JP2008234215A

JP2008234215A - ワークフロー管理システム

Info

Publication number: JP2008234215A
Application number: JP2007071602A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Suzuki; 鈴木　　剛; Kaoru Maeda; 薫前田; Harald Holz; ホルツハラルド; Rostanin Oleg; ロスタニンオーレグ
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2007-03-19
Filing date: 2007-03-19
Publication date: 2008-10-02
Anticipated expiration: 2027-03-19
Also published as: JP5127272B2; US20080235045A1

Abstract

【課題】ユーザが常日頃使用している電子メールの情報を用いてタスクの操作を行えるようにしたワークフロー管理システムを提供する。
【解決手段】ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、当該ワークフロー管理システムのユーザが送受信する電子メールの内容にアクセスする手段と、アクセスした上記電子メールの内容に従って上記ワークフロー管理システム上のタスクを操作する手段とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムに関する。

従来のワークフロー管理システムは、ワークフロー実行以前にワークフローモデルを決定する必要があった。しかし、研究開発や一部のサービス業務など、事前情報の完全性の低い分野では、先行的なワークフローモデルの策定が難しい。そこで、コンストラクティブワークフローと呼ばれる、ワークフロー実行時に動的にモデルを構成できる方法が開発されてきた（例えば、特願２００５−４７７９２号（特許文献１）、特願２００５−１５４２６１号等）。

基本的にこれらのコンストラクティブワークフローの技術では、予め定められたワークフロー部品（典型的な部分ワークフロー）の組み合わせを可能とすることでワークフローの動的定義を実現している。
特開２００５−２８５１０１号公報

上述したワークフロー管理システムでは業務の性質に応じて自由度の高いワークフローを構成できる利点があるが、自由度が高い反面、各種の操作をワークフロー管理システムに対して行わなければならず、煩雑な面がある。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、ユーザが常日頃使用している電子メールの情報を用いてタスクの操作を行えるようにしたワークフロー管理システムを提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、当該ワークフロー管理システムのユーザが送受信する電子メールの内容にアクセスする手段と、アクセスした上記電子メールの内容に従って上記ワークフロー管理システム上のタスクを操作する手段とを備えるワークフロー管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する手段と、上記電子メールの宛先アドレスから他のユーザを特定し、当該他のユーザのアクセスした文書を特定する手段と、特定された上記文書を上記タスクに付加する手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、請求項２に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記の電子メールの宛先アドレスから他のユーザを特定するにあたり、除外リストにあるアドレスを除外するようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する手段と、上記電子メールの宛先アドレスから他のユーザの属するユーザグループを特定する手段と、特定された上記ユーザグループに対応するアクセス権を上記タスクに付与する手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する手段と、上記電子メールの添付文書から類似する文書を伴う他のタスクを特定する手段と、特定された上記他のタスクの情報に応じて上記タスクに更新を行う手段とを備えるようにすることができる。

また、請求項６に記載されるように、請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記電子メールに含まれる所定の語句に応じてタスクを新規に作成する手段を備えるようにすることができる。

また、請求項７に記載されるように、請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、メール文書一覧からメール文書を特定した状態で表示されるコンテキストメニューによりタスクの作成が指示された際にタスクを新規に作成するようにすることができる。

また、請求項８に記載されるように、請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、所定のフォルダに振り分けられた電子メールを対象にタスクを新規に作成するようにすることができる。

また、請求項９に記載されるように、請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、上記の新規に作成されたタスクを他のタスクと区別可能に表示するようにすることができる。

また、請求項１０に記載されるように、請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、タスクが新規に作成された旨を当該タスクのオーナのユーザに通知する手段を備えるようにすることができる。

また、請求項１１〜２０に記載されるように、ワークフロー管理方法として構成することができる。

本発明のワークフロー管理システムにあっては、ユーザが常日頃使用している電子メールの情報を用いて各種のタスクの操作を行うことができ、利便性を向上させることができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき説明する。

＜システム構成＞
図１は本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。

図１において、ワークフロー管理システム２は、システムを使用するユーザＵ１の操作するＰＣ（Personal Computer）等のクライアント１のブラウザ１１からのアクセスに対してＧＵＩ（Graphical User Interface）を提供するＧＵＩ制御部２１と、既存のタスクモデルおよび／もしくはタスクインスタンスからの再利用により動的にワークフローモデルを生成し実行するワークフローエンジン２２と、処理に必要な情報を保持するデータベース２３と、Ｗｉｋｉ等のＣＭＳ（Contents Management System）からなる協調文書作成システム２４と、電子メールの送受信機能を有する電子メールサブシステム２５とを備えている。電子メールサブシステム２５は、外部の電子メールシステム３と接続され、電子メールシステム３にはユーザＵ２（ユーザＵ１と同一人である場合を含む）のクライアント４が接続される。

データベース２３には、ワークフローの実行に際して参考にされる関連情報を格納する関連情報ＤＢ２３１と、予め管理者等によって抽象化されたタスクモデルを格納するタスクモデルＤＢ２３２と、タスクインスタンスを格納するタスクインスタンスＤＢ２３３と、ワークフローの作業記録を格納する作業記録ＤＢ２３４と、ユーザおよびユーザの所属するユーザグループの情報を格納する組織情報ＤＢ２３５とを備えている。タスクモデルＤＢ２３２およびタスクインスタンスＤＢ２３３は、関連情報ＤＢ２３１に登録された情報とのリンクを持つ。

ＧＵＩ制御部２１は、表示画面を描画するためのレンダリングエンジン２１１と、ユーザＵ１との情報のやり取りを行う入出力制御部２１２とを備えている。

ワークフローエンジン２２は、データベース２３に対して各種の検索を実行する検索エンジン２２１と、ワークフローを構成するタスクの制御を行うタスク制御部２２２と、データベース２３を参照し、ユーザＵ１とワークフロー管理システム２の動作を監視してワークフローの作業記録を作業記録ＤＢ２３４に対して行うワークフロー記録部２２７とを備えている。

タスク制御部２２２は、タスクを作成するタスク作成部２２３と、作成されたタスクを実行するタスク実行部２２４と、作業記録ＤＢ２３４の情報を元にユーザＵ１の現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース２３から検索する推測エンジン２２５と、電子メールサブシステム２５で送受信される電子メールの内容に応じてタスクに対する各種の操作を行う電子メール対応部２２６とを備えている。

ワークフロー制御の基本的な動作概要としては、ユーザＵ１はＧＵＩ制御部２１の入出力制御部２１２を通じてワークフローエンジン２２を操作し、ワークフローの作成、実行、ワークフローモデルの作成、関連情報、文書の登録、およびこれらとワークフローインスタンス、ワークフローモデルとのリンク等の作業を行う。

ワークフローの作成に際し、ワークフローエンジン２２の検索エンジン２２１は、データベース２３に対して各種の検索を実行する。

ワークフローエンジン２２のタスク制御部２２２は、タスクモデルＤＢ２３２およびタスクインスタンスＤＢ２３３を使用し、ユーザＵ１の指示等に基づいてタスクを制御する。タスク制御部２２２のタスク作成部２２３は、ユーザＵ１の指示に従ってデータベース２３の情報を元にタスクの作成、情報のリンク付け等の作業を行う。タスク実行部２２４は、ユーザＵ１の指示に従ってタスクインスタンスＤＢ２３３の情報を利用し、実際のタスク情報の更新（タスクの実行とはシステム側から見ればタスク情報の更新である。）を行う。推測エンジン２２５は、作業記録ＤＢ２３４の情報を元にユーザＵ１の現在のタスクを推測し、関連する情報をデータベース２３から検索する。

ワークフロー記録部２２７は、ユーザＵ１とワークフロー管理システム２の動作を監視し、ワークフローの作業記録を作業記録ＤＢ２３４に格納する。

図２は電子メールサブシステム２５の構成例を示す図であり、電子メールの送信処理を行う送信サーバ２５１と、電子メールの受信処理を行う受信サーバ２５２と、グループアドレスの管理を行うグループアドレスマップ２５３と、個別アドレスの管理を行うアドレスマップ２５４と、ワークフローエンジン２２（図１）からの要求に応じて電子メールのヘッダもしくは本文等から情報の抽出を行う情報抽出部２５５とを備えている。

図３はワークフロー管理システム２の実装例を示す図であり、「Web Server」および「J2EE Web Application」がＧＵＩ制御部２１に相当し、「HTML-based Collaborative Documenting System」が協調文書作成システム２４に相当し、フロントエンド（Frontend）を構成している。すなわち、ユーザＵ１がＷｅｂブラウザ（ブラウザ１１）を用いてシステムにアクセスできるようにWeb serverとＨＴＭＬベースの協調文書作成システムを具備する。また、本実装においてはユーザＵ１がＷｅｂブラウザを用いてシステムにアクセスすることを想定しているため、ネットワーク上でのファイルへのアクセスを管理する必要がある。ここではNetDrive等のネットワーク上でのファイル管理システムを用いて本機能を実現するものとする。

また、「Workflow Management System」および「Search Engine」がワークフローエンジン２２に相当し、バックエンド（Backend）を構成している。ワークフロー管理の基本的な機能に関しては従来のシステムと同一であるため、本発明によるシステムにも一般的なワークフロー管理システムのエンジンを用いることができる。また、タスクや関連情報を検索するための検索エンジンについても、一般的なクエリに基づいた検索エンジンを使用することができる。

また、「MySQL」「RDF Repositories」「Doc.Index」「WebDAVrepos.」がデータベース２３に相当し、データレイヤ（Data layer)を構成している。タスク情報および関連情報はＲＤＦリポジトリとして管理されるものとし、関連情報等は文書リポジトリとインデックスサーバにより管理される。前者は図１におけるタスクモデルＤＢ２３２およびタスクインスタンスＤＢ２３３に相当し、後者は関連情報ＤＢ２３１に相当する。ユーザ情報と組織情報も同じくＲＤＦリポジトリで実現されるものとする。これらはともに図１における組織情報ＤＢ２３５に相当する。

図４はワークフローの構造例を示す図である。図４において、ルートタスクであるワークフローは任意数のタスクにより構成される。各タスクは更に任意数のサブタスクから構成されることができ、階層化できる。すなわち、ワークフローは複数のタスクを、タスクは複数のサブタスクを持つことができ、それぞれの順序関係（図中で矢印付きの線で表示）などは、一般的なワークフロー管理システムのものと同一である。また、各タスク、サブタスクはそれぞれ関連情報や関連文書を持つことができる。

タスクインスタンスとは、個別に管理される実体としてのタスクを指し、タスクモデルもしくはプロセスタイプとは、タスクインスタンスの雛形となる、より抽象度の高いモデルとしての実体を指す。

＜電子メールに基づく文書の付加＞
図５は電子メールに基づく文書の付加の処理例を示すシーケンス図である。

図５において、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの内容の記述を行うと（ステップＳ１０１）、電子メールシステム３は電子メール＃１を生成する（ステップＳ１０２）。

その後、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの送信を指示すると（ステップＳ１０３）、電子メールシステム３は電子メール＃１のメールデータを取得し（ステップＳ１０４）、ワークフロー管理システム２の電子メールサブシステム２５に送信する（ステップＳ１０５）。

電子メールサブシステム２５では電子メールの着信をワークフローエンジン２２に連絡し（ステップＳ１０６）、ワークフローエンジン２２は電子メールサブシステム２５にタスク関連情報の抽出を指示する（ステップＳ１０７）。

これを受け、電子メールサブシステム２５は受信した電子メール＃１から送受信アドレス情報を検出し（ステップＳ１０８）、送受信アドレスリストを取得し（ステップＳ１０９）、これをワークフローエンジン２２に渡す（ステップＳ１１０）。送受信アドレス情報の検出には一般的なマッチング法を用いることができる。

図６は電子メールのヘッダ情報の例を示す図であり、上段はルート情報、下段は送受信情報を示すものであるが、ここでは下段の送受信情報から
From: test10@test.co.jp
To: test@test.co.jp
Cc: mmmm@mmm.co.jp
を抽出して送受信アドレスリストとする。

図５に戻り、ワークフローエンジン２２は取得した送受信アドレスリストを用いて組織情報ＤＢ２３５からユーザの検索を行い（ステップＳ１１１、Ｓ１１２）、ユーザリストを取得する（ステップＳ１１３）。

図７は組織情報ＤＢ２３５のユーザグループ情報の例を示す図であり、「グループＩＤ」「グループ名称」「親グループＩＤ」「子グループＩＤ」「除外リスト」「エントリ数」「ユーザＩＤ＃１」「ユーザＩＤ＃１電子メールアドレス」・・・等の項目を含んでいる。ユーザグループは特定の組織上のグループを表すこともできるし、プロジェクト単位などのより小規模かつ流動的なグループを表すこともできる。

ここでは、電子メールアドレスからユーザＩＤを特定してユーザリストとする。

図５に戻り、ワークフローエンジン２２はユーザリストのうち送信ユーザを用いてタスクインスタンスＤＢ２３３からそのユーザがタスクオーナとなるタスクリストを取得する（ステップＳ１１４、Ｓ１１５）。

図８はタスクインスタンスデータの例を示す図であり、「タスク名」「タスクＩＤ」「実行者ＩＤ」「実行者電子メールアドレス」「プロジェクトＩＤ」「使用者および時間」「実行日時」「終了日時」「期日」「状態」「使用時間」「実行に必要な情報」「実行により作られた情報」「サブタスクに関する情報」「制約条件」「タスクの詳細情報」等の項目を含んでいる。なお、メールアドレスに関する情報は例えば他のデータ層のデータベースで管理してもよい。また、実行者メールアドレスは複数のエントリを持つことができる。

ここでは、「実行者電子メールアドレス」を検索することにより送信ユーザに対応するタスクＩＤをタスクリストとする。

図５に戻り、ワークフローエンジン２２はユーザリストのうち宛先ユーザを用いて作業記録ＤＢ２３４からそのユーザがアクセス（作成、参照（閲覧）、更新（修正）等）した文書情報を取得する（ステップＳ１１６、Ｓ１１７）。なお、この文書情報の取得（ステップＳ１１６、Ｓ１１７）は上記のタスクリストの取得（ステップＳ１１４、Ｓ１１５）の前に行ってもよい。

図９は作業記録ＤＢ２３４のユーザアクセス履歴の例を示す図であり、「ユーザＩＤ」「エントリ数」「データＵＲＩおよびアクセス時間＃１」・・・等の項目を含んでおり、該当するユーザＩＤからアクセスした文書のデータＵＲＩを取得し、文書情報とする。

図５に戻り、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対し送信ユーザから特定したタスクに宛先ユーザから特定した文書を関連文書として付加する（ステップＳ１１８、Ｓ１１９）。

一般に、あるユーザがタスクを作成した場合、そのタスクに関係する他のユーザと電子メールで連絡をとりあうことが多いと考えられ、その他のユーザがアクセスした文書はタスクに関連する可能性が高い。従って、上述した処理により、電子メールの宛先ユーザがアクセスした文書が送信ユーザのタスクに関連文書として自動的に付加されるため、タスクオーナたるユーザの負担を軽減することができるとともに、タスクの遂行にあたって有用な情報を提供することができる。なお、送信ユーザがアクセスした文書は、電子メールをトリガとすることなく、システム内でそのユーザのタスクに自動的に関連文書として付加することができる。

図１０は電子メールに基づく文書の付加の他の処理例を示すシーケンス図であり、タスクオーナのユーザが電子メールを所定のアドレスに転送するような場合に備え、除外リストにあるアドレスを宛先アドレスから除外するようにすることで、無関係な文書がタスクに関連文書として付加されないようにしたものである。

図１０において、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの内容の記述を行うと（ステップＳ１２１）、電子メールシステム３は電子メール＃１を生成する（ステップＳ１２２）。

その後、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの送信を指示すると（ステップＳ１２３）、電子メールシステム３は電子メール＃１のメールデータを取得し（ステップＳ１２４）、ワークフロー管理システム２の電子メールサブシステム２５に送信する（ステップＳ１２５）。

電子メールサブシステム２５では電子メールの着信をワークフローエンジン２２に連絡し（ステップＳ１２６）、ワークフローエンジン２２は電子メールサブシステム２５にタスク関連情報の抽出を指示する（ステップＳ１２７）。

これを受け、電子メールサブシステム２５は受信した電子メール＃１から送受信アドレス情報を検出し（ステップＳ１２８）、送受信アドレスリストを取得し（ステップＳ１２９）、これをワークフローエンジン２２に渡す（ステップＳ１３０）。

ワークフローエンジン２２は取得した送受信アドレスリストを用いて組織情報ＤＢ２３５からユーザの検索を行い（ステップＳ１３１、Ｓ１３２）、ユーザリストを取得する（ステップＳ１３３）。

次いで、ワークフローエンジン２２は組織情報ＤＢ２３５から送信ユーザに対応する除外リストを取得する（ステップＳ１３４、Ｓ１３５）。除外リストは前述した図７のユーザグループ情報中に存在する。

次いで、ワークフローエンジン２２はユーザリストのうち送信ユーザを用いてタスクインスタンスＤＢ２３３からそのユーザがタスクオーナとなるタスクリストを取得する（ステップＳ１３６、Ｓ１３７）。

次いで、ワークフローエンジン２２はユーザリストのうち宛先ユーザを用いて作業記録ＤＢ２３４からそのユーザがアクセス（作成、参照（閲覧）、更新等）した文書情報を取得する（ステップＳ１３８、Ｓ１３９）。この際、除外リストにあるアドレスに対応する宛先ユーザは除外する。なお、この文書情報の取得（ステップＳ１３８、Ｓ１３９）は上記のタスクリストの取得（ステップＳ１３６、Ｓ１３７）の前に行ってもよい。

そして、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対し送信ユーザから特定したタスクに宛先ユーザから特定した文書を関連文書として付加する（ステップＳ１４０、Ｓ１４１）。

＜電子メールに基づくアクセス制御＞
図１１は電子メールに基づくアクセス制御の処理例を示すシーケンス図である。

図１１において、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの内容の記述を行うと（ステップＳ２０１）、電子メールシステム３は電子メール＃１を生成する（ステップＳ２０２）。

その後、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの送信を指示すると（ステップＳ２０３）、電子メールシステム３は電子メール＃１のメールデータを取得し（ステップＳ２０４）、ワークフロー管理システム２の電子メールサブシステム２５に送信する（ステップＳ２０５）。

電子メールサブシステム２５では電子メールの着信をワークフローエンジン２２に連絡し（ステップＳ２０６）、ワークフローエンジン２２は電子メールサブシステム２５にタスク関連情報の抽出を指示する（ステップＳ２０７）。

これを受け、電子メールサブシステム２５は受信した電子メール＃１から送受信アドレス情報を検出し（ステップＳ２０８）、送受信アドレスリストを取得し（ステップＳ２０９）、これをワークフローエンジン２２に渡す（ステップＳ２１０）。この際、電子メールサブシステム２５は、グループアドレスマップ２５３およびアドレスマップ２５４（図２）の対応関係を元に、電子メールがグループアドレスに対するものであることを識別し、グループアドレスが含まれている場合には個別アドレスに展開する。なお、組織情報ＤＢ２３５のユーザグループ情報（図７）にグループＩＤと対応付けてグループアドレスを設定する場合は個別アドレスへの展開は行わなくてもよい。

ワークフローエンジン２２は取得した送受信アドレスリストを用いて組織情報ＤＢ２３５からユーザおよびユーザグループの検索を行い（ステップＳ２１１、Ｓ２１２）、ユーザリストおよびユーザグループリストを取得する（ステップＳ２１３）。複数のユーザグループが検出された場合には、たとえば適合率の高い順に提示することもできるし、実行者アドレスに登録されているアドレスの順に従って提示してもよい。

次いで、ワークフローエンジン２２はユーザリストのうち送信ユーザを用いてタスクインスタンスＤＢ２３３からそのユーザがタスクオーナとなるタスクリストを取得する（ステップＳ２１４、Ｓ２１５）。

そして、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対し送信ユーザから特定したタスクにユーザグループに対応したアクセス権を付与する（ステップＳ２１６、Ｓ２１７）。

一般に、あるユーザがタスクを作成した場合、そのタスクに関係する他のユーザと電子メールで連絡をとりあうことが多いと考えられ、両ユーザが特定のユーザグループに属する場合にはそのユーザグループを元にアクセスコントロールを決めることが合理的である。従って、上述した処理により、ユーザグループに対応したアクセス権が送信ユーザのタスクに自動的に付与されるため、タスクオーナたるユーザの負担を軽減することができるとともに、適切なアクセス権を付与することができる。

なお、このアクセス制御は前述したタスクに関連文書を付加する処理と併せて行ってもよい。

＜電子メールに基づくタスク更新＞
図１２は電子メールに基づくタスク更新の処理例を示すシーケンス図である。

図１２において、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの内容の記述を行うと（ステップＳ３０１）、電子メールシステム３は電子メール＃１を生成する（ステップＳ３０２）。

その後、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの送信を指示すると（ステップＳ３０３）、電子メールシステム３は電子メール＃１のメールデータを取得し（ステップＳ３０４）、ワークフロー管理システム２の電子メールサブシステム２５に送信する（ステップＳ３０５）。

電子メールサブシステム２５では電子メールの着信をワークフローエンジン２２に連絡し（ステップＳ３０６）、ワークフローエンジン２２は電子メールサブシステム２５にタスク関連情報の抽出を指示する（ステップＳ３０７）。

これを受け、電子メールサブシステム２５は受信した電子メール＃１から送受信アドレス情報を検出し（ステップＳ３０８）、送受信アドレスリストを取得し（ステップＳ３０９）、これをワークフローエンジン２２に渡す（ステップＳ３１０）。

また、電子メールサブシステム２５は電子メール＃１から添付情報を検出し（ステップＳ３１１）、添付情報リストを取得し（ステップＳ３１２）、これをワークフローエンジン２２に渡す（ステップＳ３１３）。

図１３は添付文書を含む電子メールのヘッダ情報の例を示す図であり、かかるヘッダ情報から添付情報を取得する。

図１２に戻り、ワークフローエンジン２２は取得した送受信アドレスリストを用いて組織情報ＤＢ２３５からユーザの検索を行い（ステップＳ３１４）、ユーザリストを取得する（ステップＳ３１５）。

次いで、ワークフローエンジン２２はユーザリストのうち送信ユーザを用いてタスクインスタンスＤＢ２３３からそのユーザがタスクオーナとなるタスクリストを取得する（ステップＳ３１６、Ｓ３１７）。

次いで、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対して添付情報によるタスク検索（添付文書をクエリとした検索）を要求し（ステップＳ３１８）、タスクインスタンスＤＢ２３３から関連情報ＤＢ２３１に関連情報検索を行って関連情報リストを取得し（ステップＳ３１９、Ｓ３２０）、タスクの検索を行い（ステップＳ３２１）、同一もしくは類似する関連情報を持つタスクのリストを取得する（ステップＳ３２２）。この検索には一般的な文書マッチング法を用いることができるが、例えば拡張子による制約等を加えた検索を用いてもよい。

そして、ワークフローエンジン２２はタスクインスタンスＤＢ２３３に対し送信ユーザから特定したタスクに添付情報から特定した他のタスク情報に基づいて各種の更新（関連情報の付加等）を行う（ステップＳ３２３、Ｓ３２４）。

一般に、添付情報が同一もしくは類似する他のタスクには参照すべき有用な情報が含まれているため、これらに基づいてタスクを更新することで、タスクオーナたるユーザの負担を軽減することができるとともに、タスクの遂行にあたって有用な情報を提供することができる。

＜電子メールに基づくタスク作成＞
図１４は電子メールに基づくタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。

図１４において、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの内容の記述を行うと（ステップＳ４０１）、電子メールシステム３は電子メール＃１を生成する（ステップＳ４０２）。

その後、ユーザＵ２がクライアント４から電子メールシステム３に対して電子メールの送信を指示すると（ステップＳ４０３）、電子メールシステム３は電子メール＃１のメールデータを取得し（ステップＳ４０４）、ワークフロー管理システム２の電子メールサブシステム２５に送信する（ステップＳ４０５）。

電子メールサブシステム２５では電子メールの着信をワークフローエンジン２２に連絡し（ステップＳ４０６）、ワークフローエンジン２２は電子メールサブシステム２５にタスク関連情報の抽出を指示する（ステップＳ４０７）。

これを受け、電子メールサブシステム２５は組織情報ＤＢ２３５から検索語リストを取得する（ステップＳ４０８、Ｓ４０９）。

図１５は検索語リストの例を示す図であり、タスク作成キューとして[task]、[Task]、[create task]等が設定され、タスク名として[name]、[Name]、[task name]等が設定され、期日として[due]、[Due]、[due date]等が設定され、状態として[state]、[task state]等が設定されている。

図１４に戻り、電子メールサブシステム２５は電子メール＃１を検索語リストに基づいて検索し（ステップＳ４１０）、検索結果を得る（ステップＳ４１１）。

図１６はタスク作成を指示する電子メールの例を示す図であるが、検索語リストに基づき、
[task] requirements analysis for product A
[due]: 2006/03/15
[state]: processible
等が抽出される。

図１４に戻り、電子メールサブシステム２５は受信した電子メール＃１から送受信アドレス情報を検出し（ステップＳ４１２）、送受信アドレスリストを取得し（ステップＳ４１３）、先の検索結果と送受信アドレスリストをワークフローエンジン２２に渡す（ステップＳ４１４）。

ワークフローエンジン２２は取得した送受信アドレスリストを用いて組織情報ＤＢ２３５からユーザの検索を行い（ステップＳ４１５、Ｓ４１６）、ユーザリストを取得する（ステップＳ４１７）。

そして、ワークフローエンジン２２はユーザリストおよび検索結果からタスク作成指示内容を作成し（ステップＳ４１８）、タスクインスタンスＤＢ２３３に新たなタスクを作成し（ステップＳ４１９）、タスク内容情報を伴う作業完了の通知を受ける（ステップＳ４２０）。

図１７はタスク作成指示の例を示す図であり、「タスク名」には検索語「[task] 」から得られた「requirements analysis for product A」が入り、「タスクＩＤ」には予め定められたルールに従い自動的に記号列（例えば、システムが管理しているタスクに連番で名前を与えることができる。）が入り、「実行者ＩＤ」には送信元アドレスから取得されたユーザＩＤが入り、「実行者電子メールアドレス」には送信元アドレスが入り、「期日」には検索語「[due]」から得られた「2006/03/15」が入り、「状態」には検索語「[state]」から得られた「processible」が入り、「実行に必要な情報」には検索語「Message-ID」から得られた「<mmmmmmmmmmmmm@test.co.jp>」がリンクとして入る。「プロジェクトＩＤ」、「使用者および時間」、「実行日時」、「終了日時」、「使用時間」、「実行により作られた情報」、「サブタスクに関する情報」、「制約条件」、「タスクの詳細情報」等に関してはブランク（null）とする。

図１８はシステムにより作成されたタスクを区別する手法の例を示す図であり、タスクインスタンスデータ（図８）の「状態」にシステムにより作成されたことを示す「new」を入れることで、通常のユーザ操作により作成されたタスクと区別することができる。なお、タスクインスタンスデータに「自動作成フラグ」のデータラベルを別に設け、システムにより作成されたタスクの場合は「自動作成フラグ」を「１」としてもよい。図１９はタスク一覧表示の例を示す図であり、上記の「new」等に応じて中央に「！」を表示することで、ユーザの注意を喚起することができる。

図１４に戻り、ワークフローエンジン２２は電子メールサブシステム２５にタスク内容情報を伴ってタスク作成の通知メール送信を要求し（ステップＳ４２１）、電子メールサブシステム２５は通知のための電子メール＃２（タスク内容情報を含む）を作成し（ステップＳ４２２、Ｓ４２３）、外部の電子メールシステム３に送信する（ステップＳ４２４）。この場合、通知メールの宛先は、別途設定されるオプションに応じ、タスク作成指示のあったユーザのアドレスのみでも良いし、タスクに関連付けられた全てのユーザに対してでもよいし、その中の特定のユーザのみでもよい。

なお、図１４では電子メールの受信により自動的にタスクを生成する例を説明したが、メール一覧からメールを指定した上でタスク作成を指示させ、この指示を待ってタスク作成を行うようにしてもよい。例えば、メール一覧からマウスでメールを指定する際、マウスの右クリックによりコンテキストメニューを表示させ、その中に「タスク作成」コマンドを表示させ、「タスク作成」コマンドを選択した場合にタスク作成を行うようにすることができる。

また、ＩＭＡＰ電子メールシステムを使う場合、受信サーバに届いた電子メールを例えば宛先や、特定の単語を題目や本文に含む場合などに、予め決められた仕分けルールに則って電子メールを特定のフォルダに移動もしくはコピーする機能がある。この機能を利用し、特定のフォルダに移動もしくはコピーされた電子メールの情報、例えばヘッダ、題目、本文などの情報を用いて、上記と同様の処理によりタスクを作成することができる。

このように、電子メールを用いてタスクを作成することができるため、ワークフロー管理システム２へ直接にアクセスできないユーザであっても容易にタスク作成を行うことができる。また、通知メールによりタスクの生成結果を即時に知ることができる。

＜総括＞
以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

本発明の一実施形態にかかるワークフロー管理システムの構成例を示す図である。電子メールサブシステムの構成例を示す図である。ワークフロー管理システムの実装例を示す図である。ワークフローの構造例を示す図である。電子メールに基づく文書の付加の処理例を示すシーケンス図（その１）である。電子メールのヘッダ情報の例を示す図である。ユーザグループ情報の例を示す図である。タスクインスタンスデータの例を示す図である。ユーザアクセス履歴の例を示す図である。電子メールに基づく文書の付加の処理例を示すシーケンス図（その２）である。電子メールに基づくアクセス制御の処理例を示すシーケンス図である。電子メールに基づくタスク更新の処理例を示すシーケンス図である。添付文書を含む電子メールのヘッダ情報の例を示す図である。電子メールに基づくタスク作成の処理例を示すシーケンス図である。検索語リストの例を示す図である。タスク作成を指示する電子メールの例を示す図である。タスク作成指示の例を示す図である。システムにより作成されたタスクを区別する手法の例を示す図である。タスク一覧表示の例を示す図である。

符号の説明

１クライアント
１１ブラウザ
２ワークフロー管理システム
２１ＧＵＩ制御部
２１１レンダリングエンジン
２１２入出力制御部
２２ワークフローエンジン
２２１検索エンジン
２２２タスク制御部
２２３タスク作成部
２２４タスク実行部
２２５推測エンジン
２２６電子メール対応部
２２７ワークフロー記録部
２３データベース
２３１関連情報ＤＢ
２３２タスクモデルＤＢ
２３３タスクインスタンスＤＢ
２３４作業記録ＤＢ
２３５組織情報ＤＢ
２４協調文書作成システム
２５電子メールサブシステム
２５１送信サーバ
２５２受信サーバ
２５３グループアドレスマップ
２５４アドレスマップ
２５５情報抽出部
３電子メールシステム
４クライアント
Ｕ１、Ｕ２ユーザ

Claims

ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムであって、
当該ワークフロー管理システムのユーザが送受信する電子メールの内容にアクセスする手段と、
アクセスした上記電子メールの内容に従って上記ワークフロー管理システム上のタスクを操作する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する手段と、
上記電子メールの宛先アドレスから他のユーザを特定し、当該他のユーザのアクセスした文書を特定する手段と、
特定された上記文書を上記タスクに付加する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項２に記載のワークフロー管理システムにおいて、
上記の電子メールの宛先アドレスから他のユーザを特定するにあたり、除外リストにあるアドレスを除外することを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する手段と、
上記電子メールの宛先アドレスから他のユーザの属するユーザグループを特定する手段と、
特定された上記ユーザグループに対応するアクセス権を上記タスクに付与する手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する手段と、
上記電子メールの添付文書から類似する文書を伴う他のタスクを特定する手段と、
特定された上記他のタスクの情報に応じて上記タスクに更新を行う手段とを備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項１に記載のワークフロー管理システムにおいて、
上記電子メールに含まれる所定の語句に応じてタスクを新規に作成する手段を備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、
メール文書一覧からメール文書を特定した状態で表示されるコンテキストメニューによりタスクの作成が指示された際にタスクを新規に作成することを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、
所定のフォルダに振り分けられた電子メールを対象にタスクを新規に作成することを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、
上記の新規に作成されたタスクを他のタスクと区別可能に表示することを特徴とするワークフロー管理システム。
請求項６に記載のワークフロー管理システムにおいて、
タスクが新規に作成された旨を当該タスクのオーナのユーザに通知する手段を備えたことを特徴とするワークフロー管理システム。
ワークフロー実行時に動的にワークフローモデルを構成するワークフロー管理システムにおける管理方法であって、
当該ワークフロー管理システムのユーザが送受信する電子メールの内容にアクセスする工程と、
アクセスした上記電子メールの内容に従って上記ワークフロー管理システム上のタスクを操作する工程とを備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１１に記載のワークフロー管理方法において、
上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する工程と、
上記電子メールの宛先アドレスから他のユーザを特定し、当該他のユーザのアクセスした文書を特定する工程と、
特定された上記文書を上記タスクに付加する工程とを備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１２に記載のワークフロー管理方法において、
上記の電子メールの宛先アドレスから他のユーザを特定するにあたり、除外リストにあるアドレスを除外することを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１１に記載のワークフロー管理方法において、
上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する工程と、
上記電子メールの宛先アドレスから他のユーザの属するユーザグループを特定する工程と、
特定された上記ユーザグループに対応するアクセス権を上記タスクに付与する工程とを備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１１に記載のワークフロー管理方法において、
上記電子メールの送信元アドレスからユーザを特定し、当該ユーザのタスクを特定する工程と、
上記電子メールの添付文書から類似する文書を伴う他のタスクを特定する工程と、
特定された上記他のタスクの情報に応じて上記タスクに更新を行う工程とを備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１１に記載のワークフロー管理方法において、
上記電子メールに含まれる所定の語句に応じてタスクを新規に作成する工程を備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１６に記載のワークフロー管理方法において、
メール文書一覧からメール文書を特定した状態で表示されるコンテキストメニューによりタスクの作成が指示された際にタスクを新規に作成することを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１６に記載のワークフロー管理方法において、
所定のフォルダに振り分けられた電子メールを対象にタスクを新規に作成することを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１６に記載のワークフロー管理方法において、
上記の新規に作成されたタスクを他のタスクと区別可能に表示することを特徴とするワークフロー管理方法。
請求項１６に記載のワークフロー管理方法において、
タスクが新規に作成された旨を当該タスクのオーナのユーザに通知する工程を備えたことを特徴とするワークフロー管理方法。