JP2012238301A - 商品発注支援装置 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】依頼主会社からの指示を受けて商品を発注する調達元請会社の端末2と、発注に応じて商品を発送する複数の調達先会社の端末3と、前記調達先会社から発送される商品の依頼主会社への納品を代行する納品代行会社の端末4と、サーバ装置1とを通信ネットワーク5を介して接続し、商品の発注から納品に至る情報を処理することで商品配送の進捗状況がリアルタイムで把握できるようにする。
【選択図】図2
Description
そこで、発注業者の購買担当の事務処理上の負担を軽減するべく、部品配送の進捗状況を容易に確認できるようにするとともに、各部品供給業者が統一した様式の伝票類を用いて納品が行われるようにした納入処理システムが提案されている(例えば特許文献1参照)。
また、従来の納入システムは、発注業者の側の導入メリットは大きいものの、部品供給業者にとっては頻繁な情報入力作業を強いられるため、却って受注処理や出荷処理が煩雑となってしまい、利用し難いものであった。
とりわけ、前記メーカーや製造部署が海外に所在し、国内に所在する購買担当が国内の部品供給業者に部品を発注し、納品された部品を前記海外の製造部署に発送するような納入形態では、時差や就業時間のズレ、国内外で休日が異なることから、前記メーカーや製造部署と購買担当間の情報の伝達に時間を要し、部品の発注状況や入庫状況などをリアルタイムで照会し把握することは困難であった。近時、国内市場の縮小により多くのメーカーがアジア諸国に工場を移転したり支社を設置したりしているが、このようなメーカーにとっては国内で調達する部品の納期管理は切実な問題となっている。
勿論、購買担当の人員を増やして個々の負担を軽減するとともに、発注件名全体を把握してメーカーや製造部署からの問い合わせに対して回答する専門の担当者を設ければ、部品の発注業務や納品までの工程管理の円滑化が図れるかもしれないが、それでは人件費がかかってしまいコスト削減の観点から好ましくない。昨今の金融危機によって前記メーカー、発注業者及び部品供給業者の各社が人員削減を行っており、ようやく物量及び業務量が回復傾向にあるとの報道がされてきているものの、各業者は固定費の増加を警戒し、増員・人件費増をせずに、つまり現状の体制のままで業務の効率改善を望んでいるのが実状である。
すなわち、全ての発注業者の購買担当が前記のような部品の名称や品番を変換して発注指示をしてくれる訳ではなく、メーカーや発注業者固有の部品名称などを使用して発注を指示する業者も極めて多く、そのような場合、部品供給業者では、複数業者からの発注を、自社用の部品の名称や品番に読み替えして自社用の受注書類に作らねばならなかった。
また、部品納入の際に納品書類等を指定のフォームで作成することを要請している発注業者も多く、部品供給業者は複数業者に出荷する際に、業者毎の指定フォームで納品書類を作成しなければならず、人と時間をかけて業務にあたっていた。発注業者が作成した納品書や請求書とともに部品を納品する場合は、部品供給業者の側で納品書類を作成する手間は省けるが、発注業者から納品書類が届くのを待って納品する必要があり、発注業者の側で納品書類の作成が遅れているときや納品書類が何時届くか判らないときは、部品供給業者の出荷処理が滞り、結果として納品が遅れてしまったり時間外作業を強いられたりすることがあった。
さらに、発注業者から指定の納期と実際に納品できる日(予定納期)に差がある場合にも納期は変更されず、ひたすら発注業者の指定した納期に間に合うのか、発注された部品はいつ届くのかといった電話やメールで催促を受ける状況が発生していた。
前記調達元請会社及び調達先会社を特定する情報からならマスタデータ記憶部と、前記調達元請会社における商品識別情報と調達先会社における商品識別情報を対応づけた商品対応情報記憶部と、前記調達元請端末から送信される、商品識別情報と当該商品を発送する荷主会社の識別情報を含む発注情報を受信する発注情報受信部と、前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の発注があった旨を通知する注文情報通知部と、前記商品対応情報記憶部を参照して前記発注情報の商品識別情報を該当の調達先会社における商品識別情報に変換した注文書データを作成する注文書データ作成部と、通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、前記作成された注文書データを調達先端末に送信する注文書データ提供部と、
を備えることを特徴とする。
すなわち、本発明の商品発注支援プログラムは、前記調達元請端末から送信される、商品識別情報と当該商品を発送する荷主会社の識別情報を含む発注情報を受信する発注情報受信部と、前記コンピュータの記憶部に記憶された前記調達元請会社及び調達先会社を特定する情報からならマスタデータを参照して、商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の発注があった旨を通知する注文情報通知部と、前記コンピュータの記憶部に記憶された前記調達元請会社における商品識別情報と調達先会社における商品識別情報を対応づけた商品対応情報を参照して、前記発注情報の商品識別情報を該当の調達先会社における商品識別情報に変換した注文書データを作成する注文書データ作成部と、通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、前記作成された注文書データを調達先端末に送信する注文書データ提供部と、調達先端末から送信される、前記注文情報に含まれる商品の納期日の変更データを受信する納期回答データ受信部と、前記発注情報に含まれる納期日を前記受信した納期回答データの納期日に変更する納期情報更新部と、前記納期回答データに記憶された納期日よりも所定期間前の期日を経過したときに納期通知情報を作成して該当の調達先端末に送信する納期情報通知部と、前記発注情報から商品の納品書データを作成する納品書データ作成部と、調達先端末から送信される、通信ネットワークを介して、前記納品書データに含まれる商品の納入数量と納入日のデータを受信する納入情報受信部と、通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、印刷形式の納品書データを送信する納品書データ提供部と、前記納入情報を受信した商品についての入庫予定情報を作成する入庫予定情報作成部と、前記印刷形式の納品書データを用いて印刷された納品書が付された商品が納品代行会社に入庫にされたときに納品代行端末から送信される前記商品の入庫情報を受信する入庫情報受信部と、前記入庫情報を受信した商品についての入庫確定情報を作成する入庫確定情報作成部と、納品代行端末から送信される商品の輸送処理情報を受信する輸送処理情報受信部と、前記輸送処理情報を受信した商品について前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の輸送が完了した旨を通知する輸送処理情報通知部と、をコンピュータによって実現するためのプログラムである。このプログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体も本発明は包含する。
また、同図(B)に示されるように、前述のメーカーと製品組立業者の如く、商品の納品を依頼する依頼主会社及び調達元請会社の受注部門と、調達元請会社の購買部門及び調達先会社との所在地域や所在国が異なり、例えば依頼主会社からの商品調達依頼を調達元請会社が第2国(第2地域)で受け、これを第1国(第1地域)の調達元請会社の購買担当部門へと指示し、購買担当から複数の調達先会社に商品の発注依頼を行い、調達先会社が供給する商品を納品代行会社が海外の依頼主会社へと配送し納品する形態がある。
さらに、同図(C)に示されるように、調達元請会社の購買部門と調達先会社が第1国に、調達元請会社の受注部門が第2国に、管理部門が第3国にそれぞれ所在し、前記と同様に、依頼主会社から商品調達依頼を受けて調達元請会社の受注部門から購買部門へ発注を指示して納品までの業務を行うが、すべての業務を管理部門の監視・管理の下で行う形態がある。この場合、管理部門は調達元請会社とへ別の会社、例えば管理会社や商社であってもよく、調達元請会社とは本社と子会社の関係であってもよい。
これら何れの商品の納入形態や流通形態にも本発明は適用される。
また、調達先会社に受注処理後でも納期日の変更の機会が与えられるので、調達先会社の確実な納期予定情報を回収することができ、納期日の変更があったときはその情報が発注情報に更新登録されるので、商品が納品されるまでの進捗状況をリアルタイムで確認することができ、これにより発注及び納期管理業務の事務処理上の負担の軽減を図ることができる。
また、調達先会社は商品を発送する際に納品書データから所定様式の納品書類を印刷して用いることで発送業務における帳票類作成の負担が軽減され、一方、調達元請会社にとっても納品書類の発行手続きは調達先会社において行われるため、従来の如く調達元請会社が各調達先会社のために部品納品前に納品書類を作成して送付しておく手間は省略され、しかも各調達先会社で様式が同じ納品書類を印刷し商品に添付して納品されるので、調達元請会社の納品業務における事務処理上の負担が大幅に軽減されることとなる。
さらに、納品代行会社において、商品に付された前記納品書類から入庫情報を取得し、これを入庫確定情報に反映させることで、商品の在庫数を正確に把握することができる。
このように発注した商品の納期が守られ(納期遵守率100%)、且つリアルタイムで在庫の確認ができることで、前記「緊急出荷」が不要となり、余分な流通在庫を持たなくてもよいので、商品の業者間の流通コストを削減することが可能となる。
図示した形態は、前記図1(B)に示した、第2国に所在する依頼主会社から調達元請会社が商品調達の依頼を受け、調達元請会社から第1国の複数の調達先会社に商品の発注依頼を行い、調達先会社が供給する商品を納品代行会社が依頼主会社へと配送する納品形態である。
サーバ装置1は、本発明による発注情報の管理処理を実行するために納品代行会社により設置されるが、納品代行会社内に前記納品代行端末4とともに設置されていなくてもよく、また、納品代行会社以外の事業者が設置し運営するものでもよい。また、複数のサーバにより構成されていてもよい。
記憶部11に格納し記憶されるデータファイルとしては、マスタデータ11a、発注情報データ11b、商品対応情報データ11c、注文書データ11d、納期回答データ11e、納品書データ11f、入庫予定情報データ11g、入庫確定情報データ11h、出荷指示情報データ11i、出荷作業情報データ11j、在庫情報データ11k、輸送便情報データ11l、輸送処理情報データ11mなどの各データファイルであり、これらデータファイルは前記記憶部のデータベースに登録される。
例えば図4に示されるように、調達元請会社が取り扱う商品の名称が「青色パッキンC4」、そのコードが「A0230」であり、この商品を供給する調達先会社では同一商品をその名称を「パッキンB−4」、そのコードを「5302−1」として特定される場合に、商品識別情報同士を対応づけて登録し、調達先会社のコード(仕入先コード)をキーとして前記商品識別情報を参照し、当該調達先会社が扱う商品名とコードに自動で変換するためのものである。
納品書データファイル11fは、後述する図14に示された伝票類を調達先端末3から印字出力するためデータであり、同図中の文字データとこれをバーコードに変換したデータからなっている。
すなわち、図14に示されるように、納品書データファイルは、納品書、受領書、工程管理票及び現品票の各帳票に印字される、注文ナンバーとその枝番、請書番号、注文年月日、納入日、商品名、品番、納期、注文数量、納入数量、納品形態(完納/分納)、仕入れ先コードと名称、納入場所などを特定する文字データと、これらをバーコードに変換したデータからなっている。
入庫確定情報データファイル11hは、入庫した商品の注文ナンバー、請書番号、商品名、品番、数量、仕入先コードなどのデータからなる。
また、出荷指示情報データファイル11iは、出荷する商品の注文ナンバー、請書番号、商品名、品番、数量、出荷先(依頼主会社)コードなどのデータからなるっている。
輸送便情報データ11lは、納品代行会社が入庫された商品を依頼主会社に発送するにあたり、商品の輸送に利用可能な輸送手段の情報、すなわち航空便や船便、列車便、自動車便など各輸送便の具体的情報、例えば航空便であれば航空便明やその航空会社、利用可能な日時(発送日と到着予定日)などのデータからなっている。輸送便情報データ11lは、納品代行端末41から所定期間分のデータ(例えば2週間後までの各輸送便の情報)が毎日入力されて更新登録される。
輸送処理情報データ11mは、納品代行会社が依頼主会社への商品の発送処理が完了した際に入力されるデータであり、発送日、到着予定日などの情報が商品を特定する情報とともに、該当の商品の注文ナンバー、請書番号に関連付けて登録されている。
これら各データファイルは、発注対象である商品をその注文ナンバーと請書番号に紐付けをしてサーバ装置1により登録され、調達元請端末2や調達先端末3、納品代行端末4から処理データが送信される都度に作業情報として情報の更新がなされるようになっているとともに、各データファイルに登録された情報はサーバ装置1の情報提示機能により、前記各端末に提示されるようになっている。
ここで、情報提示機能は、前記データベースに登録されたデータファイルの情報を読み出し、Web情報に編集して提供する機能であり、調達元請端末2や調達先端末3、納品代行端末4を、インターネットに接続してサーバ装置1が提供するWebサイトにアクセスし、同サイト上でIDコードや登録パスワードの入力といった認証処理を経てログインすることにより、商品の発注や発送、納品に関わる進捗情報を前記各端末の表示部に表示し或いは印字出力し、また、前記商品の注文ナンバーや請書番号、その他のデータを検索条件として入力し、必要な情報を検索して前記各端末に送信し、表示部に表示したり印字出力したりすることができるようになっている。
ここで、例えば、調達元請会社からの1,000個の商品の発注について、調達先会社が500個ずつ納期をずらして二回に分けて納品するような場合には、注文ナンバー(例えば注文ナンバー555)を特定して納期日と数量を入力する際に「分納」を指定すると、前記注文ナンバーに基づいて複数の枝番(注文ナンバー555−1、555−2、・・・)が設定されるようになっており、各枝番について納期日と納品する数量の入力を受け付けて登録することができるようになっている。
ここで、前記例示の如く、調達元請会社からの1,000個の商品の発注について、調達先会社が500個ずつ梱包を分けて、或いは納期をずらして二回に分けて納品するような場合に、注文ナンバーを特定して納入日と納品数量を入力する際に「分納」を指定すると、注文ナンバーに基づいて枝番が設定され、各枝番について納入日と納入数量の入力を受け付けることができるようになっている。
納入情報更新部12kにより前記発注情報データファイル11bの納入数量データと納期日データが更新登録されるのに伴って、納品書データ作成部12hは、前記注文ナンバーに基づく各枝番で更新登録された数量及び納期日のデータにより納品書データを枝番毎に作成して納品書データファイル11fに登録し、前記納品書データ提供部12iにより、前記図14に示された、注文ナンバーの枝番毎の納品書印刷形式のデータが、通信ネットワーク5を介してサーバ装置1に接続した調達先端末3に提供される。
輸送処理情報受信部12rは、通信ネットワーク5を介してサーバ装置1に接続した納品代行端末41に対して、納品代行会社から依頼主会社宛てに発送が完了した商品に関する情報の入力を受け付け、輸送処理情報データファイル11mを作成し登録する処理部である。
輸送処理情報通知部12sは、前記輸送処理情報データファイル11mが作成されたときに、依頼主会社への発送が完了した商品の注文ナンバーや請書番号を基にマスタデータファイル11aを参照して、商品の発注先である調達元請会社を特定するとともに登録された調達元請端末2の電子メールアドレス宛てに、依頼主会社への商品の発送が完了した旨の発注があった旨の電子メールを送信する処理部である。
在庫情報作成部12tは、前記輸送処理情報データファイル11mが作成されたときに、該当の商品の在庫情報データファイル11kを更新する処理部であり、納品代行会社が保管している該当の商品の数から前記輸送された商品の数が減算されて、在庫情報データファイル11kの商品の在庫数を更新登録する処理部である。
図5に示されるように、商品の発注処理は、調達元請端末2からサーバ装置1に商品の発注情報を入力し、発注情報データファイル11bを登録することにより行われる。
先ず、調達元請会社の受注部門である営業担当がメーカーなどの依頼主会社から商品の調達依頼を受け(S1)、営業部は購買担当に注文ナンバー及び請書番号毎で商品の調達を依頼する(S2)。
受注処理は、サーバ装置1に登録された発注情報データを調達先端末3により確認することにより行われる。
発注情報の確定に伴い、サーバ装置1は、前記調達先会社識別情報から特定される調達先会社に対し、商品の発注が発生した旨の注文情報通知を調達先端末3宛てに電子メールを送信して行う(S5)。また、サーバ装置1は、注文書データを作成し、注文書データファイル11dを登録する(S6)。この注文書データは、調達元請端末2から入力された商品識別情報を、調達先会社が使用する商品識別情報に変換して作成され、これにより、調達元請会社と調達先会社双方の購買担当が商品識別情報を照合し変換する手間が省け、事務処理上の負担が軽減される。
なお、前記商品発注情報に複数の発注商品のデータが含まれる場合、サーバ装置1は、各商品の発送を担当する調達先会社毎に仕分けして、調達先会社毎の注文者データを作成して登録し、各調達先会社の調達先端末3宛てに注文情報が電子メールにて通知される。
そして、確認する注文内容を指定し、その情報のダウンロードを操作することで、図10に示されるような、リスト形式の注文書データがサーバ装置1から送信される(S8)。なお、調達先端末3が注文データの確認操作がされた事項は、発注情報データファイル11bに更新登録される。
納期回答処理は、調達先端末3からサーバ装置1に納期日データを送信し、サーバ装置1がこれを登録することにより行われる。
調達元請会社が指定した納期に対して調達先会社が回答する場合、調達先端末3をサーバ装置1が開設するWebサイトに接続し、図11に示されるような、納期回答処理メニューを調達先端末3の表示部に表示させ、同メニュー内で商品毎に納期回答データを入力し、サーバ装置1に送信する。納期回答データを受信したサーバ装置1は、納期回答データファイル11eを作成して登録し、併せて発注情報データファイル11bに反映させて更新登録する(S9)。
納期回答データの入力は、一の注文ナンバーにおける一つ又は複数の商品について可能となっており、同一の注文ナンバーで発注された商品の納期日が異なる場合や納品時の梱包が複数になる場合などには、前記納期回答処理メニュー内で「分納」を指定すると、注文ナンバーに基づいて複数の枝番が設定され、各枝番について納期日や納品する数量などのデータを入力することができ、入力された各枝番の情報が注文ナンバーに関連付けて発注情報データファイル11bに登録されるようになっている。
図6に示されるように、サーバ装置1は、前記納期回答データファイル11eの納期日データから所定期間経過したときに、調達先端末3の電子メールアドレス宛てに、商品の納期が近付いている旨の電子メールを送信し(S10)、これを受領した調達先会社が納期の変更を希望する場合に納期変更処理が行われる。
納期変更処理は、納期回答処理と同様に、調達先端末3をサーバ装置1が開設するWebサイトに接続し、図11に示された納期回答処理メニューを調達先端末3の表示部に表示させた状態で、同メニュー内で商品毎に納期回答データを入力し、サーバ装置1に送信することにより行われる。納期変更する回答データを受信したサーバ装置1は、納期回答データファイル11eと発注情報データファイル11bに反映させて更新登録する(S11)。注文ナンバーに枝番が設定されている場合には、各枝番の納期日データと納品する数量のデータを変更可能となっている。
このように、調達先会社に納期変更の機会を設けることで、確実な納期データが得られ、納期遵守率の向上が図られることになる。
調達先会社で発注を受けた商品が取り揃えられたならば、商品の発送処理が行われる。
図7に示されるように、サーバ装置1は納期が近付いた商品について納品書データを自動で作成してこれを納品書データファイル11fに登録する。調達先会社は、調達先端末3をサーバ装置1が開設するWebサイトに接続し、図13に示された納品書印刷指示出力メニューを調達先端末3の表示部に表示させた状態で、発送する該当の商品を検索し、発送する商品の納入数量と納入日のデータを入力し、サーバ装置1に送信する(S12)。
サーバ装置1は、受信したデータを前記納品書データフィル11fと発注情報データファイル11bに更新登録する。そして、調達先端末3の送信要求に応じて、サーバ装置1は納品書データファイルを送信し、調達先端末3は、図14に示される伝票を発行する(S13)。
ここで、同図の伝票は、納品書、受領書、工程管理票及び現品票を一枚の用紙上に印字出力するレイアウト構成のもので各書面がミシン目に沿って分離できるようになっている。納品書、工程管理票及び現品票に印字されたバーコードは、商品の注文ナンバーと請書番号などのデータをバーコードに変換したものである。発行された伝票は、調達先会社から商品を発送する際に商品に付帯させて納品代行会社へと送付される。
なお、注文ナンバーに枝番が設定されている場合、調達先端末3の送信要求に応じて、枝番毎の納品書印刷形式の納品書データファイルがサーバ装置1から送信され、調達先端末3は図14に示された各枝番の伝票を発行し、発行された伝票は各枝番毎に梱包された商品に付帯させて納品代行会社へと送付される。
調達先端末3に納品書データファイルを送信したならば、サーバ装置1は、入庫予定情報を作成し、入庫予定情報データファイル11gに登録する。また、納品書データがダウンロードされた経過にある旨が発注情報データファイル11b、注文書データファイル11dなどの各データファイルに更新登録される。
調達先会社から発送された商品を納品代行会社が受け入れたならば、納品代行端末4のハンディターミナル42で商品に付帯した前記伝票のバーコードを読み取って、入庫した商品の注文ナンバーと請書番号を含む商品発注情報を納品代行端末4に取り込み、これを前記Webサイトに接続した納品代行端末4からサーバ装置1へと送信し、サーバ装置1は入庫情報ファイル11gに更新登録するとともに(S14)、発注した商品の内、入庫されたものを消し込んだ入庫確定情報を作成し、入庫確定情報データファイル11hに登録する。発注情報データファイル11bなどの各データファイルにも入庫された旨が更新登録される。
なお、商品に付帯した前記伝票の内、受領書は調達先会社に返送され、納品書と工程管理票は調達元請会社に送付される。入庫した商品は、前記伝票の現品票が貼られて納品代行会社の倉庫に一時的に保管される。また、前記商品の入り数、ケース数を登録後、ハンディターミナル42から図16に示されるラベルが入庫したケース数だけ印字出力され、各ケースにラベルが貼られて保管される。
サーバ装置1により出荷指示情報データが登録されたならば、納品代行会社は、納品代行端末4からサーバ装置1に対して、前記注文ナンバーと請書番号により特定された出荷する商品の出荷作業情報の送信を要求し、サーバ装置1は出荷作業情報データファイル11jから出荷作業情報データを送信し、納品代行会社は、納品代行端末4で受信した出荷作業情報データに基づいて、梱包処理、インボイス作成処理及び出荷処理を行う。
梱包処理では、入庫された商品の中から出荷指示を受けて持ち出す商品を特定し、前記商品の梱包仕様に沿って商品を梱包する。
ここで、梱包処理は、出荷する商品をピッキングした後、商品に貼られた、前記図16に示されたラベルのバーコードをハンディターミナル42で読み込んで、前記出荷作業情報データファイル11jによって特定された商品か否かの照合を行い、前記出荷作業情報データファイル11jに基づく包装仕様に基づき商品をケース数単位で包装箱に梱包し、包装箱に収納後、ハンディターミナル42から発送ラベルが印字出力され、包装箱に貼られる(S18)。
梱包後、包装箱のサイズと重量をハンディターミナル42を入力し、これら梱包処理に関する情報が、Webサイトに接続した納品代行端末4からサーバ装置1へと送信され、サーバ装置1は出荷作業情報データファイル11jに更新登録する(S19)。
梱包処理後、納品代行会社は、納品代行端末4をサーバ装置1に接続し、前記出荷作業情報データファイル11jを参照しながらインボイスを作成する(S20)。作成されたインボイスデータは、納品代行端末4からサーバ装置1に送信して登録され、調達元請端末2にインボイスデータを表示せしめて調達元請会社で確認に供される。
そして、調達元請会社がインボイスの内容を了承し、その情報が調達元請端末2及びサーバ装置1を経て納品代行端末4で受信されたならば、納品代行会社は、前記商品が包装された包装箱を依頼主会社へと配送する。
配送作業が完了した旨及び商品の積込情報は、輸送処理情報として納品代行端末4からサーバ装置1へと送信され、サーバ装置1は受信した情報を、発注情報データファイル11bや入庫確定情報データファイル11h、出荷指示情報データファイル11i、輸送処理情報データファイル11mなどの各データファイルに出荷完了履歴情報及びとして登録する。
また、輸送処理情報データファイル11mが作成されたならば、サーバ装置1は、商品の発注先である調達元請会社を特定するとともに登録された調達元請端末2の電子メールアドレス宛てに、依頼主会社への商品の発送が完了した旨の発注があった旨の電子メールを送信し(S21)、さらに、商品の在庫情報データファイル11kのうち、納品代行会社が保管している該当の商品の数から前記輸送された商品の数を減じて、在庫情報データファイル11kの商品の在庫数を更新登録する(S22)。
すなわち、前記発注情報管理システムによれば、調達元請会社で使用する商品識別情報と調達先会社で使用する商品識別情報を対応づけた商品対応情報により、調達元請会社より入力される商品識別情報を含む発注情報を、調達先会社が使用する商品識別情報に変換して調達先会社に提示することにより、従来のような商品識別情報の照合や変換といった事務処理上の手続きが不要となり、調達元請会社と調達先会社双方の発注及び受注業務の煩雑さを解消することができる。
また、調達先会社に受注処理後でも納期日の変更の機会が与えられるので、調達先会社の確実な納期予定情報を回収することができ、納期日の変更があったときはその情報が発注情報に更新登録されるので、調達元請会社は、商品が納品されるまでの進捗状況をリアルタイムで確認することができ、これにより発注及び納期管理業務の事務処理上の負担の軽減を図ることができる。
また、調達先会社は商品を発送する際に納品書データから所定様式の納品書類を印刷して用いることで発送業務における帳票類作成の負担が軽減される。一方、調達元請会社にとっても納品書類の発行手続きは調達先会社において行われるため、従来の如く調達元請会社が各調達先会社のために部品納品前に納品書類を作成して送付しておく手間は省略され、しかも各調達先会社で様式が同じ納品書類印刷し商品に添付して納品されるので、調達元請会社の納品業務における事務処理上の負担が大幅に軽減されることとなる。納品代行会社においては、商品に付された前記納品書類から入庫情報を取得し、これを入庫確定情報に反映させることで、調達元請会社は商品の在庫数を正確に把握することができる。
このように発注した商品の納期が守られ(納期遵守率100%)、且つリアルタイムで在庫の確認ができることで、前記「緊急出荷」が不要となり、余分な流通在庫を持たなくてもよいので、商品の業者間の流通コストを削減することが可能となる。
さらに調達先会社は、受注処理において注文書形式の注文書データが提供されるので、このデータを自社において加工するなどして、受注商品毎の生産計画を立案するためのデータとして用いることができる。
上記の通り、本発明の発注情報管理システムは、通信ネットワーク上に商品の発注から受注、納品に至るまでの情報を処理する場を提供し、これに調達元請会社と調達先会社がそれぞれの情報処理端末を接続して情報を入力し、商品の発注情報などの各情報が入力されたタイミングで登録情報を更新し、同時に受注先や発注先に情報が入力された旨をメールやアラートによって通知して、商品が納品されるまでの進捗状況や注文を受けた商品の処理状況などを確認することができる。調達元請会社と調達先会社はともに通信ネットワークに接続可能な情報処理端末を保有してさえいれば本発明のシステムを利用可能であり、本発明のシステムに取引相手先との商品の識別情報の対応情報を入力しておくだけで商品の識別情報の自動変換が行われて発注情報が処理され、調達元請会社が複数の調達先会社に商品を発注する形態(1:N)や調達先会社が複数の調達元請会社から商品の受注を受ける形態(N:1)など、調達元請会社と調達先会社の双方で取引相手先が多数ある場合に、調達元請会社と調達先会社の双方の事務処理上の負担を軽減する上で本発明は極めて有用である。
Claims (4)
- 商品を発注する複数の調達元請会社の調達元請端末と、発注に応じて商品を発送する複数の調達先会社の調達先端末と、調達先会社から発送される商品の調達元請会社への納品を代行する納品代行会社の納品代行端末とが通信ネットワークを介して接続され、前記商品の発注から納品までの情報を処理する商品発注支援装置において、
前記調達元請会社及び調達先会社を特定する情報からならマスタデータ記憶部と、
前記調達元請会社における商品識別情報と調達先会社における商品識別情報を対応づけた商品対応情報記憶部と、
前記調達元請端末から送信される、商品識別情報と当該商品を発送する荷主会社の識別情報を含む発注情報を受信する発注情報受信部と、
前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の発注があった旨を通知する注文情報通知部と、
前記商品対応情報記憶部を参照して前記発注情報の商品識別情報を該当の調達先会社における商品識別情報に変換した注文書データを作成する注文書データ作成部と、
通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、前記作成された注文書データを調達先端末に送信する注文書データ提供部と、
調達先端末から送信される、前記注文情報に含まれる商品の納期日の変更データを受信する納期回答データ受信部と、
前記発注情報に含まれる納期日を前記受信した納期回答データの納期日に変更する納期情報更新部と、
前記納期回答データに記憶された納期日よりも所定期間前の期日を経過したときに納期通知情報を作成して該当の調達先端末に送信する納期情報通知部と、
前記発注情報から商品の納品書データを作成する納品書データ作成部と、
調達先端末から送信される、通信ネットワークを介して、前記納品書データに含まれる商品の納入数量と納入日のデータを受信する納入情報受信部と、
通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、印刷形式の納品書データを送信する納品書データ提供部と、
前記納入情報を受信した商品についての入庫予定情報を作成する入庫予定情報作成部と、
前記印刷形式の納品書データを用いて印刷された納品書が付された商品が納品代行会社に入庫にされたときに納品代行端末から送信される前記商品の入庫情報を受信する入庫情報受信部と、
前記入庫情報を受信した商品についての入庫確定情報を作成する入庫確定情報作成部と、
納品代行端末から送信される商品の輸送処理情報を受信する輸送処理情報受信部と、
前記輸送処理情報を受信した商品について前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の輸送が完了した旨を通知する輸送処理情報通知部と、
を備えることを特徴とする商品発注支援装置。 - 商品を発注する複数の調達元請会社の調達元請端末と、発注に応じて商品を発送する複数の調達先会社の調達先端末と、調達先会社から発送される商品の調達元請会社への納品を代行する納品代行会社の納品代行端末とが通信ネットワークを介して接続され、前記商品の発注から納品までの情報を処理する商品発注支援装置を実現するためコンピュータによって以下の機能を実現するための商品発注支援プログラムであって、
前記調達元請端末から送信される、商品識別情報と当該商品を発送する荷主会社の識別情報を含む発注情報を受信する発注情報受信部と、
前記コンピュータの記憶部に記憶された前記調達元請会社及び調達先会社を特定する情報からならマスタデータを参照して、商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の発注があった旨を通知する注文情報通知部と、
前記コンピュータの記憶部に記憶された前記調達元請会社における商品識別情報と調達先会社における商品識別情報を対応づけた商品対応情報を参照して、前記発注情報の商品識別情報を該当の調達先会社における商品識別情報に変換した注文書データを作成する注文書データ作成部と、
通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、前記作成された注文書データを調達先端末に送信する注文書データ提供部と、
調達先端末から送信される、前記注文情報に含まれる商品の納期日の変更データを受信する納期回答データ受信部と、
前記発注情報に含まれる納期日を前記受信した納期回答データの納期日に変更する納期情報更新部と、
前記納期回答データに記憶された納期日よりも所定期間前の期日を経過したときに納期通知情報を作成して該当の調達先端末に送信する納期情報通知部と、
前記発注情報から商品の納品書データを作成する納品書データ作成部と、
調達先端末から送信される、通信ネットワークを介して、前記納品書データに含まれる商品の納入数量と納入日のデータを受信する納入情報受信部と、
通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、印刷形式の納品書データを送信する納品書データ提供部と、
前記納入情報を受信した商品についての入庫予定情報を作成する入庫予定情報作成部と、
前記印刷形式の納品書データを用いて印刷された納品書が付された商品が納品代行会社に入庫にされたときに納品代行端末から送信される前記商品の入庫情報を受信する入庫情報受信部と、
前記入庫情報を受信した商品についての入庫確定情報を作成する入庫確定情報作成部と、
納品代行端末から送信される商品の輸送処理情報を受信する輸送処理情報受信部と、
前記輸送処理情報を受信した商品について前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の輸送が完了した旨を通知する輸送処理情報通知部と、
をコンピュータによって実現するための商品発注支援プログラム。 - 請求項1に記載の商品発注支援装置が、調達元請端末、調達先端末及び納品代行端末と通信ネットワークを介して接続して各端末と通信可能であって、前記調達元請会社及び調達先会社を特定する情報からならマスタデータと、前記調達元請会社における商品識別情報と調達先会社における商品識別情報を対応づけた商品対応情報が記憶されたサーバ装置により構成された商品発注支援システム。
- 商品を発注する複数の調達元請会社の調達元請端末と、発注に応じて商品を発送する複数の調達先会社の調達先端末と、調達先会社から発送される商品の調達元請会社への納品を代行する納品代行会社の納品代行端末と、サーバ装置とを通信ネットワークを介して接続してなるシステムを利用して商品の発注から納品までの情報を処理する方法において、
前記サーバ装置には、前記調達元請会社及び調達先会社を特定する情報からならマスタデータと前記調達元請会社における商品識別情報と調達先会社における商品識別情報を対応づけた商品対応情報が記憶されており、
前記調達元請端末が、商品識別情報と当該商品を発送する荷主会社の識別情報を含む発注情報をサーバ装置に送信するステップと、
前記サーバ装置が、
前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の発注があった旨を通知するステップと、
前記商品対応情報記憶部を参照して前記発注情報の商品識別情報を該当の調達先会社における商品識別情報に変換した注文書データを作成するステップと、
通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、前記作成された注文書データを調達先端末に送信するステップと、
調達先端末から送信される、前記注文情報に含まれる商品の納期日の変更データを受信するステップと、
前記発注情報に含まれる納期日を前記受信した納期回答データの納期日に変更するステップと、
前記納期回答データに記憶された納期日よりも所定期間前の期日を経過したときに納期通知情報を作成して該当の調達先端末に送信するステップと、
前記発注情報から商品の納品書データを作成するステップと、
調達先端末から送信される、通信ネットワークを介して、前記納品書データに含まれる商品の納入数量と納入日のデータを受信するステップと、
通信ネットワークを介して接続した調達先端末からの送信要求に応じて、印刷形式の納品書データを送信するステップと、
前記納入情報を受信した商品についての入庫予定情報を作成するステップと、
前記印刷形式の納品書データを用いて印刷された納品書が付された商品が納品代行会社に入庫にされたときに納品代行端末から送信される前記商品の入庫情報を受信するステップと、
前記入庫情報を受信した商品についての入庫確定情報を作成するステップと、
納品代行端末から送信される商品の輸送処理情報を受信するステップと、
前記輸送処理情報を受信した商品について前記マスタデータ記憶部を参照して商品の発注先である調達先会社を特定し、通信ネットワークを介して特定された調達先会社の調達先端末に商品の輸送が完了した旨を通知するステップと、
の各処理ステップを実行することを特徴とする商品の発注情報処理方法。
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