FR2924840A1

FR2924840A1 - Procede d'optimisation de traitement du courrier sortant

Info

Publication number: FR2924840A1
Application number: FR0708584A
Authority: FR
Inventors: Jean Claude Prevel; Bertrand Peaudecerf
Original assignee: LOGIDOC SOLUTIONS SARL
Current assignee: LOGIDOC SOLUTIONS SARL
Priority date: 2007-12-10
Filing date: 2007-12-10
Publication date: 2009-06-12

Abstract

La présente invention concerne un procédé permettant d'optimiser le traitement du courrier sortant par son industrialisation.L'utilisateur installe un driver sur son poste créant ainsi une imprimante virtuelle (1)Il suffit, après avoir créée les documents depuis une application bureautique, de sélectionner l'imprimante et demander l'impression pour lancer le processus.(2)Les documents sont générés puis cryptés dans un format sécurisé et routés vers un serveur d'impression, à l'exception des courriers recommandés qui sont envoyés directement chez un prestataire éditique.(3)Ce serveur permet d'organiser la production, de préparer les demandes d'impression au système éditique.Puis le serveur éditique réceptionne la demande, réalise la production informatique, l'impression, la mise sous pli, l'affranchissement, l'envoi postal et l'archivage légal en cas de courrier recommandé (4) et (5).Cette solution permet donc de réduire significativement les coûts afférents au poste courrier en général dans une Entreprise et, d'augmenter la productivité et la qualité des courriers à travers la traçabilité, l'intégralité, la gestion des couleurs, l'archivage légal, la dématérialisation des documents, la gestion des retours, des N.P.A.I. et accusés réception et, la suspension globale des envois.Cette solution est particulièrement destinée à toutes les Entreprises traitant des volumes de courrier important et souhaitant en optimiser le traitement afin de réduire les coûts (matériel, consommables, personnel et affranchissement) y afférant et, d'augmenter la productivité et la qualité de leur courrier.

Description

-1- Le courrier est un média incontournable pour communiquer avec les clients ou les prospects.

Les dépenses associées à la fonction du courrier représentent pour les Entreprises des frais de 5 fonctionnement importants tant au niveau du matériel que des consommables, de l'affranchissement et du personnel.

De plus les Entreprises font face à de gros problèmes de gestion concernant le volume du courrier comme les factures, les lettres simples et recommandées, les loyers, les relances, qui 10 représentent environ 70 à 80 % du volume total du courrier.

Le volume du courrier restant représente l'aspect de la communication avec le client pour l'informer et le fidéliser (mailing, information, invitation, etc.) Une solution a donc été créée permettant ainsi de traiter dans un environnement industriel toutes sortes de courriers que ce soit des courriers simples, des courriers recommandés ou tout ce qui se rapporte au marketing direct.

20 La présente solution permet donc de remédier à ce problème par une solution d'industrialisation du courrier permettant de réduire significativement le coût de traitement du courrier et, d' augmenter la productivité et la qualité des courriers à travers la traçabilité, la gestion de la couleur, l'archivage légal, la dématérialisation des documents, la gestion des NPAI et des AR et la suspension globale d'un envoi. 25

Le système proposé intègre une technologie permettant de fédérer des requêtes d'impression sur des postes hétérogènes et de les transmettre soit, dans un centre éditique propre à l'Entreprise soit, à un serveur pour être produit chez un prestataire éditique industriel.

Cette production par un prestataire éditique représente 6 avantages; la qualité (intégrité et intégralité), des réductions liées au conditionnement des expéditions, la garantie du respect des délais et des engagements des services, le suivi et la traçabilié des documents, l'hébergement et la consultation en ligne, l'archivage légal des documents dans le cadre d'un envoi en recommandé.

Pour cela une solution a été développée sous la forme d'un driver d'impression et d'un serveur de récupération et de gestion des courriers.

40 Un driver est installé sur un poste informatique et ce, en fonction de la solution utilisée par l'utilisateur, à savoir pour le courrier simple, le courrier recommandé ou le marketing (1).

Ce driver crée une nouvelle imprimante, dite virtuelle.

45 Il suffit donc de créer un document (courrier, facture, mailing, etc) par une application bureautique ou, tout outil informatique depuis un poste informatique puis sélectionner cette imprimante virtuelle et, demander l'impression dudit document.(2) 15 30 35 -2-

Cette imprimante virtuelle dispose également d'options permettant de caractériser les envois en y apposant des caractéristiques de fabrication, d'expédition, des logos, des signatures électroniques, des références client et, d'y ajouter des pièces jointes.

L'utilisateur vérifie et valide ses travaux d'impression.

Les flux d'impression sont alors cryptés dans un format sécurisé PDF auquel est associée une version XML.(3) Le lot PDF/XML est compressé dans un fichier au format zip crypté qui est alors transmis soit vers le centre éditique de l'Entreprise, soit à un centre éditique externe. A l'exception des courriers recommandés qui sont envoyés à un centre éditique externe et spécialisé.

Ce serveur permet d'organiser la production et de préparer les demandes d'impression au 15 système éditique. Le serveur éditique réceptionne la demande et réalise dans un premier temps la production informatique du document, la massification, le regroupement, le tri, la conversion du document dans un format du marché et, dans un second temps l'impression, la mise sous pli, 20 l'affranchissement, l'envoi postal et, l'archivage légal dans le cadre d'un courrier recommandé. (4) et (5) Il est a noter que chaque étape comporte une fonction de contrôle à l'aide de caméras intelligentes situées à l'entrée et à la fin de chaque processus permettant d'en vérifier ainsi, la 25 bonne exécution. De plus, au cours des différentes étapes, la chaîne de production notifie et horodate au serveur chaque évènement. 30 Ainsi, l'utilisateur peut venir consulter à tout moment sur le serveur, toutes les demandes qu'il a transmises sur une période donnée avec la faculté pour lui, si le pli n'est pas envoyé, de suspendre l'envoi.

35 Cette nouvelle offre de routage répond aux besoins des Entreprises qui ont des volumes importants comme les courriers, les relances, les factures, les mailings, les plis recommandés.

Avec cette solution et en fonction des drivers utilisés (pour le courrier simple, le courrier 40 recommandé, ou le marketing), 85 % des courriers hybrides peuvent être fabriqués et industrialisés, les 15 % restants n'étant pas industrialisables pour cause de signature manuelle obligatoire.

Les courriers recommandés sont traités dans une chaîne entièrement automatisée, assurant à elle 45 seule, la gestion de l'édition du bordereau d'envoi et du retour des N.P.A.I. et des Accusés de Réception. 5 -3

Pour le marketing, les documents sont traités directement par un procédé de publipostage depuis le poste de l'utilisateur ce qui permet de lui offrir toute la souplesse de par la simplicité d'utilisation du driver et, toute la puissance du marketing direct en pouvant couvrir un panel de clients ou de prospects relativement important en un minimum de temps. En conclusion ce système permet donc de : • Réduire significativement les coûts de fabrication, d'affranchissement et autres y 10 afférents, • D'optimiser et de réduire les coûts de la gestion des courriers sortants de l'Entreprise sans changer les habitudes de travail, simplement par l'utilisation d'un driver, • De contrôler et, suivre chaque courrier depuis sa création jusqu'à son envoi postal, • De sécuriser et améliorer la confidentialité des envois, 15 • De profiter d'une qualité de production industrielle, notamment par rapport à la réalisation des courriers en quadrichromie, • D'anticiper et de rapporter les dépenses réelles, grâce à des outils de statistiques et de reporting complet.

20 Cette solution reflète un savoir-faire industriel dans le domaine de l'éditique qui est maintenant accessible à toutes les Entreprises souhaitant optimiser le traitement de leur courrier sortant.

Claims

REVENDICATIONS

1) Procédé d'optimisation du courrier sortant caractérisé par une technologie permettant de fédérer des requêtes d'impression cryptées dans un format PDF/XML sur des postes hétérogènes et, de les transmettre , une fois compressées dans un fichier au format ZIP, soit dans un Centre Editique propre à l'Entreprise, soit à un serveur pour être produit industriellement chez un prestataire éditique.

2) Procédé selon la revendication 1 caractérisé par l'installation d'un driver sur un poste informatique qui créé ainsi une imprimante virtuelle.(2)

3) Procédé selon la revendication 1 ou 2 selon laquelle une fois les documents créés ceux-ci sont envoyés vers un serveur qui assurera par l'intermédiaire d'un centre éditique, le traitement du courrier dans sa globalité, à savoir son impression, sa mise sous pli, son affranchissement, son envoi, la gestion des retours, des accusés de réception et des NPAI et, son archivage légal dans le cadre d'un courrier recommandé (3), (4) et (5).