JP2002540509A - 複数の異なる別の通信システムを介するコンピュータ制御された情報配信方法およびこの方法を応用するシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 複数のプリンタ（８）の制御用の電子データを生成するように構成された通信システム内の、コンピュータベース送信側システム（１）から、複数の異なる通信システムを介する、コンピュータ制御された情報配信用の方法およびシステム。制御ユニット（９）は、プリンタ（８）への上記の電子データ用のそれぞれの伝送ラインにおいて構成される。起動の際、制御ユニットは、プリンタに向けられたこのデータを受信し、プリンタ（８）への送信が中断している間、目的のために構成されたデータベース（２）にデータを転送する。データベースには、電子アドレスを含むアドレスの総合ディレクトリ（１６）が設けられ、このようなアドレスが利用可能である場合、送信側システム（１）から制御ユニット（９）を介して送信される、関連する受信側の識別情報に基づいて、ディレクトリ内の適切な電子アドレスを得る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】 （技術分野） 本発明は、コンピュータ制御による、複数の異なる通信システムを介する情報
配信方法と、その方法を適用するためのシステムとに関する。

【０００２】 （現在の技術） 異なるパーティ間（例えば、異なる会社間または会社対個人間）で文書情報の
伝送を行う場合、主に２種類の利用可能な配信システム、すなわち、文書の郵送
を用いる方法とファックスまたは電子メール等の電子的文書伝送方法とがある。
郵送の場合、紙だけではなく封筒も大規模な紙の処理および消費を伴うため、郵
送の利用をできる限り控えたいという要望は、特に事業体において強い。それと
同時に、郵送料金もコスト高であり、郵送サービスは比較的速度が遅く、時には
信頼性にも欠ける。ファックスを用いると、紙の取り扱い量は低減し、情報も、
受信側に極めて敏速に到着する。その上、送信側が、送った情報が到着したとの
確認を得ることも可能である。電子メールの場合、利点はさらに多くなり、ある
程度までならば、情報の伝送を全く紙を使わずに行うことが可能である。情報が
送信側の元のコンピュータメモリに書き込まれ、転送されて受信側のコンピュー
タモニタ上で読み出されれば、受信側は、送られてきたメッセージを電子保存す
るか、紙で保存するか、あるいは全く保存を行なわないかを決定することができ
る。電子メールにしかない利点としては、送信側および受信側の両方が、電子保
存した情報を用いて編集を行うか、電子保存した情報を格納部または作業中のフ
ァイルに全体転送あるいは部分転送してデータ処理を行うことが可能である点が
ある。

【０００３】 電子通信には郵送に比べて多数の大きな利点があるにも関わらず、郵送は未だ
に広範囲に利用されており、予想されるように、特に個人用途によく用いられて
いる。しかし、郵送は、電子通信用途の機器を所有している場合が多い会社から
外部への郵送においても、未だに用いられている。

【０００４】 利用可能な電子通信用機器が存在するのにも関わらず電子通信の利用が限定さ
れている理由は複数ある。物理的運搬にしか向いていない文書は恐らく常に存在
し、特に、原本として用いられるもの（例えば、署名付きの法律文書）、本およ
び他の大量の印刷物等の量が多い文書の場合にそうである。しかし、上記理由の
うち大幅に解消可能なはずであるものとしては、受信側側に電子送信された情報
の受信および処理が可能な設備か有るのか否か、また有るとすればその設備の伝
送手段および宛先は何なのかについて、送信側側に不安要素が存在する点がある
。一方、想像でき得る限りのあらゆる通信物には既知の郵送宛先が実際に付され
ており、これは、郵送サービスが多くの通信において不可欠なものとして利用さ
れていることを意味する。例えば、銀行等の当局および機関は、メッセージ用途
、命令用途、取引確認用途、口座（ａｃｃｏｕｎｔ）通信用途および特に請求書
用途に、郵送サービスを定期的に用いている。電子通信の全ての利点を以ってし
ても、電子通信の比較的広範囲な用途は、緊密な関係がありまた情報交換が頻繁
に行なわれる会社および他のパーティのメッセージに限定されている。

【０００５】 従って、上記現状は、郵送サービスを電子通信で代替することが可能な場合に
必ず郵送サービスを電子通信で代替すれば、会社、機関および当局内において、
大きな利益を得ることが可能となるであろうというのが実態である。このような
利益は、既に合理化が進み人間の介入が最小限に抑えられている実際のサービス
からだけではなく、郵送サービスを用いる場合よりもずっと合理的に送信側が作
成することが可能な情報からも、得られる。また、このような利益は、特に、電
子伝送された情報ならば、受信側はその情報をさらなる処理および保存の対象と
して直接に入力することができるのに対し、紙文書の場合、紙文書を手作業でデ
ジタル形式に変換してからでないと作業に取り掛かれない点からも、得られる。
上記利益は、会計が関連する場合、特に大きくなる。なぜならば、今日殆どの会
社は、簿記、元帳入力および財務報告をコンピュータを用いたデータ処理で行っ
ているからである。従って、請求書、口座通知等の紙文書を手入力して、これら
の紙文書データをデータ処理に組み込むことが必要である。

【０００６】 （発明の詳細） 本発明は、送信側の元で生成された様々な種類の情報のための配信経路を、利
用可能な配信経路のうち最適なものが選択されるような様式で、コンピュータ制
御によって選択する方法に関する。本発明はまた、その方法をインプリメントす
るための通信処理システムにも関する。

【０００７】 配信対象情報は、送信側の元でデータ形式で生成され、「配信交換」に転送さ
れる。この「配信交換」は、受信側のアドレスおよびタイプに関する情報を独立
的に解析し、この解析結果に基づいて最良の利用通信経路を選択し、その後、配
信を担当する。本発明による方法およびその方法を実現するシステムによれば、
送信側にも受信側にも、情報の作成およびさらなる処理を高レベルに合理化する
多数の機会が与えられる。

【０００８】 本発明の別の重要な利点として、送信側および受信側の両方において、不正確
なデータ処理に対して高レベルのセキュリティが可能になる点がある。同様に、
不正確なアドレス指定と、不正パーティへの情報の抜き取りとに対しても、高い
セキュリティが達成される。

【０００９】 本発明の別の極めて重要な利点として、本システムは、大規模なインストール
作業を全く行なわずにユーザ側において導入および利用が可能な点がある。本発
明の方法およびシステムを用いることにより、基本的データを入力する形式の多
くと、新規コンピュータプログラムと、利用および従業員の訓練とを無くすこと
が可能である。

【００１０】 （好適な実施形態） 以下において、システムを概略的に示す添付図面を参照しながら、本発明によ
る方法およびシステムについて説明する。

【００１１】 以下において、本発明の方法およびシステムについて、会社または機関内にお
ける関連した通信を伴う会計情報を初期において対象とするアプリケーションの
様態において説明する。以下は、このような会計活動内の情報に関連する最も重
要なプロセスおよび文書をリストにしたものである。

【００１２】 （Ｉ．請求書発行プロシージャ） １．配達記録、作業記録等に基づいて基本的な請求書発行データを作成 ２．請求書発行データの決定 ａ）受信側 ｂ）明細 ｃ）金額 ｄ）期限 ３．以下の書類作成用の請求書発行データを内部記録する： ａ）元帳 ｂ）支払いフォローアップ（ｐａｙｍｅｎｔ ｆｏｌｌｏｗ−ｕｐ） ｃ）財務報告 ４．配信方法（以下の５を参照）によって決定される形式で請求書を作成 ５．以下の方法のうち任意の方法で請求書を配信 ａ）郵送サービス ｂ）ファックス ｃ）受信側側にあるプリンタを介する電子メール ｄ）承認を受けた（ａｇｒｅｅｄ）アドレス指定に従って、データを、受信
側にあるデータシステムに直接的に電子伝送する。

【００１３】 （ＩＩ．受信プロセス） １．以下のいずれかを介して、請求書／請求書データが到着する ａ）郵送サービス ｂ）ファックス ｃ）プリンタを介する電子メール ｄ）承認を受けたアドレス指定に従って、データを、受信側のデータシステ
ムに直接入力する ２．通信物（ｃｏｒｒｅｓｐｏｎｄｅｎｃｅ）を以下のような内容別に選別す
る ａ）支払い命令（例えば、請求書、料金請求） ｂ）支払い済み、領収済み、残高等に関する財務データ ｃ）他の財務関連通信物（例えば、発行された請求書に関する問い合わせ、
見積依頼書、注文、支払いの問題に関するメッセージ） ｄ）資金には関連しないが行動（例えば、当局からの命令および要求）を引
き起こす通信物または回答期日を設定した他の通信物 ｅ）資金に関連せず、一般的かつ有用な性質の情報提供目的の通信物 ３．通信物の分類（ＩＩ．２ａ〜２ｅ）に従った入来通信物の内部配信 （２）に従った分類 ａ、ｂ）コンピュータを用いていると見なされる内部会計システム中に財務
データとして記録されるもの ｃ）内容が関連する部門を担当する部署／個人に内部配信されるもの ｄ）期日が記載され、当該アクションの対象となる部門内の担当パーティに
通信が配信されるもの ｅ）現在行なわれている事業活動に関連する可能性のあるメッセージは、関
連する部署／個人に、情報および起こり得る行動のために配信される。

【００１４】 上記から分かるように、財務に関連する通信物（２ａ、ｂ）を選別した後、そ
の通信物を受信側のコンピュータベースの会計システムに記録することが可能で
あり、その結果、手作業による処理が大幅に低減される。他の通信物（２ｃ、ｄ
、ｅ）は、通信物（２ａ、ｂ）と同じ範囲までに合理化することは不可能である
が、実際は、個人による考慮および行動をいつも必要とする。しかし、コンピュ
ータベースのツール（例えば、確認機能およびメモリ機能、ワード処理等）を用
いることが可能である。

【００１５】 （ＩＩＩ．入来通信物によって生じる処理） １．請求書または他の支払い要求が到着した後にコンピュータベースの会計シ
ステムに記録される支払い処理を、正しいプログラミングを用いて、銀行、銀行
振替サービスまたは郵送振替サービスを通じて自動的に行うことが可能である。

【００１６】 ２．適切なコンピュータプログラムを用いて、高度に開発されたコンピュータ
ベースの会計システム用の財務報告を作成することが可能である。

【００１７】 ３．調査（ｅｘａｍｉｎａｔｉｏｎ）後の財務報告の追跡調査。これは、経営
責任の範疇に入ることが多いような、資金の再配分、貸付の利用または支払い、
特定の事業活動の再編および他の方策を生じ得る。コンピュータベースのツール
は、限定された範囲においてでしか利用できない。

【００１８】 ４．財務に関連しない通信物。コンピュータによって制御される財務管理は、
頻繁に用いられる十分に確立された順序を有する特定の活動のみに用いられ得る
。しかし、コンピュータベースのツールは概して必要とされている。

【００１９】 上記のリストに示すように、コンピュータベースのデータ処理を用いて請求書
発行プロシージャ（Ｉ）を合理化する機会は多く存在する。これを行うための第
１の前提条件として、送信側が、コンピュータベースの会計システムおよび必要
なプロセス用のコンピュータプログラムへのアクセスを持っている点がある。こ
の前提条件は、大規模の会社に当てはまるが、小規模な会社についてもますます
広まっており、広範な財務管理タスクを有する会社および機関（例えば、銀行、
保険会社および特定の当局）にはいつでも当てはまる。しかし、請求書および他
の支払い要求の配信（Ｉ．５）は、受信側の受信能力および送信側の受信側の受
信能力に関する知識に依存する点があるため、完全には合理化されていない。通
信物（ＩＩ）の受信の場合においても、送信側が用いる通信物媒体への同様の依
存がある、また、上述したように、配信手段の利用可能性に対する懸念があるた
めに、送信側も、この最も合理的な配信チャンネルを頻繁に用いようとしない。
これは、もちろん、受信された通信物の形式が、このような不安により決定され
ることを示している。電子方法を用いない合理性の低い様式で配信が行なわれる
と、選別工程（ＩＩ．２）を合理化する機会と、コンピュータベースの会計シス
テムへの記録工程（ＩＩ．３、ａおよびｂ）とにも、悪影響が生じ、そこには必
ず手作業が発生する。会計システムへの記録工程が行なわれる際、会計システム
が合理的に設計されていれば、その後の会計処理手段（ＩＩＩ．１、２）も合理
的に実施することが可能である。

【００２０】 会社および機関内における会計活動は、コンピュータ支援による合理化に本質
的に非常に適しており、このことは、このような合理化が財務部門に比較的急速
かつ広範囲に導入された事実からも証明されている。上記から分かるように、最
適な合理化に対する主な障害は、財務に関連する通信物の配信が合理化されてい
ない点である。特に中小企業に関連する別の障害は、高度に開発された会計シス
テムを設定するための投資資金および時間が無い点である。

【００２１】 本発明の用途に良好に適した分野として会計について述べてきたが、これは、
繰り返しの多い作業が発生する他の分野を排除するものではない。このような分
野の例としては、切符の予約および物品の注文などがある。

【００２２】 一定の繰り返しが可能な作業（例えば、会計活動に関連する作業）に基づかな
いその他の送受信対象通信物の場合、上記の合理化を行う機会は提供されず、個
人レベルでの意思決定および行動が高レベルで必要となる。その場合、合理化プ
ロセスにおいて利用可能なツール（例えば、コンピュータベースの情報システム
、コンピュータベースの管理ツール等）を用いて、満足できる合理化を行う必要
が今後も大きく存在する。しかし、このような分野の通信物の場合も、重要な合
理化要素は、合理的配信が用いられているという事実であり得る。このような合
理化は、ファックスおよび電子メールによってかつて無い勢いで行なわれている
。しかし、このような分野の通信物の場合、受信側が持っている受信オプション
が分かっていない点から来る制約も当てはまり、そのため、高コストで低速の郵
送サービスを使わざるを得なくなる。

【００２３】 以下において、請求書発行プロシージャをインプリメントするための、本発明
によるシステムと、本発明に関連する方法とについて説明する。先ず、図１中の
ブロック図を参照されたい。

【００２４】 このブロック図は、３つの主要部分（すなわち、送信側パーティのサブシステ
ム１（図１中の点線の左上）、外部サービスユニット（以下、データベース２と
呼ぶ。点線の右側）、および受信側のサブシステム３（点線の下側））を含むシ
ステムを示す。サブシステム１は、定義（すなわち、コンピュータ４、スキャナ
５、必要なメモリユニットを含むサーバ６、会計システム７、プリンタ８、通信
物およびその配信のための制御ユニット９）が当てはまる１つ以上のユニットを
含む。送信側のサブシステム１内には、これらのユニットのうち複数が存在し得
る。いくつかのユニットは省略可能であり、他の種類のデータの処理および格納
を行うためのユニットも含まれ得る。しかし、サブシステム１内には、電子デー
タを制御ユニット９に入力するためのユニットと、そのユニットに接続された少
なくとも１つのプリンタ８とが必要である。会計システム７に関しては、会計シ
ステム７は、システム内の一機能として設計され得、別個のハードウェアユニッ
トとして見なす必要はないが、残りのデータ処理システムに組み込むことは可能
である。この場合、会計システム７の機能は、財務データを入力する能力と、入
力したデータの格納および処理と、入力された内容から生成されたデータのデー
タ処理を用いた出力とを含む。

【００２５】 データベース２は、会社および機関内にある複数のサブシステム１によって用
いられ得るサービスユニットを含むよう意図されている。このデータベース２は
、接続部１５を介して接続されたサブシステム中の制御ユニットに接続される。
接続部１５は、ケーブルリンクまたは無線接続部であり得、好適には、特定の利
用可能なデータネットワークを介した接続部であり得る。

【００２６】 データベース２は、大量の保存データからデータを検索および抽出する高度な
検索機能を有するデータレジスタ１６を含む。接続ユニット１７は、サブシステ
ム１からの入来接続部１５と、データレジスタ１６と、また送出接続部１８、１
９および２０とに接続される。加えて、接続ユニットは、ヒューマンインターフ
ェースとしてモニタおよびキーボードを備える１つ以上のコンピュータ２１に接
続されているものと仮定する。

【００２７】 送信側のサブシステム１およびそのデータベースは、複数の受信側への通信を
行うように設計されており、図１においてサブシステム３として図示されている
。これらの受信側システムは、通信物の受信用の異なる機器を有し得る。以下の
定義（すなわち、郵送通信物用の入来郵送ポスト２５、ファックス機器２６、電
子メールの受信用のコンピュータに接続されたプリンタ２７、特別なアドレス指
定および活性化体系に従ってデータ受信を行うデータ格納部およびデータ処理ユ
ニット２８）を用いて、発生し得る異なる受信ユニットを図１中に示す。従って
、記録を必要とする文書ベースの通信のための郵送サービスのみが可能な場合か
ら、特別のアドレス指定および活性化機能を備える統合型開発システムがユニッ
ト２８中にある場合まで、様々な受信側システムの範囲を拡大または縮小するこ
とが可能である。このような機能の例としては、異なる銀行の口座間での転送が
ある。このような転送において、体系化されたリモートメッセージが生じると、
口座エントリとのトランザクションが開始し、その後、確認オペレーションが行
なわれる。通信対象となる各受信側の持つ複数のサブシステム３の範囲がそれぞ
れ異なることが、ユーザがどの配信手段を用いるのかについて上記のような不確
定要素が存在する理由である。

【００２８】 上述したように、データベースは制御ユニット９に接続され、制御ユニット９
は、ユーザシステムのデータシステムにおいて生成されたデータを受信するよう
に接続され、プリンタ８を制御するように構成される。これにより、制御ユニッ
ト９は、受信した情報をプリンタに伝送する際に中断が発生した場合、その受信
情報をライン１５を介してデータベース２の制御ユニット１７に伝送するように
構成される。データベースに伝送が行なわれると、レジスタユニット１６におい
て検索プロセスが開始する。この検索プロセスは、制御ユニット９から得られた
データ中に含まれる受信側識別情報（特に、名前情報およびアドレス情報）につ
いて通信物を検索するように構成され、通信物が関連する電子アドレス情報を含
まない場合、このような情報を検索する。

【００２９】 記載のこのプロセスを行うと、制御ユニット９からあるいは検索プロセスによ
って得られた識別データから関連する電子アドレスが見付かった結果か、または
、このようなデータが見付からない結果が生じ得る。電子アドレスがある場合、
データベースはそのアドレスの転送内容を引き継ぐ（ｔａｋｅｓ ｏｖｅｒｔｈ
ｅ ｆｏｒｗａｒｄｉｎｇ）。転送は、転送内容の転送優先順位に従って、アド
レス指定可能なデータシステム２８、電子メール２７またはファックス２６を介
して電子的に行なわれる。電子アドレスが見付からない場合、受信されたデータ
は制御ユニット９に返送され、プリンタ８に転送され、プリンタ８は、転送内容
に相当する文書を郵送配達対象文書として印刷するように活性化される。

【００３０】 データベース中のディレクトリ情報は、複数の媒体（例えば、電話番号ディレ
クトリ、ファックスディレクトリ、電子メールディレクトリ、公式ディレクトリ
等）から入手することができる。これらのディレクトリは、デジタル形式で入手
可能である場合が多く、ときにはＣＤ−ＲＯＭでも入手可能である。各アドレス
に、電子通信用のアドレス（単数または複数（すなわち、コード、電子メールア
ドレスまたはファックス番号を備える電子アドレス指定ユニット２８））をでき
るだけ追加する。

【００３１】 利用可能な電子アドレスが見付からない場合、入来郵送ポスト２５への配信を
、送信側システムのプリンタ８から通常の郵送サービスを介して行う必要が出て
くる。言い換えれば、送信対象の通信物を、プリンタ８を用いて印刷し、印刷し
た通信物を手紙として投函して受信側に送らなければならなくなる。受信側への
他の電子通信も、上述したようにデータベース２を介して送られる。したがって
、ファックス２６が、ライン１９によるプリンタ−コンピュータ２７を介したラ
イン１８によってデータベースの接続ユニット１７に接続され、ライン２０によ
ってアドレス指定可能なコンピュータシステム２８に接続されている様子が図示
されている。接続部１５と同様に、これらの接続部は、ケーブルまたは無線を介
し得、好適には、特定の確立されたデータネットワークを用いて接続され得る。

【００３２】 意図される請求書発行プロシージャ用の機能の場合、制御ユニット９は、本発
明による方法のインプリメントの主要構成要素を構成する。制御ユニット９は、
プリンタ８の文書印刷動作を制御できるような様式で、データ受信を行うサーバ
６に接続される。ここで、このような文書を、送信側のサブシステム１において
作成された請求書または他の支払い要求であると仮定する。このような作成工程
は、様々な様式（すなわち、コンピュータ４を介したデータの手入力、スキャナ
５における文書の走査および／または会計システム７からの文書の入手）で実行
され得る。会計システムに入力されるデータのソースは、様々な種類（配達記録
、作業報告および下請け供給業者から入来する請求書）であり得る。このような
データソースは、例えば、既に入力用に適切な形式で記録されており、コンピュ
ータまたはスキャナで作成されている可能性がある。加えて、制御ユニット９は
、文書を郵送可能な形式で作成できるように、プリンタ８に接続される。上述し
たように、制御ユニット９は、接続部１５により、データベース２と、データベ
ース２の接続ユニット１７とに接続される。

【００３３】 請求書発行プロシージャの場合、以下のオペレーションが行なわれる： 制御ユニット９からプリンタ８への接続が一時的に中断している間、サーバか
ら制御ユニット９に入力されたデータが、接続部１５を介してデータベース２に
転送される。入力後、作成および伝送されたデータ量に取り込まれているアドレ
ス指定データが、データレジスタ１６に送られ、これにより、データレジスタ１
６の検索機能が活性化される。データレジスタ１６において発見されるデータは
、データベース２を介して承認を受けたサービスの領域囲内にある受信側群（ｃ
ｉｒｃｌｅ）の名前情報および住所情報を含む。検索中、検索対象の受信側につ
いて電子アドレス指定能力が発見された場合、この電子アドレス指定能力は、ア
ドレス指定可能なユニット２８を介した後に電子メールを介し、そして最後にフ
ァックスを介して接続部に優先順位を付けることにより、選択される。これらの
能力のいずれかが利用可能な場合、データベース２は、制御ユニット９から受信
したデータの量から、決定された電子配信用の請求書を作成する。上述したデー
タには、既に送信側から入力されたデータが追加され、これにより、送信側のロ
ゴ等が付いた完璧な請求書が印刷される。加えて、当該通信がオリジナルの請求
書の送信に相当するものであり、郵送では配達されないことを伝える情報を提供
するテキストも含まれると仮定する。

【００３４】 このオペレーションを実行可能とするための前提条件は、送信対象の受信側の
電子アドレスが検索によって発見されるという点である。これが可能であれば、
電子伝送による請求書が郵送サービスに取って代わるため、制御ユニットは、プ
リンタ８にデータが供給されなくなることを確実にし、これにより、郵送による
配達が発生しなくなる。しかし、検索によって電子アドレスが発見されない場合
、データ量は、制御ユニットに返送され、プリンタ８に転送される。このように
生成された文書は、通常の郵送配達対象文書と同様に処理される。最後に、請求
書が送信されたことと利用された通信媒体の種類とを伝える報告が、データベー
スから送信側の会計システム７に送信される。

【００３５】 制御ユニットおよびデータベースを用いた本方法の用途を、請求書発行の用途
の例として示した。しかし、本方法は、もちろん、他の通信物（例えば、リマイ
ンダおよび催促状等の請求書発行後のフォローアップ手段）にも用いることが可
能である。しかし、本方法は、送信側が利用可能な配信経路をすぐには発見でき
ない場合および電子伝送の方が郵送サービスよりも好適である場合にも、他の通
信に対して用いることが可能である。

【００３６】 本発明の範囲内において、制御ユニット９を、追加機能を含むように拡張する
ことも可能である。このような機能の一例として、制御ユニット９を、特定の機
能についてプログラミングする。例えば、プリンタ８を一時的に特定の機能（例
えば、請求書）専用に用い、他の場合においてより一般的な用途に用いることが
可能である。これを行うためには、制御ユニットの上記機能を実行できるように
活性化されるプログラムが有る方が好都合であり、すなわち、データベース２を
介した印刷物による通信または電子通信が別に作成される。このプログラムが活
性化されない場合、プリンタは、サーバまたは送信側のサブシステム中の他のユ
ニットに直接接続され、通常のプリンタアプリケーションが行なわれる。しかし
、上記のプログラムが実行されると、これは上記の追加データも含み得、これに
より、事前に印刷されたヘッダ付き紙または形式を用いる代わりに会社ロゴまた
は他の情報をプリンタによる印刷対象として伝送する方が好ましい場合に、文書
が生成される。上述したように、このような追加データは、データベースに入力
され得るが、制御ユニットを用いたプリンタの活性化を行うためのデータプログ
ラムにおいても発見され得ると仮定する。制御ユニットの活性化は、上記の報告
機能および会計システム７の更新は、請求書発行手段および他の会計手段におい
て保持されることも意味する。

【００３７】 送信側のサブシステムにおいて用いられることが望まれるプログラムの活性化
は、もちろん、例えば、コンピュータ４を介するまたは制御ユニットに直接接続
されたキーボードを介するコマンドによって実行され得る。別な方法は、対象プ
ログラムを含むディスケットまたはＣＤ−ＲＯＭに接続する方法である。さらな
る可能性として、制御ユニットまたは制御ユニットに接続されたユニットにカー
ド読取り器を備えることが考えられる。プログラムを読み出すかまたはメモリか
らプログラムを活性化させることが可能なカードを用いて、関連するカードを読
み出すことにより、必要な機能を確保することが可能である。これらのカードは
、エラーが起こらないように明瞭に印付けされ得る。これは、会計との接続を行
う場合に特に重要である。これらのカードはまた、認証を受けた個人のみに配布
され得、これにより、不正使用（例えば、不正な請求書発行）を防ぐことが可能
である。

【００３８】 図２に、受信側の構内における（点線の間にあり、点線の左側の）サブシステ
ム３５において、受け取られた通信が、この方法に従って、どのように処理され
得るかをより詳細に示す。上側の点線の上に、図１に示した配信方法２５〜２８
があり、ここでは、サブシステム３５に向かう通信の経路を表す。下側の点線の
下には、同じ配信方法２５〜２８があるが、ここでは、入来する通信によってそ
れぞれ引き起こされる、送出される通信の経路を表す。垂直方向の点線の右側は
、データベース２である。送出される通信用のサブシステム１は、点線で輪郭を
とったボックスによって示される。この方法およびシステムの殆どのユーザは、
通信を送ることと、受け取ることとの両方できる必要があると考えられ得る。本
明細書中では、これらの機能に関して、別個のシステムが説明されるが、実際に
は、システムが互いに一体化されて、１、３５で示され得る、完全な通信システ
ムを形成することが予想され得る。

【００３９】 サブシステム３５に組み込まれるユニットは、以下のように定義付けされ得る
。郵送通信２５、ファックスメッセージ２６、および電子メール２７が向けられ
る、分類ステーション３６である。その後、入来する物は、手動で行われると考
えられ得る分類が行われて、何らかの従業員（ボックス３７参照）によって処理
されるメールと、メール内に含まれるデータが、例えば、コンピュータを介して
、内部で処理するためにデータを格納するサーバ３８に入り得るメールとに分類
される。このようなデータは、例えば、手動で記録される入来する送り状からの
情報であってもよい。また、このようなデータは、従業員、ボックス３７から、
サーバ３８に到着し得る。

【００４０】 電子的アドレス可能データ、ボックス２８は、分類ステーション３６を通過す
ることなく、データ処理用のサーバに直接入ると考えられる。矢印４０によって
示すように、サーバ３８が、通信分の生成および発送用のサブシステム１に接続
されると考えられる（図１の状態を参照）。従って、６および３８のサーバ機能
が、処理されて同じユニットに格納されることが可能である。

【００４１】 ここまで説明されてきたことは、純粋に内部処理に関する。しかし、データベ
ース２が、入来するデータの処理にも用いられる場合、分類ステーション３６は
、データベース２に、直接、またはスキャナ４１を介して接続される。それによ
り、少なくともある程度までは、アドレス可能なメッセージは、データベース２
を介するサーバへの送信について、データベース２まで配信経路２８を介する経
路を取り得る。また、従業員、ボックス３７はまた、直接、あるいは、また恐ら
くはスキャナを介してデータベースに接続される。データベース２は、好適には
、少なくともある程度まで、スキャナメッセージが、例えば送信側の識別情報を
生成するために解析され得（ＯＣＲ機能）、例えば、自動データ処理が可能な場
合、さらなる自動データ処理を行うように、このようなデータ処理向けに構成さ
れる。このようなデータが生成される場合、登録のため、通信システム１、３５
に送られる。

【００４２】 送出される通信の配信経路に関して（下側のボックス２５〜２８を参照）、こ
れは、図１の説明に関して述べられたことが適用される場合である。上記の例と
同様に、郵送サービスを介する通信は、制御ユニット９とプリンタ８との組合せ
を介して、企業内において内部で用意されると考えられる。さらに、ファックス
装置２６が利用可能であり、電子メールを送信する能力２７、および恐らく、ア
ドレス可能送信能力２８も利用可能であると考えられ得る。従って、従業員、ボ
ックス３７が、しばしば、データベースを用いることなく、上記の配信経路の内
の１つを介して、自身の通信を送ることが予想され得る。しかし、配信経路の選
択において、上記の様態でデータベースを用いることが望まれる場合、このこと
によって、データベースへの直接の接続、またはスキャナを介する接続が必要と
される。また、サーバ３８は、第１の例と同様に、適切には、制御ユニット９の
ような制御ユニットを介して、データベース２と双方向接続を有すると考えられ
る。

【００４３】 従って、データは、様々なソースから、データベース２に到着し得る。アドレ
ス可能電子メッセージは、システム２８から到着してもよく、分類ステーション
３６から直接、またはスキャナを介して到着してもよく、従業員、ボックス３７
から到着してもよく、サーバ３８から直接、または制御ユニットを介して到着し
てもよい。分類ステーション３６、および／または従業員から、あるいはサーバ
３８から制御ユニットを介して到着するデータについて、データベースのタスク
は、記述された検索動作を実行し、図１に関して説明した様態で配信を実現する
ことである。

【００４４】 本発明による方法およびシステムによって、いくつかの利点が得られる。総合
的アドレスディレクトリ内のアドレスの検索機能が備えられた別個のデータベー
スにより制御される自動プロセスを用いることによって、簡単な方法で、最も有
用な配信経路を選択する能力については既に指摘した。この処理によって、ユー
ザのコンタクトのネットワークが電気的通信にわたって変化する力が提供されて
、その中でこの合理的な通信手段が通常用いられ得る、さらに大きなサークルが
作成されることが予想される。

【００４５】 内部で開始された配信と、入来する通信によって開始される配信との両方の配
信用のデータベースを用いることが、さらなるサービスをデータベースに転送す
る理由を構成し得ることがつけ加えられるべきである。設定される通信チャネル
によって、データベースの編成によってブックキーピングを実行することが有用
であり得る。特に、小さい企業にとって、処理コストが低くなり、安全性が高ま
り、相当する内部金融処理と比較して、必要な職員数が低減されることにつなが
り得る。

【００４６】 上記の説明は、郵送によって送られるドキュメントを印刷するプリンタ８が、
データベース２に近接して接続されるのではなく、送信側システム１に関連して
配置されるということに基づく。それにより、制御ユニット９は、データベース
が、電算処理された情報の電子的配信の処理のみを行う様態で動作し得るが、一
方で、郵送によって送られる情報が、送信側システムのプリンタ８によって処理
されて、送信側システムの方で郵送サービスに渡され得るドキュメントが生成さ
れる。これは、特に、電子的アドレスが適用可能でない、郵送によって、または
、例えば宅配便のような他の何らかの様式で、大量のドキュメント形式での送信
がある場合、本発明の適切な実施形態であり得る。例えば、関係のある受信者が
、ファックスまたは電子メールアドレスを持っていないか、あるいは、発送人（
ｃｏｎｓｉｇｎｍｅｎｔ）がオリジナルのドキュメントに多大な関心を有するこ
とがあり得る。

【００４７】 しかし、本発明の範囲内において、システムプロシージャは、１つ以上のプリ
ンタがデータベースに接続されるようなシステムプロシージャであり得、データ
ベースに接続された制御ユニットまたは他の制御機能が、接続されたプリンタを
起動して、データベースのアドレスディレクトリにおける検索によって、利用可
能な電子的配信用のアドレスがないことが明らかになったドキュメントが印刷さ
れる。その後、ドキュメントは、データベース内のサービスとして転送するよう
に、処理され得る。

【００４８】 これは、送信側システムにおいて、いくつかのドキュメントの発送を処理する
ことが望まれない場合に最も適切な実施形態であり得る。

【００４９】 当然、ユーザシステム内において処理されないドキュメント発送用のデータは
、ユーザシステム内の関連する機能アドレスに報告される必要がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 図１は、本システムの送信側における情報作成機能および情報配信機能のブロ
ック図を示す。

【図２】 図２は、図１に対応する、本システムの情報受信機能のブロック図を示す。

【手続補正書】

【提出日】平成１３年９月２８日（２００１．９．２８）

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】発明の名称

【補正方法】変更

【補正の内容】

【発明の名称】 複数の異なる別の通信システムを介するコンピュータ制御され
た情報配信方法およびこの方法を応用するシステム

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００１

【補正方法】変更

【補正の内容】

【０００１】 （技術分野） 本発明は、コンピュータ制御による、複数の異なる別の通信システムを介する
情報配信方法と、その方法を適用するためのシステムとに関する。

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００３

【補正方法】変更

【補正の内容】

【０００３】 電子通信には郵送に比べて多数の大きな利点があるにも関わらず、郵送は未だ
に広範囲に利用されており、予想されるように、特に個人用途によく用いられて
いる。しかし、郵送は、電子通信用途の機器を所有している場合が多い会社から
外部への郵送においても、未だに用いられている。 ＵＳ−Ａ−５ ５１３ １２６（Ｈａｒｋｉｎｓら）から、電子通信チャンネ
ルを用いたネットワークが知られており、このネットワークは、受信側によって
確立された通信プロフィールへと送信される送信側からの情報を変更するように
設けられている。同発明は、送信側および受信側がネットワークの加入者であり
、かつ、電子通信デバイスを所有することを前提条件としている。同発明は、郵
送による連絡を用いるパーティに容易化を提供して電子通信を変化させることに
関連性を持っていない。

【手続補正４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２４

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００２４】 このブロック図は、３つの主要部分（すなわち、送信側パーティのユニット１
（図１中の点線の左上）、外部サービスユニット２（点線の右側）、および受信
側のユニット３（点線の下側））を含むシステムを示す。ユニット１は、定義（
すなわち、コンピュータ４、スキャナ５、必要なメモリユニットを含むサーバ６
、会計システム７、プリンタ８、通信物およびその配信のための制御デバイス９
）が当てはまる１つ以上のデバイスを含む。送信側のユニット１内には、これら
のデバイスのうち複数が存在し得る。いくつかのユニットは省略可能であり、他
の種類のデータの処理および格納を行うためのデバイスも含まれ得る。しかし、
ユニット１内には、電子データを制御デバイス９に入力するためのデバイスと、
そのユニットに接続された少なくとも１つのプリンタ８とが必要である。会計シ
ステム７に関しては、会計システム７は、システム内の一機能として設計され得
、別個のハードウェアユニットとして見なす必要はないが、残りのデータ処理シ
ステムに組み込むことは可能である。この場合、会計システム７の機能は、財務
データを入力する能力と、入力したデータの格納および処理と、入力された内容
から生成されたデータのデータ処理を用いた出力とを含む。

【手続補正５】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２５

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００２５】 サービスユニット２は、会社および機関内にある複数のユニット１によって用
いられ得る。このサービスユニット２は、接続部１５を介して接続されたユニッ
ト中の制御デバイスに接続される。接続部１５は、ケーブルリンクまたは無線接
続部であり得、好適には、特定の利用可能なデータネットワークを介した接続部
であり得る。

【手続補正６】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２６

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００２６】 サービスユニット２は、大量の保存データからデータを検索および抽出する高
度な検索機能を有するデータレジスタ１６を含む。接続デバイス１７は、ユニッ
ト１からの入来接続部１５と、データレジスタ１６と、また送出接続部１８、１
９および２０とに接続される。加えて、接続デバイスは、ヒューマンインターフ
ェースとしてモニタおよびキーボードを備える１つ以上のコンピュータ２１に接
続されているものと仮定する。

【手続補正７】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２７

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００２７】 送信側のユニット１およびそのサービスユニットは、複数の受信側への通信を
行うように設計されており、図１においてユニット３として図示されている。こ
れらの受信側システムは、通信物の受信用の異なる機器を有し得る。以下の定義
（すなわち、郵送通信物用の入来郵送ポスト２５、ファックス機器２６、電子メ
ールの受信用のコンピュータに接続されたプリンタ２７、特別なアドレス指定お
よび活性化体系に従ってデータ受信を行うデータ格納部およびデータ処理デバイ
ス２８）を用いて、発生し得る異なる受信機器を図１中に示す。従って、記録を
必要とする文書ベースの通信のための郵送サービスのみが可能な場合から、特別
のアドレス指定および活性化機能を備える統合型開発システムがユニット２８中
にある場合まで、様々な受信側ユニットの範囲を拡大または縮小することが可能
である。このような機能の例としては、異なる銀行の口座間での転送がある。こ
のような転送において、体系化されたリモートメッセージが生じると、口座エン
トリとのトランザクションが開始し、その後、確認オペレーションが行なわれる
。通信対象となる各受信側の持つ複数のユニット３の範囲がそれぞれ異なること
が、ユーザがどの配信手段を用いるのかについて上記のような不確定要素が存在
する理由である。

【手続補正８】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２８

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００２８】 上述したように、サービスユニットは制御デバイス９に接続され、制御デバイ
ス９は、送信側ユニットのデータシステムにおいて生成されたデータを受信する
ように接続され、プリンタ８を制御するように構成される。これにより、制御デ
バイス９は、受信した情報をプリンタに伝送する際に中断が発生した場合、その
受信情報をライン１５を介してサービスユニット２の制御デバイス１７に伝送す
るように構成される。サービスユニットに伝送が行なわれると、レジスタユニッ
ト１６において検索プロセスが開始する。この検索プロセスは、制御デバイス９
から得られたデータ中に含まれる受信側識別情報（特に、名前情報およびアドレ
ス情報）について通信物を検索するように構成され、通信物が関連する電子アド
レス情報を含まない場合、このような情報を検索する。

【手続補正９】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２９

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００２９】 記載のこのプロセスを行うと、制御デバイス９からあるいは検索プロセスによ
って得られた識別データから関連する電子アドレスが見付かった結果か、または
、このようなデータが見付からない結果が生じ得る。電子アドレスがある場合、
サービスユニットはそのアドレスの転送内容を引き継ぐ（ｔａｋｅｓ ｏｖｅｒ
ｔｈｅ ｆｏｒｗａｒｄｉｎｇ）。転送は、転送内容の転送優先順位に従って、
アドレス指定可能なデータデバイス２８、電子メール２７またはファックス２６
を介して電子的に行なわれる。電子アドレスが見付からない場合、受信されたデ
ータは制御デバイス９に返送され、プリンタ８に転送され、プリンタ８は、転送
内容に相当する文書を郵送配達対象文書として印刷するように活性化される。

【手続補正１０】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３０

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３０】 サービスユニット中のディレクトリ情報は、複数の媒体（例えば、電話番号デ
ィレクトリ、ファックスディレクトリ、電子メールディレクトリ、公式ディレク
トリ等）から入手することができる。これらのディレクトリは、デジタル形式で
入手可能である場合が多く、ときにはＣＤ−ＲＯＭでも入手可能である。各アド
レスに、電子通信用のアドレス（単数または複数（すなわち、コード、電子メー
ルアドレスまたはファックス番号を備える電子アドレス指定ユニット２８））を
できるだけ追加する。

【手続補正１１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３１

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３１】 利用可能な電子アドレスが見付からない場合、入来郵送ポスト２５への配信を
、送信側ユニットのプリンタ８から通常の郵送サービスを介して行う必要が出て
くる。言い換えれば、送信対象の通信物を、プリンタ８を用いて印刷し、印刷し
た通信物を手紙として投函して受信側に送らなければならなくなる。受信側への
他の電子通信も、上述したようにサービスユニット２を介して送られる。したが
って、ファックス２６が、ライン１９によるプリンタ−コンピュータ２７を介し
たライン１８によってサービスユニットの接続デバイス１７に接続され、ライン
２０によってアドレス指定可能なコンピュータデバイス２８に接続されている様
子が図示されている。接続部１５と同様に、これらの接続部は、ケーブルまたは
無線を介し得、好適には、特定の確立されたデータネットワークを用いて接続さ
れ得る。

【手続補正１２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３２

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３２】 意図される請求書発行プロシージャ用の機能の場合、制御デバイス９は、本発
明による方法のインプリメントの主要構成要素を構成する。制御デバイス９は、
プリンタ８の文書印刷動作を制御できるような様式で、データ受信を行うサーバ
６に接続される。ここで、このような文書を、送信側のユニット１において作成
された請求書または他の支払い要求であると仮定する。このような作成工程は、
様々な様式（すなわち、コンピュータ４を介したデータの手入力、スキャナ５に
おける文書の走査および／または会計システム７からの文書の入手）で実行され
得る。会計システムに入力されるデータのソースは、様々な種類（配達記録、作
業報告および下請け供給業者から入来する請求書）であり得る。このようなデー
タソースは、例えば、既に入力用に適切な形式で記録されており、コンピュータ
またはスキャナで作成されている可能性がある。加えて、制御デバイス９は、文
書を郵送可能な形式で作成できるように、プリンタ８に接続される。上述したよ
うに、制御デバイス９は、接続部１５により、サービスユニット２と、サービス
ユニット２の接続デバイス１７とに接続される。

【手続補正１３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３３

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３３】 請求書発行プロシージャの場合、以下のオペレーションが行なわれる： 制御デバイス９からプリンタ８への接続が一時的に中断している間、サーバか
ら制御デバイス９に入力されたデータが、接続部１５を介してサービスユニット
２に転送される。入力後、作成および伝送されたデータ量に取り込まれているア
ドレス指定データが、データレジスタ１６に送られ、これにより、データレジス
タ１６の検索機能が活性化される。データレジスタ１６において発見されるデー
タは、サービスユニット２を介して承認を受けたサービスの領域囲内にある受信
側群（ｃｉｒｃｌｅ）の名前情報および住所情報を含む。検索中、検索対象の受
信側について電子アドレス指定能力が発見された場合、この電子アドレス指定能
力は、アドレス指定可能なユニット２８を介した後に電子メールを介し、そして
最後にファックスを介して接続部に優先順位を付けることにより、選択される。
これらの能力のいずれかが利用可能な場合、サービスユニット２は、制御デバイ
ス９から受信したデータの量から、決定された電子配信用の請求書を作成する。
上述したデータには、既に送信側から入力されたデータが追加され、これにより
、送信側のロゴ等が付いた完璧な請求書が印刷される。加えて、当該通信がオリ
ジナルの請求書の送信に相当するものであり、郵送では配達されないことを伝え
る情報を提供するテキストも含まれると仮定する。

【手続補正１４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３４

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３４】 このオペレーションを実行可能とするための前提条件は、送信対象の受信側の
電子アドレスが検索によって発見されるという点である。これが可能であれば、
電子伝送による請求書が郵送サービスに取って代わるため、制御デバイスは、プ
リンタ８にデータが供給されなくなることを確実にし、これにより、郵送による
配達が発生しなくなる。しかし、検索によって電子アドレスが発見されない場合
、データ量は、制御デバイスに返送され、プリンタ８に転送される。このように
生成された文書は、通常の郵送配達対象文書と同様に処理される。最後に、請求
書が送信されたことと利用された通信媒体の種類とを伝える報告が、サービスユ
ニットから送信側の会計システム７に送信される。

【手続補正１５】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３５

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３５】 制御デバイスおよびサービスユニットを用いた本方法の用途を、請求書発行の
用途の例として示した。しかし、本方法は、もちろん、他の通信物（例えば、リ
マインダおよび催促状等の請求書発行後のフォローアップ手段）にも用いること
が可能である。しかし、本方法は、送信側が利用可能な配信経路をすぐには発見
できない場合および電子伝送の方が郵送サービスよりも好適である場合にも、他
の通信に対して用いることが可能である。

【手続補正１６】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３６

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３６】 本発明の範囲内において、制御デバイス９を、追加機能を含むように拡張する
ことも可能である。このような機能の一例として、制御デバイス９を、特定の機
能についてプログラミングする。例えば、プリンタ８を一時的に特定の機能（例
えば、請求書）専用に用い、他の場合においてより一般的な用途に用いることが
可能である。これを行うためには、制御ユニットの上記機能を実行できるように
活性化されるプログラムが有る方が好都合であり、すなわち、サービスユニット
２を介した印刷物による通信または電子通信が別に作成される。このプログラム
が活性化されない場合、プリンタは、サーバまたは送信側のユニット中の他のデ
バイスに直接接続され、通常のプリンタアプリケーションが行なわれる。しかし
、上記のプログラムが実行されると、これは上記の追加データも含み得、これに
より、事前に印刷されたヘッダ付き紙または形式を用いる代わりに会社ロゴまた
は他の情報をプリンタによる印刷対象として伝送する方が好ましい場合に、文書
が生成される。上述したように、このような追加データは、サービスユニットに
入力され得るが、制御デバイスを用いたプリンタの活性化を行うためのデータプ
ログラムにおいても発見され得ると仮定する。制御デバイスの活性化は、上記の
報告機能および会計システム７の更新は、請求書発行手段および他の会計手段に
おいて保持されることも意味する。

【手続補正１７】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３７

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３７】 送信側のユニットにおいて用いられることが望まれるプログラムの活性化は、
もちろん、例えば、コンピュータ４を介するまたは制御デバイスに直接接続され
たキーボードを介するコマンドによって実行され得る。別な方法は、対象プログ
ラムを含むディスケットまたはＣＤ−ＲＯＭに接続する方法である。さらなる可
能性として、制御デバイスまたは制御デバイスに接続されたデバイスにカード読
取り器を備えることが考えられる。プログラムを読み出すかまたはメモリからプ
ログラムを活性化させることが可能なカードを用いて、関連するカードを読み出
すことにより、必要な機能を確保することが可能である。これらのカードは、エ
ラーが起こらないように明瞭に印付けされ得る。これは、会計との接続を行う場
合に特に重要である。これらのカードはまた、認証を受けた個人のみに配布され
得、これにより、不正使用（例えば、不正な請求書発行）を防ぐことが可能であ
る。

【手続補正１８】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３８

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３８】 図２に、受信側の構内における（点線の間にあり、点線の左側の）内部システ
ム３５において、受け取られた通信が、この方法に従って、どのように処理され
得るかをより詳細に示す。上側の点線の上に、図１に示した配信方法２５〜２８
があり、ここでは、システム３５に向かう通信の経路を表す。下側の点線の下に
は、同じ配信方法２５〜２８があるが、ここでは、入来する通信によってそれぞ
れ引き起こされる、送出される通信の経路を表す。垂直方向の点線の右側は、サ
ービスユニット２である。送出される通信用のユニット１は、点線で輪郭をとっ
たボックスによって示される。この方法およびシステムの殆どのユーザは、通信
を送ることと、受け取ることとの両方できる必要があると考えられ得る。本明細
書中では、これらの機能に関して、別個の内部システムが説明されるが、実際に
は、システムが互いに一体化されて、１、３５で示され得る、完全な通信ユニッ
トを形成することが予想され得る。

【手続補正１９】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００３９

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００３９】 内部システム３５に組み込まれるデバイスは、以下のように定義付けされ得る
。郵送通信２５、ファックスメッセージ２６、および電子メール２７が向けられ
る、分類ステーション３６である。その後、入来する物は、手動で行われると考
えられ得る分類が行われて、何らかの従業員（ボックス３７参照）によって処理
されるメールと、メール内に含まれるデータが、例えば、コンピュータを介して
、内部で処理するためにデータを格納するサーバ３８に入り得るメールとに分類
される。このようなデータは、例えば、手動で記録される入来する送り状からの
情報であってもよい。また、このようなデータは、従業員、ボックス３７から、
サーバ３８に到着し得る。

【手続補正２０】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４０

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４０】 電子的アドレス可能データ、ボックス２８は、分類ステーション３６を通過す
ることなく、データ処理用のサーバに直接入ると考えられる。矢印４０によって
示すように、サーバ３８が、通信分の生成および発送用のユニット１に接続され
ると考えられる（図１の状態を参照）。従って、６および３８のサーバ機能が、
処理されて同じ内部システムに格納されることが可能である。

【手続補正２１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４１

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４１】 ここまで説明されてきたことは、純粋に内部処理に関する。しかし、サービス
ユニット２が、入来するデータの処理にも用いられる場合、分類ステーション３
６は、サービスユニット２に、直接、またはスキャナ４１を介して接続される。
それにより、少なくともある程度までは、アドレス可能なメッセージは、サービ
スユニット２を介するサーバへの送信について、サービスユニット２まで配信経
路２８を介する経路を取り得る。また、従業員、ボックス３７はまた、直接、あ
るいは、また恐らくはスキャナを介してサービスユニットに接続される。サービ
スユニット２は、好適には、少なくともある程度まで、スキャナメッセージが、
例えば送信側の識別情報を生成するために解析され得（ＯＣＲ機能）、例えば、
自動データ処理が可能な場合、さらなる自動データ処理を行うように、このよう
なデータ処理向けに構成される。このようなデータが生成される場合、登録のた
め、通信システム１、３５に送られる。

【手続補正２２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４２

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４２】 送出される通信の配信経路に関して（下側のボックス２５〜２８を参照）、こ
れは、図１の説明に関して述べられたことが適用される場合である。上記の例と
同様に、郵送サービスを介する通信は、制御デバイス９とプリンタ８との組合せ
を介して、企業内において内部で用意されると考えられる。さらに、ファックス
装置２６が利用可能であり、電子メールを送信する能力２７、および恐らく、ア
ドレス可能送信能力２８も利用可能であると考えられ得る。従って、従業員、ボ
ックス３７が、しばしば、サービスユニットを用いることなく、上記の配信経路
の内の１つを介して、自身の通信を送ることが予想され得る。しかし、配信経路
の選択において、上記の様態でサービスユニットを用いることが望まれる場合、
このことによって、サービスユニットへの直接の接続、またはスキャナを介する
接続が必要とされる。また、サーバ３８は、第１の例と同様に、適切には、制御
ユニット９のような制御ユニットを介して、サービスユニット２と双方向接続を
有すると考えられる。

【手続補正２３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４３

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４３】 従って、データは、様々なソースから、サービスユニット２に到着し得る。ア
ドレス可能電子メッセージは、システム２８から到着してもよく、分類ステーシ
ョン３６から直接、またはスキャナを介して到着してもよく、従業員、ボックス
３７から到着してもよく、サーバ３８から直接、または制御デバイスを介して到
着してもよい。分類ステーション３６、および／または従業員から、あるいはサ
ーバ３８から制御ユニットを介して到着するデータについて、サービスユニット
のタスクは、記述された検索動作を実行し、図１に関して説明した様態で配信を
実現することである。

【手続補正２４】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４５

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４５】 内部で開始された配信と、入来する通信によって開始される配信との両方の配
信用のサービスユニットを用いることが、さらなるサービスをデータベースに転
送する理由を構成し得ることがつけ加えられるべきである。設定される通信チャ
ネルによって、データベースの編成によってブックキーピングを実行することが
有用であり得る。特に、小さい企業にとって、処理コストが低くなり、安全性が
高まり、相当する内部金融処理と比較して、必要な職員数が低減されることにつ
ながり得る。

【手続補正２５】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４６

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４６】 上記の説明は、郵送によって送られるドキュメントを印刷するプリンタ８が、
サービスユニット２に近接して接続されるのではなく、送信側ユニット１に関連
して配置されるということに基づく。それにより、制御デバイス９は、サービス
ユニットが、電算処理された情報の電子的配信の処理のみを行う様態で動作し得
るが、一方で、郵送によって送られる情報が、送信側ユニットのプリンタ８によ
って処理されて、送信側ユニットの方で郵送サービスに渡され得るドキュメント
が生成される。これは、特に、電子的アドレスが適用可能でない、郵送によって
、または、例えば宅配便のような他の何らかの様式で、大量のドキュメント形式
での送信がある場合、本発明の適切な実施形態であり得る。例えば、関係のある
受信者が、ファックスまたは電子メールアドレスを持っていないか、あるいは、
発送人（ｃｏｎｓｉｇｎｍｅｎｔ）がオリジナルのドキュメントに多大な関心を
有することがあり得る。

【手続補正２６】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４７

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４７】 しかし、本発明の範囲内において、システムプロシージャは、１つ以上のプリ
ンタがサービスユニットに接続されるようなシステムプロシージャであり得、サ
ービスユニットに接続された制御デバイスまたは他の制御機能が、接続されたプ
リンタを起動して、サービスユニットのアドレスディレクトリにおける検索によ
って、利用可能な電子的配信用のアドレスがないことが明らかになったドキュメ
ントが印刷される。その後、ドキュメントは、サービスユニット内のサービスと
して転送するように、処理され得る。

【手続補正２７】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４８

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４８】 これは、送信側ユニットにおいて、いくつかのドキュメントの発送を処理する
ことが望まれない場合に最も適切な実施形態であり得る。

【手続補正２８】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００４９

【補正方法】変更

【補正の内容】

【００４９】 当然、ユーザシステム内において処理されないドキュメント発送用のデータは
、ユーザユニット内の関連する機能アドレスに報告される必要がある。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (81)指定国 ＥＰ(ＡＴ，ＢＥ，ＣＨ，ＣＹ， ＤＥ，ＤＫ，ＥＳ，ＦＩ，ＦＲ，ＧＢ，ＧＲ，ＩＥ，Ｉ Ｔ，ＬＵ，ＭＣ，ＮＬ，ＰＴ，ＳＥ)，ＯＡ(ＢＦ，ＢＪ ，ＣＦ，ＣＧ，ＣＩ，ＣＭ，ＧＡ，ＧＮ，ＧＷ，ＭＬ， ＭＲ，ＮＥ，ＳＮ，ＴＤ，ＴＧ)，ＡＰ(ＧＨ，ＧＭ，Ｋ Ｅ，ＬＳ，ＭＷ，ＳＤ，ＳＬ，ＳＺ，ＴＺ，ＵＧ，ＺＷ )，ＥＡ(ＡＭ，ＡＺ，ＢＹ，ＫＧ，ＫＺ，ＭＤ，ＲＵ， ＴＪ，ＴＭ)，ＡＥ，ＡＬ，ＡＭ，ＡＴ，ＡＵ，ＡＺ， ＢＡ，ＢＢ，ＢＧ，ＢＲ，ＢＹ，ＣＡ，ＣＨ，ＣＮ，Ｃ Ｒ，ＣＵ，ＣＺ，ＤＥ，ＤＫ，ＤＭ，ＥＥ，ＥＳ，ＦＩ ，ＧＢ，ＧＤ，ＧＥ，ＧＨ，ＧＭ，ＨＲ，ＨＵ，ＩＤ， ＩＬ，ＩＮ，ＩＳ，ＪＰ，ＫＥ，ＫＧ，ＫＰ，ＫＲ，Ｋ Ｚ，ＬＣ，ＬＫ，ＬＲ，ＬＳ，ＬＴ，ＬＵ，ＬＶ，ＭＡ ，ＭＤ，ＭＧ，ＭＫ，ＭＮ，ＭＷ，ＭＸ，ＮＯ，ＮＺ， ＰＬ，ＰＴ，ＲＯ，ＲＵ，ＳＤ，ＳＥ，ＳＧ，ＳＩ，Ｓ Ｋ，ＳＬ，ＴＪ，ＴＭ，ＴＲ，ＴＴ，ＴＺ，ＵＡ，ＵＧ ，ＵＳ，ＵＺ，ＶＮ，ＹＵ，ＺＡ，ＺＷ

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 コンピュータベース送信側ユニット（１）から、複数の異な
   る代替的な通信チャネルを介する、コンピュータ制御された情報配信方法であっ
   て、該送信側ユニット（１）は、該情報に対応する電子データを生成し、該情報
   は、宛先の受信側ユニット（３）（２５〜２８）の郵送アドレスを示すデータを
   含み、プリンタ（８）を制御して該情報を印刷するように調節され、伝送ライン
   （１５）を介する該データがサービスユニット（２）に伝送され、該サービスユ
   ニットにおいて、それぞれの該郵送アドレスデータが、それぞれの該受信側ユニ
   ットについて、対応する郵送アドレスと共に、電子メールアドレスおよびテレフ
   ァクシミリ番号のような電子アドレスの総合ディレクトリを含むデータレジスタ
   （１６）に伝送され、郵送アドレスに関連するデータが該送信側ユニットから受
   け取られる場合、データ検索手段が起動されて、受信された該郵送アドレスに対
   応する電子アドレスの検索が実行され、このような電子アドレスが確認される場
   合には、該アドレスデータに対応する該情報に関連する該データが、該検索によ
   って確認された該電子アドレスに転送され、一方、対応する該電子アドレスが確
   認されない場合には、該データが該プリンタ（８）に転送されて、該郵送アドレ
   スを含む該情報を印刷するように該プリンタを起動して、該宛先の受信側ユニッ
   ト（３）（２５〜２８）へメールで配信されるように調節されたドキュメントを
   生成することを特徴とする、方法。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の方法を用いる、複数の異なる代替的な通信
   チャネルを介する、コンピュータ制御された情報配信用システムであって、該シ
   ステムは、その一部として、宛先の受信側ユニット（３）（２６〜２８）の郵送
   アドレスを示すデータを含む該情報に対応する電子データを生成するために提供
   され、プリンタ（８）を制御して該情報を印刷するように調節された送信側ユニ
   ット（１）を含むシステムであって、サービスユニット（２）と、該送信側ユニ
   ット（１）を該サービスユニット（２）に接続し、該送信側ユニットによって生
   成される該電子データを該サービスユニットに伝送するように提供された伝送ラ
   イン（１５）と、該サービスユニット内の、対応する郵送アドレスと共に電子ア
   ドレスの総合ディレクトリを含むデータレジスタ（１６）と、該郵送アドレスデ
   ータを受け取ることによって起動され、受信された該郵送アドレスに対応する電
   子アドレスを検索するように提供されたデータ検索手段と、このようなアドレス
   が検索によって確認される場合には、該アドレスデータに対応する該情報データ
   を該電子アドレスに転送し、該データを該プリンタ（８）に転送し、該データを
   受け取ることによって開始される該検索によってこのような電子アドレスが確認
   されない場合には、該郵送アドレスを含む該情報を印刷し、該プリンタが、該宛
   先の受信側ユニット（３）（２５〜２８）へのメールで配信されるように調節さ
   れたドキュメントを生成するように提供された接続デバイス（１７）とを特徴と
   する、システム。
3. 【請求項３】 前記システムは、その一部として、宛先の受信側ユニット（
   ３）（２５〜２８）の郵送アドレスを示すデータを含む該情報に対応する電子デ
   ータを生成するために提供され、プリンタ（８）を制御して該情報を印刷するよ
   うに調節された送信側ユニット（１） と、他の一部として、サービスユニット（２）と、該送信側ユニット（１）を該
   サービスユニット（２）に接続し、該送信側ユニットによって生成される該電子
   データを該サービスユニットに伝送するように提供された伝送ライン（１５）と
   、該サービスユニット内の、対応する郵送アドレスと共に電子アドレスの総合デ
   ィレクトリを含むデータレジスタ（１６）と、該郵送アドレスデータを受け取る
   ことによって起動され、受信された該郵送アドレスに対応する電子アドレスを検
   索するように提供されたデータ検索手段と、このようなアドレスが該検索によっ
   て確認される場合、該アドレスデータに対応する該情報データを該電子アドレス
   に転送するように提供された接続デバイス（１７）とを含むシステムであって、
   該サービスユニット（２）は、情報コンテンツをコンピュータベース解析するよ
   うに提供され、該情報コンテンツは、受信側ユニット（３）（２５〜２８）に電
   子通信で転送されることが、該検索によって確認され、該サービスユニット（２
   ）が、該解析に基づくデータを用いて、受信側ユニット（３５）で、該受信側ユ
   ニットにおける内部配信についての仕様を含む該情報データのコンピュータベー
   ス処理を実行するように、該情報データを満たすように提供されることを特徴と
   する、複数の異なる代替的な通信チャネルを介する、コンピュータ制御された情
   報配信用の請求項２に記載のシステム。
4. 【請求項４】 前記解析は、広い範囲の数値的な情報を含む請求内容明細な
   どの経済上の問題に関する情報に向けられることを特徴とする、請求項３に記載
   のシステム。