JP2009232071A - 文書処理装置及び文書処理プログラム - Google Patents

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Abstract

【課題】監査のために一連の業務で処理された文書の確認作業を行うにあたり、文書をスキャナなどで読み取らせて一連の業務で処理された文書の内容をチェックする場合、読み取った文書が監査で求められるレベルで処理されていたか否かが読み込まれた文書の画像だけでは分からない場合があった。
【解決手段】一連の業務で処理された文書について、当該文書の態様を記憶し、当該文書を識別する情報と前記記憶された態様と文書の態様とが異なっていることを表す情報を記入する記入欄とを関連づけた指示画像を生成する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書処理装置及び文書処理プログラムに関する。
近年、企業などの組織において財務内部統制が求められている。この財務内部統制としては、１９９２年にＣＯＳＯ（トレッドウェイ委員会組織委員会）が発表した「内部統制−統合的枠組み」が、事実上の標準となっており、「（１）業務の有効性・効率性、（２）財務諸表の信頼性、（３）関連法規の遵守の３つの目的を達成するために、合理的な保証を提供することを意図した、取締役会、経営者及びその他の職員によって遂行される一つのプロセス」と定義されている。
この財務内部統制においては、監査のために業務プロセスの評価が行われる。その際に、コントロールの評価で用いられる証憑類を確認することが求められている。
これに関連する技術として、例えば、特許文献１には、作業効率を上げ、帳票の画像データと異なる企業の財務会計用データの送信を防止する財務会計用データファイル保存システムを提供することを課題とし、財務会計用データファイル取り込みボタンの操作により、入力欄から入力された識別ＩＤをもとに顧問先企業の財務会計用データファイルを作成し、当該財務会計用データファイルをデータセンターサーバーへ送信する財務会計用データファイル作成送信手段と、財務会計用データファイル取り込みボタンの操作により、添付された画像ファイルと識別ＩＤ入力欄に入力された識別ＩＤとをデータセンターサーバーに送信し、画像ファイルと識別ＩＤとを含む一時文書をデータセンターサーバー内に作成する一時文書作成手段と、識別ＩＤを照合して一時文書に財務会計用データファイルを添付して、データセンターサーバーに保存する財務会計用情報保存手段とを備えることが開示されている。
特開２００６−０４００６９号公報
例えば財務内部統制の監査のために一連の業務で処理された文書の確認作業を行うにあたり、文書をスキャナなどで読み取らせて一連の業務で処理された文書の内容をチェックする場合、読み取った文書が監査で求められるレベルで処理されていたか否かが読み込まれた文書の画像だけでは分からない場合があった。
請求項１記載の発明は、一連の業務に伴う文書処理が行われた文書に関する態様を記憶する記憶手段と、前記文書を識別する情報の画像と、前記記憶された態様に関する画像と、前記文書の態様と前記記憶された態様とが異なっていることを表す情報を記入する記入欄の画像とを含んでなる指示画像を生成する生成手段と、前記生成手段で生成された前記指示画像を出力する出力手段と、通信回線を介して接続された画像読み取り装置により読み取られた前記指示画像に対応した読み取り指示画像を受け付ける受付手段と、前記受付手段で受け付けた前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを抽出する手段と、前記抽出手段により抽出された前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを関連させて記憶する記憶手段と、を含むこととしたものである。
請求項２記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置であって、前記生成手段が生成する指示画像の記入欄には、さらに、前記文書を識別する情報に対応する文書が存在しないことを記入する記入欄が含まれることとしたものである。
請求項３記載の発明は、請求項１記載の文書処理装置であって、前記受付手段はさらに、前記読み取り指示画像とともに前記文書を識別する情報に対応する文書の画像を受け付け、前記記憶手段はさらに、前記抽出手段により抽出された前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報と前記受付手段で受け付けた前記文書を識別する情報に対応する文書の画像とを関連させて記憶することとしたものである。
請求項４記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、一連の業務に伴う文書処理が行われた文書に関する態様を記憶する記憶手段と、前記文書を識別する情報の画像と、前記記憶された態様に関する画像と、前記文書の態様と前記記憶された態様とが異なっていることを表す情報を記入する記入欄の画像とを含んでなる指示画像を生成する生成手段と、前記生成手段で生成された前記指示画像を出力する出力手段と、通信回線を介して接続された画像読み取り装置により読み取られた前記指示画像に対応した読み取り指示画像を受け付ける受付手段と、前記受付手段で受け付けた前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを抽出する手段と、前記抽出手段により抽出された前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを関連させて記憶する記憶手段と、として機能させることとしたものである。
請求項１，４記載の発明によると、例えば財務内部統制の監査のために一連の業務で処理された文書の確認作業を行うにあたり、文書をスキャナなどで読み取る際に一連の業務で処理された文書の内容を記入した画像を読み取ることにより、文書が監査で求められるレベルで処理されていたか否かがわかる。
請求項２記載の発明によると、文書が存在しないことを通知する記入欄を設けた画像を生成しているので、文書が存在しなかったのか、それとも読み取りミスであるのかを明示できる。
請求項３記載の発明によると、文書の態様を知らせる記入欄の情報と読み取った文書の画像とを対応して確認することができる。
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る文書処理システムは、図１に例示するように、文書処理装置１と、スキャナ装置２とを含んで構成される。なお、ここでの説明において、システム又は装置は、複数のコンピュータ等がネットワーク等の通信手段で接続されて構成されるほか、１つのコンピュータ等によって実現される場合も含まれるものとする。
また、データベースという語は、一般にデータを記憶する機能を備えていればよく、データ記憶に関する構造について特に述べる他に限定はないものとする。また、ここでのデータベースにおいては、検索の機能を提供するものでなくてもよいし、検索を含む各種機能を提供するものであっても構わない。
一例としてここでの文書処理装置１は、制御部１１と、記憶部１２と、操作部１３と、出力部１４と、通信部１５とを含んで構成されるものとする。
制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプログラム制御デバイスである。この制御部１１は、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。本実施の形態においては、監査のための証憑確認の計画立案者（以下、計画立案者と呼ぶ）から、計画立案者が監査したい業務プロセスを指定することにより確認の対象となる証憑を特定する情報の入力を受け入れる。そして受け入れた情報で特定される業務プロセスで所定期間の間に処理された証憑が抽出され、抽出された証憑の印刷態様の情報を取得する。証憑の印刷態様の情報には、抽出された証憑として想定される証憑のページ数や用紙サイズ、両面／片面の別、証憑のレイアウト、証憑のタイトル、証憑に印刷された項目などがある。制御部１１は、証憑の収集を指示する画像として、受け入れた情報で特定される証憑を表す情報とともに、各証憑について取得した印刷態様の情報と、現実に存在する証憑の態様が当該印刷態様の情報と異なることを記入するための記入欄とを関連づけた画像（指示画像）を生成する。この制御部１１の詳しい処理については、後に述べる。
記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の記憶素子や、ハードディスクなどの記憶デバイスを含んで構成される。この記憶部１２には制御部１１によって実行されるプログラムが格納されている。このプログラムは、ＤＶＤ−ＲＯＭ等のコンピュータ可読な記録媒体から複写され、インストールされたものであってもよい。また、この記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作する。さらに記憶部１２は、確認の対象となり得る証憑について、想定される印刷態様の情報を関連づけた業務データベースを保持している。例えば、この記憶部１２には、図２に例示するように、証憑の種類を表す情報と、各種類の証憑ごとに想定される印刷態様を表す情報とを関連づけたテーブルが保持されている。この場合制御部１１は、確認の対象となった証憑の種類に対応する印刷態様の情報を、このテーブルを参照して取得すればよい。
操作部１３は、キーボードやマウスなどであり、計画立案者の操作を受け付ける。計画立案者は、この操作部１３を操作して、確認の対象となる証憑を特定する情報の入力などを行う。
出力部１４は、ディスプレイや、プリンタなどを含んで構成されている。出力部１４は、制御部１１から入力される指示に従って、情報を表示または印刷出力する。
通信部１５は、ネットワークインタフェース等であり、ネットワーク等の通信手段を介して、スキャナ装置２や、外部のコンピュータ等との間で情報の送受を行う。例えばこの通信部１５は、スキャナ装置２において読み取られた画像データを受け入れて制御部１１に出力する。
スキャナ装置２は、例えば、原稿の画像を読み取るスキャナ機能を備えた装置である。このスキャナ装置２は、ネットワーク等の通信回線手段を介して文書処理装置１に接続されている。そして、読み取った画像の情報などを文書処理装置１へ送信する。
次に、文書処理装置１の制御部１１によって行われる処理の詳しい内容について述べる。本実施の形態の制御部１１は、機能的には図３に例示するように、リスト受入部２１と、印刷態様取得部２２と、指示画像生成部２３と、指示発行部２４とを含んで構成されている。
リスト受入部２１は、計画立案者から確認の対象となる証憑を特定する情報を受け入れる。財務内部統制の監査においては、例えばある業務プロセスにおいてこの業務プロセスにおいて処理された証憑が適切に処理されたかを確認するために、過去の所定期間にこの業務プロセスにおいて処理された現実の証憑を収集し、業務プロセスによって処理され業務データベースに管理されたデータ（例えば領収書処理の業務プロセスの場合は経理データ）と、前記した現実の証憑そのものまたは証憑に記載されたデータと付き合わせることにより、適切に業務プロセスが処理されたかや業務プロセスが適切に処理される環境が整備されているか等の監査を行う必要がある。
計画立案者は、どの業務プロセスをどの期間で処理されたかを監査するための計画を立案する。計画立案者は、この計画に沿って、監査すべき業務プロセスを特定する。リスト受入部２１は、各業務プロセスで処理したデータやこの業務プロセスで処理された証憑を管理する業務データベースに基づき計画立案者により特定された業務プロセスに対応して抽出された証憑について、この証憑が保管されている部門に対し現実の証憑の収集を要求する文書（指示画像を形成した文書）を作成することになる。この要求文書は、証憑を保管している部門の証憑収集者に送付されることになる。なお、証憑の収集は、証憑収集者が要求文書に記載された証憑を特定するための情報をもとに現実の証憑を保管キャビネットから取り出し、現実の証憑の画像をスキャナ装置２等で読み取って、当該読み取った画像を業務データベースに登録することで行うこととすればよい。
すなわち、ここでのリスト受入部２１は、計画立案者が収集を要するとした証憑を特定する情報を受け入れて、当該受け入れた情報で特定される証憑のリストを確認の対象として記憶部１２等に記録する。ここで証憑を特定する情報は、例えば証憑の種類を特定する情報（例えば「領収書」「注文書」等）や、予め証憑に付与されている固有の文書識別子（例えば文書番号、領収書番号、注文書番号など）や、処理日、業務処理担当者名等で構わない。
またリスト受入部２１は、文書識別子を直接受け入れるものでなくてもよい。例えば、行われ得る業務ごとに、各業務で用いられる少なくとも一つの証憑について、その種類を特定する情報を関連づけた業務データベース（業務フローデータベース）を参照してもよい。すなわち、この場合は、具体的な個々の業務フローについて、やり取りされた証憑に固有の文書識別子を付して、業務データベースとして保持しておく。一例として、業務データベースでは図４に示すように、実際に行われた業務について、当該業務の種類を特定する情報や業務の内容に関する情報（業務処理担当者、取引先、開始・終了日時など）とともに、当該業務プロセスでやり取りされた証憑の文書識別子が、証憑の種類を特定する情報と、取引の日付などとに関連づけて記録されている。
リスト受入部２１は、計画立案者から、確認の対象となる業務プロセスの種類の情報を受け入れて、当該受け入れた種類の業務プロセスを監査に必要なサンプル数（例えば過去１年で処理された案件からランダム３０件、取引金額が所定額以上の証憑を抽出、といった条件で抽出されたサンプル数）を業務データベースから抽出する。そしてリスト受入部２１は、抽出した業務プロセスに関連づけられた証憑の文書識別子を、確認の対象となる証憑のリストとして記録することとしてもよい。
印刷態様取得部２２は、リスト受入部２１が記録した証憑のリストを参照し、当該リストに含まれる各証憑について、証憑の種類に対応する印刷態様の情報を、業務データベースから読み出す。例えば、業務データベースには、既に例示したように証憑の種類として「発注書」であれば、「全２ページ、Ａ４版、片面、タイトル［注文書］、注文書番号：１２３４、受付処理日：２００８年３月７日」などの処理した証憑の印刷物としての形態や証憑に記載された内容の情報である印刷態様の情報が関連づけられている。そこで発注書の証憑については、「全２ページ、Ａ４版、片面、タイトル［注文書］、注文書番号：１２３４、受付処理日：２００８年３月７日」といった印刷態様の情報が取得される。
指示画像生成部２３は、図５に例示するような指示画像を生成する。この指示画像では、確認の対象として記録されている各証憑について、収集に必要となる情報（Ａ：例えば証憑の文書識別子）とともに、印刷態様の情報（Ｂ）、そして当該印刷態様と、現実の印刷態様とが異なっていることを表す情報を証憑収集者に記入させる記入欄（Ｃ）と自由記入欄（Ｄ）が互いに関連づけられている。
なお文書識別子や印刷態様の情報は、文字列で表されていてもよいし、文字列のほか、コンピュータ可読な符号画像（バーコードなど）で表されていてもよい。
ここで、記入欄（Ｃ）には、例えば指示画像に記述されたページ数と現実の証憑のページ数との相違がある場合に実際のページ数を記入する欄（Ｃ１）と、片面・両面の態様が異なっていることを表すチェック欄（Ｃ２）などを含む。さらに記入欄（Ｃ）には、そもそも指定された証憑が見つけられなかった場合に、その旨（文書が存在しないこと）を表す情報を記入するチェック欄（Ｃ３）を含んでもよい。指示画像生成部２３は、こうして生成した指示画像を指示発行部２４に出力する。
指示発行部２４は、指示画像生成部２３が出力する指示画像を、通信部１５を介して、指定された宛先へ送出する。ここで宛先は例えば証憑収集者のメールアドレス等であり、予め定められていてもよいし、計画立案者が指定してもよい。また、計画立案者が指定する場合、例えば認証のために保持されている証憑収集者のメールアドレスのリストから選択することで指定を行うこととしてもよい。
すなわち本実施の形態の文書処理装置１では、計画立案者により立案された業務プロセスに関する監査の計画に従って、業務プロセスの処理において使用された証憑が収集する証憑として決定され、決定された証憑について証憑データベースに管理されたフォーム（印刷の態様）の情報が取得される。そして、証憑収集者が、実際に収集した証憑と指定されたフォームとが相違していること、または指定された証憑が見つからないことなどを記入可能な記入欄を設けた指示画像が生成されて、証憑収集者へ送信される。
証憑収集者は、この指示画像をパーソナルコンピュータ等で例えば電子メールにて受信し、プリンタなどで印刷する。そして印刷された指示画像に記述された証憑を識別する情報ための情報を参照しつつ、指定された証憑を集める。例えば証憑収集者は、証憑の文書識別子を参照して、対応する証憑を保管キャビネットなどから取り出す。また、取り出した現実の証憑の印刷態様と、指示画像に表されている、当該証憑についての想定される印刷態様の情報とを比べる。
ここで想定される形成態様とは異なる形成態様となっている証憑については、対応する記入欄に、現実の形成態様に係る情報を記入する。また、自由記入欄（Ｄ）は、記入欄（Ｃ）に記述できる情報以外の相違点や証憑収集者が気付いたことを何でも記述する欄であり、証憑収集者が手書きで記入する。証憑収集者は、こうして記入を終えた指示画像が印刷された用紙と、収集した現実の証憑とを、スキャナ装置２にて読み取らせる。
ここでスキャナ装置２が、読み取りのためにセットされた紙の媒体を一枚ずつ送ったり、裏表を替えて送ったりする装置（いわゆるＡＤＦ（Automatic Document Feeder））を備えている場合、証憑収集者は、指示画像が印刷された用紙と、指定された証憑とをこのＡＤＦにセットして、スキャン処理を行わせてもよい。
スキャナ装置２は、読み取った証憑の画像情報と、指示画像の情報とを関連づけて、文書処理装置１へ送信する。文書処理装置１は、受信した証憑の画像情報と指示画像の情報とを関連づけて記憶する。また、文書処理装置１は、受信した指示画像の記入欄（Ｃ）の画像を解析することにより、受信した現実の証憑の態様と証憑データベースに管理した情報との相違を抽出して証憑データベースに記録して反映させる。受信した指示画像の記入欄（Ｃ）の画像のページ記入欄に相当する位置の画像からページ数情報が抽出されると、文書処理装置１は、証憑データベースのうち受信した指示画像に対応する証憑のページ数情報を抽出されたページ数情報で更新する。受信した指示画像の記入欄（Ｃ）の画像の片面／両面の相違の記入欄に相当する位置の画像に証憑収集者により情報が記述された旨を検出すると、文書処理装置１は、証憑データベースのうち受信した指示画像に対応する片面／両面に関する情報を現在の値と異なる値へ更新する。例えば、現在「片面」として管理している場合は「両面」へ変更し、「両面」として管理している場合は「片面」へと更新する。また、文書処理装置１は、受信した指示画像の記入欄（Ｃ）の画像のページ記入欄に相当する位置の画像に証憑収集者により情報が記述された旨を検出すると、証憑データベースにおいて受信した指示画像に対応する証憑が存在しない旨の情報へ更新する。また、文書処理装置１は、自由記入欄（Ｄ）に何らかの記述があることを検出した場合には、自由記入欄（Ｄ）の領域の画像を切り出して本指示画像に対応する証憑と関連させて記憶する。
ここで文書処理装置１が、前述のように受信した証憑に対応する指示画像の記入欄（Ｃ）または自由記入欄（Ｄ）に証憑収集者により何らかの情報が記載された旨を検出した場合、証憑収集者が実際に現実の証憑と指示画像に示された情報と見比べた結果、相違している旨の情報を入力していることを示しているため、この証憑は証憑データベースに管理されている証憑に関する情報と実際の証憑とが何らかの相違がある可能性が高いといえる。これは、業務プロセスの処理において、例外的な処理が行われていたり、適切に処理が行われなかったりしたことを示す可能性が高く、業務プロセスの監査においてこの情報は重要であるといえる。
さらに、このスキャナ装置２は、読み取った指示画像に基づいて、各証憑の読み取り条件を変更してもよい。例えば証憑収集者が指示画像を先頭として、指示画像に記述された順に各証憑を並べてスキャナ装置２のＡＤＦにセットしておくとする。このときスキャナ装置２は、指示画像に記述されている順に、各証憑の印刷態様の情報を取得する。
すなわち、スキャナ装置２は、次に読み込む証憑について、想定されている印刷態様の情報を取得する。さらにスキャナ装置２は、当該証憑に関連する記入欄Ｃに記入があるか否かを調べる。
ここで記入欄（Ｃ）に記入がなければ、取得した印刷態様の情報に基づいて読み取り条件を決定する。また、記入欄（Ｃ）に記入されている印刷態様の項目があれば、取得した印刷態様の情報のうち、当該記入のある項目について、記入された内容で更新して読み取り条件を決定する。
例えば、想定されている印刷態様が「全２ページ、Ａ４版、片面」であるが、記入欄において「片面」でないことを表す記入がされている場合、「全２ページ、Ａ４版、両面」であるとして、次の証憑の読み取りを行う。なお、ページ数の記入欄に記入がある場合は、当該記入欄に記入された手書きの数字を、文字認識処理によって認識して取得すればよい。
また、次に読み取りを行う予定の証憑に関連する記入欄Ｃにおいて、当該証憑が存在しないことを表す記入がされている場合、スキャナ装置２は、当該証憑の読み取りを中止して、次の証憑の印刷態様の情報を取得する。
スキャナ装置２は、指示画像から得られる情報の少なくとも一部を、読み取って得た画像の情報に関連づけて、指定された格納先へ格納してもよい。例えばスキャナ装置２は、指示画像から処理の対象となった文書の文書識別子を抽出する。またスキャナ装置２は、指示画像に基づいて決定した読み取りの条件を参照し、読み取って得た文書の各画像（各ページの画像）に抽出した文書識別子を関連づけて格納する。
例えば、文書識別子が「Ｘ」である文書について、読み取り条件が「全２ページ、Ａ４版、両面」と決定されているときには、２ページ分の画像が当該文書識別子で特定される文書を読み取って得た画像ということになる。
そこでスキャナ装置２では、読み取り条件から全ページ数を取得し、当該取得したページ数分の、読み取って得た文書の画像に対して、当該文書に対応する文書識別子を関連づけて格納する。また、文書の画像に対して、当該文書の画像を読み取ったときの読み取り条件をさらに関連づけてもよい。
これにより、文書処理装置１の記憶部１２には、図６に例示するように、文書の画像と文書識別子と、読み取り条件とが関連づけて保持されることとなる。
なお、ここまでの説明では指示画像は１つであるとしたが、各証憑に対応して複数の指示画像が生成されてもよい。この場合、対応する証憑に先行して指示画像を読み取ればよいので、証憑収集者は、指示画像と対応する証憑とを交互に読み取らせることとしてもよいし、第一の指示画像の用紙の次頁に第一の指示画像と対応する証憑を重畳しその次頁に第二の指示画像の用紙とその次頁に第二の指示画像と対応する証憑を重畳し順次読み取らせるようにしてもよいし、複数の指示画像をまとめて読み取らせておき、後に証憑を連続して読み取らせることとしてもよい。
さらに各証憑には予め文書識別子を表す符号画像（バーコードなど）を記録しておいても構わない。この場合、スキャナ装置２は、証憑の先頭ページ（符号画像を記録してあるページ）を読み取り、当該読み取った証憑の画像から当該符号画像を検出して文書識別子を取得する。そして取得した文書識別子に関連づけて、指示画像に記録されている、想定される印刷態様の情報と、記入欄に記入された情報とに基づいて読み取り条件を決定して、以降、当該読み取り条件で読み取りを続ける。この場合は、指示画像における処理対象の証憑の列挙の順と、証憑の読み取り順とが互いに異なっていても構わない。
さらにここまでの説明では、指示画像は一度、紙の媒体に印刷出力され、スキャナ装置２にて読み取られることとしたが、これに限られない。例えば文書処理装置１は、生成した指示画像を記憶部１２に格納しておき、スキャナ装置２側からの求めに応じて、当該格納している指示画像を提供してもよい。
具体例としてスキャナ装置２がタッチパネルつきのディスプレイ装置などを備えている場合、証憑収集者は、スキャナ装置２を操作して文書処理装置１に保持されている指示画像を取得する。このとき、文書処理装置１は、記憶部１２に複数の指示画像が格納されているときにはそのリストを提供し、証憑収集者に、当該リストから目的の指示画像を選択させることとしてもよい。
また文書処理装置１は、各指示画像に、指示画像の送付先である証憑収集者の認証情報を関連づけて格納しておき、スキャナ装置２が証憑収集者から認証情報の入力を受けて、文書処理装置１へ指示画像の要求とともに当該認証情報を送出してもよい。文書処理装置１は、スキャナ装置２から受け入れた認証情報と、格納された指示画像に関連づけられている認証情報とを用いて、提供可能と判断された（例えば受け入れた認証情報に合致する認証情報に関連づけられた）指示画像を要求元のスキャナ装置２へ送出してもよい。
スキャナ装置２では、この指示画像を表示して、記入欄Ｃへの記入を電子的に受け入れてもよい。すなわち、片面・両面の相違や、現実の証憑のページ数などをキーボードやタッチパネルの操作によって受け入れてもよい。
このように、スキャナ装置２が文書処理装置１等から指示画像を取得する場合、この指示画像は媒体等に形成される必要は必ずしもない。スキャナ装置２は、取得した指示画像の情報に基づいて読み取り条件の決定の処理などを行うこととすればよい。
また、ここでは確認の対象となる文書として証憑を例としたが、証憑として扱われるものでなくとも、業務プロセスで利用された文書であれば、いかなる文書を対象としても構わない。
以上のように、本実施の形態の文書処理システムでは、図７に示すように、文書処理装置１が、計画立案者の指定する文書のリストを受け入れて（Ｓ１）、当該文書について想定されている印刷態様の情報を取得する（Ｓ２）。そして、当該指定された文書を識別する情報と、取得した印刷態様の情報と、当該印刷態様と現実の文書の印刷態様とが異なっていることを記入するための記入欄とを含んだ指示画像を生成して（Ｓ３）出力する。
収集担当者は、この指示画像を受け取って例えば印刷をしておく。そして収集担当者は指示画像に含まれる情報で識別される文書を収集する。収集担当者は、現実に収集した文書と、指示画像に記載されている、想定された印刷態様とが異なっている場合は、その旨を指示画像に記入する。また、収集が指示されている文書が見いだせない場合は文書がないことを表す情報を記入する（情報記入：Ｓ４）。
収集担当者は、スキャナ装置２において、指示画像を読み取らせるなどして、指示画像を指定し（Ｓ５）、当該指示画像によって読み取り指示がされている文書についての読み取りを指示する。スキャナ装置２は、指示画像に記述された情報に従って、読み取ろうとする文書についての想定された印刷態様の情報を取得して読み取り条件を仮に定める（Ｓ６）。また、当該文書について印刷態様が異なることや、当該文書がないことを表す情報が記入されているか否かを調べる（Ｓ７）。
ここで記入があれば、スキャナ装置２は、読み取り条件を記入の内容に従って変更する（Ｓ８）。また記入がなければ、処理Ｓ６で仮に定めた読み取り条件をそのまま用いることとする。そして、スキャナ装置２は、処理Ｓ６からＳ８においてそれぞれの文書について定めた読み取り条件で、各文書の画像を読み取り（Ｓ９）、文書処理装置１へ送信する（Ｓ１０）。
文書処理装置１は、スキャナ装置２で読み取られた指示画像の部分と、文書の画像とを受信し、スキャナ装置２で読み取られた指示画像の部分と、文書の画像と、文書を識別する情報とを関連づけて記憶する（Ｓ１１）。
本実施の形態によると、文書が規定された状態で生成されていないことを通知する記入欄を設けた画像を生成しているので、これを用いることで、文書が規定された状態で生成されていないのか、それとも読み取りミスであるのかを明示できる。また、本実施の形態によると、財務内部統制の監査のために一連の業務で処理された文書の確認作業を行うにあたり、文書をスキャナなどで読み取らせて一連の業務で処理された文書の内容をチェックする場合、読み取った文書が監査で求められるレベルで処理されていたか否かが、文書処理装置１における記憶の内容によって確認できる。
本発明の実施の形態に係る文書処理システムの例を表す構成ブロック図である。 本発明の実施の形態に係る文書処理装置が用いる印刷態様のデータベースの例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る文書処理装置の例を表す機能ブロック図である。 本発明の実施の形態に係る文書処理装置のある例で用いられ得る業務プロセスのデータベースの内容例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る文書処理装置が生成する指示画像の一例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る文書処理システムにおける、読み取られた文書の画像の保持態様の例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る文書処理システムの動作例を表すフローチャート図である。
符号の説明
１ 文書処理装置、２ スキャナ装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ 操作部、１４ 出力部、１５ 通信部、２１ リスト受入部、２２ 印刷態様取得部、２３ 指示画像生成部、２４ 指示発行部。

Claims (4)

  1. 一連の業務に伴う文書処理が行われた文書に関する態様を記憶する記憶手段と、
    前記文書を識別する情報の画像と、前記記憶された態様に関する画像と、前記文書の態様と前記記憶された態様とが異なっていることを表す情報を記入する記入欄の画像とを含んでなる指示画像を生成する生成手段と、
    前記生成手段で生成された前記指示画像を出力する出力手段と、
    通信回線を介して接続された画像読み取り装置により読み取られた前記指示画像に対応した読み取り指示画像を受け付ける受付手段と、
    前記受付手段で受け付けた前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを抽出する手段と、
    前記抽出手段により抽出された前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを関連させて記憶する記憶手段と
    を備えたことを特徴とする文書処理装置。
  2. 前記生成手段が生成する指示画像の記入欄には、さらに、
    前記文書を識別する情報に対応する文書が存在しないことを記入する記入欄が含まれることを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
  3. 前記受付手段はさらに、前記読み取り指示画像とともに前記文書を識別する情報に対応する文書の画像を受け付け、
    前記記憶手段はさらに、前記抽出手段により抽出された前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報と前記受付手段で受け付けた前記文書を識別する情報に対応する文書の画像とを関連させて記憶する
    ことを特徴とする請求項１記載の文書処理装置。
  4. コンピュータを、
    一連の業務に伴う文書処理が行われた文書に関する態様を記憶する記憶手段と、
    前記文書を識別する情報の画像と、前記記憶された態様に関する画像と、前記文書の態様と前記記憶された態様とが異なっていることを表す情報を記入する記入欄の画像とを含んでなる指示画像を生成する生成手段と、
    前記生成手段で生成された前記指示画像を出力する出力手段と、
    通信回線を介して接続された画像読み取り装置により読み取られた前記指示画像に対応した読み取り指示画像を受け付ける受付手段と、
    前記受付手段で受け付けた前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを抽出する手段と、
    前記抽出手段により抽出された前記読み取り指示画像の記入欄に記載された情報と前記文書を識別する情報とを関連させて記憶する記憶手段
    として機能させることを特徴とする文書処理プログラム。
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