JP2003186957A - 郵便物発行システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】本発明の課題は、メールを削減するため、異な
る差出人のそれぞれのメールをまとめて１通にする場
合、どの過程でまとめるか、まとめられたメールに他の
受取人のものが紛れ込まないか、メールそのもののを小
さくできるか等の課題があり、これらを解決する方法を
提供することである。 【解決手段】複数の企業がそれぞれの顧客に対して郵便
物を発送する際、それぞれの発送内容データを顧客名を
含む情報（例えば住所情報、電話番号、家族情報等）を
キーにしてコンピュータ上で並べ替えを行い、同一人宛
ての内容を集約し、このデータを基に郵便物をまとめて
印刷し、該顧客に一括発送する。

Description

【発明の詳細な説明】 【０００１】 【発明の属する技術分野】本発明は、多くのＤＭ（ダイ
レクトメール)が毎日自宅に郵送されてくる状況を鑑
み、ＤＭの発送数を減らし、これらの配達に要する費用
を軽減する方法を提供するものである。 【０００２】 【従来の技術】現在多くのＤＭが印刷され、毎日個人宛
てに届けられている。それらはカタログであったり、カ
ード利用の引き落とし通知であったり、請求書であった
り、税金の納付書であったりしている。 【０００３】これらの配達に要する費用はたとえ一通当
たりの金額が安くても、数百万枚もあれば、とてつもな
い費用となる。このため、差出人はこれらの費用の低減
を目的として、いろんな制度を利用する等の工夫をして
いる。例えば、料金一括後払いや、あらかじめ配達地域
に区分して郵便局への持込み、あるいは宛先のバーコー
ド印刷等、郵便局におけるさまざまな割引制度があり、
これらを有効に活用して費用の削減をしている。 【０００４】 【発明が解決しようとする課題】郵送料の低減のための
割引制度の利用は大きなファクターではあるが、根本的
には差し出し枚数を減らす事が最大の効果を得るための
ベストソリューションである。 【０００５】差し出し枚数の削減は、差出人の工夫で、
１回／月を１回／２ヶ月にして減らす、封書を貼りあわ
せのはがきにする、等で実施されている。さらに、近年
は同一受取人宛てのメールを一個所に集め、別の封筒に
入れて枚数を減らす事も提案されている。この場合、封
筒の中に入れるメールに、他人宛てのものが入り込まな
いようにするための、チェックを厳重に実施しないと誤
配が起き問題になる。 【０００６】すなわち、ここでの課題は、差し出し枚数
を減らし、かつ誤配がおきにくくするための方法であ
る。 【０００７】 【課題を解決するための手段】差し出し枚数を今以上に
減らすには、個々の差出人が工夫しても限界がある。そ
れ以上の成果を得ようとするには、差出人同士が協定し
て同一人に対して同一時期に出すメールをまとめて、そ
れを１通にして差し出す方法がある。すなわち、複数の
企業がそれぞれの顧客に対して郵便物を発送する際、そ
れぞれの発送内容データを顧客名を含む情報（例えば住
所情報、電話番号、家族情報等）をキーにしてコンピュ
ータ上で並べ替えを行い、同一人宛ての内容を集約し、
このデータを基に郵便物をまとめて印刷し、該顧客に一
括発送することによって、郵送費の軽減を図る郵便物発
行システムを作ればよい。 【０００８】 【発明の実施の形態】以下図を用いて説明する。図１は
従来のＤＭ作成、発送の簡単な説明図である。この図の
例では、Ａ社とＢ市がそれぞれ顧客印刷データＡ，Ｂ
を、ＤＭ印刷社に持込み、ＤＭ印刷社ではそれぞれメー
ルの印刷用の版を作成し、それぞれメールを印刷する。
この時、両方のデータに同一人の受取メールがあって
も、当然それぞれにメールを印刷する。さらには、同居
している家族毎にメールが作成されてしまうこともあ
る。ここで、郵便局の割引制度を利用するため、印刷時
にはカスタマーバーコードも付加し、さらに発送の際に
は、送り先毎にメールを仕分けして郵便局に持込む。こ
のようにすれば郵便局の割引サービスが受けられる。郵
便局ではこれらのメールをそれぞれの配達局に輸送し各
個人宅に配達する。このため、各個人宅にはＡ，Ｂの複
数枚のメールが届くことになる。 【０００９】次に図２に本発明の郵便物発行システムを
示す。この図において、従来の方法との違いは、印刷デ
ータＡ，ＢをＤＭ印刷社１のコンピュータ２によって、
印刷データＡ，Ｂにある顧客氏名を含む識別データ（住
所、電話番号、家族名前等）をキーにマージして、同一
人の情報を集約し、それを基にメールを印刷する。この
ようにすればメールの枚数は同一人宛てには１枚に集約
される。 【００１０】この印刷時には従来通り、カスタマーバー
コードも印刷し、さらに発送の際には、送り先毎にメー
ルを仕分けして郵便局に持込む。このようにすれば郵便
局の割引サービスは変わりなく受けられる。 【００１１】郵便局ではこれらのメールをそれぞれの配
達局に輸送し配達するが、同一人に対してＡ，Ｂが統合
された１枚のメールが届くことになる。 【００１２】Ａ社、B市は１通分の郵送料を２者で負担
することになり、郵送経費を軽減できる。また、DM社
は、これらの方式で郵送費が軽減できることを顧客に提
案し、印刷依頼の受注が増える。受取り人は一括して郵
便物を受取り、振込みなど請求書の処理を銀行で一括に
処理できるなど、一度にまとめて処理できる。郵送する
側は、一度にまとめて配達が可能となり、配達経費を軽
減出来る。 【００１３】次に顧客データのマージについて説明す
る。 【００１４】図３は顧客印刷データ例である。この図の
（１）はＡクレジットからの印刷データ、（２）はＢ市
からの印刷データである。このデータを見ると、甲 太
郎が両者に重なっており、さらには家族の甲 花子も入
っている。これらのデータはそのままなら、図４に示す
メールが甲宅に（１）（１）（２）の３通届くことにな
る。料金は当然３通分かかることになる。 【００１５】この図３の２者の印刷データを、氏名を含
む識別データによってマージすると、図５に示すデータ
となる。つまり、住所、電話が同じデータを集約し、甲
宅宛てに３頁のメールを印刷し、宛先を甲 太郎、花子
として１通のメールを作成する。現在では複数頁であっ
ても、１枚に張合わせることができるメールも開発され
ている。また、マージするデータの記録フォーマットで
あるが、同じ印刷会社に印刷を依頼する訳であるから、
同一のフォーマットになっていると考えられる。（異な
る場合は、フォーマット変換が必要になるがこの処理は
通常のコンピュータで問題無く処理可能である） 上記集約メールを作成する際には、印刷データは差出人
毎に内容が異なり、印刷フォーマットも当然違ってく
る。したがって、頁を分ける必要があるし、印刷機の性
能としては、フォーマットを頁毎に変えながら印刷がで
きなければならない。これを回避するため、例えば同じ
系列の会社で、同じような引き落とし要求であれば、同
一頁に、同一のフォーマットで項目を分ける形で印刷す
れば、さらに効果があがる。 【００１６】また、家族の間でもプライバシーの関係
で、同一メールにまとめて欲しくない要求も当然出てく
る。この場合を考慮して、マージする際には組み合わせ
が許されるかどうかの選択ができる様にしておき、許さ
れる場合にだけ、まとめるようにすればよい。具体的に
は顧客毎の組み合わせ辞書（顧客情報データベース３）
を持つ方法が考えられる。さらに、住所をキーにする際
には、同一住所でも、Ａ社における表記と、Ｂ社におけ
る表記が違う場合も考えられる。これも、顧客毎に住所
表記を登録した顧客情報データベース３を作成すること
で解決できる。 【００１７】ここで、この辞書（顧客情報データベース
３）の作成とメンテナンスには多大な時間と労力が必要
になってくるが、これも各差出人の持っている情報を突
き合わせていけば比較的簡単に可能である。当然ではあ
るが対象者は有限であり、全国民すべてを持つわけでは
ない。自地域のみの顧客情報で処理可能である。 【００１８】なお、この例では印刷データのマージ処理
を、ＤＭ印刷会社で行なうように記述したが、当然なが
ら、どこの社のコンピュータであっても問題はないし、
効果にも影響を与えることはない。 【００１９】また、ＤＭ印刷会社でＣ社からの他地域に
住まいの顧客あてのデータがある場合は、ＤＭ印刷社１
では印刷せずに、他地域にあるＤＭ印刷社４にデータを
送付して印刷してもよい。他地域からのデータも自地域
でのＤＭと一緒に同一人に対して一括して送付すること
ができる。 【００２０】差出し人が提出するデータはインターネッ
トなどの通信手段を介して受取る事もでき、また他地域
からのＤＭ印刷社からも通信回線を介してデータを送受
して、自地域で印刷して自地域市内配達可能となる。 【００２１】図８は他地域のＤＭ支社へデータを送受す
る例である。Ｔ地区で他県Ｎ地区あての依頼データがあ
る場合は、Ｔ地区では印刷せず、Ｎ支社あてにＡ社、Ｂ
社のデータを送付する。これを受けたＮ支社はすでに受
け付けていたＣ社のデータと一緒にデータをマージす
る。図９はA社,B社,C社からの依頼データとDM社Ｎ支店
でマージされた結果のデータの例である。マージした結
果は図９のように３社分を一括して送付できるように統
合される。他地域あてのデータはあらかじめ各支社あて
にマージする前にデータを送受しておく。 【００２２】Ａ社、Ｂ社、Ｃ社は１通分の郵送料を３者
で負担することになり、郵送経費を軽減できる。また、
DM社支店間でデータ転送する事により、Ｔ地区からＮ地
区間での郵便物配送が不要になり、市内配達のみで郵送
費の軽減になる。ＤＭ社は、これらの方式で郵送費が軽
減できることを顧客に提案し、印刷依頼の受注が増え
る。 【００２３】受取り人はＴ地区とＮ地区の発送データを
一括して受取りができ、振込みなど請求書類や明細書の
処理を一括処理できる。郵送配達者は、一度にまとめて
配達が可能となり、配達経費を軽減出来る。 【００２４】 【発明の効果】以上詳細に述べたごとく、この発明を実
施することによって、メールの数を減らし、郵送料が低
減できるとともに、ひいては資源の有効活用につなげる
ことができる。また、コンピュータを使用して同一人で
あることを確認し、かつ集約が可能かどうか判断してデ
ータを作成するので、他人の情報が入り込むこともな
く、安全性も高くなる。

【図面の簡単な説明】 【図１】従来のＤＭ作成システムを示す図である。 【図２】本発明のＤＭ作成システムの一例を示す図であ
る。 【図３】本発明の差出人毎の印刷データの一例を示す図
である。 【図４】従来のＤＭ印字例を示す図である。 【図５】２つの印刷データを住所、氏名情報でマージし
た印刷データとＤＭ印字の一例を示す図である。 【図６】顧客データベースの同居家族データテーブルの
一例を示す図である。 【図７】顧客データベースの住所表示データの一例を示
す図である。 【図８】地域へデータ送受してDMを作成するシステムの
一例を示す図である。 【図９】DM社名古屋支店でマージされた結果のデータの
一例を示す図である。 【符号の説明】 １…ダイレクトメール印刷社 ２…顧客データマージ（並替え）コンピュータ ３…顧客情報データベース ４…他地域（Ｃ県）のＤＭ印刷社

Claims (1)

1. 【特許請求の範囲】 【請求項１】顧客情報を格納する記憶装置と、各社の印
   刷物の配信対象となる顧客の指定情報を受付ける通信部
   と、前記各社の配信対象のうち共通の顧客に対して前記
   共通する各社の印刷物のデータを結合する制御部と、前
   記制御装置が結合した印刷物のデータを印刷装置に出力
   する出力部を有することを特徴とする郵便物発行システ
   ム。