CN1199112C - 用于混合邮件的分送处理的方法和系统 - Google Patents

Abstract

提供一种用于混合邮件的分送处理的方法和系统(图1)。该系统包括：收集并存储可变数据的信关(9)、有存储固定数据存储器的系统管理站(3)、和邮件制作站(1)。在客户间共享的各信关(9)，把数据按地理位置分组，并把可变数据发送至一个适当地理位置的邮件制作设施(1)。邮件制作设施(1)响应从信关(9)收到的可变数据，向系统管理站(3)发送传输相应固定数据的请求，并接收相应固定数据。邮件制作站(1)制作邮件标准件，该标准件包括所述固定数据和相应的可变数据。最后的邮件标准件还要进一步分拣并为地理上分组的邮寄而制作。

Description

用于混合邮件的分送处理的方法和系统

技术领域

本发明涉及混合邮件的分送。更具体说，是涉及用电子学的方法和用多分送邮件处理中心来发送混合邮件。

背景技术

约从1970开始，已经使用混合邮件。混合邮件包括可变的数据和固定的信息。可变数据包括逐封信函变化的数据，如名字和地址；固定信息包括，例如要在计算机中创建的信函的格式和信函的内容。混合邮件传统上是由中央设施制作的。这些中央设施的大多数，通常都利用中央设施的大型主机柜式计算机，来控制混合邮件的制作处理。

按常规，在某一特定的大量邮寄中，将成为一批混合邮件一部分的消息，被输入、被主机或中央计算机处理、并按辐射与集结(spokeand hub)方法，从该中央计算机分送至打印设施。中央计算机为混合邮件的固定信息配上可变数据。全部混合邮件的标准件，包括所有可变的和固定的信息，在中央计算机中作为电子文件产生，然后用该电子文件制作最后的邮件标准件(mail piece)。

在某些常规系统中，全部电子文件随后发送至分送站，以便制作。这些电子文件的每一个，都用掉大量数据。遗憾的是，在各个混合邮件标准件中，有许多数据是重复的。按常规，在该批中每一最后的邮件标准件，随后被预分拣和付邮。

已经发现，包括在混合邮件标准件中的固定数据，约占信函70个百分点(70％)。当考虑大量邮寄的混合邮件时，这可是十分大量的冗余数据。可变数据约占信息的30个百分点(30％)。

美国专利No.5,802,530，Sansone，公开一种邮件系统使用的通道运送方法。就是把数字化的邮件标准件，沿最佳路径传送至指定收件地点。注意，该专利没有消除重复数据的条文。美国专利No.5,918,220，Sansone，还讨论一种方法，把与混合邮件有关的参数传送至数据处理系统，以便最后邮件标准件的汇总。很遗憾，还是一样，没有消除重复数据的条文。

传统上，混合邮件必需用表格的电子存储器，以便制作最后的标准件。这样做会导致维护和更新若干表格副本的固有不确定性，特别是在使用分送存储器的情况下。

一般说来，常规系统只是把编制最后邮件标准件的过程自动化。然而，当一件邮件通过混合邮件标准件的制作过程时，常规系统不提供任何方法来跟踪该邮件。同样，因为这些系统仅是把以前的手工处理自动化，邮件标准件不比常规的邮件更快送递到收件人。

在可供邮件使用的电子系统中，没有一个在提高处理大量信函邮件的效率上做更多工作。

因此，依旧需要一种混合邮件系统，该系统能把发送的重复数据缩减、最小化、或消除。

发明内容

本发明的一个目的，是提供改进的、有多分送邮件处理中心的混合邮件的制作。有若干可供选择的特性，用于克服常规系统的缺点。

本发明提供一种用于混合邮件的分送处理的方法，包括步骤：在系统管理设施中，存储用于要被制作的多个混合邮件标准件的固定数据；在位于远离系统管理设施处的信关中，接收用于所述要被制作的多个混合邮件标准件的可变数据，其中每个要被制作的混合邮件标准件将由所述固定数据和所述可变数据的一部分来确定；把可变数据从信关发送到位于远离该信关处的邮件制作设施中；从邮件制作设施到系统管理设施，发送对所述固定数据的请求；响应于所述请求，把固定数据从系统管理设施发送到邮件制作设施；在邮件制作设施中，通过并合所述固定数据与所述可变数据，组合用于产生所述多个混合邮件标准件的一组电子数据；及从所述组合的电子数据组制作所述多个混合邮件标准件。

本发明还提供一种用于混合邮件的分送处理的系统，包括：系统管理设施，具有存储器，用于要被制作的多个混合邮件标准件的固定数据；信关，位于远离系统管理设施处，并与系统管理设施通信，具有存储器，用于所述要被制作的多个混合邮件标准件的可变数据，其中每个要被制作的混合邮件标准件将由所述固定数据和所述可变数据的一部分来确定；邮件制作设施，位于远离信关处，并与信关和系统管理设施通信，该邮件制作设施具有可变数据存储器，固定数据存储器，和复合数据存储器；其中信关可把所述可变数据发送到邮件制作设施中；其中邮件制作设施包含处理器，可响应于收到可变数据，向系统管理设施发送对固定数据的请求，该固定数据对应可变数据，并且可从系统管理设施接收所述固定数据；及其中所述邮件制作设施处理器可通过并合固定与可变数据制作复合数据，并且邮件制作设施包含一个打印机，可从所述复合数据制作所述多个混合邮件标准件。

按照本发明，是提供一种系统和方法，用于混合邮件的分送处理。该系统和方法包括：至少一个有存储可变数据的存储器的信关(gateway)；至少一个系统管理站，所述系统管理站有存储固定数据的存储器；和至少一个邮件制作站，有(1)响应可变数据而发往系统管理站的电子传输，以便向系统管理站请求所述固定数据，(2)存储多个电子邮件标准件的存储器，每一所述邮件标准件包括所述固定数据和一部分所述可变数据，和(3)打印设施，用于接收所述电子邮件标准件并输出一混合邮件。

按照本发明的另一个方面，是提供一种系统和方法，用于混合邮件的分送处理。该系统和方法包括：用于接收与一混合邮件标准件对应的多个可变数据的信关，其中每一可变数据包括一地址。该系统包括临时存储器，存储多个所述可变数据根据可变数据地址、按地理位置的分组。还包括把所述分组的可变数据，传输至多个邮件制作设施之一的传输，每一所述邮件制作设施与地理位置对应。

按照本发明的又一个方面，是提供一种系统和方法，用于混合邮件的分送处理。该系统和方法，在邮件制作设施中包括存储器，存储多个与混合邮件标准件对应的可变数据。在所述邮件制作设施中，还设有存储器，存储用于所述多个可变数据的固定数据。此外，在所述邮件制作设施中，还为所述固定数据和所述可变数据作为多个复合数据，而设置存储器。

从后面的附图与详细的说明中，可以清楚看到本发明的上述与其他目的、特性、和优点。

附图说明

本发明是结合附图说明的，附图有：

图1是分送混合邮件系统的方框图。

图2A和2B都是方框图，分别表明分送混合邮件系统的共享客户信关和专用客户信关。

图3是分送混合邮件系统中邮件制作设施的方框图。

图4是分送混合邮件系统中系统管理设施的方框图。

图5A和5B是分送混合邮件系统和方法的流程图。

图6是图5个别步骤的流程图。

图7是客户信关与邮件制作设施中，可变数据的数据流程图。

图8是混合邮件系统的另一个方框图。

具体实施方式

如图1所示，分送混合邮件系统包括邮件制作设施1、系统管理设施3、和客户信关9。

下面结合图1的讨论，给出一概要。另外的细节将结合随后的图说明。按照优选的实施例，混合邮件可变数据11，是在客户信关9收集，并经任何适当的、最好是安全的电信连接，发送至邮件制作设施1。

固定数据是由系统管理站3向邮件制作设施1提供的。最好是在邮件制作设施1与系统管理站3之间设置一专用线路5。

客户信关9用电子学方法收集的可变数据11，最好在该信关上，从任何输入格式(如当地客户格式、GIF、TIF、等等)转换为标准化格式。标准化格式由数据收集点提供，这样有利于邮件制作设施中随后只处理一种格式。例如，可变数据可能包括街道地址、城市、国家、邮政分区代码、帐号、付款数、文本、等等。任一客户文件可以用任何格式书写上述内容。标准化格式在标准化时，应包括记录和字段。

可变数据11在信关9按收件地点的地理区域分组。在美国，收件地点可以用美国邮政业务的邮政分区代码立刻确定。然后，包括邮政分区代码的可变数据11，在信关按3位数字的邮政分区代码分拣，并临时缓存。同时，按照熟知的方法，带有或不带有邮政分区代码的地址，被改正和变为ZIP加4格式。然后，把被改正的、已按地理分拣(sort)的可变数据，发送至地理上适当的邮件制作设施。

邮件制作设施1包括打印机、插入器、计算机、等等，以便把电子学方法发送的可变和固定数据，转换为最后的邮件标准件。邮件制作设施1把输入的数据保持有限时间，较好的是72小时，然后刷新数据。上述处理的优点，是不必让邮件制作设施1存储表格，因为这些表格随后会导致多种表格副本固有的不确定性，而该多种表格副本是必须更新的。

邮件制作设施1还应立足于世界范围的基础上，因而用国际协定来确定和改正各地址。

打印站包括在邮件制作设施1内。打印站设有高速打印机和插入器。如果某邮件制作设施的打印机出故障，本系统的特性在于把打印分配给第二邮件制作设施1，例如地理上相邻的有关站。

还有，最好在邮件制作设施上，在打印前，用5位数字的邮政分区代码相互混合和分拣电子文件。因此，用电子学方法预分拣的文件，能用邮政分区代码打印。最好是，用邮政分区代码打印充足的邮件标准件，以充满一邮政托盘(tray)，从而运用向预分拣托盘提供的各种邮资折扣和处理效率的优点。

邮件制作设施最好比较靠近邮局，以便更方便把最后邮件运输至邮局。

虽然本发明已经结合混合邮件说明，但本发明同样能够用于具有其他邮寄标准件的同一天单据的制作，该邮寄标准件包括彩色打印，以便用同一电子数据建立电子邮件消息，以及用于硬拷贝消息的自动制作，只要该电子邮件在灵活确定的时间内没有被打开。

如图1所示，客户信关9最好位于客户站。另外，多个客户可以与任何一个信关9连接。客户信关9根据客户需要，提供可变数据11的入口。

系统管理设施可以作为分送处理器。分送设施可以在地理上分开，最好按网络结构组织，例如用完整网格框架的中继网络上的TCP/IP。

系统管理设施3包括内有签名、字体及标识语、和任何能够预先存储的其他信息的库。系统管理设施3还包括存储在表格库中的电子信函表格。在中央系统管理设施上，还包括可供选择的特性，用于创建已经制作的信函的报告(例如用于开列帐单和确认)、指示信函在系统何处的实时报告、和有关付款的管理功能。这一特性提供跟踪第一类、标准A、明信片、平信、包裹、等等的能力。

该优选系统包括客户信关9，最好每客户一个，虽然各客户共享各信关也是可能的。该系统还设置多个邮件制作设施1，位于地理上分散的区域。最好还设置单一的系统管理设施3，加上一后备系统管理设施。系统管理设施最好通过专用线路5，与各邮件制作设施1连接。客户信关9用任何适当的电信方法，与分送邮件制作站连接，以便传递分送的可变数据。

客户信关最好是一高端个人计算机，或基于UNIX的计算机。

图2A和2B更详细地画出客户信关。图2A是共享的客户信关9，有多个寄信人15；而图2B是专用信关9，有单一的寄信人15。寄信人15，或客户，已经收集可变数据，如客户姓名、地址、付款数、等等，放在计算机的局部电子文件中。寄信人的计算机通过连接11与信关9连接。一种适当的连接11是拨号接入的TCP/IP。寄信人15把可变数据发送至信关9。

信关最好对该可变数据进行数据转换，以便把该可变数据变换为标准化的格式。最好按常用的方法，对可变数据中的地址进行(addresshygiene)地址消毒。

参考图7。在信关9，可变数据701根据地理区域，按地址存储。各地理区域与各邮件制作站对应。这可以用两步骤立刻完成。在美国，可变数据能用3位数字的邮政分区代码分拣，成为分拣的数据703。然后，分拣的可变数据被分段，成为分段的数据705a、705b。分段就是把某些邮政分区代码，按地理上最近的邮件制作设施分组。(可以用别的方法在地理上把有关邮件分组)。已分段、分拣可变数据的每一地理组，通过连接13(如完整网格框架的中继网络上的TCP/IP)，发送至下面讨论的相应邮件制作设施1。

图3更详细地画出邮件制作设施1。邮件制作设施1包括用于制作最后邮件标准件的通常硬件，如打印机21和插入器23、和一高端个人计算机或基于UNIX的计算机打印/插入服务器17。

分拣的、分段的可变数据，通过通信线路13，在邮件制作设施接收。然后，邮件制作设施通过通信线路5，最好是一专用线路，与系统管理设施连接，并请求和接收用于邮件标准件的固定数据。在邮件标准件设计阶段，事先创建表格库25中的固定数据资源。在507，设计并编制邮件标准件表格，以便自动处理。

要注意，对一批带有相同固定数据的邮件标准件，某一特定邮件制作设施，为该整批发送一次固定数据已经足够。该系统对较大量的批作业量是更有效的。

在邮件制作设施1上，对每一邮件标准件，固定数据是与可变数据并合的，以形成完整的复合的打印图表。复合的打印图表还要分拣，然后打印，以便有效地进行邮政分送。目前的邮局政策，鼓励用5位数字邮政分区代码对邮件分拣，并放进所有托盘。为从这些鼓励政策中获益，所以如图7所示，任一特定客户在信关9始发的复合打印图表706a，b，与客户从其他信关始发的复合打印图表相互混合。电子上的相互混合，例如增加了建立满托盘的能力。

再参考图3。复合邮件在缓存器19中缓存有限时间，是有利的。这样将在任何打印事故中，允许再打印。缓存器可以周期地刷新。

然后，打印的邮件按任何通用方式插入信封内。一些适于完成混合邮件的硬件，包括高速打印系统和一插入器。

然后，最后的混合邮件标准件被传送至邮政设施，如最接近的美国邮局。

图4画出系统管理设施3。该系统管理设施设置有表格库25。表格库25包括用电子学方法存储的固定数据。表格库可以在数据库中存储数据。固定数据包括用于建立硬拷贝或电子邮件标准件的资源(字体、图形、签名、标识语、覆盖、邮政和文件应用规则、等等)。

当系统管理设施3收到邮件制作设施之一通过通信线路5发来的请求时，该系统管理设施从表格库选择固定数据。例如，对客户A，与制作的固定数据和可变数据相关的，是一标志“job#9”。在邮件标准件设计阶段，为每一应用开发一资源目录结构。在复合应用执行时，呼叫管理结构会把每一资源请求引导至资源文件服务器内正确的目录和文件。

系统管理设施能够跟踪固定数据的请求，并能从邮件制作设施接收作业完成的通知，所以系统管理设施在复合之前、之中、或之后，能识别任何特定混合邮件标准件在系统中的位置。

应当指出，如果某一邮件制作设施变成不可用，则向该设施的传输，能传输至另一不同的邮件制作设施。

应当指出，本方法和系统避免了必须把邮件标准件从开始的客户位置，物理传输至收件地点。消除邮件从客户到收件地点的地理位置的传输，极大地降低邮件的送递时间。

图5A和B画出分送混合邮件系统的流程。在步骤501，输入可变数据。步骤501完成对数据的消毒。在步骤503，把输入的消毒数据，进行3位数字分拣，然后，在步骤505，把分拣的数据分段。该已分拣、分段的数据，与其他已分拣、分段的可变数据组合。在步骤507，可变数据与固定数据组合，形成复合邮件。在步骤509，对完整的复合打印图表，用电子学的方法分拣(如通过5位数字的邮政分区代码)。在步骤510，把邮件相互混合。(该相互混合最好在复合之后进行，以使固定数据与可变数据失配的可能性最小化)。在步骤511，进行邮政复合，如把信函按5位数字的顺序放置，和/或产生一打印流。在步骤513，把完整的、复合的混合打印图表交付打印，并输出打印作业。

步骤501、503、和505(图5A)最好在信关上完成。步骤507、509、510、511和513(图5B)最好在邮件制作设施上完成，特别因为步骤507把电子数据完全扩展了。

图6更详细地画出图5每一步骤的可供选择的特性。每一步骤601有输入603和输出605。每一步骤执行单独功能的能力，是通过命令607启动的，该命令用一组精确指令来提供一种常用的或专用的应用。此外，每一步骤601都能发送状态报告609。

图8画出另一种发送混合邮件系统。这里画出与多个邮件制作站1通信的多个信关9。但是，这些图不意味着对信关数目、邮件制作站数目、或系统管理站1数目的限制。这里还应指出，信关之一现在不是正在与邮件制作设施之一通信，因为尚缺乏指向所述邮件制作设施的可变数据。

本文讨论的“分拣”，可以通过任何适当分拣方法进行，包括使用分拣索引。

虽然已经说明执行本发明的优选模式和最佳模式，熟悉本发明相关领域的人员容易了解，可能存在实施本发明的各种变化的设计和实施例，因而，这些变化和实施例亦将包括在随后权利要求书的范围之内。

Claims (17)

1.一种用于混合邮件的分送处理的方法，包括步骤：

在系统管理设施中，存储用于要被制作的多个混合邮件标准件的固定数据；

在位于远离系统管理设施处的信关中，接收用于所述要被制作的多个混合邮件标准件的可变数据，其中每个要被制作的混合邮件标准件将由所述固定数据和所述可变数据的一部分来确定；

把可变数据从信关发送到位于远离该信关处的邮件制作设施中；

从邮件制作设施到系统管理设施，发送对所述固定数据的请求；

响应于所述请求，把固定数据从系统管理设施发送到邮件制作设施；

在邮件制作设施中，通过并合所述固定数据与所述可变数据，组合用于产生所述多个混合邮件标准件的一组电子数据；及

从所述组合的电子数据组制作所述多个混合邮件标准件。

2、按照权利要求1的方法，其中可变数据包含要被制作的每个混合邮件标准件的地址，且还包括分组步骤：根据地址中确定的不同地理位置，把可变数据分组为多个不同的组。

3、按照权利要求2的方法，其中每个地址包含邮政分区代码，且分组可变数据的步骤包括：按照邮政分区代码分组可变数据。

4、按照权利要求2的方法，其中在多个不同的地理位置有多个邮件制作设施，且发送可变数据的步骤包括，发送该多个不同组的可变数据到分别位于与可变数据组对应的地理位置处的多个不同的邮件制作设施上。

5、按照权利要求4的方法，其中分组可变数据的步骤是由信关完成的。

6、按照权利要求4的方法，其中接收一组可变数据的每个邮件制作设施相继发送一个对固定数据的请求到系统管理设施，并且该系统管理设施把对应各自可变数据组的固定数据发送到每个所述邮件制作设施，然后，每个所述邮件制作设施并合该可变数据组与该固定数据，以组合成一组确定多个混合邮件标准件的电子数据。

7、按照权利要求1的方法，其中在发送可变数据到邮件制作设施之前，信关把接收的可变数据转换成标准格式。

8、按照权利要求1的方法，其中系统管理设施把固定数据存储为多个不同的电子形式，可变数据包含指示哪一种不同的电子形式将要与所述可变数据组合的信息，并且其中邮件制作设施向系统管理设施发送一个指示，指示基于包含在可变数据中的所述信息，哪一种电子形式要被使用。

9、按照权利要求1的方法，其中邮件制作设施在存储器中保持接收的可变和固定数据达一预定量的时间，然后从存储器中清除所述数据。

10、按照权利要求1的方法，其中地址消毒和存储是由信关在发送可变数据到邮件制作设施之前对可变数据进行的。

11、一种用于混合邮件的分送处理的系统，包括：

系统管理设施，具有存储器，用于要被制作的多个混合邮件标准件的固定数据；

信关，位于远离系统管理设施处，并与系统管理设施通信，具有存储器，用于所述要被制作的多个混合邮件标准件的可变数据，其中每个要被制作的混合邮件标准件将由所述固定数据和所述可变数据的一部分来确定；

邮件制作设施，位于远离信关处，并与信关和系统管理设施通信，该邮件制作设施具有可变数据存储器，固定数据存储器，和复合数据存储器；

其中信关可把所述可变数据发送到邮件制作设施中；

其中邮件制作设施包含处理器，可响应于收到可变数据，向系统管理设施发送对固定数据的请求，该固定数据对应可变数据，并且可从系统管理设施接收所述固定数据；及

其中所述邮件制作设施处理器可通过并合固定与可变数据制作复合数据，并且邮件制作设施包含一个打印机，可从所述复合数据制作所述多个混合邮件标准件。

12、按照权利要求11的系统，还包括在系统管理设施与邮件制作设施之间的专用通信线路。

13、按照权利要求11的系统，其中邮件制作设施位于邮局的附近。

14、按照权利要求11的系统，其中在多个不同的地理位置有多个邮件制作设施，且可变数据含每个要被制作的混合邮件标准件的地址，并且其中信关包含处理器，可根据地址中确定的不同地理位置，把可变数据分组为多个不同的组，发送该不同组的可变数据到位于与可变数据组对应的地理位置处的不同的邮件制作设施上。

15、按照权利要求11的系统，其中接收一组可变数据的每个邮件件制作设施可相继发送一个对固定数据的请求到系统管理设施，而该系统管理设施把对应各自可变数据组的固定数据发送到每个所述邮件制作设施，每个所述邮件制作设施可并合该可变数据组与该固定数据，以组合成一组确定多个混合邮件标准件的电子数据。

16、按照权利要求11的系统，其中系统管理设施包含把固定数据存储为多个不同的电子形式的存储器，可变数据包含指示哪一种不同的电子形式将要与所述可变数据组合的信息，并且其中邮件制作设施可向系统管理设施发送一个指示，指示基于包含在可变数据中的所述信息，哪一种电子形式要被使用。

17、按照权利要求11的系统，其中邮件制作设施处理器可把复合数据制作为印刷图表文件，然后，基于5位数字邮政分区代码电子分拣印刷图表文件。

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