JP4936586B2 - ドキュメントファイル管理システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定数の顧客に対して発行する帳票等のドキュメントをファイル化して保管、管理するドキュメントファイル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業においては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望ましく、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
【０００３】
従来、一般に所定の事業体で顧客に対して通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態フォーマットの例えば米国アドビ社が提唱するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）形式のドキュメントファイルに変換してから印刷処理し、当該ＰＤＦドキュメントファイルの状態で保存する場合がある。例えばＰＤＦドキュメントファイルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記各金融団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行する場合、少ない場合でも年間５０万通を越え、多い場合で年間１０００万通を越える場合も少なくない。このような場合に、ＰＤＦ形式のドキュメントファイルを作成して印刷処理することは多大な時間を要して現実的でなく、印刷元データで印刷処理してその控えを保存することは後の再発行や問い合わせに対して該当の控えを探索しなければならず多大な時間を要して対処することができないという問題がある。
【０００５】
そこで、本発明は上記課題に鑑みなされたもので、印刷物の印刷処理時間を担保すると共に、後の再印刷、問い合わせにも迅速に対処可能とするドキュメントファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１の発明では、所定数の事業体端末が接続されたコンピュータネットワークに接続されるドキュメントファイル管理システムであって、所定の事業体が所定数の顧客ＩＤで識別される顧客に対して通知印刷物を発送するための当該通知事項の印刷元データにより印刷処理するためにデータ変換した当該顧客毎の印刷用データに基づいて、データ変換を行って前記通知印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントファイルにキーコードを付加して当該顧客毎に作成すると共に、各汎用電子ドキュメントファイルのキーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを作成するドキュメントファイル作成手段と、前記作成された各汎用電子ドキュメントファイル、及びインデックスを格納する格納手段と、前記事業体端末より顧客ＩＤをもって所定の顧客からの問い合わせに応じた該当の汎用電子ドキュメントファイルの閲覧要求を入力したときに、当該顧客ＩＤから前記インデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを、前記格納手段より抽出し、当該事業体端末に送信する配信手段と、を有する構成とする。
【０００７】
請求項２〜４の発明では、「前記印刷元データから印刷用データにデータ変換する際に顧客毎に対応した通数番号が付され、前記ドキュメントファイル作成手段が、汎用電子ドキュメントファイルを作成するに際して当該通数番号より顧客毎とするソート処理を行う」構成であり、
「さらに前記コンピュータネットワークに所定数の顧客ＩＤで識別される顧客が操作する顧客端末が接続されるものであり、前記配信手段は、前記顧客端末より顧客ＩＤをもって当該顧客に関する該当の汎用電子ドキュメントファイルの閲覧要求を入力したときに、当該顧客ＩＤから前記インデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを、前記格納手段より抽出し、当該顧客端末に送信する」構成であり、
「さらに前記コンピュータネットワークに所定数の顧客ＩＤで識別される顧客が操作する顧客端末が接続されるものであり、前記配信手段は、顧客ＩＤをもって所定の顧客に対する前記汎用電子ドキュメントファイルの配信指示に従い、該当の汎用電子ドキュメントファイルを抽出して該当の顧客端末に配信する」構成である。
【０００８】
このように、所定数の顧客に対して印刷元データより印刷用データに変換して通知印刷物を印刷処理し、上記印刷用データに基づいてキーコードが付加された汎用電子ドキュメントファイル、キーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを各顧客毎に作成して格納手段に格納させ、所定の汎用電子ドキュメントファイルの配信要求に応じて顧客ＩＤからインデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを格納手段より抽出し、該当の端末に送信する。すなわち、印刷においては印刷用データで処理を行うことから印刷物の印刷処理時間を担保することが可能となり、各顧客毎の汎用電子ドキュメントファイルを作成して格納しておき、要求に応じて配信させることから、後の再印刷、問い合わせにも迅速に対処することが可能となるものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施形態を図により説明する。
図１に、本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図を示す。図１（Ａ）は本システムがネットワークに接続されている状態の構成図であり、図１（Ｂ）は本システムのブロック構成図である。図１（Ａ）において、ドキュメントファイル作成システム１１は、インターネット等のコンピュータネットワーク１２に接続されるもので、当該コンピュータネットワーク１２には各顧客の操作する所定数の端末１３（１３Ａ〜１３Ｎ）が接続されると共に、当該顧客に対して通知事項のドキュメントを提供する所定数の事業体の事業体端末１４（１４Ａ〜１４Ｎ）が接続される。
【００１０】
この場合の事業体端末１４は、それぞれ顧客からの問い合わせに対して応答するコールセンタ（例えばイントラネットで接続されるコールセンタ端末）１５（１５Ａ〜１５Ｎ）より本システム１１にアクセス可能とされる。
【００１１】
そこで、図１（Ｂ）において、ドキュメントファイル管理システム１１は、本システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、印刷データ入力手段２１、印刷処理手段２２、ドキュメントファイル作成手段であるＰＤＦファイル作成手段２３、データ入出力手段２４、認証手段２５、認証テーブル２６、配信手段２７、データベース（ＤＢ）管理手段２８および格納手段２９を備える。
【００１２】
また、上記印刷処理手段２２はデータ変換部３１および印刷部３２を備え、上記ＰＤＦファイル作成手段２３はデータ変換部３３、名寄部３４およびインデックス作成部３５を備え、上記配信手段２７は検索部３６および配信処理部３７を備え、上記格納手段２９は各事業体毎のＰＤＦＤＢ４１（４１Ａ〜４１Ｎ）を備えると共に、各ＰＤＦＤＢ４１にはインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）４２（４２Ａ〜４２Ｎ）が含まれる。
【００１３】
上記印刷データ入力手段２１は、所定の事業体が所定数の顧客に対して通知印刷物を発行するための当該通知事項の印刷元データ５１を入力する。上記印刷処理手段２２は、入力された印刷元データを取得し、データ変換部３１で印刷用データに変換し、印刷部３２にて印刷処理を行って例えば紙媒体の通知印刷物を作製する。なお、上記データ変換部３１は後述の図２で示す印刷用データ格納手段６１（６１Ａ〜６１Ｃ）を備え、変換した印刷用データ６２（６２Ａ〜６２Ｃ）を一時格納する。
【００１４】
上記ＰＤＦファイル作成手段２３は、印刷処理手段２２のデータ変換部３１で変換した顧客毎の印刷用データに基づいて、例えばＰＤＦ形式とするためのデータ変換を行って通知印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントファイルであるＰＤＦドキュメントファイル（図２の６３Ａ〜）を当該顧客毎に作成すると共に、各ＰＤＦドキュメントファイルのインデックスファイルを作成する。
【００１５】
順番は相前後するが、上記格納手段２９は、上記ＰＤＦファイル作成手段２３で作成した各顧客毎のＰＤＦドキュメントファイルを各事業体毎のデータベース（ＰＤＦＤＢ）４１（４１Ａ〜４１Ｎ）を格納すると共に、上記作成されたインデックスファイルをテーブルとしたインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）４２（４２Ａ〜４２Ｎ）を該当のＰＤＦＤＢ４１に含ませる。なお、当該格納手段２９は各事業体毎に各ＰＤＦＤＢ４１Ａ〜４１Ｎを設ける場合を示したが、一のＰＤＦＤＢ４１（ＩＮＤＥＸＴＢ４２）としてもよい。
【００１６】
上記データ入出力手段２４は、コンピュータネットワーク１２を介して顧客端末１３、事業体端末１４よりの所定のＰＤＦドキュメントファイルの閲覧請求の信号を入力し、また、配信手段２７で抽出されたＰＤＦドキュメントファイルを該当の顧客端末１３、事業体端末１４に送信する。上記認証手段２５は、上記顧客端末１３、事業体端末１４よりアクセスされたときに、当該顧客端末１３、事業体端末１４からのＩＤ（識別子）、パスワードを入力し、認証テーブル２６を参照して正規のアクセスか否かを認証する。
【００１７】
上記配信手段２７は、所定の顧客端末１３、事業体端末１４より所定のＰＤＦドキュメントファイルの配信（閲覧）要求があったときに、検索部３６において該当のＰＤＦドキュメントファイルを、上記ＩＮＤＥＸＴＢ４２を参照して検索することで抽出し、配信処理部３７が該当の顧客端末１３、事業体端末１４に送信する。そして、ＤＢ管理手段２８は、各ＰＤＦＤＢ４１Ａ〜４１Ｎに対するデータ検索、データ取得、データ更新等のアクセスを管理するものである。
【００１８】
そこで、図２に、図１のＰＤＦファイル作成手段におけるＰＤＦドキュメントファイル作成の概念図を示す。図２において、印刷データ入力手段２１が印刷元データ５１の第１表紙面元データ５１Ａ、第２表紙面元データ５１Ｂおよび明細面元データ５１Ｃを入力する。上記第１表紙面元データ５１Ａは、所定数の対象顧客毎の住所、氏名のデータであり、適宜顧客ＩＤ、ＩＤ番号等のデータが含まれる。上記第２表紙面元データ５１Ｂは、通知事項における例えば「○○銀行 カード利用明細書」等のタイトルのデータが含まれる。そして、明細面元データ５１Ｃは、所定数の対象顧客毎の例えばカードによる取引日時と金額等の通知詳細事項のデータである。
【００１９】
入力された印刷元データ５１における各第１表紙面元データ５１Ａ、第２表紙面元データ５１Ｂおよび明細面元データ５１Ｃは、それぞれ印刷処理手段２２のデータ変換部３１で例えばポストスクリプト（ページ記述言語）等の文字コードの印刷用データに変換され、対応するそれぞれの印刷用データ格納手段６１（６１Ａ〜６１Ｃ）に一旦格納され、このときそれぞれの印刷用データ格納手段６１Ａ〜６１Ｃで各顧客に対応した通数番号が付される。すなわち、Ｎ通の第１表紙面データ６２Ａ、Ｎ通の第２表紙面データ６２ＢおよびＮ通の明細面データ６２Ｃとしてそれぞれ格納され、印刷部３２に送出されて各顧客毎で紙媒体に印刷処理される。
【００２０】
一方、印刷用データ格納手段６１（６１Ａ〜６１Ｃ）に一旦格納されたＮ通の第１表紙面データ６２Ａ、Ｎ通の第２表紙面データ６２ＢおよびＮ通の明細面データ６２Ｃの印刷用データは、ＰＤＦファイル作成手段２３において、印刷用データ形式（例えばポストスクリプト形式）よりＰＤＦ形式にデータ変換され、インデックス作成部３５で同一の通数番号のものを一のファイルとしてキーコードが付されてインデックスファイルが作成される。そして、上記付された通数番号でソート処理が行われ、図に示すように第１表紙面データ６２Ａ、第２表紙面データ６２Ｂおよび明細面データ６２Ｃの同一の通数番号で１通目〜Ｎ通目のＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎとして並べ換える。
【００２１】
上記並べ換えたＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎは、顧客ＩＤと関連付けて該当事業体のＰＤＦＤＢ４１に格納されると共に、上記作成したキーコードと顧客ＩＤとを関連付けたインデックスファイルがＩＮＤＥＸＴＢ４２に格納されるものである。
【００２２】
次に、図３に、本システムにおける文書管理の処理フローチャート及びＰＤＦドキュメントファイル作成のフローチャートを示す。図３（Ａ）は文書管理全体の処理フローチャートであり、図３（Ｂ）はＰＤＦドキュメントファイル作成の処理フローチャートである。図３（Ａ）において、まず、上記コンピュータネットワーク１２に接続されている所定の事業体端末１４の事業体より印刷元データ５１を印刷データ入力手段２１が取得する（ステップ（Ｓ）１）。
【００２３】
図２に示すように、取得した印刷元データ５１（第１表紙面元データ５１Ａ、第２表紙面元データ５１Ｂおよび明細面元データ５１Ｃ）は印刷処理手段２２に送出され、データ変換部３１で印刷用データ（上述のように例えばポストスクリプト形式の文字コードのデータ）に変換される（Ｓ２）。この印刷用データに基づいて印刷部３２が紙媒体に印刷処理し、対象顧客に発送するための帳票を作製する（Ｓ３）。
【００２４】
一方、詳細は図３（Ｂ）で説明するが、データ変換された印刷用データに基づいて、ＰＤＦファイル作成手段２３におけるデータ変換部３３で各顧客毎のＰＤＦ形式の電子ドキュメントのデータに変換してＰＤＦドキュメントファイル６２Ａ〜６２Ｎを作成し、上記通数番号で並べ換える（ＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎ）ソート処理を行う（Ｓ４）。また、各顧客毎のＰＤＦドキュメントファイルにキーコードが付加され、対応する顧客ＩＤと関連付けられたインデックスファイルが作成される（Ｓ５）。
【００２５】
そして、各ＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎは、顧客ＩＤと関連付けて該当事業体のＰＤＦＤＢ４１に格納されると共に、上記作成したキーコードと顧客ＩＤとを関連付けたインデックスファイルがＩＮＤＥＸＴＢ４２に格納されるものである（Ｓ６）。
【００２６】
続いて、図３（Ｂ）においてＰＤＦファイル作成手段２３によるＰＤＦファイル作成は、まず、印刷データ入力手段２１を介して印刷元データを取得し（Ｓ１１）、データ変換部３１で印刷用データ（例えばポストスクリプト形式の文字コードのデータ）をＰＤＦ形式に変換してＰＤＦドキュメントファイルを作成する（Ｓ１２）。また、上記付された通数番号でソート処理が行われ、図２に示すように第１表紙面データ６２Ａ、第２表紙面データ６２Ｂおよび明細面データ６２Ｃの同一の通数番号で１通目〜Ｎ通目のＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎに並べ換える（Ｓ１３）。
【００２７】
一方、インデックス作成部３５において同一の通数番号のものを一のファイルとしてキーコードが付され（Ｓ１４）、該当顧客の顧客ＩＤと当該キーコードを関連付けしたＰＤＦドキュメントファイルのインデックスファイルが作成される（Ｓ１５）。そして、図２に示すように、ソート処理されたＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎが顧客ＩＤと関連付けられて該当事業体のＰＤＦＤＢ４１に格納されると共に、上記キーコードと顧客ＩＤとを関連付けたインデックスファイルがＩＮＤＥＸＴＢ４２に格納されるものである（Ｓ１６）。
【００２８】
そこで、図４に、本システムにおけるコールセンタの事業体端末からのＰＤＦドキュメントファイル要求に対する処理のフローチャートを示す。ここでは、所定の事業体のコールセンタが所定の顧客より当該発送した通知印刷物における所定の通知事項の問い合わせがあったときに、コールセンタが当該顧客に発送した通知印刷物と同一印刷表示形態のＰＤＦドキュメントファイルを本システム１１より閲覧して当該顧客の問い合わせに対処する場合に適用させるためのものである。
【００２９】
図４において、まず、本システム１１におけるデータ入出力手段２４が、コンピュータネットワーク１２を介してアクセスしてきた所定の事業体端末１４のコールセンタ１５を事業体ＩＤ等での認証の後に、当該コールセンタ１５より送信された該当の顧客の顧客ＩＤを入力する（Ｓ２１）。この顧客ＩＤに基づいて、配信手段２７の検索部３６で対応事業体のＰＤＦＤＢ４１にアクセスしてＩＮＤＥＸＴＢ４２による要求された当該顧客ＩＤに関する総てのＰＤＦドキュメントファイルを特定し、その特定したインデックスデータを当該コールセンタ１５の事業体端末１４に送信する（Ｓ２２）。
【００３０】
送信したインデックスデータのうち、当該コールセンタ１５（対象事業体端末１４）からの選択された該当ＰＤＦドキュメントファイルのファイル名を入力すると（Ｓ２３）、取得したファイル名に応じたＰＤＦドキュメントファイルを対応のＰＤＦＤＢ４１より抽出する（Ｓ２４）。そして、配信処理部３７が、抽出したＰＤＦドキュメントファイルを要求のあったコンピュータネットワーク１２上のコールセンタ１５の対象事業体端末１４にデータ入出力手段２４を介して送信するものである（Ｓ２５）。
【００３１】
続いて、図５に、本システムにおける顧客端末からのＰＤＦドキュメントファイルの閲覧要求に対する処理のフローチャートを示す。ここでは、通知印刷物を取得した顧客が、例えばこれを紛失してその通知印刷物を見たいとき、または印刷物として取得したい場合に本システム１１にアクセスする場合に適用させるためのものである。
【００３２】
図５において、まず、所定の顧客の顧客端末１３よりコンピュータネットワーク１２を介してアクセス要求があると（Ｓ３１）、顧客ＩＤ、パスワードを当該顧客端末１３に要求する（３２）。当該対象の顧客端末１３より顧客ＩＤ、パスワードを入力したときに、認証手段２５が認証テーブル２６を参照して認証を行い（Ｓ３３）、ＮＧであればステップ３２に戻る（Ｓ３４）。
【００３３】
認証の結果、正規のアクセスであれば（Ｓ３４）、顧客ＩＤに基づいて、配信手段２７の検索部３６で各事業体のＰＤＦＤＢ４１にアクセスしてＩＮＤＥＸＴＢ４２による要求された当該顧客ＩＤに関する総てのＰＤＦドキュメントファイルを特定し、その特定したインデックスデータを当該顧客端末１３に送信する（Ｓ３５）。
【００３４】
送信したインデックスデータのうち、当該顧客端末１３からの選択された該当ＰＤＦドキュメントファイルのファイル名を入力すると（Ｓ３６）、取得したファイル名に応じたＰＤＦドキュメントファイルを対応のＰＤＦＤＢ４１より抽出する（Ｓ３７）。そして、配信処理部３７が、抽出したＰＤＦドキュメントファイルを要求のあったコンピュータネットワーク１２上の顧客端末１３にデータ入出力手段２４を介して送信するものである（Ｓ３８）。
【００３５】
続いて、図６に、本システムにおける各顧客端末に対してＰＤＦドキュメントファイルを自動配信する処理のフローチャートを示す。ここでは、通知事項について通知印刷物を作製するか否かに係わらず、作成したＰＤＦドキュメントファイルを該当の顧客端末１３に配信する場合に適用させるためのものである。
【００３６】
図６において、まず、所定数の顧客ＩＤに応じたＰＤＦドキュメントファイル添付電子メールの配信要求信号（顧客ＩＤ等）、および添付対象のＰＤＦドキュメントファイルのファイル名を配信手段２７が取得する（Ｓ４１）。配信手段２７の配信処理部３７では、対応の各顧客毎に送信する電子メールを作成する（Ｓ４２）。
【００３７】
そこで、配信手段２７の検索部３６において、顧客ＩＤに基づき、各事業体のＰＤＦＤＢ４１にアクセスしてＩＮＤＥＸＴＢ４２による要求された当該顧客ＩＤに関する総てのＰＤＦドキュメントファイルを特定する（Ｓ４３）。特定されたファイル名に応じたＰＤＦドキュメントファイルを対応のＰＤＦＤＢ４１より抽出する（Ｓ４４）。
【００３８】
そして、配信処理部３７が、抽出したＰＤＦドキュメントファイルを作成した対応の電子メールに添付してコンピュータネットワーク１２上の当該顧客ＩＤに対応した顧客端末１３にデータ入出力手段２４を介して送信する（Ｓ４５）。上記のような処理が、指示した総ての顧客（顧客端末１３）に対して行われるものである。
【００３９】
上記実施形態のように、印刷においては印刷元データ５１をデータ変換した印刷用データで処理を行うことから印刷物の印刷処理時間を担保することができ、各顧客毎のＰＤＦドキュメントファイルを作成して格納手段２９格納しておき、要求に応じて配信させることから、後の再印刷（再発行）、問い合わせにも迅速に対処することができるものである。
【００４０】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、所定数の顧客に対して印刷元データより印刷用データに変換して通知印刷物を印刷処理し、上記印刷用データに基づいてキーコードが付加された汎用電子ドキュメントファイル、キーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを各顧客毎に作成して格納手段に格納させ、所定の汎用電子ドキュメントファイルの配信要求に応じて顧客ＩＤからインデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを格納手段より抽出し、該当の端末に送信する構成とすることにより、印刷物の印刷処理時間を担保すると共に、後の再印刷、問い合わせにも迅速に対処可能とすることができるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図である。
【図２】図１のＰＤＦファイル作成手段におけるＰＤＦドキュメントファイル作成の概念図である。
【図３】本システムにおける文書管理の処理フローチャート及びＰＤＦドキュメントファイル作成のフローチャートである。
【図４】本システムにおけるコールセンタの事業体端末からのＰＤＦドキュメントファイル要求に対する処理のフローチャートである。
【図５】本システムにおける顧客端末からのＰＤＦドキュメントファイルの閲覧要求に対する処理のフローチャートである。
【図６】本システムにおける各顧客端末に対してＰＤＦドキュメントファイルを自動配信する処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１１ ドキュメントファイル管理システム
１２ コンピュータネットワーク
１３ 顧客端末
１４ 事業体端末
１５ コールセンタ
２１ 印刷データ入力手段
２２ 印刷処理手段
２３ ＰＤＦファイル作成手段
２４ データ入出力手段
２５ 認証手段
２６ 認証テーブル
２７ 配信手段
２８ データベース（ＤＢ）管理手段
２９ 格納手段
４１ ＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）
４２ インデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）
５１ 印刷元データ
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定数の顧客に対して発行する帳票等のドキュメントをファイル化して保管、管理するドキュメントファイル管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、銀行、保険会社等の各種金融団体や、電話等の通信事業、またガス、水道等の公共事業においては、各顧客に対して月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行するのが殆どであり、発行した明細は保存する必要がある。この保存される各顧客毎の明細は、紙媒体で保存するよりも当該発行した印刷形態と同様の形態の電子ドキュメントとするのが望ましく、再発行や問い合わせ等に対して対処が容易となる。
【０００３】
従来、一般に所定の事業体で顧客に対して通知事項を印刷して発行するに際して、当該通知事項を、印刷元データに基づいて直接印刷処理して一部を顧客に発行すると共に、控えを保存する場合と、印刷形態フォーマットの例えば米国アドビ社が提唱するＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）形式のドキュメントファイルに変換してから印刷処理し、当該ＰＤＦドキュメントファイルの状態で保存する場合がある。例えばＰＤＦドキュメントファイルとして印刷処理して各顧客に発送すると同時に、この形式とすることで印刷物と同一の形態で保存することができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記各金融団体、通信事業、公共事業において、それぞれの顧客に対して上記のように月単位、期単位または年単位で利用明細等を印刷して発行する場合、少ない場合でも年間５０万通を越え、多い場合で年間１０００万通を越える場合も少なくない。このような場合に、ＰＤＦ形式のドキュメントファイルを作成して印刷処理することは多大な時間を要して現実的でなく、印刷元データで印刷処理してその控えを保存することは後の再発行や問い合わせに対して該当の控えを探索しなければならず多大な時間を要して対処することができないという問題がある。
【０００５】
そこで、本発明は上記課題に鑑みなされたもので、印刷物の印刷処理時間を担保すると共に、後の再印刷、問い合わせにも迅速に対処可能とするドキュメントファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、請求項１の発明では、所定数の事業体端末が接続されたコンピュータネットワークに接続されるドキュメントファイル管理システムであって、所定の事業体が所定数の顧客ＩＤで識別される顧客に対して通知印刷物を発送するための当該通知事項の印刷元データにより印刷処理するためにデータ変換した当該顧客毎の印刷用データに基づいて、データ変換を行って前記通知印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントファイルにキーコードを付加して当該顧客毎に作成すると共に、各汎用電子ドキュメントファイルのキーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを作成するドキュメントファイル作成手段と、前記作成された各汎用電子ドキュメントファイル、及びインデックスを格納する格納手段と、前記事業体端末より顧客ＩＤをもって所定の顧客からの問い合わせに応じた該当の汎用電子ドキュメントファイルの閲覧要求を入力したときに、当該顧客ＩＤから前記インデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを、前記格納手段より抽出し、当該事業体端末に送信する配信手段と、を有する構成とする。
【０００７】
請求項２〜４の発明では、「前記印刷元データから印刷用データにデータ変換する際に顧客毎に対応した通数番号が付され、前記ドキュメントファイル作成手段が、汎用電子ドキュメントファイルを作成するに際して当該通数番号より顧客毎とするソート処理を行う」構成であり、
「さらに前記コンピュータネットワークに所定数の顧客ＩＤで識別される顧客が操作する顧客端末が接続されるものであり、前記配信手段は、前記顧客端末より顧客ＩＤをもって当該顧客に関する該当の汎用電子ドキュメントファイルの閲覧要求を入力したときに、当該顧客ＩＤから前記インデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを、前記格納手段より抽出し、当該顧客端末に送信する」構成であり、
「さらに前記コンピュータネットワークに所定数の顧客ＩＤで識別される顧客が操作する顧客端末が接続されるものであり、前記配信手段は、顧客ＩＤをもって所定の顧客に対する前記汎用電子ドキュメントファイルの配信指示に従い、該当の汎用電子ドキュメントファイルを抽出して該当の顧客端末に配信する」構成である。
【０００８】
このように、所定数の顧客に対して印刷元データより印刷用データに変換して通知印刷物を印刷処理し、上記印刷用データに基づいてキーコードが付加された汎用電子ドキュメントファイル、キーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを各顧客毎に作成して格納手段に格納させ、所定の汎用電子ドキュメントファイルの配信要求に応じて顧客ＩＤからインデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを格納手段より抽出し、該当の端末に送信する。すなわち、印刷においては印刷用データで処理を行うことから印刷物の印刷処理時間を担保することが可能となり、各顧客毎の汎用電子ドキュメントファイルを作成して格納しておき、要求に応じて配信させることから、後の再印刷、問い合わせにも迅速に対処することが可能となるものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好ましい実施形態を図により説明する。
図１に、本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図を示す。図１（Ａ）は本システムがネットワークに接続されている状態の構成図であり、図１（Ｂ）は本システムのブロック構成図である。図１（Ａ）において、ドキュメントファイル作成システム１１は、インターネット等のコンピュータネットワーク１２に接続されるもので、当該コンピュータネットワーク１２には各顧客の操作する所定数の端末１３（１３Ａ〜１３Ｎ）が接続されると共に、当該顧客に対して通知事項のドキュメントを提供する所定数の事業体の事業体端末１４（１４Ａ〜１４Ｎ）が接続される。
【００１０】
この場合の事業体端末１４は、それぞれ顧客からの問い合わせに対して応答するコールセンタ（例えばイントラネットで接続されるコールセンタ端末）１５（１５Ａ〜１５Ｎ）より本システム１１にアクセス可能とされる。
【００１１】
そこで、図１（Ｂ）において、ドキュメントファイル管理システム１１は、本システム全体を制御する図示しない制御手段の他に、印刷データ入力手段２１、印刷処理手段２２、ドキュメントファイル作成手段であるＰＤＦファイル作成手段２３、データ入出力手段２４、認証手段２５、認証テーブル２６、配信手段２７、データベース（ＤＢ）管理手段２８および格納手段２９を備える。
【００１２】
また、上記印刷処理手段２２はデータ変換部３１および印刷部３２を備え、上記ＰＤＦファイル作成手段２３はデータ変換部３３、名寄部３４およびインデックス作成部３５を備え、上記配信手段２７は検索部３６および配信処理部３７を備え、上記格納手段２９は各事業体毎のＰＤＦＤＢ４１（４１Ａ〜４１Ｎ）を備えると共に、各ＰＤＦＤＢ４１にはインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）４２（４２Ａ〜４２Ｎ）が含まれる。
【００１３】
上記印刷データ入力手段２１は、所定の事業体が所定数の顧客に対して通知印刷物を発行するための当該通知事項の印刷元データ５１を入力する。上記印刷処理手段２２は、入力された印刷元データを取得し、データ変換部３１で印刷用データに変換し、印刷部３２にて印刷処理を行って例えば紙媒体の通知印刷物を作製する。なお、上記データ変換部３１は後述の図２で示す印刷用データ格納手段６１（６１Ａ〜６１Ｃ）を備え、変換した印刷用データ６２（６２Ａ〜６２Ｃ）を一時格納する。
【００１４】
上記ＰＤＦファイル作成手段２３は、印刷処理手段２２のデータ変換部３１で変換した顧客毎の印刷用データに基づいて、例えばＰＤＦ形式とするためのデータ変換を行って通知印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントファイルであるＰＤＦドキュメントファイル（図２の６３Ａ〜）を当該顧客毎に作成すると共に、各ＰＤＦドキュメントファイルのインデックスファイルを作成する。
【００１５】
順番は相前後するが、上記格納手段２９は、上記ＰＤＦファイル作成手段２３で作成した各顧客毎のＰＤＦドキュメントファイルを各事業体毎のデータベース（ＰＤＦＤＢ）４１（４１Ａ〜４１Ｎ）を格納すると共に、上記作成されたインデックスファイルをテーブルとしたインデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）４２（４２Ａ〜４２Ｎ）を該当のＰＤＦＤＢ４１に含ませる。なお、当該格納手段２９は各事業体毎に各ＰＤＦＤＢ４１Ａ〜４１Ｎを設ける場合を示したが、一のＰＤＦＤＢ４１（ＩＮＤＥＸＴＢ４２）としてもよい。
【００１６】
上記データ入出力手段２４は、コンピュータネットワーク１２を介して顧客端末１３、事業体端末１４よりの所定のＰＤＦドキュメントファイルの閲覧請求の信号を入力し、また、配信手段２７で抽出されたＰＤＦドキュメントファイルを該当の顧客端末１３、事業体端末１４に送信する。上記認証手段２５は、上記顧客端末１３、事業体端末１４よりアクセスされたときに、当該顧客端末１３、事業体端末１４からのＩＤ（識別子）、パスワードを入力し、認証テーブル２６を参照して正規のアクセスか否かを認証する。
【００１７】
上記配信手段２７は、所定の顧客端末１３、事業体端末１４より所定のＰＤＦドキュメントファイルの配信（閲覧）要求があったときに、検索部３６において該当のＰＤＦドキュメントファイルを、上記ＩＮＤＥＸＴＢ４２を参照して検索することで抽出し、配信処理部３７が該当の顧客端末１３、事業体端末１４に送信する。そして、ＤＢ管理手段２８は、各ＰＤＦＤＢ４１Ａ〜４１Ｎに対するデータ検索、データ取得、データ更新等のアクセスを管理するものである。
【００１８】
そこで、図２に、図１のＰＤＦファイル作成手段におけるＰＤＦドキュメントファイル作成の概念図を示す。図２において、印刷データ入力手段２１が印刷元データ５１の第１表紙面元データ５１Ａ、第２表紙面元データ５１Ｂおよび明細面元データ５１Ｃを入力する。上記第１表紙面元データ５１Ａは、所定数の対象顧客毎の住所、氏名のデータであり、適宜顧客ＩＤ、ＩＤ番号等のデータが含まれる。上記第２表紙面元データ５１Ｂは、通知事項における例えば「○○銀行 カード利用明細書」等のタイトルのデータが含まれる。そして、明細面元データ５１Ｃは、所定数の対象顧客毎の例えばカードによる取引日時と金額等の通知詳細事項のデータである。
【００１９】
入力された印刷元データ５１における各第１表紙面元データ５１Ａ、第２表紙面元データ５１Ｂおよび明細面元データ５１Ｃは、それぞれ印刷処理手段２２のデータ変換部３１で例えばポストスクリプト（ページ記述言語）等の文字コードの印刷用データに変換され、対応するそれぞれの印刷用データ格納手段６１（６１Ａ〜６１Ｃ）に一旦格納され、このときそれぞれの印刷用データ格納手段６１Ａ〜６１Ｃで各顧客に対応した通数番号が付される。すなわち、Ｎ通の第１表紙面データ６２Ａ、Ｎ通の第２表紙面データ６２ＢおよびＮ通の明細面データ６２Ｃとしてそれぞれ格納され、印刷部３２に送出されて各顧客毎で紙媒体に印刷処理される。
【００２０】
一方、印刷用データ格納手段６１（６１Ａ〜６１Ｃ）に一旦格納されたＮ通の第１表紙面データ６２Ａ、Ｎ通の第２表紙面データ６２ＢおよびＮ通の明細面データ６２Ｃの印刷用データは、ＰＤＦファイル作成手段２３において、印刷用データ形式（例えばポストスクリプト形式）よりＰＤＦ形式にデータ変換され、インデックス作成部３５で同一の通数番号のものを一のファイルとしてキーコードが付されてインデックスファイルが作成される。そして、上記付された通数番号でソート処理が行われ、図に示すように第１表紙面データ６２Ａ、第２表紙面データ６２Ｂおよび明細面データ６２Ｃの同一の通数番号で１通目〜Ｎ通目のＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎとして並べ換える。
【００２１】
上記並べ換えたＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎは、顧客ＩＤと関連付けて該当事業体のＰＤＦＤＢ４１に格納されると共に、上記作成したキーコードと顧客ＩＤとを関連付けたインデックスファイルがＩＮＤＥＸＴＢ４２に格納されるものである。
【００２２】
次に、図３に、本システムにおける文書管理の処理フローチャート及びＰＤＦドキュメントファイル作成のフローチャートを示す。図３（Ａ）は文書管理全体の処理フローチャートであり、図３（Ｂ）はＰＤＦドキュメントファイル作成の処理フローチャートである。図３（Ａ）において、まず、上記コンピュータネットワーク１２に接続されている所定の事業体端末１４の事業体より印刷元データ５１を印刷データ入力手段２１が取得する（ステップ（Ｓ）１）。
【００２３】
図２に示すように、取得した印刷元データ５１（第１表紙面元データ５１Ａ、第２表紙面元データ５１Ｂおよび明細面元データ５１Ｃ）は印刷処理手段２２に送出され、データ変換部３１で印刷用データ（上述のように例えばポストスクリプト形式の文字コードのデータ）に変換される（Ｓ２）。この印刷用データに基づいて印刷部３２が紙媒体に印刷処理し、対象顧客に発送するための帳票を作製する（Ｓ３）。
【００２４】
一方、詳細は図３（Ｂ）で説明するが、データ変換された印刷用データに基づいて、ＰＤＦファイル作成手段２３におけるデータ変換部３３で各顧客毎のＰＤＦ形式の電子ドキュメントのデータに変換してＰＤＦドキュメントファイル６２Ａ〜６２Ｎを作成し、上記通数番号で並べ換える（ＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎ）ソート処理を行う（Ｓ４）。また、各顧客毎のＰＤＦドキュメントファイルにキーコードが付加され、対応する顧客ＩＤと関連付けられたインデックスファイルが作成される（Ｓ５）。
【００２５】
そして、各ＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎは、顧客ＩＤと関連付けて該当事業体のＰＤＦＤＢ４１に格納されると共に、上記作成したキーコードと顧客ＩＤとを関連付けたインデックスファイルがＩＮＤＥＸＴＢ４２に格納されるものである（Ｓ６）。
【００２６】
続いて、図３（Ｂ）においてＰＤＦファイル作成手段２３によるＰＤＦファイル作成は、まず、印刷データ入力手段２１を介して印刷元データを取得し（Ｓ１１）、データ変換部３１で印刷用データ（例えばポストスクリプト形式の文字コードのデータ）をＰＤＦ形式に変換してＰＤＦドキュメントファイルを作成する（Ｓ１２）。また、上記付された通数番号でソート処理が行われ、図２に示すように第１表紙面データ６２Ａ、第２表紙面データ６２Ｂおよび明細面データ６２Ｃの同一の通数番号で１通目〜Ｎ通目のＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎに並べ換える（Ｓ１３）。
【００２７】
一方、インデックス作成部３５において同一の通数番号のものを一のファイルとしてキーコードが付され（Ｓ１４）、該当顧客の顧客ＩＤと当該キーコードを関連付けしたＰＤＦドキュメントファイルのインデックスファイルが作成される（Ｓ１５）。そして、図２に示すように、ソート処理されたＰＤＦドキュメントファイル６３Ａ〜６３Ｎが顧客ＩＤと関連付けられて該当事業体のＰＤＦＤＢ４１に格納されると共に、上記キーコードと顧客ＩＤとを関連付けたインデックスファイルがＩＮＤＥＸＴＢ４２に格納されるものである（Ｓ１６）。
【００２８】
そこで、図４に、本システムにおけるコールセンタの事業体端末からのＰＤＦドキュメントファイル要求に対する処理のフローチャートを示す。ここでは、所定の事業体のコールセンタが所定の顧客より当該発送した通知印刷物における所定の通知事項の問い合わせがあったときに、コールセンタが当該顧客に発送した通知印刷物と同一印刷表示形態のＰＤＦドキュメントファイルを本システム１１より閲覧して当該顧客の問い合わせに対処する場合に適用させるためのものである。
【００２９】
図４において、まず、本システム１１におけるデータ入出力手段２４が、コンピュータネットワーク１２を介してアクセスしてきた所定の事業体端末１４のコールセンタ１５を事業体ＩＤ等での認証の後に、当該コールセンタ１５より送信された該当の顧客の顧客ＩＤを入力する（Ｓ２１）。この顧客ＩＤに基づいて、配信手段２７の検索部３６で対応事業体のＰＤＦＤＢ４１にアクセスしてＩＮＤＥＸＴＢ４２による要求された当該顧客ＩＤに関する総てのＰＤＦドキュメントファイルを特定し、その特定したインデックスデータを当該コールセンタ１５の事業体端末１４に送信する（Ｓ２２）。
【００３０】
送信したインデックスデータのうち、当該コールセンタ１５（対象事業体端末１４）からの選択された該当ＰＤＦドキュメントファイルのファイル名を入力すると（Ｓ２３）、取得したファイル名に応じたＰＤＦドキュメントファイルを対応のＰＤＦＤＢ４１より抽出する（Ｓ２４）。そして、配信処理部３７が、抽出したＰＤＦドキュメントファイルを要求のあったコンピュータネットワーク１２上のコールセンタ１５の対象事業体端末１４にデータ入出力手段２４を介して送信するものである（Ｓ２５）。
【００３１】
続いて、図５に、本システムにおける顧客端末からのＰＤＦドキュメントファイルの閲覧要求に対する処理のフローチャートを示す。ここでは、通知印刷物を取得した顧客が、例えばこれを紛失してその通知印刷物を見たいとき、または印刷物として取得したい場合に本システム１１にアクセスする場合に適用させるためのものである。
【００３２】
図５において、まず、所定の顧客の顧客端末１３よりコンピュータネットワーク１２を介してアクセス要求があると（Ｓ３１）、顧客ＩＤ、パスワードを当該顧客端末１３に要求する（３２）。当該対象の顧客端末１３より顧客ＩＤ、パスワードを入力したときに、認証手段２５が認証テーブル２６を参照して認証を行い（Ｓ３３）、ＮＧであればステップ３２に戻る（Ｓ３４）。
【００３３】
認証の結果、正規のアクセスであれば（Ｓ３４）、顧客ＩＤに基づいて、配信手段２７の検索部３６で各事業体のＰＤＦＤＢ４１にアクセスしてＩＮＤＥＸＴＢ４２による要求された当該顧客ＩＤに関する総てのＰＤＦドキュメントファイルを特定し、その特定したインデックスデータを当該顧客端末１３に送信する（Ｓ３５）。
【００３４】
送信したインデックスデータのうち、当該顧客端末１３からの選択された該当ＰＤＦドキュメントファイルのファイル名を入力すると（Ｓ３６）、取得したファイル名に応じたＰＤＦドキュメントファイルを対応のＰＤＦＤＢ４１より抽出する（Ｓ３７）。そして、配信処理部３７が、抽出したＰＤＦドキュメントファイルを要求のあったコンピュータネットワーク１２上の顧客端末１３にデータ入出力手段２４を介して送信するものである（Ｓ３８）。
【００３５】
続いて、図６に、本システムにおける各顧客端末に対してＰＤＦドキュメントファイルを自動配信する処理のフローチャートを示す。ここでは、通知事項について通知印刷物を作製するか否かに係わらず、作成したＰＤＦドキュメントファイルを該当の顧客端末１３に配信する場合に適用させるためのものである。
【００３６】
図６において、まず、所定数の顧客ＩＤに応じたＰＤＦドキュメントファイル添付電子メールの配信要求信号（顧客ＩＤ等）、および添付対象のＰＤＦドキュメントファイルのファイル名を配信手段２７が取得する（Ｓ４１）。配信手段２７の配信処理部３７では、対応の各顧客毎に送信する電子メールを作成する（Ｓ４２）。
【００３７】
そこで、配信手段２７の検索部３６において、顧客ＩＤに基づき、各事業体のＰＤＦＤＢ４１にアクセスしてＩＮＤＥＸＴＢ４２による要求された当該顧客ＩＤに関する総てのＰＤＦドキュメントファイルを特定する（Ｓ４３）。特定されたファイル名に応じたＰＤＦドキュメントファイルを対応のＰＤＦＤＢ４１より抽出する（Ｓ４４）。
【００３８】
そして、配信処理部３７が、抽出したＰＤＦドキュメントファイルを作成した対応の電子メールに添付してコンピュータネットワーク１２上の当該顧客ＩＤに対応した顧客端末１３にデータ入出力手段２４を介して送信する（Ｓ４５）。上記のような処理が、指示した総ての顧客（顧客端末１３）に対して行われるものである。
【００３９】
上記実施形態のように、印刷においては印刷元データ５１をデータ変換した印刷用データで処理を行うことから印刷物の印刷処理時間を担保することができ、各顧客毎のＰＤＦドキュメントファイルを作成して格納手段２９格納しておき、要求に応じて配信させることから、後の再印刷（再発行）、問い合わせにも迅速に対処することができるものである。
【００４０】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、所定数の顧客に対して印刷元データより印刷用データに変換して通知印刷物を印刷処理し、上記印刷用データに基づいてキーコードが付加された汎用電子ドキュメントファイル、キーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを各顧客毎に作成して格納手段に格納させ、所定の汎用電子ドキュメントファイルの配信要求に応じて顧客ＩＤからインデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを格納手段より抽出し、該当の端末に送信する構成とすることにより、印刷物の印刷処理時間を担保すると共に、後の再印刷、問い合わせにも迅速に対処可能とすることができるものである。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るドキュメントファイル管理システムの構成図である。
【図２】図１のＰＤＦファイル作成手段におけるＰＤＦドキュメントファイル作成の概念図である。
【図３】本システムにおける文書管理の処理フローチャート及びＰＤＦドキュメントファイル作成のフローチャートである。
【図４】本システムにおけるコールセンタの事業体端末からのＰＤＦドキュメントファイル要求に対する処理のフローチャートである。
【図５】本システムにおける顧客端末からのＰＤＦドキュメントファイルの閲覧要求に対する処理のフローチャートである。
【図６】本システムにおける各顧客端末に対してＰＤＦドキュメントファイルを自動配信する処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１１ ドキュメントファイル管理システム
１２ コンピュータネットワーク
１３ 顧客端末
１４ 事業体端末
１５ コールセンタ
２１ 印刷データ入力手段
２２ 印刷処理手段
２３ ＰＤＦファイル作成手段
２４ データ入出力手段
２５ 認証手段
２６ 認証テーブル
２７ 配信手段
２８ データベース（ＤＢ）管理手段
２９ 格納手段
４１ ＰＤＦデータベース（ＰＤＦＤＢ）
４２ インデックステーブル（ＩＮＤＥＸＴＢ）
５１ 印刷元データ
Claims (4)
- 所定数の事業体端末が接続されたコンピュータネットワークに接続されるドキュメントファイル管理システムであって、
所定の事業体が所定数の顧客ＩＤで識別される顧客に対して通知印刷物を発送するための当該通知事項の印刷元データにより印刷処理するためにデータ変換した当該顧客毎の印刷用データに基づいて、データ変換を行って前記通知印刷物と同じ表示形態の汎用電子ドキュメントファイルにキーコードを付加して当該顧客毎に作成すると共に、各汎用電子ドキュメントファイルのキーコードに顧客ＩＤを関連付けたインデックスを作成するドキュメントファイル作成手段と、
前記作成された各汎用電子ドキュメントファイル、及びインデックスを格納する格納手段と、
前記事業体端末より顧客ＩＤをもって所定の顧客からの問い合わせに応じた該当の汎用電子ドキュメントファイルの閲覧要求を入力したときに、当該顧客ＩＤから前記インデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを、前記格納手段より抽出し、当該事業体端末に送信する配信手段と、
を有することを特徴とするドキュメントファイル管理システム。 - 請求項１記載のドキュメントファイル管理システムであって、前記印刷元データから印刷用データにデータ変換する際に顧客毎に対応した通数番号が付され、前記ドキュメントファイル作成手段が、汎用電子ドキュメントファイルを作成するに際して当該通数番号より顧客毎とするソート処理を行うことを特徴とするドキュメントファイル管理システム。
- 請求項１又は２に記載のドキュメントファイル管理システムであって、さらに前記コンピュータネットワークに所定数の顧客ＩＤで識別される顧客が操作する顧客端末が接続されるものであり、前記配信手段は、前記顧客端末より顧客ＩＤをもって当該顧客に関する該当の汎用電子ドキュメントファイルの閲覧要求を入力したときに、当該顧客ＩＤから前記インデックスを参照して当該顧客ＩＤに関する総ての当該汎用電子ドキュメントファイルを特定してそのインデックスデータを該当の端末に送信し、当該端末からインデックスデータより選択された汎用電子ドキュメントファイルのファイル名を入力したときに該当の汎用電子ドキュメントファイルを、前記格納手段より抽出し、当該顧客端末に送信することを特徴とするドキュメントファイル管理システム。
- 請求項１〜３の少なくとも何れかに記載のドキュメントファイル管理システムであって、さらに前記コンピュータネットワークに所定数の顧客ＩＤで識別される顧客が操作する顧客端末が接続されるものであり、前記配信手段は、顧客ＩＤをもって所定の顧客に対する前記汎用電子ドキュメントファイルの配信指示に従い、該当の汎用電子ドキュメントファイルを抽出して該当の顧客端末に配信することを特徴とするドキュメントファイル管理システム。
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