JP2010072948A - 業務支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】紙帳票に対する押印やサインなどといった従来の紙ベースの業務手順と同様の手作業を行うだけで、業務の進捗情報を収集することができるようにする。
【解決手段】フォーム２００には、ワークフローを構成する各業務段階の担当者が押印するための押印欄２０２ａ〜２０２ｄが設けられている。各押印欄２０２ａ〜２０２ｄ（押印欄２０２と総称）には、当該押印欄２０２に対応する業務段階のＩＤを表す画像コードが一面に印刷されている。各担当者の印鑑１００には読取部１０２が設けられる。読取部１０２が、印鑑１００の印面が押印された押印欄２０２上に印刷された画像コードを読み取る。読取部１０２が読み取った画像コードに基づき、担当者が押印した押印欄２０２に対応する業務段階が特定され、これに応じて業務手順の進捗状況が更新される。
【選択図】図１

Description

本発明は、業務支援システムに関する

特許文献１には、文書データベースを更新していくことで承認・決済を行うシステムにおいて、紙文書に印刷された識別子を読み込んで、承認・決済を行うことが開示されている。

特許文献２には、電子文書管理システム内の電子文書に対して審査・承認作業を行うシステムにおいて、電子文書管理システムから紙文書として出力する際にＩＤ（識別情報）を印刷しておき、紙文書に対して審査・承認作業を行った後、それをスキャナで読み込むことで、電子的なワークフローを継続させる方式が開示されている。

特許文献３には、電子的なワークフローで使用される電子文書の印刷結果に対して担当者が記入等を行った場合に、それを読み取って電子的なワークフローに戻すシステムが開示されている。このシステムでは、電子文書の印刷結果の紙文書にＩＤを印刷しておき、その紙文書を読み込むことで紙文書に対する作業の結果をワークフローに戻している。

特開２００４−０５４３６４号公報 特開２００４−２６５１４０号公報 特開２００７−１６４２２４号公報

本発明は、紙帳票に対する押印やサインなどといった従来の紙ベースの業務手順と同様の手作業を行うだけで、業務の進捗情報を更新することができるようにすることを目的とする。

請求項１に係る発明は、業務手順がどの業務段階まで進捗したかを示す進捗情報を記憶し、外部装置からの要求に応じて前記進捗情報を提供する進捗情報提供手段と、前記業務手順に対応する紙帳票に記入を行うための記入器具と、前記記入器具により前記紙帳票の記入欄に記入が行われる際に前記記入欄に示された識別情報を読み取るための読取装置と、を備える記入装置と、前記読取装置が前記記入欄から読み取った識別情報に対応する業務段階に基づき、前記進捗情報提供手段に記憶された前記進捗情報を更新する更新手段と、を備える業務支援システムである。

請求項２に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記記入器具は印鑑であることを特徴とする。

請求項３に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記読取装置は前記印鑑の印面の外側の複数の異なる位置の識別情報を読み取り、前記更新手段は、前記進捗情報提供手段に記憶されている進捗情報と、前記複数の異なる位置の各々から読み取られた各識別情報に対応する各業務段階と、に基づき、前記記入器具による記入がなされた記入欄に対応する業務段階を判定し、判定した業務段階に基づき前記進捗情報提供手段に記憶された前記進捗情報を更新する、ことを特徴とする。

請求項４に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記印鑑が押印されたことを検知する押印検知手段を更に備え、前記読取装置は、前記押印検知手段が押印を検知したときに読取を行う、ことを特徴とする。

請求項５に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記読取装置が前記識別情報を読み取ったことを確認するまで、前記印鑑による押印がなされないように制限する押印制限手段、を更に備える。

請求項６に係る発明は、請求項２に係る発明において、前記印鑑は、日付合わせダイヤルを備える日付印であり、前記記入装置は、前記日付合わせダイヤルを読み取ることで前記印鑑の印面の日付を判定する日付判定手段と、前記日付判定手段が判定した日付が現在の正しい日付でない場合に、前記印鑑による押印がなされないように制限する押印制限手段と、を備える。

請求項７に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記紙帳票の記入欄に示された識別情報は、複数の業務手順のうち前記紙帳票に対応する業務手順と、当該記入欄に対応する業務段階と、を表す情報であり、前記更新手段は、前記進捗情報提供手段に記憶された複数の業務手順の進捗情報のうち、前記読取装置が前記記入欄から読み取った識別情報が表す業務手順の進捗情報を、前記識別情報が表す業務段階に基づき更新する、ことを特徴とする。

請求項８に係る発明は、請求項１に係る発明において、前記紙帳票の記入欄に示された識別情報は、当該識別情報が示された場所の前記紙帳票上での座標を表す情報であり、前記更新手段は、前記各業務段階に対応する各記入欄の前記紙帳票上での位置範囲を示す情報を参照して、前記読取装置が読み取った識別情報が表す座標を含む記入欄に対応する業務段階を特定する、ことを特徴とする。

請求項９に係る発明は、請求項８に係る発明において、前記紙帳票上には、座標ごとに当該座標を表す座標情報が示されており、前記業務支援システムは、ペンと、前記紙帳票上での当該ペンのペン先近傍の座標情報を読み取る座標読取装置と、を備えた筆記具と、前記ペンによる筆記動作に連動して前記座標読取装置が順に読み取った前記紙帳票上の座標情報の系列を追記画像情報として前記筆記具から取得する取得手段と、前記取得手段が取得した前記追記画像情報を、前記筆記動作に対応して前記記入装置の読取装置が読み取った識別情報に基づき前記特定手段が特定した業務段階と対応づけて記憶する追記記憶手段と、を更に備えることを特徴とする。

請求項１に係る発明によれば、紙帳票の記入欄に対して記入するだけで、業務手順の進捗情報を更新することができる。

請求項２に係る発明によれば、印鑑を押印するという従来の紙帳票と同じ作業で、業務の進捗情報を更新することができる。

請求項３に係る発明によれば、印鑑が記入欄からはみ出るように押印された場合でも、押印先の記入欄を特定できる可能性を高くすることができる。

請求項４に係る発明によれば、記入欄の識別情報が読み取られたにもかかわらず、紙帳票に押印がなされていないという事態を発生しにくくすることができる。

請求項５に係る発明によれば、押印がなされたにもかかわらず、記入欄の識別情報が読み取れないという事態を発生しにくくすることができる。

請求項６に係る発明によれば、日付印の印面の日付が誤ったまま押印されることを低減することができる。

請求項７に係る発明によれば、記入欄の識別情報から直接に、どの業務手順のどの業務段階が実行されたかを判定できる。

請求項８に係る発明によれば、座標を表す識別情報を読み取ることでペンによる追記画像を取得する仕組みと、業務手順の進捗情報を更新するためのシステムとを統合することができる。

請求項９に係る発明によれば、ペンによる追記画像を、追記が行われた業務段階と対応づけて記録することができる。

図１に示すように、この実施形態で用いるフォーム（紙帳票）２００には、ワークフロー（業務手順）を構成する各業務段階の担当者が押印するための押印欄２０２ａ，２０２ｂ，２０２ｃ及び２０２ｄが設けられている。各押印欄２０２ａ〜２０２ｄ（以下、区別する必要がない場合には、押印欄２０２と総称する）の欄内には、それぞれ、当該押印欄２０２自身に対応する業務段階を特定するための情報を表す微小な画像コードが一面に印刷されている。フォームは、１つのワークフローを構成する一連の業務段階の中で、各業務段階の担当者間を回覧される。

各担当者が持つ印鑑１００には、ＣＣＤカメラ等の読み取りデバイスを備えた読取部１０２が設けられている。この読取部１０２が、印鑑１００の印面が押印された押印欄２０２上に印刷された画像コードを読み取る。読取部１０２が読み取った画像コードに基づき、担当者が押印した押印欄２０２に対応する業務段階が特定される。そして、ワークフローを管理するワークフロー管理装置（図１では図示省略）は、特定された業務段階に応じて、当該業務手順の進捗状況を更新する。

押印欄２０２内の画像コードとしては、例えば特開平０７−２２５８０３号公報や特開２００７−０４１６９１号公報等に例示されたグリフコードなど、公知の二次元又は一次元の画像コードを用いることができる。本実施形態の方式は、使用する画像コードの種類には依存しない。

押印欄２０２内の画像コードは、一例では、当該押印欄２０２に対応する業務段階を表す一意な識別情報を表す。複数のワークフローインスタンスの進捗を管理する一般的な場合では、押印欄２０２内の画像コードは、例えば、ワークフローインスタンスと、当該インスタンス内の業務段階のうちの当該押印欄２０２に対応する業務段階と、を表すものであればよい。

ワークフローインスタンスは、実行される個別具体的なワークフローのことである。例えば、会社における購入稟議のワークフローでは、起案者が購入稟議書を作成し、課長、部長などといったあらかじめ定められた承認者がその稟議書を順に承認していく。様々な物品について、購入の際に購入稟議のワークフローが実行される。それら個別具体的な物品について実際に行われる購入稟議の作業が、「購入稟議」という種類（クラス）のワークフローに属する、個別具体的なインスタンスである。

例えば、インスタンスＩＤ（識別子）「０１００１」が付与されたワークフローインスタンスにおいて用いられるフォーム２００のうち、工程ＩＤ「００１」の工程（業務段階）に対応する押印欄２０２には、それらインスタンスＩＤと工程ＩＤとを組み合わせた値、例えば「０１００１−００１」を表す画像コードが印刷される。なお、組み合わせの仕方は一例に過ぎない。インスタンスＩＤと工程ＩＤとを組み合わせた値は、公知の符号化アルゴリズムに従って画像コードへとコード化される。

また、別の例では、フォーム２００上の各点に対し、その点のフォーム２００上での位置座標を示す画像コードを印刷してもよい。このように位置座標を表す画像コードを用いた場合は、各業務段階に対応する各押印欄の位置の情報を参照することで、読取部１０２が読み取った画像コードが表す座標がどの業務段階の押印欄のものかを特定することができる。なお、このような画像コードとしては、例えば、アノト社が提案する画像コードや、上述の特開２００７−０４１６９１号公報に示される画像コードなど、公知のものを用いてもよい。また、これら公知の画像コードは、１ページの画像内での当該画像コードの位置座標だけでなく、当該画像コードが含まれるページの識別情報を表すこともできる。ワークフローインスタンスのインスタンスＩＤをページの識別情報として画像コードに組み込むことで、読取部１０２がフォーム２００から読み取った画像コードから、フォーム２００に対応するインスタンスＩＤと、押印された押印欄２０２に対応する業務段階とを判別することができる。

個々の画像コードは小面積であり、押印欄２０２内には、複数の画像コードが配列して印刷される。例えば、インスタンスＩＤと工程ＩＤを組み合わせた値を表す画像コードを用いる場合、１つの押印欄２０２内には同じ画像コードが繰り返し配列されることになる。また、位置座標を表す画像コードを用いる場合には、押印欄２０２内に配置された各画像コードは異なる位置座標を表すこととなる。

印鑑２００の読取部１０２は、押印欄２０２に配列された複数の画像コードのうち、１つの画像コードを復元できる範囲を読み取れればよい。図１では、印鑑１００の外枠と印面との間に読取部１０２の読取面を配置したが、これは一例に過ぎない。読取部１０２は、印鑑１００が押印欄２０２に押印されたときに、その押印欄２０２内の画像コードが読み取れるような配置であれば、どのように配置してもよい。

次に、図２を参照して、実施形態のシステムの全体構成の例を説明する。この例では、ワークフロー管理装置３００が、ワークフローのフロー定義（クラス定義）や、個々のワークフローインスタンスの進捗状況などを管理する。（１）例えばワークフロー管理装置３００に記憶されたワークフローのフォーム２００に対して必要な入力を行った上で、フォーム出力装置４００（例えばプリンタ）から印刷出力すると、ワークフロー管理装置３００内にそのフォームに対応するワークフローインスタンスの管理情報が生成される。（２）そのフォームを用いたワークフローにおける最初の担当者Ａがそのフォーム２００を受け取る。（３）担当者Ａがそのフォーム２００上の最初の押印欄２０２ａに対して自分の印鑑１００ａで押印すると、読取部１０２がその押印欄２０２ａ内の画像コードを読み取る。（４）読み取った画像コードをデコードした値は、ＬＡＮ等のネットワークを介してワークフロー管理装置３００に送信される。これに応じ、ワークフロー管理装置３００は、当該フォームについてのワークフローインスタンスについて、押印欄２０２ａに対応する第１段階に到達した（或いは第１段階まで完了した）ことを記録する。

なお、図２の例では、印鑑１００ａはパーソナルコンピュータ（ＰＣ）５００ａに対してＵＳＢ(Universal Serial Bus：登録商標)等の有線通信手段、又はＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）や赤外線、電波などの無線通信手段で接続されており、読取部１０２が読み取った画像コードは、ＰＣ５００ａを経由して、ワークフロー管理装置３００へと送信される。この場合、ＰＣ５００ａは、ネットワーク６００との接続機器として機能する。例えばＰＣ５００ａは、ＴＣＰ／ＩＰなどといったネットワーク通信プロトコルを用いて、ネットワーク６００を介して、ワークフロー管理装置３００と通信する。なお、印鑑１００ａとネットワーク６００とを接続する機器はＰＣ５００ａに限られない。また、印鑑１００ａ自身がネットワーク６００と接続する機能を持っていれば、ＰＣ５００ａ等の接続機器は不要である。

（５）担当者Ａによる押印のあと、フォーム２００は次の担当者Ｂに渡される。（６）担当者Ｂが、そのフォーム２００の内容を確認し、自分の印鑑１００ｂを２番目の押印欄２０２ｂに押印すると、（７）読取部１０２ｂが読み取った画像コードの値がＰＣ５００ｂ及びネットワーク６００を経由してワークフロー管理装置３００に通知される。これに応じ、ワークフロー管理装置３００は、当該フォームについてのワークフローインスタンスについて、押印欄２０２ｂに対応する第２段階に到達した（或いは第１段階まで完了した）ことを記録する。

以上のように、このシステムでは、印鑑１００がフォーム２００の押印欄２０２に押印されると、ワークフロー管理装置３００は、当該フォームについてのワークフローが、その押印欄２０２に対応する業務段階（工程）に達したことを記録する。

次に、図３を参照して、この実施形態のシステムを構成する各装置の例について更に詳しく説明する。

図３の例では、印鑑１００は、上述の読取部１０２の他に、デコード部１０４，通信部１０６及び印鑑ＩＤ記憶部１０８を備えている。デコード部１０４は、読取部１０２が読み取った画像コードをデコードし、その画像コードが表す値（例えばインスタンスＩＤと工程ＩＤの組合せ）を求める。通信部１０６は、ＰＣ５００との間での通信を行う。印鑑ＩＤ記憶部１０８は、当該印鑑１００の識別情報（ＩＤ）を記憶している。一例では、通信部１０６は、押印時に読取部１０２が読み取った画像コードのデコード結果を、印鑑ＩＤ記憶部１０８に記憶された印鑑ＩＤと対応づけて、ＰＣ５００へと送信する。

ＰＣ５００は、この実施形態のシステムのためのプログラムとして、デバイスＩＦ（インタフェース）部５０２とフロー管理ＩＦ部５０４を備える。デバイスＩＦ部５０２は、印鑑１００の通信部１０６と通信し、印鑑１００からの情報を受信する。また、デバイスＩＦ部５０２は、印鑑１００に対して指示やデータを送信してもよい。フロー管理ＩＦ部５０４は、ネットワーク６００を介してワークフロー管理装置３００と通信する。例えばフロー管理ＩＦ部５０２は、デバイスＩＦ部５０２経由で印鑑１００から受信した情報をワークフロー管理装置３００へと送信する。

フォーム出力装置４００は、フォームを印刷出力するための装置であり、フォーム出力指示部４０２と印刷機構４０４とを含む。フォーム出力指示部４０２は、ユーザがフォームの出力を指示する際に用いるユーザインタフェースである。例えば、フォーム出力指示部４０２は、ウェブブラウザとして構成してもよい。この場合ワークフロー管理装置３００のフォーム提供部３１２からワークフロー種別のメニューを示したウェブページをフォーム出力指示部４０２に提供し、ユーザはそのウェブページから所望のワークフロー種別を選択する。この選択に応じ、ワークフロー管理装置３００のフォーム提供部３１２から、選択されたワークフロー種別に対応するフォーム情報３０６が供給される。そのフォーム３０６が、フォーム出力指示部４０２を介して印刷機構４０４に渡され、用紙へと印刷される。

ワークフロー管理装置３００は、フロー定義ＤＢ３０２，インスタンス生成部３０８，進捗情報ＤＢ３１０，フォーム提供部３１２及びフロー管理部３１４を備える。フロー定義ＤＢ（データベース）３０２は、ワークフローの種類ごとに、そのワークフローのフロー定義３０４とフォーム情報３０６とを記憶している。フロー定義３０４は、ワークフローを定義するデータであり、例えばワークフローの各工程（業務段階、すなわちアクティビティ）の処理内容や、処理を行うべき人の条件などの情報を含む。

図４にフロー定義３０４の一例を示す。この例では、フロー定義３０４は、当該ワークフローの種別の識別情報であるフロー種別ＩＤと、当該種別の名称であるフロー種別名を含む。また、当該ワークフローに含まれる各工程の識別情報（工程ＩＤ）、名称（工程名）、及び各工程を実行すべきユーザが満たすべき条件（工程条件）を含んでいる。この例では、工程「起案」は誰でも実行でき、工程「一次承認」は「グループ長」の役職にあるものだけが実行できる。

フォーム情報３０６は、当該ワークフローで用いられるフォームを規定する情報である。フォーム情報３０６は、例えば、フォーム２００に含まれる押印欄２０２等の各欄の位置や形状、フォーム２００内に表示される定形文や図形などの内容や位置などの情報などを含む。フォーム情報３０６は、例えば、ＰＤＦ（Portable Document File）、或いはページ記述言語などで記述してもよい。

インスタンス生成部３０８は、フロー定義３０４に従ってワークフローインスタンスを生成する。例えば、ユーザは、ＰＣ５００からワークフロー管理装置３００にアクセスし、ワークフローの種別を選んでインスタンス生成を指示すると、インスタンス生成部３０８が、その種別のフロー定義３０４に従ってワークフローインスタンスを生成する。

また、インスタンス生成部３０８は、フォーム出力装置４００からのフォーム出力指示に応じてインスタンス生成及びフォーム情報提供を行う。この処理の手順の例を、図５を参照して説明する。

この手順では、まず、フォーム出力装置４００のフォーム出力指示部４０２からワークフロー種別リストを要求されると、フォーム提供部３１２がそのリストを、例えばウェブページとして提供する（Ｓ１０）。フォーム出力装置４００を操作するユーザは、フォーム出力指示部４０２により表示されたリストの中から、自分が実行したいワークフローの種別を選んでフォームの出力を指示すると、その指示がフォーム提供部３１２を介してその指示がインスタンス生成部３０８に伝わる（Ｓ１２）。インスタンス生成部３０８は、選択されたワークフロー種別のフロー定義３０４に従って進捗情報ＤＢ３１０にワークフローインスタンスを登録する（Ｓ１４）。このとき、インスタンス生成部３０８は、そのワークフローインスタンスに対して一意なインスタンスＩＤを付与する。インスタンスＩＤは、例えばフロー種別ＩＤを含んだ値とすれば、インスタンスＩＤから当該インスタンスがどのフロー種別に属するものかが判別される。また、この代わりに、生成したインスタンスＩＤとフロー種別ＩＤとの対応関係を記憶しておいてもよい。

また、インスタンス生成部３０８は、選択された種別に対応するフォーム情報３０６が表すフォーム２００の各押印欄２０２に表示すべき画像コードをそれぞれ生成し、それら各画像コードをそれぞれ対応する押印欄２０２内に配列して合成する（Ｓ１６）。ここで、各押印欄２０２の画像コードは、１つの例では、当該インスタンスに対して付与したインスタンスＩＤと、当該押印欄２０２に対応する工程ＩＤと、の組合せをコード化することで生成すればよい。インスタンス生成部３０８は、各押印欄２０２に画像コードを合成したフォーム情報３０６を、フォーム提供部３１２経由でフォーム出力指示部４０２に送信する（Ｓ１８）。このフォーム情報３０６が印刷機構４０４から印刷出力されることで、進捗情報ＤＢ３１０に登録されたワークフローインスタンスに対応するフォーム２００が、紙文書として出力されることとなる。

進捗情報ＤＢ３１０は、個々のワークフローインスタンスの進捗状況を示す情報（進捗情報と呼ぶ）を管理するデータベースである。例えば図６に示すように、１つのワークフローインスタンスの進捗情報７０２ａは、当該インスタンスのインスタンスＩＤにより識別される。進捗情報７０２ａには、フォーム２００上の各押印欄２０２のフィールドＩＤ（これは工程ＩＤと等しい）ごとに、その押印欄２０２（工程に対応）の状態が記憶されている。この例では、状態欄には、当該押印欄２０２に押印したユーザの識別情報（ユーザＩＤ）が登録される。誰も押印していない場合は、状態欄の値は「未承認」である。

フロー管理部３１４は、ＰＣ５００のフロー管理ＩＦ部５０４から、印鑑１００の読取部１０２が読み取った画像コードの情報を受け取り、その情報に従い、進捗情報ＤＢ３１０内の進捗情報を更新する。

例えば、図６の例では、フォーム２００を受け取ったユーザＡが最初の押印欄２０２ａに対し自分の印鑑１００を押印すると、印鑑１００の読取部１０２が押印欄２０２ａから画像コードを読み取り、デコード部１０４がその画像コードをデコードする。これにより、そのフォーム２００に対するインスタンスＩＤと、その押印欄２０２ａのフィールドＩＤ（工程ＩＤ）が求められる。これらの情報は、印鑑ＩＤ記憶部１０８から読み出された印鑑ＩＤと共に、通信部１０６によりＰＣ５００へと送られる。ＰＣ５００は、それらの情報をワークフロー管理装置３００のフロー管理部３１４に送信する。

フロー管理部３１４は、受信した情報に含まれる印鑑ＩＤに対応するユーザＩＤを特定する。このために、ワークフロー管理装置３００には、印鑑ＩＤとユーザＩＤとの対応関係の情報をあらかじめ登録しておく。なお、ユーザＩＤを、当該ユーザが持つ印鑑の印鑑ＩＤとして用いれば、印鑑ＩＤからユーザＩＤへの変換の必要はない。また、フロー管理部３１４は、受信した情報中のインスタンスＩＤに対応する進捗情報を進捗情報ＤＢ３１０から検索し、その進捗情報のうち、受信した情報中のフィールドＩＤに対応する状態欄に、特定したユーザＩＤを書き込む。これにより、当該フォーム２００を用いたワークフローインスタンスの進捗状況は、進捗情報７０２ａが示すものとなる。

なお、フロー管理部３１４は、上記のような進捗情報の更新処理とともに、フロー定義に規定される処理（例えば次の工程の担当者に通知を行うなど）を行ってもよい。

ユーザＡ押印後のフォーム２００の第２の押印欄２０２ｂに対しユーザＢが自分の印鑑１００で押印すると、同様の処理により、当該インスタンスの進捗情報は、進捗情報７０２ｂへと変化する。同様にしてユーザＣ，ユーザＤがそれぞれ第３及び第４の押印欄２０２ｃ及びｄに押印すると、当該インスタンスの進捗情報は、進捗情報７０２ｃへと変化する。これで、インスタンスＩＤ「０１００１」のフォームが示す議案は決済されたことになる。

図６は、ワークフローインスタンス中の全工程（業務段階）を、紙のフォーム２００だけで行う例であった。しかし、この実施形態のシステムは、紙で実行する工程と、電子データ上で実行する工程とが混在する場合にも対応する。

例えば、図７の例では、（ａ）ユーザＡが自分のＰＣ５００からワークフロー管理装置３００にアクセスし、実行するワークフローの種別を選択してインスタンス生成を指示すると、進捗情報ＤＢ３１０にそのインスタンスの進捗情報が登録され、その種別に対応するフォーム情報３０６がＰＣ５００に提供される。ユーザＡが、そのフォーム情報３０６に対して記入を行い更に承認操作を行うと、その進捗情報は、進捗情報７０４ａに示すようなものとなる。ユーザＡが承認操作後のフォームの印刷を指示すると、（ｂ）プリンタからそのフォーム２００が印刷される。印刷されたフォーム２００の第１の押印欄２０２ａには、ユーザＡの印影の画像が印刷される。（ｃ）この紙のフォーム２００がユーザＢに渡される。ユーザＢがこのフォーム２００の第２の押印欄２０２ｂに対し自分の印鑑１００で押印すると、（ｄ）読取部１０２が押印欄２０２ｂから読み取った画像コードのデコード結果がワークフロー管理装置３００に送られる。これにより、当該インスタンスの状況は、進捗情報７０４ｂに示すようなものとなる。次に、（ｅ）ユーザＣが、自分のＰＣ５００からワークフロー管理装置３００にアクセスし、当該インスタンスのフォームを開いて承認操作を行うと、当該インスタンスの状況は、進捗情報７０４ｃに示すようなものとなる。

なお、フォーム２００の内容は承認されるとは限らず、いずれかの工程の担当者により却下される場合もある。却下する担当者は、例えば、自分の工程の押印欄２０２に却下印を押下する。却下印は、通常の承認印の印鑑１００と同様、読取部１０２，デコード部１０４，通信部１０６及び印鑑ＩＤ記憶部１０８を内蔵している。例えば、却下印の印鑑ＩＤを、却下の旨を表す値としておけば、ワークフロー管理装置３００は、却下印からＰＣ５００を経由して送られてくる印鑑ＩＤにより、却下印が押印されたことを知ることができる。例えば、ワークフロー管理装置３００が持つ印鑑ＩＤとユーザＩＤとの対応関係の情報に、却下印の印鑑ＩＤ（図中「ＸＸＸＸＸ」）に対応づけて、却下の旨を示す特別の値（ユーザＩＤには用いられないように予約されている）を登録しておく。ワークフロー管理装置３００は、フォーム２００のある押印欄２０２に対して却下印が押下されたことを検知すると、当該フォームの進捗情報におけるその押印欄２０２に対応する工程の状態欄の値を「却下」に変更する。

図８の例では、却下印の印鑑ＩＤは１つであったが、この代わりに、ユーザごとに、そのユーザのＩＤと、承認印のＩＤ及び却下印のＩＤをそれぞれ登録しておいてもよい。

また、図９に示すように、却下印を用意する代わりに、フォーム２００に承認用の押印欄２０２ａ、２０２ｂ、…の他に、却下用の押印欄２０４を設け、ユーザが通常の承認印を却下用の押印欄２０４に押下することで、却下の意思を表示してもよい。この場合、ワークフロー管理装置３００は、押印欄２０４のフィールドＩＤ（工程ＩＤ）が却下を示すものであることを認識していればよい。またこの場合、印鑑ＩＤから、誰が却下したのかを識別することができる。

上記実施形態の第１の変形例を、図１０を参照して説明する。この変形例では、印鑑１００が押印検出部１１０を備える。押印検出部１１０は、印鑑１００の印面がフォーム２００に押印されたことを検出する手段である。例えば、印面に働く圧力を検知する感圧センサや、印面とフォーム２００の紙面との距離を検知する距離センサなど、従来公知の各種の装置を押印検出部１１０として利用することができる。押印検出部１１０が押印されたことを検出した場合に、読取部１０２が読み取りを行い、押印欄２０２から画像コードを読み取る。この変形例では、押印された押印欄２０２の画像コードが読み取られることになる。また、定期的に読取部１０２が読み取りを行い、デコード部１０４が読取結果をデコードできたときに、押印がなされたと判定してもよい。

次に、第２の変形例を、図１１を参照して説明する。この変形例には、印鑑１００に押印規制部１１２が設けられる。この例の印鑑１００の印面は印面外周を取り囲むケースにより保護されている。このケースは、押印方向に向かって印面よりも張り出しており、印鑑を紙に押しつけない状態では、紙はケースに接するのみで、印面には接しない。印鑑１００を紙に対して押しつけると、印面とケースとが相対移動する（印面が下がるか、或いはケースが上昇する）ことにより、印面が紙に押しつけられ、押印がなされることになる。押印規制部１１２は、このような印鑑１００において、印面とケースとの相対移動を規制する機構である。デコード部１０４は、読取部１０２が押印欄２０２から読み取った画像コードをデコードできると、押印規制部１１２に対して規制解除信号を送る。押印規制部１１２は、規制解除信号を受け取ると、規制を解除し、押下動作に応じて印面とケースとの相対移動できるようにする。これにより、印面が押印欄２０２に押印されることになる。一方、デコード部１０４が画像コードをデコードできていない間は、印面とケースとの相対移動が押印規制部１１２により規制されるので、印鑑１００をフォーム２００に押しつけたとしても押印することはできない。この変形例では、画像コードが読み取れないまま押印だけがなされるという事態が生じにくい。

次に、図１２〜図１４を参照して、第３の変形例を説明する。この変形例では、フォーム２５０の全面にわたって、位置座標を表す画像コードが印刷される。画像コードをデコードすると、その画像コードが印刷された位置の座標が求められる。このような画像コードとしては、上述したアノト社の方式や特開２００７−０４１６９１号公報の方式など、従来の方式のものを用いることができる。なお、画像コードには、位置座標の他に、当該フォームを識別するためのインスタンスＩＤの情報を含めることもできる。

このフォーム２５０上の各押印欄ｆ１２、ｆ１３，ｆ１４，ｆ１５の情報が、フォーム情報３０６（図３参照）の一部としてワークフロー管理装置３００に登録されている。押印欄の情報の一例を図１３に示す。この例では、この情報には、押印欄以外の欄（例えばフォーム全体）の情報も含まれている。この情報を欄情報と呼ぶことにする。この例では、欄ごとに、その欄を一意に識別するためのフィールドＩＤに対応づけて、その欄の名前、及びその欄の位置情報が登録されている。欄は矩形領域であり、欄の位置情報は、その欄の左上隅の座標と右下隅の座標との組で表現されている。押印欄については、フィールドＩＤは当該押印欄に対応する工程の工程ＩＤに対応づけられている。

この変形例のシステムでは、図１４に示すように、ＰＣ５００が判定部５０６を備える。印鑑１００の読取部１０２が読み取った画像コードのデコード部１０４に依るデコード結果は、その画像コードの位置座標を含む。判定部５０６は、欄情報（図１３参照）を参照することで、その位置座標がどの欄に含まれるかを判定する。例えば、読取部１０２が押印欄ｆ１２内の画像コードを読み取った場合は、判定部５０６はその画像コードが押印欄ｆ１２に含まれていることを知り、その欄のフィールドＩＤｆ１２を求める。求められたフィールドＩＤは、フロー管理ＩＦ部５０４を介してワークフロー管理装置３００へ送信される。ワークフロー管理装置３００は、そのフィールドＩＤに基づき、フォーム２５０中のどの押印欄に押印されたのかを識別する。なお、フォーム（インスタンス）の識別は、画像コードからデコードされたインスタンスＩＤに基づき行えばよい。

図１４の例では、判定部５０６をＰＣ５００に設けたが、これは一例に過ぎない。判定部５０６は、ワークフロー管理装置３００に設けてもよいし、印鑑１００に設けてもよい。

次に図１５を参照して、第４の変形例を説明する。図１５では、ワークフロー管理装置３００及びフォーム出力装置４００の図示は省略している。

この変形例のシステムは、画像コードを読み取る読取部７０２を備えたペン７００を含んでいる。読取部７０２により、ペン７００による筆記動作に伴って、ペン先の軌跡を読み取る。すなわち、この変形例では、印鑑１００の押印による工程の進捗を検出することに加え、ペン７００による記入内容を取り込んで、ワークフロー管理装置３００に登録する。

この変形例で用いるフォームのうち、ペンによる記入の対象に設定された記入欄には、少なくとも位置座標を示す画像コードが印刷されている。押印欄にも同様に位置座標を示す画像コードを印刷してもよい。この場合、押印欄の識別は、第３変形例と同様でよい。また、別の例として、押印欄には、インスタンスＩＤと工程ＩＤとの組み合わせを表す画像コードを印刷してもよい。

ペン７００の読取部７０２は、ペン先近傍の、ペン先に対してあらかじめ定められた位置関係となる範囲を読み取るように配設されている。このようなペンとしては、アノト社のものなど、従来のものを用いることができる。デコード部７０４は、読取部７０２が読み取った画像コードをデコードする。通信部７０６は、デコード結果の値（位置座標）を、ペンＩＤ記憶部７０８に記憶されたペン７００の識別情報（ペンＩＤ）と対応づけて、ＰＣ５００のデバイスＩＦ部５０２へと送信する。なお、通信部７０６は、デコードした座標を１つずつ送信してもよいし、一筆（１ストローク）分ずつまとめて送信してもよい。後者（一筆ごと）の場合、通信部７０６は、デコード部７０４から正常なデコード結果が得られ始めた時点からデコード結果の位置座標の記憶を開始し、デコード結果が得られなくなった時までに記憶した位置座標の系列を一筆のストローク情報としてＰＣ５００に送信する。ＰＣ５００の記入情報管理部５０８は、ペン７００から送られてくる位置座標の系列のデータを記憶する。ペンによる記入の後、ユーザが押印欄に印鑑１００を押印すると、印鑑１００の読取部１０２が押印欄から読み取った画像コードの情報がＰＣ５００に送信され、記入情報管理部５０８は、それまでに記憶したペンによる記入座標の系列の情報（１ストロークごとのストローク情報の集まり）を、押印欄の情報（インスタンスＩＤと工程ＩＤの組み合わせなど）と対応づけて、ワークフロー管理装置３００へ送信する。ワークフロー管理装置３００は、受信した記入座標の系列の情報を、当該押印欄に対応する工程でフォームに追記された追記内容を示す情報として、当該インスタンスの当該工程に対応づけて進捗情報ＤＢ３１０に登録する。これにより、フォームに対する追記内容をワークフロー管理装置３００で管理できる。

なお、上述の例では、ペン７００から送られてくる座標の情報を記入情報管理部５０８にいったん蓄積した後、ワークフロー管理装置３００に送信したが、これに限られるものではない。ペン７００から送られてくる座標の情報をＰＣ５００が蓄積せずにそのままワークフロー管理装置３００に送ってもよい。

また、上記の例では、押印の時点までのペン７００による記入の軌跡を、押印された押印欄に対応する工程の追記情報として登録したが、これは一例に過ぎない。押印とペン記入との対応付けができるのであれば、それら両者の時間関係はどのようなものでもよい。例えば、押印時点に対してあらかじめ定められた時間内に追記された情報を、押印された押印欄に対応する工程の追記情報として登録してもよい。

次に、図１６〜図１８を参照して、第５の変形例を説明する。

図１６に示すように、印鑑１００に対して読取部１０２が１つしか設けられていない場合、押印欄２０２から印面の一部がはみ出るように押印すると、読取部１０２が押印欄２０２の外を読み取る場合がある。例えば図１６の例では、押印欄２０２ａに対して図示のように押印された場合、読取部１０２の読取範囲１５０ａは押印欄２０２ａの外の画像コードのない領域に位置することになる。また、押印欄２０２ｂに対して図示のように押印された場合、読取部１０２の読取範囲１５０ｂは押印された押印欄２０２ａではなく、その隣の押印欄２０２ｃの画像コードをカバーすることになる。いずれの場合も、正しく押印先を特定することができない。

そこで、第５の変形例では、図１７に示すように、印鑑１００に２つの読取部１０２及び１０３を設ける。この例では、一例として、２つの読取部１０２及び１０３を、印面を挟んだ対角線上の位置を読み取るように配設している。このような印鑑１００で押印すれば、例えば押印欄２０２ａに対し、図１６の押印欄２０２ａへの押印と同じように押印しても、読取部１０２の読取範囲１５０ｃは押印欄２０２ａから外れるが、読取部１０３の読取範囲１５０ｄは押印欄２０２ａ内に収まる。また、押印欄２０２ｂに対して図示のように押印された場合、読取部１０２の読取範囲１５０ｅは押印欄２０２ｂから外れる押印欄２０２ｃを読み取ることになるが、読取部１０３の読取範囲１５０ｄは押印欄２０２ｂ内に収まる。したがって、正しい押印先の情報を検出できる可能性が高まる。

この変形例では、例えばＰＣ５００が、各読取部１０２及び１０３の読取結果の情報を受け取り、例えば図１８及び図１９に示すような処理を行うことで、押印先を特定する。

すなわち、まずＰＣ５００は、印鑑１００から各読取部１０２及び１０３の読取結果のデコード値を受け取る（Ｓ２０）。次に、両方の読取部１０２からデコード値が得られたかどうかを判定する（Ｓ２２）。一方の読取部１０２又は１０３のデコード値のみが得られた場合は、他方の読取部は空白領域を読み取っているものと考えられる。この場合は、読み取れたデコード値をワークフロー管理装置３００に送信する（Ｓ２４）。なお、どちらの読取部１０２及び１０３についてもデコード値が得られない場合は、図１７の処理はそもそも開始されない。

ステップＳ２２の判定で、両方の読取部１０２及び１０３のデコード値が得られた場合、ＰＣ５００はそれらデコード値を比較する（Ｓ２６）。そして、両者が同じ値であれば、その値をワークフロー管理装置３００に送信する（Ｓ２４）。

両者が異なる値であれば、図１７に例示した押印欄２０２ｂへの押印と同様の事態と考えられる。この場合、ＰＣ５００は、当該フォームに対応するワークフローインスタンスの進捗状況を参照することで、どちらのデコード値が正しいかを判定する。すなわち、この場合、ＰＣ５００は、両者のデコード値のうち、共通するインスタンスＩＤの値をワークフロー管理装置３００に送信し、そのインスタンスＩＤの進捗情報を要求する（Ｓ２８）。そして、その要求に応じてワークフロー管理装置３００から受信した進捗情報に基づき、両者のデコード値のうち正しいものを判定し（Ｓ３０）、正しいと判定したデコード値をワークフロー管理装置３００に送信する（Ｓ３２）。

図１９は、ステップＳ３０の詳細な手順の一例を示す。この手順では、ステップＳ２８で取得した進捗情報を参照することで、両者のデコード値が表す各工程（業務段階）が両方とも未承認であるかどうかを判定する（Ｓ４０）。両方が共に未承認の場合、両者のうちの一方が、進捗情報における最新の承認済みの工程に対応する押印欄の次の押印欄を表しているかどうかを判定する（Ｓ４２）。この判定の結果が、肯定（はい）であれば、２つのデコード値のうち、最新の承認済みの工程に対応する押印欄の次の押印欄に対応するデコード値を、正しい押印先を表すものと判定する（Ｓ４４）。一方、ステップＳ４２の判定結果が否定であれば、誤った押印欄に押印されたものとしてエラー処理を行う（Ｓ４６）。

ステップＳ４０の判定結果が否定（いいえ）の場合、２つのデコード値の両方が承認済みの押印欄を示すか、或いは一方のデコード値が承認済みで他方が未承認の押印欄を示すかのいずれかである。そこで、ＰＣ５００は、それら２つのケースのいずれであるかを判定し（Ｓ４８）、一方が未承認且つ他方が承認済みの場合は、未承認に対応するデコード値を、正しい押印先を表すものと判定する（Ｓ５０）。一方、両方とも承認済みの場合は、誤った押印欄に押印されたものとしてエラー処理を行う（Ｓ５２）。

なお、印鑑１００に対し、３以上の読取部を設けてももちろんよい。

次に図２０及び図２１を参照して、第６の変形例を説明する。この変形例は、印鑑１００としてデート（日付）印を想定する（図２０の（ａ）参照）。この種の印鑑１００は、印面に配置される年、月、日の値を合わせるためのダイヤル１２０をいくつか備えている。この変形例では、印鑑１００に、各ダイヤル１２０の特定の位置の数字を読み取る日付読取部１１４を設ける（図２０の（ｂ）参照）。印面に位置する数字は、日付読取部１１４が読み取った数字に対して一定の関係を持っているので、その関係に基づき印面の数字を判定することができる。日付読取部１１４は、数字を光学的に読み取るものに限らず、エンコーダでダイヤルの回転位置を読み取るものであってもよい。

図２１に示すように、印鑑１００には、日付読取部１１４の他に、日付確認部１１６及び押印規制部１１２が含まれる。その他の構成は、図３に示したシステムと同様でよい。

押印規制部１１２は図１１に例示したものと同様、印面とケースとの相対移動を規制することで、押印がなされないように規制する。

日付確認部１１６は、現在の日付と、日付読取部１１４が読み取った数字から求められた印面の日付とを比較し、印面の日付が正しいかどうかを判定する。現在の日付は、印鑑１００内に時計を内蔵することで求めてもよいし、ＰＣ５００等の外部装置から通信により取得してもよい。日付確認部１１６は、印面の日付が現在の日付と一致している場合に、押印規制部１１２による規制を解除し、押印がなされるようにする。一方、印面の日付が現在の日付と一致していなければ、押印規制部１１２による規制を維持し、押印がなされないようにする。

また、日付読取部１１４により求められた印面の日付を、通信部１０６及びＰＣ５００を経由してワークフロー管理装置３００に送信し、進捗情報ＤＢ３１０に記録するようにしてもよい。

以上、実施形態及び変形例を説明したが、これらはあくまで例示的なものに過ぎず、それらの他にも様々な変形例が考えられる。例えば、上記の実施形態及び各変形例では、ワークフロー管理装置３００からフォーム出力装置４００にフォーム情報３０６を提供したが、フォーム出力装置４００がフォーム情報３０６を持っていてもよい。この場合、フォーム出力装置３００が、フォームを印刷した際に、そのフォームに対応するワークフローインスタンスの生成をワークフロー管理装置３００に依頼すればよい。

また、上記の実施形態及び変形例では、押印欄２０２に印鑑１００で押印をしたが、押印欄２０２に対し読取部７０２を持つペン７００で署名を行う場合でも、同様に業務進捗に関する情報をワークフロー管理装置３００に送信することができる。

以上に例示したシステムのうちワークフロー管理装置３００及びＰＣ５００は、例えば、汎用のコンピュータに上述の各機能モジュールの処理を表すプログラムを実行させることにより実現される。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図２２に示すように、ＣＰＵ３００等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）１００２およびリードオンリメモリ（ＲＯＭ）１００４等のメモリ（一次記憶）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１００６を制御するＨＤＤコントローラ１００８、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース１０１０、ローカルエリアネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース１０１２等が、たとえばバス１０１４を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス１０１４に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース１０１０経由で、ＣＤやＤＶＤなどの可搬型ディスク記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのディスクドライブ１０１６、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体に対する読み取り及び／又は書き込みのためのメモリリーダ・ライタ１０１８、などが接続されてもよい。上に例示した各機能モジュールの処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク等の通信手段経由で、ハードディスクドライブ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭ１００２に読み出されＣＰＵ１０００等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。なお、それら機能モジュール群のうちの一部又は全部を、専用ＬＳＩ(Large Scale Integration)、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit、特定用途向け集積回路）又はＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等のハードウエア回路として構成してもよい。

実施形態においてワークフローの進捗状況を検出する仕組みを説明するための図である。 実施形態のシステムの全体構成の例を説明するための図である。 実施形態のシステムを構成する各装置の内部構成の例を示す図である。 フロー定義の一例を説明するための図である。 フォーム提供処理手順の一例を示すフローチャートである。 押印に応じて進捗情報が更新される様子を例示する図である。 紙で実行する工程と電子データ上で実行する工程とが混在する場合のワークフローの進捗の様子を例示する図である。 印鑑ＩＤとユーザＩＤの対応関係の情報の例を示す図である。 却下欄を含んだフォームの例を模式的に示す図である。 第１の変形例のシステム構成例を示す図である。 第２の変形例のシステム構成例を示す図である。 第３の変形例のフォームの例を示す図である。 第３の変形例における欄情報の例を示す図である。 第３の変形例のシステム構成例を示す図である。 第４の変形例のシステム構成例を示す図である。 読取部が一つの印鑑の問題を説明するための図である。 第５の変形例の印鑑の例を示す図である。 第５の変形例の処理手順の一例を示す図である。 第５の変形例の処理手順の細部の一例を示す図である。 第６の変形例の印鑑の例を示す図である。 第６の変形例のシステム構成例を示す図である。 コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１００ 印鑑、１０２ 読取部、２００ フォーム、２０２ａ，２０２ｂ，２０２ｃ，２０２ｄ 押印欄。

Claims (9)

1. 業務手順がどの業務段階まで進捗したかを示す進捗情報を記憶し、外部装置からの要求に応じて前記進捗情報を提供する進捗情報提供手段と、
   前記業務手順に対応する紙帳票に記入を行うための記入器具と、前記記入器具により前記紙帳票の記入欄に記入が行われる際に前記記入欄に示された識別情報を読み取るための読取装置と、を備える記入装置と、
   前記読取装置が前記記入欄から読み取った識別情報に対応する業務段階に基づき、前記進捗情報提供手段に記憶された前記進捗情報を更新する更新手段と、
   を備える業務支援システム。
2. 前記記入器具は印鑑であることを特徴とする請求項１記載の業務支援システム。
3. 前記読取装置は前記印鑑の印面の外側の複数の異なる位置の識別情報を読み取り、
   前記更新手段は、前記進捗情報提供手段に記憶されている進捗情報と、前記複数の異なる位置の各々から読み取られた各識別情報に対応する各業務段階と、に基づき、前記記入器具による記入がなされた記入欄に対応する業務段階を判定し、判定した業務段階に基づき前記進捗情報提供手段に記憶された前記進捗情報を更新する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の業務支援システム。
4. 前記印鑑が押印されたことを検知する押印検知手段を更に備え、
   前記読取装置は、前記押印検知手段が押印を検知したときに読取を行う、
   ことを特徴とする請求項２記載の業務支援システム。
5. 前記読取装置が前記識別情報を読み取ったことを確認するまで、前記印鑑による押印がなされないように制限する押印制限手段、を更に備える請求項２記載の業務支援システム。
6. 前記印鑑は、日付合わせダイヤルを備える日付印であり、
   前記記入装置は、
   前記日付合わせダイヤルを読み取ることで前記印鑑の印面の日付を判定する日付判定手段と、
   前記日付判定手段が判定した日付が現在の正しい日付でない場合に、前記印鑑による押印がなされないように制限する押印制限手段と、
   を備える請求項２記載の業務支援システム。
7. 前記紙帳票の記入欄に示された識別情報は、複数の業務手順のうち前記紙帳票に対応する業務手順と、当該記入欄に対応する業務段階と、を表す情報であり、
   前記更新手段は、前記進捗情報提供手段に記憶された複数の業務手順の進捗情報のうち、前記読取装置が前記記入欄から読み取った識別情報が表す業務手順の進捗情報を、前記識別情報が表す業務段階に基づき更新する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の業務支援システム。
8. 前記紙帳票の記入欄に示された識別情報は、当該識別情報が示された場所の前記紙帳票上での座標を表す情報であり、
   前記更新手段は、前記各業務段階に対応する各記入欄の前記紙帳票上での位置範囲を示す情報を参照して、前記読取装置が読み取った識別情報が表す座標を含む記入欄に対応する業務段階を特定する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の業務支援システム。
9. 前記紙帳票上には、座標ごとに当該座標を表す座標情報が示されており、
   前記業務支援システムは、
   ペンと、前記紙帳票上での当該ペンのペン先近傍の座標情報を読み取る座標読取装置と、を備えた筆記具と、
   前記ペンによる筆記動作に連動して前記座標読取装置が順に読み取った前記紙帳票上の座標情報の系列を追記画像情報として前記筆記具から取得する取得手段と、
   前記取得手段が取得した前記追記画像情報を、前記筆記動作に対応して前記記入装置の読取装置が読み取った識別情報に基づき前記特定手段が特定した業務段階と対応づけて記憶する追記記憶手段と、を更に備えることを特徴とする請求項８記載の業務支援システム。

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