JP4432698B2 - 添付文書処理用コンピュータプログラムならびに添付文書処理装置および方法 - Google Patents

Description

この発明は、複数の利用者が利用するデータ管理システムに関し、とくに電子掲示板等のメッセージに添付された文書を処理する技術に関する。

ネットワーク上の電子掲示板機能を有する情報処理装置において、利用者はＷｅｂブラウザや電子メールを通して電子掲示板にメッセージやメッセージへの添付文書を記事として登録することが可能である。さらに、掲示板の表示においても、関連性のある記事を一まとめに表示する方法や、添付文書を一覧表示する方法もある。特許文献１では、添付文書の上書き更新を可能にし、冗長な文書を掲示板内に増やさない文書管理方法も述べられている。

ところで、電子掲示板機能を用いて複数のユーザが共同作業を行い、例えば、１つの文書を作成していくことがある。この場合、最終的にまとめられた文書を成果物として公開することが好ましい。そしてその成果物中には、共同作業中の経緯等を含ませることが好ましい。

しかしながら、従来の電子掲示板システムでは最終的にできあがった文書をその共同作業の経緯をも含めてユーザに提示するという視点がかけていたので、掲示板内のやり取りでバージョンアップされた文書を成果物として利用する時、掲示板内の複数存在する文書から成果物文書を探すのが困難であった。また、特許文献１のように、文書を上書き更新する場合には、その成果物文書がどのように作成されたかという履歴を把握するということがそもそも困難であった。
特開２０００−３２２３４０公報

この発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、文書を添付したメッセージをやり取りして文書をバージョンアップしながら作り上げていくときに、最終的な文書の途中のバージョン、経緯等を容易に把握できるように管理する添付文書処理技術を提供することを目的としている。

この発明の原理的な構成例では、上述の目的を達成するために、オブジェクト管理部が、文書、フォルダ、掲示板、その記事、スケジュール、電子メール等をオブジェクトとして管理し、電子掲示板については、掲示板と記事、記事と記事、記事と添付文書の関係、文書については、文書とバージョン、バージョンとコメントの関係を管理している（図３）。掲示板のＵＩ表示部では、オブジェクト管理部から掲示板の情報を取得し、関連記事に添付された文書を一覧表示するユーザインターフェイスを提供する。利用者は一覧表示された添付文書を複数選択し、選択された添付文書は作成日順にバージョンとして１つの文書にまとめることを可能とする。この時、添付文書が付加されていた記事のメッセージとその記事に関連する記事のメッセージがバージョンのコメントとして追加され、そのバージョンがどのような経緯で作成されたかを知ることができる。また、成果物である文書の履歴からバージョンの一覧表示を可能とし、利用者は成果物がどのような議論をもとに更新されたかという履歴を簡単に把握することが可能となる。

成果物は掲示板と関連付けてもよいし、または掲示板とは関連付けされていないオブジェクトとして公開してもよい。後者の場合、アクセス権と絡めることにより、成果物を生み出した掲示板自体は見せずに必要最低限の情報を成果物の履歴から取得することを可能とする。

バージョンコメントの作成方法は、関連記事の親をたどり添付文書がついている記事があった時点で、そこまでの記事の内容をコメントとして付加する。関連記事に添付文書がなかった場合は、親記事の内容を全てコメントとして付加する。

上述の原理的な構成においては、電子掲示板システムで生成した文書を、そのバージョンおよびコメントにより生成経緯を容易に理解できる形態で、ユーザに提示できる。

さらにこの発明を説明する。

この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、添付文書処理装置に：１の文書エントリのもと１の文書の複数のバージョンを管理する文書管理手段と；関連のある複数のメッセージにそれぞれ添付された添付文書を抽出する関連添付文書抽出手段と；抽出された添付文書のリストを表示するリスト表示手段と；リストの表示上で選択された添付文書を１の文書の異なるバージョンとしてまとめるバージョン化手段と；バージョンとして上記添付文書を統合した文書を上記文書管理手段に登録する文書登録手段とを設けるようにしている。

この構成においては、メッセージに添付してやり取りされる文書をそれぞれバージョンとして１つの文書として統合してユーザに生成経過を理解しやすい形で提供できる。

この構成において、典型的には、上記メッセージは電子掲示板の記事である

また、上記関連のある複数のメッセージを上記統合した文書またはそのバージョンのコメントとして保管することが好ましい。

また、上記文書登録手段は上記統合した文書を電子掲示板に関連付けて登録してもよい。例えば、成果物を生成したことを表示するメッセージに添付して電子掲示板に投稿しても良い。

また、上記文書登録手段は上記統合した文書を所定のフォルダに登録してもよい。この場合に、アクセス制限を設定できるようにしても良い。

また、この発明の他の側面によれば、上述の目的を達成するために、添付文書処理装置に：１の文書エントリのもと１の文書の複数のバージョンを管理する文書管理手段と；関連のある複数のメッセージにそれぞれ添付された添付文書を抽出する関連添付文書抽出手段と；抽出された添付文書を１の文書の異なるバージョンとしてまとめるバージョン化手段と；バージョンとして上記添付文書を統合した文書を上記文書管理手段に登録する文書登録手段とを設けるようにしている。

この構成においても、メッセージに添付してやり取りされる文書をそれぞれバージョンとして１つの文書として統合してユーザに生成経過を理解しやすい形で提供できる。

なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。

この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。

この発明によれば、メッセージに添付してやり取りされる文書をそれぞれバージョンとして１つの文書として統合してユーザに生成経過を理解しやすい形で提供できる。

以下、この発明の実施例について説明する。

図１は、この発明の実施例の情報処理システム（サーバコンピュータ）および利用環境を全体として示しており、この図において、サーバコンピュータ１０１およびクライアント端末２００が通信ネットワーク３００に接続されている。サーバコンピュータ１０１は、プログラムをインストールすることによりデータ管理システム１００（図２）を実現する。サーバコンピュータ１０１は、処理部１０２を含み、この処理部１０２がデータ管理に必要な処理を実行する。処理部１０２はユーザインタフェース（ＵＩ）表示部１０３を実現し、ユーザはクライアント端末２００を介して、このＵＩ表示部１０３を用いて各種処理をサーバコンピュータ１０１に要求する。サーバコンピュータ１０１のデータ管理システム１００（図２）は、データをオブジェクトとして扱い、これをオブジェクト管理部１３０に登録管理する。オブジェクト管理部１３０で管理されるオブジェクトは、文書、フォルダ、電子掲示板、その記事、記事の添付ファイル、電子メール、その添付ファイル、スケジュール、ユーザ、グループ等であるが、これに限定されない。各オブジェクトは、一意の識別番号および属性を有する。

この実施例に関連するオブジェクトのタイプは、主に、文書および電子掲示板の記事である。これについては後に詳述する。

ユーザは、クライアント端末２００（メールクライアント、ブラウザ）を介して、サーバコンピュータ１０１が提供する電子掲示板サービスや文書管理サービスの提供を受ける。

図２は、この実施例の情報処理システムを機能的に説明するものであり、図１と対応する箇所には対応する符号を付した。図２において、情報処理システム（サーバコンピュータ）１０１（図１参照）により実現されるデータ管理システム１００は、機能的に、文書管理部１１０、電子掲示板処理部１２０、オブジェクト管理部１３０、添付文書処理部１５０等を含んで構成される。添付文書処理部１５０はさらに関連添付文書抽出部１０、関連添付文書一覧表示部１１、バージョン対応文書統合部１２、文書登録部１３等を含んで構成される。

文書管理部１１０は、文書およびフォルダ２を管理するものである。この文書管理部１１０は、文書を図３（Ｂ）に示すように複数のバージョンを例えばリンク情報を用いて管理し、各バージョンはその属性としてコメントを有している。バージョンを含まない文書もありえる。文書は、タイトル、概要、キーワード、識別子、所有者（文書を追加した者）、作成日等の属性を有する。バージョンの属性は、コメントの属性の他に、タイトル（典型的には文書のタイトルにバージョン番号が付加されたもの）、概要、キーワード、識別子、所有者（バージョンを追加した者）、作成日等である。コメントという属性を用いずに概要等の他の属性をコメント記述用に流用しても良い。

電子掲示板処理部１２０は、記事の投稿をメールクライアントやウェブ端末（ブラウザ）から受け取ってこれを購読者にウェブサービスまたは電子メールサービスを用いて公開する。例えば、図４は、掲示板の表示例を示す。この図に示すように、掲示板内の記事ごとに、記事のタイトル、内容、添付文書等が表示される。表示方法はその他にも、記事のタイトルのみがリスト表示されたり、関連記事ごとに階層表示されたりする。

図５は、記事の表示例を示す。掲示板内の記事のタイトルをクリックするなどのナビゲーションで遷移する。記事のタイトル、内容等の情報に加え、関連記事が表示される。関連記事は階層表示され、記事の関係を一目で確認できる。また、関連記事に添付されている文書の一覧表示もできる。添付文書の一覧ではチェックボックスなどのＵＩ部品がついており選択した複数の文書を成果物として生成するボタンなどのＵＩ部品もついている。

電子掲示板処理部１２０は、図３（Ａ）に示すように、記事および記事の添付文書をリンク情報を用いて管理する。記事と記事の間に返信の関係があれば返信リンクが付される。

添付文書処理部１５０は、電子掲示板の記事の添付文書を処理するものである。

添付文書処理部１５０の関連添付文書抽出部１０は、関連する記事の添付文書を抽出するものである。掲示板の目的が限定的でその記事の数が少ない場合には、その掲示板全体の記事の添付文書を抽出しても良い。１の記事を指定して返信リンクで関連付けられている記事のみを対象としても良い。記事をスレッド単位で管理する場合にはスレッド内の記事を対象にしても良い。またタイトルが同一の記事を対象としても良い。ユーザが個別の記事を指定して添付ファイル抽出対象としても良い。

関連添付文書一覧表示部１１は、抽出した添付文書の一覧をユーザに提示するものである。一覧表示は例えば図８に示すように、表示される。図８の例では、（Ａ）領域に抽出した添付文書のリストが表示され、（Ｂ）領域に登録場所のオプションが表示され、（Ｃ）領域にアクセス権のオプションが表示されている。これについては後に詳述する。

バージョン対応文書統合部１２は抽出された添付文書（オプションとして図８に示すように選択しても良い）をクライアント端末２００からのユーザの指示に基づいて１つの文書として統合するものである。各添付文書は統合先の文書のバージョンとして扱われる。文書登録部１３は、統合された１つの文書を電子掲示板処理部１２０や文書管理部１１０を用いてオブジェクト管理部１３０に登録保管する。例えば、統合文書を電子掲示板のメッセージの添付文書として保管したり、所定のフォルダの文書として保管したりする。文書登録部１３が、電子掲示板処理部１２０や文書管理部１１０を介することなくオブジェクト管理部１３０に登録保管するようにしても良い。

統合された文書をここでは成果物とも呼ぶ。

図６は、成果物の履歴表示の例を示す。成果物文書のプロパティページ等から遷移して履歴表示を行なえる。履歴としては、まとめる前の添付文書がバージョンとして表示されており、バージョンのコメントとして、関連記事の内容が入っている。

図７は、バージョンコメントの生成方法を示す。文書が添付されている記事と関連のある記事を親の方向にたどり、成果物としてまとめる他の文書が添付される記事が見つかるまでコメントとして記事の内容を記載する。添付文書が見つからない場合は、辿れるすべての記事の内容を記載する。

つぎに、成果物の作成画面の例について説明する。成果物作成画面の例を図８に示す。

作成画面には成果物としてまとめる文書の一覧（（Ａ）領域）が表示される。また、成果物を生成する際に登録する場所とアクセス権を設定できる（（Ｂ）領域、（Ｃ）領域）。
登録場所の選択は、階層構造で表示されたフォルダーから選択してもよいし、検索等のＵＩを備え、登録したいフォルダーをタイトルで検索してもよい。アクセス権はオブジェクトごとに設定されている。成果物を作成する場合、成果物のアクセス権の設定を、登録する場所に設定しているアクセス権を継承することができる。また、独自に細かく設定することもできる。

成果物の作成例としては、あるグループ専用の掲示板があり、その掲示板にはグループ内のユーザーしか見ることのできないアクセス権を設定しておく。グループのユーザーは掲示板でやり取りをしながら文書を作成する。この時点でグループ外のユーザーは掲示板の記事や文書を見ることはできない。文書の完成後、グループ内のユーザーは成果物を作成し、公式な文書として公開できる。この時、成果物として登録する場所（フォルダーオブジェクト等）を選択する。アクセス権の設定で、登録場所のアクセス権を継承するように選択すると、登録場所に設定してあるアクセス権が成果物にもつき、登録場所を見ることができるユーザーは成果物を見ることもできるようになる。

つぎに、添付文書処理部１５０（ＵＩ表示部１０３）の動作について説明する。

図９はこの動作の例を示しており、その詳細は以下のとおりである。

［ステップＳ１０］：ＵＩ表示部１０３は関連記事内の添付文書を表示するために必要な情報をオブジェクト管理部１３０から取得する。
［ステップＳ１１］：ＵＩ表示部１０３は取得した情報に基づき、ウェブブラウザ上に添付文書の一覧を表示する。
［ステップＳ１２］：利用者はチェックボックス等で複数の添付文書を選択し、成果物を作成するためのボタンとクリックする。なお、チェックする添付文書が１つの場合もあり得る。
［ステップＳ１３］：選択された添付文書についてステップＳ１３〜Ｓ１８をループする。
［ステップＳ１４］：選択された添付文書をバージョンに変換する。
［ステップＳ１５］：記事の内容をコメントに追加する。
［ステップＳ１６］：現在の記事の元となる記事があり、これに添付文書がなければ元記事をたどりステップＳ１５に戻る。現在の記事の元となる記事がない場合、または現在の記事の元となる記事があっても添付文書を伴う場合にはステップ１８に進んでステップＳ１３に戻る。
［ステップＳ１７］：元記事をたどる。
［ステップＳ１８］：ステップＳ１３に戻る。
［ステップＳ１９］：各バージョンを１つにまとめて文書とし、オブジェクト管理部に登録する。

以上説明したように、この実施例によれば、添付文書を１つの文書のバージョンとして統合してユーザに提示できる。しかも、メッセージをコメントとしているので、図６に示すようなコメントの履歴を参照して成果物ができるまでの経緯を容易に把握することができる。

なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、上述の例では電子掲示板システムの記事の添付文書を対象にしたが、他の情報処理システムのメッセージの添付文書を対象にしても良い。

この発明の実施例の概要を説明する図である。 上述実施例の添付文書処理部等を機能ブロックとして説明する図である。 上述実施例の掲示板および文書のオブジェクトモデルを説明する図である。 掲示板の記事のリストの表示例を説明する図である。 掲示板の記事の表示例を説明する図である。 上述実施例の成果物の履歴表示例を説明する図である。 上述実施例の文書のバージョンのコメント生成例を説明する図である。 上述実施例の成果物作成画面の例を説明する図である。 上述実施例の動作を説明するフローチャートである。

符号の説明

１０ 関連添付文書抽出部
１１ 関連添付文書一覧表示部
１２ バージョン対応文書統合部
１３ 文書登録部
１００ データ管理システム
１０１ サーバコンピュータ
１０２ 処理部
１０３ ＵＩ表示部
１１０ 文書管理部
１２０ 電子掲示板処理部
１３０ オブジェクト管理部
１４０ メール受信サーバ
１５０ 添付文書処理部
２００ クライアント端末
３００ 通信ネットワーク

Claims (9)

1. １の文書エントリのもと１の文書の複数のバージョンを管理する文書管理手段と、
   関連のある複数のメッセージにそれぞれ添付された添付文書を抽出する関連添付文書抽出手段と、
   抽出された添付文書のリストを表示するリスト表示手段と、
   リストの表示上で選択された添付文書を１の文書の異なるバージョンとしてまとめるバージョン化手段と、
   バージョンとして上記添付文書を統合した文書を上記文書管理手段に登録する文書登録手段とを実現するためにコンピュータで実行され、
   上記関連のある複数のメッセージは上記統合した文書またはそのバージョンのコメントとして保管されることを特徴とする添付文書処理用コンピュータプログラム。
2. 上記メッセージは電子掲示板の記事である請求項１記載の添付文書処理用コンピュータプログラム。
3. 上記電子掲示板の記事はＷｅｂブラウザでの作成が可能である請求項１記載の添付文書処理用コンピュータプログラム。
4. 上記電子掲示板の記事は電子メールでの作成が可能である請求項１記載の添付文書処理用コンピュータプログラム。
5. 上記文書登録手段は上記統合した文書を電子掲示板に関連付けて登録する請求項１から４のいずれかに記載の添付文書処理用コンピュータプログラム。
6. 上記文書登録手段は上記統合した文書を所定のフォルダに登録する請求項１から４のいずれかに記載の添付文書処理用コンピュータプログラム。
7. １の文書エントリのもと１の文書の複数のバージョンを管理する文書管理手段と、
   関連のある複数のメッセージにそれぞれ添付された添付文書を抽出する関連添付文書抽出手段と、
   抽出された添付文書のリストを表示するリスト表示手段と、
   リストの表示上で選択された添付文書を１の文書の異なるバージョンとしてまとめるバージョン化手段と、
   バージョンとして上記添付文書を統合した文書を上記文書管理手段に登録する文書登録手段とを有し、
   上記関連のある複数のメッセージは上記統合した文書またはそのバージョンのコメントとして保管されることを特徴とする添付文書処理装置。
8. １の文書エントリのもと１の文書の複数のバージョンを管理する文書管理手段と、
   関連のある複数のメッセージにそれぞれ添付された添付文書を抽出する関連添付文書抽出手段と、
   抽出された添付文書を１の文書の異なるバージョンとしてまとめるバージョン化手段と、
   バージョンとして上記添付文書を統合した文書を上記文書管理手段に登録する文書登録手段とを実現するためにコンピュータで実行され、
   上記関連のある複数のメッセージは上記統合した文書またはそのバージョンのコメントとして保管されることを特徴とする添付文書処理用コンピュータプログラム。
9. １の文書エントリのもと１の文書の複数のバージョンを管理する文書管理手段と、
   関連のある複数のメッセージにそれぞれ添付された添付文書を抽出する関連添付文書抽出手段と、
   抽出された添付文書を１の文書の異なるバージョンとしてまとめるバージョン化手段と、
   バージョンとして上記添付文書を統合した文書を上記文書管理手段に登録する文書登録手段とを有し、
   上記関連のある複数のメッセージは上記統合した文書またはそのバージョンのコメントとして保管されることを特徴とする添付文書処理装置。