JP4572702B2

JP4572702B2 - 電子文書承認プログラム、電子文書承認方法、及び電子文書承認装置

Info

Publication number: JP4572702B2
Application number: JP2005051813A
Authority: JP
Inventors: 良夫戸塚
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2005-02-25
Filing date: 2005-02-25
Publication date: 2010-11-04
Anticipated expiration: 2025-02-25
Also published as: JP2006236139A

Description

本発明は電子文書の承認に関し、特に特定の承認者が不在であった場合でも予め作業グループ毎に設定した複数の承認者によって電子文書の承認を可能とした技術に関するものである。

例えば、一般的な企業では伝票は起票者から直属の上司へ、さらにその上司へというように、企業毎の回議ルールに則って伝票を回覧し承認を受けながら決裁されるような作業の一連の流れが通信ネットワークを介して自席の利用者端末からの操作で行うことができるようにしたグループウェアシステム（ワークフロー機能）が提供されている。

しかしながら、承認者は特定の人に集中することも多く、また、このような承認者は多忙なことが多く必ずしも被承認者が伝票の承認を必要とするときに在籍しているとは限らない。そのため、このようなグループウェアシステムにおいては、自席の利用者端末を操作するだけで自動的に伝票が回覧されるので便利である反面、メンバ間とのコミュニケーションを円滑化するために電子メール機能、メンバ間でお互いのスケジュールを共有するスケジューラ機能、グループ全体に対して広報を行う電子掲示板機能などを活用してメッセージの送信元は送信先であるグループメンバへ通知が徹底しているかどうか把握して作業を円滑に行なう必要がある。

ところが、上記のようなシステムにおいては、グループのメンバが在籍していて利用者端末から電子メール機能、スケジューラ機能、電子掲示板機能等を利用して初めてグループ全体に関わる情報や依頼者からの依頼事項などを知ることができるため、承認者が出張などで不在の場合は作業が一時中断してしまう場合も発生する。そのため、グループウェアを利用してグループ共同で作業を行なう場合、離席しているグループメンバに対しても、通常利用しているグループウェアの操作のみでメッセージの通知を徹底させる技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。

また、承認者が不在であっても電子文書を承認できるようにするために「承認依頼者に電子文書に対する承認者及び代理承認者を指定させる手段と、承認者が端末に不在であり、代理承認者が端末に在席しているときに、代理承認者に電子文書を承認させる手段と、承認者が端末に在席しているときに、承認者に電子文書を承認させる手段と、承認者及び代理承認者の端末への在席／不在を、承認者及び代理承認者がログオンした端末のＩＰアドレス宛にｐｉｎｇコマンドを送ることにより確認する手段と、承認をさせる者に承認依頼の電子メールを送信する手段」を備えた電子文書承認方式が開示されている（例えば、特許文献２参照）。
特開２００３−２３３５７０号公報（第２−３頁）特開２００２−８３１０２号公報（第２−３頁）

しかしながら、年度末などには急ぎの承認要求が一時期に複数重なるものである。例え不在者に対してメッセージの通知を徹底させることができたとしても、特定の承認者に承認依頼要求のキューができてしまうのが現状である。そのため、作業が中断してしまうことや、場合によっては商談に影響を及ぼしてしまうことも往々にしてある。

また、承認者が不在の場合に代理承認者を自由に設定できるようにすると責任の所在が曖昧となってしまい、ワークフローシステムの本来の目的が達成できない場合も発生することが考えられる。

本発明は、特定の承認者が不在や業務多忙などで承認作業が困難な場合であっても、複数の承認者により高精度な電子文書の承認作業を可能とさせることを目的としている。

図１は、本発明の実施例の全体構成図が示してある。本発明の電子文書承認プログラム
は、各承認者に与えられる承認点の基準となる承認保有点の値の範囲が互いに重複しない複数の範囲に予め分割され、該分割された各保有点範囲に対応して作業グループ毎に所定の承認点を格納する承認保有点ファイルと、各承認者に予め設定された承認保有点が含まれる該保有点範囲に対応した作業グループ毎の各承認者の承認点を格納する承認点数ファイルとを備える電子文書承認装置の承認処理をコンピュータに実行させる電子文書承認プログラムであって、電子文書承認装置として振る舞うコンピュータ１上で実行され、物件に対応する作業グループに適合した承認者を、予め作業グループ毎に設定しておいた複数の承認要員から選択する承認者選択手段と、前記承認者のクライアントに対して、被承認者のクライアントからの前記物件の承認要求に基づき前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼手段と、前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認点数ファイルから前記承認者の前記作業グループに対して予め設定しておいた承認点を取得し、取得した承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶手段と、前記承認点記憶手段が累積・記憶させた承認点が、予め設定しておいた対応する物件を承認するための基準となる承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定手段と、前記承認点が承認合格点に達している場合には、前記物件を承認済みの物件とし、該承認済みの物件につき、前記被承認者クライアントまたは前記承認者クライアントからトラブル発生通知を受けると、所定の削減ルールに基づいて前記承認者の承認保有点を削減し、該削減された承認保有点が属する保有点範囲が前記承認保有点ファイルを参照して変化していると判定したときには、前記承認点数ファイルについて前記トラブルが発生した作業グループに対する承認点を変化後の保有点範囲に対応する承認点に変更する承認点変更手段とを有するように構成することにより特定の承認者が不在や業務多忙などで承認作業が困難な場合であっても、複数の承認者により高精度な電子文書の承認作業が可能となる。また、作業グループに対して不適格な承認者には承認点を変更することが可能となりより高精度な電子文書の承認作業が可能となる。

特定の承認者が不在や業務多忙などで承認作業が困難な場合であっても、複数の承認者により高精度な電子文書の承認作業が可能となる。

（実施例）
図１は、実施例の全体構成図が示してある。電子文書承認プログラム１０は、電子文書承認装置１として振る舞うコンピュータ上で動作するプログラムであり、物件に対応する作業グループに適合した承認者を、予め作業グループ毎に設定しておいた複数の承認要員から選択する承認者選択手段１１、前記承認者のクライアントに対して、前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼手段１２、前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認者の前記作業グループに対して予め設定しておいた承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶手段１３、
前記承認点記憶ステップが累積・記憶させた承認点が、予め設定しておいた対応する物件を承認するための基準となる承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定手段１４、承認済みの物件にトラブルが発生すると、所定の承認点削減ルールに基づいて承認者の作業グループに対する承認点を変更する承認点変更手段１５を有している。

電子文書承認装置１には、各承認要員の承認作業グループ毎の承認点が格納される承認点数ファイル２１、物件毎の承認情報が格納される物件管理ファイル２２、承認保有点と承認作業グループ毎の承認点との関係を示す承認保有点ファイル２３、承認作業グループ毎の承認保有点削減ルールを格納した保有点削減ルールファイル２４を有する外部記憶装置２、及び通信ネットワーク４を介して承認者クライアント（３１、３４）、被承認者クライアント（３２、３３）が接続されている。なお、承認者クライアントと被承認者クライアントは説明の便宜上２台ずつとしているが、特に台数の制限はない。

図２は、承認点数ファイル例が示してある。要員の欄には、承認資格がある者の名前（氏名とは限らない）が格納される。承認作業グループ毎の承認点の欄には、承認者に設定された承認作業グループ毎の承認点が格納される。初期承認保有点には承認者に設定した初期状態の承認保有点が格納される。現在承認保有点には承認者の現時点での承認保有点が格納される。承認保有点とは、各承認者に与えられる承認点の基準となる点数である。また、要員の欄の最後の行には承認者がこれ以降ないことを示すために「空白」を格納しておく。

本実施例では、図４で示す承認保有点ファイルに基づき、各承認者には現在承認保有点の値で承認作業グループ毎の承認点が設定されるようにしている。例えばＢ課長の場合、現在承認保有点の値が１００であるため、承認作業グループ「組織」には承認点として１５点が、「採算」には２０点が設定される。

なお、本実施例では１つの部内の承認作業グループに閉じて説明しているが、全社的に本発明を適用させたいときや、各部課長の承認範囲を限定させたいような場合には、図２で示した承認点数ファイルのデータ形式の承認点数票を必要に応じて部やプロジェクト毎に複数持たせ、物件管理票にその物件で使用する承認点数票を設定しておけば様々なケースで本発明を適用することが可能となる。

図３は、物件管理ファイル例が示してある。物件毎に複数の物件管理票から構成されている。物件名には承認の対象となる物件の名前が、作業グループ分類の欄には物件に対応する作業グループの名前が、承認合格点の欄には物件名で示される物件を承認するために基準となる最小承認点が格納される。承認者の承認者名の欄にはこの物件を承認した承認者の名前が、承認点の欄には承認点が格納される。また、合計点の欄には現時点の各承認者の承認点の合計点が格納される。

承認未済の欄には、この物件が承認済みであるかどうかの情報が格納される。この欄は初期設定で「未」としておき、済みとなった場合には「済」が格納される。トラブル発生状況の欄には、承認済みの物件が後にトラブルを起こしたかどうかを判別するために、初期設定で「空白」としておき、トラブルが発生した場合には「有」が格納さる。

例えば、上側に示した物件Ａの物件管理票は、Ａ部長が承認して、Ｂ課長が不在であり承認が得られず、Ｃ課長に承認依頼要求を送信したと状態を表している。承認点の合計点はＡ部長の承認点２５点のみとなっている。承認合格点は４０点なので、まだ物件Ａは承認された状態ではないので承認未済の欄には「未」が格納されたままになっている。下側の物件Ｂの物件管理票は、Ｂ課長とＤ主任が承認し、承認合計点が３０点となり承認合格点の３０点に達したため物件Ｂは承認され、承認未済の欄に「済」が格納された状態を表している。

図４は、承認保有点ファイル例が示してある。本実施例では承認者に与える各承認グループ毎の承認点は、この承認保有点ファイルに基づいて設定される。各承認者には、予め部長であれば２００点、課長であれば１００点、主任であれば５０点といったように、承認資格を備えた要員に対して承認権限に応じて承認保有点を設定しておく。そして、承認保有点の大きさに応じて、各承認作業グループに設定可能な承認点が格納されている。

図５は、承認済みの物件が顧客への納期遅れ、開発費が予算をオーバーしたなどのトラブルを起こした場合、各承認者の承認保有点を削減するためのルールが設定されている保有点削減ルールファイル例が示してある。本実施例では、承認作業グループ「組織」でトラブルが発生した場合にはその物件の各承認者の承認合格点の１０％を、「採算」でトラブルが発生した場合には１５％を削減することを示している。

図６は、本発明に係る電子文書承認プログラム１０の承認処理の流れを示すフローチャートである。本処理は、従来の電子文書承認プログラムの承認者クライアントへ承認依頼要求を送信し、承認結果を受信するまでの処理に相当する。なお、被承認者クライアント３２、３３からの電子文書承認要求の受信処理、被承認者クライアント３２、３３への電子文書承認結果の送信処理、承認者クライアント３１、３４への電子文書承認依頼要求の送信処理、承認者クライアント３１、３４からの電子文書承認結果の受信処理については、従来のグループウェアの機能であり本発明の本質的な部分でないため処理の詳細については省略する。

被承認者クライアント（３２、または３３）から電子文書の承認要求を受信すると、電子文書承認プログラム１０は、物件管理ファイル２２から要求された電子文書に対応する物件管理票を読み込み（Ｓ６０１）、物件管理票から作業グループ分類欄に格納されている作業グループ名を取り出す（Ｓ６０２）。

続いてＳ６０３からＳ６０７の承認依頼処理を行う。承認点数ファイル２１を読み込み、要員欄に格納されている承認者名が「空白」であるかどうかチェックする（Ｓ６０３）。「空白」である場合には、これ以降承認者が設定されていないのでＳ６０８の処理へ進む。「空白」でない場合には、承認点数ファイル２１から承認者名を取り出し、対応する承認者クライアント（３１、または３２）に被承認者クライアント（３２、または３３）から要求された電子文書の承認要求を送信し、その承認結果を受信する（Ｓ６０４）。

承認結果が承認である場合には物件管理ファイル２２内の対応する物件管理票の承認者欄に承認者名を、承認点の欄に承認点数ファイルを参照して対応する承認点を格納し、更に合計点欄に格納されている合計点を更新する（Ｓ６０５）。次に更新した合計点が承認合計点を超えているかどうか判定し（Ｓ６０６）、合計点が承認合計点を超えている場合にはこの物件は承認されたことになるのでＳ６１０に進む。合計点が承認合計点を超えていない場合には、承認点数ファイル２１の要員欄のポインタを更新してＳ６０３の処理へ戻り（Ｓ６０７）、承認者がいなくなるまで前述の承認依頼処理を繰り返す。

Ｓ６０３で承認者名が「空白」の場合は、承認点の合計点が承認合格点を超えているかどうかを判定し（Ｓ６０８）、超えていない場合には従来の電子文書承認プログラムの否承認判定後の処理へ、超えている場合には、物件管理票の承認未済欄に「済」を格納し、従来の電子文書承認プログラムの承認判定後の処理へ進む。

以上のような承認処理を行うと、従来はＡ部長が不在であるときや忙しくて承認作業を実施することができないような場合でも、例えば承認作業グループが「組織」である場合にはＢ課長、Ｃ課長、Ｄ主任の３名が在籍していれば責任の所在が曖昧とすることなく承認することが可能となる。

図７は、本発明に係る電子文書承認プログラム１０のトラブル発生時の処理の流れを示すフローチャートである。本処理は、承認済みの物件に対して利用者（被承認者クライアント、または承認者クライアント）からのトラブル発生通知を契機にして起動してもよいし、または所定の時間間隔で定期的に起動するようにしてもよい。なお、トラブルが発生し、電子文書承認プログラム１０は利用者（被承認者クライアント、または承認者クライアント）からのトラブル発生通知の指示情報を受信すると、対応する物件の物件管理票のトラブル発生状況欄に「有り」を格納するものとする。

以下に、本処理が所定の時間間隔で定期的に起動される場合を例にして説明する。先ず、電子文書承認プログラム１０は物件管理ファイル２２から先頭の物件管理票を読み込み（Ｓ７０１）、物件管理票のトラブル発生状況欄が「有り」であるかどうかを判定する（Ｓ７０３）。「有り」でない場合には、その物件にはトラブルが発生していないのでその物件に対してのトラブル発生時の処理は終了するが、本処理は物件管理ファイル２２内のすべての物件管理票に対して実行するものとする。

「有り」の場合には、ポインタを初期化して現在処理中の物件管理票の承認者欄に格納されている承認者名が「空白」であるかどうかを判定する（Ｓ７０４）。「空白」の場合は現在処理中の物件管理票の処理は終了する。「空白」ではない場合には、承認者名を取り出し（Ｓ７０５）、保有点削減ルールファイル２４を参照して、トラブル発生時承認保有点削減ルールに基づいて、承認者の承認作業グループ毎の承認保有点を算出し、承認点数ファイル２１の現在承認保有点数欄に格納する（Ｓ７０６）。

次に、承認保有点ファイル２３を参照して、以前の承認保有点数と比べて現在承認保有点数は、保有点範囲が変化したかどうかを判定する（Ｓ７０７）。変わらない場合には、承認者欄のポインタを更新して（Ｓ７０９）、Ｓ７０４に戻る。変わった場合には、承認点数ファイル２１の承認作業グループ毎の承認点欄のトラブルが発生した承認作業グループに対する承認点を修正し（Ｓ７０８）、承認者欄のポインタを更新して（Ｓ７０９）、Ｓ７０４に戻る。

以上のようなトラブル発生時の処理を行うと、物件Ａについて、Ａ部長が不在でありＢ課長、Ｃ課長、Ｄ主任で承認したところ、設計段階で顧客の業務イメージがうまくつかみきれず、システムテスト時に顧客の運用と仕様上の不一致が発生し、結果的に顧客への納期遅れ、開発費が予算をオーバーするトラブルが発生したと仮定する。その場合には、図５で示す保有点削減ルールに基づき、物件Ａの承認者である、Ｂ課長、Ｃ課長、Ｄ主任の作業グループ「組織」における承認保有点が承認合格点４０点の１０％である４点削減される。このように、ある承認者が承認した物件でトラブルが発生すると所定のルールに基づいて、不的確な承認者の承認点を変更することが可能となり、複数の承認者でより承認精度を向上させることが可能となる。

（付記１）
コンピュータに、
物件に対応する作業グループに適合した承認者を、予め作業グループ毎に設定しておいた複数の承認要員から選択する承認者選択手段と、
前記承認者のクライアントに対して、前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼手段と、
前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認者の前記作業グループに対して予め設定しておいた承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶手段と、
前記承認点記憶ステップが累積・記憶させた承認点が、予め設定しておいた対応する物件を承認するための基準となる承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定手段と
を実行させる電子文書承認プログラム。

（付記２）
コンピュータに、
承認済みの物件にトラブルが発生すると、所定の承認点削減ルールに基づいて承認者の作業グループに対する承認点を変更する承認点変更手段
を実行させる付記１記載の電子文書承認プログラム。

（付記３）
物件に対応する作業グループに適合した承認者を、予め作業グループ毎に設定しておいた複数の承認要員から選択する承認者選択ステップと、
前記承認者のクライアントに対して、前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼ステップと、
前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認者の前記作業グループに対して予め設定しておいた承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶ステップと、
前記承認点記憶ステップが累積・記憶させた承認点が、予め設定しておいた対応する物件を承認するための基準となる承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定ステップと
を有することを特徴とする電子文書承認方法。

（付記４）
作業グループ毎に、承認要員及び前記承認要員に設定した承認点数を記憶させた承認点数ファイルと、
物件毎に前記作業グループ、及び承認するための基準となる承認合格点とを対応付けて記憶させた物件管理ファイルと、
前記承認点数ファイルを参照して、物件に対応する作業グループに低号した承認者を選択する承認者選択手段と、
前記承認者のクライアントに対して、前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼手段と、
前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認点数ファイルを参照して前記承認者の前記作業グループに対する承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶手段と、
前記物件管理ファイルを参照して、前記承認点記憶手段が累積・記憶させた承認点が、対応する物件の承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定手段と
を有することを特徴とする電子文書承認装置。

実施例の全体構成図承認点数ファイル例物件管理ファイル例承認保有点ファイル例保有点削減ルールファイル例承認処理の流れトラブル発生時の処理の流れ

符号の説明

１電子文書承認装置
２外部記憶装置
４通信ネットワーク
１０電子文書承認プログラム
１１承認者選択手段
１２承認依頼手段
１３承認点記憶手段
１４合格判定手段
１５承認点変更手段
２１承認点数ファイル
２２物件管理ファイル
２３承認保有点ファイル
２４保有点削減ルールファイル
３１承認者クライアント
３２被承認者クライアント
３３被承認者クライアント
３４承認者クライアント

Claims

各承認者に与えられる承認点の基準となる承認保有点の値の範囲が互いに重複しない複数の範囲に予め分割され、該分割された各保有点範囲に対応して作業グループ毎に所定の承認点を格納する承認保有点ファイルと、各承認者に予め設定された承認保有点が含まれる該保有点範囲に対応した作業グループ毎の各承認者の承認点を格納する承認点数ファイルとを備える電子文書承認装置の承認処理をコンピュータに実行させる電子文書承認プログラムであって、
コンピュータに、
物件に対応する作業グループに適合した承認者を、予め作業グループ毎に設定しておいた複数の承認要員から選択する承認者選択手段と、
前記承認者のクライアントに対して、被承認者のクライアントからの前記物件の承認要求に基づき前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼手段と、
前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認点数ファイルから前記承認者の前記作業グループに対して予め設定しておいた承認点を取得し、取得した承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶手段と、
前記承認点記憶手段が累積・記憶させた承認点が、予め設定しておいた対応する物
件を承認するための基準となる承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定手段
と、
前記承認点が承認合格点に達している場合には、前記物件を承認済みの物件とし、該承認済みの物件につき、前記被承認者クライアントまたは前記承認者クライアントからトラブル発生通知を受けると、所定の削減ルールに基づいて前記承認者の承認保有点を削減し、該削減された承認保有点が属する保有点範囲が前記承認保有点ファイルを参照して変化していると判定したときには、前記承認点数ファイルについて前記トラブルが発生した作業グループに対する承認点を変化後の保有点範囲に対応する承認点に変更する承認点変更手段とを実行させる電子文書承認プログラム。
各承認者に与えられる承認点の基準となる承認保有点の値の範囲が互いに重複しない複数の範囲に予め分割され、該分割された各保有点範囲に対応して作業グループ毎に所定の承認点を格納する承認保有点ファイルと、各承認者に予め設定された承認保有点が含まれる該保有点範囲に対応した作業グループ毎の各承認者の承認点を格納する承認点数ファイルとを備える電子文書承認装置が実行する電子文書承認方法であって、
物件に対応する作業グループに適合した承認者を、予め作業グループ毎に設定しておい
た複数の承認要員から選択する承認者選択ステップと、
前記承認者のクライアントに対して、被承認者のクライアントからの前記物件の承認要求に基づき前記物件の承認依頼要求を送信する承認依頼ステップと、
前記承認者のクライアントから前記物件に対する承認指示情報を受信すると、前記承認点数ファイルから前記承認者の前記作業グループに対して予め設定しておいた承認点を取得し、取得した承認点を前記物件の承認点として記憶装置に累積・記憶させる承認点記憶
ステップと、
前記承認点記憶ステップが累積・記憶させた承認点が、予め設定しておいた対応する物
件を承認するための基準となる承認合格点に達しているかどうかを判別する合格判定ステ
ップと、
前記承認点が承認合格点に達している場合には、前記物件を承認済みの物件とし、該承認済みの物件につき、前記被承認者クライアントまたは前記承認者クライアントからトラブル発生通知を受けると、所定の削減ルールに基づいて前記承認者の承認保有点を削減し、該削減された承認保有点が属する保有点範囲が前記承認保有点ファイルを参照して変化していると判定したときには、前記承認点数ファイルについて前記トラブルが発生した作業グループに対する承認点を変化後の保有点範囲に対応する承認点に変更する承認点変更ステップと
を有することを特徴とする電子文書承認方法。