JP4421502B2

JP4421502B2 - 文書管理システム

Info

Publication number: JP4421502B2
Application number: JP2005089480A
Authority: JP
Inventors: 和之後藤; 秀雄梅木; 朋男池田; 健彦横田; 創吾坪井
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 2005-03-25
Filing date: 2005-03-25
Publication date: 2010-02-24
Anticipated expiration: 2025-03-25
Also published as: US20060218139A1; JP2006268744A

Description

本発明は、種々の業務に関わる知識や成果物、電子メールなどの文書を複数のユーザで共有するための文書管理システムに関し、特に、グループウェア、ナレッジマネジメントシステムなどに関する。

従来より、設計や開発、営業、企画などの種々の業務において、その効率的な進め方や、良い文書の書き方、従うべき規則など、有用な知識や事例を複数のユーザで共有することで、業務の効率と品質を向上させる情報システムが考案されている。これらのシステムは、業務の知識を組織の資産として文書化し、蓄積して管理するという目的から、ナレッジマネジメント（知識管理）システムとも称される。

例えば、帳票の回覧などの定型業務を支援するワークフローシステムでは、ワークフローの各作業と、帳票などの成果物とを、関連付けて管理し、過去の業務の成果物を、同種の新しい業務で再利用できるようにしたものが考案されている。特許文献１は、帳票などの文書を、ワークフローの回覧履歴や業務の属性などの情報とともに記憶し、これらの情報を検索条件として、業務に関係のある過去の帳票を検索できるようにしたものである。

一方、文書を作成したり利用したりする際のユーザの操作の履歴や、文書間の関連性に基づいて、文書の検索や共有を支援する方法も考案されている。特許文献２は、文書間に付けられた関連を用いて文書を検索できるようにしたものである。文書間の関連には、その関連付けを行ったユーザや日時、その際の業務や目的、コメント、および、関連を利用可能な組織などの情報を持たせて記録し、ある文書に付けられた関連のうち、指定された検索条件を満たす関連を用いて、その関連先の文書を参照できるようにしている。

また、特許文献３は、文書の活用の履歴を記録しておき、文書をいつ誰が活用してどのような文書を作成したかの情報を、ユーザに提示するものである。元の文書と活用後の文書との類似点や差異、活用後の文書をさらに活用して作成した文書などの情報が、元の文書を提供したユーザにフィードバックされるので、文書を提供するインセンティブが高まる効果があると、主張している。

以上の従来技術には下記の課題がある。まず、特許文献１などのように、ワークフローシステムによる定型業務の支援と連携する形で文書を共用する方法では、ワークフローが定義できない非定型な業務や、電子メールやウェブページなどの非定型な文書については適用できない。特に、複数の業務や部門にまたがる企業活動、例えば、市場調査、製品企画、研究開発、生産管理、顧客サポートといった、互いに関連しあう大規模な業務において、多種多量の文書がやり取りされる中から、ある業務に有用な文書を探すことは困難である。

特許文献２や特許文献３で開示されている方法でも、大量の文書が複雑に関連しあう中での、文書の価値を判断するための手段を備えていないため、活用すべき有用な文書を探したり、多くの類似した文書の中からユーザの業務に最も適した文書を選択したりすることは困難である。特許文献２の方法では、業務を検索条件にして過去の文書を検索することができるが、複数の業務にまたがって大量の文書が存在する場合には、有用な文書を見つけることが困難である。また、特許文献３の方法では、基準文書があるため、文書同士の類似や差異を比較することができるが、大量の文書が存在する場合に、どの文書の価値が大きいかを判断することは難しく、またそもそも、内容や形式が異なる文書同士を比較しても意味がないことが多い。

また、ユーザがある文書を利用すべきかどうか決めるとき、その文書が作成された経緯や、過去に利用された事例を、参考にしたいことがある。このような作成過程や利用過程の情報を、ワークフローや操作履歴などを辿って見ることはできるが、これは非常に繁雑である上、利用する価値が小さい履歴を調べても参考にならない。特許文献２では、ある文書に対して直接関連付けられた先の文書を参照することができるが、関連の全体像や有用な文書の有無は、関連を逐次辿って調べる必要がある。特許文献３では、文書の活用の履歴をグラフの形で表示することができるが、大量の文書が複雑に関連しあう過程をユーザに分かりやすく表示することは難しく、価値の大きい文書と価値の小さい文書が混在したグラフを表示しても繁雑である。業務における文書の価値を判断しやすいように情報の要点のみをユーザに提示することが望まれる。
特開２００２−２３０２４８号公報（第３頁、図１）特開２００２−１１７０７４号公報（第６，７頁、図３，１０，１１）特開２００３−３１６８２２号公報（第５〜８頁、図４，１５）

本発明は上記の問題を鑑みてなされたものであり、大規模で非定型な業務においても、文書間の関連性に基づいて文書の価値を評価することにより、大量の文書の中から、ユーザの業務にとって価値の大きい文書を選択してユーザに提示する文書管理システムを提供することである。

第１の発明は、複数の文書を記憶する文書記憶手段と、前記文書に対するユーザの操作要求を受け付けて、前記複数の文書に対して要求された操作を実行する文書操作手段と、前記操作の対象となった文書間の関連を表す情報として、当該操作を要求したユーザ、日時、操作の種類、及び、操作の目的である業務を含む情報を、前記文書操作手段から予め取得する文書関連取得手段と、前記予め取得した文書間の関連情報を記憶する文書関連記憶手段と、所定の業務を指定する指定手段と、前記指定された業務に対応する文書間の関連情報を前記文書関連記憶手段から検索し、この検索された文書間の関連情報を用いて、文書の作成過程及び利用過程の少なくとも一方における価値を評価する文書評価手段と、前記文書記憶手段に記憶された複数の文書のうち、前記文書評価手段での評価価値の大きいものを提示する文書提示手段とを備える文書管理システムである。

第２の発明は、前記指定された業務における複数の文書のうち、前記文書評価手段が評価した価値の高い文書間の関連の要約を作成する文書関連要約手段をさらに備え、前記文書提示手段は、前記文書関連要約手段が作成した文書間の関連の要約を提示することを特徴とする第１の発明記載の文書管理システムである。

第３の発明は、前記指定手段は、文書を指定してから、前記業務を指定することを特徴とする第２の発明記載の文書管理システムである。

第４の発明は、前記文書関連要約手段は、前記指定された文書の作成過程において当該文書に関わる文書のうち、前記文書評価手段が評価した価値の高い文書間の関連の要約を作成することを特徴とする第３の発明記載の文書管理システムである。

第５の発明は、前記文書関連要約手段は、前記指定された文書の利用過程において当該文書に関わる文書のうち、前記文書評価手段が評価した価値の高い文書間の関連の要約を作成することを特徴とする第３の発明記載の文書管理システムである。

本発明によれば、大規模で非定型な業務においても、文書間の関連性に基づいて文書の価値を評価することにより、大量の文書の中から、ユーザの業務にとって価値の大きい文書を選択してユーザに提示する文書管理システムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略ブロック図である。本実施形態に係る文書管理システムは、その諸機能を実行するサーバ計算機と、これを複数のユーザが利用するための複数のクライアント端末計算機とが、計算機ネットワークを介して接続された形で構成されており、同図の各機能ブロック１〜８はサーバ計算機上で実現されている。

ユーザ情報記憶部１は、システムを利用するユーザの情報を記憶し、ここに記憶されたユーザ情報を用いて、既存の文書管理システム等と同様に、ユーザ認証や文書に対するアクセス制御を行うとともに、後述する文書や文書間の関連の情報における作成者の情報を記述し同定する。文書操作部２は、ユーザからの文書に対する操作要求を受け付けて処理する。ユーザが行う操作には、大まかには、文書の登録、削除、閲覧、検索などの基本的な操作がある他に、文書間に関連付けを行う操作として、例えば、「ある文書を参考にして他のある文書を改訂する」、「ある文書にコメントの文書を付ける」、「ある文書を他の文書から引用する」といった操作がある。また、従来の電子メールや電子掲示板などの電子的なコミュニケーション手段をこの文書操作部２と組み合わせることにより、例えば電子メールの送受信などの操作をこの文書操作部２が受け付けて処理するようにしてもよい。

文書操作部２へのユーザの要求が文書の登録である場合には、文書記憶部３に、文書の情報を記憶する。文書関連取得部４は、文書操作部２にて処理される文書に対するユーザの操作を、文書間の関連として取得する。取得された文書間の関連は、文書関連記憶部５に記憶される。文書評価部６は、文書関連記憶部５に記憶された文書間の関連に基づき、後述する方法で、文書の価値を評価する。その評価結果に基づき、文書関連要約部７は、文書間の関連の要約を生成する。文書提示部８は、文書操作部２に連動して、ユーザの操作要求に応じた文書をユーザに提示する。この際、文書評価部６によって評価された文書の価値に基づき、提示する文書の選択や並び替え、および、文書関連要約部７によって生成された要約の提示を行う。

図２は、図１のユーザ情報記憶部１に記憶されるユーザ情報の一例を表す図である。同図に示すように、個々のユーザ情報にはユニークなユーザＩＤが割り振られ、ユーザの氏名、所属、役職、メールアドレス、および、認証用のパスワードなどの情報が記憶される。

図３は、図１の文書記憶部３に記憶される文書情報の一例を表す図である。同図に示すように、個々の文書にはユニークな文書ＩＤが割り振られ、文書の作成日時、作成者、種類、タイトル、内容などの情報が記憶される。文書の作成者は、図２で説明したユーザ情報におけるユーザＩＤによって記述される。なお、例えばインターネット上にあるウェブページなどで、本システムのユーザでない人によって作成された文書については、文書記憶部３には作成者の情報は記憶されない。また、文書の内容は、その電子データの全てを文書記憶部３が記憶する必要はなく、例えばインターネット上にあるウェブページなどは、そのウェブサーバに電子データが記憶されているので、文書記憶部３ではその文書のＵＲＬを記録すればよい。図３では簡単のため、文書の内容は、ＵＲＬやメッセージＩＤ（電子メールの場合）で記している。

図４は、図１の文書関連記憶部５に記憶される文書間の関連情報の一例を表す図である。文書間の関連は、ユニークな関連ＩＤが割り振られ、関連の作成日時、作成者、業務、関連元文書、関連先文書、および関連の種類の情報が記憶される。ユーザの１つの操作によって、複数の文書間で多対多の関連を作ることができる。例えば関連ＩＤ「ｒ２」は、同図（ａ）の表によれば、作成日時「２００５／０１／２４１３：１９：２５」に、ユーザＩＤ「ｕ８」のユーザが、業務「××製品企画」において作成した関連であるが、その内容は、同図（ｂ）によれば、関連元文書ＩＤ「ｄ６」の文書を「参考」にし、関連元文書ＩＤ「ｄ７」の文書を「引用」して、関連元文書ＩＤ「ｄ５」の文書を文書ＩＤ「ｄ８」の文書に「改訂」したという操作を表す。したがって、「ｄ６」と「ｄ８」との関連は「参考」、「ｄ７」と「ｄ８」との関連は「引用」、「ｄ５」と「ｄ８」との関連は「改訂」である。

また、関連元文書と関連先文書のいずれかがない場合もある。例えば関連ＩＤ「ｒ３」は、同図（ｂ）によれば関連元文書ＩＤが無いが、これは、この関連ＩＤ「ｒ３」が意味する操作が、文書ＩＤ「ｄ９」の文書を「新規」に作成した操作であって、その際に他の文書とは何も関連付けがなされなかったことを示している。なお、ユーザが文書間の関連をどの業務において作成したかの情報は、図１の文書関連取得部４によって取得するが、ユーザの利用形態によっては、業務の情報が特定できない場合もある。このような場合には、関連元文書や関連先文書が持つ他の関連がどの業務で作成されたかに基づいて、業務を推定することも可能である。また、業務が推定できない場合には、システムがユーザに問い合わせて業務の情報を明示的に入力させるようにしてもよい。

図５は、図１の文書提示部８によってユーザに提示される文書の表示画面の一例を表す図である。この例では文書「××製品企画書〈第１版〉」について、その作成者や作成日時などの基本的な情報のほかに、リンク元文書５１とリンク先文書５２が表示されている。これらの文書は、文書関連記憶部５に記録された文書間の関連に基づいて提示されたものであり、この文書「××製品企画書〈第１版〉」に直接関連付けられた文書である。図５の例では、「２００４年××市場予測」という文書（ウェブページ）が、文書「××製品企画書〈第１版〉」を作成する際に参考にされたことが分かるように、リンク元文書として表示されている。一方、文書「××製品企画書〈第１版〉」に対しては、コメントの文書「市場予測のデータが古いのでは？」が、リンク先文書として、ユーザ「山田」によって付けられていることが分かる。

図６は、ユーザが新しい文書や改訂した文書をシステムに登録するための登録画面の一例を表す図である。この例は、図５に示した文書に対して、図５のボタン５３「改訂」を押して改訂を行う場面を示している。ユーザは、改訂後の文書のタイトル６１やそのファイル６２などを設定して、改訂した文書をシステムに登録する。この際、リンク元文書６４とリンク先文書６５とを設定することができる。この例では、改訂前の文書が図５で示した「××製品企画書〈第１版〉」なので、この文書との関連「改訂」６６が、リンク元文書の候補として自動的に提示される。

また、改訂前の文書に付けられていたコメント（図５の５２）に対しては、改訂の際に参考にされることが多いので、この文書との関連「参考」６７もやはりリンク元文書の候補となる。ユーザはこれらのリンク元候補の文書をそのまま用いて改訂後の文書と関連付けてもよいし、不要ならばこれらのリンクは削除してもよい。

また、リンクの種類（「改訂」、「参考」等）も、図に示したようなプルダウンメニューを用いて変更してもよい。さらに、システムが提示する候補の文書以外にも、ユーザは任意の文書を関連付けることができる。例えば、図７に示すように、ユーザがこれまでに利用した文書の一覧を表示させ、この中から「参考」や「引用」の関連付けを行いたい文書を選択して、改訂する文書のリンク元文書として、ユーザが明示的に追加することもできる。例えば図６の「引用」６８の文書は、このようにして追加された文書である。

図７に示した利用文書一覧の画面は、図１の文書操作部２が受け付けるユーザの文書操作を、ユーザ毎に、最近の一定期間の操作について一時的に記憶しておき、ユーザが文書間の関連を作る際、例えば図６のボタン６１０を押したときに文書の一覧を提示させる、という方法で実現することができる。この例では、ユーザは、図７の画面にて、関連付けに用いる文書をチェックボックス７１で選択し、ボタン７２を押すことによって、元の図６の画面にてリンク元文書を追加できるようにしている。一方、リンク先文書についてもリンク元文書と同様の方法で追加することができるし、例えば「コメント」文書のように文書の新規登録や改訂において多用されるリンクについては、図６の６９に示したように、コメントの内容自体を画面上で直接入力できるようにしてもよい。

図８から図１０は、文書の検索画面の一例を表す図である。従来より文書管理システムやナレッジマネジメントシステムにおいては、文書をキーワードや自然文などの検索条件で全文検索する機能や、文書の作成者や作成日時などの書誌情報を検索条件にして検索する機能が標準的に設けられていた。本実施形態においては、検索結果の並び替え（ソート）を、後述する文書間の関連に基づいて評価した文書の価値によって行えるようにしたことを特徴とする。

図８の検索画面において、検索キーワード８１には、従来のシステムと同様に検索条件とするキーワードを指定する。これに加え、本実施形態のシステムでは、業務を検索条件として指定することができる。すなわちユーザは、図８の８２に示したように、どの業務で作成もしくは利用された文書を検索対象とするかを指定することができる。図４にて説明したように、文書間の関連には、各々、関連付けがなされた業務の情報が記憶されているので、ユーザが指定した業務において関係付けられた文書のみを検索対象として絞り込むことができる。

一方、検索結果の並び替え８３については、従来のシステムで実現されている、作成日時や作成者による並び替え方法に加え、業務による並び替えも可能である。すなわち、検索結果の各文書について、これがどの業務に関するものであるかが、図８の８４のように提示されるが、この業務をソートキーにして検索結果を並び替えることができる。さらに本実施形態の特徴的な機能として、文書の価値による並び替えを行うことができる。後述するように、文書の「作成過程」で評価した価値と、文書の「利用過程」で評価した価値、および、その両方の組み合わせで評価した価値のいずれかに基づいて、価値の大きい文書が検索結果の上位に提示されるようにすることができる。

図８は、文書の「作成過程」で評価した価値８５が大きい順に検索結果を並べた画面例である。より多くの良い情報を材料としたり、良い意見を多く取り入れて作成した文書は、その文書の中に集約された情報の量も多く、文書自体の品質も高いと考えられる。このような観点で評価した価値が、文書の作成過程で評価した価値である。図８の検索画面の例では、このような価値が高い文書として、企画書や調査の報告書などが検索結果の上位に表示される。

一方、図９は、文書の「利用過程」で評価した価値９１が大きい順に検索結果を並べた画面例である。他の文書を作成するのに利用された実績の大きい文書は、有用性や再利用性が大きいと考えられる。同様に、例えば、業務でやり取りされるメールのうち、業務の成果物文書の品質を高めるのに役立つ意見が記されたメールは、価値が高いと考えられる。このような観点で評価した価値が、文書の「利用過程」で評価した価値である。図９の検索画面の例では、このような価値が高い文書として、有用なウェブページやアンケート結果、重要なメールなどが検索結果の上位に表示される。

図１０の画面例は、文書の「作成過程」と「利用過程」の両方で評価した価値１０１が大きい順に検索結果を並べた画面例である。これは、文書の「作成過程」と「利用過程」の両方を総合的に評価したときの価値（例えば単純には、両方の価値の和）が大きい文書を上位に提示するものである。

図１１は、ある業務における文書間の関連の要約を表示した画面の一例を表す図である。一般に、業務に関連する文書は多数存在することが多く、ユーザは、業務の中で重要な文書を探すことが困難であった。図１１の表示では、業務「××開発計画」について、これに関わる多数の文書のうち、重要な文書を、後述する文書間の関連に基づいて評価した文書の価値によって選択し、１１１のようにユーザが見やすい個数だけ表示する。この処理は、図８から図１０で説明した検索処理とほぼ同様である。

また、画面上には、この業務「××開発計画」に関連する他の業務１１２を一覧表示し、例えばこのうちユーザが選択した業務である「××製品企画」、「××営業販売」の業務について、その各々において重要な文書の一覧を１１３や１１４のような形でユーザに提示する。図中、各々の文書に記された左向きの矢印１１５は、業務「××製品企画」で作成された文書「××製品企画書〈第９版〉」が、業務「××開発計画」で文書を作成するのに利用された文書であることを示している。逆に、右向きの矢印１１６は、業務「××営業販売」にて文書「××提案資料〈○○社殿向け〉」を作成する過程で、業務「××開発計画」で作成した文書が利用されたことを示している。このような、ある業務に関連する他の業務とその文書の一覧表示は、前述のように、各々の業務において関連付けられた文書間の関連に基づいて行うことができる。

図１２は、ある文書の作成過程と利用過程での文書間の関連の要約の表示画面の一例を表す図である。前述の図５の画面は、文書に直接に関連付けられたリンク元とリンク先の文書を表示する画面であった。図５の画面は、文書同士の個々の関連を詳細に調べる場合や、文書に対するコメントなどの情報を読み書きする際には有用であるが、業務全体として、文書がどのような他の文書と関連するものであるかを把握するには不向きである。したがって図１２では、文書の「作成過程」と「利用過程」の各々の業務において重要な文書を提示することで、ユーザが業務の全体像を容易に把握できるようにする。同図の１２１では、文書「××製品企画書〈第９版〉」を作成する過程で直接的および間接的に利用した文書に関わる業務の一覧が表示され、このうちユーザが選択した業務である「××市場調査」と「××製品企画」について、その各々の業務における重要な文書が、１２２と１２３のような形で表示される。

一方、同図の１２４では、文書「××製品企画書〈第９版〉」を直接的および間接的に利用して作成された文書に関わる業務の一覧が表示され、このうちユーザが選択した業務である「××開発計画」と「××営業販売」について、その各々の業務における重要な文書が、１２５と１２６のような形で表示される。このような、ある文書の作成過程および利用過程に関連する他の業務とその文書の一覧表示は、前述のように、各々の業務において関連付けられた文書間の関連に基づいて行うことができる。なお、図１２の画面例は、１つの文書「××製品企画書〈第９版〉」についての関連を要約して提示する例であるが、複数の文書についての関連を要約して提示することも同様に行える。

以上、図５から図１２では、ユーザが利用する画面例を示して本実施形態がユーザに提供する機能を説明した。以下、これらの機能を実現するための処理の流れを説明する。図１３は、本実施形態に係る文書の価値を評価する処理の流れを表す図である。これは図１の文書評価部６にて実行される処理である。図８から図１０で説明した検索機能において文書を並び替える処理や、図１１と図１２で説明した、業務や文書間の関連を要約する後述の処理において提示する文書を選択する処理は、この図１３の処理によって評価された文書の価値に基づいて行われるものである。

図１３（ａ）は、価値を評価する文書の集合Ｄと、評価に用いる文書間の関連の集合Ｒを求める処理である。すなわち、図１２で説明した処理は、ユーザが指定した文書についての関連を要約する処理であったが、この場合、図１３のステップＳ１３０１において、価値を評価する対象の文書の集合Ｄを定めるための元文書の集合としてＤｔが指定されたとする。図１２の場合は１つの文書「××製品企画書〈第９版〉」を要素とする集合がＤｔである。この場合には、まずステップＳ１３０２にて、文書の集合ＤをＤｔとし、ステップＳ１３０３にて、関連の集合Ｒを空集合とする。

次に、Ｄの各文書ｄについて、ステップＳ１３０４からＳ１３０８の処理を繰り返して実行する。まず、ｄを関連元または関連先とする関連ｒについて繰り返し（ステップＳ１３０５）、ｒが、ユーザによって指定された業務の集合Ｐのうちのいずれかの業務で作成された関連であるかどうかを、図４に示した情報を用いて判定し（ステップＳ１３０６）、そうであればｒをＲに加える。ここで、業務の集合Ｐのユーザによる指定は、図１２の場合は、１２１や１２４の選択画面によって行われるが、業務が明示的に指定されない場合には、全ての業務について関連の集合Ｒを求めることとし、ステップＳ１３０６の結果はＹＥＳとなるようにする。ステップＳ１３０７では、ｄ以外のｒの関連先文書と関連元文書をＤに加える。以上の処理を繰り返し実行することにより、ユーザが指定した文書の集合Ｄｔと業務の集合Ｐに対して、価値を評価する対象の文書集合Ｄと、価値を評価するために用いる関連の集合Ｒが求まる。

一方、図８〜図１０や図１１で説明した処理では、文書全体、あるいは、ある業務内の文書について、その価値を評価するので（ステップＳ１３０１の結果はＮＯ）、ステップＳ１３０９以降の処理を実行する。まずステップＳ１３０９では文書の集合Ｄを空集合とし、次のステップＳ１３１０では、関連の集合Ｒを、指定された業務の集合Ｐの中のいずれかの業務で作成された全ての関連とする。ここで、ユーザによる業務の集合Ｐの指定は、図８〜図１０では８２の選択画面によって行われ、図１１では、関連の要約を生成する対象の業務「××開発計画」自体がまず指定され、さらに１１２の選択画面による指定も行われる。業務が明示的に指定されない場合には、やはり、全ての業務について関連の集合Ｒを求めることとする。そして、Ｒの各々の関連ｒについて（ステップＳ１３１１）、ｒの関連元文書と関連先文書をＤに加える。以上の処理によって、ユーザが指定した業務の集合Ｐに対して、価値を評価する対象の文書集合Ｄと、価値を評価するために用いる関連の集合Ｒが求まる。図１３（ｂ）は、図１３（ａ）で求めたＲに基づいてＤの各文書の価値を評価する処理である。以下、そのステップＳ１３１３の処理内容について説明する。

（１）式、（２）式、（３）式、（４）式は、文書の価値を評価するための数式である。ｘｉは、文書ｉの「作成過程」に着目した価値であり、文書ｉが、価値の大きい文書をより多く用いて作成されたならば、文書ｉの品質や、その中に集約された情報の量が大きいとみなされ、ｘｉは大きい値となる。一方、ｙｉは、文書の「利用過程」に着目した価値であり、文書ｉが、価値の大きい文書を多く作成するのに用いられたならば、文書ｉの有用性や再利用性が大きいとみなされ、ｙｉは大きい値となる。

したがって（１）式にて、ｎ回目でのｘｉの計算値をｘｉ＜ｎ＞と表すと、この値は、文書ｉのリンク元の文書ｊの価値ｘｊ＜ｎ−１＞とｙｊ＜ｎ−１＞に、リンクの重みｗｉｊを乗じた値の総和に、それぞれ定数Ｃｘｘ、Ｃｘｙを乗じて加えた値として計算する。同様に（２）式でのｙｉ＜ｎ＞の値は、文書ｉのリンク先の文書ｊの価値ｘｊ＜ｎ−１＞とｙｊ＜ｎ−１＞に、リンクの重みｗｉｊを乗じた値の総和に、それぞれ定数Ｃｙｘ、Ｃｙｙを乗じて加えた値として計算する。（１）式と（２）式は再帰的に定義されており、ｘｉ＜ｎ−１＞とｙｉ＜ｎ−１＞によりｘｉ＜ｎ＞とｙｉ＜ｎ＞が計算されるが、ｎ＝０でのｘｉ＜０＞とｙｉ＜０＞の初期値を全てのｉについて１として計算を開始し、ｎ＝１０程度の計算回数で、ｘｉ＜ｎ＞、ｙｉ＜ｎ＞ともほぼ値が収束する。なお、（１）式と（２）式の左辺ｘ’ｉ＜ｎ＞とｙ’ｉ＜ｎ＞は、それぞれｘｉ＜ｎ＞とｙｉ＜ｎ＞を正規化する前の値であり、（３）式と（４）式によって、それぞれ、二乗の総和が１になるように正規化される。

また、リンクすなわち文書間の関連の重みｗｉｊは、その関連が表す操作の種類や日時、操作を行ったユーザの職歴や役職、さらには、関連が複数のユーザや組織、業務などをまたいだ関連であるかどうかといった条件に応じて定める値である。例えば、ある文書が、組織の枠を越えて他の部署で利用された場合には、その文書は、部署内のみで利用されている文書に比べ、有用性が高いと解釈できる場合がある。また、「コメント」の関連が付けられた文書同士よりも、「引用」の関連が付けられた文書同士の方が、関連元の文書から関連先の文書に伝播する価値は大きいと考えられる。リンクの重みｗｉｊをこのように、文書の利用のされ方に基づいて詳細に設定することにより、文書の価値をより正確に評価することができる。

なお、前記図８に示した並べ替え方法８３における、文書の「作成過程」で評価した価値は、ｘｉに相当し、文書の「利用過程」で評価した価値はｙｉに相当する。「作成過程」と「利用過程」の両方で評価した価値は、例えばｘｉ＋ｙｉなどとして計算すればよい。

図１４は、文書間の関連の要約を生成する処理の流れを表す図であり、これは図１の文書関連要約部７によって実行される処理である。まず図１４のステップＳ１４０１では、図１３（ａ）で説明した処理により、要約に用いる文書の集合Ｄと、文書間の関連の集合Ｒを求める。要約の生成は業務毎に行うので、その対象となる業務の集合ＰをステップＳ１４０２からステップＳ１４０４の処理で求める。まずステップＳ１４０２にて業務の集合Ｐを空集合とし、次に、Ｒの各々の関連ｒについて（ステップＳ１４０３）、ｒを作成した業務ｐを求め、これをＰに加える。こうして求めた業務の集合Ｐの各々の業務ｐについて（ステップＳ１４０５）、要約を生成する処理を行う。

まずステップＳ１４０６にて、ｐによって作られた関連の集合Ｒｐを求める。ＲｐはＲの部分集合である。そして、図４で示した関連の情報を用いて、Ｒｐの各々の関連の関連元文書と関連先文書を集めて文書の集合Ｄｐを求める。ＤｐはＤの部分集合である。次に、Ｒｐに基づき、Ｄｐの各文書ｄの評価ｘｄとｙｄを求めるが、これは、図１３（ｂ）と同じ処理である。こうして求めた文書の価値に基づいて、Ｄｐの中から価値の大きい文書を所定の個数だけ（あるいは、価値が所定の大きさ以上のものだけ）選択し、これを、業務ｐの要約に加える。このようにして、図１１の１１１、１１３、１１４、および、図１２の１２２、１２３、１２５、１２６に示したような業務毎の要約が生成される。ここで、業務の要約において表示する文書の順序は、文書の作成日時の順でもよいし、価値の大きい順でもよい。また、図１２においては、要約を、文書の作成過程１２１と利用過程１２４とに区別して提示しているが、これは、図１３のステップＳ１３０５とステップＳ１３０８にて、集合ＲおよびＤに加える関連および文書を、作成過程（すなわち関連元を遡る方向）と利用過程（すなわち関連先を辿る方向）とで区別して求めることによって実現できる。

図１５は、文書間の関連に基づいた文書の価値の計算例を表す図であり、図１３（ｂ）で説明した処理の実際的な結果を示すものである。図１５（ａ）は、文書とその間の関連を表すグラフの例であり、ノード１〜１５は文書を表し、ノード間のリンクは文書間の関連を表す。すなわち、矢印の元が関連元であり、矢印の先が関連先を表す。図１５（ｂ）は、上述の（１）式、（２）式、（３）式、（４）式を用いて文書ｉ（ｉ＝１〜１５）の価値ｘｉとｙｉをそれぞれ求めた値を示す。なお、簡単のため、リンクの重みは全てｗｉｊ＝１とし、Ｃｘｘ＝Ｃｘｙ＝１、Ｃｙｘ＝Ｃｙｙ＝１とした。図１５（ｂ）に示したように、文書の作成過程に着目すると文書７の価値が高く、一方、文書の利用過程に着目すると文書６の価値が高いことがわかる。総合的には文書７の価値が高く、直感的にも、多くの文書を関連元と関連先に持つ文書が価値が高いことが分かる。実際の業務では、数十から数百、場合によってはそれ以上の数の文書が、互いに複雑に関連付けられた構造を成すことが多いが、このような大量の文書の中から価値の大きい文書を見つけたり、文書間の関連を逐次辿って必要な文書を探す作業は、手作業で行うには大変困難である。また、このようなグラフ構造を分かりやすい形でユーザに提示することも難しい。

本実施形態によれば、文書間の関連の構造から、文書の価値を自動的かつ適切に求めることができる。また、個々の文書の価値のみならず、文書がどのように作成されたかの過程や、過去の業務でどのように利用されたかの過程を、文書の作成過程や利用過程で要点になる文書のみをユーザが把握しやすい形で提示することができる。その結果、複数のユーザ同士での有用な知識や情報の共有が、効率よく適切に行われ、業務の効率と品質が向上する。

上述した実施の形態は、本発明の好適な具体例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の趣旨を逸脱しない範囲であれば、適宜組合わせ及び変更することができることはいうまでもない。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの概略ブロック図。図１のユーザ情報記憶部１に記憶されるユーザ情報の一例を表す図。図１の文書記憶部３に記憶される文書情報の一例を表す図。図１の文書関連記憶部５に記憶される文書間の関連情報の一例を表す図。図１の文書提示部８によってユーザに提示される文書の表示画面の一例を表す図。図５のボタン５３「改訂」を押して、改訂した文書をシステムに登録するための登録画面の例を表す図。これまでに利用した文書の一覧を表示し、関連付けを行いたい文書を選択して、改訂する文書のリンク元文書として、図６の「引用」６８の文書を追加する例を表す図。文書の検索画面の一例を表す図。文書の検索画面の一例を表す図。文書の検索画面の一例を表す図。ある業務における文書間の関連の要約を表示した画面の一例を表す図。ある文書の作成過程と利用過程での文書間の関連の要約の表示画面の一例を表す図。図１の文書評価部６で実行される、文書の価値を評価する処理の流れを表す図。図１の文書関連要約部７で実行される、文書間の関連の要約を生成する処理の流れを表す図。図１３（ｂ）で説明した処理を実行して、文書間の関連に基づいた文書の価値の計算例を表す図。

符号の説明

１ユーザ情報記憶部
２文書操作部
３文書記憶部
４文書関連取得部
５文書関連記憶部
６文書評価部
７文書関連要約部
８文書提示部

Claims

複数の文書を記憶する文書記憶手段と、
前記文書に対するユーザの操作要求を受け付けて、前記複数の文書に対して要求された
操作を実行する文書操作手段と、
前記操作の対象となった文書間の関連を表す情報として、当該操作を要求したユーザ、
日時、操作の種類、及び、操作の目的である業務を含む情報を、前記文書操作手段から予
め取得する文書関連取得手段と、
前記予め取得した文書間の関連情報を記憶する文書関連記憶手段と、
所定の業務を指定する指定手段と、
前記指定された業務に対応する文書間の関連情報を前記文書関連記憶手段から検索し、
この検索された文書間の関連情報を用いて、（１）利用過程における価値が大きい文書を
多く用いて作成された文書を、作成過程における価値が大きい文書であると評価し、かつ
、（２）作成過程における価値が大きい文書を作成するために多く用いられた文書を、利
用過程における価値が大きい文書であると評価する文書評価手段と、
前記文書記憶手段に記憶された複数の文書のうち、前記文書評価手段での評価価値の大
きいものを提示する文書提示手段とを備える文書管理システム。
前記指定された業務における複数の文書のうち、前記文書評価手段が評価した価値の高
い文書間の関連の要約を作成する文書関連要約手段をさらに備え、
前記文書提示手段は、前記文書関連要約手段が作成した文書間の関連の要約を提示する
ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記指定手段は、文書を指定してから、前記業務を指定することを特徴とする請求項２
記載の文書管理システム。
前記文書関連要約手段は、前記指定された文書の作成過程において当該文書に関わる文
書のうち、前記文書評価手段が評価した価値の高い文書間の関連の要約を作成することを
特徴とする請求項３記載の文書管理システム。
前記文書関連要約手段は、前記指定された文書の利用過程において当該文書に関わる文
書のうち、前記文書評価手段が評価した価値の高い文書間の関連の要約を作成することを
特徴とする請求項３記載の文書管理システム。