SE512898C2 - Förfarande för datorstyrd distribution av information via ett antal olika kommunikationssystem samt system för tillämpning av förfarandet - Google Patents

Description

W 20 30 b.) Un h) 512 898 bildskärm av mottagaren, som därvid kan avgöra om meddelandet skall lagras elektroniskt, dokumentärt eller överhuvudtaget ej sparas. En fördel som är unik för e-post är att den elektroniskt lagrade informatio- nen kan både hos avsändaren och mottagaren utnyttjas för redigering, för transferering helt eller delvis till register eller till arbetsfiler för att användas för databehandling.

Trots att den elektroniska kommunikationen uppvisar många och stora fördelar i förhållande till post- distribution användes den senare fortfarande i stor inte oväntat i utsträckning, stor utsträckning för privatpost men även för avgående post hos företag, som dock i allmänhet har utrustning för elektronisk kommunikation.

Orsakerna till att den elektroniska kommunikationen användes i begränsad utsträckning trots att utrustning finns är flera. Det kommer troligtvis alltid att finnas dokument, som endast lämpar sig för fysisk befordran, främst originalmaterial sàsom signerade, juridiska handlingar och även material med stor omfattning, såsom böcker och andra omfattande trycksaker. En orsak som dock i stor utsträckning borde kunna elimineras är en osäkerhet hos aysändaren om adressaten är inrättad för att ta emot och behandla elektroniskfförmedlad information och i sà fall genom vilken medium och under vilken adress. Däremot har praktiskt taget varje tänkbar kontakt en känd postadress, vilket gör att postbefordran användes som ett obligatorium för en stor del av korrespondensen. Som exempel kan nämnas att myndigheter och institutioner såsom banker regelmässigt Un W U 20 25 512 898 s använder sig av postbefordran för meddelanden, före- lägganden, transaktionsbesked, kontobesked och framför allt för fakturor. Det trots allt relativt omfattande utnyttjandet av elektronisk kommunikation kommer däremot att bli begränsad till meddelanden mellan företag och andra parter mellan vilka en nära samverkan och frekvent informationsutbyte föreligger.

Man kan således konstatera att inom företag, institu- tioner och myndigheter skulle stora vinster kunna göras om postbefordran kunde ersättas med elektronisk kommunikation överallt där möjligheter finns att inrätta sådan. Vinsterna skulle därvid ej ligga enbart i att själva befordran blir rationell och med minsta möjliga manuella insats utan även genom att informa- tionen hos avsändaren kan produceras på ett betydligt rationellare sätt än vid postbefordran och framförallt genom att den hos mottagaren direkt kan utnyttjas som ett instrument för vidare databehandling och -lagring medan pappersdokument ofta måste överföras manuellt i digital form för att kunna vidarebearbetas. Särskilt markant är detta vid ekonomihantering där de flesta företag idag gör sin bokföring, reskontraföring och ekonomirapportering genom maskinell databehandling.

Därvid är det nödvändigt att pappersdokument såsom fakturor, bankbesked mm måste lagras in manuellt för att integreras i databehandlingen.

REDOGÖRELSE FÖR UPPFINNINGEN: Föreliggande uppfinning avser ett förfarande för dator- styrt val av distributionsvägar för information av olika slag producerad hos en avsändare, på sådant sätt att den gynnsammast, tillgängliga distributionsvägen Ü 20 25 512 898 4 väljes. Uppfinningen avser även ett kommunikations- och processystem för genomförande av förfarandet.

Hos avsändaren produceras därvid i dataform den avsedda informationen och överföres till en ”distributions- växel", som självständigt analyserar informationen med avseende till mottagningsadress och art och pà grundval av analysen väljer den mest gynnsamma kommunikations- vägen som kan utnyttjas och därefter sörjer för distributionen. Förfarandet och dess system för genom- förandet skapar många möjligheter hos både avsändare och mottagare att höggradigt rationalisera produktion och vidare behandling av information.

En annan viktig fördel vid uppfinningen är att en hög säkerhet mot felbehandling av data både hos avsändare och mottagare kan uppnås. Likaså kan en hög säkerhet uppnås mot feladressering och mot avtappning av information till obehörig part.

En ytterligare och mycket viktig fördel är att systemet kan införas och utnyttjas hos användaren utan någon omfattande installation och en stor del av det arbete i form av inlagring av grunddata ianspràkstagande av nya datorprogram och personalutbildning kan elimineras vid förfarandet och systemet enligt uppfinningen.

FIGURBESKRIVNING: I det följande beskrives förfarandet och systemet enligt uppfinningen med hänvisning till bifogade ritningar, som schematiskt visar systemet. 10 U 20 25 30 512 898 Pig. l visar därvid ett blockschema över systemet i dess funktion vid produktion och distribution av information hos avsändaren; och Fig. 2 visar ett motsvarande blockschema avseende systemets funktion vid mottagande av informationen.

FÖREDRAGNÅ UTFÖRINGSFORMER: I det följande skall förfarandet och systemet beskrivas i ett användningsfall inriktat i första hand mot ekonomihantering med tillhörande korrespondens inom ett företag eller institution. Nedan listas de väsentliga processer och därav föranledda dokument inom sådan ekonomihantering.

I. Debiteringsprocessen l.

Produktion av debiteringsunderlag på grund- val av registrerade leveranser, utförda arbeten mm Fastställande av debiteringsdata a) adressat b) specifikation c) belopp d) villkor Intern registrering av debiteringsdata för upprättande av: a) reskontra b) betalningsbevakning c) ekonomirapportering Produktion av faktura i den form som bestäm- mes av distributionssättet (se 5 nedan) 20 25 30 II. 512 898 6 Distribution av faktura enligt något av sätten: a) postbefordran b) med telefax c) med e-post via skrivare hos mottagaren d) direkt elektronisk överföring av data till datasystem hos mottagaren enligt overenskommen adressering Mottagningsprocessen 1. Ankomst av faktura/faktureringsdata via: postbefordran telefax e-post medelst printer direkt inlagring av data i mottagarens datasystem enligt overenskommen adressering Sortering av korrespondens enligt innehåll såsom: a) b) E) betalningsförelägganden, t.ex. fakturor, avgiftskrav rapportering av ekonomidata gällande erlagda betalningar, inkomna betalningar, saldoställningar mm övrig ekonomirelaterad korrespondens t.ex. förfrågningar om utfärdade faktu- ror, offertbegäran, beställningar, meddelande om betalningssvårigheter ej ekonomirelaterad korrespondens som skall utlosa en àtgärdsprocess t.ex. forelägganden och krav från myndighet eller annan med utsatt svarsfrist ej ekonomirelaterad korrespondens av allmän och informativ art 10 15 20 25 30 512 898 v Intern distribution av ankommen korrespondens i enlighet med indelningens Sorteringsklasser (II.2 a-e) Sorteringsklass enl. (2) a,b Registreras som ekonomiska data i det interna ekonomisystemet, som förutsättningsvis är datorbaserat c distribueras internt till avdelning/ person som har ansvar för ett område till Vilket frågan är relaterad d fristnoteras och distribueras till ansvarig inom det omrâde till vilket åtgärden hänför sig e meddelanden med tänkbar relevans till föreliggande verksamhet distribueras till berörda avdelningars/personer för kännedom och eventuell åtgärd Som framgår kan ekonomirelaterad korre- spondens (2a, b) efter sortering registreras i mottagarens datorbaserade ekonomisystem och föranleder relativt obetydlig manuell hantering. Övrig korrespondens (2c,d,e) kan ej rationaliseras i samma grad, den fordrar praktiskt taget alltid personliga över- väganden och àtgärder. Dock kan dator- baserade hjälpmedel såsom för bevakning- och pàminnelsefunktioner, textbehandling mm användas.

W 20 25 30 b) UI 512 898 s Processer föranledda av ankommande korre- spondens l. Betalningsprocesser, som genom korrekt inprogrammering efter ankomst av faktura eller annat betalningsföreläggande registrerats i datorbaserat ekonomisystem kan utlösas automatiskt såsom via bank, bankgiro eller postgiro 2. Ekonomirapportering som vid väl utbyggt datorbaserat ekonomisystem kan framtagas medelst anpassat datorprogram 3. Uppföljning av ekonomirapporteringen efter genomgång. Kan föranleda omdisponering av medel, upptagning eller betalning av lån, omläggning av viss verksamhet och andra åtgärder som i allmänhet faller under företagsledningens ansvarsområde. Endast i begränsad utsträckning kan datorbaserade hjälpmedel utnyttjas. 4. Ej ekonomirelaterad korrespondens. Endast för viss verksamhet med väl etablerade rutiner som utnyttjas frekvent kan en datorstyrning liknande ekonomistyrning tillämpas. Dock finns i allmänhet behov av datorbaserade hjälpmedel.

Som framgår av föregående uppställning finns stora möjligheter att rationalisera Debiteringsprocessen (I) genom maskinell databehandling. Den första förutsättningen härför är att avsändaren har tillgång till ett datorbaserat ekonomisystem och dataprogram för erforderliga processer. Sá är också fallet vid 10 15 20 25 30 512 898 9 stora företag och i allt större utsträckning även vid mindre företag och alltid vid företag och institutioner med omfattande ekonomi- hantering, såsom banker, försäkringsbolag och vissa myndigheter. Dock har ofullständigt rationaliserats distributionen (I.5) av fakturor och andra betalningsförelägganden emedan man här blir beroende av adressatens mottagningsmöjligheter och vilken kännedom man har om dessa. När det gäller mottagen korrespondens (II) är man ävenledes beroende av det korrespondensmedium som avsändaren använder och som nämnts kan en avsändare ofta ej utnyttja den mest rationella distributions- kanalen på grund av osäkerheten om tillgängliga distributionsmedel. Detta innebär givetvis att mottagen korrespondens i sin form kommer att bestämmas av denna osäkerhet. Om distributionen sker på ett ej elektronikbaserat, mindre rationellt sätt påverkar det negativt även rationaliseringsmöjligheterna för sorteringen (II.2) och påverkar även registreringen in i det datorbaserade ekonomisystemet (II.3,a och b) så att manuella insatser måste göras. När väl registrering i ekonomisystemet skett kan efterföljande ekonomiåtgärder (III.l,2) genomföras rationellt om ekonomisystemet är utbyggt härför. b) Un Ekonomihanteringen inom företag och institutioner är i och för sig väl lämpad för datorunderstödd rationa- lisering, vilket även visas av att sådan rationali- sering så relativt snabbt och i så stor omfattning W U 20 25 35 512 898 n- genomförts just inom ekonomiomràdet. Det främsta hindret för en optimal rationalisering är, som torde framgå av föregående uppställning, bristen i rationa- lisering av distributionen av den ekonomirelaterade korrespondensen. Ett annat hinder särskilt relaterat till mindre företag är att investeringsmedel och tid saknas för inrättande av ett väl utbyggt ekonomisystem. Även om ekonomihantering här nämnes som ett område väl anpassat till utnyttjande av uppfinningen, utesluter ej detta att det finns andra områden där upprepade rutiner förekommer. Som exempel kan nämnas vid bokning av biljetter och beställning av varor. Övrig avsänd och mottagen korrespondens, som ej är grundad på fasta, återupprepningsbara rutiner liksom den ekonomirelaterade ger ej alls samma möjligheter till rationalisering emedan den i hög grad fordrar personliga avgöranden och åtgärder. Här torde man även fortsatt i stor utsträckning få nöja sig med utnytt- jande av tillgängliga hjälpmedel i rationaliserings- processen, såsom datorbaserade informationssystem, datorbaserade styrhjälpmedel mm. Även här kan dock en viktig rationaliseringsfaktor vara att rationell distribution utnyttjas. Så sker också i allt större utsträckning med hjälp av telefax och e-post. Dock gäller även här de begränsningar som uppkommer på grund av att man ej vet vilka mottagningsmöjligheter mottaga- ren har, varigenom kostsam och långsam postbefordran måste tillgripas.

I det följande skall nu beskrivas systemet och i samband därmed förfarandet enligt uppfinningen vid 10 15 20 25 b) UI 512 898 1; genomförande av Debiteringsprocesser. Därvid hänvisas först till blockschemat i fig. 1.

I detta visas ett system omfattande tre huvudenheter: Avsändarpartens delsystem 1 (ovanför och till vänster om den streckprickade linjen i figuren), en extern servisenhet, i det följande kallad databasen 2 (till höger om den streckprickade linjen) och mottagarens delsystem 3 (under den streckprickade linjen).

Delsystemet 1 innefattar ett eller flera exemplar av enheter för vilka följande definitioner gäller: Dator 4, scanner 5, server 6 inklusive erforderliga minnesenheter, ekonomisystem 7, skrivare 8, styrenhet 9 för korrespondens och dennas distribution. Inom avsändarens delsystem 1 kan således finnas flera exemplar av dessa enheter. Alternativt kan någon enhet uteslutas respektive kan andra typer av enheter för databehandling och lagring vara anslutna. Nödvändigt är dock att det finns enheter för inmatning av elektro- niska data till styrenheten 9 och åtminstone en till densamma ansluten skrivare 8. Angående ekonomisystemet 7 kan det betecknas som en funktion inom systemet och behöver ej ses som någon separat maskinell enhet utan kan vara integrerad i det övriga databehandlings- systemet. Funktionen skall i sà fall innefatta möjligheter till inmatning av ekonomidata, lagring och bearbetning av dessa samt utmatning av data som är producerade från inmatat material genom databearbetning.

Databasen 2 är avsedd att utgöra en serviceenhet, vilken kan utnyttjas av flera delsystem 1 hos 10 U 20 u) U! 512 898 '7 företagare och institutioner. Databasen är förbunden med styrenheter hos anslutna delsystem via förbindelser 15, som kan vara en kabelförbindelse eller trådlös förbindelse och företrädesvis en förbindelse via något tillgängligt datanät.

Databasen 2 innefattar ett dataregister 16 med en avancerad sökfunktion för sökning och framtagning av data ur en stor mängd lagrade sådana. En kopplingsenhet 17 är ansluten dels till den inkommande förbindelsen 15 från delsystemet 1 och dels till dataregistret 16 och även till utgående förbindelser 18, 19 och 20. Dessutom förutsättes att kopplingsenheten är ansluten till en eller flera datorer 21 med bildskärm och manual för personlig betjäning.

Avsändarens delsystem 1 och databasen är avsedda för kommunikation till ett antal mottagare, som i riguren representeras av delsystemet 3. Dessa mottagarsystem kan inbördes ha olika utrustning för mottagande av som kan korrespondens. De olika mottagarenheter, förekomma anges i fig. 1 med följande definitioner: postmottagningsställe 25 för postbefordrad korre- spondens, telefax 26, skrivare 27 ansluten till dator för mottagande av e-post samt datalagrings- och databearbetningsenhet 28 för mottagande av data enligt ert särskild adresserings- och aktiveringskodifiering.

Olika mottagarsystem kan därvid ha större eller mindre omfattning från det att man för dokumentära, registrer- bara meddelanden endast är nàbar med postbefordran till ett omfattande utbyggt system med särskilda adresserings- och aktiveringsfunktioner i enheten 28.

Som exempel på sådana funktioner kan nämnas värdetrans- 10 15 20 25 30 b) Un 512 898 lf- fereringar mellan konton i olika banker där ett kodifierat fjärrmeddelande utlöser transaktioner med omkontering och efterföljande bekräftelseoperationer.

Den olika omfattning delsystemen 3 hos respektive presumtiva mottagare kan ha, är upphovet till den nämnda osäkerhet om vilka distributionsmedel som användaren kan använda.

Som nämnts är databasen ansluten till styrenheten 9, vilken i sin tur är ansluten för mottagande av data producerade i användarsystemets datasystem och inrät- tade för styrning av skrivaren 8. Styrenheten 9 är därvid anordnat att överföra mottagna data via linjen 15 till databasens 2 kontrollenhet 17 under avbrott av överföring av dessa data till skrivaren. Överföringen till databasen initierar en sökprocess i register- enheten 16. Denna är inrättad att söka motsvarighet till adressatidentifikationer inkluderade i data förmedlade från styrenheten 9, särskilt namn- och adressuppgifter, och om dessa ej innehåller relevanta elektroniska adressuppgifter, söka sådana uppgifter.

Den beskrivna processen kan resultera i att antingen konstateras en relevant elektronisk adress genom att förmedlade fràn den framgår av identifikationsdata styrenheten 9 alternativt genom att den framkommit i sökprocessen eller att några sådana data ej framkommit.

Om elektronisk adress föreligger övertar databasen den vidare distributionen, vilket således sker elektroniskt via adresserbart datasystem 28, e-post 27 eller telefax 26 i nu angiven prioritetsordning. Kan någon elektro- nisk adress ej konstateras àterföres den mottagégf datamangden till styrenheten 9 och föres vidare till W Ü 20 25 30 512 898 1* skrivaren 8, som aktiveras att skriva ut motsvarande dokument för postbefordran.

Registeruppgifterna i databasen kan hämtas från en mängd media såsom telefonregister, faxregister, e-post- register, myndighetsregister mm, som i allmänhet är åtkomliga i digitaliserad form, ofta via CD-ROM. Så långt som möjligt är varje adress kompletterad med sin/sina adresser för elektronisk kommunikation: Elektronisk adresseringsenhet 28 med dess koder, eller e-postadress resp. telefaxnummer.

Om någon användbar elektronisk adress ej kan konsta- teras måste distribution till postmottagningsstället 25 således ske från avsändarsystemets skrivare 8 via sed- vanlig postbefordringsservice. Med andra ord, korre- spondensen ifråga skrives ut medelst skrivaren 8 och postbefordras som brev till mottagaren. Övrig kommu- sändes nikation till mottagaren, som är elektronisk, som nämnts via databasen 2. Därvid visas telefaxen 26 ansluten till databasens kopplingsenhet l7 genom linjen 18 genom skrivaren-datorn 27 genom linjen 19 och till den adresserbara datorsystemet 28 genom linjen 20.

Dessa förbindelser kan liksom förbindelsen 15 ske via tråd eller trådlöst och företrädesvis medelst något etablerat datanät.

I funktionen vid den avsedda debiteringsprocessen utgör styrenheten 9 en nyckelenhet för genomförande av förfarandet enligt uppfinningen. Den är ansluten till servern 6 för mottagande av data i sådan form att de kan styra skrivaren 8 för utskrift av dokument. Sådana dokument förutsättes här vara fakturor eller andra U 20 30 b) IJ: 512 898 1:: betalningsförelägganden, vilka producerats i avsända- rens delsystem 1. Sådan produktion kan genomföras på olika sätt: Genom manuell inmatning av data via datorn 4, genom scanning av dokument i scannern 5 och/eller genom att hämtas från ekonomisystemet 7. Källor till data som inlagrats i ekonomisystemet kan vara av olika slag. Nämnas kan leveransnoteringar, arbetsrapporter och inkommande debiteringar från underleverantörer, som i sin tur redan registrerats i inmatningsbar form och kan ha producerats i datorn eller scannern exempelvis.

Ytterligare är styrenheten 9 ansluten till skrivaren 8 för framställning av dokumentet i sådan form att de kan postbefordras. Medelst förbindelsen 15 är styrenheten som nämnts ansluten till databasen 2 och dess kopplingsenhet 17.

Vid en debiteringsprocess genomföres följande opera- tioner: Inmatade data från servern till styrenheten 9 vidare- befordras via förbindelsen 15 till databasen 2 under temporärt avbrott av förbindelsen från styrenheten 9 till skrivaren 8. Efter inlagring föres adresseringsdata ingående i den producerade och överförda datamängden till dataregistret 16 för aktivering av dess sökfunktion. De data som finns i registret är namn- och adressuppgifter för den krets av adressater inom det territorium, Om vid som ingår i den avtalade servicen via databasen 2. sökningen någon elektronisk adresseringsmöjlighet finns hos ifrågavarande mottagare, väljes denna ut med prioritering av förbindelse via adresserbar enhet 28 och därefter via e-post samt slutligen telefax. Om någon av dessa möjligheter finns, producerar genom den från N U 20 Lu Uu 512 898 n: styrenheten 9 mottagna datamängden databasen l en faktura för den elektroniska distribution, som har konstaterats.

Nämnda data kompletteras med redan inlagrade data från avsändaren för utskrivning av en komplett faktura med avsändarens logotype och annat. Dessutom förutsättes att en text ingår, som informerar om att kommunikationen motsvarar översändande av en originalfaktura och att postbefordran ej kommer att ske.

Förutsättning för att denna operation skall kunna åstad- kommas är att vid sökningen återfinnes någon elektronisk adress för mottagaren ifråga. Eftersom i så fall den elektroniskt överförda fakturan skall ersätta post- befordran sörjer styrenheten för att några data ej matas fram till skrivaren 8 varigenom någon postbefordran ej sker. Skulle dock ej någon elektronisk adress återfinnas vid sökningen återföres datamängden till styrenheten för vidarematning till skrivaren 8. Det då utmatade doku- mentet tas om hand på sedvanligt satt för postbefordran.

Slutligen avrapporteras från databasen till avsändarens ekonomisystem 7 att fakturan avsänts och vilket kommuni- kationsmedium som använts.

Detta utnyttjande av förfarandet medelst styrenheten och databasen har exemplifierats för användning vid debite- ring. Det finns dock ej något som hindrar att det användes för annan korrespondens, naturligtvis för följdátgärder till debiteringar, såsom betalnings- påminnelser och -krav. Emellertid även annan korre- spondens komma ifråga där avsandaren ej omedelbart kan konstatera vilka distributionsvägar som finns tillgängliga och där man föredrar elektronisk överföring framför postbefordran. 10 20 25 b) Un 512 898 17 Inom uppfinningens ram ligger även att styrenheten 9 kan utvidgas för ytterligare funktioner. En sådan är att den är utrustad för programmering av bestämda funktioner. Det är exempelvis tänkbart att skrivaren 8 endast temporärt användes för en viss funktion, exempelvis fakturering och annars har mera allmän användning. Det är därvid lämpligt att det finns ett program som aktiveras så att nämnda funktion hos styrenheten inkopplas, d v s alternativ produktion av utskrivet meddelande eller elektronisk kommunikation via databasen 2. När detta program ej är aktiverat kan skrivaren har direkt koppling till servern eller annan enhet i avsändarens delsystem för sedvanlig skrivaranvändning. Om dock nämnda program är inkopplat kan detta även omfatta nämnda kompletterade data för att skapa ett dokument i de fall man fordrar att överföra firmalogotype eller andra uppgifter för utskrivning i skrivaren i stället för att använda sig av förtryckta firmapapper eller blankett. Som nämnts förutsàgs att sådana kompletterade data kunde vara inprogrammerade hos databasen men kan likaväl ligga i ett dataprogram för aktivering av skrivaren medelst styrenheten. Aktivering av styrenheten skall även innebära att nämnda rapporte- ringsfunktion, uppdatering av ekonomisystemet 7 upp- rätthàlles vid fakturering och andra ekonomiåtgärder.

Aktivering av de program, som man önskar kunna använda i avsändarens delsystem kan givetvis ske genom inmatning via exempelvis datorn 4 eller genom en manual ansluten direkt till styrenheten. en diskett eller CD-ROM, Ett annat sätt är att koppla in som har ifrågavarande program lagrat. En ytterligare möjlighet, som även förutses, är att förse styrenheten eller en till densamma ansluten 10 H 20 b) Un 512 898 I, enhet med en kortläsare. Med hjälp av kort från vilka antingen programmet kan avläsas eller aktiveras från ett minne, kan den önskade funktionen tillförsäkras genom läsning av relevant kort. Korten kan därvid vara tydligt märkta så att några misstag ej sker vilket är viktigt särskilt i ekonomisammanhang. Korten kan även distri- bueras till'endast behöriga personer, så att missbruk, exempelvis falsk debitering kan motverkas.

I fig. 2 visas närmare hur mottagen korrespondens kan hanteras enligt förfarandet i ett delsystem 35 hos mottagaren (mellan och till vänster om de streckprickade linjerna). Över den övre streckprickade linjen återfinns de distributionssätt 25-28, som angivits i fig. l och som här symboliserar vägarna för till delsystemet 35 ankom- mande korrespondens. Under den nedre streckprickade linjen återfinns samma distributionssätt 25-28 men symboliserar här vägarna för avsänd korrespondens, vilken föranledes av respektive ankommande korrespondens. Till höger om den punktstreckade, vertikala linjen återfinns databasen 2. Medelst en ruta inramad med streckprickade linjer symboliseras delsystemet l för avsänd korrespondens. Man kan nämligen förutsätta att hos de flesta användare av förfarandet och systemet finns såväl behov av att kunna sända och ta emot korrespondens. Här beskrives skilda system för dessa funktioner men i praktiken kan man räkna med att de är integrerade med varandra till ett komplett korrespondenssystem, som kan betecknas 1,35.

De i delsystemet 35 ingående enheterna kan definieras på r h öljande satt: En sorteringsstation 36 till vilken ostbefordrad korrespondens 25, telefaxmeddelanden 26 och *O W U 20 30 b J UI 512 898 w e-post 27 föres. Det inkomna materialet sorteras därvid, vilket får antas ske manuellt, i sådant, som skall behandlas av någon befattningshavare, se rutan 37, sådant vars data kan inmatas via exempelvis en dator till en server 38 för inlagring av data för bearbetning internt.

Sådana data kan exempelvis vara uppgifter från inkommande fakturor, vilka registreras manuellt. Sådana data kan för övrigt inkomma till servern 38 från befattningshavare, ruta 37.

Elektroniska adresserbara data, ruta 28, förutses inmatas i servern för databehandling direkt utan att gå via sorteringsstationen 36. Som antydes med pilen 40 förutsättes att servern 38 står i förbindelse med del- systemet 1 för produktion och avsändning av korrespon- dens, jmfr bilden i fig. l. Det är därvid tänkbart att serverfunktionerna vid 6 och 38 processas och lagras i samma enhet.

Det hittills beskrivna har avsett den rent interna hanteringen. Om emellertid databasen 2 utnyttjas även för hantering av ankommande data skall sorteringsstationen 36 vara ansluten till databasen 2 direkt eller via en scanner 41. Även adresserbara meddelanden via distri- butionsvägen 28 föres därvid åtminstone till viss del till databasen 2 för överföring via denna till servern. Även befattningshavare, ruta 37, har förbindelse med databasen direkt eller eventuellt även via en scanner.

Databasen 2 är företrädesvis inrättad för sådan databehandling att scannermeddelanden åtminstone i viss utsträckning kan analyseras (OCR-funktion) för framtagning av exempelvis avsändaridentifikation för vidare automatisk databehandling så långt som sådan är Ü 20 25 b) UA 512 898 20 möjlig. När sådana data framtagits överföres de till korrespondenssystemet 1,35 för registrering.

För distributionsvägarna för avgående korrespondens, se de nedre rutorna 25-28, gäller vad som angivits i samband med beskrivningen av fig. l. Därvid förutsättes att liksom vid det tidigare exemplet korrespondens via postbefordran utföres internt inom företaget via av kombinationen av styrenheten 9 och skrivaren 8. Därjämte kan man anta att en telefax 26 finns tillgänglig och dessutom sändningsmöjligheter för e-post 27 och eventuellt även adresserbara överföringsmöjligheter 28.

Man kan därvid förvänta sig att befattningshavare, ruta 37, ofta utan att anlita databasen 2, sänder sin korrespondens via någon av de nämnda distributions- vägarna. Om man emellertid önskar utnyttja databasen på det sätt som förut beskrivits för val av distributions- väg, antydes en direkt förbindelse eller förbindelse via scanner med databasen. Även servern 38 förutsättes ha förbindelse och dubbelriktad sådan med databasen 2, lämpligen som i första exemplet via en styrenhet såsom styrenheten 9.

Data kan således inkomma till databasen 2 från olika källor: Från ett system 28 för adressbar elektroniska meddelanden, från sorteringsstationen 36 antingen direkt eller via en scanner, från befattningshavaren, ruta 37 och från servern 38 direkt eller via en styrenhet.

Databasens uppgift är därvid att, för data inkommande från sorteringsstationen 36 och/eller befattningshavare eller från servern 38 och då via en styrenhet, genomföra den beskrivna sökningsoperationen och genomföra distri- butionen på det sätt som beskrivits i samband med fig. 1.

W 20 25 512 898 21 Genom förfarandet i systemet enligt uppfinningen vinnes flera fördelar. Tidigare har påpekats möjligheten att utnyttja den mest fördelaktiga distributionsvägen på ett enkelt sätt genom anlitande i en automatisk process styrd av den separata databasen, bestyckad med sökfunktioner för adresser i ett omfattande adressregister. Denna hantering kan förutses ge impulser till användarens kontaktnät att övergå till elektronisk kommunikation varigenom en allt större krets bildas inom vilken detta rationella kommunikationssätt tillämpas regelmässigt.

Det skall tilläggas att anlitandet av databasen för distributionen, och både den internt initierade och den genom inkommande korrespondens initierade, kan utgöra en grund för överföring av ytterligare tjänster till data- basen. Genom de kommunikationskanaler som upprättas kan det vara lämpligt att låta genomföra bokföring genom databasens organisation, vilket särskilt i mindre företag kan ge hantering med lägre kostnader, till större säkerhet och med minskat personalbehov än vid intern sådan ekonomihantering.

Claims (5)

W 15 20 25 30 512 898 22 1999 mars Ref. WG990209P Patentkrav

1. l. Förfarande för datorstyrd distribution av information via ett antal olika kommunikationssystem frán ett datorbaserat avsändarsystem (1) inom ett korrespondenssystem (l,35)anordnat för produktion av elektroniska data för styrning av ett antal skrivare (8) genom vilka kan framställas dokument med en till sagda elektroniska data motsvarande information, k ä n n e t e c k n a t d ä r a v, att i respektive överföringslinje för sagda elektroniska data till respektive skrivare (8) är anordnat en styrenhet (9) vilken vid aktivering upptar dessa till skrivaren designerade data och överför dem till en för ändamålet under avbrott av förmedling av sagda (8), utrustad med ett omfattande dataregister inrättad databas (2) varvid i databasen, som är (16) inkluderande förekommande elektroniska adresser, på data till skrivaren av adresser grundval av fràn avsändarsystemet (l) via styrenheten (9) meddelade respektive mottagaridentifikationer framsökes i adressregistret adekvat elektronisk adress där sådan förekommer, varefter informationen meddelas via elektro- nisk distribution till adressen ifràga, medan vid till databasen överförda data avseende mottagaridentifika- tioner för vilka någon elektronisk adress ej kan framsökas, sagda data designerade till respektive skrivare (8) överföres till denna för utskrift av dokument, vilket kan postbefordras. 20 25 b) U! 512 898

2. Förfarande enligt patentkrav l, k ä n n e- t e c k n a t d ä r a v, att databasen (2) i anslutning till sagda distribution till korrespondens- (l,35) överföringen till korrespondenssystemet överför data avseende informations- (l,35) systemet för vidare databehandling.

3. Förfarandet enligt patentkrav l eller 2, att korrespondens- (35) k ä n n e t e c k n a t d ä r a v, systemet (l,35) inom ett delsystem för mottagande av korrespondens genomför utsortering i den inkommande korrespondensen av för automatisk databehandling lämpad information och överför den elektroniskt till databasen (2) för databehandling såsom komplettering med elektroniska adresser framtagna i dess dataregister (16).

4. System för datordistribution av information via ett antal olika kommunikationssystem under tillämpning av förfarandet enligt något av patentkraven l-3, att dess k ä n n e t e c k n a t d ä r a v, korrespondenssystem (l,35) innefattar ett databaserat avsändarsystem (1), vilket är anordnat för produktion av elektroniska data, ett antal skrivare (8) anordnade för framställning av dokument med en till sagda elektroniska data motsvarande information, en styrenhet (9) anordnad i respektive överföringslinje för sagda (8), (2) utrustad med ett omfattande dataregister (16) av elektroniska data till sagda skrivare en databas adresser inkluderande förekommande elektroniska adresser, varvid styrenheten (9) är anordnad att vid aktivering uppta till skrivaren designerade data och överföra dem till databasen under avbrott av förmedling W Ü 20 25 512 898 24 av sagda data till skrivaren, med databasen inrättad att vid mottagande av sagda data i adressregistret framsöka adekvat elektronisk adress där sådan före- kommer och att meddela informationen via elektronisk distribution till adressen i fråga, medan vid till databasen överförda data avseende mottagaridentifika- tioner för vilka någon elektronisk adress ej kan framsökas, databasen är inrättad att överföra till respektive skrivare förut nämnda data för utskrift av dokument, vilket kan postbefordras.

5. System enligt patentkrav 4, k ä n n e t e c k- n a t d ä r a v, att korrespondenssystemet (l,35) innefattar ett delsystem (35) för mottagande av korrespondens, vilket innefattar en sorteringsstation (36) anordnad för mottagande av korrespondens via förekommande distributionskanaler (25, 26, 27, 28) och för utsortering av sådan korrespondens för vilken automatisk databehandling kan komma i fråga såsom komplettering med elektronisk adress, och anordnad med en datalinje för överföring till databasen (2) av data gällande sådan korrespondens för vidare databehandling (l,35) samt återsändande till korrespondenssystemet för registrering och vidare behandling.