JP4620165B2 - ファイル管理システム - Google Patents

Description

本発明は、電子ファイルを管理するファイル管理装置、方法および記憶媒体に係り、特にファイル名に格納先情報を付けて、物理ファイルのキャビネット管理と同様に整然と分類管理できるようにしたものに関する。

電子ファイルを管理する方法に、データベース管理と、データベースとは関係なくファイルを階層構造で管理する分類管理とがある。

一方のデータベース管理は、ファイルは属性や項目の「ひも付け」で管理される。従って、一つのフォルダに無秩序に多数、多種類のファイルを入れても、データーベースソフトに登録さえすれば、検索も抽出も可能となる。このためサーバの中に大枠のフォルダぐらいは作るが、細かく詳細に分けて、ファイルを整理することは少なく、フォルダ内は非常に混とんとした状況にある。すなわち、フォルダに、無秩序に企画書も提案書も画像も混在したままで入っている。「どうせデーターベースに登録するのだから」というのが、混在を許してしまう理由である。しかし、データーベースがクラッシュした場合は、何処に何のデータがあるという属性や項目の「ひも付け」が壊れてしまうため、ファイルの検索や抽出は困難になる。そこで「ひも付け」情報を含めてバックアップを取るという作業がデータベース管理では必須だった。

他方の分類管理は、データベースに頼ることなく、ファイルを階層構造に分類整理して整然と管理するやり方である。分類分けが非常に面倒であるという欠点があったため、ファイル作成時に、ユーザが意識することなく、ファイルを自動的に分類分けして保管できるようにしたものが提案されている（例えば、特許文献１参照）。これは、ファイルを分類するための分類情報をファイルまたはディレクトリに設定および管理する分類情報作成手段と、分類情報によってファイルを自動的に分類し保管するファイル自動保管手段と、ファイル作成を監視しファイルが作成されたことをファイル自動保管手段に通知するファイル作成検出手段と、ファイルの内容を調べることによりファイルの種類を確定してファイル自動保管手段に通知するファイル種類決定手段とを備えたものである。ここで調べるファイルの内容は、ファイル名に付けられた拡張子、またはファイル内容（ファイルの中身）である。

まず、前記分類情報作成手段により分類情報を作成し、ファイル作成用ワークディレクトリに分類情報を付与し、ワークディレクトリでファイル作成する。次に、ファイル作成検出手段より作成されたファイル名をファイル自動保管手段に通知する。そして、ファイル自動保管手段は受取ったファイル名の拡張子と分類情報中の分類構造情報に設定された拡張子に対応する分類ディレクトリ名を取得する。または、ファイルの内容を読み出し、ファイルの種類を決定した上で、受取ったファイルの種類とワークディレクトリに付与された分類情報中の分類構造情報に設定されたファイルの種類に対応する分類ディレクトリ名を取得する。最後に、作成されたファイルを分類ディレクトリに移動し保管する。

これにより、ファイルの拡張子、またはファイル内容によって、ユーザが自由に分類を定義でき、ファイルを自動的に分類整理して保管することにより、ユーザのファイル管理における作業を軽減することができる。

特開平７−１３８２８号公報

しかし、上述した特許文献１に記載の発明には、つぎのような欠点がある。
（１）上記発明は、指定された分類ディレクトリを自動的に作成し、ファイルをファイルの種類に対応して、作成した分類ディレクトリに自動的に移動して分類するもので、ファイル管理に有効な装置といえる。例えば、拡張子で分類する場合には、図２８に示すように、ワークディレクトリ（ｕｓｅｒｓ／ｗｏｒｋ１）にあるファイル（ｔｏｋｋｙｏ．ｗｐなど）を移動して、ワープロ分類ディレクトリ（ｈｏｍｅ／ワープロ分類）やテキスト分類ディレクトリ（ｈｏｍｅ／テキスト分類）別に自動的に分類できる。また、ファイル内容によって分類する場合には、図２９に示すように、ワークディレクトリ（ｕｓｅｒｓ／ｗｏｒｋ１）にあるファイル（ＴＩＦＦｆｉｌｅなど）を移動して、イメージ分類ディレクトリ（ｈｏｍｅ／イメージ分類）、印刷分類ディレクトリ（ｈｏｍｅ／印刷分類）、その他の分類ディレクトリ（ｈｏｍｅ／その他の分類）というように分類することもできる。

しかしながら、各分類ディレクトリは１階層だけで構成され、その配下に階層構造がない。従って、分類ディレクトリに分類されて格納されたファイルは、拡張子またはファイル内容は共通しているものの、作成部門や作成日付などの他の項目については分類されておらず、依然として無秩序に混在したまま入っているということになる。すなわち、ワープロ文書に分類分けされたファイルは、営業部のファイルも、開発部のファイルも、総務部のファイルも、さらには見積書も、決定見積書も、発注書も、またファイル作成日付別にも分類されることなく、無秩序に混在したまま、格納されてしまうことになる。

表面だけは秩序化されているものの内部はこれまで通り、無秩序に混在したままなので、従来のデータベースの考えと何ら変ることがない。このため、例えばワープロ文書に分類されたファイルから特定のファイルを取り出そうとした場合、データベースに頼らざるを得ない。また、データーベースがクラッシュした時には、「ひも付け」が壊れてしまので、所望のファイルを容易に取り出せない点は、全く従来と変りない。
（２）また、後に分類階層構造を変更したい場合には、自動再構築手段が存在しないので、ユーザが変更分類ごとに新規のディレクトリを作成し、ファイルを所定の新規ディレクトリへ移動あるいは複写し、その後に手作業で旧ディレクトリを削除しなければならず、分類の再構築が非常に面倒であった。

ところで、従来の物理ファイルを整理する分類キャビネットは、次に述べるように、それなりに便利であった。例えば、営業部のキャビネットの引きだしのラベルに営業部見積と書いてあるキャビネットの引きだしを開けると、年号別に区切られている。「１９９７」とか「１９９９」というように。「１９９９」の区切られた所に、「あ・か・さ・た・な・・・」のフォルダがある。そのフォルダを開けると、さらに「１月〜１２月」までのフォルダが中で区切られている。そして「９月」を開けると、その中に、「営業部−１９９９−アクセス−９−サーバー見積」というタイトルの物理ファイル（紙書類）が入っている。

この時代には、キャビネットに紙というハードウェアを用いて、ある秩序を基に物理ファイルが整理されていた。進んだ所では何処に何を入れたか、という台帳にも記入し、それをインデックスにして、欲しいファイルのある場所へ容易にアクセスすることができ、ファイル等を即座に引きだすことができた。全てがハードウェアで行っている時代には、「何時でも・誰でも・何処でも」、特定した書類を捜し出して、外部にいる営業員からの問い合わせや、クライアントからの問い合わせに答えられた。

そこで、本発明の課題は、ファイル名に格納先階層情報を含ませることによって、電子ファイルでも、そのような物理的構造の分類キャビネットと同じ様なアクセスを可能にすることができるファイル管理装置、方法、および記憶媒体を提供することにある。また、本発明の課題は、ファイル名から分類を容易に再構築することが可能なファイルの管理装置を提供することにある。

第１の発明は、被管理ファイルが格納されるべき階層フォルダと同じ名前で、階層構造順に並べた一連の格納先情報を原ファイル名に付けて、前記ファイルの原ファイル名を格納先情報付きファイル名に変更するファイル名作成手段と、前記ファイル名作成手段で作成された格納先情報付きファイル名の一連の格納先情報に従って前記ファイル格納先情報と同じ名前の階層フォルダを順次作成し、前記格納先情報付きファイル名の最後の格納先情報と同じ名前の階層フォルダの配下に前記格納先情報付きファイルを格納するファイル振分け手段とを備えたファイル管理装置である。

本発明によれば、ファイル名作成手段で原ファイル名を格納先情報付きファイル名に変更し、ファイル振分け手段でファイル格納先情報と同じ名前の階層フォルダを作成して、最後のファイル格納先情報に対応する階層フォルダの配下に格納先情報付きファイルを格納するようにしている。したがって格納先情報付きファイル名を決定すれば、ファイル格納先フォルダを自動的に作成でき、そこに格納できることになる。その結果、整然と分類されたファイル格納先情報をファイル名として付ければ、物理キャビネットのときのように、整然と分類された電子ファイルの管理が可能となる。その結果、データベースソフト等に頼ることなく、例えばエクスプローラのようなファイル管理ソフトでも、目的とするファイルを、誰彼となく、容易に見つけ出すことができるようになる。また、ファイルを取り出した格納先フォルダの名前を忘れてしまったり、ファイルが迷子になっても、ファイル名そのものに行き先とも言うべきファイル格納先情報が付けられているので、誰彼となく、所定のフォルダに戻すことができる。

上記発明において、前記ファイル名作成手段に、前記一連の格納先情報を前記被管理ファイルの内容から取得し、この取得した前記格納先情報を原ファイル名に付ける機能をもたせてもよい。被管理ファイルの種類によっては、格納先情報を入力する領域が確保されているものがあり、予めその領域に格納先情報が入力されていれば、上記機能に基づいて前記被管理ファイルから格納先情報付きファイル名を自動的に作成することができる。

上記発明において、監視フォルダ内の被管理ファイルの有無を検出し、前記ファイルを検出したら、前記ファイル名作成手段に、ファイル格納先情報付きファイル名を作成するための作成指令を送信する第１のファイル監視手段を設けることが好ましい。ファイルを検出すると指令を出してファイル名作成手段を作動する第１のファイル監視手段を設けると、監視フォルダに、管理しようとする被管理ファイルを入れるだけで、自動的に格納先情報付きファイル名が作成され、作成されたファイル名に対応した階層フォルダにファイルを自動的に振分けることができる。

また、上記発明において、前記ファイル格納先情報付きファイル名の付いたファイルを前記監視フォルダからファイル振分け分配フォルダに移動する移動手段と、前記移動手段から前記ファイル振分け分配フォルダへ移動したファイルの有無を検出し、前記フォルダを検出したら、前記ファイル振分け手段に、前記ファイルをファイル振分け分配フォルダから格納先となる階層フォルダに振分けるための振分け指令を送信する第２のファイル監視手段とを設けることが好ましい。第１の監視フォルダとは別にファイル振分け分配フォルダを設けて、移動手段によりファイルを監視フォルダからファイル振分け分配フォルダ
に移動するようにすると、ファイルの監視とファイル振分け作業とを独立して行うことができるので、効率的な管理ができる。また、第２のファイル監視手段でファイルを検出したとき、指令を出してファイル振分け手段を作動するようにしたので、ファイル振分け分配フォルダに、管理しようとするファイルを入れるだけで、ファイルを自動的に振分けることができる。

また、上記発明において、前記ファイル振分け手段で階層フォルダの配下に格納されたファイル格納先情報付きファイル名を持つファイルをデータベースに登録するデータベース登録処理手段を設けることが好ましい。ファイル格納先情報付きファイル名を持つファイルをデータベースに登録するようにすると、データベースソフトからも当該ファイルをアクセスすることができるようになる。

また第２の発明は、第１の発明のファイル管理装置であって、現在の分類フォルダの配下のフォルダ階層構造を再構築するファイル管理装置において、新フォルダ階層構造を決定する新フォルダ階層構造決定手段と、現在分類フォルダに加えて新分類フォルダを作成するフォルダ作成手段と、現在分類フォルダの配下の階層フォルダを降りて行き、配下の階層フォルダ内の現在の格納先情報付きファイル名を持つファイルの有無を検出する検出手段と、前記ファイルを検出したとき、当該ファイル名から原ファイル名を取得して、前記新フォルダ階層構造決定手段によって指定された格納先情報に基づいて、前記ファイルが新規に格納されるべき階層フォルダと同じ名前で、階層構造順に並んだ一連の新格納先情報を原ファイル名に付けて、前記当該ファイル名を新格納先情報付きファイル名に変更するファイル名変更手段と、前記ファイル名変更手段で作成したファイル名の一連の新格納先情報に従って前記新格納先情報と同じ名前の新階層フォルダを順次作成して、該新階層フォルダに当該ファイルを振分けていき、前記新格納先情報付きファイル名の最後の新格納先情報と同じ名前の新階層フォルダの配下に前記新格納先情報付きファイル名を持つファイルを格納するファイル振分け分配手段と、前記検出手段が現在フォルダの配下にファイルを検出しなくなったとき、当該現在フォルダを削除してフォルダ階層構造を再構築する削除手段とを備えたファイル管理装置である。

本発明によれば、ファイル名に格納先フォルダに対応した一連の格納先情報が付いているので、ファイルの分類を再構築したい場合でも、その格納先情報の順序を変更し、変更した格納先情報に基づいて、新ファイル名および新ファイル名に対応した新階層フォルダを作成し、この作成した新階層フォルダにファイルを再格納することが容易にできる。

また、第３の発明は、監視フォルダで被管理ファイルの有無を監視し、前記被管理ファイルを感知したら、前記被管理ファイルに、被管理ファイルが格納されるべき階層フォルダと同じ名前で、階層構造順に並べた一連の格納先情報を原ファイル名に付け、この格納先情報付きファイル名を持つファイルを監視フォルダからファイル振分け分配フォルダへ移動し、前記ファイル振分け分配フォルダで前記ファイルの有無を監視し、ファイルを感知したら、分類フォルダ配下にある前記格納先情報に対応する階層フォルダを作成して、作成した格納先の階層フォルダに自動的にファイルを移動するようにしたファイル管理方法である。

この方法は、図１の具体例で説明すれば、次の４つのステップを含む。

（ａ）クライアントマシン１０の監視フォルダ１１に原ファイル名：高橋建設．ｘｌｓの付いたファイル１２を入れる。

（ｂ）監視フォルダ１１にファイル１２が入ったことを感知したら、格納先情報である格納先識別子付きファイル名：営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓ
を作成して、この作成したファイル名へ原ファイル名を変更する。変更後、ファイル１２を監視フォルダ１１からサーバマシン２０のファイル振分け分配フォルダ２１へ移動する。前記格納先識別子は、ファイル名の中の「営業部」、「見積」、「１９９９」、「１０」、「２８」の部分を言う。

（ｃ）サーバマシン２０のファイル振分け分配フォルダ２１で、移動した格納先識別子付きファイル名の付いたファイル１２を監視する。

（ｄ）ファイル１２を感知したら、業務フォルダ配下にある格納先識別子に対応する階層フォルダ（営業部、見積、１９９９、１０、２８）を作成して、作成した格納先フォルダに自動的にファイル１２を移動する。

第３の発明において、前記一連の格納先情報を原ファイル名に付ける際、前記一連の格納先情報を前記被管理ファイルの内容から取得し、この取得した前記格納先情報を原ファイル名に付けるようにすることもできる。予め被管理ファイルの内容に格納先情報が入力されていれば、被管理ファイルから格納先情報付きファイル名を自動的に作成することができる。

また、第４の発明は、コンピュータを動作させるプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体において、監視フォルダで被管理ファイルの有無を監視させる手段と、被管理ファイルを感知したら前記ファイルに、被管理ファイルが格納されるべき階層フォルダと同じ名前で、階層構造順に並べた一連の格納先情報付きファイル名を付けさせる手段と、この格納先情報付きファイル名を持つファイルを監視フォルダからファイル振分け分配フォルダへ移動させる手段と、前記ファイル振分け分配フォルダで前記ファイルの有無を監視させる手段と、ファイルを感知したら、分類フォルダ配下にある格納先情報に対応する階層フォルダを作成させて、作成した階層フォルダに自動的にファイルを移動させる手段とを有する記憶媒体である。

本発明によれば、ファイル名に格納先情報を付けて、深い階層のフォルダまでファイルを自動的に振分けるようにしたので、データベースソフトを使用しなくても、ファイルを容易に検索、抽出することができる。また、ファイル名に付けた格納先情報に基づいて分類フォルダの再構築が自動かつ容易に行える。

本発明のファイル管理装置の実施の形態による分類キャビネットの基本動作構造概念図を示す。 実施の形態の分類キャビネットのレイヤ構造の概念図である。 図２の一部詳細説明図である。 実施の形態によるネットワークシステム構成図である。 実施の形態によるファイル管理装置のブロック図である。 実施の形態による環境設定ファイルの説明図である。 実施の形態によるクライアント側フォルダ監視フローである。 実施の形態によるクライアント側の実際の動きを示す説明図である。 実施の形態による格納先識別子付きファイル名作成およびファイル移動フローである。 実施の形態によるファイル名作成画面を示す説明図である。 実施の形態による格納先識別子付きファイル名作成およびファイル移動フローである。 実施の形態によるサーバ入力側での実際の動きを示す説明図である。 実施の形態によるクライアント側のエラー処理フローである。 実施の形態によるサーバ側のフォルダ監視フローである。 実施の形態によるサーバ側の実際の動きを示す説明図である。 実施の形態によるファイル振分けフローである。 実施の形態によるファイル振分けフローである。 実施の形態による取りあえずファイル格納ルーチンフローである。 実施の形態によるデータベース登録処理フローである。 実施の形態によるデータベース登録処理の実際の動きを示す説明図である。 実施の形態によるサーバ側のエラー処理フローである。 実施の形態による分類キャビネット内再構築フローである。 実施の形態による分類キャビネット内再構築フローである。 実施の形態による分類キャビネット内再構築フローである。 実施の形態による分類キャビネット内再構築の実際の動きを示す説明図である。 実施の形態による印刷業界の画像ファイルに適用した電子分類キャビネット例である。 実施の形態による医療業界のＤＩＣＯＭに適用した電子分類キャビネット例である。 従来例のファイル管理のディレクトリ構造を示す説明図である。 従来例のファイル管理のディレクトリ構造を示す他の説明図である。 実施の形態による医療業界のＤＩＣＯＭに適用した電子分類キャビネット例において、ＤＩＣＯＭファイルのタグ読込みイメージの説明図である。 図３０のＤＩＣＯＭファイルのタグ読込みイメージのフローである。

以下に、本発明の実施の形態を図面を用いて説明する。なお、ここに出てくるソフトの製品名は商標である。

図２に、実施の形態の電子分類キャビネットを説明する同心円状ないし放射状のレイヤ構造の概念図を示す。ここで電子分類キャビネット（単に分類キャビネットということもある）とは、本発明で実現することができる電子的な分類キャビネットのことであり、物理ファイルを整然と整理した物理的分類キャビネットに対応させた用語である。

レイヤ構造は、中心部に第１レイヤ３１が存在し、これより径方向外方に向かって、順に第２レイヤ３２、第３レイヤ３３、第４レイヤ３４、第５レイヤ３５、そして 最外層の第６レイヤ３６が配置される。

第１レイヤ３１はデータレイヤであり、格納先識別子付きファイル名を持つファイルが格納される。第２レイヤ３２はＯＳレイヤであり、ＤＯＳ、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）
ＯＳ、Ｍａｃ ＯＳなどが占める。第３レイヤ３３は実施の形態の分類キャビネットのエンジンが配置される。第４レイヤ３４は、データベースレイヤ、ネットワークフォルダ、ＤＩＣＯＭ（米国の医療画像規格）レイヤなどが配される。第５レイヤ３５には各種ドライバソフト、例えば、４ｔｈ Ｄｉｍｅｎｓｉｏ、Ｏｒａｃｌｅ、ＮＦＳ、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のアプリケーションプログラム、Ｍａｃのアプリケーションプログラム、ＱＲＳ、ＯＤＢＣなどが配置される。そして、最外層となる第６レイヤ３６には、各種ユーティリティソフト、例えば、顧客管理、印刷の画像データベース、印刷ソフト画像（ＯＰＩ）、フォルダ管理システムソフト、動画像ビデオデマンドシステム、メールソフト、画像ファイリングソフト（ＰＡＣＳ）等が占める。

上述したように同心円状ないし放射状のレイヤ構造の中央に、実施の形態のデータレイヤが位置付けられる。従って、そのエンジンとなる分類キャビネットのある第３レイヤ３３の外側のレイヤ３４〜３６に配置されるソフトから、分類キャビネットを介して、第１レイヤ３１にあるデータレイヤのデータにアクセスすることが可能となる。すなわち、ＯＳ、ドライバ、データベースソフト、その他のアプリケーションなどの種々のソフトからもアクセスすることができる。このようなアクセスを可能にしている理由は、ファイルが整然と分類管理されているからである。

図３にレイヤ構造の一部詳細図を示す。図３（ａ）に示すように、第１レイヤ３１を占めるデータ群には、例えば、テキスト、Ｅｘｃｅｌ／Ｗｏｒｄ、ＤＩＣＯＭ、ＭＰＥＧ、ＪＰＥＧ、ＥＰＳ（ポストスクリプトファイル）、フォトショップ、ＲＩＰ済み等がある。図３（ｂ）は第１レイヤ３１の階層構造の一例を示す。図３（ｄ）は実施の形態の分類キャビネットに対応する物理的分類キャビネットの斜視図を示す。図３（ｃ）はＰＡＣＳの画像ファイリングソフト画面の一例である。図３（ｅ）はデータベースＤＢを示す。

本発明を適用する実施形態のシステムは、図４に示すように、複数のクライアントマシン１０とサーバマシン２０とをＬＡＮなどのネットワークで接続する。サーバマシン２０に環境設定ファイル２２、格納先マスタ２３、格納パターンマスタ２４、データベース２５を設ける。クライアントマシン１０およびサーバマシン２０のハードウェアシステムで用いられる実施形態のファイル管理ソフトプログラムは媒体に記憶された状態で提供される。プログラムを記憶した媒体としては、例えばＣＤ−ＲＯＭ等を用いることができる。媒体に記録されたプログラムは、サーバマシン２０のハードウェアウェアシステムに組み込まれている記憶装置、例えばハードディスク装置にインストールされることにより、このファイル管理ソフトプログラムを実行して、後述する各機能を実現するファイル管理装置の構築に寄与する。なお、ネットワークにはインターネット接続も含まれる。

図５にファイル管理装置のブロック図を示す。クライアントマシン１０には、クライアント側ファイル監視手段１４、ファイル名作成手段１５、ファイル移動手段１６、クライアント側エラー処理手段１７などが設けられる。サーバマシン２０にはサーバ側ファイル監視手段２６、ファイル振分け手段２７、サーバ側エラー処理手段２８、データベース登録処理手段２９、分類キャビネット内再構築手段３０などが設けられる。これらの概略機能を以下に説明する。

クライアント側ファイル監視手段１４は、監視フォルダ１１内を監視し、ファイルを検出したら、作成指令としてのフォルダ変更メッセージをファイル名作成手段１５に送信する。ここで、フォルダ変更メッセージの「フォルダ変更」の意味するところは、当初フォルダに格納されていたファイルを、新規の階層フォルダに格納しなおすという意味である。フォルダ変更メッセージを受信すると、ファイル名作成手段１５は、格納先識別子付きファイル名作成画面（図１０）をディスプレイに表示する。格納先識別子付きファイル名作成画面に基づいて作成されたファイル名は更新される。ファイル監視手段１４がファイルを検出しなかったら、格納先識別子付きファイル名作成画面を非表示とする。ファイル移動手段１６は、格納先識別子付きファイル名を付けたファイルをファイル振分け分配フォルダ２１にファイルを移動する。移動がうまくいかない場合はエラーファイルとして扱う。エラー処理手段１７は、エラーファイルをエラーファイル格納フォルダに移動する。

サーバ側ファイル監視手段２６は、ファイル振分け分配フォルダ２１内のファイルを監視し、ファイルを検出したら、振分け指令としてのフォルダ変更メッセージをファイル振分け手段２７に送信する。ファイル振分け手段２７は、フォルダ変更メッセージを受信すると、格納先識別子付きファイル名の中の格納先情報に従って、ファイルを格納先フォルダに移動する。サーバ側エラー処理手段２８は、移動が不成功に終わると、エラーファイ
ルをエラーファイル格納フォルダに移動するが、成功するとデータベース登録処理が必要か否か判断する。データベース登録処理手段２９は、データベース登録処理が必要と判断されたとき、データベースと接続して、処理したファイルをデータベースに追加し、追加が成功したときデータベースを切断する。分類キャビネット内再構築手段３０は、新分類フォルダを作成後、現在の分類フォルダ配下の下位階層から上位階層に向かってフォルダ内のファイルを調べに行って、ファイル情報（原ファイル名）を取得し、指定された格納先構造情報とフォルダ名区切り記号を使い新・格納先識別子付きファイル名を作成する。この新ファイル名に基づいて新階層フォルダを作成し、ファイル格納先情報に従ってファイルを新格納先フォルダへ移動し、ファイルの処理が終了したら不要となった空の現在フォルダは順次削除していき、最後にルートにある分類フォルダを削除する。前記フォルダ名区切り記号とは、ファイル名に一連に付けられる複数の格納先識別子間を区切る記号である。

次に、上述したような構成によるファイル管理システムの動作を説明する。ファイル管理ソフトをインストールした後に環境設定を行う。図６は環境設定ファイルの説明図である。環境設定ファイル２２のクライアント側設定項目には、例えば監視フォルダの情報（監視フォルダをどこに作成するかなどの情報）、フォルダ区切り記号の情報（ユーザが任意に決めるもので、例えば「−」、「＿」など）、エラーファイル格納フォルダ情報（フォルダ作成場所などの情報）などがある。環境設定ファイル２２のサーバ側設定項目には、ファイル振分け分配フォルダの情報（フォルダ作成場所等の情報）、取りあえずフォルダ情報（フォルダ作成場所等の情報）、データベース接続情報（ファイル管理ソフトにより自動分類されたファイル及びその情報をデータベースに登録するか否かを設定するなどの情報）、エラーファイル格納フォルダ情報（フォルダ作成場所等の情報）などがある。なお、上記各フォルダ情報は、各フォルダを作成する場所をユーザがフルパスで任意に指定することができる。以下、フローチャート及びその補足図を用いて説明する。

クライアントアプリケーションフローチャート（図７〜図１３）
（１）フォルダ監視フロー
ファイル監視手段１４は、図７に示すように、監視フォルダ１１の情報を環境設定ファイル２２から取得したのち（ステップ１０１）、監視フォルダ１１内のファイル検出待ちになる（ステップ１０２）。監視フォルダ１１へは、例えば次の２通りでファイルが格納される。

図８に示すように、管理しようとする被管理ファイル１２は、クライアントマシンのディスプレイに表示された監視フォルダ１１に移動または保存するという形で監視フォルダ１１に格納される。移動は、既にファイル１２が存在しているときに、そのファイル１２をドラッグ・アンド・ドロップすることにより行う。保存は、市販のアプリケーション（例えばＭＳ−Ｅｘｃｅｌなど）で作成したファイルの保存先として監視フォルダ１１を選択することにより行う。管理前のファイルの名前を原ファイル名とし、格納先識別子の付いたファイル名を格納先識別子付きファイル名または単にファイル名という。ここでは原ファイル名を高橋建設．ｘｌｓとしている。

ファイル１２が監視フォルダ１１に移動または保存されると、ファイル監視手段１４により、当該ファイル１２が検出されて、フォルダ変更メッセージがファイル名作成手段１５に送信される（ステップ１０３）。送信成功の可否が判断され（ステップ１０４）、否であればエラー情報を記録する（ステップ１０５）。送信が成功するとシステムが終了したか否かを判断し（ステップ１０６）、否であれば、監視フォルダ１１のファイル検出待ちのステップ１０２へ戻り、システムが終了するまでフォルダの監視を繰り返す（ステップ１０２〜１０６）。これにより監視フォルダ１１内に格納されるファイルが漏れなく検出されることになる。

（２）格納先識別子付きファイル名作成及びファイル移動フロー（図９〜図１１）
ファイル名作成手段１５は、図９に示すように、予めフォルダ区切り記号の情報を環境設定ファイル２２から取得した後（ステップ２０１）、ファイル監視手段１４からのフォルダ変更メッセージの受信待ちになる（ステップ２０２）。フォルダ変更メッセージを受信すると、格納先識別子付きファイル名作成画面をクライアントマシン１０のディスプレイに表示する（ステップ２０３）。この画面を使って、ソフト利用者が手作業で、ファイル格納先識別子を持つファイル名を作成する。図１０に示すように、表示画面４０には、画面右に原ファイル名及び格納先を階層的に表示する複数の識別子ボックスが表示され、画面左に格納先パターンを表示する複数のパターンボックスが表示される。画面下には、格納先識別子の付与を容易にするパターン登録ボタン、格納先識別子付きファイル名を確定ではなく暫定的な扱いとする取りあえずボタン、作成された格納先識別子付きファイル名を確定する決定ボタンが表示される。このとき、各識別子ボックスには格納先マスタ２３（図４参照）から取得した格納先データ（格納先識別子）が表示され、パターンボックスには格納パターンマスタ２４（図４参照）から取得したデータ（格納パターン）が表示されるようになっている（ステップ２０４、２０５）。

識別子ボックスの矢印を押して格納先識別子を指定し、望む格納先データが無い場合には、文字を入力することで格納先識別子を指定する（ステップ２０６）。指定後、決定ボタンを押して決定する。この際、画面左のパターンボックスから格納先パターンを選択して、画面右の階層構造を途中まで自動的に指定してやると便利である。図示例の階層構造は、上位に所属やファイル内容を、下位に年月日を配置するようになっている。したがって、この場合、年度までのパターンをパターン登録しておくとよい。画面下のパターン登録ボタンは、良く使う格納先までの階層構造をパターン登録しておくためのものである。

格納先識別子が指定されたら（ステップ２０６）、取りあえずボタン、決定ボタンのいずれが押されたかを判断する（ステップ２０７）。決定ボタンが押されたのであれば、指定された格納先識別子とフォルダ名区切り記号を使い格納先識別子付きファイル名を作成する（ステップ２０８）。図１０の例では、ファイル名は営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓとなる。取りあえずボタンが押されたのであれば、ここでは取りあえずファイル名、例えば取りあえず−高橋建設．ｘｌｓを作成する（ステップ２１２）。取りあえずファイル名は、後に変更されることを前提とした暫定的なファイル名である。このようにして作成されたファイル名により原ファイル名（高橋建設．ｘｌｓ）は更新される。

図１１を用いてさらに説明する。格納先識別子付きファイル名を作成した後（ステップ２０８）、指定したファイル名の中の格納先識別子が、格納先マスタ２３に存在するか否かを確認する（ステップ２０９）。存在しない場合は、その格納先識別子を格納先マスタ２３に新規登録する（ステップ２１０）。その後、指定した格納先フォルダの全ての階層分を処理したか否かを判断し（ステップ２１１）、未処理階層分が残っている場合はステップ２０９に戻り、格納先マスタ２３内のデータ存否と新規登録とを繰り返す（ステップ２０９〜ステップ２１１）。

全ての階層分の処理が終わったら、また、前述したステップ２１２の取りあえずファイル名の作成を終わったら、ファイル移動手段１６はファイル振分け分配フォルダ２１に格納先識別子付きファイル１２を移動する（ステップ２１３）。ファイル振分け分配フォルダ２１は、図１２に示すように、ネットワーク接続しているサーバマシン２０上に設けられる。ファイル振分け分配フォルダ２１に移動した時点でのファイル名は、ファイル名作成画面４０の決定ボタンが押されていれば、営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓであり、取りあえずボタンが押されていれば、取りあえず−高橋建設．ｘｌ
ｓである。

ファイル移動手段１６は、クライアント側の監視フォルダ１１からサーバ側のファイル振分け分配フォルダ２１への移動成功の可否を判断し（ステップ２１４）、移動が不成功のときはエラーフロー（Ｅｒｒ）へ飛ぶ。移動成功と判断されたら、さらに監視フォルダ１１にファイルが残っているか否か判断する（ステップ２１５）。ファイルが残っていれば、図９のファイル名作成画面表示を行うステップ２０３に戻り、監視フォルダ１１からファイルが無くなるまで、格納先識別付きファイル名作成及びファイル移動フローを繰り返す（ステップ２０３〜ステップ２１５）。監視フォルダ１１にファイルが存在しなくなれば、クライアント側のディスプレイに表示されている格納先識別子付きファイル名作成画面４０を非表示にする（ステップ２１６）。

（３）エラー処理フロー
図１１のステップ２１４で移動が不成功の場合には、図１３のエラー処理フローに進む。エラー処理手段１７は、環境設定ファイル２２からエラーファイル格納フォルダ情報を取得し（ステップ３０１）、エラー情報を記録する（ステップ３０２）。エラーファイル格納フォルダが存在するか否か判断し（ステップ３０３）、存在しない場合はエラーファイル格納フォルダを作成する（ステップ３０４）。エラーファイル格納フォルダを作成後、またはステップ３０３でエラーファイル格納フォルダが存在すると判断された場合は、エラーファイルをエラーファイル格納フォルダに移動する（ステップ３０５）。この移動の成功の可否を判断し（ステップ３０６）、成功であればエラー処理は終了し、成功しない場合はエラー情報を記録する（ステップ３０７）。

このように移動トラブルの発生時にはエラー処理を行うので、分類キャビネットの信頼性を高めることができる。またエラー情報を記録するので、エラーファイルのやり直しの際に、役立てることができる。

サーバアプリケーションのファイル格納までのフローチャート（図１４〜図２１）
（４）フォルダ監視フロー（図１４）
サーバ側ファイル監視手段２６は、ファイル振分け分配フォルダ２１の情報を環境設定ファイル２２から取得する（ステップ４０１）。取得後、ファイル振分け分配フォルダ２１のファイル検出待ちになる（ステップ４０２）。図１５に示すように、クライアント側からファイル名：営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓのファイル１２がサーバ側のファイル振分け分配フォルダ２１に入る。すると、サーバ側のファイル監視手段２６は、ファイル振分け分配フォルダ２１に上記ファイル１２が入ったことを感知する。

ファイル振分け分配フォルダ２１でファイル１２が感知されると、ファイル監視手段２６はフォルダ変更メッセージをファイル振分け手段２７に送信する（ステップ４０３）。送信が不成功に終わればエラー情報を記録するが（ステップ４０４〜４０５）、成功すればシステム終了か否かを判断する（ステップ４０６）。システムが終了していなければ、ファイル振分け分配フォルダ２１でのファイル検出待ちステップ４０２に戻り、システムが終了するまでフォルダ監視フローを繰り返す（ステップ４０２〜ステップ４０６）。

（５）ファイル振分けフロー
ファイル振分け手段２７は、図１６に示すように、フォルダ区切り記号情報、取りあえずフォルダ情報を環境設定ファイル２２から取得する（ステップ５０１）。ファイル監視手段２６でフォルダ変更メッセージの受信判断をし（ステップ５０２）、受信すると、ファイル名が取りあえずファイルか否か判断する（ステップ５０３）。取りあえずファイルであれば取りあえずファイル格納ルーチンへ飛ぶ（ステップ５２０）。

取りあえずファイルでなければ、ファイル名の中の格納先識別子（営業部，見積，１９９９，１０，２８）を読み取る（ステップ５０４）。格納先識別子と同じ階層で同じ名前のフォルダがサーバ内の分類フォルダ内に存在するか判断し（ステップ５０５）、存在しないと判断されたときはファイル名に付いている格納先識別子と同じ階層に同じ名前のフォルダを新規に作成する（ステップ５０６）。同じ名前のフォルダを新規に作成した後、またはステップ５０５で同じ名前の階層フォルダが存在すると判断されたときは、ファイル振分け手段２７に記憶したファイル格納先情報を更新する（ステップ５０７）。そのうえで、ファイル名の中にまだチェックしていない格納先識別子が存在するか否か判断する（ステップ５０８）。まだ存在する場合はステップ５０４に戻り、最下層の格納先識別子のチェックが終了するまで繰り返す（ステップ５０４〜ステップ５０８）。これにより、ファイル名の格納先フォルダが決まる。

上述した取りあえずファイル格納ルーチン（ステップ５２０）では、図１８に示す処理を行う。まずサーバ内に取りあえずフォルダが存在するかを判断し（ステップ５２１）、存在しない場合には、取りあえずフォルダを作成する（ステップ５２２）。既に存在している、あるいは新規に作成した取りあえずフォルダに取りあえずファイルを移動する（ステップ５２３）。移動成功か判断し（ステップ５２４）、不成功であればエラーフロー（Ｅｒｒ）に進み、成功であればルーチンを終了する。

ステップ５０８でファイル名の中に格納先識別子が存在しないと判断され、または取りあえずファイル格納ルーチンが終了したら、図１７のフローに進む。ここでは、ファイル格納先識別子にしたがってファイルを移動する（ステップ５０９）。この様子を図１５に示す。ファイル振分け分配フォルダ２１に入っているファイルのファイル名は、営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓである。これより第１階層フォルダ名は「営業部」、第２階層フォルダ名は「見積」、第３階層名は「１９９９」、第４階層名は「１０」、第５階層名は「２８」である。したがって当該ファイルは、分類フォルダの配下にある第１階層の「営業部」フォルダ、その配下の第２階層の「見積」フォルダ、その配下の第３階層の「１９９９」フォルダ、その配下の第４階層の「１０」フォルダを経て、さらにその配下の第５階層の「２８」フォルダ内に移動する。ファイル振分け分配フォルダ２１に入っている他のファイルも、このようにしてフォルダ名区切り記号で区切られたフォルダ名に従って格納先のフォルダに振分けられる。この場合、振分けられた後も、ファイル名は変らない。またファイル名の中に、存在しないフォルダを指定された場合は、当該フォルダを新規作成することは前述した通りである（ステップ５０６）。

なお、図１５において、分類フォルダの配下に設けられた営業部フォルダと並列に設けられているフォルダには、例えば開発部フォルダ、総務部フォルダ、取りあえずフォルダ、エラーファイル格納フォルダ等がある。また見積フォルダと並列に設けられているフォルダには、決定見積書フォルダ、発注書フォルダ等がある。見積フォルダの配下には年フォルダ、年フォルダの配下には月フォルダ、月フォルダの配下には日フォルダがそれぞれ存在している。

図１５に示すように、取りあえずファイル名がついていたものは、分類フォルダの配下の取りあえずフォルダ内に移動する（ステップ５２３）。

ステップ５０９でファイル格納先情報に従ってファイルを移動した後、移動成功か否かを判断し（ステップ５１０）、不成功に終わった場合にはエラーフロー（Ｅｒｒ）に進み、成功した場合には、取りあえずファイル格納ルーチンを終了した場合と共に、ステップ５１１に進む。ここでは環境設定ファイル２２から取得したデータベース接続情報から、移動したファイルのデータベース登録処理の可否を判断する（ステップ５１１）。登録処
理が必要であれば、データベースフロー（ＤＢ）へ進み、登録処理が不要であれば、さらにファイル振分け分配フォルダ２１にファイルが残っているか判断する（ステップ５１２）。ファイルが残っていれば、図１６のファイル振分けフローを開始するテップ５０３に戻り、振分けるファイルが無くなるまで繰り返す（ステップ５０３〜ステップ５１２）。

（６）データベース登録処理フロー
図１９に示すように、データベース登録処理手段２９は、ステップ５１１で登録処理が必要と判断されたときは、環境設定ファイル２２からデータベース接続情報を取得してデータベースを特定したうえで（ステップ６０１）、特定されたデータベースへの接続処理を行う（ステップ６０２）。そして、データベースに、処理したファイルの格納位置情報を追加するとともに（ステップ６０３）、処理したファイルのファイル属性情報を追加する（ステップ６０４）。ファイル属性情報には、例えばファイルのクリエータ（作成ソフト情報）、ファイルサイズ、ファイル作成日時、拡張子などがある。

前記情報追加の成功可否を判断し（ステップ６０５）、不成功に終わった場合にはエラー情報を記録し（ステップ６０６）、エラーファイルを送ったクライアントにエラーメッセージを送信する（ステップ６０７）。送信後、または情報追加が成功に終わった場合は、データベースを切断して登録処理を終了する（ステップ６０８）。このデータベース登録処理の様子を図２０に示す。すなわち、ファイル名が営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓであるファイルを分類キャビネット対応データベース２５に格納する。ここで分類キャビネット対応データベース２５とは、前述したようにファイル名、ファイルの格納位置情報（フルパス）、ファイルの属性情報、拡張子、ファイルサイズ、クリエータなどの情報を格納することができるデータベースである。なお、データベース例として、ＤＩＣＯＭサーバなどがある。

（７）エラー処理フロー
既述したエラーフロー（Ｅｒｒ）ではエラー処理手段２８が図２１に示す処理を行う。環境設定ファイル２２からエラーファイル格納フォルダ情報を取得し（ステップ７０１）、エラー情報を記録する（ステップ７０２）。エラーファイルを送ったクライアントにエラーメッセージを送信し（ステップ７０３）、エラーファイル格納フォルダが存在するか否か判断する（ステップ７０４）。存在しない場合は、エラーファイル格納フォルダを作成し（ステップ７０５）、エラーファイル格納フォルダを作成後、またはエラーファイル格納フォルダが存在する場合は、エラーファイルをエラーファイル格納フォルダに移動する（ステップ７０６）。なお、エラーファイル格納フォルダは図１５で既に説明した。

格納フォルダへの移動成功の可否を判断し（ステップ７０７）、不成功の場合はエラー情報を記録し（ステップ７０８）、エラーファイルを送ったクライアントにエラーメッセージを送信して（ステップ７０９）、移動成功の場合と同様に、エラー処理を終了する。

このようにトラブルの発生時にはエラー処理を行うので、分類キャビネットの信頼性を高めることができる。またエラー情報を記録するので、エラーファイルのやり直しの際に、役立てることができる。

以上（１）〜（７）に述べたように、実施の形態によれば、ファイル名作成手段１５で原ファイル名を格納先情報付きファイル名に変更し、ファイル振分け手段２７でファイル格納先情報と同じ名前の階層フォルダを作成して、最後のファイル格納先情報に対応する階層フォルダの配下に格納先情報付きファイルを格納するようにしている。したがって格納先情報付きファイル名を決定すれば、ファイル格納先フォルダを自動的に作成でき、そこに格納できることになる。その結果、整然と分類されたファイル格納先情報をファイル名として付ければ、物理キャビネットのときのように、整然と分類された電子ファイルの
管理が可能となる。その結果、データベースソフト等に頼ることなく、例えばエクスプローラのようなファイル管理ソフトでも、目的とするファイルを、誰彼となく、容易に見つけ出すことができるようになる。また、ファイルを取り出した格納先フォルダの名前を忘れてしまったり、ファイルが迷子になっても、ファイル名そのものに行き先とも言うべきファイル格納先情報が付けられているので、誰彼となく、所定のフォルダに戻すことができる。

また、ファイルを検出するとフォルダ変更メッセージを出してファイル名作成手段１５を作動するクライアント側ファイル監視手段１４を設けたので、監視フォルダ１１に、管理しようとする被管理ファイルを入れるだけで、自動的に格納先情報付きファイル名が作成され、作成されたファイル名に対応した階層フォルダにファイルを自動的に振分けることができる。監視フォルダ１１とは別にサーバマシン２０にファイル振分け分配フォルダ２１を設けて、ファイル移動手段１６によりファイルを監視フォルダ１１からファイル振分け分配フォルダ２１に移動するようにすると、ファイルの監視とファイル振分け作業とを独立して行うことができるので、効率的な管理ができる。また、サーバマシン側ファイル監視手段２６でファイルを検出したとき、フォルダ変更メッセージを出してファイル振分け手段２７を作動するようにしたので、ファイル振分け分配フォルダ２１に、管理しようとするファイルを入れるだけで、ファイルを自動的に格納先フォルダに振分けることができる。また、ファイル格納先情報付きファイル名を持つファイルをデータベース登録処理手段２９でデータベースに登録するようにすると、データベースソフトからも当該ファイルをアクセスすることができるようになる。また、ファイルの検索や抽出が困難になるという理由で、データベース管理では必須だったバックアップを取るという作業も必須ではなくなる。そして、データベースソフトなしに、「何時でも・誰でも・何処でも」、特定した書類を捜し出して、外部にいる営業員からの問い合わせや、クライアントからの問い合わせに即応的に答えることができる。

再構築プログラムのフローチャート（図２２〜図２４）
（８）分類キャビネット内再構築フロー
このフローは、上述した（１）〜（８）で構築したフォルダ階層構造を、別なフォルダ階層構造に変更するものである。

図２２に示すように、分類キャビネット内再構築手段３０は、新フォルダ階層構造指定画面をディスプレイに表示する（ステップ８０１）。新フォルダ階層構造指定画面は、図示しないが、例えば図１０に示すファイル名作成画面４０と同様な構成としてもよい。要は、キーボードやマウスなどの入力手段によって、新フォルダ階層構造を特定できるような画面であればよい。ここでは、部門、書類種、日付順で識別子を付けられていた現在ファイル名営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓを、日付、部門、書類種の順に変更し、その新ファイル名を１９９９−１０−２８−営業部−見積−高橋建設．ｘｌｓとして、これに従い分類キャビネット内を再構築する例について説明する。

新フォルダ階層構造指定画面を使って新フォルダ階層構造を決定するか否か判定する（ステップ８０２）。キャンセルすれば終了する。決定すればファイル監視手段２６による図１４のファイル監視フローを一時停止する（ステップ８０３）。そして、現在の分類フォルダの名前を変更し、これを旧分類フォルダと呼ぶ（ステップ８０４）。つづけて新分類フォルダを作成し（ステップ８０５）、旧分類フォルダを現在フォルダに設定する（ステップ８０６）。

図２３に移り、現在フォルダ内にフォルダが存在するか判断し（ステップ８０８）、存在すれば、現在フォルダを一階層下のフォルダに設定した後（ステップ８０９）、ステップ８０８に戻り、フォルダが存在しなくまるまでフォルダの探索フローを繰り返す（ステ
ップ８０８〜ステップ８０９）。このようにして最下位階層のフォルダを見い出す。

現在フォルダ内にフォルダが見い出せなくなったら、現在フォルダ内にファイルが存在するか否か判断する（ステップ８１０）。ファイルが存在する場合は、現在フォルダ以下のファイル情報（原ファイル名である高橋建設．ｘｌｓ）を取得し（ステップ８１１）、ステップ８０１、８０２で指定された格納先構造情報とフォルダ名区切り記号を使って、新・格納先識別子付きフィル名を作成する（ステップ８１２）。すなわち日付優先の新ファイル名：１９９９−１０−２８−営業部−見積−高橋建設．ｘｌｓを作る。

他方、ステップ８１０において現在フォルダ内にファイルが存在しない場合は、現在フォルダが旧分類フォルダか否か判定し（ステップ８１３）、旧分類フォルダでなければ、現在フォルダを不要フォルダとして削除する（ステップ８１４）。そして、現在フォルダを一階層上のフォルダに設定した後（ステップ８１５）、ステップ８０８に戻り、上述した一連の現在フォルダ削除フローを繰り返す（ステップ８０８〜ステップ８１５）。フォルダが最上位階層に至り、現在フォルダが旧分類フォルダとなれば、旧分類フォルダを削除し（ステップ８１６）、フォルダ監視プログラムを開始して、再構築フローを終了する（ステップ８１７）。

ステップ８１２で新・格納先識別子付きファイル名を作成した後、図２４に移り、新ファイル名の中の格納先識別子を読み取り（ステップ８１８）、新・分類フォルダ内に格納先識別子と同じ階層で同じ名前のフォルダは存在するか判断する（ステップ８１９）。存在しなければ、格納先識別子と同じ階層に同じ名前のフォルダを新規作成する（ステップ８２０）。新規作成後、または同じ名前のフォルダが存在する場合は、ファイル格納先情報を更新する（ステップ８２１）。その上で、ファイル名の中に格納先識別子がまだ存在するか否か判断する（ステップ８２２）。まだ存在する場合は、ステップ８１８に戻り、ファイル名の中に格納先識別子が存在しなくなるまでファイル格納先情報の更新フローを繰り返す（ステップ８１８〜８２２）。

ステップ８２２でファイル名の中に読み取るべき格納先識別子が存在しなくなったら、ファイル格納先情報にしたがって、格納先フォルダに新ファイル名を付けたファイルを移動する（ステップ８２３）。移動が成功したか否か判定し（ステップ８２３）、否のときはエラーフロー（Ｅｒｒ）へ進み、成功のときはデータベース登録処理が必要か否かを判定する（ステップ８２５）。必要であれば、データベースフロー（ＤＢ）へ進む。その後は、登録処理が不要のときと同様に、ステップ８１０に戻り、現在フォルダ内にある別なファイルについて、上述した再構築処理が終了するまで繰り返す（ステップ８１０〜８１７）。

これを図２５で説明すると、旧分類フォルダ配下の最下位階層の「２８」フォルダの中にあるファイル名：営業部−見積−１９９９−１０−２８−高橋建設．ｘｌｓから、ファイル情報である高橋建設．ｘｌｓを取得し（ステップ８１１）、新ファイル名：１９９９−１０−２８−営業部−見積−高橋建設．ｘｌｓを作成する（ステップ８１２）。その上で、新分類フォルダの配下に、順次「１９９９」フォルダ、「１０」フォルダ、「２８」フォルダ、「営業」フォルダ、「見積」フォルダを作成していき、最下位階層の「見積」フォルダの中に、新ファイル名：１９９９−１０−２８−営業部−見積−高橋建設．ｘｌｓの付いたファイルを移動する（ステップ８２３）。このようにして旧分類フォルダ配下のフォルダおよびファイルは、全て分類し直されて新分類フォルダ配下に移り、現在分類フォルダおよびその配下のフォルダおよびファイルは削除されて（ステップ８１４、８１６）、新規に置き換わる。

以上、（８）で述べたように、実施の形態では、ファイル名に格納先フォルダに対応し
た一連の格納先識別子が付いているので、ファイルの分類を再構築したい場合でも、その格納先識別子の順序を変更し、変更した格納先識別子に基づいて、新ファイル名および新ファイル名に対応した新階層フォルダを自動的に作成し、この作成した新階層フォルダにファイルを再格納することが容易にできる。この自動再構築は、ファイル名に格納先識別子が付いていて初めて可能になる。

なお、上述した実施の形態では、一般的な業務分野を例にとって説明したが、本発明はこの分野に限定されない。以下に、２つの分野の例について説明する。

図２６は印刷業界の例である。商店、デパート、スーパーマーケットなどのチラシの基になる画像ファイルに本発明を適用すれば、次のようになる。クライアントマシン１０で保存ないし作成した原ファイル名が豚ロース．ｅｐｓであるファイル１２を監視フォルダ１１に入れると、ファイル１２が自動的に検出される。検出後、原ファイル名に、希望する格納先識別子を階層的に付けたファイル名を形成する。ここでは、ファイル名はスーパー−アクセス−食料品−肉類−豚肉−豚ロース．ｅｓｐである。このファイル格納先情報を付けたファイル１２をサーバマシン２０側のファイル振り分け分配フォルダ２１に移動する。サーバ側で、ファイル振分け分配フォルダ２１が格納先識別子付きファイル１２を検出すると、自動的にファイル格納先情報（識別子）にしたがって、ファイル１２を格納先に振り分けて格納する。ここでは分類フォルダとしての業務フォルダの中の、スーパーアクセスフォルダの中の、食料品フォルダの中の、肉類フォルダの中の、さらに豚肉のフォルダの中に、当該ファイルはファイル格納先情報を付けたまま格納される。

また、図２７の医療業界の例のように、ＤＩＣＯＭ画像ファイルに適用すれば、次のようになる。ＭＲ装置５０で検査した画像の原ファイル名をＫａｚｕｙｏｓｈｉＴａｋａｈａｓｈｉ．ｄｃｍとしたファイルを監視フォルダに入れると、ファイルが自動的に検出される。検出後、原ファイル名に、希望する格納先識別子を階層的に付けたファイル名を形成する。ここでは、ファイル名は、ＭＲ−１９９８−１０−２８−ＡＣＣＳ１７１７−ＫａｚｕｙｏｓｈｉＴａｋａｈａｓｈｉ．ｄｃｍとする。このファイル画像はネットワークを通じて送信され、この画像がＤＩＣＯＭサーバマシン６０のＤＩＣＯＭ受信機６１によって受信され、ファイル振分け分配フォルダ２１に移動する。ＤＩＣＯＭサーバ側で、サーバ側ファイル振り分け分配フォルダ２１が格納先識別子付きファイル名付きファイル１２を検出すると、自動的にファイル格納先情報（識別子）にしたがって、ファイル１２を格納先に振り分けて格納する。ＤＩＣＯＭ画像フォルダの中の、ＭＲフォルダの中の、１９９９フォルダの中の、１０フォルダの中の、２８フォルダの中の、さらにＡＣＣＳ１７１７の中に、当該ファイル１２は、ファイル格納先情報を付けたまま格納される。

なお、取りあえずフォルダ内のファイルの救出フローは省略してあるが、（８）の再構築フローと同様なプログラムを構成することで、正規にファイル名を付け直して再格納指示を行うことが可能である。また、実施の形態では、原ファイル名で分類するのを止めたが、さらに第６階層まで設定して、拡張子まで分類することも可能である。

ところで、上述した実施の形態では、ファイル名作成手段１５のファイル名作成画面を用いて、いわば手作りで一連の格納先識別子を作って、これを原ファイル名に付ける場合を説明した。しかし、本発明は、これに限定されない。例えば、ファイル名の内容から読み取って自動的にファイル名に格納先識別子を付けるようにしてもよい。ファイルの種類によっては、文字情報を入力する領域が確保されているものがある。予めその領域に格納先識別子を入力しておけば、ファイル名作成画面によらないでも、ファイルから格納先識別子付きファイル名を自動的に作成することが可能となる。この自動作成機能を例えばファイル名作成手段にもたせることで実現できる。なお、上記領域が確保されているファイルとしては、例えば、ＤＩＣＯＭ（米国の医療画像規格）ファイルやＭＰ３（ＭＰＥＧＡ
ｕｄｉｏ ｌａｙｅｒ ３）ファイル等がある。ＤＩＣＯＭファイルには、画像部分以外に患者名、検査日、検査機などを入力できる領域が確保されている。また、ＭＰ３ファイルには、ＩＤ３タグと呼ばれる付属文字情報を入力する領域が確保されている。この領域には曲のタイトル、アーティスト名、アルバム名、コメントなどを入力できる。

次に述べる実施の形態で、上述したファイル名作成画面を用いずに自動的に格納先情報付きファイル名を作成する方法を具体的に説明する。

図３０に示す例は、図２７のＤＩＣＯＭに適用した電子分類キャビネット例と基本的には同じである。異なる点は、ＤＩＣＯＭファイル内のタグ情報を読み取って解析し、解析結果に基づいてファイル名と保存場所を自動的に確定するようにした点である。

図３０の下方に記載したイメージ図に示すように、ＤＩＣＯＭファイルの中身は、画像部分と、格納先情報を入力する領域としてのタグ情報部分とから主に構成されている。このタグ情報部分には、患者ＩＤ領域、患者氏名領域、誕生日領域、性別領域、検査ｉｎｓｔａｎｃｅＵＩＤ領域、検査日領域、検査ＩＤ領域、検査機領域などの格納先識別子となる複数の領域が確保されている。

格納先識別子付きファイル名を、前述したように、ＭＲ−１９９８−１０−２８−ＡＣＣＳ１７１７−ＫａｚｕｙｏｓｈｉＴａｋａｈａｓｈｉ．ｄｃｍとする。ハイフンで区切られた格納先識別子を、前から順に第１階層、第２階層、…第５階層、そして最終ファイル名と呼ぶことにすると、患者氏名領域に入力される患者氏名は最終ファイル名になる。検査日領域は第２、第３、第４階層、検査ＩＤ領域は第５階層、検査機領域は第１階層となる。どのタグをどの階層に割り当てるかは、あらかじめ設定しておく。

ＤＩＣＯＭファイルのタグ情報から格納先識別子付きファイル名を自動的に作成する機能を担う部分は、ＭＲ装置（ＤＩＣＯＭ対応検査装置）５０側でも、ＤＩＣＯＭサーバマシン６０側でもよい。ＭＲ装置５０側に担わせる場合には、ファイル名作成手段１５（図５参照）に担わせるのが好ましい。ＤＩＣＯＭサーバマシン６０側に担わせる場合には、ＤＩＣＯＭ受信機６１内のファイル監視手段２６（図５参照）に図示しないファイル名作成手段を設けて、当該手段に担わせるとよい。

次に、タグ情報読取り、自動ファイル名作成の説明フローを図３１を用いて説明するが、ここではファイル名自動作成機能は、ＭＲ装置側のファイル名作成手段１５に設けている。

図３１に示すように、ファイル名作成手段１５は、最初にフォルダ階層情報（各階層のフォルダは、ＤＩＣＯＭファイルのどの情報により作成するかが設定されている）をロードする（ステップ９０１）。ロード後、フォルダ監視プログラムからのフォルダ変更メッセージの受信待ちとなる（ステップ９０２）。フォルダ変更メッセージを受信すると、カウント値Ｎを初期化し、作成フォルダ情報を初期化する（ステップ９０３）。フォルダ階層情報に含まれる要素数分（第１階層から最終ファイル名までの階層個数）の処理を終了したか判断し（ステップ９０４）、終了していないと判断したときは、ＤＩＣＯＭファイルよりＮ番目のフォルダに該当するデータ要素（格納先識別子）を取得する（ステップ９０５）。ついで、カウント値Ｎをインクリメントし、取得したデータ要素を作成フォルダ情報に追加し（ステップ９０６）、前記要素数分の処理を終了するまでステップ９０４〜ステップ９０６を繰り返す。

要素数分の処理が終了したら、作成フォルダ情報に含まれるフォルダを作成する（ステップ９０７）。作成したフォルダにＤＩＣＯＭファイルを移動する（ステップ９０８）。
移動が成功したか否かを判断し（ステップ９０９）、否であれば、図１３のエラー処理フローに進む。成功したと判断されれば、図１１のステップ２１５へ進む（なお、本フローにおいては、ステップ２１５の次のステップ２１６は省略される）。このようにファイル名作成手段１５は、一連の格納先情報をＤＩＣＯＭファイルの内容から取得し、この取得した格納先情報を原ファイル名に付け、このファイルを指定のフォルダに格納するまでの一連の操作を自動的に行なう。

上記説明はＤＩＣＯＭファイルについてのものであるが、音楽用ファイル、例えばＭＰ３等の場合には、次のようなタグイメージとすることができる。

＜アーティスト＞ Ｈ．Ｕ 第３階層
＜曲名＞ ＡＡＡ ファイル名
＜アルバム名＞ ＦＦＦ 第４階層
＜リリース年＞ １９９９ 第２階層
＜ジャンル名＞ 日本人女性ボーカル 第１階層
＜著作権＞ …
・
・
・

このようなＩＤ３タグを使って格納先識別子付きファイル名を作成すれば、前述したＤＩＣＯＭファイルと同様に、音楽ファイルの自動分類別格納が可能になる。

１０ クライアントマシン
１１ 監視フォルダ
１２ ファイル（被管理ファイル）
２０ サーバマシン
２１ ファイル振分け分配フォルダ

Claims (3)

1. タグ情報を含む被管理ファイルを送信するクライアントと、該クライアントから送信される前記被管理ファイルをネットワークを介して受信するサーバとを備えたファイル管理システムであって、
   前記タグ情報はタグデータを含む複数のタグから構成され、それぞれのタグに前記被管理ファイルの保存場所を含む１つのフォルダの階層が予め割り当てられ、
   前記サーバは、
   前記被管理ファイルを受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信した前記被管理ファイルをファイル振り分け分配フォルダに移動するファイル移動手段と、
   前記ファイル振り分け分配フォルダに前記被管理ファイルが有るか否かを検知する監視手段と、
   前記監視手段で前記被管理ファイルが検知されると、前記被管理ファイルに含まれるタグ情報を解析する解析手段と、
   前記解析手段のタグ情報の解析結果に基づいて、前記被管理ファイルに前記複数のタグに含まれるそれぞれのタグデータから構成されるファイル名を付けるファイル名作成手段と、
   前記ファイル名を付けられた被管理ファイルから、該ファイル名中の前記タグデータを読み取って、前記タグデータを含むタグに割り当てられた階層と同じ階層で該タグに含まれるタグデータと同じ名前のフォルダが前記サーバ内の分類フォルダ内に存在するか判断し、存在しないと判断されたときは前記被管理ファイル名に付いている前記タグデータを含むタグに割り当てられた階層と同じ階層で該タグに含まれるデータと同じ名前のフォルダを新規に作成するとともに、前記被管理ファイル名の中にまだチェックしていないタグデータが存在するか否か判断し、まだチェックしていないタグデータが存在する場合は、最下層のタグデータのチェックが終了するまで上記処理を繰り返すフォルダ作成手段と、
   前記フォルダ形成手段により作成されたフォルダのうちの最下層のフォルダに、前記ファイル振り分け分配フォルダから前記ファイル名を付けられた被管理ファイルを格納するファイル振分け手段と
   を備えているファイル管理システム。
2. 前記被管理ファイルが医療用のＤＩＣＯＭファイルであり、
   前記タグ情報が、患者ＩＤ、患者氏名、誕生日、性別、検査ｉｎｓｔａｎｃｅＵＩＤ、検査日、検査ＩＤ、検査機のうち１又は２以上のタグを含む請求項１に記載のファイル管理システム。
3. 前記被管理ファイルが音楽用ファイルであり、
   前記タグ情報が、アーティスト、曲名、アルバム名、リリース年、ジャンル名、著作権のうち１又は２以上のタグを含む請求項１に記載のファイル管理システム。

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