JP2012098792A - 文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減すること。
【解決手段】複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、判定手段により書誌情報がないと判定された場合、フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、判定手段により書誌情報があると判定された場合、フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する登録手段と、を備える。
【選択図】図６

Description

本発明は、配信された文書データ等を管理する文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。

文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器（例えばスキャナなど）と画像処理装置である。画像処理装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。ユーザは、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。

例えば、特許文献１には、スキャンされた文書データの書誌情報を入力可能にし、入力された書誌情報を文書データと関連付けて配信する技術が開示されている。

また、特許文献２には、スキャンした文書の画像ファイルと対応付けてメタ情報をファイルサーバに登録し、業務システム以外の端末からの検索要求に対し、メタ情報に基づいてファイルサーバに登録された該当する文書の画像ファイルを提示する技術が開示されている。

ここで、配信された文書データをユーザが直接操作するのではなく、文書データの格納先であるフォルダを別の文書管理システムが監視し、自動的に文書データをこの文書管理システムに登録する技術がある。文書データには、特許文献１のように書誌情報が関連付けられる場合もある。

しかしながら、自動的に文書データを登録する文書管理システムでは、書誌情報を扱うか、扱わないか、どちらか一方だけに対応している。そのため、書誌情報を含めてフォルダ配信するシステム１と、書誌情報は持たず文書データだけフォルダ配信するシステム２の両方と連携する文書管理システムを構築する場合、それぞれのシステムの配信先のフォルダを分ける、などの対応が必要となっていた。

たとえば、システム１はフォルダ１に書誌情報も含めて配信し、システム２はフォルダ２に文書データだけを配信するように構築した場合、それらと連携する文書管理システム３はフォルダ１とフォルダ２の両方をそれぞれ別のロジックで監視する必要がある。

フォルダ１に対しては、書誌情報が配信されるまでデータ登録を待ち、書誌情報が配信されてから、この書誌情報に関連付けられた文書データを文書管理システムに登録する。一方、フォルダ２に対しては、文書データが配信された時点で、すぐに文書データを文書管理システムに登録する。フォルダ１と２は、書誌情報を待つ必要性の有無が異なるため、ロジックも別にする必要があった。

このように、書誌情報の有無の異なる複数の文書配信システムと連携するためには、複数のフォルダが必要となり、その結果、管理者のフォルダの管理作業（プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ）が増え煩雑になるといった問題があった。

そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明における一態様の文書管理システムは、複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、前記監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録手段と、を備える。

また、本発明における他の態様の文書管理方法は、複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、を有する。

また、本発明における他の態様の文書管理プログラムは、第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、をコンピュータに実行させる。

本発明によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。

実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図。 実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。 実施例における情報処理装置のハードウェアの一例を示すブロック図。 実施例におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図。 実施例におけるＭＦＰ２０の機能の一例を示すブロック図。 実施例における情報処理装置の機能の一例を示すブロック図。 ファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図。 サブフォルダで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図。 アーカイブファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図。 アーカイブファイルの一例を示す図。 ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。 サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。 アーカイブファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャート。

まず、実施例の内容を説明する前に、一般的なシステム連携の説明をする。スキャンした文書データやＦＡＸ受信した文書データをネットワーク越しのフォルダに配信する文書配信システムＡとＢとがあるとする。文書配信システムＡは、文書データのみをフォルダに配信し、文書配信システムＢは、文書データに加え、書誌情報（たとえば入力日時、入力機器名）もファイルとしてフォルダに配信するとする。このように配信された文書データ（＋書誌情報）を文書管理する文書管理システムが存在するとする。

ここで、文書管理システムが文書配信システムＢとだけ連携する場合、文書配信システムＢが、例えば２つの文書をスキャンすると、２つのスキャンデータ（文書データ）をフォルダＡに配信した後、それらの書誌情報を記したＸＭＬファイルを、フォルダＡに最後に配信する。そのフォルダＡを監視している文書管理システムは、監視先のフォルダＡにＸＭＬファイルが置かれたら、文書データを関連付けて文書管理システムに登録すればよい。

一方で、文書管理システムが文書配信システムＡとだけ連携する場合、文書配信システムＡは、スキャンした文書データのみがフォルダＡに配信されるが、ＸＭＬファイルは配信されない。そのため、文書管理システムは、ＸＭＬファイルの配信を待っていると永遠に配信されないので、データを文書管理システムに登録できない。そこで、文書管理システムは、文書データが配信された時点で、文書登録をすればよい。

このように、文書配信システムＡと文書配信システムＢの両方と連携したい場合、一般的には、書誌情報の配信を待つべきかどうかの判断ができないため、それぞれ配信するフォルダを別にする。例えば、文書配信システムＡはフォルダＦＡに、文書配信システムＢはフォルダＦＢに配信するように事前設定する。

次に、文書データがフォルダＦＢに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報も配信されるとみなし、書誌情報が配信されるまで待つようなロジックにすればよい。一方、文書データがフォルダＦＡに配信された場合は、文書管理システムでは、書誌情報は配信されないと分かるので、すぐに文書登録をすればよい。

ただし、このようなシステム連携の場合、どのシステムがどのフォルダに配信するかを事前に管理し設定する必要がある。よって、管理者のフォルダの管理作業（プログラムの設定、フォルダの作成、アクセス権の設定、バックアップ）が増え煩雑になるといった問題があった。以下、添付図面を参照して、この問題を解決する本発明にかかる実施例を詳細に説明する。

［実施例］
＜システム＞
図１は、実施例におけるシステム連携の全体構成の一例を示す図である。図１に示すように、全体構成としては、ネットワークを介してＭＦＰ（Multifunction Peripheral）１０、２０、情報処理装置（例えば、ＰＣ（Personal Computer））３０、ファイルサーバ４０が接続されている。なお、ＭＦＰ１０、２０は、各文書配信システムを構成し、情報処理装置３０は、文書管理システムを構成する。

ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。ＭＦＰ１０は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データをファイルサーバ４０に配信する。また、文書データは、文書の画像データを含む。

ＭＦＰ２０は、基本的にはＭＦＰ１０と同様であるが、ＭＦＰ１０と異なるところは、配信する文書データに書誌情報を関連付けられることである。ＭＦＰ２０は、文書をスキャンする際に、書誌情報を入力させ、入力された書誌情報を文書データと関連付ける。

なお、ＭＦＰ１０、２０は、画像配信サーバに文書データを送信し、画像配信サーバに文書データの配信を行わせてもよい。以下に示す例では、ＭＦＰ１０、２０が文書データの配信を行う例を示す。なお、ＭＦＰ１０を文書配信システムＡとし、ＭＦＰ２０を文書配信システムＢとする。

ファイルサーバ４０は、取得した文書データを管理するＤＢ（データベース）を備える。ファイルサーバ４０は、例えば、ＮＡＳ（Network Attached Storage）をファイルサーバとしてもよい。なお、ファイルサーバ４０は、文書配信システムＡと文書配信システムＢから配信されるデータを同一のフォルダＡに記憶する。

情報処理装置３０は、ファイルサーバ４０内にあるフォルダＡを監視し、このフォルダＡに記憶されたデータを自装置に登録して管理する。情報処理装置３０を文書管理システムとする。

なお、ネットワークを介して接続されるＭＦＰやサーバや情報処理装置の数は、それぞれ任意の数でもよい。

＜ハードウェア＞
実施例におけるＭＦＰ１０と情報処理装置３０とのハードウェアについて説明する。図２は、実施例におけるＭＦＰ１０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４、ネットワークＩ／Ｆ部１６、操作部１７、表示部１８、エンジン部１９を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。

制御部１１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。

主記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。

補助記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。

外部記録装置I／F部１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体１５（例えば、フラッシュメモリなど）とＭＦＰ１０とのインタフェースである。

また、記録媒体１５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体１５に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４を介してＭＦＰ１０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０により実行可能となる。

ネットワークＩ／Ｆ部１６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０とのインタフェースである。

操作部１７や表示部１８は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。

エンジン部１９は、文書データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部１９は、スキャナなどを含んでもよい。ＭＦＰ２０は、ＭＦＰ１０と同様のハードウェアを有するため説明を省略する。

図３は、実施例における情報処理装置３０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、情報処理装置３０は、制御部３１、主記憶部３２、補助記憶部３３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部３４、ネットワークＩ／Ｆ部３６、入力部３７、表示部３８を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。

制御部３１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３１は、主記憶部３２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。

主記憶部３２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。

補助記憶部３３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。

外部記録装置I／F部３４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体３５（例えば、フラッシュメモリなど）と情報処理装置３０とのインタフェースである。

また、記録媒体３５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体３５に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部３４を介して情報処理装置３０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは情報処理装置３０により実行可能となる。

ネットワークＩ／Ｆ部３６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と情報処理装置３０とのインタフェースである。

入力部３７は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部３８の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部３７は、ユーザが制御部３１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインタフェースである。

表示部３８は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３１から入力される表示データに応じた表示が行われる。

＜機能＞
・ＭＦＰ１０
図４は、実施例におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図である。図４に示すように、ＭＦＰ１０は、画像読込手段１０１、通信手段１０２、記憶手段１０３、配信制御手段１０４、配信処理手段１０５を含む。その他一般的なＭＦＰが有するプリンタ機能やコピー機能やＦＡＸ機能等については図示していない。

画像読込手段１０１は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、ＦＡＸで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。

通信手段１０２は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段１０２は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データをファイルサーバ４０に送信する。

記憶手段１０３は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを１又は複数格納する。

配信制御手段１０４は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。

配信処理手段１０５は、配信制御手段１０４からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段１０５は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段１０２を介して、配信先へ文書データを配信する。

なお、配信処理手段１０５が行う各処理は、画像変換処理、出力処理（配信処理）などに分けられる。画像変換処理とは、ＰＤＦ変換やＴＩＦＦ変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先（メール配信サーバや画像管理サーバなど）に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段１０５において、少なくとも出力処理は行われることとする。

なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ４０のフォルダＡが設定されているとする。つまり、ＭＦＰ１０（文書配信システムＡ）からは、スキャンされた文書データがファイルサーバ４０のフォルダＡに配信される。

画像読込手段１０１は、エンジン部１９のスキャナにより実現されうる。配信制御手段１０４、配信処理手段１０５は、例えば制御部１１及びワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。通信手段１０２は、例えば制御部１１によりネットワークＩ／Ｆ部１６が制御されて実現されうる。記憶手段１０３は、例えば補助記憶部１３により実現されうる。

・ＭＦＰ２０
図５は、実施例におけるＭＦＰ２０の機能の一例を示すブロック図である。図５に示すように、ＭＦＰ２０は、画像読込手段２０１、通信手段２０２、記憶手段２０３、配信制御手段２０４、配信処理手段２０５、書誌情報設定手段２０６を含む。その他一般的なＭＦＰが有するプリンタ機能やコピー機能やＦＡＸ機能等については図示していない。

画像読込手段２０１は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、ＦＡＸで受信したり、ネットワーク上のホットフォルダから取得したりしてもよい。

通信手段２０２は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段２０２は、文書データのジョブフロー処理要求などがユーザから指示された場合、文書データ及び書誌情報をファイルサーバ４０に送信する。

記憶手段２０３は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされたジョブフローを１又は複数格納する。

配信制御手段２０４は、ユーザからジョブフローの処理要求を受けた場合、ジョブフローに含まれる各処理の実行を制御する。

配信処理手段２０５は、配信制御手段２０４からジョブフロー制御の指示を受けると、この指示に従ってジョブフローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信処理手段２０５は、ジョブフローに含まれる各処理をフロー順に実行し、通信手段２０２を介して、配信先へ文書データ及び書誌情報を配信する。

なお、配信処理手段２０５が行う各処理は、画像変換処理、出力処理（配信処理）などに分けられる。画像変換処理とは、ＰＤＦ変換やＴＩＦＦ変換などの文書データの形式変換を行う処理などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先（メール配信サーバや画像管理サーバなど）に配信する処理のことを言う。また、配信処理手段２０５において、少なくとも出力処理は行われることとする。

書誌情報設定手段２０６は、文書を配信する際に、書誌情報の設定を可能にする。書誌情報としては、例えば、文書名や日付、入力機器名などである。

なお、この実施例では、配信先としてファイルサーバ４０のフォルダＡが設定されているとする。つまり、ＭＦＰ２０（文書配信システムＢ）からは、スキャンされた文書データ及びこの文書データに関連付けられる書誌情報がファイルサーバ４０のフォルダＡに配信される。

画像読込手段２０１は、エンジン部１９のスキャナにより実現されうる。配信制御手段２０４、配信処理手段２０５、書誌情報設定手段２０６は、例えば制御部１１及びワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。通信手段２０２は、例えば制御部１１によりネットワークＩ／Ｆ部１６が制御されて実現されうる。記憶手段２０３は、例えば補助記憶部１３により実現されうる。

なお、ＭＦＰ１０、２０は、ジョブフローに従わなくても、単にスキャンしたデータ等をファイルサーバ４０に配信するように設定されていてもよい。

・情報処理装置３０
図６は、実施例における情報処理装置３０の機能の一例を示すブロック図である。図６に示すように、情報処理装置３０は、通信手段３０１、監視手段３０２、判定手段３０３、登録手段３０４を含む。

通信手段３０１は、外部の機器と、機器情報やデータなどの送受信を行う。特に、通信手段３０１は、ファイルサーバ４０のフォルダから文書データや書誌情報などを取得する。

監視手段３０２は、ネットワーク上にある所定のフォルダを監視し、このフォルダに生じた変更を検知する。監視手段３０２は、例えば、ファイルサーバ４０のフォルダＡを監視し、このフォルダＡに新規データが記憶されたことを検知する。監視手段３０２は、新規データの記憶を検知した場合、判定手段３０３にその旨通知する。

判定手段３０３は、フォルダＡに記憶された新規データに書誌情報が関連付けられているか否か（書誌情報があるか否か）を判定する。具体的な判定方法は後述する。判定手段３０３は、判定結果を登録手段３０４に通知する。

登録手段３０４は、判定手段３０３から判定結果を取得する。判定結果が、書誌情報があることを示す場合、登録手段３０４は、文書データ及び書誌情報がフォルダＡに記憶されるのを待って、記憶された文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。判定結果が、書誌情報が無いことを示す場合、登録手段３０４は、文書データがファルダＡに記憶されたと判断して、この文書データを文書リストに即座に登録する。書誌情報がない場合は、フォルダＡに記憶されたデータは文書データであるからである。

これにより、文書管理システムは、ファイルサーバ４０の複数のフォルダを監視する必要はなく、また、書誌情報の有無を適切に判定して、効率よく文書データを管理することができる。よって、管理者の管理負担を軽減することができる。

＜判定方法＞
以下、書誌情報の有無を判定する方法について説明する。

（１）ファイルで判定
書誌情報を配信する文書配信システムＢは、文書データ及び書誌情報をフォルダＡに配信するが、これらのデータに先立ち、所定のファイル（以下、フラグファイルという）をフォルダＡに配信するようにする。つまり、文書配信システムＢからは、まずフラグファイルが配信され、その後、文書データ、書誌情報の順にデータが配信される。

一方、文書配信システムＡは、文書データのみをフォルダＡに配信する。ここで、文書配信システムの判定ロジックを、図７を用いて説明する。

図７は、ファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図である。図７に示すフォルダ５０は、フォルダＡを示し、ファイル５０１は、フラグファイルを示し、ファイル５０２は、文書データを示し、ファイル５０３は、書誌情報を示す。ファイル５１０は、文書データを示す。なお、ファイル５０１−５０３は、文書配信システムＢにより配信され、ファイル５１０は、文書配信システムＡにより配信されるとする。

文書配信システムからのフォルダ５０への配信を監視するモジュール（監視手段３０２及び判定手段３０３）は、フォルダ５０に新たなファイルが置かれたかを監視する。新規ファイルが置かれた場合、判定手段３０３は、フラグファイル５０１かどうかをファイル名から判断する。判定手段３０３は、ファイル名がフラグファイル５０１特有の接頭辞を持っていれば、新規ファイルはフラグファイル５０１と判定する。

この場合、判定手段３０３は、文書データの配信に続き、書誌情報の配信がなされると判断する。登録手段３０４は、書誌情報が配信されるまでウェイトし、書誌情報が配信された時点で、文書データ及び書誌情報を関連付けて文書管理システムが管理する文書リストに登録する。

判定手段３０３は、フラグファイル５０１ではないファイルが配信された場合、書誌情報が配信されないと判定する。登録手段３０４は、この時点で、文書データを文書リストに登録する。

これにより、特定の識別名（例えばファイル名）を有するファイルか否かを判定することで、判定手段３０３は、書誌情報があるか否かを判定することができる。

（２）サブフォルダで判定
文書配信システムＢは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、配信先のフォルダＡにサブフォルダを作成した後に配信するようにする。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるサブフォルダを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、（１）の場合と同様に処理を行なえばよい。

図８は、サブフォルダで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図である。図８に示す符号は、図７に示すものと同じものには同じ符号を付す。図８に示すフォルダ５１は、特定の識別名を有するサブフォルダである。このサブフォルダ５１は、文書配信システムＢにより作成される。

前述したように、サブフォルダ５１には、文書データ５０２及び書誌情報５０３が記憶される。

判定手段３０３は、特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合、書誌情報があると判定する。登録手段３０４は、サブフォルダ５１に書誌情報が記憶されるのを待って、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。

判定手段３０３は、サブフォルダ５１が作成されずに新規データがフォルダ５０に記憶された場合、書誌情報はないと判定する。つまり、新規データは文書データのみであることが分かる。登録手段３０４は、このフォルダ５０に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。

これにより、特定の識別名（例えばフォルダ名）を有するサブフォルダが作成されたか否かで、判定手段３０３は、書誌情報があるか否かを判定することができる。

（３）アーカイブファイルで判定
文書配信システムＢは、文書データ及び書誌情報を配信する場合、文書データ及び書誌情報をアーカイブし、このアーカイブファイルをフォルダＡに配信する。この場合、文書管理システムは、特定の命名規則からなるアーカイブファイルを発見した場合、「書誌情報も配信される」と判断し、（１）と同様に処理を行なえばよい。ただし、この場合、登録手段３０４は、文書データ登録時にアーカイブファイルを展開する必要がある。

図９は、アーカイブファイルで判定する場合のフォルダＡの一例を示す図である。図９に示す符号は、図７に示すものと同じものには同じ符号を付す。図９に示すファイル６０１は、アーカイブファイルを示す。このアーカイブファイル６０１は、文書配信システムＢにより作成される。

図１０は、アーカイブファイルの一例を示す図である。図１０に示す符号は、図７及び図９に示すものと同じものには同じ符号を付す。図１０に示すように、アーカイブファイル６０１には、文書データ５０２、書誌情報５０３がまとめられる。

判定手段３０３は、フォルダ５０に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルか否かを判定する。新規データが、特定の識別名を有するアーカイブファイルである場合、判定手段３０３は、書誌情報があると判定する。登録手段３０４は、アーカイブファイル６０１を展開し、文書データ５０２及び書誌情報５０３を取得し、文書リストに登録する。

判定手段３０３は、フォルダ５０に記憶された新規データが特定の識別名を有するアーカイブファイルでない場合、書誌情報はないと判定する。登録手段３０４は、このフォルダ５０に新規に登録された文書データを即座に文書リストに登録する。

これにより、特定の識別名（例えばファイル名）を有するアーカイブファイルか否かで、判定手段３０３は、書誌情報があるか否かを判定することができる。

判定手段３０３は、（１）〜（３）の少なくとも１つの判定方法を用いて、書誌情報があるか否かを判定すればよい。また、判定手段３０３は、（１）〜（３）全てを判定し、いずれにも該当しない場合に、書誌情報がないと判定してもよい。

上記構成を有することで、書誌情報を配信するシステムと、書誌情報を配信しないシステムの両方を、同一のフォルダで連携できるようになる。本実施例では、配信するフォルダを分けて事前設定する必要もなく、フォルダの管理や設定が容易になる。管理者は、文書管理システムの文書リストを管理するだけでよい。

＜動作＞
次に、実施例における文書管理システムの動作について説明する。
（１）ファイルで判定
図１１は、ファイルで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図１１に示すステップＳ１０１で、監視手段３０２は、フォルダＡを監視する。フォルダＡには、文書データを配信する文書配信システムＡから、及び文書データ及び書誌情報を配信する文書配信システムＢからデータを配信される。

ステップＳ１０２で、監視手段３０２は、監視しているファルダＡに新規データ（ファイル）が記憶されたかを検知する。検知されなければ（ステップＳ１０２−ＮＯ）ステップＳ１０１に戻り、検知されれば（ステップＳ１０２−ＹＥＳ）ステップＳ１０３に進む。

ステップＳ１０３で、判定手段３０３は、新規データ（ファイル）は、特定の識別名を有するフラグファイルか否かを判定する。特定の識別名を有するファイルであればフラグファイルであると判定し、書誌情報があると安定する。フラグファイルであれば（ステップＳ１０３−ＹＥＳ）ステップＳ１０５に進み、フラグファイルでなければ（ステップＳ１０３−ＮＯ）ステップＳ１０４に進む。

ステップＳ１０４で、登録手段４０４は、フォルダＡに新規に記憶された新規データを即座に文書リストに登録する。この新規データは、文書データのみである。

ステップＳ１０５で、登録手段３０４は、書誌情報がフォルダＡから検出されたか否かを判定する。書誌情報が検出されれば（ステップＳ１０５−ＹＥＳ）ステップＳ１０７に進み、書誌情報が検出されなければ（ステップＳ１０５−ＮＯ）ステップＳ１０６に進む。

ステップＳ１０６で、登録手段３０４は、所定時間ウェイトし、ステップＳ１０５に戻る。

ステップＳ１０７で、登録手段３０４は、文書データ及び書誌情報を文書リストに登録する。

（２）サブフォルダで判定
図１２は、サブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図１２に示すステップＳ２０１、２０２、２０４、２０５は、図１１に示すステップＳ１０１、１０２、１０４、１０７とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。

ステップＳ２０３で、判定手段３０３は、フォルダＡに特定の識別名を有するサブフォルダが作成されたか否かを判定する。サブフォルダが作成されれば（ステップＳ２０３−ＹＥＳ）ステップＳ２０５に進み、サブフォルダが作成されなければ（ステップＳ２０３−ＮＯ）ステップＳ２０４に進む。以降の処理は、図１１に示した通りである。

（３）アーカイブフォルダで判定
図１３は、アーカイブフォルダで判定する場合の文書管理処理の一例を示すフローチャートである。図１３に示すステップＳ３０１、３０２、３０４、３０６は、図１１に示すステップＳ１０１、１０２、１０４、１０７とそれぞれ同様であるため、その説明を省略する。

ステップＳ２０３で、判定手段３０３は、フォルダＡに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶されたか否かを判定する。特定の識別名を有するアーカイブファイルであれば（ステップＳ３０３−ＹＥＳ）ステップＳ３０５に進み、特定の識別名を有するアーカイブファイルでなければ（ステップＳ３０３−ＮＯ）ステップＳ３０４に進む。

ステップＳ３０５で、登録手段３０４は、アーカイブファイルを展開し、文書データ及び書誌情報を取得する。以降の処理は、図１１に示した通りである。

以上、実施例によれば、文書データだけを配信するシステムと、文書データと書誌情報の両方を配信するシステムが混在した場合に、配信先のフォルダを別々にする必要が無く、管理者の作業を軽減することができる。

［変形例］
実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

また、実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

実施例の情報処理装置３０で実行されるプログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち１又は複数の各手段が主記憶部上にロードされ、１又は複数の各手段が主記憶部上に生成されるようになっている。

なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。

１０、２０ ＭＦＰ
３０ 情報処理装置
４０ ファイルサーバ
１０１、２０１ 画像読込手段
１０２、２０２ 通信手段
１０３、２０３ 記憶手段
１０４、２０４ 配信制御手段
１０５、２０５ 配信処理手段
２０６ 書誌情報設定手段
３０１ 通信手段
３０２ 監視手段
３０３ 判定手段
３０４ 登録手段

特開２００８−０９７５８６号公報 特開２００８−０５２７１０号公報

Claims (6)

1. 複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムであって、
   第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、新規データが記憶されたことを検知する監視手段と、
   前記監視手段により検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録手段と、
   を備える文書管理システム。
2. 前記判定手段は、
   前記書誌情報があることを示すファイルが前記フォルダに記憶された場合に、前記書誌情報があると判定する請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記判定手段は、
   前記フォルダに特定の識別名を有するサブフォルダが作成された場合に、前記書誌情報があると判定する請求項１記載の文書管理システム。
4. 前記判定手段は、
   前記フォルダに特定の識別名を有するアーカイブファイルが記憶された場合に、前記書誌情報があると判定し、
   前記登録手段は、
   前記判定手段により書誌情報があると判定された場合、前記アーカイブファイルを展開して文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する請求項１記載の文書管理システム。
5. 複数の文書配信システムから配信されるデータを管理する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
   第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
   前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、
   を有する文書管理方法。
6. 第１文書配信システムから配信される文書データ、及び第２文書配信システムから配信される文書データ及び書誌情報を記憶するフォルダを監視し、前記フォルダに新規データが記憶されたことを検知する監視ステップと、
   前記監視ステップにより検知された新規データに書誌情報があるか否かを判定する判定ステップと、
   前記判定ステップにより書誌情報がないと判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データを文書リストに登録し、前記判定ステップにより書誌情報があると判定された場合、前記フォルダに新規に記憶された文書データ及び書誌情報を前記文書リストに登録する登録ステップと、
   をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。

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