JP2007272746A - 勤務管理装置、および、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】労務に関する規則の遵守を促進する。
【解決手段】勤務管理サーバ１００Ａは、従業員の勤務実績を示す勤務実績情報を入退出管理サーバ１００Ｂやクライアント２００から取得して蓄積する。勤務管理サーバ１００Ａは、勤務実績情報をクライアント２００から入力させるためのインタフェースを生成し、通信ネットワークＮＷを介してクライアント２００に提供する。提供したインタフェースを介してクライアント２００から勤務実績情報が入力されたことを契機に、勤務管理サーバ１００Ａは、蓄積されている各従業員の勤務実績情報と、労務に関する規則に基づいて規定される勤務実績の基準を示す基準情報と、に基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別し、抵触が判別された従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用するクライアント２００に注意喚起のための情報を送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、勤務管理装置、および、プログラムに関し、特に、勤務実績の適正化を実現するための勤務管理装置、および、プログラムに関する。

組織に属する組織員が使用する作業工程を複数のテーマ間で共有することにより、作業工程に費やした業務時間の管理を効率的におこなう手法が提案されている（例えば、特許文献１）。
特開２００３−１８７０４１号公報

しかしながら、特許文献１にある従来の工数管理手法では、労務に関する法規や規則の遵守が考慮されていなかったため、例えば、規定されている労働時間や残業時間の超過などを把握することができなかった。

本発明は、上記実状に鑑みてなされたものであり、労務に関する規則等の遵守を実現する勤務管理装置、および、プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の第１の観点にかかる勤務管理装置は、
従業員の勤務実績を示す勤務実績情報を取得して記憶装置に蓄積する勤務実績情報取得手段と、
労務に関する規則に基づいて規定される勤務実績の基準を示す基準情報を格納する基準情報格納手段と、
少なくとも、従業員間の監督−被監督関係を示す情報を含んだ従業員情報を格納する従業員情報格納手段と、
勤務実績情報を前記従業員が使用するクライアント装置から入力させるためのインタフェースを生成し、通信ネットワークを介して前記クライアント装置に提供するインタフェース提供手段と、
前記インタフェース提供手段が提供したインタフェースを介して前記クライアント装置から勤務実績情報が入力されたことを契機に、各従業員の前記勤務実績情報と、前記基準情報格納手段に格納されている基準情報とに基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別する労務状況判別手段と、
前記労務状況判別手段によって抵触が判別された従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用する前記クライアント装置に、注意喚起のための情報を送信するアラート手段と、
を備えることを特徴とする。

上記勤務管理装置において、
前記勤務実績情報取得手段は、各従業員の入退出日時情報を前記勤務実績情報として取得するとともに、前記インタフェース提供手段によって提供されたインタフェースを介して入力される各従業員の始終業時刻情報を前記勤務実績情報として取得し、
前記労務状況判別手段は、前記入退出日時情報と前記始終業時刻情報とに基づいて、サービス残業をおこなった従業員の有無を判別し、
前記アラート手段は、サービス残業をおこなった従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用する前記クライアント装置に、サービス残業の抑制を注意喚起するための情報を送信することが望ましい。

上記勤務管理装置において、
前記労務状況判別手段は、前記始終業時刻情報と、前記基準情報とに基づいて、各従業員の単位期間あたりの暫定労働時間を算出し、算出した暫定労働時間と前記基準情報とに基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別することが望ましい。

上記勤務管理装置において、
前記インタフェース提供手段は、労務に関する申請をおこなうためのインタフェースを作成して前記クライアント装置に提供し、
前記労務状況判別手段は、前記インタフェースを介しておこなわれた申請内容が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別することが望ましい。

上記目的を達成するため、本発明の第２の観点にかかるプログラムは、
コンピュータに、
従業員の勤務実績を示す勤務実績情報を取得する機能と、
勤務実績情報を前記従業員が使用するクライアント装置から入力させるためのインタフェースを生成し、通信ネットワークを介して前記クライアント装置に提供する機能と、
前記インタフェース提供手段が提供したインタフェースを介して前記クライアント装置から勤務実績情報が入力されたことを契機に、記憶装置に蓄積されている各従業員の前記勤務実績情報と、労務に関する規則に基づいて規定される勤務実績の基準を示す基準情報と、に基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別する機能と、
少なくとも、従業員間の監督−被監督関係を示す情報を含んだ従業員情報に基づいて、抵触が判別された従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用する前記クライアント装置に、注意喚起のための情報を送信する機能と、
を実現させることを特徴とする。

本発明によれば、勤務実績と労務に関する規則に基づく基準とに基づいて、規則に抵触する場合は注意喚起の情報を当事者と監督者に自動的に送信するので、労務に関する規則の遵守を促すことができる。

以下、本発明を実施するための形態を、図面を参照して説明する。本実施形態では、本発明にかかる勤務管理システムを用いて、企業などの事業体（以下、「事業体ＢＰ」とする）の従業員の勤務管理をおこなう場合を例に説明する。

本実施の形態にかかる勤務管理システムを、図１を参照して以下説明する。図１は、本実施の形態にかかる勤務管理システム１の構成を模式的に示す図である。図示するように、勤務管理システム１は、通信ネットワークＮＷを介して相互に接続されたサーバ１００とクライアント２００から構成される。

通信ネットワークＮＷは、例えば、IEEE802.3などに準拠したＬＡＮ（Local Area Network：構内通信網）であり、サーバ１００とクライアント２００のそれぞれを相互に接続する。通信ネットワークＮＷは、例えば、例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Transmission Control Protocol/Internet Protocol）などの通信プロトコルに基づいて、サーバ１００とクライアント２００間のデータ伝送をおこなう。

ここで、サーバ１００には、勤務管理サーバ１００Ａと入退出管理サーバ１００Ｂが含まれ、クライアント２００には、管理職用クライアント２００Ａと一般従業員用クライアント２００Ｂが含まれる。サーバ１００は、例えば、メインフレームやワークステーションなどの情報処理装置によって構成され、クライアント２００は、例えば、パーソナルコンピュータなどの情報処理装置によって構成されている。

サーバ１００とクライアント２００の基本的な装置構成は略同様であるので、図２を参照して共通的な構成を説明する。図示するように、サーバ１００およびクライアント２００はそれぞれ、制御部１０と、通信制御部２０と、入力制御部３０と、出力制御部４０と、プログラム格納部５０と、記憶部６０と、から構成される。

制御部１０は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit：中央演算処理装置）やワークエリアとなる所定の記憶装置（ＲＡＭ（Random Access Memory）など）から構成され、サーバ１００またはクライアント２００の各部を制御するとともに、プログラム格納部５０に格納されている所定の動作プログラムに基づいて後述する各処理を実行する。

通信制御部２０は、例えば、ＮＩＣ（Network Interface Card）やルータ、モデム、などといった所定の通信装置から構成され、サーバ１００またはクライアント２００と通信ネットワークＮＷとを接続し、通信ネットワークＮＷを介した通信をおこなう。

入力制御部３０は、例えば、キーボードやポインティング・デバイスなどの所定の入力装置３１を接続し、入力装置３１から入力された指示などを制御部１０に伝達する。

出力制御部４０は、例えば、ディスプレイ装置やプリンタなどの所定の出力装置４１を接続し、制御部１０の処理結果などを必要に応じて出力装置４１に出力する。

プログラム格納部５０は、例えば、ハードディスク装置やＲＯＭ（Read Only Memory）などといった所定の記憶装置から構成され、制御部１０が実行する種々の動作プログラムが格納されている。プログラム格納部５０に格納される動作プログラムは、サーバ１００またはクライアント２００の基本動作を司る任意のＯＳ（Operating System：基本ソフトウェア）の他に、ＯＳと協働して後述する各処理を実現するための動作プログラムを格納する。後述するサーバ１００またはクライアント２００による処理は、制御部１０がこれらの動作プログラムを実行することで実現される。

記憶部６０は、例えば、半導体記憶装置やハードディスク装置などといった所定の記憶装置から構成され、本実施の形態にかかる勤務管理の実施に必要な種々のデータを格納する。サーバ１００の記憶部６０にはデータベースが構成され、勤務管理に必要な情報が蓄積されている（詳細後述）。

以上が、サーバ１００とクライアント２００に共通の構成である。以下、サーバ１００についての上記各構成を示す場合は、その参照符号の先頭に「１」を付加し（例：制御部１１０）、クライアント２００についての上記各構成を示す場合は、その参照符号の先頭に「２」を付加して（例：制御部２１０）示すものとする。

さらに、勤務管理サーバ１００Ａまたは管理職用クライアント２００Ａについての上記各構成を示す場合は、その参照符号の末尾に「Ａ」を付加し（例：制御部１１０Ａ、制御部２１０Ａ）、入退出管理サーバ１００Ｂまたは一般従業員用クライアント２００Ｂについての上記各構成を示す場合は、その参照符号の末尾に「Ｂ」を付加して（例：制御部１１０Ｂ、制御部２１０Ｂ）示すものとする。

次に、サーバ１００およびクライアント２００によって異なる構成について説明する。まず、勤務管理サーバ１００Ａに特有の構成を以下説明する。

勤務管理サーバ１００Ａの制御部１１０Ａは、記憶部１６０Ａに格納されているプログラムを実行することで、図３に示す構成として機能する。すなわち、制御部１１０Ａは、ウェブサーバ部１１１Ａ、従業員情報管理部１１２Ａ、実績情報取得部１１３Ａ、アラート処理部１１４Ａ、メールサーバ部１１５Ａ、などとして機能する。

ウェブサーバ部１１１Ａは、例えば、通信ネットワークＮＷに接続されたクライアント２００からアクセス可能なウェブページを生成し、通信制御部１２０Ａとの協働により、各クライアント２００からのアクセスに応じて作成されたウェブページを提供する。本実施の形態では、事業体ＢＰの従業員の勤務管理のために各従業員がおこなう情報入力のインタフェースとなるウェブページを提供するものとする。なお、ウェブサーバ部１１１Ａが提供するウェブページは、従業員毎に個別に作成されるものとし、ログインＩＤとパスワード（以下、「ログイン情報」とする）によってアクセス制限がされるものとする。ウェブサーバ部１１１Ａは、例えば、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）などの動作機構を用いることで、データベースと連動したウェブページを自動生成する。この場合、例えば、HTML（Hyper Text Markup Language）などの記述言語を用いてウェブページが生成され、例えば、HTTP（Hyper Text Transfer Protocol）などの通信プロトコルを用いてアクセス元のクライアント２００に送信される。

従業員情報管理部１１２Ａは、事業体ＢＰの各従業員についての情報（以下、「従業員情報」とする）を管理する。本実施の形態では、記憶部１６０Ａに従業員情報が格納されており（詳細後述）、従業員情報管理部１１２Ａによって従業員情報の作成や更新などがおこなわれるものとする。

実績情報取得部１１３Ａは、各従業員についての勤務実績や工数実績などの実績情報を取得する。実績情報のうち、事業体ＢＰへの入退出日時を示す入退出情報は、通信ネットワークＮＷを介して入退出管理サーバ１００Ｂから取得する。また、例えば、各従業員の業務毎の工数実績（例えば、プロジェクト単位での業務開始・終了日時や業務の達成度など）や、残業勤務や休日出勤などの時間外労働時間についての申請および実績などは、ウェブサーバ部１１１Ａが提供するウェブページを介した入力によって取得する。

アラート処理部１１４Ａは、各従業員について取得された勤務実績情報と、労務に関する法規や規則などに基づく基準情報とに基づいて、労務管理上遵守すべき規則や法規に抵触する可能性のある勤務状況であるか否かを従業員毎に判別し、抵触する場合には該当者とその関係者に注意喚起（アラート）をおこなう。本実施の形態では、例えば、申請なくおこなわれた時間外労働（いわゆる、サービス残業など）がないか検出する他、例えば、労働基準法第３６条（いわゆる、３６協定）で規定される労働時間を超えた労働がないか、などを検出し、注意喚起となる情報を出力する。本実施の形態では、注意喚起情報を、該当する従業員と、その上長の管理職従業員に通知されるよう出力する。

メールサーバ部１１５Ａは、例えば、SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）などの電子メール転送プロトコルなどを用いて、事業体ＢＰの従業員に対する電子メールの送信をおこなう。本実施の形態では、アラート処理部１１４Ａによるアラート（注意喚起）の通知方法として電子メールを用いるものとし、アラート処理部１１４Ａによって作成された電子メール（以下、「アラートメール」とする）を指定された従業員の電子メールアドレス宛に送信する。

本実施の形態では、制御部１１０Ａがプログラムを実行することにより、図３に示す機能構成が実現されるものとするが、例えば、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit：特定用途向け集積回路）などのハードウェア構成によって、これらの機能が実現されてもよい。

次に、勤務管理サーバ１００Ａの記憶部１６０Ａに構成されるデータベースについて説明する。勤務管理サーバ１００Ａの記憶部１６０Ａには、図４に示すようなデータベースが構成されている。図示するように、記憶部１６０Ａには、従業員情報データベース１６１Ａ、実績情報データベース１６２Ａ、アラート基準情報データベース１６３Ａ、などのデータベースが構成されている。

従業員情報データベース１６１Ａは、事業体ＢＰの従業員についての基本情報を格納するデータベースである。従業員情報データベース１６１Ａに格納される情報の例を図５（ａ）に示す。図示するように、従業員情報データベース１６１Ａには、各従業員に一意に割り当てられている識別情報（例えば、社員番号など。以下、「従業員ＩＤ」とする）をキーとしたレコードが作成されており、各レコードには、当該従業員の氏名、所属部署、役職、電子メールアドレス、ログイン情報、などの情報が記録される。

実績情報データベース１６２Ａは、従業員情報データベース１６１Ａに登録されている従業員についての実績情報を格納するデータベースである。実績情報データベース１６２Ａに格納される情報の例を図５（ｂ）に示す。図示するように、実績情報データベース１６２Ａには、従業員ＩＤ毎にテーブルが用意されており、各テーブルには、所定期間（例えば、月単位）の日単位で入退出時刻、始終業時刻、時間外労働の申請日時および実施時刻、工数実績、などの情報が記録される。

アラート基準情報データベース１６３Ａは、アラート処理部１１４Ａがアラート対象者を検出する際の基準を示す情報を格納するデータベースである。アラート基準情報データベース１６３Ａには、例えば、事業体ＢＰの就業規則などに基づいたカレンダ情報が格納される。このカレンダ情報には、就業規則などで定められている始終業時間（いわゆる、定時労働時間）、事業体ＢＰの定休日を示す情報、規定されている残業開始時刻、などといった、労働時間の算出に必要となる情報が含まれる。

また、アラート基準情報データベース１６３Ａには、事業体ＢＰの規則や公的な法規（例えば、３６協定など）に基づくアラート基準情報が格納される。このアラート基準情報の例を図５（ｃ）に示す。ここでは、設けられている基準毎に一意に割り当てられている識別情報（以下、「基準ＩＤ」とする）をキーとしたレコードが作成されており、各レコードには、当該基準の内容を示す情報の他、アラートの種類に応じた基準値と、該当者以外にアラート通知する対象、などを示す情報が記録される。このアラート基準情報データベース１６３Ａには、各アラート基準に該当する際に当事者に通知する電子メールの本文を構成する定型文のファイルがアラートの内容や種類に応じて格納されているものとする。

次に、入退出管理サーバ１００Ｂに特有の構成について説明する。入退出管理サーバ１００Ｂは、事業体ＢＰの各従業員の入退出日時を記録するものである。本実施の形態では、例えば、ＩＣカードなどを用いた従業員証を用いて入退出記録をおこなうものとする。よって、本実施の形態の勤務管理システム１には、図１に示すように、従業員証を用いた入退出記録をおこなうためのカードリーダＣＲが含まれており、所定のインタフェースによって入退出管理サーバ１００Ｂに接続されている。よって、入退出管理サーバ１００Ｂには、図２に示した構成の他に、カードリーダＣＲと接続するための所定のインタフェースが備えられているものとする。

本実施の形態では、従業員証としてＩＣカードを用いるものとし、この場合、当該ＩＣカードには、その従業員を特定するために必要な情報として、少なくとも、従業員ＩＤが記録されているものとする。カードリーダＣＲは、例えば、事業体ＢＰの出入口などに設置されており、従業員が入退出する際に自己のＩＣカードをカードリーダＣＲに読み取らせる。カードリーダＣＲには、ＩＣカードに記録されている情報を読み取るリーダ機能、日時を特定する時計機能、入退出管理サーバ１００Ｂへのデータ送信機能、などが備えられており、ＩＣカードから読み取った従業員ＩＤと、読み取りをおこなった日時を示す日時情報と（以下、「入退出情報」とする）を入退出管理サーバ１００Ｂに送信する。

入退出管理サーバ１００Ｂでは、カードリーダＣＲが送信した入退出情報を取得し、記憶部１６０Ｂに蓄積する。よって、入退出管理サーバ１００Ｂの記憶部１６０Ｂには、各従業員の入退出情報を格納する入退出情報データベース１６１Ｂが構成されている。入退出情報データベース１６１Ｂには、例えば、従業員ＩＤ毎にテーブルが作成されており、所定期間（例えば、１ヶ月間）の入退出情報が記録される。

入退出情報データベース１６１Ｂに記録された入退出情報は、勤務管理サーバ１００Ａからの要求に応じて、もしくは、所定期間毎に、通信ネットワークＮＷを介して勤務管理サーバ１００Ａに送出される。このような動作は、制御部１１０Ｂが通信制御部１２０Ｂおよび記憶部１６０Ｂと協働することで実現される。

次に、クライアント２００について説明する。クライアント２００は、事業体ＢＰの従業員が就業時間中に使用する情報処理装置であり、各従業員の業務に用いられる他、本実施の形態では、勤務管理サーバ１００Ａへの勤務情報の入力や、勤務管理サーバ１００Ａからのアラート通知の出力などに用いられる。

本実施の形態では、勤務管理サーバ１００Ａのウェブサーバ部１１１Ａによるウェブページが勤務管理処理のインタフェースとなっているので、クライアント２００には、少なくとも、通信ネットワークＮＷを介して勤務管理サーバ１００Ａにアクセスし、ウェブページの提供を受けることのできる構成が備えられているものとする。本実施の形態では、いわゆるブラウザ機能によって勤務管理サーバ１００Ａにアクセスし、ウェブページの表示および勤務管理サーバ１００Ａへの情報入力をおこなうものとする。よって、クライアント２００のプログラム格納部２５０には、ブラウザプログラムが格納されており、制御部２１０がそれを実行することでブラウザ機能が実現されるものとする。

また、本実施の形態では、勤務管理サーバ１００Ａからのアラート通知を電子メールによっておこなうので、クライアント２００には、通信ネットワークＮＷを介して電子メールを受信することのできる構成が備えられているものとする。本実施の形態では、電子メール送受信プログラム（いわゆる、メーラ）がプログラム格納部２５０に格納されており、制御部２１０がそれを実行することで、電子メール送受信機能が実現されるものとする。

なお、管理職用クライアント２００Ａと一般従業員用クライアント２００Ｂとは、使用するユーザが異なるものであり、装置の構成に違いはない。本実施の形態では、従業員の労務に関する申請（例えば、残業申請）などの承認をおこなう役職（すなわち、管理職）の従業員が使用するクライアント２００を管理職用クライアント２００Ａとし、このような管理職の従業員に各種申請をおこなわなければならない従業員（すなわち、一般従業員）が使用するクライアント２００を一般従業員用クライアント２００Ｂとする。

以上のような構成の勤務管理システム１の動作を以下説明する。ここでは、一般従業員が一般従業員用クライアント２００Ｂを用いて勤務実績情報を入力する際に勤務管理サーバ１００Ａが実行する「勤務管理処理」の例を、図６に示すフローチャートを参照して説明する。この勤務管理処理は、一般従業員用クライアント２００Ｂから勤務管理サーバ１００Ａのウェブサーバ部１１１Ａが提供するウェブページにアクセスしたことを契機に開始されるものとする。

より詳細には、各従業員に個別に用意されるウェブページにログインするためのログインページに一般従業員用クライアント２００Ｂを用いてアクセスし、一般従業員用クライアント２００Ｂから入力されたログイン情報に基づいてアクセス者が認証されたことを契機に開始される。ここでは、ログイン情報に基づいて特定される従業員情報データベース１６１Ａのレコードに記録されている情報に基づいて、アクセス者が一般従業員であると認識し、以降、一般従業員用のウェブページが生成されるものとする。

一般従業員が一般従業員用クライアント２００Ｂを用いてログインすると、勤務管理サーバ１００Ａのウェブサーバ部１１１Ａは、メニューページを作成し、通信ネットワークＮＷを介して一般従業員用クライアント２００Ｂに送信する（ステップＳ１０１）。このメニューページには、一般従業員がこの勤務管理システム１を用いて入力することのできる事項が選択可能に示されている。本実施の形態では、例として「勤務実績入力」、「残業申請」、などがメニュー項目として示されているものとする。ここで、「勤務実績入力」は、当該従業員の始終業時刻を入力する際に選択される項目であり、「残業申請」は、当該従業員が上長の管理職従業員に残業の申請をおこなう際に選択される項目である。

このようなメニューページが一般従業員用クライアント２００Ｂの出力装置２４１Ｂ（この場合、ディスプレイ装置）に表示されるので、従業員は、出力装置２４１Ｂを操作して、所望する項目を選択する。この場合、選択された項目を示す情報が、通信ネットワークＮＷを介して一般従業員用クライアント２００Ｂから勤務管理サーバ１００Ａに送信される。

勤務管理サーバ１００Ａでは、一般従業員用クライアント２００Ｂから送信された情報に基づいて、ウェブサーバ部１１１Ａが、いずれの項目が選択されたか判別する（ステップＳ１０２）。ここで、「残業申請」が選択された場合（ステップＳ１０２：Ｎｏ）、残業申請のための「残業申請処理」が実行される（ステップＳ３００）。この残業申請処理の詳細は後述する。

一方、「勤務実績入力」が選択された場合（ステップＳ１０２：Ｙｅｓ）、ウェブサーバ部１１１Ａは、実績情報データベース１６２Ａにアクセスし、当該従業員についての当日の勤務実績情報を参照する（ステップＳ１０３）。ここで、ウェブサーバ部１１１Ａは、当日の始業時刻が記録されていない場合は、今回の入力が始業時刻の入力であると判別し、始業時刻が既に入力されている場合は、今回の入力が終業時刻の入力であると判別する。

ウェブサーバ部１１１Ａは、当日の勤務実績情報に基づく判別に応じた入力ページ（勤務実績入力ページ）を生成して一般従業員用クライアント２００Ｂに送信する（ステップＳ１０４）。ここでは、今回の入力が始業時刻の入力であると判別した場合は、始業時刻を入力するための勤務実績入力ページを作成し、今回の入力が終業時刻の入力であると判別した場合は、終業時刻を入力するための勤務実績入力ページを作成する。

ここでは、始業時刻を入力するものとする。この場合、一般従業員用クライアント２００Ｂには、始業時刻を入力する勤務実績入力ページが表示される。この勤務実績入力ページには、「始業時刻入力」ボタンが用意されており、従業員は入力装置２３１Ｂを操作して当該ボタンを選択する。この動作により、始業時刻の入力要求を示す情報（以下、「入力情報」とする）が、通信ネットワークＮＷを介して一般従業員用クライアント２００Ｂから勤務管理サーバ１００Ａに送信される。

勤務管理サーバ１００Ａでは、始業時刻の入力要求を示す入力情報を受信すると、ウェブサーバ部１１１Ａは、勤務管理サーバ１００Ａの時計機能などによって示される現在時刻に基づいたタイムスタンプ情報を生成し、当該従業員の当日の始業時刻情報として実績情報取得部１１３Ａに通知する。実績情報取得部１１３Ａは、通知された情報に基づいて、実績情報データベース１６２Ａに格納されている当該従業員のテーブルにアクセスし、当日の始業時刻を記録する（ステップＳ１０５）。

実績情報取得部１１３Ａは、このようにして勤務実績情報を記録すると、その旨をアラート処理部１１４Ａに通知する。アラート処理部１１４Ａは、通知に基づいて、ステップＳ１０５で勤務実績情報が記録された実績情報データベース１６２Ａのテーブルにアクセスし、当日までの当該従業員の始終業時刻に基づいて、累積勤務時間を算出する（ステップＳ１０６）。

アラート処理部１１４Ａはまた、アラート基準情報データベース１６３Ａの規定就業時間情報に基づいて、当該従業員が当日以降の規定就業日に規定の就業時間労働した場合の当月の残りの勤務時間（以下、「規定残務時間」とする）を算出する（ステップＳ１０７）。

そして、アラート処理部１１４Ａは、ステップＳ１０６で算出した累積勤務時間と、ステップＳ１０７で算出した規定残務時間とを合算し、当該従業員の当月の暫定総勤務時間を算出する。そして、アラート基準情報データベース１６３Ａに格納されているアラート基準のうち、月間総勤務時間についての基準を参照し、規定されている基準値に該当するか否かを判別する（ステップＳ１０８）。

ここで、アラート対象となる基準値に該当しない場合（ステップＳ１０８：Ｎｏ）、そのまま処理を終了する。

一方、アラート対象となる基準値に該当する場合（ステップＳ１０８：Ｙｅｓ）、アラート通知をおこなうための「アラート処理」を実行する（ステップＳ２００）。このアラート処理を、図７に示すフローチャートを参照して説明する。

処理が開始されると、アラート処理部１１４Ａは、アラートの通知対象を特定する（ステップＳ２０１）。この場合、勤務実績情報を入力した従業員本人に実績情報データベース１６２Ａに規定されている通知対象を加える。

通知対象を特定すると、アラート処理部１１４Ａは、本人の従業員ＩＤと、その他の通知対象の役職を示す情報を従業員情報管理部１１２Ａに通知し、各通知対象の電子メールアドレスの取得を要求する。この場合、従業員情報管理部１１２Ａは、従業員情報データベース１６１Ａにアクセスし、まず、本人のレコードを特定して、その所属部署を認識する。次に、通知された役職を示す情報に基づいて、本人の所属部署と同一の所属部署と通知された役職とが記録されているレコードを特定する。このようにして特定した各レコードに記録されている従業員氏名と電子メールアドレスとを対応づけて取得し、アラート処理部１１４Ａに通知する。

これにより、アラート処理部１１４Ａは、アラート通知対象の電子メールアドレスを取得する（ステップＳ２０２）。この場合、アラート処理部１１４Ａは、アラート基準情報データベース１６３Ａにアクセスし、該当するアラート種類に対応づけられている定型文情報を取得する（ステップＳ２０３）。

アラート処理部１１４Ａは、取得した電子メールアドレス情報（氏名情報を含む）と定型文情報とをメールサーバ部１１５Ａに通知し、アラート通知の電子メール作成とその送信を依頼する。

メールサーバ部１１５Ａは、通知された定型文情報に取得した氏名情報を埋め込むなどして、各通知対象に宛てたアラート通知の電子メール（以下、「アラートメール」とする）を作成し（ステップＳ２０４）、通信制御部１２０Ａとの協働により、通知された各通知対象の電子メールアドレス宛てに作成したアラートメールを送信して（ステップＳ２０５）、図６に示す勤務管理処理のフローに戻り、処理を終了する。これにより、勤務時間が規定よりも超過する可能性のある従業員と、その従業員の上司などにあたる管理職従業員に、注意喚起する電子メールが送られる。

次に、ステップＳ１０１で一般従業員用クライアント２００Ｂに送信されたメニューページから「残業申請」が選択された場合に実行する「残業申請処理」（ステップＳ３００）を、図８に示すフローチャートを参照して説明する。

処理が開始されると、ウェブサーバ部１１１Ａは、残業勤務を所望する日時を入力して申請するための申請フォームページを作成し、一般従業員用クライアント２００Ｂに送信する（ステップＳ３０１）。

残業勤務を所望する従業員は、申請フォームページに実施予定日時を入力し、勤務管理サーバ１００Ａに送信する。ウェブサーバ部１１１Ａが入力された実施予定日時情報を受信すると、アラート処理部１１４Ａに通知する。アラート処理部１１４Ａは、申請された残業実施予定日時に基づいて、申請された残業勤務時間（以下、「予定残業時間」とする）を算出する（ステップＳ３０２）。

また、アラート処理部１１４Ａは、申請した従業員の従業員ＩＤを従業員情報管理部１１２Ａに通知し、当該従業員の当月の累積残業時間の取得を依頼する。従業員情報管理部１１２Ａは、実績情報データベース１６２Ａにアクセスし、当該従業員のテーブルに記録されている残業時間の累積を算出して（ステップＳ３０３）、アラート処理部１１４Ａに通知する。

アラート処理部１１４Ａは、ステップＳ３０２で算出した予定残業時間と、ステップＳ３０３で算出された累積残業時間とを合算し、当該従業員についての当月の暫定総残業時間を算出する（ステップＳ３０４）。

アラート処理部１１４Ａは、アラート基準情報データベース１６３Ａにアクセスし、残業時間についての基準を参照し、算出した暫定総残業時間が、月間におこなってもよい規定残業時間を超過するか否かを判別する（ステップＳ３０５）。

ここで、暫定総残業時間が規定の残業時間を超過する場合（ステップＳ３０５：Ｙｅｓ）、アラート処理部１１４Ａは、申請された残業の実施は労務に関する法規や規則に抵触すると判断し、注意喚起するためのアラートページの作成をウェブサーバ部１１１Ａに指示する。この場合、ウェブサーバ部１１１Ａは、申請した残業を実施すると法規等に抵触するため申請を却下する旨などのメッセージを示すウェブページ（申請却下ページ）を作成して、一般従業員用クライアント２００Ｂに送信する（ステップＳ３０６）。これにより、申請フォームページに入力した残業申請は却下され、残業の認否をおこなう承認者（上司など）への申請はおこなわれない。

一方、暫定総残業時間が規定に違反しない場合（ステップＳ３０５：Ｎｏ）、アラート処理部１１４Ａは、実績情報データベース１６２Ａにアクセスし、申請者の勤務実績情報を取得する。また、アラート処理部１１４Ａは、従業員情報管理部１１２Ａに申請者の従業員ＩＤと、承認者として規定されている役職を示す情報を通知し、当該従業員の基本情報（氏名や所属部署）の取得と、当該申請者の申請認否をおこなう承認者の電子メールアドレスの取得を依頼する。

従業員情報管理部１１２Ａは、従業員情報データベース１６１Ａにアクセスし、通知された従業員ＩＤのレコードから申請者の所属部署を特定する。そして、特定した所属部署が記録された他のレコードの内、通知された役職が記録されているレコードを特定し、当該レコードに記録されている氏名と電子メールアドレスを取得してアラート処理部１１４Ａに通知する。

アラート処理部１１４Ａは、実績情報データベース１６２Ａから取得した情報と、従業員情報管理部１１２Ａから通知された情報をウェブサーバ部１１１Ａに通知し、申請者の申請の認否をおこなう承認者が申請の許否を決定するための申請承認用ページの作成をウェブサーバ部１１１Ａに依頼する。

ウェブサーバ部１１１Ａは、アラート処理部１１４Ａからの依頼に応じて、申請承認用のウェブページ（申請承認用ページ）を作成する（ステップＳ３０７）。この場合、申請承認用ページには、申請者を特定するための基本情報が示される他、当該申請者の当月の残業状況などの勤務実績情報が示される。そして、申請された残業申請の内容と、承認または却下の決定を入力するためのボタンなどが作成される。

このように申請承認用ページを作成すると、ウェブサーバ部１１１Ａは、当該申請承認用ページにアクセスするためのアドレス（例えば、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）など）を割り当て、アラート処理部１１４Ａに通知する。

アラート処理部１１４Ａは、ウェブサーバ部１１１Ａから通知されたページアドレス情報と、従業員情報管理部１１２Ａから通知された承認者の電子メールアドレスをメールサーバ部１１５Ａに通知し、申請承認用ページへのアクセスを促す電子メールの作成を依頼する。

この場合、メールサーバ部１１５Ａは、作成された申請承認用ページのページアドレスが、例えば、ハイパーリンク形式などによって当該アドレスにリンク可能に記述された電子メールを作成し、通知された電子メールアドレス宛に送信する。これにより、残業申請があった旨および申請の許否をおこなうページが作成されている旨が、申請者についての承認者に電子メール（以下、「申請通知メール」とする）で通知される（ステップＳ３０８）。

この場合の承認者は、例えば、管理職従業員である。よって、当該承認者は、使用している管理職用クライアント２００Ａの電子メール機能により、申請通知メールを受信すると、本文でリンクされている申請承認用ページにアクセスする。

承認者は、その申請承認用ページに示されている残業状況などを参照して、当該残業申請の許否を決定し、該当するボタンを選択する。これにより、選択された内容を示す情報（以下、「許否情報」とする）が、管理職用クライアント２００Ａから勤務管理サーバ１００Ａに送信される。

勤務管理サーバ１００Ａのウェブサーバ部１１１Ａが許否情報を受信すると（ステップＳ３０９）、アラート処理部１１４Ａに通知する。アラート処理部１１４Ａは、申請者の電子メールアドレスをメールサーバ部１１５Ａに通知し、許否情報の内容に応じた電子メールの作成と送信を指示する。ここでは、申請が承認されたもしくは却下された旨を通知する電子メールが作成され、申請者の電子メールアドレス宛に送信する（ステップＳ３１０）。

ここで、アラート処理部１１４Ａは、申請が承認された場合は、申請日時を示す情報を、実績情報データベース１６２Ａの申請者のレコードに記録して（ステップＳ３１１）、処理を終了する。

このような処理により、残業申請をワークフロー形式でおこなえるとともに、法規や規則での規定に抵触するような残業の申請は自動的に却下される。また、承認者には、上述した勤務管理処理によって集計されている勤務実績情報が示されるので、客観的かつ正確な勤務実績にもとづいて、残業の認否を決定することができる。

このような残業申請処理により、残業申請が却下された場合、申請をおこなわずに残業をおこなってしまう場合が考えられる。申請をおこなわずに残業をおこなうと、通常その対価は給与に計上されない（いわゆる、サービス残業）。本実施の形態の勤務管理システム１では、集計される勤務実績情報から、このようなサービス残業の有無を検出して、注意喚起（アラート）をおこなう。この場合に勤務管理サーバ１００Ａが実行する「サービス残業検出処理」を、図９に示すフローチャートを参照して説明する。この処理がおこなわれる前提として、入退出管理サーバ１００ＢがカードリーダＣＲから退出日時情報を取得した場合、直ちに、該当する従業員の従業員ＩＤと退出日時情報を勤務管理サーバ１００Ａに通知するものとする。そして、勤務管理サーバ１００Ａは、入退出管理サーバ１００Ｂから退出日時情報を受信したことを契機に、このサービス残業検出処理を実行する。

処理が開始されると、実績情報取得部１１３Ａは、実績情報データベース１６２Ａにアクセスし、入退出管理サーバ１００Ｂから通知された従業員ＩＤのテーブルに、通知された退出日時情報を記録する（ステップＳ４０１）。

実績情報取得部１１３Ａは、退出日時情報を実績情報データベース１６２Ａに記録すると、該当する従業員ＩＤとともに、その旨をアラート処理部１１４Ａに通知する。アラート処理部１１４Ａは、実績情報データベース１６２Ａの該当するテーブルにアクセスし、当日の終業時刻が記録されているか否かを判別する（ステップＳ４０２）。

ここで、退出したにもかかわらず終業時刻が記録されていない場合（ステップＳ４０２：Ｙｅｓ）、アラート処理部１１４Ａは、就業規則などで定められている定時の終業時刻（例えば、１７：３０）を、当日の終業時刻として自動的に記録する（ステップＳ４０３）。

このようにして、終業時刻を自動的に記録した場合、もしくは、当該従業員による入力によって終業時刻が記録されていた場合（ステップＳ４０２：Ｎｏ）、アラート処理部１１４Ａは、記録された終業時刻と退出時刻を比較することで（ステップＳ４０４）、当該従業員の当日の労働が残業に該当するか否かを判別する（ステップＳ４０５）。

ここで、残業をおこなうと規定の残業時間を超過してしまうなどの理由で、申請せずに残業をおこなった者は、その事実が発覚されないよう、終業時刻の入力を故意におこなわなかった可能性がある。このような場合、上述したように、自動的に規定の終業時刻を記録するので、その終業時刻と実際の退出時刻との差分が所定の閾値以上の長時間となる場合、当該従業員はサービス残業をおこなっていたと、推定することができる。

このように、終業時刻と実際の退出時刻との差分が所定の閾値以上となる場合、アラート処理部１１４Ａは、残業に該当すると判別する（ステップＳ４０５：Ｙｅｓ）。

一方、終業時刻と退出時刻との差分が所定の閾値未満であったり、残業として認められる規定の時刻以前に退出しているのであれば、アラート処理部１１４Ａは、残業に該当しないと判別し（ステップＳ４０５：Ｎｏ）、処理を終了する。

ここで、残業に該当する場合であっても、サービス残業ではなく、単に終業時刻の入力を忘れた場合も考えられる。よって、アラート処理部１１４Ａは、実績情報データベース１６２Ａでの残業申請日時の記録有無に基づいて、残業申請が未申請である否かを判別する（ステップＳ４０６）。すなわち、図８に示した残業申請処理によって、正当に残業申請がおこなわれ、承認者の承認が得られていれば、申請日時が実績情報データベース１６２Ａに記録されているので、この場合は、正当な残業であると認められる。よって、申請がされている場合（ステップＳ４０６：Ｎｏ）は、処理を終了する。

一方、残業に該当し（ステップＳ４０５：Ｙｅｓ）、かつ、未申請である場合（ステップＳ４０６：Ｙｅｓ）、アラート処理部１１４Ａは、法規や規則に抵触する可能性のあるサービス残業がおこなわれたと推定し、注意喚起するためのアラート処理を実行する（ステップＳ２００）。この場合のアラート処理は、図７に示したような処理をおこなうことで、推定されるサービス残業の根拠となる情報（当該従業員の勤務実績情報など）を示した電子メールを作成し、当事者と所定の上司宛に送信する。これにより、当事者に注意喚起するだけでなく、監督責任者に相当する上司などにも通知されるので、規定や法規に反するサービス残業を抑止することができる。

以上説明したように、本発明を上記実施の形態の如く適用することで、通常おこなわれている入退出管理や始終業記録に基づいて、労務に関する規則や法規の違反やその可能性がある場合は、当事者や監督責任者などに自動的に通知されるので、規則や法規の違反を事前に防止することができる。

上記実施の形態は一例であり、本発明の適用範囲はこれに限られない。すなわち、種々の応用が可能であり、あらゆる実施の形態が本発明の範囲に含まれる。

例えば、上記実施の形態にかかる勤務管理サーバ１００Ａにより、各従業員の勤務実績をまとめた月次レポートなどを作成して出力するようにしてもよい。この場合、例えば、部署単位で所属する従業員についてのレポートを作成し、当該部署の監督責任者が閲覧可能となるように出力することができる。このようにすることで、例えば、３６協定の規定値を超過するような勤務実績があった場合に、管轄官庁などに提出するレポート（いわゆる、３６レポート）などを自動的に生成することができる。

また、上記実施の形態では、残業申請の例を示したが、上記勤務管理システム１を用いて、その他の労務に関する申請およびその許否をおこなってもよい。例えば、休日出勤の許可を求める申請や、有給休暇などの許可を求める申請などを上記勤務管理システム１でおこなってもよい。

なお、上記実施の形態では、ＩＣカードの従業員証とカードリーダＣＲを用いて各従業員の入退出時刻を記録するものとしたが、入退出日時が記録できるのであれば、その方法は任意である。

また、上記実施の形態では、通信ネットワークＮＷの例としてＬＡＮを示したが、これに限らず、例えば、インターネットなどであってもよい。この場合、例えば、事業体ＢＰが複数の事業所を有している場合などに、各事業所にクライアント２００と入退出管理サーバ１００Ｂを設置し、事業体ＢＰの本部機能のある場所に勤務管理サーバ１００Ａを設置することで、全社的な勤務管理をおこなうこともできる。

上記実施の形態にかかるサーバ１００およびクライアント２００は、専用装置によって実現可能なことはもとより、汎用のコンピュータシステムによって構成することもできる。この場合、上記各処理を実現するためのプログラムを汎用コンピュータシステムにインストールしてＯＳとの協働により実行することで、汎用コンピュータシステムを上記サーバ１００やクライアント２００として機能させることができる。

このようなプログラムの提供方法は任意であり、ＣＤ−ＲＯＭなどの記録媒体に格納して提供可能なことはもとより、例えば、インターネットなどの通信媒体を介して提供してもよい。

本発明の実施の形態にかかる勤務管理システムの構成を模式的に示す図である。 図１に示すサーバおよびクライアントの構成を示すブロック図である。 図１に示す勤務管理サーバの制御部によって実現される機能構成を示す機能ブロック図である。 図１に示す勤務管理サーバの記憶部に構成されるデータベースを示す図である。 図４に示す各データベースに記録される情報の例を示す図であり、（ａ）は従業員情報データベースに記録される情報の例を示し、（ｂ）は実績情報データベースに記録される情報の例を示し、（ｃ）はアラート基準情報データベースに記録される情報の例を示す。 本発明の実施の形態にかかる「勤務管理処理」を説明するためのフローチャートである。 図６に示す勤務管理処理で実行される「アラート処理」を説明するためのフローチャートである。 図６に示す勤務管理処理で実行される「残業申請処理」を説明するためのフローチャートである。 本発明の実施の形態にかかる「サービス残業検出処理」を説明するためのフローチャートである。

符号の説明

１ 勤務管理システム
ＮＷ 通信ネットワーク
１００ サーバ
１００Ａ 勤務管理サーバ
１００Ｂ 入退出管理サーバ
ＣＲ カードリーダ
２００ クライアント
２００Ａ 管理職用クライアント
２００Ｂ 一般従業員用クライアント
１０ 制御部
２０ 通信制御部
３０ 入力制御部
３１ 入力装置
４０ 出力制御部
４１ 出力装置
５０ プログラム格納部
６０ 記憶部
１１１Ａ ウェブサーバ部
１１２Ａ 従業員情報管理部
１１３Ａ 実績情報取得部
１１４Ａ アラート処理部
１１５Ａ メールサーバ部
１６１Ａ 従業員情報データベース
１６２Ａ 実績情報データベース
１６３Ａ アラート基準情報データベース

Claims (5)

1. 従業員の勤務実績を示す勤務実績情報を取得して記憶装置に蓄積する勤務実績情報取得手段と、
   労務に関する規則に基づいて規定される勤務実績の基準を示す基準情報を格納する基準情報格納手段と、
   少なくとも、従業員間の監督−被監督関係を示す情報を含んだ従業員情報を格納する従業員情報格納手段と、
   勤務実績情報を前記従業員が使用するクライアント装置から入力させるためのインタフェースを生成し、通信ネットワークを介して前記クライアント装置に提供するインタフェース提供手段と、
   前記インタフェース提供手段が提供したインタフェースを介して前記クライアント装置から勤務実績情報が入力されたことを契機に、各従業員の前記勤務実績情報と、前記基準情報格納手段に格納されている基準情報とに基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別する労務状況判別手段と、
   前記労務状況判別手段によって抵触が判別された従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用する前記クライアント装置に、注意喚起のための情報を送信するアラート手段と、
   を備えることを特徴とする勤務管理装置。
2. 前記勤務実績情報取得手段は、各従業員の入退出日時情報を前記勤務実績情報として取得するとともに、前記インタフェース提供手段によって提供されたインタフェースを介して入力される各従業員の始終業時刻情報を前記勤務実績情報として取得し、
   前記労務状況判別手段は、前記入退出日時情報と前記始終業時刻情報とに基づいて、サービス残業をおこなった従業員の有無を判別し、
   前記アラート手段は、サービス残業をおこなった従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用する前記クライアント装置に、サービス残業の抑制を注意喚起するための情報を送信する、
   ことを特徴とする請求項１に記載の勤務管理装置。
3. 前記労務状況判別手段は、前記始終業時刻情報と、前記基準情報とに基づいて、各従業員の単位期間あたりの暫定労働時間を算出し、算出した暫定労働時間と前記基準情報とに基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別する、
   ことを特徴とする請求項２に記載の勤務管理装置。
4. 前記インタフェース提供手段は、労務に関する申請をおこなうためのインタフェースを作成して前記クライアント装置に提供し、
   前記労務状況判別手段は、前記インタフェースを介しておこなわれた申請内容が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別する、
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の勤務管理装置。
5. コンピュータに、
   従業員の勤務実績を示す勤務実績情報を取得する機能と、
   勤務実績情報を前記従業員が使用するクライアント装置から入力させるためのインタフェースを生成し、通信ネットワークを介して前記クライアント装置に提供する機能と、
   前記インタフェース提供手段が提供したインタフェースを介して前記クライアント装置から勤務実績情報が入力されたことを契機に、記憶装置に蓄積されている各従業員の前記勤務実績情報と、労務に関する規則に基づいて規定される勤務実績の基準を示す基準情報と、に基づいて、各従業員の労務状況が前記労務に関する規則に抵触するか否かを判別する機能と、
   少なくとも、従業員間の監督−被監督関係を示す情報を含んだ従業員情報に基づいて、抵触が判別された従業員と、当該従業員を監督する他の従業員とが使用する前記クライアント装置に、注意喚起のための情報を送信する機能と、
   を実現させることを特徴とするプログラム。

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