SE512898C2

SE512898C2 - Process for computer controlled distribution of information through a number of different communication systems and systems for application of the procedure

Info

Publication number: SE512898C2
Application number: SE9901069A
Authority: SE
Inventors: Sven Prytz
Original assignee: Webgiro Ab
Priority date: 1999-03-24
Filing date: 1999-03-24
Publication date: 2000-05-29
Also published as: JP2002540509A; SE9901069L; SE9901069D0; KR20020003868A; CN1348567A; WO2000057322A1; AU4157700A; CA2367083A1; EP1185944A1

Abstract

Method and system for computer-controlled distribution of information via a number of different communication systems from a computer-based sender system (1) within a correspondence system arranged for the production of electronic data for the control of a number of printers (8). A control unit (9) is arranged in the respective transmission line for the above-mentioned electronic data to the printer (8). Upon activation the control unit receives this data intended for the printer and transfers it to a database (2) arranged for the purpose during a break in the transmission to the printer (8). The database is provided with a comprehensive directory (16) of addresses including electronic addresses where available and on the basis of the relevant recipient identification transmitted from the sender system (1) via the control unit (9) obtains an adequate electronic address in the directory if such address is available, after which the information is transmitted to the address in question via electronic distribution. For recipient identification transmitted to the database for which an electronic address cannot be obtained, the above-mentioned data is transmitted to the respective printer (8) for the printing out of documents which can be sent by post.

Description

W 20 30 b.) Un h) 512 898 bildskärm av mottagaren, som därvid kan avgöra om meddelandet skall lagras elektroniskt, dokumentärt eller överhuvudtaget ej sparas. En fördel som är unik för e-post är att den elektroniskt lagrade informatio- nen kan både hos avsändaren och mottagaren utnyttjas för redigering, för transferering helt eller delvis till register eller till arbetsfiler för att användas för databehandling. W 20 30 b.) Un h) 512 898 monitor of the recipient, who can then decide whether the message should be stored electronically, documentary or not saved at all. An advantage that is unique to e-mail is that the electronically stored information can be used by both the sender and the recipient for editing, for transfer in whole or in part to registers or to work files to be used for data processing.

Trots att den elektroniska kommunikationen uppvisar många och stora fördelar i förhållande till post- distribution användes den senare fortfarande i stor inte oväntat i utsträckning, stor utsträckning för privatpost men även för avgående post hos företag, som dock i allmänhet har utrustning för elektronisk kommunikation.Despite the fact that electronic communication has many and great advantages in relation to postal distribution, the latter was still used to a large extent, not unexpectedly, to a large extent for private mail but also for outgoing mail at companies, which generally have equipment for electronic communication.

Orsakerna till att den elektroniska kommunikationen användes i begränsad utsträckning trots att utrustning finns är flera. Det kommer troligtvis alltid att finnas dokument, som endast lämpar sig för fysisk befordran, främst originalmaterial sàsom signerade, juridiska handlingar och även material med stor omfattning, såsom böcker och andra omfattande trycksaker. En orsak som dock i stor utsträckning borde kunna elimineras är en osäkerhet hos aysändaren om adressaten är inrättad för att ta emot och behandla elektroniskfförmedlad information och i sà fall genom vilken medium och under vilken adress. Däremot har praktiskt taget varje tänkbar kontakt en känd postadress, vilket gör att postbefordran användes som ett obligatorium för en stor del av korrespondensen. Som exempel kan nämnas att myndigheter och institutioner såsom banker regelmässigt Un W U 20 25 512 898 s använder sig av postbefordran för meddelanden, före- lägganden, transaktionsbesked, kontobesked och framför allt för fakturor. Det trots allt relativt omfattande utnyttjandet av elektronisk kommunikation kommer däremot att bli begränsad till meddelanden mellan företag och andra parter mellan vilka en nära samverkan och frekvent informationsutbyte föreligger.There are several reasons why electronic communication is used to a limited extent despite the availability of equipment. There will probably always be documents, which are only suitable for physical transport, mainly original material such as signed, legal documents and also large-scale material, such as books and other extensive printed matter. One reason which, however, should be largely eliminated is an uncertainty on the part of the sender if the addressee is set up to receive and process electronically transmitted information and, if so, through which medium and under which address. On the other hand, practically every conceivable contact has a known postal address, which means that postal delivery was used as an obligation for a large part of the correspondence. For example, authorities and institutions such as banks regularly use postal services for messages, orders, transaction notices, account notices and, above all, invoices. Nevertheless, the relatively extensive use of electronic communications will be limited to messages between companies and other parties between whom there is close collaboration and frequent exchange of information.

Man kan således konstatera att inom företag, institu- tioner och myndigheter skulle stora vinster kunna göras om postbefordran kunde ersättas med elektronisk kommunikation överallt där möjligheter finns att inrätta sådan. Vinsterna skulle därvid ej ligga enbart i att själva befordran blir rationell och med minsta möjliga manuella insats utan även genom att informa- tionen hos avsändaren kan produceras på ett betydligt rationellare sätt än vid postbefordran och framförallt genom att den hos mottagaren direkt kan utnyttjas som ett instrument för vidare databehandling och -lagring medan pappersdokument ofta måste överföras manuellt i digital form för att kunna vidarebearbetas. Särskilt markant är detta vid ekonomihantering där de flesta företag idag gör sin bokföring, reskontraföring och ekonomirapportering genom maskinell databehandling.It can thus be stated that within companies, institutions and authorities, large profits could be made if postal services could be replaced by electronic communication wherever there are opportunities to set one up. The benefits would then lie not only in the fact that the actual transport becomes rational and with the least possible manual effort, but also in that the information at the sender can be produced in a much more rational way than in postal transport and above all in that the recipient can directly use it as an instrument. for further data processing and storage, while paper documents often have to be transferred manually in digital form in order to be further processed. This is particularly marked in financial management, where most companies today do their accounting, ledger accounting and financial reporting through machine data processing.

Därvid är det nödvändigt att pappersdokument såsom fakturor, bankbesked mm måste lagras in manuellt för att integreras i databehandlingen.In this case, it is necessary that paper documents such as invoices, bank statements, etc. must be stored manually in order to be integrated into the data processing.

REDOGÖRELSE FÖR UPPFINNINGEN: Föreliggande uppfinning avser ett förfarande för dator- styrt val av distributionsvägar för information av olika slag producerad hos en avsändare, på sådant sätt att den gynnsammast, tillgängliga distributionsvägen Ü 20 25 512 898 4 väljes. Uppfinningen avser även ett kommunikations- och processystem för genomförande av förfarandet.DISCLOSURE OF THE INVENTION: The present invention relates to a method for computer-controlled selection of distribution paths for information of various kinds produced by a sender, in such a way that the most favorable, available distribution path is selected. The invention also relates to a communication and process system for carrying out the method.

Hos avsändaren produceras därvid i dataform den avsedda informationen och överföres till en ”distributions- växel", som självständigt analyserar informationen med avseende till mottagningsadress och art och pà grundval av analysen väljer den mest gynnsamma kommunikations- vägen som kan utnyttjas och därefter sörjer för distributionen. Förfarandet och dess system för genom- förandet skapar många möjligheter hos både avsändare och mottagare att höggradigt rationalisera produktion och vidare behandling av information.The sender then produces the intended information in data form and transmits it to a "distribution switch", which independently analyzes the information with regard to the reception address and type and, on the basis of the analysis, chooses the most favorable communication path that can be used and then provides for distribution. The procedure and its system for implementation create many opportunities for both senders and recipients to greatly rationalize the production and further processing of information.

En annan viktig fördel vid uppfinningen är att en hög säkerhet mot felbehandling av data både hos avsändare och mottagare kan uppnås. Likaså kan en hög säkerhet uppnås mot feladressering och mot avtappning av information till obehörig part.Another important advantage of the invention is that a high level of security against incorrect processing of data by both sender and receiver can be achieved. Likewise, a high level of security can be achieved against incorrect addressing and against draining information to an unauthorized party.

En ytterligare och mycket viktig fördel är att systemet kan införas och utnyttjas hos användaren utan någon omfattande installation och en stor del av det arbete i form av inlagring av grunddata ianspràkstagande av nya datorprogram och personalutbildning kan elimineras vid förfarandet och systemet enligt uppfinningen.A further and very important advantage is that the system can be introduced and used by the user without any extensive installation and a large part of the work in the form of storage of basic data using new computer programs and staff training can be eliminated in the method and system according to the invention.

FIGURBESKRIVNING: I det följande beskrives förfarandet och systemet enligt uppfinningen med hänvisning till bifogade ritningar, som schematiskt visar systemet. 10 U 20 25 30 512 898 Pig. l visar därvid ett blockschema över systemet i dess funktion vid produktion och distribution av information hos avsändaren; och Fig. 2 visar ett motsvarande blockschema avseende systemets funktion vid mottagande av informationen.DESCRIPTION OF THE DRAWINGS: In the following, the method and the system according to the invention are described with reference to the accompanying drawings, which schematically show the system. 10 U 20 25 30 512 898 Pig. 1 shows a block diagram of the system in its function in the production and distribution of information at the sender; and Fig. 2 shows a corresponding block diagram regarding the operation of the system upon receipt of the information.

FÖREDRAGNÅ UTFÖRINGSFORMER: I det följande skall förfarandet och systemet beskrivas i ett användningsfall inriktat i första hand mot ekonomihantering med tillhörande korrespondens inom ett företag eller institution. Nedan listas de väsentliga processer och därav föranledda dokument inom sådan ekonomihantering.PREFERRED EMBODIMENTS: In the following, the procedure and the system will be described in a case of use focused primarily on financial management with associated correspondence within a company or institution. Listed below are the essential processes and the resulting documents in such financial management.

I. Debiteringsprocessen l.I. Debit Processes l.

Produktion av debiteringsunderlag på grund- val av registrerade leveranser, utförda arbeten mm Fastställande av debiteringsdata a) adressat b) specifikation c) belopp d) villkor Intern registrering av debiteringsdata för upprättande av: a) reskontra b) betalningsbevakning c) ekonomirapportering Produktion av faktura i den form som bestäm- mes av distributionssättet (se 5 nedan) 20 25 30 II. 512 898 6 Distribution av faktura enligt något av sätten: a) postbefordran b) med telefax c) med e-post via skrivare hos mottagaren d) direkt elektronisk överföring av data till datasystem hos mottagaren enligt overenskommen adressering Mottagningsprocessen 1. Ankomst av faktura/faktureringsdata via: postbefordran telefax e-post medelst printer direkt inlagring av data i mottagarens datasystem enligt overenskommen adressering Sortering av korrespondens enligt innehåll såsom: a) b) E) betalningsförelägganden, t.ex. fakturor, avgiftskrav rapportering av ekonomidata gällande erlagda betalningar, inkomna betalningar, saldoställningar mm övrig ekonomirelaterad korrespondens t.ex. förfrågningar om utfärdade faktu- ror, offertbegäran, beställningar, meddelande om betalningssvårigheter ej ekonomirelaterad korrespondens som skall utlosa en àtgärdsprocess t.ex. forelägganden och krav från myndighet eller annan med utsatt svarsfrist ej ekonomirelaterad korrespondens av allmän och informativ art 10 15 20 25 30 512 898 v Intern distribution av ankommen korrespondens i enlighet med indelningens Sorteringsklasser (II.2 a-e) Sorteringsklass enl. (2) a,b Registreras som ekonomiska data i det interna ekonomisystemet, som förutsättningsvis är datorbaserat c distribueras internt till avdelning/ person som har ansvar för ett område till Vilket frågan är relaterad d fristnoteras och distribueras till ansvarig inom det omrâde till vilket åtgärden hänför sig e meddelanden med tänkbar relevans till föreliggande verksamhet distribueras till berörda avdelningars/personer för kännedom och eventuell åtgärd Som framgår kan ekonomirelaterad korre- spondens (2a, b) efter sortering registreras i mottagarens datorbaserade ekonomisystem och föranleder relativt obetydlig manuell hantering. Övrig korrespondens (2c,d,e) kan ej rationaliseras i samma grad, den fordrar praktiskt taget alltid personliga över- väganden och àtgärder. Dock kan dator- baserade hjälpmedel såsom för bevakning- och pàminnelsefunktioner, textbehandling mm användas.Production of debit documents on the basis of registered deliveries, work performed, etc. Determination of debit data a) addressee b) specification c) amount d) conditions Internal registration of debit data for preparation of: a) ledgers b) payment monitoring c) financial reporting Production of invoice in the form determined by the method of distribution (see 5 below) 20 25 30 II. 512 898 6 Distribution of invoice according to one of the methods: a) mail delivery b) by fax c) by e-mail via printer at the recipient d) direct electronic transmission of data to computer system at the recipient according to agreed addressing The receipt process 1. Arrival of invoice / invoicing data via: mail delivery fax e-mail by printer direct storage of data in the recipient's computer system according to agreed addressing Sorting of correspondence according to content such as: a) b) E) payment orders, e.g. invoices, fee requirements, reporting of financial data regarding payments made, payments received, balances, etc. Other financial-related correspondence, e.g. inquiries about issued invoices, quotation requests, orders, notification of payment difficulties, not financial-related correspondence that is to trigger an action process, e.g. submissions and claims from an authority or other with a delayed response deadline non-financial correspondence of a general and informative nature 10 15 20 25 30 512 898 v Internal distribution of incoming correspondence in accordance with the division Sorting classes (II.2 a-e) Sorting class acc. (2) a, b Registered as financial data in the internal financial system, which is presumably computer-based c distributed internally to the department / person responsible for an area to Which issue is related d deadlines and distributed to the person responsible in the area to which the measure relates Messages with possible relevance to the present activities are distributed to the relevant departments / persons for information and possible action. As can be seen, financial-related correspondence (2a, b) can be registered in the recipient's computer-based financial system after sorting and gives rise to relatively insignificant manual handling. Other correspondence (2c, d, e) cannot be rationalized to the same degree, it practically always requires personal considerations and measures. However, computer-based aids such as for monitoring and reminder functions, word processing etc. can be used.

W 20 25 30 b) UI 512 898 s Processer föranledda av ankommande korre- spondens l. Betalningsprocesser, som genom korrekt inprogrammering efter ankomst av faktura eller annat betalningsföreläggande registrerats i datorbaserat ekonomisystem kan utlösas automatiskt såsom via bank, bankgiro eller postgiro 2. Ekonomirapportering som vid väl utbyggt datorbaserat ekonomisystem kan framtagas medelst anpassat datorprogram 3. Uppföljning av ekonomirapporteringen efter genomgång. Kan föranleda omdisponering av medel, upptagning eller betalning av lån, omläggning av viss verksamhet och andra åtgärder som i allmänhet faller under företagsledningens ansvarsområde. Endast i begränsad utsträckning kan datorbaserade hjälpmedel utnyttjas. 4. Ej ekonomirelaterad korrespondens. Endast för viss verksamhet med väl etablerade rutiner som utnyttjas frekvent kan en datorstyrning liknande ekonomistyrning tillämpas. Dock finns i allmänhet behov av datorbaserade hjälpmedel.W 20 25 30 b) UI 512 898 s Processes caused by incoming correspondence l. Payment processes, which by correct programming after arrival of invoice or other payment order registered in computer-based financial system can be triggered automatically such as via bank, bank giro or postal giro 2. Financial reporting as in the case of a well-developed computer-based financial system, it can be developed by means of an adapted computer program 3. Follow-up of the financial reporting after review. May lead to reallocation of funds, raising or paying off loans, reorganization of certain activities and other measures that generally fall within the management's area of responsibility. Computer-based aids can only be used to a limited extent. 4. Non-financial correspondence. Only for certain activities with well-established routines that are used frequently can a computer control similar to financial control be applied. However, there is a general need for computer-based aids.

Som framgår av föregående uppställning finns stora möjligheter att rationalisera Debiteringsprocessen (I) genom maskinell databehandling. Den första förutsättningen härför är att avsändaren har tillgång till ett datorbaserat ekonomisystem och dataprogram för erforderliga processer. Sá är också fallet vid 10 15 20 25 30 512 898 9 stora företag och i allt större utsträckning även vid mindre företag och alltid vid företag och institutioner med omfattande ekonomi- hantering, såsom banker, försäkringsbolag och vissa myndigheter. Dock har ofullständigt rationaliserats distributionen (I.5) av fakturor och andra betalningsförelägganden emedan man här blir beroende av adressatens mottagningsmöjligheter och vilken kännedom man har om dessa. När det gäller mottagen korrespondens (II) är man ävenledes beroende av det korrespondensmedium som avsändaren använder och som nämnts kan en avsändare ofta ej utnyttja den mest rationella distributions- kanalen på grund av osäkerheten om tillgängliga distributionsmedel. Detta innebär givetvis att mottagen korrespondens i sin form kommer att bestämmas av denna osäkerhet. Om distributionen sker på ett ej elektronikbaserat, mindre rationellt sätt påverkar det negativt även rationaliseringsmöjligheterna för sorteringen (II.2) och påverkar även registreringen in i det datorbaserade ekonomisystemet (II.3,a och b) så att manuella insatser måste göras. När väl registrering i ekonomisystemet skett kan efterföljande ekonomiåtgärder (III.l,2) genomföras rationellt om ekonomisystemet är utbyggt härför. b) Un Ekonomihanteringen inom företag och institutioner är i och för sig väl lämpad för datorunderstödd rationa- lisering, vilket även visas av att sådan rationali- sering så relativt snabbt och i så stor omfattning W U 20 25 35 512 898 n- genomförts just inom ekonomiomràdet. Det främsta hindret för en optimal rationalisering är, som torde framgå av föregående uppställning, bristen i rationa- lisering av distributionen av den ekonomirelaterade korrespondensen. Ett annat hinder särskilt relaterat till mindre företag är att investeringsmedel och tid saknas för inrättande av ett väl utbyggt ekonomisystem. Även om ekonomihantering här nämnes som ett område väl anpassat till utnyttjande av uppfinningen, utesluter ej detta att det finns andra områden där upprepade rutiner förekommer. Som exempel kan nämnas vid bokning av biljetter och beställning av varor. Övrig avsänd och mottagen korrespondens, som ej är grundad på fasta, återupprepningsbara rutiner liksom den ekonomirelaterade ger ej alls samma möjligheter till rationalisering emedan den i hög grad fordrar personliga avgöranden och åtgärder. Här torde man även fortsatt i stor utsträckning få nöja sig med utnytt- jande av tillgängliga hjälpmedel i rationaliserings- processen, såsom datorbaserade informationssystem, datorbaserade styrhjälpmedel mm. Även här kan dock en viktig rationaliseringsfaktor vara att rationell distribution utnyttjas. Så sker också i allt större utsträckning med hjälp av telefax och e-post. Dock gäller även här de begränsningar som uppkommer på grund av att man ej vet vilka mottagningsmöjligheter mottaga- ren har, varigenom kostsam och långsam postbefordran måste tillgripas.As can be seen from the previous table, there are great opportunities to rationalize the Debiting Process (I) through machine data processing. The first condition for this is that the sender has access to a computer-based financial system and computer program for the required processes. This is also the case with large companies and to an increasing extent also with smaller companies and always with companies and institutions with extensive financial management, such as banks, insurance companies and certain authorities. However, the distribution (I.5) of invoices and other payment orders has been incompletely rationalized because here one becomes dependent on the addressee's reception possibilities and what knowledge one has of these. In the case of received correspondence (II), one is also dependent on the correspondence medium used by the sender and as mentioned, a sender can often not use the most rational distribution channel due to the uncertainty about available distribution means. This of course means that received correspondence in its form will be determined by this uncertainty. If the distribution takes place in a non-electronics-based, less rational way, it also negatively affects the rationalization possibilities for sorting (II.2) and also affects the registration into the computer-based financial system (II.3, a and b) so that manual efforts must be made. Once registration in the financial system has taken place, subsequent financial measures (III.l, 2) can be implemented rationally if the financial system is expanded for this. b) The financial management within companies and institutions is in itself well suited for computer-assisted rationalization, which is also shown by the fact that such rationalization has been implemented so relatively quickly and to such an extent WU 20 25 35 512 898 n- precisely in the economic area . The main obstacle to optimal rationalization is, as should be apparent from the previous table, the lack of rationalization of the distribution of financial-related correspondence. Another obstacle, especially related to smaller companies, is the lack of investment funds and time for setting up a well-developed financial system. Although financial management is mentioned here as an area well adapted to the utilization of the invention, this does not exclude that there are other areas where repeated routines occur. Examples include booking tickets and ordering goods. Other sent and received correspondence, which is not based on fixed, repeatable routines as well as the finance-related one, does not provide the same opportunities for rationalization at all, as it largely requires personal decisions and measures. Here, one should also to a large extent be satisfied with the use of available aids in the rationalization process, such as computer-based information systems, computer-based control aids, etc. Here too, however, an important rationalization factor can be that rational distribution is utilized. This is also increasingly happening with the help of fax and e-mail. However, the limitations that arise due to not knowing what reception options the recipient has, also apply here, whereby costly and slow mail delivery must be resorted to.

I det följande skall nu beskrivas systemet och i samband därmed förfarandet enligt uppfinningen vid 10 15 20 25 b) UI 512 898 1; genomförande av Debiteringsprocesser. Därvid hänvisas först till blockschemat i fig. 1.In the following, the system and in connection therewith the method according to the invention at b) UI 512 898 1; implementation of Billing processes. In this case, reference is first made to the block diagram in Fig. 1.

I detta visas ett system omfattande tre huvudenheter: Avsändarpartens delsystem 1 (ovanför och till vänster om den streckprickade linjen i figuren), en extern servisenhet, i det följande kallad databasen 2 (till höger om den streckprickade linjen) och mottagarens delsystem 3 (under den streckprickade linjen).This shows a system comprising three main units: the sender party's subsystem 1 (above and to the left of the dotted line in the figure), an external service unit, hereinafter referred to as the database 2 (to the right of the dotted line) and the receiver's subsystem 3 (below it dotted line).

Delsystemet 1 innefattar ett eller flera exemplar av enheter för vilka följande definitioner gäller: Dator 4, scanner 5, server 6 inklusive erforderliga minnesenheter, ekonomisystem 7, skrivare 8, styrenhet 9 för korrespondens och dennas distribution. Inom avsändarens delsystem 1 kan således finnas flera exemplar av dessa enheter. Alternativt kan någon enhet uteslutas respektive kan andra typer av enheter för databehandling och lagring vara anslutna. Nödvändigt är dock att det finns enheter för inmatning av elektro- niska data till styrenheten 9 och åtminstone en till densamma ansluten skrivare 8. Angående ekonomisystemet 7 kan det betecknas som en funktion inom systemet och behöver ej ses som någon separat maskinell enhet utan kan vara integrerad i det övriga databehandlings- systemet. Funktionen skall i sà fall innefatta möjligheter till inmatning av ekonomidata, lagring och bearbetning av dessa samt utmatning av data som är producerade från inmatat material genom databearbetning.The subsystem 1 comprises one or more copies of units for which the following definitions apply: Computer 4, scanner 5, server 6 including required memory units, financial system 7, printer 8, control unit 9 for correspondence and its distribution. Within the sender's subsystem 1, there may thus be several copies of these units. Alternatively, any device may be excluded or other types of data processing and storage devices may be connected. It is necessary, however, that there are units for inputting electronic data to the control unit 9 and at least one printer 8 connected thereto. Regarding the financial system 7, it can be described as a function within the system and need not be seen as a separate mechanical unit but can be integrated in the rest of the data processing system. The function shall in that case include possibilities for input of financial data, storage and processing of these as well as output of data that is produced from input material through data processing.

Databasen 2 är avsedd att utgöra en serviceenhet, vilken kan utnyttjas av flera delsystem 1 hos 10 U 20 u) U! 512 898 '7 företagare och institutioner. Databasen är förbunden med styrenheter hos anslutna delsystem via förbindelser 15, som kan vara en kabelförbindelse eller trådlös förbindelse och företrädesvis en förbindelse via något tillgängligt datanät.The database 2 is intended to constitute a service unit, which can be used by several subsystems 1 of 10 U 20 u) U! 512 898 '7 entrepreneurs and institutions. The database is connected to controllers of connected subsystems via connections 15, which may be a cable connection or wireless connection and preferably a connection via some available data network.

Databasen 2 innefattar ett dataregister 16 med en avancerad sökfunktion för sökning och framtagning av data ur en stor mängd lagrade sådana. En kopplingsenhet 17 är ansluten dels till den inkommande förbindelsen 15 från delsystemet 1 och dels till dataregistret 16 och även till utgående förbindelser 18, 19 och 20. Dessutom förutsättes att kopplingsenheten är ansluten till en eller flera datorer 21 med bildskärm och manual för personlig betjäning.The database 2 comprises a data register 16 with an advanced search function for searching and retrieving data from a large amount of stored ones. A connection unit 17 is connected partly to the incoming connection 15 from the subsystem 1 and partly to the data register 16 and also to outgoing connections 18, 19 and 20. In addition, it is assumed that the connection unit is connected to one or more computers 21 with monitor and manual for personal operation.

Avsändarens delsystem 1 och databasen är avsedda för kommunikation till ett antal mottagare, som i riguren representeras av delsystemet 3. Dessa mottagarsystem kan inbördes ha olika utrustning för mottagande av som kan korrespondens. De olika mottagarenheter, förekomma anges i fig. 1 med följande definitioner: postmottagningsställe 25 för postbefordrad korre- spondens, telefax 26, skrivare 27 ansluten till dator för mottagande av e-post samt datalagrings- och databearbetningsenhet 28 för mottagande av data enligt ert särskild adresserings- och aktiveringskodifiering.The sender's subsystem 1 and the database are intended for communication to a number of recipients, which in the rigor are represented by the subsystem 3. These recipient systems may have different equipment for receiving correspondence. The various receiving units occur in Fig. 1 with the following definitions: mail receiving point 25 for postal correspondence, fax 26, printer 27 connected to computer for receiving e-mail and data storage and data processing unit 28 for receiving data according to your special addressing and activation codification.

Olika mottagarsystem kan därvid ha större eller mindre omfattning från det att man för dokumentära, registrer- bara meddelanden endast är nàbar med postbefordran till ett omfattande utbyggt system med särskilda adresserings- och aktiveringsfunktioner i enheten 28.Different recipient systems can then have a greater or lesser scope from the fact that for documentary, recordable messages you are only accessible by post to a comprehensive extended system with special addressing and activation functions in the unit 28.

Som exempel på sådana funktioner kan nämnas värdetrans- 10 15 20 25 30 b) Un 512 898 lf- fereringar mellan konton i olika banker där ett kodifierat fjärrmeddelande utlöser transaktioner med omkontering och efterföljande bekräftelseoperationer.Examples of such functions are value transfers (b) Un 512 898 transfers between accounts in different banks where a codified remote message triggers transactions with re-accounting and subsequent confirmation operations.

Den olika omfattning delsystemen 3 hos respektive presumtiva mottagare kan ha, är upphovet till den nämnda osäkerhet om vilka distributionsmedel som användaren kan använda.The different extent that the subsystems 3 of the respective prospective receivers can have, is the origin of the mentioned uncertainty about which distribution means the user can use.

Som nämnts är databasen ansluten till styrenheten 9, vilken i sin tur är ansluten för mottagande av data producerade i användarsystemets datasystem och inrät- tade för styrning av skrivaren 8. Styrenheten 9 är därvid anordnat att överföra mottagna data via linjen 15 till databasens 2 kontrollenhet 17 under avbrott av överföring av dessa data till skrivaren. Överföringen till databasen initierar en sökprocess i register- enheten 16. Denna är inrättad att söka motsvarighet till adressatidentifikationer inkluderade i data förmedlade från styrenheten 9, särskilt namn- och adressuppgifter, och om dessa ej innehåller relevanta elektroniska adressuppgifter, söka sådana uppgifter.As mentioned, the database is connected to the control unit 9, which in turn is connected for receiving data produced in the user system's computer system and arranged for controlling the printer 8. The control unit 9 is then arranged to transmit received data via the line 15 to the control unit 17 of the database 2. during interruption of transmission of this data to the printer. The transfer to the database initiates a search process in the register unit 16. This is arranged to search for equivalents to addressee identifications included in data transmitted from the control unit 9, in particular name and address information, and if these do not contain relevant electronic address information, search for such information.

Den beskrivna processen kan resultera i att antingen konstateras en relevant elektronisk adress genom att förmedlade fràn den framgår av identifikationsdata styrenheten 9 alternativt genom att den framkommit i sökprocessen eller att några sådana data ej framkommit.The described process can result in either a relevant electronic address being ascertained by mediating from it appears from the identification data control unit 9 or alternatively by it appearing in the search process or that no such data has emerged.

Om elektronisk adress föreligger övertar databasen den vidare distributionen, vilket således sker elektroniskt via adresserbart datasystem 28, e-post 27 eller telefax 26 i nu angiven prioritetsordning. Kan någon elektro- nisk adress ej konstateras àterföres den mottagégf datamangden till styrenheten 9 och föres vidare till W Ü 20 25 30 512 898 1* skrivaren 8, som aktiveras att skriva ut motsvarande dokument för postbefordran.If an electronic address is available, the database takes over the further distribution, which thus takes place electronically via addressable computer system 28, e-mail 27 or fax 26 in the order of priority now specified. If no electronic address can be ascertained, the amount of data received is returned to the control unit 9 and forwarded to the printer 8, which is activated to print the corresponding document for mail delivery.

Registeruppgifterna i databasen kan hämtas från en mängd media såsom telefonregister, faxregister, e-post- register, myndighetsregister mm, som i allmänhet är åtkomliga i digitaliserad form, ofta via CD-ROM. Så långt som möjligt är varje adress kompletterad med sin/sina adresser för elektronisk kommunikation: Elektronisk adresseringsenhet 28 med dess koder, eller e-postadress resp. telefaxnummer.The register information in the database can be retrieved from a number of media such as telephone registers, fax registers, e-mail registers, government registers, etc., which are generally accessible in digitized form, often via CD-ROM. As far as possible, each address is supplemented with his / her addresses for electronic communication: Electronic addressing unit 28 with its codes, or e-mail address resp. fax number.

Om någon användbar elektronisk adress ej kan konsta- teras måste distribution till postmottagningsstället 25 således ske från avsändarsystemets skrivare 8 via sed- vanlig postbefordringsservice. Med andra ord, korre- spondensen ifråga skrives ut medelst skrivaren 8 och postbefordras som brev till mottagaren. Övrig kommu- sändes nikation till mottagaren, som är elektronisk, som nämnts via databasen 2. Därvid visas telefaxen 26 ansluten till databasens kopplingsenhet l7 genom linjen 18 genom skrivaren-datorn 27 genom linjen 19 och till den adresserbara datorsystemet 28 genom linjen 20.Thus, if no useful electronic address can be ascertained, distribution to the post office 25 must be made from the sender 8's printer 8 via the usual mail delivery service. In other words, the correspondence in question is printed by means of the printer 8 and mailed as a letter to the recipient. Otherwise, communication is sent to the receiver, which is electronic, as mentioned via the database 2. Thereby, the fax 26 is shown connected to the database switching unit 17 through the line 18 through the printer-computer 27 through the line 19 and to the addressable computer system 28 through the line 20.

Dessa förbindelser kan liksom förbindelsen 15 ske via tråd eller trådlöst och företrädesvis medelst något etablerat datanät.These connections can, like the connection 15, take place via wire or wirelessly and preferably by means of some established data network.

I funktionen vid den avsedda debiteringsprocessen utgör styrenheten 9 en nyckelenhet för genomförande av förfarandet enligt uppfinningen. Den är ansluten till servern 6 för mottagande av data i sådan form att de kan styra skrivaren 8 för utskrift av dokument. Sådana dokument förutsättes här vara fakturor eller andra U 20 30 b) IJ: 512 898 1:: betalningsförelägganden, vilka producerats i avsända- rens delsystem 1. Sådan produktion kan genomföras på olika sätt: Genom manuell inmatning av data via datorn 4, genom scanning av dokument i scannern 5 och/eller genom att hämtas från ekonomisystemet 7. Källor till data som inlagrats i ekonomisystemet kan vara av olika slag. Nämnas kan leveransnoteringar, arbetsrapporter och inkommande debiteringar från underleverantörer, som i sin tur redan registrerats i inmatningsbar form och kan ha producerats i datorn eller scannern exempelvis.In the function of the intended debiting process, the control unit 9 constitutes a key unit for carrying out the method according to the invention. It is connected to the server 6 for receiving data in such a form that they can control the printer 8 for printing documents. Such documents are assumed here to be invoices or other U 20 30 b) IJ: 512 898 1 :: payment orders, which are produced in the sender's subsystem 1. Such production can be carried out in different ways: By manually entering data via the computer 4, by scanning of documents in the scanner 5 and / or by retrieving them from the financial system 7. Sources of data stored in the financial system can be of various kinds. Mention may be made of delivery notes, work reports and incoming debits from subcontractors, which in turn have already been registered in input form and may have been produced in the computer or scanner, for example.

Ytterligare är styrenheten 9 ansluten till skrivaren 8 för framställning av dokumentet i sådan form att de kan postbefordras. Medelst förbindelsen 15 är styrenheten som nämnts ansluten till databasen 2 och dess kopplingsenhet 17.Furthermore, the control unit 9 is connected to the printer 8 for producing the document in such a form that they can be mailed. By means of the connection 15, the control unit as mentioned is connected to the database 2 and its switching unit 17.

Vid en debiteringsprocess genomföres följande opera- tioner: Inmatade data från servern till styrenheten 9 vidare- befordras via förbindelsen 15 till databasen 2 under temporärt avbrott av förbindelsen från styrenheten 9 till skrivaren 8. Efter inlagring föres adresseringsdata ingående i den producerade och överförda datamängden till dataregistret 16 för aktivering av dess sökfunktion. De data som finns i registret är namn- och adressuppgifter för den krets av adressater inom det territorium, Om vid som ingår i den avtalade servicen via databasen 2. sökningen någon elektronisk adresseringsmöjlighet finns hos ifrågavarande mottagare, väljes denna ut med prioritering av förbindelse via adresserbar enhet 28 och därefter via e-post samt slutligen telefax. Om någon av dessa möjligheter finns, producerar genom den från N U 20 Lu Uu 512 898 n: styrenheten 9 mottagna datamängden databasen l en faktura för den elektroniska distribution, som har konstaterats.In a debiting process, the following operations are performed: Input data from the server to the control unit 9 is forwarded via the connection 15 to the database 2 during a temporary interruption of the connection from the control unit 9 to the printer 8. After storage, addressing data is entered into the produced and transferred data to the data register. 16 to activate its search function. The data contained in the register is the name and address information for the circle of addressees within the territory, If at which is included in the agreed service via the database 2. the search any electronic addressing option is available at the recipient in question, this is selected with priority of connection via addressable unit 28 and thereafter by e-mail and finally fax. If any of these possibilities exist, through the amount of data received from N U 20 Lu Uu 512 898 n: the control unit 9, the database l produces an invoice for the electronic distribution, which has been ascertained.

Nämnda data kompletteras med redan inlagrade data från avsändaren för utskrivning av en komplett faktura med avsändarens logotype och annat. Dessutom förutsättes att en text ingår, som informerar om att kommunikationen motsvarar översändande av en originalfaktura och att postbefordran ej kommer att ske.Said data is supplemented with already stored data from the sender for printing a complete invoice with the sender's logo and other things. In addition, it is assumed that a text is included, which informs that the communication corresponds to the sending of an original invoice and that mail delivery will not take place.

Förutsättning för att denna operation skall kunna åstad- kommas är att vid sökningen återfinnes någon elektronisk adress för mottagaren ifråga. Eftersom i så fall den elektroniskt överförda fakturan skall ersätta post- befordran sörjer styrenheten för att några data ej matas fram till skrivaren 8 varigenom någon postbefordran ej sker. Skulle dock ej någon elektronisk adress återfinnas vid sökningen återföres datamängden till styrenheten för vidarematning till skrivaren 8. Det då utmatade doku- mentet tas om hand på sedvanligt satt för postbefordran.A prerequisite for this operation to be able to be achieved is that an electronic address for the recipient in question is found during the search. Since in that case the electronically transmitted invoice is to replace mail delivery, the control unit ensures that no data is fed to the printer 8, whereby no mail delivery takes place. However, should no electronic address be found during the search, the data set is returned to the control unit for forwarding to the printer 8. The document then output is taken care of in the usual way for mail delivery.

Slutligen avrapporteras från databasen till avsändarens ekonomisystem 7 att fakturan avsänts och vilket kommuni- kationsmedium som använts.Finally, it is reported from the database to the sender's financial system 7 that the invoice has been sent and which communication medium has been used.

Detta utnyttjande av förfarandet medelst styrenheten och databasen har exemplifierats för användning vid debite- ring. Det finns dock ej något som hindrar att det användes för annan korrespondens, naturligtvis för följdátgärder till debiteringar, såsom betalnings- påminnelser och -krav. Emellertid även annan korre- spondens komma ifråga där avsandaren ej omedelbart kan konstatera vilka distributionsvägar som finns tillgängliga och där man föredrar elektronisk överföring framför postbefordran. 10 20 25 b) Un 512 898 17 Inom uppfinningens ram ligger även att styrenheten 9 kan utvidgas för ytterligare funktioner. En sådan är att den är utrustad för programmering av bestämda funktioner. Det är exempelvis tänkbart att skrivaren 8 endast temporärt användes för en viss funktion, exempelvis fakturering och annars har mera allmän användning. Det är därvid lämpligt att det finns ett program som aktiveras så att nämnda funktion hos styrenheten inkopplas, d v s alternativ produktion av utskrivet meddelande eller elektronisk kommunikation via databasen 2. När detta program ej är aktiverat kan skrivaren har direkt koppling till servern eller annan enhet i avsändarens delsystem för sedvanlig skrivaranvändning. Om dock nämnda program är inkopplat kan detta även omfatta nämnda kompletterade data för att skapa ett dokument i de fall man fordrar att överföra firmalogotype eller andra uppgifter för utskrivning i skrivaren i stället för att använda sig av förtryckta firmapapper eller blankett. Som nämnts förutsàgs att sådana kompletterade data kunde vara inprogrammerade hos databasen men kan likaväl ligga i ett dataprogram för aktivering av skrivaren medelst styrenheten. Aktivering av styrenheten skall även innebära att nämnda rapporte- ringsfunktion, uppdatering av ekonomisystemet 7 upp- rätthàlles vid fakturering och andra ekonomiåtgärder.This use of the method by means of the control unit and the database has been exemplified for use in debiting. However, there is nothing to prevent it from being used for other correspondence, of course for consequential measures for debits, such as payment reminders and claims. However, other correspondence is also possible where the sender cannot immediately ascertain which distribution routes are available and where electronic transmission is preferred to postal delivery. B) Un 512 898 17 It is also within the scope of the invention that the control unit 9 can be extended for further functions. One such is that it is equipped for programming certain functions. It is conceivable, for example, that the printer 8 is only temporarily used for a certain function, for example invoicing and otherwise has more general use. It is then appropriate that there is a program that is activated so that said function of the control unit is connected, ie alternative production of printed message or electronic communication via the database 2. When this program is not activated, the printer can be directly connected to the server or other device in the sender. subsystems for conventional printer use. However, if said program is connected, this may also include said supplementary data for creating a document in cases where it is required to transfer the company logo or other information for printing in the printer instead of using pre-printed company papers or forms. As mentioned, it was predicted that such supplementary data could be programmed into the database but could still be in a computer program for activating the printer by means of the control unit. Activation of the control unit shall also mean that the said reporting function, updating of the financial system 7 is maintained during invoicing and other financial measures.

Aktivering av de program, som man önskar kunna använda i avsändarens delsystem kan givetvis ske genom inmatning via exempelvis datorn 4 eller genom en manual ansluten direkt till styrenheten. en diskett eller CD-ROM, Ett annat sätt är att koppla in som har ifrågavarande program lagrat. En ytterligare möjlighet, som även förutses, är att förse styrenheten eller en till densamma ansluten 10 H 20 b) Un 512 898 I, enhet med en kortläsare. Med hjälp av kort från vilka antingen programmet kan avläsas eller aktiveras från ett minne, kan den önskade funktionen tillförsäkras genom läsning av relevant kort. Korten kan därvid vara tydligt märkta så att några misstag ej sker vilket är viktigt särskilt i ekonomisammanhang. Korten kan även distri- bueras till'endast behöriga personer, så att missbruk, exempelvis falsk debitering kan motverkas.Activation of the programs that one wishes to be able to use in the sender's subsystem can of course take place by input via, for example, the computer 4 or by a manual connected directly to the control unit. a floppy disk or CD-ROM, Another way is to plug in who has the program in question stored. A further possibility, which is also envisaged, is to provide the control unit or a 10 H 20 b) Un 512 898 I, unit connected thereto, with a card reader. With the help of cards from which either the program can be read or activated from a memory, the desired function can be ensured by reading the relevant card. The cards can then be clearly marked so that no mistakes occur, which is important especially in financial contexts. The cards can also be distributed to only authorized persons, so that misuse, such as false debiting, can be counteracted.

I fig. 2 visas närmare hur mottagen korrespondens kan hanteras enligt förfarandet i ett delsystem 35 hos mottagaren (mellan och till vänster om de streckprickade linjerna). Över den övre streckprickade linjen återfinns de distributionssätt 25-28, som angivits i fig. l och som här symboliserar vägarna för till delsystemet 35 ankom- mande korrespondens. Under den nedre streckprickade linjen återfinns samma distributionssätt 25-28 men symboliserar här vägarna för avsänd korrespondens, vilken föranledes av respektive ankommande korrespondens. Till höger om den punktstreckade, vertikala linjen återfinns databasen 2. Medelst en ruta inramad med streckprickade linjer symboliseras delsystemet l för avsänd korrespondens. Man kan nämligen förutsätta att hos de flesta användare av förfarandet och systemet finns såväl behov av att kunna sända och ta emot korrespondens. Här beskrives skilda system för dessa funktioner men i praktiken kan man räkna med att de är integrerade med varandra till ett komplett korrespondenssystem, som kan betecknas 1,35.Fig. 2 shows in more detail how received correspondence can be handled according to the method in a subsystem 35 of the recipient (between and to the left of the dotted lines). Above the upper dotted line are the distribution methods 25-28, which are indicated in Fig. 1 and which here symbolize the paths for correspondence arriving at the subsystem 35. Below the lower dotted line is the same distribution method 25-28, but here it symbolizes the paths for sent correspondence, which is caused by the respective incoming correspondence. To the right of the dotted, vertical line is the database 2. By means of a box framed with dotted lines, the subsystem 1 for sent correspondence is symbolized. Namely, it can be assumed that most users of the method and the system have a need to be able to send and receive correspondence. Different systems for these functions are described here, but in practice it can be assumed that they are integrated with each other into a complete correspondence system, which can be described as 1.35.

De i delsystemet 35 ingående enheterna kan definieras på r h öljande satt: En sorteringsstation 36 till vilken ostbefordrad korrespondens 25, telefaxmeddelanden 26 och *O W U 20 30 b J UI 512 898 w e-post 27 föres. Det inkomna materialet sorteras därvid, vilket får antas ske manuellt, i sådant, som skall behandlas av någon befattningshavare, se rutan 37, sådant vars data kan inmatas via exempelvis en dator till en server 38 för inlagring av data för bearbetning internt.The units included in the subsystem 35 can be defined as follows: A sorting station 36 to which cheese-borne correspondence 25, fax messages 26 and e-mails 27 are sent. The incoming material is then sorted, which may be assumed to be done manually, into such that is to be processed by an executive, see box 37, such that data can be entered via, for example, a computer to a server 38 for storing data for internal processing.

Sådana data kan exempelvis vara uppgifter från inkommande fakturor, vilka registreras manuellt. Sådana data kan för övrigt inkomma till servern 38 från befattningshavare, ruta 37.Such data can be, for example, information from incoming invoices, which are registered manually. Incidentally, such data may be received by the server 38 from executives, box 37.

Elektroniska adresserbara data, ruta 28, förutses inmatas i servern för databehandling direkt utan att gå via sorteringsstationen 36. Som antydes med pilen 40 förutsättes att servern 38 står i förbindelse med del- systemet 1 för produktion och avsändning av korrespon- dens, jmfr bilden i fig. l. Det är därvid tänkbart att serverfunktionerna vid 6 och 38 processas och lagras i samma enhet.Electronic addressable data, box 28, is assumed to be entered into the server for data processing directly without going through the sorting station 36. As indicated by the arrow 40, it is assumed that the server 38 is connected to the subsystem 1 for production and sending of correspondence, cf. Fig. 1. It is then conceivable that the server functions at 6 and 38 are processed and stored in the same unit.

Det hittills beskrivna har avsett den rent interna hanteringen. Om emellertid databasen 2 utnyttjas även för hantering av ankommande data skall sorteringsstationen 36 vara ansluten till databasen 2 direkt eller via en scanner 41. Även adresserbara meddelanden via distri- butionsvägen 28 föres därvid åtminstone till viss del till databasen 2 för överföring via denna till servern. Även befattningshavare, ruta 37, har förbindelse med databasen direkt eller eventuellt även via en scanner.What has been described so far has referred to the purely internal handling. However, if the database 2 is also used for handling incoming data, the sorting station 36 must be connected to the database 2 directly or via a scanner 41. Addressable messages via the distribution path 28 are also transmitted at least to some extent to the database 2 for transmission via this to the server. Executives, box 37, are also connected to the database directly or possibly also via a scanner.

Databasen 2 är företrädesvis inrättad för sådan databehandling att scannermeddelanden åtminstone i viss utsträckning kan analyseras (OCR-funktion) för framtagning av exempelvis avsändaridentifikation för vidare automatisk databehandling så långt som sådan är Ü 20 25 b) UA 512 898 20 möjlig. När sådana data framtagits överföres de till korrespondenssystemet 1,35 för registrering.The database 2 is preferably set up for such data processing that scanner messages can at least to some extent be analyzed (OCR function) to produce, for example, sender identification for further automatic data processing as far as such Ü 20 25 b) UA 512 898 20 possible. Once such data has been generated, it is transmitted to the correspondence system 1.35 for registration.

För distributionsvägarna för avgående korrespondens, se de nedre rutorna 25-28, gäller vad som angivits i samband med beskrivningen av fig. l. Därvid förutsättes att liksom vid det tidigare exemplet korrespondens via postbefordran utföres internt inom företaget via av kombinationen av styrenheten 9 och skrivaren 8. Därjämte kan man anta att en telefax 26 finns tillgänglig och dessutom sändningsmöjligheter för e-post 27 och eventuellt även adresserbara överföringsmöjligheter 28.For the distribution routes for outgoing correspondence, see the lower boxes 25-28, what is stated in connection with the description of Fig. 1 applies. This assumes that, as in the previous example, correspondence via postal delivery is performed internally within the company via the combination of the control unit 9 and the printer. 8. In addition, it can be assumed that a fax 26 is available and in addition transmission possibilities for e-mail 27 and possibly also addressable transmission possibilities 28.

Man kan därvid förvänta sig att befattningshavare, ruta 37, ofta utan att anlita databasen 2, sänder sin korrespondens via någon av de nämnda distributions- vägarna. Om man emellertid önskar utnyttja databasen på det sätt som förut beskrivits för val av distributions- väg, antydes en direkt förbindelse eller förbindelse via scanner med databasen. Även servern 38 förutsättes ha förbindelse och dubbelriktad sådan med databasen 2, lämpligen som i första exemplet via en styrenhet såsom styrenheten 9.It can be expected that executives, box 37, often without using the database 2, send their correspondence via one of the mentioned distribution channels. However, if one wishes to use the database in the manner previously described for selecting the distribution path, a direct connection or connection via scanner with the database is indicated. The server 38 is also assumed to be connected and bidirectional to the database 2, suitably as in the first example via a control unit such as the control unit 9.

Data kan således inkomma till databasen 2 från olika källor: Från ett system 28 för adressbar elektroniska meddelanden, från sorteringsstationen 36 antingen direkt eller via en scanner, från befattningshavaren, ruta 37 och från servern 38 direkt eller via en styrenhet.Data can thus be entered into the database 2 from various sources: from a system 28 for addressable electronic messages, from the sorting station 36 either directly or via a scanner, from the executive, box 37 and from the server 38 directly or via a control unit.

Databasens uppgift är därvid att, för data inkommande från sorteringsstationen 36 och/eller befattningshavare eller från servern 38 och då via en styrenhet, genomföra den beskrivna sökningsoperationen och genomföra distri- butionen på det sätt som beskrivits i samband med fig. 1.The task of the database is then, for data received from the sorting station 36 and / or executives or from the server 38 and then via a control unit, to carry out the described search operation and carry out the distribution in the manner described in connection with Fig. 1.

W 20 25 512 898 21 Genom förfarandet i systemet enligt uppfinningen vinnes flera fördelar. Tidigare har påpekats möjligheten att utnyttja den mest fördelaktiga distributionsvägen på ett enkelt sätt genom anlitande i en automatisk process styrd av den separata databasen, bestyckad med sökfunktioner för adresser i ett omfattande adressregister. Denna hantering kan förutses ge impulser till användarens kontaktnät att övergå till elektronisk kommunikation varigenom en allt större krets bildas inom vilken detta rationella kommunikationssätt tillämpas regelmässigt.By means of the method in the system according to the invention several advantages are gained. Previously, the possibility has been pointed out of utilizing the most advantageous distribution route in a simple manner by using an automatic process controlled by the separate database, equipped with search functions for addresses in a comprehensive address register. This handling can be predicted to give impulses to the user's contact network to switch to electronic communication, whereby an ever larger circuit is formed within which this rational method of communication is applied regularly.

Det skall tilläggas att anlitandet av databasen för distributionen, och både den internt initierade och den genom inkommande korrespondens initierade, kan utgöra en grund för överföring av ytterligare tjänster till data- basen. Genom de kommunikationskanaler som upprättas kan det vara lämpligt att låta genomföra bokföring genom databasens organisation, vilket särskilt i mindre företag kan ge hantering med lägre kostnader, till större säkerhet och med minskat personalbehov än vid intern sådan ekonomihantering.It should be added that the use of the database for distribution, and both the internally initiated and the one initiated by incoming correspondence, can form a basis for the transfer of additional services to the database. Through the communication channels that are established, it may be appropriate to have accounting carried out through the organization of the database, which especially in smaller companies can provide management with lower costs, for greater security and with reduced staffing needs than with internal such financial management.

Claims

W 15 20 25 30 512 898 22 1999 March Ref. WG990209P Patent claim

A method for computer-controlled distribution of information via a number of different communication systems from a computer-based sender system (1) within a correspondence system (1, 35) arranged for the production of electronic data for controlling a number of printers (8) through which documents can be produced. with information corresponding to said electronic data, characterized in that in each transmission line for said electronic data to each printer (8) is arranged a control unit (9) which upon activation receives this data designated for the printer and transmits them to a for the purpose during interruption of transmission of said (8), equipped with a comprehensive data register set up database (2) wherein in the database, which is (16) including existing electronic addresses, on data to the printer of addresses based on from the sender system (1) via the respective recipient identifications announced to the control unit (9), an adequate electronic address is sought in the address register when if this occurs, after which the information is communicated via electronic distribution to the address in question, while in the case of data transmitted to the database regarding recipient identifications for which no electronic address can be searched, said data designated to the respective printer (8) is transferred to it for printing. documents, which can be mailed. 20 25 b) U! 512 898

2. A method according to claim 1, characterized in that the database (2) in connection with said distribution to the correspondence (1, 35) transmission to the correspondence system transmits data concerning the information (1, 35) system for further data processing.

The method according to claim 1 or 2, wherein the correspondence (35) characterized, the system (1, 35) within a subsystem for receiving correspondence performs sorting in the incoming correspondence of information suitable for automatic data processing and transmits it electronically. to the database (2) for data processing as a supplement to electronic addresses produced in its data register (16).

A system for computer distribution of information via a number of different communication systems using the method according to any one of claims 1-3, wherein its characterized correspondence system (1, 35) comprises a computerized sender system (1), which is arranged for production of electronic data, a number of printers (8) arranged for the production of documents with information corresponding to said electronic data, a control unit (9) arranged in the respective transmission line of said (8), (2) equipped with a comprehensive data register (16 ) of electronic data to said printer a database addresses including existing electronic addresses, the control unit (9) being arranged to, upon activation, record data designated for the printer and transmit them to the database during interruption of transmission of said data to said printer. the printer, with the database set up to, upon receipt of said data in the address register, search for an adequate electronic address there such occurs and to communicate the information via electronic distribution to the address in question, while in the case of data transmitted to the database regarding recipient identifications for which no electronic address can be sought, the database is set up to transmit to the respective printer the aforementioned data for printing documents. , which can be mailed.

5. A system according to claim 4, characterized in that the correspondence system (1, 35) comprises a subsystem (35) for receiving correspondence, which comprises a sorting station (36) arranged for receiving correspondence via existing distribution channels ( 25, 26, 27, 28) and for sorting out such correspondence for which automatic data processing may be considered as supplementation with electronic address, and arranged with a data line for transmission to the database (2) of data concerning such correspondence for further data processing (1 , 35) and return to the correspondence system for registration and further processing.