JP4493505B2 - バーチャルナレッジ管理システム - Google Patents

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Description

本発明は、企業の業務を支援するためのコンピュータを利用したバーチャルナレッジ管理システムに関する。
或る公知の業務管理システム（例えば、特開２００２−２５１５０８号参照）は、企業内あるいは企業間において組織的に行われる業務を効率よく管理するために、個々の仕事について、その処理期限や使用される書類フォームを管理して、処理期限が近づいている旨の警告や、その仕事を開始せよとの指示や、その仕事で用いられるべき書類フォームなどを、その仕事の担当者に送信する。また、このシステムは、一連の仕事が複数人によって逐次に行われる場合、先行の仕事の遂行に遅れが生じた場合、その旨を後続の仕事の担当者に通知する。
また、別の公知の業務管理システム（例えば、特開２０００−３３１０８３号参照）は、ワークフロー定義モジュールと呼ばれるプログラムモジュールを有し、このワークフロー定義モジュールは、全ての業務の開始から終了までの一連の処理手順及び各業務内容に応じた業務処理モジュールの組み合わせを示したワークフロー定義を記憶しており、そのワークフロー定義に従って、複数の業務処理モジュールを組み合わせ、個々の入出力機器及び端末に対して次に行うべき処理を指示する。このシステムは、人間の作業を全く必要としない完全に自動化された業務遂行を可能にすることを目的としている。
特開２００２−２５１５０８号公報 特開２０００−３３１０８３号公報
１企業又は複数企業の協同による業務は、その企業に含まれる複数の組織や多数の従業員の相互協力や連携によって遂行される。従って、業務の遂行をより効率化し企業の生産性を高めるためには、複数の組織や従業員の相互協力や連携をより容易化し効率化することが重要である。そのためには、業務関連情報、とりわけ、業務関連文書（例えば、企画書、仕様書、回覧文書、計算書、設計図面、写真イメージ、録音データ、ムービーデータ、指示と応答、報告と承認、その他の各種メッセージ、など）の組織間又は従業員間でのフローが適切に制御されることが肝要である。例えば、適切な組織又は人から、適切な別の組織又は人へと、適切な内容の情報が、適切な時期に、適切な方法で提供されれば、それらの組織や人々の連携が容易化され効率化されて生産性が向上するであろう。
また、企業の規模、組織及び環境などは常に変化しており、それに伴って、企業の業務も変化している。常に生産性を高く維持するためには、業務の変化に合わせて、上述した情報フロー制御のような業務支援のやり方も柔軟に変化する必要がある。また、企業ごとに業務の形態が異なる。共通の業務支援システムが異なる企業に適用可能であるならば、業務支援システムの導入コストは低くて済む。これらの事情から、コンフィギュラブルな業務支援システムが望まれる。
これら観点において、特許文献１は仕事期限や書類フォームという業務関連情報の中のほんの一部の情報に関する一つの改善を提供しているにすぎない。特許文献２に記載のシステムは、特定の業務を完全に自動的に遂行するものであり、複数の組織や人々の協力や連携を改善するものではない。また、特許文献１も特許文献２も、コンフィギュラブルな業務支援システムを提供してはいない。
本発明の一つの目的は、業務に関与する複数の組織又は人々の間における情報のフローを制御し、それにより、それらの組織又は人々の協力や連携を容易化するためのバーチャルナレッジ管理システムを提供することにある。
本発明の別の目的は、企業の業務の変化又は異なる企業の業務の違いに対応することができるコンフィギュラブルな業務支援システムを提供することにある。
本発明の一つの観点に従うコンピュータを用いたバーチャルナレッジ管理システムは、異なるオブジェクト種類に属する、それぞれ複数ユーザにより利用されるためのデータのエンティティである複数のオブジェクトと、前記オブジェクト種類の各々に対応して設けられた、前記ユーザによるオブジェクト操作の制御に関する制御データとを記憶するバーチャルナレッジベースと、前記ユーザからの要求に応じて各オブジェクト種類に属する前記オブジェクトの表示及び作成を含む複数種類のオブジェクト操作をそれぞれ行うための複数種類のファンクションを有するマネージャとを備える。前記マネージャの各ファンクションは、各オブジェクト種類に属する前記オブジェクトに対する各操作を、対応するオブジェクト種類の制御データに従って制御するようになっている。
好適な実施形態では、前記マネージャが、前記ユーザからの要求に応じて各オブジェクト種類に対応する前記制御データを作成又は変更するためのファンクションを更に有する。
好適な実施形態では、各オブジェクト種類に対応する前記制御データが、各オブジェクト種類に属する前記オブジェクトが有する１以上のクラスを定義したクラス定義データと、前記１以上のクラスのうち各ユーザがアクセス可能又は不可能なクラスを定義したクラスセキュリティ設定データとを含む。各オブジェクト種類に属する前記オブジェクトは、各オブジェクト種類に対応する前記クラス定義データにより定義された前記１以上のクラスの値を有する。前記マネージャ内の前記オブジェクトを表示するためのファンクションは、各オブジェクト種類に対応する前記クラスセキュリティ設定データに基づいて、各オブジェクト種類に属する前記オブジェクトが有する前記１以上のクラスの値の中から各ユーザがアクセス可能なクラスの値を選択して各ユーザに表示するようになっている。
好適な実施形態では、各オブジェクト種類に対応する前記制御データが、各オブジェクト種類に属する前記オブジェクトが格納される１以上のフォルダを定義したフォルダ定義データと、前記１以上のフォルダのうち各ユーザがアクセス可能又は不可能なフォルダを定義したフォルダセキュリティ設定データとを含む。前記マネージャは、各ユーザからの要求に応じて各オブジェクト種類に対応する前記フォルダ定義データにより定義された前記１以上のフォルダを操作するためのフォルダ操作ファンクションを更に有する。前記フォルダ表示ファンクションは、各オブジェクト種類に対応する前記フォルダセキュリティ設定データに基づいて、各ユーザがアクセス可能なフォルダとアクセス不能なフォルダに区別して表示し、そして、表示された前記１以上のフォルダのうち各ユーザがアクセス可能なフォルダのみを各ユーザからの要求に応じて開くようになっている。
好適な実施形態では、各オブジェクト種類に対応する前記制御データが、前記マネージャ内の前記複数種類のファンクションのうち、各ユーザがアクセス可能又は不可能なファンクションを定義したファンクションセキュリティ設定データを含む。前記マネージャ内の各オブジェクト種類のための前記複数種類のファンクションのうち、各オブジェクト種類に対応する前記ファンクションセキュリティ設定データにより各ユーザがアクセス可能であると定義されているファンクションのみが、各ユーザからの要求に応じて動作できるようになっている。
好適な実施形態では、前記オブジェクト種類の一つに属する前記オブジェクトが、文書ファイルと関連付けられ得る文書オブジェクトである。各文書オブジェクトは、関連付けられた文書ファイルの数又は種類において異なる所定の複数のタイプから選ばれた一つのタイプを示すタイプデータを有し、且つ、１以上の文書ファイルとの関連付けを示す関連付けデータを、前記１以上の文書ファイルと関連付けられている場合には有する。前記マネージャ内の前記文書オブジェクトを表示するためのファンクションは、各文書オブジェクトの前記タイプデータに基づいて各文書オブジェクトのタイプを表示し、各文書オブジェクトの前記関連付けデータに基づいて各文書オブジェクトに関連付けられた文書ファイルを表示し、そして、前記関連付けられた文書ファイルを前記ユーザからの要求に応じて開くようになっている。
好適な実施形態では、前記オブジェクト種類の一つに属する前記オブジェクトが、電子メールである。各電子メールは、返信期限の有無において異なる所定の複数のタイプから選ばれた一つのタイプを示すタイプデータを有し、且つ、前記返信期限を示す期限データと前期返信期限が過ぎたか否かに関するステータスを示すステータスデータとを、前記返信期限が有る場合には有する。前記マネージャ内の前記電子メールを表示するためのファンクションは、各電子メールの前記タイプデータを表示し、且つ、各電子メールの前記返信期限とステータスを、各電子メールが前記返信期限データとステータスデータを有する場合には表示するようになっている。
好適な実施形態では、前記オブジェクト種類の一つに属する前記オブジェクトが、電子メールである。各電子メールは、各電子メールの返信又は転送の制御に関する返信／転送制御データを有する。前記マネージャは、前記ユーザの要求に応じて前記電子メールの返信又は転送を行うための返信／転送ファンクションを有する。前記返信／転送ファンクションは、各電子メールがもつ前記返信／転送制御データに基づいて、各電子メールの返信又は転送を制御するようになっている。
好適な実施形態では、前記オブジェクト種類の一つに属する前記オブジェクトが、複数のユーザ間の仕事の流れをそれぞれ定義した１以上のワークフローモデルデータをそれぞれ有する業務プロセスである。また、前記オブジェクト種類の別の一つに属する前記オブジェクトが、前記ユーザにより実行され得る仕事を定義したタスクデータを有するタスクである。さらに、前記オブジェクト種類の更に別の一つに属する前記オブジェクトがプロジェクトであり、各プロジェクトは、１以上の前記業務プロセスと、各業務プロセスのワークフローデータにより定義される１以上の前記ユーザにそれぞれ割り当てられた１以上の前記タスクとに関連付けられている。前記マネージャは、前記ユーザからの要求に応じて各プロジェクトの進捗を制御するためのプロジェクト制御ファンクションを更に有する。前記プロジェクト制御ファンクションは、各プロジェクトに関連付けられた前記１以上の業務プロセスと前記１以上のタスクに基づいて、各ユーザに割り当てられたタスクをリストアップしたタスクリストを作成して表示し、そして、各ユーザからのタスクの開始又は終了を示す入力に応じて、各ユーザのための前記タスクリストを更新するようになっている。
本発明の別の観点に従うバーチャルナレッジ管理システムは、企業に存在する様々な文書又はデータを集約的に管理する集約的データ管理手段と、複数のユーザ間の情報フローの制御に関わる情報フロー制御データを作成及び変更して、作成又は変更された前記情報フロー制御データを記憶装置に登録する制御データ編集部と、前記記憶装置に登録された前記情報フロー制御データを用いて、前記複数のユーザが使用する複数のユーザ端末間における前記様々な文書又はデータのフローを制御する情報フロー制御部とを備える。
好適な実施形態では、前記制御データ編集部は、特定のユーザからの要求に応じて、前記様々な文書又はデータに関するユーザ毎の利用権を表した利用権データを、前記情報フロ−制御データの一種として、作成及び変更して、作成又は変更されたユーザ毎の利用権データを前記記憶装置に登録することができる。そして、前記情報フロー制御部は、前記記憶装置に登録された各ユーザの利用権データに基づいて、前記データベース内の様々な文書又はデータに対する各ユーザの利用又は操作を制御することができる。
好適な実施形態では、前記制御データ編集部は、各ユーザからの要求に応答して、各ユーザからの送信される電子メールの転送又は返信に関する所望の制限を表したメール通信制御データを、前記情報フロ−制御データの一種として、作成及び変更して、作成又は変更されたメール通信制御データを前記各ユーザから送信される電子メールに関連付けることができる。そして、前記情報フロー制御部は、各電子メールに関連付けられた通信制御データに基づいて、各電子メールに対する受信者による転送又は返信の操作を制御することができる。
好適な実施形態では、前記制御データ編集部は、特定のユーザからの要求に応答して、所望の業務プロセスに関するワークフローモデルを、前記情報フロ−制御データの一種として、作成及び変更して、作成又は変更されたワークフローモデルを前記記憶装置に登録することができる。そして、前記情報フロー制御部は、各業務プロセスのワークフローモデルに基づいて、各業務プロセスに携わる複数のユーザ間の情報フローを制御することができる。
好適な実施形態では、上記各業務プロセスに関するワークフローモデルに、各業務プロセスに携わる複数のユーザ間における作業順序又は文書フローに関するデータが含まれ得る。そして、前記プロセス制御部は、各業務プロセスのワークフローモデルに含まれる前記作業順序又は文書フローに関するデータに基づいて、各業務プロセスに携わる複数のユーザ間の作業順序又は文書のフローを制御することができる。
好適な実施形態では、記憶装置に登録されている上記した1以上の業務プロセスのワークフローモデルのデータに基づいて、それらの業務プロセス及びそれらの業務プロセスの各々に携わる1以上のユーザとの相互の論理関係を示した階層的な構造を、グラフィカルに表示する表示部が更に設けられ得る。
好適な実施形態では、前記制御データ編集部は、特定のユーザからの要求に応答して、１以上の業務プロセス又は1以上のタスクを含むプロジェクトに関するプロジェクトデータを、前記情報フロ−制御データの一種として、作成及び変更して、作成又は変更されたプロジェクトデータを前記記憶装置に登録することができる。そして、前記情報フロー制御部は、各プロジェクトのプロジェクトデータに基づいて、各プロジェクトに携わる複数のユーザ間の情報フローを制御することができる。
好適な実施形態では、記憶装置に登録されている上記した1以上のプロジェクトのプロジェクトデータに基づいて、それらのプロジェクト、それらのプロジェクトの各々に含まれる１以上の業務プロセス又はタスク、及びそれらの業務プロセス又はタスクの各々に携わる１以上のユーザとの相互の論理関係を示した階層的な構造を、グラフィカルに表示する表示部が更に設けられ得る。
本発明の他の目的と特長は、以下の説明から明らかになる。
図1は、本発明の一実施形態にかかる、１又は複数企業の業務を支援するためのコンフィギュラブルなバーチャルナレッジ管理システムの全体的なハードウェア構成を例示する。このバーチャルナレッジ管理システムは、一企業内で用いられてもよいし、コラボレートする複数企業で共通に用いられてもよいが、以下では、説明を簡単にするために一企業内で用いられる場合を例にとり説明する。
図１に示すように、このバーチャルナレッジ管理システムは、少なくとも1つのデータベースサーバ１、少なくとも１つのソルーションサーバ３、少なくとも１つの運営ログサーバ５、少なくとも１つのメールサーバ７、及び少なくとも１つのウェブ（ＷＷＷ）サーバ８を備えており、それらのサーバ１、３、５、７及び８は通信ネットワーク１０を介して相互通信可能に接続されている。さらに、複数のユーザ端末９が通信ネットワーク１０に接続されており、ウェブサーバ８及びメールサーバ７にアクセスできるようになっている。ユーザ端末９は、それぞれ、（図示はされていないが）ウェブブラウザと電子メールプログラムを有して、ウェブサーバ８及びメールサーバ７にアクセスできるようになっている。ユーザは、典型的には、その企業内の各種セクション（例えば、営業部門、販売部門、開発部門、経理部門など）又は個々の従業員（被雇用者だけでなく雇用者も含み得る）であるが、その企業外の組織や人がユーザに含まれていてもよい。ユーザ端末９は、典型的には、ユーザによって使用されるパーソナルコンピュータ、携帯電話機或いはＰＤＡなどの通信情報処理機器である。
データベースサーバ１は、その企業内に存在する１又は複数のデータベース２を管理する。各データベース２には、その企業の業務に関連する様々な種類の文書(例えば、企画書、仕様書、回覧文書、計算書、設計図面、広告文書、写真イメージ、録音データ、ムービーデータ、指示と応答、報告と承認、その他の各種メッセージ、など)が記録されている。さらに、各データベース２には、この企業内での情報のフローを制御するためのデータ（以下、「情報フロー制御データ」と総称する）も記録されている。情報フロー制御データには、様々な種類があり、例えば、文書利用権データ、ワークフローモデルデータ、プロジェクトデータなどがある。
文書利用権データとは、各ユーザがもつ文書利用権（例えば、多種多様な文書の中のどの文書に対して、検索、読み、書き、注釈入力、出力、保存又は承認などの各種利用操作のうちのどの操作が可能か、など）を定義したものである。また、ワークフローモデルデータは、或る仕事（業務プロセス）をどのユーザ(例えば、どの部署又はどの従業員)がどのような手順で行なうかというワークフローモデル（例えば、その仕事を複数のユーザが連携して行なう場合に、それらユーザ間の処理順序及び文書の流れ）を、個々の業務プロセス毎に定義したものである。また、プロジェクトデータとは、或るプロジェクトの構成（例えば、そのプロジェクトに組み込まれている業務プロセス又はワークフローモデルの種類、各業務プロセス又はワークフローモデルの部署への割り当て、割り当てられた業務プロセスを行なうときの各部署のタスク、各タスクの従業員への割り当て、割り当てられたタスクを行なうときの各従業員の役割、など）を定義したものである。
このような情報フロー制御データは、ソルーションサーバ３によって作成され、管理され、さらに、必要に応じて修正又は削除されるようになっている。そして、このような情報フロー制御データに基づいて、ソルーションサーバ３が、この企業内における情報の流れをコントロールするようになっている。
ソルーションサーバ３は、このバーチャルナレッジ管理システムの中枢部であり、そこには、この説明において「ソルーションソフトウェアスイート」と呼ばれる業務支援のためのコンピュータプログラムのセット４がインストールされている。ソルーションソフトウェアスイート４には、例えば、オブジェクトマネージャ（ＯＭ）、レビューマネージャ（ＲＭ）、ワークフローマネージャ（ＷＭ）、プロジェクトマネージャ（ＰＭ）及びアドミニストレーションマネージャ（ＡＭ）と呼ばれる５つのマネージャプログラム及び図示されていない他の幾つかのマネージャプログラムが含まれる。これらのマネージャを実行することにより、ソルーションサーバ３は、この企業内に存在する様々な文書又は情報を従来のデータベース管理システムのように管理するだけでなく、ユーザ間の協力や連携を容易化及び効率化するように、ユーザ間での様々な文書又は情報の流れをコントロールする。また、ソルーションサーバ３は、企業全体規模でその企業内の多種多様な文書又は情報を集約的に管理し、企業全体規模でそれら文書又は情報の流れを制御する。従って、企業内に複数の異なるデータベース２が存在していても、ユーザは、それらのデータベース２内の情報を、それがまるで単一のデータベース内の情報であるかのように、利用することができる。
運営ログサーバ５は、このバーチャルナレッジ管理システムの運営のためのログ情報である運営ログ６を管理する。メールサーバ７は、ユーザ間の電子メールのやりとりを中継する。後述するように、ソルーションスイート４内のレビューマネージャ（ＲＭ）によって、ユーザ間の電子メールのやりとりが制御される。
ウェブサーバ８は、ソルーションサーバ３（ソルーションソフトウェアスイート４）のグラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）をユーザ端末９に提供するためのものであり、そのＧＵＩは、ユーザ端末９内のウェブブラウザを用いて表示したり操作したりすることができるハイパーテキスト形式のＧＵＩ（以下、「ウェブベースＧＵＩ」という）である。従って、ユーザは、このウェブベースＧＵＩを介して、ソルーションサーバ３（ソルーションソフトウェアスイート４）を利用することができる。
図２は、上述したソルーションソフトウェアスイート４の構成を例示する。
図２に示すように、ソルーションソフトウェアスイート４は、例えば、オブジェクトマネージャ（ＯＭ）１１、レビューマネージャ（ＲＭ）１２、ワークフローマネージャ（ＷＭ）１３、プロジェクトマネージャ（ＰＭ）１４及びアドミニストレーションマネージャ（ＡＭ）１５という５つのマネージャプログラムを有する。これらの５つのマネージャ１１〜１５のぞれぞれの代表的な機能を例示すると次のとおりである。
オブジェクトマネージャ（ＯＭ）１１は、その企業内に存在する様々な形式と種類の文書を、その企業全体にわたり集約的に管理する。それにより、その企業内の様々な文書が企業内の様々な部署又は従業員によって有効に利用されることが可能になる。また、ＯＭ１１は、個々の文書を単にファイル単位で管理するだけでなく、複数の文書を一単位のオブジェクトとして纏めて管理することができ、そして、どのような種類の文書を纏めているかという点で複数の異なるタイプの文書オブジェクトが存在する。また、ＯＭ１１は、その企業内の様々な部署又は従業員が行なう企業内の様々な文書に対する利用行為（例えば、検索、読み、書き、注釈入力、承認、出力、配布又は保管など）を、それら部署又は従業員がそれぞれもつ文書利用権に応じて制御する。それにより、その企業内に存在する膨大な数の文書の中で、それぞれの部署又は従業員にとって必要な又は有用な文書が自動的に取捨選択されて、その部署又は従業員の利用に供されることになる。さらに、ＯＭ１１は、後述するプロジェクトマネージャ（ＰＭ）１４と協力して、その企業内の様々なプロジェクトの進捗状態に応じて、それらのプロジェクトに参加する部署又は従業員に対して、それぞれの部署又は従業員が行なうべきタスクを通知する機能をもつ。
レビューマネージャ（ＲＭ）１２は、その企業内の様々な部署又は従業員の相互間の電子メールの配信を制御する。例えば、電子メールを複数のタイプに分類してタイプごとに異なる方法で電子メールのフローを制御したり、各電子メールに対する返信期限を管理したり、各電子メールの転送やコピーの配布が可能かどうかを制御したり、といった様々な形の制御が可能である。また、ＲＭ１２は、その企業の様々な部署又は従業員と、文書印刷室及び文書保管室との間の通信及び文書のやり取りに関する制御も行なう。さらに、ＲＭ１２は、その企業内での文書の利用状況の総合的なトラッキングも行なう。
ワークフローマネージャ（ＷＭ）１３は、その企業内の様々な仕事（業務プロセス）の進め方を表したワークフローのモデルを作成して、それぞれの業務プロセスのワークフローモデルのデータをデータベース２に登録する機能をもつ。各業務プロセスのワークフローモデルデータには、どの部署又はどの従業員がその業務プロセスを担当するのか、どのような種類の文書がその業務プロセスで使用されるか、どのような順序で担当部署又は従業員が作業を行なうか又は文書を受け渡すか、といった情報が含まれる。新たなワークフローモデルを追加したり、既存のワークフローモデルをバージョンアップしたり、既存のワークフローモデルを削除したりすることが、簡単な方法で行なえる。ＷＭ１３によって作成された様々な業務プロセスのワークフローモデルは、次に説明するプロジェクトマネージャ（ＰＭ）１４によって、様々なプロジェクトの中に組み込まれてそれぞれのプロジェクトの進捗を制御するのに利用されることになる。
プロジェクトマネージャ（ＰＭ）１４は、様々な業務プロセスが組み合わされたプロジェクトを作成して、そのプロジェクトデータをデータベース２に登録する機能をもつ。各プロジェクトデータには、どの業務プロセスがそのプロジェクトに含まれるのか、どのようなタスクがその業務プロセスに従事する部署又は従業員に割り当てられるのか、どのような役割（例えば、アナリストか、設計者か、システムエンジニアか、など）を各従業員がそれぞれのタスクで果たすのか、といった詳細情報が含まれる。また、ＰＭ１４は、このようなプロジェクトの詳細情報を、そのプロジェクトに従事する部署又は従業員に通知する。さらに、ＰＭ１４は、プロジェクトに含まれる業務プロセスの進捗状況を監視し、その業務プロセスに従事する部署又は従業員に対して、その進捗状況に応じた適切な文書又は情報を提供する。これにより、プロジェクトの進捗が制御される。ＰＭ１４を用いることで、新たなプロジェクトを作成したり、既存のプロジェクトをバージョンアップしたり、業務プロジェクトを削除したりということが、簡単に行なえる。
アドミニストレーションマネージャ（ＡＭ）１５は、このバーチャルナレッジ管理システムの全体的な運用又は制御のための各種データ(以下、運用データという)を登録する機能をもつ。例えば、ユーザの登録、ユーザの文書利用権の設定、各種の文書フォームの設定、各種の検索フォームの設定、ＧＵＩのフォームの設定、などがＡＭ１５を用いて行なうことができる。新たな運用データの作成、既存の有用データの変更、既存の運用データの削除などが、簡単に行なえる。
上述したマネージャ１１〜１５の機能によって、企業内の様々な文書や情報がデータベース２で単に管理されるだけでなく、業務の遂行を支援するように部署間又は従業員間における様々な文書や情報のフローの制御も併せて行なわれることになる。また、企業内に複数のデータベース２が存在しても、それら複数のデータベース２内の文書や情報を集約的に取り扱えるようになる。さらに、その企業の事情に応じて、情報フローの制御のやり方を柔軟に変えることもできる。このように、マネージャ１１〜１５の機能によって、企業のデータベース２は、業務遂行の効率化に一層貢献するようにその機能が強化又は改善される。図２に示すバーチャルナレッジベース２０は、このように強化又は改善されたデータベースを指している。さらに、このバーチャルナレッジベース２０は、その企業の業務内容や置かれた環境の変化に応じて、又は、企業毎に異なる事情に合わせて、その構成や機能を柔軟にアレンジすることができる。つまり、このバーチャルナレッジベース２０はコンフィギュラブルである。企業内のあらゆるユーザ(部署又は従業員)１０が、このコンフィギュラブルなバーチャルナレッジベース２０を利用して各々の仕事を行なうことができる。
図３は、バーチャルナレッジベース２０がもつ強化又は改善された機能の例を模式的に示している。
図３に示すように、その企業内の様々な部署（例えば、営業セクション、開発セクション、設計セクション、サービスセクションなど）又は様々な従業員（例えば、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、Ｄさんなど）によって作成又は編集された多種多様な文書３０が、バーチャルナレッジベース２０によって集約的に管理されている。そして、上述した各種の情報フロー制御データ（例えば、文書利用権、ワークフローモデル、プロジェクトデータなど）４０に基づいて、部署間又は従業員間における様々な文書３０のフローが自動的に制御される。その結果、企業規模での文書の共用と有効活用が促進される。
このような情報フロー制御の幾つかの具体例を以下に示す。
図４は、文書利用権データに基づいた情報フロー制御の一例を示す。
図４に示すように、その企業には例えば「Aさん」５１と「Bさん」５２などの複数の従業員がいる。その企業のシステム管理者５７は、矢印１０６に示すように、アドミニストレーションマネージャ（AM）１５を用いて、「Aさん」５１及び「Bさん」５２などの従業員の各々のための文書利用権データ（例えば、フォルダの利用制限に関するフォルダセキュリティ設定データ５３、５４や、利用行為の種類に関するファンクションセキュリティ設定データ５５、５６など）を、その企業の実情に応じて適当に作成してデータをデータベースに登録することができる。また、管理者５７は、アドミニストレーションマネージャ（AM）１５を用いて、必要に応じて文書利用権データの変更や修正や追加や削除等の編集を行なうこともできる。
図示の例では、「Aさん」用のフォルダセキュリティ設定データ５３には、データベース内のフォルダ（例えば、「＃A」と「＃B」と「＃C」）のうち、「Aさん」５１が利用できるフォルダが何であり（例えば、「＃A」と「＃B」）、利用できないフォルダが何であるか（例えば、「＃C」）が定義されている。「Bさん」用のフォルダセキュリティ設定データ５４には、データベース内のフォルダ（例えば、「＃A」と「＃B」と「＃C」）のうち、「Bさん」５２が利用できるフォルダが何であり（例えば、「＃A」と「＃B」と「＃C」）、利用できないフォルダが何であるか（例えば、なし）が定義されている。
図示の例では、また、「Aさん」用のファンクションセキュリティ設定データ５５には、フォルダに対して「Aさん」５１が行なえる利用行為の種類が何であり（例えば、参照）、行なえない利用行為は何であるか（例えば、追加、変更、改訂、消去）、並びに、文書オブジェクト（例えば、文書又は文書のセット）に対して「Aさん」５１が行なえる利用行為の種類が何であり（例えば、追加、改訂、参照）、行なえない利用行為は何であるか（例えば、変更、消去）が定義されている。「Bさん」用のファンクションセキュリティ設定データ５６には、フォルダに対して「Bさん」５１が行なえる利用行為の種類が何であり（例えば、追加、変更、改訂、参照、消去）、行なえない利用行為は何であるか（例えば、なし）、並びに、文書オブジェクト（例えば、文書又は文書のセット）に対して「Bさん」５２が行なえる利用行為の種類が何であり（例えば、追加、変更、改訂、参照、消去）、行なえない利用行為は何であるか（例えば、なし）が定義されている。
オブジェクトマネージャ（OM）１１は、「Aさん」５１及び「Bさん」５２などの従業員の各々に対して、データベース内の様々な文書オブジェクトを利用させることができる。その際、OM１１は、管理者５７によって予め登録された各従業員のための文書利用権データ５３、５４、５５、５６に従って、各従業員の文書オブジェクトの利用行為を制御する。例えば、OM１１は、各従業員のフォルダセキュリティ設定データに基づいて、その従業員が利用できる文書フォルダを制限する。また、例えば、OM１１は、各従業員のファンクションセキュリティ設定データに基づいて、その従業員がフォルダやオブジェクトに対して行える利用行為の種類を制限する。
図示の例では、データベース内に文書フォルダ「＃A」６１と「＃B」６２と「＃C」６３が存在する。OM１１は、「Aさん」用のフォルダセキュリティ設定データ５３に従って、「Aさん」５１に対して、矢印１０１と１０２に示すように、文書フォルダ「＃A」と「＃B」のみの利用を許可し、文書フォルダ「＃C」の利用は禁止する。一方、OM１１は、「Bさん」用のフォルダセキュリティ設定データ５４に従って、「Bさん」５２に対して、矢印１０３と１０４と１０５に示すように、文書フォルダ「＃A」と「＃B」と「＃C」の全てのフォルダの利用を許可する。
この場合、各従業員のユーザ端末のスクリーンには、例えば、その従業員にとって利用可能な文書フォルダと利用不可能なフォルダとが異なる色又は態様で表示され、或いは、利用可能なフォルダのみが表示されるようにすることができる。また、各従業員のユーザ端末のスクリーンに表示された文書フォルダのうち、その従業員にとって利用可能な文書フォルダは開くことができるが、利用不可能な文書フォルダは開けないというようにすることができる。
さらに、図示の例では、OM１１は、「Aさん」用のファンクションセキュリティ設定データ５５に従って、「Aさん」５１に対して、利用可能な文書フォルダ「＃A」と「＃B」について参照のみを許可し、追加、変更、改訂及び消去は禁止する。また、OM１１は、「Aさん」用のファンクションセキュリティ設定データ５５に従って、「Aさん」５１に対して、利用可能な文書フォルダ「＃A」と「＃B」内のオブジェクトについて追加、改訂及び参照のみを許可し、変更及び消去は禁止する。一方、OM１１は、「Bさん」用のファンクションセキュリティ設定データ５６に従って、「Bさん」５２に対して、利用可能な文書フォルダ「＃A」と「＃B」の「＃C」について追加、変更、改訂、参照及び消去を許可し、それらの文書フォルダ内のオブジェクトについて追加、変更、改訂、参照及び消去を許可する。
このような各従業員の企業内の情報の利用に関する制御が、その企業の全体に亘って行なわれる。上記のような従業員ごとの情報利用制御の代わりに、又はそれと併せて、部署（つまり、グループごと）の情報利用制御を同様の方法で行なうこともできる。このような情報利用制御を企業規模で行なうことより、その企業内に存在する膨大な多種多様な文書又は情報の中から、適切な文書又は情報が取捨選択されて、適切な部署又は従業員の利用に供されることになる。
さらに、OM１１は、データベース内の様々な文書を、文書オジェクトという文書データの論理的なエンティティを用いて管理している。文書オジェクトには複数のタイプがあり、それら異なるタイプの文書オブジェクトは、図４において、文書フォルダ「＃B」６２内に文書オブジェクト７１〜７６として例示されている。すなわち、例えば、シングルシート（SS）オブジェクト７１、マルチシート（MS）オブジェクト７２、マルチドキュメント（MD）オブジェクト７３、マルチレプレゼンテーション（MR）オブジェクト７４、アノテーション（AN）オブジェクト７５、及びレジスタード（RG）オブジェクト７６などの異なるタイプの文書オブジェクトがある。さらに、OM１１は、他の複数の文書オブジェクトのセットであるワークリスト（WKL)７７というオブジェクトも取り扱うことができる。図４では、図示の都合上、各タイプの文書オブジェクトが１つだけ図示されているが、言うまもなく、いずれのタイプの文書オブジェクトも複数存在し得る。
シングルシート（SS）オブジェクト７１は、オブジェクト定義データ８１を有し、このオブジェクト定義データ８１は、１枚のシートを表した１つの文書ファイル８２に関連付けられている。マルチシート（MS）オブジェクト７２は、オブジェクト定義データ８３を有し、このオブジェクト定義データ８３は、複数枚のシートを表した１つの文書ファイル又は複数の文書ファイルのセット８４に関連付けられている。例えば、1枚の独立した設計図面のような文書ファイルは、SSオブジェクト７１として取り扱われるに適している。他方、例えば、1枚の大きい図面を分割した複数枚の部分図面のように、一纏めにして管理することが便利である複数シートの文書ファイルは、１つのMSオブジェクトとして取り扱われるのに適している。シングルシート（SS）オブジェクト７１又はマルチシート（MS）オブジェクト７２として取り扱われる文書ファイル８２、８４は、シングルシート（SS）オブジェクト７１又はマルチシート（MS）オブジェクト７２それ自体と同じフォルダ内に存在する必要は無く、ユーザが使用するローカルコンピュータを含むバーチャルナレッジベース２０内の何れの場所に存在していてよい。
マルチドキュメント（MD）オブジェクト７３は、オブジェクト定義データ８５を有し、このオブジェクト定義データ８５は、情報の異なる複数の文書ファイルのセット８６に関連付けられている。例えば、一つの製品の写真と部品と説明をそれぞれ表したイメージファイルと表計算ファイルとDTPファイルのように、一纏めにして管理することが便利である異情報の文書ファイルは、１つのMDオブジェクトとして取り扱われるのに適している。マルチドキュメント（MD）オブジェクト７３として取り扱われる文書ファイル８６は、マルチドキュメント（MD）オブジェクト７３それ自体と同じフォルダ内に存在する必要は無く、ユーザが使用するローカルコンピュータを含むバーチャルナレッジベース２０内の何れの場所に存在していてよい。
マルチレプレゼンテーション（MR）オブジェクト７４は、オブジェクト定義データ８７を有し、このオブジェクト定義データ８７は、形式の異なる複数の文書ファイルのセット８８に関連付けられている。例えば、同じ設計図面のCADファイルと、ラスタイメージファイルと、ページ記述言語ファイルのように、一纏めにして管理することが便利である同一情報の異形式の文書ファイルは、１つのMRオブジェクトとして取り扱われるのに適している。マルチレプレゼンテーション（MR）オブジェクト７４として取り扱われる文書ファイル８８は、マルチレプレゼンテーション（MR）オブジェクト７４それ自体と同じフォルダ内に存在する必要は無く、ユーザが使用するローカルコンピュータを含むバーチャルナレッジベース２０内の何れの場所に存在していてよい。
アノテーション（AN）オブジェクト７５は、オブジェクト定義データ９０を有し、このオブジェクト定義データ９０は、他のいずれかの文書オブジェクト９１に付随すると共に、アノテーションの内容を表す文書ファイル又は文書ファイルのセット９２に関連付けられている。例えば、或る会議を録音したサウンドデータファイルは、その会議の議事録を記述した文書オブジェクトに付随するANオブジェクトとして取り扱われるのに適している。アノテーション（AN）オブジェクト７５として取り扱われる文書ファイル９２は、アノテーション（AN）オブジェクト７５が付随する文書オブジェクト９１それ自体と同じフォルダ内に存在する必要は無く、ユーザが使用するローカルコンピュータを含むバーチャルナレッジベース２０内の何れの場所に存在していてよい。
レジスタード（RG）オブジェクト７６は、オブジェクト定美データ８９のみを有し、これに関連付けられた実際の文書ファイルは未だ無いが、とりあえず形式的にデータベースに登録される文書オブジェクトである。後に、或る文書ファイルと関連付けられることで、RGオブジェクト７６は、他の上述したいずれかのタイプに変わることができる。
ワークリスト（WKL)７７は、オブジェクト定義データ９３を有し、このオブジェクト定義データ９３は、他の１又は複数（通常は、複数）の文書オブジェクト（図示の例では、文書オブジェクト７２と７３）に関連付けられている。例えば、或る仕事を行うために使用される複数の文書オブジェクトは、一つのワークリスト（WKL)として取り扱われるのに適している。ワークリスト（WKL)９３として取り扱われる複数の文書オブジェクトは８３、８５は、同じフォルダ内に存在する必要は無く、バーチャルナレッジベース２０内の何れの場所に存在していてよい。
図４に例示するように、いずれの文書オブジェクト７１、７２、７３、７４、７５、７６、７７も、その文書オブジェクトのタイプを示すタイプ識別子を含んだオブジェクト定義データ８１、８３、８５、８７、８９、９０、９３を有している。OM１１は、文書オブジェクト７１、７２、７３、７４、７５、７６、７７のタイプをオブジェクト定義データ８１、８３、８５、８７、８９、９０、９３内のタイプ識別子に基づいて識別する。そして、OM１１は、従業員のユーザ端末のスクリーンに文書オブジェクト７１、７２、７３、７４、７５、７６、７７のシンボル（例えばアイコン）を表示するときには、それぞれのタイプに固有のデザインのシンボルを用いることができる。また、OM１１は、MS、MD、MR 、AN又はWKLのように複数文書ファイル又は複数文書オブジェクトを纏めたオブジェクトの内容をユーザ端末のスクリーンに表示するときには、そのオブジェクトに関連付けられた複数の文書ファイル又は文書オブジェクトの内容を同時に又は逐次に表示することができる。
図５は、電子メールのフロー制御の具体例を示す。
図５に示すように、その企業には例えば「Aさん」１１１と「Bさん」１１２と「Cさん」１１３などの複数の従業員がいる。これらの従業員がやり取りする電子メールには、複数のタイプがある。例えば、フォーマルメール（FM）、インフォーマルメール（IFM）及びブルテンメール（BM）の３つのタイプのメールがある。FMでは、各種の通信制御設定（例えば、返信期限、転送許可、及び通信グループ制限等に関する設定）を細かく行なうことができる。IFMでは、通信制御設定がFMほどには細かく行なえない。BMは、情報を送信するだけの（つまり、返信できない）メールであり、例えば社報の配布などの用途に用いられる。
その企業のシステム管理者１１４は、矢印１５８に示すように、アドミニストレーションマネージャ（AM）１５を使用して、それぞれのタイプの電子メールについて、その企業の実情に応じた適当なフォームを作成してデータベースに登録することができる。ここで、電子メールのフォームとは、電子メールに予め含まれている様々な情報項目の中から選ばれた、電子メールを表示するときに表示される情報項目のセット、換言すれば、電子メールの情報を表示するときに用いるインデックスの書式である。どのような種類の通信制御設定ができるかは、フォーム次第である。図示の例では、FM用に２種類のフォーム「F#1」と「F#２」が、IFM用に１種類のフォーム「IF#1」が、BM用に１種類のフォーム「B#1」が作成されている。また、管理者１１４は、アドミニストレーションマネージャ（AM）１５を用いて、必要に応じてメールフォームの変更や修正や追加や削除等の編集を行なうことができる。
「Aさん」１１１、「Bさん」１１２及び「Cさん」１１３などの各従業員のためのメールボックス（MB）１２１、１３１、１３２が存在する。AさんMB１２１に関連してFMフォルダ１２２、IFMフォルダ１２３及びBMフォルダ１２４が図示されているように、各人のメールボックスに関連して、上述したメールタイプ（つまり、FM、IFM、BM）別のメールフォルダがある。
レビューマネージャ（RM）１２は、各従業員に対して、任意のメールフォームを使用して任意のタイプの電子メールを作成して任意の宛先に送信する機能を提供する。また、レビューマネージャ（RM）１２は、各従業員に対して、その従業員に宛てて送信された電子メールを、その従業員のメールボックスに格納して、そのメールボックス内の受信メールをその従業員に表示する機能を提供する（矢印１５１、１５５、１５７）。そのとき、レビューマネージャ（RM）１２は、受信メールのタイプを識別して、その受信メールをそのタイプに対応するメールフォルダに格納する。さらに、レビューマネージャ（RM）１２は、各従業員に対して、受信メールの転送や返信などの通信を、その受信メールに付された通信制御設定に基づいて制御する機能を提供する。
例えば、図５において矢印１５８に示すように、「Cさん」１１３が、FM用フォーム「FM＃１」１４２を用いてフォーマルメール（FM）１２５を作成して、それを「Aさん」１１１に宛てて送信したとする。このとき、「Cさん」１１３は、FM１２５において、返信期限の設定を「２００２年4月1日」とし、転送許可（AF）の設定を「ON」にし、通信グループ制限（LM）の設定を「ON」にしたとする。この場合、RM１２は、受信者である「Aさん」１１１にFM１２５を表示するときには、「２００２年4月1日」という返信期限を表示するとともに、「Aさん」１１１がこのFM１２５に対して返信をしたか否かということと、まだ返信してない場合には期限「２００２年4月1日」を経過したか否かを監視して、その監視結果を例えば色付きのシンボルなどを用いて表示する。
また、上記例の場合、RM１２は、FM１２５の転送許可（AF）の設定が「ON」であることから、「Aさん」１１１がFM１２５を他のアドレスに転送できないように制御する（例えば、FM１２５の表示画面において「転送」のメニューが操作できないようにする）。
さらに、上記例の場合、RM１２は、FM１２５の通信グループ制限（LM）の設定が「ON」であることから、「Aさん」１１１がFM１２５に対する返信メールを送信しようとする場合、その返信メールの宛先を、FM１２５の送信者である「Cさん」１１１と、FM１２５の宛先になっていたアドレスのみに制限する。例えば、「Cさん」１１１がFM１２５を「Aさん」１１１と「Bさん」１１２の二人だけに宛てて送信していたならば、FM１２５に対する返信メールの宛先は、「Cさん」１１１と「Aさん」１１１と「Bさん」１１２の３人のグループ内に制限され（よって、矢印１５３と１５４の返信だけが可能である）、それ以外のアドレスには返信メールを送ることができない。
他方、図５に例示されているもう一つのFM１２６においては、転送許可（AF）の設定が「OFF」であることから、「Aさん」１１１はFM１２６を他のアドレスに転送することができる。また、FM１２６においては通信グループ制限（LM）の設定が「OFF」であることから、「Aさん」１１１はFM１２６対する返信メールを、任意のアドレスに送ることができる。
以上のような電子メールの通信制御により、秘密性のある重要な電子メールを不適切なアドレスへ誤って送ってしまうことが防止される。
図６は、ワークフローモデルデータ及びプロジェクトデータに基づいた情報フロー制御の具体例を示す。
図６に示すように、その企業には例えば「部署A」１６１、「部署B」１６４、「部署C」及び「部署D」などの複数の部署がある。「部署A」１６１には、例えば「Aさん」１６２及び「Bさん」１６３などの複数の従業員が所属しており、また、「部署B」１６４には、例えば「Cさん」１６５及び「Dさん」１６６などの複数の従業員が所属している。その他に、システム管理者１６７、ワークフローを作る権限をもった「Xさん」１６８及びプロジェクトを作成する権限をもった「Yさん」１６９などの従業員もいる。
システム管理者１６７は、アドミニストレーションマネージャ（AM）１５を用いて、矢印２０４で示すように、この企業内に存在する部署と従業員の情報や、この企業で用いられる各種文書のフォームなどを、データベースに登録することができる。ここで、文書のフォームとは、文書オブジェクトに予め含まれている様々な情報項目の中から選ばれた、文書オブジェクトを表示するときに表示される情報項目のセット、換言すれば、文書オブジェクトの情報を表示するときに使用されるインデックスの書式である。図示の例では、「A部署」従業員データ１７３として、「A部署」１６１とそこに所属する「Aさん」１６２と「Bさん」１６１に関する情報が登録されており、また、「B部署」従業員データ１７４として、「B部署」１６４とそこに所属する「Cさん」１６５と「Dさん」１６６に関する情報が登録されている。また、「フォームA」や「フォームB」などの様々な文書のフォーム１７１、１７２が登録されている。必要に応じて、システム管理者１６７は、AM１５を用いて、登録された任意の部署と従業員の情報及び各種文書のフォームなどに関して、変更、修正又は消去などの編集を行なうことができる。
ワークフローを作る権限をもった「Xさん」１６８は、ワークフローマネージャ（WM）１３を使用して、矢印２０５で示すように、任意の様々な業務プロセスのワークフローモデルを作成して、それをデータベースに登録することができる。図示の例では、「PROC1」、「PROC2」及び「PROC3」などの複数の業務プロセスのワークフローモデル１７５、１７８、１７９が登録されている。各業務プロセスのワークフローモデルには、「PROC1」ワークフローモデル１７５に関し例示されているように、「Xさん」１６８によって作られたその業務プロセスにおける部署間の作業又は文書のフロー（以下、「プロセス情報フロー」という）１７６と、「Xさん」１６８によって指定された部署間の報告に使用される文書の指定（以下、「報告文書指定」という）１７７が含まれている。例えば、「PROC1」ワークフローモデル１７５においては、プロセス情報フロー１７６は、「部署A」でスタートして、次に「部署B」と「部署C」に引き継がれ、そして「部署D」に集まって終わるという、作業又は文書のフローを定義している。また、「PROC1」ワークフローモデル１７５の報告文書指定１７７は、「文書A」と「文書B」の２種類の文書が部署間の報告に使用されることを定義している。必要に応じて、「Xさん」１６８は、WM１３を使用して、登録された任意の業務プロセスのワークフローモデルに関して、変更、修正及び消去などの編集を行なうことができる。
「Xさん」１６８は、また、ワークフローマネージャ（WM）１３を使用して、矢印２０５で示すように、任意の様々なタスク（タスクは、業務プロセスの構成要素となる、より細かい仕事のエンティティである）１９８を作成して、それをデータベースに登録することができる。図示してないが、「Xさん」１６８は、更に、予め登録されたタスクの各々の下に、任意の様々なサブタスク（サブタスクは、タスクの構成要素となる更に細かい仕事のエンティティである）を作成して、それをデータベースに登録することもできる。各サブタスクの下に、更に細かい別のサブタスクを作成してデータベースに登録することもできる。このようにして、各タスクのデータは、様々なサブタスクのデータのツリー状の階層構造として作成されてデータベースに登録されることができる。必要に応じて、「Xさん」１６８は、WM１３を使用して、登録された任意のタスク又はサブタスクに関して、変更、修正及び消去などの編集を行なうことができる。WM１３の代わりに、プロジェクトマネージャ（PM）１４を使用することによっても、任意のタスク及びサブタスクの作成、登録及び編集が可能である。
プロジェクトを作成する権限をもった「Yさん」１６９は、プロジェクトマネージャ（PM）１４を使用して、矢印２０３で示すように、任意の様々なプロジェクトのデータを作成して、それをデータベースに登録することができる。図示の例では、「PROJ1」という１つのプロジェクトのプロジェクトデータ１８３が登録されている。各プロジェクトのプロジェクトデータには、「PROJ1」のプロジェクトデータ１８３に関して例示されているように、「Yさん」１６９によって指定されたそのプロジェクトを構成する1又は複数の業務プロセスの指定１８４、１９７が含まれる。例えば「PROJ1」のプロジェクトデータ１８３には、「PROC1」と「PRPC2」の２つの業務プロセスの指定１８４、１９７が含まれている。
PM１４は、「Yさん」１６９からの業務プロセス指定１８４、１９７に基づいて、指定された業務プロセス「PROC1」及び「PROC2」のワークフローモデル１７５、１７８を、このプロジェクト「PROJ1」のプロジェクトデータ１８３に関連付ける。そして、PM１４は、このプロジェクト「PROJ1」のプロジェクトデータ１８３内に、上記の関連付けを利用して、指定された業務プロセス「PROC1」及び「PROC2」の各々に関して、報告文書フォーム１０５と部署データ１８９、１９４、１９５、１９６を自動的に用意する。例えば、業務プロセス「PROC1」に関して、「PROC1」のワークフローモデル１７５に基づいて、「文書A」フォーム１８６（「文書A」フォーム１７１のコピー）と「文書B」フォーム１８７（「文書B」フォーム１７２のコピー）を含んだ報告書フォーム１８５と、業務プロセス「PROC1」の実施に携わる「部署A」、「部署B」、「部署C」及び「部署D」という４つの部署の部署データ１８９、１９４、１９５、１９６が、PM１４によって自動的に用意される。
さらに、プロジェクト「PROJ1」のを作成する際、「Yさん」１６９は、そのプロジェクトデータ１８３内の各業務プロセスに関する部署データ１８９、１９４、１９５、１９６の各々の具体的内容として、その部署の作業予定１９１と、その部署に対する作業段階毎のタスクの割当１９２（WM１３によって登録された様々なタスク１９８の中から、任意のタスクを選んで、その部署に割り当てることができる）と、その部署内の従業員に対する役割の割当１９３とを設定することができる。図示の例では、業務プロセス「PROC1」に関する「部署A」の部署データ１８９の具体的内容として、作業予定１９１には、例えば開始予定日「２００２年４月1日」と完了予定日「２００２年９月１日」が設定されている。また、タスク割当１９２では、例えば、「段階１」（例えば、全体作業期間内の前期）に「タスク１」（例えば、需要分析）が割り当てられ、「段階２」（例えば、全体作業期間内の中期）に「タスク２」（例えば、全体設計）と「タスク３」（例えば、部品設計）が割り当てられ、そして、「段階３」（例えば、全体作業期間内の後期）に「タスク４」（例えば、試作テスト）が割り当てられている。また、役割割当１９３では、例えば「役割１」（例えば、アナリスト）に「Aさん」が割り当てられ、「役割２」（例えば、システムエンジニア）に「Bさん」が割当てられている。「Yさん」１６９が役割割当１９３を設定する際には、PM１４が、従業員登録データ１７３、１７４に基づいて、各部署に所属する従業員のリストを自動的に表示するので、「Yさん」１６９の設定作業は容易である。必要に応じて、「Yさん」１６９は、PM１４を使用して、登録されたプロジェクトデータ１８３に関して、変更、修正又は消去などの編集を行なうことができる。
PM１４は、登録されたプロジェクトデータ１８３に基づいて、矢印２００で示すように、各部署１６１、１６４ごとに、処理されるべき様々なジョブをリストアップしたタスクリスト１８１、１８２を作成する。例えば、図示のように、「部署A」用のタスクリスト１８１や「部署B」用のタスクリスト１８２など、登録されたプロジェクトに携わる全ての部署用のタスクリストが作成される。例えば、「部署A」用のタスクリスト１８１には、登録されたプロジェクトデータ１８３に基づいて「部署A」１６１に割り当てられた様々なジョブがリストアップされている。例えば、その1行目は「タスク１」にて「役割１」の従業員が行なうべきジョブを表し、2行目は「タスク１」にて「役割２」の従業員が行なうべきジョブを表し、３行目は「タスク２」にて「役割１」の従業員が行なうべきジョブを表し、４行目は「タスク２」にて「役割２」の従業員が行なうべきジョブを表している。図示省略してあるが、「タスク３」や「タスク４」などの他のタスクに関するジョブも同様にこのリスト１８１に示されている。タスクリスト１８１、１８２には、各ジョブについて、予定（予定開始日、予定完了日）や、進捗（実際の開始日や完了日や、予定より遅れているか否かなど）や、段階名や、業務プロセス名なども表示される。
PM１４は、各部署のタスクリスト１８１、１８２に、その部署に割り当てられた全てのジョブを掲載することもできるが、それに代えて、業務プロセスの進捗に応じてその部署では未だ着手してはならないジョブを掲載しないようにすることもできる。例えば、図示ように、プロジェクト「PROJ１」の業務プロセス「PROC1」に関しては、「PROC1」のワークフローモデル１７５に定義されているように、「部署A」の作業の後に「部署B」が作業を行なうことになっている。よって、「部署A」におけるジョブが終わらないと、「部署B」におけるジョブが着手できない。後述するように、PM１４は、各部署での各ジョブの進捗を監視して、どのジョブが開始され、また、完了したかということを記録している。このPM１４によるジョブ進捗の監視結果に基づいて、OM１１は、例えば、「部署A」でのジョブが完了しないうちは、その「部署A」でのジョブに後続する「部署B」でのジョブを、「部署B」のタスクリスト１８２には掲載せず、「部署A」でのジョブが完了した時点で、その後続のジョブを「部署B」のタスクリスト１８２には掲載するようにすることができる。
OM１１は、PM１４により上記のようにして作成された各部署用のタスクリストを、その部署の従業員に提供することができる。例えば、OM１１は、矢印２０１で示すように、「A部署」用のタスクリスト１８１を、「A部署」１６１の従業員１６２、１６３のユーザ端末のスクリーンに表示することができ、また、矢印２０２で示すように、「B部署」用のタスクリスト１８２を、「B部署」１６４の従業員１６５、１６６のユーザ末のスクリーンに表示することができる。
各従業員は、自分のユーザ端末のスクリーンに表示されたタスクリストの中から、自分が行なうべきジョブを選択することができる。或る従業員がタスクリスト中から或るジョブを選択すると、PM１４は、その従業員によってそのジョブの実行が開始されたと判断して、その時の日付けをそのジョブの実際の開始日として設定する。また、各従業員は、PM１４を使用して、自分の選択した（つまり、自分が実行した）ジョブに関して、報告書フォーム１８５を開き、その報告書フォーム１８５に任意のコメントを記入することで、後続のジョブを担当する従業員への作業報告を作成することができる。その従業員によるそのジョブに関する作業報告の作成が終わると、PM１４は、そのジョブが完了したと判断して、その従業員が作成した報告書（つまり、その従業員のコメントが記入された報告書フォーム１６５）を保存する。既に説明したように、OM１１が、完了したジョブに後続するジョブを、その後続のジョブを割り当てられた別の部署用のタスクリストに掲載する。この別の部署用のタスクリストから、その後続のジョブを或る従業員が選択すると、PM１４は、その後続のジョブが開始されたと判断する。そして、その後続のジョブを選択した従業員は、PM１４を使用して、そのジョブに関し、前の従業員のコメントが既に記入されている報告書フォーム１８５を開き、その前の従業員のコメントを読むもとができ、また、自分のコメントを追加記入して、更に後続のジョブを担当する従業員への報告書を作成することができる。例えば、「部署A」１６１の「Aさん」１６２及び「Bさん」１６３が、それぞれのジョブが終わったときに、矢印２０６に示すように、報告書フォーム１８５を開いて、そこにそれぞれのコメントを記入する。その後、「部署B」１６４の「Cさん」１６５及び「Dさん」１６６が、後続のジョブを実行する際に、矢印２０７で示されているように、その報告書フォーム１８５を開いて、「Aさん」１６２及び「Bさん」１６３のコメントを読み、そして、自分達のコメントを追加記入する。こうして「部署A」１６１及び「部署B」１６４の人々のコメントが入った報告書フォーム１８５は、更に後続のジョブを担当する「部署D」の人々への報告書となる。
上述した情報フロー制御では、部署から部署へのワークフローモデルを利用しているが、シフト勤務の複数のシフト当番グループ間のワークフローモデルや、或いは、個々の従業員間のワークフローモデルなどを用いて、シフト当番グループ間或いは従業員間の情報フロー制御を行なうこともできる。
上記のようなワークフローモデル又はプロジェクトデータに基づいた情報フロー制御によって、協力して業務を行なう複数の部署間及び従業員間の連携が容易化される。
以下では、ソルーションサーバ３（ソルーションソフトウェアスイート４）がウェブサーバ８を介してユーザ端末９提供する図７以下に例示された様々なGUIウィンドウを参照しながら、ソルーションソフトウェアスイート４がもつ代表的な機能と動作を具体的に説明する。以下に例示する全てのGUIウィンドウにおいて、アンダーラインの付された文字列は、そこにその文字列に対応するオブジェクト又はアイテムへのリンクが埋め込まれており、その文字列をユーザが操作する（例えば、クリックする）と、リンクされた対応のオブジェクト又はアイテムを見ることができるようになっている。
図７〜図２３は、ワークフローマネージャ（WM）１３によって提供される様々なGUIウィンドウの例を示す。以下、これらのGUIウィンドウを参照して、WM１３の機能と動作を説明する。
ユーザがWM１３を開くと、例えば図７に示すようなGUIウィンドウがユーザ端末の表示スクリーンに表示される。
図７に示されたGUIウィンドウは、複数のサブウィンドウ３００、３０１、５００、５０１から構成される。上段と下段のサブウィンドウ３００、３０１には、オブジェクト（Object）ボタン３０２、レビュー（Review）ボタン３０３、ワークフロー（Workflow）ボタン３０４、プロジェクト（Project）ボタン３０５、アドミニストレータ（Administrator）ボタン３０７があり、ユーザは、それぞれのボタンを押す(例えば、マウスでクリックする)ことで、ソルーションソフトウェアスイート４に含まれる上述の５種類のマネージャ１１〜１５を選択的に開くことができる。また、上段のサブウィンドウ３００内のログアウト（Logout）ボタン３０６を押すことで、ユーザはソルーションサーバ３（ソルーションソフトウェアスイート４）からログアウトすることができる。上段と下段のサブウィンドウ３００、３０１は、いずれのマネージャ１１〜１５を開いた場合にも共通に表示される。
中央の２つのサブウィンドウ５００と５０１は、WM１３に特有のGUIを提供するものである。
中央の左側のサブウィンドウ５００は、ワークフロー構造（Workflow Structure）ウィンドウと呼ばれ、そこには、データベースに現在登録されている様々な業務プロセスのワークフローモデルのトリー状の階層的な論理構造（Workflow Structure）が、ワークフローモデルの様々なデータ項目を表したフォルダアイコンを使ってグラフィカルに表示される。すなわち、ユーザによって作成された様々な業務プロセスのワークフローモデルは、ワークフロー構造ウィンドウ５００に示されるような論理的な階層状のデータ構造を用いて、WM１３によってデータベース内で管理されている。
図７に示された例では、ワークフロー構造ウィンドウ５００内に、「TKIC」という名称のフォルダが表示されている。このフォルダ「TKIC」は、「TKIC」という名称をもつ所定の業務カテゴリ（例えば、企業グループ、個々の企業、その企業内の事業部、工場又は支社などの個々の組織、或るいは、事業年度、事業範囲、事業目的、などであって、それは、その企業の都合に合わせてシステム管理者等の所定の設定権限者が自由に設定できる）を表している。このフォルダ「TKIC」を開くと、その下位に「Design」、「Development」、「Scope」、「Testing」及び「Training」という名称の業務プロセスをそれぞれ表したプロセスフォルダが表示される。これは、「TKIC」という業務カテゴリー（例えば、「TKIC」という名称の企業）の下に、「Design」、「Development」、「Scope」、「Testing」及び「Training」という業務プロセスが登録されていることを意味する。
各業務プロセスを表すプロセスフォルダを開くと、プロセスフォルダの下位に、その業務プロセスを担当することになる１又は複数の部署をぞれぞれ表した部署フォルダが表示される。例えば、業務プロセス「Design」のプロセスフォルダの下位に、業務プロセス「Design」を担当することになる部署「R & D」、「Finance」、「Hardware」及び「Software」をそれぞれ表した部署フォルダが表示される。
さらに、図８に例示するように、各部署の部署フォルダを開くと、その部署に所属する（又は、その部署に所属し且つその業務プロセスを担当する権限をもつ）１又は複数の従業員をそれぞれ表した従業員フォルダが表示される。例えば、業務プロセス「Design」のプロセスフォルダの下位の部署「R & D」の部署フォルダの下位には、部署「R & D」に所属する(又は、部署「R & D」に所属し且つ業務プロセス「Design」を担当する権限をもつ)従業員「Jack」、「Fred」、「Hemant」及び「Yukio」をそれぞれ表した従業員フォルダが表示される。
再び図７を参照して、ワークフロー構造ウィンドウ５００には、部署（section）ボタン５０２とシフト（shift）ボタン５０３がある。部署（section）ボタン５０２を押すと、ワークフロー構造ウィンドウ５００内に、部署関連（Section wise）の業務プロセスのみが選択又は強調されて表示され、シフト（shift）ボタン５０３を押すと、シフト関連（Shift wise）の業務プロセスのみが選択又は強調されて表示される。図７の例は、部署（section）ボタン５０２が押された場合を表しており、そこでは、部署関連の業務プロセス、例えば「Design」、「Development」及び「Scope」、のみが強調して表示されている。一方、図９の例は、シフト（shift）ボタン５０３が押された場合を表しており、そこでは、シフト関連の業務プロセス、例えば「Testing」及び「Training」、のみが強調して表示されている。ここで、部署関連の業務プロセスとは、１又は複数の部署の連携によって遂行される業務プロセスであり、シフト関連の業務プロセスとは、複数のシフトの交替によって遂行される業務プロセスである。後述するように、部署関連の業務プロセスのワークフローモデルを作成又は編集するときと、シフト関連の業務プロセスのワークフローモデルを作成又は編集するときとでは、WM１３は、異なるワークフローモデル作成ツールをユーザ端末に提供する。そして、WM１３は、作成又は編集された業務プロセスのワークフローモデルをデータベースに登録するとき、そのワークフローモデルに、その業務プロセスの種別（部署関連かシフト関連か）を示す情報を関連付けて、そのワークフローモデルをデータベースに登録することができる。そしてWM１３は、データベース内の様々な業務プロセスのワークフローモデルに関連付けられた上記情報にから、それらの業務プロセスの種別を識別することができる。
なお、システム管理者によるアドミニストレーションマネージャ（AM）１５を用いた環境設定において、部署関連とシフト関連の内のどの種類の業務プロセスの作成を可能とし不可能とするかを任意に設定できる。その環境設定で部署関連とシフト関連の内の一方の種類の業務プロセスのみが作成可能と設定された場合には、WM１３は、作成不能と設定された業務プロセスの作成機能を無効とし、かつ、上述した業務プロセスの種別に応じてワークフローモデルの表示や作成などの処理を違える機能を無効にすることができる。
図７を参照して、中央右側のサブウィンドウ５０１は、ワークフローマネージャ（WM）メインウィンドウと呼ばれ、そこには、選択された業務カテゴリ（例えば、「TKIC」）の下に登録されている全ての業務プロセスをリストしたプロセスリスト５０７が表示される。この業務プロセスリスト５０７には、各業務プロセス毎に、プロセス名称(Process Name)、作成日時(Creation Date)、改訂版番号(Rev. No.)、作成者(Author)、使用されることになる１又は複数の文書のフォーム(Form)、選択(Select)ボタンなどの項目の情報が表示される。プロセスリスト５０７内の各業務プロセスのプロセス名を開くと（例えば、マウスでダブルクリックすると）、WM１３は、その業務プロセスのワークフローモデルの詳細をメインウィンドウ５０１に表示する。
また、WMメインウィンドウ５０１の上部には、登録（Registration）コンボボックス５０４、ワークフロー（Workflow）コンボボックス５０５、及び検索（Search）コンボボックス５０６がある。登録コンボボックス５０４は、ユーザが業務プロセスに関連する各種アイテムの登録を行ないたいときに、登録したいアイテムの種類を選択するためのものであり、図７に示すように、そのプルダウンメニュー５０４Mには、プロセス（Process）、部署（Section）、タスク（Task）、サブタスク（Sub Task）及びシフト（Shift）などの様々なアイテム種類のメニュー項目がある。ワークフローコンボボックス５０５は、業務プロセスのワークフローモデルの作成又は編集をユーザが行ないたいときに、作成又は編集したいワークフローモデルの種類を選択するためのものであり、その具体的な説明は後述する。検索（Search）コンボボックス５０６は、業務プロセスに関するアイテムの検索を行なうときに、検索したアイテムの種類を選択するためのものである。
さて、ユーザは、新たな業務プロセスを登録したい場合、或いは、登録済みの業務プロセスを変更又は削除したい場合、図７に示すように、登録コンボボックス５０４のプルダウンメニュー５０４Mを開き、プルダウンメニュー５０４Mの中からプロセス（Process）のメニュー項目を選択することができる。すると、WM１３は、図８に示すように、メインウィンドウ５０１内のプロセスリスト５０７の下部に新規（New）ボタン５０８、変更（modify）ボタン５０９、削除（Delete）ボタン５１０及びOKボタン５１１などを表示する。新規（New）ボタン５０８は、新規の業務プロセスを登録するためのものである。変更（modify）ボタン５０９及び削除（Delete）ボタン５１０はそれぞれ、プロセスリスト５０７内で選択ボタンによって選択されている１つの登録済み業務プロセス（図８の例では、業務プロセス「Training」）を変更及び削除をするためのものである。
図８のメインウィンドウ５０１において、ユーザが新規（New）ボタン５０８を押すと、WM１３は、図９に示すように、新規プロセス登録ツールをメインウィンドウ５０１に表示する。この新規プロセス登録ツールには、プロセス基本情報テーブル５１２、フォーム選択ツール５１３〜５１４、及びOKボタン５１６などが含まれる。プロセス基本情報テーブル５１２には、その新規業務プロセスのプロセス名、改訂版番号、及び作成者名をユーザがエントリすることができる。フォーム選択ツール５１３〜５１４は、システム管理者によってアドミニストレータマネージャ１５を用いて事前に登録されている各種のフォームの名称の表示と選択ボックスを含んでおり、それら事前登録されたフォームの中からこの業務プロセスで使用する１以上のフォームをユーザが選択することを可能にする。図９の例では、予め登録されている３種類のフォーム「Approval」、「Default」及び「Specifications」の中から、新規の業務プロセス「Change Control」で使用するフォームとして、２種類のフォーム「Approval」、「Default」が選択されている。フォーム選択ツール５１３〜５１４の各フォーム名称が操作されると（例えば、ダブルクリックされると）、WM１３は、図１０に示すように、そのフォームをメインウィンドウ５０１に表示する。図１０の例は、フォーム「Specification」を示しており、それは、システム管理者によってアドミニストレータマネージャ１５を用いて予め設定された様々な記入ボックス５１８〜５２２を含んでいる。図１０のメインウィンドウ５０１内のフォームの下に表示された戻る（Return）ボタンを押すことで、メインウィンドウ５０１の表示は、図９に示す新規プロセス登録ツールに戻る。
図９に示すメインウィンドウ５０１上の新規プロセス登録ツールにおいて、プロセス基本情報テーブル５１２に所要事項がエントリされ、フォーム選択ツール５１３〜５１４で使用されるべきフォームが選択された後、OKボタン５１６が押されると、WM１３は、新規プロセス登録ツールで設定された新規業務プロセスに関するプロセス名、改訂版番号、作成者、及び使用フォーム種類などのデータを、その新規業務プロセスのワークフローモデルの既に説明したような階層状のデータ構造の一部として、データベースに登録する。そして、WM１３は、図１１に示すように、再びプロセスリスト５０７をメインウィンドウ５０１に表示するが、そのプロセスリスト５０７には、先ほど登録された新規の業務プロセス、例えば「Change Control」、の表示が追加されている。
ユーザは、任意の業務プロセスのワークフローを作成又は編集しようとする場合、図１１に示すように、ワークフローコンボボックス５０５のプルダウンメニュー５０５Mを開き、そのプルダウンメニュー５０５M中から、部署関連ワークフロービルダ（Builder（Section wise））又はシフト関連ワークフロービルダ（Builder（Shift wise））を選択することができる。
ユーザは、部署関連の業務プロセスのワークフローモデルを作成又は編集したい場合には、部署関連ワークフロービルダ（Builder（Section wise））を選択することができる。すると、WM１３は、図１２に示すように、プロセスリスト５０７に部署関連の業務プロセスだけを選んで表示し、そして、そのプロセスリスト５０７の下にOKボタン５２４、ビュー（View）ボタン５２５、変更（Modify）ボタン５２６、削除（Delete）ボタン５２７及びキャンセル（Cancel）ボタン５２８などを表示する。他方、ユーザがシフト関連ワークフロービルダ（Builder（Shift wise））を選択したならば、後に図１７を参照して説明するように、WM１３は、プロセスリスト５０７にシフト関連の業務プロセスだけを選んで表示し、そして、そのプロセスリスト５０７の下に同様のボタン５２４〜５２８を表示する。ここで、先ほど登録された新規の業務プロセス、例えば「Change Control」は、まだ種類が部署関連かシフト関連か定まってないのであるが、これは、部署関連とシフト関連の何れのワークフロービルダーが選択された場合でも、プロセスリスト５０７に表示されることになる。
図１２に示すように部署関連ワークフロービルダ（Builder（Section wise））が選択された場合において、ユーザは、或る業務プロセスについてワークフローモデルを新規に作成しようとする場合、プロセスリスト５０７でその業務プロセスを選択し、そして、OKボタン５２４を押すことができる。また、ユーザは、或る既存の業務プロセスについて既に作成済みのワークフローモデルを変更しようとする場合には、プロセスリスト５０７でその業務プロセスを選択し、そして、変更ボタン５２６を押すことができる。
ここで、ユーザが、例えば、業務プロセス「Change Control」をプロセスリスト５０７で選択して、OKボタン５２４を押したとする。すると、WM１３は、図１３に示すように、選択された業務プロセス「Change Control」について部署関連のワークフローモデルを作成及び編集するためのツールをメインウィンドウ５０１に表示する。表示されたワークフローモデル作成ツールには、部署コンボボックス５２１、部署確認（Confirm Section）ボタン５３２、変更（Modify）ボタン５３３、追加（Add）ボタン５３４、削除（Delete）ボタン５３５、合流元（Conv From）ボタン５３６、合流先（Conv To）ボタン５３７、属性（Attribute）ボタン５３８、合流（Converge）ボタン５３９、戻る（Return）ボタン５４０及びワークフロー表示エリア５４１などが含まれる。このツールを使ってワークフローを作成する手順の一例を示すと以下のとおりである。
図１３に示すように、ユーザは、この業務プロセス「Change Control」の始点となるべき部署、例えば「R & D」、を部署コンボボックス５２１で選択して、追加ボタン５３４を押し、そして、部署確認ボタン５３２を押すことができる。すると、WM１３は、図１に示すように、選択された部署「R & D」のアイコン５４２をワークフロー表示エリア５４１に表示し、そして、部署「R & D」をこの業務プロセス「Change Control」の始点として確定させる。
その後、ユーザは、図１５に示すように、始点の部署「R & D」から仕事を引き継ぐべき部署、例えば「Finance」、を部署コンボボックス５２１で選択して、追加ボタン５３４を押し、そして、部署確認ボタン５３２を押すことができる。すると、WM１３は、部署「Finance」のアイコン５４３をワークフロー表示エリア５４１に表示し、部署「R & D」アイコン５４２から部署「Finance」アイコン５４３へと向かう矢印５４４を表示し、そして、部署「Finance」を部署「R & D」から仕事を引き継ぐべき部署として確定する。さらに、もし、部署「R & D」から仕事を引き継ぐべき別の部署、例えば「Hardware」があるならば、ユーザは、その部署「Hardware」についても上記と同様の操作を行なうことができ、すると、WM１３は、その部署「Hardware」についても上記と同様に、部署「Hardware」のアイコン５４５をワークフロー表示エリア５４１に表示し、部署「R & D」アイコン５４２から部署「Hardware」アイコン５４５へと向かう矢印５４６を表示し、そして、部署「Hardware」を部署「R & D」から仕事を引き継ぐべきもう一つの部署として確定する。
その後、ユーザは、図１６に示すように、部署「Finance」及び「Hardware」の双方から仕事を引き継ぐべき部署、例えば「Quality Test」、を部署コンボボックス５２１で選択して、追加ボタン５３４を押し、そして、部署確認ボタン５３２を押すことができる。すると、WM１３は、図１６に示すように、選択された部署「Quality Test」のアイコン５４７をワークフロー表示エリア５４１に表示する。さらに、ユーザは、部署「Finance」と「Hardware」のアイコン５４３、５４５をそれぞれクリックしてから合流元ボタン５３６を押し、さらに、部署「Quality Test」のアイコン５４７をクリックしてから合流先ボタン５３７を押すことができる。すると、WM１３は、図１６に示すように、部署「Finance」と「Hardware」のアイコン５４３、５４５から部署「Quality Test」のアイコン５４７へそれぞれ向かう矢印５４８、５４９を表示し、そして、部署「Quality Test」を部署「Finance」及び「Hardware」の双方から仕事を引き継ぐべき部署として確定する。
このようにして、部署関連のワークフローモデルが作成されていき、それがワークフロー表示エリア５４１にフローチャートの形でグラフィカルに表示される。例えば図１６でワークフロー表示エリア５４１に表示されたワークフローモデルのフローチャートにおいて、部署アイコン５４２、５４３、５４５、５４７はこの業務プロセス「Change Control」を実行すべき部署を表しており、矢印５４４、５４６、５４８、５４９はそれら部署間の仕事と文書の流れを表している。
図１６において、ユーザが、戻るボタン５４０を押すと、WM１３は、この業務プロセス「Change Control」のワークフローモデルを、図１６に示されたフローチャートの通りのものとして確定し、そのワークフローモデルをデータベースに登録し、そして、（図示してないが）ワークフロ-構造ウィンドウ５００に、その業務プロセス「Change Control」のフォルダアイコンを追加する。この業務プロセス「Change Control」が或るプロジェクトの中で実際に実行されるときには、既に図６を参照して説明したように、プロジェクトマネージャ（PM）１４が、図１６に示したフローチャートに従った部署の順序で、部署間のタスク実行順序を制御することになる。
再び図１１を参照して、ユーザは、シフト関連の業務プロセスのワークフローモデルを作成又は編集したいときには、ワークフローコンボボックス５０５でシフト関連ワークフロービルダ（Builder（Shift wise））を選択することができる。すると、WM１３は、図１７に示すように、プロセスリスト５０７にシフト関連の業務プロセスだけを選んで表示し、そして、そのプロセスリスト５０７の下にOKボタン５２４、ビュー（View）ボタン５２５、変更（Modify）ボタン５２６、削除（Delete）ボタン５２７及びキャンセル（Cancel）ボタン５２８などを表示する。ユーザは、或る業務プロセスについてワークフローモデルを新規に作成したい場合には、プロセスリスト５０７からその業務プロセスを選択してからOKボタン５２４を押すことができる。また、ユーザは、或る業務プロセスについて既に作成済みのワークフローモデルを変更したい場合には、プロセスリスト５０７からその業務プロセスを選択してから変更ボタン５２６を押すことができる。
ここで、ユーザが例えば業務プロセス「Training」をプロセスリスト５０７から選択して変更ボタン５２６を押したとする。すると、WM１３は、図１８に示すように、選択された業務プロセス「Training」についてシフト関連のワークフローモデルを作成及び編集するためのツールをメインウィンドウ５０１に表示する。表示されたワークフローモデル作成ツールには、シフト順序テーブル５５０及びフロー作成（Make flow）ボタン５５１などが含まれる。シフト順序テーブル５５０には、業務プロセス「Training」について既に作成済みのワークフローが表示される。このワークフローは、予め登録されている複数のシフト、例えば「Afternoon」、「Morning」及び「Night」、がどのような順番で交替するのかを定義している。ユーザは、シフト順序テーブル５５０で、シフト「Afternoon」、「Morning」及び「Night」の順番（Sequence）を自由に変更することができる。また、ユーザがシフト順序テーブル５５０内の任意のシフトの名称「Afternoon」、「Morning」又は「Night」を操作する（例えばダブルクリックする）と、WM１３は、（図示してないが）そのシフトに所属する従業員のリストをメインウィンドウ５０１に表示する。
ユーザは、シフト順序テーブル５５０でのワークフローを変更した後、フロー作成ボタン５５１を押すことができる。すると、WM１３は、図１９に示すように、変更後のワークフローを表したシフトフローテーブル５５２をメインウィンドウ５０１に表示する。ユーザが提出（Submit）ボタン５５３を押すと、WM１３は、その業務プロセス「Training」のワークフローモデルをシフトフローテーブル５５２に表示された通りのものとして確定し、そして、そのワークフローモデルをデータベースに登録する。
再び図７を参照して、ユーザが登録コンボボックス５０４で登録したいアイテムとしてタスク（Task）を選択すると、WM１４は、図２０に示すように、登録済みのタスクをリストしたタスクリスト５５４をメインウィンドウ５０１に表示し、その下に新規作成(New)ボタン５５５、変更（Modify）ボタン５５６、削除（Delete）ボタン５５７及びOKボタン５５８などを表示する。ユーザは、新規にタスクを作成して登録したい場合には、新規作成ボタン５５５を押すことができる。すると、WM１３は、図２１に示すように、新規タスク登録ツールをメインウィンドウ５０１に表示する。表示された新規タスク登録ツールには、基本情報テーブル５６０及びOKボタン５６４などが含まれている。ユーザは、基本情報テーブル５６０に、新しいタスクのタスク名（Task Name）、改訂版番号（Revision No.）、作成者名（Author Name）、実施可能日時（Deliverable Time）、所要日数（Duration）、及び作業量（Unit）などをエントリすることができる。そして、ユーザがOKボタン５６４を押すと、WM１３は、基本情報テーブル５６０にエントリされた基本情報を有する新たなタスクを作成して、データベースに登録する。
再び図７を参照して、ユーザが登録コンボボックス５０４で登録したいアイテムとしてサブタスク（Sub Task）を選択すると、WM１４は、図２２に示すような、２つのサブウィンドウ５７０、５７１からなるサブタスク登録用のGUIをメインウィンドウ５０１に表示する。このGUIの左側のサブウィンドウ５７０は「タスク構造ウィンドウ」と呼ばれ、そこには、データベースに登録済みの全てのタスク及びそれらのタスクの各々に含まれるサブタスクのデータから構成されるトリー状の階層的な論理データ構造が、タスク及びサブタスクをそれぞれ表したフォルダアイコンを用いてグラフィカルに表示される。すなわち、データベースに登録されているタスク及びサブタスクのデータは、タスク構造ウィンドウ５７０に示すような階層構造になっているのである。図示のように、或るタスクに1以上のサブタスクが含まれるだけでなく、或るサブタスクに更に細かい１以上サブタスクが含まれるというように、幾層もの階層的なデータ構造を作ることが可能である。
ユーザは、或る登録済みタスク又はサブタスクの下に新しいサブタスクを登録したい場合、タスク構造ウィンドウ５７１上で所望の登録済みタスク又はサブタスクを選択し、そして、右側のサブウィンドウ５７１に表示されているサブタスク情報テーブル５７２に、新しいサブタスクの名称(Sub Task Name)、改訂版番号(Rev. No.)、作成者名(Author Name)、予定開始時間(Expected Start Time)、所要日数(Duration)などの基本的な属性情報をエントリし、更に、右側のサブウィンドウ５７１に表示されている文書テンプレートテーブル５７４に、新しいタスクの実行結果の成果物としての1種類以上の文書を作成するときに使用されることになる1種類以上の文書テンプレートの名称をエントリする。文書テンプレート名称をエントリする際、ユーザはサーチテンプレート(Search Template)ボタン５７３を押すことができ、すると、WM１３は、図２３に示すように、登録済みの全ての文書テンプレートの名称をリストした文書テンプレートリスト５８１をサブウィンドウ５７２１に表示する。ユーザが、文書テンプレートリスト５８１の中から任意の1以上の文書テンプレートを選択して、提出(Submit)ボタン５８２を押すと、画面の表示は再び図２２に示すような表示に戻り、今選択された1以上の文書テンプレートの名称が文書テンプレートテーブル５７４にエントリされる。なお、ユーザが、図２２の文書テンプレートテーブル５７４又は図２３の文書テンプレートリスト５８１内の参照(View)欄に表示された任意の文書テンプレートのアイコンを操作する（例えば、ダブルクリックする）と、WM１４は、そのアイコンに対応する文書テンプレートを開いて画面に表示する。図２２において、ユーザが、サブウィンドウ５７１内のOKボタン５７５を押すと、WM１４は、サブウィンドウ５７１内のサブタスク情報テーブル５７２及び文書テンプレートテーブル５７４にエントリされた情報を有した新しいサブタスクのデータを作成して、その新しいサブタスクデータを、タスク構造ウィンドウ５７１で選択された登録済みタスク又はサブタスクに含まれる１つのサブタスクのデータとして、データベースに登録する。このようにして、ユーザは、任意のタスクの下にトリー状の階層構造の形で様々なサブタスクを登録することができる。
再び図７を参照して、ユーザが登録コンボボックス５０４で登録したいアイテムとして部署（Section）又はシフト（Shift）を選択すると、WM１３は、（図示しないが）登録済みの部署又はシフトのリストをメインウィンドウ５０１に表示し、その下に、図２０に示したタスクの場合と同様に、新規作成(New)ボタン、変更（Modify）ボタン、削除（Delete）ボタン及びOKボタンなどを表示する。ユーザが、新規作成ボタンを押せば、WM１３は、（図示しないが）新規の部署又は新規のシフトを作成するためのツールをメインウィンドウ５０１に表示し、そして、ユーザは、そのツールを用いて新規のサブタスク、部署又はシフトを作成することができる。WM１３は、作成された新規のサブタスク、部署又はシフトをデータベースに登録する。
図２４〜図３９及び図４６〜図５４は、PM１４によって提供される様々なGUIウィンドウの例を示す。図４０〜図４４は、PM1４の機能に関連してオブジェクトマネージャ（OM）１１によって提供される幾つかのGUIウィンドウの例を示す。図４５は、PM１４がタスクリストを作成する手順を示すフローチャートである。以下、これらの図面を参照して、PM１４の機能と動作、並びにこれに関連するOM１１の機能と動作を説明する。
ユーザがPM１４を開くと、例えば図２４に示すようなGUIウィンドウがユーザ端末の表示スクリーンに表示される。
図２４に示されたGUIウィンドウの上段と下段のサブウィンドウ３００、３０１は、既に説明したとおり、全てのマネージャに共通のものである。中央の２つのサブウィンドウ６００と６０１は、PM１４に特有のGUIを提供するものである。
中央の左側のサブウィンドウ６００は、プロジェクト構造（Project Structure）ウィンドウと呼ばれ、そこには、データベースに現在登録されている様々なプロジェクトデータのトリー状の階層的な論理構造（Project Structure）が、そのプロジェクトデータに含まれる様々なデータ項目を表したフォルダアイコンを使ってグラフィカルに表示される。すなわち、ユーザによって作成された様々なプロジェクトのデータは、プロジェクト構造ウィンドウ６００に示されるような論理的な階層状のデータ構造を用いて、PM１４によってデータベース内で管理されている。
図２４に示された例では、プロジェクト構造ウィンドウ６００内に、「TKIC」という名称をもつ所定の業務カテゴリ（例えば、企業グループ、個々の企業、その企業内の事業部、工場又は支社などの個々の組織、或るいは、事業年度、事業範囲、事業目的、など）を表したフォルダ「TKIC」がある。このフォルダ「TKIC」を開くと、その下位に「EDMS」及び「ABMS」という名称をもつ２つのプロジェクトをそれぞれ表したプロジェクトフォルダが表示される。これは、「TKIC」という業務カテゴリー（例えば、「TKIC」という名称の企業）の下に、「EDMS」及び「ABMS」というプロジェクトが登録されていることを意味する。
各プロジェクトを表すプロジェクトフォルダを開くと、そのプロジェクトフォルダの下位に、そのプロジェクトを構成する１又は複数の業務プロセスをぞれぞれ表したプロセスフォルダが表示される。例えば、プロジェクト「EDMS」のプロジェクトフォルダの下位に、プロジェクト「EDMS」に含まれる２つの業務プロセス「Development」及び「Design」をそれぞれ表したプロセスフォルダが表示される。各業務プロセスのフォルダを開くと、そのプロセスフォルダの下位に、その業務プロセスを担当することになる１又は複数の部署をぞれぞれ表した部署フォルダが表示される。例えば、業務プロセス「Design」のプロセスフォルダの下位に、業務プロセス「Design」を担当することになる部署「R & D」、「Finance」、「Hardware」及び「Software」をそれぞれ表した部署フォルダが表示される。さらに、各部署のフォルダを開くと、その部署フォルダの下位に、そのプロジェクトのその業務プロセスに関してその部署に割り当てられた１又は複数のタスクをそれぞれ表したタスクフォルダが表示される。例えば、プロジェクト「EDMS」のプロセス「Design」の部署「Software」の下位には、プロジェクト「EDMS」のプロセス「Design」に関して部署「Software」に割り当てられたタスク「Modular Design」を表したタスクフォルダが表示される。各タスクのタスクフォルダを開くと、図示してないが、例えば、そのタスクに含まれる1又は複数のサブタスクをそれぞれ表したサブタスクフォルダが表示される。
このようなプロジェクト構造ウィンドウ６００に表示される階層状論理構造をもったプロジェクトデータは、以下に説明するようなPM１４の機能を用いてユーザによって作られデータベースに登録されたものである。
図２４において、中央右側のサブウィンド６０１は、プロジェクトマネージャ（PM）メインウィンドウと呼ばれ、そこには、選択された業務カテゴリ（例えば、「TKIC」）の下に登録されている全てのプロジェクトをリストしたプロジェクトリスト６０７が表示される。このプロジェクトリスト６０７には、各プロジェクト毎に、プロジェクト名称（Project Name）、作成日時(Creation Date)、改訂版番号(Rev. No.)、プロジェクト管理者(Manager)、選択(Select)ボタンなどの項目の情報が表示される。
PMメインウィンドウ６０１の上部には、登録（Registration）コンボボックス６０２、割当（Assign）コンボボックス６０３、ステータス（Status）コンボボックス６０４及び検索（Search）コンボボックス５０５がある。登録コンボボックス６０２は、ユーザがプロジェクトに関連する各種アイテムの登録を行ないたいときに、登録したいアイテムの種類を選択するためのものであり、図２４に示すように、そのプルダウンメニュー６０２Mには、プロジェクト（Project）、タスク（Task）、サブタスク（Sub Task）、作業段階（Phase）及び役割（Role）などの様々なアイテム種類のメニュー項目がある。割当コンボボックス６０３は、プロジェクトに関する様々な仕事の割当や仕事のスケジュールを設定するときに、設定したい事項を選択するためのものであり、その具体的な説明は後述する。ステータスコンボボックス６０４は、プロジェクトに関する様々なステータスを参照するときに、参照したい項目を選択するためのものであり、その具体的な説明は後述する。検索コンボボックス６０５は、プロジェクトに関する各種アイテムの検索を行なうときに、検索したいアイテムの種類を選択するためのものである。
さて、ユーザは、新たなプロジェクトを登録したい場合、或いは、登録済みのプロジェクトを変更又は削除したい場合、図２４に示すように、登録コンボボックス６０２のプルダウンメニュー６０２Mを開き、プルダウンメニュー６０２の中からプロジェクト（Project）のメニュー項目を選択することができる。すると、PM14は、図２５に示すように、メインウィンドウ６０１内のプロジェクトリスト６０７の下部に新規（New）ボタン６０８、変更（modify）ボタン６０９、削除（Delete）ボタン６１０及びOKボタン６１１などを表示する。新規（New）ボタン６０８は、新規のプロジェクトを登録するためのものである。変更（modify）ボタン６０９及び削除（Delete）ボタン６１０はそれぞれ、プロジェクトリスト６０７内で選択ボタンによって選択されている１つの登録済みプロジェクト（図２５の例では、プロジェクト「EDMS」）を変更及び削除をするためのものである。
図２５のメインウィンドウ６０１において、ユーザが新規（New）ボタン６０８を押すと、PM１４は、図２６に示すように、新規プロジェクト登録ツールをメインウィンドウ６０１に表示する。この新規プロジェクト登録ツールには、プロジェクト基本情報テーブル６１２、全プロセスリスト６１３、プロセス選択ボタン６１４、選択プロセスリスト６１５、及びOKボタン６１６などが含まれる。プロジェクト基本情報テーブル６１２には、その新規業務プロジェクトのプロジェクト名、改訂版番号、及びプロジェクト管理者名をユーザがエントリすることができる。全プロセスリスト６１３には、ワークフローマネージャ（WM）１３によってデータベースに既に登録されている全ての業務プロセスの名称が表示されている。ユーザが、全プロセスリスト６１３の中から任意の業務プロセス名を選択して(例えば、マウスでクリックして)、プロセス選択ボタン６１４を押すと、PM１４は、その選択された業務プロセスをこのプロジェクトに含まれる業務プロセスとし、そして、その業務プロセス名を選択プロセスリスト６１５に追加エントリする。図２６の例は、新規のプロジェクト「PROJ1」が作成されている様子を示しており、そこでは、２つの業務プロセス「Testing」と「Training」が、このプロジェクト「PROJ1」の業務プロセスとして選択されている。
図２６に示すメインウィンドウ６０１上の新規プロジェクト登録ツールにおいて、プロジェクト基本情報テーブル６１２に所要事項がエントリされ、選択プロセスリスト６１５に１以上業務プロセスがエントリされた後、OKボタン６１６が押されると、PM１４は、新規プロジェクト登録ツールで設定された新規プロジェクトに関するプロジェクト名、改訂版番号、プロジェクト管理者名、及び、そのプロジェクトに含まれる業務プロセス名などのデータを、その新規プロジェクトのプロジェクトデータの既に説明したような階層状のデータ構造の一部として、データベースに登録する。そして、PM１４は、図２４に示すように、再びプロジェクトリスト６０７をメインウィンドウ６０１に表示するが、その時には、プロセスリスト６０７には、（図２４の例では図示されていないが）先ほど登録された新規のプロジェクト、例えば「PROJ1」、の表示が追加されている。
再び図２４を参照して、ユーザは、新たなタスクを登録したい場合、或いは、登録済みのタスクを変更又は削除したい場合、登録コンボボックス６０２のプルダウンメニュー６０２の中からタスク（Task）のメニュー項目を選択することができる。すると、PM１４は、既に図２０〜図２１を用いて説明したWM１３のタスク登録用のGUIと同様のGUIをPMメインウィンドウ６０１を表示して、WM１３を用いたタスク登録と同様の手順でユーザが新規のタスクをデータベースに登録することを可能にする。また、ユーザは、新たなサブタスクを登録したい場合、或いは、登録済みのサブタスクの変更又は削除したい場合、登録コンボボックス６０２のプルダウンメニュー６０２の中からサブタスク（Sub Task）のメニュー項目を選択することができる。すると、PM１４は、既に図２２〜図２３を用いて説明したWM１３のサブタスクタスク登録用のGUIと同様のGUIをPMメインウィンドウ６０１を表示して、WM１３を用いたサブタスク登録と同様の手順でユーザが新規のタスクをデータベースに登録することを可能にする。
また、ユーザは、新たな作業段階（Phase）（ここで、作業段階とは、例えば、一つの部署で一つの業務プロセスに係わる仕事を行なう場合における、管理目的のためにその仕事の流れを分割した幾つかの段階をいう）を登録したい場合、或いは、登録済みの作業段階を変更又は削除したい場合、登録コンボボックス６０２のプルダウンメニュー６０２の中から作業段階（Phase）のメニュー項目を選択することができる。すると、PM１４は、図２７に示すように、データベースに登録済みの作業段階をリストしたフェーズリスト６１７をメインウィンドウ６０１に表示し、その下に新規作成(New)ボタン６１８、変更（Modify）ボタン６１８、削除（Delete）ボタン６２０及びOKボタン６２１などを表示する。図２７の例では、「Intrim(Initial Stream)（上流）」、「Midstream(中流)」及び「Final（下流）」という３つの登録済み作業段階がフェーズリスト６１７にリストされている。ユーザは、新規に作業段階を作成して登録したい場合には、新規作成ボタン６１８を押すことができる。すると、PM１４は、図２８に示すように、新規タスク登録ツールをメインウィンドウ５０１に表示する。表示された新規タスク登録ツールには、基本情報テーブル６２２及びOKボタン６２３などが含まれている。ユーザは、基本情報テーブル６２２に、作業段階名（Phase Name）、改訂版番号（Revision No.）及び作成者名（Author Name）などをエントリし、そしてOKボタン６２３を押すと、PM１４は、基本情報テーブル６２２にエントリされた基本情報を有する新たな作業段階を作成して、データベースに登録する。
再び図２４を参照して、メインウィンドウ６０１に表示されたプロジェクトリスト６０７内の各プロジェクトのプロジェクト名をユーザが開くと（例えば、マウスでダブルクリックすると）、PM１４４は、そのプロジェクトのプロジェクトデータをデータベースから読み、図２９に例示するように、そのプロジェクトの詳細情報をメインウィンドウ６０１に表示する。この詳細情報には、そのプロジェクトの基本情報を示したテーブル６２４の他に、そのプロジェクトを構成する1又は複数の業務プロセスをリストしたプロセスリスト６２５が含まれている。このプロセスリスト６２５内のプロセス名をユーザが選択すると（例えば、マウスでダブルクリックすると）、PM１４は、その業務プロセスのワークフローモデルのデータをデーベースから読み、そのワークフロモデルの詳細をメインウィンドウ６０１に表示する。戻る（Return）ボタン６２６が押されると、PM１４は、メインウィンドウ６０１の表示を図２４に示すような初期の表示に戻す。
次に、図３０を参照する。ユーザは、登録済みのプロジェクトの中の任意のプロジェクトに関して、タスク割当やタイムスケジュールの設定などを行ないたい場合には、図３０に示すように、割当コンボボックス６０３のプルダウンメニュー６０３Mを開き、そのプルダウンメニュー６０３M中から設定したい事項を選ぶことができる。このプルダウンメニュー６０３Mには、タスク―部署別作業段階割当（Task (Section Phase)）、従業員―部署別役割割当（Employee (Section Role)）、従業員―部署別タスク割当（Employee (Section Task)）、従業員―シフト割当（Employee (Shift)）及び部署―タスク割当（Task Assign）などのメニュー項目がある。
ユーザは、任意のプロジェクトに関して、それを担当するべき１又は複数の部署に対して作業段階毎にタスクを新たに割り当てたい場合、又は、既に設定されているタスクの割当を変更したい場合、図３０に示すように、割当コンボボックス６０３のプルダウンメニュー６０３Mからタスク―部署別作業段階割当（Task (Section Phase)）を選択することができる。すると、PM１４は、図３１に示すように、プロジェクトリスト６０７の下にOKボタン６３０、ビュー（View）ボタン６３１、変更（Modify）ボタン６３２、削除（Delete）ボタン６３３及びキャンセル（Cancel）ボタン６３４などを表示する。ユーザは、プロジェクトリスト６０７の中から所望のプロジェクトを選択した後、そのプロジェクトのタスク割当を新たに設定したければOKボタン６３０を押し、設定済みのタスク割当を変更したければ変更ボタン６３２を押すことができる。
ここで、ユーザが、例えば、プロジェクト「EDMS」をプロセスリスト５０７中から選択して、OKボタン６３０を押したとする。すると、PM１４は、図３２に示すように、そのプロジェクト「EDMS」を担当するべき部署に対して作業段階毎のタスクを割り当てるためのツールであるセクションフェーズマネージャ（Section Phase Manager）のGUIを、メインウィンドウ６０１に表示する。セクションフェーズマネージャは、データベース内のプロジェクト「EDMS」のプロジェクトデータに基づいて、そのプロジェクト「EDMS」に含まれる全ての業務プロセス（例えば、「Development」及び「Design」）を把握し、データベース内のそれら業務プロセスのワークフローモデルデータに基づいて、各業務プロセスを担当するべき全ての部署（例えば、業務プロセス「Development」については、４つの部署「R & D」、「Finance」、「Hardware」及び「Software」）を把握し、データベース内の作業段階のデータに基づいて、登録済み全ての作業段階（例えば、３つの作業段階「Interim」、「Midstream」、「Final」）を把握し、データベース内の部署ごとの従業員データに基づいて、各部署に所属する全ての従業員を把握し、さらに、データベース内の部署ごとのタスクデータ（これについては、後に図３５〜図３６を参照して説明する）に基づいて、各部署に割り当てられている全てのタスク(例えば、部署「R & D」については、２つのタスク「Need Analysis」及び「Develop Specification」)を把握する。そして、セクションフェーズマネージャは、上記の把握した情報に基づいて、図３２に示すように、そのプロジェクト「EDMS」に含まれる業務プロセス「Development」及び「Design」のそれぞれに対応したタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７、６３８をメインウィンドウ６０１に表示する。図３２の例では、メインウィンドウ６０１に、1番目の業務プロセス「Development」用のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７は完全に表示されているが、2番目の業務プロセス「Design」用のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３８は一部しか表示されていない。しかし、スクロールバー６３９などを用いてメインウィンドウ６０１をスクロールすれば、2番目のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３８を完全に表示することができる。
各業務プロセス用のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７、６３８は、例えば各タスクのラジオボタンをONにするなどの方法で、この業務プロセスを担当するべき全ての部署の各々に対して、個々の作業段階毎にタスクを割り当てることができるように構成されている。また、各業務プロセス用のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７、６３８では、各部署に各作業段階毎に割り当てたタスクに対して、それに要する作業量（Unit）を設定することができる。さらに、「Incharge」欄のコンボボックスなどを用いて、各部署毎に、その部署に所属する従業員の中から、担当の業務プロセスに関する責任者を設定することができる。例えば、図示された業務プロセス「Development」のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７では、部署「R & D」に対しては、作業段階「Interim」でタスク「Need Analysis」が割り当てられ、作業段階「Midstream」でタスク「Develop Specification」が割り当てられている。そして、タスク「Need Analysis」には１単位の作業量が、タスク「Develop Specification」には３単位の作業量が設定されており、部署「R & D」における業務プロセス「Development」の責任者には「Fred Tanaka」が選ばれている。また、タスク―部署別作業段階割当テーブル６３７、６３８において、ユーザが任意のタスクの名称を押せば（例えば、クリックすれば）、PM１４は、データベースに登録されている当該タスクとその下位に位置する全てのサブタスクのトリー状の階層構造を把握してそれを画面に表示する。これにより、ユーザは、各タスクにどのようなサブタスクが含まれているかを容易に知ることができる。
ユーザが図３２に示したようなセクションフェーズマネージャのGUI上のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７、６３８で必要なタスク割当、作業量設定及び責任者設定などをした後、これらのテーブル６３７、６３８の下方に配置されている（図３２では示されていない）「OK」ボタンを押すと、PM１４は、そのタスク割当、作業量設定及び責任者設定などを、選択されたプロジェクトのプロジェクトデータの一部としてデータベースに登録する。このように或るタスクが、或る部署の或る作業段階に対して割り当てられると、その割り当てられたタスクに含まれる全てのサブタスクも、図２２のタスク構造ウィンドウ５７１に例示したタスクとサブタスク間の階層的な論理構造から必然的に、当該部署の当該作業段階に対して割り当てられたことになる。
再び図３０を参照して、ユーザは、任意のプロジェクトに関して、それを担当するべき１又は複数の部署の従業員に対して役割を新たに割り当てたい場合、又は、既に設定されている役割の割当を変更したい場合、割当コンボボックス６０３のプルダウンメニュー６０３Mから従業員―部署別役割割当（Employee (Section Role)）を選択することができる。すると、PM１４は、既に説明した図３１に示したものと実質的に同等なGUI画面を表示するので、ユーザは、そのGUI画面上のプロジェクトリスト６０７の中から所望のプロジェクトを選択した後、そのプロジェクトの役割割当を新たに設定したければOKボタン６３０を押し、設定済みの役割割当を変更したければ変更ボタン６３２を押すことができる。
ここで、ユーザが、例えば、プロジェクト「EDMS」をプロセスリスト５０７中から選択して、OKボタン６３０を押したとする。すると、PM１４は、図３３に示すように、そのプロジェクト「EDMS」を担当するべき部署の従業員に対して予め登録されている1又は複数の役割を割り当てるためのツールであるセクションロールマネージャ（Section Role Manager）のGUIを、メインウィンドウ６０１に表示する。セクションロールマネージャは、データベース内のプロジェクト「EDMS」のプロジェクトデータに基づいて、そのプロジェクト「EDMS」に含まれる全ての業務プロセス（例えば、「Development」及び「Design」）を把握し、データベース内のそれら業務プロセスのワークフローモデルデータに基づいて、各業務プロセスを担当するべき全ての部署（例えば、業務プロセス「Development」については、４つの部署「R & D」、「Finance」、「Hardware」及び「Software」）を把握し、データベース内の役割のデータに基づいて、登録済みの全ての役割（例えば、４つの役割「Analyst」、「Financial Controller」、「Designer」及び「System Engineer」）を把握し、さらに、データベース内の部署ごとの従業員データに基づいて、各部署に所属する全ての従業員を把握する。そして、セクションロールマネージャは、上記の把握した情報に基づいて、図３３に示すように、そのプロジェクト「EDMS」に含まれる業務プロセス「Development」及び「Design」のそれぞれに対応した従業員―部署別役割割当テーブル６４１、６４２をメインウィンドウ６０１に表示する。図示の例のように全ての従業員―部署別役割割当テーブル６４１、６４２をメインウィンドウ６０１に同時に表示できない場合でも、スクロールバー６３９などを用いてメインウィンドウ６０１をスクロールすることで、所望の従業員―部署別役割割当テーブルを表示することができる。
各業務プロセス用の従業員―部署別役割割当テーブル６４１、６４２では、各部署の各役割のセルに、例えばその部署の全ての従業員名がリストされたプルダウンメニューをもつコンボボックスがあり、各コンボックスを用いて、各部署の各役割に対してその部署のいずれかの従業員を割り当てることができる。ユーザが図３３に示したようなセクションロールマネージャのGUI上の従業員―部署別役割割当テーブル６４１、６４２で各役割に然るべき従業員を割り当てた後、これらのテーブル６４１、６４２の下方に配置されている（図３３では示されていない）「OK」ボタンを押すと、PM１４は、その役割割当を、選択されたプロジェクトのプロジェクトデータの一部としてデータベースに登録する。
再び図３０を参照して、ユーザは、任意のプロジェクトに関して、それを担当するべき１又は複数の部署の従業員に対してタスクを新たに割り当てたい場合、又は、既に設定されているタスクの割当を変更したい場合、割当コンボボックス６０３のプルダウンメニュー６０３Mから従業員―部署別タスク割当（Employee (Section Task)）を選択することができる。すると、PM１４は、既に説明した図３１に示したものと実質的に同等なGUI画面を表示するので、ユーザは、そのGUI画面上のプロジェクトリスト６０７の中から所望のプロジェクトを選択した後、そのプロジェクトの従業員−タスク割当を新たに設定したければOKボタン６３０を押し、設定済みの従業員−タスク割当を変更したければ変更ボタン６３２を押すことができる。
ここで、ユーザが、例えば、プロジェクトをプロセスリスト５０７中から選択して、OKボタン６３０を押したとする。すると、PM１４は、図３４に示すように、そのプロジェクト「EDMS」を担当するべき部署の従業員に対して当該部署に割り当て済み（図３２のGUIを用いて割り当てられたもの）の1又は複数のタスクを割り当てるためのツールであるセクションタスクマネージャ（Section Task Manager）のGUIを、メインウィンドウ６０１に表示する。セクションタスクマネージャは、データベース内のプロジェクト「EDMS」のプロジェクトデータに基づいて、そのプロジェクト「EDMS」に含まれる全ての業務プロセス（例えば、「Development」及び「Design」）と、それら業務プロセスをそれぞれ担当する部署（例えば、業務プロセス「Development」については、４つの部署「R & D」、「Finance」、「Hardware」及び「Software」）と、それら部署にそれぞれ割り当てられているタスク（例えば、業務プロセス「Development」のための部署「R & D」については２つのタスク「Need Analysis」と「Develop Specification」）を把握し、さらに、データベース内の部署ごとの従業員データに基づいて、各部署に所属する全ての従業員を把握する。そして、セクションタスクマネージャは、上記の把握した情報に基づいて、図３４に示すように、そのプロジェクト「EDMS」に含まれる業務プロセス「Development」及び「Design」のそれぞれに対応した従業員―部署別タスク割当テーブル６４３、６４４をメインウィンドウ６０１に表示する。図示の例のように全ての従業員―部署別タスク割当テーブル６４３、６４４をメインウィンドウ６０１に同時に表示できない場合でも、スクロールバー６３９などを用いてメインウィンドウ６０１をスクロールすることで、所望の従業員―部署別タスク割当テーブルを表示することができる。
各業務プロセス用の従業員―部署別タスク割当テーブル６４３、６４４では、各部署の各タスクの行の従業員（Employee）のセルに、例えばその部署の全ての従業員名がリストされたプルダウンメニューをもつコンボボックスがあり、その従業員コンボックスを用いて、その部署のいずれかの従業員を、そのタスクの担当者に割り当てることができる。また、各タスクの行の検査者（Reviewer）のセルにも、例えばその部署の全ての従業員名がリストされたプルダウンメニューをもつコンボボックスがあり、その従業員コンボックスを用いて、その部署のいずれかの従業員を、担当者が行なったそのタスクの結果の検査者に割り当てることができる。さらに、各タスクの行の予定開始時間（Expected Start Time）と予定終了時間（Expected End Time）のセルには、そのタスクの予定開始時間と予定終了時間をエントリすることができる。なお、従業員―部署別タスク割当テーブル６４３、６４４における割当又は設定を「未定（OPEN）」としておくこともできる。従業員―部署別タスク割当テーブル６４３、６４４の下方に配置されている（図３４では示されていない）「OK」ボタンを押すと、PM１４は、従業員―部署別タスク割当テーブル６４３、６４４での割当及び設定を、選択されたプロジェクトのプロジェクトデータの一部としてデータベースに登録する。
再び図３０を参照して、ユーザは、任意の部署に対して、そこで行なわれ得る１又は複数のタスクを一般的に割当てたい場合、又は、既に一般的に割り当てられているタスクを変更したい場合、割当コンボボックス６０３のプルダウンメニュー６０３Mから部署−タスク割当（Task Assign）を選択することができる。すると、PM１４は、図３５に示すように、データベースに登録済みの全ての部署をリストした部署リスト６４５を表示し、その部署リスト６４５の下に、OKボタン６４６、ビュー（View）ボタン６４７、変更（Modify）ボタン６４８、削除（Delete）ボタン６４９及びキャンセル（Cancel）ボタン６５０などを表示する。ユーザは、部署リスト６４５から所望の部署を選択した後、その部署に対して新規にタスクを割当てたければOKボタン６４６を押し、割当済みのタスクを変更したければ変更ボタン６４８を押すことができる。
ここで、ユーザが、例えば、部署「R & D」を部署リスト６４５中から選択して、OKボタン６４６を押したとする。すると、PM１４は、図３６に示すように、その部署「R & D」に対して一般的にタスクを割り当てるためのツールであるタスクアサインマネージャ（Task Assign Manager）のGUIを、メインウィンドウ６０１に表示する。タスクアサインマネージャのGUIには、部署基本情報テーブル６５１、タスクリスト６５２、割当ボタ６５３、割当タスクリスト６５４及びOKボタン６５５などが表示され。部署基本情報テーブル６５１には、選択された部署「R & D」の基本情報が表示される。タスクリスト６５２には、データベースに登録済みの全てのタスクの名称がリストされる。割当タスクリスト６５４には、選択された部署「R & D」に割り当てられた全てのタスクの名称がリストされる。ユーザがタスクリスト６５２中から任意のタスクを選んで割当ボタン６５３を押すと、PM１４は、選ばれたタスクの名称を割当タスクリスト６５４に追加する。ユーザが「OK」ボタン６５５を押すと、PM１４は、割当タスクリストにリストされているタスクをその選択された部署に対して割当て、その割り当てられたタスクを示す割当タスクデータをデータベースに登録する。こうして登録された部署毎の割当タスクデータは、既に説明した図３２に例示されたセクションフェーズマネージャのGUI内のタスク―部署別作業段階割当テーブル６３７、６３８において、それぞれの部署に対応する行に表示されることになる。
再び図３０を参照して、ユーザは、従業員に任意のシフトを割り当てたい場合、又は、既に割り当てられているシフトを変更したい場合、割当コンボボックス６０３のプルダウンメニュー６０３Mから従業員―シフト割当（Employee (Shift)）を選択することができる。すると、PM１４は、図３７に示すように、従業員にシフトを割当てるためのツールであるシフトマネージャ（Shift Manager）の日付選択用のGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。この日付選択用のGUIには、選択された月のカレンダテーブル６５６、前月ボタン６５７、次月ボタン６５８及びOKボタン６５９などが表示される。ユーザが、前月ボタン６５７又は次月ボタン６５８を必要に応じて操作して所望の月のカレンダテーブル６５６を表示し、そして、そのカレンダテーブル６５６上で所望の日付を選んでOKボタン６５９を押すと、PM１４は、図３８に示すように、シフトマネージャ（Shift Manager）の選択された日付における従業員―シフト割当のためのGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。このシフト割当のためのGUIには、従業員―シフトテーブル６６０及び提出（Submit）ボタン６６１などが表示される。従業員―シフトテーブル６６０には、データベースに登録済みのシフト勤務の全ての従業員がリストされ、そして、各従業員に対して例えばコンボボックスを用いて、データベースに登録済みの複数のシフト（例えば、ワークフローマネージャ13を用いて登録された「Morning」、「Afternoon」及び「Night」など）の中からいずれかのシフトを割り当てることができるようになっている。ユーザが従業員―シフトテーブル６６０を用いて所望の従業員に所望のシフトを割り当てた後、提出ボタン６６１を押すと、PM１４は、図３９に示すようなシフト割当確認用のGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。シフト割当確認用のGUIには、図３８の従業員―シフトテーブル６６０で決定されたシフト割当てを示したシフト割当テーブル６６３及び提出ボタン６６４などがある。ユーザが、提出ボタン６６４を押すと、PM１４は、そのシフト割当を表したシフト割当データをデータベースに登録する。
以上説明したPM１４の機能によって、図６に例示したプロジェクト「PROJ１」のプロジェクトデータ１８３のように、そのプロセスに含まれる1又は複数の業務プロセスのワークフロモデルデータ（例えば、図６の１８４、１９７など）や、それら業務プロセスでそれぞれ使用される１又は複数のフォームを含んだフォーム定義データ（例えば、図６の１８５）や、それら業務プロセスをそれぞれ担当する１又は複数の部署に対する作業段階ごとのタスク割当データ（例えば、図６の１９２）や、それら部署に対する仕事の開始及び完了予定時の設定データ（例えば、図６の１９１）や、それら部署の従業員に対する役割割当データ（例えば、図６の１９３）などと関連付けられたプロジェクトジェクトデータが、各プロジェクト毎にデータベースに登録され得る。
既に図６を参照して説明したように、PM１４は、データベースに登録された全てのプロジェクトのプロジェクトデータに基づいて、それぞれの部署又は従業員がそれらのプロジェクトを遂行するために行なうべきタスク又は行ない得るタスクを示した図６に例示したタスクリスト１８１、１８２をする。これらのタスクリスト１８１、１８２は、オブジェクトマネージャ（OM）１１におよって、それぞれの部署又は従業員のユーザ端末に提供される。図４０〜図４４は、OM１１がタスクリストに基づいてそれぞれの部署又は従業員のユーザ端末に提供する幾つかのGUI画面の例を示す。
図４０は、ユーザ（従業員）がOM１１を開いたときに表示されるOM１１のGUIウィンドウの一例を示す。
このウィンドウにおいてOM１１に固有のサブウィンドウは、中央の２つのサブウィンドウ１００と１０１である。中央左側のサブウィンドウ１００は、フォルダーブラウザウィンドウと呼ばれ、そこには、所定の業務カテゴリ、例えば「TKIC」、を表したフォルダ「TKIC」が表示され、そのフォルダ「TKIC」の下位に、その業務カテゴリに関してデータベースに登録されている様々なオブジェクト（文書）を管理するための階層状に関連付けられた様々なフォルダが表示される。各フォルダは、アドミニストレーションマネージャ（AM）１５を用いて予め設定されたその従業員に対するフォルダセキュリティ設定データ（例えば、図４に示した５３又は５４）に基づいて、その従業員がアクセス可能なフォルダであるかアクセス不能なフォルダであるかの区別が一目で分かるような形態（例えば、区別に応じた異なる色）をもったアイコンで表示される。
中央右側のサブウィンドウ１０１はオブジェクトマネージャ（OM）メインウィンドウと呼ばれ、そこには、フォルダーブラウザウィンドウ１００内でそのユーザが現在開いているフォルダに存在する全てのオブジェクトをリストしたオブジェクトリスト１０６が表示される。また、オブジェクトリスト１０６の下には、タスクリスト（Task List）ボタン１０７、アーカイブルーム（Archive Room）ボタン１０８、プリントルーム（Print Room）ボタン１０９、トランクループ（Trunk Room）ボタン１１０及びワークリスト（Work List）ボタン１１１などがある。ユーザが、タスクリスト（Task List）ボタン１０７を押すと、OM１１は、図４１に示すようなGUIをメインウィンドウ１０１に表示し、そのGUIには、タスクリスト１１２、完了タスクリスト更新（Update to Done List）ボタン１１３及び完了タスクリスト１１４などが表示される。
タスクリスト１１２には、現在そのユーザが行なうべき若しくは行なうことができる又は管理すべき若しくは管理することができる全てのタスクがリストされ得る。タスクリスト１１２は、例えば、登録済みの全てのプロジェクトのプロジェクトデータと、それらのプロジェクトデータに含まれる部署毎の割り当てタスクのデータと、それらのプロジェジェクトデータに含まれる全ての業務プロジェクトの現在の進捗状況と、そのユーザが属する部署などに基づいて、PM１４によって自動的に作成される。図４５は、PM１４がタスクリストを生成する手順の一例を示す。
図４５に示すように、PM１４は、S２の処理ループを、登録済みの全てのプロジェクトについて繰り返す。そして、各プロジェクトについての処理ループでは、PM１４は、S３からS５までのステップを、そのプロジェクトに含まれる全ての業務プロセスについて繰り返す。ステップS３で、PM１４は、そのプロジェクトのデータに基づいて、その業務プロセスを担当する部署にぞれそれ割り当てられたタスク（これは、図３２に例示したセクションタスクマネージャを用いて割り当てられたものである）を把握する。ステップS４で、PM１４は、その業務プロセスに関して、部署毎の割当タスクの完了・未完了の状況に基づいて、ワークフロー上のどの部署のタスクが現時点で開始可能であるか否かを判断する。ある部署のタスクが現在開始可能か否かは、例えば、ワークフロー上の仕事順序でその部署より前に位置する部署が割当タスクを完了したか否かということから判断することができる。具体例をあげると、その業務プロセスのワークフローが図１６のエリア５４１に例示したようなものである場合、どの部署も割当タスクを完了してないときには、現在開始可能なタスクはスタートの部署「R ＆ D」の割当タスクのみであると判断することができる。その後、部署「R ＆ D」のタスクの少なくとも１つ又は全部が完了すると、現在開始可能なタスクは、２番目の部署「Finance」と「Hardware」の割当タスクであると判断できる。その後、部署「Finance」と「Hardware」のタスクの少なくとも１つ又は全部が完了すると、現在開始可能なタスクは、最後の部署「Quality Test」の割当タスクであると判断することができる。ここで、各タスクが完了したか否かは、例えば、後に説明する図４３に示すようなGUI上で、そのタスクに含まれるサブタスクの成果物(Deliverable)（これは、そのタスクの担当者が、そのタスクに含まれるサブタスクの実行成果として作成する文書であり、図２２に例示したGUI上の文書テンプレートテーブル５７４で設定された文書テンプレートを用いて作成することができる）の全てについて、「１００％」というステータスが既に設定されたか否かによって判断することができる。このようにして、ステップS４で、PM１４は、部署毎の割当タスクの中から、現在開始可能なタスクを抽出する。ステップS５で、OM１１は、抽出された部署毎の現在開始可能なタスクを、部署毎のタスクリストにリストする。OM１１は、ユーザのユーザ端末に、そのユーザが所属する（又はそのユーザが管理する）１又は複数の部署のタスクリストを提供することができる。
再び図４１を参照する。タスクリスト１１２には、そこにリストされたタスクの各々について、タスク名称（Task Name）、開始予定日時（Expected Start Time）、完了予定日時（Expected End Time）、状態（Status）、プロジェクト（Project）、プロセス（Process）、部署（Section）、作業段階（Phase）、役割（Role）、プロセス管理者（Incharge）及び担当従業員（Employee）などが表示される。開始予定日時と完了予定日時は図３４に例示したGUI上で設定されたものである。状態は、そのタスクが未着手（無マーク）か実行中（Doing）か完了（Done）かを示すものである。担当従業員と役割は、そのタスクを担当する従業員の名前と役割を示す。登録されたプロジェクトデータ内に、タスクの従業員への割当のデータが含まれていない場合には、最初は、担当従業員と役割のセルには何も表示されないが、後に、或る従業員がそのタスクに着手する（例えば、その従業員が次に説明する図４４のGUIでOKボタン１１９を押す）と、OM１１は、その従業員の名前と役割をタスクリスト１１２の担当従業員と役割のセルに表示する。
ユーザがタスクリスト１１２の下の完了タスクリスト更新ボタン１１３を押すと、OM１１は、現在の状態が完了（Done）となっているタスクを、タスクリスト１１２から消去して、（図示しない）完了タスクリストに移動させる。ユーザが完了タスクリストボタン１１４を押すと、OM１１は、（図示しない）完了タスクリストをメインウィンドウ１０１を表示する。
また、ユーザが、タスクリスト１１２中から任意のタスク名を例えばダブルクリックなどの方法で選択すると、OM１１は、図４２〜図４３（図４２と図４３は同一のGUIウィンドウを上下方向にクロールさせた場合を示している）よってに示すようなGUIをメインウィンドウ１０１に表示する。この図４２〜図４３のGUIには、タスク詳細テーブル１１５があり、そこには、選択されたタスクの詳細な情報が表示される。タスク詳細テーブル１１５の下方には、タスク構造ボックス１１６とタスクステータステーブル１１７が表示される。タスク構造ボックス１１６には、選択されたタスクに含まれるサブタスクのトリー構造が、そのタスク及びサブタスクをそれぞれ表したフォルダアイコンを用いてグラフィカルに表示され、そこに表示されたサブタスクは図２２及び図２３のGUIを用いて登録されたものである。ユーザがタスク構造ボックス１１６内から任意のサブタスクを選択すると、OM１１は、タスクステータステーブル１１７の左端部分に、その選択されたサブタスクの成果物(Deliverable)を作成するための1以上の文書テンプレート（これは、図２２に例示したGUI上の文書テンプレートテーブル５７４で設定されたものである）を表すアイコンを表示し、そのアイコンの右側に「Attach」という文字列を表示する。ユーザが、タスクステータステーブル１１７内の任意のアイコンを例えばクリックなどの操作で選択すると、OM１１は、選択されたアイコンに対応した文書テンプレートを画面に開くので、ユーザは、その文書テンプレートを用いて成果物としての文書を作成して、その文書ファイルを任意のディレクトリに保存することができる。ユーザがタスクステータステーブル１１７内の「Attach」という文字列を例えばクリックなどの操作で選択すると、OM１１は、任意のディレクトリの任意の文書ファイルを成果物として選択タスクに添付するためのツール（例えば、一般的な電子メールプログラムで添付書類を選択するために用いられる添付ツールと同様な機能を持つもの）を開くので、ユーザはその添付ツールを用いて、先ほど文書テンプレートを用いて作成して保存した文書ファイルを、選択サブタスクの成果物として添付することができる。そのようにして成果物の文書ファイルが添付されると、OM１１は、タスクステータステーブル１１７内の先ほど操作された「Attach」の文字列を、添付された文書ファイルのファイル名に変更する。例えば、図４３の例では、タスクステータステーブル１１７内の2行目には、文書ファイル名「Spec List」が表示されているが、これは、「Spec List」という名の文書ファイルが、選択タスクの成果物として添付されたことを意味している。ユーザがタスクステータステーブル１１７内の添付文書ファイル名を例えばクリックなどの操作で選択すると、OM１１は、その文書ファイルを開くから、ユーザは、その文書ファイルの内容を見ることが出来る。さらに、タスクステータステーブル１１７の右端には、成果物としての文書毎にコンボボックスがあり、これを用いてユーザは、それらの文書のそれぞれの作成進捗度合又は完成度をエントリすることができる。このコンボボックスで選択できる作成進捗度合及びこれに対応する完成度（例えば、進捗度合として「スタート」、「作業中」及び「完了」と、それに対応した完成度として「２０％」、「５０％」及び「１００％」、など）は、アドミニストレーションマネージャ１５を用いて予め設定しておくことができる。
タスクステータステーブル１１７内のタスク構造ボックス１１６及びタスクステータステーブル１１７の下方には、プロセスフォームテーブル１１８が表示され、そこには、選択されたタスクについての報告書として使用されるフォーム（これは、選択タスクが属する業務プロセスの登録の際に、図９に例示したGUI上で選択されたフォームである）がリストされる。ユーザがフォームテーブル１１８内の任意のフォームを例えばクリックなどの操作で選択すると、OM１１は、図４４に示すようなプロセスワークシート入力フォームをメインウィンドウ１０１に表示し、そこには、選択されたフォーム１２１が開かれるので、ユーザは、そのフォーム１２１に任意の報告事項を入力することができる。また、この開かれたフォーム１２１の下方には、選択サブタスクで用いられる報告書用の他のフォームを選択するためのフォーム選択コンボボックス１２２、並びに、上記他のフォーム及び成果物としての添付文書ファイルをリストした添付文書テーブル１２３が表示される。ユーザが、フォーム選択コンボボックス１２２又は添付文書テーブル１２３を用いて、報告書用の他のフォーム又は成果物としての添付文書ファイルを選択すると、OM１１は、メインウィンドウ１０１上のプロセスワークシート入力フォーム上に選択されたフォームを表示するか、又は、選択された成果物としての添付文書ファイルを画面に開くので、ユーザはその表示されたフォーム又は開かれた添付文書ファイルの中身を参照したり編集したりすることができる。ユーザがプロセスワークシート入力フォームの下端に表示された提出（Submit）ボタン１２４を押すと、OM１１は、メインウィンドウ１０１の表示を図４２〜図４３に例示したようなGUIに戻す。図４２〜図４３に例示したメインウィンドウ１０１内のGUIの下端に表示されたOKボタン１１９をユーザが押すと、OM１１は、添付（又は編集）された報告書のフォーム又は成果物としての添付文書ファイルを、選択されたプロジェクトの選択された業務プロセスの選択されたタスクの選択されたサブタスクに関連付けて、データベースに登録する(又は、そのようにして既に登録されているフォーム又は添付文書ファイルを更新する)。加えて、OM１１は、図４２〜図４３のGUI内のタスクステータステーブル１１７でエントリされた成果物としての添付文書ファイルの作成進捗度合又は完成度を、それぞれの添付文書ファイルに関連付けて、データベースに登録する。なお、OM１１は、或るタスク又はサブタスクの成果物としての１又はそれ以上の添付文書ファイルをデータベースに登録する場合、その１又はそれ以上の添付文書ファイルを一つのオブジェクトとして（例えば、複数の文書ファイルをマルチドキュメントオブジェクトにして）データベースに登録することができる。
上述したように或るプロジェクトの或る業務プロセスに属する或るタスクについて、そのタスクを実行した或る部署の従業員が報告書としてフォ−ムや成果物としての添付文書ファイルをデータベースに一旦登録すると、その後に、同じプロジェクトの同じ業務プロセスに属する後続のタスクを引き受ける従業員は、図４１〜図４４を参照して上に説明他と同様の操作で、自分のユーザ端末に表示されたタスクリスト中からその後続タスクを選んで、その後続タスクに添付された報告書用のフォームや成果物としての文書ファイルを開いて見ることで、先行タスクを実行した従業員からの報告事項や先行タスクの成果を知ることができる。そして、更に、その後続タスクを担当する従業員は、同じ報告用フォームに、更に自分の報告事項を追加記入したり、自分のタスクの成果物としての文書ファイルを追加添付したりすることができる。このようにして、プロジェクトを連携して遂行するユーザ間又は部署間の情報の流れが、プロジェクトデータに含まれている各業務プロセスのワークフローに従って、各業務プロセスの進捗に応じて、制御されるのである。
ここで再び説明をPM１４の機能の説明に戻す。図４６に示すように、PMメインウィンドウ６０１内のステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mを開くと、そこには、タスクレポート(Task Report)、エグゼクティブレポート(Executive Report)、費用と予算（Cost & Budget）、リソース（Resource）、円グラフ（費用と時間）（Pie Chart(Cost & Time)）、棒グラフ（費用と時間）（Bar (Cost & Time)）、プロジェクトスケジュール（Project Schedule）、タスクフロー（Task Flow）及び従業員シフト（Employee Shift）などのメニュー項目がある。
ユーザが、ステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mからタスクレポートを選択すると、PM１４は、図４７に示すように、メインウィンドウ６０１内に現在登録されているプロジェクトをリストしたプロジェクトテーブル６０７を表示するとともに、プロジェクトテーブル６０７の下方に、レポートOK(OK for Reporting)ボタン６６５を表示する。なお、図４６に示したタスクレポートの選択前のGUIと図４７に示した選択後のGUIでは、プロジェクトテーブル６０７にリストされたプロジェクトが異なっているが、これは、この明細書での説明の都合上の理由にすぎず、実際には、タスクレポートの選択前も選択後も、プロジェクトテーブル６０７にリストされたプロジェクトは同じである。
図４７において、ユーザがプロジェクトテーブル６０７から所望のプロジェクトを選択してレポートOKボタン６６５を押すと、PM１４は、図４８〜図４９に示すようなGUIをメインウィンドウ６０１に表示する（図４８と図４９は、同じGUIを左右方向にスクロールした表示を示している）。このGUIには、選択されたプロジェクトに含まれる全てのタスクとサブタスクの進捗状態と様々な属性を表したタスクレポートテーブル６６６が表示される。PM１４は、データベース内の選択プロジェクトのプロジェクトデータ及びそのプロジェクトデータに関連付けられた当該選択プロジェクトに含まれるタスクやサブタスクの成果物のデータに基づいて、タスクレポートテーブル６６６上に、当該選択プロジェクトに含まれる全てのタスクとサブタスクに関して、タスクとサブタスク相互間の階層関係、成果物（Deliverable）である1以上の添付文書ファイルを纏めて成るオブジェクトの名称、進捗度合（Status）、管理者名（Task Incharge）、検査者名（Reviewer）、開始予定日時（Expected Start Time）、所要日数（Duration days）、完了予定日時（Expected End Time）、実開始日時（Actual Start Time）、実完了日時（Actual End Time）、コスト(Cost)、文書テンプレート(Template)などが表示される。
タスクレポートテーブル６６６に表示された任意のタスク又はサブタスクの成果物（Deliverable）のオブジェクト名称をユーザが例えばクリックなどの方法で選択すると、PM１４は、図５０に示すように、そのオブジェクトを構成する添付文書ファイル（つまり、そのタスク又はサブタスクの成果物）の名称のリスト６６７をメインウィンドウ６０１に表示する。ユーザが、図５０のリスト６６７に表示された任意の添付文書ファイル名称を例えばクリックなどで選択すると、PM１４は、その名所を添付文書ファイルを開いて画面に表示する。
再び図４８〜図４９を参照して、タスクレポートテーブル６６６内の各タスク又はサブタスクの開始予定日時及び完了予定日時は、そのタスク又はサブタスクについて図３４に例示したセクションタスクマネージャのGUIを用いて予め設定されたものである。実開始日時及び実完了日時は、PM１４によって認識されたそのタスク又はサブタスクの実際の開始日時と完了日時である。例えば、そのタスク又はサブタスクに関して、図４３に例示したタスクステータステーブル１１７に成果物として何らかの文書ファイルが添付されてそのステータスがスタート(Start)に設定されてOKボタン１１８が押されると、PM１４は、その選択されたタスク又はサブタスクが実際に開始されたと認識して、その時の日時を実開始日時とすることができる。また、例えば、選択されたタスク又はサブタスクに関して、図４３に例示したタスクステータステーブル１１７に成果物として添付された全ての文書ファイルのステータスが完了に設定されてOKボタン１１８が押されると、PM１４は、その選択されたタスク又はサブタスクが実際に完了したと認識して、その時の日時を実完了日時とすることができる。
図４８のタスクレポートテーブル６６６内の各タスク又はサブタスクの進捗状況(Status)は、PM１４が、そのタスク又はサブタスクの成果物としての文書ファイルの完成度に基づいて自動的に計算したものである。例えば、PM１４は、選択されたタスク又はサブタスクに関して、図４３に例示したタスクステータステーブル１１７に成果物として添付された全ての文書ファイルの完成度の平均値を計算し、その平均値をその選択されたタスク又はサブタスクの進捗状況とするこことができる。また、図４９のタスクレポートテーブル６６６内の各タスク又はサブタスクのコスト(Cost)は、PM１４が、そのタスク又はサブタスクの実開始日時と実完了日時と、そのタスク又はサブタスクを担当した従業員の時給（予め、アドミニストレーションマネージャ１５を用いてデータベースに登録されている）とに基づいて自動的に計算したものである。例えば、PM１４は、そのタスク又はサブタスクの実開始日時と実完了日時に基づいて実際の作業時間を推定し（例えば、実終了日時から実開始日時を差引いた時間数に所定の係数を乗算して推定作業時間とする）、その推定作業時間に担当者の時給を乗算した値を、そのタスク又はサブタスクのコストとすることができる。
再び図４６を参照して、ユーザが、メインウィンドウ６０１内のステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mからエグゼクティブレポートを選択すると、PM１４は、図５１に示すような全プロジェクトの進捗やコストや予算が予定通りであるか否かを表したGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。このGUIには、コンボボックス６６９があり、これを用いてユーザは時間（Time）とコスト（Cost）の何れかを選択することができる。コンボボックス６６９で時間（Time）が選択されると、PM１４は、全てのプロジェクトの進捗がスケジュール通りであるかスケジュールからどの程度ずれているか（例えば、間に合っている（On Target）、遅れる可能性あり(At Risk)、遅れている(In Trouble)の3分類にそれぞれ属するプロジェクトの数と割合）を表した円グラフと表を、メインウィンドウ６０１内の領域６９０に表示する。コンボボックス６６９でコスト(Cost)が選択されると、PM１４は、全てのプロジェクトのコストが予定通りであるか予定からどの程度ずれているか（例えば、予定以下（On Target）、超過する可能性あり(At Risk)、超過している(In Trouble)の3分類にそれぞれ属するプロジェクトの数と割合）を表した円グラフと表を、メインウィンドウ６０１内の領域６９０に表示する。また、上記円グラフと表の下方には、全てのプロジェクトのそれぞれの完成度(Percent Completed)、進捗ずれ(Schedule Variance)、コストずれ(Cost Variance)、予算ずれ(Budget Variance)、リスクファクター(Risk Factor)などを表したテーブル６９１が表示される。更に、このGUIには表計算ファイル保存(Save as Spread Sheet)ボタン６６８があり、ユーザがこのボタン６６８を押すと、PM１４は、このGUIに表示された情報を所定の表計算プログラムのファイルの形でデータベースに保存する。
再び図４６を参照して、ユーザが、メインウィンドウ６０１内のプロジェクトテーブル６０７から所望のプロジェクトを選択して、ステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mからプロジェクトスケジュールを選択すると、PM１４は、図５２に示すようなプロジェクトの進捗を管理するツールであるステータスマネージャ（Status Manager）のGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。このステータスマネージャのGUIには、選択されたプロジェクトに含まれる全ての業務プロセスの進捗状況を、業務プロセス毎に表示したプロセススケジュールテーブル６７０、６７１が表示される。各業務プロセスのプロセススケジュールテーブル６７０、６７１には、その業務プロセスに含まれる全てのタスクについて、部署（Section）、タスク名（Task）、担当従業員（Employee）、開始予定日時（Expected Start Time）、完了予定日時（Expected End Time）、実開始日時（Actual Start Time）、実完了日時（Actual End Time）、開始フラグ（Start Flag）、完了フラグ（End Flag）などが表示される。ここで、開始予定日時及び完了予定日時は、既に説明したように、図３４に例示したGUIでそのタスクに関して予め設定されたものである。実開始日時及び実完了日時は、既に説明したようい、そのタスクの実際の開始日時及び完了日時としてPM１４が認識した日時である。開始フラグと完了フラグは、タスクの実際の開始日時及び完了日時が開始予定日時及び完了予定日時予定より遅れているか否かを表すものである。例えば、開始予定日時を過ぎてもタスクがまだ開始されていない場合には、開始フラグに特別のマーク（例えば赤色マーク）が表示され、また、完了予定日時を過ぎてもタスクがまだ完了してない場合には、完了フラグに特別のマーク（例えば赤色マーク）が表示される。
再び図４６を参照して、ユーザがプロジェクトテーブル６０７から所望のプロジェクトを選択して、ステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mからリソースを選択すると、PM１４は、図５３に示すようなプロジェクトに投入された人的及び物的リソースを管理するためのツールであるリソースマネージャ（Resource Manager）のGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。このリソーススマネージャのGUIには、選択されたプロジェクトに含まれる全ての業務プロセスにおけるリソースの使用量を、業務プロセス毎に表示したプロセスリソーステーブル６７２が表示される。図５３の例では、選択されたプロジェクト、例えば「EDMS」に含まれる複数の業務プロセスのうちの1番目の業務プロセス、例えば「Development」、のプロセスリソーステーブル６７２しか表示されてない、スクロールバー６３９などを操作してメインウィンドウ６０１をスクロールすれば、他の業務プロセスのプロセスリソーステーブルが表示される。各業務プロセスのプロセスリソーステーブル６７２には、その業務プロセスに投入された全ての従業員の部署（Section）、役割（Role）、従業員名（Employee）、時間内労働単価（Standard Rate）、時間外労働単価（Overtime Rate）、時間内労働時間（Std. Time Duration）、時間外労働時間（Ovt. Time Duration）、労賃（Cost）などが表示される。さらに、この業務プロセスで使われた材料・装置費用（Material and Equipment Cost）、合計労賃（Process Labor Cost）、合計費用（Process Aggregate Cost）、延べ使用時間（Process Effective Time）、実使用時間（Process Time）、時間効率（Process Efficiency）なども自動的に計算されて表示される。
再び図４６を参照して、ユーザがプロジェクトテーブル６０７から所望のプロジェクトを選択して、ステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mから円グラフ（費用と時間）を選択すると、PM１４は、図５４に示すようなプロジェクトで使用された費用と時間を部署、従業員、業務プロセス又はタスク間で対比するためのGUIをメインウィンドウ６０１に表示する。このGUIには、時間又は費用を選択するためのコンボボックス６８０、部署、従業員、業務プロセス又はタスクを選択するためのコンボボックス６８２、割合テーブル６８４及び円グラフ６８５などが表示される。割合テーブル６８４及び円グラフ６８５には、コンボボックス６８０で選択された時間又は費用を、コンボボックス６８２で選択された部署、従業員、業務プロセス又はタスク間で対比した結果としての、各部署、各従業員、各業務プロセス又は各タスクの割合値及びそれを表現した円グラフが表示される。
再び図４６を参照して、ユーザがプロジェクトテーブル６０７から所望のプロジェクトを選択して、ステータスコンボボックス６０４のプルダウンメニュー６０４Mから棒グラフ（費用と時間）を選択すると、PM１４は、図５４のGUIにおける円グラフを棒グラフに置き換えたGUI（図示省略する）をメインウィンドウ６０１に表示する。
以下では、本発明の一つの実施形態において採用し得る情報フローを制御するための一つの具体的な方法例について説明する。
図５５は、この方法を行うためにOM１１、RM１２、WM１３、PM１４及びTM１５により使用される、バーチャルナレッジベース２０内の様々なデータを示す。
図５５に示すように、バーチャルナレッジベース２０内には多数のオブジェクトDOC_aa, DOC_ab, DOC_ac, ..., EML_ba, EML_ba, EML_bc, ..., PRC_ca, PRC_cb, PRC_cc, ..., TSK_da, TSK_db, TSK_dc, ..., PRJ_ea, PRJ_eb, PRJ_ec, ..., DOC_fa, DOC_fb, DOC_fc, ...が存在する。ここで、オブジェクトとは、ユーザによって利用される情報又はデータの論理的なエンティティをいう。これらオブジェクトには様々な種類がある。例えば、一つの種類のオブジェクトDOC_aa, DOC_ab, DOC_ac, …, DOC_fa, DOC_fb, DOC_fc, ,.. は文書オブジェクトであり、別の種類のオブジェクトEMLba, EML_ba, EML_bc, ... は電子メールであり、また別の種類のオブジェクトPRC_ca, PRC_cb, PRC_cc, ... は業務プロセスであり、また別の種類のオブジェクトはTSK_da, TSK_db, TSK_dc, ... はタスクであり、さらにまた別の種類のオブジェクトPRJ_ea, PRJ_eb, PRJ_ec, ... はプロジェクトである。ここに述べたオブジェクトの種類は単なる例示であり、他の種類も存在し得る。例えば、後に説明されるワークリストやタスクリストやプロセスワークシートは、上述したものとは別の種類のオブジェクトである。また、部署や従業員や検索クエリやメニューなどのデータも、オブジェクトとして取り扱われ得る。
図５５に示すように、バーチャルナレッジベース２０内には、オブジェクトを格納するための複数の論理的な記憶領域つまりフォルダDOC_FLD_a, DOC_FLD_b, ..., EML_FOL_a, EML_FOL_b, ..., PRC_FOL_a, PRC_FOL_b, ..., TSK_FOL_a, TSK_FOL_b, ..., PRJ_FOL_a, PRJ_FOL_b, ..., TMP_FOL_a, ..., DLV_FOL_a, ... が存在する。フォルダには様々な種類があり、それぞれの種類のフォルダには所定の種類のオブジェクトが格納される。例えば、文書フォルダDOC_FLD_a, DOC_FLD_b, ...には文書オブジェクトDOC_aa, DOC_ab, DOC_ac, …が格納され、電子メールフォルダEML_FOL_a, EML_FOL_b, ... には電子メールEMLba, EML_ba, EML_bc, ... が格納され、プロセスフォルダPRC_FOL_a, PRC_FOL_b, ... には業務プロセスPRC_ca, PRC_cb, PRC_cc, ... が格納され、タスクフォルダTSK_FOL_a, TSK_FOL_b, ... にはタスクTSK_da, TSK_db, TSK_dc, ... が格納される。また、テンプレートフォルダTMP_FOL_a, ... にはテンプレート（ユーザが文書オブジェクトを作成する際に参考とするための雛形の文書オブジェクト）として使用される文書オブジェクトDOC_fa, DOC_fb, DOC_fc, ... が格納され、また、デリバラブルフォルダDLV_FOL_a, ... にはユーザの仕事の成果物（Deliverable)である文書オブジェクトが格納される。図５に示されたフォルダの種類、フォルダの相互関係(例えば、階層的な関係）、及びフォルダに格納されるオブジェクト種類などは、説明のための単なる簡単な例示であり、これらの点について他の様々なバリエーションが採用し得る。
上述したオブジェクトは論理的な存在であり、それぞれのオブジェクトのデータ構成は、複数種類のオブジェクト管理テーブルDOC_ADT, ANT_ADT, WKL_AD
T, EML_ADT, PRC_ADT, ... により定義される。例えば、文書管理テーブルDOC_ADTは、文書オブジェクトDOC_aa, DOC_ab, DOC_ac, …, DOC_fa, DOC_fb, DOC_fc, ... を定義し、アノテーション管理テーブルANT_ADTは、文書オブジェクトの中の特にアノテーション（AN）オブジェクト（図４参照）を定義する。また、ワークリスト管理テーブルWKL_ADTは、複数の文書オブジェクトの集合であるワークリスト（WKL)（図４を参照）を定義する。また、電子メール管理テーブルEML_ADTは、電子メールEMLba, EML_ba, EML_bc, ... を定義し、プロセス管理テーブルPRC_ADTは、業務プロセスPRC_ca, PRC_cb, PRC_cc, ... を定義し、タスク管理テーブルTSK_ADTは、タスクTSK_da, TSK_db, TSK_dc, ... を管理する。また、タスクリスト管理テーブルTKL_ADTは、複数のタスクの集合であるタスクリスト（TKL）（図４１参照）を定義する。また、プロジェクト管理テーブルPRJ_ADTは、プロジェクトPRJ_ea, PRJ_eb, PRJ_ec, ...を定義する。
OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４の各々は、所定の種類のオブジェクトのユーザによる利用つまり操作（例えば、参照、作成、編集、消去、送信、受信、承認など）を制御する。例えば、OM１１は、主として、文書オブジェクトDOC_aa, DOC_ab, DOC_ac, …, DOC_fa, DOC_fb, DOC_fc, ... 及びワークリスト（WKL)の操作を制御する。RM１２は、主として、電子メールEMLba, EML_ba, EML_bc, ... の操作を制御する。WM１３は、主として、業務プロセスPRC_ca, PRC_cb, PRC_cc, ... 及びタスクTSK_da, TSK_db, TSK_dc, ... の操作（特に、作成）を管理する。PM１４は、主として、プロジェクトPRJ_ea, PRJ_eb, PRJ_ec, ...、並びにそれらプロジェクトを構成する業務プロセス及びタスクの操作を制御する。PM１４は、また、テンプレートDOC_fa, DOC_fb, DOC_fc, やデリバラブルやプロセスシートの操作も制御する。
OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４の各々は、ユーザによるオブジェクトの様々な操作（例えば、参照、作成、編集、消去、送信、受信、承認など）を実行するための様々なファンクションを有している。例えば、図５に示すように、OM１１は、文書オブジェクトを操作するための様々なファンクションFNC_aa, FUNC_ab, FUNC_ac, ... を有し、RM１２は、電子メールを操作するための様々なファンクションFNC_ba, FUNC_bb, FUNC_bc, ... を有する。また、WM１３は、業務プロセスを操作するための様々なファンクションFNC_ca, FUNC_cb, FUNC_cc, ... 、及びタスクを操作するための様々なファンクションFNC_da, FUNC_db, FUNC_dc, ...を有する。また、PM１４は、プロジェクト操作するための様々なファンクションFNC_ea, FUNC_eb, FUNC_ec, ... 、及びタスクを操作するための様々なファンクションFNC_fa, FUNC_fb, FUNC_fc, ...を有する。これらのファンクションは、それぞれ、例えばOM１１、RM１２、WM１３及びPM１４が提供するGUIウィンドウ上のそれぞれのファンクションに対応するツールをユーザが操作することで、実行することができる。
また、図５５に示すように、OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４によるオブジェクトに対する様々な操作を制御するために（つまり、情報フローを制御するために）、バーチャルナレッジベース２０内に、様々な制御データが存在する。これらの制御データの種類には、クラス登録データ（CLR）、フォーム登録データ（FMR）、フォルダ登録データ（FLR）、クラスセキュリティ設定データ（CLS）、フォームセキュリティ設定データ（FMS）、ファンクションセキュリティ設定データ（FCS）及びフォルダセキュリティ設定データ（FLS）などがある。
クラス登録データ（CLR）は、オブジェクトが持つことができる１以上(通常は複数）のクラスを定義したものである。ここで、クラスとは、オブジェクトの属性項目であり、クラス定義権限をもつユーザが自由に定義することができる。例えば、文書オブジェクトについて、「主題分野」、「主管部署名」、「キーワード」、「重要度」、「秘密度」、「有効期限」などという複数のクラスを設定することができる。フォーム登録データ（FMR）は、オブジェクトに適用され得る１以上のフォームを定義したものである。ここで、フォームとは、定義された複数のクラスの中から選ばれた２以上のクラスの集合である。フォームも、クラス定義権限をもつユーザが自由に定義することができる。例えば、「主題分野」、「主管部署名」、「キーワード」、「重要度」、「秘密度」、「有効期限」というクラスが定義されている場合、「主題分野」と「主管部署名」とキーワードというクラスのセットを「フォームA」として、また、「主題分野」と「重要度」と「秘密度」と「有効期限」というクラスのセットを「フォームB」として定義することができる。フォームは、オブジェクトの内容を表示するときに、表示すべきクラス（属性項目）を取捨選択するために使用される。例えば、上記の「フォームA」と「フォームBが」定義されている場合に、「フォームA」が選択されると、文書オブジェクトの「主題分野」と「主管部署名」は表示されるが、「重要度」と「秘密度」と「有効期限」は表示されない。フォルダ登録データ（FLR）は、フォルダとフォルダ間の階層関係を定義したものである。フォルダ登録データ（FLR）は、ユーザによって何らかのフォルダが作成、変更、消去される都度、自動的に作成及び更新される。
クラスセキュリティ設定データ（CLS）は、ユーザのクラスに対するアクセス権限、つまり、どのユーザがどのクラスにアクセス可能又は不能かを定義したものである。例えば、「ユーザA」は「クラスA」にはアクセス可能であるが、「クラスB」にはアクセス不能であるということが定義されている。フォームセキュリティ設定データ（FMS）は、ユーザのフォームに対するアクセス権限、つまり、どのユーザがどのフォームにアクセス可能又は不能かを定義したものである。例えば、「ユーザA」は「フォームA」にはアクセス可能であるが、「フォームB」にはアクセス不能であるというようなことが定義されている。ファンクションセキュリティ設定データ（FCS）は、ユーザのOM１１、RM１２、WM１３及びPM１４がそれぞれもつファンクションに対するアクセス権限、つまり、どのユーザがどのファンクションにアクセス可能又は不能かを定義したものである。例えば、「ユーザA」は「ファンクションA」にはアクセス可能であるが、「ファンクションB」にはアクセス不能であるというようなことが定義されている。フォルダセキュリティ設定データ（FLS）は、ユーザのフォルダに対するアクセス権限、つまり、どのユーザがどのフォルダにアクセス可能又は不能かを定義したものである。例えば、「ユーザA」は「フォルダA」にはアクセス可能であるが、「フォルダB」にはアクセス不能であるということが定義されている。これらのセキュリティ設定データ（CLS、FMS、FCS、FLS）は、セキュリティ設定権限を持つユーザが自由に定義することができる。
異なるオブジェクトの種類にそれぞれ対応して、上述した異なる種類の制御データのセットが存在する。例えば、文書オブジェクトの操作を制御するために、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR、文書フォルダ登録データDOC_FLR、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCS及び文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSが存在する。
また、電子メールの操作を制御するために、電子メールクラス登録データEML_CLR、電子メールフォーム登録データEML_FMR、電子メールフォルダ登録データEML_FLR、電子メールクラスセキュリティ設定データEML_CLS、電子メールフォームセキュリティ設定データEML_FMS、電子メールファンクションセキュリティ設定データEML_FCS及び電子メールフォルダセキュリティ設定データEML_FLSが存在する。
また、業務プロセスの操作を制御するために、プロセスクラス登録データPRC_CLR、プロセスフォーム登録データPRC_FMR、プロセスフォルダ登録データPRCC_FLR、プロセスクラスセキュリティ設定データPRC_CLS、プロセスフォームセキュリティ設定データPRC_FMS、プロセスファンクションセキュリティ設定データPRC_FCS及びプロセスフォルダセキュリティ設定データPRC_FLSが存在する。
また、タスクの操作を制御するために、タスククラス登録データTSK_CLR、タスクフォーム登録データTSK_FMR、タスククラスセキュリティ設定データTSK_CLS、タスクフォームセキュリティ設定データTSK_FMS及びタスクファンクションセキュリティ設定データTSK_FCSが存在する。
また、プロジェクトの操作を制御するために、プロジェクトクラス登録データPRJ_CLR、プロジェクトフォーム登録データPRJ_FMR、プロジェクトフォルダ登録データPRJ_FLR、プロジェクトクラスセキュリティ設定データPRJ_CLS、プロジェクトフォームセキュリティ設定データPRJ_FMS、プロジェクトファンクションセキュリティ設定データPRJ_FCS及びプロジェクトフォルダセキュリティ設定データPRJ_FLSが存在する。
また、プロセスワークシート（或るプロジェクト内の業務プロセスの実行過程でユーザからユーザへと渡される報告書）の操作を制御するために、プロセスワークシートクラス登録データPWS_CLR、プロセスワークシートフォーム登録データPWS_FMR、プロセスワークシートクラスセキュリティ設定データPWS_CLS、プロセスワークシートフォームセキュリティ設定データPWS_FMS及びプロセスワークシートファンクションセキュリティ設定データPWS_FCSが存在する。
OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４は、それぞれが取り扱うオブジェクト種類に対応した上述した制御データのセットを使用する（例えば、新規に登録する、変更する、及び、オブジェクト操作の制御のために参照する）ことができる。例えば、OM１１は、文書オブジェクトのための制御データDOC_CLR、DOC_FMR、DOC_FLR、DOC_CLS、DOC_FMS、DOC_FCS及びDOC_FLSのセットを使用する。また、RM１２は、電子メールのための制御データEML_CLR、EML_FMR、EML_CLS、EML_FMS及びEML_FCSのセットを使用する。また、WM１３は、業務プロセスのための制御データPRC_CLR、PRC_FMR、PRC_CLS、PRC_FMS及びPRC_FCSのセットと、タスクのための制御データTSK_CLR、TSK_FMR、TSK_CLS、TSK_FMS及びTSK_FCSのセットと、プロセスワークシートクラスのための制御データPWS_CLR、PWS_FMR、PWS_CLS、PWS_FMS及びPWS_FCSを使用する。また、PW１４は、プロジェクトのための制御データPRJ_CLR、PRJ_FMR、PRJ_CLS、PRJ_FMS及びPRJ_FCSのセットと、タスクのための制御データTSK_CLR、TSK_FMR、TSK_CLS、TSK_FMS及びTSK_FCSのセットと、プロセスワークシートクラスのための制御データPWS_CLR、PWS_FMR、PWS_CLS、PWS_FMS及びPWS_FCSを使用する。
また、OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４は、それぞれが取り扱うオブジェクト種類に対応する制御データを新規に登録したり変更したりする機能を、それを登録する権限をもつユーザに提供する。また、図５には示されていないが、AM１５は、上述した制御データの全てを新規に登録したり変更したりする機能を、それを登録する権限をもつユーザに提供する。また、OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４は、それぞれ、上記の制御データを参照して、ユーザによるオブジェクトの操作（つまり、ユーザ間での情報フロー）を制御する。
以下では、OM１１、RM１２、WM１３及びPM１４が行う、上記制御データに基づいたオブジェクト操作の制御の具体例を説明する。まず、OM１１行う制御について説明する。
図５６は、文書オブジェクトの操作を制御するためにOM１１により使用される、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR及び文書フォルダ登録データDOC_FLRの構造の例を示し、図５７は、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCS及び文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSの構造の例を示し、そして、図５８は、文書管理テーブルDOC_ADT、アノテーション管理テーブルANT_ADT及びワークリスト管理テーブルWKL_ADTの構造の例を示す。図５９は、OM１１が行う文書オブジェクト操作の制御の例の流れを示す。図６０は、文書オブジェクトを表示するためにOM１１が提供するGUIウィンドウの例を示す。図６１は、OM１１が行う文書オブジェクトのフォームの変更のための制御の例の流れを示す。図６２は、OM１１が行う文書オブジェクト内のファイルの操作に対する制御の例の流れを示す。
図５６に示すように、文書クラス登録データDOC_CLRには、文書オブジェクトがもつ1以上(通常は複数）のクラスの名称(属性項目名）CLS_a、CLS_b、CLS_c、…が登録され、これらのクラス名は然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。例えば、最初のクラスの名称CLS_aは「主題分野」、次のクラス名CLS_bは「主管部署名」、３番目のクラス名CLS_cは「キーワード」、というように定義することができる。このテーブルDOC_CLRには、また、それぞれのクラスの値の入力方法（つまり、具体的な文書オブジェクトを作成する際、それぞれのクラスの具体的な内容をユーザが入力するための方法）も登録され、これも然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。例えば、「テキストボックス」という入力方法は、文書オブジェクトを作成するためのGUIウィンドウ上で、クラス名の横に表示されるテキストボックスを用いて、そのクラスの値（内容）を任意のテキストをタイプ入力するという入力方法を意味する（例えば、図４４に示すフォーム１２１にはテキストボックスの入力方法をもつ幾つかのクラス「details」、「Request」が例示されている）。また、「コンボボックス」、「ラジオボタン」及び「チェックボックス」という入力方法は、それぞれ、クラス名の横に表示される複数の選択肢を選ぶためのラジオボタン、チェックボックス及びコンボボックスを用いて、そのクラスの値（内容）となる任意の選択肢を選択するというを入力方法を意味する。「コンボボックス」、「ラジオボタン」及び「チェックボックス」などの入力方法には、さらに、１以上の選択肢OPT_a、OPT_b、…のデータが付随し、これら選択肢も然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。例えば、クラス名「重要度」の入力方法「ラジオボタン」に対する選択肢として「大」、「中」、「小」という選択肢を定義することができる。
図５６に示すように、文書フォーム登録データDOC_FMRには、文書オブジェクトがもつ１以上(通常は複数）のフォームの名称FRM_a、FRM_b、FRM_c、…と、各フォームがもつ1以上のクラス名が登録されており、これらは然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。図５６の例では、フォーム「FRM_a」には、３つのクラス「CLS_a」、「CLS_b」及び「CLS_c」を有している。
図５６に示すように、文書フォルダ登録データDOC_FLRには、文書オブジェクトが格納される全てのフォルダの名称FCL_a、FLC_b、…と、それぞれのフォルダの上位に位置するフォルダの名称が登録され、これにより、フォルダの階層構造が定義されている。OM１１を用いてユーザがフォルダを作成、変更、削除、移動する都度、OM１１が自動的に文書フォルダ登録データDOC_FLRを更新する。
図５７に示すように、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLSには、予め複数のユーザUSR_a、USR_b、…（これらユーザを登録したテーブルも勿論存在するが、その説明は省略する）の各々がアクセス可能な、文書クラス登録データDOC_CLRから選ばれたクラス名が登録されており、これらも然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。各ユーザは、このテーブルDOC_CLSに登録されていないクラスにはアクセス不能である。図５７の例では、ユーザ「USR_a」は、クラス「CLS_a」、「CLS_b」及び「CLS_c」にアクセス可能であるが、その他のクラスにはアクセス不能である。
図５７に示すように、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMSには、複数のユーザUSR_a、USR_b、…の各々がアクセス可能な、文書フォーム登録データDOC_FMRから選ばれたフォーム名が登録されており、これらも然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。各ユーザは、このテーブルDOC_FMSに登録されていないフォームにはアクセス不能である。図５７の例では、ユーザ「USR_a」は、フォーム「FRM_aa」、「FRM_ab」及び「FRM_ac」にアクセス可能であるが、その他のフォームにはアクセス不能である。
図５７に示すように、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCSには、複数のユーザUSR_a、USR_b、…の各々がアクセス可能な、OM１１がもつファンクションの名称が登録されており、これらも然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。各ユーザは、このテーブルDOC_FMSに登録されていないファンクションにはアクセス不能である。図５７の例では、ユーザ「USR_a」は、ファンクション「FNC_aa」、「FNC_ab」及び「FNC_ac」にアクセス可能であるが、その他のファンクションにはアクセス不能である。
図５７に示すように、文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSには、複数のユーザUSR_a、USR_b、…の各々がアクセス可能な、文書フォルダ登録データDOC_FLRから選ばれたフォルダ名が登録されており、これらも然るべき権限をもつユーザが任意に定義することができる。各ユーザは、このテーブルDOC_FMSに登録されていないフォルダにはアクセス不能である。図５７の例では、ユーザ「USR_a」は、フォルダ「FLD_a」、「FLD _b」及び「FLD_c」にアクセス可能であるが、その他のフォルダにはアクセス不能である。
図５８に示すように、文書管理テーブルDOC_ADTには、全ての文書オブジェクト（アノテーションオブジェクトを除く）のそれぞれについて、その文書オブジェクトを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はその文書オブジェクトを作成したユーザが任意に定義することができる。図５８では、文書管理テーブルDOC_ADT内の各行が、各文書オブジェクトのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各文書オブジェクトのオブジェクト定義データは、「文書ID」、「文書名」、「タイプ」、「ファイル」、「CLS_a値」、「CLS_b値」、…、「作成者」及び「作成日時」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「タイプ」には、その文書オブジェクトに与えられた、図４を参照して説明したシングルシート（SS）、マルチシート（MS）、マルチドキュメント（MD）、マルチリプレゼンターション（MR）及びレジスタード（RG）のうちの一つのタイプが設定される。図５８に示した例では、最初の文書オブジェクトのタイプは「MD」であり、２番目の文書オブジェクトのタイプは「MS」である。項目「フォルダ名」には、その文書オブジェクトが格納されているフォルダの名称が設定される。項目「ファイル」には、その文書オブジェクトに関連付けられている（つまり、その文書オブジェクトとして取り扱われる）１以上のファイルへのレフェレンス値、例えばフルパスファイル名、が設定される。但し、「タイプ」がRGの場合には、「ファイル」には何も設定されない。図５８に示した例では、最初の文書オブジェクトは、複数のファイル「\FLD_i\FLD_j\FIL_k」、「\FLD_p\FIL_q」、…に関連付けられている。項目「CLS_a値」、「CLS_b値」、…には、図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRで定義された全てのクラス名CLS_a、CLS_b、…に対するユーザの入力値（例えば、テキスト、選択された選択肢など）が設定される。図５８に示した例では、最初の文書オブジェクトでは、最初のクラス「CLS_a」（例えば、「主題分野」）には、「システム概要」という値が設定され、次のクラス「CLS_b」（例えば、「主管部署」）には、「システム企画」という値が設定されている。
図５８に示すように、アノテーション管理テーブルANT_ADTには、全てのアノテーション（AN）オブジェクトのそれぞれについて、そのANオブジェクトを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はそのANオブジェクトを作成したユーザが任意に定義することができる。図５８では、アノテーション管理テーブルANT_ADT内の各行が、各ANオブジェクトのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各ANオブジェクトのオブジェクト定義データは、「アノテーションID」、「アノテーション名」、「文書ID」、「コメント」、「ファイル」、「作成者」、「作成日時」「承認者」及び「承認日時」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「文書ID」には、そのANオブジェクトが付随する他の文書オブジェクトへのレフェレンス値、例えば文書ID、が設定される。図５８に示した例では、最初のANオブジェクトは文書オブジェクト「DID_aa」に付随している。項目「ファイル」には、そのANオブジェクトに関連付けられている（つまり、そのANオブジェクトとして取り扱われる）１以上のファイルへのレフェレンス値、例えばフルパスファイル名、が設定される。
図５８に示すように、ワークリスト管理テーブルWKL_ADTには、全てのワークリスト（WKL）のそれぞれについて、そのWKLを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はそのWKLを作成したユーザが任意に定義することができる。図５８では、WKL管理テーブルANT_ADT内の各行が、各WKLのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各WKL定義データは、「ワークリストID」、「ワークリスト名」、「文書ID」、「作成者」及び「作成日時」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「文書ID」には、そのWKLに含まれる全ての文書オブジェクトへのレフェレンス値、例えば文書ID、が設定される。
図５９には、OM１１が行う文書オブジェクト操作の制御の流れが示されている。
図５９に示すように、ステップS11で、或るユーザがOM１１を開く。すると、ステップS12で、OM１１は、図５６に示した文書フォルダ登録データDOC_FLRを参照して、文書オブジェクトに関わるフォルダの階層構造を把握し、また、図５７に示した文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSを参照して、そのユーザがアクセス可能なフォルダとアクセス不能なフォルダとを把握し、そして、アクセス可能なフォルダとアクセス不能なフォルダを色で区別したフォルダ構造を、所定のGUIウィンドウ内のフォルダブラウザウィンドウに表示する。図６０は、このGUIウィンドウの例を示しており、その左側に上記のフォルダブラウザウィンドウ１００が表示される。
再び図５９を参照して、ステップS13でユーザがフォルダブラウザウィンドウ１００内から開きたいフォルダを選択する。すると、OM１１は、ステップS14で、図５７に示した文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSを参照し、選択されたフォルダへのアクセスがそのユーザに許可されている場合にのみ、その選択フォルダを開き、そして、ステップS15で、開いたフォルダ内の文書オブジェクトのリストを上記GUIウィンドウに表示する。例えば、図４０に示すように、中央のメインウィンドウ１０１に、上記文書オブジェクトのリスト１０６が表示される。
その後、ステップS16で、ユーザが表示された文書リスト中から開きたい文書オブジェクトを選択する。すると、OM１１は、ステップS17で、図５７に示した文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLSと文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMSとを参照して、そのユーザがアクセス可能なクラスであって、そのユーザがアクセス可能な所定のデフォルトのフォームに含まれるクラスを把握する。次に、OM１１は、図５８に示した文書管理テーブルDOC_ADT内の選択された文書オブジェクトのオブジェクト定義データを参照して、上記の把握されたクラスの値を読み、読まれたクラス値のみからクラス情報（その文書オブジェクトの属性のリスト）を作る。また、OM１１は、ステップS18で、図５７に示した文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMSを参照して、そのユーザがアクセス可能なフォーム名のみからフォーム選択コンボボックスを作る。さらに、OM１１は、ステップS19で、図５８に示した文書管理テーブルDOC_ADT内の選択された文書オブジェクトのオブジェクト定義データを参照して、その文書オブジェクトに関連付けられた（つまり、その文書オブジェクトに含まれる）ファイルのリストを作る。さらに、OM１１は、ステップS20で、図５８に示したアノテーション登録テーブルANT_ADTを参照して、その文書オブジェクトに関連付けられたアノテーションオブジェクトのリストを作る。そして、OM１１は、ステップS21で、作成されたクラス情報、フォーム選択コンボボックス、ファイルリスト及びアノテーションリストを、上記GUIウィンドウに表示する。例えば、図６０に示すように、中央のメインウィンドウ１０１に、選択された文書オブジェクトのクラス情報１３１、フォーム選択コンボボックス１３３、ファイルリスト１３５及びアノテーションリスト１３７が表示される。
なお、ワークリストを表示したい場合には、ユーザは、図４０に示したGUIウィンドウにおいて、ワークリストボタン１１１を操作する。すると、OM１１が、現在存在するワークリストのリストを表示する。ユーザが、そのワークリストのリスト中から所望のワークリストを選択すると、OM１１は、選択されたワークリストに含まれる文書オブジェクトのリストを表示する。この文書オブジェクトのリストは、図４０に示した選択フォルダ内の文書オブジェクトのリスト１０６と同様な構成である。ユーザがその文書オブジェクトのリストから、開きたい文書オブジェクトを選択すると、OM１１は、上述した図５９のステッS17〜S21の処理を行う。
再び図５９を参照して、ステップS22で、ユーザがOM１１の任意のファンクション（例えば、その文書オブジェクトのクラス値を変更する、その文書オブジェクトにファイル又はアノテーションを追加する、図６０に示したファイルリスト１３５中のファイルを開く、そのファイルを編集又は削除する、アノテーションリスト１３７中のアノテーションを開く、又は、そのアノテーションを編集、削除又は承認する、など）を選択する。すると、OM１１は、ステップS23で、図５７に示した文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCSを参照し、選択されたファンクションへのアクセスがそのユーザに許可されている場合にのみ、その選択されたファンクションを実行する。
また、図５９のステップS25では、ユーザが、開かれたフォルダへの文書オブジェクトの追加を要求する。すると、OM１１は、ステップS26で、図５７に示したファンクションセキュリティ設定データDOC_FCSを参照して、文書追加のファンクションへのアクセスがそのユーザに許可されている場合にのみ、文書追加ファンクションを実行して、新規の文書オブジェクトを登録するための文書登録ウィンドウを、例えば図６０に示したGUIウィンドウ内のメインウィンドウ１０１に表示する。ステップS27で、ユーザが、上記の文書登録ウィンドウに、追加したい文書オブジェクトのオブジェクト名、タイプ、フォルダ、ファイル、及び全てのクラス（図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRに定義された全てのクラス）のクラス値などを入力して、OM１１に登録実行を指示する。すると、OM１１は、ステップS28で、文書登録ウィンドウへのユーザの入力値に基づいて、その新たな文書オブジェクトのオブジェクト定義データを作成して、これを図５８に示した文書管理テーブルDOC_ADTに追加登録する。
また、図６０に示した、或る文書オブジェクトの内容を表したメインウィンドウ１０１において、ユーザがフォーム選択コンボボックス１３３を用いて、フォームを変更した場合には、OM１１は、図６１に例示するような制御を行なう。
図６１において、ステップS31で、ユーザがフォームを変更する。すると、OM１１は、ステップS32で、図５７に示した文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLSと文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMSとを参照して、そのユーザがアクセス可能なクラスであって、変更後のフォームに含まれるクラスを把握する。次に、OM１１は、図５８に示した文書管理テーブルDOC_ADT内の選択された文書オブジェクトのオブジェクト定義データを参照して、上記の把握されたクラスの値（つまり、変更後フォームの中でそのユーザがアクセス可能なクラスの値）を読み、読まれたクラス値のみから、変更後のフォームに合ったクラス情報を作る。そして、OM１１は、ステップS33で、図６０に示したメインウィンドウ１０１上に表示されたクラス情報１３１を、変更後のフォームに合ったクラス情報に更新する。
また、図６０に示した、或る文書オブジェクトの内容を表したメインウィンドウ１０１において、ユーザがファイルの操作（例えば、ファイルを開く、追加／消去する、又は、アノテーションを追加／削除する）を行なう場合、OM１１は、図６２に例示するような制御を行なう。
図６２において、ステップS41で、ユーザがファイルリスト１３５から開きたいファイルを選択する。すると、OM１１は、S42で、図５７に示した文書ファンクションセキュリティ設定データDIC_FCSを参照して、そのユーザにファイルを開くファンクションが許可されているかチェックし、許可されている場合にのみ、ファイルを開くファンクションを実行する。そファイルを開くファンクションでは、OM１１は、S43で、その文書オブジェクトのタイプをチェックし、タイプがMRでSSである場合には、ステップS44で、選択されたファイルだけでなく、その文書オブジェクトに関連付けられた全てのファイルを開く。一方、タイプがMR以外である場合には、OM１１は、ステップS45で、選択されたファイルのみを開く。
ステップS51では、ユーザが、ファイル追加ボタン１３９を用いてファイル追加を要求する。すると、OM１１は、ステップS51で、図５７に示した文書ファンクションセキュリティ設定データDIC_FCSを参照して、そのユーザにファイル追加のファンクションが許可されているかチェックし、許可されている場合にのみ、ファイル追加ファンクションを実行する。ファイル追加ファンクションでは、OM１１は、ステップS53で、ユーザが指定したファイルのフルパスファイル名を、図５８に示した文書管理テーブルDOC_ADT内のその文書オブジェクトのオブジェクト定義データに追加登録し、図６０に示したファイルリスト１３５にその指定されたファイルのファイル名を追加登録する。さらに、OM１１は、ステップS54で、その文書オブジェクトのタイプをチェックし、タイプがSSの場合には、ステップS55で、タイプをMRに変更し、また、タイプがRGの場合には、ステップS56で、タイプをSSに変更し、また、その他のタイプの場合には、タイプを変更しない。
ステップS61では、ユーザがファイルリスト１３５内の或るファイルの削除を要求する。すると、OM１１は、ステップS62で、図５７に示した文書ファンクションセキュリティ設定データDIC_FCSを参照して、そのユーザにファイル削除のファンクションへのアクセスが許可されているかチェックし、許可されている場合にのみ、ファイル削除ファンクションを実行する。ファイル削除ファンクションでは、OM１１は、ステップS63で、ユーザが指定したファイルのフルパスファイル名を、図５８に示した文書管理テーブルDOC_ADT内のその文書オブジェクトのオブジェクト定義データから削除し、図６０に示したファイルリスト１３５からその指定されたファイルのファイル名を削除する。さらに、OM１１は、ステップS64で、その文書オブジェクトのタイプをチェックし、タイプがSSの場合には、ステップS65で、タイプをRG MRに変更する。また、タイプがMDかMRの場合には、OM１１は、ステップS66で、残りのファイル数をチェックし、残りのファイル数が１であれば、ステップS67で、タイプをSSに変更する。また、その他のタイプの場合には、タイプを変更しない。
ステップS71では、ユーザがアノテーション（AN）オブジェクトの追加又は削除を要求する。すると、OM１１は、ステップS72で、図５７に示した文書ファンクションセキュリティ設定データDIC_FCSを参照して、そのユーザにANオブジェクトの追加又は削除のファンクションが許可されているかチェックし、許可されている場合にのみ、ANオブジェクト追加又は削除のファンクションを実行する。ANオブジェクト追加又は削除のファンクションでは、OM１１は、ステップS73で、図５８に示したアノテーション管理テーブルANT_ADTにおいて、ユーザの指定したアノテーション定義データを追加又は削除し、図６０に示したアノテーションリスト１３７において、そのアノテーションの情報を追加又は削除する。
以上のような、OM１１が行う文書オブジェクトに関する操作の制御方法の原理は、RM１２が行う電子メールに関する操作の制御、WM１３が行う業務プロジェクト又はタスクに関する操作の制御、及び、PM１４が行うプロジェクト、タスク、プロセスワークシート及びデリバラブルに関する操作の制御にも適用することができる。
次に、RM１２が行う電子メールに関する操作の制御について、特に、電子メールに特有の制御に焦点を当てて説明する。
図６３は、電子メール管理テーブルEML_ADTの構造の例を示す。図６４は、RM１２が行う電子メール操作の制御の例の流れを示す。図６５は、電子メールを表示するためにRM１２が提供するGUIウィンドウの例を示す。
図５５を参照して既に説明したように、電子メールに関して、電子メールクラス登録データEML_CLR、電子メールフォーム登録データEML_FMR、電子メールフォルダ登録データEML_FLR、電子メールクラスセキュリティ設定データEML_CLS、電子メールフォームセキュリティ設定データEML_FMS、電子メールファンクションセキュリティ設定データEML_FCS及び電子メールフォルダセキュリティ設定データEML_FLSなどの制御データが存在する。これらの制御データはぞれぞれ、図５６及び図５７に示した文書オブジェクトに関する同種の制御データ、すなわち、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR、文書フォルダ登録データDOC_FLR、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCS及び文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSと、基本的に同様のデータ構造を有する。
また、図６３に示すように、電子メール管理テーブルEML_ADTには、全ての電子メールのそれぞれについて、その電子メールを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はその電子メールを作成したユーザが任意に定義することができる。図６３では、電子メール管理テーブルEML_ADT内の各行が、各電子メールのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各電子メールのオブジェクト定義データは、「メールID」、「タイトル」、「タイプ」、「送信元」、「宛先」、「C.C.」、「返信期限」、「CLS_a値」、…、「メッセージ」、「添付物」、「転送許可」、「通信グループ制限」、「プリント指示」、「アーカイブ指示」、「トランク指示」、「送信日時」及び「ステータス」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「メールID」、「タイトル」、「送信元」、「宛先」及び「C.C.」は、公知の一般の電子メールのヘッダに含まれる同様のデータと同じ意味である。項目「タイプ」には、その電子メールに与えられた、図５を参照して説明したフォーマルメール（FM）、インフォーマルメール（IFM）及びブルテンメール（BM）のうちの一つのタイプが設定される。図５８に示した例では、最初の電子メールのタイプは「FM」であり、２番目の電子メールのタイプは「IFM」である。項目「返信期限」には、その電子メールに対して受信者が返信すべき期限が設定される。「返信期限」の値は、その電子メールのタイプが「FM」である場合にのみ設定され、他のタイプの場合には設定されない。項目「CLS_a値」、…には、電子メールクラス登録データEML_CLR（図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRと同様の構造をもつ）で定義された全てのクラス名CLS_a、…に対するユーザの入力値（例えば、テキスト、選択された選択肢など）が設定される。項目「メッセージ」には、その電子メールの本文メッセージが設定される。項目「添付物」には、その電子メールに添付されたデータへのリフェレンス値が設定される。添付できるデータには、ファイル及び各種のオブジェクトがある。ファイルが添付された場合、リフェレンス値として例えばそのファイルのフルパスファイル名が設定でき、また、オブジェクトが添付された場合には、リフェレンス値として例えばそのオブジェクトのオブジェクトIDが設定できる。図６３に示した例では、最初の電子メールには、ファイル「\FOL_x\FIL_a」、文書オブジェクト「DID_a」、ワークリスト「WKL_a」及びタスクリスト「TKL_a」などが添付されている。項目「転送許可」及び「通信グループ制限」には、図５を参照して説明した転送許可（AF)及び通信グループ制限（LG）のフラグの値（ON又はOFF）が設定される。項目「プリント指示」、「アーカイブ指示」及び「トランク指示」には、所定のプリント対象オブジェクトを保存するフォルダ、オブジェクトアーカイブ用のフォルダ及びオブジェクト配信用のフォルダに、その電子メールオブジェクトを入れるか否かの指示の有無（ON又はOFF）が設定される。項目「ステータス」には、上述した返信期限と現時点との関係に関わるステータス（期限切れ、期限前、期限近いなど）が自動的に設定される。
図６４は、RM１２が行う電子メール操作の制御例の流れを示す。
図６４に示すように、ステップS81で、ユーザがRM１２を開く。すると、RM１２は、ステップS82で、電子メールフォルダ登録テーブルEML_FLRを参照して、電子メールに関わるフォルダの階層構造を把握し、また、電子メールフォルダセキュリティ設定テーブルEML_FLSを参照して、そのユーザがアクセスできるフォルダとできないフォルダを把握し、そして、ユーザがアクセスできるフォルダとできないフォルダとを色で区別して示した電子メール用のフォルダ構造を、所定のGUIウィンドウのフォルダブラウザウィンドウに表示する。図６５は、そのGUIウィンドウの一例を示しており、その左側のフォルダブラウザウィンドウ７００に、上記電子メール用のフォルダ構造が表示される。
ステップS83では、ユーザが、図６５に示したフォルダブラウザウィンドウ７００において、所望のタイプ（FM、IFM又はBM）のメール作成用のフォルダを選択する。例えば、図６５の例では、フォルダ「Compose」内のフォルダ「Formal」、「Informal」及び「Bulletin」がそれぞれ、フォーマルメール（FM）、インフォーマルメール（IFM）及びブルテンメール（BM）を作成するためのフォルダである。すると、RM１２は、ステップS84で、ユーザが選択したタイプのメールを作成するためのメール作成ウィンドウを、図６５に示したGUIウィンドウ内のメインウィンドウ７０１に表示する（但し、図６５の例では、メインウィンドウ７０１には、メール作成ウィンドウではなく、後述するステップS92で表示される、受信メールの内容が表示されている）。ステップS85で、ユーザは、表示されたメール作成ウィンドウに、電子メールのタイトル、宛先、メッセージ、返信期限、添付物、各種制御指示（転送許可、通信グループ制限、プリント指示、アーカイブ指示、又はトランク指示など）、及び全クラス値などを入力する。ステップS86で、ユーザがメール送信を要求する。すると、RM１２は、ステップS87で、上記ユーザの入力情報に基づいて、新しいメールのオブジェクト定義データを作成して、これを電子メール管理テーブルEML_ADTに登録して、その電子メールを宛先に送信する。
ステップS88では、ユーザが図６５に示したフォルダブラウザウィンドウ７００内の任意のタイプのメールの受信ボックスフォルダを選択する。図６５の例では、フォルダ「Inbox」内のフォルダ「Formal」、「Informal」及び「Bulletin」がそれぞれ、フォーマルメール（FM）、インフォーマルメール（IFM）及びブルテンメール（BM）の受信ボックスフォルダである。すると、RM１２は、ステップS89で、ユーザ選択されたタイプの受信メールのリストを、図６５に示したメインウィンドウ７０１内に表示する。このとき、RM１２は、電子メール管理テーブルEML_ADT内の受信メールのオブジェクト定義データを参照して、それぞれの受信メールのステータスを取得し、取得したステータスを色ラベルを用いて受信メールリスト内に表示する。ステップS90で、ユーザが受信メールリスト中から任意の受信メールを選択する。すると、RM１２は、ステップS91で、電子メールクラスセキュリティ設定データEML_CLSと電子メールフォームセキュリティ設定データEML_FMSを参照して、そのユーザが利用できるデフォルトのフォームに含まれるクラスであって、そのユーザがアクセスできるクラスを把握し、そして、電子メール管理テーブルENL_ADT内の選択された受信メールのオブジェクト定義データを取得して、それに基づき、そのユーザがアクセスできるクラスの値のみからクラス情報を作る。さらに、RM１２は、電子メールフォームセキュリティ設定データEML_FMSを参照して、そのユーがアクセス可能なフォームを選択するためのフォーム選択コンボボックスを作成する。そして、RM１２は、ステップS92で、クラス情報とフォーム選択コンボボックスとその他のオブジェクト定義データから取得した情報とを、図６５に示したメインウィンドウ７０１に表示する。図６５の例では、メインウィンドウ７０１内に、ヘッダ情報とクラス情報を表したテーブル７１１、フォーム選択コンボボックス７１３、返信期限７１５、ステータスを示す色ラベル７１７、添付物リスト７２３、転送許可（AF)フラグ値７１９、通信グループ制限（LG)フラグ値７２1、添付物リスト７２３、本文メッセージ７２５などが表示される。さらに、RM１２は、選択された受信メールのオブジェクト定義データ内のプリント指示、アーカイブ指示及びトランク指示の値に応じて、指示されたフォルダにその選択された受信メールを転送する。
その後、ステップS93では、ユーザが、選択された受信メールの返信又は転送を要求する。すると、RM１２は、ステップS94で、選択された受信メールのオブジェクト定義データ内の転送許可（AF)フラグ値７１９又は通信グループ制限（LG)フラグ値７２1に基づいて、その受信メールの返信又は転送を制御する。
ステップS95では、ユーザがRM１２の任意のファンクションを選択する。すると、RM１２は、ステップS96で、電子メールファンクションセキュリティ設定データEML_FCSを参照し、選択されたファンクションへのアクセスがそのユーザに許可されている場合にのみ、その選択されたファンクションを実行する。
次に、WM１３が行う業務プロセスとタスクに関する操作の制御について説明する。
図６６は、プロセス管理テーブルPRC_ADTの構造の例を示す。図６７は、タスク管理テーブルTSK_ADTの構造の例を示す。
既に図５５を参照して説明したように、業務プロセスに関して、プロセスクラス登録データPRC_CLR、プロセスフォーム登録データPRC_FMR、プロセスフォルダ登録データPRCC_FLR、プロセスクラスセキュリティ設定データPRC_CLS、プロセスフォームセキュリティ設定データPRC_FMS、プロセスファンクションセキュリティ設定データPRC_FCS及びプロセスフォルダセキュリティ設定データPRC_FLSが存在する。また、タスクに関して、タスククラス登録データTSK_CLR、タスクフォーム登録データTSK_FMR、タスククラスセキュリティ設定データTSK_CLS、タスクフォームセキュリティ設定データTSK_FMS及びタスクファンクションセキュリティ設定データTSK_FCSが存在する。これらの制御データの構造は、図５６及び図５７に示した文書オブジェクトに関する同種の制御データ、すなわち、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR、文書フォルダ登録データDOC_FLR、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCS及び文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSの構造と基本的に同様である。
また、図６６に示すように、プロセス管理テーブルPRC_ADTには、全ての業務プロセスのそれぞれについて、その業務プロセスを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はその業務プロセスを作成したユーザが任意に定義することができる。図６６では、プロセス管理テーブルPRC_ADT内の各行が、各業務プロセスのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各業務プロジェクトのオブジェクト定義データは、「プロセスID」、「プロセス名」、「プロセスフォーム」、「CLS_a値」、「CLS_b値」、…、「作成者」、「作成日時」及び「ワークフロー」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「プロセスフォーム」には、その業務プロセスにおいてプロセスワークシート（報告書）として使用される１以上のフォーム（プロセスフォーム）の名称が設定されており、これは業務プロセスを作成したユーザによって図９に示したプロセス登録ウィンドウ内のフォーム選択ツール５１３、５１４及び５１５を用いて、予め用意されている複数のプロセスフォーム（図９の例では、「Approval」、「Defauld」及びSpecification」）の中から選択されたものである。ここで、予め用意されている複数のプロセスフォーム（プロセスワークシートのフォーム）とクラス名（プロセスワークシートのクラス）は、図５５に示したプロセスワークシートフォーム登録データPWS_FMR及びプロセスワークシートクラス登録データPWS_CLRに定義されており、これもプロセスワークシートの登録権限をもつユーザが自由に定義することができる。項目「CLS_a値」、…には、プロセスクラス登録データPRC_CLR（図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRと同様の構造をもつ）で定義された全てのクラス名CLS_a、…に対するユーザの入力値（例えば、テキスト、選択された選択肢など）が設定される。項目「ワークフロー」には、その業務プロセスのワークフローモデル（図１３〜図１６に例示したGUIウィンドウを用いて構築されたもの）のデータが設定される。このワークフローモデルのデータは、例えば図６６に示すように、ワークフローモデルがもつ全てのステージと、各ステージに割り当てられた全ての部署の名称、各ステージの各部署の前のステージの部署とのリンクなどのを表すデータから構成される（図６６のデータ例は、点線枠内に示したワークフローモデル例を表したものである）。
また、図６７に示すように、タスク管理テーブルTSK_ADTには、全てのタスクのそれぞれについて、そのタスクを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はそのタスクを作成したユーザが任意に定義することができる。図６７では、タスク管理テーブルTSK_ADT内の各行が、各タスクのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各タスクのオブジェクト定義データは、「タスクID」、「タスク名」、「CLS_a値」、「CLS_b値」、…、「テンプレート」、「作成者」及び「作成日時」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「CLS_a値」、「CLS_b値」、…には、タスク登録データTSK_CLR（図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRと同様の構造をもつ）で定義された全てのクラス名CLS_a、…に対するユーザの入力値（例えば、テキスト、選択された選択肢など）が設定される。また、項目「テンプレート」には、そのタスクを実行したユーザが成果物（Deloverable）たる文書オブジェクトを作成する際に、参考にすることができる成果物の標準モデルとして用いられる１以上の文書オブジェクト（テンプレート）へのレフェレンス値、例えば文書ID、が設定される。
WM１３は、業務プロセス及びタスクの表示、作成、変更、消去及びその他の種々の操作を実行する際、上述した業務プロセス及びタスクに関するデータを用いて、OM１１が文書オブジェクトの操作に関して行った制御と同様の原理に従って、業務プロセス及びタスクの操作を制御することができる。
次に、PM１４が行うプロジェクトに関する操作の制御、とりわけ、プロジェクト内のタスクに関する操作の制御について説明する。
図６８及び図６９は、繋がって、プロジェクト管理テーブルPRC_ADTの構造の例を示す。図７０は、タスクリスト管理テーブルTKL_ADTの構造の例を示す。図７１は、PM１４が行うプロジェクト内のタスクに関する操作の制御の例のフローを示す。
既に図５５を参照して説明したように、プロジェクトに関して、プロジェクトクラス登録データPRJ_CLR、プロジェクトフォーム登録データPRJ_FMR、プロジェクトフォルダ登録データPRJ_FLR、プロジェクトクラスセキュリティ設定データPRJ_CLS、プロジェクトフォームセキュリティ設定データPRJ_FMS、プロジェクトファンクションセキュリティ設定データPRJ_FCS及びプロジェクトフォルダセキュリティ設定データPRJ_FLSが存在する。これらの制御データの構造は、図５６及び図５７に示した文書オブジェクトに関する同種の制御データ、すなわち、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR、文書フォルダ登録データDOC_FLR、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCS及び文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSの構造と基本的に同様である。
また、既に図５５を参照して説明したように、プロセスワークシート（プロジェクト内の業務プロセスの実行過程でユーザからユーザへと渡される報告書）に関して、プロセスワークシートクラス登録データPWS_CLR、プロセスワークシートフォーム登録データPWS_FMR、プロセスワークシートクラスセキュリティ設定データPWS_CLS、プロセスワークシートフォームセキュリティ設定データPWS_FMS及びプロセスワークシートファンクションセキュリティ設定データPWS_FCSが存在する。これらの制御データの構造も、図５６及び図５７に示した文書オブジェクトに関する同種の制御データ、すなわち、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS及び文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCSの構造と基本的に同様である。
図６８に示すように、プロジェクト管理テーブルPRJ_ADTには、全てのプロジェクトのそれぞれについて、そのプロジェクトを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はそのプロジェクトを作成したユーザが任意に定義することができる。図６８では、プロジェクト管理テーブルPRJ_ADT内の各行が、各プロジェクトのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各プロジェクトのオブジェクト定義データは、「プロジェクトID」、「プロジェクト名」、「CLS_a値」、「CLS_b値」、…、「作成者」、「作成日時」及び「プロジェクト構造」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「CLS_a値」、「CLS_b値」、…には、プロジェクトクラス登録データPRJ_CLR（図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRと同様の構造をもつ）で定義された全てのクラス名CLS_a、…に対するユーザの入力値（例えば、テキスト、選択された選択肢など）が設定される。
項目「プロジェクト構造」には、そのプロジェクトの構造を表すデータが設定される。このプロジェクト構造データには、図６８に示すように、項目「プロセス」、「ワークシート」及び「部署」の項目についての設定値が含まれる。項目「プロセス」には、そのプロジェクトに割り当てられた全ての業務プロセス（ワークフローモデル）へのリフェレンス値、例えばプロセスID、が設定される。項目「ワークシート」には、そのプロジェクトに割り当てられた全ての業務プロセスの各々の実施中に、ユーザにより作成された１以上のプロセスワークシート（報告書）のデータが設定される。このプロセスワークシートのデータの具体的構成については、後に図６９を参照して説明する。項目「部署」には、そのプロジェクトに割り当てられた全ての業務プロセスの各々について、その業務プロセスのワークフローモデルに含まれる全ての部署へのレフェレンス値、例えば部署IDと、部署毎の項目「フェーズ」のデータが設定される。項目「フェーズ」のデータには、その業務プロセスについて設定されている全てのフェーズの名称と、フェーズ毎の項目「タスク」のデータが含まれる。項目「タスク」のデータには、図６９に示すように、その業務プロセスのそのフェーズに割り当てられた全てのタスクへのレフェレンス値、例えばタスクIDと、タスク毎の「サブタスク」、「従業員」、「役割」、「責任者」、「予定開始時」、「予定終了時」、「期間」、「安全率」、「実開始時」、「実終了時」及び「ステータス」などの項目の設定値が含まれる。
タスク毎の項目「サブタスク」には、そのタスクに割り当てられた全てのタブタスクのレフェレンス値、例えばそのサブタスクのタスクIDと、サブタスク毎の項目「成果物」のデータが設定される。サブタスク毎の項目「成果物」のデータには、そのサブタスクを実行したユーザにより作成された全ての成果物たる文書オブジェクトへのレフェレンス値、例えば文書ID、が含まれる。また、タスク毎の項目「従業員」、「役割」、「責任者」、「予定開始時」、「予定終了時」、「期間」、「安全率」、「実開始時」及び「実終了時」には、そのプロジェクトのそのフェーズのそのタスクについて割り当てられた又は設定された、従業員、役割、責任者、予定開始日時、予定終了日時、期間、安全率、実開始日時及び実終了日時が設定される。また、タスク毎の項目「ステータス」には、そのタスクの開始、終了又は進捗率を表すステータスデータが、PM１４により後述するようにして自動的に設定される。
図６８に示した業務プロセス毎の項目「ワークシート」に設定されるプロセスワークシートのデータには、図６９に示すように、その業務プロセスで作成された全てのプロセスワークシートを定義したデータが含まれる。各プロセスワークシートの定義データには、「プロセスフォーム」、「CLS_a値」、「CLS_b値」、…及び「添付物」などの項目についての設定値が含まれる。ここで、項目「プロセスフォーム」には、そのプロセスワークシートの作成で使用されたプロセスフォームの名称が設定される。項目「CLS_a値」、「CLS_b値」、…には、プロセスワークシートクラス登録データPWS_CLR（図５６に示した文書クラス登録データDOC_CLRと同様の構造をもつ）で定義された全てのクラス名CLS_a、…に対するユーザの入力値（例えば、テキスト、選択された選択肢など）が設定される。項目「添付物」には、そのプロセスワークシートに添付されたファイル又はオブジェクトへのレフェレンス値、例えばフルパスファイル名又はオブジェクトID、が設定される。
また、図７０に示すように、タスクリスト管理テーブルTKL_ADTには、全てのタスクリストのそれぞれについて、そのタスクリストを定義したオブジェクト定義データが登録され、その内容はPM１４が図４５に示すようにしてタスクリストを作成する際、又は後述する図７１のステップS117でタスクリストを更新する際に、自動的に定義するようになっている。図７０では、タスクリスト管理テーブルTKL_ADT内の各行が、各タスクリストのオブジェクト定義データを表している。図示のように、各タスクリストのオブジェクト定義データは、「タスクリストID」、「タスクリスト名」、「ユーザ」、「タスク」及び「作成日時」などの項目についての設定値が定義されている。ここで、項目「ユーザ」には、そのタスクリストが適用されるユーザ（部署又は従業員）へのリフェレンス値、例えばユーザID、が設定される。項目「タスク」には、そのタスクリストに含まれる全てのタスクへのリフェレンス値、例えばタスクID、が設定される。
図７１は、PM１４が行うプロジェクト内のタスク操作の制御例の流れを示す。
図７１において、S101で、ユーザが、図４１に示したようなOM１１のGUIウィンドウ上のタスクリストから所望のプロジェクトの所望の業務プロセスに属する所望のタスクを選ぶ。すると、PM１４は、ステップS102で、図４２及び図４３に示すように、OM１１のGUIウィンドウ上に、選択されたタスクの詳細を表示する。このとき、PM１４は、図５５に示したタスククラスセキュリティ設定データTSK_CLS_を参照して、そのユーザがアクセスできるクラスを把握し、そして、図６８〜図６９に示したプロジェクト管理データPRJ＿ADT内の上記所望プロジェクトのオブジェクト定義データから、上記選択されたタスクについての上記アクセスできるクラスのクラス値を取得して、それらのクラス値からなるクラス情報を、図４２に示したGUIウィンドウのタスク詳細テーブル１１５に表示する。また、PM１４は、図６７に示したタスク管理テーブルTSK_ADTで定義されているそのタスクで使用されるテンプレートを、図４３に示すGUIウィンドウ内のタスクステータステーブル１１７に表示する。さらに、PM１４は、図６６に示すプロセス管理テーブルPRC_ADTで定義されているその業務プロセスで使用されるプロセスフォームのリスト１１８を、図４３に示すGUIウィンドウ内に表示する。
再び図７１を参照して、ステップS103で、ユーザが図４３に示したタスクスステータステーブル１１７内からいずれかのテンプレートを選ぶ。すると、PM１４は、ステップS104で、ユーザにより選択されたテンプレートを開く。ステップS105で、ユーザは、開いたテンプレートを参考にして、そのタスクの成果物である文書オブジェクトを作る。ステップS106で、ユーザが、図４３に示したタスクスステータステーブル１１７を操作することで、作成した成果物の文書オブジェクトをそのプロジェクトに添付する。すると、PM１４は、ステップS107で、その成果物の文書オブジェクトを図５５に示した成果物用のフォルダDLV_FLD_aに格納し、また、その成果物の文書オブジェクトを、図６８〜図６９に示したプロジェクト管理テーブルPRJ_ADT内のそのプロジェクトのオブジェクト定義データに登録する。
ステップS108では、ユーザが図４３に示したプロセスフォームリスト１１８からいずれかのプロセスフォームを選ぶ。すると、PM１４は、ステップA109で、図４４に示すように、選択されたプロセスフォームに従ったワークシート入力フォーム１２１をGUIウィンドウ上に開く。このこき、PM１４は、図５５に示したプロセスワークシートクラス登録データPWS_CLRとプロセスワークシートフォーム登録データPWS_FMRとプロセスワークシートクラスセキュリティ設定データPWS_CLSとプロセスワークシートフォームセキュリティ設定データPWS_FMSを参照して、そのユーザがアクセスできる所定のデフォルトのクラスに属するクラスであって、そのユーザがアクセスできるクラスを把握し、それらアクセスきるクラスの値を入力するためのツール（テキストボックス、ラジオボタン、チェックボックス又はコンボボックスなど）を、図４４に示したワークシート入力フォーム１２１に表示する。また、PM１４は、そのユーザがアクセスできるプロセスワークシートのフォームの選択コンボボックス１２３を作成して、これも図４４に示したワークシート入力フォーム１２１に表示する。さらに、PM１４は、そのプロセスワークシートへの添付物のリスト１２３も図４４に示したワークシート入力フォーム１２１に表示する。
ステップS110では、ユーザが図４４に示したワークシート入力フォーム１２１に報告メッセージを入力して、プロセスワークシートを作成する。ステップS111では、ユーザが、必要に応じて、図４４に示した添付物リスト１２３を使って、任意のファイル又はオブジェクトをこのプロセスワークシートに添付する。ステップS112では、ユーザが図４４に示したSubmitボタン１２４を操作して、このプロセスワークシートの提出を要求する。すると、PM１４は、ステップS113で、そのプロセスワークシートを、図６８〜図６９に示したプロジェクト管理テーブルPRJ_ADT内のそのプロジェクトのオブジェクト定義データに登録する。
ステップS114では、ユーザが、図４２に表示されたタスクについて、実開始時又は実終了時を入力する。すると、PM１４は、ステップS114で、そのタスクが実際に開始された又は終了したことを認識し、図６８〜図６９に示したプロジェクト管理テーブルPRJ_ADT内のそのプロジェクトのオブジェクト定義データに、そのタスクの実開始時又は実終了時及びステータス（開始又は終了）を登録する。そして、ステップS116で、PM１４は、図６８〜図６９に示したプロジェクト管理テーブルPRJ_ADT内のそのプロジェクトのオブジェクト定義データを参照して、そのプロジェクトのその部署の全タスクが実際に終了したか否かチェックする。その結果、そのプロジェクトのその部署の全タスクが実際に終了していれば、ステップS117で、その部署のタスクリストと、その部署の次の部署（図６６に示したプロセス管理テーブルPRC_ADT内の該当するプロジェクトのワークフローから、次の部署がどれであるか分かる）のタスクリストを、図４５に示したようにして更新する。
以上、本発明の実施形態を説明したが、これは本発明の説明のための例示であり、この実施形態のみに本発明の範囲を限定する趣旨ではない。従って、本発明は、その要旨を逸脱することなく、他の様々な形態で実施することが可能である。
図１は、本発明の一実施形態にかかるコンフィギュラブルなバーチャルナレッジ管理システムの全体的なハードウェア構成を例示したブロック図。 図２は、ソルーションソフトウェアスイートの構成を示すブロック図。 図３は、バーチャルナレッジベース２０がもつ強化又は改善された機能の例を模式的に示したブロック図。 図４は、文書利用権データに基づいた情報電子メールのフロー制御の具体例を示す。 図５は、電子メールのフロー制御の具体例を示すブロック図。 図６は、ワークフローモデル及びプロジェクトデータに基づいた情報フロー制御の具体例を示すブロック図。 図７は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図８は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図９は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１０は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１１は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１２は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１３は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１４は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１５は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１６は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１７は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１８は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図１９は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２０は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２１は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２２は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２３は、ワークフローマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２４は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２５は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２６は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２７は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２８は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図２９は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３０は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３１は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３２は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３３は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３４は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３５は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３６は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３７は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３８は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図３９は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４０は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４１は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４２は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４３は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４４は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４５は、プロジェクトマネージャがタスクリストを作成する手順を示すフローチャート。 図４６は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４７は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４８は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図４９は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図５０は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図５１は、オブジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図５２は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図５３は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図５４は、プロジェクトマネージャが提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図５５は、情報フロー制御のためにOM１１、RM１２、WM１３、PM１４及びTM１５により使用される、バーチャルナレッジベース２０内の様々なデータの例を示すブロック図。 図５６は、文書クラス登録データDOC_CLR、文書フォーム登録データDOC_FMR及び文書フォルダ登録データDOC_FLRの構造の例を示す図。 図５７は、文書クラスセキュリティ設定データDOC_CLS、文書フォームセキュリティ設定データDOC_FMS、文書ファンクションセキュリティ設定データDOC_FCS及び文書フォルダセキュリティ設定データDOC_FLSの構造の例を示す図。 図５８は、文書管理テーブルDOC_ADT、アノテーション管理テーブルANT_ADT及びワークリスト管理テーブルWKL_ADTの構造の例を示す図。 図５９は、OM１１が行う文書オブジェクト操作の制御の例の流れを示す図。 図６０は、文書オブジェクトを表示するためにOM１１が提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図６１は、OM１１が行う文書オブジェクトのフォームの変更のための制御の例の流れを示す図。 図６２は、OM１１が行う文書オブジェクト内のファイルの操作に対する制御の例の流れを示す図。 図６３は、電子メール管理テーブルEML_ADTの構造の例を示す図。 図６４は、RM１２が行う電子メール操作の制御の例の流れを示す図。 図６５は、電子メールを表示するためにRM１２が提供するGUIウィンドウの例を示す図。 図６６は、プロセス管理テーブルPRC_ADTの構造の例を示す図。 図６７は、タスク管理テーブルTSK_ADTの構造の例を示す図。 図６８及び図６９は、繋がって、プロジェクト管理テーブルPRC_ADTの構造の例を示す図。 図６８及び図６９は、繋がって、プロジェクト管理テーブルPRC_ADTの構造の例を示す図。 図７０は、タスクリスト管理テーブルTKL_ADTの構造の例を示す図。 図７１は、PM１４が行うプロジェクト内のタスクに関する操作の制御の例の流れを示す図。

Claims (7)

  1. コンピュータを用いたバーチャルナレッジ管理システムにおいて、
    ユーザにより利用されるための文書についての論理的なエンティティである文書オブジェクトを記憶するバーチャルナレッジベースを備え、
    前記バーチャルナレッジベースは、前記文書オブジェクトに格納される１以上の属性項目を定義したクラス定義データと、前記１以上の属性項目のうち各ユーザがアクセス可能又は不可能な属性項目を定義したクラスセキュリティ設定データとを記憶し、
    前記文書オブジェクトは、１以上の前記属性項目に対応する属性値を含み、
    前記文書オブジェクトの前記属性値を各ユーザに表示する際に、前記クラスセキュリティ設定データに基づいて、前記文書オブジェクトに含まれている前記属性値の中から前記各ユーザがアクセス可能な前記属性項目に対応する前記属性値を選択する属性値選択手段と、
    前記選択された前記属性値を前記各ユーザに対して表示する手段と
    を有し、
    前記バーチャルナレッジベースは、２以上の属性項目が登録され、且つ登録された前記属性項目のセットが異なる複数のフォームと、各ユーザがアクセス可能又は不可能なフォームを定義したフォームセキュリティ設定データとを記憶し、
    前記属性値選択手段は、前記ユーザから他のフォームへの変更を受け付けた場合に、前記フォームセキュリティ設定データ及び前記クラスセキュリティ設定データに基づいて、前記ユーザがアクセス可能な前記属性項目であって、前記ユーザがアクセス可能な前記他のフォームに登録されている前記属性項目に対応する前記属性値を前記文書オブジェクトから選択する
    バーチャルナレッジ管理システム。
  2. 前記文書オブジェクトは、バーチャルナレッジベースのいずれかのフォルダに格納されており、
    前記バーチャルナレッジベースは、前記フォルダのうち各ユーザがアクセス可能又は不可能なフォルダを定義したフォルダセキュリティ設定データを記憶し、
    前記フォルダセキュリティ設定データに基づいて、各ユーザがアクセス可能なフォルダとアクセス不能なフォルダに区別して前記各ユーザに対して表示する手段と、
    前記表示された前記１以上のフォルダのうち前記各ユーザがアクセス可能なフォルダのみを前記各ユーザからの要求に応じて開くように制御する手段とを更に有する
    請求項１記載のバーチャルナレッジ管理システム。
  3. 前記バーチャルナレッジベースは、前記文書オブジェクトに対する利用行為について、各ユーザがアクセス可能又は不可能な利用行為を定義したファンクションセキュリティ設定データを記憶し、
    前記ファンクションセキュリティ設定データに基づいて、前記各ユーザがアクセス可能であると定義されている利用行為のみを、前記各ユーザの前記文書オブジェクトに対する要求に対して実行許可する手段を有する
    請求項１又は請求項２に記載のバーチャルナレッジ管理システム。
  4. 前記バーチャルナレッジベースは、前記文書オブジェクトとして、１枚のシートを表す文書ファイルと関連付けられるシングルシートオブジェクトと、複数枚のシートを表す文書ファイルと関連付けられるマルチシートオブジェクトと、情報の異なる複数の文書ファイルのセットと関連付けられるマルチドキュメントオブジェクトと、形式の異なる複数の文書ファイルのセットと関連付けられるマルチレプレゼンテーションオブジェクトとを記憶し、
    前記文書オブジェクトは、前記文書オブジェクトのタイプを示すタイプデータと、当該文書オブジェクトと関連付けられる文書ファイルを示す関連付けデータとを有し、
    前記文書オブジェクトの前記タイプデータに基づいて各文書オブジェクトのタイプを表示する手段と、
    前記文書オブジェクトの前記関連付けデータに基づいて、各文書オブジェクトに関連付けられた文書ファイルのリストを表示する手段と、
    前記リスト中の前記文書ファイルに対するユーザの選択に基づいて、選択された前記文書ファイルを開くファイル処理手段と
    を有する請求項１乃至請求項３のいずれか一項に記載のバーチャルナレッジ管理システム。
  5. 前記ファイル処理手段は、ユーザから要求された前記文書ファイルに関連付けられた前記文書オブジェクトが前記マルチレプレゼンテーションオブジェクトである場合に、前記文書オブジェクトに関連付けられた全ての文書ファイルを開く
    請求項４に記載のバーチャルナレッジ管理システム。
  6. 前記ナレッジデータベースは、
    ワークフローモデルとしての複数の業務プロセスのそれぞれにおける前記複数のユーザの実行順序を、各業務プロセスをレフェレンス値と対応付けて記憶するプロセス管理テーブルと、１以上のプロジェクトで実行する１以上の業務プロセスの前記プロセス管理テーブルにおける前記レフェレンス値と、前記業務プロセスを実行すべき複数のユーザと、前記複数のユーザが実行すべき複数のタスクと、前記複数のタスクのステータスとを対応付けて記憶するプロジェクト管理テーブルとを備え、
    前記プロジェクト管理テーブルに基づいて、前記複数のユーザのそれぞれのユーザ端末に、前記ユーザが実行可能なタスクのタスクリストを表示させる手段と、
    前記各ユーザから前記タスクの終了を示す入力を受け付けて、前記プロジェクト管理テーブルの前記タスクのステータスを終了に設定する手段と、
    前記プロジェクト管理テーブルに基づいて、それぞれの前記ユーザのタスクが終了したか否かをチェックする手段と、
    タスクを終了したユーザがある場合には、終了した前記タスクに対応する業務プロセスの前記プロジェクト管理テーブルに記憶されたレフェレンス値に対応する前記プロセス管理テーブルの業務プロセスに対応付けられたユーザの実行順序に基づいて、前記ユーザの次の実行順序のユーザを特定し、特定された前記ユーザの前記ユーザ端末に表示されている前記タスクリストを、前記ユーザが新たに開始可能なタスクを含むタスクリストに更新する手段と
    を有する請求項１乃至請求項５のいずれか一項に記載のバーチャルナレッジ管理システム。
  7. 前記管理テーブルは、１以上の前記タスクに対応する文書オブジェクトへのレフェレンス値を更に記憶し、
    前記ユーザから或る前記タスクに添付する文書オブジェクトを受け付ける手段と、
    前記受け付けた文書オブジェクトへのレフェレンス値を前記或るタスクと対応付けて前記管理テーブルに格納する手段とを更に有する
    請求項６に記載のバーチャルナレッジ管理システム。
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