JP3625225B2 - ファクシミリ情報管理システム - Google Patents

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、ファクシミリ情報管理システムに係り、詳しくは、複数のユーザにてファクシミリ装置を共有することを可能とするファクシミリ情報管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、オフィスのコンピュータ化に伴って、従来、紙をベースに保存及び交換していた資料を電子データとして管理するシステムが提案されている。特に、ファクシミリ通信システムにおいては、パソコン端末にて作成した電子化文書を、電子メールの手法に類似した方法で送信したり、送られてきたファクシミリ情報を電子データとして直接パソコン端末にて受信することも可能となっている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
このようなシステムでは、パソコン端末をモデムを介して電話網と接続するか、専用ボード等を使用して直接パソコン端末とファクシミリ受信機を接続している。オフィスで作業をしている各作業者毎にファクシミリ情報の受信をパソコン端末で行うためには、前者の場合、各パソコン端末毎（各ユーザ毎）にモデムが必要となって経済的でない。また、後者の場合であっても、各ユーザ毎にファクシミリ装置が必要となってしまう。
【０００４】
そこで、本発明の目的は、ファクシミリ装置にて受信されたファクシミリ情報を効率的、かつ経済的に各ユーザ毎に管理できるようにしたシステムを提供することである。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を解決するため、本発明は、請求項１に記載されるように、ファクシミリ装置とは対応付けられていない架空に設定された複数の架空番号宛のファクシミリ情報を当該架空番号に対応付けられた特定の実番号にて特定されるファクシミリ装置にて受信させるようにしたファクシミリ受信システムに適用され、各架空番号と当該架空番号に割り当てられたユーザを特定するユーザＩＤとの対応関係を示すテーブルと、架空番号宛にファクシミリ受信システムに着信したファクシミリ情報を所定の形式の電子化データに変換する第一の手段と、各架空番号宛の当該ファクシミリ装置への着信の履歴を記録した着信履歴記録手段からファクシミリ情報の着信履歴を取得し、変換された電子化データと架空番号との対応付けをファクシミリ情報の着信履歴とファクシミリ受信システムにてファクシミリ情報が受信された時刻に基づいて行い、上記テーブルを参照して架空番号にて特定されるユーザＩＤ毎に前記電子化データを管理する第二の手段とを備えるようにした。
【０００６】
該ファクシミリ装置を複数のユーザにて共有するという観点から、請求項２に記載されるように、上記ファクシミリ情報管理システムにおいて、上記第二の手段は、各架空番号に割り付けられたユーザにて特定されるユーザメールデータと、ファクシミリ情報がファクシミリ受信システムに着信したときに、宛先となるユーザを判定する宛先判定手段と、宛先判定手段にて判定されたユーザにて特定されるユーザメールデータにて、上記第一の手段にて変換された電子化データを配送して整理し、端末ユニットから電子化データを参照するデータ配送手段とを有するようにした。
【０００７】
更に、上記ファクシミリ情報管理システムにおいて、電子化データの配送を容易に実現するという観点から、請求項３に記載されるように、上記データ配送手段は、各端末ユニットを結合する通信ネットワークと、通信ネットワーク内に構築された電子メールシステムとを有し、該電子化データが電子メールとして端末ユニットから参照されるようにした。
【０００９】
更に、上記システムにおいて、ファクシミリ装置にてファクシミリ情報が受信された時刻を検出する系の時間基準と、着信履歴記録手段での履歴記録における時間基準が異なっても正確に電子化データとユーザとの対応付けが行えるという観点から、請求項４に記載されるように、該架空番号を特定する手段は、上記各時間基準の差に基づいて、ファクシミリ装置にてファクシミリ情報が受信された時刻及び着信履歴記録手段にて記録された着信履歴の時刻のいずれかを補正する手段を有し、その補正された時刻に基づいて架空番号を特定するようにした。
【００１０】
また、複数のファクシミリ装置を備えたファクシミリ受信システムに適用できるという観点から、請求項５に記載されるように、該システムが適用されるファクシミリ受信システムは、異なる実番号にて特定される複数のファクシミリ装置を有し、該第二の手段が、各ファクシミリ装置について、変換された電子化データを上記テーブルを参照して架空番号にて特定されるユーザ毎に管理するようにした。
【００１１】
【作用】
本ファクシミリ受信システムでは、実際のファクシミリ装置とは対応付けられていない架空に設定されたファクシミリ番号，すなわち架空番号と、実際のファクシミリ装置と対応付けて設定されたファクシミリ番号，すなわち実番号とを利用可能とし、予め架空番号と実番号とを対応付けておくことにより、架空番号によりファクシミリの送受信を可能とする。
ある架空番号宛に当該ファクシミリ受信システムがファクシミリ情報を受信すると、第一の手段がファクシミリ情報を所定の形式の電子化データに変換し、その後、第二の手段が、架空番号と当該架空番号が割り当てられたユーザを特定するユーザＩＤとの対応関係を示すテーブルを参照して、その電子化データを該架空番号にて特定されるユーザ毎に管理する。
【００１２】
第二の手段での管理は、例えば、得られた電子化データを対応する架空番号で特定される端末ユニットに配送する。その電子化データの配送は、例えば、電子メールにて行われる。
電子化データとユーザ（架空番号）との対応付けは、例えば、各架空番号宛のファクシミリ情報の着信履歴とファクシミリ受信システムにてファクシミリ情報が受信された時刻に基づいて行われる。
【００１３】
【実施例】
以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明する。
図１は、本発明の実施例に係るファクシミリ情報管理システムが適用されるＬＡＮシステムの構成を示す。
【００１４】
図１において、複数の端末ユニット１０（１）、１０（２）、・・・、１０（ｎ）がＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１００に接続されている。また、このＬＡＮ１００には、メールサーバ２０、テレフォニーサーバ３０及びファクシミリサーバ４０が接続され、各端末ユニット１０（１）、１０（２）、・・・、１０（ｎ）は、ＬＡＮ１００を介してメールサーバ２０、テレフォニーサーバ３０及びファクシミリサーバ４０に結合している。各端末ユニットは、例えば、パーソナルコンピュータで構成され、また、メールサーバ２０、テレフォニーサーバ３０及びファクシミリサーバ４０として、大型コンピュータ、あるいは、ワークステーション等が用いられる。テレフォニーサーバ３０及びファクシミリ装置６０が電話交換機５０を介して公衆回線に接続されている。更にファクシミリ装置６０は、ファクシミリアダプタ７０を介してファクシミリサーバ４０に接続されている。メールサーバ２０は、電子メールに係る処理を一括して行なうものであり、テレフォニーサーバ３０は、電話の発呼、着呼の管理を一括して行なうものである。また、ファクシミリサーバ４０は、ファクシミリアダプタ７０を介して受信されるファクシミリ装置６０からのファクシミリ情報を電子化データに変換し、また、送信用の電子化データをファクシミリ情報としてファクシミリ装置６０に提供するものである。
【００１５】
メールサーバ２０は、例えば、図２に示すように構成されている。図２において、メールサーバ２０は、通信制御部２１、操作処理部２２及び各端末ユニット１０（１）、１０（２）、・・・、１０（ｎ）に対応したユーザメールデータ蓄積部２３（１）、２３（２）、・・・、２３（ｎ）を有している。通信制御部２１は、ＬＡＮ１００に接続され、該ＬＡＮ１００上の他のサーバ及びクライアントである各端末ユニットとの通信を一括して処理する。操作処理部２２は、他のサーバやクライアントからの処理依頼に応じて該当する処理を実行すする。各ユーザメールデータ蓄積部２３（１）、２３（２）、・・・、２３（ｎ）は、操作処理部２２に接続され、図３に示すように、”メールＩＤ”と”メールデータ”の二つのフィールドにて構成されている。各ユーザ宛のメールが操作処理部２２を介して対応するユーザメール蓄積部に保存される。また、各ユーザメールデータ蓄積部２３（１）、２３（２）、・・・、２３（ｎ）に保存された各ユーザ宛のメールは、操作処理部２２の制御のもとに、端末ユニットにて読みだしが可能となる。
【００１６】
テレフォニーサーバ３０は、例えば、図４に示すように構成されている。図４において、テレフォニーサーバ３０は、通信制御部３１、操作処理部３２、交換機制御部３３、架空番号対応テーブル３４、電話着呼ログファイル３５（１）、・・・、３５（ｍ）を有している。通信制御部３１は、ＬＡＮ１００と接続され、このＬＡＮ１００上の他のサーバ及びクライアントである端末ユニットとの通信を一括して制御する。交換機制御部３３は、電話交換機５０と接続され、電話交換機５０の発呼制御や着呼制御を一括して行なう。また、架空番号対応テーブル３４及び電話着呼ログファイル３５（１）、・・・、３５（ｍ）は、操作処理部３２に接続されており、他のサーバ、クライアント、電話交換機５０からの処理依頼に応じて、操作処理部３２が対応した処理を実行する。
【００１７】
架空番号は、各ユーザに割り当てられ、実際のファクシミリ装置とは対応付けられていない、架空に設定されるファクシミリ番号を表わす。そして、架空番号対応テーブル３４は、図５に示すように、架空番号とユーザＩＤのフィールドを有し、架空番号と該架空番号が割り当てられたユーザを特定するユーザＩＤとの対応関係を示す。
【００１８】
ファクシミリ装置６０のファクシミリ番号は、装置毎に対応付けられた実在の実番号として定義されている。この実番号に上記ユーザに割り当てられた複数の架空番号が対応付けられている。電話交換機５０は、ある架空番号での着信を対応する実番号で特定されてるファクシミリ装置への着信としてテレフォニーサーバ３０に報告する。
【００１９】
電話着呼ログファイル３５（１）、・・・は、ファクシミリ装置に対応して、即ち、実番号に対応して設けられている（図１のシステムでは、ファクシミリ装置が１台であるが、複数のファクシミリ装置について管理することが可能である）。この各電話着呼ログファイル３５（１）、・・・は、図６に示すように、電話着呼時刻、電話切断時刻及び着架空番号の３つのフィールドから構成され、対応する実番号で特定されたファクシミリ装置への着呼時刻、切断時刻及び着信先となるユーザを特定する架空番号が記録される。また、電話着呼ログファイル３５（ｍ）には、図７に示すように、各ファクシミリ装置と実番号との対応関係及びその実番号に対応した電話着呼ログファイルのファイル名がテーブルとして記録されている。
【００２０】
ファクシミリサーバ４０は、例えば、図８に示すように構成されている。図８において、ファクシミリサーバ４０は、通信制御部４１、操作処理部４２、電話信号処理部４３及び画像変換部４４を有している。通信制御部４１は、ＬＡＮ１００と接続され、他のサーバ及びクライアントである各端末ユニットとの通信を一括して処理する。電話信号処理部４３は、ファクシミリアダプタ７０を介してファクシミリ装置６０に接続されており、ファクシミリ装置６０との間でのファクシミリ情報の送受を行なう。また、操作処理部４２は、他のサーバやクライアントからの処理依頼に応じて、対応する処理を実行する。画像変換部４４は、操作処理部４２からの指令に基づいて電話信号処理部４３及び操作処理部４２を介して供給される受信ファクシミリ情報を、例えば、ＴＩＦＦ形式等の電子画像データに変換する。また、画像変換部４４は、当該システム内にて処理された電子画像データを逆に所定の形式となる送信ファクシミリ情報に変換する。この変換された送信ファクシミリ情報は、操作処理部４２、電話信号処理部４３、ファクシミリアダプタ７０を介してファクシミリ装置６０に供給され、ファクシミリ装置６０の送信ユニットから更に公衆回線を介して他のファクシミリ装置に伝送される。
【００２１】
ファクシミリ装置６０がファクシミリ情報を受信した際、例えば、図９に示す手順にて各サーバが処理を実行する。
公衆回線を介してある架空番号宛のファクシミリ情報を電話交換機５０が受信すると、電話交換機５０は、その架空番号及びその架空番号に対応した実番号を着信情報と共にテレフォニーサーバ３０に与える。また、同時に、電話交換機５０は、受信したファクシミリ情報をファクシミリ装置６０に提供する。図９において、テレフォニーサーバ３０は、着信情報を受信すると、実番号に対応した電話着呼ログファイルに着信時刻及び宛先となる架空番号を記録し、更に、その通話が切断されたときに切断時刻を記録する（着呼ログの記録）。
【００２２】
この時、ファクシミリサーバ４０は、ファクシミリ情報を受信し、このファクシミリ情報をＴＩＦＦ形式等の所定の形式の電子画像データに変換する。その後、ファクシミリサーバ４０は、ファクシミリ情報を受信した時刻を通信制御部４１からＬＡＮ１００を介してテレフォニーサーバ３０に伝える。テレフォニーサーバ３０は、電話着呼ログファイルを検索し、ファクシミリサーバ４０からの受信時間に対応するファクシミリ通信を探す。そして、そのファクシミリ通信の宛先ユーザ（架空番号）が特定される。この宛先ユーザを特定するための処理は、次のように行なわれる。
【００２３】
まず、ファクシミリサーバ４０はテレフォニーサーバ３０に対して、図１０に示すように、ファクシミリ情報の受信開始時刻と受信したファクシミリ装置６０を特定する実番号を伝える。テレフォニーサーバ３０は、このデータを受け、ファクシミリ装置６０を特定する実番号に対応した電話着呼ログファイルを決定する。そして、この決定された電話着呼ログファイル各エントリーの中から、ファクシミリ情報の受信開始時刻が電話着呼時刻と電話切断時刻の範囲内に入るファクシミリ通信の項目を判定する。その項目に記録された架空番号を抽出する。更に、そして、架空番号対応テーブル３４を参照し、抽出された架空番号に対応するユーザＩＤを特定する。そのユーザＩＤがテレフォニーサーバ３０からファクシミリサーバ４０に伝えられる。
【００２４】
なお、テレフォニーサーバ３０とファクシミリサーバ４０として使用している各コンピュータシステムにおいて基準となるシステム時間が異なると、上記のような手順にて宛先となるユーザＩＤを正確に特定することができない。このため、ファクシミリサーバ４０は、図１０に示すように、ファクシミリ情報の受信時刻を含むデータと共に、このデータを送信したシステム時刻もテレフォニーサーバ３０に伝えている。テレフォニーサーバ３０では、ファクシミリサーバ４０から伝えられるシステム時刻と該データを受信した自サーバでのシステム時刻との差に基づいてファクシミリサーバ４０からの受信時刻を補正する。具体的には、テレフォニーサーバ３０がファクシミリサーバ４０からデータを受け取った時刻Ｔ１と、この受信データに含まれるデータ送信のシステム時刻Ｔ２との差Ｔｄ（Ｔ１−Ｔ２）に基づいてファクシミリサーバ４０でのファクシミリ情報の受信開始時刻を補正する。
【００２５】
上記のようにして、ファクシミリ情報の宛先となるユーザが特定され、その情報がファクシミリサーバ４０に提供されると、ファクシミリサーバ４０は、通信制御部４１からメールサーバ２０に対して、ファクシミリ情報の宛先となるユーザを特定するユーザＩＤと変換された電子画像データとを転送し、それらのデータを電子メールとして管理するように依頼する。電子メール処理の依頼を受けたメールサーバ２０は、そのユーザＩＤにて特定されるユーザメールデータ蓄積部に電子画像データを保存する。その端末ユニットのユーザが、メールサーバ２０に対してメール配送の要求を行うと、メールサーバ２０から当該端末ユニットに対してＬＡＮ１００を介してファクシミリ受信された画像データが電子メールとして配送される。
【００２６】
上記システムにおいて、各サーバ（メールサーバ２０、テレフォニーサーバ３０及びファクシミリサーバ４０）は、別々のコンピュータで実現する必然性はなく、一台のコンピュータにて複数のサーバの機能を実現することも可能である。これは、各サーバの連帯処理を全てソケット通信等の特定の通信方法を用いて行うことにより実現される。各サーバ機能の可能な組み合わせの形態が図１１に示される。図１１において、形態１では、全てのサーバ機能が別々のコンピュータにて実現される。形態２では、メールサーバとファクシミリサーバの機能が１台のコンピュータにて実現される。形態３では、メールサーバとテレフォニーサーバの機能が１台のコンピュータにて実現される。形態４では、ファクシミリサーバとテレフォニーサーバの機能が１台のコンピュータにて実現される。形態５では、全てのサーバの機能が１台のコンピュータにて実現される。
【００２７】
上記のような実施例では、ファクシミリ装置を特定する実番号に複数の架空番号を割り付けると共に、各架空番号にてユーザを特定し、架空番号宛のファクシミリ情報を電子メールのシステム内で扱える画像データに変換している。そして、その画像データを該架空番号にて特定されるユーザの端末ユニットに電子メールにて配送する。これにより、複数のユーザに効率的かつ経済的にファクシミリ情報を分配することが可能となる。
【００２８】
【発明の効果】
以上、説明してきたように、本発明によれば、
ある架空番号宛に当該ファクシミリ受信システムがファクシミリ情報を受信する毎にファクシミリ情報が所定の形式の電子化データに変換され、その後、テーブルを参照して、その電子化データが該架空番号にて特定されるユーザ毎に管理される。従って、ユーザ毎に設けられるパソコンにファクシミリ情報を受信するためのモデムを設けなくても、また、各ユーザ毎にファクシミリ装置を設けなくても、一台のファクシミリ装置にて受信されるファクシミリ情報を各ユーザ毎に管理できる。その結果、ファクシミリ装置にて受信されたファクシミリ情報を効率的、かつ経済的に各ユーザ毎に管理できるようにしたシステムを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施例に係るファクシミリ情報管理システムが適用されるＬＡＮシステムの構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示すシステムに設けられたメールサーバの具体的構成を示すブロック図である。
【図３】ユーザメールデータの構造例を示す図である。
【図４】図１に示すシステムに設けられたテレフォニーサーバの具体的構成を示すブロック図である。
【図５】図４に示すテレフォニーサーバに設けられた架空番号対応テーブルの具体的構成を示す図である。
【図６】図４に示すテレフォニーサーバに設けられた電話着呼ログファイルの具体的構造を示す図である。
【図７】図４に示すテレフォニーサーバに設けられた他の電話着呼ログファイルの具体的構造を示す図である。
【図８】図１に示すシステムに設けられたファクシミリサーバの具体的構成を示すブロック図である。
【図９】ファクシミリ情報を受信した際の、メールサーバ、ファクシミリサーバ及びテレフォニーサーバでの処理手順を示すフローチャートである。
【図１０】ファクシミリ情報受信した際に、ファクシミリサーバからテレフォニーサーバに伝えられるデータの内容を示す図である。
【図１１】メールサーバ、ファクシミリサーバ及びテレフォニーサーバの機能をコンピュータで実現する形態の例を示す図である。
【符号の説明】
１０（１）、１０（２）、・・・、１０（ｎ） 端末ユニット
２０ メールサーバ
２１ 通信制御部
２２ 操作処理部
２３（１）、２３（２）、・・・、２３（ｎ） ユーザメールデータ蓄積部
３０ テレフォニーサーバ
３１ 通信制御部
３２ 操作処理部
３３ 交換機制御部
３４ 架空番号対応テーブル
３５（１）、・・・、３５（ｍ） 電話着呼ログファイル
４０ ファクシミリサーバ
４１ 通信制御部
４２ 操作処理部
４３ 電話信号処理部
４４ 画像変換部

Claims (5)

1. ファクシミリ装置とは対応付けられていない架空に設定された複数の架空番号宛のファクシミリ情報を当該架空番号に対応付けられた特定の実番号にて特定されるファクシミリ装置にて受信させるようにしたファクシミリ受信システムに適用され、
   各架空番号と当該架空番号に割り当てられたユーザを特定するユーザＩＤとの対応関係を示すテーブルと、
   架空番号宛にファクシミリ受信システムに着信したファクシミリ情報を所定の形式の電子化データに変換する第一の手段と、
   各架空番号宛の当該ファクシミリ装置への着信の履歴を記録した着信履歴記録手段からファクシミリ情報の着信履歴を取得し、変換された電子化データと架空番号との対応付けをファクシミリ情報の着信履歴とファクシミリ受信システムにてファクシミリ情報が受信された時刻に基づいて行い、上記テーブルを参照して架空番号にて特定されるユーザＩＤ毎に前記電子化データを管理する第二の手段と
   を備えたファクシミリ情報管理システム。
2. 請求項１記載のファクシミリ情報管理システムにおいて、
   上記第二の手段は、
   各架空番号に割り付けられたユーザにて特定されるユーザメールデータと、
   ファクシミリ情報がファクシミリ受信システムに着信したときに、宛先となるユーザを判定する宛先判定手段と、
   宛先判定手段にて判定されたユーザにて特定されるユーザメールデータにて、上記第一の手段にて変換された電子化データを配送して整理し、端末ユニットから電子化データを参照するデータ配送手段とを有するファクシミリ情報管理システム。
3. 請求項２記載のファクシミリ情報管理システムにおいて、
   上記データ配送手段は、
   各端末ユニットを結合する通信ネットワークと、
   通信ネットワーク内に構築された電子メールシステムとを有し、該電子化データが電子メールとして端末ユニットから参照されるようにしたファクシミリ情報管理システム。
4. 請求項１記載のファクシミリ情報管理システムにおいて、
   ファクシミリ装置にてファクシミリ情報が受信された時刻を検出する系の時間基準と、着信履歴記録手段での履歴記録における時間基準が異なり、
   該架空番号を特定する手段は、上記各時間基準の差に基づいて、ファクシミリ装置にてファクシミリ情報が受信された時刻及び着信履歴記録手段にて記録された着信履歴の時刻のいずれかを補正する手段を有し、その補正された時刻に基づいて架空番号を特定するようにしたファクシミリ情報管理システム。
5. 請求項１乃至４いずれか記載のファクシミリ情報管理システムにおいて、
   該システムが適用されるファクシミリ受信システムは、異なる実番号にて特定される複数のファクシミリ装置を有し、
   該第二の手段が、各ファクシミリ装置について、変換された電子化データを上記テーブルを参照して架空番号にて特定されるユーザ毎に管理するようにしたファクシミリデータ管理システム。

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