JP3942815B2 - ファイル構築システムおよびファイル構築方法並びにファイル管理システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定数作成される帳票等のドキュメントをファイル化して保管、管理するためのドキュメントファイル管理構造およびファイル構築方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業においては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望ましく、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
【０００３】
従来、一般に所定の事業体で顧客に対して通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態フォーマットの例えば米国アドビシステムズ社が提唱するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）形式のドキュメントファイルに変換してから印刷処理し、当該ＰＤＦドキュメントファイルの状態で保存する場合がある。例えばＰＤＦドキュメントファイルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記各金融団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行する場合、少ない場合でも年間５０万通を越え、多い場合で年間１０００万通を越える場合も少なくない。このような場合に、ＰＤＦ形式のドキュメントファイルとして保存しておくことは、多大な記憶領域を必要とし、また総てのドキュメントを一のファイルに保有しておくことはファイルサイズが大きくなり、検索やドキュメント切りだしに多大な時間を要するという問題がある。
【０００５】
そこで、本発明は上記課題に鑑みなされたもので、ドキュメントファイルの記憶領域を減少させ、短時間で検索可能とするファイル構築システムおよびファイル構築方法並びにファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１の発明では、所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを作成するためのファイル構築システムであって、前記所定数の所定印刷物を作製するための元データを取得して所定単位数毎に区分けするデータ入力編集手段と当該区分けした元データを汎用電子ドキュメント作成のためのデータ変換を行うデータ変換編集手段と、前記データ変換編集手段で変換されたデータに基づいて、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号を含ませたそれぞれの汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に作成して当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとし、当該所定数のファイルを作成する汎用電子ドキュメント作成手段と、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された汎用電子ドキュメントの識別符号に基づいて、当該ファイルの開始頁、頁数を特定するインデックスを前記所定単位毎に作成するインデックス作成手段と、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された各ファイル毎の汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に並べ換えて丁合を行うと共に、前記インデックス作成手段で作成されたインデックスを当該所定単位毎に抽出して並べ換える丁合を行う丁合手段と、を有する構成とし、
請求項２の発明では、請求項１記載のファイル構築システムで作成された所定数のファイルを前記所定単位毎に格納されると共に、前記作成された所定数のインデックスが格納されるデータベースシステムであって、識別符号が対応付けられ、当該識別符号から開始頁、頁数が認識される前記所定数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとし、当該ファイルが所定数格納されるドキュメントファイル格納手段と、前記所定数のファイルに対応するものであって、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号に基づいて、当該対象の汎用電子ドキュメントが格納されているファイルを特定し、当該ファイル内の開始頁、頁数を特定するためのインデックステーブルが所定数格納されるインデックス格納手段と、を有する構成とする。
【０００７】
請求項３〜５の発明では、「前記ドキュメント格納手段は、前記所定数のファイルを所定の処理単位毎のフォルダに格納するものであり、前記インデックス格納手段に格納されるインデックステーブルは、前記処理単位毎に作成されて格納される」構成であり、
「前記ドキュメント格納手段は、前記処理単位毎のフォルダを、前記所定印刷物の各種別毎のエリアに格納する」構成であり、
「前記ドキュメント格納手段は、前記所定印刷物の種別毎のエリアを、当該所定印刷物の各種別の上位レベル毎に格納する」構成である。
【０００８】
請求項６の発明では、所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、データ入力編集手段、データ変換編集手段、汎用電子ドキュメント作成手段、インデックス作成手段及び丁合手段により作成して管理するためのファイル構築方法であって、前記データ入力編集手段が、前記所定数の所定印刷物を作製するための元データを取得して所定単位数毎に区分けすると共に、当該区分けした元データを前記データ変換編集手段が汎用電子ドキュメント作成のためのデータ変換を行うステップと、前記汎用電子ドキュメント作成手段が、前記データ変換編集手段で変換されたデータに基づいて、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号を含ませたそれぞれの汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に作成して当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとし、当該所定数のファイルを作成するステップと、前記インデックス作成手段が、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された汎用電子ドキュメントの識別符号に基づいて、当該ファイルの開始頁、頁数を特定するインデックスを前記所定単位毎に作成するステップと、前記丁合手段が、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された各ファイル毎の汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に並べ換えて丁合を行うと共に、前記インデックス作成手段で作成されたインデックスを当該所定単位毎に抽出して並べ換える丁合を行うステップと、前記丁合手段で丁合されて作成された所定数のファイルを前記所定単位毎に格納すると共に、前記作成された所定数のインデックスをファイル管理システムに格納するステップと、を含む構成とする。
【０００９】
請求項７の発明では、前記元データは少なくとも表紙面および明細面のデータであり、前記表紙面および明細面毎に作成されたそれぞれの汎用電子ドキュメント、およびインデックスを、前記識別符号毎に丁合するステップを含む構成である。
【００１０】
このように、ファイル構築システムおよびファイル構築方法並で構築されるファイル管理システムにおいて、識別符号が対応付けられ、所定数分の汎用電子ドキュメントを当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとして適宜所定単位毎、所定印刷物の各種別毎、各種別の上位レベル毎に所定数のファイルを格納し、一方で汎用電子ドキュメントを特定する識別符号によりファイルを特定し、当該ファイル内の汎用電子ドキュメントの開始頁、頁数を特定するための所定数のファイルに対応される所定数のインデックステーブルを格納する。すなわち、所定数分の汎用電子ドキュメントを一のファイルとすることで汎用電子ドキュメントファイルの記憶領域を減少させることが可能となり、インデックステーブルにより対象の汎用電子ドキュメントが格納されている開始頁、頁数を特定させることから短時間で検索することが可能となるものである。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施形態を図により説明する。
図１に、本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図を示す。本発明は、少なくとも、所定数の顧客に対応して作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを作成して管理するためのものであって、ここでは銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業等が、各顧客に対して月単位、期単位または年単位（本実施形態では月単位）で利用明細等を印刷した通知印刷物を発行する際の、保存等のために作成される汎用電子ドキュメントを対象として適用させた場合を示しているが、適宜比較的大量の汎用電子ドキュメントを保存、管理する場合においても適用できるものである。
【００１２】
図１において、ドキュメントファイル管理システム１１は、上記通知印刷物を対象顧客に発行する所定数の事業体毎（事業体Ａ、・・・）であって、当該事業体で発行する通知印刷物の各種別毎であるオーダ毎（オーダＡ、オーダＢ、オーダＣ・・・）に、所定の顧客毎の汎用電子ドキュメント（以下、ＰＤＦドキュメントとする）のドキュメントファイル格納部１２（１２Ａ，１２Ｂ，１２Ｃ，・・・）、およびインデックステーブル格納部１３（１３Ａ，１３Ｂ，１３Ｃ，・・・）を有して構成される。このドキュメントファイル格納部１２は例えば後述のＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）とされ、インデックステーブル格納部１３は例えば後述のインデックスデータベース（ＩＮＤＥＸＤＢ）とされるものである。この場合、ＰＤＦＤＢおよびＩＮＤＥＸＤＢは同一のＤＢとしてもよい。
【００１３】
上記ドキュメントファイル格納部１２（１２Ａ，１２Ｂ，１２Ｃ，・・・）は、所定数の処理単位である該当の月毎のフォルダ２１｛２１Ａ（２１Ａ−１，２１Ａ−２，・・・），２１Ｂ（２１Ｂ−１，２１Ｂ−２，・・・），２１Ｃ（２１Ｃ−１，２１Ｃ−２，２１Ｃ−３，・・・）・・・｝毎に、所定数のＰＤＦファイル２２｛２２Ａ（２２Ａ−１，２２Ａ−２，・・・），２２Ｂ（２２Ｂ−１，２２Ｂ−２，・・・），２２Ｃ（２２Ｃ−１，２２Ｃ−２，２２Ｃ−３，・・・）・・・｝が格納される。すなわち、事業体、オーダ、フォルダ、所定数のＰＤＦファイルで構成される階層構造である。
【００１４】
また、各ＰＤＦファイル２２は、図２で説明するが、一のファイルに所定数分（例えば数十万人分〜五十万人分など）の各顧客毎のＰＤＦドキュメントが各顧客単位で格納される。この場合の各ＰＤＦドキュメントは、適宜、所定位置に対象顧客の顧客ＩＤが配置される（図５で説明する）。
【００１５】
一方、処理単位である該当の月ごとに、インデックステーブル格納部１３に格納されるそれぞれのインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）３１｛３１Ａ（３１Ａ−１，３１Ａ−２，・・・），３１Ｂ（３１Ｂ−１，３１Ｂ−２，・・・），３１Ｃ（３１Ｃ−１，３１Ｃ−２，３１Ｃ−３，・・・）・・・｝を有する。
【００１６】
ここで、図２に、図１のインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）の一例の説明図を示す。図２において、例えばＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１は、オーダＡ下のフォルダ２１Ａ−１を対象として顧客ＩＤ、ファイル名、開始頁および頁数が対応付けられたもので、当該フォルダ２１Ａ−１内に有するＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａ，２２Ａ−１Ｂ，２２Ａ−１Ｃ，・・・を特定し、特定したＰＤＦファイル内に存在する該当の顧客の最初からの順番における開始頁とこれからの頁数を特定する。
【００１７】
すなわち、例えばＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａには、顧客Ａの表紙面および明細面のＰＤＦドキュメント、顧客Ｂの表紙面および明細面のＰＤＦドキュメントというように顧客毎に順番（頁順）で配置されるもので、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１Ａにより、例えば顧客ＢのＰＤＦドキュメントはＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａの第４頁より２頁分（第４頁および第５頁）として特定できるものである。そして、フォルダ２１Ａ−１内に存在するＰＤＦファイルの総てについて上記のようなＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１を有するものである。同様に、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−２や、他のオーダＢ、Ｃ・・・におけるＩＮＤＥＸＴＢ３１についても対応のフォルダ２１毎に有するものである。
【００１８】
このように、所定数分の顧客のＰＤＦドキュメント２２を一のファイル２１とすることで各通知印刷物に関する共通データ部分を共通化できることから、当該ＰＤＦドキュメントファイル２２の記憶領域を減少させることができ、インデックステーブル３１により対象顧客のＰＤＦドキュメントが格納されているフォルダ２１およびＰＤＦファイル２２、そしてＰＤＦファイル２２内の頁位置を特定させることから短時間で検索可能とすることができるものである。なお、検索の一例を図７および図８で説明する。
【００１９】
次に、図３に、ドキュメントファイル管理システムを構築するためのファイル構築システムのブロック構成図を示す。図３において、ファイル構築システム４１は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、データ入力編集手段４２、データ変換編集手段４３、ＰＤＦファイル作成手段４４、インデックス（ＩＮＤＥＸ）作成手段４５および丁合手段４６を備える。そして、作成されたＰＤＦファイル（ＰＤＦドキュメント）を格納するＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）４７を備え、作成されたインデックステーブルを格納するインデックスデータベース（ＩＮＤＥＸＤＢ）４８を備える。
【００２０】
上記データ入力編集手段４２は、所定事業体の元データ（印刷元データ）４９を取得し、オーダ毎、処理単位（月単位）毎および顧客単数（例えば五十万人分）毎に区分けする。上記データ変換手段４３は、区分けデータを、ＰＤＦドキュメントを作成し易い例えばページ記述言語のデータに変換すると共に、対象の顧客ＩＤを所定位置に含ませる編集を行う。
【００２１】
上記ＰＤＦファイル作成手段４４は、変換したページ記述言語のデータに基づいてＰＤＦドキュメントを作成してファイル化する。ファイル化は当該月単位で顧客単位数毎に所定数作成される。上記ＩＮＤＥＸ作成手段４５は、月単位毎に作成されたＰＤＦドキュメントの各ファイルに基づいて、付加された顧客ＩＤによりその開始頁、頁数を識別して、当該月単位毎のインデックスを作成する。
【００２２】
上記丁合手段４６は、作成された各ファイル毎のＰＤＦドキュメントを顧客毎に抽出して並べ換える丁合を行うと共に、作成されたインデックスを各顧客毎に抽出して並べ換える丁合を行う。そして、丁合されたＰＤＦドキュメントの各ファイルがＰＤＦＤＢ４７に格納され、丁合された所定数のインデックスがＩＮＤＥＸＤＢ４８に格納される。
【００２３】
そこで、図４に、ドキュメントファイル管理システム構築の説明図を示す。図４において、データ入力編集手段４２が印刷元データ５１の表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂを入力する。上記表紙面元データ４９Ａは、所定数の対象顧客毎の住所、氏名、顧客ＩＤ、ＩＤ番号等のデータが含まれる。明細面元データ４９Ｂは、所定数の対象顧客毎の例えばクレジットカードによる取引日時と金額等の通知詳細事項のデータである。
【００２４】
入力された印刷元データ５１における各表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂは、それぞれデータ変換編集手段４３で例えばページ記述言語の印刷用データに変換されると共に、対象の顧客ＩＤを所定位置に含ませる編集が行われ、対応するそれぞれのデータ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に一旦格納される。
【００２５】
続いて、データ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に一旦格納されたＮ通の表紙面データおよびＮ通の明細面データは、ＰＤＦファイル作成手段４４において、上記印刷用データよりＰＤＦ形式にデータ変換されてＮ通の表紙面ＰＤＦドキュメント５２ＡおよびＮ通の明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂとなる。このＮ通の表紙面ＰＤＦドキュメント５２ＡおよびＮ通の明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂについて、インデックス作成手段４５が、付された顧客ＩＤを識別してファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスを作成して表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂを作成する（図５で説明する）。
【００２６】
そして、丁合手段４６が、表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続した表紙面ＰＤＦドキュメントおよび明細面ＰＤＦドキュメントのＰＤＦドキュメント５４Ａ，５４Ｂ，５４Ｃ，・・・として所定人数分を一のファイルを構成させ、図１および図２に示すように当該所定数のファイル２２Ａ−１，・・・を月単位毎のフォルダ２１Ａ−１，・・・内に所属させてＰＤＦＤＢ４７に格納する。
【００２７】
また、丁合手段４６が、表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続したＰＤＦドキュメントを特定するものとして、ファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスのＩＮＤＥＸＴＢ５５を、図１および図２に示すように月単位毎に作成してＩＮＤＥＸＤＢ４８に格納するものである。
【００２８】
ここで、図５に、図３及び図４におけるドキュメントファイルのインデックス作成の説明図を示す。図５（Ａ）は、上記インデックス作成手段４５におけるインデックス作成の原理説明図であり、図５（Ｂ）はＰＤＦドキュメントおよびインデックスの丁合処理の説明図である。図５（Ａ）において、上記ＰＤＦファイル作成手段４４で作成されたＰＤＦドキュメントには、例えばその下端に対応の顧客ＩＤが付されており、上記インデックス作成手段４５が付された顧客ＩＤの変わり目を各顧客対応のＰＤＦドキュメントの切れ目として識別するもので、これにより一のファイル内における当該顧客分の開始頁および頁数を認識することができるものである。
【００２９】
また、図５（Ｂ）において、上記ＰＤＦファイル作成手段４４で作成された例えば表紙ＰＤＦドキュメント５２Ａおよびインデックス作成手段４５で作成された例えば表紙ＩＮＤＥＸ５３Ａが丁合手段４６に入力され、対応する明細ＰＤＦドキュメント５２Ｂおよび明細ＩＮＤＥＸ５３Ｂが当該丁合手段４６に入力される。丁合手段４６では、丁合条件として例えば上下関係のパラメータにしたがって丁合を行う。
【００３０】
そして、表紙ＰＤＦドキュメント５２Ａと明細ＰＤＦドキュメント５２Ｂとが各顧客毎に連続させて丁合した結果として一の例えばＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａが作成され、表紙ＩＮＤＥＸ５３Ａと明細ＩＮＤＥＸ５３Ｂとが各顧客毎に連続させて丁合した結果として対応の例えばＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１が作成される。この場合、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ―１は、上記ＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａの全体頁構成から各顧客（ここではＡ、Ｂ、Ｃ、・・・としている）に対応するＰＤＦドキュメントの開始頁、頁数が再度識別されて関連付けられる。
【００３１】
なお、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ―１では、ファイル名との関連付けを図示していないが、対応のＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａのファイル名が関連付けられることは図２と同様である。
【００３２】
そこで、図６に、ドキュメントファイル管理システム構築の処理フローチャートを示す。図６において、まず、データ入力編集手段４２が印刷元データ５１の表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂを取得し、オーダ毎、処理単位（月単位）毎および顧客単数（例えば五十万人分）毎に区分けする（ステップ（Ｓ）１）。区分けされた印刷元データ５１における各表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂは、それぞれデータ変換編集手段４３で例えばページ記述言語の印刷用データに変換されると共に、対象の顧客ＩＤを所定位置に含ませる編集を行い、一旦対応するそれぞれのデータ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に格納する（Ｓ２）。
【００３３】
続いて、ＰＤＦファイル作成手段４４が、データ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に一旦格納された表紙面データおよび明細面データの印刷用データをＰＤＦ形式にデータ変換して表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２ＢのＰＤＦファイルを作成する（Ｓ３）。そこで、インデックス作成手段４５が、この表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂについて、付された顧客ＩＤを識別してファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスを作成することで表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂを作成する（Ｓ４）。
【００３４】
そして、丁合手段４６が、表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続した表紙面ＰＤＦドキュメントおよび明細面ＰＤＦドキュメントのＰＤＦドキュメント（５４Ａ，５４Ｂ，５４Ｃ，・・・）として所定人数分を一のファイルを構成させ、対応のフォルダで当該所定数のファイルを階層構造としてＰＤＦＤＢ４７に格納する（Ｓ６）。
【００３５】
また、丁合手段４６が、表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続したＰＤＦドキュメントを特定するものとして、ファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスのＩＮＤＥＸＴＢ５５を月単位毎に作成してＩＮＤＥＸＤＢ４８に格納するものである（Ｓ７）。
【００３６】
このように、所定数分の顧客のＰＤＦドキュメントを一のファイル２２とすることで各通知印刷物に関する共通データ部分を共通化できることから、当該ＰＤＦドキュメントファイル２２の記憶領域を減少させることができ、インデックステーブル３１により対象顧客のＰＤＦドキュメントが格納されているフォルダ２１およびＰＤＦファイル２２、そしてＰＤＦファイル２２内の頁位置を特定させることから短時間で検索可能とすることができるドキュメントファイル管理システムを実現することができるものである。
【００３７】
次に、図７に、本発明のドキュメントファイル管理システムにおけるファイル検索の一例のブロック構成図を示す。図７において、ドキュメントファイル提供システム６１は、インターネット、イントラネット等のコンピュータネットワーク６２に接続されるもので、当該コンピュータネットワーク６２には所定数のクライアント端末（所定事業体のコールセンタの端末、顧客端末等）６３（６３Ａ〜６３Ｎ）が接続される。
【００３８】
上記ドキュメントファイル提供システム６１は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、適宜、データ入出力手段７１、ＤＢ管理手段７２、ファイル名抽出手段７３、ＰＤＦファイル切出手段７４および配信手段７５を備える。データ入出力手段７１は、所定のクライアント端末６３からの対象顧客におけるＰＤＦドキュメントの閲覧要求の情報等を入力し、配信手段７５で作成された所定の画面ファイルやＰＤＦＤＢ４７より切り出した対象のＰＤＦドキュメントファイルを当該クライアント端末６３に送信する。
【００３９】
上記ＤＢ管理手段７２は、上述のファイル構築システムで作成されたＰＤＦＤＢ４７およびＩＮＤＥＸＤＢ４８を管理するもので、適宜データ更新やデータベースへのアクセスを管理する。上記ファイル名抽出手段７３は、入力された顧客ＩＤに基づいてＩＮＤＥＸＤＢ４８より該当のＰＤＦドキュメントが格納されているファイル名、開始頁、頁数を抽出する。
【００４０】
上記ＰＤＦファイル切出手段７４は、抽出された当該ファイル名でＰＤＦＤＢ４７に格納されているＰＤＦファイルを特定し、当該ＰＤＦファイルの開始頁のＰＤＦドキュメントから頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す。そして、配信手段７５は、適宜顧客ＩＤを取得するための画面ファイルを作成して該当のクライアント端末６３に送信させ、上記ＰＤＦファイル切出手段７４で切り出した該当のＰＤＦドキュメントの送信ファイルを作成して要求のあったクライアント端末６３に送信させる。
【００４１】
そこで、図８に、図７のファイル検索のフローチャートを示す。ここでは所定のクライアント端末６３からのＰＤＦドキュメント閲覧要求に対してアクセス者の認証を行うことは省略する。図８において、まず、正規のクライアント端末６３よりデータ入出力手段７１が閲覧対象の顧客ＩＤを取得する（Ｓ１１）。このとき、配信手段７５が、対象クライアント端末６３に対して閲覧要求のＰＤＦドキュメントのオーダ別、処理単位別の種別を要求する画面ファイルを作成して当該対象クライアント端末６３に送信させる（Ｓ１２）。
【００４２】
続いて、当該クライアント端末６３からのオーダ、処理単位の情報を入力したときに、ファイル名抽出手段７３が、ＩＮＤＥＸＤＢ４８を参照して該当のＩＮＤＥＸＴＢを特定してインデックスを展開し、取得した顧客ＩＤに対応したＰＤＦファイル、およびその開始頁、頁数の情報を抽出して取得する（Ｓ１３）。取得したＰＤＦファイル名、開始頁、頁数に基づいてＰＤＦファイル切出手段７４が、ＰＤＦＤＢ４７を参照して、まずＰＤＦファイル名より該当のファイルを特定して展開し、開始頁より頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す（Ｓ１４）。そして、切り出した当該顧客対応のＰＤＦドキュメントについて配信手段７５が送信ファイルを作成し、対象クライアント端末６３に送信するものである（１５）。
【００４３】
このように、各顧客のＰＤＦドキュメントに対応したＩＮＤＥＸＴＢを用いて、ＰＤＦＤＢ４７に格納されている該当のＰＤＦドキュメントが所属するファイル名を特定し、当該ファイルの配置位置（開始頁から頁数）より当該ＰＤＦドキュメントを切り出すことで、ＰＤＦドキュメントを短時間で検索することができるものである。
【００４４】
【発明の効果】
以上のように、請求項２〜５のファイル管理システムの発明によれば、識別符号が対応付けられ、所定数分の汎用電子ドキュメントを当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとして適宜所定単位毎、所定印刷物の各種別毎、各種別の上位レベル毎に所定数のファイルを格納し、一方で汎用電子ドキュメントを特定する識別符号によりファイルを特定し、当該ファイル内の汎用電子ドキュメントの開始頁、頁数を特定するための所定数のファイルに対応される所定数のインデックステーブルを格納する構成とすることにより、汎用電子ドキュメントファイルの記憶領域を減少させることができ、インデックステーブルにより対象の汎用電子ドキュメントを短時間で検索可能とすることができるものである。
【００４５】
請求項１，５および６の発明によれば、適宜表紙面、明細面の元データを所定単位数毎に区分けしてデータ変換を行って識別符号を含ませた汎用電子ドキュメントを当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとして作成し、当該汎用電子ドキュメントに基づき識別符号によってインデックスを作成し、適宜丁合してそれぞれの汎用電子ドキュメントを所定単位毎に格納させると共に、インデックスを格納させることにより、汎用電子ドキュメントファイルの記憶領域を減少させることができ、インデックステーブルにより対象の汎用電子ドキュメントを短時間で検索可能とすることができるドキュメントファイル管理システムを実現することができるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図である。
【図２】 図１のインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）の一例の説明図である。
【図３】 ドキュメントファイル管理システムを構築するためのファイル構築システムのブロック構成図である。
【図４】 ドキュメントファイル管理システム構築の説明図である。
【図５】 図３及び図４におけるドキュメントファイルのインデックス作成の説明図である。
【図６】 ドキュメントファイル管理システム構築の処理フローチャートである。
【図７】 本発明のドキュメントファイル管理システムにおけるファイル検索の一例のブロック構成図である。
【図８】 図７のファイル検索のフローチャートである。
【符号の説明】
１１ ドキュメントファイル管理システム
１２ ドキュメントファイル格納部
１３ インデックステーブル格納部
２１ 処理単位フォルダ
２２ ドキュメントファイル（ＰＤＦファイル）
３１ インデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）
４１ ファイル構築システム
４２ データ入力編集手段
４３ データ変換編集手段
４４ ＰＤＦファイル作成手段
４５ ＩＮＤＥＸ作成手段
４６ 丁合手段
４７ ＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）
４８ ＩＮＤＥＸデータベース（ＩＮＤＥＸＤＢ）
６１ ドキュメントファイル提供システム
６２ コンピュータネットワーク
６３ クライアント端末
７１ データ入出力手段
７２ データベース（ＤＢ）管理手段
７３ ファイル名抽出手段
７４ ＰＤＦファイル切出手段
７５ 配信手段
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定数作成される帳票等のドキュメントをファイル化して保管、管理するためのドキュメントファイル管理構造およびファイル構築方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業においては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望ましく、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
【０００３】
従来、一般に所定の事業体で顧客に対して通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態フォーマットの例えば米国アドビシステムズ社が提唱するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）形式のドキュメントファイルに変換してから印刷処理し、当該ＰＤＦドキュメントファイルの状態で保存する場合がある。例えばＰＤＦドキュメントファイルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記各金融団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行する場合、少ない場合でも年間５０万通を越え、多い場合で年間１０００万通を越える場合も少なくない。このような場合に、ＰＤＦ形式のドキュメントファイルとして保存しておくことは、多大な記憶領域を必要とし、また総てのドキュメントを一のファイルに保有しておくことはファイルサイズが大きくなり、検索やドキュメント切りだしに多大な時間を要するという問題がある。
【０００５】
そこで、本発明は上記課題に鑑みなされたもので、ドキュメントファイルの記憶領域を減少させ、短時間で検索可能とするファイル構築システムおよびファイル構築方法並びにファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１の発明では、所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを作成するためのファイル構築システムであって、前記所定数の所定印刷物を作製するための元データを取得して所定単位数毎に区分けするデータ入力編集手段と当該区分けした元データを汎用電子ドキュメント作成のためのデータ変換を行うデータ変換編集手段と、前記データ変換編集手段で変換されたデータに基づいて、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号を含ませたそれぞれの汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に作成して当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとし、当該所定数のファイルを作成する汎用電子ドキュメント作成手段と、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された汎用電子ドキュメントの識別符号に基づいて、当該ファイルの開始頁、頁数を特定するインデックスを前記所定単位毎に作成するインデックス作成手段と、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された各ファイル毎の汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に並べ換えて丁合を行うと共に、前記インデックス作成手段で作成されたインデックスを当該所定単位毎に抽出して並べ換える丁合を行う丁合手段と、を有する構成とし、
請求項２の発明では、請求項１記載のファイル構築システムで作成された所定数のファイルを前記所定単位毎に格納されると共に、前記作成された所定数のインデックスが格納されるデータベースシステムであって、識別符号が対応付けられ、当該識別符号から開始頁、頁数が認識される前記所定数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとし、当該ファイルが所定数格納されるドキュメントファイル格納手段と、前記所定数のファイルに対応するものであって、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号に基づいて、当該対象の汎用電子ドキュメントが格納されているファイルを特定し、当該ファイル内の開始頁、頁数を特定するためのインデックステーブルが所定数格納されるインデックス格納手段と、を有する構成とする。
【０００７】
請求項３〜５の発明では、「前記ドキュメント格納手段は、前記所定数のファイルを所定の処理単位毎のフォルダに格納するものであり、前記インデックス格納手段に格納されるインデックステーブルは、前記処理単位毎に作成されて格納される」構成であり、
「前記ドキュメント格納手段は、前記処理単位毎のフォルダを、前記所定印刷物の各種別毎のエリアに格納する」構成であり、
「前記ドキュメント格納手段は、前記所定印刷物の種別毎のエリアを、当該所定印刷物の各種別の上位レベル毎に格納する」構成である。
【０００８】
請求項６の発明では、所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、データ入力編集手段、データ変換編集手段、汎用電子ドキュメント作成手段、インデックス作成手段及び丁合手段により作成して管理するためのファイル構築方法であって、前記データ入力編集手段が、前記所定数の所定印刷物を作製するための元データを取得して所定単位数毎に区分けすると共に、当該区分けした元データを前記データ変換編集手段が汎用電子ドキュメント作成のためのデータ変換を行うステップと、前記汎用電子ドキュメント作成手段が、前記データ変換編集手段で変換されたデータに基づいて、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号を含ませたそれぞれの汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に作成して当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとし、当該所定数のファイルを作成するステップと、前記インデックス作成手段が、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された汎用電子ドキュメントの識別符号に基づいて、当該ファイルの開始頁、頁数を特定するインデックスを前記所定単位毎に作成するステップと、前記丁合手段が、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された各ファイル毎の汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に並べ換えて丁合を行うと共に、前記インデックス作成手段で作成されたインデックスを当該所定単位毎に抽出して並べ換える丁合を行うステップと、前記丁合手段で丁合されて作成された所定数のファイルを前記所定単位毎に格納すると共に、前記作成された所定数のインデックスをファイル管理システムに格納するステップと、を含む構成とする。
【０００９】
請求項７の発明では、前記元データは少なくとも表紙面および明細面のデータであり、前記表紙面および明細面毎に作成されたそれぞれの汎用電子ドキュメント、およびインデックスを、前記識別符号毎に丁合するステップを含む構成である。
【００１０】
このように、ファイル構築システムおよびファイル構築方法並で構築されるファイル管理システムにおいて、識別符号が対応付けられ、所定数分の汎用電子ドキュメントを当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとして適宜所定単位毎、所定印刷物の各種別毎、各種別の上位レベル毎に所定数のファイルを格納し、一方で汎用電子ドキュメントを特定する識別符号によりファイルを特定し、当該ファイル内の汎用電子ドキュメントの開始頁、頁数を特定するための所定数のファイルに対応される所定数のインデックステーブルを格納する。すなわち、所定数分の汎用電子ドキュメントを一のファイルとすることで汎用電子ドキュメントファイルの記憶領域を減少させることが可能となり、インデックステーブルにより対象の汎用電子ドキュメントが格納されている開始頁、頁数を特定させることから短時間で検索することが可能となるものである。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施形態を図により説明する。
図１に、本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図を示す。本発明は、少なくとも、所定数の顧客に対応して作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを作成して管理するためのものであって、ここでは銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業等が、各顧客に対して月単位、期単位または年単位（本実施形態では月単位）で利用明細等を印刷した通知印刷物を発行する際の、保存等のために作成される汎用電子ドキュメントを対象として適用させた場合を示しているが、適宜比較的大量の汎用電子ドキュメントを保存、管理する場合においても適用できるものである。
【００１２】
図１において、ドキュメントファイル管理システム１１は、上記通知印刷物を対象顧客に発行する所定数の事業体毎（事業体Ａ、・・・）であって、当該事業体で発行する通知印刷物の各種別毎であるオーダ毎（オーダＡ、オーダＢ、オーダＣ・・・）に、所定の顧客毎の汎用電子ドキュメント（以下、ＰＤＦドキュメントとする）のドキュメントファイル格納部１２（１２Ａ，１２Ｂ，１２Ｃ，・・・）、およびインデックステーブル格納部１３（１３Ａ，１３Ｂ，１３Ｃ，・・・）を有して構成される。このドキュメントファイル格納部１２は例えば後述のＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）とされ、インデックステーブル格納部１３は例えば後述のインデックスデータベース（ＩＮＤＥＸＤＢ）とされるものである。この場合、ＰＤＦＤＢおよびＩＮＤＥＸＤＢは同一のＤＢとしてもよい。
【００１３】
上記ドキュメントファイル格納部１２（１２Ａ，１２Ｂ，１２Ｃ，・・・）は、所定数の処理単位である該当の月毎のフォルダ２１｛２１Ａ（２１Ａ−１，２１Ａ−２，・・・），２１Ｂ（２１Ｂ−１，２１Ｂ−２，・・・），２１Ｃ（２１Ｃ−１，２１Ｃ−２，２１Ｃ−３，・・・）・・・｝毎に、所定数のＰＤＦファイル２２｛２２Ａ（２２Ａ−１，２２Ａ−２，・・・），２２Ｂ（２２Ｂ−１，２２Ｂ−２，・・・），２２Ｃ（２２Ｃ−１，２２Ｃ−２，２２Ｃ−３，・・・）・・・｝が格納される。すなわち、事業体、オーダ、フォルダ、所定数のＰＤＦファイルで構成される階層構造である。
【００１４】
また、各ＰＤＦファイル２２は、図２で説明するが、一のファイルに所定数分（例えば数十万人分〜五十万人分など）の各顧客毎のＰＤＦドキュメントが各顧客単位で格納される。この場合の各ＰＤＦドキュメントは、適宜、所定位置に対象顧客の顧客ＩＤが配置される（図５で説明する）。
【００１５】
一方、処理単位である該当の月ごとに、インデックステーブル格納部１３に格納されるそれぞれのインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）３１｛３１Ａ（３１Ａ−１，３１Ａ−２，・・・），３１Ｂ（３１Ｂ−１，３１Ｂ−２，・・・），３１Ｃ（３１Ｃ−１，３１Ｃ−２，３１Ｃ−３，・・・）・・・｝を有する。
【００１６】
ここで、図２に、図１のインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）の一例の説明図を示す。図２において、例えばＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１は、オーダＡ下のフォルダ２１Ａ−１を対象として顧客ＩＤ、ファイル名、開始頁および頁数が対応付けられたもので、当該フォルダ２１Ａ−１内に有するＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａ，２２Ａ−１Ｂ，２２Ａ−１Ｃ，・・・を特定し、特定したＰＤＦファイル内に存在する該当の顧客の最初からの順番における開始頁とこれからの頁数を特定する。
【００１７】
すなわち、例えばＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａには、顧客Ａの表紙面および明細面のＰＤＦドキュメント、顧客Ｂの表紙面および明細面のＰＤＦドキュメントというように顧客毎に順番（頁順）で配置されるもので、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１Ａにより、例えば顧客ＢのＰＤＦドキュメントはＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａの第４頁より２頁分（第４頁および第５頁）として特定できるものである。そして、フォルダ２１Ａ−１内に存在するＰＤＦファイルの総てについて上記のようなＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１を有するものである。同様に、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−２や、他のオーダＢ、Ｃ・・・におけるＩＮＤＥＸＴＢ３１についても対応のフォルダ２１毎に有するものである。
【００１８】
このように、所定数分の顧客のＰＤＦドキュメント２２を一のファイル２１とすることで各通知印刷物に関する共通データ部分を共通化できることから、当該ＰＤＦドキュメントファイル２２の記憶領域を減少させることができ、インデックステーブル３１により対象顧客のＰＤＦドキュメントが格納されているフォルダ２１およびＰＤＦファイル２２、そしてＰＤＦファイル２２内の頁位置を特定させることから短時間で検索可能とすることができるものである。なお、検索の一例を図７および図８で説明する。
【００１９】
次に、図３に、ドキュメントファイル管理システムを構築するためのファイル構築システムのブロック構成図を示す。図３において、ファイル構築システム４１は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、データ入力編集手段４２、データ変換編集手段４３、ＰＤＦファイル作成手段４４、インデックス（ＩＮＤＥＸ）作成手段４５および丁合手段４６を備える。そして、作成されたＰＤＦファイル（ＰＤＦドキュメント）を格納するＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）４７を備え、作成されたインデックステーブルを格納するインデックスデータベース（ＩＮＤＥＸＤＢ）４８を備える。
【００２０】
上記データ入力編集手段４２は、所定事業体の元データ（印刷元データ）４９を取得し、オーダ毎、処理単位（月単位）毎および顧客単数（例えば五十万人分）毎に区分けする。上記データ変換手段４３は、区分けデータを、ＰＤＦドキュメントを作成し易い例えばページ記述言語のデータに変換すると共に、対象の顧客ＩＤを所定位置に含ませる編集を行う。
【００２１】
上記ＰＤＦファイル作成手段４４は、変換したページ記述言語のデータに基づいてＰＤＦドキュメントを作成してファイル化する。ファイル化は当該月単位で顧客単位数毎に所定数作成される。上記ＩＮＤＥＸ作成手段４５は、月単位毎に作成されたＰＤＦドキュメントの各ファイルに基づいて、付加された顧客ＩＤによりその開始頁、頁数を識別して、当該月単位毎のインデックスを作成する。
【００２２】
上記丁合手段４６は、作成された各ファイル毎のＰＤＦドキュメントを顧客毎に抽出して並べ換える丁合を行うと共に、作成されたインデックスを各顧客毎に抽出して並べ換える丁合を行う。そして、丁合されたＰＤＦドキュメントの各ファイルがＰＤＦＤＢ４７に格納され、丁合された所定数のインデックスがＩＮＤＥＸＤＢ４８に格納される。
【００２３】
そこで、図４に、ドキュメントファイル管理システム構築の説明図を示す。図４において、データ入力編集手段４２が印刷元データ５１の表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂを入力する。上記表紙面元データ４９Ａは、所定数の対象顧客毎の住所、氏名、顧客ＩＤ、ＩＤ番号等のデータが含まれる。明細面元データ４９Ｂは、所定数の対象顧客毎の例えばクレジットカードによる取引日時と金額等の通知詳細事項のデータである。
【００２４】
入力された印刷元データ５１における各表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂは、それぞれデータ変換編集手段４３で例えばページ記述言語の印刷用データに変換されると共に、対象の顧客ＩＤを所定位置に含ませる編集が行われ、対応するそれぞれのデータ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に一旦格納される。
【００２５】
続いて、データ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に一旦格納されたＮ通の表紙面データおよびＮ通の明細面データは、ＰＤＦファイル作成手段４４において、上記印刷用データよりＰＤＦ形式にデータ変換されてＮ通の表紙面ＰＤＦドキュメント５２ＡおよびＮ通の明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂとなる。このＮ通の表紙面ＰＤＦドキュメント５２ＡおよびＮ通の明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂについて、インデックス作成手段４５が、付された顧客ＩＤを識別してファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスを作成して表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂを作成する（図５で説明する）。
【００２６】
そして、丁合手段４６が、表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続した表紙面ＰＤＦドキュメントおよび明細面ＰＤＦドキュメントのＰＤＦドキュメント５４Ａ，５４Ｂ，５４Ｃ，・・・として所定人数分を一のファイルを構成させ、図１および図２に示すように当該所定数のファイル２２Ａ−１，・・・を月単位毎のフォルダ２１Ａ−１，・・・内に所属させてＰＤＦＤＢ４７に格納する。
【００２７】
また、丁合手段４６が、表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続したＰＤＦドキュメントを特定するものとして、ファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスのＩＮＤＥＸＴＢ５５を、図１および図２に示すように月単位毎に作成してＩＮＤＥＸＤＢ４８に格納するものである。
【００２８】
ここで、図５に、図３及び図４におけるドキュメントファイルのインデックス作成の説明図を示す。図５（Ａ）は、上記インデックス作成手段４５におけるインデックス作成の原理説明図であり、図５（Ｂ）はＰＤＦドキュメントおよびインデックスの丁合処理の説明図である。図５（Ａ）において、上記ＰＤＦファイル作成手段４４で作成されたＰＤＦドキュメントには、例えばその下端に対応の顧客ＩＤが付されており、上記インデックス作成手段４５が付された顧客ＩＤの変わり目を各顧客対応のＰＤＦドキュメントの切れ目として識別するもので、これにより一のファイル内における当該顧客分の開始頁および頁数を認識することができるものである。
【００２９】
また、図５（Ｂ）において、上記ＰＤＦファイル作成手段４４で作成された例えば表紙ＰＤＦドキュメント５２Ａおよびインデックス作成手段４５で作成された例えば表紙ＩＮＤＥＸ５３Ａが丁合手段４６に入力され、対応する明細ＰＤＦドキュメント５２Ｂおよび明細ＩＮＤＥＸ５３Ｂが当該丁合手段４６に入力される。丁合手段４６では、丁合条件として例えば上下関係のパラメータにしたがって丁合を行う。
【００３０】
そして、表紙ＰＤＦドキュメント５２Ａと明細ＰＤＦドキュメント５２Ｂとが各顧客毎に連続させて丁合した結果として一の例えばＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａが作成され、表紙ＩＮＤＥＸ５３Ａと明細ＩＮＤＥＸ５３Ｂとが各顧客毎に連続させて丁合した結果として対応の例えばＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ−１が作成される。この場合、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ―１は、上記ＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａの全体頁構成から各顧客（ここではＡ、Ｂ、Ｃ、・・・としている）に対応するＰＤＦドキュメントの開始頁、頁数が再度識別されて関連付けられる。
【００３１】
なお、ＩＮＤＥＸＴＢ３１Ａ―１では、ファイル名との関連付けを図示していないが、対応のＰＤＦファイル２２Ａ−１Ａのファイル名が関連付けられることは図２と同様である。
【００３２】
そこで、図６に、ドキュメントファイル管理システム構築の処理フローチャートを示す。図６において、まず、データ入力編集手段４２が印刷元データ５１の表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂを取得し、オーダ毎、処理単位（月単位）毎および顧客単数（例えば五十万人分）毎に区分けする（ステップ（Ｓ）１）。区分けされた印刷元データ５１における各表紙面元データ４９Ａおよび明細面元データ４９Ｂは、それぞれデータ変換編集手段４３で例えばページ記述言語の印刷用データに変換されると共に、対象の顧客ＩＤを所定位置に含ませる編集を行い、一旦対応するそれぞれのデータ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に格納する（Ｓ２）。
【００３３】
続いて、ＰＤＦファイル作成手段４４が、データ格納手段５１（５１Ａ，５１Ｂ）に一旦格納された表紙面データおよび明細面データの印刷用データをＰＤＦ形式にデータ変換して表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２ＢのＰＤＦファイルを作成する（Ｓ３）。そこで、インデックス作成手段４５が、この表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂについて、付された顧客ＩＤを識別してファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスを作成することで表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂを作成する（Ｓ４）。
【００３４】
そして、丁合手段４６が、表紙面ＰＤＦドキュメント５２Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント５２Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続した表紙面ＰＤＦドキュメントおよび明細面ＰＤＦドキュメントのＰＤＦドキュメント（５４Ａ，５４Ｂ，５４Ｃ，・・・）として所定人数分を一のファイルを構成させ、対応のフォルダで当該所定数のファイルを階層構造としてＰＤＦＤＢ４７に格納する（Ｓ６）。
【００３５】
また、丁合手段４６が、表紙面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ａおよび明細面ＩＮＤＥＸＴＢ５３Ｂに基づいて、顧客ＩＤ毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続したＰＤＦドキュメントを特定するものとして、ファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスのＩＮＤＥＸＴＢ５５を月単位毎に作成してＩＮＤＥＸＤＢ４８に格納するものである（Ｓ７）。
【００３６】
このように、所定数分の顧客のＰＤＦドキュメントを一のファイル２２とすることで各通知印刷物に関する共通データ部分を共通化できることから、当該ＰＤＦドキュメントファイル２２の記憶領域を減少させることができ、インデックステーブル３１により対象顧客のＰＤＦドキュメントが格納されているフォルダ２１およびＰＤＦファイル２２、そしてＰＤＦファイル２２内の頁位置を特定させることから短時間で検索可能とすることができるドキュメントファイル管理システムを実現することができるものである。
【００３７】
次に、図７に、本発明のドキュメントファイル管理システムにおけるファイル検索の一例のブロック構成図を示す。図７において、ドキュメントファイル提供システム６１は、インターネット、イントラネット等のコンピュータネットワーク６２に接続されるもので、当該コンピュータネットワーク６２には所定数のクライアント端末（所定事業体のコールセンタの端末、顧客端末等）６３（６３Ａ〜６３Ｎ）が接続される。
【００３８】
上記ドキュメントファイル提供システム６１は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、適宜、データ入出力手段７１、ＤＢ管理手段７２、ファイル名抽出手段７３、ＰＤＦファイル切出手段７４および配信手段７５を備える。データ入出力手段７１は、所定のクライアント端末６３からの対象顧客におけるＰＤＦドキュメントの閲覧要求の情報等を入力し、配信手段７５で作成された所定の画面ファイルやＰＤＦＤＢ４７より切り出した対象のＰＤＦドキュメントファイルを当該クライアント端末６３に送信する。
【００３９】
上記ＤＢ管理手段７２は、上述のファイル構築システムで作成されたＰＤＦＤＢ４７およびＩＮＤＥＸＤＢ４８を管理するもので、適宜データ更新やデータベースへのアクセスを管理する。上記ファイル名抽出手段７３は、入力された顧客ＩＤに基づいてＩＮＤＥＸＤＢ４８より該当のＰＤＦドキュメントが格納されているファイル名、開始頁、頁数を抽出する。
【００４０】
上記ＰＤＦファイル切出手段７４は、抽出された当該ファイル名でＰＤＦＤＢ４７に格納されているＰＤＦファイルを特定し、当該ＰＤＦファイルの開始頁のＰＤＦドキュメントから頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す。そして、配信手段７５は、適宜顧客ＩＤを取得するための画面ファイルを作成して該当のクライアント端末６３に送信させ、上記ＰＤＦファイル切出手段７４で切り出した該当のＰＤＦドキュメントの送信ファイルを作成して要求のあったクライアント端末６３に送信させる。
【００４１】
そこで、図８に、図７のファイル検索のフローチャートを示す。ここでは所定のクライアント端末６３からのＰＤＦドキュメント閲覧要求に対してアクセス者の認証を行うことは省略する。図８において、まず、正規のクライアント端末６３よりデータ入出力手段７１が閲覧対象の顧客ＩＤを取得する（Ｓ１１）。このとき、配信手段７５が、対象クライアント端末６３に対して閲覧要求のＰＤＦドキュメントのオーダ別、処理単位別の種別を要求する画面ファイルを作成して当該対象クライアント端末６３に送信させる（Ｓ１２）。
【００４２】
続いて、当該クライアント端末６３からのオーダ、処理単位の情報を入力したときに、ファイル名抽出手段７３が、ＩＮＤＥＸＤＢ４８を参照して該当のＩＮＤＥＸＴＢを特定してインデックスを展開し、取得した顧客ＩＤに対応したＰＤＦファイル、およびその開始頁、頁数の情報を抽出して取得する（Ｓ１３）。取得したＰＤＦファイル名、開始頁、頁数に基づいてＰＤＦファイル切出手段７４が、ＰＤＦＤＢ４７を参照して、まずＰＤＦファイル名より該当のファイルを特定して展開し、開始頁より頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す（Ｓ１４）。そして、切り出した当該顧客対応のＰＤＦドキュメントについて配信手段７５が送信ファイルを作成し、対象クライアント端末６３に送信するものである（１５）。
【００４３】
このように、各顧客のＰＤＦドキュメントに対応したＩＮＤＥＸＴＢを用いて、ＰＤＦＤＢ４７に格納されている該当のＰＤＦドキュメントが所属するファイル名を特定し、当該ファイルの配置位置（開始頁から頁数）より当該ＰＤＦドキュメントを切り出すことで、ＰＤＦドキュメントを短時間で検索することができるものである。
【００４４】
【発明の効果】
以上のように、請求項２〜５のファイル管理システムの発明によれば、識別符号が対応付けられ、所定数分の汎用電子ドキュメントを当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとして適宜所定単位毎、所定印刷物の各種別毎、各種別の上位レベル毎に所定数のファイルを格納し、一方で汎用電子ドキュメントを特定する識別符号によりファイルを特定し、当該ファイル内の汎用電子ドキュメントの開始頁、頁数を特定するための所定数のファイルに対応される所定数のインデックステーブルを格納する構成とすることにより、汎用電子ドキュメントファイルの記憶領域を減少させることができ、インデックステーブルにより対象の汎用電子ドキュメントを短時間で検索可能とすることができるものである。
【００４５】
請求項１，５および６の発明によれば、適宜表紙面、明細面の元データを所定単位数毎に区分けしてデータ変換を行って識別符号を含ませた汎用電子ドキュメントを当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとして作成し、当該汎用電子ドキュメントに基づき識別符号によってインデックスを作成し、適宜丁合してそれぞれの汎用電子ドキュメントを所定単位毎に格納させると共に、インデックスを格納させることにより、汎用電子ドキュメントファイルの記憶領域を減少させることができ、インデックステーブルにより対象の汎用電子ドキュメントを短時間で検索可能とすることができるドキュメントファイル管理システムを実現することができるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図である。
【図２】 図１のインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）の一例の説明図である。
【図３】 ドキュメントファイル管理システムを構築するためのファイル構築システムのブロック構成図である。
【図４】 ドキュメントファイル管理システム構築の説明図である。
【図５】 図３及び図４におけるドキュメントファイルのインデックス作成の説明図である。
【図６】 ドキュメントファイル管理システム構築の処理フローチャートである。
【図７】 本発明のドキュメントファイル管理システムにおけるファイル検索の一例のブロック構成図である。
【図８】 図７のファイル検索のフローチャートである。
【符号の説明】
１１ ドキュメントファイル管理システム
１２ ドキュメントファイル格納部
１３ インデックステーブル格納部
２１ 処理単位フォルダ
２２ ドキュメントファイル（ＰＤＦファイル）
３１ インデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）
４１ ファイル構築システム
４２ データ入力編集手段
４３ データ変換編集手段
４４ ＰＤＦファイル作成手段
４５ ＩＮＤＥＸ作成手段
４６ 丁合手段
４７ ＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）
４８ ＩＮＤＥＸデータベース（ＩＮＤＥＸＤＢ）
６１ ドキュメントファイル提供システム
６２ コンピュータネットワーク
６３ クライアント端末
７１ データ入出力手段
７２ データベース（ＤＢ）管理手段
７３ ファイル名抽出手段
７４ ＰＤＦファイル切出手段
７５ 配信手段
Claims (7)
- 所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを作成するためのファイル構築システムであって、
前記所定数の所定印刷物を作製するための元データを取得して所定単位数毎に区分けするデータ入力編集手段と
当該区分けした元データを汎用電子ドキュメント作成のためのデータ変換を行うデータ変換編集手段と、
前記データ変換編集手段で変換されたデータに基づいて、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号を含ませたそれぞれの汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に作成して当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとし、当該所定数のファイルを作成する汎用電子ドキュメント作成手段と、
前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された汎用電子ドキュメントの識別符号に基づいて、当該ファイルの開始頁、頁数を特定するインデックスを前記所定単位毎に作成するインデックス作成手段と、
前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された各ファイル毎の汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に並べ換えて丁合を行うと共に、前記インデックス作成手段で作成されたインデックスを当該所定単位毎に抽出して並べ換える丁合を行う丁合手段と、
を有することを特徴とするファイル構築システム。 - 請求項１記載のファイル構築システムで作成された所定数のファイルを前記所定単位毎に格納されると共に、前記作成された所定数のインデックスが格納されるファイル管理システムであって、
識別符号が対応付けられ、当該識別符号から開始頁、頁数が認識される前記所定数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとし、当該ファイルが所定数格納されるドキュメントファイル格納手段と、
前記所定数のファイルに対応するものであって、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号に基づいて、当該対象の汎用電子ドキュメントが格納されているファイルを特定し、当該ファイル内の開始頁、頁数を特定するためのインデックステーブルが所定数格納されるインデックス格納手段と、
を有することを特徴とするファイル管理システム。 - 請求項２記載のファイル管理システムであって、前記ドキュメント格納手段は、前記所定数のファイルを所定の処理単位毎のフォルダに格納するものであり、前記インデックス格納手段に格納されるインデックステーブルは、前記処理単位毎に作成されて格納されることを特徴とするファイル管理システム。
- 請求項３記載のファイル管理システムであって、前記ドキュメント格納手段は、前記処理単位毎のフォルダを、前記所定印刷物の各種別毎のエリアに格納することを特徴とするファイル管理システム。
- 請求項４記載のファイル管理システムであって、前記ドキュメント格納手段は、前記所定印刷物の種別毎のエリアを、当該所定印刷物の各種別の上位レベル毎に格納することを特徴とするファイル管理システム。
- 所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントを、データ入力編集手段、データ変換編集手段、汎用電子ドキュメント作成手段、インデックス作成手段及び丁合手段により作成して管理するためのファイル構築方法であって、
前記データ入力編集手段が、前記所定数の所定印刷物を作製するための元データを取得して所定単位数毎に区分けすると共に、当該区分けした元データを前記データ変換編集手段が汎用電子ドキュメント作成のためのデータ変換を行うステップと、
前記汎用電子ドキュメント作成手段が、前記データ変換編集手段で変換されたデータに基づいて、それぞれの前記汎用電子ドキュメントを特定するそれぞれの識別符号を含ませたそれぞれの汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に作成して当該識別符号から開始頁、頁数が認識される一のファイルとし、当該所定数のファイルを作成するステップと、
前記インデックス作成手段が、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された汎用電子ドキュメントの識別符号に基づいて、当該ファイルの開始頁、頁数を特定するインデックスを前記所定単位毎に作成するステップと、
前記丁合手段が、前記汎用電子ドキュメント作成手段で作成された各ファイル毎の汎用電子ドキュメントを前記所定単位毎に並べ換えて丁合を行うと共に、前記インデックス作成手段で作成されたインデックスを当該所定単位毎に抽出して並べ換える丁合を行うステップと、
前記丁合手段で丁合されて作成された所定数のファイルを前記所定単位毎に格納すると共に、前記作成された所定数のインデックスをファイル管理システムに格納するステップと、
を含むことを特徴とするファイル構築方法。 - 請求項６記載のファイル構築方法であって、前記元データは少なくとも表紙面および明細面のデータであり、前記表紙面および明細面毎に作成されたそれぞれの汎用電子ドキュメント、およびインデックスを、前記識別符号毎に丁合するステップを含むことを特徴とするファイル構築方法。
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