JP2007200140A - 文書権限管理装置、文書権限管理システム、文書権限管理方法、及びコンピュータプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】電子文書の管理者は、例えば、「Yamada」という名前の利用者に、文書IDが「00000001」の電子文書の印刷を一時的に許可したい場合、電子文書管理サーバ101に設けられた入力デバイス213を操作する。そして、図4に示した文書権限設定画面400のようにして、印刷可否305の欄401の設定を、「印刷不可」から「印刷可」変更して、文書IDが「00000001」の電子文書の印刷を許可する。その後、その電子文書の印刷が完了したことを示す印刷完了の通知をプリンタ103から受信すると、電子文書管理システム101は、印刷可否305の欄401の内容を、電子文書の権限が管理者によって変更される前の状態に自動的に戻す。
【選択図】図7
Description
本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、電子文書に対する権限を管理する際に電子文書の管理者または利用者に生じる手間を軽減させることを目的とする。
また、本発明の他の特徴とするところは、電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、前記文書権限管理装置は、前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第1の設定変更手段と、前記第1の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第2の設定変更手段と、前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、前記端末装置は、前記電子文書を前記文書処理装置に送信する送信手段を有し、前記文書処理装置は、前記端末装置から送信された電子文書を受信する第1の受信手段と、前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する第2の受信手段と、前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記第1の受信手段により受信された電子文書を処理する処理手段とを有することを特徴とする。
以下、図面を参照しながら、本発明の第1の実施形態について説明する。
図1は、電子文書管理システムの構成の一例を示した図である。
図1において、電子文書管理システムは、電子文書管理サーバ101と、端末装置102と、プリンタ103と、ネットワーク100とを有している。電子文書管理サーバ101、端末装置102、及びプリンタ103は、ネットワーク100を介して相互に通信可能に接続されている。尚、図1では、電子文書管理サーバ101、端末装置102、及びプリンタ103が、それぞれ1つである場合を例に挙げて示しているが、電子文書管理サーバ101、端末装置102、及びプリンタ103の数は幾つであってもよい。
図2において、プリンタ103に設けられたCPU(演算処理装置)202は、プリンタ部201、RAM203、ネットワークインターフェース204、I/O制御部205、及び操作部207とバスを介して相互に接続されている。また、I/O制御部215には、HDD(ハードディスクドライブ)206が接続されている。
CPU(演算処理装置)210は、I/O制御部214を介して接続されたHDD215に格納されたプログラムを読み出してRAM216に展開し、RAM216に展開したプログラムを実行する。また、CPU210は、ネットワークインターフェース211を介して、ネットワーク100に接続され、ネットワーク100に接続された電子文書管理サーバ101及びプリンタ103と相互に通信することが可能である。さらに、CPU210は、入出力ポート212を介して入出力デバイス213の操作を受け付ける。
尚、図3に示す文書権限設定画面300に表示されている管理項目302〜306以外の項目を、文書権限設定画面300で設定及び参照可能となるようにしてもよい。
図4に示した文書権限設定画面400のようにして、印刷可否305の欄401の内容が変更されると、電子文書の管理者301は、「Yamada」という名前の利用者に対して、「会議資料1」という文書名302の電子文書の印刷を許可したこととなる。
一方、印刷の実行指示があった電子文書を印刷することが不能であれば、印刷処理を中断して(ステップS505、S506を省略して)処理を終了する。
異常発生情報を受信したとステップS801において判断すると、電子文書管理サーバ101は、文書権限設定画面900における文書の状態306の欄601の内容を、「印刷中」から「印刷異常(プリンタA)」に変更する(ステップS802)。
次に、電子文書管理サーバ101は、問い合わせに含まれているプリンタ103の識別情報に基づいて、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じであるか否かを判断する(ステップS804)。この判断の結果、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じである場合には、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置102に返信する(ステップS805)。
識別情報が示すプリンタと異常のあったプリンタとが同じでないとステップS804において判断した場合、電子文書管理サーバ101は、印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置102に返信する(ステップS808)。
図8に示したように、印刷中にプリンタ103の異常があった後にそのプリンタ103が回復した場合、印刷中であった電子文書と同じ電子文書の印刷依頼については、異常から回復したプリンタ103への印刷依頼についてのみ受け付けるようにしている。印刷の途中でプリンタ103に異常が発生した場合、特に途中まで文書が出力された後に異常が発生した場合に生じる不都合を解消する必要があるからである。例えば、異常から回復したプリンタ103とは別のプリンタ103で新たに電子文書が印刷されてしまうと、異常が発生したプリンタ103で途中まで出力された紙文書が放置されてしまう可能性がある。このように、紙文書が放置されると、その紙文書に記載されている情報が漏洩する虞がある。よって、本実施形態では、前述したように、異常が発生したプリンタ103と同一のプリンタ103に対してのみ印刷を許可することで、電子文書に基づいて出力された紙文書が複数のプリンタ103に分散して存在してしまうことを防止できるようにしている。
次に、本発明の第2実施形態を説明する。本実施形態では、文書権限設定画面における項目に印刷回数を追加し、電子文書の印刷回数の制限を電子文書の利用者に課すことができるようにしている。このように、本実施形態は、前述した第1の実施形態と、電子文書の印刷回数により、電子文書の印刷に制限を課すようにしている点が異なる。従って、本実施形態の説明では、前述した第1の実施形態と同一の部分については、必要に応じて、図1〜図9に付した符号と同一の符号を付す等して詳細な説明を省略する。
図11に示す文書権限設定画面1100では、「Yamada」という名前の利用者による印刷の実行指示により、文書IDが「00000001」である電子文書が、「プリンタA」という名称のプリンタ103に送信された場合を例に挙げて示している。即ち、電子文書の状態306の欄1101が、「印刷中(プリンタA)」に変更された場合を例に挙げて示している。これにより、文書IDが「00000001」である電子文書の状態が、プリンタ103で印刷中に設定される。
次に、電子文書管理サーバ101は、文書状態306の欄1101の内容を、印刷前の状態(「保存済み」)に戻す(ステップS1003)。
図13に示す文書権限設定画面1300では、電子文書の文書の状態306の欄1301が、図11に示す「印刷中(プリンタA)」から「保存済み」に変更され、印刷回数1001の欄1301が「2」から「1」に変更された場合を例に挙げて示している。これにより、文書IDが「00000001」である電子文書の印刷回数が更新される。
一方、該当する電子文書の印刷回数が1以上でない場合には、電子文書管理サーバ101は、印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせのあった端末装置102に返信する(ステップS1404)。
次に、本発明の第3の実施形態を説明する。前述した第1の実施形態では、端末装置102が、電子文書の印刷データを送信する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ101に問い合わせるようにした(図5を参照)。これに対し、本実施形態では、端末装置102から電子文書の印刷データを受信したプリンタ103が、印刷を実行する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ101に問い合わせるようにしている。このように、本実施形態と前述した第1の実施形態とは、電子文書の印刷可否を問い合わせる際の処理が異なる。従って、本実施形態の説明では、前述した第1の実施形態と同一の部分については、必要に応じて、図1〜図9に付した符号と同一の符号を付す等して詳細な説明を省略する。
一方、印刷可であれば、プリンタ103は、電子文書管理サーバ101に電子文書の印刷が開始したこと示す通知(印刷開始の通知)を送信する(S1605)。
次に、電子文書管理サーバ101は、受信した問い合わせに含まれているプリンタ103の識別情報に基づいて、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じであるか否かを判断する(ステップS1704)。この判断の結果、識別情報が示すプリンタと異常が発生していたプリンタとが同じである場合には、電子文書管理サーバ101は、印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせのあったプリンタ103に返信する(ステップS1705)。
電子文書管理サーバ101は、この印刷開始の通知を受信するまで待機するべく、印刷開始の通知を受信したかどうかを判断する(ステップS1706)。そして、電子文書管理サーバ101は、文書権限設定画面900における文書の状態306の欄601の内容を、プリンタ103で印刷中という内容に変更する(ステップS1707)。
識別情報が示すプリンタと異常のあったプリンタとが同じでない場合には、電子文書管理サーバ101は、印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせのあったプリンタ103に返信する(ステップS1707)。以上のような図17の処理を行った後は、電子文書管理サーバ101は、例えば、前述した図7(ステップS703、S704)と同様の処理を行う。
尚、本実施形態においても、前述した第1の実施形態で説明したような種々の変形例を採ることができる。
次に、本発明の第4の実施形態について説明する。本実施形態は、前述した第2の実施形態のように、文書権限設定画面における項目に印刷回数を追加し、電子文書の印刷回数の制限を電子文書の利用者に課すようにしている。そして、第3の実施形態のように、端末装置102から電子文書の印刷データを受信したプリンタ103が、印刷を実行する前に、電子文書の印刷可否を電子文書管理サーバ101に問い合わせるようにしている。このように、本実施形態と、前述した第2の実施形態とは、電子文書の印刷可否を問い合わせる際の処理が異なる。従って、本実施形態の説明では、前述した第1〜3の実施形態と同一の部分については、必要に応じて、図1〜図17に付した符号と同一の符号を付す等して詳細な説明を省略する。
そして、電子文書の印刷が完了すると、文書権限設定画面は、図13のようになり、印刷回数1001の欄1301が「2」から「1」に変更される。そして、印刷回数1001の欄1301が「0」になると、図15のように印刷可否305の欄1301が「印刷不可」に変更される。
電子文書管理サーバ101は、問い合わせのあった電子文書に対して設定されている印刷回数が1以上である場合には、その電子文書の印刷が可能であることを示す情報を、問い合わせに対する応答としてプリンタ103に送信する。一方、問い合わせのあった電子文書に対して設定されている印刷回数が1以上でない場合には、その電子文書の印刷が不能であることを示す情報を、問い合わせに対する応答としてプリンタ103に送信する。
尚、プリンタ103が送信した印刷開始通知を受信してから、プリンタ103が送信した印刷完了通知を受信するまでの電子文書管理サーバ101の処理は、前述した図7のフローチャートと同じである。また、印刷中にプリンタ103で異常が発生した場合の電子文書管理サーバ101の処理は、前述した図17と同じである。
前述した実施形態の機能を実現するべく各種のデバイスを動作させるように、該各種デバイスと接続された装置あるいはシステム内のコンピュータに対し、前記実施形態の機能を実現するためのソフトウェアのプログラムコードを供給してもよい。そのシステムあるいは装置のコンピュータ(CPUあるいはMPU)に格納されたプログラムに従って前記各種デバイスを動作させることによって実施したものも、本発明の範疇に含まれる。
また、供給されたプログラムコードがコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに格納された後、そのプログラムコードの指示に基づいて機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行う。その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合にも本発明に含まれることは言うまでもない。
101 電子文書管理サーバ
102 端末装置
103 プリンタ
201 プリンタ部
202、210 CPU
206、215 HDD
207 操作部
213 入出力デバイス
218 ディスプレイ
Claims (17)
- 文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置であって、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第1の設定変更手段と、
前記第1の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第2の設定変更手段と、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有することを特徴とする文書権限管理装置。 - 前記電子文書の処理可能回数を示す情報を記憶媒体に記憶する処理回数記憶手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が受信されると、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数を減算する処理回数変更手段とを有し、
前記第2の設定変更手段は、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数に応じて、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項1に記載の文書権限管理装置。 - 前記第1の設定変更手段は、前記電子文書の処理可能回数として1以上の数値が入力されると、前記電子文書に対する処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更し、
前記第2の設定変更手段は、前記処理回数変更手段により前記電子文書の処理可能回数が減算された結果、前記電子文書の処理可能回数が0になると、前記電子文書に対する処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項2に記載の文書権限管理装置。 - 前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を受信する第3の受信手段と、
前記第3の受信手段により受信された情報に基づいて、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を記憶媒体に記憶する状態記憶手段とを有し、
前記送信手段は、前記電子文書の処理を許可するか否かの設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する設定とに基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項1〜3の何れか1項に記載の文書権限管理装置。 - 前記送信手段は、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が異常であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書については、異常が発生した文書処理装置でのみ処理を許可するように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項4に記載の文書権限管理装置。
- 前記判断手段は、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が処理中であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書の処理を不許可とするにように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項4又は5に記載の文書権限管理装置。
- 前記文書処理装置は、印刷装置を含み、
前記電子文書の処理は、前記電子文書の印刷を含むことを特徴とする請求項1〜6の何れか1項に記載の文書権限管理装置。 - 電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、
前記文書権限管理装置は、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第1の設定変更手段と、
前記第1の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第2の設定変更手段と、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、
前記端末装置は、
前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する受信手段と、
前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記電子文書を前記文書処理装置に送信する第2の送信手段とを有することを特徴とする文書権限管理システム。 - 電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理装置と、前記電子文書の処理を行う文書処理装置と、前記文書処理装置に電子文書の処理を依頼する端末装置とを有する文書権限管理システムであって、
前記文書権限管理装置は、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第1の設定変更手段と、
前記第1の設定変更手段により、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信手段と、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信手段により受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第2の設定変更手段と、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信手段とを有し、
前記端末装置は、
前記電子文書を前記文書処理装置に送信する送信手段を有し、
前記文書処理装置は、
前記端末装置から送信された電子文書を受信する第1の受信手段と、
前記電子文書の処理の可否を示す情報を受信する第2の受信手段と、
前記電子文書の処理の可否を示す情報が、前記電子文書の処理が可能であることを示す場合に、前記第1の受信手段により受信された電子文書を処理する処理手段とを有することを特徴とする文書権限管理システム。 - 文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理方法であって、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第1の設定変更ステップと、
前記第1の設定変更ステップにより、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信ステップと、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信ステップで受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第2の設定変更ステップと、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信ステップとを有することを特徴とする文書権限管理方法。 - 前記電子文書の処理可能回数を示す情報を記憶媒体に記憶する処理回数記憶ステップと、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が受信されると、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数を減算する処理回数変更ステップとを有し、
前記第2の設定変更ステップは、前記記憶媒体に記憶された情報が示す処理可能回数に応じて、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項10に記載の文書権限管理方法。 - 前記第1の設定変更ステップは、前記電子文書の処理可能回数として1以上の数値が入力されると、前記電子文書に対する処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更し、
前記第2の設定変更ステップは、前記処理回数変更ステップにより前記電子文書の処理可能回数が減算された結果、前記電子文書の処理可能回数が0になると、前記電子文書に対する処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更することを特徴とする請求項11に記載の文書権限管理方法。 - 前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を受信する第3の受信ステップと、
前記第3の受信ステップにより受信された情報に基づいて、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報を記憶媒体に記憶する状態記憶ステップとを有し、
前記送信ステップは、前記電子文書の処理を許可するか否かの設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態に関する情報とに基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項10〜12の何れか1項に記載の文書権限管理方法。 - 前記送信ステップは、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が異常であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書については、異常が発生した文書処理装置でのみ処理を許可するように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項13に記載の文書権限管理方法。
- 前記送信ステップは、前記電子文書の処理を許可する設定と、前記電子文書の文書処理装置での処理状態が処理中であることを示す情報とに基づいて、前記電子文書の処理を不許可とするように前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信することを特徴とする請求項13又は14に記載の文書権限管理方法。
- 前記文書処理装置は、印刷装置を含み、
前記電子文書の処理は、前記電子文書の印刷を含むことを特徴とする請求項10〜15の何れか1項に記載の文書権限管理方法。 - 文書処理装置で行われる電子文書の処理を許可するか否かの設定を記憶媒体に記憶して管理する文書権限管理方法の各ステップをコンピュータに実行させるコンピュータプログラムであって、
前記文書権限管理方法は、
前記電子文書の処理を不許可とする設定を、許可する設定に変更する第1の設定変更ステップと、
前記第1の設定変更ステップにより、前記電子文書の処理を許可する設定がなされた後に、前記電子文書が処理されたことを示す情報を、前記文書処理装置から受信する受信ステップと、
前記電子文書が処理されたことを示す情報が前記受信ステップで受信されると、前記電子文書の処理を許可する設定を、不許可とする設定に変更する第2の設定変更ステップと、
前記電子文書の処理を不許可とする設定または前記電子文書の処理を許可する設定に基づいて、前記電子文書の処理の可否を示す情報を送信する送信ステップとを有することを特徴とするコンピュータプログラム。
Priority Applications (2)
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