JP2009201120A - 情報処理方法および通信システム - Google Patents

Abstract

【課題】従来よりもＦＡＸ文書の送受信の手間が省ける通信システムを提供する。
【解決手段】文書作成のためのフォーマットおよび文が複数種類格納され、複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を要求する旨を示す文書材料要求信号をネットワークを介して外部から受信すると、所定のフォーマットと文の情報を外部に送信するサーバ装置と、文書を表示可能な表示部を備え、複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を選択する旨の指示が入力されると、文書材料要求信号をサーバ装置に送信し、サーバ装置から所定のフォーマットおよび文を受信すると、所定のフォーマットおよび文を組み合わせた文書を作成して表示部に表示し、送信先のファクシミリの電話番号と文書を送信する旨の指示とが入力されると、電話番号で特定されるファクシミリに文書を送信するＩＰ電話機と、を有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ＩＰ通信網等のネットワークを介して接続されるＩＰ電話機を用いた情報処理方法および通信システムに関する。

音声データ通信ＶｏＩＰ（Ｖｏｉｃｅ ｏｖｅｒ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）は急速に普及しており、ＩＰ電話機はポピュラーなものとして浸透しはじめている。また、ＦＡＸ装置（ファクシミリ）においてもインターネット等のＩＰネットワーク（ＩＰ通信網）の通信に適用可能な装置が実用化されている。

ＩＰネットワーク通信用ファクシミリに関するものとして、ＩＰネットワークを伝送路として音声データパケットと文字データパケットを識別することで複数の送受信手段を同時に利用して通信を行うことのできるファクシミリが開示されている（例えば、特許文献１参照）。このファクシミリにおいてＩＰネットワークインターフェイス部よりパケット分別部にて音声パケット、またはＩＦＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｆａｃｓｉｍｉｌｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）パケットの識別を行った上で音声パケット処理部やＩＦＰパケット処理部といった各処理部にてパケットの信号化や符号化を行っている。

従来の通信システムにおける、ＦＡＸ文書の送受信について説明する。

図１１は従来の通信システムの一構成例を示す図である。

図１１に示すように、通信システムは、ＩＰ通信網に接続されたＩＰ電話機１０１〜１０３およびＦＡＸ装置４０１と、ＩＰ電話機１０１〜１０３のそれぞれに接続されたパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと称する）３０１〜３０３と、公衆電話通信網に接続された電話交換機５０２と、ＩＰ通信網および公衆電話通信網を接続するゲートウェイ５０１と、電話交換機５０２に接続された電話機２０１、２０２とを有する構成である。電話交換機５０２は、ＩＰ電話機１０１、ＩＰ電話機１０２、ＩＰ電話機１０３、電話機２０１および電話機２０２間の通信接続を管理する。

ＩＰ電話機１０１〜１０３は、ＩＰ音声通信を行わない電話機２０１および電話機２０２のボタン電話機システムと操作は変わらず、内線通話については内線番号による発着信により自由に行うことが可能である。

図１２はＩＰ電話機の接続ポートを示す図である。ＩＰ電話機の上側の側面には、ＥＴＨＥＲＮＥＴポートを効率よく利用するために、ＩＰ通信網に接続するためのＥＴＨＥＲＮＥＴポートＡ１００１と、ＰＣを接続するためのＥＴＨＥＲＮＥＴポートＢ１００２とを備えている。ＩＰ電話機１０１のＥＴＨＥＲＮＥＴポートＢ１００２にはＰＣ３０１が接続されている。そして、ＰＣ３０２およびＰＣ３０３のそれぞれは、ＩＰ電話機１０２およびＩＰ電話機１０３のそれぞれにＥＴＨＥＲＮＥＴポートＢ１００２を介して接続されている。

ＦＡＸ装置４０１はＩＰ通信網を介して文書を送受信可能なＩＰファクシミリ装置である。ＦＡＸ装置４０１は、通常の企業等では１フロアに１台であるとか、部署やグループで１台程度設けられている。ＦＡＸ装置４０１で文書を送信する際には、ユーザはＦＡＸ装置４０１のところまで行ってＦＡＸ装置４０１を操作して文書を送信するのが普通である。一方、ＦＡＸ装置４０１は、ＩＰ通信網を介して外部から文書を受信すると、文書の内容をメモリに一旦蓄積した後、用紙に出力する。このようにしてＦＡＸ装置４０１は、文書受信の際には、ユーザによる操作を必要とせず、ユーザの気がつかないうちに文書を受信して用紙に出力する。ユーザはＦＡＸ装置４０１の受信時刻表示を確認しなければいつ受信したのかわからない場合がほとんどである。

特開２００２−１０１２５６号公報

近年、電子メール使用環境の改善や電子メール使用の需要拡大によりＦＡＸ装置の使用頻度は少なくなってきている。そのため、企業はＦＡＸ装置に特化した部分に大きな設備投資をすることは難しくなった。しかし、ＦＡＸ装置の使用頻度が少なくなってきてはいるが、ＦＡＸ装置が全く不要というわけではなく、電子メールを利用していない人もいるため急になくなることもない。

また、通常ＦＡＸ装置は、上述したように、企業のオフィスなどではグループで共用している。そのため、ＦＡＸ装置で文書を送信する際には、ユーザはＦＡＸ装置のところまで行かなければならず、手間がかかっていた。

さらに、グループに１台設置されたＦＡＸ装置は、上述したように、グループ内のメンバー宛のＦＡＸ文書を全て受信して用紙に出力するだけである。そのため、各メンバーは、自分宛のＦＡＸ文書があるのかないのかが、自分でＦＡＸ装置に見に行くか、誰かがＦＡＸ文書を持ってきてくれるまでわからなかった。

本発明は上述したような従来の技術が有する問題点を解決するためになされたものであり、従来よりもＦＡＸ文書の送受信の手間が省ける情報処理方法、通信システム、サーバ装置およびプログラムを提供することを目的とする。

本発明の情報処理方法は、文書を表示可能なＩＰ電話機と、該ＩＰ電話機とネットワークを介して接続されるサーバ装置とによる情報処理方法であって、
前記サーバ装置は、文書作成のためのフォーマットおよび文が複数種類入力されると、該複数のフォーマットおよび文を自装置に格納し、
前記ＩＰ電話機は、前記複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を選択する旨の指示が入力されると、所定のフォーマットおよび文を要求する旨を示す文書材料要求信号をサーバ装置に送信し、
前記サーバ装置は、前記ＩＰ電話機から前記文書材料要求信号を受信すると、前記所定のフォーマットと文の情報を前記ＩＰ電話機に送信し、
前記ＩＰ電話機は、前記所定のフォーマットおよび文を受信すると、該所定のフォーマットおよび文を組み合わせた文書を作成して表示し、
前記ＩＰ電話機は、送信先のファクシミリの電話番号と該文書を送信する旨の指示とが入力されると、該電話番号で特定されるファクシミリに該文書を送信するものである。

本発明では、文書作成のためのフォーマットおよび文をサーバ装置に格納し、ユーザがＩＰ電話機を操作してサーバ装置に格納されたフォーマットおよび文を表示させて文書を作成して送信することが可能となる。ユーザは、フォーマットと文を組み合わせて文書を作成しているため、文書をより簡単に作成できる。また、ユーザ毎にＩＰ電話機が設けられていれば、ユーザは自分の席で文書をファクシミリに送ることが可能となる。

一方、本発明の通信システムは、
文書作成のためのフォーマットおよび文が複数種類格納され、該複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を要求する旨を示す文書材料要求信号をネットワークを介して外部から受信すると、該所定のフォーマットと文の情報を該ネットワークを介して外部に送信するサーバ装置と、
前記サーバ装置と前記ネットワークを介して接続され、前記文書を表示可能な表示部を備え、前記複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を選択する旨の指示が入力されると、前記文書材料要求信号を該サーバ装置に送信し、該サーバ装置から前記所定のフォーマットおよび文を受信すると、該所定のフォーマットおよび文を組み合わせた文書を作成して該表示部に表示し、送信先のファクシミリの電話番号と該文書を送信する旨の指示とが入力されると、該電話番号で特定されるファクシミリに該文書を送信するＩＰ電話機と、
を有する構成である。

本発明では、ファクシミリから送信された文書がサーバ装置で格納され、その文書の宛先となるＩＰ電話機に文書が格納された旨の通知が送られる。そのため、ユーザ毎にＩＰ電話機が設けられていれば、ユーザは、その通知を受けると、自分宛の文書が送られてきたことを知ることが可能となる。これにより、文書を受信しているにもかかわらず、ユーザがそれに気づかないようなことが防げる。

また、ユーザ毎にＩＰ電話機が設けられ、サーバ装置から受信した文書をＩＰ電話機に表示させれば、ユーザは自分の席でファクシミリから受信した文書の内容を確認できる。その上で紙として残す必要がある文書のみをプリンタに印刷させるようにすることで、紙資源を節約できる。

さらに、文書作成のためのフォーマットおよび文をサーバ装置に格納し、ユーザがＩＰ電話機を操作してサーバ装置に格納されたフォーマットおよび文を表示させて文書を作成して送信することが可能となる。ユーザ毎にＩＰ電話機が設けられていれば、ユーザは自分の席で文書をファクシミリに送ることが可能となる。

本発明の通信システムの一構成例を示す図である。 ＦＡＸサーバの一構成例を示すブロック図および記憶部に格納される情報を示す図である。 送信フォーマットの一例を示す図である。 アドレステーブルの一例を示す図である。 ＩＰ電話機の一構成例を示すブロック図である。 ＩＰ電話機の外観例を示す図である。 ダイヤルキー部の一例を示す図である。 通話のためのセッション確立のシーケンスを示す図である。 文書を送信するためのシーケンスを示す図である。 文書を受信するためのシーケンスを示す図である。 従来の通信システムの一構成例を示す図である。 ＩＰ電話機の接続ポートを示す図である。

本発明の通信システムは、ＦＡＸ装置と文書を送受信可能なＩＰ電話機と、ＦＡＸ装置から受信する文書を格納し、その文書の送信先のＩＰ電話機に文書を受信した旨を通知するサーバ装置とを備えたことを特徴とする。

本実施例の通信システムの構成について説明する。

図１は通信システムの一構成例を示すブロック図である。

図１に示すように、通信システムは、通信ネットワークのＩＰ通信網に接続されたアドレステーブルサーバ６１１およびＦＡＸサーバ６１２を有する構成である。ＩＰ通信網には、ファクシミリ機能を備えたＩＰ電話機１１１〜１１３およびＦＡＸ装置４１１と、ｍａｉｌサーバ６１３とが接続されている。ＩＰ電話機１１１、１１２および１１３のそれぞれには、ＰＣ３１１、３１２および３１３がそれぞれ接続されている。

なお、一般の電話機２１１、２１２は電話交換機５１２に接続され、電話交換機５１２は公衆電話通信網に接続されている。公衆電話通信網はゲートウェイ５１１を介してＩＰ通信網に接続されている。電話交換機５１２およびゲートウェイ５１１の構成は従来と同様であるため、その詳細な説明を省略する。

上記ＦＡＸサーバ６１２について説明する。図２（ａ）はＦＡＸサーバの一構成例を示すブロック図であり、図２（ｂ）はＦＡＸサーバに格納される情報を示す樹形図である。

図２（ａ）に示すように、ＦＡＸサーバ６１２は、ＩＰ通信網を介して外部とデータを送受信する通信部６３０と、企業内のＩＰ電話機１１１〜１１３およびＦＡＸ装置４１１がＩＰ通信網を介して外部に送信する文書と外部から受信する文書を保存する記憶部６３２と、受信する文書を所定のファイル形式に加工して記憶部６３２に格納する制御部６３４とを有する。図２（ｂ）に示すように、記憶部６３２に格納されるデータは、その種類に応じてディレクトリ名で管理されている。ディレクトリ名には、受信したＦＡＸ文書を格納するための「受信文書情報」と、送信するＦＡＸ文書を格納するための「送信文書情報」と、ＩＰ電話機１１１〜１１３から送信される簡易文書の基になる文書材料の情報を格納するための「簡易文書作成情報」とがある。

制御部６３４は、プログラムにしたがって所定の処理を実行するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）６３６と、プログラムを格納するためのプログラムメモリ６３８とを備えている。制御部６３４は、企業内のＩＰ電話機１１１〜１１３宛の文書を受信すると、ＩＰ電話機１１１〜１１３で表示可能なファイル形式に加工して記憶部６３２内のディレクトリ名「受信文書情報」の記憶領域に格納する。そして、ＦＡＸ装置４１１宛の文書を受信すると、受信した文書をＦＡＸ装置４１１で出力可能なファイル形式に加工して記憶部６３２内のディレクトリ名「受信文書情報」の記憶領域に格納するとともに、加工した文書をＦＡＸ装置４１１に送信する。また、ＩＰ電話機１１１〜１１３からＦＡＸ送信される文書を受信すると、受信した文書を記憶部６３２内のディレクトリ名「送信文書情報」の記憶領域に格納するとともに、所定のファイル形式に加工して送信先の端末宛に送信する。制御部６３４は、受信する文書を保存するとともに、その文書の宛先に該当するＩＰ電話機に対してＦＡＸ文書が届いていることを通知するためのＦＡＸ受信通知信号を送信する。

ＩＰ電話機１１１〜１１３で表示可能なファイル形式やＦＡＸ装置４１１で出力可能なファイル形式とは、例えば、ＴＩＦＦ（Ｔａｇｇｅｄ Ｉｍａｇｅ Ｆｉｌｅ Ｆｏｒｍａｔ）、ＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）、ＪＰＥＧ（Ｊｏｉｎｔ Ｐｈｏｔｏｇｒａｐｈｉｃ Ｅｘｐｅｒｔｓ Ｇｒｏｕｐ）、ＧＩＦ（Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｉｎｔｅｒｃｈａｎｇｅ Ｆｏｒｍａｔ）、およびＢＭＰ等の形式である。

また、記憶部６３２には、ユーザのＩＰ電話機１１１〜１１３の操作により作成される簡易文書をＦＡＸ送信するための送信フォーマットと、簡易文書中に用いられる項目文とがそれぞれ複数格納されている。図２（ｂ）に示すように、ディレクトリ名「簡易文書作成情報」として格納される情報が階層化され、サブディレクトリ名「送信フォーマット」で送信フォーマットの情報が格納され、サブディレクトリ名「項目文」に相当する記憶領域に項目文の情報が格納されている。

図３は送信フォーマットの一例を示す図である。図３に示すように、送信フォーマット７０２は、宛名７１０、あいさつ文７１２、内容文７１３、結び文７１４、および送信元情報７１５を示す項目文を有する。ここでは、あいさつ文７１２および結び文７１４を一種類だけ表示しているが、それぞれの項目文が記憶部６３２に複数種類格納されている。

制御部６３４は、ＩＰ電話機１１１〜１１３から所定の送信フォーマットおよび項目文を要求する旨の文書材料要求信号を受け取ると、所定の送信フォーマットおよび項目文を記憶部６３２から読み出して要求元のＩＰ電話機に送信する。

次に、アドレステーブルサーバ６１１について説明する。

アドレステーブルサーバ６１１は、企業内のＩＰ電話機１１１〜１１３について通話のためのアドレスとＦＡＸのためのアドレスが記述されたアドレステーブルを保存し、管理する。

図４はアドレステーブルの一例を示す図である。図４に示すように、アドレステーブル２２０１には、端末の種類、ＩＰアドレス、通話用の番号を示す音声通話ＥＸＴ、外線番号、ＦＡＸアドレス、ｍａｉｌアドレス、およびユーザの氏名が記述されている。ＩＰ電話機１１２の場合では、ＩＰアドレスが「１７２．１６．８９．１１２」であり、音声通話ＥＸＴが「１１２」であり、外線番号が「０３−００００−０１１２」であり、ＦＡＸアドレスが「１２２」である。ＩＰ電話機１１２に通話のために電話する場合には、電話番号は「０３−００００−０１１２」であり、ＦＡＸ送信するために電話する場合には、電話番号は「０３−００００−０１２２」となる。一般の電話機の場合は、音声通話ＥＸＴおよび外線番号が記述されている。端末が他の企業のものであれば、ユーザの氏名だけでなく、企業名も記述されている。

アドレステーブルサーバ６１１は、ＩＰ電話機から接続要求信号を受信すると、接続要求信号に含まれる電話番号を読み出し、アドレステーブルを参照して電話番号に対応するＩＰアドレスを求め、そのＩＰアドレスの端末に接続要求信号を送信する。

また、アドレステーブルサーバ６１１は、ＩＰ電話機１１１〜１１３がＦＡＸ送信する際に、送信フォーマットに宛名７１０を記述するために、ＩＰ電話機１１１〜１１３から送信先電話番号７１１を含む宛名要求信号を受信すると、電話番号とともにアドレステーブルに記述された相手の企業名および相手の氏名の情報を含む宛名情報を要求元のＩＰ電話機に送信する。

次に、ＩＰ電話機１１１〜１１３について説明する。なお、ＩＰ電話機１１１、１１２および１１３は同様な構成なため、以下では、ＩＰ電話機１１２の場合で説明する。

図５はＩＰ電話機の一構成例を示すブロック図である。

図５に示すように、ＩＰ電話機１１２は、外部とデータを送受信する通信部１１と、記憶部１２と、表示部１３と、制御部１４と、ユーザが指示を入力するための操作部１５とを有する構成である。また、ユーザにＦＡＸ文書を受信した旨を通知するためのランプ１８およびスピーカ１９が設けられている。記憶部１２には、自端末、ＦＡＸサーバ６１２、アドレステーブルサーバ６１１、ゲートウェイ５１１、図に示さないＤＮＳ（Ｄｏｍａｉｎ Ｎａｍｅ Ｓｙｓｔｅｍ）等のＩＰアドレスが格納されている。このＩＰアドレスはパケットを送受信する際にパケットの送信先や送信元の情報としてヘッダに記述される。また、記憶部１２は、簡易文書を送信する際に、簡易文書に添付される送信元情報が格納されている。送信元情報とは、ユーザの所属する会社名、ユーザの氏名、電子メールアドレスおよびＦＡＸ用電話番号などである。さらに、記憶部１２は、簡易文書作成の際、送信フォーマットおよび項目文を含む簡易文書の情報を保存する。

制御部１４は、プログラムにしたがって所定の処理を実行するＣＰＵ１６と、プログラムを格納するためのプログラムメモリ１７とを備えている。制御部１４は送受信するデータを音声パケットとＩＦＰパケットに分別する。なお、ＩＰ電話機１１２の構成について、特開２００２−１０１２５６号公報に開示されているため、ここでは音声パケットとＩＦＰパケットの分別に関する構成および動作についての詳細な説明を省略する。また、他の電話機との通話のための構成および動作については従来のＩＰ電話機と同様なため、その詳細な説明を省略する。

制御部１４は、通話のために相手先の電話番号が入力されると、アドレステーブルサーバ６１１に電話番号の情報を含む接続要求信号をアドレステーブルサーバ６１１に送信する。その後、相手先の端末から呼び出し（Ｒｉｎｇｉｎｇ）のための暫定応答信号とリクエストの成功を示す最終応答信号を受信すると、応答受信の確認メッセージ（ＡＣＫ）となる最終応答確認信号を相手先の端末に送信する。また、制御部１４は、ユーザにより簡易文書が作成され、ＦＡＸ送信する旨の指示が入力されると、送信先の電話番号の情報を含む簡易文書をＦＡＸサーバ６１２に送信する。さらに、制御部１４は、ＦＡＸサーバ６１２からＦＡＸ受信通知信号を受信すると、ＦＡＸ文書が保存されている旨をユーザに通知するために、その旨の情報を音声でスピーカ１９に出力させたり、ランプ１８を点灯させたりする。

次に、ＩＰ電話機１１２におけるＦＡＸ送信のための簡易文書作成方法について説明する。

図６はＩＰ電話機の外観例を示す図である。

図６に示すように、ＩＰ電話機１１２の上面側には、受話器２０と、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）の表示部１３と、操作部１５と、ランプ１８と、スピーカ１９がある。操作部１５には、機能ボタン部１５０とダイヤルキー部１７０がある。機能ボタン部１５０には、ＦＡＸサーバ６１２の記憶部６３２に格納された各種情報を参照するためのディレクトリ参照ボタン１５２と、ディレクトリ内からデータを選択するための選択ボタン１５４と、ＦＡＸサーバ６１２に格納された文書を用紙に出力するためのプリントボタン１５６とを備えている。なお、選択ボタン１５４は、表示部１３にディレクトリの内容が表示されていないときは、ダイヤルキー部１７０を操作して入力する文字の種類を切り換えたり、入力変換したりするための切換／変換ボタンとなる。また、選択ボタン１５４は、簡易文書作成が終了すると、簡易文書をＦＡＸ送信する際のＦＡＸ送信ボタンとなる。

図７は操作部のダイヤルキー部の一例を示す図である。

図７に示すように、操作部１５のダイヤルキー部１７０には、電話番号を入力するための数字「０」から「９」までが表示されたダイヤルキーが設けられている。また、各ダイヤルキーには入力可能なローマ字が表示されている。上記切換／変換ボタンを押すことで、図４に示すダイヤルキーのうち、例えば、数字「２」のダイヤルキーでローマ字「Ａ」、「Ｂ」および「Ｃ」を入力することが可能となる。また、切換／変換ボタンを押すことで、ひらがなやカタカナを入力することも可能である。さらに、切換／変換ボタンを押すことで、入力された言葉を漢字に変換することも可能である。これらの文字入力操作は、電子メール送受信機能を備えた従来の携帯電話機の操作と同様である。

ユーザは、簡易文書を作成する際、図６に示したディレクトリ参照ボタン１５２や選択ボタン１５４を押して、ディレクトリ「簡易文書作成情報」のサブディレクトリ「送信フォーマット」の情報の中から所定の送信フォーマットとサブディレクトリ「項目文」の情報の中から所定の項目文を選択すると、制御部１４は文書材料要求信号をＦＡＸサーバ６１２に送信する。制御部１４は、ＦＡＸサーバ６１２から所定のフォーマットおよび項目文を受信すると、送信フォーマットと項目文を組み合わせる。続いて、ユーザにより送信先の電話番号が入力されると、宛名要求信号をアドレステーブルサーバ６１１に送信する。アドレステーブルサーバ６１１から宛名情報を受信すると、送信フォーマットの宛名７１０に相手の企業名と名前を記述して表示部１３に表示させる。

また、制御部１４は、記憶部１２から送信元情報７１５を読み出して送信フォーマットに記述する。そして、ユーザがダイヤルキー部１７０を操作して内容文７１３を入力すると、制御部１４は、入力された内容文７１３を送信フォーマットに追加し、図３に示したような簡易文書を作成して表示部１３に表示させる。その後、ユーザが表示部１３に表示された簡易文書の内容を確認した後、ＦＡＸ送信ボタンを押すことで、上述したように簡易文書がＦＡＸサーバ６１２を介してＦＡＸ装置に送信される。なお、簡易文書は、内容文７１３の必要ないときには、内容文７１３を含まない文書であってもよい。

次に、ＩＰ電話機１１２がＦＡＸ文書を表示する方法について説明する。

制御部１４がユーザにＦＡＸ文書が保存されている旨を通知するために、音声でスピーカ１９に出力させたり、ランプ１８を点灯させたりすると、ユーザは、操作部１５のディレクトリ参照ボタン１５２および選択ボタン１５４を操作してＦＡＸサーバ６１２の記憶部６３２のディレクトリ「受信文書情報」に保存されたＦＡＸ文書を呼び出す旨の指示を入力する。制御部１４は、ＦＡＸ文書を呼び出す旨の指示が入力されると、ＦＡＸサーバ６１２にＦＡＸ文書を要求する旨の信号を送信する。ＦＡＸサーバ６１２からＩＰ通信網経由でＦＡＸ文書を受信すると、その文書を表示部１３に表示させる。ユーザが操作部１５のプリントボタン１５６を押すと、制御部１４は図に示さないプリンタまたはＦＡＸ装置４１１に受信文書を出力させる。

このようにして、予め送信フォーマットおよび項目文をＦＡＸサーバ６１２に保存しておくことで、ユーザはＩＰ電話機１１２を操作してＦＡＸ送信のための文書を作成し、作成した文書を送信することが可能となる。そのため、ユーザは、ＰＣを操作して文書を作成する手間が省けるだけでなく、文書をＦＡＸ送信するためにＦＡＸ装置４１１まで行く必要がなくなる。また、ユーザはＩＰ電話機１１２を操作することで、自分宛のＦＡＸ文書の内容を自分の席で確認することが可能となる。

次に、ＰＣ３１１〜３１３について説明する。なお、ＰＣ３１１、３１２および３１３は同様な構成なため、以下では、ＰＣ３１２の場合で説明する。

ＰＣ３１２は、従来の構成と同様に、ＩＰ通信網を介してデータを送受信する通信部、データを格納するための記憶部、データを表示するための表示部、各部を制御する制御部、およびユーザの指示を入力するための操作部とを有する。本実施例では、ＦＡＸサーバ６１２とアクセスするための認証パスワードが予め記憶部に格納されている。

ユーザがＰＣ３１２の操作部を操作してＦＡＸサーバ６１２にアクセスする旨の指示を入力すると、制御部は記憶部に格納された認証パスワードをＦＡＸサーバ６１２に送信する。続いて、ＦＡＸサーバ６１２から接続許可の信号を受信すると、ＦＡＸサーバ６１２から受信したディレクトリ名を表示部に表示する。ユーザが操作部を操作してディレクトリの「受信文書情報」から自分宛の文書を選択すると、制御部はＦＡＸサーバ６１２から選択された文書を受信して表示部に表示させる。また、ユーザが操作部を操作して表示部に表示された文書を印刷する旨の指示を入力すると、制御部はその文書を図に示さないプリンタまたはＦＡＸ装置４１１に出力させる。

なお、ｍａｉｌサーバ６１３は、従来と同様な構成であるため、その詳細な説明を省略する。

次に、上述した構成のＩＰ電話機１１２と電話機２００１との間で通話のためのセッションを確立するまでの手順を説明する。ここでは、電話機２００１をＩＰ電話機とする。電話機２００１はＩＰ通信網に接続されていてもよく、公衆電話通信網に接続されていてもよい。

図８は通話のためのセッション確立のシーケンスを示す図である。

操作者がＩＰ電話機１１２の受話器２０を持ち上げ、ダイヤルキー部１７０で電話番号「０３−００００−２００１」を押すと、ＩＰ電話機１１２はアドレステーブルサーバ６１１に仮アドレス「０３００００２００１＠ＩＰｎｅｔ０１」を含む接続要求信号を送信する（ステップＳ１０１）。アドレステーブルサーバ６１１は、ＩＰ電話機１１２からアドレスの情報を受信すると、アドレステーブル２２０１を参照し、受信した仮アドレスの電話番号に対応するＩＰアドレス「１９２．１６８．００２．００１＠ＩＰｎｅｔ０１」を読み出す。続いて、ＩＰアドレス「１９２．１６８．００２．００１＠ＩＰｎｅｔ０１」宛に接続要求信号を送信する（ステップＳ１０２）。

電話機２００１は、アドレステーブルサーバ６１１を介して接続要求信号を受信すると、暫定応答信号をＩＰ電話機１１２に送信する（ステップＳ１０３）。続いて、最終応答信号をＩＰ電話機１１２に送信する（ステップＳ１０４）。ＩＰ電話機１１２は、電話機２００１から暫定応答信号および最終応答信号を受信すると、最終応答確認信号を電話機２００１に送信する（ステップＳ１０５）。電話機２００１がＩＰ電話機１１２から最終応答確認信号を受信すると、ＩＰ電話機１１２と電話機２００１の間でセッションが確立し、通話のためのデータ送受信が可能となる。

次に、ＩＰ電話機１１２からＦＡＸ送信する動作手順を説明する。ＦＡＸ文書の送信先となるＦＡＸ装置２００２はＩＰファクシミリであり、ＩＰ通信網に接続されていてもよく、公衆電話通信網に接続されていてもよい。

図９は文書を送信するためのシーケンスを示す図である。

ユーザがＩＰ電話機１１２の操作部１５を操作して図３に示したような簡易文書を作成する。続いて、ユーザがダイヤルキー部１７０で電話番号「０３−００００−２００２」を押し、ＦＡＸ送信ボタンを押すと、ＩＰ電話機１１２は電話番号「０３００００２００２」を含む接続要求信号をアドレステーブルサーバ６１１に送信する（ステップＳ２０１）。アドレステーブルサーバ６１１は、ＩＰ電話機１１２から接続要求信号を受信すると、アドレステーブル２２０１を参照し、電話番号に対応する仮アドレス「１９２．１６８．００２．００２」を読み出す。続いて、仮アドレス「１９２．１６８．００２．００２」を含む接続要求信号をＦＡＸサーバ６１２に送信する（ステップＳ２０２）。

ＦＡＸサーバ６１２は、アドレステーブルサーバ６１１から接続要求信号を受信すると、仮アドレスに対応するＩＰアドレス「１９２．１６８．００２．００２＠ＩＰｎｅｔ０１」のＦＡＸ装置２００２に接続要求信号を送信する（ステップＳ２０３）。ＦＡＸ装置２００２は、ＦＡＸサーバ６１２から接続要求信号を受信すると、暫定応答信号をＦＡＸサーバ６１２を介してＩＰ電話機１１２に送信する（ステップＳ２０４）。続いて、ＦＡＸ装置２００２が最終応答信号をＦＡＸサーバ６１２を介してＩＰ電話機１１２に送信する（ステップＳ２０５）。

ＩＰ電話機１１２は、ＦＡＸサーバ６１２から暫定応答信号と最終応答信号を受信すると、最終応答確認信号をＦＡＸサーバ６１２を介してＦＡＸ装置２００２に送信する（ステップＳ２０６）。ＦＡＸ装置２００２がＩＰ電話機１１２から最終応答確認信号を受信することで、データ送受信のコネクションが確立する。続いて、ＩＰ電話機１１２は、宛先の情報を含む簡易文書をＦＡＸサーバ６１２に送信する（ステップＳ２０７）。ＦＡＸサーバ６１２は、ＩＰ電話機１１２から簡易文書を受信すると、簡易文書をＦＡＸ装置で受信可能に加工してＦＡＸ装置２００２に送信する（ステップＳ２０８）。

ＩＰ電話機１１２は、簡易文書の送信を終了すると、データ送信完了信号をＦＡＸサーバ６１２を介してＦＡＸ装置２００２に送信する（ステップＳ２０９）。ＦＡＸ装置２００２は、ＩＰ電話機１１２からＦＡＸサーバ６１２を介してデータ送信完了信号を受信すると、完了を了承した旨の完了ＯＫ信号をＦＡＸサーバ６１２を介してＩＰ電話機１１２に送信する（ステップＳ２１０）。

次に、ＩＰ電話機１１２宛のＦＡＸ文書を受信する動作手順を説明する。

図１０は文書を受信するためのシーケンスを示す図である。

図１０に示すように、ユーザがＦＡＸ装置２００２を操作して電話番号「０３−００００−０１２２」を押し、ＩＰ電話機１１２のＦＡＸアドレス宛にＦＡＸを送信する旨の指示を入力すると、ＦＡＸ装置２００２は、「０３０００００１２２」の電話番号を含む接続要求信号をＩＰ通信網を介してＦＡＸサーバ６１２に送信する（ステップＳ３０１）。

ＦＡＸサーバ６１２は、ＦＡＸ装置２００２から接続要求信号を受信すると、アドレステーブルサーバ６１１のアドレステーブルを参照して、「０３０００００１２２」の電話番号がアドレステーブルに記述されているか否かを確認する。アドレステーブルに電話番号があることを確認すると、暫定応答信号をＦＡＸ装置２００２に送信する（ステップＳ３０３）。続いて、最終応答信号をＦＡＸ装置２００２に送信する（ステップＳ３０４）。ＦＡＸ装置２００２は、ＦＡＸサーバ６１２から最終応答信号を受信すると、最終応答確認信号をＦＡＸサーバ６１２に送信し（ステップＳ３０５）、ＦＡＸ文書をＦＡＸサーバ６１２に送信する（ステップＳ３０６）。

ＦＡＸサーバ６１２は、ＦＡＸ装置２００２から受信したＦＡＸ文書をＩＰ電話機１１２やＰＣ３１２で閲覧可能なファイル形式に加工し、記憶部６３２内の「受信文書情報」のディレクトリに保存する。ＦＡＸ装置２００２は、ＦＡＸ文書の送信を終了すると、データ送信完了信号をＦＡＸサーバ６１２に送信する（ステップＳ３０７）。ＦＡＸサーバ６１２は、ＦＡＸ装置２００２からデータ送信完了信号を受信すると、完了ＯＫ信号をＦＡＸ装置２００２に送信する（ステップＳ３０８）。また、ＦＡＸ文書の宛先となるＩＰ電話機１１２にＦＡＸ受信通知信号を送信する（ステップＳ３０９）。

その後、自分宛のＦＡＸ文書があることを知ったユーザは、図６に示したディレクトリ参照ボタン１５２を押すことでディレクトリ「受信文書情報」の内容をＩＰ電話機１１２の表示部１３に表示させる。続いて、自分の文書情報を選択する指示を入力すると、ＩＰ電話機１１２はＦＡＸサーバ６１２から文書を読み出して表示部１３に表示する。ユーザは表示部１３で目的のＦＡＸ文書を参照することができる。

また、ユーザは、ＩＰ電話機１１２で参照したＦＡＸ文書を印刷するには、選択ボタン１５４等で目的のＦＡＸ文書を指定した後にプリントボタン１５６を操作することより、ＦＡＸ文書を図に示さないプリンタに印刷させることができる。さらに、ユーザはＰＣ３１２を操作して、ＰＣ３１２の表示部に表示させたり、表示部に表示された文書を印刷させたりしてもよい。

上述したように、本発明では、ＦＡＸ送信またはＩＰ音声発信はＩＰ電話機のボタン操作で切り換え可能である。また、企業では、ＩＰ電話機は各ユーザの席に１台ずつ設置されていることが多い。そのため、ＦＡＸで文書を送信する際、ＦＡＸ装置のあるところまで行かなくても、自分の席のＩＰ電話機からＦＡＸ文書の送信が可能となる。また、簡単な内容の文書を送信する際でも、従来はいちいち共用のＦＡＸ装置で送信しなければならなかったが、本発明では、自席でＩＰ電話機からの文書の送信が可能となる。また、自分宛のＦＡＸ文書を受け取る際、ＦＡＸ文書の受信通知を受け取れるようになれば、自分宛のＦＡＸ文書がきているか否かを気にしてＦＡＸ装置に見に行く必要がなくなり、作業効率が改善する。そして、ＦＡＸ文書を受信しているにもかかわらず、ユーザがそれに気づかないようなことが防げる。

また、ＩＰ電話機は、通話用とＦＡＸ用の２つの電話番号を持っている。そのため、発信元は通話の場合には通話用の電話番号をかけ、ＦＡＸ送信の場合にはＦＡＸ用の電話番号をかければ、それぞれセッションを確立することができる。通話の受信については通常どおり受話器にて対応できる。ＦＡＸ受信についてはＩＰ電話機からはＦＡＸ文書がある旨の通知をＦＡＸサーバから受信し、ＦＡＸ文書はＦＡＸサーバで保管される。ユーザは、後でＩＰ電話機やＰＣを操作してＦＡＸ文書を閲覧できる。

また、ユーザ毎にＰＣが設けられ、ＰＣがＩＰ電話機に接続されていれば、受信済みのＦＡＸ文書について、自席のＩＰ電話機やＰＣで参照できる。その上で紙として残す必要がある文書のみをＩＰ電話機やＰＣを操作して印刷することが可能であり、紙資源の節約とビジネス効率を高める効果がある。

さらに、ＩＰ電話機とＰＣが接続され、ＩＰ電話機の機能ボタン部１５０からの入力信号によりＰＣが動作するようにすれば、ＩＰ電話機でのボタン操作でＰＣに保存されたファイルを表示させたり、表示された文書を印刷させたりすることが可能となる。ＩＰ電話機の操作部に電子メールの送受信のためのボタンを備えていれば、ＩＰ電話機でのボタン操作によりＰＣで作成された文書を電子メールで送信することも可能となる。

なお、アドレステーブルサーバ６１１、ＦＡＸサーバ６１２およびｍａｉｌサーバ６１３の各サーバはそれそれのサーバタスクが実行できれば物理的に別のサーバ装置でなくてもよい。また、これらのサーバ装置の処理をコンピュータに実行させるためのプログラムに適用してもよい。

また、ＩＰ電話機で電子メールを送受信可能にすれば、ＩＰ電話機を操作して作成した簡易文書を添付ファイルとして電子メールで相手先に送信することが可能となる。また、電子メールにてＦＡＸ文書やその他書類をＩＰ電話機を介して送受信することにより、複数のユーザ間でＦＡＸ文書の転送や送受信が容易にでき、複数のユーザ間で情報の共有が可能となる。

さらに、上記ＦＡＸ文書の情報処理方法を電子メールに適用してもよい。この場合、外部から自分のＩＰ電話機宛に送られてきた電子メールをｍａｉｌサーバ６１３が保管し、ｍａｉｌサーバ６１３は電子メールを着信している旨を通知する着信通知信号をＩＰ電話機に送信する。そして、ＩＰ電話機はｍａｉｌサーバ６１３から着信通知信号を受信すると、スピーカ１９またはランプ１８でユーザに電子メールが保管されている旨を通知することが可能となる。

１１１、１１２、１１３ ＩＰ電話機
１１ 通信部
１２ 記憶部
１３ 表示部
１４ 制御部
１５ 操作部
１８ ランプ
１９ スピーカ
２０ 受話器
３１１、３１２、３１３ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
４１１ ＦＡＸ装置
６１１ アドレステーブルサーバ
６１２ ＦＡＸサーバ
６３０ 通信部
６３２ 記憶部
６３４ 制御部
６１３ ｍａｉｌサーバ

Claims (5)

1. 文書を表示可能なＩＰ電話機と、該ＩＰ電話機とネットワークを介して接続されるサーバ装置とによる情報処理方法であって、
   前記サーバ装置は、文書作成のためのフォーマットおよび文が複数種類入力されると、該複数のフォーマットおよび文を自装置に格納し、
   前記ＩＰ電話機は、前記複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を選択する旨の指示が入力されると、所定のフォーマットおよび文を要求する旨を示す文書材料要求信号をサーバ装置に送信し、
   前記サーバ装置は、前記ＩＰ電話機から前記文書材料要求信号を受信すると、前記所定のフォーマットと文の情報を前記ＩＰ電話機に送信し、
   前記ＩＰ電話機は、前記所定のフォーマットおよび文を受信すると、該所定のフォーマットおよび文を組み合わせた文書を作成して表示し、
   前記ＩＰ電話機は、送信先のファクシミリの電話番号と該文書を送信する旨の指示とが入力されると、該電話番号で特定されるファクシミリに該文書を送信する情報処理方法。
2. 文書作成のためのフォーマットおよび文が複数種類格納され、該複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を要求する旨を示す文書材料要求信号をネットワークを介して外部から受信すると、該所定のフォーマットと文の情報を該ネットワークを介して外部に送信するサーバ装置と、
   前記サーバ装置と前記ネットワークを介して接続され、前記文書を表示可能な表示部を備え、前記複数のフォーマットおよび文の中から所定のフォーマットおよび文を選択する旨の指示が入力されると、前記文書材料要求信号を該サーバ装置に送信し、該サーバ装置から前記所定のフォーマットおよび文を受信すると、該所定のフォーマットおよび文を組み合わせた文書を作成して該表示部に表示し、送信先のファクシミリの電話番号と該文書を送信する旨の指示とが入力されると、該電話番号で特定されるファクシミリに該文書を送信するＩＰ電話機と、
   を有する通信システム。
3. 前記ＩＰ電話機に接続されたコンピュータを有し、
   前記コンピュータは、前記文書を表示する旨の指示が入力されると、該文書をＩＰ電話機から受信して表示する請求項２記載の通信システム。
4. 前記ネットワークに接続されたプリンタを有し、
   前記ＩＰ電話機は、前記文書を印刷する旨の指示が入力されると、前記ネットワークを介して該文書を前記プリンタに送信する請求項２または３記載の通信システム。
5. 前記ＩＰ電話機は電子メール送受信機能を備え、
   前記サーバ装置はメールサーバとしての機能を有し、
   前記ＩＰ電話機は、電子メールの送信先アドレスと前記文書を添付した電子メールを送信する旨の指示とが入力されると、該送信先アドレスとともに該文書を前記サーバ装置に送信する請求項２から請求項４のいずれか１項記載の通信システム。

Images