JP2004246640A - 勤務シフト表自動作成システム - Google Patents

Abstract

【課題】募集するシフトに適した従業者を選択して自動的にシフト表を作成することができる勤務シフト表自動作成システムを提供する。
【解決手段】管理者が作成した次期シフトの予定をインターネット１２を介して従業者に公開する予定シフト公開手段２２と、該予定シフト公開手段２２により公開された前記次期シフトの予定中で、従業者の希望する希望シフトを当該従業者からインターネット１２を介して受信して集計する希望シフト集計手段２３と、該集計された希望シフト中から、前記管理者等により予め設定されている選択条件に合致した希望シフトを選択する希望シフト選択手段２４と、該希望シフト選択手段２４により選択された希望シフトに基づき、シフト表を作成するシフト表作成手段２５とを有する。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、アルバイトやパートタイマー等の従業者の勤務シフト表を自動的に作成することができるシステム、特に、そのシフトの持ち場等に適した従業者を自動的に割り当てることができるシステムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来から多数のアルバイト等を雇用するレストラン等においては、多数のアルバイトの内の誰が何時、どの持ち場（例えば、洗い場、ホール）で働くか予め決めて置く必要があった。このため、管理者は、各アルバイトに連絡を取るなどして、シフト表を手作業で作成するのが現状であった。
【０００３】
ところが、この作業は多数のアルバイトの希望勤務時刻等がそれぞれ異なり、多大な労力を要しているため、この労力を軽減する支援システムが提案されている（特許文献１参照）。
【０００４】
これによれば、従業者がインターネットを介して行う勤務希望日時の指定に基づき、従業者毎の勤務希望日時が登録される。そして、この各従業者の勤務希望日時の登録状況は管理者に通知され、管理者により確認を可能とする。そして、従業者毎の勤務希望日時の指定状況に基づいて前記管理者によりなされる勤務割り当てに関する任意の通知事項とその通知事項の通知対象とする従業者とを示したメール送信要求が前記管理者からなされたならば、このメール送信要求に示された通知事項を示した電子メールが作成されて、この電子メールが前記メール送信要求に示された従業者に宛てて前記インターネットを介して送信される。従って、従業者からの勤務希望時間の管理者に対する申告と、管理者による勤務割り当てに関する通知事項の従業者に対する通知がいずれもインターネットを介して行われることとなる。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２ー０４１７３８号公報。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来のシステムにあっては、シフト表を自動的に作成するものではない。しかも、従業者の勤務希望日時以外にも、従業者の能力や時給などを考慮して従業者を選択しないと、所望のシフト表は作成できないものであり、勤務希望日時のみを考慮してシフト表を作成すると、業務に支障を来すような場合が考えられる。
【０００７】
そこで、この発明は、上記の点に鑑みてなされたものであり、募集するシフトに適した従業者を選択して自動的にシフト表を作成することができる勤務シフト表自動作成システムを提供することを課題としている。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
かかる課題を達成するために、請求項１に記載の発明は、管理者が作成した次期シフトの予定を通信手段を介して従業者に公開する予定シフト公開手段と、該予定シフト公開手段により公開された前記次期シフトの予定中で、従業者の希望する希望シフトを当該従業者から通信手段を介して受信して集計する希望シフト集計手段と、該集計された希望シフト中から、前記管理者等により予め設定されている選択条件に合致した希望シフトを選択する希望シフト選択手段と、該希望シフト選択手段により選択された希望シフトに基づき、シフト表を作成するシフト表作成手段とを有する勤務シフト表自動作成システムとしたことを特徴とする。
【０００９】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の構成に加え、前記希望シフト選択手段により希望シフトが選択されたか否かを通信手段を介して当該希望シフトの従業者に通知する選択可否通知手段とを有することを特徴とする。
【００１０】
請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の構成に加え、前記希望シフト選択手段により選択された希望シフトに基づき、前記シフト表作成手段によりシフト表が作成された状態で、シフトに空きが発生している場合に、当該空シフトに入る最適な従業者を選んで、通信手段を介して当該従業者に当該空シフトに入るように催促するメールを送る空シフト埋め手段を有することを特徴とする。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項３に記載の構成に加え、前記空シフト埋め手段による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合に、この状態を管理者に知らせる緊急連絡手段を有することを特徴とする。
【００１２】
請求項５に記載の発明は、請求項３に記載の構成に加え、前記空シフト埋め手段による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合に、通信手段を介して全ての従業者に当該空シフトに入るように催促するメールを送る緊急空シフト埋め手段を有することを特徴とする。
【００１３】
請求項６に記載の発明は、請求項１乃至５の何れか一つに記載の構成に加え、前記シフト表完成後、欠員が発生した場合には、前記管理者に通知する欠員通知手段を有することを特徴とする。
【００１４】
請求項７に記載の発明は、請求項１乃至６の何れか一つに記載の構成に加え、前記選択条件の中の一つは、シフトに掛かる費用であり、希望シフトを送信している従業者に掛かる費用が、任意のシフト期間において所望の金額を越えないように希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたことを特徴とする。
【００１５】
請求項８に記載の発明は、請求項１乃至７の何れか一つに記載の構成に加え、前記選択条件の中の一つは、従業者の能力であり、各シフトに求められている能力を満足する従業者の希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたことを特徴とする。
【００１６】
請求項９に記載の発明は、請求項１乃至８の何れか一つに記載の構成に加え、前記選択条件の中の一つは、予め定められている規則であり、各シフトにおいて、当該規則を満足する従業者の希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたことを特徴とする。
【００１７】
請求項１０に記載の発明は、請求項１乃至９の何れか一つに記載の構成に加え、前記選択条件を充足する場合には、前記次期シフトの予定の募集時間帯を、複数の従業者で分散してその時間帯を埋めることができるようにしたことを特徴とする。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の形態について説明する。
【００１９】
図１乃至図２３には、この発明の実施の形態を示す。
【００２０】
まず構成を説明すると、図１中符号１１は、この実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムで、「通信手段」としてのインターネット１２に接続されており、そのシステム１１には、管理者側端末１３や多数の従業者側端末１４がインターネット１２を介してアクセスできると共に、勤務シフト表自動作成システム１１から管理者側端末１３や従業者側端末１４にアクセスできるように構成されている。なお、「通信手段」は、インターネット１２に限らず、移動通信網や、ゲートウェイサーバを用いることもできる。
【００２１】
その管理者側端末１３は、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）へのアクセス機能を備えたパーソナルコンピュータなどのインターネット端末であり、予め登録された管理者である店長が用いることにより、勤務シフト表自動作成システム１１にアクセスできるように設定されている。
【００２２】
また、従業者側端末１４は、ＷＷＷへのアクセス機能を備えた携帯電話機やパーソナルコンピュータなどのインターネット端末であり、予め登録された従業者であるアルバイトが用いることにより、勤務シフト表自動作成システム１１にアクセスできるように設定されている。
【００２３】
そして、その勤務シフト表自動作成システム１１は、ウェブサーバ１７、メールサーバ１８及びデータベース１９等から構成され、ウェブサーバ１７とメールサーバ１８が互いに接続されると共に、それぞれがインターネット１２に接続されている。このウェブサーバ１７とメールサーバ１８とは、データベース１９を共有している。
【００２４】
そのウェブサーバ１７は、ＷＷＷサーバを基本構成とし、ソフトウェア処理により、実現される予定シフト公開手段２２、希望シフト集計手段２３、希望シフト選択手段２４、シフト表作成手段２５、選択可否通知手段２６，空シフト埋め手段２７，緊急連絡手段２８、緊急空シフト埋め手段２９、欠員通知手段３０を備えており、シフト表を自動的に作成するように構成されている。
【００２５】
ここで、予定シフト公開手段２２では、店長により作成されて、管理者側端末１３からインターネット１２を介して送られてきた次期シフトの予定を、再度、インターネット１２を介して従業者側端末１４に公開するように構成されている。
【００２６】
また、希望シフト集計手段２３では、その予定シフト公開手段２２により公開された次期シフトの予定中で、アルバイトの希望する希望シフトを従業者側端末１４からインターネット１２を介して受信して集計する。
【００２７】
希望シフト選択手段２４では、希望シフト集計手段２３で集計された希望シフト中から、店長等により予め設定されている選択条件に合致した希望シフトを選択するように構成されている。
【００２８】
前記選択条件の中の一つは、シフトに掛かる費用であり、希望シフトを送信しているアルバイトに掛かる費用が、任意のシフト期間において所望の金額を越えないように希望シフトを前記希望シフト選択手段２４で選択するようにしている。
【００２９】
と同時に、前記選択条件の中の一つは、アルバイトの能力であり、各シフトに求められている能力を満足するアルバイトの希望シフトを前記希望シフト選択手段２４で選択するようにしている。
【００３０】
また、前記選択条件を充足する場合には、前記次期シフトの予定の募集時間帯を、複数のアルバイトで分散してその時間帯を埋めることができるようにしている。
【００３１】
そして、シフト表作成手段２５では、その希望シフト選択手段２４により選択された希望シフトに基づき、シフト表を作成するように構成されている。このシフト表をインターネット１２を介して管理者側端末１３で見ることができるようになっている。
【００３２】
また、選択可否通知手段２６では、希望シフト選択手段２４により希望シフトが選択されたか否かをインターネット１２を介して当該希望シフトの従業者側端末１４に通知するように構成されている。
【００３３】
一方、空シフト埋め手段２７では、前記希望シフト選択手段２４により選択された希望シフトに基づき、前記シフト表作成手段２５によりシフト表が作成された状態で、シフトに空きが発生している場合に、当該空シフトに入る最適なアルバイトを選んで、インターネット１２を介して当該アルバイトの従業者側端末１４に当該空シフトに入るように催促するメールを送るように構成されている。
【００３４】
緊急連絡手段２８では、前記空シフト埋め手段２７による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合に、この状態をインターネット１２を介して管理者側端末１３に知らせるように構成されている。
【００３５】
緊急空シフト埋め手段２９では、前記空シフト埋め手段２７による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合に、インターネット１２を介して全ての従業者側端末１４に当該空シフトに入るように催促する。
【００３６】
欠員通知手段３０では、前記シフト表完成後、欠員が発生した場合には、前記管理者側端末１３に通知するように構成されている。
【００３７】
上記各手段２２…の機能を奏するように、このシステム１１には、図２に示すように、従業者情報管理部３３、個人・給与・勤怠管理部３４、給与集計部３５、シフト管理部３６、スケジューラ３７及び各種テーブルが設けられている。
【００３８】
従業者情報管理部３３は、例えばハードディスク装置などを用いてなり、個人情報記憶部４０、評価情報記憶部４１、給与交通費情報記憶部４２を有し、登録されたアルバイトのそれぞれについてデータユニットが設定されている。
【００３９】
詳しくは、その個人情報記憶部４０には、各アルバイトに関する氏名、住所、性別、年齢、メールアドレス、ＩＤ番号、パスワードなどの個人情報が記憶されている。
【００４０】
また、評価情報記憶部４１には、アルバイトの評価（能力）が記憶されている。この評価は、自動的に入力されるものと、店長が手動により入力するものがある。自動的に入力されるものとしては、例えば、どの持ち場で何時間働いたとか、遅刻、無断欠勤、直前でキャンセルした回数は何度あるか等が評価として自動的に入力されて記憶されるようになっている。また、店長が手動により入力するものとしては、例えば、熟練の度合い、接客態度、仕事に対する意欲等が評価として入力されて記憶されるようになっている。これら評価情報は随時書き換えられるように構成されている。
【００４１】
給与交通費情報記憶部４２には、各アルバイトに関する給与（時給等）の額、交通費の額等が記憶され、これらの情報も随時書き換えられるように構成されている。
【００４２】
個人・給与・勤怠管理部３４は、個人情報操作部４５、勤怠情報入力部４６、給与集計入力部４７、昇給部４８、新規追加部４９を有している。
【００４３】
個人情報操作部４５は、勤怠情報や給与集計情報等に応じて、前記従業者情報管理部３３の各記憶データを書き換えることができるように構成されている。
【００４４】
勤怠情報入力部４６は、店長がタイムカードのデータ（勤怠情報）を手作業により勤怠情報のテーブルへ入力することができるように構成されている。なお、パーソナルコンピュータと連動できるタイムレコーダを用いることにより、このタイムレコーダから自動的にアルバイトの勤怠情報を入力することができる。この情報に基づいて前記従業者情報管理部３３の評価情報記憶データが書き換えられるように構成されている。
【００４５】
給与集計入力部４７は、前記給与集計部３５へ給与データを入力することにより、このデータに基づいて、給与集計部３５で給与計算が行われるように構成されている。
【００４６】
昇給部４８は、アルバイトの昇給データを昇給ログのテーブルへ入力することができ、又、新規追加部４９は、新しいアルバイトが加入した場合に、前記従業者情報管理部３３の各記憶部４０…に新規のデータを入力するように構成されている。
【００４７】
給与集計部３５は、勤怠情報、昇給ログ、給与交通費設定等の各テーブルからの情報に基づいて各アルバイトの給与の集計を行うように構成されている。そして、前記従業者情報管理部３３の給与交通費情報記憶部４２のデータが書き換えられるように構成されている。
【００４８】
前記シフト管理部３６は、現在稼働しているシフトを操作する稼働シフト部５２と、次期シフトを操作する次期シフト部５３とを有している。
【００４９】
そして、前記スケジューラ３７は、各種条件に基づいて次期シフトのシフト表を作成し、作成したデータをシフト情報のテーブルに出力するように構成されている。このスケジューラ３７の具体的な機能は以下の作用の記載の欄で説明する。
【００５０】
一方、メールサーバ１８は、ＳＭＴＰサーバを基本構成とし、さらにソフトウェア処理により実現されるメール送信手段を備えており、ウェブサーバ１７の指示により電子メールを管理者側端末１３及び従業者側端末１４に送信するように構成されている。
【００５１】
次に、この勤務シフト表自動作成システム１１の作用について説明する。
【００５２】
店長が勤務シフト表自動作成システム１１の提供するサービスを利用したい場合には、管理者側端末１３からＷＷＷによりウェブサーバ１７が提供する店長用のページにアクセスする。
【００５３】
図３に示すように、ログインすると、始めての場合には、ステップＳ１で、ガイドツアー設定ページが表示されて、店長は、所定の事項を設定する。また、２回目以降の場合には、店長は、ページに設定されているＩＤの入力ボックス及びパスワードの入力ボックスにそれぞれ自己のＩＤ及びパスワードを入力した上で、ログインボタンを押す。すると、管理者側端末１３からウェブサーバ１７の各入力ボックスにそれぞれ入力されたＩＤ及びパスワードが転送される。
【００５４】
ウェブサーバ１７では、そのＩＤとパスワードとの対が設定された店長をデータベース１９から検索して判定し、予め登録されている場合には、図３中、ステップＳ２で、図７に示すようなメインメニューページが管理者側端末１３へと転送される。
【００５５】
このメインメニューページでは、「１．基本設定」、「２．アルバイト管理」、「３．給与管理」、「４．シフト管理」、「５．コミュニケーション」の各操作、及び「６．終了」の操作が行われるようになっている。
【００５６】
「１．基本設定」
その「１．基本設定」では、基本的な情報の設定をここで行う。インストール直後は、まずここで基本設定を行うように店長に指示する。「シフト管理」、「アルバイト管理」、「給与管理」の各機能は、ここで設定された情報に基づいて機能する。バグや誤動作を避けるため、デフォルトの設定を用意しておく。
【００５７】
また、「基本設定」の情報は、全ての設定項目に関して、システム運用中のいかなる状況においても、変更可能とする。つまり、いつ変更しても正常に動作するように構成されている。
【００５８】
ここでの設定項目は、大きく分けて、▲１▼．基本の設定、▲２▼．持ち場の設定、▲３▼．アルバイト評価項目の設定、▲４▼．給与算出の設定の４つになる。
【００５９】
基本の設定の設定項目は、システム１１から店長への連絡先（メールアドレスとＦＡＸを各一個所ずつ設定可）、店舗の営業時間（曜日毎、祝日、特別営業日の設定）、労働基準法に基づく就業ルールの適応（年齢、労働時間）となっている。
【００６０】
システム１１から店長への連絡先は、システム１１から店長へ連絡をする際に、連絡先としてメールアドレスとＦＡＸ送信先の電話番号を設定しておく。デフォルトではヌル（ＮＵＬＬ）が入っており、ＮＵＬＬの場合は、連絡は無視される。また、ＦＡＸはウェブサーバ１７側にモデムを含めた環境がない場合は、機能しない。
【００６１】
また、店舗の営業時間を設定しておく。日曜日から土曜日まで７つの曜日と祝日をあわせた８つの営業時間を設定する。また、特別営業日の営業時間を設定できる。「特別営業日の追加」により、「特別営業日名」と「特別営業日の営業時間」を設定する。例えば、「特別営業日名」を「大晦日」、営業時間を「ＡＭ１０：００〜ＡＭ１：００」という形式で設定する。特別営業日は１２８まで設定でき、内容の変更や削除も可能とする。
【００６２】
さらに、予め定められた規則としての労働基準法に基づく就業ルールの適応は、スケジューラ３７によりシフトを作成する際、シフトを希望しているアルバイトの選択基準として、労働基準法に基づいたアルバイトの年齢制限や労働時間の超過を考慮するか否かを設定する。なお、予め定められた規則としては、労働基準法に限らず、他の規則、例えば就業規則等でも良い。設定形式はチェックボックスにて行う。アルバイトに自分の登録内容の変更を許可するか否かのチェックボックスも含む。
【００６３】
持ち場の設定は、例えば、レストランであればキッチンとホールのように、アルバイトの持ち場を設定する。持ち場は最大８個所まで設定できる。設定項目は、テキスト形式の「持ち場の名称」のみ、新規持ち場の追加、名称変更、削除を行える。
【００６４】
アルバイト評価項目作成は、総勤務時間、勤務日数、遅刻時間、遅刻回数、欠勤時間、欠勤回数、勤務希望時間（シフトに入力した合計時間で、勤務が実現しなかった時間も含む）以外のアルバイトの評価項目を設定する。評価段階は８段階の設定となる。ここでは、新たな評価項目の追加、評価項目名の変更、削除を行える。
【００６５】
給与算出設定は、アルバイトの給与を算出する際のロジックをここで設定する。この機能は、将来的に拡張することを見越して、特に拡張性のある柔軟な実装にする。
【００６６】
時給の設定は、総勤務時間、勤務日数、遅刻時間、遅刻回数、欠勤時間、欠勤回数、勤務希望時間（以上に関しては累積・単月のどちらでも判断できる）、独自評価項目に対して時給が設定されている。
【００６７】
交通費の設定は、総勤務時間、勤務日数、遅刻時間、遅刻回数、欠勤時間、欠勤回数、勤務希望時間（以上に関しては累積・単月のどちらでも判断できる）、独自評価項目に対して交通費の限度額が設定されている。
【００６８】
減給の設定は、単月の遅刻時間、遅刻回数、欠勤時間、欠勤回数に対して減給が設定されている。
【００６９】
「２．アルバイト管理」
「２．アルバイト管理」は、アルバイトに関する情報、設定を変更する場合に操作される。
【００７０】
この「アルバイト管理」を選択すると、「基本の設定」、「シフトの設定」、「アルバイト評価の設定」、「給与算出の設定」の項目が表示され、これらを選択することで変更することができる。
【００７１】
その「給与算出の設定」を選択すると、図８に示すページが表示され、アルバイトの給与設定を変更する場合には「給与設定」の欄を選択して設定・変更する。また、給与特別手当の設定を変更する場合には「特別手当」の欄を選択して設定・変更する。さらに、アルバイトの交通費の設定を変更する場合には「交通費」の欄を選択して設定・変更する。さらにまた、締め日と支払日の設定を変更する場合には「締め日と支払日」の欄を選択して設定・変更する。
【００７２】
また、その「アルバイト評価の設定」を選択すると、図９に示すページが表示され、ここでは、「ヒヨコ度」、「スマイル度」、「ジャイアンツ愛」のアルバイトの評価項目を設定することができる。
【００７３】
「３．給与管理」
アルバイトの給与を自動算出して表示する。基本的には閲覧するだけの機能である。以下の項目が表示される。例えば、期間指定によるアルバイト給与一覧や特定のアルバイトの給与内訳である。
【００７４】
「４．シフト管理」
「４．シフト管理」は、シフトの管理、シフトの設定、シフトの変更をする場合に選択される。
【００７５】
このシフト管理は、最も中核となる機能である。本システム１１では、シフトを組む一定の期間をシフトタームという単位で扱う。店長はシフトタームを作成して、日にちと持ち場毎にシフト予定を入力して行く。シフトの時間単位は５分とする。
【００７６】
そのシフト予定をアルバイトに公開すると、アルバイトはオンラインで確認しながら、自分の入りたいシフトを入れて行く。公開後の店長によるシフト予定の変更は、追加か削除のみとする。
【００７７】
同時に店長は、アルバイトのシフト入力状況を確認することができる。ここで、シフトを作成するには、シフトウィザードを利用するか、手入力でシフトを組む。その際、店長は、「一時締め切り」ボタンをクリックして、アルバイトからのシフト入力が行われないようにしておくことを推奨する。
【００７８】
シフトウィザードを利用する場合、シフトを作成した結果、空シフトがある場合は、ダイアログが表示され、空シフトに当てはまる最適なアルバイトを何人か選んで、自動的にシフト入力を催促するメールを送信するか否かを問い合わせる。
【００７９】
手入力の場合は、アルバイトの入力したシフトを選択すると、そのシフトバーの色が変化して、採用モードになる。もう一回クリックすると、元の色に戻り、不採用モードになる。勿論、シフトウィザードを利用した後に、手入力で調整することもできる。
【００８０】
いずれの場合も、シフトが出来上がったら、「シフト決定」ボタンをクリックすることで、シフトを決定して、シフトを入れているアルバイトに対して、シフト採用・不採用の通知がメールで送信される。
【００８１】
シフト決定後も、アルバイトがシフトを削除したら、店長へ連絡が行く。設定次第では、同時に、プログラムの方で、その空シフトの候補となるアルバイト全てか、最適なアルバイトを選択して、そのアルバイトに対してシフト入力の通知がメールで行く。
【００８２】
「５．コミュニケーション」
「５．コミュニケーション」は、アルバイトと連絡を取る場合に選択される。
【００８３】
「６．終了」
「６．終了」は、システムのプログラムを終了する場合に選択される。
【００８４】
ここで、上記次期シフトのシフト表を作成する場合について、フローチャート等に基づいてより詳細に説明する。
【００８５】
まず、その「シフト管理」の「シフトの設定」を選択すると、図１０に示す基本画面が表示される。
【００８６】
そして、図４中、ステップＳ１０で、店長が管理者側端末１３から勤務シフト表自動作成システム１１にアクセスして、次期シフトの予定を作成する。これは、図１０に示す基本画面から「次期シフト」を選択し、図１０に示すワーキングエリア内の図１１に示すシフトバーを用いて、持場、時間帯、条件を指定する。横軸に時間帯を示す。
【００８７】
持場の指定は、例えば洗い場、ホール等を指定する。時間帯の指定は、マウスドラッグで開始時間と終了時間を指定する。
【００８８】
条件の指定は、図１１に示す「条件」の欄をクリックすると、図１２に示すページが表示される。このページの任意のチェック欄をチェック等することで所望のアルバイトを指定する。ここで、指名を選択し、アルバイトを特定した場合には、そのアルバイトのみが入れるように構成されている。詳細は後述するが、この指名空シフトが追加されると同時に対象アルバイトに催促メールが届くこととなる。
【００８９】
このように次期シフトの予定を作成することで、例えば、この時間帯は忙しいから慣れた人を入れたいとか、コスト目標がある場合には、各アルバイトの時給を計算して、そのシフト時間帯で、一定の人件費を越えないようにしたいとか、各種の要求を満足することができる。
【００９０】
次期シフトの予定が作成されると、ステップＳ１１で、この予定が保存され、図１３に示すような次期シフト予定表が予定シフト公開手段２２によりウェブ上でアルバイトに公開されると共に、インターネット１２を介して各従業者端末１４にメールで送信される。
【００９１】
アルバイトは、その次期シフト予定表の中で、自分が入りたいシフトがあれば、そのシフトを選択する。
【００９２】
選択方法は、ＨＴＭＬであれば、チェックボックスにチェックして「ＯＫ」ボタンを押す。ＦＬＡＳＨであれば、グラフィカルなインターフェースで、シフトのバーをクリックして色を変えて「ＯＫ」ボタンを押す。
【００９３】
過去に選択したシフトを取り消す場合は、ＨＴＭＬであればチェックボックスのチェックを外して「ＯＫ」ボタンを押す。ＦＬＡＳＨであれば、シフトのバーをクリックして色を元に戻して「ＯＫ」ボタンを押す。
【００９４】
ここで重要な点は、表示するシフトが、現在閲覧しているアルバイトを対象としているかどうかをサーバ側で判断して表示するところである。例えば、店長の基本設定で、労働基準法に基づいたルールの適応をチェックしている場合、現在閲覧しているアルバイトが１８歳未満であれば深夜営業のシフトは表示されないようにする。
【００９５】
これら希望シフトが希望シフト集計手段２３によりステップＳ１２で集計される。この集計中に、ステップＳ１３で、次期シフトの予定が変更された場合には、ステップＳ１１に戻る。店長は、図１４に示すページの「希望状況」の欄をクリックすることで、誰がどの持場のどの時間帯を希望しているかをチェックすることができる。但し、そのワーキングエリア内の編集は一切不可能である。
【００９６】
予定が変更されない場合には、ステップＳ１４に進み、「一次締切」か否か判断され、未だ、一次締切でない場合（「ＮＯ」の場合）には、ステップＳ１２に戻り、一次締切となった場合（「ＹＥＳ」の場合）には、募集が一次締め切られる。
【００９７】
この一次締め切りまでは各アルバイトは自由に応募ができ、「一次締切」の時点で、スケジューラ３７が作動して募集が終了すると共に、自動的に仮シフト表が作成される（図１５参照）。この一時締切は、店長が手動で決定することもできる。
【００９８】
この仮シフト表の作成は、希望シフト選択手段２４を有するスケジューラ３７により、次期シフト予定に最適なアルバイトが選択される。このスケジューラ３７によるアルバイトの選択は、応募の先着順ではなく、以下の各要件を満たした者が選択される。
【００９９】
すなわち、ステップＳ１５では、コストによるアルバイトの選択が行われる。これは、予め保存されている各アルバイトに時給から次期シフトで掛かるコストが計算され、そのコストが、次期シフトの予定作成時に設定された条件のコストを越えないようにアルバイトの選択が行われる。このコストの計算は、任意の時間、例えば日単位、週単位或いは月単位等に基づいて設定することができる。
【０１００】
次に、ステップＳ１６では、次期シフトの時間帯を埋めるように勤務時間によるアルバイトの選択が行われる。すなわち、次期シフトの時間帯を通して働けるアルバイトがいればよいが、そうでないときでも、複数のアルバイトでその期間帯を埋めるようにすることができる。具体的には、全ての希望シフトの希望勤務時間を判断し、これに基づき次期シフトの時間帯を一人で通して、又は、複数人で分割して埋めるようにする。例えば、図１６に示すように、店長が１０：００から１６：００の時間帯を希望していた場合に、この時間帯を通してでなく、Ａさんに１０：００から１４：００まで、Ｂさんに１４：００から１６：００まで働いてもらうようにシフトを自動的に組むことができる。但し、勤務時間があまり短いのも効率が悪いので、例えば２時間以上は働ける人に限定しておく。
【０１０１】
これによれば、募集側（店長側）にとっては、より空シフトの発生を防止でき、応募側（アルバイト側）にとっては、次期シフトの時間帯を通して働けない場合でも、希望する時間だけ働くことができる。
【０１０２】
ステップＳ１７では、その持ち場等における能力によりアルバイトの選択が行われる。すなわち、各次期シフトにおいて予め要求されている能力を、当該次期シフトに応募して来たアルバイトが備えているか否かが判断され、その要求されている能力の満足度に応じて優先順位が付けられる。
【０１０３】
ステップＳ１８では、シフト表作成手段２５により、上記で選択されたアルバイトで次期シフトを埋めて行くことにより、シフト表を作成する。この場合には、上記各要件に優先順位を付けておくこともできる。例えば、コストを極力安くすることを優先し、能力は一定値以上であればよいとか、又、その逆に、能力を極力高くすることを優先し、コストは所定値を越えなければ良いとか。この優先順位に基づいてアルバイトが選択されて次期シフトが埋められることとなる。
【０１０４】
これで、仮シフト表が完成することとなる（ステップＳ１９）。そして、図５に示すステップＳ２０で、選択可否通知手段２６により、希望シフト選択手段２４により希望シフトが選択されたか否かをインターネット１２を介して電子メールにて当該希望シフトのアルバイトに通知される。
【０１０５】
そして、ステップＳ２１に進み、空シフトがあるか否か判断され、「無し」の場合には、ステップＳ２２でシフトが完成する。
【０１０６】
「有り」の場合には、この時点で、未だ空きが発生している場合であり、図１５に示すシフトバーＡのように空シフトが表示される。そして、ステップＳ２３に進み、スケジューラ３７の空シフト埋め手段２７により、空シフトの募集条件を満足した、空シフトに入る最適なアルバイトを数名選んで、メールでシフトに入ることを催促する。
【０１０７】
そして、かかるアルバイトが希望シフトを入力することにより、空きが埋まり、仮シフト表が完成する（ステップＳ２４）。次いで、ステップＳ２５で「二次締切」か否か判断され、二次締切でない場合（「ＮＯ」の場合）に、欠員が発生したときには、ステップＳ２３に戻る。例えば、図１７に示すシフトバーＢのようにフロアの持ち場に欠員が生じた場合に、ステップＳ２３に戻る。
【０１０８】
二次締切となった場合（「ＹＥＳ」の場合）には、ステップＳ２６に進み、空シフトがあるか否か判断され、「無し」の場合には、ステップＳ２２に進みシフト表が完成する。
【０１０９】
「有り」の場合には、未だ空きが埋まっていない状態であるため、緊急連絡手段２８により、ステップＳ２８で店長に緊急メールが送信され、空いているシフトを認識することができる。これにより、店長はその空いているシフトを埋めるべく手段を講じることができる。例えば、店長が電話等で各アルバイトに空シフトに入ることを要求することができる。これと共に、ステップＳ２９で、緊急空シフト埋め手段２９により、スケジューラ３７からメールサーバ１８を介して、全てのアルバイトにメールでシフトに入ることを催促する。
【０１１０】
そして、アルバイトが、希望シフトを入力すると、ステップＳ３０で希望シフトが集計された後、ステップＳ３１で欠員が発生したか否か判断され、「有り」の場合には、欠員通知手段３０により、ステップＳ２８に戻り、「無し」の場合には、ステップＳ３２に進み、シフト表が完成し、その後更に、ステップＳ３３では欠員が発生したか否か判断され、「有り」の場合には、欠員通知手段３０により、ステップＳ２８に戻り、「無し」の場合には、ステップＳ３４に進み、アルバイトにメールで通知した後、シフト表作成を終了する。
【０１１１】
ここで、一次締切までに、店長が空シフトを追加すると、図１８中ステップＳ４０で、指名条件か否か判断され、「ＮＯ」であれば、ステップＳ４１で、一般空シフトとされ、「ＹＥＳ」であれば、ステップＳ４２で、重複がチェックされる。
【０１１２】
ステップＳ４１で、一般空シフトとされた場合には、アルバイトは、ステップＳ４３で、条件に合うか否か判断され、「ＹＥＳ」の場合には、その一般空シフトを参照することができる。この一般空シフトは、スケジューラ３７により前述と同様に、従業員からの希望シフトの中から所望のものが選択される。
【０１１３】
また、そのステップＳ４１の一般空シフトが条件を指名に変更された場合には、ステップＳ４２で、重複をチェックし、シフト間で対象アルバイトの時間帯が重ならないようにする。なお、そのステップＳ４１の一般空シフトを削除することも可能である。
【０１１４】
その後、ステップＳ４３で、本人に電子メールを送信して通知し、ステップＳ４４で、指名空シフトが作成され、持場と時間帯が変更された場合には、ステップＳ４２に戻り、店長が削除した場合には、ステップＳ４５で本人に電子メールで通知される。
【０１１５】
ステップＳ４６で、アルバイトが本人か否か判断され、本人であれば、ステップＳ４４の指名空シフトを参照できる。そして、ステップＳ４７で、そのアルバイトがシフトに入るのが「ＯＫ」か否か判断され、「ＮＯ」であれば、ステップＳ４８で、店長にその旨の電子メールが送信され、ステップＳ４９でデッドシフトとして、ＰＨＰ又はＦＬＡＳＨから削除される。
【０１１６】
ステップＳ４７で、本人の応答が「ＹＥＳ」であれば、ステップＳ５０で、シフトが決定する。この状態で、店長がこのシフトを削除するとステップＳ４５で本人にその旨の電子メールが通知されると共に、アルバイトが決定シフトを削除すると、ステップＳ４９のデッドシフトとされる。
【０１１７】
一方、二次締切までに、店長が空シフトを追加すると、図１９中ステップＳ６０で、指名条件か否か判断され、「ＹＥＳ」であれば、前述の図１８のステップＳ４２以下へと進み、「ＮＯ」であれば、ステップＳ６１に進み、条件に合い、重複がない全ての従業員にメールで通知される。
【０１１８】
また、図５のステップＳ２３で、スケジューラ３７により、自動的に指名空シフトが作成された場合には、ステップＳ６２で、場所又は時間の変更があったか否か判断され、「ＹＥＳ」の場合には、ステップＳ６３で、重複がチェックされ、重複がない場合には、ステップＳ６４で、本人にメールで通知される。
【０１１９】
ステップＳ６５で、アルバイトが本人か否か判断され、本人であれば、ステップＳ２３の指名空シフトを参照できる。そして、ステップＳ６６で、「ＯＫ」か否か判断され、「ＮＯ」であれば、前記ステップＳ６１に進み、ステップＳ６７で、一般空シフトとされ、ステップＳ６８で、従業員の条件が合えば、この一般空シフトの参照が許可される。そして、ステップＳ６１で、メールで通知を受けた従業員がステップＳ６９で、希望シフトを入れることにより、所望の希望シフトがスケジューラ３７により自動的に選択される。
【０１２０】
ステップＳ６６で、本人の応答が「ＹＥＳ」であれば、ステップＳ７０で、シフトが決定する。この状態で、店長がこのシフトを削除するとステップＳ７１で本人にその旨の電子メールが通知されると共に、アルバイトが決定シフトを削除すると、ステップＳ７０の決定シフトの後、作業員が削除すると、ステップＳ７２で削除した作業員以外で、条件に合い、重複がない全てのアルバイトにメールで通知され、ステップＳ６７で一般空シフトとされる。
【０１２１】
ところで、次期シフトや稼働しているシフトと同じ要領で空シフトを追加・削除する場合には、図２０に示すようなシフトテンプレートを使用する。図２０中、「テンプレートと設定」をクリックすると共に、「シフト」をクリックすると、シフトテンプレートページが表示され、このページのテンプレート欄のテンプレートａを選択すると、このテンプレートａの２本のシフトバーがワーキングエリア内に表示される。
【０１２２】
また、次期シフトや稼働しているシフトと同じ要領で条件を追加・削除する場合には、図２１に示すような条件テンプレートを使用する。図２１中、「テンプレートと設定」をクリックすると共に、「条件」をクリックすると、条件テンプレートページが表示され、テンプレート欄の任意のテンプレートを選択すると、当該テンプレートの設定されている条件が表示される。
【０１２３】
さらに、次期シフトや稼働しているシフトと同じ要領で条件を追加・削除する場合には、図２２に示すようなスケジューラ用テンプレートを使用する。図２２中、「テンプレートと設定」をクリックすると共に、「スケジューラ」をクリックすると、スケジューラテンプレートページが表示され、例えば、ここでは、次期シフト期間の人件費を○○○円までにするを使用する。
【０１２４】
このようにテンプレート一覧を開き、その中から選択したテンプレートをシフト表にドラッグアンドドロップすることで、容易にシフト表を作成することができる。
【０１２５】
シフト一覧表示ウインドウを選択すると、図２３に示すようなページが表示される。ワーキングエリア内に稼働しているシフト期間の全日数分のシフトバーが表示される。ここでは、一切のシフトバーの編集は行えない。
【０１２６】
ところで、ここでは、アルバイトの評価をデータとして保存しておくことにより、店長が変わったとしても、このシステムを使用することで、適切な次期シフトを組むことができる。
【０１２７】
なお、上記実施の形態では、管理者側端末１３は、ウェブサーバ１７およびメールサーバ１８とは別体とし、管理者側端末１３からウェブサーバ１７へはインターネット１２を介してアクセスすることとしているが、管理者側端末１３にウェブサーバ１７やメールサーバ１８の機能を持たせるようにしても良い。
【０１２８】
【発明の効果】
以上説明してきたように、請求項１に記載の発明によれば、管理者が作成した次期シフトの予定を通信手段を介して従業者に公開し、この公開された次期シフトの予定中で、従業者の希望する希望シフトを当該従業者から通信手段を介して受信して集計し、この集計された希望シフト中から、管理者により予め設定されている選択条件に合致した希望シフトを選択し、この選択された希望シフトに基づき、シフト表を作成するようにしたため、より最適な人選の従業者により次期シフトを自動的に作成することができる。管理者は、予め選択条件を入力しておくだけで、自動的に次期シフト表が作成されるため、今まで、各従業者にそれぞれ連絡をとったり、コストの計算をしたり、手作業でシフト表を作成する多大の労力が軽減される。
【０１２９】
また、管理者側にとっては、次期シフトの予定を公開して、ここに応募してくる従業員の中から所望の人材を選択できるということは、近年の人余りの状況からすると、能力的にもコスト的にも最適のシフトを組むことができる。
【０１３０】
さらに、従業員にとっては、長期に渡って働く時間が拘束されることなく、働きたいときに、応募すれば良いため、自分の好きなときに働くことができる。
【０１３１】
請求項２に記載の発明によれば、従業者は、選択可否通知手段により、通信手段を介して選択の可否の通知を受けることができるため、携帯端末を使用することにより、職場等に行かなくても、簡単に働く時間を決めることができる。
【０１３２】
請求項３に記載の発明によれば、シフトに空きが発生している場合に、空シフト埋め手段により、当該空シフトに入る最適な従業者を選んで、通信手段を介して当該従業者に当該空シフトに入るように催促する通知を自動的に行うため、より空きのないシフト表を作成することができる。
【０１３３】
請求項４に記載の発明によれば、空シフト埋め手段による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合というのは、空シフトが発生してしまう確率の高い緊急状態なので、この状態を緊急連絡手段により管理者に知らせるようにすることで、管理者が従業者に直接交渉すること等により、空シフトの発生を極力防止することができる。
【０１３４】
請求項５に記載の発明によれば、空シフト埋め手段による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合というのは、空シフトが発生してしまう確率が上記より一層高い緊急状態なので、緊急空シフト埋め手段にて通信手段を介して全ての従業者に当該空シフトに入るように催促することで、空シフトの発生を極力防止することができる。
【０１３５】
請求項６に記載の発明によれば、シフト表完成後、欠員が発生した場合には、管理者に通知する欠員通知手段を有するため、管理者は欠員の発生の知らせを自動的に受けることにより、素早い対応を取ることができる。
【０１３６】
請求項７に記載の発明によれば、前記選択条件の中の一つは、シフトに掛かる費用であり、希望シフトを送信している従業者に掛かる費用が、任意のシフト期間において所望の金額を越えないように希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択することにより、経費を考慮したシフトを組むことができる。
【０１３７】
請求項８に記載の発明によれば、前記選択条件の中の一つは、従業者の能力であり、各シフトに求められている能力を満足する従業者の希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択することにより、能力を考慮したシフトを組むことができる。
【０１３８】
請求項９に記載の発明によれば、前記選択条件の中の一つは、予め定められている規則であり、各シフトにおいて、当該規則を満足する従業者の希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたため、労働基準法等の要件を満たした従業者を自動的に選択することができる。
【０１３９】
請求項１０に記載の発明によれば、前記選択条件を充足する場合には、前記次期シフトの予定の募集時間帯を、複数の従業者で分散してその時間帯を埋めることができるようにすることにより、空シフトが極力発生しないようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムが設けられた全体構成を示す図である。
【図２】同実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムのブロック図である。
【図３】同実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムの作動初期時のフローチャート図である。
【図４】同実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムでシフト表を自動作成する場合のフローチャート図である。
【図５】同実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムでシフト表を自動作成する場合のフローチャート図で、図４から継続するものである。
【図６】同実施の形態に係る勤務シフト表自動作成システムでシフト表を自動作成する場合のフローチャート図で、図５から継続するものである。
【図７】同実施の形態に係るメインメニューのページを示す説明図である。
【図８】同実施の形態に係る給与算出設定のページを示す説明図である。
【図９】同実施の形態に係るアルバイトの評価項目の設定のページを示す説明図である。
【図１０】同実施の形態に係る基本のページを示す説明図である。
【図１１】同実施の形態に係るシフトバーを示す説明図である。
【図１２】同実施の形態に係る条件設定のページを示す説明図である。
【図１３】同実施の形態に係る一次締切りまでのページを示す説明図である。
【図１４】同実施の形態に係る一次締切りまでの希望状況のページを示す説明図である。である。
【図１５】同実施の形態に係る一次締切り以降のページを示す説明図である。
【図１６】同実施の形態に係るシフトバーの時間帯を示す説明図である。
【図１７】同実施の形態に係る一次締切り以降に欠員が発生した場合のページを示す説明図である。
【図１８】同実施の形態に係る一次締切りまでに空シフトが追加された場合のブロック図である。
【図１９】同実施の形態に係る二次締切りまでに空シフトが追加された場合のブロック図である。
【図２０】同実施の形態に係るシフトテンプレートを使用する場合のページを示す説明図である。
【図２１】同実施の形態に係る条件テンプレートを使用する場合のページを示す説明図である。
【図２２】同実施の形態に係るスケジューラの人件費を設定する場合のページを示す説明図である。
【図２３】同実施の形態に係るシフト一覧表示ウィンドウのページを示す説明図である。
【符号の説明】
１１ 勤務シフト表自動作成システム
１２ インターネット（通信手段）
１３ 管理者側端末
１４ 従業者側端末
１７ ウェブサーバ
１８ メールサーバ
１９ データベース
２２ 予定シフト公開手段
２３ 希望シフト集計手段
２４ 希望シフト選択手段
２５ シフト表作成手段
２６ 選択可否通知手段
２７ 空シフト埋め手段
２８ 緊急連絡手段
２９ 緊急空シフト埋め手段
３０ 欠員通知手段
３３ 従業者情報管理部
３４ 個人・給与・勤怠管理部
３５ 給与集計部
３６ シフト管理部
３７ スケジューラ
４０ 個人情報記憶部
４１ 評価情報記憶部
４２ 給与交通費情報記憶部
４５ 個人情報操作部
４６ 勤怠情報入力部
４７ 給与集計入力部
４８ 昇給部
４９ 新規追加部

Claims (10)

1. 管理者が作成した次期シフトの予定を通信手段を介して従業者に公開する予定シフト公開手段と、
   該予定シフト公開手段により公開された前記次期シフトの予定中で、従業者の希望する希望シフトを当該従業者から通信手段を介して受信して集計する希望シフト集計手段と、
   該集計された希望シフト中から、前記管理者等により予め設定されている選択条件に合致した希望シフトを選択する希望シフト選択手段と、
   該希望シフト選択手段により選択された希望シフトに基づき、シフト表を作成するシフト表作成手段とを有することを特徴とする勤務シフト表自動作成システム。
2. 前記希望シフト選択手段により希望シフトが選択されたか否かを通信手段を介して当該希望シフトの従業者に通知する選択可否通知手段とを有することを特徴とする請求項１に記載の勤務シフト表自動作成システム。
3. 前記希望シフト選択手段により選択された希望シフトに基づき、前記シフト表作成手段によりシフト表が作成された状態で、シフトに空きが発生している場合に、当該空シフトに入る最適な従業者を選んで、通信手段を介して当該従業者に当該空シフトに入るように催促するメールを送る空シフト埋め手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の勤務シフト表自動作成システム。
4. 前記空シフト埋め手段による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合に、この状態を管理者に知らせる緊急連絡手段を有することを特徴とする請求項３に記載の勤務シフト表自動作成システム。
5. 前記空シフト埋め手段による通知後においても、当該空シフトが埋まっていない場合に、通信手段を介して全ての従業者に当該空シフトに入るように催促するメールを送る緊急空シフト埋め手段を有することを特徴とする請求項３に記載の勤務シフト表自動作成システム。
6. 前記シフト表完成後、欠員が発生した場合には、前記管理者に通知する欠員通知手段を有することを特徴とする請求項１乃至５の何れか一つに記載の勤務シフト表自動作成システム。
7. 前記選択条件の中の一つは、シフトに掛かる費用であり、希望シフトを送信している従業者に掛かる費用が、任意のシフト期間において所望の金額を越えないように希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたことを特徴とする請求項１乃至６の何れか一つに記載の勤務シフト表自動作成システム。
8. 前記選択条件の中の一つは、従業者の能力であり、各シフトに求められている能力を満足する従業者の希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたことを特徴とする請求項１乃至７の何れか一つに記載の勤務シフト表自動作成システム。
9. 前記選択条件の中の一つは、予め定められている規則であり、各シフトにおいて、当該規則を満足する従業者の希望シフトを前記希望シフト選択手段で選択するようにしたことを特徴とする請求項１乃至８の何れか一つに記載の勤務シフト表自動作成システム。
10. 前記選択条件を充足する場合には、前記次期シフトの予定の募集時間帯を、複数の従業者で分散してその時間帯を埋めることができるようにしたことを特徴とする請求項１乃至９の何れか一つに記載の勤務シフト表自動作成システム。

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