SE516393C2

SE516393C2 - Mail distributing method for gasoline company, involves distributing mail to addresses by physical address upon expiration of specific period from transmission of unanswered e-mail

Info

Publication number: SE516393C2
Authority: SE
Inventors: Josefsson Vallingby Sverige Annika
Original assignee: Posten Ab 105 00 Stockholm Sverige
Publication date: 2002-01-08

Abstract

The physical addresses and the e-mail addresses of addressees who wish to receive e-mail, are stored in a database (5) of the computer. The e-mail is transmitted to the addresses that have e-mail address based on comparison of stored address with received data. The addresses are sorted for transmission of mail by physical mail upon expiration of specific period from transmission of unanswered e-mail.

Description

25 516 393 bringas att innehålla adress för elektronisk post för adres-' sater som anmält att de önskar erhålla elektronisk post av att datorsystemet bringas att sända ifrågavarande försändelse med elektronisk post till adressater som har en adress för elektronisk post, av att datorsystemet bringas att sortera ut resterande adressater till vilka försändelsen skall sändas som fysisk post och av att efter det att en förutbestämd tid förflutit från det att elektronisk post sändes men inte be- svarats är datorsystemet på i och för sig känt sätt anordnat att sortera ut sådana adressater för att sända en försändelse med fysisk post. samband med av uppfin- Nedan beskrives uppfinningen närmare, delvis i ett på bifogade ritning visat utföringsexempel ningen, där - figur 1 visar ett enkelt blockschema för att illustrera uppfinningen. 516 393 is caused to contain an electronic mail address for addressees who have notified that they wish to receive electronic mail by the computer system being sent to send the item in question by electronic mail to addressees having an electronic mail address, by causing the computer system to be sorted. the remaining addressees to whom the item is to be sent as physical mail and that after a predetermined time has elapsed since the electronic mail was sent but not answered, the computer system is in a manner known per se arranged to sort out such addressees for sending a shipment by physical mail. The invention is described in more detail below, partly in an exemplary embodiment shown in the accompanying drawing, in which Figure 1 shows a simple block diagram for illustrating the invention.

Föreliggande uppfinning avser ett förfarande för att sända post under utnyttjande av elektronisk post. Med elektronisk post menas s.k. E-mail som sänds över internet eller annat motsvarande nätverk. Olika lämpliga behörighetskoder kan förekomma.The present invention relates to a method of sending mail using electronic mail. By electronic mail is meant so-called E-mail sent over the internet or other similar network. Various appropriate access codes may apply.

En avsändare 1 levererar uppgift om den postmängd som skall utsändas, såsom adressater och innehåll, på datamedia till en mottagare 2 som skall utsända posten till adressaterna 3. 3oAvsändaren kan vara ett företag som önskar utsända fakturor 35 till kunder, vilka därvid är adressaterna. Givetvis kan post- mängden istället vara olika erbjudanden, bekräftelser på be- ställningar, utsändande av olika handlingar, såsom delvis förifyllda deklarationsblanketter etc. Främst är dock före- liggande system användbart för företag som önskar utsända en försändelse till ett stort antal adressater. lO 15 20 25 30 35 516 393 Nedan exemplifieras uppfinningen med ett bensinbolag som öns- kar utsända fakturor till företag och privatpersoner avseende gjorda inköp medelst ett kreditkort på bensinstationer. Upp- finningen är dock inte alls begränsad till detta användnings- område.A sender 1 provides information on the amount of mail to be sent, such as addressees and content, on data media to a recipient 2 who is to send the mail to the addressees 3. The sender may be a company wishing to send invoices 35 to customers, who are the addressees. Of course, the amount of mail can instead be various offers, confirmations of orders, sending of various documents, such as partially pre-filled declaration forms, etc. However, the present system is mainly useful for companies that wish to send a shipment to a large number of addressees. 10 15 20 25 30 35 516 393 The invention is exemplified below with a petrol company that wishes to send out invoices to companies and private individuals regarding purchases made by means of a credit card at petrol stations. However, the invention is not at all limited to this area of use.

Vid jämna tidsmellanrum upprättar bensinbolaget ett antal fakturor som skall sändas till kreditkortsinnehavarna för betalning. d.v.s. levererar härvid uppgift Avsändaren l, bensinbolaget, om den postmängd, d.v.s. fakturorna, som skall utsändas, så- som adressater och respektive fakturainnehåll, på datamedia till mottagaren 2 som skall utsända posten till adressaterna' 3. Mottagaren är lämpligen Posten Sverige AB.At regular intervals, the petrol company prepares a number of invoices to be sent to the credit card holders for payment. i.e. hereby delivers information to the sender l, the petrol company, about the amount of mail, i.e. the invoices, which are to be sent, such as addressees and the respective invoice content, on the data media to the recipient 2 who is to send the mail to the addressees' 3. The recipient is suitably Posten Sverige AB.

Enligt uppfinningen inmatas innehållet i nämnda datamedia i ett datorsystem 4 tillhörigt mottagaren. Adressaterna jämfö- res med ett register i en datorsystemet tillhörig databas 5 innehållande uppgift om huruvida respektive adressat har en adress för elektronisk post eller inte. Databasen kan också innehålla uppgift om att en adressat önskar viss post som E- mail och viss annan post som fysisk post.According to the invention, the contents of said data media are input to a computer system 4 belonging to the receiver. The addressees are compared with a register in a database 5 belonging to a computer system containing information on whether the respective addressee has an address for electronic mail or not. The database may also contain information that an addressee wishes certain mail as E-mail and certain other mail as physical mail.

Datorsystemet 4 bringas sedan sända ifrågavarande försändelse med elektronisk post till adressater som har en adress för elektronisk post. Den elektroniska posten sänds exempelvis via interenet till adressatens 3 persondator 8. Datorsystemet till vilka varefter detta 4 bringas även sortera ut resterande adressater försändelsen skall sändas som fysisk post 6, sker genom normal postgàng.The computer system 4 is then brought to send the item in question by electronic mail to addressees who have an address for electronic mail. The electronic mail is sent, for example, via the Internet to the addressee's personal computer 8. The computer system to which this 4 is also brought to sort out the remaining addressees the item is to be sent as physical mail 6, takes place through normal mail.

När fysisk post skall sändas är datorsystemet 4 anordnat att skriva ut försändelserna medelst en skrivare 7.When physical mail is to be sent, the computer system 4 is arranged to print the shipments by means of a printer 7.

Enligt uppfinningen bringas datorsystemet 4, efter det att en förutbestämd tid förflutit från det att elektronisk post sän- 10 15 20 25 30 35 516 393 des men inte besvarats, att sortera ut sådana adressater för att sända en försändelse med fysisk post 6.According to the invention, after a predetermined time has elapsed since electronic mail was sent but not answered, the computer system 4 is caused to sort out such addressees in order to send a mail by physical mail 6.

Lämpligen sänds därvid medelst fysisk post en försändelse med motsvarande innehåll som den med elektronisk post sända för- sändelsen. Istället kan en påminnelse på fakturan sändas med fysisk post.In this case, a consignment with the same content as the consignment sent by electronic mail is sent by physical mail. Instead, a reminder on the invoice can be sent by physical mail.

Med ordet besvaras menas att adressaten har haft kontakt med I fakturafallet innebär kontakten normalt att betalning sker. Avsändaren med- avsändaren med anledning av försändelsen. delar mottagaren om kontakt skett eller inte efter det att nämnda förutbestämda tid förlupit.The word answered means that the addressee has had contact with In the invoice case, the contact normally means that payment is made. The sender is the co-sender due to the shipment. notifies the recipient if contact has taken place or not after the said predetermined time has elapsed.

Detta sker genom att datorsystemet 4 bringas att från avsän- daren mottaga information om vilka adressater som besvarat utsänd post.This is done by causing the computer system 4 to receive information from the sender about which addressees have answered the mail sent.

Genom att först sända försändelsen med elektronisk post nås en stor del av kreditkortsinnehavarna. En del av dessa beta- lar på utsatt tid, medan vissa andra inte gör detta. De som inte anmält att de önskar elektronisk post får fakturan med fysisk post på vanligt sätt. För sistnämnda grupp gäller ock- så att vissa betalar i tid medan andra inte gör det.By first sending the item by electronic mail, a large part of the credit card holders can be reached. Some of these pay on time, while some others do not. Those who have not reported that they want electronic mail will receive the invoice by physical mail in the usual way. For the latter group, it also applies that some pay on time while others do not.

Den förutbestämda tid som skall ha förflutit från det att elektronisk post sändes men inte besvarats kan givetvis vari- I fallet fakturor från ett bensinbolag kan en lämplig tid vara när den ordina- era beroende vilken typ av post som avses. rie betalningsterminen löpt ut. Härvid får adressaterna en påminnelse med en kopia av fakturan per fysisk post. Samti- digt härmed kan en påminnelse av samma slag utsändas till de som redan fått den första försändelsen med fysisk post.The predetermined time that must have elapsed from the time the electronic mail was sent but not answered can of course vary. In the case of invoices from a petrol company, an appropriate time may be when the ordinary depends on the type of mail in question. rie payment term has expired. In this case, the addressees receive a reminder with a copy of the invoice by physical mail. At the same time, a reminder of the same kind can be sent to those who have already received the first shipment by physical mail.

Härigenom uppnås att många försändelser, nämligen de elektro- niska, blir billiga och enkla att utsända samtidigt som de som icke svarat eller betalat automatiskt blir påminda samti- 516 393 digt som de som inte mottagit elektronisk post.This achieves that many items, namely the electronic ones, become cheap and easy to send, while those who have not answered or paid are automatically reminded at the same time as those who have not received electronic mail.

Enligt en mycket föredragen utföringsform av uppfinningen innefattar datorsystemet 4 en databas 5 vilken bringas att Sinnehålla fysisk adress samt adress för elektronisk post för adressater som anmält att de önskar erhålla elektronisk post.According to a highly preferred embodiment of the invention, the computer system 4 comprises a database 5 which is caused to contain physical address as well as address for electronic mail for addressees who have notified that they wish to receive electronic mail.

Detta medför att den förväntade svarsfrekvensen på elektro- nisk post blir mycket högre än om adresser för elektronisk iopost hämtats från olika källor.This means that the expected response rate for electronic mail will be much higher than if addresses for electronic e-mail were retrieved from various sources.

Föreliggande uppfinning loser de inledningsvis nämnda pro- blemen. 15Ovan har ett antal utföringsexempel angivits. Det är dock helt uppenbart att föreliggande uppfinning kan modifieras av fackmannen för att anpassas till olika typer av utskick. Ex- empelvis kan fysisk post utsändas till en adressat som önskar E-mail först efter det att adressaten fått en påminnelse sänd 20med E-mail.The present invention solves the problems mentioned in the introduction. Above, a number of embodiments have been given. However, it is quite obvious that the present invention can be modified by those skilled in the art to adapt to different types of mailings. For example, physical mail can be sent to an addressee who wishes E-mail only after the addressee has received a reminder sent by E-mail.

Föreliggande uppfinning är således inte begränsad till de ovan angivna utföringsexemplen utan kan varieras inom dess av bifogade patentkrav angivna ram.Thus, the present invention is not limited to the above embodiments but may be varied within the scope of the appended claims.

Claims

A method for sending mail using electricity (1) as addressees (2), characterized as a mail, provides information on the person (3) who is to send that (4), where a sender sets the amount of mail to be sent, and contains, the mail to the addressees, on data media to a recipient of, the contents of said data media are entered into a computer system (5), ken is made to contain the address of electronic mail for addressees who notified that they wish to receive electronic mail by having the computer system (4) send mail by electronic mail to addressees having an address for electronic mail, by having the computer system (4) sort out the remaining addressees to whom the item is to be sent as physical mail (6) predetermined time has elapsed from the time that electronic mail is sent- (4) which computer system is caused to contain a database is caused to send the person in question and that after a des but not answered, the computer system is on and for s in a known manner arranged to sort out such addressees (3) in order to send a consignment by physical mail.

Method according to claim 1, characterized in that said database (5) is caused to contain a physical address of the addressees.

3. a v, Procedure according to claim 1 or 2, k n a n e t e c k n a t (4) give information about which addressees have answered sent mail. that the computer system is caused to be received from the sender