する。図面は紙面が限定されるので、発明に関する以外の必須構成要素であっても、省略されているものがある。

本発明の実施例１について図１を参照して説明する。

図１は、本発明による電話交換マニュアルの提供システムの実施の一形態をブロックで示した説明図である。

図示されるボタン電話システム１０は、交換装置のうちボタン電話装置を代表とするものであり、接続スイッチ１１、電話機ＩＦ（インタフェース）１２、回線ＩＦ１３、制御部１４、記録部１５、システムデータ部１６、機能管理部１７、ウェブサーバ部１８、及びＮＥＴＩＦ（ネットワークインタフェース）１９を有する。ボタン電話システム１０は、通信端末である内線電話機２１を電話機ＩＦ１２に、接続先が公衆電話局の公衆電話回線を回線ＩＦ１３に接続し、かつ、情報処理端末としてＰＣ（パーソナルコンピュータ）２２を、ネットワーク２３を介してＮＥＴＩＦ１９に接続する。

接続スイッチ１１は、電話機ＩＦ１２及び回線ＩＦ１３を接続し、制御部１４の制御を受け、電話機ＩＦ１２に接続される内線電話機２１相互間、又は、内線電話機２１と回線ＩＦ１３に接続される公衆電話回線とを切換え接続する。電話機ＩＦ１２は、一方を内線電話機２１に接続し授受する信号を制御部１４との間で転送し、他方は接続スイッチ１１に対して内線電話機２１からの通話路を接続する。回線ＩＦ１３は、一方を公衆電話回線に接続して授受する信号を制御部１４との間で転送し、他方は接続スイッチ１１に対して公衆電話回線との通話路を接続する。

制御部１４は、プログラム制御によるプロセッサであり、プログラム及びその動作用一時メモリを有し、ボタン電話システム１０の構成要素と接続して、その機能発揮を制御する。記録部１５は、ここでは図２に示されるような機能ごとの利用頻度一覧１５Ａを記録する領域を有し、制御部１４及び機能管理部１７により制御される。システムデータ部１６は、本発明に係る機能を実行するためのデータを有し、例えば、利用頻度を公開するか否かを設定して非公開の機能についてはその実行があっても利用回数の更新はしない。また、例えば、記録部１５の利用頻度一覧でウェブサーバ部１８のウェブページを更新する時期が、例えば曜日により毎週、日付により毎月、などとその時刻と共に設定されている。

機能管理部１７は、制御部１４が機能を実行した際に実行機能の利用回数を記録部１５において更新し、システムデータ部１６の情報から、記録部１５の利用頻度一覧の利用回数をＨＴＭＬデータに生成してウェブサーバ部１８のウェブページを更新する。利用回数は、制御部１４が実行する機能対応のソフトウェアモジュールごとに計測することができる。ウェブサーバ部１８は、図３に示されるような機能ごとの利用頻度、機能概要、及び操作説明などのマニュアル内容を含むウェブページ情報から、ウェブページを形成して保有している。したがって、ウェブサーバ部１８のウェブページは、そのＵＲＬ（Uniform Resource Locater）によりＮＥＴＩＦ１９を介してネットワーク２３から検索を受けることができる。利用頻度一覧の作成では、例えば、選択の便宜を図り、頻度の高い順にウェブページに形成している。ＮＥＴＩＦ１９はウェブサーバ部１８をネットワーク２３に接続させる機能を有する。

内線電話機２１は、通信端末の一つとして構成され、この実施形態では多機能ボタン電話機である。ＰＣ２２は、例えば個人が所持するものであり、ＵＲＬを指定してネットワーク２３を介して、ウェブサーバ部１８のウェブページを閲覧することができる。ネットワーク２３は通常、ボタン電話システム１０を設置する宅内又は企業内でのＬＡＮ（Local Area Network）でよい。しかし、アクセス可能なインターネットでもよい。従って、内線電話機２１を使用する個人ユーザは、ＰＣ２２からウェブサーバ部１８から利用頻度一覧のウェブページを閲覧し、利用頻度の高い機能を選択してその機能の操作説明をウェブページから閲覧することができる。

上記機能ブロック構成において、本発明の意義を損なわない限り機能の分配・併合は自由であり、上記説明により本発明が限定されることはない。

図２は、上記記録部１５に記録される一形態を利用頻度一覧１５Ａで示すものである。ここでは、機能Ａに対して機能名「会議」と利用頻度「３」とが示されている。機能Ｂに対しては、機能名「転送」と利用頻度「１０」とが示されている。ここでは、会議機能として一つの欄で形成されているが、会議開催の機能でも複数の手順がある。従って、これらの手順又は方法別に細分化された一覧表であってもよい。

図３では、ウェブサーバ部１８におけるウェブページ形成のためのウェブページ情報における一形態が示されている。利用頻度一覧のウェブページでは、例えば、全ての機能それぞれの機能名、利用頻度、及び機能概要が含まれる。勿論、機能概要が削除された構成でもよい。機能一覧のウェブページでは、例えば、指定された機能の機能名とそれに対応する機能概要及び操作説明が含まれる。

次に、図４に図１及び図２を併せ参照して記録部１５の利用頻度一覧１５Ａにおける更新について説明する。

まず、内線電話機２１で機能Ａの「会議」を実行したものとする。ボタン電話システム１０では、制御部１４がその機能を実行（手順Ｓ１）し機能管理部１７に通知する。機能管理部１７は、システムデータ部１６で実行機能である「会議」領域をチェック（手順Ｓ２）し、利用頻度の公開あり（手順Ｓ３のＹＥＳ）の場合、記録部１５の利用頻度一覧１５Ａの領域で利用回数「３」を「４」に更新（手順Ｓ４）する。上記手順Ｓ３が「ＮＯ」でその機能が利用頻度公開なしの場合、機能管理部１７はそのまま手順を終了する。

次に、図５に図１から図３までを併せ参照してウェブサーバ部１８のウェブページ更新手順について説明する。

図示されていない時計で時刻が更新（手順Ｓ１１）された際、機能管理部１７はシステムデータ部１６における頻度データの更新時刻をチェック（手順Ｓ１２）する。その更新時刻が一致（手順Ｓ１３のＹＥＳ）の場合、機能管理部１７はシステムデータ部１６で利用頻度公開有無をチェック（手順Ｓ１４）する。ここで、利用頻度公開あり（手順Ｓ１５のＹＥＳ）の場合、機能管理部１７は、記録部１５の利用頻度一覧１５Ａのデータからウェブページ用にＨＴＭＬデータを作成（手順Ｓ１６）し、ウェブサーバ部１８のウェブページを更新（手順Ｓ１７）して手順を終了する。上記手順Ｓ１３が「ＮＯ」で更新時刻が不一致の場合、又は、上記手順Ｓ１５が「ＮＯ」で利用頻度の公開なしの場合、機能管理部１７はそのまま手順を終了する。

上記手順において、本発明の意義を損なわない限り、手順の前後入替えなどは自由であり、上記説明により本発明が限定されることはない。

このような構成を採用したので、ウェブサーバ部１８のウェブページにはシステムデータ部１６に設定された公開開始時期及び更新時刻から得られる更新期間中の各機能の利用頻度一覧が常時公開される。従って、ボタン電話システム１０である交換装置の内線電話機２１のユーザの誰でもが、ＰＣ２２からネットワーク２３を介してウェブサーバ部１８のウェブページから利用頻度一覧を閲覧することが容易にできる。

つまり、交換装置の利用者は、交換装置の公開されたウェブページを閲覧することにより、その交換装置機能の利用頻度から業務に必要でかつ便利な機能を知ることができ、かつその機能の概要及び使用手順などを取得して理解することができる。

このように、利用頻度一覧から交換装置における機能の利用状況が把握できるので、製品販売営業部門、製品企画開発部門などにおいても有効活用が可能である。更に、ウェブページでの公開情報に機能対応の複数の操作方法を含み、同一機能でも符号を付与してその方法別対応の利用頻度を一覧に生成することにより、ユーザ及び顧客にも限定されず、また営業スタッフ及び開発スタッフにも効果的に機能することが期待できる。すなわち、ここでの機能には、上述したように、異なる手順等の実現方法、操作方法それぞれが独立した機能として含まれてよいからである。

本発明の上記実施の形態とは異なる例について説明する。

本実施例２は、上記実施例１のウェブサーバ部をネットワーク上にウェブサーバとして設け、交換装置の制御部からＮＥＴＩＦを介してアクセスしている。その動作手順は、上記実施例と同様であり、詳細説明は省略する。

このような構成により、ウェブサーバがインターネットからアクセスできる場合、この交換装置が設置されていない場所でも、その交換装置の機能の利用頻度一覧及びその操作方法がＰＣにより閲覧できるので、例えば、営業活動の際に顧客に交換装置の機能情報を提供可能であり、販売促進に大いに役立てることができる。

本発明では、交換装置の機能ごとにその利用頻度を一覧に生成してウェブページに作成し、装置内部又はシステム内部のウェブサーバに配置してネットワーク上に公開し提供するので、ユーザはパーソナルコンピュータのような情報処理端末からそのウェブページを閲覧できる。従って、電話のみならず、データ通信を含む通信端末の交換装置で、そのユーザが交換装置の有する機能を交換装置に接続される通信端末の操作手順ごとの利用頻度を把握してその操作方法を閲覧できるので、通信端末のみならず、交換装置のユーザにも、その利便さを確認するために利用可能である。また、交換装置はファクシミリ装置のような通信端末であっても、スタンダローン形式の単体装置にも適用可能である。

本発明による電話交換マニュアル提供システムの実施の一形態をブロックで示した説明図である。（実施例１） 図１の記録部の利用頻度一覧領域における実施の一形態をテーブルで示した説明図である。（実施例１） 図１のウェブサーバ部のウェブページ領域における実施の一形態をテーブルで示した説明図である。（実施例１） 図１のシステムにおける利用回数更新手順の実施の一形態をフローチャートで示した説明図である。（実施例１） 図１のシステムにおけるウェブデータ更新手順の実施の一形態をフローチャートで示した説明図である。（実施例１） 従来のマニュアル提供システムの一例をブロックで示した説明図である。 従来の収集データ提供システムの一例をブロックで示した説明図である。

符号の説明

１０ ボタン電話システム
１１ 接続スイッチ
１２ 電話機ＩＦ（インタフェース）
１３ 回線ＩＦ（インタフェース）
１４ 制御部
１５ 記録部
１６ システムデータ部
１７ 機能管理部
１８ ウェブサーバ部
１９ ＮＥＴＩＦ（ネットワークインタフェース）
２１ 内線電話機
２２ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
２３ ネットワーク

Claims (7)

1. ネットワークを介して情報処理端末に接続するウェブサーバをシステム内部に備え、前記ウェブサーバは交換装置に収容される通信端末の機能対応マニュアルとその機能ごとの利用頻度とを含むウェブページを有し、前記通信端末が前記交換装置の機能実行の都度、その機能ごとの利用回数を更新して利用頻度一覧に作成し、所定時期に前記ウェブサーバで前記ウェブページの利用頻度情報を更新し、前記ウェブサーバが前記ネットワークを介して要求を受けた際に要求された前記ウェブページを要求元の情報処理端末に提供することを特徴とする電話交換マニュアル提供方法。
2. 請求項１に記載の電話交換マニュアル提供方法において、前記ウェブページの更新時期は、定期的であることを特徴とする電話交換マニュアル提供方法。
3. 請求項１に記載の電話交換マニュアル提供方法において、前記ウェブページには、要求のあった際に最初に提供するもので機能名ごとにその利用頻度及び機能概要を全ての機能に対して示す機能一覧ページを作成し、かつ要求を受けた際に提供するもので機能名ごとにその操作説明を示す操作マニュアルを搭載することを特徴とする電話交換マニュアル提供方法。
4. 請求項１から請求項３までの一つに記載の電話交換マニュアル提供方法において、前記機能は、その機能を実現する異なる方法又は手順別に細分化されることを特徴とする電話交換マニュアル提供方法。
5. ネットワークを介して情報処理端末に接続すると共に交換装置に収容される通信端末の機能対応マニュアルとその機能ごとの利用頻度とを含むウェブページを有するウェブサーバと、前記交換装置の実行機能対応にその機能の利用回数を一覧に形成して記録する記録部と、前記通信端末が前記交換装置の機能実行の都度、前記記録部のその機能ごとの利用回数を更新して利用頻度一覧に作成し、所定時期に前記ウェブサーバで前記ウェブページの利用頻度情報を更新する機能管理部とを備え、前記ウェブサーバは前記ネットワークを介して要求のあった場合に要求されたウェブページを要求元の情報処理端末に提供することを特徴とする電話交換マニュアル提供システム。
6. 請求項５に記載の電話交換マニュアル提供システムにおいて、前記ウェブサーバ、記録部、及び機能管理部は前記交換装置内に配置されることを特徴とする電話交換マニュアル提供システム。
7. 請求項５又は請求項６に記載の電話交換マニュアル提供システムにおいて、前記情報処理端末はパーソナルコンピュータ、前記交換装置はボタン電話装置若しくは構内交換機、又は前記通信端末は前記交換装置の内線電話機であることを特徴とする電話交換マニュアル提供システム。
   

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