CN103136656A - 在文档修改后传送更新通知的系统及其方法 - Google Patents

Abstract

本发明提供一种在文档修改后传送更新通知的系统及其方法，其通过在管理目标文档时产生的管理请求将使目标文档产生变动，且通过文档版本管理工具完成目标文档的操作后，依据与目标文档相关的关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人的技术手段，可以在文档被更新后主动通知相关成员，并达成使相关成员得知文档产生变动，进而确保相关成员所阅读的文档相同的技术效果。

Description

在文档修改后传送更新通知的系统及其方法

技术领域

本发明涉及一种信息传送系统及其方法，特别涉及一种在文档修改后传送更新通知的系统及其方法。

背景技术

随着软件所需要的功能越来越多，越来越复杂，使得软件逐渐由个人开发转变为由多人组成的团队进行开发。

在团队开发中，沟通成本是一个非常重要的课题。一般而言，团队中的人数越多，沟通成本越高，且沟通成本成长的幅度是非线性的增加，这原因在于，团队中的人数越多，需要沟通协调的人数与次数也越多，而为了要快速地让团队中为参与沟通协调的成员得知每一次沟通的结果，负责沟通协调的成员需要建立各种记录沟通结果的文档，使得与各沟通结果有关的成员可以得知沟通协调的结果，甚至，负责沟通协调的成员还需要不断地更新沟通协调的结果，由此保证所有的成员都可以得到最新的最正确的信息。

由于记录沟通结果的文档的数量可能非常多，因此，为了管理各沟通结果的文档，目前存在可以管理不同版本的文档的文档版本管理工具，使用文档版本管理工具可以方便地管理同一文档的各种版本。这样一来，与各个沟通结果相关的成员可以通过文档版本管理工具取得最新的信息。

不过，由于与各个沟通结果相关的成员的数量可能非常多，因此，在负责沟通协调的成员更新记录沟通结果的文档之后，由于与沟通结果相关的成员无法主动得知记录沟通结果的文档变动，因此，负责沟通协调的成员还需要通知与沟通结果有关的成员，这可能产生有一个或多个相关的成员被遗漏没有被通知的情况，这样，将导致相关的成员所阅读的文档内容不一致，造成软件开发的问题。

综上所述，可知现有技术中长期以来一直存在文档编辑者更新文档后需要自行通知相关成员的问题，因此有必要提出改进的技术手段，来解决这一问题。

发明内容

有鉴于现有技术存在文档编辑者更新文档后还需要通知相关成员的问题，本发明提供一种在文档修改后传送更新通知的系统及其方法，其中：

本发明所提供的在文档修改后传送更新通知的系统，至少包含：数据库，用以记录与目标文档相关的关系人信息，目标文档由文档版本管理工具储存；使用者管理界面，用以提供管理目标文档，并产生相对应的管理请求；文档操作界面，用以依据管理请求通过文档版本管理工具操作目标文档；信息通知模块，用以于管理请求将改变目标文档的文档内容，且文档操作界面完成目标文档的操作后，依据关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人。

本发明所提供的在文档修改后传送更新通知的方法，其步骤至少包括：提供储存于文档版本管理工具的目标文档；记录与目标文档相关的关系人信息；提供管理目标文档，并产生相对应的管理请求；依据管理请求通过文档版本管理工具操作目标文档；在管理请求将改变目标文档的文档内容后，依据关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人。

本发明所提供的系统与方法如上，与现有技术之间的差异在于本发明通过在管理目标文档时产生的管理请求将使目标文档产生变动，且通过文档版本管理工具完成目标文档的操作后，依据与目标文档相关的关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人，借此解决现有技术所存在的问题，并可以达成使相关成员主动得知文档产生变动，进而确保相关成员所阅读的文档相同的技术效果。

附图说明

图1为本发明所涉及的在文档修改后传送更新通知的系统架构图。

图2为本发明所涉及的在文档修改后传送更新通知的方法流程图。

图3为本发明实施例所涉及的使用者管理界面的示意图。

【主要部件附图标记说明】

110    数据库

120    使用者管理界面

130    文档操作界面

150    信息通知模块

190    权限管理模块

320    文档列表

351    按键

352    按键

400    文档版本管理工具

步骤210提供储存于文档版本管理工具的目标文档

步骤220记录与目标文档相关的关系人信息

步骤230提供设定目标文档的存取权限

步骤242通过文档管理工具读取目标文档的相关信息

步骤246显示相关信息

步骤250提供管理目标文档，并产生相对应的管理请求

步骤260依据目标文档的存取权限判断管理请求是否可被执行

步骤270依据管理请求通过文档管理工具操作目标文档

步骤280判断管理请求是否改变目标文档的文档内容

步骤290依据关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人

具体实施方式

以下将结合附图及实施例来详细说明本发明的特征与实施方式，内容足以使任何本领域技术人员能够轻易地充分理解本发明解决技术问题所应用的技术手段并据以实施，由此实现本发明可达成的效果。

本发明对外部的「文档版本管理工具」提供一个在目标文档被修改后，可以主动通知与目标文档相关的关系人的平台，使得各个关系人可以在收到目标文档被修改的通知后，更新目标文档的版本，由此让各个关系人保持目标文档的版本的一致。

本发明所涉及的「文档版本管理工具」，是可以管理文档的各种历史版本的软件，例如，共同开发版本系统(Concurrent Versions System，CVS)、Subversion(SVN)等。而本发明所涉及的目标文档为将被文档版本管理工具储存或是已由文档版本管理工具储存的文档。

以下先以图1本发明所涉及的于文档修改后传送更新通知的系统架构图来说明本发明的系统运作。如「第1图」所示，本发明的系统含有数据库110、使用者管理界面120、文档操作界面130、信息通知模块150。

数据库110负责记录与目标文档相关的关系人的关系人信息。数据库110所记录的关系人信息为可以与关系人联络的数据，例如，电子邮件地址、实时通讯账号、手机号码等，但并不以此为限。

使用者管理界面120负责提供上传(新增)、读取、修改或删除目标文档的管理行为，由此提供管理目标文档，使用者管理界面120也会在管理目标管理的管理行为被操作后，并产生相对应的管理请求。也就是说，在使用者通过使用者管理界面120上传目标文档的外部的文档版本管理工具时、使用者操作使用者管理界面120以读取、修改或删除目标文档时，使用者管理界面120会分别产生上传目标文档、读取目标文档、修改目标文档、删除目标文档的管理请求。

为了让使用者管理界面120可以提供读取、修改、删除目标文档的管理行为，使用者管理界面120还需要提供选择被管理的目标文档，在使用者管理界面120提供选择目标文档之后，使用者管理界面120可以产生读取目标文档的相关信息的管理请求，并显示目标文档的相关信息。其中，目标文档的相关信息包含文档管理者信息、文档分类、文档信息、历史版本信息等，但本发明并不以此为限。

另外，使用者管理界面120也可以提供设定或修改与目标文档相关的关系人的关系人信息，以及提供设定或修改与目标文档相关的关系人存取目标文档的读取、修改、删除等管理行为的权限，例如，提供设定某一关系人仅可以读取目标文档，而无法修改目标文档，并设定另一关系人可以读取、修改甚至删除目标文档等，但本发明并不以上述为限。

文档操作界面130负责依据使用者管理界面120所产生的管理请求操作目标文档，值得一提的是，文档操作界面130会通过文档版本管理工具400对目标文档进行操作。也就是说，在使用者管理界面120产生读取目标文档或修改目标文档的管理请求后，文档操作界面130可以依据读取目标文档或删除目标文档的管理请求，通过文档版本管理工具400读取目标文档或删除目标文档，而在使用者管理界面120产生上传目标文档的管理请求后，文档操作界面130可以产生上传目标文档的管理请求，将目标文档提供给文档版本管理工具400储存，或是在使用者管理界面120产生修改目标文档的管理请求后，将目标文档提供给文档版本管理工具400，使得文档版本管理工具400将文档操作界面130所提供的目标文档储存为新的版本。

另外，在使用者管理界面120产生读取目标文档的相关信息的管理请求后，文档操作界面130也可以通过文档版本管理工具400读取目标文档的相关信息，并提供给使用者管理界面120显示。

信息通知模块150负责在文档操作界面130通过文档版本管理工具400完成对目标文档的操作后，到数据库110中读取与被操作的目标文档相关的关系人的关系人信息，并依据所读出的关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人。例如，信息通知模块150可以依据关系人信息中所记录的关系人的电子邮件地址、实时通讯账号或手机号码，传送表示目标文档已更新的内容的电子邮件、实时信息或是简讯给关系人，使得关系人得的目标文档需要更新。

信息通知模块150可以先判断使用者管理界面120所产生的管理请求是否将改变目标文档的文档内容，信息通知模块150会在管理请求为新增目标文档、修改目标文档、删除目标文档等将改变目标文档的文档内容时，传送与目标文档对应的文档更新信息给目标文档的各个关系人。但信息通知模块150并不一定需要得判断出管理请求是否将改变目标文档的文档内容才传送文档更新信息。

此外，本发明还可以包含权限管理模块190，权限管理模块190负责提供设定目标文档的存取权限。权限管理模块190提供设定的存取权限例如设定目标文档可否被读取、被修改或被删除等，甚至，权限管理模块190可以提供设定能够读取、修改或删除目标文档的使用者。

权限管理模块190也负责依据目标文档的存取权限判断使用者管理界面120所产生的管理请求是否可以被执行，文档操作界面130会在权限管理模块190判断出管理请求可以被执行后，依据管理请求操作目标文档。值得一提的是，若目标文档的存取权限除了设定可进行的管理行为外，也设定了可读取、修改或删除目标文档的使用者，则权限管理模块190除了判断管理请求是否符合目标文档的存取权限之外，还会判断操作使用者管理界面120管理目标文档的使用者是否符合目标文档的存取权限。

接着以第一实施例来说明本发明的运作系统与方法，并请参照图2的本发明所涉及的于文档修改后传送更新通知的方法流程图。在本实施例中，假设本发明应用在提供文档版本管理工具的服务器上，但本发明并不以此为限，例如也可以个人计算机中使用。

当使用者欲使用本发明上传目标文档至文档版本管理工具储存时，使用者可以使用如图3所示的使用者管理界面120上传目标文档至文档版本管理工具。

在使用者于使用者管理界面120中选择「上传文档」的按键352后，使用者可以选择欲上传的目标文档，并可以输入与欲上传的目标文档相关的关系人的关系人信息，借以将文档提供给文档版本管理工具400储存(步骤210)，这样，数据库110也会记录目标文档的关系人的关系人信息(步骤220)，同时，使用者管理界面120可以在目标文档被选择后，产生上传目标文档的管理请求(步骤250)。

之后，文档操作界面130可以依据使用者管理界面120所产生的管理请求，通过文档版本管理工具400操作目标文档(步骤270)。在本实施例中，也就是文档操作界面130提供目标文档给文档版本管理工具400储存，这样，文档版本管理工具400便会以现有的方式储存目标文档，对目标文档提供版本管理的服务。

而在文档操作界面130依据使用者管理界面120所产生的管理请求，通过文档版本管理工具400操作目标文档(步骤270)后，信息通知模块150可以依据数据库110所储存的与目标文档相关的关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人(步骤290)。

以下再以第二实施例来说明本发明的运作系统与方法，请继续参照图2。在多次以如第一实施例的过程提供多个储存于文档版本管理工具400的目标文档(步骤210)后，当使用者使用本发明时，使用者管理界面120可以产生读取由文档版本管理工具400所储存的所有目标文档的相关信息的管理请求，使得文档操作界面130通过文档版本管理工具400读取所有目标文档的相关信息(步骤242)，并由使用者管理界面120显示各个目标文档的相关信息(步骤246)，由此提供使用者选择。在本实施例中，假设使用者管理界面120所显示的目标文档的相关信息为目标文档的文件名称，则如图3所示，使用者管理界面120可以将目标文档的文件名称显示在文档列表320中。

在使用者由使用者管理界面120中的文档列表320选择目标文档后，使用者管理界面120可以进一步显示被选择的目标文档的相关信息(步骤246)。在本实施例中，假设被选择的目标文档的文件名称为「主计划.doc 」，则使用者管理界面120将会显示目标文档「主计划.doc 」的文档管理者信息、文档信息、历史版本信息等相关信息，如图3所示。其中，目标文档「主计划.doc 」的文档管理者为「李四」，目标文档「主计划.doc 」共有在2011/3/7由张三所建立以及在2011/3/14由李四所建立的两个版本。

在使用者管理界面120显示目标文档的相关信息(步骤246)后，使用者管理界面120可以提供管理目标文档，并产生相对应的管理请求(步骤250)，使得文档操作界面130可以依据管理请求通过文档版本管理工具操作目标文档(步骤270)。在本实施例中，假设使用者在使用者管理界面120上对目标文档「主计划.doc」进行编辑的管理行为，则使用者管理界面120将会先产生读取目标文档「主计划.doc」的管理请求，文档操作界面130会根据读取目标文档「主计划.doc」的管理请求，通过文档版本管理工具400对目标文档「主计划.doc」进行读取的操作，使得使用者管理界面120可以显示目标文档「主计划.doc」的文档内容，由此提供使用者编辑目标文档「主计划.doc」，而在使用者完成目标文档「主计划.doc」的编辑后，使用者管理界面120会再产生修改目标文档「主计划.doc」的管理请求，文档操作界面130会根据修改目标文档「主计划.doc」的管理请求，提供编辑后的目标文档「主计划.doc」给文档版本管理工具400，使得文档版本管理工具400对目标文档「主计划.doc」进行版本变更的处理程序。

在文档操作界面130依据管理请求通过文档版本管理工具操作目标文档(步骤270)后，信息通知模块150可以判断使用者管理界面120所产生的管理请求是否将改变目标文档的文档内容(步骤280)，在本实施例中，由于使用者管理界面120所产生的管理请求为修改目标文档，则信息通知模块150将判断出使用者管理界面120所产生的管理请求会改变目标文档的文档内容，因此，信息通知模块150可以依据数据库110所记录的与目标文档「主计划.doc」相关的关系人信息，传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人(步骤290)。在本实施例中，假设如图3所示，数据库110所记录的与目标文档「主计划.doc」相关的关系人为「张三」、「李四」以及「王五」，因此，信息通知模块150可以依据数据库110所记录的「张三」、「李四」与「王五」的电子邮件地址、实时信息账号或是手机号码，以电子邮件、实时信息或是简讯传送文档更新信息给「张三」、「李四」与「王五」。这样，关系人「张三」、「李四」与「王五」便可以在目标文档「主计划.doc 」被修改的后得知目标文档「主计划.doc 」经过修改，需要下载新版本的目标文档「主计划.doc 」。

在上述实施例中，使用者也可以不通过使用者管理界面120编辑目标文档，也就是说，使用者可以在使用者管理界面120上选择目标文档「主计划.doc 」后，选择表示进行下载目标文档的管理行为的按键351，则使用者管理界面120将会产生读取目标文档「主计划.doc 」的管理请求，文档操作界面130会根据读取目标文档「主计划.doc 」的管理请求，通过文档版本管理工具400对目标文档「主计划.doc」进行读取的操作，使得使用者管理界面120将目标文档「主计划.doc」储存至使用者所指定的位置，这样，使用者便可以编辑目标文档「主计划.doc」，而在使用者完成目标文档「主计划.doc」的编辑后，使用者同样需要在使用者管理界面120上选择目标文档「主计划.doc」后，选择表示为上传目标文档的按键352，使得使用者管理界面120会产生修改目标文档「主计划.doc」的管理请求，文档操作界面130会根据修改目标文档「主计划.doc」的管理请求，提供编辑后的目标文档「主计划.doc」给文档版本管理工具400，使得文档版本管理工具400对目标文档「主计划.doc」进行版本变更的处理程序。

综上所述，可知本发明与现有技术的间的差异在于具有在管理目标文档时产生的管理请求将使目标文档产生变动，且通过文档版本管理工具完成目标文档的操作后，依据与目标文档相关的关系人信息传送与目标文档对应的文档更新信息给各关系人的技术手段，藉由这一技术手段可以解决现有技术所存在文档编辑者更新文档后还需要通知相关成员的问题，进而达成使相关成员主动得知文档产生变动，进而确保相关成员所阅读的文档相同的技术效果。

另外，在第一实施例中，若提供文档版本管理工具的服务器还包含权限管理模块190，则权限管理模块190可以在使用者管理界面120提供使用者选择欲上传的目标文档后，提供使用者设定目标文档的存取权限(步骤230)，例如，设定目标文档不可删除，或是设定目标文档仅可以由相关的关系人读取及修改等。

而在第二实施例中，若提供文档版本管理工具的服务器包含权限管理模块190，则在使用者管理界面120提供管理目标文档并产生相对应的管理请求(步骤250)后，权限管理模块190可以根据目标文档的存取权限判断使用者管理界面120所产生的管理请求是否可以被执行(步骤260)。在权限管理模块190根据目标文档的存取权限判断使用者管理界面120所产生的管理请求可以被执行后，文档操作界面130才可以依据管理请求通过文档版本管理工具400操作目标文档(步骤270)。

例如，当目标文档的存取权限为可读取可修改不可删除时，若在使用者管理界面120产生读取目标文档或修改目标文档的管理请求，权限管理模块190将判断使用者管理界面120所产生的管理请求可被执行，因此，文档操作界面130可以依据使用者管理界面120所产生的管理请求，通过文档版本管理工具400读取或修改目标文档。而当使用者管理界面120产生的删除目标文档的管理请求时，权限管理模块190可以判断使用者管理界面120所产生的管理请求不可以被执行，又如当目标文档的存取权限为仅可由与目标文档相关的关系人读取、修改及删除时，若操作使用者管理界面120的使用者不为与目标文档相关的关系人，则操作使用者管理界面120的使用者不论对目标文档进行读取、修改或删除的管理行为，权限管理模块190将判断使用者管理界面120所产生的管理请求都不可以被执行。当权限管理模块190判断使用者管理界面120所产生的管理请求不可以被执行时，文档操作界面130将丢弃使用者管理界面120所产生的管理请求。

再者，本发明的在文档修改后传送更新通知的方法，可实现于硬件、软件或硬件与软件的组合中，亦可在计算机系统中以集中方式实现或以不同部件散布于若干互连的计算机系统的分散方式实现。

虽然本发明所公开的实施方式如上，但是所述的内容并非用以直接限定本发明的专利保护范围。任何本领域技术人员，在不脱离本发明所公开的精神和范围的前提下，对本发明的实施的形式上及细节上作些许的变动润饰，均属于本发明的专利保护范围。本发明的专利保护范围，仍须以所附的权利要求书所界定者为准。

Claims (10)

1.一种于文档修改后传送更新通知的系统，该系统至少包含：

数据库，用以记录与目标文档相关的至少一关系人信息，该目标文档由文档版本管理工具储存；

使用者管理界面，用以提供管理该目标文档，并产生相对应的管理请求；

文档操作界面，用以依据该管理请求通过该文档版本管理工具操作该目标文档；及

信息通知模块，用以于该管理请求将改变该目标文档的文档内容，且该文档操作界面完成该目标文档的操作后，依据该关系人信息传送与该目标文档对应的文档更新信息给各关系人。

2.如权利要求1所述的在文档修改后传送更新通知的系统，其中该使用者管理界面是提供选择、读取、修改或删除该目标文档的管理行为。

3.如权利要求1所述的在文档修改后传送更新通知的系统，其中该文档操作界面还用以通过该文档版本管理工具读取该目标文档的相关信息，该使用者管理界面还用以显示该相关信息，该相关信息包含文档管理者信息、文档分类、相关信息、历史版本信息至少其中之一。

4.如权利要求1所述的于文档修改后传送更新通知的系统，其中该使用者管理界面还用以提供上传该目标文档，该文档操作界面还用以提供该目标文档给该文档版本管理工具储存。

5.如权利要求1所述的在文档修改后传送更新通知的系统，其中该关系人信息为对应该目标文档的关系人的电子邮件地址、实时通讯账号和/或手机号码。

6.如权利要求1所述的在文档修改后传送更新通知的系统，其中该使用者管理界面还用以提供设定或修改该关系人信息。

7.如权利要求1所述的于文档修改后传送更新通知的系统，其中该系统还包含权限管理模块，用以提供设定该目标文档的存取权限，及用以依据该存取权限判断该管理请求是否可以执行，该文档操作界面是在该权限管理模块判断该管理请求可以执行后，依据该管理请求通过该文档版本管理工具操作该目标文档。

8.一种在文档修改后传送更新通知的方法，该方法至少包含下列步骤：

提供储存在文档版本管理工具的目标文档；

记录与该目标文档相关的至少一关系人信息；

提供管理该目标文档，并产生相对应的管理请求；

依据该管理请求通过该文档版本管理工具操作该目标文档；及

在该管理请求将改变该目标文档的文档内容后，依据该关系人信息传送与该目标文档对应的文档更新信息给各关系人。

9.如权利要求8所述的于文档修改后传送更新通知的方法，其中该方法在提供管理该目标文档的步骤前，还包含通过该文档版本管理工具读取该目标文档的相关信息，并显示该相关信息的步骤。

10.如权利要求8所述的在文档修改后传送更新通知的方法，其中该方法在依据该管理请求通过该文档版本管理工具操作该目标文档的步骤前，还包含依据该目标文档的存取权限判断该管理请求是否可被执行的步骤。

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