以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。本実施形態においては、画像処理システムの例として、スキャンにより読み取った画像を、予め登録されたワークフローに従って処理することにより、画像の配信や格納を行う画像管理システムを例として説明する。
図1は、本実施の形態に係る画像管理システムの運用形態の例を示す図である。図1に示すように、本実施形態に係る画像管理システムは、画像形成装置1、画像形成装置1a、画像形成装置1bクライアント端末2が接続されたネットワークAとワークフローサーバ3、第1データサーバ5、第2データサーバ6が接続されたネットワークBとが、インターネットや電話回線等の公衆回線4を介して接続されている。本実施形態において、ネットワークAは、画像管理システムを利用するサービス利用者のネットワークであり、ネットワークBは、画像管理システムを提供するサービス提供者のネットワークである。ネットワークA及びネットワークBは、ルータ等のネットワーク機器を介して公衆回線4に接続されている。
画像形成装置1、1a、1bは、撮像機能、画像形成機能及び通信機能等を備えることにより、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ、複写機として利用可能な複合機である。また、画像形成装置1、1a、1bは、予め登録されたワークフローの実行を命令するためのユーザインタフェースとしても機能する。更に、画像形成装置1、1a、1bは、ワークフローの実行結果が記述された画像を印刷出力する。これが、本実施形態に係る要旨の1つである。クライアント端末2は、ユーザが操作する情報処理端末であり、PC(Personal Computer)等の情報処理装置によって実現される。
ワークフローサーバ3は、画像形成装置1において入力されたワークフローの実行命令に基づき、同じく入力された画像に対して画像処理を実行する。また、ワークフローサーバ3は、実行したワークフローの実行結果が記述された画像の印刷出力命令(以降、実行結果出力命令とする)を生成して画像形成装置1、1a、1bのいずれかに送信する。ワークフローサーバ3が実行結果出力命令を送信する送信先や送信タイミング等の送信態様、即ち、実行結果の通知態様を判断することが、本実施形態に係る要旨の1つである。
第1データサーバ5及び第2データサーバ6は、ワークフローサーバ3によって処理された画像情報が格納されるデータサーバである。尚、図1においては、ワークフローサーバ3が1つの装置によって構成されているが、複数の装置でワークフローサーバ3の機能を実現してもよい。例えば、上述したワークフロー全体を制御する機能と、ワークフローに含まれる夫々の処理を実行する機能とを別々のサーバで実現することができる。また、本実施形態に係る要旨であるワークフローの実行結果の取得及び実行結果出力命令の送信等を別のサーバで実現しても良い。
次に、本実施形態に係る画像形成装置1、1a、1b、クライアント端末2、ワークフローサーバ3及び第1データサーバ5、第2データサーバ6のハードウェア構成について説明する。図2は、本実施形態に係る画像形成装置1、1a、1bのハードウェア構成を示すブロック図である。尚、画像形成装置1、1a、1bは、図2に示すハードウェア構成に加えて、スキャナ、プリンタ等を実現するためのエンジンを備える。以下の説明においては、画像形成装置1のハードウェア構成を例として説明するが、画像形成装置1a、1b、クライアント端末2、ワークフローサーバ3及び第1データサーバ5、第2データサーバ6についても同様である。
図2に示すように、本実施形態に係る画像形成装置1は、一般的なサーバやPC等と同様の構成を含む。即ち、本実施形態に係る画像形成装置1は、CPU(Central Processing Unit)10、RAM(Random Access Memory)20、ROM(Read Only Memory)30、HDD(Hard Disk Drive)40及びI/F50がバス80を介して接続されている。また、I/F50にはLCD(Liquid Crystal Display)60及び操作部70が接続されている。
CPU10は演算手段であり、画像形成装置1全体の動作を制御する。RAM20は、情報の高速な読み書きが可能な揮発性の記憶媒体であり、CPU10が情報を処理する際の作業領域として用いられる。ROM30は、読み出し専用の不揮発性記憶媒体であり、ファームウェア等のプログラムが格納されている。HDD40は、情報の読み書きが可能な不揮発性の記憶媒体であり、OS(Operating System)や各種の制御プログラム、アプリケーション・プログラム等が格納される。
I/F50は、バス80と各種のハードウェアやネットワーク等を接続し制御する。LCD60は、ユーザが画像形成装置1の状態を確認するための視覚的ユーザインタフェースである。操作部70は、キーボードやマウス等、ユーザが画像形成装置1に情報を入力するためのユーザインタフェースである。尚、図1において説明したように、本実施形態に係るワークフローサーバ3、第1データサーバ5及び第2データサーバ6は、サーバとして運用される。従って、LCD60及び操作部70等のユーザインタフェースは省略可能である。
このようなハードウェア構成において、ROM30やHDD40若しくは図示しない光学ディスク等の記憶媒体に格納されたプログラムがRAM20に読み出され、CPU10の制御に従って動作することにより、ソフトウェア制御部が構成される。このようにして構成されたソフトウェア制御部と、ハードウェアとの組み合わせによって、本実施形態に係る画像形成装置1やワークフローサーバ3の機能を実現する機能ブロックが構成される。
次に、本実施形態に係る画像形成装置1の機能構成について、図3を参照して説明する。図3は、本実施形態に係る画像形成装置1の機能構成を示すブロック図である。図3に示すように、本実施形態に係る画像形成装置1は、コントローラ100、ADF(Auto Documennt Feeder:原稿自動搬送装置)101、スキャナユニット102、排紙トレイ103、ディスプレイパネル104、給紙テーブル105、プリントエンジン106、排紙トレイ107及びネットワークI/F108を有する。
また、コントローラ100は、主制御部110、エンジン制御部120、画像処理部130、操作表示制御部140及び入出力制御部150を含む。図3に示すように、本実施形態に係る画像形成装置1は、スキャナユニット102、プリントエンジン106を有する複合機として構成されている。尚、図3においては、電気的接続を実線の矢印で示しており、用紙若しくは文書束の流れを破線の矢印で示している。
ディスプレイパネル104は、画像形成装置1の状態を視覚的に表示する出力インタフェースであると共に、タッチパネルとしてユーザが画像形成装置1を直接操作し、若しくは画像形成装置1に対して情報を入力する際の入力インタフェース(操作部)でもある。ディスプレイパネル104は、図2に示すLCD60及び操作部70によって実現される。
ネットワークI/F108は、画像形成装置1がネットワークを介してクライアント端末2やワークフローサーバ3等の他の機器と通信するためのインタフェースであり、Ethernet(登録商標)やUSB(Universal Serial Bus)インタフェースが用いられる。ネットワークI/F108は、図2に示すI/F50によって実現される。また、ネットワークI/F108には、FAXモデムとしての機能も含まれ、画像形成装置1がネットワークを介してFAX送受信を行うためのインタフェースとしても機能する。
コントローラ100は、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせによって構成される。具体的には、ROM30や不揮発性メモリ並びにHDD40や光学ディスク等の不揮発性記憶媒体に格納されたプログラムが、RAM20等の揮発性メモリ(以下、メモリ)にロードされ、CPU10の制御に従って動作することにより構成されるソフトウェア制御部と集積回路などのハードウェアとによってコントローラ100が構成される。コントローラ100は、画像形成装置1全体を制御する制御部として機能する。
主制御部110は、コントローラ100に含まれる各部を制御する役割を担い、コントローラ100の各部に命令を与える。エンジン制御部120は、プリントエンジン106やスキャナユニット102等を制御若しくは駆動する駆動手段としての役割を担う。画像処理部130は、主制御部110の制御に従い、印刷出力すべき画像情報に基づいて描画情報を生成する。この描画情報とは、画像形成部であるプリントエンジン106が画像形成動作において形成すべき画像を描画するための情報である。また、画像処理部130は、スキャナユニット102から入力される撮像データを処理し、画像データを生成する。この画像データとは、スキャナ動作の結果物として画像形成装置1の記憶領域に格納され若しくはネットワークI/F108を介してクライアント端末2やワークフローサーバ3に送信される情報である。
操作表示制御部140は、ディスプレイパネル104に情報表示を行い若しくはディスプレイパネル104を介して入力された情報を主制御部110に通知する。入出力制御部150は、ネットワークI/F108を介して入力される情報を主制御部110に入力する。また、主制御部110は、入出力制御部150を制御し、ネットワークI/F108及びネットワークを介してクライアント端末2やワークフローサーバ3若しくは公衆回線4に接続された他の機器にアクセスする。
画像形成装置1がプリンタとして動作する場合は、まず、入出力制御部150がネットワークI/F108を介して印刷ジョブを受信する。入出力制御部150は、受信した印刷ジョブを主制御部110に転送する。主制御部110は、印刷ジョブを受信すると、画像処理部130を制御して印刷ジョブに含まれる文書情報若しくは画像情報に基づいて描画情報を生成する。
画像処理部130によって描画情報が生成されると、エンジン制御部120は、プリントエンジン106を制御し、上記生成された描画情報に基づき、給紙テーブル105から搬送される用紙に対して画像形成を実行させる。プリントエンジン106の具体的態様としては、インクジェット方式による画像形成機構や電子写真方式による画像形成機構等を用いることが可能である。プリントエンジン106によって画像形成が施された文書は排紙トレイ107に排紙される。
画像形成装置1がスキャナとして動作する場合は、ユーザによるディスプレイパネル104の操作若しくはネットワークI/F108を介して外部のクライアント端末2等から入力されるスキャン実行指示に応じて、操作表示制御部140若しくは入出力制御部150が主制御部110にスキャン実行信号を転送する。主制御部110は、受信したスキャン実行信号に基づき、エンジン制御部120を制御する。
エンジン制御部120は、ADF101を駆動し、ADF101にセットされた撮像対象原稿をスキャナユニット102に搬送する。また、エンジン制御部120は、スキャナユニット102を駆動し、ADF101から搬送される原稿を撮像する。また、ADF101に原稿がセットされておらず、スキャナユニット102に直接原稿がセットされた場合、スキャナユニット102は、エンジン制御部120の制御に従い、セットされた原稿を撮像する。即ち、スキャナユニット102が撮像部として動作する。
撮像動作においては、スキャナユニット102に含まれるCCD等の撮像素子が原稿を光学的に走査し、光学情報に基づいて生成された撮像情報が生成される。エンジン制御部120は、スキャナユニット102が生成した撮像情報を画像処理部130に転送する。画像処理部130は、主制御部110の制御に従い、エンジン制御部120から受信した撮像情報に基づき画像情報を生成する。画像処理部130が生成した画像情報はHDD40等の画像形成装置1に装着された記憶媒体に保存される。即ち、スキャナユニット102、エンジン制御部120及び画像処理部130が連動して、画像入力部として機能する。
画像処理部130によって生成された画像情報は、ユーザの指示に応じてそのままHDD40等に格納され若しくは入出力制御部150及びネットワークI/F108を介してワークフローサーバ3等の外部の装置に送信される。
また、画像形成装置1が複写機として動作する場合は、エンジン制御部120がスキャナユニット102から受信した撮像情報若しくは画像処理部130が生成した画像情報に基づき、画像処理部130が描画情報を生成する。その描画情報に基づいてプリンタ動作の場合と同様に、エンジン制御部120がプリントエンジン106を駆動する。尚、描画情報と撮像情報との情報形式が同一である場合は、撮像情報をそのまま描画情報として用いることも可能である。
また、画像形成装置1がファクシミリとして動作する場合は、まず、スキャナ動作の場合と同様に画像処理部130によって画像情報が生成される。そして、主制御部110が入出力制御部150を制御し、FAX送信を実行させる。FAX送信に際しては、入出力制御部150が、主制御部110の制御に従い、ネットワークI/F108のうちFAXモデムの機能を駆動して指定された送信先に画像を送信する。
また、画像形成装置1が、予め構築されているワークフローを実行する場合は、まず、ユーザがディスプレイパネル104を操作してワークフローの実行指示を入力する。この際、ディスプレイパネル104には、ワークフローを選択するための画面(以降、ワークフロー選択画面とする)として、登録されているワークフローの情報が表示される。このワークフロー選択画面を表示するための情報(以降、フロー情報とする)について、図4を参照して説明する。
図4は、フロー情報の内容を示す図である。図4に示すように、フロー情報は、ワークフローを識別するためのID、ワークフローの名称及びワークフローに含まれる処理の内容の情報を含む。例えば、ID“001”のワークフローであれば、名称は“projectA”であり、“処理a”、“処理b”、“処理c”・・・といった処理が含まれる。図4に示す“処理a”、“処理b”、“処理c”・・・等の各処理は、画像形成装置1において実行されるスキャン処理や、ワークフローサーバ3において実行される画像処理である。
図4に示す “処理a”、“処理b”、“処理c”等の各処理を実行する機能は、画像形成装置1やワークフローサーバ3においてプラグインとして構成されている。即ち、上記各処理のプラグインを構成するプログラムが画像形成装置1若しくはワークフローサーバ3にインストールされることにより、図4に示す各処理が本実施形態に係る画像処理システムにおいて実行可能となる。
尚、フロー情報としては、図4に示す情報の他、夫々の処理についての設定値の情報等も含まれる。また、図4に示すフロー情報は、画像形成装置1においてHDD40に格納されており、主制御部110がフロー情報を参照してワークフロー選択画面の表示情報を生成する。この他、ネットワークを介してワークフローサーバ3からフロー情報を取得して表示情報を生成してもよい。
主制御部110は、操作表示制御部140を介してワークフローの実行指示を取得し、その実行指示に基づいて上述したようにスキャンを行うことにより処理すべき画像を取得する。尚、処理すべき画像はスキャンによって取得する他、HDD40等に予め格納された画像を取得してもよい。
主制御部110は、処理すべき画像を取得すると、入出力制御部150を制御して、ワークフローの実行指示及び画像の情報をワークフローサーバ3に送信させる。これにより、上述したように画像形成装置1がワークフローの実行指示及び処理すべき画像の情報をワークフローサーバ3に送信し、ワークフローサーバ3においてワークフローが実行される。その後、画像形成装置1においては、入出力制御部150が必要に応じてワークフローの実行結果に関する情報を取得する。
次に、本実施形態に係るワークフローサーバ3の機能構成について、図5を参照して説明する。図5は、本実施形態に係るワークフローサーバ3の機能構成を示すブロック図である。図5に示すように、本実施形態に係るワークフローサーバ3は、コントローラ300、ネットワークI/F301を含む。またコントローラ300は、フロー制御部310、入出力制御部320及び画像処理部330を含む。
ネットワークI/F301は、画像形成装置1のネットワークI/F108と同様に、ワークフローサーバ3がネットワークを介して画像形成装置1やクライアント端末2等の他の機器と通信するためのインタフェースである。入出力制御部320は、画像形成装置1の入出力制御部150と同様に、ネットワークI/F301を介して入力される情報をフロー制御部310に入力する。また、フロー制御部310の制御に従い、ネットワークI/F301を介して他の機器に情報を送信する。
画像処理部330は、ワークフローサーバ3において、ワークフローに含まれる画像処理を実行する。画像処理部330が実行する画像処理とは、例えばOCR(Optical Character Recognition)処理や、画像の情報形式の変換処理等である。画像処理部330は、フロー制御部310の制御に従って画像処理を実行する。
フロー制御部310は、ワークフローサーバ3において、上述したようにワークフローの実行を制御する。フロー制御部310に含まれる機能について、図6を参照して説明する。図6は、本実施形態に係るフロー制御部310の機能構成を示す図である。図6に示すように、本実施形態に係るフロー制御部310は、情報取得部401、認証処理部402、ジョブ管理部403、配信処理部404、配信先管理部405、エラー通知部406、通知態様判断部407及び情報記憶部411を含む。
情報取得部401は、入出力制御部320が画像形成装置1から受信したワークフローの実行命令や、ワークフローにおいて処理対象となる画像の情報等のワークフローの処理に関する様々な情報を取得する。認証処理部402は、本実施形態に係る画像処理システムを利用する際の利用権限を認証する。本実施形態においては、認証処理部402による認証処理により、ユーザが操作する画像形成装置1とワークフローサーバ3との間の通信が暗号化され、情報のセキュリティ性が確保される。
ジョブ管理部403は、情報取得部401が取得したワークフローの実行命令に基づき、ワークフローのジョブの実行を処理する。例えば、情報取得部401が取得したワークフローの実行命令に画像変換処理や、OCR処理が含まれていれば、ジョブ管理部403は、画像処理部330を制御して画像変換若しくはOCRを実行させる。また、処理した画像の配信処理が含まれていれば、ジョブ管理部403は、配信処理部404に画像の配信処理を実行させる。
更に、ジョブ管理部403は、実行を処理したワークフローの実行結果を取得する。特に、本実施形態に係るジョブ管理部403は、ワークフローに含まれる各処理のいずれかがエラーとなって処理が中断した場合、ワークフローの実行結果としてエラーを検知し、エラーの内容をエラー通知部406に出力する。これにより、エラー通知部406によるエラー通知処理の実行が可能となる。
配信処理部404は、上述したように、ジョブ管理部403からの命令に基づいて入出力制御部320を制御し、画像の配信処理を行う。配信先管理部405は、クライアント端末2からのアクセスに基づき、情報記憶部411に記憶されている配信先一覧の情報を管理する。配信先一覧の情報としては、ファイルサーバアドレス、メールアドレス、ウェブサーバURL、FAX番号等がある。
エラー通知部406は、ジョブ管理部403から取得したエラーの内容に基づき、ユーザや管理者に対してエラーを通知するための画像及びその画像を画像形成装置1、1a、1bのいずれかに出力させるための印刷ジョブである実行結果出力命令を生成して、画像形成装置1、1a、1bのいずれかに送信する。通知態様判断部407は、エラー通知部が実行結果出力命令を送信する際に、その送信先や送信タイミングについて判断を行う。この判断が、本実施形態に係る要旨の1つである。
情報記憶部411は、図6に示すように、ユーザ情報、フロー情報、通知態様情報、結果通知キュー、配信先一覧が格納されている記憶領域である。以下、夫々の情報について、図を参照して説明する。図7は、ユーザ情報の内容を示す図である。ユーザ情報は、認証処理部402が、ログイン要求に応じてユーザを認証するために参照する情報であり、図7に示すように、本実施形態に係る画像管理システムの利用者として登録されているユーザを識別するユーザID、ユーザが利用する画像形成装置1を識別するマシンID、そのユーザを認証するためのパスワード及びそのユーザが入力したジョブの実行結果の通知先の情報を含む。フロー情報は、図4において説明した情報と同様である。
図8は、通知態様情報の内容を示す図である。通知態様情報は、通知態様判断部407が、実行結果出力命令の送信先や送信タイミングを判断するための情報であり、本実施形態においては、エラーの内容ごとにエラーの通知先及び通知タイミングの情報が関連付けられたテーブルである。図8に示すように、本実施形態に係る通知態様情報は、エラーの種類を識別するエラーID、エラー内容及び夫々のエラーが検知された場合のエラーの通知先及び通知タイミングを示す情報を含む。
本実施形態に係る通知態様情報に含まれる“通知先”の情報は、“ユーザ”や“管理者”等、実行結果を通知する相手を示す情報である。また、本実施形態に係る通知態様情報に含まれる“通知タイミング”の情報は、“エラー検知時”や“定期通知”等、実行結果出力命令を送信するタイミングを示す情報である。
図8に示す“エラー検知時”は、夫々対応するエラーが検知された場合に、すぐに通知を行う通知態様であり、可能な限り早くユーザに結果を通知すべき場合や、ユーザに通知することによりエラーを解消することが可能なエラー内容の場合に特に有効である。“定期通知”は、夫々対応するエラーが検知された場合に、すぐに通知を行うのではなく、所定期間エラーを蓄積した上でまとめて通知を行う通知態様であり、ユーザに結果を通知することについて迅速さが求められない場合や、ユーザでは解消が困難なエラー内容の場合に選択され得る。
結果通知キューは、通知態様判断部407による実行結果出力命令の送信タイミングの判断において、図8に示す“定期通知”等のように、直ちに送信するのではない場合の実行結果出力命令である。本実施形態に係る実行結果出力命令は印刷ジョブであるため、結果通知キューは印刷ジョブキューである。このように格納された結果通知キューを参照することにより、システムの管理者は、夫々の結果通知キューについて通知する必要があるか否かを後から判断することができる。このように結果通知キューを記憶することにより、情報記憶部411が出力命令記憶部として機能する。また、管理者の操作に基づいて結果通知キューを削除することにより、フロー制御部310が出力命令操作部として機能する。
次に、本実施形態に係る画像管理システムの動作について説明する。図9は、本実施形態に係る画像管理システムにおいて、画像形成装置1からジョブが入力されることによりワークフローサーバ3においてジョブが実行され、ワークフローサーバ3が実行結果の通知を印刷ジョブとして出力する場合の動作を示すシーケンス図である。
図9に示すように、ユーザが画像形成装置1を操作して画像処理システムを利用する際、まず画像形成装置1がユーザの操作に応じて認証要求をワークフローサーバ3に送信する(S901)。画像形成装置1からの認証要求を受けたワークフローサーバ3においては、フロー制御部310の認証処理部402が、情報記憶部411に記憶されているユーザ情報を参照して認証処理を実行し、認証確認を画像形成装置1に送信する(S902)。
S901及びS902の処理により、画像形成装置1とワークフローサーバ3との間で暗号化通信が確立され、以降の両者間の通信は暗号化された情報によってやり取りされる。尚、画像形成装置1からワークフローサーバ3への認証要求の送信は、ユーザが画像形成装置1のディスプレイパネル104を操作してワークフローの実行命令を入力した後に実行されてもよいし、実行命令を入力する前、例えば、画像形成装置1への電源投入時等に予め実行されても良い。
ワークフローサーバ3から認証確認を受信すると、画像形成装置1においてジョブの入力画面が表示され、ユーザがディスプレイパネル104を操作してワークフローの実行命令を入力すると、画像形成装置1においてスキャン等により画像情報の取得が行われ、ワークフローサーバ3に対してジョブが入力される(S903)。S903においては、入出力制御部150が、主制御部110の制御に基づき、情報を送信する。これにより、ワークフローサーバ3のフロー制御部310において、情報取得部401が、画像及びジョブの実行命令を取得する。即ち、情報取得部401が、画像処理の処理命令及び処理すべき画像情報を取得する画像処理命令取得部として機能する。
S903の処理により情報取得部401が各情報を取得すると、ジョブ管理部403が、ジョブの実行命令に基づいて画像処理を行う画像処理部330や、配信処理を行う配信処理部403等の各処理を行う部分を制御し、ジョブを実行する(S904)。即ち、ジョブ管理部403が、処理実行部として機能する。S904においては、画像処理部330や配信処理部404が、ジョブ管理部403の制御に従って、OCR(Optical Character Recognition)やバーコード認識等の画像処理及びメール配信やFAX配信等の配信処理を実行する。
そして、画像処理部330若しくは配信処理部403は、夫々の処理を実行することにより得られた結果を、ジョブ管理部403からの制御に対する応答としてジョブ管理部403に入力する。これにより、ジョブ管理部403は、ジョブの実行結果を取得する(S905)。即ち、ジョブ管理部403が実行結果取得部として機能する。S905において、画像処理部330若しくは配信処理部403は、何らかの要因により処理が完了できなかった場合、その要因と共に処理が中断されたことをジョブ管理部403に通知する。この場合、ジョブ管理部403は、実行結果としてジョブがエラーにより中断したことを認識する。
ジョブがエラーにより中断した場合、画像処理部330若しくは配信処理部403からジョブ管理部403に入力される応答の内容は、図8において説明したような“エラー内容”、即ち処理が中断された要因の内容が含まれる。即ち、画像処理部330がOCRにより天地識別やタイトル抽出を実行した結果、夫々の処理に失敗した場合はその旨を示す情報が含まれる。また、配信処理部403がメール配信を実行した結果、サーバ接続エラーやファイル名エラーが発生した場合は、その旨を示す情報が含まれる。
ジョブ管理部403は、S905の処理により実行結果を取得すると、取得した実行結果の情報をエラー通知部406に出力する。これにより、通知態様判断部407が、エラー通知部406が取得した実行結果に基づき、通知相手や通知タイミング等、通知態様の判断を行う(S906)。即ち、通知態様判断部407が出力態様判断部として機能する。S906における通知態様の判断動作については、後に詳述する。S906により通知態様の判断が完了すると、エラー通知部406は、判断された通知態様に従って実行結果出力命令、即ち印刷ジョブを送信し(S907)、処理を終了する。即ち、エラー通知部406が、出力命令部として機能する。
次に、図9のS906における通知態様の判断について説明する。図10に示すように、本実施形態に係る通知態様の判断動作は、通知相手の判断(S1001)、出力先の判断(S1002)及び出力タイミングの判断(S1003)の3つのステップを含む。通知先の判断ステップにおいて、通知態様判断部407は、図8に示す通知態様情報を参照し、S905において取得した実行結果に含まれるエラー内容に対応する“通知先”を取得する。これにより、通知態様判断部407は、“ユーザ”や“管理者”等、実行結果を通知する相手を判断する。
S1002の出力先の判断ステップとは、実行結果の画像形成出力を実行させる画像形成装置を判断するステップであり、本実施形態においては、画像形成装置1、1a、1bのいずれに実行結果出力命令を送信するかを判断するステップである。S1002の詳細について、図11を参照して説明する。図11は、S1002における詳細な処理を示すフローチャートである。
図11に示すように、通知態様判断部407は、まずS1001の判断結果を参照し、通知相手として管理者が含まれているか否かを判断する(S1101)。S1101の判断の結果、通知相手として管理者が含まれていれば(S1101/YES)、通知態様判断部407は、実行結果出力命令の送信先として、管理者用の出力先として設定されている画像形成装置を設定する(S1102)。尚、管理者用の出力先として用いる画像形成装置は、通知態様判断部407に予め記憶されている。S1101の判断の結果、通知相手として管理者が含まれていなければ(S1101/NO)、通知態様判断部407はそのまま次の処理に進む。
管理者についての出力先の判断が完了すると、通知態様判断部407は、同様にS1001の判断結果を参照し、通知相手としてユーザが含まれているか否かを判断する(S1103)。S1103の判断の結果、通知相手としてユーザが含まれていれば(S1103/YES)、次に、通知態様判断部407は、S903において入力されたジョブの書誌情報において、実行結果を紙出力によりユーザに通知する際の出力先が定められているか否か判断する(S1104)。この書誌情報において定められている情報は出力先情報として用いられる。尚、S903において入力されたジョブの情報は、情報記憶部411に記憶されている。
S1104の判断の結果、書誌情報において定めがある場合(S1104/YES)、通知態様判断部407は、実行結果出力命令の送信先として、定められた書誌情報に応じた画像形成装置を設定し(S1105)、処理を終了する。他方、書誌による定めがない場合(S1104/NO)、次に、通知態様判断部407は、S903においてジョブを入力したユーザのログイン状態が維持されているか否か確認する(S1106)。換言すると、S1106において、通知態様判断部407は、ジョブを入力したユーザのワークフローサーバ3における認証状態を判断する。
S1106の処理において、通知態様判断部407は、認証処理部402が保持している情報を参照し、S901及びS902において認証されたユーザのログイン状態が継続しているか否かを確認する。この他、S901及びS902においてユーザが認証されてからの経過時間や、S903においてジョブが入力されてからの経過時間に基づいてユーザのログイン状態を判断することも可能である。このような態様は、ユーザが認証された後所定時間が経過したタイミングや、最後にジョブ入力等の操作が行われてから所定時間が経過したタイミングにおいて自動的にログアウト処理が行われるような認証システムにおいて特に有効である。
S1106の判断の結果、ユーザのログイン状態が維持されていると判断された場合(S1106/YES)、即ち、ユーザが認証されている状態であれば、ユーザはジョブを入力した画像形成装置1の前に未だいる可能性が高いため、通知態様判断部407は、ジョブ入力元である画像形成装置1を実行結果出力命令の送信先として設定し(S1107)、処理を終了する。
他方、S1106の判断の結果、ログイン状態が維持されていないと判断された場合(S1106/NO)、通知態様判断部407は、S903においてジョブが入力されてからの経過時間が、予め定められた所定の閾値以内であるか否か判断する(S1108)。
S1108の判断の結果、ジョブが入力されてからの経過時間が所定の閾値以内であれば(S1108/YES)、ユーザはジョブを入力した画像形成装置1の前に未だいる可能性が高いため、通知態様判断部407は、ジョブ入力元である画像形成装置1を実行結果出力命令の送信先として設定し(S1107)、処理を終了する。即ち、S1106及びS1108の判断は、ユーザが画像形成装置1の前にいるか否かを予測する判断である。従って、S1108において判断対象とする閾値は小さい値に設定することが好ましい。
他方、ジョブが入力されてからの経過時間が所定の閾値を超えていれば(S1108/NO)、ユーザはジョブを入力した画像形成装置1から既に離れていることが予測される。この場合にジョブ入力元である画像形成装置1に実行結果を画像形成出力させると、出力された用紙が放置されてしまう可能性がある。この場合、通知態様判断部407は、ジョブを入力したユーザ、即ち、S901及びS902において認証されたユーザに対応した出力先を図7に示すユーザ情報から取得し、実行結果出力命令の送信先として設定して(S1109)、処理を終了する。
尚、通知相手としてユーザが含まれていない場合(S1103/NO)、通知態様判断部407はそのまま処理を終了する。このように、本実施形態に係る出力先判断ステップにおいては、ジョブの書誌情報や、ジョブを入力したユーザのログイン状態並びに予測され得るユーザの現在位置に基づいて、実行結果出力命令の送信先、即ち、実行結果が記載された用紙(以降、実行結果通知用紙とする)を出力させる画像形成装置を判断する。これにより、実行結果通知用紙が画像形成装置の排紙トレイ等に放置されてしまうことを回避することができる。
S1003の出力タイミングの判断ステップにおいて、通知態様判断部407は、図8に示す通知態様情報を参照し、S905において取得した実行結果に含まれるエラー内容に対応する“通知タイミング”を取得する。これにより、通知態様判断部407は、“エラー検知時”や“定期通知”等、実行結果を通知するタイミングを判断する。このような処理により通知相手及び出力先並びに通知タイミングが判断され、その判断結果に従ってS907においてエラー通知部406が実行結果出力命令を送信する。
S1003のような判断を行うことにより、ユーザが読み取り条件や用紙の挿入方向若しくは配信先等の各種の条件を変更してリトライすることにより解決可能なエラーの場合は、即座にエラーを通知してリトライを促すことができ、サーバのダウン等、ユーザのリトライによっては解決不可能なエラーの場合には、まとめてエラーを通知することができる。
尚、図11の処理において、S1107、即ち、ジョブの入力元である画像形成装置1が実行結果出力命令の送信先として判断された場合、ユーザが画像形成装置1の前にいることが予測され、そのユーザに出力用紙を取得させることが前提である。従って、S1107の処理を経ている場合、S1003の通知タイミングの判断においては、通知態様情報の“通知タイミング”の情報によらず、エラー検知時にそのまま実行結果出力命令を送信するよう判断することが好ましい
以上説明したように、本実施形態に係る画像管理システムにおけるワークフローサーバ3は、実行したジョブのエラーを検知すると、エラー内容を記述した画像の画像形成出力命令を生成し、印刷ジョブとして画像形成装置に対して送信する。この際、上述したような諸々の情報を参照することにより、その通知態様、特に画像形成出力を実行させる画像形成装置を判断する。これにより、ジョブの実行結果を紙出力により通知する場合であっても、出力された用紙をユーザが確認することなく放置されるような状態を回避することができる。
尚、上記実施形態においては、ワークフローがエラーにより中断された場合のエラー通知を紙出力させる場合を例として説明したが、エラー通知に限らず、正常に完了したジョブの実行結果の通知であっても同様に適用可能である。特に、処理すべき画像の情報が、契約書等の重要書類の場合、処理が正常に完了したことをユーザに通知することが好ましい。従って、エラー通知部406は、処理される画像情報の内容に従って、ジョブの実行結果の通知を行うか否か判断することが好ましい。
また、上記実施形態においては、図11に示す実行結果通知用紙の出力先の判断において、ユーザの現在位置がジョブの入力元である画像形成装置の前であることが推測されない場合、ユーザ情報において設定されているユーザ固有の出力先が実行結果出力命令の送信先として判断される場合を例として説明した。この他、ユーザの現在位置がジョブの入力元である画像形成装置の前であることが推測されない場合は、ユーザの現在位置が不明であるとして紙出力による実行結果の通知をキャンセルすることも可能である。これにより、出力された用紙が放置されてしまうことをより好適に回避することができる。
また、上記実施形態においては、出力タイミングの判断において、図8に示すようにエラーの内容に基づいて判断する場合を例として説明した。この他、例えばジョブにおける処理対象の画像、文書の内容に基づいて判断することができる。例えば、契約書等の重要書類や暗号化された情報の場合、処理がエラーとなったまま通知が行われないと、業務上重大なミスに繋がる可能性がある。従って、上記重要書類や暗号化された情報が処理対象であるジョブの実行結果の通知においては、“定期通知”ではなく、即座に通知することが好ましい。このような判断は、通知態様判断部407に判断基準となる情報、例えば、上記重要書類であることを判断するための情報や、暗号化された情報であることを判断するための情報を記憶させることにより可能となる。
また、出力タイミングの判断においては、ワークフローにおける画像若しくは文書の配信先を参照することもできる。配信先として組織内での重役や管理者が設定されていた場合、配信される画像若しくは文書の内容が重要な内容であることが予測され得る。従って、配信先として組織内での重役や管理者が設定されているジョブの実行結果の通知においては、“定期通知”ではなく、即座に通知することが好ましい。この態様も、配信先に基づいて配信される画像の内容を推測しているのであり、上述した処理対象の画像に基づいた出力タイミングの判断の一態様である。このような判断は、例えば、図7において説明したユーザ情報や、情報記憶部411に記憶されている配信先一覧に、夫々のユーザの役職等を示す情報を記憶させることにより可能となる。また、図7に示すユーザ情報において、夫々のユーザに通知タイミングを示す情報を関連付け、通知態様判断部407が、配信先のユーザに基づいてユーザ情報を参照することにより、通知タイミングを判断するようにしても良い。
また、図11のS1106及びS1108の判断を通知タイミングの判断にも用いることができる。例えば、S1106及びS1108において“NO”となった場合、即ち、ユーザの現在位置がジョブの入力元である画像形成装置の前であることが推測されない場合に、S1003の判断を経ることなく、“定期通知”が選択されるようにしても良い。ユーザの現在位置が予測不能である場合は、即座に実行結果出力命令を出力してもその出力用紙は放置される可能性がある。これに対して、予め実行結果がまとまって出力される時間を定めておくことにより、出力された用紙が放置されることを回避することができる。
また、上記実施形態においては、図6において説明したように、“定期通知”等のように直ちに送信しない実行結果出力命令を結果通知キューとして蓄積することにより、管理者による結果通知キューの取捨選択を可能とする例について説明した。この取捨選択については、管理者の判断によって実現する他、取捨選択のルールが記述された情報を用意することにより、フロー制御部310において自動的に実行されるようにすることも可能である。この場合、フロー制御部310が出力命令削除部として機能する。
上記取捨選択のルールとしては、例えばその後のリトライ状況を参照することによる判断ルールを設定することができる。ジョブがエラーにより中断されてエラー通知の結果通知キューが格納された後、そのエラーとなったジョブが自動的にリトライされて正常に完了する可能性がある。この場合、エラー通知を行うことは無駄であるばかりかユーザに混乱を生じさせるため、対応する結果通知キューを削除することが好ましい。
また、通知するべき結果の内容に基づいて判断することができる。エラーにより画像若しくは文書が配信されなかったことの通知であれば、どのようなタイミングであれユーザに通知することが好ましいが、エラーが発生しながらも配信が完了した場合や、配信が正常に完了した場合は、その旨を通知することはそれほど重要ではない。従って、上記結果通知キューの取捨選択のルールとして、通知するべき結果の内容に基づいて判断する判断ルールを設定することができる。
また、エラー内容に基づいて結果通知キューの取捨選択を行う場合は、図8に示す通知態様情報において各エラーに関連付けて取捨選択のルールを示す情報を記憶しておくことにより実現することが可能となる。
同様に、ワークフローにおける画像若しくは文書の配信先や、画像若しくは文書の内容を参照することにより、結果通知キューの取捨選択を行うこともできる。上述したように、画像若しくは文書の内容に基づいてその重要性を判断することが可能であり、組織内での重役や管理者が配信先として設定されていること等に基づいてもその重要性を判断することが可能である。配信される画像若しくは文書の内容が重要な内容であれば、その配信処理についての実行結果はどのようなタイミングであれユーザに通知することが好ましい。従って、上記結果通知キューの取捨選択のルールとして、ワークフローにおける画像若しくは文書の配信先や、画像若しくは文書の内容に基づいて判断する判断ルールを設定することができる。
また、上記実施形態に係るエラー通知機能は、ワークフローサーバ3に含まれる基本的な機能の1つとして実現されるが、例えば、図4に示す“処理a”、“処理b”、“処理c”、・・・のように、ワークフローに組み込まれる処理の1つとして実現することも可能である。この場合、上記エラー通知機能、即ち、エラー通知部406及び出力態様判断部407の機能は、ワークフローサーバ3の基本的な機能に対して付加的に搭載されるプラグインとして実現される。換言すると、エラー通知部406及び出力態様判断部407の機能を実現するためのソフトウェア・プログラムがワークフローサーバ3にインストールされることにより、エラー通知部406及び出力態様判断部407の機能が実現される。
このような場合、エラー通知部406及び出力態様判断部407は、ワークフローサーバ3に対して後から追加される機能であるため、ワークフローサーバ3において処理される全ての情報を自由に参照できない可能性がある。従って、プラグインとして実現された通知態様判断部407が通知態様を判断する際には、ジョブの書誌的な情報を参照することが好ましい。これにより、上述した機能を容易に実現することが可能である。