CN1405723A

CN1405723A - 数字后端系统中物理文档的输入

Info

Publication number: CN1405723A
Application number: CN02127687A
Authority: CN
Inventors: E·A·R·范德林登; P·F·M·纳肯
Original assignee: Oce Technologies BV
Current assignee: Canon Production Printing Netherlands BV
Priority date: 2001-08-08
Filing date: 2002-08-08
Publication date: 2003-03-26
Also published as: SG123534A1; JP2003152972A; US20030033319A1

Abstract

用于把物理文档输入一数字后端系统(20)中的方法及系统。该系统包括：至少一个扫描器(10)，用于扫描一文档并生成一相关的文档图像文件；一个含有一中间文档存储器(13)的服务器(12)，连到所述扫描器用于把一文档图像文件与一文档标识符(34)一起存入一文档文件中，以及至少一个与该服务器(12)相连的输入设备(14)，用于输入一属性文件，该属性文件包括附有一文档标识符(34)的一组文档属性(28，30，32；44，46，48)，其中该服务器(12)包括一合并单元(18)用于核对该属性文件之一的一文档标识符是否与该文档文件之一的标识符一致并且，若是，则把该组属性链接到该文档文件。

Description

数字后端系统中物理文档的输入

本发明涉及用于把物理文档输入数字后端系统的方法，包括：扫描在扫描器内的一物理文档并生成相关的文档图像文件；输入与该文档相关的属性；以及将该文档图像文件与其相关属性一起存入一中间数字文件存储器中。

在这方面，后端系统被理解为包含一整理汇集，归档或文档管理系统或是一工作流程系统。例如，这一系统可以包括一个或多个海量存储器设备用于存储大量文档的数字图像。每一文档具有若干例如可以描述该文档的内容或是该文档的类型或范畴的属性，以便于搜索和检索，或可以控制该文档的进一步处理(例如，向各种目的地，打印等等的在线或硬拷贝)。

传统上，这些属性在该文档数据被扫入的时刻及地点处被输入到该系统内，因此这些属性被直接分配给被扫描数据。

US-A-4970554公开了一种用于打印文档的方法，其中用于多个打印作业或文档的作业标签能够由客户在其自己的工作站上准备。每个作业标签含有用于该作业的机器可读形式的打印指令以及识别该作业的一作业号码。该作业标签存储在一作业程序文件内，并且其上该作业号被编码为机器可读形式的该作业标签的硬拷贝被用本地打印机打印。之后该作业标签的硬拷贝被与各自的相关文档结合在一起并与这些文档一起传送到一复制中心。在该复制中心内，文档原件及其相关的作业标签被扫描，并且作业号被用于从作业程序文件中检索用于各个作业的打印指令，因此按照打印指令能够打印各个作业。当作业已被打印时，打印指令或被删除或被存储以为了准备具有一新的作业号的新的作业标签。

本发明的目的是提供一种为输入到一数字后端系统提供文档扫描处理上的更多灵活性的方法及系统。

根据本发明，该目的是由包括以下步骤的方法来实现的：

a)为将被处理的文档生成一唯一的文档标识符，

b)当该文档被扫描时，把相关的文档图像文件与所述文档

标识符一起存入中间数字文档存储器内，

c)当用于该文档的属性被输入时，将同一内容与该文档标

识符一起存入该中间数字文档存储器内，以及

d)核对在步骤(b)和(c)存入的文档标识符的一致性并把一文档与在该中间数字文档存储器内具有相同文档标识符的属性合并。

根据本发明的方法具有的优点是步骤(b)，其中文档被扫描，该步骤要求文档原件被实际呈现在扫描器上，以及步骤(c)，其中属性被输入，能够不仅在空间上而且在时间上完全地分离。这就使得便于用户向系统提交其文档。

本发明不限于步骤(b)和(c)的固定时间顺序。因此，例如，客户可以在其本地工作站上确定若干用于多个文档的属性集并可以把它们在线提交给系统以及之后可以选择携带或把文档原件在晚些时侯发送给扫描器，无论何时只要他发觉便于这样做。如果文档属性包括或附有指令或与扫描处理或在复制中心内将执行的随后的打印操作有关的参数，那么该动作过程还具有的优点是作业调度任务对于复制中心内的操作员变得更为方便，因为这些指令更早地有效。在一归档应用中，也可被视为优点的是甚至在该文档已经实际上被扫描进来以前该属性已经在中间文档存储器中是可搜索的了。

当客户仅提交一扫描作业或是其中副本的打印并不急需的一复制作业时，操作员可以例如决定对更为急需的扫描作业给出优先权并把不是很急需的作业保留在复制中心内直到扫描器变为可用于处理该作业。在一按需打印情况中，操作员甚至可以推迟该原件的扫描直到一第一打印命令发生。

相反地，用户也许更愿意先扫描文档稍后再输入相关的属性。

有可能在扫描时期自动生成并分配文档标识符，即步骤(a)和(b)被几乎同时地执行，或者在当属性被输入时期自动生成并分配文档标识符，即步骤(a)和(c)被几乎同时地执行。然后已被分配给文档的标识符被显示或打印或用任何其它适宜的方式通知给用户，因此该用户可以在当他扫描文档或当他输入属性时查阅该标识符。

如果该系统包括可以放置在不同地点的多个扫描器，那么必须制定措施以保证该自动分配的文档标识符的唯一性。这可以例如通过经由一网络来互联这些扫描器或是通过使用含有文档被扫描的时间及地点的标识符格式来实现。

对于文档标识符是“唯一的”这一要求是为了确保该文档及属性总是以正确的方式被组合在一起。当已经为具有一匹配标识符的一对文档及属性执行步骤(d)时，原理上，将会有可能从组合记录中删除该标识符，因此同一标识符将被分配给一个新的属性集或一新扫描的文档。在此意义上，该标识符的暂时唯一性是足够的。在很多情形中，最好要求绝对唯一性并且将该标识符作为唯一的关键字段或用于记录的标识来保留。

实现本发明的系统被提供有含有一合并单元的一服务器，该合并单元将被简称为“合并器”用于执行方法步骤(d)。该合并器可由运行于后端系统的服务器上的一个软件模块构成，或者可由与后端系统相连的一个单独的服务器部件构成。最好是，该合并器具有其自己的存储设备以用于暂时存储被扫描的文档数据以及属性集直到它们被相互组合在一起并发送给后端系统，例如，用于永久存储。

该系统进一步包括一个或多个输入设备用于允许用户输入用于其文档的属性集。这些输入设备中的一些可以安装在扫描器位置处，因此当文档被扫入时用户可以输入属性。不过，在一具体的较佳实施例中，大多数的或全部输入设备均是由通过一网络系统如因特网或一内部网络而与文档存储器相连的客户计算机构成。然后，该合并器最好作为一网络服务器工作，其通过向客户电子传送一提交表格说明而响应发自该客户的请求。该提交表格说明是被在客户计算机中翻译(例如，由一万维网浏览器)的一段程序代码(如HTML)，因此一对应的提交表格被显示在该客户计算机的屏幕上。然后该客户机用户可以通过输入文档属性以及可能的其它信息及指令来填写该提交表格并把完成的提交表格转发给合并器。

该提交表格还包括也许已由合并器自动分配的或是由用户以保证唯一性的一种格式输入的文档标识符。一种可能的格式可以是：<用户ID><日期><顺序号>。该用户可以打印提交表格的副本并可以把它附加到将被提供给扫描器的一摞文档原件上。

如果该原件在提交属性之前已被扫描，那么用户可以指明其个人用户ID，例如，在其用于提交表格说明的发送请求中。之后合并器将在其本地存储器中自动地寻找含有该用户ID的文档标识符并将在提交表格中列出该用户的所有被扫描文档，例如以各个文档的首页的缩小副本(略图)的形式。然后该客户机用户能够通过简单地点击相应的略图来为其想要提交属性的文档选择文档标识符。

本发明可应用于例如纸件文档向文档存储器(例如整理汇集，归档或文档管理系统)的分散或集中输入。

分散系统具有几个附加的文档扫描器(或者是用于扫描，打印及复制的多功能设备)。这些扫描器被放在办公环境中的不同地点。如果一办公室职员想往一文档存储器中输入一纸件文档，那么他走向最近的文档扫描器(或多功能设备)并输入其文档。文档属性的输入能够利用其办公桌上的PC来执行。在该应用中不再需要实际地把纸件文档携带到用于存储目的的一中央“归档”部门。

另一个可能的应用是向一复制中心的复制作业的提交。再次，本发明既能够被集中地又能够被分散地使用。在后一情形中不再需要实际地携带应当被复制给复制部门的文档。该文档在最近的文档扫描器(或多功能设备)上利用上述方法之一被扫描。在此应用中文档属性既可以表示关于复制订单及打印的管理数据也可以表示结束选项。在此情形中，本发明在与如欧洲专利申请No.1132808已公开的用于打印作业的在线提交系统的结合方面特别有用。

本发明能够进一步用于向任何数量的收件人分发被扫描的文档。在此情形中，文档属性表示收件人的“地址”(例如，电子邮件地址或传真号)。

在银行或保险公司中常常安装好了工作流程系统。这些系统通常需要纸件文档的输入。本发明能够用作为用于这些工作流程系统的前端处理机，允许纸件文档及其属性的集中或分散输入。

本发明还涉及一含有用于实现包含该合并器的服务器的计算机程序代码的计算机程序元素，以及涉及含有存储在一计算机可读介质上的该程序元素的计算机程序产品。

将结合附图描述本发明的较佳实施例，其中：

图1是本发明系统的方框图；

图2是说明本发明方法的流程图；

图3是说明图2所示方法的一种修改的流程图；

图4是用于输入文档属性的提交表格的例子的屏幕镜头；

图5是用于输入文档属性的提交表格的另一例子的屏幕镜头；以及

图6是用于输入用于一文档的打印说明的提交表格的例子的屏幕镜头。

图1示出一系统的可能的示意结构，该系统包括一个或多个文档扫描器10，一服务器12以及通过网络16，例如一内部网络而与服务器12连接的一个或多个客户计算机14。服务器12包括一个被称作“合并器”的部件18以及用于文档图像文件和属性文件的中间存储的存储设备13。它被连到一后端系统如，例如，一归档系统，公司的工作流程系统，或类似的系统。

在一集中设置中，扫描器或扫描器组10将安装在服务器12的位置上并可通过有线线路连到合并器18上，尽管网络连接也已被更多地用于近程连接。在一分散结构中，扫描器组10将安装在远程位置上，即靠近于使用该系统的职员的工作位置。然后，扫描器组10通过网络16(内部网络)或通过一单独的网络连到合并器18上。每一个扫描器都具有一个操作控制台22提供了把一(临时的)唯一的文档标识符(ID)与各个被扫描文档联系起来的设备(见欧洲专利申请EP-A-1096775)。输入的ID可以例如成为文档图像文件的文件名的一部分。

客户计算机14用作为输入设备以用于给要被扫描的文档输入文档属性。可以假定这些客户计算机14是工作站或是位于用户的各种工作地点的并且其上已安装了用于输入文档属性的客户应用程序的个人计算机。可以理解这一应用程序可以是一web客户程序，但也可以是会被用作为输入设备的任何其它类型的客户应用程序。这一输入设备可安装在扫描器组10的位置上或是结合到含有扫描功能的多功能设备中。

合并器18具有下述功能：

- 其提供提交表格说明，即，在客户计算机14上生成一文

档属性输入表格的程序代码(若为web客户程序则典型地为

HTML)。

- 其从扫描器组10接收并暂时存储文档图像文件。

- 其从客户计算机14接收并暂时存储所收到的文档属性。

- 其合并文档属性及具有相同文档ID的文档图像文件并通

过一适当的接口把它们发送给所连的后端系统20。

一个可能的工作流程的例子在图2示出。

步骤S1：利用与该系统相连的文档扫描器组10中的任一扫描器扫描纸件文档。在实际扫描处理前或后，在控制台22上输入一文档ID。该ID必须是(临时地)唯一的。用于该ID的一种可能的格式是：<用户ID><日期><顺序号>。扫描操作员必须记住哪一文档ID用于哪一具体的纸件文档。

可选地，文档ID或至少其中的一部分可以在扫描器10内或在与其通讯的合并器18内自动生成。例如，对于用户来说只要输入其用户ID就可以了，通过添加当前日期以及一顺序号就自动完成文档ID。然后该完成的文档ID将显示在控制台22上，因此扫描操作员或用户可以记下该文档ID。

步骤S2：文档图像文件，连同文档ID一起，被传送到合并器18，在合并器18中它被暂时地存储到中间存储设备13内。文档ID被用作为该文档图像文件的索引。

步骤S3：任意时间之后，在任何客户计算机14存在的地方，用户可以启动一个用于输入属于一早先扫描文档的文档属性的过程(步骤S3-S5)。为此，该用户向合并器18的URL(统一资源定位地址)发送一请求。

步骤S4：合并器18以向已发送该请求的客户计算机14发送一提交表格说明表示回答。该提交表格说明是由客户计算机14内的浏览器软件解释以在该客户计算机的屏幕上生成一个其中用户可以填写文档属性以及在步骤S1中已被记住或记下的文档ID的提交表格或属性输入表格的软件。

步骤S5：当所需数据已被填写并且用户点击提交表格上的“提交”按钮时，含有文档属性及文档ID的表格将自动传送到合并器18。

步骤S6：合并器接收该属性并核对具有相同文档ID的文档图像文件是否存在于临时存储设备13内。显然，该属性也可以暂时存储在存储设备13内。

步骤S7：如果找到，那么该文档图像文件以及文档属性被自动合并及输入到后端系统20内。

图3说明上述同一系统可能的另一个流程。在该情形下中，为还未被扫描的纸件文档输入文档属性。

步骤S11：如上述步骤S3，从客户计算机14向合并器18发送一个请求。

步骤S12：提交表格说明被发送给该客户计算机。该提交表格说明可以已经含有已由合并器18自动生成的一个文档ID。该文档ID可以是基于已在步骤S11中与该请求一起发送的或是已在一单独的询问中邀请用户输入的用户ID。

步骤S13：该用户填写文档属性并把该提交表格发送给合并器18。如果文档ID未被自动生成，就必须例如按照保证唯一性的格式<用户ID><日期><顺序号>人工地输入。在任何情形中，必须记住，哪一文档ID用于哪一具体的纸件文档。由于这一原因，带有文档属性和文档ID的输入表格必须打印出来并加到该纸件文档上。作为一个可供选择的方法，带有该文档ID的一个胶粘便条可以加到该纸件文档上。

步骤S14：该文档属性被暂时存储到与合并器18相连的存储设备13内。文档ID被用作为文档属性的索引。

步骤S15：任意时间之后，利用与该系统相连的扫描器组10中的任一扫描器扫描有关的纸件文档。在实际扫描处理前或后，在控制台22上输入匹配的文档ID。该文档图像文件，连同该文档ID一起，将被传送给合并器。

步骤S16：合并器接收该文档图像文件，把它存入中间存储设备13内并在临时存储器内寻找与属性文件相关的文档属性。

步骤S17：若找到，则该文档图像文件与该文档属性被自动合并并输入到后端系统20内。

在第二种工作流程中，输入的文档属性与文档ID的条码版本一起能够被打印在一张纸上并作为标题页加到纸件文档上。作为步骤S15中文档ID的人工输入的另一种方法，该标题页可以与实际文档一起被扫描并且条码识别被应用，例如在合并器18内，以检索文档ID。

图4示出作为将由用户填写的提交表格26的第一个例子的文档归档表格。该表格包括其中用户必须输入各种类型的文档属性如文档标题，简要文档说明，作者姓名，以及关键字的选择的若干栏28。下拉菜单30允许指定若干预定文档类型中的一种如“内部报告”。另一下拉菜单32允许在与归档类别(例如，研究报告，报纸文章，等等)以及访问类型(公共，限制，------)有关的预定归档选项中进行选择。

文档ID必须自动地或是人工地输入栏34内。在所示例子中，文档ID由一用户ID(“6598”)，当前日期(2001年7月16日)，以及一顺序号(“1”)组成。

当已经输入所有必需的信息(特别是文档ID)时提交按钮36变为有效，并允许把该提交表格发送给合并器18。

图5示出提交表格38的另一个例子，该表格仍然是一文档归档表格。除了以上论述的项目外，该表格包括同一用户的先前扫描文档的一个清单40。这些文档中的每一个用标题页的缩小副本(略图)以及相关的文档ID来表示。

提交表格38被计划用于图3所示的工作流程。这里假定步骤S11具有其中用户被要求用其用户ID来给其自己作标记的注册过程的表格。之后该用户ID允许合并器18寻找先前已扫描的并且仍然暂时存储在该合并器内的该用户的所有文档。之后这些文档被包含到清单40内。为了指出在栏28等等输入的属性所属的文档，他简单地点击清单40内的略图之一，对应的文档ID将自动输入栏34。

图6示出作为提交表格42的另一个例子的清样订单表格。这里，文档属性由与顾客，即该文档的所有人有关的一组数据44，以及确定该文档的打印方式的一组数据46组成。其它属性数据48与希望的交付模式(例如“由顾客取”)以及该打印副本的交付的预定时间(例如“尽可能快”)有关。

应当理解表格42还可以包括一个对应于图5中清单40的先前被扫描文档的清单。

显然，其它类型的属性也可以被计划用于连到该文档并输入到一提交表格中。这里所给出的提交表格的实施例仅仅是用于说明目的。

如果许多不同类型的提交表格，如表格26，38以及42存在于合并器18内，那么用户可以在其请求中(步骤S3或S11)或在注册过程中指明所要求的表格类型。

尽管已参照上述作为例子的实施例对本发明进行了描述，显而易见对于技术人员来说其它的实施例也可能在权利要求的文本之内。它们被认为是在本专利的保护范围之内。

Claims

1、一种用于把物理文档输入一数字后端系统(20)中的方法，包括：

- 在一扫描器(10)中扫描一物理文档并生成一相关的文档图像文件，

- 输入与该文档相关的属性(28，30，32；44，46，48)，以及

- 将该文档图像文件与其相关属性一起存入一中间数字文档存储器(13)内，

其特征在于步骤：

b)当该文档被扫描时，将相关的文档图像文件与一唯一的文档标识符(34)一起存入该中间数字文档存储器(13)内，

c)当用于该文档的属性被输入时，将同一内容与同一唯一的文档标识符(34)一起存入该中间数字文档存储器(13)内，以及

d)核对在步骤(b)和(c)存入的文档标识符的一致性并把一文档与在该中间数字文档存储器(13)内具有相同文档标识符(34)的属性合并。

2、根据权利要求1所述的方法，其中步骤c)在步骤b)之后执行。

3、根据权利要求1所述的方法，其中步骤b)在步骤c)之后执行。

4、根据权利要求1所述的方法，还包括步骤

a)为对步骤b)和c)之一的启动起反应而要被处理的一文档自动生成一唯一的文档标识符(34)，无论哪一个步骤首先被执行，并且把所述唯一的文档标识符(34)报告给执行所述第一步骤的一设备。

5、根据权利要求1所述的方法，其中属性及相关的文档标识符(34)通过一数据网络(16)被传送给中间数字文档存储器(13)。

6、根据权利要求1所述的方法，其中步骤(c)包括向一客户机(14)的一提交表格(26；38；42)说明的一电子传输，所述提交表格说明是在客户机端上被翻译的一程序代码以电子地创建能够由该客户机(14)电子填写的一提交表格(26；38；42)并允许该客户机通过把信息，包括属性，输入到该提交表格中而与该中间文档存储器(13)相互配合。

7、根据权利要求6所述的方法，其中文档标识符(34)包括一用户标识符以及，当由其用户标识符标记的一个用户请求该提交表格说明的传送时，为该用户的先前被扫描文档搜索该中间文档存储器(13)，以及这些文档的一个清单(40)被包含在该提交表格(38)内。

8、一种用于把物理文档输入一数字后端系统(20)中的系统，包括：

- 至少一个扫描器(10)，用于扫描一文档并生成一相关的文档图像文件，

- 一个含有一中间文档存储器(13)的服务器(12)，连到所述扫描器用于把一文档图像文件与一文档标识符(34)一起存入一文档文件中，以及

- 至少一个与该服务器(12)相连的输入设备(14)，用于输入一属性文件，该属性文件包括附有一文档标识符(34)的一组文档属性(28，30，32；44，46，48)，其中

该服务器(12)包括一合并单元(18)用于核对该属性文件之一的一文档标识符是否与该文档文件之一的文档标识符一致以及，若是，则把该组属性链接到该文档文件。

9、根据权利要求8所述的系统，其中一扫描器(10)包括输入装置(22)用于输入将被包含在一文档文件内的一文档标识符。

10、根据权利要求8或9所述的系统，其中该服务器(12)被连到一后端系统(20)并且其中该合并单元(18)被安排为把该文档文件以及该属性文件，每一个都附有其相关的文档标识符，暂时地存入中间文档存储器(13)内直到这些文件被合并以及随后把该合并文件发送到该后端系统(20)。

11、根据权利要求10所述的系统，其中该服务器(12)被安排为用于自动创建一文档标识符并当相同的标识符在一对应的文档文件之前被输入时把它分配给一属性文件。

12、根据权利要求10或11所述的系统，其中该服务器(12)被安排为用于自动创建一文档标识符并当相同的标识符在一对应的属性文件之前被输入时把它分配给一文档文件。

13、根据权利要求11所述的系统，其中该服务器(12)被安排为用于向该扫描器(10)回报该创建的文档标识符。

14、根据权利要求12所述的系统，其中该服务器(12)被安排为用于向该输入设备(14)回报该创建的文档标识符。

15、根据权利要求8所述的系统，其中所述服务器(12)被安排为用于生成一数字提交表格(26；38；42)说明并根据请求而把它发送给一客户机(14)，所述提交表格说明是在客户机端上被翻译的一程序代码以创建能够由该客户机(14)电子填写的一提交表格(26；38；42)并允许该客户机通过把信息，包括属性，输入到该提交表格中而与该中间文档存储器(13)相互配合。

16、根据权利要求15所述的系统，其中文档标识符(34)包括一用户标识符以及其中服务器(12)被安排为，对由其用户标识符所标记的用户的提交表格说明的传送请求起反应，在该中间文档存储器(13)内寻找该用户的先前被扫描的文档，并把这些文档的一个清单(40)包含到该提交表格(38)内。

17、根据权利要求8和10-16中任一权利要求所述的服务器。

18、一种含有计算机程序代码以使一计算机实现权利要求17中所要求的服务器的计算机程序元素。

19、一种含有存储在一计算机可读介质上的一计算机程序元素的计算机程序产品。