CN1835005A

CN1835005A - 文档管理系统

Info

Publication number: CN1835005A
Application number: CNA2006100681569A
Authority: CN
Inventors: R·F·A·科勒德; R·韦耶斯; M·比尔德贝克; M·F·马伦德; R·K·布兰德; T·K·J·威廉斯; I·L·H·马丁
Original assignee: Oce Technologies BV
Current assignee: Canon Production Printing Netherlands BV
Priority date: 2005-03-15
Filing date: 2006-03-15
Publication date: 2006-09-20
Also published as: EP1703421A1; US20060217999A1; ATE410741T1; DE602006002999D1; EP1703421B1; JP2006260546A

Abstract

用于管理文件存储设备(84)中存储的各种不同类别的多个行政文件的方法及系统，其中文件均允许例如通过在其中插入各种不同性质的一个或多个文档来修改。该方法包括以下步骤：向各适用的文件类别分配预先构造的格式，其中每个格式容纳一组文档条目(34)，各条目根据其预定性质来区分；向每个适用的文件分配内容形式(19)，用于在列表中列出适用的文档条目的这种集合；在由于特定文档而修改文件时，在所述列表中通过至少存在标记来通知这种修改。

Description

文档管理系统

技术领域

一般来说，本发明涉及文档管理系统，更具体来说，涉及用于管理各种不同类别的多个行政文件或档案的方法，包括在文件存储设备(84)中存储文件以及例如通过在其中插入各种不同性质的一个或多个文档来帮助修改所存储文件。

背景技术

上述方法的一个主要但非限制性的实例是地方政府，例如当它涉及发放各种各样的许可证时。已经发现，在这类环境中，文件中不同文档的数量往往有限，文件中的每个可能的文档通常被预先指定。但是，对于特定类型的文件，文档输入的时刻和顺序相当易变并且往往不可预测。另外，对于每种类型的文件，可能存在不必以固定顺序处理的许多个别情况。此外，往往存在多达数百种不同的文件类型，其中每一个需要不同的文档集合。此外，对于特定类型的文件，并非始终所有指定文档都是必要的，例如在特定文档暗示使其它文档的收集变成多余的拒绝时。此外，特定文件往往应当打开以供各种不同的人或部门进行处理。

先有技术已经认识到正确管理的重要性，但稳定改进的必要性是相关的，例如受到更快的程序、严格的时间表、法律义务驱使，以便允许各种文件的公开检阅以及最优质量的总体要求。

例如，授予Kidokoro的专利公开US 2004/0179224A1公开了适合在文档库中输入和输出文档的图像处理设备及方法。但是，该参考文献没有涉及各种不同文件的管理以及包括多种文档作为整体目标。

发明内容

因此，本发明其中一个目的是使上述管理简单且迅速，同时仍然适应各种各样的文件类别、复杂度、处理周期和其它参数。此外，差错的避免应当具有高优先级。

因此，根据本发明的方面之一，本发明的特征如权利要求1的特征部分所述。通过由表示文件的实际和预期内容、又称作“扉页”的内容形式来表示文件，处理的当前状态变得立即可见。当文件被添加或者作为可能的情况被取缔时，扉页上的相应条目被修改。

有利的是，通过呈现修改时刻和修改人或部门中的任一个，还在列表中通知此修改。这允许立即确定该文档的状态，并且可能看出随后必须对该文件进行什么处理。术语“部门”在本文中意在包含任何适用的人群、机构、公司或其它合法或实际组织。

在本发明的一个实施例中，该方法包括允许把文件从对它处理的一个实体传送到另一个实体。在这方面，实体表示人或部门。

在又一个实施例中，这种传送通过传递与文件存储设备中所存储的那个文件有关的一个或多个适用链接来实现，而无需传送完整的文件。这种传递有利地采取包含所述链接的电子邮件的形式。

在另一个实施例中，文档输入到文件的操作通过扫描和数字化或者直接输入数字文档来实现，以及该方法还包括将所述文件中的已输入文档的当前列表与由结合输入文档来处理文件的实体修改的列表进行比较，并且相应地自动更新文件内容。

因此，通过比较扉页的相继各版本，实施本发明的系统可确定哪些文档被添加、修改或取缔，然后可更新文件以反映新的情况。

本发明还涉及配置用于实现本发明的方法的计算机化行政文件处理系统。具体来说，该系统包括至少一个用户工作站和文件管理模块，其中包括文件存储设备，用于管理文件存储设备中所存储的各种不同类别的多个行政文件，并且该系统适合例如通过经由用户工作站在其中插入各种不同性质的一个或多个文档来帮助修改所存储文件，其特征在于，文件管理模块还适合于：

向各适用的文件类别分配预先构造的格式，其中，每个格式容纳一组文档条目(34)，各条目根据其预定性质来区分；

向每个适用的文件分配内容形式(图4)，用于在列表中列出文档条目的这种适用集合；

在工作站屏幕上显示所述内容形式；

允许通过操作所述内容形式来对文件进行修改；

在由于特定文档对文件进行修改时，在所述列表中通过至少存在标记来通知这种修改。

本发明的其它有利方面在从属权利要求中叙述。

附图说明

下面参照本发明的优选实施例的公开、尤其是参照附图更详细地论述本发明的这些和其它特征、方面及优点，附图说明：

图1是根据本发明的文件档案系统的技术设置；

图2是根据本发明的文档管理程序中的工作流程的一个典型实例；

图3是文件修改程序的图解；

图4是用于本发明、其中插入了所有文本的一个示范文档扉页。

具体实施方式

本发明主要用于在其中执行如发放许可证之类的行政程序的行政组织、如当地政府。这类程序一般通过接收来自又称作顾客的外部人或实体的请求或其它通信来开始。要遵循的实际行政程序的特征往往在于收集信息并将其存储在档案或文件中。

已经收集了所有所需信息(包括在文件中)时，进行判定和/或向顾客提供响应，此后文件被关闭及存档。在本发明所考虑的许多程序中，文件结构是固定的，即，在事例可被了结之前，事先已知哪些文档必须被输入或者至少可被输入文件中。

图1说明实现本发明的、特别适合支持上述行政程序的所谓文件档案系统(DDS)的技术设置。所示的是用户工作站11、12、13、14和15、用于外部连接的服务器17、包括扫描仪部分16-1和打印机部分16-2的多功能装置16、包括数据库84的文件管理器18以及连接它们的数字网络10(如虚线所示)。工作站和服务器可在数据库84中存储及检索数据文件，以及文件传送由非虚线箭头来表示。文件管理器18还包括优选地采用万维网服务器的形式的用户界面引擎(未示出)，用于与安装在相应工作站中的万维网浏览器进行通信。数据库存储在各种行政程序过程中需要或产生的所有文档文件。来自顾客的所述请求或其它通信的接收由箭头5(数字接收)和6(通过邮件接收，邮件由邮件处理间人员采用扫描仪16-1进行扫描以便将其转换为数字形式)来表示。

图2是根据本发明的文档管理程序中的工作流程的一个典型实例以及文件更新程序的图解，又称作DDS工作流程。首先，顾客60通过邮件发送请求，邮件在邮件处理间62被接收；随后，由文件管理器18在数据库84中创建专用文件，请求文档本身经过扫描并存储在文件中，以及包括到文件的链接的电子邮件被发送给作为秘书人员64的新持有者。文件细节、如顾客的名称和地址、请求的种类以及可能的更详细信息可在扫描步骤中由OCR(光学字符识别)和其它适当的软件应用程序自动检测，并且优选地在操作员检查之后被加入新文件中。或者，邮件操作员可能可视地检查请求并亲自添加文件细节。

同样，顾客66可通过因特网、例如通过电子邮件来发送请求，在服务器17(图1)中实现的自动邮件处理间68中接收电子邮件。在这里，也采用文件管理器18和其中存储的请求、可能与手动或自动检测的文件细节一起来创建文件，以及包含到文件的链接的电子邮件被发送给作为秘书64的新持有者。显然，在这种情况下，请求本身不需要扫描。在这里要注意，所创建的文件是预先构造的，即，它在事例可被完成之前已经包含必须输入的所有文档的条目，如上所述。

秘书64通过发送包含到文件的链接的电子邮件，来选择处理该请求的新持有者、即职员70。或者，请求可能仅被输入数据库，而没有在接收时创建文件，以及秘书64可创建该文件。

职员70可通过交换电子邮件来通知同事72、74、76，以便对于所述文件执行某些任务。“已完成”互换电子邮件通知处理文件时的各种进度。最后，职员A可通知顾客和/或指示对所述文件存档(78)。

以上DDS工作流程涉及DDS数据库84中存储的并且由文件管理器18根据其中存储的各种文件属性来管理的文件，如箭头80所表示。数据库84存储如图所示包含属性本身以及也带有其具体属性的关联文档的文件。后者的实例进一步参照图3来说明，在其中，它们表示为通过箭头82与DDS文档流程连接。

图3说明文件更新程序的示范图解。该程序的基本元素是文件扉页，它以人类可读形式包含文件的实际和预期内容。扉页在所涉及职员的文件处理中充当中心角色。

在图3的左侧，示出文件XX的带标记扉页(50)。如图所示，文件XX预先构造成包含四个文档x1、x2、x3和x4，其中的两个(x1，x2)已经被包括(由关联记号框中的交叉记号表示)。一个(x4)针对输入(由操作员在关联记号框中画的勾号标记表示)，以及一个(x3)仍然为空。

随后，要插入的这个扉页和文档被扫描(52)，以及自动将扉页的扫描图像与数据库中的文件的当前版本(54)进行比较。为简洁起见，在图3中没有表示扫描本身。系统自动识别关于文档x4的信号通知的差异，以及文件管理器18相应地以相关名称把扫描文档添加到所述文件中(56)并将文档文件本身存储在数据库84中。如果扉页这时被调用，则它具有相应的修改形式，如图3的右侧所示(57)。

或者，已经是数字形式的文档、例如已编辑文档文件可采用下面将描述的数字用户界面直接输入到文件中。

图4说明示范用户界面显示图像，通过它，相应的工作站11、12、13、14、15可与文件管理器18进行通信，如图1所示。显示图像包括万维网服务器在数据库中产生的并且在工作站的屏幕上显示的文档扉页19。首先，指明参考标号以便于文档的快速论述。顶部字段20给出城市符号，字段22旨在说明用户行政区，在这个实例中称作XXXX市。字段24为当前用户个人提供当前“打开的”文件的列表、文件创建按钮和文件搜索按钮。字段26标识当前打开的文件的类(“风琴演奏许可证”)。字段28还指定文件，下面将更详细地进行论述。字段30包含下拉菜单框，用于把文件传送给新持有者，用于将其传送给同事或者用于将其返回给发送方。此外，字段30包含各种控制按钮，例如用于打印(已更新)扉页、用于打印文件概述(目录(TOC))以及用于显示文件历史记录。

当文件TOC被预订时，页面被打印，将可用文档的扉页显示为缩略图。每个缩略图具有添加到其中的记号框，用户可选取一个或多个记号框并将页面馈送到扫描仪。然后，系统自动确定哪一些框被选取，并打印完整的关联文档。

字段32是其下面的文档标识符的标题。字段34包含可能与所述文件相关、因而可能在文件中出现的特定文档的预先编制的列表。这类列表对于每种相应类型的文件是预定义的，并且在新文件创建时自动出现。字段系列一般是有限的，以及每个字段涉及一个特定文档。但是在某些情况下，可提供补充字段，而没有为未预见到的文档对其进行任何具体分配。

现在将说明与示例页面关联的各种文本。具体来说，字段24在连续行上具有实际用户人的名称(“Marcel Philips”)、表明所有打开文件的标题(“我的当前文件”)(它们实际上被显示为可容纳的可用显示，而其它打开文件则可能被隐藏，但可立即访问)、“文件类型”表明的标题、各种这类文件的类型。每种文件类型可被点击，然后打开以显示那种类型的当前文件的列表，即，在“风琴演奏许可证”的示范情况中，可能容纳不同顾客/申请人的这种许可证的若干申请。点击一个这种文件使那个文件的详细情况显示在字段26至34组成的窗口中。

字段24中的其它行是文件创建(“新文件”)按钮以及文件搜索按钮。

字段28在连续行上具有文件标识符(DDS20050001)、已经申请风琴演奏许可证的顾客(R.Collard)以及关联通信通知、如电子邮件或书面文件。点击“书面文件”按钮自动开启编辑器，用于起草给那个顾客的信件，其中已经填写了所有细节。同样，点击顾客的名称自动打开工作站的电子邮件客户机，用于向顾客发送电子邮件。下一行表明创建文档的数据及其原始作者(“邮件处理间”)。下一行表明当前持有者(M.Philips)、持有日期以及将文件存档的按钮。激活后一个按钮将关闭所述文件；它可经由字段24、最后一行再次打开。字段28的最后一行表明实际上忙于处理该文件的人(M.Philips，T.Willems)。“忙”可能表示文件已经被发送给那些人，让他们添加文档或者采取其它某种动作。文件以指定到数据库中文件的链接的电子邮件的形式发送。发送方可采用电子邮件来添加与事例相关的一些特定注释。

字段32是其下面的文档标识符的标题，并且表明各种文档区分符，在这种情况下为题目和输入细节。字段34包含文档的列表。第一列是记号框形式的存在指示符。第二列表明文档的名称或性质，以及第三列分别通知输入文档的日期以及这种输入的作者，而最后一列是删除按钮。一般来说，字段34中的文档题目是“可点击的”，使得当它被点击时，文档在工作站的显示屏幕上打开。

列表的第一行表示基本文档(在这里为许可证的实际申请)。其它行标识其它各种所需文档，并且通过存在指示符来通知是否已经输入所述文档。

从以上所述中应当清楚地看到，文档可以各种不同的顺序被添加到DDS(文件档案系统)，并且由具有适当票据交换以访问DDS的任何人来进行。因此，工作流程不是恒定的，甚至可被分配给一组变化的人和/或部门。

一个典型实例如下。个人A是实际持有者，并把文档x1和x3添加到文件。文件状态则为“正由A处理”。随后，个人B和C应当分别添加文档x2和x4。个人A这时可选择“发送给同事”，从而发送带有到数字扉页的链接的电子邮件来通知个人B。文件通知将在接收方点击所述链接时被接受。在DDS中，文件状态这时改变为“正由A和B处理”。DDS仍然知道A已经发送这个链接。当个人B已经完成工作时，他可选择“寄回给发送方”，以及进行响应，DDS向个人A发送带有文件链接的电子邮件。当A通过点击链接来接受这个邮件时，文件的状态回复到“正由A处理”。个人A这时可向个人C发送文件，以便添加文档x4。也可能是，个人B在他向A返回文件之前可能先向C发送文件以便添加x4。因此，文件状态则改变为“正由A和C处理”。当C已经添加文档x4时，他只是将文件返回给发送方、即B，以及B可能将它返回给A。

为了简洁和透明性，不允许包含三级或三级以上的链的环形工作流程，但是在原理上不是不可能实现环形链。这种约束通过将电子邮件地址与“正处理”中的个人进行比较来实现。作为“发送/回送给同事”的替代，文件持有权可能类似地通过发送带有文件链接的电子邮件来变更。虽然以上的“自由”工作流程支持完全与文档被添加到DDS的实际顺序无关，并且也与涉及DDS的具体人无关，通过记录和累积实际工作流程，DDS实际上可用作自学习工作流程系统。这种工作流程信息则又可用来支持使用DDS的人的工作流程，例如通过提示关联的正确地址的各种程序来进行。工作流程信息的另一种用途是提供管理信息以便实行工作流程控制。

一般来说，根据本发明的文档和工作流程管理系统适用于其中动作的主要部分是根据固定规定的信息累积、然后根据可用信息进行判定的情况。这意味着，原则上，只有指定文档应当被输入文件中。并非始终需要所有文档处于文件中。例如，对于否定判定的上诉不一定由顾客提出。

文档可通过扫描和数字化或者通过直接把数字文档输入类似网站的结构而被输入文件中，其中的扉页用作自动目录。

在通过扫描进行的文档输入中，步骤是：

-通过点击用户界面的字段30中的适当按钮(图4)来打印扉页，

-通过在适当记号框中设置标记，手动修改已打印扉页，

-连续扫描要输入的已修改扉页和文档。

系统例如从打印阶段中自动添加到扉页的条形码来识别已扫描扉页，将它与数据库中存储的扉页进行比较，以及从中判定什么文档要被添加，并且可能在预处理、如OCR(光学字符识别)之后把文档实际上添加到数据库中。

如果要添加数字文档，则用户可能只是点击用户界面的字段34中的文档名称前面的记号框，这时，在字段34的同一行打开浏览框。用户这时可在浏览框中指定预期文档，并将它上载到系统。

进一步的处理通过以电子邮件仅发送到文件的适当链接而不是整个文件来实现。DDS记录与各文件有关的实际工作流程，以及这可通过点击用户界面的字段30中的适当按钮来检查。

(外部)顾客也有权访问DDS，以便检查(但不修改)顾客的文件的状态。当相干请求以数字方式发送时，自动邮件处理间将识别该请求，创建新文件，以及把带有链接的电子邮件发送给关联部门的秘书。顾客可修改与DDS中的通信媒体(书面文件/电子邮件/电话)有关的首选项。实际上，“自由”工作流程与文件中的实际文档无关。工作流程的一部分实际上仍然可能是基于纸张的，而不依靠电子邮件。重要的方面在于，DDS始终知道谁把文档添加到DDS中。在以数字方式进行时，这是已登录的人。当通过扫描已标记扉页加上文档来进行时，DDS将例如通过例如经由条形码与文件ID共同表示来识别打印扉页的人的名称，来识别打印扉页的人的名称。当文件已经完成时，持有者将通知关联顾客，并把文件状态改变为“已存档”。

至此，以上已经参照本发明的优选实施例公开了本发明。本领域的技术人员会认识到，可对它进行各种修改和变更，而没有超出所附权利要求的范围。例如，不是采用两级文件，该结构而是可通过让某些文档被加入子文件来扩展，使得树结构在实际上是可行的。此外，可使文档之间的交叉引用在文档条目(36，38)中可行。另外，对特定文件进行操作的各方之间的交互可通过例如经由已知为“即时消息传输”得到一般使用的通信协议来实现。此外，已经参照由当地政府组成的工作环境说明了本发明，但不要理解为限制本申请。处理预先构造的文件的任何组织将获益于本发明。

因此，所述实施例应当看作是说明性的，不应当从那些实施例来分析除权利要求中陈述的以外的任何限定。

Claims

1.一种用于管理各种不同类别的多个行政文件的方法，包括在文件存储设备(84)中存储文件以及例如通过在其中插入各种不同性质的一个或多个文档来帮助修改所存储的文件，所述方法的特征在于以下步骤：

向每个适用的文件分配内容形式(19)，用于在列表中列出适用的文档条目的这种集合；

在由于特定文档而修改文件时，在所述列表中通过至少存在标记来通知这种修改。

2.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还通过呈现修改时刻和修改人或部门其中任一个，在所述列表(34)中通知这种修改。

3.如权利要求1所述的方法，其特征在于，这种预先构造的格式还包含文件元数据(28)，其中包括文件标识符以及创建时刻、创建实体、持有者实体和当前处理实体其中任一个，实体为人或部门。

4.如权利要求1所述的方法，其特征在于，包括允许把文件从对它处理的一个实体传送到另一个实体。

5.如权利要求4所述的方法，其特征在于，特定文件的传送通过传递与所述文件存储设备(84)中存储的那个文件有关的一个或多个适用链接来实现，而无需传送完整文件。

6.如权利要求4所述的方法，其特征在于，包含三个或三个以上实体的链的环形传送被禁止。

7.如权利要求1所述的方法，其特征在于，实体之间的所有权的改变通过在所述实体之间发送包含关联文件链接的电子邮件来实现。

8.如权利要求1所述的方法，其特征在于，修改文件仅限于预先选择的一组人或部门，但是，文件检阅向所述预先选择的组以外的其它预先选择的人或部门开放。

9.如权利要求1所述的方法，其特征在于，文档向文件中的输入通过扫描和数字化或者直接输入数字文档来实现，所述方法还包括

把所述文件中的已输入文档的当前列表与结合输入文档来处理所述文件的实体所修改的列表进行比较，以及

相应地自动更新所述文件内容。

10.如权利要求1所述的方法，其特征在于，处理实体把文档输入特定文件的操作将所述处理实体的标识符永久标记到所述文档上。

11.如权利要求1所述的方法，其特征在于，包括在文件完成时相应地通知顾客和/或将所述文件存档，与此同时，取缔这种文件在当前文件列表中的进一步出现。

12.如权利要求1所述的方法，其特征在于，还包括自动分析涉及相应文件类型的实际工作流程的各种细节以及根据所述分析自动提出处理步骤。

13.一种计算机化行政文件处理系统，包括至少一个用户工作站(11-15)和文件管理模块(18)，其中包括文件存储设备(84)，用于管理所述文件存储设备(84)中所存储的各种不同类别的多个行政文件，并且适合例如通过经由所述用户工作站在其中插入各种不同性质的一个或多个文档来帮助修改所存储的文件，

特征在于所述文件管理模块(18)还适合于：

在工作站屏幕上显示所述内容形式；

允许通过操作所述内容形式来对文件进行修改；

在由于特定文档而对文件进行修改时，在所述列表中通过至少存在标记来通知这种修改。

14.如权利要求13所述的系统，其特征在于，所述文件管理模块(18)适合为各文件提供元数据，其中包括文件标识符以及创建时刻、创建实体、持有者实体和当前处理实体其中任一个，实体为人或部门。

15.如权利要求14所述的系统，其特征在于，所述文件管理模块(18)适合允许把文件的所有权和/或处理权从一个实体转到另一个实体。

16.如权利要求13所述的系统，其特征在于，还包括扫描仪(16-1)，用于对文档进行扫描和数字化，其中，所述文件管理模块适合将已扫描列表文档与对应于所述内容形式的当前列表进行比较，所述已扫描列表具有附加到其中的至少一个标记，以及

相应地采用同样扫描的文档自动更新文件内容。

17.如权利要求13所述的系统，其特征在于，所述文件管理模块(18)适合检测对工作站屏幕上显示的所述内容形式的操作，以及允许根据所检测操作来导入或删除文件。

18.如权利要求13所述的系统，其特征在于，所述文件管理模块(18)适合自动分析涉及相应文件类型的实际工作流程的各种细节，以及根据所述分析自动提出处理步骤。