JP2011048535A

JP2011048535A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2011048535A
Application number: JP2009195273A
Authority: JP
Inventors: Toshihiro Mori; 俊浩森
Original assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Current assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc
Priority date: 2009-08-26
Filing date: 2009-08-26
Publication date: 2011-03-10
Anticipated expiration: 2029-08-26
Also published as: JP5051197B2

Abstract

【課題】パフォーマンスを向上しつつ、通知を必要とするユーザに対して十分な通知を行え、利便性がよい文書管理システムを提供する。
【解決手段】サーバ２の共有部に保持される文書に変化があったとき、サーバ２の決定部は、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を決定し、サーバ２の通知部は、通知頻度および通知優先度に基づいて、文書の変化の内容をパソコン１Ａ〜１Ｄに通知する。
【選択図】図１Ａ

Description

この発明は、文書管理システムに関する。

一般に、ユーザが作成した文書の管理を行うソフトウェアが存在する。この文書管理ソフトウェアは、異なる文書作成ソフトウェア（例えば、Word，Excel等）で作成した文書の管理や編集作業の利便性を向上させる。

この文書管理ソフトウェアには、個人ユーザが利用するユーザ版と、複数ユーザが利用するサーバ版が存在する。

サーバ版では、サーバ内の共有フォルダに文書を登録し、複数のユーザで文書を共有し参照できる仕組みになっている。登録された文書は、その付加情報と共に、データベースとして保持されている。

そして、共有フォルダの文書が変更され、共有フォルダに文書が追加された場合、その都度、その変更等の内容を、全てのユーザに反映して、リフレッシュ処理が行われる。

このとき、サーバ版において、共有するユーザ数が多くなると、システム全体のパフォーマンスにかかる負荷が大きくなる。

そして、「全文書に対して、文書イメージをサムネイル（画像）で表示する」という点や「ＭＦＰとの連携や、画像処理との連携機能があり、画像を扱う頻度が多い」という点のような、文書管理システムの特有の性質上、パフォーマンスへの影響が、一層顕著となり、改善が必要であった。

そこで、従来、文書管理システムとしては、文書を登録するフォルダ内に、文書が登録や更新されたことを通知する宛先情報を記載した文書をおき、この宛先文書に記載された宛先に、通知を行うものがある（特開２００６−２１５８２９号公報：特許文献１参照）。

特開２００６−２１５８２９号公報

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、文書が登録や更新されたとき、宛先文書の宛先に通知を行うため、通知するユーザを臨機応変に変更できず、利便性が悪い問題があった。例えば、通知を必要としているユーザに対して十分な通知を行うことができなかった。

そこで、この発明の課題は、パフォーマンスを向上しつつ、通知を必要とするユーザに対して十分な通知を行え、利便性がよい文書管理システムを提供することにある。

上記課題を解決するため、この発明の文書管理システムは、
文書を作成する複数の演算処理部と、
上記演算処理部によって作成された文書を保持すると共にこの文書を全ての上記演算処理部に共有させる共有部と、
上記各演算処理部の使用状況を記憶する記憶部と、
上記記憶部に記憶された上記各演算処理部の使用状況に基づいて、上記共有部に保持される文書に変化があったときのこの変化の内容を上記各演算処理部に通知する通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を、決定する決定部と、
上記決定部に決定された通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知する通知部と
を備え、
特定のタイミングで、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知することを特徴としている。

ここで、「共有部に保持される文書に変化があったとき」とは、例えば、共有部に既に保持されている文書を演算処理部によって変更したときや、共有部に新たな文書を演算処理部によって追加したときや、共有部に既に保持されている文書を演算処理部によって削除したときである。

この発明の文書管理システムによれば、特定のタイミングで、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知するので、特定のタイミングとして例えば文書に変化があるたびに、その変化の内容を、必ずしも全ての演算処理部（ユーザ）に反映させる必要はなく、演算処理部の数量が多くなっても、システム全体のパフォーマンスにかかる負荷を軽減できる。

また、各演算処理部の使用状況に基づいて、各演算処理部の通知頻度や通知優先度を決定し、この通知頻度や通知優先度に基づいて変化の内容を演算処理部に通知するため、通知する演算処理部（ユーザ）を臨機応変に変更でき、利便性がよくなる。例えば、変化の内容の通知を必要としている演算処理部に対して、その変化の内容を十分に通知できる。

また、一実施形態の文書管理システムでは、
文書をスキャニングする画像形成装置を有し、
上記共有部は、上記画像形成装置によってスキャニングされた文書を保持すると共にこの文書を全ての上記演算処理部に共有させ、
上記特定のタイミングとして、上記共有部が上記画像形成装置によってスキャニングされた文書を保持したとき、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知する。

この実施形態の文書管理システムによれば、上記特定のタイミングとして、上記共有部が上記画像形成装置によってスキャニングされた文書を保持したとき、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知するので、画像形成装置にスキャニングされた文書についても、このスキャニングの文書の通知を必要とする演算処理部（ユーザ）に対して十分な通知を行え、利便性が一層向上する。

また、一実施形態の文書管理システムでは、上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の稼働状況である。

ここで、「演算処理部の稼働状況」とは、例えば、演算処理部の電源のＯＮ／ＯＦＦや、演算処理部にインストールされた文書管理ソフトウェアの稼動状況である。

この実施形態の文書管理システムによれば、上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の稼働状況であり、演算処理部が稼働しているとき、この演算処理部の通知頻度や通知優先度を上げるように決定する。

また、一実施形態の文書管理システムでは、上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の画面における作業状況である。

ここで、「演算処理部の画面における作業状況」とは、例えば、演算処理部の画面のＧＵＩ（Graphical User Interface）の状態をいい、具体的には、演算処理部の画面に、演算処理部にインストールされた文書管理ソフトウェアが前面に表示されているか、ファイル表示領域が表示されているか、または、共有部のフォルダが表示されているかである。

この実施形態の文書管理システムによれば、上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の画面における作業状況であり、演算処理部が画面において作業しているとき、この演算処理部の通知頻度や通知優先度を上げるように決定する。

また、一実施形態の文書管理システムでは、上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の上記共有部へのアクセスの頻度である。

この実施形態の文書管理システムによれば、上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の上記共有部へのアクセスの頻度であり、演算処理部の共有部へのアクセスの頻度が多いとき、この演算処理部の通知頻度や通知優先度を上げるように決定する。

また、一実施形態の文書管理システムでは、上記特定のタイミングとは、上記共有部に保持される文書に変化があったときである。

また、一実施形態の文書管理システムでは、上記特定のタイミングとは、上記演算処理部の使用状況に変化があったときである。

この発明の文書管理システムによれば、特定のタイミングで、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知するので、パフォーマンスを向上しつつ、通知を必要とするユーザに対して十分な通知を行え、利便性がよくなる。

本発明の文書管理システムの一実施形態を示す簡略構成図である。サーバの簡略構成図である。共有部に保持されている共有フォルダのデータベースを示す表である。記憶部に記憶されている各パソコンの使用状況のデータベースを示す表である。通知頻度および通知優先度の決定方法を説明するフローチャートである。

以下、この発明を図示の実施の形態により詳細に説明する。

図１Ａは、この発明の文書管理システムの一実施形態である簡略構成図を示している。図１Ａに示すように、この文書管理システムは、複数の演算処理部としてのパソコン（パーソナルコンピュータ）１Ａ〜１Ｄと、サーバ２と、画像形成装置としてのＭＦＰ（Multifunction Peripheral：多機能画像形成装置）３とを有する。パソコン１Ａ〜１Ｄとサーバ２とＭＦＰ３とは、ネットワークＮを介して、接続されている。

上記パソコン１Ａ〜１Ｄは、４つあり、第１のパソコン１Ａ、第２のパソコン１Ｂ、第３のパソコン１Ｃおよび第４のパソコン１Ｄがある。上記各パソコン１Ａ〜１Ｄには、互いに異なるユーザが割り当てられている。ユーザは、上記パソコン１Ａ〜１Ｄによって、文書を作成する。パソコン１Ａ〜１Ｄには、ユーザ版の文書管理ソフトウェアがインストールされている。

ここで、ユーザ版の文書管理ソフトウェアとは、様々なペーパー文書や、様々なアプリケーションで作成された文書などの電子化統合管理を行うソフトウェアである。そして、このソフトウェアは、アプリケーションによる電子データ、スキャンデータ、ＷＥＢなどあらゆるデータを管理し、編集、加工、検索、配信などを容易にする。また、ＭＦＰ３のスキャナ機能との連携により、スキャンデータの自動取り込みや検索編集業務の効率化、多彩な自動出力など、ドキュメントワークフロー全体の自動化も可能となる。

上記サーバ２には、サーバ版の文書管理ソフトウェアがインストールされている。このサーバ版の文書管理ソフトウェアでは、ＭＦＰ３から送信されたスキャン文書や、パソコン１Ａ〜１Ｄのユーザ版の文書管理ソフトウェアから登録された文書の管理が行われる。

上記サーバ２は、図１Ｂに示すように、共有部２ａ、記憶部２ｂ、決定部２ｃおよび通知部２ｄを有する。この共有部２ａは、パソコン１Ａ〜１Ｄによって作成された文書を、データベース４の第１部分（共有フォルダ）として、保持すると共に、この文書を全てのパソコン１Ａ〜１Ｄに共有させる。

例えば、上記データベース４の第１部分には、図２に示すように、共有しているパソコン１Ａ〜１Ｄ（ユーザ）、登録文書の内容、および、登録文書の付加情報（例えば、登録日、登録者、容量、コメント）が保持されている。

上記記憶部２ｂは、上記各パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況を、データベース４の第２部分として、記憶する。上記パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況には、上記パソコン１Ａ〜１Ｄの稼働状況、上記パソコン１Ａ〜１Ｄの画面における作業状況、および、上記パソコン１Ａ〜１Ｄの上記共有部２ａへのアクセスの頻度がある。

ここで、「パソコン１Ａ〜１Ｄの稼働状況」とは、例えば、パソコン１Ａ〜１Ｄの電源のＯＮ／ＯＦＦや、パソコン１Ａ〜１Ｄのユーザ版の文書管理ソフトウェアの稼動状況である。また、「パソコン１Ａ〜１Ｄの画面における作業状況」とは、例えば、パソコン１Ａ〜１Ｄの画面のＧＵＩ（Graphical User Interface）の状態をいい、具体的には、パソコン１Ａ〜１Ｄのユーザ版の文書管理ソフトウェアの画面状況をいい、このソフトウェアが前面に表示されているか、ファイル表示領域が表示されているか、または、サーバ２（共有部２ａ）のフォルダが表示されているかである。

例えば、上記データベース４の第２部分には、図３に示すように、各パソコン１Ａ〜１Ｄにおける、稼働状況、文書管理ソフトウェアの画面状況、および、アクセス頻度が記憶されている。

上記決定部２ｃは、上記記憶部２ｂに記憶された各パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況に基づいて、上記共有部２ａに保持される文書に変化があったときのこの変化の内容を各パソコン１Ａ〜１Ｄに通知する通知頻度および通知優先度を、各パソコン１Ａ〜１Ｄ毎に、決定する。

ここで、「共有部２ａに保持される文書に変化があったとき」とは、例えば、共有部２ａに既に保持されている文書をパソコン１Ａ〜１Ｄによって変更したときや、共有部２ａに新たな文書をパソコン１Ａ〜１Ｄによって追加（登録）したときや、共有部２ａに既に保持されている文書をパソコン１Ａ〜１Ｄによって削除したときである。

具体的に述べると、パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況が、パソコン１Ａ〜１Ｄの稼働状況である場合、パソコン１Ａ〜１Ｄが稼働しているとき、上記決定部２ｃは、このパソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度や通知優先度を上げるように決定する。

また、パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況が、パソコン１Ａ〜１Ｄの画面における作業状況である場合、パソコン１Ａ〜１Ｄが画面において作業しているとき、上記決定部２ｃは、このパソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度や通知優先度を上げるように決定する。

また、パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況が、パソコン１Ａ〜１Ｄの上記共有部２ａへのアクセスの頻度である場合、パソコン１Ａ〜１Ｄの共有部２ａへのアクセスの頻度が多いとき、上記決定部２ｃは、このパソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度や通知優先度を上げるように決定する。

上記通知部２ｄは、上記決定部２ｃに決定された通知頻度および通知優先度に基づいて、上記変化の内容を上記パソコン１Ａ〜１Ｄに通知する。

そして、特定のタイミングで、上記決定部２ｃは、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を決定し、上記通知部２ｄは、上記通知頻度および通知優先度に基づいて、上記変化の内容を上記パソコン１Ａ〜１Ｄに通知する。この特定のタイミングとは、例えば、上記共有部２ａに保持される文書に変化があったときや、上記パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況に変化があったときである。

上記ＭＦＰ３は、文書をスキャニングするスキャン機能を有する。上記サーバ２の共有部２ａは、ＭＦＰ３によってスキャニングされた文書を保持すると共に、この文書を全てのパソコン１Ａ〜１Ｄに共有させる。

そして、上記特定のタイミング（特に、上記共有部２ａに保持される文書の変化）として、共有部２ａがＭＦＰ３によってスキャニングされた文書を保持したとき、上記決定部２ｃは、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を決定し、上記通知部２ｄは、上記通知頻度および通知優先度に基づいて、上記変化の内容をパソコン１Ａ〜１Ｄに通知する。

次に、上記構成の文書管理システムの動作を説明する。

図１Ａに示すように、第４のパソコン１Ｄにおいて、図２に示す「週報（０９０２２７）．ｘｌｓ」というファイル名の文書の登録を行うと、サーバ２は、データベース４（共有フォルダ）に、その文書の情報を登録する。このとき、サーバ２は、登録を行った第４のパソコン１Ｄを確認する。

その後、サーバ２は、各パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況を、データベース４で確認する。つまり、サーバ２は、稼働状況、文書管理ソフトウェアの画面状況、および、アクセス頻度を確認する。

そして、サーバ２は、各パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況に基づいて、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を、決定する。

ここでは、通知頻度として、第１のパソコン１Ａおよび第２のパソコン１Ｂに対して、毎回、通知を行い、第３のパソコン１Ｃに対して、３回に１回通知を行い、第４のパソコン１Ｄに対して、通知を行わない。また、通知優先度として、第１のパソコン１Ａが１番目であり、第２のパソコン１Ｂが２番であり、第３のパソコン１Ｃが３番目である。

その後、サーバ２は、上記通知頻度と通知優先度に従い、各パソコン１Ａ〜１Ｄに通知を行う。この通知される内容は、第４のパソコン１Ｄによって登録された文書において、データベース４の内容と文書情報（サムネイル画像等）である。

なお、ＭＦＰ３によって、スキャニングされた文書を、サーバ２に登録した場合も、同様に、サーバ２は、各パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況に基づいて、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を、決定して、各パソコン１Ａ〜１Ｄに通知を行う。

次に、上記通知頻度および通知優先度の決定方法について説明する。

図４に示すように、まず、各パソコン１Ａ〜１Ｄが稼働しているか否かを判断し（ステップＳ１）、稼働していないパソコンに対して、通知頻度として、通知しないものとし、通知優先度として、最も低い８番目とする。

一方、稼働しているパソコンに対して、さらに、文書管理ソフトウェアの画面状況において、ソフトウェアが前面に表示されているか否かを判断する（ステップＳ２）。前面に表示されていないパソコンに対して、通知頻度として、通知しないものとし、通知優先度として、７番目とする。

一方、前面に表示されているパソコンに対して、さらに、文書管理ソフトウェアの画面状況において、ファイル表示領域が表示されているか否かを判断する（ステップＳ３）。ファイル表示領域が表示されていないパソコンに対して、通知頻度として、３回に１回通知するものとし、通知優先度として、６番目とする。

一方、ファイル表示領域が表示されているパソコンに対して、さらに、文書管理ソフトウェアの画面状況において、サーバのフォルダが表示されているか否かを判断する（ステップＳ４）。サーバのフォルダが表示されていないパソコンに対して、通知頻度として、３回に１回通知するものとし、通知優先度として、５番目とする。

一方、サーバのフォルダが表示されているパソコンに対して、さらに、サーバへのアクセス頻度において、１週間以内にアクセスがあったか否かを判断する（ステップＳ５）。１週間以内にアクセスがないパソコンに対して、通知頻度として、毎回通知するものとし、通知優先度として、４番目とする。

一方、１週間以内にアクセスがあるパソコンに対して、さらに、サーバへのアクセス頻度において、１時間以内にアクセスがあったか否かを判断する（ステップＳ６）。１時間以内にアクセスがないパソコンに対して、通知頻度として、毎回通知するものとし、通知優先度として、３番目とする。

一方、１時間以内にアクセスがあるパソコンに対して、さらに、サーバへのアクセス頻度において、１０分以内にアクセスがあったか否かを判断する（ステップＳ７）。１０分以内にアクセスがないパソコンに対して、通知頻度として、毎回通知するものとし、通知優先度として、２番目とする。一方、１０分以内にアクセスがあるパソコンに対して、通知頻度として、毎回通知するものとし、通知優先度として、１番目とする。

上記構成の文書管理システムによれば、特定のタイミングで、決定部２ｃは、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を決定し、通知部２ｄは、通知頻度および通知優先度に基づいて、変化の内容をパソコン１Ａ〜１Ｄに通知するので、特定のタイミングとして例えば文書に変化があるたびに、その変化の内容を、必ずしも全てのパソコン１Ａ〜１Ｄ（ユーザ）に反映させる必要はなく、パソコン１Ａ〜１Ｄの数量が多くなっても、システム全体のパフォーマンスにかかる負荷を軽減できる。

また、各パソコン１Ａ〜１Ｄの使用状況に基づいて、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度や通知優先度を決定し、この通知頻度や通知優先度に基づいて変化の内容をパソコン１Ａ〜１Ｄに通知するため、通知するパソコン１Ａ〜１Ｄ（ユーザ）を臨機応変に変更でき、利便性がよくなる。例えば、変化の内容の通知を必要としているパソコン１Ａ〜１Ｄに対して、その変化の内容を十分に通知できる。

また、上記特定のタイミング（特に、共有部２ａに保持される文書の変化）として、共有部２ａがＭＦＰ３によってスキャニングされた文書を保持したとき、決定部２ｃは、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度および通知優先度を決定し、通知部２ｄは、通知頻度および通知優先度に基づいて、変化の内容をパソコン１Ａ〜１Ｄに通知するので、ＭＦＰ３にスキャニングされた文書についても、このスキャニングの文書の通知を必要とするパソコン１Ａ〜１Ｄ（ユーザ）に対して十分な通知を行え、利便性が一層向上する。

なお、この発明は上述の実施形態に限定されない。例えば、共有部２ａ、記憶部２ｂ、決定部２ｃおよび通知部２ｄは、サーバ２に含まれるが、他の演算処理部で構成されていてもよい。パソコン１Ａ〜１Ｄ、サーバ２およびＭＦＰ３の数量の増減は、自由である。また、画像形成装置として、ＭＦＰ３の代わりに、通常の画像形成装置を用いてもよい。なお、この発明の文書管理システムでは、ＭＦＰ３は必須の構成ではなく、ＭＦＰ３の構成を省略してもよい。

上記決定部２ｃは、各パソコン１Ａ〜１Ｄの通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部２ｄは、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、パソコン１Ａ〜１Ｄに通知するようにしてもよい。

１Ａ，１Ｂ，１Ｃ，１Ｄパソコン（演算処理部）
２サーバ
２ａ共有部
２ｂ記憶部
２ｃ決定部
２ｄ通知部
３ＭＦＰ（画像形成装置）
４データベース

Claims

文書を作成する複数の演算処理部と、
上記演算処理部によって作成された文書を保持すると共にこの文書を全ての上記演算処理部に共有させる共有部と、
上記各演算処理部の使用状況を記憶する記憶部と、
上記記憶部に記憶された上記各演算処理部の使用状況に基づいて、上記共有部に保持される文書に変化があったときのこの変化の内容を上記各演算処理部に通知する通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を、決定する決定部と、
上記決定部に決定された通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知する通知部と
を備え、
特定のタイミングで、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知することを特徴とする文書管理システム。
請求項１に記載の文書管理システムにおいて、
文書をスキャニングする画像形成装置を有し、
上記共有部は、上記画像形成装置によってスキャニングされた文書を保持すると共にこの文書を全ての上記演算処理部に共有させ、
上記特定のタイミングとして、上記共有部が上記画像形成装置によってスキャニングされた文書を保持したとき、上記決定部は、上記各演算処理部の通知頻度または通知優先度の少なくとも一方を決定し、上記通知部は、上記通知頻度または通知優先度の少なくとも一方に基づいて、上記変化の内容を上記演算処理部に通知することを特徴とする文書管理システム。
請求項１または２に記載の文書管理システムにおいて、
上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の稼働状況であることを特徴とする文書管理システム。
請求項１から３の何れか一つに記載の文書管理システムにおいて、
上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の画面における作業状況であることを特徴とする文書管理システム。
請求項１から４の何れか一つに記載の文書管理システムにおいて、
上記演算処理部の使用状況とは、上記演算処理部の上記共有部へのアクセスの頻度であることを特徴とする文書管理システム。
請求項１から５の何れか一つに記載の文書管理システムにおいて、
上記特定のタイミングとは、上記共有部に保持される文書に変化があったときであることを特徴とする文書管理システム。
請求項１から６の何れか一つに記載の文書管理システムにおいて、
上記特定のタイミングとは、上記演算処理部の使用状況に変化があったときであることを特徴とする文書管理システム。