JP2003187040A - 注意信号機能付き時間管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】従業員が毎日データを入力することにより、従
業員管理に関連する情報を自動生成するシステムを提供
すること。 【解決手段】従業員の時間データを総合的に管理するた
めのコンピュータシステムであって、（１）従業員が毎
日の業務内容、業務依頼先（クライエント）、従事時
間、所要費用等を入力する手段、（２）従業員が自分の
担当のクライエントを選択する手段、（３）従業員が入
力したタイムシート、所要費用を一覧表示する手段、
（４）クライエント登録・管理手段、業務内容の登録・
管理手段、費用登録・管理手段、外注費登録・管理、従
業員登録・管理手段、（５）チャージ可能時間を表示
し、請求書を作成する手段、（６）従業員のタイムシー
ト入力状況を一覧表示する手段及び（７）時間や費用の
限度とそれを超過した場合に注意信号を発信する手段を
備えた従業員の時間管理システムである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、従業員の時間デー
タを管理するシステムに関する。特に、労働集約型の企
業、サービス集中型の企業、例えば、会計事務所、弁護
士事務所、エンジニアリング会社、ソフトウェア開発会
社、ビルディング保守会社、人材派遣会社等における従
業員の時間データを管理するシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、従業員の勤怠管理にはタイム・カ
ード、日報、ログシート等が使用されていた。細かい業
務別時間の管理に関しては、タイム・カードとは別にエ
クセル等の表計算ソフトに入力したり、又は手書きして
管理部門へ提出していた。管理部門はそれをマニュアル
で再集計し、又は別管理システムへ再入力していた。時
間データを自動で一元管理ができていれば、（１）給与
計算（売上連動型報酬を含む）、（２）売上分析、
（３）会計及び原価計算、（４）請求書発行、（５）人
事評価、及び（６）休暇、病欠及び年金の管理等の情報
がいつでも無駄なく取り出せるものとすることができ
る。

【０００３】また、従来の報告書は受動的なものであっ
た。例えば、過度の残業時間に関して、管理者がチェッ
クを厳密に行っておれば発見されていたが、そうではな
い場合には、過度の残業が見落とされることが多かっ
た。システム自体に、自動的に過度の超過勤務に対して
警告を発する仕組みはなかった。同様に、費用に関して
も、予算又は基準費用を超過する場合、費用の超過を自
動的に警告する仕組みはなかった。

【０００４】従業員は、わざわざ勤務時間表を提出する
必要があった。例えば、会計事務所であれば、勤務した
記録（日報）を作成し、該勤務日報を業務終了時に提出
していた。また、従業員が入力したデータを、管理部門
が再集計・入力するという時間の無駄があった。この
際、手入力の人為的ミスが発生しやすかった。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】本発明は、従業員が毎
日データを入力することにより、従業員管理に関連する
情報を自動生成するシステムを提供しようとするもので
ある。即ち、入力された従業員の勤務、業務内容に関す
るデータに基づいて、従業員の勤務状況、業務内容、業
務別、従業員別、クライエント別に経費、売上高が自動
計算、表示され、更に、クライエントに対する請求書を
作成するものである。そして、過度の残業時間又は立替
経費などにおいて、事前登録した基準値に対して、これ
らを超過するような場合、上司や本人に対して警告を自
動的に発する。本システムを利用することにより、経営
者（企業）を含めた従業員全体の時間管理意識の向上、
徹底が図れる。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、特に、労働集
約型の企業、サービス集中型の企業における従業員の時
間データを一元管理するシステムに関するものである。
その要旨は、従業員の時間データを総合的に管理するた
めのコンピュータシステムであって、（１）従業員が毎
日の業務内容、業務依頼先（クライエント）、従事時
間、所要費用等を入力するタイムシート入力手段、
（２）下記（５）で登録された全てのクライエントを表
示し、従業員が自分の担当のクライエントを該表示され
たクライエントのなかから選択するクライエント表示手
段、（３）従業員が自分で入力したタイムシートを一覧
表示する従業員タイムレポート表示手段、（４）従業員
が自分で入力した所要費用を一覧表示する従業員費用レ
ポート表示手段、（５）クライエントの登録、管理をす
るクライエント登録管理手段、６）業務内容の登録、管
理をする業務内容登録管理手段、（７）費用項目の登
録、管理をする費用登録管理手段、（８）外注費の登
録、管理をする外注費登録管理手段、（９）従業員の登
録、管理をする従業員登録管理手段、（１０）チャージ
可能時間を表示し、請求書を作成する請求書作成手段、
（１１）従業員の入力したタイムシートを一覧表示する
管理者タイムレポート表示手段、（１２）従業員の入力
した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート表示手
段、（１３）従業員のタイムシート入力状況を一覧表示
するタイムシート入力状況表示手段及び（１４）時間や
費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を管理
をする注意信号管理手段を備えたことを特徴とする従業
員の時間管理システムである。

【０００７】そして、前記システムを利用する者が、従
業員、管理者及びクライエントであり、該システムが、
複数の企業、該企業のクライエント及びシステムセンタ
ーがネットワークを構成するものである。この際、従業
員、管理者は、企業を介してシステムセンターにアクセ
スすることができる。本システムにおいて、このように
して入力した時間管理のデータは、保存し集積すること
ができる。集積したデータを用いて各種の分析を行い、
今後の計画立案に役立てることもできる。

【０００８】更に、システムを利用する者の機能により
アクセス可能なページを指定する手段、システムを利用
する者の機能を識別する手段及びシステムを利用する者
の機能に応じて該当するアクセス可能なページを提供す
るする手段を備えている。

【０００９】具体的には、前記従業員のアクセス可能な
ページが、 従業員が毎日の業務内容・業務依頼先（ク
ライエント）・従事時間・所要費用等を入力するタイム
シート、登録された全てのクライエントを表示し従業員
が自分の担当のクライエントを該表示されたクライエン
トのなかから選択するクライエント表示、従業員が自分
で入力したタイムシートを一覧表示する従業員タイムレ
ポート及び従業員が自分で入力した所要費用を一覧表示
する従業員費用レポートのページであり、前記管理者の
アクセス可能なページが、クライエントの登録・表示・
管理をするクライエント、業務内容の登録・管理をする
業務内容、費用項目の登録・管理をする費用、外注費の
登録・管理をする外注費、従業員の登録・管理をする従
業員、チャージ可能時間を表示し請求書を作成する請求
書、従業員の入力したタイムシートを一覧表示する管理
者タイムレポート、従業員の入力した所要費用を一覧表
示する管理者費用レポート、従業員のタイムシート入力
状況を一覧表示するタイムシート入力状況及び時間や費
用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を管理す
る注意信号管理のページから選択されるものである。前
記注意信号管理が、定期的に注意信号を発する手段及び
タイムシート入力完了時に注意信号を発する手段を備え
ることができる。

【００１０】更に、本発明は、本システムを機能させる
ためのプログラム及び該プログラムを記録したコンピュ
ータ読み取り可能な記録媒体であって、（１）従業員が
毎日の業務内容、業務依頼先（クライエント）、従事時
間、所要費用等を入力するタイムシート入力手段、
（２）下記（５）で登録された全てのクライエントを表
示し、従業員が自分の担当のクライエントを該表示され
たクライエントのなかから選択するクライエント表示手
段、（３）従業員が自分で入力したタイムシートを一覧
表示する従業員タイムレポート表示手段、（４）従業員
が自分で入力した所要費用を一覧表示する従業員費用レ
ポート表示手段、（５）クライエントの登録、管理をす
るクライエント登録管理手段、（６）業務内容の登録、
管理をする業務内容登録管理手段、（７）費用項目の登
録、管理をする費用登録管理手段、（８）外注費の登
録、管理をする外注費登録管理手段、（９）従業員の登
録、管理をする従業員登録管理手段、（１０）チャージ
可能時間を表示し、請求書を作成する請求書作成手段、
（１１）従業員の入力したタイムシートを一覧表示する
管理者タイムレポート表示手段、（１２）従業員の入力
した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート表示手
段、（１３）従業員のタイムシート入力状況を一覧表示
するタイムシート入力状況表示手段及び（１４）時間や
費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を管理
をする注意信号管理手段として機能させるためのプログ
ラムであり、システムを利用する者の機能によりアクセ
ス可能なページを指定する手段、システムを利用する者
の機能を識別する手段及びシステムを利用する者の機能
に応じて該当するアクセス可能なページを提供するする
手段を備えた記載のプログラムであり、これらプログラ
ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であ
る。

【００１１】本発明の従業員の時間管理システムを利用
する者は、従業員、管理者及びクライエントである。特
に、従業員と管理者が常時利用する。従業員と管理者は
企業に属している。ここでいうクライエントは、企業の
顧客、即ち、ビジネスの発注元である。本システムは、
一企業内で運用することもできるし、複数の企業がグル
ープを形成して、そのグループ毎に運用することもでき
るし、また、多数の企業がシステムセンター及びクライ
エントとでネットワークを構成し運用することもでき
る。全二者は、閉鎖的なネットワークで運用されるが、
後者は解放されたネットワーク、例えば、インターネッ
トを介して運用することができる。インターネットのよ
うな開放されたネットワークで本システムを運用する場
合、従業員、管理者はそれぞれが属する企業を介してシ
ステムセンターにアクセスすることになる。グループ毎
にネットワークを構成し本システムを運用する場合も、
同様に、従業員、管理者は、それぞれが属する企業を介
してシステムセンターにアクセスすることになる。一企
業単独で本システムを運用する場合は、企業内にサーバ
ーを設置し、このサーバーに従業員、管理者がアクセス
することになる。

【００１２】いずれの運用方法をとるにしても、本シス
テムは、主として従業員が主役となるべき部門と主とし
て管理者が主役となるべき部門とから構成される。前者
は、従業員が自ら行った業務に関してその業務内容、従
事した時間数、要した費用等を入力するものであり、後
者は、従業員が入力するための管理項目を登録設定した
り、閲覧するものである。本システムは、それらを実現
するために、（１）従業員が毎日の業務内容、業務依頼
先（クライエント）、従事時間、所要費用等を入力する
タイムシート入力手段、（２）登録された全てのクライ
エントを表示し、従業員が自分の担当のクライエントを
該表示されたクライエントのなかから選択するクライエ
ント表示手段、（３）従業員が自分で入力したタイムシ
ートを一覧表示する従業員タイムレポート表示手段、
（４）従業員が自分で入力した所要費用を一覧表示する
従業員費用レポート表示手段、（５）クライエントの登
録、管理をするクライエント登録管理手段、（６）業務
内容の登録、管理をする業務内容登録管理手段、（７）
費用項目の登録、管理をする費用登録管理手段、（８）
外注費の登録、管理をする外注費登録管理手段、（９）
従業員の登録、管理をする従業員登録管理手段、（１
０）チャージ可能時間を表示し、請求書を作成する請求
書作成手段、（１１）従業員の入力したタイムシートを
一覧表示する管理者タイムレポート表示手段、（１２）
従業員の入力した所要費用を一覧表示する管理者費用レ
ポート表示手段、（１３）従業員のタイムシート入力状
況を一覧表示するタイムシート入力状況表示手段及び
（１４）時間や費用の限度とそれを超過した場合に注意
信号発信を管理をする注意信号管理手段を備えている。

【００１３】（１）従業員が毎日の業務内容、業務依頼
先（クライエント）、従事時間、所要費用等を入力する
タイムシート入力手段、（２）登録された全てのクライ
エントを表示し、従業員が自分の担当のクライエントを
該表示されたクライエントのなかから選択するクライエ
ント表示手段、（３）従業員が自分で入力したタイムシ
ートを一覧表示する従業員タイムレポート表示手段、
（４）従業員が自分で入力した所要費用を一覧表示する
従業員費用レポート表示手段は、主として従業員が主役
となるべき部門であり、（５）クライエントの登録、管
理をするクライエント登録管理手段、（６）業務内容の
登録、管理をする業務内容登録管理手段、（７）費用項
目の登録、管理をする費用登録管理手段、（８）外注費
の登録、管理をする外注費登録管理手段、（９）従業員
の登録、管理をする従業員登録管理手段、（１０）チャ
ージ可能時間を表示し、請求書を作成する請求書作成手
段、（１１）従業員の入力したタイムシートを一覧表示
する管理者タイムレポート表示手段、（１２）従業員の
入力した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート表
示手段、（１３）従業員のタイムシート入力状況を一覧
表示するタイムシート入力状況表示手段及び（１４）時
間や費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を
管理をする注意信号管理手段は主として管理者が主役と
なる部門である。

【００１４】これらの手段は、いずれも、インターネッ
ト上のホームページの形態を採ることにより実現するこ
とができるし、閉鎖系のネットワークのサーバー上でも
実現することができる。即ち、従業員、管理者及びクラ
イエントは、インターネット上のシステムセンターのホ
ームページにアクセス、又は、サーバにアクセスし、所
要の役割を果たすのである。

【００１５】主として従業員が主役となるべき部門にお
いて、従業員が毎日の業務内容、業務依頼先（クライエ
ント）・従事時間・所要費用等を入力するタイムシー
ト、登録された全てのクライエントを表示し従業員が自
分の担当のクライエントを該表示されたクライエントの
なかから選択するクライエント表示、従業員が自分で入
力したタイムシートを一覧表示する従業員タイムレポー
ト及び従業員が自分で入力した所要費用を一覧表示する
従業員費用レポートのページが用意されている。

【００１６】主として管理者が主役となるべき部門にお
いて、クライエントの登録・表示・管理をするクライエ
ント、業務内容の登録・管理をする業務内容、費用項目
の登録・管理をする費用、外注費の登録・管理をする外
注費、従業員の登録・管理をする従業員、チャージ可能
時間を表示し請求書を作成する請求書、従業員の入力し
たタイムシートを一覧表示する管理者タイムレポート、
従業員の入力した所要費用を一覧表示する管理者費用レ
ポート、従業員のタイムシート入力状況を一覧表示する
タイムシート入力状況及び時間や費用の限度とそれを超
過した場合に注意信号発信を管理する注意信号管理ペー
ジが用意されている。

【００１７】クライエントに対しては、該クライエント
に係る費用を表示するクライエント用費用レポート、該
クライエントに対する請求書を表示するクライエント用
請求書、従業員の業務内容・従事時間・所要費用を表示
するクライエント用タイムシート及び時間、費用の限度
とそれを超過した場合の注意信号管理をする注意信号管
理のページが用意されている。

【００１８】システムセンター又はサーバーにアクセス
する者が、従業員、管理者又はクライエントによって、
実際にアクセスできるページが限定される。この限定を
行うために、本システムは、システムを利用する者の機
能によりアクセス可能なページを指定する手段、システ
ムを利用する者の機能を識別する手段及びシステムを利
用する者の機能に応じて該当するアクセス可能なページ
を提供するする手段を備えている。

【００１９】本システムは、（１）給与計算（売上連動
型報酬を含む）、（２）売上分析、（３）会計及び原価
計算、（４）請求書発行、（５）人事評価、及び（６）
休暇、病欠及び年金の管理等を一元的に管理できるもの
である。そして、特徴的なことは、残業時間や所要費用
が基準額を超えた場合、警告、注意を発する手段を備え
ていることである。即ち、定期的に警告を行う手段及び
タイムシート入力完了時に警告を行う手段を備えている
のである。例えば、週末、月末のように定期的に残業時
間や所要費用を計算し、基準値を超えておれば、警告、
注意を従業員本人やその上司に発するのである。また、
従業員が時間入力を完了した時点で、基準値を超えた場
合には、その時点で直ちに警告、注意を発することもで
きる。

【００２０】

【発明の実施の形態】本発明を実施形態に基づいて説明
する。従業員の時間管理システムの利用者は、本システ
ムに参加する各企業に属する各従業員、該企業に属する
管理者及び該企業のクライエント関係者である。企業の
管理者は、従業員を管理する上司、経理を担当する経理
管理者、人事を担当する人事管理者等を含む。管理者
は、主としてデータを閲覧管理するとともに管理項目の
設定、登録を行う。企業の規模が小さく、経理、人事等
の区分がなされていない場合は、上司が経理管理者、人
事管理者の役割を果たすこともできる。各従業員は、主
として各個人の業務の勤怠に関する所要時間を入力す
る。

【００２１】本システムは、企業内で運用することもで
きるし、システムセンターを設けてネットワークを介し
て運用することもできる。ここでは、インターネットを
介してシステムセンターを中心に運用する実施形態につ
いて説明するが、これに限定されるものではなく、企業
内運用、複数の企業が集団となったグループ内での運用
にも適用できるものである。また、インターネットは開
放されたネットワークであるが、閉鎖されたネットワー
クに於いても運用できることは言うまでもない。

【００２２】システムセンターやサーバーへは、パソコ
ンをはじめとして、ＰＤＡ、ｉモード等のデジタル機器
を使用してアクセスすることができるほか、通常の電話
機にてもアクセスすることができる。デジタル機器の場
合には、デジタル信号を送受信することにより、システ
ムセンターやサーバーと情報の遣り取りを行うことがで
きる。電話機の場合は、１、２、３等の数字を送信する
ことによって、従業員がタイムシートに入力することも
できる。また、前記デジタル機器及びＰＢＸシステムで
の受信ができることは言うまでもない。

【００２３】システムセンターにアクセスするに際して
は、会社番号、従業員番号及びパスワードを入力する。
会社番号により企業、クライエント等が区別され、従業
員番号により従業員と管理者の区別がなされる。更に、
管理者は上司、経理管理者、人事管理者等の機能に区別
される。この機能の区別に対応して、閲覧可能なページ
が異なる。即ち、従業員番号に基づいて、アクセス可能
なページが指定される。このアクセス可能なページの指
定は、権限のある管理者が予め設定することができる。
本システムを利用する者の従業員番号から、アクセスす
る者の機能を判定し、指定されたページのアクセスを許
可するのである。

【００２４】アクセス可能なページの指定は、予め権限
ある管理者が設定する。従業員は、従業員が毎日の業務
内容・業務依頼先（クライエント）・従事時間・所要費
用等を入力するタイムシート、登録された全てのクライ
エントを表示し従業員が自分の担当のクライエントを該
表示されたクライエントのなかから選択するクライエン
ト表示、従業員が自分で入力したタイムシートを一覧表
示する従業員タイムレポート及び従業員が自分で入力し
た所要費用を一覧表示する従業員費用レポートのページ
にアクセス可能である。管理者は、クライエントの登録
・表示・管理をするクライエント、業務内容の登録・管
理をする業務内容、費用項目の登録・管理をする費用、
外注費の登録・管理をする外注費、従業員の登録・管理
をする従業員、チャージ可能時間を表示し請求書を作成
する請求書、従業員の入力したタイムシートを一覧表示
する管理者タイムレポート、従業員の入力した所要費用
を一覧表示する管理者費用レポート、従業員のタイムシ
ート入力状況を一覧表示するタイムシート入力状況及び
時間や費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信
を管理する注意信号管理ページにアクセス可能である。

【００２５】従業員は、インターネットを介してシステ
ムセンターにアクセスする。システムセンターにアクセ
スするに際しては、会社番号、従業員番号及びパスワー
ドを入力する。アクセスが許可されると、メニューペー
ジが現れる。メニューページの例を図１に示した。アク
セスした従業員の氏名が示され、タイムシート、クライ
エントリスト、従業員タイムレポート及び従業員費用レ
ポートのメニューが示される。タイムシートにおいて、
従業員が、実際に従事した業務の内容に応じて、従事時
間、立て替え費用、メモ等を入力する。クライエント
名、業務内容、費用をクライエントに請求するか否か等
の項目については、予め管理者が設定、登録したものの
中から、従業員が適宜選択する。

【００２６】クライエントリストにおいて、従業員が、
別途管理者が設定したクライエントリストのなかから自
分が担当する業務に係わるクライエントを選択する。従
業員タイムレポートは、タイムシートで入力したデータ
が一覧表示される。従業員費用レポートは、タイムシー
トで入力した立て替え費用が一覧表示される。従業員
は、この一覧表で費用の確認を行うとともに立て替え費
用の精算を行うことができる。

【００２７】従業員がメニューページで、タイムシート
を選択すると、図２のような暦が表示されるので、入力
しようとする日又は期間を指定する。タイムシートへの
入力は、原則的には毎日行うが、入力できない日もある
ので、その場合には複数の日について入力する。タイム
シートの一例を図３に示した。

【００２８】クライエント名は、予め管理者が設定した
クライエントリストの中から、必要なクライエントをリ
ストの中から選択し追加登録する（図４下方）。登録さ
れたクライエント名が、リストとして示される（図４上
方）。クライエントリストの中から、実施した業務に係
わるクライエントを選択する。次に、実施した業務内容
を、同様に予め登録しておいたリストの中から選択す
る。業務内容は、管理者が任意に設定することができ
る。例えば、会計、監査、検討、文書作成、会議等であ
る。そして、該業務に従事した時間数を入力する。更
に、立て替え費用、例えば、電話代、交通費、郵便代等
の費用を入力する。メモには、適宜業務の詳細、備考等
を入力する。最後に、勤務した時間に関して、勤務開始
時刻、勤務終了時刻及び昼食時間を入力する。尚、勤務
開始時刻、勤務終了時刻及び昼食時間は、予め管理者又
は労働協約により決められており、従業員が直接入力し
なくてもよい場合が多い。

【００２９】業務を行った時間について、クライエント
にチャージできるものとできないものとの区別をする。
クライエント毎に該従業員が実施した業務につき、チャ
ージするか否かは予め管理者が決定しておく。また、ク
ライエントにチャージできない時間、例えば、自社のた
めに行った業務に要した時間は、クライエントにチャー
ジできない時間として、例えば、クライエントとして自
社を選択し、要した時間を入力する。

【００３０】タイムシートには、これら入力されたデー
タに基づいて、チャージ可能時間（Chargeable Hour
s）、非チャージ時間（Non-chargeable Hours）及び非
同定時間（Non-assigned Hours）が自動計算されて示さ
れる。非同定時間というのは、例えば、クライエント及
び自社の業務に関係しない私的な業務に要した時間であ
る。また、Normal Hours というのは、労働協約等で決
められた通常の勤務時間、Overtime Hoursというのは、
残業時間を示し、 Overtime+ Hoursというのは、２２時
以降の深夜残業の時間数である。Vacation Hoursという
のは、休憩時間である。この時間数の入力は、クライエ
ントを自社に選択し休憩時間を選択し、時間数を入力す
る。

【００３１】このようにして入力した結果は、従業員タ
イムレポートで一覧表示される。その一例を図５に示し
た。ここには、従業員がタイムシートで入力した内容
が、一覧表示されている。この一覧表を見て、データを
確認すると共に、間違いが有れば修正することができ
る。従業員タイムレポートの表示は、１日分だけを表示
することもできるし、指定した複数の日分を表示するこ
ともできる。

【００３２】入力した立て替え費用は、従業員費用レポ
ートに一覧表示される。従業員費用レポートの表示は、
１日分だけを表示することもできるし、指定した複数の
日分を表示することもできる。この従業員費用レポート
に基づいて、従業員は、立て替え費用を確認すると共
に、精算を行うことができる。従業員費用レポートの一
例を図６に示した。

【００３３】次に、管理者が本システムを運用する実施
形態について説明する。管理者は、インターネットを介
してシステムセンターにアクセスする。この際、会社番
号、従業員番号及びパスワードを入力する。企業のクラ
イエントも同様にしてシステムセンターにアクセスする
ことがでる。アクセスが許可された後、実際に閲覧乃至
設定できるページは、アクセスする者によって異なる。
具体的には、管理者、クライエントに割り当てられた会
社番号、従業員番号及びパスワードに応じて、見ること
のできるぺージは限定されることは既に述べた。

【００３４】例えば、経理管理者は経理に関するページ
に限定されて閲覧乃至設定可能であり、人事管理者は人
事に関するページに限定されて閲覧乃至設定が可能とい
う具合である。勿論、管理者のランクによっては全ペー
ジ閲覧可能となる。管理者又はクライエントがアクセス
し、アクセスが許可されると管理メニューが示される。
管理メニューの一例を図７に示した。この管理メニュー
も、見ることのできるページの項目が表示される。見る
ことのできないぺージの項目は、メニューには表示され
ない。

【００３５】クライエントでは、クライエントの登録を
行い、登録したクライエントを一覧表示することができ
る。業務内容では、業務内容の登録を行い、登録した業
務内容を一覧表示することができる。費用では、費用項
目の登録を行うことができる。外注費では、外注の登録
を行い、登録した外注を一覧表示することができる。従
業員では、従業員の登録を行い、登録した従業員を一覧
表示することができる。請求書では、クライエントに対
する費用の請求額を決定するための請求書原案の作成を
行うとともに実請求額の入力を待って請求書を発行す
る。実請求額入力では、請求書の額を参照しながら、管
理者が実際にクライエントに請求する額を入力する。実
請求額レポートでは、実際にクライエントに請求する額
が一覧表示される。管理者費用レポートでは、従業員が
入力した費用が一覧表示される。管理者タイムレポート
では、従業員が入力したタイムシートの内容が表示され
る。タイムシート入力状況では、入力、登録すべき時間
に関するデータが入力された否かが表示される。注意信
号管理では、時間や費用に関して限度を越えた場合、注
意を促す。

【００３６】管理メニューでクライエントを選択し、新
規なクライエントを登録する。クライエントの登録画面
の一例を図８に示した。クライエントの名称、担当者
名、電話番号、住所、メールアドレス等を入力する。ク
ライエントの登録に当たって、従業員がタイムシートで
入力できるように、休憩時間、非チャージ等の区別を行
っておく。登録したクライエントは、一覧表示すること
ができる。登録済みのクライエントは、例えば、図９の
ようにリストアップされ、このうちから内容を知りたい
ものを選択すると、登録した内容が表示される。

【００３７】管理メニューで業務内容を選択し、業務内
容を登録する。業務内容の登録画面の一例を図１０に示
した。業務内容名を、管理者が入力する。従業員自身
は、入力できない。従業員は、管理者が入力した業務名
から、自分がなした業務を選択する。登録された業務内
容は、一覧表示することができる。例えば、業務名が、
図１１の様に表示される。この一覧から、項目を選択す
れば、登録した内容が表示される。

【００３８】管理メニューで費用を選択し、費用内容を
登録する。費用の登録画面の一例を図１２に示した。費
用の名称、その内容を入力する。登録した費用は、一覧
表示することができる。登録済みの費用は、例えば、図
１３のようにリストアップされ、このうちから内容を知
りたいものを選択すると、登録した内容が表示される。

【００３９】管理メニューで外注費を選択し、外注内容
を登録する。外注内容の登録画面の一例を図１４に示し
た。外注先情報を入力する。外注先、業務に関連するク
ライエント名、外注業務の開始日と終了日、外注した業
務に要した費用、外注先の担当者、電話番号、メールア
ドレス、住所等を入力する。外注した業務に要した費用
を業務遂行に要した日数で割った１日当たりの外注費
は、入力したデータから自動計算され表示される。登録
された外注先は、一覧表示することができる。例えば、
外注先が、図１５の様に表示される。この一覧から、項
目を選択すれば、登録した内容が表示される。

【００４０】管理メニューで従業員を選択し、従業員情
報を登録する。従業員情報の登録画面の一例を図１６に
示した。氏名、従業員番号、パスワード、誕生日、雇用
年月日、ｅ−メールアドレス等を入力し、登録する。登
録した従業員は、一覧表示される（図１７）。この一覧
表示から従業員を選択すると、選択した従業員の情報が
表示される。更に、各従業員に対して、勤務情報、管理
限度及びインセンティブ額等を入力する。勤務情報に関
しては、図１８に例示したように、雇用形態に応じて単
価、給料、時給額や、勤務時間、即ち、勤務開始時刻、
勤務終了事項と昼食時間等を入力する。注意信号管理に
関しては、図１９に例示するように、残業時間の限度、
立て替え費用の限度、非チャージ時間の限度等を入力す
る。限度値は、１日当たりの値でもよいし、１ヶ月間当
たりの値でもよいし、１週間当たりの値でもよく、適宜
選択することができる。インセンティブ額は、図２０に
例示したように、インセンティブ額を入力し登録する。
インセンティブ額は、例えば、指定期間における売上高
を予め期首に設定しておき、この目標値に対して実際の
売上高の達成率に応じて支払うボーナスの金額を定めて
おくものである。

【００４１】管理メニューで管理者費用レポートを選択
すると、発生した費用が表示される。費用は、従業員
が、都度立て替え費用を入力したものである。これは、
従業員全員分を表示することもできるし（図２１）、従
業員個人別に表示することもできる（図２２）。同様
に、管理メニューで管理者タイムレポートを選択する
と、従業員の業務、勤務状況が表示される。従業員全体
の業務、勤務状況を図２３に例示した。従業員個人別業
務、勤務状況を、図２４に例示した。この業務、勤務状
況は、１日単位で表示することもできるし、１週間、１
ヶ月の単位で表示することもできる。

【００４２】管理メニューでタイムシート入力状況を選
択し、従業員がタイムシートに入力したか否かを確認す
ることができる。日又は期間を指定して、タイムシート
入力状況を選択すると、例えば、図２５のように、従業
員のタイムシート入力状況が表示される。○印は、タイ
ムシートへの入力が完了し、×印はタイムシートへの入
力が完了していないことを示している。入力されていな
い箇所に関しては、該当する従業員に適宜連絡し入力を
促す。

【００４３】次に、クライエントに対する費用の請求に
ついて説明する。管理メニューで請求書を選択すると、
クライエント毎にチャージ可能金額が一覧表示される
（図２６）。この費用は、指定された一定期間に発生し
たものである。この表示されるデータは、従業員がタイ
ムシートで入力した情報に基づいて自動計算される。即
ち、各従業員の業務時間に単価を掛けた時間、立て替え
費用及び外注費用を合計したものが当期請求可能金額と
して示される。実請求額入力を管理メニューで選択する
と、クライエントに月別に請求する額を入力する画面が
表示される。その一例を、図２７に示した。

【００４４】管理者は、当期請求可能金額、月別請求可
能金額及び従業員別の請求額を参考にして、各クライエ
ントへ請求する請求可能金額を入力する。このようにし
て入力された、クライエント別の請求額に基づいて、自
動的にクライエントに対する請求書が作成される。

【００４５】注意信号管理に関して、既に述べたよう
に、残業時間の限度、立て替え費用の限度、非チャージ
時間に限度値を設定する。この限度値が越えた場合に
は、警告が発せられる。従来は、管理者が見逃すことも
多かったものであるが、自動的に限度値を越えたことを
検知して、メール等で警告することができる。例えば、
残業時間が限度値（例えば、２時間に設定）を越えたと
きには、「Ａさんは、残業時間限度が３時間を超えまし
た」のメッセージが該当する従業員やその上司に送られ
てくる。立て替え費用が限度値を越えたときには、同様
に、例えば、「Ａさんの費用金額が限度額を１０万円超
えました」のメッセージが同様に送られる。その他のメ
ッセージの例を図２８に示した。警告は、定期的、例え
ば、週末毎や月末毎に行うこともできるし、従業員がタ
イムシートに所定時間数等を入力完了した時点で、警告
を行うこともできる。後者の方策は、限度値が越えたこ
とを、直ちに知らせることができる観点から、好ましい
方策といえる。注意を受ける場合の、画面の例を図２９
に示した。また、前記デジタル機器及びＰＢＸシステム
での受信が可能であることは言うまでもない。

【００４６】

【発明の効果】本発明の従業員の時間管理システムは、
日々の時間データに基づく従業員の時間管理の一元管理
を、初めて実現したものである。日々入力する時間デー
タに基づいて、従業員の給与計算をはじめ、請求書の発
行を可能とし、従業員評価のベースになる従業員ごとの
時間データ、売上高等を効率良くかつ正確に集積するこ
とができ、管理者が必要とする情報を用意に入手できる
ようになる。従来は、タイムカード等からデータを収集
していたが、本システムの採用により、無駄な手間を省
いて、迅速かつ正確に従業員の時間管理ができるという
効果が奏する。

【００４７】また、従来は、等閑になされていた超過残
業や費用の超過に対する警告関して、基準値を超えた残
業や費用に対して具体的に、迅速に警告、注意を発する
ことができ、企業の予算管理、従業員の健康管理に対し
ても速やかに対応できるものとなっている。また、従業
員の迅速な人員配置が可能になる、従業員の適切且つ迅
速な業務配分が可能になる等の効果を奏する。本システ
ムの利用により、経営者（企業）を含めた従業員全体の
時間管理意識の向上、徹底が可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】従業員メニューの一例を示す図である

【図２】暦を示す図である

【図３】タイムシートの一例を示す図である

【図４】クライエント一覧の一例を示す図である

【図５】従業員タイムレポートの一例を示す図である

【図６】従業員費用レポートの一例を示す図である

【図７】管理メニューの一例を示す図である

【図８】クライエントを登録する画面の一例を示す図で
ある

【図９】クライエントリストの一例を示す図である

【図１０】業務内容の登録画面の一例を示す図である

【図１１】業務内容一覧表示の一例を示す図である

【図１２】費用登録画面の一例を示す図である

【図１３】登録済み費用項目の一例を示す図である

【図１４】外注内容登録画面の一例を示す図である

【図１５】外注先表示の一例を示す図である

【図１６】従業員情報登録画面の一例を示す図である

【図１７】登録従業員一覧表示の一例を示す図である

【図１８】勤務情報登録の一例を示す図である

【図１９】注意信号管理の一例を示す図である

【図２０】インセンティブ額入力の一例を示す図である

【図２１】従業員全員分費用レポートの一例を示す図で
ある

【図２２】従業員個人別費用レポートの一例を示す図で
ある

【図２３】従業員全体の業務、勤務状況表示の一例を示
す図である

【図２４】従業員個人別業務、勤務状況表示の一例を示
す図である

【図２５】従業員タイムシート入力状況表示の一例を示
す図である

【図２６】クライエント毎チャージ可能金額一覧表示の
一例を示す図である

【図２７】月別請求額入力の一例を示す図である

【図２８】注意信号管理におけるメッセージの一例を示
す図である

【図２９】注意信号を受ける場合の画面の一例を示す図
である

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 フォラン ダニエル アメリカ合衆国ワシントン州シアトル ア ベニューイースト テンス 2033

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】従業員の時間データを総合的に管理するた
   めのコンピュータシステムであって、（１）従業員が毎
   日の業務内容、業務依頼先（クライエント）、従事時
   間、所要費用等を入力するタイムシート入力手段、
   （２）下記（５）で登録された全てのクライエントを表
   示し、従業員が自分の担当のクライエントを該表示され
   たクライエントのなかから選択するクライエント表示手
   段、（３）従業員が自分で入力したタイムシートを一覧
   表示する従業員タイムレポート表示手段、（４）従業員
   が自分で入力した所要費用を一覧表示する従業員費用レ
   ポート表示手段、（５）クライエントの登録、管理をす
   るクライエント登録管理手段、（６）業務内容の登録、
   管理をする業務内容登録管理手段、（７）費用項目の登
   録、管理をする費用登録管理手段、（８）外注費の登
   録、管理をする外注費登録管理手段、（９）従業員の登
   録、管理をする従業員登録管理手段、（１０）チャージ
   可能時間を表示し、請求書を作成する請求書作成手段、
   （１１）従業員の入力したタイムシートを一覧表示する
   管理者タイムレポート表示手段、（１２）従業員の入力
   した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート表示手
   段、（１３）従業員のタイムシート入力状況を一覧表示
   するタイムシート入力状況表示手段及び（１４）時間や
   費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を管理
   をする注意信号管理手段を備えたことを特徴とする従業
   員の時間管理システム。
2. 【請求項２】前記システムを利用する者が、従業員、管
   理者及びクライエントであることを特徴とする請求項１
   記載の従業員の時間管理システム。
3. 【請求項３】システムが、複数の企業、該企業のクライ
   エント及びシステムセンターがネットワークを構成する
   ことを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の従業員
   の時間管理システム。
4. 【請求項４】従業員、管理者が、それぞれが属する企業
   を介してシステムセンターにアクセスすることを特徴と
   する請求項３に記載の従業員の時間管理システム。
5. 【請求項５】システムを利用する者の機能によりアクセ
   ス可能なページを指定する手段、システムを利用する者
   の機能を識別する手段及びシステムを利用する者の機能
   に応じて該当するアクセス可能なページを提供するする
   手段を備えたことを特徴とする請求項１から請求項４の
   いずれかに記載の従業員の時間管理システム。
6. 【請求項６】前記従業員のアクセス可能なページが、従
   業員が毎日の業務内容・業務依頼先（クライエント）・
   従事時間・所要費用等を入力するタイムシート、登録さ
   れた全てのクライエントを表示し従業員が自分の担当の
   クライエントが表示されたクライエントのなかから選択
   するクライエント表示、従業員が自分で入力したタイム
   シートを一覧表示する従業員タイムレポート及び従業員
   が自分で入力した所要費用を一覧表示する従業員費用レ
   ポートのページであることを特徴とする請求項５に記載
   の従業員の時間管理システム。
7. 【請求項７】前記管理者のアクセス可能なページが、ク
   ライエントの登録・表示・管理をするクライエント、業
   務内容の登録・管理をする業務内容、費用項目の登録・
   管理をする費用、外注費の登録・管理をする外注費、従
   業員の登録・管理をする従業員、チャージ可能時間を表
   示し請求書を作成する請求書、従業員の入力したタイム
   シートを一覧表示する管理者タイムレポート、従業員の
   入力した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート、
   従業員のタイムシート入力状況を一覧表示するタイムシ
   ート入力状況及び時間や費用の限度とそれを超過した場
   合に注意信号発信管理のページから選択されることを特
   徴とする請求項５又は請求項６に記載の従業員の時間管
   理システム。
8. 【請求項８】前記クライエントのアクセス可能なページ
   が、該クライエントに係る費用を表示するクライエント
   用費用レポート、該クライエントに対する請求書を表示
   するクライエント用請求書、従業員の業務内容・従事時
   間・所要費用を表示するクライエント用タイムシート及
   び時間・費用の限度とそれを超過した場合の注意信号管
   理をするクライエント用注意信号管理のページから選択
   されることを特徴とする請求項５から請求項７のいずれ
   かに記載の従業員の時間管理システム。
9. 【請求項９】前記注意信号管理が、定期的に警告を行う
   手段及びタイムシート入力完了時に警告を行う手段を備
   えることを特徴とする請求項１から請求項８のいずれか
   に記載の従業員の時間管理システム。
10. 【請求項１０】従業員の時間データを総合的に管理する
    ためのコンピュータシステムであって、（１）従業員が
    毎日の業務内容、業務依頼先（クライエント）、従事時
    間、所要費用等を入力するタイムシート入力手段、
    （２）下記（５）で登録された全てのクライエントを表
    示し、従業員が自分の担当のクライエントを該表示され
    たクライエントのなかから選択するクライエント表示手
    段、（３）従業員が自分で入力したタイムシートを一覧
    表示する従業員タイムレポート表示手段、（４）従業員
    が自分で入力した所要費用を一覧表示する従業員費用レ
    ポート表示手段、（５）クライエントの登録、管理をす
    るクライエント登録管理手段、（６）業務内容の登録、
    管理をする業務内容登録管理手段、（７）費用項目の登
    録、管理をする費用登録管理手段、（８）外注費の登
    録、管理をする外注費登録管理手段、（９）従業員の登
    録、管理をする従業員登録管理手段、（１０）チャージ
    可能時間を表示し、請求書を作成する請求書作成手段、
    （１１）従業員の入力したタイムシートを一覧表示する
    管理者タイムレポート表示手段、（１２）従業員の入力
    した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート表示手
    段、（１３）従業員のタイムシート入力状況を一覧表示
    するタイムシート入力状況表示手段及び（１４）時間や
    費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を管理
    をする注意信号管理手段として機能させるためのプログ
    ラム。
11. 【請求項１１】システムを利用する者の機能によりアク
    セス可能なページを指定する手段、システムを利用する
    者の機能を識別する手段及びシステムを利用する者の機
    能に応じて該当するアクセス可能なページを提供するす
    る手段を備えたことを特徴とする請求項１０記載のプロ
    グラム。
12. 【請求項１２】従業員の時間データを総合的に管理する
    ためのコンピュータシステムであって、（１）従業員が
    毎日の業務内容、業務依頼先（クライエント）、従事時
    間、所要費用等を入力するタイムシート入力手段、
    （２）下記（５）で登録された全てのクライエントを表
    示し、従業員が自分の担当のクライエントを該表示され
    たクライエントのなかから選択するクライエント表示手
    段、（３）従業員が自分で入力したタイムシートを一覧
    表示する従業員タイムレポート表示手段、（４）従業員
    が自分で入力した所要費用を一覧表示する従業員費用レ
    ポート表示手段、（５）クライエントの登録、管理をす
    るクライエント登録管理手段、（６）業務内容の登録、
    管理をする業務内容登録管理手段、（７）費用項目の登
    録、管理をする費用登録管理手段、（８）外注費の登
    録、管理をする外注費登録管理手段、（９）従業員の登
    録、管理をする従業員登録管理手段、（１０）チャージ
    可能時間を表示し、請求書を作成する請求書作成手段、
    （１１）従業員の入力したタイムシートを一覧表示する
    管理者タイムレポート表示手段、（１２）従業員の入力
    した所要費用を一覧表示する管理者費用レポート表示手
    段、（１３）従業員のタイムシート入力状況を一覧表示
    するタイムシート入力状況表示手段及び（１４）時間や
    費用の限度とそれを超過した場合に注意信号発信を管理
    をする注意信号管理手段として機能させるためのプログ
    ラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
13. 【請求項１３】システムを利用する者の機能によりアク
    セス可能なページを指定する手段、システムを利用する
    者の機能を識別する手段及びシステムを利用する者の機
    能に応じて該当するアクセス可能なページを提供するす
    る手段を備えたことを特徴とする請求項１２記載のプロ
    グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒
    体。