JP2024063280A - 情報処理方法、情報処理プログラム、情報処理システム、 - Google Patents

Abstract

【課題】より容易に関連文書の存在を把握することが可能な情報処理方法を提供する。【解決手段】プロセッサが、記憶部に記憶されている第１文書を文書閲覧画面に表示し、第１文書とは別の文書であって、第１文書から取得された属性情報に対応した情報を含む第２文書を記憶部から検索し、第２文書を、第１文書に関連する関連文書の候補として文書閲覧画面に表示する。【選択図】図２

Description

特許法第３０条第２項適用申請有り 令和４年７月１９日に、ｈｔｔｐｓ：／／ｍａｒｓｈａｌｌ．ｌｅｇａｌｆｏｒｃｅ－ｃｌｏｕｄ．ｃｏｍ／ｓｉｇｎｉｎにて公開。 令和４年７月２６日に、ｈｔｔｐｓ：／／ｌｅｇａｌｆｏｒｃｅ－ｃｏｒｐ．ｃｏｍ／４４８０／にて公開。 令和４年７月２６日に、ｈｔｔｐｓ：／／ｐｒｔｉｍｅｓ．ｊｐ／ｍａｉｎ／ｈｔｍｌ／ｒｄ／ｐ／００００００２６６．００００３６６０１．ｈｔｍｌにて公開。 令和４年７月１９日に、ｈｔｔｐｓ：／／ｈｅｌｐ－ｍａｒｓｈａｌｌ．ｌｅｇａｌｆｏｒｃｅ－ｃｌｏｕｄ．ｃｏｍ／ｊａ／ａｒｔｉｃｌｅｓ／６３８５６１４－％Ｅ９％９６％Ａ２％Ｅ９％８０％Ａ３％Ｅ５％Ａ５％９１％Ｅ７％Ｂ４％８４％Ｅ６％９Ｂ％Ｂ８％Ｅ５％８０％９９％Ｅ８％Ａ３％９Ｃ％Ｅ８％Ａ１％Ａ８％Ｅ７％Ａ４％ＢＡ％Ｅ６％Ａ９％９Ｆ％Ｅ８％８３％ＢＤ％Ｅ３％８２％９２％Ｅ３％８３％ＡＡ％Ｅ３％８３％ＡＡ％Ｅ３％８３％ＢＣ％Ｅ３％８２％Ｂ９％Ｅ３％８１％９７％Ｅ３％８１％ＢＥ％Ｅ３％８１％９７％Ｅ３％８１％９Ｆにて公開。 令和４年７月１９日に、ｈｔｔｐｓ：／／ｈｅｌｐ－ｍａｒｓｈａｌｌ．ｌｅｇａｌｆｏｒｃｅ－ｃｌｏｕｄ．ｃｏｍ／ｊａ／ａｒｔｉｃｌｅｓ／５３２５５６０－％Ｅ５％Ａ５％９１％Ｅ７％Ｂ４％８４％Ｅ６％９Ｂ％Ｂ８％Ｅ３％８２％９２％Ｅ９％９６％Ａ２％Ｅ９％８０％Ａ３％Ｅ４％ＢＢ％９８％Ｅ３％８１％９１％Ｅ３％８１％Ａ６％Ｅ７％９９％ＢＢ％Ｅ９％８Ｃ％Ｂ２％Ｅ３％８１％９９％Ｅ３％８２％８Ｂにて公開。

本開示は、情報処理方法、情報処理プログラム、及び情報処理システムに関する。

特許文献１に記載の文書処理サーバ装置は、ユーザの操作内容に応じて、選択された契約類型、検索キーワード表示領域から選択された検索キーワード、及び検索キーワード入力欄に入力された検索キーワードのうちユーザによって指定されたものを検索条件として文書情報を検索し、その検索結果を端末の表示部に表示する。

特開２０２０－１９０９０５号公報

契約書に関しては、契約を一旦締結した後に、契約書の内容が覚書等で変更される場合がある。このような場合、原契約書の内容だけでなく、覚書等の関連契約書の内容を確認しないと契約内容の全体を把握することができない。このような関連契約書を特許文献１に記載の文書処理サーバ装置を用いて検索しようとする場合、ユーザが自ら検索作業をする必要がある。また、検索の際に適切なキーワードが用いられなかった場合、関連契約書が存在するにも関わらず、検索結果に関連契約書が表示されない可能性がある。

なお、このような課題は、契約書に限らず、任意の文書を検索する際に共通する課題である。
本発明の一態様は、より容易に関連文書の存在を把握することが可能な情報処理方法、情報処理プログラム、及び情報処理システムを提供することを目的とする。

本発明の一態様に係る情報処理方法では、プロセッサが、記憶部に記憶されている第１文書を文書閲覧画面に表示し、第１文書とは別の文書であって、第１文書から取得された属性情報に対応した情報を含む第２文書を記憶部から検索し、第２文書を、第１文書に関連する関連文書の候補として文書閲覧画面に表示し、ユーザの操作に基づいて、第１文書と第２文書とを関連文書として登録する。

本発明の情報処理方法、情報処理プログラム、及び情報処理システムによれば、より容易に関連文書の存在を把握することが可能である。

第１実施形態の情報処理システムの概略構成を示すブロック図。 第１実施形態の文書管理サーバ装置の概略構成を示すブロック図。 第１実施形態の文書データベースに記憶されている情報の一例を示す図表。 （Ａ），（Ｂ）は、第１実施形態のメタデータの一例を示す図表。 第１実施形態の端末装置に表示される画面例を示す図。 第１実施形態の端末装置に表示される画面例を示す図。 第１実施形態の端末装置に表示される画面例を示す図。 第１実施形態の端末装置に表示される画面例を示す図。 第１実施形態の端末装置に表示される画面例を示す図。 第１実施形態の情報処理システムの動作例を示すシーケンスチャート。 第１実施形態の情報処理システムの動作例を示すシーケンスチャート。 第２実施形態の契約書の一覧ファイルに含まれるデータの一例を示す図。 （Ａ），（Ｂ）は、契約書の紐付けの態様を模式的に示す図。

以下、情報処理方法、情報処理プログラム、及び情報処理システムの一実施形態について図面を参照しながら説明する。説明の理解を容易にするため、各図面において同一の構成要素に対しては可能な限り同一の符号を付して、重複する説明は省略する。
＜第１実施形態＞
まず、図１～図１１を参照して、第１実施形態の情報処理システムについて説明する。

（情報処理システムの概略構成）
図１に示される本実施形態の情報処理システム１０は、ユーザが作成した文書を管理するシステムである。本実施形態において、文書とは、参照されることを前提として記録される情報である。文書は、例えば公文書、契約書、議事録、規則、通知書、規定書、及び規程書等を含む。文書の言語は問わず、日本語で記載されたものの他、英語、中国語等で記載されたものを含む。各文書の情報の形式は特に限定されないが、例えば特定のワードプロセッサソフトウェア等で作成されたデータファイルであってもよいし、当該データファイルから抽出したテキストデータであってもよい。以下では、「文書」の一例として、契約書について説明する。

図１に示されるように、本実施形態の情報処理システム１０は、文書管理サーバ装置２０と、端末装置３０とを備えている。文書管理サーバ装置２０と端末装置３０とはネットワーク回線Ｎを介して互いに通信可能に接続されている。
本実施形態の文書管理サーバ装置２０は、サーバ型の情報処理装置であり、端末装置３０の要求に応じて動作する。文書管理サーバ装置２０は、本体内に情報を処理するための機能を有するＣＰＵ（Central Processing Unit・プロセッサの一例）やＨＤＤ（Hard Disk Drive）、フラッシュメモリ（記憶部の一例）等の電子部品を備える。なお、文書管理サーバ装置２０は、必ずしも単体の情報処理装置で構成される必要はなく、複数の情報処理装置が協働して動作するものであってもよいし、任意のクラウドサービスによって動作するものであってもよい。また、文書管理サーバ装置２０の機能を端末装置３０内で実現してもよい。この場合、プロセッサや記憶部は複数の情報処理装置のいずれのものを利用してもよく、分担して処理を行ってもよい。

本実施形態の端末装置３０は、ＰＣ（Personal Computer）やタブレット端末等の情報処理装置であって、本体内に情報を処理するための機能を有するＣＰＵ（プロセッサの一例）やフラッシュメモリ（記憶部の一例）等の電子部品を備える。
ネットワーク回線Ｎは、高速通信が可能な通信ネットワークであり、例えばインターネットやイントラネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等の有線又は無線の通信網である。

本実施形態の情報処理システム１０では、各ユーザにアカウント情報が割り当てられている。アカウント情報は識別番号及びパスワードを含む。このアカウント情報は、文書管理サーバ装置２０のシステムにログインする際に端末装置３０から文書管理サーバ装置２０に送信されて、文書管理サーバ装置２０におけるユーザの認証に利用される。この認証が成立すると、ユーザは、端末装置３０を操作することにより、文書管理サーバ装置２０が提供する各種サービスを利用することができる。例えば、ユーザは、自身が作成した契約書のデータを文書管理サーバ装置２０にアップロードして保存することができる。また、文書管理サーバ装置２０は、任意の電子締結サービスから送信される契約書のデータを保存してもよい。文書管理サーバ装置２０に保存される契約書データは例えば締結後の契約書のデータである。さらに、ユーザは、端末装置３０を操作して文書管理サーバ装置２０のデータベースにアクセスすることにより、過去に自身が作成した契約書を閲覧したり、複数の契約書の中から所望の契約書を検索したりすることが可能である。

（文書管理サーバ装置の構成）
図２に示されるように、本実施形態の文書管理サーバ装置２０は、記憶部２１と、通信部２２と、制御部２３とを備えている。
記憶部２１は、例えばＨＤＤやフラッシュメモリ等の不揮発性のメモリ等により構成されている。記憶部２１は通信部２２や制御部２３と電気的に接続されている。記憶部２１には、文書処理プログラム２１０、及び文書データベース２１１が記憶されている。

本実施形態の文書処理プログラム２１０は制御部２３により実行される。制御部２３は、文書処理プログラム２１０を実行することにより、例えば図２に示される機能的な各種手段２３０～２３５として機能する。
本実施形態の文書データベース２１１には、図３に示されるように、例えば、ユーザ毎に、ユーザのアカウント情報、及び契約書の本文データが紐付けられて記憶されている。契約書の本文データは、ユーザにより作成又はアップロードされた契約書の電子データである。契約書の電子データは、契約書本文の内容を電子データ化したものである。契約書本文の電子データは、ＰＤＦ等の画像情報であってもよいし、テキストデータを含むテキストファイル、ワードファイル等であってもよい。本実施形態において、契約書は第１文書の一例である。

図３に示されるように、本実施形態の文書データベース２２０には、例えば、契約書の本文データ毎に、契約書の識別番号、契約書のメタデータ、及び関連契約書の識別番号、契約書の類型等が紐付けられて記憶されている。契約書の識別番号は、契約書毎に個別に付与される番号である。契約書のメタデータは、例えば、契約書の特徴を示すデータであり、契約書の記載内容に含まれる特徴的な単語や契約書の内容とは別途入力されたデータ等が含まれる。例えば契約書のタイトルや、契約書の当事者名、契約日等のデータである。関連契約書とは、対象の契約書に関連する他の契約書である。例えば、対象の契約書が業務委託契約書である場合、その業務委託契約書の契約内容を変更するよう締結された覚書が関連契約書に相当する。例えば契約書Ａ１０に対して契約書Ａ１１が関連契約書に相当する場合には、図３に示されるように、契約書Ａ１０の関連契約書の識別番号の項目に契約書Ａ１１の識別番号が登録されるとともに、契約書Ａ１１の関連契約書の識別番号の項目に契約書Ａ１０の識別番号が登録される。本実施形態では、関連契約書は第２文書の一例であり、関連文書に相当する。

図２に示される本実施形態の通信部２２は、図１に示されるネットワーク回線Ｎを介して外部と通信するための通信インターフェースとして機能する。通信部２２は、記憶部２１や制御部２３と接続されている。通信部２２は端末装置３０と各種通信を行う。例えば、通信部２２は、端末装置３０から送信される契約書の本文データを受信する。また、通信部２２は、端末装置３０からの要求に応じて、文書データベース２２０に記憶されている契約書の本文データを端末装置３０に送信する。

本実施形態の制御部２３はＣＰＵ等のプロセッサにより構成されている。制御部２３は記憶部２１及び通信部２２と接続されている。制御部２３は、記憶部２１に記憶される文書処理プログラム２１０を実行することにより実現される機能的な構成として、文書取得手段２３０、メタデータ取得部２３１、検索語句作成部２３２、候補文書検索部２３３、紐付け部２３４、及び出力制御部２３５を備えている。

本実施形態の文書取得手段２３０は、端末装置３０から契約書の本文データがアップロードされた際に、その契約書の本文データを文書データベース２２０に記憶させる。なお、文書取得手段２３０は、契約書の本文データがテキスト以外の情報の場合にはＯＣＲ（Optical Character Recognition）等を行ってテキスト化してもよい。

本実施形態のメタデータ取得部２３１は、端末装置３０から契約書の本文データがアップロードされた際に、例えば、契約書の本文データからメタデータを抽出する。具体的には、メタデータ取得部２３１は、第１文書解析プログラムを実行することにより、契約書の本文データから、メタデータとして、例えば図４（Ａ）に示されるような契約書のタイトルや契約書の当事者名、契約日等、予め設定された複数の対象項目の情報をそれぞれ抽出する。なお、図４（Ａ）では、メタデータ取得部２３１が契約書のタイトルとして「業務委託契約書」を抽出し、当事者名として「株式会社Ｘ」及び「株式会社Ｙ」を抽出し、契約日として「２０２２／０７／０６」を抽出した場合が例示されている。メタデータ取得部２３１は、抽出したメタデータを契約書の本文データに紐付けて文書データベース２２０に記憶させる。

なお、メタデータ取得部２３１は、メタデータの複数の抽出対象項目のうちの一部の項目を取得することができなかった場合、その未取得の項目を空データのまま文書データベース２２０に記憶させてもよい。例えば、メタデータ取得部２３１は、契約書の本文データを文書データベース２２０に記憶させる際に、図４（Ｂ）に示されるように契約書の本文データから契約書のタイトル及び契約日を取得することができた一方、契約書の当事者名を抽出することができなかった場合には、契約書の当事者名の項目を空データのまま保持する。

また、メタデータ取得部２３１は、抽出対象項目の情報を一度抽出した後、さらに抽出対象項目を抽出する第２文書解析プログラムを実行してもよい。これにより、より正確に抽出対象項目を取得することができる。例えば、空データの抽出対象項目の情報を契約書の本文データから再度抽出してもよい。例えば、文書データベース２２０に記憶されている契約書の本文データを端末装置３０に表示させる際に、契約書の本文データから契約書の当事者名の情報を再度抽出する。これにより、例えば、図４（Ｂ）に示されるように契約書の当事者名の項目が空データである場合、つまり契約書のメタデータに空データの項目が存在する場合であっても、メタデータ取得部２３１は、その項目の情報をより確実に取得することができる。なお、メタデータ取得部２３１は、抽出対象項目に空データが含まれているか否かに関わらず、抽出対象項目の情報を抽出する処理を複数回実行してもよい。

なお、第２文書解析プログラムは、第１文書解析プログラムと同一のプログラムであってもよいし、それとは異なるプログラム、例えば第１文書解析プログラムよりも高い精度でメタデータを抽出可能な異なるアルゴリズムが用いられていてもよい。第２文書解析プログラムとしては、例えば固有表現抽出に基づく文書解析プログラムを用いることができる。本実施形態では、メタデータ取得部２３１により取得される契約書のメタデータが、第１文書から取得された文書情報に相当する。

また、文書データベース２２０に記憶されている契約書のメタデータは、文書管理サーバ装置２０の管理者や端末装置３０において手動で追加や変更することが可能であってもよい。

検索語句作成部２３２は、例えば、文書データベース２２０に記憶されている契約書の本文データを端末装置３０に表示させる際に、メタデータ取得部２３１により取得された契約書のメタデータに基づいて検索語句を作成する。検索語句は、端末装置３０に表示される契約書に対応した関連契約書の候補を文書データベース２２０から検索する際に用いられる語句等であり、いわゆる検索クエリに相当するものである。検索語句作成部２３２は検索クエリ作成部の一例である。

候補文書検索部２３３は、例えば、検索語句作成部２３２により作成された検索語句に対応した関連契約書の候補を所定の検索エンジンを用いて文書データベース２２０から検索する。候補文書検索部２３３は、例えば、文書データベース２２０に記憶されている、単数又は複数の契約書の本文データのそれぞれについて、検索語句との関連度を数値化して算出するとともに、算出された関連度が所定値以上の契約書の本文データを関連契約書の候補として抽出する。本実施形態において、関連契約書又はある契約書に対して関連契約書の候補として抽出される契約書は第２文書の一例である。

関連契約書の本文、特に頭書きには、原契約の契約書の締結日や契約書名等が、原契約の契約書が特定可能となるよう記載されている場合が多い。そのため、このようなデータを原契約の契約書からメタデータとして抽出し、それを基づいてデータベース内の契約書の全文検索を行うことで、効率的に関連契約書の候補を提示することができる。

一方、候補文書検索部２３３は、文書データベース２００に記憶されている各契約書のメタデータを利用して関連契約書の候補を抽出してもよい。例えば、文書データベース２００に、互いに紐付けられていない２つの契約書α，βのそれぞれの本文データが保存されているとする。この場合、契約書αの本文データに記載の自社及び相手方と、契約書βの本文データに記載の自社及び相手方が同一である場合、すなわち契約書αの当事者と契約書βの当事者とが同一である場合、それらの契約書α，βは関連している可能性が高い。なお、契約書の当事者が同一である場合とは、名寄せされた後に同一である場合も含む。そのような情報が契約書のメタデータとして登録されている場合、それに基づいて関連契約書の候補を抽出、提示してもよい。なお、関連契約書のメタデータの項目は原契約書の契約書と同様であってもよい。

なお、候補文書検索部２３３は、検索語句の全てを含む契約書を関連契約書の候補として抽出するだけでなく、検索語句の一部を含む契約書を関連契約書の候補として抽出してもよい。例えば検索語句に当事者名として３社の社名が含まれている場合、候補文書検索部２３３は、それらの３社のうちの少なくとも２社の社名を含む契約書を関連契約書の候補として抽出してもよい。また、検索語句に契約書のタイトルや契約書の当事者名、契約日等が含まれている場合、候補文書検索部２３３は、それらのうちの少なくとも２つを含む契約書を関連契約書の候補として抽出してもよい。このような検索語句に対して、検索した契約書がどの程度の一致度を有している場合に関連契約書の候補として抽出するか否かに関しては適宜調整することが可能である。

紐付け部２３４は、例えば、候補文書検索部２３３により抽出された関連契約書の候補を閲覧中の契約書に紐付ける操作が端末装置３０において行われた場合、その情報を文書データベース２２０に登録する。例えば、端末装置３０に契約書Ａ１０のデータが表示されており、且つその契約書Ａ１０に対応する関連契約書の候補として契約書Ａ１１が表示されているときに、契約書Ａ１１を閲覧中の契約書Ａ１０に対して紐付ける操作をユーザが端末装置３０で行ったとする。この場合、紐付け部２３４は、文書データベース２２０に登録されている契約書Ａ１０の情報における関連契約書の項目に契約書Ａ１１の識別番号を追加する。また、紐付け部２３４は、例えば、文書データベース２２０に登録されている契約書Ａ１１の情報における関連契約書の項目に契約書Ａ１０の識別番号を追加する。これにより、文書データベース２２０では、契約書Ａ１０と契約書Ａ１１とが互いに関連する契約書として紐付けられた状態となる。

出力制御部２３５は、例えば、文書データベース２２０に記憶されている契約書の本文データや、候補文書検索部２３３により抽出された関連契約書の候補等の情報を端末装置３０に表示する。これにより、端末装置３０の表示部には、出力制御部２３５から送信された情報が表示される。

次に、端末装置３０の表示部に表示される画面例について説明する。
出力制御部２３５は、例えば、所定の契約書の閲覧要求が端末装置３０から文書管理サーバ装置２０に送信されると、その契約書の本文データを文書データベース２２０から読み出すとともに、その契約書の本文データを端末装置３０の表示部に表示させる。端末装置３０から送信される閲覧要求には、例えば閲覧を要求する契約書の識別番号等が含まれている。図５は、この契約書の本文データが表示される文書閲覧画面４０の一例を示したものである。

図５に示されるように、文書閲覧画面４０には、例えば、文書表示領域４００、関連情報表示領域４０１、第１選択ボタン４０２、及び第２選択ボタン４０３が設けられている。
文書表示領域４００には、例えば、ユーザが閲覧を要求した例えば契約書５０の本文の内容が表示される。関連情報表示領域４０１には、閲覧中の契約書５０に関連する各種情報が表示される。本実施形態において、関連情報表示領域４０１に表示される情報は、第１選択ボタン４０２及び第２選択ボタン４０３を操作することで切り換え可能である。

ユーザが第１選択ボタン４０２を操作した場合、関連情報表示領域４０１には、例えば、図５に示されるように、閲覧中の契約書５０のメタデータが表示される。ユーザは、この関連情報表示領域４０１を見ることにより、閲覧中の契約書５０から抽出されたメタデータを確認することができる。本実施形態ではメタデータは契約書５０に関連する各種情報の一例である。

一方、ユーザが第２選択ボタン４０３を操作した場合、関連情報表示領域４０１には、例えば、図６に示されるような関連契約書表示領域４０１ａと候補契約書表示領域４０１ｂとが表示される。本実施形態では、候補契約書表示領域４０１ｂが第１表示領域に相当し、関連契約書表示領域４０１ａが第２表示領域に相当する。

本実施形態の候補契約書表示領域４０１ｂには、候補文書検索部２３３により抽出された関連契約書の候補の情報が表示される。図６では、関連契約書の候補として、「業務条件変更の覚書」というタイトルの契約書５１と、「秘密保持契約書」というタイトルの契約書５２とが抽出された場合が例示されている。各契約書５１及び５２の表示部分には、契約書のタイトルと共に、当事者名及び契約日が表示されている。契約書５１，５２のタイトル、当事者名、及び契約日の情報としては、文書データベース２２０に記憶されている各契約書５１，５２のメタデータの情報が用いられる。

なお、候補文書検索部２３３により算出される契約書５１の関連度が契約書５２の関連度よりも高い場合、候補契約書表示領域４０１ｂでは、図６に示されるように契約書５１が契約書５２よりも優先して表示されることが好ましい。本実施形態のユーザインターフェイスにおいては上方に表示されている。これにより、候補契約書表示領域４０１ｂをユーザが見た際に、契約書５２よりも契約書５１の方が、閲覧中の契約書５０に対してより関連性の高い契約書であるとユーザが認識することができる。

また、契約書の表示順は、関連度以外の要素を考慮して定められてもよい。例えば、契約締結日が古い順（契約書が締結された順）に表示することで、契約書間の関係についてユーザの理解を助けることができる。これにより、より適切に関連契約書を紐付けることが可能となる。

また、契約書の類型によって、表示順を定めてもよい。例えば、共同開発においては、秘密保持契約、PoC契約、共同研究開発契約、共同出願契約の順に契約が締結される場合が多い。つまり、ある程度定まった順番で特定の類型の契約が順に結ばれる場合がある。このような契約の類型に応じた順に表示することで、より適切に関連契約書を紐付けることが可能となる。

本実施形態の候補契約書表示領域４０１ｂでは、契約書５１，５２のタイトルをクリック操作することで、それらの契約書５１，５２の内容をそれぞれ表示させることができる。例えばユーザが契約書５１のタイトルをクリック操作した場合、図７に示される別の文書閲覧画面４１が表示される。文書閲覧画面４１には、例えば、図６に示される文書閲覧画面４０と同様に、文書表示領域４１０、関連情報表示領域４１１、第１選択ボタン４１２、及び第２選択ボタン４１３が設けられている。また、関連情報表示領域４１１には、例えば関連契約書表示領域４１１ａ、及び候補契約書表示領域４１１ｂが表示される。文書表示領域４１０には契約書５１の内容が表示される。候補契約書表示領域４１１ｂには、契約書５１に対する関連契約書の候補として、契約書５０，５２が表示される。

本実施形態の候補契約書表示領域４１１ｂには、各契約書５０，５２の情報が表示される部分の左側にリンクボタン４１４，４１５が表示されている。リンクボタン４１４，４１５は、閲覧中の契約書５１と関連契約書の候補とを紐付ける際に操作するボタンである。リンクボタンは契約書を紐付ける操作のための表示の一例である。
例えば図７に示される画面においてユーザが契約書５１の内容を確認することにより、閲覧中の契約書５１が契約書５０の関連契約書であると判断して、契約書５０の左側に表示されるリンクボタン４１４をクリック操作したとすると、閲覧中の契約書５１と契約書５０とが互いに紐付けられる。この場合、図８に示されるように、関連契約書表示領域４１１ａに契約書５０の情報が表示される。なお、紐付ける操作はリンクボタンのクリックのほか、例えば契約書のデータの上で右クリックしてメニューを表示して行う、関連契約書の表示を原契約の契約書の表示に重ね合わせてドラッグアンドドロップする等であってもよい。

本実施形態では、このようにして閲覧中の契約書５１に対して契約書５０を紐付ける操作が一旦行われると、それ以降に、ユーザが契約書５０を表示した場合には、その関連契約書表示領域４０１ａに契約書５１の情報が表示される。具体的には、図９に示されるように、文書閲覧画面４０の関連契約書表示領域４０１ａに契約書５１の情報が表示される。

なお、図９に示されるように契約書５１が契約書５０の関連契約書として紐付けられている場合、出力制御部２３５は、候補文書検索部２３３により関連契約書の候補として契約書５１が抽出されている場合であっても、当該契約書５１の情報を候補契約書表示領域４１１ｂには表示しないことが好ましい。

また、図８に示されるように、候補契約書表示領域４０１ｂの契約書５０の左側の部分にはリンク解除ボタン４１６が表示されていることが好ましい。これにより、ユーザは、リンク解除ボタン４１６を操作することで、閲覧中の契約書５１と別の契約書５０との紐付けを容易に解除することが可能である。同様に、図９に示される文書閲覧画面４０でも、リンク解除ボタン４０６を操作することで、閲覧中の契約書５０と別の契約書５１との紐付けを解除することが可能である。リンク解除ボタンは契約書の紐付けを解除する操作のための表示の一例である。

なお、契約書の紐付けを解除する操作は、リンク解除ボタンのクリックに限られない。また、契約書の紐付けを行う、または紐付けを解除する操作が行われた場合、誤操作のおそれを低減するため、本当に紐付けを行う、または紐付けを解除するかをユーザに確認する表示を設けてもよい。

さらに、例えば契約書５０に対して紐付けられている契約書が存在しない場合、その旨が、図６に示されるように関連契約書表示領域４０１ａに表示されることが好ましい。この場合、ユーザは、候補契約書表示領域４０１ｂ内に表示されるリンクボタン４０７をクリック操作することにより、契約書５０に対して手動で別の契約書を紐付けることも可能である。この操作により、候補契約書表示領域４０１ｂに表示されている契約書５１，５２とは別の契約書を容易に紐付けることが可能である。

なお、図７～図９に示されるリンクボタン４０７は、図６に示されるリンクボタン４０７を類似の機能を有するものである。また、図６に示されるリンクボタン４０４，４０５、及び図９にリンクボタン４０５は、図７のリンクボタン４１４，４１５と類似の機能を有するものである。

（情報処理システムの動作例）
次に、本実施形態の情報処理システム１０の動作例について説明する。以下では、ユーザが端末装置３０で閲覧する契約書を第１契約書と称し、当該第１契約書に関連する契約書を第２契約書と称する。第１契約書は、例えば業務委託契約書であり、第２契約書は、例えばその業務委託契約書の覚書である。

図１０に示されるように、本実施形態の情報処理システム１０では、ユーザが端末装置３０を操作して第１契約書の本文データを文書管理サーバ装置２０にアップロードすると（ステップＳ１０）、当該第１契約書の本文データが文書管理サーバ装置２０の文書データベース２１１に記憶される（ステップＳ２０）。本実施形態では、この第１契約書が第１文書に相当する。この際、文書管理サーバ装置２０では、メタデータ取得部２３１が、第１契約書の本文データからメタデータを抽出するとともに（ステップＳ２１）、抽出されたメタデータを第１契約書の本文データに対応付けて文書データベース２１１に記憶させる（ステップＳ２２）。

その後、図１１に示されるように、ユーザが端末装置３０を操作して第１契約書の本文データの閲覧を文書管理サーバ装置２０に対して要求すると（ステップＳ１１）、文書管理サーバ装置２０の出力制御部２３５は、端末装置３０から要求された第１契約書の本文データを文書データベース２２０から読み込んで（ステップＳ２３）、端末装置３０に送信する（ステップＳ２４）。端末装置３０は、文書管理サーバ装置２０から送信される第１契約書の本文データを受信すると（ステップＳ１２）、第１契約書の本文データを表示部に表示する（ステップＳ１３）。これにより、ユーザは第１契約書の本文データを閲覧することができる。

文書管理サーバ装置２０は、端末装置３０への第１契約書の本文データの送信を行う一方で、関連契約書の検索を行う。具体的には、図１１に破線で示されるように、メタデータ取得部２３１は、第１契約書に対応したメタデータに空データが含まれている場合には、第１契約書の本文データからメタデータを抽出することにより（ステップＳ２５）、メタデータを補完する。続いて、検索語句作成部２３２は、メタデータ取得部２３１により抽出されたメタデータに基づいて検索語句を作成する（ステップＳ２６）。そして、候補文書検索部２３３は、検索語に対応した関連契約書の候補を文書データベース２２０から検索する（ステップＳ２７）。

その後、文書管理サーバ装置２０の出力制御部２３５は、例えば図５に示される第２選択ボタン４０３が操作された際に、候補文書検索部２３３により抽出された関連契約書の候補の情報を端末装置３０に送信する（ステップＳ２８）。これにより、端末装置３０の表示部には、閲覧中の第１契約書に関連する契約書の候補が表示される（ステップＳ１５）。

続いて、ユーザが、関連契約書の候補のうちの例えば第２契約書を閲覧中の第１契約書に紐付ける操作を端末装置３０に対して実行したとすると（ステップＳ１６）、文書管理サーバ装置２０の紐付け部２３４は、閲覧中の第１契約書と第２契約書とを紐付ける（ステップＳ２９）。本実施形態では、この第２契約書が第２文書に相当する。以降、ユーザが端末装置３０を操作して第１契約書を閲覧する際には、第２契約書が関連契約書として端末装置３０に表示される。また、ユーザが端末装置３０を操作して第２契約書を閲覧する際には、第１契約書が関連契約書として端末装置３０に表示される。

（第１実施形態の情報処理システムの作用及び効果）
以上のように、本実施形態の情報処理システム１０では、文書管理サーバ装置２０の制御部２３が、ユーザの操作に基づいて、文書データベース２１１に記憶されている第１契約書を文書閲覧画面４０に表示し、第１契約書から取得されたメタデータに対応した情報を含む第２契約書を文書データベース２１１から検索し、第２契約書を、第１契約書に関連する関連契約書の候補として文書閲覧画面４０に表示する。
この構成によれば、ユーザが文書閲覧画面４０で第１契約書を閲覧すると、それに対応した関連契約書の候補として第２契約書が文書閲覧画面４０に表示される。そのため、ユーザは自身で検索作業等を行うことなく関連契約書の存在に気づくことができる。よって、より容易に関連契約書の存在を把握することが可能となる。

文書管理サーバ装置２０の制御部２３は、第１契約書から、メタデータとして、予め設定された複数の対象項目のそれぞれに対応する属性情報を取得する。属性情報は例えば文字情報として取得される。複数の対象項目には、第１契約書のタイトル、第１契約書の当事者、及び第１契約書の契約日の少なくとも一つが含まれている。
この構成によれば、第１契約書のタイトル、第１契約書の当事者、及び第１契約書の契約日の少なくとも一つに基づいて第２契約書が検索されることになるため、第１契約書に関連する第２契約書を検索し易くなる。

文書管理サーバ装置２０の制御部２３は、第１契約書に関連する第２契約書を文書データベース２１１から検索する際に第２契約書の記載内容と第１契約書のメタデータとの関連度を算出する。制御部２３は、文書閲覧画面４０に複数の第２契約書を関連契約書の候補として表示する場合、関連度が高い順に並べて複数の第２契約書を関連契約書表示領域４０１ａに表示する。
この構成によれば、関連契約書表示領域４０１ａに表示される複数の第２契約書のうち、一番目に表示される第２契約書が第１契約書に最も関連する契約書であると容易に認識することができる。よって、ユーザの利便性を向上させることができる。

文書管理サーバ装置２０の制御部２３は、文書データベース２１１に第１契約書を記憶させる際に第１契約書からメタデータを取得する。また、制御部２３は、第１契約書を文書閲覧画面４０に表示する際に第１契約書からメタデータを取得する。
この構成によれば、第１契約書からメタデータを容易に取得することができる。

文書管理サーバ装置２０の制御部２３は、ユーザが文書閲覧画面４０において、閲覧中の第１契約書と、関連契約書の候補である第２契約書とを紐付ける操作を行った場合、第１契約書と第２契約書とを紐付ける。
この構成によれば、第１契約書と第２契約書とを容易に紐付けることができるため、ユーザの利便性を向上させることができる。

図９に示されるように、文書閲覧画面４０には、関連契約書の候補である契約書５２が表示される候補契約書表示領域４０１ｂと、第１契約書に紐付けられている契約書５１が表示される関連契約書表示領域４０１ａとが設けられている。図９に示される一例では、契約書５２が第２文書に相当し、契約書５１が第３文書に相当する。
この構成によれば、閲覧中の契約書５０に関連する契約書の候補である契約書５２と、契約書５０に実際に紐付けられている契約書５１とをユーザが容易に確認することができるため、ユーザの利便性を向上させることができる。

＜第２実施形態＞
次に、第２実施形態の情報処理システム１０について説明する。以下、第１実施形態の情報処理システム１０との相違点を中心に説明する。

（情報管理サーバ装置の構成）
図２に破線で示されるように、本実施形態の制御部２３は、記憶部２１に記憶される文書処理プログラム２１０を実行することにより実現される機能的な構成として、一覧データ出力部２３６を更に備えている。

一覧データ出力部２３６は、端末装置３０からの要求に応じて、文書データベース２２０から、端末装置３０のユーザの識別番号に対応した全ての契約書の情報を抽出するとともに、抽出された契約書を一覧で確認することが可能な一覧表示画面を端末装置３０に表示するとともに、抽出された契約書を一覧で表示することが可能な一覧ファイルを作成する。この契約書の一覧ファイルには、図１２に示されるように、契約書ごとに、契約書のタイトル、当事者名、契約日、アップロード日、及び対象の契約書にＷｅｂソフト等を用いてアクセスすることが可能なＵＲＬ（Uniform Resource Locator）等が記載されている。また、この契約書の一覧ファイルには、契約書ごとに、紐付け部２３４により紐付けられた関連契約書のタイトル、及び当該関連契約書にＷｅｂソフト等を用いてアクセスすることが可能なＵＲＬも記載されている。一覧データ出力部２３６は、作成した一覧ファイルを端末装置３０に送信する。ユーザは一覧ファイルをユーザの端末にダウンロードし、表計算ソフト等を利用して加工することができる。

（第２実施形態の情報処理システムの作用及び効果）
文書管理サーバ装置２０の制御部２３は、文書データベース２２０に記憶されている、ユーザの単数又は複数の契約書の情報を抽出し、抽出された単数又は複数の契約書の情報を一覧で確認する一覧表示画面を表示し、契約書に関連付けられている他の契約書の情報を含む、ユーザがダウンロード可能な一覧ファイルを作成する。

この構成によれば、所定のソフトウェアにより一覧ファイルを表示することで、ユーザは、文書管理サーバ装置２０で管理されている契約書の全てを容易に確認することができる。しかも、契約書の一覧には、所定の契約書に関連付けられている他の契約書の情報も表示されるため、ユーザは関連契約書の存在も容易に把握することが可能である。

＜他の実施形態＞
本開示は上記の具体例に限定されるものではない。
例えば、図７に示されるように文書閲覧画面４１の候補契約書表示領域４１１ｂに関連契約書の候補として契約書５０が表示された際に、契約書５０に対して別の契約書５３が既に紐付けられている場合がある。図１３（Ａ）は、図７に示される第１の契約書５０と第２の契約書５１との関係、並びに第１の契約書５０と第３の契約書５３との関係を模式的に示したものである。なお、図１３（Ａ）において第１の契約書５０と第３の契約書５３とを接続する実線は、それらが紐付けられていることを示している。このような場合、例えば図７に示される候補契約書表示領域４１１ｂにおける契約書５０のタイトルの部分にユーザがマウスポインタを移動させた際に、契約書５０に対して別の契約書５３が既に紐付けられている旨がポップアップ等で文書閲覧画面４１に表示されてもよい。この構成によれば、契約書５０に対して別の契約書５３が既に紐付けられていることをユーザが認知し易くなる。契約書の紐づけを表示する場合には、複数の契約書の関係が視覚的に理解しやすいよう、グラフで表示することが好ましい。

図７に示される文書閲覧画面４１では、候補契約書表示領域４１１ｂの契約書５０のタイトルの部分にユーザがマウスポイントを移動させた際に、当該契約書５０の本文をポップアップ等で表示してもよい。これにより、ユーザは、文書閲覧画面４１の文書表示領域４１０に表示されている契約書５１の本文と契約書５０の本文とを容易に比較することができるため、契約書５０と契約書５１とが関連しているか否かを容易に判断することが可能となる。

図１３（Ａ）に示されるように契約書５０に対して別の契約書５３が既に紐付けられている場合、紐付け部２３４は、図１３（Ｂ）に一点鎖線で示されるように契約書５０を閲覧中の契約書５１に対して紐付ける操作をユーザが行ったときに、図１３（Ｂ）に二点鎖線で示されるように契約書５３を契約書５１に対して自動的に紐付ける処理を行ってもよい。この構成によれば、関連する一連の契約書を単一の操作により一括で紐付けることが可能であるため、ユーザの利便性を更に向上させることができる。

なお、上記実施形態は、本発明の理解を容易にするためのものであり、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更／改良され得るととともに、本発明にはその等価物も含まれる。
本開示に係る処理及び手順は、実施形態において明示的に説明された装置によってだけでなく、ソフトウェア、ハードウェア又はこれらの組み合わせにより実現されうる。具体的には、本明細書で説明された処理及び手順は、集積回路、揮発性メモリ、不揮発性メモリ、磁気ディスク、光ストレージなどの媒体に、当該処理に相当するロジックを実装することにより実現されうる。また、本明細書で説明される処理及び手順は、それらの処理及び手順をコンピュータプログラムとして実装されえ、端末装置及びサーバ装置を含む各種のコンピュータにより実行されうる。

上記実施形態では、文書データベース２１１において図３に示されるようにユーザ毎に各種データを管理する構成を例示したが、文書データベース２１１におけるデータの管理方法はこれに限定されない。例えば、文書データベース２１１では、複数のユーザが所属する組織毎に各種データを管理してもよい。この場合、所定の組織に紐付けられた契約書のデータが複数存在する場合、所定の組織に所属する複数のユーザのそれぞれに対して、契約書のデータに対するアクセス権限を付与するか、あるいは付与しないかを選択的に設定できるようにすることが有効である。これにより、意図しないユーザが契約書のデータを閲覧することを未然に防止可能である。また、あるユーザが契約書Ｂ１０に対してアクセス権限を有している一方、契約書Ｂ１１に対してアクセス権限を有していない状況において、契約書Ｂ１０と契約書Ｂ１１とが紐付けられているとする。この場合、そのユーザが契約書Ｂ１０の本文データを文書閲覧画面において閲覧した際に、文書閲覧画面に「閲覧権限のない関連契約書があります」という文字情報が表示されてもよい。さらに、このような場合には、文書閲覧画面における候補契約書表示領域に契約書Ｂ１１が関連契約書の候補として表示されないようになっていてもよい。

候補文書検索部２３３は、関連契約書の候補を抽出する方法として、検索語句を用いた抽出方法に限らず、任意の抽出方法を用いることができる。例えば、文書管理サーバ装置２０の制御部２３は、契約書のメタデータからベクトル（数列）を構築する検索クエリ作成部を備えていてもよい。この場合、候補文書検索部２３３は、検索クエリ作成部により構築されたベクトルに基づいて関連契約書の候補を文書データベース２２０から検索する。この場合、ベクトルが検索クエリに相当する。このように、候補文書検索部２３３は、文書の特徴を比較する任意の方法を用いて関連契約書の候補を抽出することが可能である。

本明細書中において、単一の装置、ソフトウェア、コンポーネント、及び／又は、モジュールによって実行されると説明された処理及び手順は、複数の装置、複数のソフトウェア、複数のコンポーネント、及び／又は、複数のモジュールによって実行されうる。また、本明細書において、単一のメモリ及び記憶装置に格納される旨が説明された各種情報は、単一の装置に含まれる複数のメモリ又は複数の装置に分散して配置された複数のメモリに分散して格納されうる。さらに、本明細書において説明された複数のソフトウェア及びハードウェアは、それらをより少ない構成要素に統合することにより、又は、より多い構成要素に分解することにより実現されうる。

１０：情報処理システム、２３：制御部（プロセッサ）、４０：文書閲覧画面、２１１：データベース、２３３：候補文書検索部、２３５：出力制御部。

Claims (10)

1. プロセッサが、
   記憶部に記憶されている第１文書を文書閲覧画面に表示し、
   前記第１文書とは別の文書であって、前記第１文書から取得された属性情報に対応した情報を含む第２文書を前記記憶部から検索し、
   前記第２文書を、前記第１文書に関連する関連文書の候補として前記文書閲覧画面に表示し、
   前記第１文書と前記第２文書とを関連文書として登録する
   情報処理方法。
2. 前記属性情報は、前記第１文書から予め設定された複数の対象項目のそれぞれに対応する
   請求項１に記載の情報処理方法。
3. 複数の前記対象項目には、前記第１文書のタイトル、前記第１文書の当事者名、及び前記第１文書の契約日の少なくとも一つが含まれている
   請求項２に記載の情報処理方法。
4. 前記関連文書の候補として前記文書閲覧画面に複数の前記第２文書を表示する場合、複数の前記第２文書は前記第２文書を前記記憶部から検索する際に前記第２文書の記載内容と前記属性情報とに基づいて算出された関連度が高い順に並べて表示される
   請求項１に記載の情報処理方法。
5. 前記プロセッサが、
   前記記憶部に前記第１文書のデータを記憶させる際に、前記第１文書のデータから前記対象項目に対応した前記属性情報を取得する
   請求項２に記載の情報処理方法。
6. 前記プロセッサが、
   前記第１文書を前記文書閲覧画面に表示する際に、前記第１文書から前記対象項目に対応した前記属性情報を取得する
   請求項２に記載の情報処理方法。
7. 前記文書閲覧画面には、前記関連文書の候補である前記第２文書が表示される第１表示領域と、前記第１文書に紐付けられている第３文書が表示される第２表示領域とが別々に設けられている
   請求項１に記載の情報処理方法。
8. 前記記憶部に記憶されている抽出された単数又は複数の前記文書の情報を一覧で確認する一覧表示画面を表示し、前記文書に関連付けられている他の文書の情報を含む、ユーザがダウンロード可能な一覧ファイルを作成する
   請求項１に記載の情報処理方法。
9. プロセッサが、
   記憶部に記憶されている第１文書を文書閲覧画面に表示し、
   前記第１文書とは別の文書であって、前記第１文書から取得された属性情報に対応した情報を含む第２文書を前記記憶部から検索し、
   前記第２文書を、前記第１文書に関連する関連文書の候補として前記文書閲覧画面に表示し、
   ユーザの操作に基づいて、前記第１文書と前記第２文書とを関連文書として登録する
   情報処理プログラム。
10. 少なくとも一つのプロセッサを備える情報処理システムであって、
    前記少なくとも一つのプロセッサが、
    記憶部に記憶されている第１文書を文書閲覧画面に表示し
    前記第１文書とは別の文書であって、前記第１文書から取得された属性情報に対応した情報を含む第２文書を前記記憶部から検索し、
    前記第２文書を、前記第１文書に関連する関連文書の候補として前記文書閲覧画面に表示し、
    ユーザの操作に基づいて、前記第１文書と前記第２文書とを関連文書として登録する
    情報処理システム。

Images