JP5397782B2 - 業務プロセス管理装置、業務プロセス管理方法、及び業務プロセス管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、業務プロセス管理装置、業務プロセス管理方法、及び業務プロセス管理プログラムに関する。

業務の効率化を目的とした業務プロセス管理装置が広く知られている。業務プロセス管理装置には、管理されるべき業務に関する情報が、業務プロセス情報として格納される。その業務プロセス情報において、一つの業務は、少なくとも一のプロセス（作業項目；以下、タスクと記す）に分解されて定義される。ユーザは、実際の業務を進め、タスク毎の進捗状況や成果を業務プロセス管理装置に入力する。入力された情報は、業務プロセス情報に反映される。業務プロセス情報を参照することにより、業務全体における状況と細部における状況とが同時に把握される。また、その業務が、有効なプロセスで遂行されたか否かなどを知ることができる。業務が実行される毎に業務プロセス情報を蓄積していけば、新たに業務を始める場合に、どのタスクを改善すればよいのか、などを知ることができる。

関連する技術として、特開２００７−２６４９０８号公報が挙げられる。特開２００７−２６４９０８号公報には、分析対象作業の成果物種別と同一の成果物種別を有する作業を検索して、検索された作業の作業量と成果物量とに基づく作業効率を求め、少なくとも一つの該もとめられた作業効率に基づいて基準効率を決定し、分析対象作業の作業量と分析対象作業を基準効率で実施した場合の作業量との差を作業改善効果として算出することが記載されている。これにより、業務全体の個々の作業のうち改善効果予測値の高い作業から優先的に改善を実施することが可能となる、と記載されている。

新たに業務を始める場合、過去に行われた業務に関する業務プロセス情報を参考にすることが有効である。過去の業務プロセス情報に基づいて新たな業務プロセス情報を作成する点に関連する技術が、特開２００７−２３３４７４号公報、特開平１０−１０５５４０号公報、及び特開２００７−４１６７４号公報に記載されている。

また、新たに始める業務が過去に行われた業務と内容的に同じ業務であるならば、過去の業務プロセス情報をコピーすることで、新たな業務プロセス情報を簡単に作成することができる。情報をコピーする点に関連する技術が、特開平５−３２４４３８号公報及び特開平８−２２４０９号公報に記載されている。

特開２００７−２６４９０８号公報 特開２００７−２３３４７４号公報 特開平１０−１０５５４０号公報 特開２００７−４１６７４号公報 特開平５−３２４４３８号公報 特開平８−２２４０９号公報

新たな業務を始める場合、過去の業務における成果などを、統計的に把握できることが好ましい。例えば、同じ内容で複数回の業務が行われていたとする。この場合、一回分の業務を参考にするよりも、複数回分の業務を参考にする方が、その業務の内容が有効であったか否かをより正確に知ることができると考えられる。

業務の中には、定型業務と、非定型業務とが存在する。定型業務では、業務プロセス情報同士が内容的に同じであるのか否かは、例えば業務の名称などを参照することにより、比較的簡単に知ることができる。一方、非定型業務に関しては、内容的に同じ業務同士であっても、名称などの付け方は、ユーザにより様々である。そのため、非定型業務では、過去に行われた業務同士が、内容的に同じであるのか否かがわかりづらい。従って、過去の業務に関する成果などを統計的に知ることが困難である。

従って、本発明の目的は、非定型業務であっても、業務同士が同じ内容であるのか否かを簡単に知ることのできる、業務プロセス管理装置、業務プロセス管理方法、及び業務プロセス管理プログラムを提供することにある。

本発明に係る業務プロセス管理装置は、業務プロセス情報群を記憶する業務プロセス情報記憶手段と、ユーザからの指示に基づいて、前記業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報をコピーするコピー手段と、前記業務プロセス情報が前記コピー手段によりコピーされた回数に基づいて、前記業務プロセス情報がどれだけ有効であるかを示す評価値を算出する評価算出手段とを具備する。

本発明に係る業務プロセス管理方法は、ユーザからの指示に基づいて、前記業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報をコピーするステップと、前記コピーするステップにより前記業務プロセス情報がコピーされた回数に基づいて、前記業務プロセス情報がどれだけ有効であるかを示す評価値を算出するステップとを具備する。

本発明に係る業務プロセス管理プログラムは、上記の業務プロセス管理方法をコンピュータにより実現するためのプログラムである。

本発明によれば、非定型業務であっても、業務同士が同じ内容であるのか否かを簡単に知ることのできる、業務プロセス管理装置、業務プロセス管理方法、及び業務プロセス管理プログラムが提供される。

業務プロセス管理装置の構成を示すブロック図である。 業務プロセス情報を示す概念図である。 タスク情報を示す概念図である。 関連情報を示す概念図である。 ユーザ評価情報を示す概念図である。 設定情報を示す概念図である。 業務プロセス登録画面を示す図である。 業務プロセス詳細画面を示す図である。 タスク登録画面を示す図である。 業務プロセスの評価入力を促す画面を示す図である。 業務プロセス検索画面を示す図である。 業務プロセス管理方法を示す流れ図である。 業務プロセス管理方法を示す流れ図である。 同一業務プロセス情報群を示す概念図である。 評価値の算出結果を示す概念図である。

次に、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本実施形態に係る業務プロセス管理システムを示す機能ブロック図である。この業務プロセス管理システムは、業務プロセス管理装置１００と、１つ以上の入出力装置３００と、通信回線２００とを含む。業務プロセス管理装置１００は、通信回線２００を介して、１つ以上の入出力装置３００に接続されている。

入出力装置３００は、ユーザ（業務の管理者、業務の実行担当者など）により操作される装置である。入出力装置３００は、ユーザが業務プロセス管理装置１００に情報を入力するための入力機能と、業務プロセス管理装置１００側からユーザに対して情報を出力するための出力機能とを備えている。本実施形態では、入出力装置３００が表示装置を備えている。業務プロセス管理装置１００側からの情報は、表示装置によりユーザに通知されるものとする。入出力装置３００は、代表的なものとして、パーソナルコンピュータ、ノート型パーソナルコンピュータ、モバイル機器、ＳＴＢ（Ｓｅｔ−Ｔｏｐ ＢＯＸ）、携帯電話、ＰＨＳ、及びＰＤＡ（携帯情報端末：Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）が挙げられる。

通信回線２００としては、従来公知の公衆回線、商業回線、又は専用回線を用いることができる。

業務プロセス管理装置１００は、業務プロセス情報の管理を行う装置である。業務プロセス管理装置１００は、業務プロセス情報等の各種情報を記憶する記憶部２と、業務プロセス情報を管理する制御部１とを備えている。

制御部１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、及びＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）などを備えている。制御部１は、ＲＯＭに格納された業務プロセス管理プログラムがＣＰＵにより実行されることでその機能を実現する。

まず、記憶部２に記憶された情報について詳細に説明する。

記憶部２は、設定情報記憶部２１と、ユーザ評価情報記憶部２２と、関連情報記憶部２３と、業務プロセス情報記憶部２４とを備えている。

業務プロセス情報記憶部２４には、複数の業務プロセス情報が、テーブル（以下、業務プロセス情報テーブル）として格納されている。図２は、業務プロセス情報テーブルの一例を示す。図２に示されるように、複数の業務プロセス情報の各々は、業務を特定するための業務プロセスＩＤ、業務の名称、その業務の管理者名、業務プロセス管理装置１００に登録された日を示す登録日、及びその業務が完了した日を示す完了日を含んでいる。

また、各業務プロセス情報には、業務に含まれるタスクを示すタスク情報が含まれている。図３は、タスク情報の一例を示す概念図である。図３に示されるように、タスク情報は、そのタスクがどの業務に含まれるかを示す業務プロセスＩＤ、タスクを特定するためのタスクＩＤ、タスクの実行順、タスク名称、そのタスクの担当者名、タスク情報が登録された日を示す登録日、及びタスクが完了した日を示す完了日を含んでいる。

図４を参照して、関連情報記憶部２３について説明する。関連情報記憶部２３には、関連情報が記憶されている。関連情報は、どの業務プロセス情報同士が内容的に同じであるかを示す情報である。

具体的には、関連情報は、業務プロセスＩＤに対して、コピー元の業務プロセスＩＤと、同一業務プロセスＩＤとを対応付けて示している。

コピー元の業務プロセスＩＤは、対応する業務プロセス情報がどの業務プロセス情報からコピーされたものであるかを示している。例えば、業務プロセスＩＤが「４」の業務プロセス情報は、コピー元業務プロセスＩＤが「０」である。すなわち、ＩＤが「４」の業務プロセス情報は、ＩＤが「０」の業務プロセス情報のコピーにより作成されたことが示されている。

同一業務プロセスＩＤは、対応する業務プロセス情報がどの業務プロセス情報と実質的に同一であるかを示している。例えば、ＩＤが「８」の業務プロセス情報は、同一業務プロセスＩＤが「０」である。すなわち、ＩＤが「８」と「０」の業務プロセス情報同士は、実質的に同じ内容であることを示している。尚、ＩＤが「８」の業務プロセス情報は、コピー元業務プロセスＩＤが「４」である。従って、ＩＤが「８」の業務プロセス情報は、ＩＤが「４」の業務プロセス情報からコピーされたものである。ＩＤが「４」の業務プロセス情報はＩＤが「０」の業務プロセス情報のコピーであるので、結果として、ＩＤ「８」の業務プロセス情報はＩＤ「０」の業務プロセス情報と同一である。

図５を参照し、ユーザ評価情報記憶部２２について説明する。ユーザ評価情報記憶部２２には、ユーザ評価情報が記憶されている。ユーザ評価情報は、業務に対するユーザの評価結果を示している。図５に示されるように、ユーザ評価情報は、業務プロセスＩＤとユーザの評価結果との対応関係を示している。この図の例では、評価結果は、５段階で示されている。ＩＤが「０」の業務プロセス情報は、評価結果が「５」であり、有意義であったと評価されていることになる。逆にＩＤが「２」の業務プロセス情報は、評価結果が「１」であり、不本意であったと評価されていることになる。

図６を参照し、設定情報記憶部２１について説明する。設定情報記憶部２１には、設定情報が記憶されている。設定情報は、コピー回数と評価係数との対応関係を示している。評価係数は、業務の評価値を算出するときに用いられる設定値である。図６の例では、コピー回数が多いときに、大きな評価係数が用いられることになる。

続いて、制御部１の構成について詳細に説明する。

制御部１は、評価算出部１１と、同一業務プロセス抽出部１２と、ユーザ評価入力部１３と、コピー部１４と、検索部１５と、業務プロセス管理部１６とを備えている。制御部１は、概略的に以下のように動作する。

コピー部１４は、ユーザからの指示に基づいて、既に蓄積された業務プロセス情報をコピーし、業務プロセス情報テーブルに新たな業務プロセス情報を作成する。この際、コピー部１４は、新たな業務プロセス情報とコピー元の業務プロセス情報との対応関係を示す関連情報を生成し、関連情報記憶部２３に格納する。新たな業務プロセス情報は、業務プロセス管理部１６により、管理される。業務プロセス管理部１６は、ユーザからの指示に応じて、新たな業務プロセス情報を内容的に変更したり、業務の進み具合（業務が完了した旨）などを反映させる。業務が完了した旨が反映されると、同一業務プロセス抽出部１２により、その新たな業務プロセス情報がコピー元の業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かが判断される。内容的に同じである場合、その新たな業務プロセス情報は、コピー元と実質的に同一であるとみなされる。内容的に異なっている場合には、その新たな業務プロセス情報は、コピー元とは別の業務プロセス情報であるとみなされる。このようにして、業務プロセス情報テーブル中において、内容的に同じ業務プロセス情報同士がまとめられる。まとめられた業務プロセス情報同士は、同一業務プロセス情報群として抽出される。評価算出部１１は、同一業務プロセス情報群単位で、その業務がどれだけ有効であったかを示す評価値を算出する。算出された評価値に基づいて、ユーザに、その業務がどれだけ有効であるかが通知される。このように、同一業務プロセス情報群が抽出されることにより、非定型業務であっても、過去に行われた業務を統計的に評価することが可能になる。

次に、各部の構成について、詳細に説明する。

まず、業務プロセス管理部１６について説明する。

業務プロセス管理部１６は、ユーザインタフェース機能を有しており、ユーザから入力された情報に基づいて、業務プロセス情報を管理する。具体的には、業務プロセス管理部１６は、新たな業務プロセス情報を登録する。また、非定型業務では、業務の遂行中にタスクなどが変更されることが考えられる。そのため、業務プロセス管理部１６は、既に登録された業務プロセス情報を必要に応じて変更することも可能である。

新規に業務プロセス情報が登録される場合の動作について説明する。この場合、業務プロセス管理部１６は、業務プロセス表示画面を入出力装置３００に表示する。図７は、業務プロセス表示画面を示す図である。業務プロセス表示画面は、業務プロセスの名称を入力するための領域２０１と、「業務プロセス登録」領域２０２とを有している。ユーザは、マウスやキーボードなどを用いて、領域２０１に業務プロセス名称を入力する。そして、「業務プロセス登録」領域２０２を選択する。領域２０２が選択されると、業務プロセス管理部１６は、新たな業務プロセス情報を作成し、業務プロセス情報記憶部２４に格納（登録）する。更に、業務プロセス管理部１６は、タスク情報の入力を促す画面を表示させ、ユーザにタスク情報の入力を促す。このとき、業務の種類毎に予め用意されたタスクの一覧がテンプレートとして表示され、ユーザによるタスク情報の入力動作が補助されてもよい。タスク情報が入力されると、業務プロセス管理部１６は、入力されたタスク情報を、新たな業務プロセス情報に反映させる。

続いて、業務プロセス情報の内容を変更するときの動作について説明する。この場合、業務プロセス管理部１６は、変更対象の業務プロセス情報を示す業務プロセス詳細画面を、入出力装置３００に表示する。図８は、業務プロセス詳細画面の一例を示している。図８に示される業務プロセス詳細画面は、「名称の変更」領域３０５と、タスクを示すタスク領域３０１と、進捗入力領域３０２と、担当者名領域３０３と、「タスクの登録」領域３０４とを含んでいる。

業務プロセス情報の名称を変更したい場合、ユーザは、「名称の変更」領域３０５を選択する。すると、業務プロセス管理部１６は、変更後の名称の入力を促す画面を表示する。名称が入力されると、業務プロセス管理部１６は、入力された名称を業務プロセス情報に反映させる。

また、進捗状況を変更したい場合、ユーザは、進捗入力領域３０２を選択する。これにより、進捗状況が変更される。図８の例では、「提案内容検討」というタスクまでが遂行されていることが示されている。ここで、「ＩＴ部門ヒアリング」までタスクが進んだとする。この場合、ユーザは、「ＩＴ部門ヒアリング」の横に表示される進捗入力領域３０２を選択する。すると、業務プロセス管理部１６が、タスク情報における完了日（図３参照）に、現在の日時を書き込む。これにより、「ＩＴ部門ヒアリング」までタスクが遂行したことが反映される。全てのタスクが完了すると、業務が終了したとみなされる。業務が終了した場合、業務プロセス管理部１６は、業務プロセス情報の完了日の欄に現在の日時・時刻を書き込み、業務が終了したことを反映させる。

タスクの追加及び担当者の変更などを行いたい場合、ユーザは、「タスクの登録」領域３０４を選択する。すると、業務プロセス管理部１６により、タスク登録画面が表示される。図９は、タスク登録画面の一例を示す図である。タスク登録画面は、タスク登録位置入力領域（４０１、４０２）、担当者入力領域４０３、及び「タスク反映」領域４０４を含んでいる。タスク登録位置入力領域（４０１、４０２）は、「ここに登録」領域４０１と、「ここに並列に登録」領域４０２とを含んでいる。新たなタスクを追加したい場合、ユーザは、追加したい場所に示される領域４０１を選択する。すると、指定された位置に新しいタスクが追加される。また、領域４０２が選択された場合には、既に存在するタスクと並列に、新たなタスクが追加される。タスクの担当者を変更したい場合には、ユーザは、タスクを指定し、領域４０３に担当者名を入力する。これにより、タスクの担当者名が変更される。また、領域４０４が選択された場合には、変更点が、業務プロセス情報に反映される。

続いて、ユーザ評価入力部１３について説明する。ユーザ評価入力部１３は、ユーザによる評価結果を受け付けるために備えられている。ユーザ評価入力部１３は、業務が完了した場合（全ての進捗入力領域３０２（図８参照）が選択された場合）に、業務の評価結果を入力するように促す画面を表示させる。図１０は、その画面の一例を示している。この図１０の例では、「○（効率的であった）」、「△（どちらともいえない）」、及び「×（非効率だった）」、の３段階が表示される。この画面は、管理者（業務プロセス登録者）により操作される入出力装置３００に表示される。または、タスク担当者により操作される入出力装置３００に表示されてもよい。この画面に従ってユーザが評価結果を入力すると、その評価結果が業務プロセスＩＤと対応付けられ、ユーザ評価情報（図５参照）として記憶される。この際、入力された評価結果は、予め規定された数値に変換され、記憶される。例えば、「○」は「５」に変換され、「△」は「３」に変換され、「×」は「１」に変換される。

続いて、コピー部１４について説明する。コピー部１４は、ユーザからの指示に応じて、指定された業務プロセス情報をコピーし、新たな業務プロセス情報として業務プロセス情報テーブルに登録する。この際、コピー部１４は、新たな業務プロセスＩＤを作成し、コピー元の業務プロセスＩＤを対応付け、関連情報として関連情報記憶部２３に格納する。

続いて、同一業務プロセス抽出部について説明する。同一業務プロセス抽出部１２は、内容が実質的に同一である業務プロセス情報同士をまとめ、同一業務プロセス情報群として抽出する。同一業務プロセス抽出部１２は、関連情報記憶部２３に格納された関連情報を参照し、同一業務プロセスＩＤが同じ業務プロセス情報同士を、同一業務プロセス情報群としてまとめる。尚、同一業務プロセスＩＤは、業務の完了時に、この同一業務プロセス抽出部１２によって書き込まれる。具体的には、同一業務プロセス情報抽出部１２は、完了した業務プロセス情報を、コピー元の業務プロセス情報と内容的に比較する。そして、内容的に同じであった場合には、完了した業務プロセス情報の同一業務プロセスＩＤとして、コピー元の同一業務プロセスＩＤと同じＩＤを与える。

続いて、評価算出部１１について説明する。評価算出部１１は、同一業務プロセス情報群単位で、業務プロセス情報の評価値を算出する。評価算出部１１は、設定情報記憶部２１に格納されたユーザ評価情報と、業務プロセス情報がコピーされた回数とに基づいて、評価値を算出する。コピー回数は、関連情報を参照することで、集計される。

続いて、検索部１５について説明する。検索部１５は、業務プロセス情報テーブルから特定の業務プロセス情報を検索する機能を有している。検索部１５は、入出力装置３００に、業務プロセス検索画面を表示させる。図１１は、業務プロセス検索画面を示す一例である。図１１に示されるように、業務プロセス検索画面は、検索キーワードの入力を促す領域を有している。ユーザが、この領域に検索キーワードを入力して「検索」ボタンをクリックしたとする。すると、検索部１５は、業務プロセス情報記憶部２４にアクセスして、入力された検索キーワードに対応する業務プロセス情報を検索する。そして、該当した業務プロセス情報の内容（タスク、タスクの実行順序など）を、画面上に表示する。また、検索部１５は、業務プロセス情報と対応付けて、「業務プロセスをコピー」領域を表示する。ユーザがこの領域を選択すると、コピー部１４により、対応する業務プロセス情報がコピーされる。尚、検索結果の表示の際には、同一業務プロセス情報群の中から代表的な業務プロセス情報（例えば、ＩＤが一番小さい業務プロセス情報）だけが表示されればよい。これにより、内容的に同じ業務プロセス情報が複数表示されることはない。ユーザにとって、検索結果を確認し易くなる。また、検索部１５は、評価算出部１１で算出された評価値に基づいて、評価値の高い順番に、業務プロセス情報を表示する。つまり、効率の良い業務プロセスから順に提示する。これにより、評価値の高い業務プロセス情報が、再利用され易くなる。また、図１１に示されるように、コピー回数や及び評価値が、各業務プロセス情報に対応付けられて表示されてもよい。

続いて、本実施形態に係る業務プロセス管理方法について説明する。本実施形態では、ユーザは、新たな業務プロセス情報を登録する際に、既に蓄積された業務プロセス情報のコピーを利用することができる。また、コピーを用いずに、新たな業務プロセス情報を作成することもできる。コピーを用いない場合には、既述の通常の処理と同様であるので、詳細な説明は省略する。

コピーを用いて新たな業務プロセス情報が作成される場合の動作について、以下に詳述する。

図１２Ａ、１２Ｂは、本実施形態に係る業務プロセス管理方法を示す流れ図である。

ステップＳ１；検索キーワードの入力
まず、検索部１５により、ユーザの入出力装置３００上に、業務プロセス検索画面（図１１参照）が表示される。ユーザは、入出力装置３００を介して、検索キーワードを入力する。

ステップＳ２；業務プロセス情報の検索
次に、検索部１５は、業務プロセス情報記憶部２４を参照し、検索キーワードに該当する業務プロセス情報を検索する。具体的には、業務プロセス名称やタスク名称などを検索キーワードと比較し、該当する業務プロセス情報を検索する。検索部１５は、該当した業務プロセス情報のＩＤを取得する。検索時には、例えば、名称の一部が検索キーワードにマッチした場合に、該当すると判断される。

ステップＳ３；同一業務プロセス情報群の抽出
ステップＳ２で取得された業務プロセス情報ＩＤは、検索該当リストとして、検索部１５から同一業務プロセス抽出部１２に通知される。同一業務プロセス情報抽出部１２は、関連情報記憶部２３の関連情報を参照し、検索該当リスト中の業務プロセスＩＤを同一業務プロセスＩＤに変換する。また、同一業務プロセス抽出部１２は、業務プロセス情報テーブルを参照し、同じ同一業務プロセスＩＤを持つもの同士を、同一業務プロセス情報群としてまとめる。図１３は、同一業務プロセス群を示す概念図である。図１３の例では、業務プロセスＩＤが「０」、「４」、「５」、及び「８」がひとつの同一業務プロセス群にまとめられている。これにより、同一業務プロセス抽出部１２は、検索結果に、どの同一業務プロセス情報群が含まれているかを識別する。同一業務プロセス抽出部１２は、検索結果である同一業務プロセス情報群を特定する情報（同一業務プロセスＩＤ）と、その同一業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報を特定する情報（業務プロセスＩＤ）とを、評価算出部１１に通知する。

ステップＳ４：ユーザ評価情報の平均値を算出
続いて、評価算出部１１が、ユーザ評価情報記憶部２２を参照し、通知された同一業務プロセス情報群に含まれる各業務プロセス情報について、ユーザによる評価結果を取得する。ここで、一つの業務プロセス情報に対して複数のユーザが評価結果を入力していた場合は、１つの業務プロセス情報に対して複数の評価結果が存在することになる。このような場合には、例えば、複数の評価結果の相加平均値が、その業務プロセス情報に対する評価結果として用いられる。更に、通知された同一業務プロセス情報群に複数の業務プロセス情報が含まれている場合には、評価算出部１１により、同一業務プロセス情報群におけるユーザ評価結果の相加平均が算出される。そして、算出結果が、同一業務プロセス情報群のユーザ評価値として決定される。

ステップＳ５；コピー回数に応じた評価係数の取得
さらに、評価算出部１１は、関連情報記憶部２３の関連情報を参照し、同一業務プロセス群におけるコピー回数を集計する。そして、設定情報記憶部２３の設定情報（図５）を参照し、コピー回数に対応する評価係数を取得する。例えば、図５の例では、集計したコピー回数が６０回だった場合、評価係数は、２．０となる。

ステップＳ６；評価値の算出
さらに、評価算出部１１は、ステップＳ４で求めたユーザ評価値に、ステップＳ５で取得した評価係数を乗じ、その同一業務プロセス群における評価値（Ｗｎ）を算出する。これにより、図１４に例示されるように、同一業務プロセス群のＩＤとその評価値（Ｗｎ）との対応関係が作成される。

このようにして算出された評価値Ｗｎは、業務プロセス情報のコピー回数を反映している。有意義な業務プロセス情報ほど、すなわち優れた業務プロセスほど、多くのユーザにより参考とされ、コピーされる回数が増える傾向がある。定型業務では、過去に行われた業務に対する評価は、例えば生産物量などに基づいて、比較的簡単に評価できることが多い。一方、非定型業務では、実行された業務の有効性を評価することは難しい。例えば、新製品の企画作成に関する業務において、業務全体が短時間で完了していたとしても、企画の内容自体が優れていなければ、優れた業務であったとはいえない。実行された業務に対する評価が難しければ、改善すべきであるのか現状のままでよいのかも判らず、新しい業務に過去の業務の内容を反映させることが難しくなる。本実施の形態のように、コピー回数を評価値Ｗｎに反映させることにより、非定型業務のように評価が難しい業務に対しても、その有効性を評価することが可能となる。

ステップＳ７；評価値の高い順に表示
ステップＳ６で算出された同一業務プロセス群と評価値Ｗｎとの対応関係は、検索部１５に通知される。検索部１５は、図１１で示したように、ステップＳ２で該当した業務プロセス情報のリストを、評価値Ｗｎが高い順に表示する。また、評価値Ｗｎ自体も、業務プロセス情報と対応付けられて、表示される。また、検索部１５は、表示された業務プロセス情報をコピーするためのボタンも表示する。

ステップＳ８；コピー指示
ユーザが、ステップＳ７で表示された業務プロセス情報の一つを選択し、コピーボタンをクリックしたとする。

ステップＳ９；業務プロセス情報のコピー及び登録
コピーボタンのクリックに応じ、コピー部１４は、選択された業務プロセス情報の内容をコピーし、新たな業務プロセス情報を作成する。コピーされる情報（内容）は、業務プロセス名称、タスクＩＤ、タスク実行順、及びタスク名称である。タスクの担当者に関しては、ユーザによってコピー対象とするか否かが選択されることが望ましい。また、業務プロセス名称は、業務プロセスが同一の業務であっても変更されることが想定される。従って、業務プロセス名称に関しては、コピー後に変更可能であってもよい。例えば、コピー元の業務プロセス名称が「Ｘ社顧客提案」であった場合に、新たな業務プロセス情報の業務プロセス名称を「Ｙ社顧客提案」へ変更することができる。また、コピー部１４は、新たな業務プロセス情報に新しい業務プロセスＩＤを付与し、業務プロセス情報テーブルに登録する。

ステップＳ１０；関連情報登録
次に、コピー部１４は、新たな業務プロセス情報ＩＤにコピー元の業務プロセス情報ＩＤを対応付け、関連情報として関連情報記憶部２３に記憶させる。

以上のステップＳ１０までの処理により、新たな業務プロセス情報が作成される。新たな業務プロセス情報は、以降、業務プロセス情報管理部１６により管理され、タスクの進捗状況や、タスクの変更・追加・削除などが行われる。

ステップＳ１１；業務の完了通知
新たな業務プロセス情報に関して、全てのタスクが完了した旨が反映されたとする。すなわち、ユーザが、全てのタスクが完了したことを、入出力装置３００を介して入力したとする。

ステップＳ１２；ユーザ評価情報の入力
すると、ユーザ評価入力部１３が、図１０で示したユーザ評価入力用の画面を表示して、評価結果の入力を促す。入力された評価結果は、既述のように、ユーザ評価情報記憶部２２に記憶される。

ステップＳ１３；完了した業務プロセスはコピーであるか否かの判断
また、業務が完了した場合には、同一業務プロセス抽出部１２が、関連情報記憶部２３を参照する。そして、同一業務プロセス抽出部１２は、完了した新たな業務プロセス情報が、別の業務プロセス情報のコピーにより作成されたものであるのか、他の業務プロセス情報とは関係なく作成されたものであるかを判断する。

ステップＳ１４；コピー後に変更発生？
ステップＳ１３で、コピーにより作成されたものであった場合、同一業務プロセス抽出部１３は、新たな業務プロセス情報のタスク情報を、コピー元の業務プロセス情報のタスク情報と比較する。そして、タスク情報が変更されているか否かを判断する。具体的には、同一業務プロセス抽出部１３は、タスク実行順序及びタスク名称が変更されていないかを確認する。また、同一業務プロセス抽出部１３は、新しいタスクが追加されていないか、タスクが削除されていないか、を確認する。

ステップＳ１５；同一業務プロセスＩＤにコピー元のＩＤを記録
ステップＳ１４で変更が発生していなかった場合、同一業務プロセス抽出部１２は、新たな業務プロセス情報がコピー元の業務プロセス情報と実質的に同じ内容であると判断する。そして、新たな業務プロセス情報の同一業務プロセス情報ＩＤとして、コピー元の業務プロセス情報のそれと同じＩＤを与える。

ステップＳ１６；同一業務プロセスＩＤに自業務プロセスＩＤを記憶
一方、ステップＳ１３で、コピーされた業務プロセス情報ではないと判断した場合、同一業務プロセス抽出部１３は、新たな業務プロセス情報が内容的にも新しい業務プロセス情報であると判断する。そして、関連情報における同一業務プロセスＩＤの欄に、自身の業務プロセスＩＤと同じ値を書き込む。ステップＳ１４でコピー後に変更が発生していた場合も、同様である。

以上説明したように、本実施形態によれば、同一業務プロセス抽出部１２により、新たな業務プロセス情報とコピー元の業務プロセス情報とが同じであるか否かが判断される。これにより、同一業務プロセス抽出部１２は、内容的に同じ業務プロセス情報同士を、同一業務プロセス情報群としてまとめることができる。その結果、非定型業務であっても、どの業務同士が内容的に同じであるかを知ることができる。加えて、同一業務プロセス情報群単位で評価値Ｗｎが算出されるため、非定型業務であっても、過去に行われた業務を統計的に評価することができる。

また、本実施形態では、評価値に対して、コピー回数が反映される。従って、非定型業務であっても、業務の有効性を評価することが可能となる。

また、本実施の形態では、ユーザによる評価結果も評価値に反映される。すなわち、コピー回数以外の要素も、業務プロセス情報の評価値Ｗｎに反映させることができる。これにより、成果物の量から単純に評価できない非定型業務における効率の評価を、適切に行なうことができる。

また、本実施形態では、検索部１５が、検索結果として評価値Ｗｎの高い順に業務プロセス情報を表示させる。すなわち、評価値Ｗｎの高い業務プロセス情報が優先的に検索結果としてユーザに提示される。これにより、評価値Ｗｎの高い（効率の良い）業務プロセス情報が再利用されやすくなり、新たに始める業務に有効な業務プロセスが取り入れられやすくなる。

本実施形態では、同一業務プロセス抽出部１２が、新たに作成された業務プロセス情報の内容をコピー元とが同一であるか否かを判断する場合について説明した。但し、単に同一であるか否かだけが判断されるだけではなく、類似性についての判断が行われてもよい。例えば、同一業務プロセス抽出部１２が、新たな業務プロセス情報におけるタスク情報の変更点の数をカウントする。その変更点の数に応じて、同一の業務であるか、類似した業務であるか、別の業務であるのかが判断される。そして、同一業務プロセス情報群に加え、類似した業務プロセス情報同士が類似業務プロセス情報群としてまとめられる。評価算出部１１は、類似業務プロセス情報群毎にも評価値Ｗｎを算出し、ユーザに通知する。これにより、同一業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報の数が少ない場合でも、過去の業務に関する評価値Ｗｎを信頼性高く算出することができる。

尚、本実施形態では、検索部１５が、ユーザにキーワード入力を促し、入力されたキーワードに基づいて検索を行う例について説明した。しかし、検索部１５は、その他の手法により、検索を行うことも可能である。例えば、業務の分野を分類するためのタグが業務プロセス情報に付与される。そして、ユーザにタグを入力させることにより、該当する分野の業務プロセス情報が検索されてもよい。

本出願は、日本国特許出願特願２００８−１２１９８５に基づいており、優先権の利益を主張する。当該特許出願の開示内容は全て、参照することによりここに組み込まれる。

Claims (21)

1. 業務プロセス情報群を記憶する業務プロセス情報記憶手段と、
   前記業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報をコピーし、新たな業務プロセス情報を前記業務プロセス情報群に追加するコピー手段と、
   ユーザからの指示に応じて、前記新たな業務プロセス情報を内容的に変更する、業務プロセス情報管理手段と、
   前記業務プロセス情報群の中から内容的に同じ業務プロセス情報同士をまとめ、同一業務プロセス情報群として抽出する同一プロセス情報抽出手段と、
   を具備し、
   前記同一プロセス情報抽出手段は、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを比較することにより、前記同一業務プロセス情報群を抽出し、
   前記業務プロセス情報は、業務の名称、及び前記業務に含まれるタスクを示すタスク情報を含み、
   前記タスク情報は、前記タスクの名称、及び前記タスクの実行順序を含み、
   前記同一プロセス情報抽出手段は、前記タスクの名称及び前記タスクの実行順序が変更されているか否かを確認することにより、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを判断する
   業務プロセス管理装置。
2. 請求項１に記載された業務プロセス管理装置であって、
   更に、
   前記新たな業務プロセス情報と前記コピー元の業務プロセス情報との対応関係を関連情報として記憶する、関連情報記憶手段、
   を具備し、
   前記同一プロセス情報抽出手段は、前記関連情報に基づいて、前記新たな業務プロセス情報に対する前記コピー元の業務プロセス情報を特定する
   業務プロセス管理装置。
3. 請求項２に記載された業務プロセス管理装置であって、
   前記コピー手段は、前記業務プロセス情報をコピーする際に前記関連情報を生成し、前記関連情報記憶手段に格納する
   業務プロセス管理装置。
4. 請求項１乃至３のいずれかに記載された業務プロセス管理装置であって、
   前記業務プロセス情報は、更に、前記業務の管理者名を示す情報を含み、
   前記タスク情報は、更に、前記タスクの担当者名を示す情報を含み、
   前記同一プロセス情報抽出手段は、前記業務の名称、前記業務の管理者名、及び前記タスクの担当者名に関わらず、前記タスクの名称及び前記タスクの実行順序が変更されているか否かを確認することにより、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを判断する
   業務プロセス管理装置。
5. 請求項１乃至４のいずれかに記載された業務プロセス管理装置であって、
   更に、
   前記業務プロセス情報がどれだけ有効であるかを示す評価値を算出する評価算出手段
   を具備する
   業務プロセス管理装置。
6. 請求項５に記載された業務プロセス管理装置であって、
   前記評価算出手段は、前記業務プロセス情報が前記コピー手段によりコピーされた回数に基づいて、前記評価値を算出する
   業務プロセス管理装置。
7. 請求項５又は６に記載された業務プロセス管理装置であって
   前記評価算出手段は、前記同一業務プロセス情報群単位で、前記評価値を算出する
   業務プロセス管理装置。
8. 請求項５乃至７のいずれかに記載された業務プロセス管理装置であって、
   更に、
   ユーザから入力された検索用の情報に基づいて前記業務プロセス情報群から前記業務プロセス情報を検索し、検索により該当した前記業務プロセス情報のリストを、前記評価値に基づいた順番でユーザに対して通知する検索手段
   を具備する
   業務プロセス管理装置。
9. 請求項５乃至８のいずれかに記載された業務プロセス管理装置であって、
   更に、
   前記業務プロセス情報とユーザによる評価結果との対応関係をユーザ評価情報として格納するユーザ評価情報記憶手段、
   を具備し、
   前記評価算出手段は、前記ユーザによる評価結果に基づいて、前記評価値を算出する
   業務プロセス管理装置。
10. コンピュータが、業務プロセス情報群を記憶するステップと、
    コンピュータが、前記業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報をコピーし、新たな業務プロセス情報を前記業務プロセス情報群に追加するステップと、
    ユーザからの指示に応じて前記新たな業務プロセス情報を内容的に変更するステップと、
    コンピュータが、前記業務プロセス情報群の中から内容的に同じ業務プロセス情報同士をまとめ、同一業務プロセス情報群として抽出するステップと、
    を具備し、
    前記同一業務プロセス情報群として抽出するステップは、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを比較することにより、前記同一業務プロセス情報群を抽出するステップを含み、
    前記業務プロセス情報は、業務の名称、及び前記業務に含まれるタスクを示すタスク情報を含み、
    前記タスク情報は、前記タスクの名称、及び前記タスクの実行順序を含み、
    前記同一業務プロセス情報群を抽出するステップは、前記タスクの名称及び前記タスクの実行順序が変更されているか否かを確認することにより、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを判断するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法。
11. 請求項１０に記載された業務プロセス管理方法であって、
    更に、
    コンピュータが、前記新しい業務プロセス情報と、前記コピー元の業務プロセス情報との対応関係を関連情報として記憶するステップ、
    を具備し、
    前記同一業務プロセス情報群として抽出するステップは、前記関連情報に基づいて、前記新しい業務プロセス情報に対する前記コピー元の業務プロセス情報を特定するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法。
12. 請求項１０又は１１に記載された業務プロセス管理方法であって、
    前記業務プロセス情報は、更に、前記業務の管理者名を示す情報を含み、
    前記タスク情報は、更に、前記タスクの担当者名を示す情報を含み、
    前記同一業務プロセス情報群を抽出するステップは、前記業務の名称、前記業務の管理者名、及び前記タスクの担当者名に関わらず、前記タスクの名称及び前記タスクの実行順序が変更されているか否かを確認することにより、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを判断するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法。
13. 請求項１０乃至１２のいずれかに記載された業務プロセス管理方法であって、
    更に、
    コンピュータが、前記業務プロセス情報がコピーされた回数に基づいて、前記業務プロセス情報がどれだけ有効であるかを示す評価値を算出するステップ
    を具備する
    業務プロセス管理方法。
14. 請求項１３に記載された業務プロセス管理方法であって、
    更に、
    コンピュータが、ユーザから入力された検索用の情報に基づいて前記業務プロセス情報群から前記業務プロセス情報を検索し、検索により該当した前記業務プロセス情報のリストを、前記評価値に基づいた順番でユーザに対して通知するステップ、
    を具備する
    業務プロセス管理方法。
15. 請求項１３又は１４に記載された業務プロセス管理方法であって、
    更に、
    コンピュータが、前記業務プロセス情報とユーザによる評価結果との対応関係をユーザ評価情報として格納するステップ、
    を具備し、
    前記評価値を算出するステップは、前記ユーザによる評価結果に基づいて前記評価値を算出するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法。
16. 業務プロセス情報群を記憶するステップと、
    ユーザからの指示に基づいて、前記業務プロセス情報群に含まれる業務プロセス情報をコピーし、新たな業務プロセス情報を前記業務プロセス情報群に追加するステップと、
    ユーザからの指示に応じて、前記新たな業務プロセス情報を内容的に変更するステップと、
    前記業務プロセス情報群の中から内容的に同じ業務プロセス情報同士をまとめ、同一業務プロセス情報群として抽出するステップと、
    を具備し、
    前記同一業務プロセス情報群として抽出するステップは、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを比較することにより、前記同一業務プロセス情報群を抽出するステップを含み、
    前記業務プロセス情報は、業務の名称、及び前記業務に含まれるタスクを示すタスク情報を含み、
    前記タスク情報は、前記タスクの名称、及び前記タスクの実行順序を含み、
    前記同一業務プロセス情報群を抽出するステップは、前記タスクの名称及び前記タスクの実行順序が変更されているか否かを確認することにより、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを判断するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法を、コンピュータに実行させる為の業務プロセス管理プログラム。
17. 請求項１６に記載された業務プロセス管理プログラムであって、
    更に、
    前記新しい業務プロセス情報と、前記コピー元の業務プロセス情報との対応関係を関連情報として記憶するステップ、
    を具備し、
    前記同一業務プロセス情報群として抽出するステップは、前記関連情報に基づいて、前記新しい業務プロセス情報に対する前記コピー元の業務プロセス情報を特定するステップを含む、
    業務プロセス管理方法を、コンピュータに実行させる為の業務プロセス管理プログラム。
18. 請求項１６又は１７に記載された業務プロセス管理プログラムであって、
    前記業務プロセス情報は、更に、前記業務の管理者名を示す情報を含み、
    前記タスク情報は、更に、前記タスクの担当者名を示す情報を含み、
    前記同一業務プロセス情報群を抽出するステップは、前記業務の名称、前記業務の管理者名、及び前記タスクの担当者名に関わらず、前記タスクの名称及び前記タスクの実行順序が変更されているか否かを確認することにより、前記新たな業務プロセス情報がコピー元の前記業務プロセス情報と内容的に同じであるか否かを判断するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法を、コンピュータに実行させる為の業務プロセス管理プログラム。
19. 請求項１６乃至１８のいずれかに記載された業務プロセス管理プログラムであって、
    更に、
    前記業務プロセス情報がコピーされた回数に基づいて、前記業務プロセス情報がどれだけ有効であるかを示す評価値を算出するステップ
    を具備する
    業務プロセス管理方法を、コンピュータに実行させる為の業務プロセス管理プログラム。
20. 請求項１９に記載された業務プロセス管理プログラムであって、
    更に、
    ユーザから入力された検索用の情報に基づいて前記業務プロセス情報群から前記業務プロセス情報を検索し、検索により該当した前記業務プロセス情報のリストを、前記評価値に基づいた順番でユーザに対して通知するステップ、
    を具備する
    業務プロセス管理方法を、コンピュータに実行させる為の業務プロセス管理プログラム。
21. 請求項１９又は２０に記載された業務プロセス管理プログラムであって、
    更に、
    コンピュータが、前記業務プロセス情報とユーザによる評価結果との対応関係をユーザ評価情報として格納するステップ、
    を具備し、
    前記評価値を算出するステップは、
    前記コピーされた回数に加え、前記ユーザによる評価結果に基づいて前記評価値を算出するステップを含んでいる
    業務プロセス管理方法を、コンピュータに実行させるための業務プロセス管理プログラム。

Images