JP3823161B2 - ハイブリッドメールの分散処理方法およびシステム - Google Patents

Description

【０００１】
技術分野
本発明は、分散ハイブリッドメールに関する。さらに詳しくは、複数の分散メール処理センタを用いた電子配信ハイブリッドメールに関する。
【０００２】
背景技術
ハイブリッドメールは、１９７０年頃に使われ始めた。ハイブリッドメールは、可変データと固定情報とから成る。可変データは、郵便物ごとに異なるデータであり、例えば名前や住所である。固定情報は、例えば郵便物のフォーマット、コンピュータで生成する文面である。従来、ハイブリッドメールは中央施設で作成していた。ほとんどの中央施設は、大型メインフレームコンピュータを用い、ハイブリッドメールの作成処理を中央制御する。
【０００３】
従来、大量のハイブリッドメールを郵送する場合、メールの一部となる文面を入力し、それをメインフレームまたは中央コンピュータで処理し、処理結果をスポークハブ方式によって中央コンピュータから印刷施設へ送る。中央コンピュータは、可変データと固定情報とを組み合わせてハイブリッドメールを作成し、各ハイブリッドメールを電子ファイルにする。その電子ファイルから郵便物が作成される。
【０００４】
いくつかの従来システムは、前記電子ファイルを、分散した郵便物作成施設へ送る。各電子ファイルは、大量のデータを含んでいる。残念ながら、データの多くは、各ハイブリッドメールごとに複製される。複製されたデータから郵便物を作成し、完成した郵便物を分類し郵送する。
【０００５】
ハイブリッドメールが含む固定データは、そのメールの約７０％を占めると言われる。これは、ハイブリッドメールの大量郵送を考えた場合、極めて大量の無駄なデータである。可変データは、全情報の約３０％である。
【０００６】
サンソンの米国特許第５，８０２，５３０号は、郵便システムの流れを制御する方法を開示する。この方法は、デジタル化したメールを最適経路に沿って目的地へ送る。この開示は、データ複製の解消について何も記述していない。サンソンの米国特許第５，９１８，２２０号は、ハイブリッドメールに関するパラメータを、郵便物仕上げ用データ処理システムへ送る方法を開示する。残念ながらこの開示も、データ複製の解消について何も記載していない。
【０００７】
従来、ハイブリッドメールは、郵便物仕上げ用フォームを格納するための電子記憶装置を必要とする。特に分散記憶装置を使用する場合、いくつかのフォームの複製を保持し更新する必要があり、不確実性を伴う。
【０００８】
一般に従来システムは、郵便物を完成させるための処理を単純に自動化している。にもかかわらず、従来システムは、ハイブリッドメールの作成過程において各メールを追跡する手段を提供していない。また従来システムは、単にそれまでの手作業を自動化するだけで、従来よりも早くメールを宛先に配達することはしない。
【０００９】
従来の電子システムはいずれも、大量のメールを効率的に処理できない。
【００１０】
従って、複製データの配信を減少し、最小にし、あるいはゼロにするハイブリッドメールシステムが求めらている。
【００１１】
発明の概要
本発明の目的は、複数の分散メール処理センタを備えた改良ハイブリッドメール作成技術を提供することである。さらに、従来システムの欠点を克服することである。
【００１２】
本発明の一態様に基づくハイブリッドメールの分散処理システムおよび方法は、可変データ用の記憶手段を有する少なくと１つのゲートウエイと、固定データ用の記憶手段を有する少なくとも１つのシステム管理手段と、少なくとも１つの郵便物作成手段とを備える。前記郵便物作成手段は、（１）前記システム管理手段に対し可変データに応じて前記固定データを要求する電子送信手段と、（２）各々が前記固定データと前記可変データの一部とを含む複数の電子メールを記憶する記憶手段と、（３）前記電子メールを受け取ってハイブリッドメールを出力する印刷手段とを有する。
【００１３】
本発明の他の態様に基づくハイブリッドメールの分散処理システムおよび方法は、複数の可変データを受け取るゲートウエイを備える。前記複数の可変データは、ハイブリッドメールに対応し、各々が住所を含む。前記システムおよび方法は、前記複数の可変データを住所に基づき地域ごとにグループ化して記憶する一時記憶手段と、前記グループ化した可変データを前記地域に各々対応する複数の郵便物作成手段の１つに送信する送信手段とをさらに備える。
【００１４】
本発明のさらに他の態様に基づくハイブリッドメールの分散処理システムおよび方法は、郵便物作成手段においてハイブリッドメールに対応する複数の可変データを格納する記憶手段と、前記郵便物作成手段において前記複数の可変データに関連する固定データを格納する記憶手段と、前記郵便物作成手段において前記固定データと可変データとを複数の組み版データとして格納する記憶手段とを含む。
【００１５】
前記およびその他本発明の目的は、添付図面および以下の詳細説明により明らかにする。
【００１６】
発明を実施するための最良の形態
図１に示す分散ハイブリッドメールシステムは、郵便物作成部１と、システム管理部３と、顧客ゲートウエイ９とを含む。
【００１７】
図１に関する以下の説明は、概略を提供する。さらに詳しい説明は、図２以降を参照して説明する。好適実施例において、ハイブリッドメール可変データ１１は、顧客ゲートウエイ９で収集し、適切で安全な電気通信接続を介して郵便物作成部１へ送る。
【００１８】
固定データは、システム管理部３から郵便物作成部１へ送る。郵便物作成部１とシステム管理部３との間に、専用線５を設けることが好ましい。
【００１９】
顧客ゲートウエイ９において電子的に収集した可変データ１１は、当該ゲートウエイにおいて、入力フォーマット（例えば顧客固有フォーマット、ＧＩＦ、ＴＩＦ等）から標準フォーマットに変換することが好ましい。データを収集する地点において標準フォーマットを提供することにより、郵便物作成部における以降の処理は、１つのフォーマットを扱うだけで済む。可変データは、例えば街路住所、市、州、郵便番号、口座番号、請求額、テキスト等を含む。顧客のファイルは、これらデータを様々なフォーマットで保持する。標準フォーマットは、標準化したレコードとフィールドと含む。
【００２０】
可変データ１１は、ゲートウエイ９において、宛先地域に基づきグループに分ける。米国では、米国郵政公社の郵便番号を使って宛先を簡単に決定できる。可変データ１１は、郵便番号を含むべきである。ゲートウエイは、３桁の郵便番号によって可変データを仕分け、一時保存する。さらに公知の方法に基づき、住所（郵便番号有りまたは無し）をＺＩＰプラス４フォーマットに変更する。郵便番号を変換し仕分けた可変データは、適切な地域の郵便物作成部へ送信する。
【００２１】
郵便物作成部１は、プリンタ、インサータ、コンピュータ等を含み、電子的に送信される可変データおよび固定データを郵便物として完成させる。郵便物作成部１は、受信データを一定期間（好ましくは７２時間）保持した後、そのデータを削除する。これにより、郵便物作成部１においてフォームを保存する必要が無くなる。フォームを保存せねばならぬ場合、複数のフォームを保存し更新せねばならず、不確実さが伴う。
【００２２】
郵便物作成部１は、世界規模で配置しても良い。この場合、住所の決定および修正は国際規約に基づく。
【００２３】
郵便物作成部１は、印刷部を含む。この印刷部は、高速プリンタおよびインサータを有する。郵便物作成部のプリンタが使用できない場合、地理的に近い第２の郵便物作成部１へ印刷データを送ることができる。
【００２４】
郵便物作成部は、印刷前に、電子ファイルを５桁郵便番号に基づき分類し保存することが好ましい。電子的に分類したファイルは、郵便番号ごとに印刷できる。郵便物は、郵便トレイを満たせる数ごとに、郵便番号に基づき印刷することが好ましい。これにより、分類済みトレイに提供される各種郵便割引を利用でき、処理を効率化できる。
【００２５】
郵便物作成部は、郵便局の近くに設け、完成した郵便物を郵便局へ搬送しやすくすることが好ましい。
【００２６】
ハイブリッドメールに関連して本発明を説明してきたが、本発明はカラー印刷物等の送付物を伴った即日文書の作成にも応用できる。この場合、本発明に基づき、同一電子データからＥメールメッセージと印刷メッセージとを作成する。すなわち、Ｅメールメッセージが一定期間（可変）内に開封されなかった場合、自動的に印刷メッセージを作成する。
【００２７】
図１において、顧客ゲートウエイ９は、顧客の施設に配置することが好ましい。１つのゲートウエイ９に複数の顧客を接続しても良い。顧客ゲートウエイ９は、顧客から可変データ１１を受け取る。
【００２８】
システム管理部は、分散プロセッサとして提供しても良い。各地域に施設を分散し、フレームリレーネットワークを介してＴＣＰ／ＩＰ等により相互接続することが好ましい。
【００２９】
システム管理部３は、署名、フォント、ロゴのライブラリなど、あらかじめ保存可能な情報を含む。システム管理部３は、電子レターフォームを格納するフォームライブラリを有する。中央システム管理部は、郵便物作成報告書（例えば請求および確認用）作成機能、システムにおけるメールの所在を示す実時間報告書作成機能、および支払いに関する管理機能をオプションとして提供する。これにより、第１種、標準Ａ、葉書、均一料金、小包等の郵便物の追跡が可能になる。
【００３０】
各顧客に顧客ゲートウエイ９を提供することが好ましいが、複数の顧客でゲートウエイを共有しても構わない。複数の郵便物作成部１を地理的に分散した地域に設けることが好ましい。１つのシステム管理部３に対し、バックアップ用システム管理部を設けることが好ましい。システム管理部は、専用線５を介して各郵便物作成部１に接続することが好ましい。顧客ゲートウエイ９は、分散した郵便物作成部に適切な電気通信方法によって接続し、可変データを分散して送信する。
【００３１】
顧客ゲートウエイは、ハイエンドパーソナルコンピュータかＵＮＩＸベースのコンピュータであることが好ましい。
【００３２】
図２Ａ，２Ｂは、顧客ゲートウエイの詳細を示す。図２Ａは、共有顧客ゲートウエイ９であり、複数の差出人１５を有する。図２Ｂは、専用ゲートウエイ９であり、単一の差出人１５を有する。差出人（顧客）１５は、顧客名、住所、請求口座等の可変データを、ローカル電子ファイルとしてコンピュータに収集する。差出人のコンピュータは、接続１１を介してゲートウエイ９に接続する。適切な接続１１は、ダイアルアップアクセスによるＴＣＰ／ＩＰである。差出人１５は、前記可変データをゲートウエイ９へ送信する。
【００３３】
ゲートウエイは、前記可変データを標準フォーマットに変換することが好ましい。可変データ中の住所に対し、通常の方法で住所検証を行うことも好ましい。
【００３４】
図７を参照すると、ゲートウエイ９は、住所に基づき可変データ７０１を地域ごとに分類する。各地域は、郵便物作成部に対応する。この分類処理は、２ステップで簡単に行える。例えば米国の場合、まず可変データを３桁郵便番号により分類し、分類データ７０３を作成する。次に、分類した可変データを区分けし、区分けデータ７０５ａ、７０５ｂを作成する。区分けとは、郵便番号に基づき、データを最寄りの郵便物作成部ごとにグループ化することである（地理的に近いメールを他の方法でグループ化しても良い）。分類し区分けした各グループの可変データは、接続１３（フレームリレーネットワーク上のＴＣＰ／ＩＰ等）を介し、対応する郵便物作成部１へ送信する。
【００３５】
図３は、郵便物作成部１の詳細を示す。郵便物作成部１は、郵便物を完成させるための通常のハードウエア、例えばプリンタ２１およびインサータ２３と、ハイエンドパーソナルコンピュータまたはＵＮＩＸベースコンピュータによる印刷挿入サーバ１７とを含む。
【００３６】
郵便物作成部は、前記分類し区分けした可変データを通信線１３を介して受け取る。郵便物作成部は、通信線５を介してシステム管理部に接続し、当該可変データに関する固定データを要求し受け取る。システム管理部のフォームライブラリ２５内の固定データ資源は、メール設計段階であらかじめ作成しておく。自動処理用のメールフォームは、ステップ５０７において設計し構成する。
【００３７】
本発明によれば、同一固定データを有する１群のメールについては、その固定データを特定の郵便物作成部へ一度送信すれば十分である。この方式は、メールが大量になるほど効率的である。
【００３８】
郵便物作成部１において、各メールの固定データと可変データとを組み合わせ、印刷イメージを完成させる。この印刷イメージは、いったん保存した後、印刷し郵送する。現在の郵便政策によれば、郵便物を５桁郵便番号で分類しトレイに満たせば、割引が適用される。これを利用するため、図７に示すように、ゲートウエイ９において特定の顧客が発信したデータに基づく印刷イメージ７０６ａ、７０６ｂは、他のゲートウエイの顧客からの印刷イメージと混合する。例えば電子的混合方法を用いることにより、効率的に郵便物をトレイに満たせる。
【００３９】
再び図３を参照する。作成したメールは、バッファ１９に一定期間保存する。印刷に問題が起きた場合、再印刷を可能にするためである。バッファは、定期的に消去できる。
【００４０】
印刷した郵便物は、通常の方法で封筒に挿入する。ハイブリッドメール仕上げハードウエアは、高速印刷システムとインサータとを含むことができる。
【００４１】
完成したハイブリッドメール郵便物は、米国郵便局など最寄りの郵便施設に搬送する。
【００４２】
図４は、システム管理部３を示す。システム管理部は、フォームライブラリ２５を提供する。フォームライブラリ２５は、固定データを電子的に保存する。固定データをデータベースに保存しても良い。固定データは、印刷物や電子メールを作成するための資源（フォント、画像、署名、ロゴ、オーバレイ、郵便規則、文書規則等）から成る。
【００４３】
システム管理部３は、通信線５を介して郵便物作成部の１つから要求を受け取ると、フォームライブラリから固定データを選択する。例えば、顧客Ａの郵便物作成用固定データおよび可変データに関連し、タグ「ジョブ＃９」を用いる。郵便物設計段階において、各アプリケーション用の資源ディレクトリ構造を作成する。呼び出し管理構造は、組み版アプリケーションの実行に伴う各資源要求を、資源ファイルサーバ内の正しいディレクトリおよびファイルへ導く。
【００４４】
システム管理部は、固定データ要求を追跡したり、郵便物作成部からのジョブ完了通知を受け取ることができる。これにより郵便物作成中および作成後に、特定のハイブリッドメールのシステム内における位置を特定できる。
【００４５】
郵便物作成部が使用できない場合、当該施設宛の送信は、他の郵便物作成部へ転送できる。
【００４６】
本発明方法およびシステムは、差出人地点から宛先への郵便物の物理的な搬送を不要にする。顧客から宛先地点への郵便物搬送の解消は、郵送時間を劇的に減少させる。
【００４７】
図５Ａおよび５Ｂは、分散ハイブリッドメールシステムのフローチャートである。ステップ５０１は、可変データを入力し検証する。ステップ５０３は、検証したデータを３桁分類する。ステップ５０５は、分類したデータを区分けする。分類し区分けしたデータは、他の分類し区分けしたデータと混合する。ステップ５０７は、可変データと固定データとを組み合わせ、印刷イメージを作成する。ステップ５０９は、完成した印刷イメージを電子的に分類する（例えば５桁郵便番号に基づき）。ステップ５１０は、メールを混合する（この混合は、組み版の後に実行し、固定データと可変データの組み合せエラーの可能性を最小にすることが好ましい）。ステップ５１１は、後処理を行う。例えば、郵便物を５桁順に整頓したり、印刷ストリームを作成したりする。ステップ５１３は、完成したハイブリッド印刷イメージを印刷用に送付し、印刷ジョブを出力する。
【００４８】
ステップ５０１，５０３，５０５（図５Ａ）は、ゲートウエイで実行することが好ましい。ステップ５０７，５０９，５１０，５１１，５１３（図５Ｂ）は、郵便物作成部で実行することが好ましい。特にステップ５０７は、電子データを完全に展開するため、郵便物作成部で実行することが好ましい。
【００４９】
図６は、図５の各ステップにおけるオプション機能の詳細を示す。各ステップ６０１は、入力６０３と出力６０５とを有する。各ステップにおける個別機能の実行は、コマンド６０７が許可する。コマンド６０７は、通常のまたは特定のアプリケーションに対し、詳細命令セットを提供する。各ステップ６０１は、状態レポート６０９を送信できる。
【００５０】
図８は、他の分散ハイブリッドメールシステムを示す。複数のゲートウエイ９は、複数の郵便物作成部１と通信する。ただし図示の構成は、ゲートウエイ、郵便物作成部、システム管理部の各数量を限定するものではない。なおゲートウエイの１つは、郵便物作成部の１つと通信していない。これは、当該郵便物作成部宛の可変データが無いからである。
【００５１】
本明細書における「分類」は、例えば分類インデックスの使用等、適切な分類方法によって実行できる。
【００５２】
本発明を実施するための好適あるいは最適形態を説明してきたが、当業者には明らかなように、本発明の実施に当たっては、様々な設計変更や変更実施例が可能であり、それら変更も本発明の請求範囲である。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明に基づく分散ハイブリッドメールシステムを示すブロック図である。
【図２】 図２Ａ，図２Ｂは前記ハイブリッドメールシステムの共有顧客ゲートウエイおよび専用顧客ゲートウエイを示すブロック図である。
【図３】 前記分散ハイブリッドメールシステムの郵便物作成部を示すブロック図である。
【図４】 前記分散ハイブリッドメールシステムのシステム管理部を示すブロック図である。
【図５】 図５Ａ，図５Ｂは分散ハイブリッドメールシステムおよび方法を示すフローチャートである。
【図６】 図５のフローチャートの各ステップを示すフローチャートである。
【図７】 顧客ゲートウエイおよび郵便物作成部における可変データの流れを示す図である。
【図８】 本発明に基づく他のハイブリッドメールシステムを示すブロック図である。

Claims (17)

1. 作成する複数のハイブリッドメールに用いる固定データをシステム管理手段に保存するステップと、
   作成する複数のハイブリッドメールに用いる可変データを前記システム管理手段とは遠隔のゲートウエイにおいて受信するステップであって、作成する各ハイブリッドメールは前記固定データと前記可変データの一部とによって定められるステップと、
   前記可変データを前記ゲートウエイから前記ゲートウエイとは遠隔の郵便物作成手段へ送信するステップと、
   前記郵便物作成手段から前記システム管理手段へ前記固定データについての要求を送信するステップと、
   前記要求に応じて、前記システム管理手段から前記郵便物作成手段へ前記固定データを送信するステップと、
   前記郵便物作成手段において、前記固定データ及び前記可変データを組み合わせることによって前記複数のハイブリッドメールの作成に用いる一組の電子データを作成するステップと、
   作成した前記一組の電子データから前記複数のハイブリッドメールを作成するステップと、
   を有するハイブリッドメールの分散処理方法。
2. 前記可変データは作成する各ハイブリッドメールについての住所を含み、前記住所によって定められる異なる地域に基づいて、前記可変データを複数の異なるグループにグループ化するステップを含む請求項１記載の方法。
3. 各住所は郵便番号を含み、各可変データをグループ化するステップは郵便番号にしたがって前記可変データをグループ化するステップを含む請求項２記載の方法。
4. 複数の郵便物作成手段が複数の異なる地域に設けられ、前記可変データを送信するステップは前記可変データの複数の異なるグループを前記可変データのグループに対応する地域にそれぞれ位置する複数の異なる郵便物作成手段へ送信する請求項２記載の方法。
5. 前記可変データをグループ化するステップは、前記ゲートウエイによって行われる請求項４記載の方法。
6. 一つのグループの可変データを受信した各郵便物作成手段は、固定データについての要求を前記システム管理手段へ送り、前記システム管理手段は前記可変データの各グループに対応する前記固定データを前記各郵便物作成手段へ送信し、前記各郵便物作成手段は前記グループの可変データを前記固定データと組み合わせ、複数のハイブリッドメールを定める一組の電子データを作成する請求項４記載の方法。
7. 前記ゲートウエイは、受信した可変データを前記郵便物作成手段へ送信する前に、前記可変データを標準フォーマットに変換する請求項１記載の方法。
8. 前記システム管理手段は固定データを複数の異なる電子フォームとして保存し、前記可変データは前記異なる電子フォームのどれが前記可変データと組み合わせられるのかを示す情報を含み、前記郵便物作成手段は、前記可変データに含まれる前記情報に基づいて、前記電子フォームのどれが用いられるのかの指標を前記システム管理手段へ送信する請求項１記載の方法。
9. 前記郵便物作成手段は、受信した前記可変データ及び固定データを記憶装置に一定期間 保存し、その後記憶装置から消去する請求項１記載の方法。
10. 前記可変データを前記郵便物作成手段へ送信する前に、前記ゲートウエイによって前記可変データに対する住所検証及び分類が行われる請求項１記載の方法。
11. 作成する複数のハイブリッドメールに用いる固定データを保存する記憶装置を有するシステム管理手段と、
    前記システム管理手段とは遠隔に位置し、前記システム管理手段と通信するゲートウエイであって、前記ゲートウエイは作成する複数のハイブリッドメールに用いる可変データを保存する記憶装置を有し、作成する各ハイブリッドメールは前記固定データと前記可変データの一部とによって定められるゲートウエイと、
    前記ゲートウエイとは遠隔に位置し、前記ゲートウエイ及び前記システム管理手段と通信する郵便物作成手段であって、前記郵便物作成手段は可変データについての記憶装置、固定データについての記憶装置及び作成されたデータについての記憶装置を有する郵便物作成手段と、
    を有し、
    前記ゲートウエイは前記可変データを前記郵便物作成手段へ送信するように動作し、
    前記郵便物作成手段は、前記可変データの受信に応じて、前記可変データに対応する固定データについての要求を前記システム管理手段へ送信し、前記固定データを前記システム管理手段から受信するように動作するプロセッサを含み、
    前記プロセッサは前記固定及び可変データを組み合わせることによってデータを作成するように動作し、前記郵便物作成手段は前記作成されたデータから前記複数のハイブリッドメールを作成するように動作するプリンタを含む
    システム。
12. 前記システム管理手段と前記郵便物作成手段との間に専用通信線をさらに有する請求項１１記載のシステム。
13. 前記郵便物作成手段は、郵便局の近くに位置する請求項１１記載のシステム。
14. 複数の郵便物作成手段が複数の異なる地域にそれぞれ位置し、前記可変データは作成する各ハイブリッドデータについての住所を含み、前記ゲートウエイは、前記住所で定められる異なる地域に基づいて、前記可変データを複数の異なるグループにグループ化し、前記可変データの異なるグループをこれらのグループに対応する地域に位置する前記郵便物作成手段の異なるものへ送信するように動作するプロセッサを含む請求項１１記載のシステム。
15. 一つのグループの可変データを受信する各郵便物作成手段は前記システム管理手段へ固定データについての要求を送信するように動作し、前記システム管理手段は前記各郵便物作成手段へ前記可変データの各グループに対応する前記固定データを送信し、前記郵便物作成手段は前記可変データのグループを前記固定データと組み合わせ、複数のハイブリッドメールを定められる一組の電子データを作成するように動作する請求項１４記載のシステム。
16. 前記システム管理手段は複数の異なる電子フォームとしての固定データのための記憶装置を含み、前記可変データは前記異なる電子フォームのどれが前記可変データと組み合わされるかを示す情報を含み、前記郵便物作成手段は前記システム管理手段へ前記電子フォームのどれが前記可変データに含まれる前記情報に基づいて用いられるかの指標を送信するように動作する請求項１１記載のシステム。
17. 前記プロセッサは、作成された前記データを印刷イメージデータファイルとして作成し、前記印刷イメージファイルを５桁郵便番号に基づいて電子的に分類するように動作する請求項１１記載のシステム。

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