JP5874215B2 - 文書配信システム、画像形成装置、文書データ制御方法、及び文書データ制御プログラム - Google Patents

文書配信システム、画像形成装置、文書データ制御方法、及び文書データ制御プログラム Download PDF

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Description

本発明は、文書配信システム、画像形成装置、文書データ制御方法、及び文書データ制御プログラムに関する。
近年、多くの企業において、多機能複合機などの画像入出力機器のネットワーク上への配置・接続が進んでいる。画像入出力機器は、業務の効率化を図る手段として大きな役割を担っている。特に、紙文書の電子化と配布を効率的に行う文書配信システムが重要になっている。
文書配信システムを構成する大きな要素は、画像入力機器（例えばスキャナなど）と文書配信装置である。文書配信装置には、あらかじめさまざまな業務・用途にあわせた複数の配信処理メニューが登録されている。利用者は、スキャナのオペレーションパネルから、業務に適した処理メニューを選択してスキャンを行う。
例えば、特許文献１には、配信処理や画像変換処理をプラグイン化し、利用者や管理者がそれらプラグインを任意に組み合わせて入力、画像変換、出力処理をフロー化して配信フローを作成し、作成された配信フローを利用して文書データの配信処理を行う技術が開示されている。
一方、文書配信システムにおいて、文書データが配信されたかを確認するために、確認メールを送信する技術がある。例えば、特許文献２には、文書データの配信処理後、処理や配信の結果をユーザーにメールで通知する技術が開示されている。
しかし、従来の文書配信システムでは、配信結果はメールで通知されるのみであった。実際に配信されたかどうかを確認するには、配信結果通知メールを自身のＰＣで受信して確認するか、配信先にアクセスして自分で確認する必要があり、配信元からは配信結果を確認できなかった。このため、もし、文書配信システムで配信処理に失敗していた場合、利用者は画像処理装置のところまで戻って再び配信処理を指示しなければならず、非常に非効率的であった。
そこで、本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、文書配信システムにおいて、配信したデータの配信結果を配信元から確認することができる文書配信システム、画像形成装置、文書データ制御方法、及び文書データ制御プログラムを提供することを目的とする。
本発明における一態様の文書配信システムは、文書データを配信する文書配信システムであって、配信される前記文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データを配信する配信手段と、前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得手段と、前記取得手段により前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を記憶する第１の記憶手段と、前記配信手段により前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得手段により前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶手段に蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得手段と、前記差分取得手段により取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御手段と、を備える。
また、本発明における他の態様の画像形成装置は、文書データの配信制御を行う画像形成装置であって、配信される前記文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データの配信制御を行う配信制御手段と、前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得手段と、前記取得手段により前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を記憶する第１の記憶手段と、前記配信制御手段により前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得手段により前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶手段に蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得手段と、前記差分取得手段により取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御手段と、を備える。
また、本発明における他の態様の文書データ制御方法は、文書データを配信する文書配信システムにおける文書データ制御方法であって、配信される前記文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データを配信する配信ステップと、前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得ステップと、前記取得ステップにより前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を第１の記憶手段に記憶する第１の記憶ステップと、前記配信ステップにより前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得ステップにより前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶手段に蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得ステップと、前記差分取得ステップにより取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御ステップと、を有する。
また、本発明は、前述した文書データ制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム、又はこのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体として実現することも可能である。
本発明によれば、文書配信システムにおいて、配信したデータの配信結果を配信元から確認することができる。
実施例１における文書配信システムの一例を示す図。 実施例１におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示すブロック図。 実施例１における文書配信装置のハードウェアの一例を示すブロック図。 実施例１におけるＭＦＰの機能の一例を示すブロック図。 配信先設定情報の一例を示す図。 配信先設定情報のデータ構造の一例を示す図。 配信先情報の表示画面（その１）の一例を示す図。 配信先情報の表示画面（その２）の一例を示す図。 配信先情報の表示画面の画面データの一例を示す図。 実施例１における文書配信装置の機能の一例を示すブロック図。 画面の遷移例の一例を示す図。 実施例１における配信先情報の表示処理（その１）の一例を示すフローチャート。 実施例１における配信先情報の表示処理（その２）の一例を示すフローチャート。 実施例１における配信先情報の表示処理（その３）の一例を示すフローチャート。 実施例１における操作処理の一例を示すフローチャート。 実施例２におけるＭＦＰの機能の一例を示すブロック図。 実施例２における配信先情報の表示処理の一例を示すフローチャート。 実施例２における自動通知処理の一例を示すフローチャート。
以下、添付図面を参照して、本発明における実施例を詳細に説明する。また、以下に示す実施例では、文書データを入力する画像入力装置として、プリンタ機能、スキャナ機能、コピー機能、ファクシミリ機能を一つの筐体に搭載した複合機（ＭＦＰ）を例にあげて説明する。なお、文書データを入力可能なスキャナ装置であっても本発明に適用できる。
［実施例１］
＜システムとハードウェア＞
図１は、実施例１における文書配信システム１の一例を示す図である。図１に示すように、文書配信システム１は、ネットワークを介してＭＦＰ（Multifunction Peripheral）１０、情報処理端末（例えば、ＰＣ（Personal Computer）、ＰＤＡ（Personal Data Assistance）など）２０、文書配信装置（配信サーバ）３０、文書管理装置４０、共有サーバ５０が接続されている。
ＭＦＰ１０は、スキャン機能、コピー機能、プリンタ機能、ファクシミリ機能などを一つの筐体に搭載したものである。ＭＦＰ１０は、スキャナ機能により紙媒体等をスキャン処理して文書データを生成し、生成された文書データを文書配信装置３０に送信する。ＭＦＰの詳細については後述する。また、文書データは、文書の画像データを含む。
情報処理端末２０は、管理者によりデータ配信に関する管理ツールが起動され、画像変換、出力の各プラグインが順に選択されることで配信フローを作成する。作成された配信フローは、文書配信装置３０に記憶される。また、情報処理端末２０は、メール配信の配信先になってもよい。
文書配信装置３０は、各ＭＦＰでスキャンされた文書データを受信して、指定された配信フローに従って種々の処理や配信処理を実行するワークステーション等のコンピュータである。配信フローには、メール送信、ＦＡＸ送信、フォルダー配信、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ（登録商標） ＳｈａｒｅＰｏｉｎｔ Ｓｅｒｖｅｒ（ＭＯＳＳ）に配信するＭＯＳＳ配信などがある。
また、文書配信装置３０は、入力された文書データに基づいて配信フローを実行するサーバであり、利用者によって構築された配信フローに従って文書の蓄積又は配信処理を実行する。文書配信装置３０の詳細については後述する。なお、文書配信装置３０は、ＭＦＰ１０に組み込まれてもよい。
文書管理装置４０は、フォルダーなどを用いて文書データを管理する。文書管理装置４０は、文書配信装置３０から配信された文書データを管理する。
共有サーバ５０は、例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ（登録商標） ＳｈａｒｅＰｏｉｎｔ Ｓｅｒｖｅｒである。共有サーバ５０は、文書配信装置３０から配信された文書データを管理する。
なお、ネットワークを介して接続されるＭＦＰやサーバや情報処理端末の数は、それぞれ任意の数でもよい。また、文書配信システム１は、メール配信サーバなどを有してもよい。文書配信装置３０がＭＦＰに組み込まれる場合は、ＭＦＰにおいて、配信フローを作成することも可能である。
実施例１におけるＭＦＰ１０と文書配信装置３０とのハードウェアについて説明する。図２は、実施例１におけるＭＦＰ１０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示すように、ＭＦＰ１０は、制御部１１、主記憶部１２、補助記憶部１３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４、ネットワークＩ／Ｆ部１６、操作部１７、表示部１８、エンジン部１９を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
制御部１１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部１１は、主記憶部１２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
主記憶部１２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部１１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
補助記憶部１３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体１５（例えば、フラッシュメモリなど）とＭＦＰ１０とのインタフェースである。
また、記録媒体１５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体１５に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部１４を介してＭＦＰ１０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムはＭＦＰ１０により実行可能となる。
ネットワークＩ／Ｆ部１６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器とＭＦＰ１０とのインタフェースである。
操作部１７や表示部１８は、キースイッチ（ハードキー）とタッチパネル機能（ＧＵＩのソフトウェアキーを含む：Graphical User Interface）を備えたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）とから構成され、ＭＦＰ１０が有する機能を利用する際のＵＩ（User Interface）として機能する表示及び／又は入力装置である。
エンジン部１９は、文書データの入出力ユニットとして、紙原稿の読み取り転写紙への印刷を行う。エンジン部１９は、スキャナエンジン、検索エンジンなどを含んでもよい。
図３は、実施例１における文書配信装置３０のハードウェアの一例を示すブロック図である。図３に示すように、文書配信装置３０は、制御部３１、主記憶部３２、補助記憶部３３、外部記録装置Ｉ／Ｆ部３４、ネットワークＩ／Ｆ部３６、入力部３７、表示部３８を含む。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
制御部３１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３１は、主記憶部３２に記憶されたプログラムを実行する演算装置であり、入力装置や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、出力装置や記憶装置に出力する。
主記憶部３２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などであり、制御部３１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳやアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
補助記憶部３３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
外部記録装置I／F部３４は、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）などのデータ伝送路を介して接続された記録媒体１５（例えば、フラッシュメモリなど）と文書配信装置３０とのインタフェースである。
また、記録媒体１５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体１５に格納されたプログラムは外部記録装置Ｉ／Ｆ部３４を介して文書配信装置３０にインストールされ、インストールされた所定のプログラムは文書配信装置３０により実行可能となる。
ネットワークＩ／Ｆ部３６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と文書配信装置３０とのインタフェースである。
入力部３７は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部３８の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部３７は、利用者が制御部３１に操作指示を与えたり、データを入力したりするための利用者インタフェースである。
表示部３８は、ＣＲＴやＬＣＤ等により構成され、制御部３１から入力される表示データに応じた表示が行われる。
＜機能＞
１．ＭＦＰ
図４は、実施例１におけるＭＦＰ１０の機能の一例を示すブロック図である。図４に示すように、ＭＦＰ１０は、画像読込手段１０１、通信手段１０２、配信制御手段１０３、記憶手段１０４、記憶手段１０５、操作手段１０６、取得手段１０７、絞込手段１０８、表示制御手段１０９、処理手段１１０、認証手段１１１を含む。その他一般的なＭＦＰが有するプリンタ機能やコピー機能やＦＡＸ機能等については図示していない。
画像読込手段１０１は、スキャン機能により原稿を読み込んで文書データを取得する。文書データの取得については、ＦＡＸで受信したり、情報処理端末２０から取得したり、ネットワーク上のホットフォルダーから取得したりしてもよい。
通信手段１０２は、外部の機器と、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段１０２は、文書データの配信フロー処理要求などが利用者から指示された場合、文書データ及びこの処理要求を文書配信装置３０に送信する。また、通信手段１０２は、文書データが配信された配信先から、文書データに関する情報を受信する。
配信制御手段１０３は、利用者が、操作手段１０６を用いて配信フローを指定したことを受け付ける。選択肢となる配信フローは、記憶手段１０４から取得すればよい。配信フローの指定は、ＭＦＰ１０のオペレーションパネル（操作部１７及び表示部１８）などを用いて行われる。このとき、配信フローに含まれる処理の書誌情報が利用者から入力されてもよい。書誌情報とは、例えば、画像変換処理の場合は、画像形式や画像サイズなどであり、メール配信の場合は、配信先のメールアドレスなどである。
記憶手段１０４は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを記憶し、また、各プラグインが組み合わされた配信フローを１又は複数記憶する。また、記憶手段１０４は、配信先の位置情報を含む配信設定情報を記憶する。位置情報とは、例えばＩＰアドレスなどである。なお、記憶手段１０４では、各プラグインや配信フローを必ずしも記憶する必要はなく、ＭＦＰ１０は、文書配信装置３０の記憶手段３０６から配信フローに関する情報を取得するようにしてもよい。
記憶手段１０５は、配信先毎に配信先設定情報を記憶する。配信先設定情報は、文書配信装置３０から取得される。配信先設定情報には、配信先の情報を表示するための項目が設定される。項目は、配信先情報を表示するか否かの設定、認証方法の設定、文書データをフィルタリングするためのフィルタリング設定、配信完了の自動通知の設定、許可する処理の設定を含む。この処理は、配信先で実行可能な処理である。記憶手段１０４と記憶手段１０５は、同じ記憶部であってもよい。
図５は、配信先設定情報の一例を示す図である。図５（Ａ）は、ＭＯＳＳ配信の配信先設定情報を示す。図５（Ａ）に示す例では、「配信先情報を表示する」に設定され、認証方法は「ログインユーザー情報を使う」に設定されている。また、表示項目フィルタリング設定は、「文書名」が設定され、ＭＯＳＳで操作できる処理は全て許可されている。
図５（Ｂ）は、フォルダー配信の配信先設定情報を示す。図５（Ｂ）に示す例では、「配信先情報を表示する」に設定され、フォルダーへアクセスする際に認証はしない。また、表示項目フィルタリング設定は、「文書名」、「更新日時」が設定され、フォルダー内の文書データに対して操作できる処理は全て許可されている。なお、図５に示す配信先設定情報は、文書配信装置３０を用いて管理者により設定される。図５に示す「許可する処理」は、配信先毎に、配信先で操作できる処理が記載される。
図６は、配信先設定情報のデータ構造の一例を示す図である。図６に示すａ１１部分は、配信先情報を表示するか否かを示す。例えば、「１」は表示する、「０」は表示しないを示す。ａ１２部分は、配信先へのアクセスに必要な認証方法を示す。例えば、「Ｎｏｎｅ」は認証不要、「Ｍａｎｕａｌ」は手入力を示す。
ａ１３部分は、表示項目のフィルタリング設定を示す。例えば、「ＤｏｃｕｍｅｎｔＮａｍｅ」は文書名、「Ｄａｔｅ」は日付を示す。ａ１４部分は、許可する処理の設定を示す。例えば、ａ１４部分には、文書データに対して許可された処理が設定されるとする。例えば、「Ｓｈｏｗ」は表示、「Ｐｒｏｐｅｒｔｙ」はプロパティ表示、「Ｄｅｌｅｔｅ」は削除を示す。図６に示すようなデータが、記憶手段１０５に記憶される。
図４に戻り、操作手段１０６は、オペレーションパネルやハードキーの操作を受け付ける。例えば、操作手段１０６は、配信フローの指定や、配信先情報の確認や配信された文書データに対する処理の実行を受け付ける。
取得手段１０７は、操作手段１０６から確認指示を受けると、配信設定情報と配信先設定情報とを参照し、配信設定情報に含まれる位置情報が示す配信先に対し、配信先設定情報に含まれる認証方法を用いてアクセスする。取得手段１０７は、位置情報が示す配信先から、文書データに関する情報を、通信手段１０２を介して取得する。文書データに関する情報は、例えば、文書データ、文書名、文書サイズ、更新日時などを含む。
取得手段１０７は、取得した文書データに関する情報を、絞込手段１０８に出力する。なお、取得手段１０７は、配信先設定情報に含まれるフィルタリング設定が設定されていなければ、取得した文書データに関する情報を表示制御手段１０９に出力する。
取得手段１０７は、配信先がＭＯＳＳの場合、WSS.0 Webservice APIのクラスライブラリ（http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/cc768559.aspx参照）を用いて文書データに関する情報を取得する。また、取得手段１０７は、配信先が文書管理装置４０のフォルダーの場合、ＳＭＢ（Server Message Block）プロトコルやＣＩＦＳ（Common Internet File System）を用いて文書データに関する情報を取得する。また、取得手段１０７は、配信先がメールサーバなどの場合、ＰＯＰ３やＩＭＡＰなどを用いて文書データに関する情報を取得する。
絞込（フィルタリング）手段１０８は、配信先設定情報に含まれるフィルタリング設定に基づき、文書データのフィルタリングを行う。絞込手段１０８は、例えば、文書名でフィルタリングする場合、所定の文書名を有する文書データのみをフィルタリングする。フィルタリングされた文書データに関する情報を表示制御手段１０９に出力する。なお、フィルタリング設定には、文書名の他にも、日時や作成者が設定可能である。
表示制御手段１０９は、配信先設定情報と、取得手段１０７又は絞込手段１０８から取得した文書データに関する情報とに基づいて生成された画面データを表示制御する。表示制御手段１０９は、取得した文書データに関する情報と、配信先設定情報に含まれる許可設定された処理を表示するよう画面データを生成する。
図７は、配信先情報の表示画面（その１）の一例を示す図である。図７に示す表示画面は、許可設定された処理がない場合の画面である。図７に示すように、ＭＯＳＳの配信先に格納される文書データの一覧が表示される。
図８は、配信先情報の表示画面（その２）の一例を示す図である。図８に示す表示画面は、許可設定された処理がある場合の画面である。図８に示す表示画面は、図７に示す表示画面と比べて、処理ボタンが記載されている。図８に示す処理ボタンは、例えば図５（Ａ）に示す「許可する処理」でチェックがついている処理である。
図９は、配信先情報の表示画面の画面データの一例を示す図である。表示制御手段１０９は、配信先設定情報と、取得した文書データに関する情報とに基づいて、図９に示すような画面データを生成する。表示制御手段１０９は、図９に示すような画面データを表示制御すると、図８に示す表示画面が表示部１８に表示される。
図４に戻り、処理手段１１０は、表示画面の「許可する処理」の実行が操作手段１０６により指示された場合、その処理を実行する。この処理は、例えば、表示処理、プロパティ表示処理、プロパティ編集処理、権限編集処理、削除処理、送信処理、通知処理、印刷処理、名前の変更処理などがある。処理手段１１０は、配信先で公開されているＡＰＩ（Application Program Interface）を用いて、各処理を実行する。
認証手段１１１は、ＭＦＰ１０にログインするユーザーの認証を行なう。認証手段１１１は、配信先設定情報に含まれる認証方法が「ログインユーザー情報を使う」に設定されていた場合、ログインユーザーの認証情報を取得手段１０７に出力する。この認証方法は、配信先にアクセスする際に用いられる。
前述した通信手段１０２、操作手段１０６、取得手段１０７、絞込手段１０８、表示制御手段１０９、処理手段１１０のうち、配信先設定情報を参照して、配信先から文書データに関する情報を取得し、配信先情報を表示する機能を、文書データ制御アプリケーションとしてプログラム化してもよい。
画像読込手段１０１は、スキャナにより実現されうる。配信制御手段１０３、取得手段１０７、絞込手段１０８、表示制御手段１０９、処理手段１１０、認証手段１１１は、例えば制御部１１及びワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。通信手段１０２は、例えば制御部１１によりネットワークＩ／Ｆ部１６が制御されて実現されうる。操作手段１０６は、例えば操作部１７により実現され、記憶手段１０４、記憶手段１０５は、例えば補助記憶部１３及び／又は主記憶部１２により実現されうる。
２．文書配信装置
次に、文書配信装置３０の機能について説明する。図１０は、実施例１における文書配信装置３０の機能の一例を示すブロック図である。図１０に示す文書配信装置３０は、配信フロー管理手段３０１、通信手段３０２、ジョブ実行手段３０３、配信フロー制御手段３０４、配信フロー処理手段３０５、記憶手段３０６、設定手段３０７、記憶手段３０８を含む。
配信フロー管理手段３０１は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを任意に組み合わせた配信フローを利用者により設定された場合、設定された配信フローを例えばＸＭＬ形式で記憶手段３０６に記憶する。配信フロー管理手段３０１は、情報処理端末２０に表示する配信フロー設定のためのＵＩ画面などを制御する。また、配信フロー管理手段３０１は、文書配信システム１の管理ツールとしても機能する。
通信手段３０２は、機器情報や文書データなどの送受信を行う。特に、通信手段３０２は、ＭＦＰ１０から文書データを受信したり、配信フローの配信先に対し、画像処理した文書データを送信したりする。
また、通信手段３０２は、配信フローの識別情報や、配信フローの各処理の書誌情報などをＭＦＰ１０から受信する。通信手段３０２は、ＭＦＰ１０から配信フローの処理要求（ジョブ要求）を受信した場合は、配信フローの識別情報や、配信フローの各処理の書誌情報などをジョブ実行手段３０３に出力する。また、通信手段３０２は、記憶手段３０８に記憶されている配信先設定情報をＭＦＰ１０に送信する。
ジョブ実行手段３０３は、ＭＦＰ１０から要求されたジョブを実行する。ジョブ実行手段３０３は、配信フロー制御手段３０４に対し、配信フローの処理要求を行うと共に、配信フローの識別情報や配信フローの各処理の書誌情報、文書データを出力する。
配信フロー制御手段３０４は、ジョブ実行手段３０３から配信フローの処理要求を受けた場合、配信フローに含まれる各処理の実行を制御する。
配信フロー処理手段３０５は、配信フロー制御手段３０４から配信フロー制御の指示を受けると、この指示に従って配信フローを実行し、配信処理を行う。つまり、配信フロー処理手段３０５は、配信フローに含まれる各処理をフロー順に実行し、配信先へ文書データを配信する。
なお、配信フロー処理手段３０５が行う各処理は、画像変換処理、出力処理（配信処理）などに分けられる。画像変換処理とは、ＰＤＦ変換やＴＩＦＦ変換などの文書データの形式変換を行う処理や、文字認識処理（ＯＣＲ：Optical Character Recognition）などのことを言う。出力処理とは、取得した文書データ又は画像変換された文書データを配信先（メール配信サーバや画像管理サーバなど）に配信する処理のことを言う。また、配信フロー処理手段３０５において、少なくとも出力処理は行われることとする。
記憶手段３０６は、画像変換処理、又は出力処理の各プラグインを格納し、また、各プラグインが組み合わされた配信フローを１又は複数格納する。
設定手段３０７は、管理者により、配信先設定情報が設定される。例えば、図５に示すように、管理者がチェックを入れることで、配信先設定情報が設定される。配信先設定情報は、ＭＦＰ１０との同期のタイミングで、従来の情報に加えてＭＦＰ１０に送信される。
記憶手段３０８は、設定手段３０７により設定された配信先設定情報を記憶する。記憶手段３０６と記憶手段３０８は、同じ記憶部であってもよい。
なお、記憶手段３０６、記憶手段３０８は、例えば補助記憶部３３及び／又は主記憶部３２により実現され、通信手段３０２は、例えばネットワークＩ／Ｆ部３６により実現されうる。その他の各手段は、制御部３１及びワークメモリとしての主記憶部３２により実現されうる。
ここで、ＭＦＰ１０のオペレーションパネルにおける画面の遷移例について説明する。図１１は、画面の遷移例の一例を示す図である。図１１に示す例では、配信サービス一覧画面４０１から配信先情報画面４０２，４０３に遷移する。例えば、サービス一覧画面４０１のＭＯＳＳ配信の確認ボタンが押下されると、ＭＯＳＳ配信の配信先情報４０２が表示される。
これは、確認ボタンの押下を操作手段１０６が検知し、取得手段１０７にその旨を知らせる。取得手段１０７は、記憶手段１０５に記憶される配信先設定情報や記憶手段１０４に記憶される配信設定情報を参照する。
取得手段１０７は、配信設定情報に含まれる位置情報が示す配信先に対し、配信先設定情報に含まれる認証方法で認証を行ない、配信先の文書データを取得する。取得された文書データは、フィルタリング設定がされていれば、絞込手段１０８によりフィルタリングされて表示制御手段１０９に出力される。
表示制御手段１０９は、配信先設定情報に含まれる「許可する処理」と、取得した文書データとに基づいて画面データを生成する。表示制御手段１０９は、生成した画面データを表示制御する。これにより、オペレーションパネル上には、配信先情報画面４０２が表示される。また、図１１に示すフォルダー配信の確認ボタンが押下されれば、フォルダー配信の配信先情報画面４０３が表示される。なお、配信サービス一覧画面の配信先の位置情報は、配信設定情報から取得される。
＜動作＞
次に、実施例１における文書配信システム１の動作について説明する。配信先設定情報の設定内容によって動作が変わるので、それぞれ順に説明する。
（１）配信先情報表示処理
図１２は、実施例１における配信先情報の表示処理（その１）の一例を示すフローチャートである。図１２に示すステップＳ１０１で、操作手段１０６が配信先情報の表示要求を検知すると（図１１に示す確認ボタンの押下）、取得手段１０７は、配信先設定情報及び配信設定情報を読み込む。このとき、認証方法は「なし」であったとする。
ステップＳ１０２で、取得手段１０７は、配信設定情報の位置情報が示す配信先にアクセスし、文書データに関する情報を取得する。
ステップＳ１０３で、表示制御手段１０９は、取得した文書データに関する情報と、配信先設定情報の「許可する処理」の設定とに基づいて、配信先情報の画面データを生成する。表示制御手段１０９は、生成した画面データを表示制御する。これにより、図７や図８のような画面が表示される。
（２）ログインを伴う配信先情報表示処理
図１３は、実施例１における配信先情報の表示処理（その２）の一例を示すフローチャートである。図１３に示すステップＳ２０１で、操作手段１０６が配信先情報の表示要求を検知すると（図１１に示す確認ボタンの押下）、取得手段１０７は、配信先設定情報及び配信設定情報を読み込む。このとき、認証方法は、「ログインユーザーの認証情報を用いる」であったとする。
ステップＳ２０２で、取得手段１０７は、認証手段１１１から、ログインユーザーの認証情報を取得する。認証情報は、ユーザーＩＤとパスワードを含む。
ステップＳ２０３で、取得手段１０７は、配信設定情報の位置情報が示す配信先に対し、取得した認証情報を用いてアクセスし、文書データに関する情報を取得する。
ステップＳ２０４で、表示制御手段１０９は、取得した文書データに関する情報と、配信先設定情報の「許可する処理」の設定とに基づいて、配信先情報の画面データを生成する。表示制御手段１０９は、生成した画面データを表示制御する。これにより、図７や図８のような画面が表示される。
（３）絞込みを伴う配信先情報表示処理
図１４は、実施例１における配信先情報の表示処理（その３）の一例を示すフローチャートである。図１４に示すステップＳ３０１で、操作手段１０６が配信先情報の表示要求を検知すると（図１１に示す確認ボタンの押下）、取得手段１０７は、配信先設定情報及び配信設定情報を読み込む。このとき、認証方法は「なし」であったとする。
ステップＳ３０２で、取得手段１０７は、配信設定情報の位置情報が示す配信先にアクセスし、文書データに関する情報を取得する。
ステップＳ３０３で、絞込手段１０８は、取得手段１０７から取得した文書データに対し、配信先設定情報に含まれるフィルタリング設定に基づきフィルタリングを行う。フィルタリングされた文書は表示制御手段１０９に出力される。絞込手段１０８は、フィルタリング設定に基づき、例えば所定の文書名や所定の日付を有する文書データをフィルタリングする。
ステップＳ３０４で、表示制御手段１０９は、取得した文書データに関する情報と、配信先設定情報の「許可する処理」の設定とに基づいて、配信先情報の画面データを生成する。表示制御手段１０９は、生成した画面データを表示制御する。これにより、図７や図８のような画面が表示される。
（４）操作処理
図１５は、実施例１における操作処理の一例を示すフローチャートである。図１５に示す処理は、図１２〜１４において配信先情報を表示した後に行われる。
ステップＳ４０１で、操作手段１０６は、処理対象となる文書データ、選択された処理方法を検知する。処理対象となる文書データは、配信先情報画面の文書データ一覧のうち、ユーザーにより押下された文書データとする。処理方法は、配信先情報画面に表示された各処理のうち、ユーザーにより押下された処理とする。
ステップＳ４０２で、処理手段１１０は、処理対象の文書データに対し、ユーザーにより選択された処理を実行する。例えば、プロパティ表示の場合、配信先が公開するＡＰＩを用いて、文書データのプロパティを表示する。これにより、配信された文書データに対して、配信元から処理を実行することができる。
以上、実施例１によれば、文書配信システムにおいて、配信した文書データの配信結果を配信元から確認することができる。また、配信された文書データに対して、配信元から所定の処理を実行することもできる。
［実施例２］
次に、実施例２について説明する。実施例２では、文書データの配信前後で、配信先の文書データの差分を求め、その差分を配信先情報に含めて表示する。実施例２におけるＭＦＰ１０のハードウェアは、実施例１におけるハードウェアと同様である。
＜機能＞
次に、実施例２におけるＭＦＰ１０の機能について説明する。図１６は、実施例２におけるＭＦＰの機能の一例を示すブロック図である。図１６に示す機能のうち、図４に示す機能と同様の機能のものは同じ符号を付し、その説明を省略する。
取得手段５０１は、文書データが配信制御される前に、配信設定情報が示す配信先から文書データに関する情報を取得する。取得手段５０１は、取得した文書データに関する情報を、配信前の文書データに関する情報として記憶手段５０２に記録する。
取得手段５０１は、文書データを配信制御した後、実施例１と同様にして配信先から文書データに関する情報を取得する。配信後の文書データに関する情報は、差分取得手段５０３に出力される。取得手段５０１のその他の機能は、実施例１と同様である。
記憶手段５０２は、配信前の文書データ情報を記憶する。記憶手段５０２は、実施例１で記載した情報も記憶する。
差分取得手段５０３は、取得手段５０１から、配信後の文書データに関する情報を取得する。次に、差分取得手段５０３は、記憶手段５０２から配信前の文書データに関する情報を取得する。差分取得手段５０３は、配信前後の文書データの差分を取得する。差分取得手段５０３は、取得した差分である文書データの文書データに関する情報を表示制御手段５０４に出力する。
表示制御手段５０４は、差分取得手段５０３から取得した文書データに関する情報を含めて配信先情報の画面データを生成する。これにより、配信先情報画面に表示されるのは、配信された文書データである可能性が高く、適切に配信されたか否かを確認しやすくなる。
また、取得手段５０１は、所定のタイミングで配信先から文書データに関する情報を取得してもよい。所定のタイミングとは、定期的でもよいし、電源の立ち上げ時などでもよい。取得手段５０１は、文書データに関する情報を取得する度に、記憶手段５０２に記憶する。
この場合、差分取得手段５０３は、文書データに関する情報が取得される度に差分を求める。差分取得手段５０３は、差分がある場合に、その差分を表示制御手段５０４に出力する。
表示制御手段５０４は、差分取得手段５０３から差分に含まれる文書データの文書データに関する情報を取得した場合、その情報を表示する画面データを生成し、ユーザーに通知する。これにより、配信先の文書データに変化が生じたときに、ユーザーにその旨を通知することができる。
なお、差分取得手段５０３は、例えば制御部１１及びワークメモリとしての主記憶部１２により実現されうる。
＜動作＞
次に、実施例２における文書配信システム１の動作について説明する。
（５）配信先情報表示処理
図１７は、実施例２における配信先情報の表示処理の一例を示すフローチャートである。図１７に示すステップＳ５０１で、操作手段１０６が配信先情報の表示要求を検知すると（図１１に示す確認ボタンの押下）、取得手段５０１は、配信先設定情報及び配信設定情報を読み込む。このとき、認証方法は「なし」であったとする。
ステップＳ５０２で、取得手段５０１は、配信設定情報の位置情報が示す配信先にアクセスし、文書データに関する情報を取得する。
ステップＳ５０３で、差分取得手段５０３は、文書データの配信前後における、配信先での文書データの差分を求め、差分に含まれる文書データの文書データに関する情報を取得する。このとき、配信前の文書データに関する情報は、記憶手段５０２に記憶されているとする。
ステップＳ５０４で、表示制御手段５０４は、差分である文書データに関する情報と、配信先設定情報の「許可する処理」の設定とに基づいて、配信先情報の画面データを生成する。表示制御手段５０４は、生成した画面データを表示制御する。
（６）自動通知処理
図１８は、実施例２における自動通知処理の一例を示すフローチャートである。図１８に示すステップＳ６０１で、取得手段５０１は、文書データを配信する前に、配信設定情報が示す配信先から、文書データに関する情報を取得する。取得された文書データに関する情報は、記憶手段５０２に記憶される。
ステップＳ６０２で、取得手段５０１は、所定のタイミングで、配信先から文書データに関する情報を取得する。
ステップＳ６０３で、差分取得手段５０３は、取得した文書データと、直前に取得した文書データの差分を取得する。
ステップＳ６０４で、差分取得手段５０３は、比較した文書データに差分があるか否かを判定する。差分があれば（ステップＳ６０４−ＹＥＳ）ステップＳ６０５に進み、差分がなければ（ステップＳ６０４−ＮＯ）ステップＳ６０２に戻り、所定のタイミングでステップＳ６０２が行われる。
ステップＳ６０５で、表示制御手段５０４は、差分取得手段５０３から取得した差分に基づき画面データを生成し、この画面データを表示部１８に表示することで、文書データに差分が発生したことをユーザーに通知する。
以上、実施例２によれば、文書データの配信前後で、配信先の文書データの差分を求め、その差分を配信先情報に含めて表示することで、配信した文書データが確認しやすくなる。また、定期的に配信先から文書データに関する情報を取得し、差分があるときにだけ、ユーザーに通知するようにしてもよい。
［変形例］
次に、変形例におけるＭＦＰについて説明する。変形例では、前述した文書配信装置がＭＦＰに組み込まれている。なお、変形例におけるＭＦＰのハードウェアは、実施例１と同様であるため、説明を省略する。
変形例における文書配信装置が組み込まれたＭＦＰの各機能は、基本的には図４又は図１６に示すＭＦＰの機能と図５に示す文書配信装置の機能と同様である。これにより、変形例におけるＭＦＰによれば、ＭＦＰ単体で、実施例１に示した処理を行なうことができる。
実施例１、２のＭＦＰや変形例のＭＦＰで実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
また、実施例１、２のＭＦＰや変形例のＭＦＰで実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例１、２のＭＦＰや変形例のＭＦＰで実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
また、実施例１、２のＭＦＰや変形例のＭＦＰで実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
実施例１、２のＭＦＰや変形例のＭＦＰで実行されるプログラムは、前述した各手段を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が補助記憶部からプログラムを読み出して実行することにより上記各手段のうち１又は複数の各手段が主記憶部上にロードされ、１又は複数の各手段が主記憶部上に生成されるようになっている。
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施例にわたる構成要素を適宜組み合わせても良い。
１０ ＭＦＰ
２０ 情報処理端末
３０ 文書配信装置
４０ 文書管理装置
５０ 共有サーバ
１０１ 画像読込手段
１０２ 通信手段
１０３ 配信制御手段
１０４ 記憶手段
１０５ 記憶手段
１０６ 操作手段
１０７ 取得手段
１０８ 絞込手段
１０９ 表示制御手段
１１０ 処理手段
１１１ 認証手段
３０１ 配信フロー管理手段
３０２ 通信手段
３０３ ジョブ実行手段
３０４ 配信フロー制御手段
３０５ 配信フロー処理手段
３０６ 記憶手段
３０７ 設定手段
３０８ 記憶手段
５０３ 差分取得手段
特開２００６−０１８６４０号公報 特開２００９−１３４６１３号公報

Claims (10)

  1. 文書データを配信する文書配信システムであって、
    配信される前記文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データを配信する配信手段と、
    前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得手段と、
    前記取得手段により前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記配信手段により前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得手段により前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶手段に蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得手段と、
    前記差分取得手段により取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御手段と、
    を備える文書配信システム。
  2. 前記第１の記憶手段は、
    前記取得手段により、定期的に前記蓄積データ情報が取得された場合に、又は、前記文書配信システムが起動されたときに前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を記憶する請求項１に記載の文書配信システム。
  3. 前記蓄積データ情報のフィルタリングに用いられる、前記蓄積データの属性項目を含むフィルタリング設定と、ユーザー操作とに応じて、前記配信先において前記蓄積データに対して実行可能な処理を示す処理項目の設定とを含む配信先設定情報を記憶する第２の記憶手段と、
    前記フィルタリング設定に含まれる前記属性項目に基づき、前記取得手段により取得された前記蓄積データ情報をフィルタリングする絞込手段と、をさらに備え、
    前記表示制御手段は、
    フィルタリングされた前記蓄積データ情報と、前記配信先設定情報で実行可能と設定された前記処理項目とに基づいて生成された画面データを表示制御する請求項１又は２記載の文書配信システム。
  4. ユーザー認証を行なう認証手段をさらに備え、
    前記取得手段は、
    前記配信先から前記蓄積データ情報を取得する場合、前記認証手段で認証されたユーザーの認証情報を用いて前記配信先への認証を行なう請求項１乃至３の何れか一項に記載の文書配信システム。
  5. 文書データの配信制御を行う画像形成装置であって、
    配信される前記文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データの配信制御を行う配信制御手段と、
    前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得手段と、
    前記取得手段により前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を記憶する第１の記憶手段と、
    前記配信制御手段により前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得手段により前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶手段に蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得手段と、
    前記差分取得手段により取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御手段と、
    を備える画像形成装置。
  6. 前記第１の記憶手段は、
    前記取得手段により、定期的に前記蓄積データ情報が取得された場合に、又は、前記画像形成装置が起動されたときに前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を記憶する請求項５に記載の画像形成装置。
  7. 前記蓄積データ情報のフィルタリングに用いられる、前記蓄積データの属性項目を含むフィルタリング設定と、ユーザー操作とに応じて、前記配信先において前記蓄積データに対して実行可能な処理を示す処理項目の設定とを含む配信先設定情報を記憶する第２の記憶手段と、
    前記フィルタリング設定に含まれる前記属性項目に基づき、前記取得手段により取得された前記蓄積データ情報をフィルタリングする絞込手段と、をさらに備え、
    前記表示制御手段は、
    フィルタリングされた前記蓄積データ情報と、前記配信先設定情報で実行可能と設定された前記処理項目とに基づいて生成された画面データを表示制御する請求項５又は６記載の画像形成装置。
  8. ユーザー認証を行なう認証手段をさらに備え、
    前記取得手段は、
    前記配信先から前記蓄積データ情報を取得する場合、前記認証手段で認証されたユーザーの認証情報を用いて前記配信先への認証を行なう請求項５乃至７の何れか一項に記載の画像形成装置。
  9. 文書データを配信する文書配信システムにおける文書データ制御方法であって、
    配信される前記文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データを配信する配信ステップと、
    前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得ステップと、
    前記取得ステップにより前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を第１の記憶手段に記憶する第１の記憶ステップと、
    前記配信ステップにより前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得ステップにより前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶手段に蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得ステップと、
    前記差分取得ステップにより取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御ステップと、
    を有する文書データ制御方法。
  10. 配信される文書データである配信データの配信先の位置情報を含む配信設定情報に基づき、前記配信データの配信制御を行う配信制御ステップと、
    前記配信設定情報に含まれる前記位置情報が示す前記配信先に記憶されている前記文書データである蓄積データと、前記蓄積データの属性情報のうち、少なくとも何れかを含む蓄積データ情報を取得する取得ステップと、
    前記取得ステップにより前記配信先から前記蓄積データ情報が取得された場合に、取得された前記蓄積データ情報を第１の記憶手段に記憶する第１の記憶ステップと、
    前記配信制御ステップにより前記配信データが前記配信先に配信制御されたときに前記取得ステップにより前記配信先から取得された前記蓄積データ情報である第１の蓄積データ情報と、前記第１の記憶ステップに蓄積されている前記蓄積データ情報である第２の蓄積データ情報とを、前記配信データが配信制御された場合に取得し、取得した前記第１の蓄積データ情報及び前記第２の蓄積データ情報の差分を取得する差分取得ステップと、
    前記差分取得ステップにより取得された前記差分に基づいて生成された画面データを表示制御し、前記配信データが前記配信先に配信されたか否かを通知する表示制御ステップと、
    をコンピュータに実行させるための文書データ制御プログラム。
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