CN1348567A - 一种由计算机控制在几个不同通信系统间传送信息的方法以及完成该方法的一种系统 - Google Patents

Abstract

由计算机控制的、在一个通讯系统中从基于计算机的发送者系统(1)向几个不同的通信系统传送信息的方法及系统,该通讯系统可生成电子数据以控制几台打印机(8)。每一条将上述电子数据传至打印机(8)的传输线上都有一个控制单元(9)。在向打印机传输发生中断时,激活状态下的控制单元接收欲传给打印机的数据并将其传输到一个数据库(2)。该数据库中含有一个完整的地址簿(16),其中包括电子地址,这些地址均可用。根据发送者系统(1)经控制单元(9)传输的有关接收者的身份,可在该地址簿中找到一个完整的电子地址(如果该地址存在的话),然后按照这个地址通过电子传送的方式将信息传输出去。对于某些传至数据库的接收者身份,若无法获得其电子地址,则将上述数据传至相应的打印机(8),将文档打印出来,以便采用邮政方式发送。

Description

一种由计算机控制在几个不同通信系统间 传送信息的方法以及完成该方法的一种系统

技术领域

本发明涉及一种由计算机控制的通过几个不同的通信系统来传送信息的方法以及应用该方法的系统。

背景技术

对于在各方之间传输文档信息，比如在不同的公司之间或是在公司与个人之间，目前主要有两种传送系统，一种是通过邮政信件传送，另一种是通过电子文档传输，如传真或电子邮件。商务领域的人尤其希望尽可能少用邮政信件的方式，因为这种方式涉及多次纸张转手，而且纸张消耗量大，这种耗费不仅在文档本身，还包括信封。与此同时，邮政费用较高，邮寄速度相对较慢，有时还不太可靠。使用传真方式可减少纸张转手次数，同时信息能够很快到达接收者，发送者还可收到信息到达的确认。电子邮件方式的好处则更多。一定程度上讲，信息的传输可以在完全无纸的情况下进行(假设信息是写在发送者计算机的存储器里，而传输后接收者是从其计算机的屏幕上阅读)，接收者还可以决定是将信息以电子方式储存，还是将其储存在纸上，或是干脆不存。电子邮件独特的优点在于：对于以电子方式储存的信息，发送者和接收者均可对其进行编辑，将其全部或部分传送到一个存储器，或是转到工作文档以便进行数据处理。

尽管事实上电子通信比邮政信件有许多明显的优点，但后者的使用仍相当广泛，不难想象，其中主要是私人邮件，但也不乏一些公司虽具备电子通信的设备但仍要使用邮政方式外发邮件。

虽有设备但电子通信的使用仍受限制，这里的原因有多种。有些文件可能只适合物理传送，尤其是原件材料，如签过字的法律文件，还有一些体积较大的材料，如书籍和各种印刷品。还有一个原因，不过这个原因完全可以消除，就是发送者不敢肯定接收者是否有设备能接收并以电子方式处理所传输的信息，如果有，是以何种方式、应传至哪个地址。另一方面，每个想象得到的联系人都必然有一个邮政地址，这就意味着在大量的信件往来中有必要使用邮政服务。比如，权力部门或行政单位如银行定期使用邮政服务来传送消息、指令、交易确认、帐户通讯等，尤其是发票。尽管电子通信有诸多优点，使用也相对较广，但仍是局限于在公司间传递消息或是在交往密切的双方间频繁地传送信息。

因此，如果在公司、行政单位以及权力部门内部能够尽可能地以电子通信取代邮政服务，必将收益显著。这种收益不仅表现在实际服务方式的合理化、手工劳动的大量减少，还在于发送者所生成信息比使用邮政服务大为合理化了，特别是接收者可以直接使用该信息，把它作为后续处理和储存的输入，而不必再花工夫进行手工输入以得到电子格式。这一优点在涉及到帐目时尤其明显，因为目前大部分公司都使用计算机来处理自己的总帐、分类帐和财务报表，这就需要将发票、银行报表等纸面上的内容进行手工输入，以便统一进行数据处理。

发明内容：

本发明涉及一种方法，可以在计算机控制下为发送者所生成的各种信息选择传送途径，从而选出最佳可用途径。本发明还涉及一套实现此方法的通信和处理系统。

发送者以数据形式生成要发送的信息，传送到一个“传送交换器”，后者根据接收地址及类型对信息进行独立分析，并在分析的基础上选择出传送信息的最佳途径。这种方法及实现该方法的系统使得发送者生成信息和接收者进一步处理信息都大为合理化。

本发明的另一个明显优点在于它为防止发送者和接收者错误处理数据处理提供了高度的安全性。同时，也为防止因发错地址而将信息发给不合法的收件人提供了高度的安全性。

另外一个非常重要的优点是：在将该系统介绍给用户使用时不需进行要繁琐的安装和大量的基本数据输入，因而使用本发明的方法及相关系统无需使用新的计算机程序，也不必对员工进行培训。

附图说明：

下面将参照有关系统图解的附图来说明本发明的方法及系统。

图1是从发送方一端说明系统生成并传送信息功能的一个框图；

图2是说明系统的信息接收功能的一个框图。

实施方式：

下面将以一个公司或行政单位内部的财务信息及相关传送这种应用模式为例来说明本发明的方法和系统。以下列出了记帐过程中最重要的步骤以及相关文档。

I借记程序

1、根据交货记录、所完成的工作等生成基本的借记数据

2、确定借记数据

a)地址

b)规格

c)数量

d)条件

3、借记数据的内部记录，以便编制：

a)分类帐

b)付款催告

c)财务报告

4、根据传送方式所确定的形式来生成发票(见以下步骤5)

5、按照以下方式传送发票：

a)通过邮政服务

b)通过传真

c)通过电子邮件并经过接收者的打印机

d)按照确认的地址直接将数据以电子方式传到接收方的

数据系统

II接收过程

1、发票/发票数据经如下途径到达

  a)邮政服务

  b)传真

  c)电子邮件并经打印机

  d)按照确认的地址直接将数据输出到接收者的数据系统

2、按照函件的内容分类，比如：

  a)付款指示，如发票、付费通知

  b)有关付款、收款、余额等的财务数据的报告

  c)其它与财务相关的函件，如有关发票事项的询问、询

价、订单、付款困难的说明

  d)与财务无关但需要采取行动的函件，如权力部门发出

的命令或要求，或是其它限定回复期限的函件

  e)与财务无关的内含信息量的一般性函件

3、根据分类(II.2 a-e)将收到的函件在内部传送

若属于(2)中的分类

  a、b)录入内部财务系统中的财务数据，这里我们假设财务

系统是建立在计算机上的

  c)内部发送到负责该事物的部门或个人

  d)标明期限，发送到需采取措施的负责方面

  e)把与当前业务可能有关的消息发送给有关部门或个人，以

便他们了解信息并采取必要行动

由此可以看出，在分类之后，与财务相关的函件(2 a，b)可录入接收者基于计算机的财务系统，这样相对减少了手工处理的工作量。其它函件(2 c，d，e)虽不能同样程度地合理化，但由于通常需要由人来决定并采取措施，所以一些基于计算机的工具如检查、记忆功能、字处理等也都是用得着的。

III因收到函件而引起的各种过程

1、支付过程，当发票或其它付款要求到达并录入基于计算机的财务系统之后，可通过银行、银行转帐或邮政转帐方式按照正确的程序自动付款。

2、财务报告，对于一个较发达的基于计算机的财务系统，财务报告可由适当的计算机程序来生成。

3、经检查后针对财务报告追加报告。这将导致资金的重新分配、货款的继续偿付、某些业务的重新组织以及其它一些与管理职责相关的措施。基于计算机的工具仅可在有限程度内使用。

4、与财务无关的函件。由计算机控制的财务管理仅可用于某些程序化的事物，不过总的来说基于计算机的各种工具还是用得着。

通过上述所列各项可以看出，在借记过程(I)中有许多地方可以通过使用计算机进行数据处理来合理化。这样做的大前提是，发送者能够访问基于计算机的财务系统并能使用执行必要操作的计算机程序。大的公司都能做到这一点，有越来越多的小公司也都能做到这一点了，而那些需要进行大量财务管理的公司和行政单位，如银行、保险公司以及某些权力部门就更不必说。不过，发票以及其它支付要求的发送(I 5)还没有完全合理化，这主要是由接收者的接收能力和发送者对此的了解程度决定的。对于收到的函件(II)情况也是类似，它取决于发送者所使用的函件的介质，如前面所提到的，由于不敢保证发送的可靠性，发送者并不总是使用最合同的发送渠道。因而，所收到的函件采用的是哪种形式也正是由这种不确定性决定的。如果发送的方式不尽合理，不是采用电子方式，也会给分类过程的合理化带来不利影响，同时影响到在基于计算机的财务系统(II 3，a和b)中录入，导致需要手工操作。在完成了向财务系统的录入之后，如果财务系统的设计允许，后续的记帐方式(III 1，2)即可由合理的方式来完成。

公司及行政单位内部的记帐过程最适合计算机辅助的合理化，这种合理化较为迅速而广泛地应用到这些单位的财务部门也正说明了这一点。由前面的内容可以看出，使这种合理化达到最佳的主要困难在于与财务相关的函件的发送其合理化程度还不够。另一个困难对于小公司表现尤为突出，就是缺乏安装开发良好的财务系统的资金和时间。

虽然前面讲到记帐是很适合应用本发明的一个领域，但实际上其它工作具有重复性且程序化的领域也同样适合，比如订票、订货等。

有些发出或收到的函件不象与财务相关的函件那样具有重复性且程序化，合理化的潜力不大，但需要一定程度的人为思考和决定。在此就需要使用合理化过程中的工具，如基于计算机的信息系统，基于计算机的管理工具等。不过，即使是在这里，仍是用到了合理化的一个方面，那就是合理发送。发送过程越来越多地使用传真或电子邮件来完成。不过，也仍是摆脱不了对接收者有何种接收选择不了解的限制，因此还需要不时地使用速度较慢的邮政服务。

下面，我们将以借记程序为例来说明本发明的系统以及与之相关的方法。首先参看图1。

该图中包含三个主要部分：发送者子系统1(图中虚线左上方)，外部服务单元，以下称为数据库2(虚线右方)以及接收者子系统3(虚线下方)。子系统1中包含如下定义的一台或几台设备：计算机4，扫描仪5，含有必要存储单元的服务器6，财务系统7，打印机8，负责函件及其发送的控制单元9。在发送者子系统1中，上述设备可以有一台或多台。有些设备可以没有，但有关数据处理和储存的设备必须包括。将电子数据输入控制单元9的设备必须有，且至少要有一台打印机8与之相连。至于财务系统7，只要系统中有这种功能，不一定非得是独立的硬件设备，它也可以包含在其它数据处理系统中。这里所说的功能是指能够输入财务数据、储存并处理这些数据、以及将输入的材料经数据处理后输出。

数据库2中应含有一个服务单元，可由公司及行政单位中的几个子系统1共同使用。该数据库通过连接线15与系统中的控制单元相连，连接线15可以是电缆或是无线连接，最好是通过数据网络连接。

数据库2包含一个数据寄存器16，它具有高级查找功能，可以从大量存储的数据中查找并提取数据。连接单元17上接来自子系统1的连接线15，下接数据寄存器16以及连接线18、19、20。此外，我们假定连接单元与一台或多台计算机21相连，这些计算机都带有显示器和键盘，具有人机界面。

发送者子系统1和数据库可以与几个接收者通信，接收者由图中的子系统3表示。这些接收者系统可以有不同的接收函件的设备。图1中所示的各种接收设备包括：用于接收邮政函件的来件邮箱25，传真机26，连接到计算机用以接收电子邮件的打印机27，以及根据特殊地址和激活编码来接收数据的数据存储和数据处理单元28。不同的接收系统其规模有所不同，有的只能使用邮政服务来发挂号信，有的则具有开发完备的系统，其单元28中有专门的地址及激活功能。举例来说，各个银行应用这些功能来相互传递帐目，来自远程编码消息往往引发一笔交易，进而产生记帐条目以及后续的确认操作。各个接收者的子系统3的规模之所以不同是由前面所说的用户不能确定该用哪种方式发送造成的。

如前所述，数据库连接到控制单元9，而后者可以接收用户系统中的数据系统所生成的数据，并可以控制打印机8。这样，在向打印机传送数据发生中断时，控制单元9就可以通过连接线15将收到的信息传给数据库2中的控制单元17。数据库收到数据后寄存器单元16就会开始进行查找函件的收件人身份，包括从控制单元9中获得的数据中查找，主要是查找姓名及地址信息，如果没有相关的电子地址信息，则查找其实际地址。

上述过程会有两种结果，一种是通过查找在从控制单元9中获得的身份数据中找到了相关的电子地址，另一种是未找到这样的数据。如果有电子地址，则数据库会自动进行转发，转发是以电子方式完成的，其优先次序为：通过可设定地址的数据系统28，或通过电子邮件27，或是通过传真机26。如果未找到电子地址，就将收到的数据转到控制单元9并将其转到已激活的打印机8，从而将相应的文档打印出来，以便邮寄。

数据库中的地址簿信息可由多种媒介获得，如电话号码簿、传真地址簿、电子邮件地址簿、办公通讯录等，这些一般都有电子格式的，通常可通过CD-ROM获得。电子地址单元28总是用其代码将每一个地址的电子通信方式尽量补充完整，包括电子邮件地址或传真号码。

如果找不到可用的电子地址，就会从发送者的打印机8以通常的邮政服务方式将函件发送到来件邮箱25。也就是说，有关的函件必须通过打印机8打印出来，并以信件的方式邮寄给接收者。如前面所述，其它电子方式都是通过数据库2向接收者发送的。如图所示，传真机26通过连接线18与数据库中的连接单元17相连，打印机—计算机27通过连接线19与之相连，而可设定地址的计算机系统28则是通过连接线20与之相连。与连接线15一样，这些连接也都可以是电缆或无线电连接，最好是通过建立数据网络来连接。

为实现本发明的方法，控制单元9在执行借记程序的功能中具有很关键的一点。它是与服务器6连接在一起来接收信息的，而且所接收的信息的形式可以控制打印机8，以便将文档打印出来。这里我们假定这些文档为发票或其它支付要求，是在发送者的子系统1中生成的。生成的方式可以有多种：通过计算机4手工输入数据，通过扫描仪5将文档扫描进去，以及/或者从财务系统7中获得。要输入财务系统的数据来源其形式也是多样的，比如收到的通知、工作报告或是来自下级供货商的借方单据，后者的格式很方便使用计算机或扫描仪录入并进行处理。此外，控制单元9还与打印机8相连，以便生成文档用于邮寄。如前面所述，控制单元是通过连接线15与数据库2及其连接单元17相连接的。

在借记程序中，需执行如下操作：

所输入的数据从服务器传到控制单元9，并在控制单元9与打印机8之间发生暂时中断时经连接线15转送到数据库2。在进入数据库2之后，数据中所包含的地址信息被送往数据寄存器16，以便激活后者的查找功能。在寄存器中所找到的数据包括姓名和地址信息，可用于根据数据库2建立的服务协议向某一区域内的收件人集体发送。如果在查找过程中能找到某一接收者的电子地址，则会选定该地址并按照如下优先次序进行连接：首先是可设定地址的单元28，然后是电子邮件，最后是传真。如果上述传递方式存在，数据库2就会根据从控制单元9中收到的数据生成一份发票，并决定采用电子方式发送。上述数据还将由事先输入的有关发送者的数据来补充，以便打印出一份带有发送者公司标志等信息的完整的发票。此外，我们还假定文本当中还带这样的内容，即说明所传送的发票为正本，且不再以邮政方式传送。

上述操作的前提是，在查找过程中找到了接收者的电子地址。在这种情况下，电子传输发票代替了邮政服务，控制单元确认没有数据传至打印机8，于是不需要进行邮寄。但是，如果在查找过程中找不到电子地址，所有的数据就会返回控制单元并转发到打印机8。此时，所生成的文档就需要以常规方式通过邮寄发送。最后，数据库会向发送者的财务系统7发出一份报告，说明发票已发送、是以何种方式发送的。

以上只是以借记为例通过使用控制单元和数据库来说明如何使用本发明的方法。不过，这并不等于说本方法不能用于其它函件，比如提示信、催函等种种借记后续措施。不过，该方法也可用于另外一类函件，即发送者无法立即搞清楚哪种发送方式可用，同时又想优先使用电子传输的方式，而不是邮政服务。

本发明的范围还包括有一种情况是，控制单元9中可进一步包含一些其它功能。比如，能把特定功能编为程序的功能。例如，可以规定打印机8暂时只用于某项功能，如出发票，尽管它具有一般的功能。要做到这一点，就需要有一个程序，激活该程序即可让控制单元启用上述功能，这又是一种通过数据库2生成打印文档或电子文档的方法。当该程序未激活时，打印机就直接连接到服务器或是发送者子系统中的其它单元进行正常使用。另外，在使用这样的程序时，也可以使之包含前面所说的补充数据，以便在需要时使文档中含有公司标志等内容，从而让打印机一并打出，而不必采用预先打好的抬头纸或表格。如前所述，我们假定这些补充数据可以向数据库中输入，也可以由控制单元控制在激活打印机时在数据程序中找到。当激活控制单元来缮制发票或是进行其它财务操作时，前面所说的报告功能和财务系统7的升级功能仍留在其中。

这种要在发送者子系统中使用的程序，可以通过计算机4将其激活，也可以通过直接与控制单元相连接的键盘来激活。另一种方法就是打开含有该程序的软盘或CD-ROM。此外还有一种可以考虑的方法，就是在控制单元或与之相连的设备上装一个读卡机。使用卡可读取该程序并在内存中将其激活，于是只要读取卡就可保证实现所需要的功能。卡上应有清晰的标记，以防发生错误，这一点对于财务类工作尤为重要。另外，这种卡只能发给得到授权的人使用，以防记假帐等不良事件发生。

图2甚为详细地说明了所收到的函件在接收者一端(虚线之间左方区域)是如何在子系统35中处理的。在上方的虚线以上是图1中所说的发送方式25-28，代表了函件进入子系统35的各种途径。在下方的虚线以下是同样的发送方式25-28，但所代表的是信函发出的各种途径，针对某些来函有时偶然需要这样做。在垂直虚线的右方为数据库2。用于发送函件的子系统1由虚线所组成的方框来表示。我们假定本方法的多数用户都既需要接收函件又需要发送函件。虽然在这里是将两个系统分开来说明这些功能的，但在实际当中它们是彼此交叉而形成一个完整的通讯系统，即这里的子系统1和35。

子系统35中包含如下定义的设备：一个分类工作站36，邮政函件25、传真件26和电子邮件27均通向这里。将收到的材料进行分类(我们假定分类工作是手工完成的)，分为如下几种情况：一种是需要某些员工处理的邮件，即邮箱37；另一种是邮件中所包含的数据需要通过计算机录入到服务器38中，以便将数据储存起来并进行内部处理。后者所指的数据可以是收到的发票中的信息(需要手工录入)，也可以是由员工即邮箱37发到服务器38的信息。

我们假定可设定电子邮件地址的信箱28中的函件直接进入服务器进行数据处理，而不必经过分类箱36。如箭头40所示，我们假定服务器38与子系统1相连，生成并发送函件，参看图1中的情形。这样，服务器6和38的处理和储存功能就可以在同一台设备上完成。

到目前为止我们只谈到了内部处理。如果数据库2也用于处理发来的数据，则需要将分类工作站36直接或通过扫描仪41连接到数据库2。至少有一定数量的可设定地址的消息是通过发送途径28到达数据库2并经该服务器进行传输的。员工即邮箱37也都直接、或是在可能的情况下通过扫描仪连接到服务器。数据库2在进行数据处理时，至少应对一定数量的扫描信息进行分析(OCR功能)，从而生成发送者身份等信息，以便在可能时进行自动数据处理。这些数据生成后即被送往函件系统1和35进行注册。

至于外发函件的发送途径，请参见下部的方框25-28，此时的情形就与图1中所说明的一样了。与例1相同，我们假定走邮政服务的函件是在公司内部通过控制单元9和打印机8准备好的。我们还假定传真机26可以用，电子邮件27和可设定地址的邮箱28也都可以外发邮件。这样，员工们(邮箱37)就经常使用上述途径之一发送函件，而不使用数据库。不过，如果希望他们使用数据库来选择发送途径，就必须直接或是通过扫描仪与数据库连接。我们还假定服务器38与数据库之间为双向连接，就象在例1中一样，通过控制单元9这样的控制单元来连接。

到达数据库2的数据可以有几种来源：从系统28中来的可设定地址的电子信息；从分类工作站36直接来或是经扫描仪来的数据；从员工(邮箱37)来的数据；以及从服务器38直接来或是通过控制单元来的数据。对于来自分类工作站36的数据、以及/或是来自员工的数据、或是来自服务器38并经控制单元的数据，数据库的任务是执行查找操作，并按照图1中所说的方式实现合理发送。

本发明的方法和系统具有多个优点。前面已经指出，通过它可以选择最佳的发送途径，方法十分简便，是通过独立的数据库控制的自动处理实现的。数据库具有查找功能，可以在完整的地址簿中查找地址。这种功能可推动电子传递交换信息在用户网络中的使用，从而在更大范围内经常使用合理的传输方式。

还应当指出，在使用数据库发送信息时，不论是由内部引起的发送还是由外来函件引起的发送，都会导致附加服务传至数据库。有了这些建立好的通信渠道，就可以通过管理数据库来实现帐目管理，尤其对于小公司来说，这样做比通常的内部处理财务函件更能降低操作成本、提高安全性、减少人力需求。

以上所述都是基于这样一个事实，即用以打印文档以便邮寄的打印机8是与发送者子系统1相连接的，而不是与数据库2相连。这样，控制单元9就可以通过控制使数据库只对计算机处理过的信息进行电子发送，而要邮寄的信息则由发送者系统中的打印机8来处理，并将所生成的文档通过发送者系统送交邮寄。本发明的这个实施例尤其适合于这样的情况，即有大量的文档需要以邮寄或快递的方式传送，而电子发送派不上用场。比如，收件人没有传真或电子邮件地址，或是要寄的东西中含有大量的正本文件。

根据本发明的范围，可以有一台或多台打印机连接到数据库，这样，当数据库中的地址簿表明某一电子地址不存在时，与数据库相连的控制单元或是其它控制功能便将所连的打印机激活，以便将文档打印出来。于是文档在数据库内再经处理，以便转发。

当然，对于那些不需要在数据库中对文档内容进行处理的数据，也应当通过相关的功能进行报告。

Claims (10)

1、一种由计算机控制、在基于计算机的发送者系统(1)中通过不同的通信系统发送信息的方法，发送者系统(1)处于通讯系统(1，35)内部，后者可生成电子数据以控制多台打印机(8)，在文档生成的同时还可生成相应的电子数据，其主要特征在于：在各条将电子数据传输到打印机(8)的传输线上都有一个控制单元(9)，当向打印机传输数据发生中断时，处于激活状态的控制单元(9)把欲传往打印机(8)的数据传至数据库(2)，该数据库中有一个完全的地址簿(16)，包括许多电子地址，当收到数据时，根据从发送者系统(1)经控制单元(9)传来的有关接收者的身份，数据库会在地址簿中执行查找操作，如果地址存在，就会将一条完整的电子地址找出来，然后将信息按照相应的电子地址发送出去；对于那些按照接收者身份未能找到电子地址的数据，则将其送往相应的打印机(8)，将文档打印出来，然后进行邮寄。

2、根据权利要求1的方法，其特征在于：能向通讯系统(1，35)发送信息的数据库(2)可以将包含地址信息的数据传送到通讯系统(1，35)，以便进行进一步数据处理。

3、根据权利要求1或2的方法，其特征在于：通讯系统(1，35)位于接收函件的子系统(35)内部，它可以对来函进行分类，将适合于自动数据处理的信息分出来，并将其以电子方式传送到数据库(2)进行数据处理，比如对地址簿(16)中所产生的电子地址加以补充。

4、由计算机控制、在基于计算机的发送者系统(1)中通过不同的通信系统发送信息的方法，发送者系统(1)处于通讯系统(1，35)内部，后者可以根据上述信息生成电子数据，这些数据信息可用于生成数据信息载体以进行上述发送，其特征在于：由于数据库中有一个完整的包括电子地址的地址簿(16)，因而将上述信息送往数据库(2)的目的是根据从发送者系统(1)经控制单元(9)传来的有关接收者的身份在地址簿中找到完整的电子地址(如果该地址存在的话)，找到之后，便将信息按照所述地址以电子发送的方式发出去；对于那些根据接收者身份没能找到其电子地址的数据，则将数据传输到打印机(8)，将文档打印出来，以便邮寄。

5、根据权利要求4，其特征在于：与上述发送相关的数据库(2)可将含有传输信息的数据传至通讯系统(1，35)，以便进行进一步数据处理。

6、根据权力要求4或5的方法，其特征在于：通讯系统(1，35)位于接收函件的子系统(35)内部，它可以对来函进行分类，将适合于自动数据处理的信息分出来，并将其以电子方式传送到数据库(2)进行数据处理，比如对地址簿(16)中所产生的电子地址加以补充。

7、由计算机控制、使用权力要求1-3之中任何一个的方法通过不同的通信系统发送信息的方法，其特征在于，该通讯系统(1，35)中包括：一个基于计算机的发送者系统(1)，用于生成电子数据；几台打印机(8)，用以根据与上述电子数据对应的信息生成文档；一个控制单元(9)，位于将电子数据传往打印机(8)的传输线上，数据库(2)中有一个完整的地址簿(16)，当上述数据送往打印机发生中断时，处于激活状态的控制单元(9)就把欲发往打印机的数据送至数据库，收到数据后，数据库找到一条完整的电子地址(如果该地址存在)，然后按照该地址将信息以电子方式发送发出去，如果根据传入数据库中的接收者身份未能找到电子地址，数据库则将上述数据传往相应的打印机，将文档打印出来，以便邮寄。

8、根据权利要求7的系统，其特征在于：通讯系统(1，35)中包含一个用以接收函件的子系统(35)，而该子系统中又包含一个分类工作站(36)，它通过几种传送渠道(25，26，27，28)来接收函件，并对这些函件进行分类，将那些适于自动数据处理(如以电子地址补充)的函件分出来，分类工作站还有一个数据链接，用于将与这些函件有关的数据传送到数据库(2)以进行进一步的数据处理，并返回到通讯系统(1，35)进行注册和进一步处理。

9、使用权利要求4-6的方法通过不同的通信系统发送信息的系统，其特征在于：通讯系统(1，35)中含有一个基于计算机的发送者系统(1)，它可以生成与上述信息相关的电子数据，并利用其中所包含的数据信息进行发送；数据库(2)中有一个完整的地址簿(16)，其中包括电子地址；至少有一台打印机(8)与数据库相连，用以打印文档；数据库在收到上述数据后在地址簿中查找一条完整的电子地址(如果该地址存在的话)，然后按照该地址将信息以电子方式发送出去；对于那些根据接收者身份未找到电子地址的数据，则将其传输到上述打印机(8)，将文档打印出来，以便以邮寄方式发送。

10、根据权利要求9的系统，其特征在于，通讯系统(1，35)中包含一个子系统(35)，可以接收函件，子系统中又包含一个分类工作站(36)，可通过几种传送渠道(25，26，27，28)接收函件，并对这些函件进行分类，将那些适于自动数据处理(如以电子地址补充)的函件分出来，分类工作站还有一个数据链接，用于将与这些函件有关的数据传送到数据库(2)以进行进一步的数据处理，并返回到通讯系统(1，35)进行注册和进一步处理。

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