JP2005149406A - 文書管理装置及びその制御方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書画像データの管理者の管理負担を軽減するとともに、文書画像データへのアクセス権がないユーザでも、必要に応じて迅速に文書画像データにアクセス可能にすることができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供する。
【解決手段】 データストレージ部２０４内の、ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、出力指示を入力したユーザの電子データに対するアクセス権の有無を判定する。その判定の結果、アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する。その変更申請情報に対する応答によって、電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する。そして、その出力待機ジョブの実行指示を入力する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置及びその制御方法、プログラムに関するものである。

近年では、読み取った文書画像データをデータベースに格納し、その格納情報をその文書の印刷媒体に情報として付加し、その印刷媒体の格納情報を読み取って、格納された文書画像データから再印刷を行う文書管理システムが、例えば、特許文献１で既に知られている。

この文書管理システムによれば、格納情報付きの印刷媒体を有していれば、それに対応する格納された文書画像データの出力が得られる。ここで、この文書画像データに対してアクセス制限が設定することが可能である。そして、出力を希望するユーザに、出力対象の文書画像データに対するアクセス権が与えられていなかった場合は、格納情報付き印刷媒体を読み取り、格納された文書画像データにアクセスした時点でエラー処理として、ユーザにアクセス権の無いことが通知される。
特開平１０−１４３４１４号公報

上記従来の文書管理システムにおいて、出力対象の文書画像データにアクセスできないことが発覚しても、その文書画像データへのアクセスが必要な場合には、ユーザはその文書画像データの文書管理者を特定し、新たな手段を持って文書管理者に対して文書へのアクセス権の一時的な変更を申請し、それが通ってから、改めて文書画像データへのアクセスに行くと言った手間を必要とした。

このような一時的なアクセス権の変更の場合、申請者のアクセス後には速やかにアクセス権の回復が必要な場合も多い。この場合も通常と同じ手順でアクセス権を元に戻さねばならず、文書管理者の負担は大きかった。

本発明は上記の課題を解決するためになされたものであり、文書画像データの管理者の管理負担を軽減するとともに、文書画像データへのアクセス権がないユーザでも、必要に応じて迅速に文書画像データにアクセス可能にすることができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供することを目的とする。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理装置は以下の構成を備える。即ち、 原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置であって、
ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベースを記憶する記憶手段と、
前記データベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、前記出力指示を入力したユーザの前記電子データに対するアクセス権の有無を判定する判定手段と、
前記判定手段の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する送信手段と、
前記変更申請情報に対する応答によって、前記電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する生成手段と、
前記出力待機ジョブの実行指示を入力する入力手段と
を備える。

また、好ましくは、前記変更申請情報に対する応答として、変更対象のアクセス権を元のアクセス権に回復するための条件を設定する条件設定手段と、
前記条件設定手段で設定された条件情報に基づいて、変更されたアクセス権を元のアクセス権に回復する回復手段と
を更に備える。

また、好ましくは、前記回復手段による回復後、前記出力待機ジョブが存在する場合、該出力待機ジョブを消去する消去手段を更に備える。

また、好ましくは、前記生成手段が前記出力待機ジョブを生成した場合、その旨を前記出力指示を入力したユーザに通知する通知手段を更に備える。

また、好ましくは、前記通知手段は、前記出力待機ジョブを生成した旨と、その出力待機ジョブを実行するためのアクセス情報を含むメッセージを、前記出力指示を入力したユーザに通知する。

また、好ましくは、前記入力手段は、前記出力待機ジョブの実行指示を受け付ける場合、前記アクセス情報を入力するための入力画面を提示する。

また、好ましくは、前記判定手段の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更の申請の有無を確認する申請確認画面を提示する提示手段を更に備える。

上記の目的を達成するための本発明による文書管理装置の制御方法は以下の構成を備える。即ち、
原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置の制御方法であって、
ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、前記出力指示を入力したユーザの前記電子データに対するアクセス権の有無を判定する判定工程と、
前記判定工程の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する送信工程と、
前記変更申請情報に対する応答によって、前記電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する生成工程と、
前記出力待機ジョブの実行指示を入力する入力工程と
を備える。

上記の目的を達成するための本発明によるプログラムは以下の構成を備える。即ち、
原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置の制御を実現するプログラムであって、
ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、前記出力指示を入力したユーザの前記電子データに対するアクセス権の有無を判定する判定工程のプログラムコードと、
前記判定工程の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する送信工程のプログラムコードと、
前記変更申請情報に対する応答によって、前記電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する生成工程のプログラムコードと、
前記出力待機ジョブの実行指示を入力する入力工程のプログラムコードと
を備える。

本発明によれば、文書画像データの管理者の管理負担を軽減するとともに、文書画像データへのアクセス権がないユーザでも、必要に応じて迅速に文書画像データにアクセス可能にすることができる文書管理装置及びその制御方法、プログラムを提供できる。

以下、本発明の実施の形態について図面を用いて詳細に説明する。

図１は本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。

図１において、２００は、スキャナ機能、プリンタ機能及びファクシミリ機能等の複数種類の機能を有する複合機である。この複合機２００は、入力及び表示用のタッチパネル２０３、スキャナ部２０１、プリンタ部２０２、データストレージ部２０４を有する。そして、この複合機２００は、例えば、ネットワーク４００と接続可能なデジタル複合機であるとする。

この複合機２００は、スキャナ部２０１で読み取った文書画像データや、ネットワーク４００を通して、例えば、パーソナルコンピュータ３００より受信した文書画像データをデータストレージ部２０４に格納したり、その格納した文書画像データを、プリンタ部２０２で印刷することが可能である。

尚、ここで、文書画像データとは、文書あるいは文書及び画像が混在する電子データを意味する。

また、この複合機２００は、個人認証機能を持ち、複合機２００へのアクセス、データストレージ部２０４で管理する文書画像データへのアクセス権（例えば、読取権、書込権、印刷権等）が個人毎に設定可能であるものとする。特に、この複合機２００は、ネットワーク接続が可能であるため、ネットワーク４００を介しての文書画像データへのアクセス、アクセス権の変更、印刷指示等も個人認証を経て可能となる。

複合機２００のデータストレージ部２０４に対しては、格納された文書画像データの検索機能を搭載しており、タッチパネル２０３からユーザが入力した検索条件によって、その検索結果をタッチパネル２０３上に表示し、検索された文書画像データに対して、印刷等の出力処理を行うことができる。

３００はパーソナルコンピュータであり、汎用コンピュータに搭載される標準的な構成要素（例えば、ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク、外部記憶装置、ネットワークインタフェース、ディスプレイ、キーボード、マウス等）を有している。特に、このパーソナルコンピュータ３００は、ネットワーク４００を介して、文書画像データを複合機２００に登録したり、複合機２００から所望の文書画像データを検索したり、それを印刷したりすることが可能である。また、このパーソナルコンピュータ３００のユーザが、データストレージ部２０４で管理する文書画像データの管理者である場合には、文書画像データに対するアクセス権の各種設定をユーザ単位毎に行うことができる。ここで、ユーザ単位とは、単一のユーザは、複数のユーザからなるグループもユーザも含むものとする。

次に、複合機２００の機能構成について、図２を用いて説明する。

図２は本発明の実施形態の複合機の機能構成を示す図である。

図２において、１０１は読取部であり、複合機２００に載置される原稿を読み取る。これは、図１のスキャナ部２０１に対応する。１０２は中央処理部（ＣＰＵ）であり、複合機２００の制御を、外部記憶部１０６に記憶された各種制御プログラム（後述する各種フローチャートを実現するプログラムも含む）に従って実行する。

１０３は印刷部であり、印刷データに従って記録媒体上に画像を形成する。この印刷部１０３の印刷方式としては、例えば、レーザビーム方式とするが、これに限定されず、インクジェット方式、熱転写方式等の各種印刷方式を利用することが可能である。また、この印刷部１０３は図１のプリンタ部２０２に対応する。

１０４は表示部であり、例えば、ＬＣＤやＬＥＤ等から構成される。１０５は入力部であり、タッチパネル、テンキー、ボタン、ポインティングデバイス等から構成される。また、この表示部１０４と入力部１０５によって、図１のタッチパネル２０３が実現される。

１０６は外部記憶部であり、ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等から構成される。特に、ＲＡＭはデータの作業領域、一時退避領域として機能する。また、ＲＯＭは複合機２００の各種初期データ、各種制御プログラム、アクセス権管理テーブル等が記憶される。ハードディスクは、例えば、文書画像データを管理するデータベースが記憶される。

尚、アクセス権管理テーブルとは、複合機２００のユーザ毎に付与された、データストレージ部２０４に格納される文書画像データそれぞれに対するアクセス権と、その内容をユーザ（ユーザＩＤ）毎に管理するテーブルである。また、このアクセス権には、例えば、文書画像データに対する読取／書込／印刷等の許可／禁止を設定可能である。更に、セキュリティ強化のために、必要に応じて、文書画像データにアクセスするためのアクセスＩＤを併せて管理する構成としても良い。

１０７は通信部であり、ネットワーク１０８を介するデータの送受信を行う。１０８はネットワークであり、典型的にはインターネットやＬＡＮやＷＡＮや電話回線、専用デジタル回線、ＡＴＭやフレームリレー回線、通信衛星回線、ケーブルテレビ回線、データ放送用無線回線等のいずれか、またはこれらの組み合わせにより実現されるいわゆる通信ネットワークであり、データの送受信が可能であれば良い。

以下、本実施形態の複合機２００で実行する処理例を説明するにあたり、複合機２００では以下の環境が構築されているとする。

図１の文書管理システムにおいて、パーソナルコンピュータ３００を用いて、文書作成者１（管理者）が文書画像データＡを作成し、複合機２００のデータストレージ部２０４に格納する。その際、文書画像データＡに対し、２人のユーザ（ユーザ１及びユーザ２）のアクセス権を設定する。ユーザ１に対しては、読取／書込／印刷が全て禁止、ユーザ２に対しては、読取／書込禁止／印刷許可の設定を行っているものとする。

そして、このような環境において、本実施形態の複合機が実行する処理について、図３を用いて説明する。

図３は本発明の実施形態の複合機が実行する処理を示すフローチャートである。

尚、ユーザ１は、複合機２００を操作するにあたり、自身を特定するためのユーザＩＤをタッチパネル２００を用いて入力する。その後、ユーザ１は、タッチパネル２０３を用いて、複合機２００のデータストレージ部２０４に格納されている文書画像データの中から、文書作成者１の格納した文書画像データＡを検索する。そして、その検索結果として、文書画像データＡの文書名がタッチパネル２０３に表示され、ユーザ１はその文書画像データ表示を選択し、印刷指示を入力する。

この際、複合機２００は、ステップＳ１１で、ユーザ１の文書画像データＡに対するアクセス権の有無を判定する。尚、この判定は、外部記憶部１０６に記憶されるアクセス権管理テーブルを参照して得られる、ユーザ１の文書画像データＡに対するアクセス権に基づいて実行する。

アクセス権がある場合（ステップＳ１１でＹＥＳ）、ステップＳ１４に進み、指定された文書画像データをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データをプリンタ部２０２より印刷する。一方、アクセス権がない場合（ステップＳ１１でＮＯ）、ステップＳ１２に進む。

本実施形態の場合、文書画像データＡに対するユーザ１のアクセス権は「印刷禁止」であるため、ステップＳ１１からステップＳ１２に遷移する。一方、ユーザ２が、同様の印刷指示を文書画像データＡに対して行った場合は、文書画像データＡに対するユーザ２のアクセス権は「印刷許可」であるため、ステップＳ１１からステップＳ１４に遷移し、文書画像データＡをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データＡをプリンタ部２０２より印刷する。

ステップＳ１２で、ユーザ１のアクセス権の変更を申請するためのアクセス権変更申請情報を発行する。具体的には、複合機２００は、文書画像データＡの文書作成者１の端末（例えば、パーソナルコンピュータ３００）に対し、ネットワーク４００を通して、電子メールで「ユーザ１の文書画像データＡの印刷権利申請」を通知する。

その後、ステップＳ１３で、アクセス権変更申請に対応する応答を待機するための待機表示（出力許可待ち表示）をタッチパネル２０３に表示する。この時点で、ユーザ１の印刷指示はジョブとして受け付けるが、印刷許可が下りていないので「印刷許可待ち」状態として停止し、そのまま、ユーザ１のジョブとして複合機２００内の外部記憶部１０６に保持する。

その後、アクセス権変更申請を発行した複合機２００内では、文書画像データＡのユーザ１に対するアクセス権が変更されるまで待機する。この時のアクセス権変更待ち処理について、図４を用いて説明する。

図４は本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理を示すフローチャートである。

文書作成者１はパーソナルコンピュータ３００にて、「ユーザ１の文書画像データＡの印刷権利申請」を電子メールソフトにて受信し、申請の事実を知る。文書作成者１はユーザ１に対して「印刷させるか、させないか」を判断する。もし、ユーザ１に対して「印刷させても良い」と考えた場合、文書画像データＡのユーザ１に対するアクセス権を「印刷許可」と変更するため、パーソナルコンピュータ３００から複合機２００内のデータストレージ部２０４にアクセスし、アクセス権の変更指示を行う。

複合機２００では、ステップＳ２１で、アクセス権の変更指示の有無を判定する。アクセス権の変更指示がない場合（ステップＳ２１でＮＯ）、アクセス権の変更指示があるまで待機する。一方、変更指示がある場合（ステップＳ２１でＹＥＳ）、ステップＳ２２に進み、その変更指示に基づいて、処理対象の文書画像データに対するユーザのアクセス権を変更する。

本実施形態の場合、複合機２００は、文書作成者１のアクセス権変更指示を受信すると、対象とする文書画像データＡに対するユーザ１の印刷に係るアクセス権を「印刷禁止」から「印刷許可」に変更する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。

次に、ステップＳ２３で、「印刷許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、印刷許可を受けて、文書画像データＡをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データＡから印刷待機ジョブを生成する。その後、この印刷待機ジョブは、プリンタ部２０２に送信する手前で一旦保持され、ユーザ１による再度の印刷指示を待機することになる。

次に、印刷待機ジョブに対する印刷指示を待機する出力待ち処理について、図５を用いて説明する。

図５は本発明の実施形態の複合機が実行する出力待ち処理を示すフローチャートである。

ステップＳ３１で、印刷指示の有無を判定する。印刷指示がない場合（ステップＳ３１でＮＯ）、印刷指示があるまで待機する。一方、印刷指示がある場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）、ステップＳ３２に進み、その印刷指示に対応する印刷待機ジョブによる印刷を実行する。

本実施形態では、印刷待機ジョブは、上述したように、プリンタ部２０２に送信する手前で一旦保持され、ユーザ１による再度の印刷指示を待機することになる。このように構成することにより、文書作成者１からの印刷許可が下りた途端に、印刷対象とする文書画像データＡが勝手に印刷されるのではなく、印刷許可が下りた時点では文書画像データＡの取得と、それによる印刷待機ジョブを生成させるだけに留まり、その印刷待機ジョブの印刷タイミングはユーザ１にゆだねられるものとなる。

これによって、ユーザ１は、本来、アクセス権として印刷禁止が設定されている文書画像データＡの印刷作業において、わざわざ別の手段で文書管理者１に確認を取って、尚且つ、文書画像データ１の印刷権変更タイミングを文書管理者１とユーザ１間の両者で合わせて処理する必要がなくなる。

図４のアクセス権変更待ち処理では、文書作成者１がアクセス権を許可する場合には、そのアクセス権を恒久的に許可するものとしていたが、場合によっては、恒久的にアクセス権を許す許可するのではなく、一時的に印刷許可を与えたい場合が想定される。そこで、図４のアクセス権変更待ち処理において、文書作成者１が一定時間のみ「印刷許可」とするような、アクセス権に対する条件設定を行うように構成しても良い。

以下、このような場合のアクセス権変更待ち処理について、図６を用いて説明する。

図６は本発明の実施形態のアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ４１で、アクセス権の変更指示の有無を判定する。アクセス権の変更指示がない場合（ステップＳ４１でＮＯ）、アクセス権の変更指示があるまで待機する。一方、変更指示がある場合（ステップＳ４１でＮＯ）、ステップＳ４２に進み、アクセス権の変更指示に対して、変更対象のアクセス権を元のアクセス権に回復するための条件の設定を受け付ける。

本実施形態の場合、例えば、条件設定画面を文書作成者１が利用するパーソナルコンピュータ３００の画面に提示し、この条件設定画面を介して、文書画像データＡに対するユーザ１のアクセス権に対する条件を設定する。ここでは、文書作成者１は、例えば、ユーザ１に与える文書画像データＡの印刷許可の制限時間を２４時間と設定する。

尚、本実施形態では、時間による条件設定を行う例を示したが、これに限定されず、印刷回数や、印刷枚数等の印刷に関する設定を、条件として設定しても良い。

そして、ステップＳ４３で、条件設定画面で入力された条件情報とともに、変更指示に基づいて、処理対象の文書画像データに対するユーザのアクセス権を変更する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。

ステップＳ４４で、「印刷許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、印刷許可を受けて、文書画像データＡをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データＡから印刷待機ジョブを生成する。その後、この印刷待機ジョブは、プリンタ部２０２に送信する手前で一旦保持され、ユーザ１による再度の印刷指示を待機することになる。

その後、図６の処理によって生成された印刷待機ジョブに対する印刷指示を待機する出力待ち処理について、図７を用いて説明する。

図７は本発明の実施形態の複合機が実行する出力待ち処理の変形例を示すフローチャートである。

図７の出力待ち変更処理では、図５の出力待ち変更処理で実行する印刷指示の有無の判定に加えて、アクセス権に対する条件判定を行うことになる。

つまり、複合機２００では、ステップＳ４５における、文書画像データＡに対するユーザ１のアクセス権（印刷許可）の変更開始時刻から所定時間（本実施形態の場合、２４時間）経過したか否かの条件判定と、ステップＳ４６における、印刷待機ジョブに対する印刷指示の有無の判定との、２つの判定を同時に実行する。

本実施形態では、変更開始時刻から２４時間が経過している場合（ステップＳ４５でＹＥＳ）、ステップＳ４８に進み、文書画像データＡに対するユーザ１のアクセス権を「印刷許可」から「印刷禁止」に回復する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。

但し、ここでは、文書画像データＡに対するアクセス時のアクセス権の変更のみを行うものとし、既に印刷指示を受けて、印刷のために文書画像データＡを取得し、印刷処理を開始してしまった（アクセスが既に終わった）印刷待機ジョブの実行は中止しないものとする。このため、「印刷指示待ち」状態の印刷待機ジョブは、文書画像データＡのアクセス権の回復とは無関係に、ステップＳ４６で、ユーザ１の印刷指示の有無を判定する。そして、印刷指示がある場合（ステップＳ４６でＹＥＳ）、ステップＳ４７に進み、その印刷指示に対応する印刷待機ジョブによる印刷を実行する。

このように構成することにより、アクセス権がないユーザに対しても、一時的にアクセス権を与えて、文書画像データの印刷処理を許容するとともに、所定時間が経過するアクセス権を変更前のアクセス権に回復することで、アクセス権の濫用を防止することができる。

図７の出力待ち状態処理では、アクセス権の回復とは無関係に、印刷指示がある場合には、その印刷指示に対応する印刷待機ジョブによる印刷を実行する構成としているが、アクセス権が回復しても印刷指示がない場合には、その印刷指示に対応する印刷待機ジョブを消去する構成としても良い。

以下、このような場合の出力待ち処理について、図８を用いて説明する。

図８は本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。

まず、ステップＳ５１で、印刷指示の有無を判定する。印刷指示がない場合（ステップＳ５１でＮＯ）、ステップＳ５２に進む。一方、印刷指示がある場合（ステップＳ５１でＹＥＳ）、ステップＳ５５に進み、その印刷指示に対応する印刷待機ジョブによる印刷を実行する。

ステップＳ５２で、処理対象のアクセス権（印刷許可）の変更開始時刻から所定時間（本実施形態の場合、２４時間）経過したか否かの条件判定を行う。条件を満足しない場合（ステップＳ５２でＮＯ）、ステップＳ５１に戻る。一方、条件を満足する場合（ステップＳ５２でＹＥＳ）、ステップＳ５３に進む。

ステップＳ５３で、アクセス権を変更前のアクセス権に回復する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。次に、ステップＳ５４で、印刷待機ジョブを消去する。

図４のアクセス権変更待ち処理では、単に、アクセス権の変更指示がある場合に、その変更指示に基づいて、複合機２００内で管理するアクセス権管理テーブルを更新する構成としているが、この更新内容をそのアクセス権に対するユーザに通知する構成としても良い。

以下、このような場合のアクセス権変更待ち処理について、図９を用いて説明する。

図９は本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。

まず、複合機２００では、ステップＳ６１で、アクセス権の変更指示の有無を判定する。アクセス権の変更指示がない場合（ステップＳ６１でＮＯ）、アクセス権の変更指示があるまで待機する。一方、変更指示がある場合（ステップＳ６１でＮＯ）、ステップＳ６２に進み、その変更指示に基づいてアクセス権を変更する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。

次に、ステップＳ６３で、「印刷許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、印刷許可を受けて、文書画像データＡをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データＡから印刷待機ジョブを生成する。その後、この印刷待機ジョブは、プリンタ部２０２に送信する手前で一旦保持され、ユーザ１による再度の印刷指示を待機することになる。

そして、ステップＳ６４で、アクセス権の変更の申請者であるユーザ１に対し、アクセス権が「印刷禁止」から「印刷許可」に変更され、印刷指示待ちの印刷待機ジョブが生成されたことを通知するメッセージをユーザ１のユーザ端末（パーソナルコンピュータ、携帯電話等）を電子メールにて送信する。

このように構成することにより、アクセス権が印刷禁止から印刷許可に変更されたことを、ユーザ１に通知することが可能となる。

図４、図６あるいは図９のアクセス権変更待ち処理では、アクセス権の変更指示の申請者（ユーザ）の特定を強化する構成としていないが、アクセス権の変更を許容した上で、実際の文書画像データへアクセスする際には、そのアクセスのためのアクセスＩＤを発行して、申請者の特定を強化する構成としても良い。

以下、このような場合のアクセス権変更待ち処理について、図１０を用いて説明する。

図１０は本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。

まず、複合機２００では、ステップＳ７１で、アクセス権の変更指示の有無を判定する。アクセス権の変更指示がない場合（ステップＳ７１でＮＯ）、アクセス権の変更指示があるまで待機する。一方、変更指示がある場合（ステップＳ７１でＮＯ）、ステップＳ７２に進み、その変更指示に基づいて、処理対象の文書画像データに対するユーザのアクセス権を変更する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。

次に、ステップＳ７３で、図６のステップＳ４２と同様に、アクセス権の変更指示に対して、変更対象のアクセス権を元のアクセス権に回復するための条件の設定を受け付ける。そして、条件設定画面で入力された条件情報を、変更したアクセス権に設定する。

次に、ステップＳ７４で、「印刷許可待ち」状態となっていたユーザ１のジョブは、印刷許可を受けて、文書画像データＡをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データＡから印刷待機ジョブを生成する。その後、この印刷待機ジョブは、プリンタ部２０２に送信する手前で一旦保持され、ユーザ１による再度の印刷指示を待機することになる。

次に、ステップＳ７５で、待機中の印刷待機ジョブに対するアクセスＩＤ（例えば、１２３４）を発行する。そして、アクセス権の変更の申請者であるユーザ１に対し、このアクセスＩＤとともに、アクセス権が「印刷禁止」から「印刷許可」に変更され、印刷指示待ちの印刷待機ジョブが生成されたことを通知するメッセージをユーザ１のユーザ端末（パーソナルコンピュータ、携帯電話等）を電子メールにて送信する。

このように構成することにより、アクセス権が印刷禁止から印刷許可に変更されたことを、ユーザ１に通知することが可能となる。

次に、図１０のアクセス権変更待ち処理に対する出力待ち処理について、図１１を用いて説明する。

図１１は本発明の実施形態の複合機が実行する出力待ち処理の変形例を示すフローチャートである。

まず、複合機２００では、ステップＳ８１で、文書画像データＡに対するユーザのアクセス権（印刷許可）の変換開始時刻から所定時間経過したか否かを条件判定を行う。条件を満足する場合（ステップＳ８１でＹＥＳ）、ステップＳ８３に進み、アクセス権を変更前のアクセス権に回復する。そして、この変更に基づいて、アクセス権管理テーブルの内容を更新する。次に、ステップＳ８４で、印刷待機ジョブを消去する。

一方、条件を満足しない場合（ステップＳ８１でＮＯ）、ステップＳ８２に進む。ステップＳ８２で、印刷指示の有無を判定する。印刷指示がない場合（ステップＳ８２でＮＯ）、ステップＳ８１に戻る。一方、印刷指示がある場合（ステップＳ８２でＹＥＳ）、ステップＳ８５に進む。

ステップＳ８５で、その印刷指示に対応する印刷待機ジョブを実行するためのアクセスＩＤを入力するアクセスＩＤ入力画面をタッチパネル２０３に表示する。

ここで、ＩＤ入力画面の一例について、図１２を用いて説明する。

図１２は本発明の実施形態のＩＤ入力画面の一例を示す図である。

図１２のＩＤ入力画面１２０では、アクセスＩＤを入力する入力フィールド１２１と、アクセスＩＤ入力後に処理を実行させるための実行ボタン１２３と、アクセスＩＤの入力操作自体をキャンセルさせるためのキャンセルボタン１２２を有している。ここで、ユーザ１がアクセスＩＤ（本実施形態の場合、１２３４）を入力して、実行ボタン１２３を操作すると、アクセスＩＤの整合性の判定が実行される。

つまり、ステップＳ８６で、入力されたアクセスＩＤが、処理対象の印刷待機ジョブに対するアクセスＩＤと合致するか否かを判定する。合致しない場合（ステップＳ８６でＮＯ）、ステップＳ８１に戻る。

尚、この合致しない場合には、アクセスＩＤの入力ミス等も想定されるので、このアクセスＩＤの入力回数は、ある程度の許容回数（例えば、３回）を設定しておき、入力の機会を何回か与えるようにしている。しかしながら、許容回数以上入力されても、正しいアクセスＩＤが入力されない場合には、不正なユーザによるアクセスとみなして、ステップＳ８３に進むようにしても良い。

ステップＳ８６で、合致する場合（ステップＳ８６でＹＥＳ）、ステップＳ８７に進み、印刷指示に対応する印刷待機ジョブによる印刷を実行する。

このように構成することにより、アクセス権の回復時に、その文書画像データに関する印刷待機ジョブも同時にキャンセルすることと、印刷待機ジョブの実行にアクセスＩＤを要求することで、更なるセキュリティー強化を図ることが可能となる。

図３の処理では、アクセス権がない場合には、自動的にアクセス権の変更を申請するためのアクセス権変更申請を発行する構成としているが、発行前に、一旦、ユーザに申請の有無を確認する構成するとしても良い。

以下、このような場合の処理について、図１３を用いて説明する。

図１３は本発明の実施形態の複合機が実行する処理の変形例を示すフローチャートである。

まず、複合機２００は、ステップＳ９１で、ユーザ１の文書画像データＡに対するアクセス権の有無を判定する。アクセス権がある場合（ステップＳ９１でＹＥＳ）、ステップＳ９６に進み、指定された文書画像データをデータストレージ部２０４から取得し、その文書画像データをプリンタ部２０２より印刷する。一方、アクセス権がない場合（ステップＳ９１でＮＯ）、ステップＳ９２に進む。

次に、ステップＳ９２で、文書管理者に印刷許可を求める申請を行うかどうかを確認するための申請確認画面をタッチパネル２０３に表示する。

ここで、申請確認画面の一例について、図１４を用いて説明する。

図１４は本発明の実施形態の申請確認画面の一例を示す図である。

図１４の申請確認画面１３０では、申請を行うための申請ボタン１３２と、申請を行わず処理を中止するためのキャンセルボタン１３１を有している。そして、これらのボタンの操作に基づいて、以降の処理を続行する。

つまり、ステップＳ９３で、申請確認画面を介して、申請の有無を判定する。申請がない場合（ステップＳ９３でＮＯ）、つまり、キャンセルボタン１３１が操作された場合、ステップＳ９７に進み、処理を終了する。一方、申請がある場合（ステップＳ９３でＹＥＳ）、つまり、申請ボタン１３２が操作された場合、ステップＳ９４に進む。

ステップＳ９４で、ユーザ１のアクセス権の変更を申請するためのアクセス権変更申請情報を発行する。その後、ステップＳ９５で、アクセス権変更申請に対応する応答を待機するための待機表示（出力許可待ち表示）をタッチパネル２０３に表示する。

以上説明したように、本実施形態によれば、文書画像データの印刷等の出力のためのアクセス時に、その文書画像データに対するユーザのアクセス権が与えられていない場合には、そのアクセス権を得るためのアクセス申請を申請先に自動的に行い、許可されれば、自動的に出力待ち状態のジョブを生成するため、出力を得ようとしたユーザの作業を軽減することができる。また、アクセス権を一時的に変更しても、その変更前に自動回復することにより、一時的なアクセス許可時における管理者の手間を軽減することができる。

[他の実施形態１]
本発明における「電子データの出力」は、上記実施形態にある電子データ（文書画像データ）を用いた印刷処理の他、電子データを通信手段を用いて送信するファイル転送処理（ＦＴＰ、ＳＭＢ、ファイルシステムへの書出等のファイル交換方法）全般、電子データを電子メールの添付データとして添付し送信する電子メール送信全般を含むものである。そのため、上述の各種処理を、これらの出力を行う場合にも適用できることは言うまでもない。

[他の実施形態２]
本発明における「データベース」は、複合機２００内に配置される他、この複合機２００とは別の位置に配置されていて、両者が任意の有線／無線の通信手段によって接続されている場合も含むものである。

[他の実施形態３]
本発明における「通知」は、上記実施形態の電子メールを用いた通知の他、通信手段（例えば、ダイアログ画面、音声出力）を通じて他の機器へデータを送信できる通知機能全般を含むものである。また、この「通知」は。本発明を実施するハードウェア内の別のプログラムへデータ（信号）を送信される場合も含むものである。

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。 本発明の実施形態の複合機の機能構成を示す図である。 本発明の実施形態の複合機が実行する処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行する出力待ち処理を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行する出力待ち処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行するアクセス権変更待ち処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の複合機が実行する出力待ち処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態のＩＤ入力画面の一例を示す図である。 本発明の実施形態の複合機が実行する処理の変形例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態の申請確認画面の一例を示す図である。

符号の説明

２００ 複合機
２０１ スキャナ部
２０２ プリンタ部
２０３ タッチパネル
２０４ データストレージ部
３００ パーソナルコンピュータ
４００ ネットワーク

Claims (9)

1. 原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置であって、
   ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベースを記憶する記憶手段と、
   前記データベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、前記出力指示を入力したユーザの前記電子データに対するアクセス権の有無を判定する判定手段と、
   前記判定手段の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する送信手段と、
   前記変更申請情報に対する応答によって、前記電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する生成手段と、
   前記出力待機ジョブの実行指示を入力する入力手段と
   を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記変更申請情報に対する応答として、変更対象のアクセス権を元のアクセス権に回復するための条件を設定する条件設定手段と、
   前記条件設定手段で設定された条件情報に基づいて、変更されたアクセス権を元のアクセス権に回復する回復手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記回復手段による回復後、前記出力待機ジョブが存在する場合、該出力待機ジョブを消去する消去手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記生成手段が前記出力待機ジョブを生成した場合、その旨を前記出力指示を入力したユーザに通知する通知手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
5. 前記通知手段は、前記出力待機ジョブを生成した旨と、その出力待機ジョブを実行するためのアクセス情報を含むメッセージを、前記出力指示を入力したユーザに通知する
   ことを特徴とする請求項４に記載の文書管理装置。
6. 前記入力手段は、前記出力待機ジョブの実行指示を受け付ける場合、前記アクセス情報を入力するための入力画面を提示する
   ことを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
7. 前記判定手段の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更の申請の有無を確認する申請確認画面を提示する提示手段を更に備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
8. 原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置の制御方法であって、
   ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、前記出力指示を入力したユーザの前記電子データに対するアクセス権の有無を判定する判定工程と、
   前記判定工程の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する送信工程と、
   前記変更申請情報に対する応答によって、前記電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する生成工程と、
   前記出力待機ジョブの実行指示を入力する入力工程と
   を備えることを特徴とする文書管理装置の制御方法。
9. 原稿画像を電子化した電子データを管理し、この管理した電子データに対する出力処理を制御する文書管理装置の制御を実現するプログラムであって、
   ユーザ毎にアクセス権が付与されている電子データを管理するデータベース中の所望の電子データに対する出力指示が入力された場合、前記出力指示を入力したユーザの前記電子データに対するアクセス権の有無を判定する判定工程のプログラムコードと、
   前記判定工程の判定の結果、前記アクセス権がない場合、該アクセス権の変更を申請するための変更申請情報を、ネットワーク上の申請先へ送信する送信工程のプログラムコードと、
   前記変更申請情報に対する応答によって、前記電子データの出力に係るアクセス権が与えられた場合、該電子データの出力を実行するための出力待機ジョブを生成する生成工程のプログラムコードと、
   前記出力待機ジョブの実行指示を入力する入力工程のプログラムコードと
   を備えることを特徴とするプログラム。

Images