JP2004139502A

JP2004139502A - 申込応募書の作成処理システム

Info

Publication number: JP2004139502A
Application number: JP2002305477A
Authority: JP
Inventors: Takemichi Watanabe; 渡辺　武道
Original assignee: Toyo Ink Mfg Co Ltd
Current assignee: Artience Co Ltd
Priority date: 2002-10-21
Filing date: 2002-10-21
Publication date: 2004-05-13

Abstract

【課題】「印刷マーケテイング」市場における企画から実施、顧客サービスまでの全ての代行業務を実現することができる手段を提供する。
【解決手段】印刷業者が、（１）依頼者からの受注または提案企画に基づき、申込応募書を印刷し、（２）印刷した申込応募書を、顧客に配布し、（３）申込みまたは応募してきた顧客からの返送された顧客データ並びに申込みまたは応募データをイメージデータとして読み込み、（４）文字、図形認識により、テキストデータおよびもしくはイメージデータに変換してデータベースを作成し、（５）受付可能な申込応募を選択し、（６）これにより納品書、ダレクトメールまたは回答書の作成あるいは消費者または顧客情報の作成、検索または編集を行い、（７）納品書、ダイレクトメールまたは回答書の配達あるいは顧客情報の閲覧または加工する。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、新聞での広告、折り込みチラシ、雑誌の広告、通信販売の広告、販売店での広告、等からの、申込み、応募等に対して、印刷業者が、（１）依頼者からの受注または提案企画を受け、広告、チラシ等の印刷から、（２）申込み書、応募書の配布または郵送、（３）これ等の受付、回収、データ読み込み、（４）入力代行、データベース化、（５）申込み、応募等の内容確認と適正なものの選択、（６）ダイレクトメール（ＤＭ）データ作成、応募の抽選、当選者データ作成、ラベル・ＤＭ作成、封入・封緘、（７）顧客情報等の市場分析、ＤＭ発送、納品、依頼者、応募者、配送業者からの問い合わせ対応、クレーム対応、までの依頼者からの必要に応じての処理の代行範囲を大幅に広げることが出来るシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
宣伝、広告等の企画に基づき、折り込みチラシによる応募・申込み、店頭での応募用紙等を用いた申込み・応募、を行おうとする場合、その企画者（依頼者）は、
▲１▼印刷業者に、返信先を依頼者とする申込応募書の印刷を依頼し、
▲２▼印刷物を、印刷業者（から）または代理業者から、消費者または顧客に配布または郵送し、
▲３▼依頼者は、申込みまたは応募してきた申込応募書の顧客データおよび申込みまたは応募データをデータベースに入力し、
▲４▼依頼者は、上記▲３▼のデータと予め設定されている依頼者からの受付基準データと、を照合して受付可能な申込応募を選択し、
▲５▼依頼者は、受付可能な申込応募書の当該データを印刷業者または代理業者に送って、
▲６▼印刷業者が、納品書、ダレクトメール等を作成し、
▲７▼依頼者自ら、または印刷業者または代理業者は、納品書、ダイレクトメール等を郵送または配達する、ことを行っている。
【０００３】
しかし、上記の方法では、印刷業者は印刷のみを受託することが一般的であり、印刷以外のいわゆるその他の代行（応募者等のデータ化・応募者等への対応等）を印刷業者に依頼することは殆どなく、ある場合でも依頼者と印刷業者（代理業者の場合を含む）との間でのデータのやり取り、作業の分担があるため、殆どが手作業による人海作業で非効率で処理に時間がかかりすぎて、依頼者からクレームになるケースも多く、またデータ化しても顧客情報に限定され、申込書原本は依然紙のままで、問合せ等に時間がかかりすぎて、印刷業者や代行業者が参入することが容易ではなかった。さらに、データ転送に伴う信頼性や漏洩危険性があること、等の欠点が生じてしまうこともあった。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、依頼者と印刷業者とのやり取りを効率化することによって、従来印刷のみの依頼から、印刷物を含む、いわゆる「印刷マーケテイング」市場における企画から実施、顧客サービスまでの全ての代行業務を実現することができ、かつ従来にない斬新な仕組みで応募者等のデータ化・発送処理等の処理時間を最短に短縮するだけに留まらず、応募者等からの問い合わせ対応等についても、応募等の量のいかんにかかわらず迅速に対応可能なため、印刷物を含む代行業務を一括受注することで、競合他社との差別化をはかり付加価値をつけたサービスを提供することを目的とする。さらに、実施までの時間の短縮の他、データ転送をなるべく削減し、データの漏洩等の危険性を軽減する手段を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明は、印刷業者による一元管理化を図ることにより、課題を解決するものである。
【０００６】
すなわち、本発明は、印刷業者が、
（１）依頼者からの受注または提案企画に基づき、返送先を印刷業者とする消費者または顧客データ並びに申込みまたは応募データの記入欄を含む申込応募書を印刷し、
（２）印刷した申込応募書を、消費者または顧客に配布または郵送し、
（３）申込みまたは応募してきた、消費者または顧客からの返送された申込応募書の顧客データ並びに申込みまたは応募データをイメージデータとして読み込み、
（４）文字およびもしくは図形認識を行い、テキストデータおよびもしくはイメージデータを作成することにより、データベースを作成し、
（５）上記（４）のデータと予め設定されている依頼者からの受注または提案企画に基づく受付基準データと、を照合して受付可能な申込応募を選択し、
（６）受付可能な申込応募書の当該データによって、納品書、ダレクトメールまたは回答書の作成あるいは消費者または顧客情報の作成、検索または編集を行い、
（７）納品書、ダイレクトメールまたは回答書の郵送または配達あるいは消費者または顧客情報の閲覧または加工する、
ことを特徴とする申込応募書の作成処理システムである。
【０００７】
さらに、作成されたデータベースは、依頼者からの求めにより、集計・分析等を行うことを可能なシステムを包括している（アンケート等のデータ集計・分析から顧客からの問合せサービスまで）。
【０００８】
なお、本発明では、「申込応募書」は資料請求書、アンケート用紙、応募用紙、商品申込書等を、「消費者または顧客データ」は氏名、性別、年齢、住所、職業等のデータを、「申込みまたは応募データ」は申込み、請求、投票、応募等のデータを、それぞれ意味する。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の申込書作成の処理システムの実施の形態について，図面に基づき具体的に説明する。
【００１０】
「ａ」図１は、本発明の一実施態様に係わる申込応募書・資料請求書処理システムの構成を示す基本構成ブロック図である。
【００１１】
「ｂ」図２は、本発明の機能や装置構成を示すシステムの構成図である。
【００１２】
「ｃ」本システムにおける処理装置９としては、入力用にスキャナが接続され、出力用にはプリンタ２８が設置される。スキャナ２は、２００ｄｐｉドキュメントフィー付き、両面対応、ナンバリング印字機能等のスキャナが推奨される。プリンタとしてはイメージ処理対応（Ｔｉｆｆフォーマット）で連続用紙対応が推奨される。
【００１３】
「ｄ」本実施例は、申込はがきをスキャナで入力する例として説明する。入力ついてはスキャナ２以外にも、ＦＡＸ５、ＷＥＢ４、携帯３などのマルチチャネルに対応している。
【００１４】
「ｅ」「配送・配布」３１では印刷会社が受託した印刷物を依頼主に代わり、直接、又は、代理人を通して、印刷物を依頼者の潜在顧客に（クライントに）配送・配布する工程を示す。
【００１５】
「ｆ」「回収」３２では依頼者の潜在顧客（クライアント）から印刷物の申込書が申込書の宛名に指定された住所に送られてきます。回収された申込書を申込書別に人手による仕分け作業を行なう工程を示す。
【００１６】
「ｇ」「入力代行」３３では複数種の申込書類を仕分けるための照合元フォームをその申込書ごとに予め帳票設定する機能，帳票設定１０、前記申込書を読み取った各画像データをそれらの照合元フォームと照合して仕分けるインプット１４と、前記照合元フォームごとに予めＯＣＲ設定１３しておき、ＯＣＲ認識をかけ認識結果のテキストを出力するＯＣＲ１５と、認識結果テキストとイメージを同時に画面表示して不認識マークの修正と誤認識項目の目視及び修正を行うイメージエントリ１６と、確認修正済のテキストと読取った画像データを同時に保存する保存・転送１７から構成される工程を示す。
「ｈ」「データベース化」３４では前記処理で作成されたＴＥＸＴ２６とイメージ２７がデータベース２６として登録され、画像データのリンク情報が付加される。
【００１７】
これ以降申込書の紙情報はデータベースに登録され、任意のテキスト項目を検索キーとしてテキスト情報と画像データの両方を参照する事、すなわちイメージ検索２３が出来る工程を示す。
【００１８】
「ｉ」「ＤＭ出力」３５では登録されたデータベース化３４から出力帳票を指定する事により必要な標準ラベル、配送業者の配送伝票を印刷処理する工程を示す。
【００１９】
「ｊ」「イメージ転写」（機能オプション）３５−１では予め転写設定１８を登録しておく事により、大量の申込書（１０００枚以上／日）が来た場合、イメージエントリ処理を行わなくても、申込書のイメージ情報をイメージ転写１９する事で大量のラベル、配送伝票発行を最短で処理する事ができる。本処理は入力代行３３のシステムと連動しておりこれにより代行入力からイメージ転写までが自動化される仕組みを提供する事ができる工程を示す。
【００２０】
「ｋ」「封入・封緘」３６では印刷物や依頼主より預かった納品物を封入・封緘処理する工程を示す。
【００２１】
「ｌ」「ＤＭ発送」３７では資料の配送手配や郵送処理をする工程を示す。
【００２２】
「ｍ」「納品データ作成」３８では納品データは入力代行３３の保存転送機能で予め設定した出力設定１１により指定したフォーマットでテキストファイル２９に出力される。依頼先からフォーマット指定や、媒体指定、ネット指定等が発生する場合は、システム環境に必要な仕組みを組み込むだけで対応できる工程を示す。
【００２３】
「ｎ」「集計・分析」３９では入力代行３３でテキスト化されたアンケートデータを集計・分析ソフト（小規模の場合、例えばＥｘｃｅｌ等）を使いＥｘｃｅｌ変換２０、ＥＸＣＥＬ集計２１、ＥＸＣＥＬ出力２２する事ができる工程を示す。
【００２４】
「ｏ」「顧客サービス」４０では発注先に代わり処理代行サービスをする場合、申込者から資料請求先に問合せ（図１に図示）が発生した場合、又は、発注先経由でクレーム等が発生した場合、問題を解決する手段として原紙情報の参照が必要になるケースがある。本システムにはデータベース情報に原紙のイメージ検索２３がついているため、倉庫から紙を探す事なく、申込者の情報から即時に本人情報を検索し、必要ならプリンタ出力２４又は、ＦＡＸ送信２５にて本人に送り問題解決にあたる事ができる工程を示す。
【００２５】
「ｐ」「新企画提案」４１では、従来印刷業者は、発注先からの依頼により、印刷物の配送・配布３１を請け負うことが通常であったが、本発明においては、配送・配布３１の次工程である回収３２から顧客サーヒ゛ス４０までを含めた企画を発注者に提案し実施する工程を示す。尚、新企画提案４１の工程の一部または全部を外注化することもできる。さらにデータの漏洩を防ぐため、入力すべき住所・氏名等の項目を任意な単位にイメージ分割を施し、分割されたイメージを元にそれぞれ別の外注先等に依頼することが容易に行えるものである。
【００２６】
以上で印刷者が依頼主からの申込書に関するほとんどの処理を本システムで実現することができる
【００２７】
【発明の効果】
以上、説明したように本発明による申込書作成処理システムは、応募葉書以外においても不特定・多種類のフォームを自動認識する仕組みがあるため、当該フォームを処理する場合、その都度当該フォームを処理するための最適プログラムを自動的に起動することができる。この最適フ゜ロク゛ラムとは、当該フォームを処理するためのフ゜ロク゛ラムであることはもちろんのこと、ＯＣＲ処理する場合には、ＯＣＲ処理すべき項目ごとに最適なＯＣＲソフトにて解析することをも含んでいる。その結果、混在したフォームが、スキャナー・ＦＡＸ等にて入力することができ、イメーシ゛テ゛ータの取得を引き金に（ＯＣＲの認識結果が１００％の正読率であるとすると）無人でテキストデータに変換することが可能である。
【００２８】
一般的には、フォームの形式・種類が違えば、住所・氏名等のテキストデータにすべき項目の位置が違うため、種類が異なる等、混在したフォームを処理することは不可能であった。またＯＣＲする際には、ＯＣＲすべき項目の位置をシステムに通知させるため、フォーム上に何がしかのマーク・番号等の印刷が必須であった。
【００２９】
このように申し込み応募書をスキャナーもしくはＦＡＸにてイメーシ゛テ゛ータにて取得する場合には、従来の手法とは、全く異なる手法により省力化ができ、一度取得したイメーシ゛テ゛ータは、その申し込み応募書に記載もしくは印字された文字・マーク等を必要に応じてＯＣＲ・ＯＭＲの処理を施してテキストデータに変換され、その双方は、関係付けられテ゛ータヘ゛ースとして保存・保管される。そのため、顧客からの問い合わせに現物の応募書により対応するのではなく、イメーシ゛により即時検索・即時対応が可能である。またデータベース化されていることにより、各種集計・分析等統計資料の作成も容易に実現できるシステムとなっている。さらに応募者へのタ゛イレクトメールの発送に際しても、テキストテ゛ータとしてラベルに住所・氏名等を印字することはもとより、テキストテ゛ータに変換前であっても住所・氏名等が応募書のどこの位置にあるかに関係なく住所・氏名等イメーシ゛テ゛ータのままラベル等に転写することが可能である。
【００３０】
したがって、応募書がＦＡＸもしくは郵送により、印刷事業者に到着し、当該応募書に記載もしくは印字されている応募者の住所・氏名等へタ゛イレクトメールする場合の時間とコストが大幅に低減されるため、応募者からの無用な問い合わせ（応募したければ反応がない、もしくは遅い等）も低減されることになる。
【００３１】
従来、印刷事業者は、受注生産型事業体質を有しており、当該事業者の周辺事業（応募書の印刷後の処理事業等）には消極的な対応であったが、本発明により、依頼者からの要求にどの事業者よりも早く接することができるという、強みをさらに強化させ、応募書の作成に留まるだけでなく処理までも請け負う等、印刷時業者の新規事業への参画機会が大幅に広げることが可能となる
【図面の簡単な説明】
【図１】図１は、本発明の一実施態様に係わる申込応募書・資料請求書処理システムの構成を示す基本構成ブロック図である。
【図２】図２は、本発明の機能や装置構成を示すシステムの構成図である。
【符号の説明】
１−申込書、２−スキャナ、３−携帯、４−ＷＥＢ、５−ＦＡＸ、６−ＦＣ設定、７−転写設定、９−処理装置、１０−帳票設定、１１−出力設定、１２−検索設定、１３−ＯＣＲ設定、１４−インプット、１５−ＯＣＲ、１６−イメージエントリ、１７−保存・転写、１８−転写設定、１９−イメージ転写、２０−Ｅｘｃｅｌ変換、２１−Ｅｘｃｅｌ集計、２２−Ｅｘｃｅｌ出力、２３−イメージ検索、２４−プリンタ出力、２５−ＦＡＸ送信、２６−ＴＥＸＴ、２７−イメージ、２８−プリンタ、２９−テキストファイル、３１−配送・配布、３２−回収、３３−入力代行、３４−データベース化、３５−ＤＭ出力、３５−１−イメージ転写、３６−封入・封緘、３７−ＤＭ発送、３８−納品データ作成、３９−集計・分析、４０−顧客サービス、４１−新企画提案

Claims

印刷業者が、
（１）依頼者からの受注または提案企画に基づき、返送先を印刷業者とする消費者または顧客データ並びに申込みまたは応募データの記入欄を含む申込応募書を印刷し、
（２）印刷した申込応募書を、消費者または顧客に配布または郵送し、
（３）申込みまたは応募してきた、消費者または顧客からの返送された申込応募書の顧客データ並びに申込みまたは応募データをイメージデータとして読み込み、
（４）文字およびもしくは図形認識を行い、テキストデータおよびイメージデータの両方もしくはイメージデータまたはテキストデータのいずれかを作成することにより、データベースを作成し、
（５）上記（４）のデータと予め設定されている依頼者からの受注または提案企画に基づく受付基準データと、を照合して受付可能な申込応募を選択し、
（６）受付可能な申込応募書の当該データによって、納品書、ダレクトメールまたは回答書の作成あるいは消費者または顧客情報の作成、検索または編集を行い、
（７）納品書、ダイレクトメールまたは回答書の郵送または配達あるいは消費者または顧客情報の閲覧または加工する、
ことを特徴とする申込応募書の作成処理システム。