JP2015230721A - 発送管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 自治体や企業等において、住民やサービス利用者等に対し文書や荷物を発送する場合、従来技術では同一の宛先に対し、様々な部署がそれぞれ異なるタイミングで文書や荷物等を発送するため、それぞれ個別に発送コストがかかる。
【解決手段】 即時発送する必要のない文書は、文書の電子データと、宛先や発送期限日情報等をワンセットにしてサーバーコンピューターにプールする。
電子データとして扱えない荷物については、宛先や発送期限日情報等のみサーバーコンピューターにプールし、さらにそれらの情報を記入したタグを付与した上で発送作業拠点に保管する。
システムソフトウェアがサーバーコンピューターの発送期限日情報を参照し、期限日の到達した文書や荷物をピックアップして宛先毎にひとまとめにした後、発送する。これにより発送回数を減らし、発送作業の手間や発送料といったコストを削減する。
【選択図】図１

Description

この発明は、文書や荷物を発送する方法およびシステムソフトウェアに関する。

文書や荷物の発送情報を管理するシステムソフトウェアは、既に存在する。
自治体が住民へ発送する文書や、企業などがサービス利用者等に対し発送する文書及び荷物は、それぞれの部署が随時、既存技術を用いて発送する。

特になし。

従来技術では同一の宛先に対し、様々な部署がそれぞれ異なるタイミングで文書や物を発送する（一元管理していない）ため、それぞれ個別に発送コストがかかる。

この発明では、発送情報や発送作業を一元管理し、宛先毎発送期限日毎に文書や荷物をひとまとめにして発送することにより、発送回数を減らす。

即時発送する必要のない文書は、電子データとして、宛先や発送期限日情報等とワンセットにしてサーバーコンピューターにプールする。
電子データとして扱えない荷物については、宛先や発送期限日情報等のみサーバーコンピューターにプールし、さらにそれらの情報を記入したタグを付与した上で発送作業拠点に保管する。

システムソフトウェアがサーバーコンピューターの宛先や発送期限日情報を参照し、期限日の到達した文書や荷物をピックアップして宛先毎にひとまとめにした後、発送する。

文書や荷物といった種別に関係なく、また発送元の部署に関係なく、宛先と発送期限日を基準にひとまとめにして発送するため、発送回数が減少し、発送作業の手間や発送料といったコストを削減できる。
またそれらを受け取る側も、個別バラバラではなくまとめて受け取ることができれば、受け取りや開封の手間の軽減が期待される。

この発明を示す原理構成図である。 従来一般的に行われている技術を示す原理構成図である。

この発明を図１に示す。
宛先や発送期限、文書データ、荷物を、サーバーコンピューターや発送作業拠点に集約、一元管理する。

実施形態の効果

従来の一般的技術の原理構成を図２に示す。
発送情報を集約、一元管理していないため、それぞれの部署がその都度、文書や荷物を発送する。このため発送作業も送料も、その都度発生し、ロスが大きい。

これに対し、この発明では発送情報、文書、荷物を集約して効率良く発送作業を管理できる。同一宛先への発送回数を極力まとめ、減らすことが可能となり、発送作業の手間や発送料といったコストを削減できる。

Claims (1)

1. 電子文書や物を、発送期限日情報とワンセットにしてサーバーコンピューターにプールし、宛先毎発送期限日毎にひとまとめにして送付することにより、郵送コスト削減を図ることを特徴とする、システムソフトウェア。

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