JP2001344556A - 情報管理システムおよび情報管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 登録する入力された画像データが所定の文書
データであってもそのまま画像データとして登録するこ
ともできるしテキストデータとして登録することもでき
る情報管理システムおよび方法を提供する。 【解決手段】 文書データを登録管理する情報管理シス
テムにおいて、画像データ入力部４により入力された登
録する文書データが文字画像データを含む画像データか
らなる所定の文書データであると、そのまま画像データ
として登録するかテキストデータに変換して登録するか
画像データおよびテキストデータの両方を登録するかを
指定させるためのメッセージを表示部２により表示す
る。テキストデータに変換して登録するように指定され
た場合にデータ変換部５が前記画像データを対象に文字
認識を行って画像データをテキストデータに変換し、フ
ァイル登録部８がテキストデータに変換されたテキスト
ファイルをテキストファイル格納部７に格納する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、画像データやテキ
ストデータから成る文書データを登録して管理したり、
帳票データを登録して管理したりする情報管理システム
に係わり、特に、画像データをテキストデータに変換し
て登録管理することができる情報管理システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】文書管理システムなど情報管理システム
は、例えば図７に示すように、一つまたは複数の情報管
理サーバ22と複数のパーソナルコンピュータなどクライ
アント端末装置21とから成るネットワークシステムとし
て構成されている。情報管理サーバ22内には、ハードデ
ィスクやコンパクトディスクなどの部分領域から構成さ
れたフォルダなどと呼ばれている情報保管場所単位を複
数有した情報記憶手段を備え、その中に文書データなど
情報コンテンツを保管する。あるいは、クライアント端
末装置21内にも情報記憶手段を備え、その中に文書デー
タなどを保管する。そして、情報管理サーバ22内の情報
記憶手段に文書データを保管する場合には、例えば文書
を登録する際には、利用者が、登録しようとする文書デ
ータと、それにリンクさせる文書名、登録者名、キーワ
ードなど書誌情報を与え、文書データを保管するフォル
ダなどを指定する。これにより、情報管理サーバ22内の
情報管理手段が、与えられた書誌情報および時計回路か
ら取得した登録日などを書誌情報リストに追加して登録
すると共に、与えられた文書データを追加した書誌情報
にリンクさせて指定されたフォルダなどに保管する。な
お、このときに保管される文書データは主としてテキス
トデータであるか画像データ（イメージデータ）であ
る。印刷された文字を画像データとして入力し、文字認
識を行ってテキストデータに変換して登録する情報管理
システムも従来より提供されている。このような情報管
理システムでは、大量の文書などを容易に入力できる
し、登録された文書を容易に更新したり、全文検索を行
ったりすることが可能である。また、管理対象のデータ
として帳票データを扱う情報管理システムでは、複数の
帳票種類のそれぞれに対応付けてパターン情報を登録し
ておき、入力された帳票データをパターン情報と比較す
ることにより帳票の種類を識別し、それぞれの種類の帳
票に対応した帳票処理を行う。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、画像デ
ータからテキスト情報に変換する前記の従来技術におい
ては、画像データが文字画像を含む所定の文書データで
あると、無条件にテキストデータに変換してしまうの
で、利用者が状況によりそのまま画像データとして登録
しようと思っても意図に反してテキストデータに変換さ
れてしまうという問題があった。また、帳票データを扱
う前記の従来技術においては、画像データとして入力さ
れた文字情報を文字認識してテキストデータに変換する
処理を行ってはいても、帳票の種類が異なっていてフォ
ーマットに違いがある場合には、同一構成の表を用いて
表計算を行うというように、統一された方法で自動的に
統計処理などを行うことができなかった。例えば、小売
店から問屋への発注業務を扱う商品発注システムにおい
て、問屋では、各小売店から封書（紙）やファクシミリ
で受け取った各注文書を１枚１ファイルとして扱うが、
このような場合、各注文書の形式は異なっていても問屋
にとって注文書としての意味は同じであるので、統一さ
れた方法で統計的に注文内容を取り扱いたいにもかかわ
らず、情報管理システムに登録されている該当文書を一
つ一つ開いて処理する作業が発生してしまうのである。
本発明の課題は、このような従来技術の問題を解決する
ことにある。すなわち、本発明の目的は、登録する入力
された画像データが所定の文書データであっても利用者
の意図に従ってそのまま画像データとして登録すること
もできるしテキストデータとして登録することもできる
情報管理システムなどを提供することにある。また、本
発明の他の目的は、帳票のフォーマットに違いがあった
りしても統一された方法で自動的に統計処理などを行う
ことができる情報管理システムを提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明は、画像データまたはテキス
トデータから成る文書データを登録して管理する情報管
理システムにおいて、登録しようとする前記文書データ
が文字画像データを含む画像データからなる所定の文書
データである場合に、そのまま画像データとして登録
し、テキストデータに変換して登録し、または、更に画
像データおよびテキストデータの両方を登録するかを指
定させる情報種別指定手段と、前記情報種別指定手段に
よりテキストデータに変換して登録するように指定され
たときに前記画像データを対象に文字認識を行って画像
データをテキストデータに変換する情報変換手段とを備
えたことを特徴とする。また、請求項２記載の発明は、
画像データまたはテキストデータから成る文書データを
登録して管理する情報管理システムにおいて、登録しよ
うとする前記文書データが文字画像データを含む画像デ
ータから成る所定の文書データである場合に、そのまま
画像データとして登録し、所定のデータ形式のデータに
変換して登録し、または、更に画像データおよび所定の
データ形式のデータの両方を登録するかを指定させる情
報種別指定手段と、前記情報種別指定手段により所定の
データ形式のデータに変換して登録するように指定され
たときに前記画像データを対象に文字認識を行って画像
データを所定のデータ形式のデータに変換する情報変換
手段とを備えたことを特徴とする。

【０００５】また、請求項３記載の発明は、複数種類の
帳票データを登録して管理する情報管理システムにおい
て、複数種類の帳票のそれぞれのパターン情報を記憶し
ておく帳票パターン記憶手段と、前記帳票データを所定
の共通形式のデータに変換するための定義情報をそれぞ
れの帳票に対応付けて記憶しておく定義情報記憶手段
と、前記帳票パターン記憶手段に記憶されたパターン情
報と入力された前記帳票データとを比較して入力された
帳票の種類を識別する帳票識別手段と、前記帳票識別手
段により識別された種類の帳票の定義情報を前記定義情
報記憶手段から取得し、取得した前記定義情報に従って
入力された帳票データを前記所定の共通形式のデータに
変換して登録する変換登録手段とを備えたことを特徴と
する。また、請求項４記載の発明は、請求項３記載の情
報管理システムにおいて、前記帳票データは、画像読み
取り手段により読み取られた画像データ、ファクシミリ
受信手段により受信されたファクシミリ画像データおよ
びデータ通信手段により受信された電子メールデータの
うちのいずれかであることを特徴とする。また、請求項
５記載の発明は、請求項３または請求項４記載の情報管
理システムにおいて、入力された前記帳票データが帳票
パターン記憶手段に記憶されているパターン情報のいず
れにも該当しなかったとき、前記帳票データを変換する
ことなく登録する構成にしたことを特徴とする。また、
請求項６記載の発明は、画像データまたはテキストデー
タから成る文書データを登録して管理する情報管理方法
において、登録しようとする前記文書データが文字画像
データを含む画像データからなる所定の文書データであ
る場合に、そのまま画像データとして登録し、テキスト
データに変換して登録し、または、更に画像データおよ
びテキストデータの両方を登録するかを指定させ、テキ
ストデータに変換して登録するように指定されたなら
ば、前記画像データを対象に文字認識を行って画像デー
タをテキストデータに変換することを特徴とする。ま
た、請求項７記載の発明は、複数種類の帳票データを登
録して管理する情報管理方法において、複数種類の帳票
のそれぞれのパターン情報を記憶しておくと共に、前記
帳票データを所定の共通形式のデータに変換するための
定義情報をそれぞれの帳票に対応付けて記憶しておき、
前記パターン情報と入力された前記帳票データとを比較
して入力された帳票の種類を識別し、識別された種類の
帳票の前記定義情報を取得し、取得した前記定義情報に
従って入力された帳票データを前記所定の共通形式のデ
ータに変換して登録することを特徴とする。

【０００６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施
の形態に係る情報管理システムを示す構成ブロック図で
ある。図１に示したように、この実施例の情報管理シス
テムは、システム全体を制御する制御部１、メッセージ
や文書データなどを表示する表示部２、キーボードやマ
ウスを有してコマンドなどを入力するコマンド入力部
３、画像読み取り手段またはファクシミリ受信手段また
はメール受信手段などを有して画像データを入力する画
像データ入力部４、文字認識手段などを有して画像デー
タをテキストデータに変換するデータ変換部５、画像フ
ァイルを格納しておく画像ファイル格納部６、テキスト
ファイルを格納しておくテキストファイル格納部７およ
び画像データやテキストデータをファイルとして登録す
るファイル登録部８などを備えている。なお、前記制御
部１およびファイル登録部８はＣＰＵおよびメモリなど
から構成されている。データ変換部５はＣＰＵおよびメ
モリ、または専用の論理回路などから構成されている。
画像ファイル格納部６およびテキストファイル格納部７
はハードディスク装置などから構成されている。また、
この実施の形態では、請求項１記載の情報種別指定手段
はコマンド入力部３により構成され、情報変換手段はデ
ータ変換部５により構成される。

【０００７】図２に、本発明の第１の実施の形態の動作
を説明するための動作フローを示す。以下、図２などに
基づいてこの実施の形態の動作を説明する。まず、制御
部１が、画像データ入力部４内の画像読み取り手段（ス
キャナ）により読み取った画像データ（イメージデー
タ）あるいはファクシミリ受信手段により受信した画像
データなどを制御部１内のメモリに取り込む（ステップ
Ｓ１）。さらに、文字画像を含む所定の文書データを処
理するアプリケーションプログラムに従って、表示部２
が、その画像データをそのまま画像データとして登録
し、テキストデータに変換して登録し、または、両方の
データとして登録するかなどを指定させるダイアログ
（メッセージ）を表示する（ステップＳ２）。そして、
利用者がそのダイアログに応じて指定内容を入力すると
（ステップＳ３）、まず、画像データつまり画像ファイ
ルとして登録するという指定があったか否かをファイル
登録部８が判定する（ステップＳ４）。こうして、画像
ファイルとして登録という指定があったと判定されたな
らば（ステップＳ４でYES）、ファイル登録部８はメモ
リに記憶されている画像データをそのまま画像ファイル
として画像ファイル格納部６に格納登録し（ステップＳ
５）、さらに、テキストデータつまりテキストファイル
として登録という指定もあるか否かを判定する（ステッ
プＳ６）。また、画像ファイルとして登録という指定が
なかったならば（ステップＳ４でNO）、ファイル登録部
８はテキストファイルとして登録という指定があるか否
かを直ちに判定する（ステップＳ６）。そして、テキス
トファイルとして登録という指定があると判定されたな
らば（ステップＳ６でYES）、データ変換部５が入力さ
れた画像データ中の文字画像について文字認識手段を用
いて文字認識処理を行い、テキストデータに変換する
（ステップＳ７）。さらに、ファイル登録部８が、変換
されたテキストデータをテキストファイルとしてテキス
トファイル格納部７に格納登録し（ステップＳ８）、こ
の動作フローを終了させる。また、ステップＳ６におい
て、テキストファイルとして登録という指定がないと判
定されたならば（ステップＳ６でNO）、テキストファイ
ルとしての登録を行うことなくこの動作フローを終了さ
せる。こうして、この実施の形態によれば、登録する入
力された画像データが文字画像を含む所定の文書データ
であっても利用者の意図に従ってそのまま画像データと
して登録することもできるし、または、テキストデータ
として登録することもできる。したがって、この実施の
形態によれば、必要に応じて画像データのまま登録する
ことにより、文書全体のレイアウトを原文のまま保持し
た状態で電子文書化したりできるし、フォントを備えて
いない特殊な文字の抜けを防ぐこともできるし、文書中
に描かれている絵の抜けを防ぐこともでき、また、画像
データだけでなくテキストデータでも登録した場合に
は、前記の効果に加えて更新や全文検索なども容易に行
える。

【０００８】図３は本発明の第２の実施の形態に係る情
報管理システムを示す構成ブロック図である。図３に示
したように、この第２の実施の形態に係る情報管理シス
テムは、第１の実施の形態（図１参照）におけるデータ
変換部５の代わりに文字認識手段などを有して画像デー
タをＰＤＦ形式のデータに変換するＰＤＦ変換部９を備
え、かつ、テキストファイル格納部７の代わりにＰＤＦ
ファイルを格納しておくＰＤＦファイル格納部10を備え
ている。なお、前記ＰＤＦ変換部９はＣＰＵおよびメモ
リまたは専用の論理回路などから構成され、ＰＤＦファ
イル格納部10はハードディスク装置などから構成されて
いる。また、この実施の形態では、請求項２記載の情報
変換手段はＰＤＦ変換部９により構成される。

【０００９】図４に、本発明の第２の実施の形態の動作
を説明するための動作フローを示す。以下、図４などに
基づいてこの実施の形態の動作を説明する。まず、制御
部１が、画像データ入力部４内の画像読み取り手段（ス
キャナ）により読み取った画像データ（イメージデー
タ）あるいはファクシミリ受信手段により受信した画像
データなどを制御部１内のメモリに取り込む（ステップ
Ｓ11）。さらに、文字画像を含む所定の文書データを処
理するアプリケーションプログラムに従って、表示部２
が、その画像データをそのまま画像データとして登録
し、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式のデータ
に変換して登録し、または、両方のデータとして登録す
るかなどを指定させるダイアログ（メッセージ）を表示
する（ステップＳ12）。そして、利用者がそのダイアロ
グに応じて指定内容を入力すると（ステップＳ13）、ま
ず、画像データつまり画像ファイルとして登録するとい
う指定があったか否かをファイル登録部８が判定する
（ステップＳ14）。こうして、画像ファイルとして登録
という指定があったと判定されたならば（ステップＳ14
でYES）、ファイル登録部８はメモリに記憶されている
画像データをそのまま画像ファイルとして画像ファイル
格納部６に格納登録し（ステップＳ15）、さらに、ＰＤ
Ｆ形式のデータつまりＰＤＦファイルとして登録という
指定もあるか否かを判定する（ステップＳ16）。また、
画像ファイルとして登録という指定がなかったならば
（ステップＳ14でNO）、ファイル登録部８はＰＤＦファ
イルとして登録という指定があるか否かを直ちに判定す
る（ステップＳ16）。そして、ＰＤＦファイルとして登
録という指定があると判定されたならば（ステップＳ16
でYES）、ＰＤＦ変換部９が入力された画像データ中の
文字画像について文字認識手段を用いて文字認識処理を
行い、さらに、ＰＤＦ形式のデータに変換する（ステッ
プＳ17）。さらに、ファイル登録部８が、変換されたＰ
ＤＦデータをＰＤＦファイルとしてＰＤＦファイル格納
部10に格納登録し（ステップＳ18）、この動作フローを
終了させる。また、ステップＳ16でＰＤＦファイルとし
て登録という指定でないと判定されたならば（ステップ
Ｓ16でNO）、ＰＤＦファイルとしての登録を行うことな
くこの動作フローを終了させる。なお、前記において
は、画像データをＰＤＦ形式のデータに変換したが、Ｐ
ＤＦ形式以外の標準的なデータ形式のデータに変換する
ようにしてもよい。こうして、この第２の実施の形態に
よれば、登録する入力された画像データが文字画像を含
む所定の文書データであっても利用者の意図に従ってそ
のまま画像データとして登録することもできるし標準的
なデータ形式のデータとして登録することもできる。し
たがって、第２の実施の形態は、第１の実施の形態と同
様の効果を得ることができるだけでなく、標準的なデー
タ形式のデータとして登録した場合には、受け手側でフ
ァイルを開けないというような問題が少なくなるし、例
えばＰＤＦファイルの場合では受け手側のシステムが送
り手側と異なっても原文の体裁そのままで表示される
し、印刷される。

【００１０】図５は本発明の第３の実施の形態に係る情
報管理システムを示す構成ブロック図である。図示した
ように、この第３の実施の形態に係る情報管理システム
は、システム全体を制御する制御部１、メッセージや帳
票データなどを表示する表示部2a、キーボードやマウス
を有してコマンドなどを入力するコマンド入力部3a、画
像読み取り手段またはファクシミリ受信手段またはメー
ル受信手段などを有して画像データを入力する画像デー
タ入力部４、画像ファイルを格納しておく画像ファイル
格納部６、画像ファイルや出力先ファイルを登録するフ
ァイル登録部8a、複数種類の帳票のそれぞれのパターン
情報を記憶しておく帳票パターン記憶手段および帳票デ
ータを所定の共通形式に変換するための帳票毎の定義情
報を記憶しておく定義情報記憶手段としての比較元パタ
ーンファイル格納部11、前記比較元パターンファイル格
納部11に記憶されたパターン情報（比較元パターン情
報）と入力された帳票データとを比較して入力された帳
票の種類を識別する帳票識別部12、その帳票識別部12に
より識別された種類の帳票の定義情報を前記定義情報記
憶手段から取得し、取得した定義情報に従って入力され
た帳票データを所定の共通形式のデータに変換して出力
先ファイルに書き込むデータ変換書き込み部13、およ
び、このデータ変換書き込み部13により書き込まれた出
力先ファイルを格納しておく出力先ファイル格納部14な
どを備えている。なお、前記帳票識別部12およびデータ
変換書き込み部13はＣＰＵおよびメモリなどから構成さ
れ、比較元パターンファイル格納部11および出力先ファ
イル格納部14はハードディスク装置などから構成されて
いる。また、この第３の実施の形態では、請求項３記載
の帳票識別手段は帳票識別部12により構成され、変換登
録手段はデータ変換書き込み部13およびファイル登録部
8aにより構成される。

【００１１】図６に、本発明の第３の実施の形態の動作
を説明するための動作フローを示す。以下、図６などに
基づいてこの第３の実施の形態の動作を説明する。な
お、この動作フローの動作に先立って、比較元パターン
ファイル格納部11には、画像データ（イメージデータ）
形式で各帳票の特徴的なパターン情報を記憶させておく
と共に、各帳票に対応付けて入力された帳票データから
所定の共通形式のデータを生成するための定義情報を記
憶させておく。例えば問屋と小売店の例で考えると、比
較元パターンファイル格納部11には、小売店A1から送付
されくる注文書B1の形式の特徴的なパターンと小売店A2
か送付されてくる注文書B2の形式の特徴的なパターンと
を登録しておくと共に、注文書B1に対応付けて注文書B1
に記載されたデータ（文字や数値）を共通の表計算プロ
グラムで処理するための共通の表に書き移す処理を定義
する定義情報、および、注文書B2に対応付けて注文書B2
に記載されたデータ（文字や数値）を前記共通の表計算
プログラムで処理するための共通の表に書き移す処理を
定義する定義情報を記憶させておくわけである。このよ
うな準備を予め行っておき、その後、制御部１が、画像
データ入力部４内の画像読み取り手段（スキャナ）によ
り読み取った画像データ（イメージデータ）あるいはフ
ァクシミリ受信手段により受信した画像データなどを制
御部１内のメモリに取り込む（ステップＳ21）。続い
て、帳票識別部12が比較すべきパターン情報（比較元パ
ターン情報）があるか否かを判定する（ステップＳ2
2）。そして、あれば（ステップＳ22でYES）、比較元パ
ターンファイル記憶部に記憶されている最初の帳票のパ
ターン情報を取り出し（ステップＳ23）、そのパターン
情報と帳票から取り込んだ画像データとの対応する部分
を比較し（ステップＳ24）、一致しなかったならば（ス
テップＳ24でNO）、ステップＳ22へ戻り、次のパターン
情報があればそのパターン情報について同じことを繰り
返す。それに対して、ステップＳ24において一致したと
判定されたならば（ステップＳ24でYES）、データ変換
書き込み部13がその帳票の定義情報を比較元パターンフ
ァイル格納部11から取得し、その定義情報に従って、例
えばデータ変換・書き込み部13内の文字認識手段によ
り、定義された領域の文字画像の文字認識を行い（ステ
ップＳ25）、定義情報に従って所定の出力先ファイルを
取得し（ステップＳ26）、定義情報に従って例えば複数
行の文字および数値に変換し、取得した出力先ファイル
中の例えば所定の表にその文字および数値を書き込み
（ステップＳ27）、出力先ファイル格納部14に格納保存
する（ステップＳ28）。また、ステップＳ22において、
パターン情報が記憶されていないか、記憶されている
が、読み込まれた帳票の画像データがどのパターン情報
にも一致しないと判定された場合には（ステップＳ22で
NO）、その画像データをそのまま画像ファイルとし、そ
の画像ファイルを画像ファイル格納部６に格納登録する
（ステップＳ29）。そして、処理終了とする。

【００１２】こうして、この実施の形態によれば、例え
ば一定期間に複数種類の注文書として届いた複数の紙を
一つの出力先ファイルとしてまとめることができ、した
がって、それら注文書に関する処理を効率良く行うこと
ができる。また、前記のように、入力された帳票データ
が記憶されているパターン情報のいずれにも該当しなか
ったとき、前記帳票データを変換することなく登録する
ようにした構成では、パターン情報に該当しない帳票デ
ータであっても処理不能とはならず、例えば人手を介入
させて処理することができる。また、前記において、入
力された帳票データが電子メールとして受信されたテキ
ストデータである場合には、比較元パターンファイル格
納部11にパターン情報としてテキスト形式の比較元テキ
ストデータを記憶させておくことにより対応する。この
パターン情報としてのテキストデータを、その後、電子
メールとして受信した帳票データと比較するのである。
また、記憶させる比較元テキストデータのそれぞれに対
応付けて、電子メールとして受信した帳票データがその
比較元テキストデータと一致した場合のその後のファイ
ルの処理のための定義情報を一緒に記憶させておく。例
えば、比較元テキストデータＡに対応付けて、受信した
電子メールの帳票データの１行目に書かれている文字列
を指定の出力先ファイルＢの表の１行目の各フィールド
に順次追記していくと共に、受信した電子メールをその
ままテキスト形式のファイルとして登録しておく、とい
うような定義情報を記憶させておくのである。そして、
受信した電子メールの帳票データが一つの比較元テキス
トデータに一致した場合には、その比較元テキストデー
タに対応付けられている定義情報に従って出力先ファイ
ルに書き込むデータを生成し、その出力先ファイルを登
録する。また、比較元テキストデータが存在しなかった
り、存在するがどの比較元テキストデータにも一致しな
かった場合には、受信した電子メールのテキストデータ
をそのままの形式で登録する。

【００１３】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１および請
求項６記載の発明によれば、登録しようとする文書デー
タが文字画像データを含む画像データからなる所定の文
書データである場合、そのまま画像データとして登録
し、テキストデータに変換して登録し、または、更に画
像データおよびテキストデータの両方を登録するか指定
させられ、その際に、テキストデータに変換して登録す
るように指定した場合に前記画像データを対象に文字認
識が行われて画像データがテキストデータに変換される
ので、登録する入力された画像データが文字画像を含む
所定の文書データであっても利用者の意図に従ってその
まま画像データとして登録することもできるしテキスト
データとして登録することもできる。したがって、請求
項１および請求項６記載の発明によれば、必要に応じて
画像データのまま登録することにより、文書全体のレイ
アウトを原文のまま保持した状態で電子文書化したりで
きるし、フォントを備えていない特殊な文字の抜けを防
ぐこともできるし、文書中に描かれている絵の抜けを防
ぐこともできるため、その際に画像データだけでなくテ
キストデータでも登録した場合には、前記の効果に加え
て更新や全文検索なども容易に行える。また、請求項２
記載の発明によれば、登録しようとする文書データが文
字画像データを含む画像データから成る所定の文書デー
タである場合、そのまま画像データとして登録するか所
定のデータ形式のデータに変換して登録し、または、更
に画像データおよび所定のデータ形式のデータの両方を
登録するか指定させられ、その際に、所定のデータ形式
のデータに変換して登録するように指定した場合に前記
画像データを対象に文字認識が行われて画像データが所
定のデータ形式のデータに変換されるので、登録する入
力された画像データが文字画像を含む所定の文書データ
であっても利用者の意図に従ってそのまま画像データと
して登録することもできるし標準的なデータ形式のデー
タとして登録することもできる。したがって、請求項２
記載の発明によれば、請求項１記載の発明と同様の効果
を得ることができるし、さらに、標準的なデータ形式の
データとして登録した場合には、受け手側でファイルを
開けないというような問題が少なくなるし、例えばＰＤ
Ｆファイルの場合では受け手側のシステムが送り手側と
異なっても原文の体裁そのままで表示されるし、印刷さ
れる。

【００１４】また、請求項３および請求項７記載の発明
によれば、複数種類の帳票のそれぞれのパターン情報が
記憶しておかれると共に、帳票データを所定の共通形式
のデータに変換するための定義情報がそれぞれの帳票に
対応付けて記憶しておかれ、記憶されたパターン情報と
入力された前記帳票データとが比較されて、入力された
帳票の種類が識別され、識別された種類の帳票の定義情
報が取得され、取得された前記定義情報に従って入力さ
れた前記帳票データが前記所定の共通形式のデータに変
換され、登録されるので、例えば一定期間に複数種類の
注文書として届いた複数の紙を同一の処理方法で処理す
ることができる一つの出力先ファイルとしてまとめるこ
とができるため、それら注文書に関する処理を効率良く
行うことができる。また、請求項４記載の発明によれ
ば、請求項３記載の発明において、直接読み取られた画
像データ、受信されたファクシミリ画像データ、受信さ
れた電子メールデータのうちのいずれかが帳票データと
して所定の共通形式のデータに変換され登録されるの
で、請求項３記載の発明の効果が特定の方法で入力され
た帳票データだけに限定されない。また、請求項５記載
の発明によれば、請求項３または請求項４記載の発明に
おいて、入力された帳票データが記憶されているパター
ン情報のいずれにも該当しなかったとき、前記帳票デー
タは変換されることなく登録されるので、パターン情報
に該当しない帳票データであっても処理不能とはなら
ず、例えば人手を介入させて処理することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に係る情報管理シス
テムを示す構成ブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施の形態に係る情報管理シス
テムの動作を説明するための動作フロー図である。

【図３】本発明の第２の実施の形態に係る情報管理シス
テムを示す構成ブロック図である。

【図４】本発明の第２の実施の形態に係る情報管理シス
テムの動作を説明するための動作フロー図である。

【図５】本発明の第３の実施の形態に係る情報管理シス
テムを示す構成ブロック図である。

【図６】本発明の第３の実施の形態に係る情報管理シス
テムの動作を説明するための動作フロー図である。

【図７】従来技術の情報管理システムを示す構成図であ
る。

【符号の説明】

１ 制御部、２ 表示部、３ コマンド入力部、４ 画
像データ入力部、５データ変換部、６ 画像ファイル格
納部、７ テキストファイル格納部、８ ファイル登録
部、９ ＰＤＦ変換部、１０ ＰＤＦファイル格納部、
11 比較元パターンファイル格納部、12 帳票識別部、
13 データ変換書き込み部、14 出力先ファイル格納
部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｋ 9/00 Ｇ０６Ｋ 9/00 Ｓ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００ Ｇ０６Ｔ 1/00 ２００Ｄ

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 画像データまたはテキストデータから成
   る文書データを登録して管理する情報管理システムにお
   いて、登録しようとする前記文書データが文字画像デー
   タを含む画像データからなる所定の文書データである場
   合に、そのまま画像データとして登録し、テキストデー
   タに変換して登録し、または、更に画像データおよびテ
   キストデータの両方を登録するかを指定させる情報種別
   指定手段と、前記情報種別指定手段によりテキストデー
   タに変換して登録するように指定されたときに前記画像
   データを対象に文字認識を行って画像データをテキスト
   データに変換する情報変換手段とを備えたことを特徴と
   する情報管理システム。
2. 【請求項２】 画像データまたはテキストデータから成
   る文書データを登録して管理する情報管理システムにお
   いて、登録しようとする前記文書データが文字画像デー
   タを含む画像データから成る所定の文書データである場
   合に、そのまま画像データとして登録し、所定のデータ
   形式のデータに変換して登録し、または、更に画像デー
   タおよび所定のデータ形式のデータの両方を登録するか
   を指定させる情報種別指定手段と、前記情報種別指定手
   段により所定のデータ形式のデータに変換して登録する
   ように指定されたときに前記画像データを対象に文字認
   識を行って画像データを所定のデータ形式のデータに変
   換する情報変換手段とを備えたことを特徴とする情報管
   理システム。
3. 【請求項３】 複数種類の帳票データを登録して管理す
   る情報管理システムにおいて、複数種類の帳票のそれぞ
   れのパターン情報を記憶しておく帳票パターン記憶手段
   と、前記帳票データを所定の共通形式のデータに変換す
   るための定義情報をそれぞれの帳票に対応付けて記憶し
   ておく定義情報記憶手段と、前記帳票パターン記憶手段
   に記憶されたパターン情報と入力された前記帳票データ
   とを比較して入力された帳票の種類を識別する帳票識別
   手段と、前記帳票識別手段により識別された種類の帳票
   の定義情報を前記定義情報記憶手段から取得し、取得し
   た前記定義情報に従って入力された帳票データを前記所
   定の共通形式のデータに変換して登録する変換登録手段
   とを備えたことを特徴とする情報管理システム。
4. 【請求項４】 請求項３記載の情報管理システムにおい
   て、前記帳票データは、画像読み取り手段により読み取
   られた画像データ、ファクシミリ受信手段により受信さ
   れたファクシミリ画像データおよびデータ通信手段によ
   り受信された電子メールデータのうちのいずれかである
   ことを特徴とする情報管理システム。
5. 【請求項５】 請求項３または請求項４記載の情報管理
   システムにおいて、入力された前記帳票データが帳票パ
   ターン記憶手段に記憶されているパターン情報のいずれ
   にも該当しなかったとき、前記帳票データを変換するこ
   となく登録する構成にしたことを特徴とする情報管理シ
   ステム。
6. 【請求項６】 画像データまたはテキストデータから成
   る文書データを登録して管理する情報管理方法におい
   て、登録しようとする前記文書データが文字画像データ
   を含む画像データからなる所定の文書データである場合
   に、そのまま画像データとして登録し、テキストデータ
   に変換して登録し、または、更に画像データおよびテキ
   ストデータの両方を登録するかを指定させ、テキストデ
   ータに変換して登録するように指定されたならば、前記
   画像データを対象に文字認識を行って画像データをテキ
   ストデータに変換することを特徴とする情報管理方法。
7. 【請求項７】 複数種類の帳票データを登録して管理す
   る情報管理方法において、複数種類の帳票のそれぞれの
   パターン情報を記憶しておくと共に、前記帳票データを
   所定の共通形式のデータに変換するための定義情報をそ
   れぞれの帳票に対応付けて記憶しておき、前記パターン
   情報と入力された前記帳票データとを比較して入力され
   た帳票の種類を識別し、識別された種類の帳票の前記定
   義情報を取得し、取得した前記定義情報に従って入力さ
   れた帳票データを前記所定の共通形式のデータに変換し
   て登録することを特徴とする情報管理方法。