JP4530576B2 - 電子ドキュメントにおけるインデックスファイル作成システム及びインデックスファイル作成方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定数作製される帳票等に基づいて作成された電子ドキュメントを管理、検索するためのインデックスファイル作成システム及びインデックスファイル作成方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業においては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望ましく、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
【０００３】
従来、一般に所定の事業体で顧客に対して通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態フォーマットの例えば米国アドビシステムズ社が提唱するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）形式のドキュメントファイルに変換してから印刷処理し、当該ＰＤＦドキュメントファイルの状態で保存する場合がある。例えばＰＤＦドキュメントファイルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記各金融団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行する場合、少ない場合でも年間５０万通を越え、多い場合で年間１０００万通を越える場合も少なくない。このような場合に、ＰＤＦ形式のドキュメントファイルとして保存しておくことは、該当顧客のドキュメントの検索、抽出を行うことに多大な時間を要するという問題がある。
【０００５】
そこで、本発明は上記課題に鑑みなされたもので、電子ドキュメントを短時間で検索可能とするインデックスファイル作成システム及びインデックスファイル作成方法を提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１の発明では、所定数の顧客に対応して個別毎に所定数作製される通知印刷物と同じ表示形態で顧客毎に付された固有データが表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのインデックスファイル作成システムであって、顧客毎の所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとして所定数提供され、当該ファイルの顧客毎の各汎用電子ドキュメントに表記された前記固有データを読み込む固有データ読込手段と、前記読み込んだ顧客毎に付された固有データ毎の頁数を特定し、それぞれの前記ファイルの全頁における当該固有データに対応する汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を特定する頁情報特定手段と、前記個別毎の所定数の汎用電子ドキュメントに対して、少なくとも前記固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化するファイル作成手段と、前記ファイル化されたインデックスファイルを格納する格納手段と、を有する構成とする。
【０００８】
請求項２の発明では、所定数の顧客に対応して個別毎に所定数作製される通知印刷物と同じ表示形態で顧客毎に付された固有データが表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索するための、固有データ読込手段、頁情報特定手段、ファイル作成手段及び格納手段を備えるインデックスファイル作成システムによるインデックスファイル作成方法であって、顧客毎の所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとして所定数提供され、前記固有データ読込手段が、当該ファイルの顧客毎の各汎用電子ドキュメントに表記された前記固有データを読み込むステップと、前記頁情報特定手段が、前記読み込んだ顧客毎に付された固有データ毎の頁数を特定するステップと、前記頁情報特定手段が、それぞれの前記ファイルの全頁における当該固有データに対応する汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を特定するステップと、前記ファイル作成手段が、前記個別毎の所定数の汎用電子ドキュメントに対して、少なくとも前記固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化するステップと、前記ファイル作成手段が、前記ファイル化されたインデックスファイルを前記格納手段に格納するステップと、を含む構成とする。
【００１０】
このように、作成された汎用電子ドキュメントに表記された固有データを読み込み、固有データ毎の頁数、ファイル全頁における先頭頁位置を特定し、少なくとも固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成すると共に、適宜、固有データ毎の複数種のインデックス情報を丁合してファイルを作成する。すなわち、汎用電子ドキュメントが作成された後に、表記された固有データを読み込むことで容易にインデックス情報を作成することが可能であり、インデックスファイルを作成することで、汎用電子ドキュメントを短時間で検索可能とすることが可能となるものである。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施形態を図により説明する。本発明は、少なくとも、所定数の顧客に対応して個別毎に所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態で個別毎の固有データが表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのものであって、ここでは銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業等が、各顧客に対して利用明細等を印刷した通知印刷物を発行する際の、保存等のために作成される汎用電子ドキュメントを対象として適用させた場合を示しているが、適宜比較的大量の汎用電子ドキュメントを管理、検索する場合においても適用できるものである。
【００１２】
図１に、本発明に係るインデックスファイル作成システムの一例のブロック構成図を示す。図１において、インデックスファイル作成システム１１は、個別（顧客）毎に所定数作製される所定印刷物と同じ表示形態で個別毎の固有データが表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのものであって、データ入出力手段１２、固有データ読込手段１３、インデックスファイル作成手段１４、当該インデックスファイル作成手段１４を構成する頁情報特定手段１５Ａおよびファイル作成手段１５Ｂを適宜備える。また、本システム１１とは別にインデックスファイル格納手段１６が設けられるが、本システム１１内に構成してもよい。
【００１３】
上記データ入力手段１２は、所定頁数分の汎用電子ドキュメント（以下、ＰＤＦドキュメントとする）を一のＰＤＦファイル１７として所定数提供されるもので、これを順次入力する。上記固有データ読込手段１３は、入力されたＰＤＦファイル１７を順次ＰＤＦドキュメント毎に展開し、当該一のＰＤＦファイルで展開された各ＰＤＦドキュメントに表記された固有データを読み込むもので、提供されるＰＤＦファイルの総てについてそれぞれのＰＤＦドキュメントに表記された固有データを読み込む。
【００１４】
ここで、固有データは図２で説明するが、ＰＤＦドキュメントが作成される個別（顧客）毎に付された識別子（ここでは、ＩＤ番号であり、ＩＤ記号等でもよい）とする。すなわち、識別子が表記されたＰＤＦドキュメントは、当該識別子が表記される位置が座標で定義されて作成されるもので、当該固有データ読込手段１３に読み込む座標を設定することで対象の固有データが読み込まれるものである。なお、本実施形態において、氏名や電話番号が個別毎に重複しない場合には、固有データを氏名や電話番号としてもよい。
【００１５】
上記インデックスファイル作成手段１４を構成する頁情報特定手段１５Ａは、上記固有データ読込手段１３で読み込んだＩＤ番号（識別子）のうち、当該ＰＤＦファイルにおける各ＩＤ番号毎の頁数を特定し、当該ＰＤＦファイルの全頁における当該ＩＤ番号に対応するＰＤＦドキュメントの先頭頁位置を特定する。これを全ＰＤＦファイル毎に行う。
【００１６】
上記インデックスファイル作成手段１４を構成するファイル作成手段１４は、顧客毎の所定数のＰＤＦドキュメントに対して、少なくとも識別子（ＩＤ番号）、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化するもので、当該ファイル名は出力ファイル設定によって付される。そして、上記インデックスファイル格納手段１６は、ファイル化されたインデックスファイルを格納するものである。
【００１７】
ここで、図２に、図１におけるインデックス作成の説明図する。図２（Ａ）は一のＰＤＦファイルに収められている顧客毎のＰＤＦドキュメントを示したもので、図２（Ｂ）は作成されたインデックスファイルを示したものである。図２（Ａ）において、一のＰＤＦファイル１７に収められている顧客毎の各ＰＤＦドキュメントには、座標指定の定義により対象顧客のＩＤ番号がそれぞれ表記されるもので、該当顧客に対応するＰＤＦドキュメントが複数頁の場合にはそれぞれに同一のＩＤ番号が付される。
【００１８】
すなわち、この各ＰＤＦドキュメントは、例えば銀行の利用明細書の右下端に当該顧客を特定するＩＤ番号（ＩＤ：０００１〜）がそれぞれ付されており、一の顧客分が複数頁である場合には各ＰＤＦドキュメントに同一のＩＤ番号が表記される。また、上記例では、銀行の利用明細書の場合であり、例えば当該顧客への表紙面を有する等の複数種類で構成される場合もある。
【００１９】
そこで、図２（Ｂ）において、図２（Ａ）に対応する当該ＰＤＦファイル１７に収められている上記ＰＤＦドキュメントに表記されたＩＤ番号を読み込んで作成されたのが、インデックスファイル１８である。このインデックスファイル１８は、例えば図に示すようにテキストによるＣＳＶ形式のファイルとして作成される。一例を説明すると、インデックスファイル（０００１．ｃｓｖ）の最上において、顧客ＩＤ番号（０００１）のＰＤＦドキュメントは、ＰＤＦファイル名（ａ−０００１．ｐｄｆ）の第１頁（開始頁）から３頁分（頁数）であることを意味する。
【００２０】
続いて、図３に、図１に係るインデックスファイル作成のフローチャートを示す。図３において、まず、インデックス作成システム１１におけるデータ入力手段１２が提供される所定数のＰＤＦファイル１７を取得する（ステップ（Ｓ）１）。これを、固有データ読込手段１３が一のＰＤＦファイル１７の各ページ毎に展開し（Ｓ２）、各ＰＤＦドキュメントに対して設定された座標に配置されたＩＤ番号の文字コードを当該ＰＤＦファイル１７の全頁に対して読み込む（Ｓ３）。
【００２１】
この読み込んだＩＤ番号の文字コードに基づいて、インデックスファイル作成手段１４における頁情報特定手段１５Ａが、ＩＤ番号毎の頁数を特定し、その先頭頁が当該ＰＤＦファイル１７の全頁における何頁より開始されているかを特定する（Ｓ４）。この頁情報に基づき、ファイル作成手段１５Ｂが、ＩＤ番号、ＰＤＦファイル名、開始頁および頁数の情報を含む対応インデックスファイル１８を、出力ファイル設定で指定されるファイル名で作成する（Ｓ５）。
【００２２】
続いて、一のＰＤＦファイル１７に対応する一の対応インデックスファイル１８としてインデックスファイル格納手段１６に格納させる（Ｓ６）。そして、取得した総てのＰＤＦファイル１７に対応するインデックスファイル１８を、ステップＳ２〜Ｓ６を繰り返すことにより作成してインデックスファイル格納手段１６に格納させるものである（Ｓ７）。
【００２３】
このように、ＰＤＦドキュメント１７が作成された後に、表記されたＩＤ番号を読み込むことで容易にインデックスファイル１８を作成することができ、当該インデックスファイル１８を作成することで、ＰＤＦファイル１７に収められている対象顧客のＰＤＦドキュメントを短時間で検索可能とすることができるものである。
【００２４】
特に、ＰＤＦファイル作成の元データにおいて、所定の顧客に対応するデータが固定長である場合には当該元データより頁割付け可能で元データよりインデックスファイルを作成することは可能であるが、所定の顧客に対応するデータが可変長である場合には元データからの頁割付けが煩雑であることから、本発明のように作成されたＰＤＦファイルよりインデックス情報を得ることにより、容易にインデックスファイルを作成することができるものである。
【００２５】
つぎに、図４に、本発明に係るインデックス作成の丁合への適用例の説明図を示す。図４において、印刷元データ２１の表紙面元データ２１Ａおよび明細面（明細書）元データ２１Ｂをデータ入力編集手段２２が入力する。上記表紙面元データ２１Ａには、所定数の対象顧客毎の住所、氏名、顧客ＩＤ、ＩＤ番号等のデータが含まれる。明細面元データ２１Ｂは、所定数の対象顧客毎の例えばクレジットカードによる取引日時と金額等の通知詳細事項のデータである。
【００２６】
入力された印刷元データ２１における各表紙面元データ２１Ａおよび明細面元データ２１Ｂは、それぞれデータ変換編集手段２３で例えばページ記述言語の印刷用データに変換されると共に、対象の顧客のＩＤ番号を所定位置に含ませる編集が行われ、対応するそれぞれのデータ格納手段２４（２４Ａ，２４Ｂ）に一旦格納される。
【００２７】
続いて、データ格納手段２４（２４Ａ，２４Ｂ）に一旦格納されたＮ通の表紙面データおよびＮ通の明細面データは、ＰＤＦファイル作成手段２５において、上記印刷用データよりＰＤＦ形式にデータ変換されてＮ通の表紙面ＰＤＦドキュメント１７ＡおよびＮ通の明細面ＰＤＦドキュメント１７Ｂとなる。このＮ通の表紙面ＰＤＦドキュメント１７ＡおよびＮ通の明細面ＰＤＦドキュメント１７Ｂについて、インデックス作成システム１１が、付されたＩＤ番号を読み込んでＰＤＦファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスを作成して表紙面インデックス情報１８Ａおよび明細面インデックス情報１８Ｂを得る。
【００２８】
そこで、丁合手段２６が、表紙面インデックス情報１８Ａおよび明細面インデックス情報１８Ｂに基づいて、顧客ＩＤ番号毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続したＰＤＦドキュメントを特定するものとして、ＰＤＦファイル名、開始頁、頁数を関連付けたインデックスファイル１８を作成してインデックスファイル格納手段であるＩＮＤＥＸＤＢ１６に格納するものである。
【００２９】
そして、インデックスＤＢ１６を参照して、表紙面ＰＤＦドキュメント１７Ａおよび明細面ＰＤＦドキュメント１７Ｂを、顧客ＩＤ番号毎に抽出、並べ替えを行って丁合し、当該顧客毎に連続した表紙面ＰＤＦドキュメントおよび明細面ＰＤＦドキュメントのＰＤＦドキュメント２７Ａ，２７Ｂ，２７Ｃ，・・・として所定人数分を一のＰＤＦファイル１７を構成させ、ＰＤＦＤＢ２８に格納する。
【００３０】
ここで、図５に、図４の丁合処理の説明図を示す。図５において、上記ＰＤＦファイル作成手段２５で作成された例えば表紙ＰＤＦドキュメント１７Ａ、およびインデックス作成システム１１で作成された例えば表紙インデックス情報１８Ａが丁合手段２６に入力され、対応する明細ＰＤＦドキュメント１７Ｂおよび明細インデックス情報１８Ｂが当該丁合手段２６に入力される。丁合手段２６では、丁合条件として例えば上下関係のパラメータにしたがって丁合を行う。
【００３１】
そして、表紙ＰＤＦドキュメント１７Ａと明細ＰＤＦドキュメント１７Ｂとが各顧客毎に連続させて丁合した結果として一の例えばＰＤＦファイル１７が作成されてＰＤＦＤＢ２８に格納され、表紙インデックス情報１８Ａと明細インデックス情報１８Ｂとが各顧客毎に連続させて丁合した結果として対応の例えばインデックスファイル１８が作成されてインデックスＤＢ１６に格納される。この場合、インデックスファイル１８は、図２に示すように、上記ＰＤＦファイル１７の全体頁構成から各顧客に対応するＰＤＦドキュメントの開始頁、頁数が再度識別されて関連付けられるものである。
【００３２】
次に、図６に、本発明のインデックスファイル作成システムで作成されたインデックスファイルの適用例の説明図を示す。図６において、ドキュメントファイル配信システム３１は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネット、イントラネット等のコンピュータネットワーク３２に接続されるもので、当該コンピュータネットワーク３２には所定数のクライアント端末（所定事業体のコールセンタの端末、顧客端末等）３３（３３Ａ〜３３Ｎ）が接続される。
【００３３】
上記ドキュメントファイル配信システム３１は、システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、適宜、データ入出力手段４１、ＤＢ管理手段４２、ファイル名抽出手段４３、ＰＤＦドキュメント切出手段４４および配信手段４５を備える。データ入出力手段４１は、所定のクライアント端末３３からの対象顧客におけるＰＤＦドキュメントの閲覧要求の情報等を入力し、配信手段４５で作成された所定の画面ファイルやＰＤＦＤＢ２８より切り出した対象のＰＤＦドキュメントファイルを当該クライアント端末３３に送信する。
【００３４】
上記ＤＢ管理手段４２は、上述のＰＤＦファイル作成手段２５で作成されたＰＤＦファイル１７が格納されたＰＤＦＤＢ２８、およびインデックスファイル作成システム１１で作成されたインデックスファイル１８が格納されたＩＮＤＥＸＤＢ１６を管理するもので、適宜データ更新やデータベースへのアクセスを管理する。上記ファイル名抽出手段４３は、入力された顧客ＩＤ番号に基づいてＩＮＤＥＸＤＢ１６の該当インデックスファイル１８より該当のＰＤＦドキュメントが格納されているＰＤＦファイル名、開始頁、頁数を抽出する。
【００３５】
上記ＰＤＦドキュメント切出手段４４は、抽出された当該ＰＤＦファイル名でＰＤＦＤＢ２８に格納されているＰＤＦファイル１７を特定し、当該ＰＤＦファイル１７の開始頁のＰＤＦドキュメントから頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す。そして、配信手段４５は、適宜顧客ＩＤ番号を取得するための画面ファイルを作成して該当のクライアント端末３３に送信させ、上記ＰＤＦドキュメント切出手段４４で切り出した該当のＰＤＦドキュメントの送信ファイルを作成して要求のあったクライアント端末３３に送信させる。
【００３６】
そこで、図７に、図６のインデックス使用例のフローチャートを示す。ここでは所定のクライアント端末３３からのＰＤＦドキュメント閲覧要求に対してアクセス者の認証を行うことは省略する。図７において、まず、正規のクライアント端末３３よりデータ入出力手段４１が閲覧対象の顧客ＩＤ番号を取得する（Ｓ１１）。
【００３７】
続いて、当該クライアント端末３３からの顧客ＩＤ番号の情報を入力したときに、ファイル名抽出手段４３が、ＩＮＤＥＸＤＢ１６を参照して該当のインデックスファイル１８を特定してインデックスを展開し、取得した顧客ＩＤ番号に対応したＰＤＦファイル、およびその開始頁、頁数の情報を抽出して取得する（Ｓ１２）。
【００３８】
取得したＰＤＦファイル名、開始頁、頁数に基づいてＰＤＦドキュメント切出手段４４が、ＰＤＦＤＢ２８を参照して、まずＰＤＦファイル名より該当のＰＤＦファイルを特定して展開し、開始頁より頁数分のＰＤＦドキュメントを切り出す（Ｓ１３）。そして、切り出した当該顧客対応のＰＤＦドキュメントについて配信手段４５が送信ファイルを作成し、対象クライアント端末３３に送信するものである（１４）。
【００３９】
このように、各顧客のＰＤＦドキュメントに対応したインデックスファイル１８を用いて、ＰＤＦＤＢ２８に格納されている該当のＰＤＦドキュメントが所属するファイル名を特定し、当該ファイルの配置位置（開始頁から頁数）より当該ＰＤＦドキュメントを切り出すことで、対象顧客のＰＤＦドキュメントを短時間で検索することができるものである。
【００４０】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、作成された汎用電子ドキュメントに表記された固有データを読み込み、固有データ毎の頁数、ファイル全頁における先頭頁位置を特定し、少なくとも固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成すると共に、適宜、固有データ毎の複数種のインデックス情報を丁合してファイルを作成することにより、容易にインデックス情報を作成することができ、インデックスファイルを作成することで、汎用電子ドキュメントを短時間で検索可能とすることができるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るインデックスファイル作成システムの一例のブロック構成図である。
【図２】図１におけるインデックス作成の説明図である。
【図３】図１に係るインデックスファイル作成のフローチャートである。
【図４】本発明に係るインデックス作成の丁合への適用例の説明図である。
【図５】図４の丁合処理の説明図である。
【図６】本発明のインデックスファイル作成システムで作成されたインデックスファイルの適用例の説明図である。
【図７】図６のインデックス使用例のフローチャートである。
【符号の説明】
１１ インデックスファイル作成システム
１３ 固有データ読込手段
１４ インデックスファイル作成手段
１５Ａ 頁情報特定手段
１５Ｂ ファイル作成手段
１６ インデックスファイル格納手段
１７ ＰＤＦファイル
１８ インデックスファイル
２５ ＰＤＦファイル作成手段
２８ ＰＤＦＤＢ
３１ ＰＤＦファイル配信システム

Claims (2)

1. 所定数の顧客に対応して個別毎に所定数作製される通知印刷物と同じ表示形態で顧客毎に付された固有データが表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索するためのインデックスファイル作成システムであって、
   顧客毎の所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとして所定数提供され、当該ファイルの顧客毎の各汎用電子ドキュメントに表記された前記固有データを読み込む固有データ読込手段と、
   前記読み込んだ顧客毎に付された固有データ毎の頁数を特定し、それぞれの前記ファイルの全頁における当該固有データに対応する汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を特定する頁情報特定手段と、
   前記個別毎の所定数の汎用電子ドキュメントに対して、少なくとも前記固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化するファイル作成手段と、
   前記ファイル化されたインデックスファイルを格納する格納手段と、
   を有することを特徴とするインデックスファイル作成システム。
2. 所定数の顧客に対応して個別毎に所定数作製される通知印刷物と同じ表示形態で顧客毎に付された固有データが表記されて作成された汎用電子ドキュメントを管理、検索するための、固有データ読込手段、頁情報特定手段、ファイル作成手段及び格納手段を備えるインデックスファイル作成システムによるインデックスファイル作成方法であって、
   顧客毎の所定頁数分の前記汎用電子ドキュメントを一のファイルとして所定数提供され、前記固有データ読込手段が、当該ファイルの顧客毎の各汎用電子ドキュメントに表記された前記固有データを読み込むステップと、
   前記頁情報特定手段が、前記読み込んだ顧客毎に付された固有データ毎の頁数を特定するステップと、
   前記頁情報特定手段が、それぞれの前記ファイルの全頁における当該固有データに対応する汎用電子ドキュメントの先頭頁位置を特定するステップと、
   前記ファイル作成手段が、前記個別毎の所定数の汎用電子ドキュメントに対して、少なくとも前記固有データ、ファイル名、開始頁及び頁数を関連付けたインデックス情報を作成してファイル化するステップと、
   前記ファイル作成手段が、前記ファイル化されたインデックスファイルを前記格納手段に格納するステップと、
   を含むことを特徴とするインデックスファイル作成方法。

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