JP2002055985A

JP2002055985A - 文書属性識別装置及び方法

Info

Publication number: JP2002055985A
Application number: JP2000238843A
Authority: JP
Inventors: Masatoshi Nishimura; 正寿西村
Original assignee: NTT Data Corp
Current assignee: NTT Data Group Corp
Priority date: 2000-08-07
Filing date: 2000-08-07
Publication date: 2002-02-20

Abstract

(57)【要約】【課題】コンピュータを利用した文書管理において、
紙文書自体に書かれている文書属性を識別できるように
し、以って、ユーザの文書属性付与作業の負担を軽減す
ること。【解決手段】文書管理サーバ３が、文書属性抽出情報
作成ＡＰ３７、エリア情報ＤＢ１５、及び文書管理処理
ＡＰ１０を搭載する。ユーザが、抽出情報ＡＰ３７を用
いて、文書属性が記載された紙文書をイメージ文書化し
たものに対し、文書属性の種類、文書属性の記載位置、
及び各記載位置ＩＤを指定し、エリア情報ＤＢ１５に格
納する。また、抽出対象の文書属性の種類及びその文書
属性の記載位置ＩＤを設定した文書属性抽出シートを作
成する。紙文書をスキャンするときは、そのシートを紙
文書の表紙にしてスキャンする。文書管理処理ＡＰ１０
は、スキャンされたシートを識別及び解析し、そのシー
トに設定された文書属性種類及び各種文書属性の記載位
置ＩＤと、エリア情報ＤＢ１５内の情報とを元にして、
シートの後にスキャンされた紙文書から文書属性を抽出
し、その紙文書のイメージ文書にそれを付与する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータを利
用した文書管理に関する技術であって、詳しくは、提案
書、会議録、決済書等の紙文書をスキャナ等で読み込ん
で作成したイメージ文書の属性情報（文書名、作成者、
作成日時など、以下、文書属性）を識別するための技術
に関する。

【０００２】

【従来の技術】銀行や会社等の種々の機関では、一般
に、提案書、会議録、決済書等の紙文書を、スキャナ等
に読み込ませてスキャンイメージ（以下、イメージ文書
と言う）にして、コンピュータに入力し管理することが
行なわれる。このとき、各イメージ文書に、文書名、作
成者、作成日時などの文書属性を付与する。

【０００３】イメージ文書に文書属性を付与する方法と
しては、紙文書に記載されている文書属性を元にオペレ
ータがキー操作して直接付与するか、或いは、ＯＣＲ
（Optical Character Reader）帳票と称される文書属性
付与用の紙を用意し、その文書属性付与用紙の所定位置
に所定の文書属性を手で記入して（所定位置に記入でき
れば印刷でも可）、記入したその用紙を、紙文書の表紙
にし紙文書と共にスキャナ等に読込ませることで付与す
る方法がある。後者の場合は、コンピュータ又はスキャ
ナ等に搭載されるＯＣＲソフト（ＯＣＲ機能を持つアプ
リケーションソフト）が、紙文書の１枚目を文書属性付
与用紙とみなして、その紙の各所定位置から記入内容を
抽出して認識し、認識した記入内容を文書属性としてイ
メージ文書に付与する。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】提案書、会議録、決済
書等の種々の紙文書には、文書名、作成者、作成日時な
どの文書属性が記載されるが、従来は、コンピュータは
紙文書自体に書かれている文書属性を識別することが出
来ない。そのため、文書属性をイメージ文書に付与する
ときは、上述したように、ユーザが、キー操作して文書
属性をコンピュータに直接付与するか、或いは、文書属
性付与用紙に手書き又は印刷により文書属性を記入して
付与するという煩わしい作業を行わなければならない。
これらいずれの作業も、一般には文書属性に係る文字を
全て入力しなければならないので、文書属性の文字数が
多いときには（例えば、文書名「国際登録出願及び国際
商標登録出願に関する政令の改正及び実務運用につい
て」におけるこれらの文字を入力しなければならないと
きには）、特に煩わしい。

【０００５】しかも、この作業は、１つの紙文書をイメ
ージ文書化する度に行う必要がある。

【０００６】以上のように、コンピュータを利用した文
書管理では、文書属性の付与作業がユーザにとって面倒
且つ負担の大きいものとなっている。

【０００７】従って、本発明の目的は、コンピュータを
利用した文書管理において、紙文書自体に書かれている
文書属性を識別できるようにし、以って、ユーザの文書
属性付与作業の負担を軽減することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明に従う文書属性識
別装置は、イメージ文書にする紙文書に記載された文書
属性の位置を示す位置情報と、その位置に記載された文
書属性の種類を示す種類情報とを含む文書属性関連情報
を入力する入力手段と、入力された文書属性関連情報を
記憶する記憶手段と、イメージ文書にする紙文書に記載
された文書属性のうち所望の種類の文書属性の位置情報
を指定する指定手段と、指定された位置情報と記憶した
文書属性関連情報とに基づいて、紙文書のイメージ文書
から文書属性を抽出し抽出した文書属性の種類を識別す
る識別手段とを備える。

【０００９】本発明によれば、ユーザが紙文書における
所望の文書属性の位置情報を指定するだけで、紙文書自
体からユーザ所望の文書属性を抽出し、その文書属性の
種類を識別できる。抽出した文書属性は、その文書属性
に係るイメージ文書に付与して、イメージ文書と共に保
存することが可能である。

【００１０】好適な実施形態では、上記文書属性関連情
報には、位置情報に割当てた位置識別子が含まれ、指定
手段が、所望の種類の文書属性の位置情報の位置識別子
を指定し、識別手段が、指定された位置識別子と上記文
書属性関連情報とに基づいて、紙文書のイメージ文書か
ら文書属性を抽出し、抽出した文書属性の種類を識別す
る。

【００１１】好適な実施形態では、上記文書属性関連情
報には、文書属性の記載文字の特徴を示す文字特徴情報
が含まれ、指定手段が、所望の種類の文書属性の記載文
字の文字特徴情報を指定し、識別手段が、指定された文
字特徴情報と上記文書属性関連情報とに基づいて、紙文
書のイメージ文書から文書属性を抽出し、抽出した文書
属性の種類を識別する。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を詳細に説明する。

【００１３】図１は、本発明の一実施形態に係るシステ
ムの全体構成を示すブロック図である。

【００１４】このシステムは、会議録や決済文書等の種
々の紙文書をスキャンしてイメージ文書を作成するスキ
ャナ１ａ、１ｂ、…と、スキャナ１ａ、１ｂ、…が作成
したイメージ文書自体から文書属性を抽出しそれをその
イメージ文書に付与して文書管理する文書管理サーバ３
とを備える。スキャナ１ａ、１ｂ、…は、例えば文書管
理サーバ３の周辺機器として利用される。

【００１５】図２は、文書管理サーバ３の構成を示すブ
ロック図である。

【００１６】文書管理サーバ３は、例えば、パーソナル
コンピュータやワークステーション等の汎用コンピュー
タであって、ディスプレイ３１と、キーボードやマウス
等の入力装置３３と、スキャナ１ａ、１ｂ、…が作成し
たイメージ文書自体から文書属性を抽出するための情報
を設定する文書属性抽出シートを作成するアプリケーシ
ョンソフト（以下、抽出情報作成ＡＰ）３７を備える。
また、文書管理サーバ３は、文書属性抽出シートフォー
マットデータベース（以下、シートフォーマットＤＢ）
１１と、エリア情報データベース（エリア情報ＤＢ）１
５と、文字情報データベース（文字情報ＤＢ）１９と、
文書属性／イメージ文書データベース（文書属性／イメ
ージ文書ＤＢ）２７と、文書管理処理アプリケーション
（文書管理処理ＡＰ）１０とを備える。文書管理処理Ａ
Ｐ１０は、文書属性抽出シートの設定内容を認識し、そ
の設定内容に従ってイメージ文書自体から文書属性を抽
出してそれをイメージ文書に付与して文書管理をする。
具体的に言うと、文書管理処理ＡＰ１０は、スキャナ制
御部７と、文書属性抽出シート識別部（以下、シート識
別部）９と、文書属性抽出シート解析部（以下、シート
解析部）１３と、エリア情報解析部１７と、文字情報解
析部２１と、文書属性抽出部２３と、文書属性付与部２
５とを備える。

【００１７】抽出情報作成ＡＰ３７は、スキャナ１ａ、
１ｂ、…から文書属性が記載されたイメージ文書を受信
し、それをディスプレイ３１に表示して、表示したイメ
ージ文書に記載されている各種文書属性の記載位置（ペ
ージ番号やそのページにおける記載位置）や記載の特徴
等を元に、文書属性抽出シートの作成、文書属性エリア
の指定、及び文書属性抽出シート上への情報設定をユー
ザに実行させる。文書属性抽出シートには、文書属性の
記載位置を示すエリア情報、文書属性の文字特徴情報
（フォント、文字サイズなど）等が設定される（詳細は
後述する）。

【００１８】シートフォーマットＤＢ１１には、ユーザ
によって作成された文書属性抽出シートに関する情報
が、抽出情報作成ＡＰ３７によって保存される。

【００１９】エリア情報ＤＢ１５には、ユーザによって
指定された文書属性エリアに関する情報が、抽出情報作
成ＡＰ３７によって保存される。

【００２０】文字情報ＤＢ１９には、文書管理処理ＡＰ
１０の文字情報解析部２１によって参照される、文書属
性の文字フォントを特定するための後述のフォント／フ
ォントＩＤテーブルが保存されている。

【００２１】文書属性／イメージ文書ＤＢ２７には、文
書管理処理ＡＰ１０の文書属性付与部２５によって、文
書属性が付与されたイメージ文書が保存される。

【００２２】スキャナ制御部７は、スキャナ１ａ、１
ｂ、…から紙文書がスキャンされているかどうかを定期
的に監視し、紙文書がスキャンされているスキャナがあ
る場合は、そのスキャナからイメージ文書を取得する。

【００２３】シート識別部９は、取得されたイメージ文
書の各ページをチェックし、それらが文書属性抽出シー
トであるか否かを判断する。シート識別部９は、文書属
性抽出シートを識別した場合は、その旨をシート解析部
１３に通知する。

【００２４】シート解析部１３は、シートフォーマット
ＤＢ１１に保存されている情報を元に、識別された文書
属性抽出シートからユーザに設定された各種情報を取得
する。

【００２５】エリア情報解析部１７は、文書属性抽出シ
ートから取得された各種情報のうちの文書属性記載位置
情報と、エリア情報ＤＢ１５内に格納されているエリア
情報とに基づいて、イメージ文書自体に記載されている
各種文書属性の記載エリアを特定し、特定したエリアの
情報を、文書属性抽出部２３に通知する。

【００２６】文字情報解析部２１は、文書属性抽出シー
トから取得された各種情報のうちの文字特徴情報（例え
ばフォント）と、文字情報ＤＢ１９内に格納されている
フォント／フォントＩＤテーブルとに基づいて、イメー
ジ文書自体に記載されている各種文書属性の文字特徴を
特定し、特定した文字特徴の情報を、文書属性抽出部２
３に通知する。

【００２７】文書属性抽出部２３は、イメージ文書を解
析し、エリア情報解析部１７から通知された情報と、文
字情報解析部２１から通知された情報とに基づいて、イ
メージ文書自体から文書属性を抽出する。

【００２８】文書属性付与部２５は、文書属性抽出部２
３が抽出した文書属性をイメージ文書に付与し、文書属
性を付与したイメージ文書を、文書属性／イメージ文書
ＤＢ２７に保存する。

【００２９】以下、文書属性が記載されたイメージ文書
が、図３に示すイメージ文書４１である場合を例に、文
書管理サーバ３で行なわれる処理を具体的に説明する。

【００３０】まず、文書属性抽出シートの作成、文書属
性エリアの分割、及び文書属性抽出シート上への情報設
定について具体的に説明する。

【００３１】図３に示すイメージ文書４１は、例えば複
数ページあるイメージ文書のうちの１ページ目であっ
て、各種文書属性が記載されている。例えば、文書属性
の種類として、バージョン情報「Version 1.0」、文書
名「○○に関する提案書」、企業・組織名「株式会社○
○」、作成者「○×太郎」、作成年月日「2000/01/01」
が記載されている（勿論、種々の文書属性は、１ページ
目に限らず、複数のページに渡って記載されている場合
もある）。ユーザは、これらの文書属性を元に、抽出情
報作成ＡＰ３７を用いて、以下のような文書属性抽出シ
ートを作成する。

【００３２】図４は、文書属性抽出シートの一例を示
す。

【００３３】文書属性抽出シート４３は、紙文書自体
（つまりイメージ文書４１自体）に記載されている抽出
対象の文書属性（文書名、作成者など）、文書属性の記
載位置（ページ番号及びそのページにおける記載位置な
ど）、及び文書属性の記載の特徴（文字サイズ、フォン
トなど）などを設定できるシートである。より具体的に
言えば、文書属性抽出シート４３には、文書属性抽出シ
ートを識別するためのユニークなＩＤ（シートＩＤ）の
記入欄４５と、種々の文書属性について設定可能な項目
（以下、属性項目）が展開される属性項目展開欄４９
と、抽出対象の文書属性を入力できる文書属性入力欄４
７と、入力した文書属性の各属性項目について情報を設
定するための情報設定ボックス５１_１〜５１_ｎ（図では
５１_１〜５１ _３０）とが設けられる。

【００３４】属性項目展開欄４９には、種々の文書属性
について記録可能な属性項目が横方向に配列されるよう
になっている。配列される属性項目の種類には、例え
ば、『記載ページ』、『エリア』、『フォント』、『サ
イズ』、『文字飾り』、及び『取得文字数』がある。
『記載ページ』は、抽出対象の文書属性が記載されてい
るページ番号を設定するための属性項目である。『エリ
ア』は、『記載ページ』で設定されたページのどのエリ
アに抽出対象の文書属性が記載されているかを設定する
ための属性項目である。『フォント』は、抽出対象の文
書属性の文字のフォントを設定するための属性項目であ
る。『サイズ』は、抽出対象の文書属性の文字のサイズ
を設定するための属性項目である。『文字飾り』は、抽
出対象の文書属性の文字にどのような文字飾り（斜体、
下線など）がされているかを設定するための属性項目で
ある。『取得文字数』は、抽出したい文字数を設定する
ための属性項目である。属性項目は、ユーザが任意に追
加登録できるようにしても良い。

【００３５】文書属性入力欄４７は、抽出対象の文書属
性を縦方向に配列するようになっている。ユーザは、こ
の入力欄４７に、イメージ文書４１に記載されている文
書属性の種類で抽出対象とするもの、例えば、『文書
名』、『作成者』、『企業・組織名』、『作成年月
日』、及び『バージョン』を入力する。なお、抽出対象
の文書属性は、デフォルトでいくつか用意しても良い。
その場合は、ユーザが任意に追加登録・削除することが
できる。

【００３６】情報設定ボックス５１_１〜５１_３０は、属
性項目展開欄４９に展開された各属性項目と、文書属性
入力欄４７に入力した各文書属性との交点上に展開され
る。ユーザは、各情報設定ボックス５１_１〜５１_３０に
は、情報設定対象の属性項目に応じて、チェックマーク
又は数字のどちらかを設定するようにする。この設定
は、クライアントマシン５ａを用いて文書抽出作成シー
ト４３に直接データ設定するか、或いは、文書抽出作成
データ４３をプリントアウトして手書きで設定する。

【００３７】以上のようにして、ユーザは、抽出情報作
成ＡＰ３７を用いて文書属性抽出シート４３を作成す
る。抽出情報作成ＡＰ３７は、作成された文書属性抽出
シート４３を解析して、以下の情報を取得する。すなわ
ち、抽出情報作成ＡＰ３７は、所定の位置（例えば文書
属性抽出シート４３の左上頂点）を基準（原点）とした
ときの各情報設定ボックス５１_１〜５１_３０の位置座標
と、各情報設定ボックス５１_１〜５１_３０が対応する属
性項目及び文書属性の種類情報と、各情報設定ボックス
５１_１〜５１_３０への設定方法（チェックマークと数字
のどちらを設定するか）の情報とを取得する。抽出情報
作成ＡＰ３７は、取得したこれらの情報を、シートフォ
ーマットＤＢ１１に保存する。

【００３８】ユーザは、この文書属性抽出シート４３の
各情報設定ボックス５１_１〜５１_３ _０に、イメージ文書
４１に記載されている各種文書属性の記載位置や記載の
特徴を元にして、各属性項目について情報設定する。以
下、各属性項目への情報設定方法について説明する。

【００３９】属性項目『記載ページ』の情報設定ボック
ス５１_１〜５１_５には、それぞれの文書属性のが記載さ
れているページ数を設定する。図３に示したイメージ文
書４１で言えば、情報設定ボックス５１_１〜５１_５に設
定される数字は全て「１」となる。

【００４０】属性項目『エリア』の情報設定ボックス５
１_６〜５１_１０には、以下のようにして付与したエリア
ＩＤを設定する。図５及び図６を参照して、エリアＩＤ
の付与方法について説明する。

【００４１】図５は、文書属性の記載エリアを指定する
ときのイメージ文書４１の表示画面を示す。

【００４２】ユーザは、マウス操作して、ディスプレイ
３１に表示されているイメージ文書４１上の各種文書属
性を任意の形状（方形、楕円など）の枠で囲み、イメー
ジ文書４１にエリアを設定する。例えば、ユーザは、図
５に示すように、イメージ文書４１に対し、バージョン
情報「Version 1.0」を方形の枠で囲んだエリア６１、
文書名「○○に関する提案書」を方形の枠で囲んだエリ
ア６３、企業・組織名「株式会社○○」を方形の枠で囲
んだエリア６５、作成者「○×太郎」を方形の枠で囲ん
だエリア６７、及び、作成年月日「2000/01/01」を方形
の枠で囲んだエリア６９を指定する。ユーザは、以上の
ようにイメージ文書４１に対しエリア６１〜６９を指定
した後は、各エリア６１〜６９に対して、各エリア６１
〜６９を識別するためのユニークなエリアＩＤを付与す
る。

【００４３】図６は、各エリア６１〜６９に対してエリ
アＩＤを付与するときの表示画面である。

【００４４】イメージ文書４１にエリア６１〜６９を指
定した後は、イメージ文書４１の表示エリア４１ａと共
に、指定したエリア６１〜６９が表示される。ユーザ
は、この画面上で、各エリア６１〜６９にユニークなエ
リアＩＤ（例えば数字）を付与する。例えば、ユーザ
は、上述のエリア６１にはエリアＩＤ「１」、エリア６
３にはエリアＩＤ「２」、エリア６５にはエリアＩＤ
「３」、エリア６７にはエリアＩＤ「４」、エリア６９
にはエリアＩＤ「５」を付与する。

【００４５】抽出情報作成ＡＰ３７は、エリアＩＤが付
与されたイメージ文書エリア４１ａを解析し、各エリア
ＩＤ及び各エリアＩＤが付与されたエリアの位置情報を
取得し、それらの情報を、エリア情報ＤＢ１５に保存す
る。なお、エリアの位置情報は、イメージ文書エリア４
１ａの所定の位置（例えば左上頂点）を基準（原点）と
したときの位置、例えば、エリアの形状が方形ならば各
頂点座標、エリア形状が楕円ならば中心座標及び楕円を
表す式の情報である。

【００４６】以上のようなエリアＩＤの付与作業を行う
のは、文書属性抽出シートを作成する前でも後でも良
い。

【００４７】再び図４を参照する。

【００４８】属性項目『エリア』の情報設定ボックス５
１_６〜５１_１０には、各種文書属性に対応するエリアＩ
Ｄを設定する。すなわち、上述のエリアＩＤの付与作業
によれば、エリアＩＤと文書属性種類との対応関係は、
「ＩＤ「１」：『バージョン』」、「ＩＤ「２」：『文
書名』」、「ＩＤ「３」：『企業・組織名』」、「ＩＤ
「４」：『作成者』」、「ＩＤ「５」：『作成年月
日』」となっているので、ユーザは、文書属性『文書
名』の情報設定ボックス５１_６には「２」、文書属性
『作成者』の情報設定ボックス５１_７には「４」、文書
属性『企業・組織名』の情報設定ボックス５１_８には
「３」、文書属性『作成年月日』の情報設定ボックス５
１_９には「５」、文書属性『バージョン』の情報設定ボ
ックス５１_１０には「１」を設定する。

【００４９】属性項目『フォント』の情報設定ボックス
５１_１１〜５１_１５には、イメージ文書４１に記載され
ている文書属性のフォントを元に、文字情報ＤＢ１９内
に予め格納されているフォント／フォントＩＤテーブル
に従って、情報を設定する。

【００５０】図７は、フォント／フォントＩＤテーブル
を示す。

【００５１】フォント／フォントＩＤテーブル７１に
は、フォント名と、各フォント名に対応させたフォント
ＩＤ（例えば数字）とが記録されている。例えば、この
図に示すフォント／フォントＩＤテーブル７１には、
「フォント名：フォントＩＤ」の順で言うと、「ゴシッ
ク：１」、「明朝：２」、「楷書：３」、「太ゴシッ
ク：４」、及び「ポップ：５」が記載されている。この
フォント／フォントＩＤテーブル７１は、ユーザが作成
できるようにしても良い。

【００５２】ユーザは、このフォント／フォントＩＤテ
ーブル７１に従って、図４に示す属性項目『フォント』
の情報設定ボックス５１_１１〜５１_１５に情報を設定す
る。なお、属性項目『フォント』の情報設定ボックス５
１_１１〜５１_１５に情報を設定しない場合は、文書属性
の抽出は、文書属性のフォントに関係無く行なわれる。

【００５３】属性項目『サイズ』の情報設定ボックス５
１_１６〜５１_２０には、抽出対象の文書属性の文字サイ
ズをポイント単位（所定のワープロソフト（例えばMicr
osoft社のWord98）で設定可能な文字サイズ）で設定す
る。なお、属性項目『サイズ』の情報設定ボックス５１
_１６〜５１_２０に情報を設定しない場合は、文書属性の
抽出は、文書属性の文字サイズに関係無く行なわれる。

【００５４】属性項目『文字飾り』の情報設定ボックス
５１_２１〜５１_２５には、抽出対象の文書属性の文字
に、斜体、下線付き等の文字飾りがあるときに情報設
定、例えばチェックマークを記入する。図３に示したイ
メージ文書４１で言えば、文書属性『バージョン』は
「Version 1.0」と記載されているので文字飾り「下線
付き」が、文書属性『作成年月日』は「2000/01/01」と
記載されているので文字飾り「斜体」があるので、文書
属性『バージョン』及び『作成年月日』に対応の情報設
定ボックス５１_２４及び５１_２５には、チェックマーク
を記入する。

【００５５】勿論、本実施形態では、各種文字飾りに対
応させた文字飾りＩＤを用意して（例えば、文字飾り
『太線』には文字飾りＩＤ「１」、文字飾り『斜体』に
は文字飾りＩＤ「２」、文字飾り『下線付き』には文字
飾りＩＤ「３」を対応させたテーブルを用意して）、抽
出対象の文書属性の文字に文字飾りがあるときは、その
文字飾りに対応した文字飾りＩＤを記入しても良い。な
お、属性項目『文字飾り』の情報設定ボックス５１_１６
〜５１_２０に情報設定しない場合は、文書属性の抽出
は、文書属性に文字飾りが有るか無いかに関係無く行な
われる。

【００５６】属性項目『取得文字数』の情報設定ボック
ス５１_２６〜５１_３０には、抽出する文書属性の文字数
を制限したいときに、その文字数を設定する。

【００５７】以上のようにして、ユーザは、文書属性抽
出シート４３の各情報設定ボックス５１_１〜５１_３０に
イメージ文書４１から各種文書属性を抽出するための情
報を設定し、且つ、シートＩＤ記入欄４５にユニークな
シートＩＤを記入して、図８に示す文書属性抽出シート
４３’を完成させる。

【００５８】ユーザは、文書属性抽出シート４３’に係
る紙文書を任意のスキャナ１ａ（又は１ｂ、…）にスキ
ャンさせる場合は、その紙文書の一番上に（つまり紙文
書の表紙として）文書属性抽出シート４３’をセットす
る（つまり、文書属性抽出シート４３’が一番初めにス
キャナ１ａにスキャンされるようにする）。１台のスキ
ャナ１ａに、複数種類の紙文書をスキャンさせる場合に
は、紙文書の種類が異なる各境目に、文書属性抽出シー
トをそれぞれセットする。

【００５９】スキャナ１ａにセットした文書属性抽出シ
ート４３’及び紙文書は、スキャナ１ａによってスキャ
ンされる。スキャンされた文書属性抽出シート４３’及
び紙文書は、既に述べたように、文書管理サーバ３の文
書管理処理ＡＰ１０が、文書属性抽出シート４３’を識
別及び解析し、そのシート４３’に設定されている情報
に従って、シート４３’の後にスキャンされて作成され
たイメージ文書から属性情報を抽出し、抽出した属性情
報をそのイメージ文書に付与する。

【００６０】以下、図９を参照して、上述の文書属性抽
出シート４３’が添えられた紙文書がスキャナ１ａでス
キャンされたときの、文書管理処理ＡＰ１０の処理流れ
を説明する。

【００６１】いずれかのスキャナ、例えばスキャナ１ａ
で紙文書のスキャンが行なわれているときは（ステップ
Ｓ１でＹｅｓ）、そのスキャナ１ａで作成されたスキャ
ンデータを取得する（Ｓ２）。文書管理処理ＡＰ１０
は、取得したスキャンデータの各ページをチェックして
（Ｓ３）、そのページが文書属性抽出シート４３’か否
かを判断する（Ｓ４）。文書属性抽出シート４３’を識
別したときは（Ｓ４でＹｅｓ）、それ以前のページのイ
メージ文書と、それ以降のページのイメージ文書は別の
ものであると判別し、シート４３’以降のページのイメ
ージ文書から文書属性を抽出するようにする。

【００６２】シート４３’を識別したときは（Ｓ４でＹ
ｅｓ）、文書管理処理ＡＰ１０は、シートフォーマット
ＤＢ１１内の情報、つまり、文書属性抽出シート４３’
における情報設定ボックス５１_１〜５１_３０の位置座標
と、各情報設定ボックス５１ _１〜５１_３０が対応する属
性項目及び文書属性の種類情報と、各情報設定ボックス
５１_１〜５１_３０への設定方法（チェックマークと数字
のどちらを設定するか）の情報とを元にして、シート４
３’を解析し、シート４３’の各情報設定ボックス５１
_１〜５１_３０に設定された情報を取得する（Ｓ５）。

【００６３】次に、文書管理処理ＡＰ１０は、シート４
３’の情報設定ボックス５１_１〜５１_１０から取得され
た文書属性の記載位置情報（ページ番号及びエリアＩ
Ｄ）と、エリア情報ＤＢ１５内に格納されているエリア
情報（エリアＩＤ及びエリアＩＤに対応したエリアの位
置情報）とに基づいて、イメージ文書自体に記載されて
いる各種抽出対象の文書属性の記載エリア（位置）を特
定する（Ｓ６）。また、文書管理処理ＡＰ１０は、シー
ト４３’の情報設定ボックス５１_１１〜５１_３０から取
得された文書属性の文字特徴情報（フォントＩＤ、文字
サイズポイント、文字飾りの有無を示すチェックマー
ク、及び取得文字数）と、文字情報ＤＢ１９内に格納さ
れているフォント／フォントＩＤテーブルとに基づい
て、イメージ文書自体に記載されている各種抽出対象の
文書属性の文字特徴を特定する（Ｓ７）。

【００６４】そして、文書管理処理ＡＰ１０は、イメー
ジ文書を解析し、特定した記載エリア及び文字特徴に基
づいて、イメージ文書から文書属性を抽出する（Ｓ
８）。文書管理処理ＡＰ１０は、抽出した文書属性をそ
れに係るイメージ文書（つまり、シート４３’を識別し
た次のページから別の文書属性抽出シートを識別する前
までのページのイメージ文書）に付与して（Ｓ９）、そ
のイメージ文書を文書属性／イメージ文書ＤＢ２７に保
存する（Ｓ１０）。

【００６５】以上、上述した実施形態によれば、ユーザ
が文書属性抽出シート４３に所望の数字（ページ番号、
シートＩＤ、エリアＩＤ、フォントＩＤ等）又はチェッ
クマークを記入して、そのシートをそれに係る紙文書の
表紙にしてスキャンさせれば、その紙文書自体から文書
属性を抽出して、イメージ文書に文書属性を付与するこ
とができる。ユーザが文書属性抽出シート４３に記入す
る情報は数字又はチェックマークだけであるため、文書
属性の文字数がどんなに多くても、記入する量は少なく
て済む。つまり、従来は面倒且つ負担の大きいものであ
った文書属性付与作業が、ユーザにとって比較的楽なも
のになる。

【００６６】また、上述した実施形態によれば、文書属
性抽出シート４３に記入する情報は、スキャンする紙文
書の文書属性の記載位置だけで足りるので、スキャンす
る紙文書のフォーマットが同じであれば（つまり、紙文
書に記載される文書属性の種類とその記載位置が同じで
あれば）、一度情報を記入した文書属性抽出シート４３
をコピーして再利用することができる（従来は、たとえ
スキャンする紙文書のフォーマットが同じであっても、
文書属性の内容自体は異なっているため（例えば、文書
名の記載位置が同じでも、文書名自体は異なっているた
め）、結局は、文書名、作成者等の文書属性を入力しな
ければならない）。提案書、会議録、決済書等の種々の
紙文書には、同一種類の紙文書であれば、紙文書のフォ
ーマットは同一であるものが多い。従って、前述したよ
うに、一度利用した文書属性抽出シートをコピーして再
利用できれば、ユーザにとって非常に便利であり、効率
的である。

【００６７】以上、本発明の好適な実施形態を説明した
が、これは本発明の説明のための例示であって、本発明
の範囲をこの実施例にのみ限定する趣旨ではない。本発
明は、他の種々の形態でも実施することが可能である。
例えば、文書属性として、『文書種類』を追加登録し、
仕様書、設計書、提案書、会議録、決済書、受注書、論
文などの文書種類に基づいて、文書管理するようにする
こともできる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係るシステムの全体構成
を示すブロック図。

【図２】文書管理サーバ３の構成を示すブロック図。

【図３】スキャンしたイメージ文書４１の一例を示す
図。

【図４】文書属性抽出シートの一例を示す図。

【図５】文書属性の記載エリアを指定するときのイメー
ジ文書４１の表示画面を示す図。

【図６】各エリア６１〜６９に対してエリアＩＤを付与
するときの表示画面を示す図。

【図７】フォント／フォントＩＤテーブルを示す図。

【図８】イメージ文書４１に基づいて情報を設定したと
きの文書属性抽出シートを示す図。

【図９】文書属性抽出シート４３’が添えられた紙文書
がスキャナ１ａでスキャンされたときの、文書管理処理
ＡＰ１０の処理流れを示す図。

【符号の説明】

１ａ、１ｂ、… スキャナ３文書管理サーバ７スキャナ制御部９文書属性抽出シート識別部（シート識別部）１１文書属性抽出シートフォーマットデータベース
（シートフォーマットＤＢ）１０文書管理処理アプリケーション（文書管理処理Ａ
Ｐ）１３文書属性抽出シート解析部（シート解析部）１５エリア情報データベース（エリア情報ＤＢ）１７エリア情報解析部１９文書情報データベース（文字情報ＤＢ）２１文字情報解析部２３文書属性抽出部２５文書属性付与部２７文書属性／イメージ文書データベース（文書属性
／イメージ文書ＤＢ）３１ディスプレイ３３入力装置３７文書属性抽出情報作成アプリケーション（抽出情
報作成ＡＰ）

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】イメージ文書にする紙文書に記載された
文書属性の位置を示す位置情報と、その位置に記載され
た文書属性の種類を示す種類情報とを含む文書属性関連
情報を入力する入力手段と、前記入力された文書属性関連情報を記憶する記憶手段
と、前記イメージ文書にする紙文書に記載された文書属性の
うち所望の種類の文書属性の位置情報を指定する指定手
段と、前記指定された位置情報と前記記憶した文書属性関連情
報とに基づいて、前記紙文書のイメージ文書から文書属
性を抽出し、抽出した文書属性の種類を識別する識別手
段とを備える文書属性識別装置。
【請求項２】前記文書属性関連情報には、前記位置情
報に割当てた位置識別子が含まれ、前記指定手段が、前記所望の種類の文書属性の位置情報
の位置識別子を指定し、前記識別手段が、前記指定された位置識別子と前記文書
属性関連情報とに基づいて、前記紙文書のイメージ文書
から文書属性を抽出し、抽出した文書属性の種類を識別
する請求項１記載の文書属性識別装置。
【請求項３】前記文書属性関連情報には、文書属性の
記載文字の特徴を示す文字特徴情報が含まれ、前記指定手段が、前記所望の種類の文書属性の記載文字
の文字特徴情報を指定し、前記識別手段が、前記指定された文字特徴情報と前記文
書属性関連情報とに基づいて、前記紙文書のイメージ文
書から文書属性を抽出し、抽出した文書属性の種類を識
別する請求項１記載の文書属性識別装置。
【請求項４】イメージ文書にする紙文書に記載された
文書属性の位置を示す位置情報と、その位置に記載され
た文書属性の種類を示す種類情報とを含む文書属性関連
情報を入力するステップと、前記入力された文書属性関連情報を記憶するステップ
と、前記イメージ文書にする紙文書に記載された文書属性の
うち所望の種類の文書属性の位置情報を指定するステッ
プと、前記指定された位置情報と前記記憶した文書属性関連情
報とに基づいて、前記紙文書のイメージ文書から文書属
性を抽出し、抽出した文書属性の種類を識別するステッ
プとを有する文書属性識別方法。
【請求項５】イメージ文書にする紙文書に記載された
文書属性の位置を示す位置情報と、その位置に記載され
た文書属性の種類を示す種類情報とを含む文書属性関連
情報を入力するステップと、前記入力された文書属性関連情報を記憶するステップ
と、前記イメージ文書にする紙文書に記載された文書属性の
うち所望の種類の文書属性の位置情報を指定するステッ
プと、前記指定された位置情報と前記記憶した文書属性関連情
報とに基づいて、前記紙文書のイメージ文書から文書属
性を抽出し、抽出した文書属性の種類を識別するステッ
プとをコンピュータに実行させるためのプログラムを記
録したコンピュータ読取可能な記録媒体。