JP7089952B2 - 文書管理システム、文書管理方法、及びプログラム - Google Patents
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Description
本発明は、文書管理システム、文書管理方法、及びプログラムに関する。
例えば、特許文献１には、個人の情報を複数のユーザに公開して、情報の共有を支援する情報共有システムにおいて、個人の公00開情報を蓄積する蓄積手段と、この蓄積手段で蓄積された公開情報と、その公開情報に対するユーザの利用状態を前記公開情報を提供した情報提供者に通知するための通知条件をユーザの要求に応じて提供する情報提供手段と、前記通知条件に基づき、前記情報提供手段で提供された公開情報に対するユーザの利用状態を検知したとき、その検知したユーザの利用状態を前記情報提供者に通知する通知手段と、を具備し、前記通知条件は、前記情報提供者のみ変更可能であることを特徴とする情報共有支援システムが開示されている。
また、特許文献２には、電子化文書を送るクライアント端末と該クライアント端末で処理すべき項目が定められた複数の作業情報を有し、複数の前記作業の実行順序を定めた業務情報を有し、当該業務情報に従って電子化文書をクライアント端末に送付するワークフローサーバと、クライアント端末で処理された電子化文書と前記業務情報に従って実行された処理の履歴情報とが保持された検索サーバとを有するワークフローシステムにおける検索方法であって、クライアント端末は、前記ワークフローサーバから業務情報を取得し、当該業務情報に定められた複数の作業情報を表示し、表示された複数の作業情報の中から選択された作業情報によって検索条件を生成し、当該検索条件によって得られた電子化文書を表示する検索方法が開示されている。
文書の活用を支援する文書管理システムを提供することを目的とする。
本発明に係る文書管理システムは、業務に関する文書ファイルが登録されるデータベースと、前記データベースに登録された文書ファイルから、業務の勘所を示す文字列である勘所キーワード、又は、完了した業務を振り返って評価した内容を示す振り返りキーワードを抽出するキーワード抽出部と、前記キーワード抽出部により抽出されたキーワードの抽出回数に基づいて、前記データベースに登録された文書ファイルの活用度を評価する評価部とを有する。
好適には、前記評価部は、前記キーワード抽出部による抽出結果に基づいて、前記勘所キーワード又は前記振り返りキーワードが含まれた文書ファイルの閲覧回数を特定し、特定された閲覧回数に基づいて、活用度を評価する。
好適には、前記キーワード抽出部による抽出結果に基づいて、前記勘所キーワード又は前記振り返りキーワードが含まれた計画書又は報告書の文書ファイルが前記データベースに登録されたことを検知する登録検知部をさらに有し、前記評価部は、前記登録検知部による検知回数に基づいて、活用度を評価する。
好適には、仕掛中の業務の種類毎又は区分毎に、他の業務の文書ファイルを参照した参照回数を計数する参照回数計数部と、前記参照回数計数部により計数された参照回数に基づいて、業務の種類及び区分を軸とした参照回数の分布を表示する分布表示部と
をさらに有する。
をさらに有する。
好適には、ユーザが開いているフォルダに基づいて、ユーザの仕掛中の業務を特定する業務特定部をさらに有し、前記参照回数計数部は、前記業務特定部により特定された仕掛中の業務について、参照回数を計数する。
本発明に係る文書管理システムは、業務に関する文書ファイルが登録されるデータベースと、前記データベースに登録された文書ファイルに対するユーザの評価操作に基づいて、文書ファイルの活用度を評価する評価部と、前記評価操作を行ったユーザの属性を取得する属性取得部と、前記評価部により評価された活用度と、前記属性取得部により取得された属性とに基づいて、前記文書ファイルに含まれる業務情報が、業務の成功要素であるか、業務の失敗要素であるかを判定する判定部とを有する。
好適には、前記属性取得部は、前記ユーザの属性として、業務に対するユーザの習熟度を取得する。
好適には、前記属性取得部は、前記ユーザの属性として、当該ユーザが前記データベースに登録した文書ファイルに対する他のユーザによる参照回数に基づいて決定された当該ユーザの習熟度を取得する。
好適には、前記データベースに登録された文書ファイルから、業務の勘所を示す文字列である勘所キーワード、又は、完了した業務を振り返って評価した内容を示す振り返りキーワードを抽出するキーワード抽出部をさらに有し、前記評価部は、前記キーワード抽出部により抽出されたキーワードが含まれた文書ファイルのユーザによる閲覧操作、又は、前記キーワード抽出部により抽出されたキーワードが含まれた文書ファイルを前記データベースに登録する登録操作に基づいて、文書ファイルの活用度を評価する。
本発明に係る文書管理方法は、コンピュータが、業務に関する文書ファイルをデータベースに登録するステップと、前記データベースに登録された文書ファイルから、業務の勘所を示す文字列である勘所キーワード、又は、完了した業務を振り返って評価した内容を示す振り返りキーワードを抽出するステップと、前記抽出されたキーワードの抽出回数に基づいて、前記データベースに登録された文書ファイルの活用度を評価する評価ステップとを有する。
本発明に係るプログラムは、業務に関する文書ファイルをデータベースに登録するステップと、前記データベースに登録された文書ファイルに対するユーザの評価操作に基づいて、文書ファイルの活用度を評価する評価ステップと、前記評価操作を行ったユーザの属性を取得する属性取得ステップと、前記評価ステップにより評価された活用度と、前記属性取得ステップにより取得された属性とに基づいて、前記文書ファイルに含まれる業務情報が、業務の成功要素であるか、業務の失敗要素であるかを判定する判定ステップとをコンピュータに実行させる。
文書の活用を支援することができる。
［背景］
本発明がなされた背景を説明する。
働き方改革によるホワイトカラーの生産性向上が提唱されはじめ、ホワイトカラーの業務成果である「文書」や「データ＝文書以外（動画、写真、プログラムなど）」は、適切に管理ができることが求められている。
しかし、多くの会社では共有ファイルサーバにフォルダを作成して「文書」や 「データ」を保存している。共有ファイルサーバには、作りかけて止めた文書やデータも多数溜まりがちで、レコードマネジメントの観点では、このような共有ファイルサーバで文書やデータを置くことは保存行為（公式文書化）ではなく、仕掛状態のままであると認識される。
企業の資産であるこの成果物を正しく保存し、共有・流用することで十分に生産性向上を図ることができると考えるが、ファイルサーバのセキュリティ問題や、フォルダ作成階層の自由な作成容認（ルール無し）、ファイル名検索の低い利便性などから、共有・流用は実施されていない状況である。
このことから、成果物（主に文書とデータ、ただし、データには、写真、ビデオ、プログラム、評価自データ及び業務フォルダ配下のフォルダとファイルを含む）を文書管理に保存でき、フォルダ作成時に成果物を定義することで不要な文書やデータを容易に削除（保存しない）でき、成果物（文書やデータ）を検索閲覧でき、容易に共有・流用ができる仕組みが求められる。ここで、共有とは、他の人と閲覧、流用することをいい、活用とは、他の人が作成した文書を利用し 付加価値を高める行為をすることをいう。
そこで、本発明は、上記課題を鑑みて保存された文書や情報の活用を促すため、探しやすいこと、検索する条件がその人の記憶や経験に左右されず、誰でも簡単に探し出せ、活用できることを課題としたものである、
本発明がなされた背景を説明する。
働き方改革によるホワイトカラーの生産性向上が提唱されはじめ、ホワイトカラーの業務成果である「文書」や「データ＝文書以外（動画、写真、プログラムなど）」は、適切に管理ができることが求められている。
しかし、多くの会社では共有ファイルサーバにフォルダを作成して「文書」や 「データ」を保存している。共有ファイルサーバには、作りかけて止めた文書やデータも多数溜まりがちで、レコードマネジメントの観点では、このような共有ファイルサーバで文書やデータを置くことは保存行為（公式文書化）ではなく、仕掛状態のままであると認識される。
企業の資産であるこの成果物を正しく保存し、共有・流用することで十分に生産性向上を図ることができると考えるが、ファイルサーバのセキュリティ問題や、フォルダ作成階層の自由な作成容認（ルール無し）、ファイル名検索の低い利便性などから、共有・流用は実施されていない状況である。
このことから、成果物（主に文書とデータ、ただし、データには、写真、ビデオ、プログラム、評価自データ及び業務フォルダ配下のフォルダとファイルを含む）を文書管理に保存でき、フォルダ作成時に成果物を定義することで不要な文書やデータを容易に削除（保存しない）でき、成果物（文書やデータ）を検索閲覧でき、容易に共有・流用ができる仕組みが求められる。ここで、共有とは、他の人と閲覧、流用することをいい、活用とは、他の人が作成した文書を利用し 付加価値を高める行為をすることをいう。
そこで、本発明は、上記課題を鑑みて保存された文書や情報の活用を促すため、探しやすいこと、検索する条件がその人の記憶や経験に左右されず、誰でも簡単に探し出せ、活用できることを課題としたものである、
本実施形態の文書管理システム１では、業務開始時に、業務の成果物が定義された業務計画書（業務計画ファイル）を作成させ、業務計画ファイルが登録されたことを条件として、この業務の遂行に用いる業務フォルダの生成を許可する。
また、業務計画書の作成時には、その業務の種類や分類、区分といったものから、以前に行った業務を探し出し、今回行う業務に近いものを参考にして計画を立てることができる。換言すると、他の業務の進め方を真似ることである。すなわち、業務の種類や分類、区分を決めることで、過去に実施した業務の進め方の履歴を提供する。この履歴を基に成果物や業務のゴール状態に関して詳細内容（時期、内容、状態、など）を決めて行き、業務の進め方も決めていく。
また、業務計画書の作成時には、その業務の種類や分類、区分といったものから、以前に行った業務を探し出し、今回行う業務に近いものを参考にして計画を立てることができる。換言すると、他の業務の進め方を真似ることである。すなわち、業務の種類や分類、区分を決めることで、過去に実施した業務の進め方の履歴を提供する。この履歴を基に成果物や業務のゴール状態に関して詳細内容（時期、内容、状態、など）を決めて行き、業務の進め方も決めていく。
業務計画書は、最終的には業務完了時に振返りを行い、必要事項（業務をどのように進めてきたか、業務の勘所など）を記載することで報告書として保存するため、次回以降の業務を行う人が参照できるようにしている。これにより、新しく始める業務でも徐々に進め方が確立（成長）されていく。
ファイルサーバにある不要な情報までも組織で管理された領域に保存すると、保存先領域の情報が増加し、多くの情報から欲しい情報を探すことになり、業務効率を悪化させる要因となる。従来、業務関連の情報を探し出そうとすると、探し出そうとする人の検索条件に左右される点が大きかった。このため、関係するだろう思われる検索条件で探すことしかできず、欲しい情報にたどりつくことに時間が掛かるなど効率性や正確性に欠けていた。
また、業務を開始する時にも、他の人に聞くなど記憶の世界でしか検索することができず、記憶違いや記憶を忘却してしまうと探し出すことすらできないでいた。
一方、文書や情報を登録する人と活用する人が異なることが多くあり、なかなか保存することが推進できないことが多く見受けられていた為、欲しい情報が検索できないと言う悪循環を繰り返していた。
ファイルサーバにある不要な情報までも組織で管理された領域に保存すると、保存先領域の情報が増加し、多くの情報から欲しい情報を探すことになり、業務効率を悪化させる要因となる。従来、業務関連の情報を探し出そうとすると、探し出そうとする人の検索条件に左右される点が大きかった。このため、関係するだろう思われる検索条件で探すことしかできず、欲しい情報にたどりつくことに時間が掛かるなど効率性や正確性に欠けていた。
また、業務を開始する時にも、他の人に聞くなど記憶の世界でしか検索することができず、記憶違いや記憶を忘却してしまうと探し出すことすらできないでいた。
一方、文書や情報を登録する人と活用する人が異なることが多くあり、なかなか保存することが推進できないことが多く見受けられていた為、欲しい情報が検索できないと言う悪循環を繰り返していた。
そこで、文書管理システム１は、業務で発生した文書や業務そのものをストレスなく活用することができることを目的とし、活用した内容を評価できるよう、見える化されている業務文書とデータの活用と共有とを実現する。
本発明の実施形態を、図面を参照して説明する。
図１は、業務生産性向上システム１の全体構成を例示する図である。
図１に例示するように、文書管理システム１は、クライアント端末２、業務管理装置３、ファイル管理装置４、文書活用装置６、及び、ファイルサーバ５を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
クライアント端末２は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、クライアント端末２Ｃには、スキャナ２００が接続されており、このスキャナ２００によりスキャンされた文書（業務計画書又は成果物など）のファイルをクライアント端末２が業務管理装置３、ファイル管理装置４又はファイルサーバ５に登録する。また、クライアント端末２は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）を業務管理装置３、ファイル管理装置４又はファイルサーバ５に登録することもできる。
図１は、業務生産性向上システム１の全体構成を例示する図である。
図１に例示するように、文書管理システム１は、クライアント端末２、業務管理装置３、ファイル管理装置４、文書活用装置６、及び、ファイルサーバ５を含み、ネットワーク７を介して互いに接続している。
クライアント端末２は、ユーザが操作するコンピュータ端末である。例えば、クライアント端末２Ｃには、スキャナ２００が接続されており、このスキャナ２００によりスキャンされた文書（業務計画書又は成果物など）のファイルをクライアント端末２が業務管理装置３、ファイル管理装置４又はファイルサーバ５に登録する。また、クライアント端末２は、文書作成アプリケーションソフトウェアにより生成された文書ファイル（ＰＤＦファイルなど）を業務管理装置３、ファイル管理装置４又はファイルサーバ５に登録することもできる。
業務管理装置３は、業務計画ファイルの作成支援、業務フォルダの管理、業務の進捗管理、及び、業務完了処理を行うコンピュータ端末である。本例では、業務管理装置３は、業務計画ファイルが登録され、かつ、承認ワークフローシステムにより承認されたことを条件として、ファイルサーバ５に業務フォルダを生成する。さらに、本例の業務管理装置３は、業務計画ファイルにより定義された成果物が業務フォルダに登録され、かつ、承認ワークフローシステムにより業務完了が承認されたことを条件として、成果物をファイルサーバ５からファイル管理装置４に移動させて、文書管理の対象とする。成果物には、業務の最終的な成果物であるデータファイルに加えて、業務遂行中に制作された中間的な成果物（中間ファイル）が含まれうる。
ファイル管理装置４は、文書管理システムとしての機能を提供するコンピュータ端末である。本例のファイル管理装置４は、電子文書の原本性担保のために、読み取り専用に設定された記録領域に電子文書を保存し、保存された電子文書の検索機能を提供するサーバ装置である。また、ファイル管理装置４は、業務計画ファイル及び成果物のファイルを管理文書として管理する。ファイル管理装置４は、業務フォルダ及び文書ファイルを文書データベース（文書ＤＢ８００）に格納する。文書ＤＢ８００は、本発明に係るデータベースの一例である。
ファイルサーバ５は、複数のユーザで共用されるファイルサーバである。
ファイルサーバ５には、業務管理装置３からの指示により、業務の遂行に利用される業務フォルダが生成される。
いずれかの業務が完了すると、ファイルサーバ５の別のデータ保存領域（新ファイルサーバ）に、業務フォルダが移動し、元の業務フォルダには、移動先にアクセスするためのリンクファイルが配置される。ファイルサーバ５は、仕掛り中の業務フォルダ及び文書ファイルを作業データベース（作業ＤＢ８０５）に格納する。
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。
ファイルサーバ５は、複数のユーザで共用されるファイルサーバである。
ファイルサーバ５には、業務管理装置３からの指示により、業務の遂行に利用される業務フォルダが生成される。
いずれかの業務が完了すると、ファイルサーバ５の別のデータ保存領域（新ファイルサーバ）に、業務フォルダが移動し、元の業務フォルダには、移動先にアクセスするためのリンクファイルが配置される。ファイルサーバ５は、仕掛り中の業務フォルダ及び文書ファイルを作業データベース（作業ＤＢ８０５）に格納する。
ネットワーク７は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、又は、インターネットなどの通信回線である。
文書活用装置６は、ファイルサーバ５、またはファイル管理装置４で管理される業務フォルダまたは文書ファイルを検索するコンピュータ端末である。具体的には、文書活用装置６は、ユーザの業務の分類に基づいて、参考となる業務フォルダや文書ファイルを提示する。また、業務計画ファイルの作成にあたり、参考とされた業務、文書を評価し、評価を視覚化する。
図２は、文書活用装置６のハードウェア構成を例示する図である。
図２に例示するように、文書活用装置６は、ＣＰＵ３００、メモリ３０２、ＨＤＤ３０４、ネットワークインタフェース３０６（ネットワークＩＦ３０６）、表示装置３０８、及び入力装置３１０を有し、これらの構成はバス３１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ３００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ３０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ３０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図５の業務管理プログラム２２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ３０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置３０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置３１０は、例えば、キーボード及びマウスである。
図２に例示するように、文書活用装置６は、ＣＰＵ３００、メモリ３０２、ＨＤＤ３０４、ネットワークインタフェース３０６（ネットワークＩＦ３０６）、表示装置３０８、及び入力装置３１０を有し、これらの構成はバス３１２を介して互いに接続している。
ＣＰＵ３００は、例えば、中央演算装置である。
メモリ３０２は、例えば、揮発性メモリであり、主記憶装置として機能する。
ＨＤＤ３０４は、例えば、ハードディスクドライブ装置であり、不揮発性の記録装置としてコンピュータプログラム（例えば、図５の業務管理プログラム２２）やその他のデータファイルを格納する。
ネットワークＩＦ３０６は、有線又は無線で通信するためのインタフェースである。
表示装置３０８は、例えば、液晶ディスプレイである。
入力装置３１０は、例えば、キーボード及びマウスである。
図３は、文書活用装置６の機能構成を例示する図である。
図３に例示するように、文書活用装置６には、文書活用プログラム６０がインストールされ、文書活用プログラム６０は、例えば、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、文書活用装置６にインストールされる。文書ＤＢ８００とは、ファイル管理装置４または、ファイルサーバ５により管理される文書を格納するデータベースをいう。
なお、文書活用プログラム６０の一部又は全部は、ＡＳＩＣなどのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）の機能を一部借用して実現されてもよい。また、このプログラム全体が一台のコンピュータ端末にインストールされてもよいし、クラウド上の仮想マシンにインストールされてもよい。
また、文書活用装置６は、索引情報をデータベースに格納しており、文書に関する索引を格納する文書索引データベース８１０（文書索引ＤＢ８１０）及び業務に関する索引を格納する業務索引データベース８２０（業務索引ＤＢ８２０）を保持する。これらのデータベースを用いて、文書活用装置６は、ファイルサーバ５または文ファイル管理装置４で管理されるユーザの閲覧すべき業務フォルダ、または、文書ファイルを特定する。
図３に例示するように、文書活用装置６には、文書活用プログラム６０がインストールされ、文書活用プログラム６０は、例えば、ＣＤ－ＲＯＭ等の記録媒体に格納されており、この記録媒体を介して、文書活用装置６にインストールされる。文書ＤＢ８００とは、ファイル管理装置４または、ファイルサーバ５により管理される文書を格納するデータベースをいう。
なお、文書活用プログラム６０の一部又は全部は、ＡＳＩＣなどのハードウェアにより実現されてもよく、また、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）の機能を一部借用して実現されてもよい。また、このプログラム全体が一台のコンピュータ端末にインストールされてもよいし、クラウド上の仮想マシンにインストールされてもよい。
また、文書活用装置６は、索引情報をデータベースに格納しており、文書に関する索引を格納する文書索引データベース８１０（文書索引ＤＢ８１０）及び業務に関する索引を格納する業務索引データベース８２０（業務索引ＤＢ８２０）を保持する。これらのデータベースを用いて、文書活用装置６は、ファイルサーバ５または文ファイル管理装置４で管理されるユーザの閲覧すべき業務フォルダ、または、文書ファイルを特定する。
文書活用プログラム６０は、キーワード抽出部６００と、登録検知部６０２、操作検知部６０４、評価部６０６と、業務特定部６０８と、関連業務特定部６０９と、参照回数計数部６１０と、分布表示部６１２と、属性取得部６１４と、判定部６１６と、集計部６１８とを有する。
文書活用プログラム６０において、キーワード抽出部６００は、文書ＤＢ８００に登録された文書ファイルから業務の勘所を示す文字列である勘所キーワード、又は、完了した業務を振り返って評価した内容を示す振り返りキーワードを抽出する。勘所キーワード及び振り返りキーワードは、業務完了時に行う振返りにより、業務計画書に記載される必要事項（業務をどのように進めてきたか、業務の勘所など）の文言であり、少なくともこれらの文言の一部をいう。
具体的には、勘所キーワードとは、業務を進めるに当たり、注意する点や業務のプロセスでポイントとなる内容を記載したもので、例えば、「プロセス２を確実に進める」、「他部門との調整に時間を有する」、「他社動向の把握がキー」、「スケジュール管理が大変」、及び「結論を出すのは相手」等の文言である。また、振り返りキーワードとは、業務を終了させる時に、 この業務で気が付いた点や失敗した点などの内容を記載したもので、例えば、「プロセス２、４が時間を要する」、「他部門と事前に合意をすることが大事」、「周りの状況変化をサーチしておくことは、手戻りが少ない結果となるため、状況を見ておくことをお勧め」、「事前に関連部署ヘ案内をしないと、当日会議を２回開催することになる」等の文言である。
登録検知部６０２は、キーワード抽出部６００による抽出結果に基づいて、勘所キーワード又は振り返りキーワードが含まれた計画書又は報告書の文書ファイルが文書ＤＢ８００に登録されたことを検知する。
操作検知部６０４は、文書ファイルを参照しているユーザの操作を検知する。具体的には、ユーザの操作とは、文書ファイルの閲覧、ダウンロード、文章やフォーマットの流用である。
評価部６０６は、キーワード抽出部６００により抽出されたキーワードの抽出回数に基づいて、文書ＤＢ８００に登録された文書ファイルの活用度を評価する。具体的には、評価部６０６は、キーワード抽出部６００による抽出結果に基づいて、勘所キーワード又は振り返りキーワードが含まれた文書ファイルの閲覧回数を特定し、特定された閲覧回数に基づいて、活用度を評価する。また、評価部６０６は、登録検知部６０２による検知回数に基づいて、活用度を評価する。本例において、評価部６０６は、評価ポイントを文書ファイルに付与し、活用度として指標としている。活用度は視覚化され、ユーザは、活用度を利用して参照する業務フォルダや文書ファイルを検索できる。
また、評価部６０６は、文書ＤＢ８００に登録された文書ファイルに対するユーザの評価操作に基づいて、文書ファイルの活用度を評価する。評価操作とは、作成者ではない、他のユーザにより文書ファイルが参照されたことをいう。本例において、評価部６０６は、操作検知部６０４により検知された評価操作に基づいて、参照された文書ファイルの評価を行う。
さらに、評価部６０６は、キーワード抽出部６００により抽出されたキーワードが含まれた文書ファイルのユーザによる閲覧操作、又は、キーワード抽出部６００により抽出されたキーワードが含まれた文書ファイルを文書ＤＢ８００に登録する登録操作に基づいて、文書ファイルの活用度を評価する。
評価部６０６は、参照された文書ファイルだけでなく、参照した結果作成した文書ファイルにも評価を与えることで文書ファイルの活用を促す。
さらに、評価部６０６は、キーワード抽出部６００により抽出されたキーワードが含まれた文書ファイルのユーザによる閲覧操作、又は、キーワード抽出部６００により抽出されたキーワードが含まれた文書ファイルを文書ＤＢ８００に登録する登録操作に基づいて、文書ファイルの活用度を評価する。
評価部６０６は、参照された文書ファイルだけでなく、参照した結果作成した文書ファイルにも評価を与えることで文書ファイルの活用を促す。
業務特定部６０８は、ユーザが開いているフォルダに基づいて、ユーザの仕掛中の業務を特定する。具体的には、業務特定部６０８は、ユーザが開いているファイルサーバ５の文書ファイルを特定し、ユーザが仕掛り中の文書ファイルの業務の種類と区分とを特定する。
関連業務特定部６０９は、業務の種類と区分とに基づいてユーザの業務が関連する業務フォルダや文書ファイルを提示する。また、関連業務特定部６０９は、特定した関連業務のうち、必要な情報のみを業務計画書の参照文献に紐づける。本例においては、「業務を探す」ボタンを押下することにより、関連業務特定部６０９は、関連業務の業務フォルダや文書ファイルを特定し、ボタンを押下したユーザの業務のフォルダにショートカットで紐づける。参考にしたい関連業務を特定する場合、関連業務特定部６０９は、ファイル管理装置４により管理される、既に完了している業務の文書ファイルを検索する。
図４に例示するように、業務は、業務種類と業務区分とに分けてマトリックス表に表して区別しているため、マトリックス表中の一つの業務をユーザが選択することにより、関連する業務を検索、表示することが可能である。本例においては、業務種類は、Ａ１一般事務業務、Ａ２営業事務、Ａ３開発業務、Ａ４製造業務等の職種を示し、業務区分は、Ｂ１計画系、Ｂ２プロセス、Ｂ３トラブル、Ｂ４標準が存在する。
図４に例示するように、業務は、業務種類と業務区分とに分けてマトリックス表に表して区別しているため、マトリックス表中の一つの業務をユーザが選択することにより、関連する業務を検索、表示することが可能である。本例においては、業務種類は、Ａ１一般事務業務、Ａ２営業事務、Ａ３開発業務、Ａ４製造業務等の職種を示し、業務区分は、Ｂ１計画系、Ｂ２プロセス、Ｂ３トラブル、Ｂ４標準が存在する。
参照回数計数部６１０は、仕掛中の業務の種類毎又は区分毎に、他の業務の文書ファイルを参照した参照回数を計数する。本例において、参照回数計数部６１０は、業務特定部６０８により特定された仕掛中の業務について、参照回数を計数する。
分布表示部６１２は、参照回数計数部６１０により計数された参照回数に基づいて、業務の種類及び区分を軸とした参照回数の分布を表示する。分布図の軸は、例えば、年齢、性別、役職、または地域等に変更されてもよい。
属性取得部６１４は、評価操作を行ったユーザの属性を取得する。具体的には、ユーザの属性として、業務に対するユーザの習熟度を取得する。より具体的には、属性取得部６１４は、ユーザの属性として、ユーザが文書ＤＢ８００に登録した文書ファイルに対する他のユーザによる参照回数に基づいて決定されたユーザの習熟度を取得する。
また、属性取得部６１４は、習熟度以外に、ユーザの性別、年代などを取得してもよい。
また、属性取得部６１４は、習熟度以外に、ユーザの性別、年代などを取得してもよい。
判定部６１６は、評価部６０６により評価された活用度と、属性取得部６１４により取得された属性とに基づいて、文書ファイルに含まれる業務情報が、業務の成功要素であるか、業務の失敗要素であるかを判定する。
分布表示部６１２は、判定部６１６による判定結果に基づいて、ユーザの属性と評価ポイントの分布図を作成してもよい。
集計部６１８は、評価部６０６により付与された評価ポイントを集計しグラフ化する。グラフ化されたデータに基づいて、ユーザは参照する業務フォルダ、または文書ファイルを選択できる。集計部６１８は、図１６に例示するように、参照回数計数部６１０により計数された参照回数と、参照したユーザとを関連付けて集計し、グラフ化する。図１６では、月別の参照回数の多いユーザのランキングを表す。
分布表示部６１２は、判定部６１６による判定結果に基づいて、ユーザの属性と評価ポイントの分布図を作成してもよい。
集計部６１８は、評価部６０６により付与された評価ポイントを集計しグラフ化する。グラフ化されたデータに基づいて、ユーザは参照する業務フォルダ、または文書ファイルを選択できる。集計部６１８は、図１６に例示するように、参照回数計数部６１０により計数された参照回数と、参照したユーザとを関連付けて集計し、グラフ化する。図１６では、月別の参照回数の多いユーザのランキングを表す。
ここで、文書索引ＤＢ８１０及び業務索引ＤＢ８２０について説明する。
図５に例示するように、文書索引ＤＢ８１０は、文書名、文書種類、索引、文書へのショートカット、公開共有者、及び公開期限を有する。また、業務索引ＤＢ８２０は、業務名、業務種類、業務区分、業務振返り、ステータス、公開共有者、公開期限、及びプロセスを有する。索引データベースを有することにより、検索により抽出した文書ファイルを業務フォルダ作成時に付与した索引項目により絞り込むことができる。また、公開共有者は、業務計画者が設定した期間（公開期限内）であれば、部署を超えても文書ファイルを共有でき、文書ファイルの活用の範囲が広がる。業務を検索する場合、業務特定部６０８は、仕掛り中の業務であるか、既に完了している業務であるのかを区別して業務フォルダを特定する。また、仕掛り中の業務である場合、どのステータスまで業務が進んでいるのかを区別して業務フォルダを特定する。
図５に例示するように、文書索引ＤＢ８１０は、文書名、文書種類、索引、文書へのショートカット、公開共有者、及び公開期限を有する。また、業務索引ＤＢ８２０は、業務名、業務種類、業務区分、業務振返り、ステータス、公開共有者、公開期限、及びプロセスを有する。索引データベースを有することにより、検索により抽出した文書ファイルを業務フォルダ作成時に付与した索引項目により絞り込むことができる。また、公開共有者は、業務計画者が設定した期間（公開期限内）であれば、部署を超えても文書ファイルを共有でき、文書ファイルの活用の範囲が広がる。業務を検索する場合、業務特定部６０８は、仕掛り中の業務であるか、既に完了している業務であるのかを区別して業務フォルダを特定する。また、仕掛り中の業務である場合、どのステータスまで業務が進んでいるのかを区別して業務フォルダを特定する。
図６は、文書管理システム１における文書ファイルの活用を評価する文書評価処理（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
図６に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、ユーザは、勘所キーワードまたは振り返りキーワードを指定する。
ステップ１０５（Ｓ１０５）において、キーワード抽出部６００は、指定された勘所キーワードまたは振り返りキーワードが記載された文書を文書ＤＢ８００に保存される文書の中から検索し、特定する。
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、評価部６０６は、一つの文書ファイルに対してキーワードが抽出された回数をカウントし、カウント数の高い文書ファイルほど評価ポイントが高くなるように文書ファイルに評価ポイントを付与する。
ステップ１１５（Ｓ１１５）において、特定された文書が閲覧された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ１２０の処理に移行し、閲覧されない場合は、Ｓ１２５の処理に移行する。
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、評価部６０６は、文書ファイルが閲覧された回数をカウントし、カウント数の高い文書ファイルほど評価ポイントが高くなるように文書ファイルに評価ポイントを付与する。
ステップ１２５（Ｓ１２５）において、登録検知部６０２により、文書ＤＢ８００に、勘所キーワードまたは振り返りキーワードが含まれた計画書または報告書の文書ファイルが登録されたことを検知された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ１３０に移行し、登録を検知しない場合は、処理は終了する。
図６に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、ユーザは、勘所キーワードまたは振り返りキーワードを指定する。
ステップ１０５（Ｓ１０５）において、キーワード抽出部６００は、指定された勘所キーワードまたは振り返りキーワードが記載された文書を文書ＤＢ８００に保存される文書の中から検索し、特定する。
ステップ１１０（Ｓ１１０）において、評価部６０６は、一つの文書ファイルに対してキーワードが抽出された回数をカウントし、カウント数の高い文書ファイルほど評価ポイントが高くなるように文書ファイルに評価ポイントを付与する。
ステップ１１５（Ｓ１１５）において、特定された文書が閲覧された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ１２０の処理に移行し、閲覧されない場合は、Ｓ１２５の処理に移行する。
ステップ１２０（Ｓ１２０）において、評価部６０６は、文書ファイルが閲覧された回数をカウントし、カウント数の高い文書ファイルほど評価ポイントが高くなるように文書ファイルに評価ポイントを付与する。
ステップ１２５（Ｓ１２５）において、登録検知部６０２により、文書ＤＢ８００に、勘所キーワードまたは振り返りキーワードが含まれた計画書または報告書の文書ファイルが登録されたことを検知された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ１３０に移行し、登録を検知しない場合は、処理は終了する。
図７は、文書管理システム１における業務情報評価処理（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。
業務情報評価処理（Ｓ２０）においては、ユーザＡが作成した文書ファイル１が他のユーザＢにより引用された場合における業務情報評価方法を説明する。
図７に例示するように、ステップ２００（Ｓ２００）において、操作検知部６０４は、文書ファイル１に対する評価操作が他のユーザＢによりなされたことを検知した場合に、Ｓ２０５の処理に移行し、検知されない場合に処理を終了する。
ステップ２０５（Ｓ２０５）において、評価部６０６は、評価操作の種類に応じて文書ファイル１に活用度を評価する評価ポイントを付与する。
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、属性取得部６１４は、評価操作を行ったユーザＢが作成した文書ファイルが他のユーザにより参照された回数をユーザＢの属性を習熟度して取得する。
ステップ２１５（Ｓ２１５）において、判定部６１６は、文書ファイル１の活用度とユーザＢの習熟度とに基づいて、文書ファイル１に含まれる業務情報が業務の成功要素であるか、失敗要素であるかを判定する。
業務情報評価処理（Ｓ２０）においては、ユーザＡが作成した文書ファイル１が他のユーザＢにより引用された場合における業務情報評価方法を説明する。
図７に例示するように、ステップ２００（Ｓ２００）において、操作検知部６０４は、文書ファイル１に対する評価操作が他のユーザＢによりなされたことを検知した場合に、Ｓ２０５の処理に移行し、検知されない場合に処理を終了する。
ステップ２０５（Ｓ２０５）において、評価部６０６は、評価操作の種類に応じて文書ファイル１に活用度を評価する評価ポイントを付与する。
ステップ２１０（Ｓ２１０）において、属性取得部６１４は、評価操作を行ったユーザＢが作成した文書ファイルが他のユーザにより参照された回数をユーザＢの属性を習熟度して取得する。
ステップ２１５（Ｓ２１５）において、判定部６１６は、文書ファイル１の活用度とユーザＢの習熟度とに基づいて、文書ファイル１に含まれる業務情報が業務の成功要素であるか、失敗要素であるかを判定する。
図８は、文書管理システム１における文書ファイルの活用を操作別に評価する操作別評価処理（Ｓ３０）を説明するフローチャートである。本例においては、評価対象が、文書ファイルの閲覧、ダウンロード、または文書ファイルに基づいた問い合わせである場合の評価方法について説明する。
図８に例示するように、ステップ３００（Ｓ３００）において、操作検知部６０４により業務計画書または業務文書が開かれたことを検知した場合に、開かれた文書ファイルを識別し、文書ファイル活用プログラム６０は、Ｓ３０５の処理に移行する。文書ファイルが開かれたことを検知しない場合に、文書ファイル活用プログラム６０は、文書ファイルが開かれるまで待機する。
図８に例示するように、ステップ３００（Ｓ３００）において、操作検知部６０４により業務計画書または業務文書が開かれたことを検知した場合に、開かれた文書ファイルを識別し、文書ファイル活用プログラム６０は、Ｓ３０５の処理に移行する。文書ファイルが開かれたことを検知しない場合に、文書ファイル活用プログラム６０は、文書ファイルが開かれるまで待機する。
ステップ３０５（Ｓ３０５）において、ユーザによる文書ファイルに対する操作が閲覧のみの場合、つまり、操作検知部６０４は、文書ファイルに対する操作を閲覧操作以外に検知しない場合に、文書ファイル活用プログラム６０は、Ｓ３１０に移行し、文書ファイルへの操作が閲覧以外である場合にＳ３１５に移行する。
ステップ３１０（Ｓ３１０）において、評価部６０６は、文書ファイルに対するユーザの操作に応じて文書ファイルに評価ポイントを付与する。本例においては、評価部６０６は、閲覧された文書ファイルに評価１ポイントを付与する。
ステップ３１５（Ｓ３１５）において、操作検知部６０４は、ユーザにより、業務計画書または業務文書がダウンロードされたことを検知した場合に、Ｓ３２０の処理に移行し、文書ファイルのダウンロード検知しない場合は、Ｓ３２５の処理に移行する。
ステップ３１５（Ｓ３１５）において、操作検知部６０４は、ユーザにより、業務計画書または業務文書がダウンロードされたことを検知した場合に、Ｓ３２０の処理に移行し、文書ファイルのダウンロード検知しない場合は、Ｓ３２５の処理に移行する。
ステップ３２０（Ｓ３２０）において、評価部６０６は、ダウンロードされた文書ファイルに評価５ポイントを付与する。
ステップ３２５（Ｓ３２５）において、操作検知部６０４は、開かれた文書ファイルに基づいて、業務完了者への問い合わせがあったか否かを判断する。問い合わせがあった場合に、文書ファイル活用プログラム６０は、Ｓ３３０の処理に移行し、問い合わせがない場合にＳ３３５の処理に移行する。
ステップ３３０（Ｓ３３０）において、評価部６０６は、問い合わせへ導いた文書ファイルに１０ポイントを付与する。
ステップ３３５（Ｓ３３５）において、操作検知部６０４は、業務フォルダが閉じられたことを検知した場合に処理を終了し、業務フォルダが閉じられたこと検知しない場合に、Ｓ３０５の処理へ移行し、文書ファイルに対する操作を検知する。
ステップ３２５（Ｓ３２５）において、操作検知部６０４は、開かれた文書ファイルに基づいて、業務完了者への問い合わせがあったか否かを判断する。問い合わせがあった場合に、文書ファイル活用プログラム６０は、Ｓ３３０の処理に移行し、問い合わせがない場合にＳ３３５の処理に移行する。
ステップ３３０（Ｓ３３０）において、評価部６０６は、問い合わせへ導いた文書ファイルに１０ポイントを付与する。
ステップ３３５（Ｓ３３５）において、操作検知部６０４は、業務フォルダが閉じられたことを検知した場合に処理を終了し、業務フォルダが閉じられたこと検知しない場合に、Ｓ３０５の処理へ移行し、文書ファイルに対する操作を検知する。
図９は、文書管理システム１における、業務の種類と区分とを特定する業務特定処理（Ｓ４０）を説明するフローチャートである。
本例の業務特定処理（Ｓ４０）においては、業務種類がＡ１～Ａ８まで存在し、業務区分がＢ１～Ｂ４まで存在するものとする。
ステップ４００（Ｓ４００）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務種類がＡ１である場合にＳ４０５の処理に移行し、Ａ１でない場合にＳ４４０の処理に移行する。
ステップ４０５（Ｓ４０５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務区分がＢ１である場合にＳ４１０の処理に移行し、Ｂ１でない場合に、Ｓ４１５の処理に移行する。
ステップ４１０（Ｓ４１０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ１業務であると特定する。
ステップ４１５（Ｓ４１５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務区分がＢ２である場合にＳ４２０の処理に移行し、Ｂ２でない場合に、Ｓ４２５の処理に移行する。
ステップ４２０（Ｓ４２０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ２業務であると特定する。
ステップ４２５（Ｓ４２５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務区分がＢ３である場合にＳ４３０の処理に移行し、Ｂ３でない場合に、Ｓ４３５の処理に移行する。
ステップ４３０（Ｓ４３０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ３業務であると特定する。
ステップ４３５（Ｓ４３５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ４業務であると特定する。
ステップ４４０（Ｓ４４０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務種類がＡ２である場合の業務区分の判定処理を行う。Ａ３～Ａ８の業務種類である場合も、同様に業務区分の判定を行い、業務計画書の業務を特定する。
本例の業務特定処理（Ｓ４０）においては、業務種類がＡ１～Ａ８まで存在し、業務区分がＢ１～Ｂ４まで存在するものとする。
ステップ４００（Ｓ４００）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務種類がＡ１である場合にＳ４０５の処理に移行し、Ａ１でない場合にＳ４４０の処理に移行する。
ステップ４０５（Ｓ４０５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務区分がＢ１である場合にＳ４１０の処理に移行し、Ｂ１でない場合に、Ｓ４１５の処理に移行する。
ステップ４１０（Ｓ４１０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ１業務であると特定する。
ステップ４１５（Ｓ４１５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務区分がＢ２である場合にＳ４２０の処理に移行し、Ｂ２でない場合に、Ｓ４２５の処理に移行する。
ステップ４２０（Ｓ４２０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ２業務であると特定する。
ステップ４２５（Ｓ４２５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務区分がＢ３である場合にＳ４３０の処理に移行し、Ｂ３でない場合に、Ｓ４３５の処理に移行する。
ステップ４３０（Ｓ４３０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ３業務であると特定する。
ステップ４３５（Ｓ４３５）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務をＡ１Ｂ４業務であると特定する。
ステップ４４０（Ｓ４４０）において、業務特定部６０８は、業務計画書の業務種類がＡ２である場合の業務区分の判定処理を行う。Ａ３～Ａ８の業務種類である場合も、同様に業務区分の判定を行い、業務計画書の業務を特定する。
図１０は、文書管理システム１における勘所集計処理（Ｓ５０）を説明するフローチャートである。
図１０に例示するように、ステップ５００（Ｓ５００）において、操作検知部６０４は、「活用」ボタンが押下されたことを検知した場合に、Ｓ５０５の処理に移行し、検知しない場合は、検知するまで待機する。
ステップ５０５（Ｓ５０５）において、キーワード抽出部６００は、業務計画書から勘所又は振り返り内容を抽出し、集計部６１８は、抽出された勘所又は振り返り内容を集計する。
ステップ５１０（Ｓ５１０）において、集計部６１８は、図１１の（ａ）に例示するように、集計結果に基づいて、勘所又は振り返り内容の多い順にグラフ化する。
ステップ５１５（Ｓ５１５）において、グラフ化された勘所が押下された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ５２０の処理に移行し、押下されない場合に、Ｓ５２５の処理に移行する。
ステップ５２０（Ｓ５２０）において、図１１の（ａ）に例示するように、集計部６１８は、押下された勘所の最新の勘所内容及び業務手順を表示する。
ステップ５２５（Ｓ５２０）において、キーワード抽出部６００は、業務計画書から勘所キーワードまたは振り返りキーワードを抽出し、集計部６１８は、抽出された勘所キーワード又は振り返りキーワードを集計する。
ステップ５３０（Ｓ５３０）において、集計部６１８は、図１１の（ｂ）に例示するように、集計結果に基づいて、勘所キーワード又は振り返りキーワードの多い順にグラフ化する。
ステップ５３５（Ｓ５１５）において、グラフ化された勘所キーワード又は振り返りキーワードが押下された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ５４０の処理に移行し、押下されない場合に、処理を終了する。
ステップ５４０（Ｓ５４０）において、集計部６１８は、図１１の（ｂ）に例示するように、押下された勘所キーワードまたは振り返りキーワードを含む業務計画書のうち、最近の対象業務と記載された勘所内容または振り返り内容とを表示する。
図１０に例示するように、ステップ５００（Ｓ５００）において、操作検知部６０４は、「活用」ボタンが押下されたことを検知した場合に、Ｓ５０５の処理に移行し、検知しない場合は、検知するまで待機する。
ステップ５０５（Ｓ５０５）において、キーワード抽出部６００は、業務計画書から勘所又は振り返り内容を抽出し、集計部６１８は、抽出された勘所又は振り返り内容を集計する。
ステップ５１０（Ｓ５１０）において、集計部６１８は、図１１の（ａ）に例示するように、集計結果に基づいて、勘所又は振り返り内容の多い順にグラフ化する。
ステップ５１５（Ｓ５１５）において、グラフ化された勘所が押下された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ５２０の処理に移行し、押下されない場合に、Ｓ５２５の処理に移行する。
ステップ５２０（Ｓ５２０）において、図１１の（ａ）に例示するように、集計部６１８は、押下された勘所の最新の勘所内容及び業務手順を表示する。
ステップ５２５（Ｓ５２０）において、キーワード抽出部６００は、業務計画書から勘所キーワードまたは振り返りキーワードを抽出し、集計部６１８は、抽出された勘所キーワード又は振り返りキーワードを集計する。
ステップ５３０（Ｓ５３０）において、集計部６１８は、図１１の（ｂ）に例示するように、集計結果に基づいて、勘所キーワード又は振り返りキーワードの多い順にグラフ化する。
ステップ５３５（Ｓ５１５）において、グラフ化された勘所キーワード又は振り返りキーワードが押下された場合に、文書活用プログラム６０は、Ｓ５４０の処理に移行し、押下されない場合に、処理を終了する。
ステップ５４０（Ｓ５４０）において、集計部６１８は、図１１の（ｂ）に例示するように、押下された勘所キーワードまたは振り返りキーワードを含む業務計画書のうち、最近の対象業務と記載された勘所内容または振り返り内容とを表示する。
図１２は、業務Ａ０１－３が参考にしているマトリックス表を例示する表である。
図１２に例示するように、業務Ａ０１－３の業務を行ううえで参考にされる業務は、業務区分Ａ且つ分類５が最も多く、その他にも業務区分Ａ且つ分類３、業務区分Ａ且つ分類４、業務区分Ａ且つ分類６の業務が参考にされていた。すなわち、同じ業務区分及び分類の業務だけではなくその他の業務区分や分類も参考にされていることがわかる。
図１２に例示するように、業務Ａ０１－３の業務を行ううえで参考にされる業務は、業務区分Ａ且つ分類５が最も多く、その他にも業務区分Ａ且つ分類３、業務区分Ａ且つ分類４、業務区分Ａ且つ分類６の業務が参考にされていた。すなわち、同じ業務区分及び分類の業務だけではなくその他の業務区分や分類も参考にされていることがわかる。
図１３は、文書管理システム１における、評価者と評価ポイントのマトリックス作成処理（Ｓ６０）を説明するフローチャートである。
図１３に例示するように、Ｓ６００（Ｓ６００）において、操作検知部６０４は、「課題検索」ボタンが押下されたことを検知した場合に、Ｓ６０５の処理に移行し、押下を検知しない場合は、検知するまで待機する。
ステップ６０５（Ｓ６０５）において、操作検知部６０４は、課題となる文章の入力を受け付ける。
ステップ６１０（Ｓ６１０）において、キーワード抽出部６００は、操作検知部６０４により受け付けた文章に含まれるキーワードを用いて、文書ＤＢ８００に保存される文書ファイルを検索する。
Ｓ６１５（Ｓ６１５）において、集計部６１８は、検索結果を集計し、勘所とキーワードとに分けて図１１に例示するようにグラフに表示する。
Ｓ６２０（Ｓ６２０）において、集計部６１８は、業務の振り返り時に業務の実施者によって記載された業務評価を集計する。
Ｓ６２５（Ｓ６２５）において、集計部６１８は、図１４に例示するように、評価ポイントの多い順に評価ポイント、事例業務、業務区分、業務振り返り結果、参考にした業務の勘所、最近活用されたポイント、参考にして実施した業務振り返り結果を表示する。
Ｓ６３０（Ｓ６３０）において、操作検知部６０４は、「評価分布」ボタンが押下されたことを検知した場合に、Ｓ６３５の処理に移行し、押下を検知しない場合は、処理を終了する。
Ｓ６３５（Ｓ６３５）において、分布表示部６１２は、図１５に例示するように、評価者と評価ポイントで振返りの良かった点、と上手くいかなかった内容をマトリック上に表示する。
図１３に例示するように、Ｓ６００（Ｓ６００）において、操作検知部６０４は、「課題検索」ボタンが押下されたことを検知した場合に、Ｓ６０５の処理に移行し、押下を検知しない場合は、検知するまで待機する。
ステップ６０５（Ｓ６０５）において、操作検知部６０４は、課題となる文章の入力を受け付ける。
ステップ６１０（Ｓ６１０）において、キーワード抽出部６００は、操作検知部６０４により受け付けた文章に含まれるキーワードを用いて、文書ＤＢ８００に保存される文書ファイルを検索する。
Ｓ６１５（Ｓ６１５）において、集計部６１８は、検索結果を集計し、勘所とキーワードとに分けて図１１に例示するようにグラフに表示する。
Ｓ６２０（Ｓ６２０）において、集計部６１８は、業務の振り返り時に業務の実施者によって記載された業務評価を集計する。
Ｓ６２５（Ｓ６２５）において、集計部６１８は、図１４に例示するように、評価ポイントの多い順に評価ポイント、事例業務、業務区分、業務振り返り結果、参考にした業務の勘所、最近活用されたポイント、参考にして実施した業務振り返り結果を表示する。
Ｓ６３０（Ｓ６３０）において、操作検知部６０４は、「評価分布」ボタンが押下されたことを検知した場合に、Ｓ６３５の処理に移行し、押下を検知しない場合は、処理を終了する。
Ｓ６３５（Ｓ６３５）において、分布表示部６１２は、図１５に例示するように、評価者と評価ポイントで振返りの良かった点、と上手くいかなかった内容をマトリック上に表示する。
図１５は、評価ポイントと評価者の分布を例示する図である。
図１５に例示するように、分布図は、評価者が中級以上であり、評価ポイントが低すぎず、高すぎないことが業務の成功の要因であることを示す。また、評価者のランクに関わらず、評価ポイントが低い場合は、業務の失敗する要因であることを示す。さらに、評価ポイントが高い場合でも、評価者が初級～中級の場合は、業務の失敗要因であることを示す。
このように、分布表示部６１２により表示される分布図から業務を効率的に進めるための要因を見つけることが可能であり、次に行う業務の進め方の参考とすることが出来る。それだけでなく、業務の失敗要因を明らかにできるため、今までに経験のない革新的な業務に取り組む場合でも、失敗要因を避けることで業務の遂行の助けとすることができる。
図１５に例示するように、分布図は、評価者が中級以上であり、評価ポイントが低すぎず、高すぎないことが業務の成功の要因であることを示す。また、評価者のランクに関わらず、評価ポイントが低い場合は、業務の失敗する要因であることを示す。さらに、評価ポイントが高い場合でも、評価者が初級～中級の場合は、業務の失敗要因であることを示す。
このように、分布表示部６１２により表示される分布図から業務を効率的に進めるための要因を見つけることが可能であり、次に行う業務の進め方の参考とすることが出来る。それだけでなく、業務の失敗要因を明らかにできるため、今までに経験のない革新的な業務に取り組む場合でも、失敗要因を避けることで業務の遂行の助けとすることができる。
例えば、図１５の評価者の軸を性別にした場合は、評価ポイントと評価者の分布からは、性別による業務の適性を知ることができる。また、軸を年代にした場合は、年代による労働観を知ることができる。さらに、軸を役職にした場合も役職による業務の適性を知ることができる。これらから、何を軸とするかに応じて勘所も変化し、新規プロジェクトのメンバーの構成に役立てることができる。また、軸を役職にした場合の勘所について、役職毎の勘所がマネジメントに関する勘所なのか、定常業務に関する勘所なのかを切り分けることができる。
以上説明したように、本実施形態の文書管理システム１によれば、管理している仕掛り中のファイル及び完了した業務で作成した文書ファイルを、勘所キーワード又は振り返りキーワードを用いることにより、他の業務に活用することができる。
検索キーワードが業務を成功に導くためのキーワードであるため、同様の業務を検索するのみの検索に比べて、業務の成功率を上げることに繋げることができる。
また、文書管理システム１によれば、活用された文書ファイルを評価し、視覚化することにより、文書ファイルの活用の目安とすることができる。さらに、評価は、文書ファイルの活用者の属性に基づいて与えられるため、文書ファイルの評価の信頼性が増す。
そして、文書管理システム１によれば、従事する業務を種類と区分とに分類し、これに基づいて関連業務を検索することができるため、ユーザが検索条件を考える手間を省くことができる。
検索キーワードが業務を成功に導くためのキーワードであるため、同様の業務を検索するのみの検索に比べて、業務の成功率を上げることに繋げることができる。
また、文書管理システム１によれば、活用された文書ファイルを評価し、視覚化することにより、文書ファイルの活用の目安とすることができる。さらに、評価は、文書ファイルの活用者の属性に基づいて与えられるため、文書ファイルの評価の信頼性が増す。
そして、文書管理システム１によれば、従事する業務を種類と区分とに分類し、これに基づいて関連業務を検索することができるため、ユーザが検索条件を考える手間を省くことができる。
（変形例）
なお、図１２に例示する業務を参考にしているマトリックスについては、例えば、ユーザの習熟度または経験に基づいて、参考としている業務区分と種類との表示を減らしてもよい。例えば、マトリックスを閲覧しているユーザが区分Ａの業務をすべて経験済みの場合は、区分Ａの表示をしない、もしくは目立たないよう表示してもよい。これにより、参考となる業務区分と種類とを絞り込むことが可能になる。
なお、図１２に例示する業務を参考にしているマトリックスについては、例えば、ユーザの習熟度または経験に基づいて、参考としている業務区分と種類との表示を減らしてもよい。例えば、マトリックスを閲覧しているユーザが区分Ａの業務をすべて経験済みの場合は、区分Ａの表示をしない、もしくは目立たないよう表示してもよい。これにより、参考となる業務区分と種類とを絞り込むことが可能になる。
１…文書管理システム
３…業務管理装置
４…ファイル管理装置
５…ファイルサーバ
６…文書活用装置
６０…文書活用プログラム
３…業務管理装置
４…ファイル管理装置
５…ファイルサーバ
６…文書活用装置
６０…文書活用プログラム
Claims (6)
- 業務に関する文書ファイルが登録されるデータベースと、
前記データベースに登録された文書ファイルから、業務の勘所を示す文字列である勘所キーワード、又は、完了した業務を振り返って評価した内容を示す振り返りキーワードを抽出するキーワード抽出部と、
前記キーワード抽出部により抽出されたキーワードの抽出回数に基づいて、前記データベースに登録された文書ファイルの活用度を評価する評価部と
を有する文書管理システム。 - 前記評価部は、前記キーワード抽出部による抽出結果に基づいて、前記勘所キーワード又は前記振り返りキーワードが含まれた文書ファイルの閲覧回数を特定し、特定された閲覧回数に基づいて、活用度を評価する
請求項１に記載の文書管理システム。 - 前記キーワード抽出部による抽出結果に基づいて、前記勘所キーワード又は前記振り返りキーワードが含まれた計画書又は報告書の文書ファイルが前記データベースに登録されたことを検知する登録検知部
をさらに有し、
前記評価部は、前記登録検知部による検知回数に基づいて、活用度を評価する
請求項２に記載の文書管理システム。 - 仕掛中の業務の種類毎又は区分毎に、他の業務の文書ファイルを参照した参照回数を計数する参照回数計数部と、
前記参照回数計数部により計数された参照回数に基づいて、業務の種類及び区分を軸とした参照回数の分布を表示する分布表示部と
をさらに有する請求項３に記載の文書管理システム。 - ユーザが開いているフォルダに基づいて、ユーザの仕掛中の業務を特定する業務特定部
をさらに有し、
前記参照回数計数部は、前記業務特定部により特定された仕掛中の業務について、参照回数を計数する
請求項４に記載の文書管理システム。 - コンピュータが、業務に関する文書ファイルをデータベースに登録するステップと、
前記データベースに登録された文書ファイルから、業務の勘所を示す文字列である勘所キーワード、又は、完了した業務を振り返って評価した内容を示す振り返りキーワードを抽出するステップと、
前記抽出されたキーワードの抽出回数に基づいて、前記データベースに登録された文書ファイルの活用度を評価する評価ステップと
を有する文書管理方法。
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