JP2005062308A - 文書処理装置と文書処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書処理装置の音声ガイダンスの音量や再生条件などを外部から登録できるようにする。
【解決手段】
文書処理装置にＨＴＴＰサーバ機能を備えて、音声ガイダンスデータの編集用のＨＴＭＬ画面を、クライアントに送信するようにし、クライアントのブラウザから、前記ＨＴＭＬ画面を介して、音声ガイダンスデータを編集自在にする。
【選択図】 図１

Description

この発明は、複写機やプリンタ、ファクシミリ装置、スキャナなどの文書処理装置に関し、特に音声メッセージ（音声ガイダンス）用のデータの入出力や編集に関する。

音声ガイダンス機能付きの文書処理装置が知られているが、用いる音声ガイダンスは固定でユーザが編集することができない。

この発明の基本的な課題は、音声ガイダンスの内容や音量条件などをユーザが適宜に変更できるようにすることにある。
請求項２の発明での追加の課題は、どのような場合にどの音声ガイダンスを行うのかを、ユーザが個別に登録できるようにすることにある。
請求項３，７の発明での追加の課題は、ネットワークを介して音声ガイダンス用のデータをユーザが編集できるようにすることにある。
請求項４の発明での追加の課題は、ユーザが自席で音声ガイダンスを聞いた場合に適切な音量となるように、音量を調整できるようにすることにある。
請求項４の発明での追加の課題は、音声ガイダンスの要否をユーザが変更できるようにすることにある。
請求項６の発明での追加の課題は、音声ガイダンスの要否や音量を、メッセージ単位でユーザが変更できるようにすることにある。

この発明は、音声ガイダンス機能付きの文書処理装置において、前記音声ガイダンス用のデータを音声ファイルとして外部に出力するための手段と、外部から音声ファイルを入力するための手段とを設けたことを特徴とする（請求項１）。

好ましくは、前記入力された音声ファイルを記憶するための手段と、音声ガイダンスを行う条件を音声メッセージ毎に登録するための手段とを設ける。

またこの発明は、装置の操作や設定用のデータをＨＴＭＬ画面等の操作画面としてクライアントに出力し、クライアントから操作や設定が自在な文書処理装置において、文書処理装置の音声ガイダンス用のデータを編集するための操作画面を、クライアントに送信するための手段を設けたことを特徴とする（請求項３）。

好ましくは、前記操作画面によりクライアントから、音声ガイダンスの音量を調整自在にすると共に、文書処理装置のスピーカにより音声ガイダンス用のデータを再生自在にする。
また好ましくは、前記操作画面によりクライアントから、音声ガイダンスをオン／オフ自在にする。
特に好ましくは、前記音声ガイダンスデータを、メッセージ単位で音量調整もしくはオン／オフ自在にする。

この発明は更に、文書処理装置から、文書処理装置の音声ガイダンス用のデータを編集するためのＨＴＭＬ画面等の操作画面を、クライアントに送信するようにして、クライアントから、前記操作画面を介して、前記音声ガイダンス用のデータを編集自在にしたことを特徴とする、文書処理システムにある（請求項７）。

請求項１の発明では、文書処理装置が記憶している音声ガイダンス用のデータを音声ファイルとして外部に入出力できるので、音声ファイルの作成や編集などが困難な文書処理装置でも、外部装置で音声ファイルを作成したり編集、加工できる。
ここで音声ガイダンスを行う条件を、音声メッセージ毎に登録できるようにすると、どのようなイベントが生じた際にどの音声メッセージを再生するかを適宜に決定でき便利である（請求項２）。

請求項３，７の発明では、ユーザはネットワークを介して音声ガイダンス用のデータを編集できる。

請求項４の発明では、音量調整時にユーザは音声ガイダンスを自席で聞くことができるので、文書処理装置の機側で聞く場合と異なり、適切な音量に設定できる。
請求項５の発明では、音声メッセージの要否をユーザがオン／オフできるので、不要な音声ガイダンスを省略できる。

請求項６の発明では、音量調整や音声メッセージの要否のオン／オフを、音声メッセージ毎にできるので、聞き取りにくいメッセージは音量を増し、重要でないメッセージは音量を下げたりオフにしたりできる。

以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。

図１〜図３に、実施例を示す。これらの図において、２は文書処理装置で、ここではコピー機能とファクシミリ機能、プリンタ機能、並びにスキャナ機能を備えた複合機（ＭＦＰ：Multi Functional Processor）である。４はクライアントで、例えばブラウザを備えたパーソナルコンピュータなどとし、６は文書処理装置２とクライアント４等を接続するＬＡＮである。

文書処理装置２には、ＨＴＴＰサーバ機能処理部８を設けて、ＨＴＴＰサーバ（ＷＥＢサーバ）として作用するようにし、スピーカ１０を備えて音声ガイダンスデータを再生できるようにする。文書処理装置２には、プリンタ機能処理部１２とスキャナ機能処理部１４並びにファクシミリ機能処理部１６を設け、文書のコピー，プリント，原稿画像の読み取り（スキャン），及びファクシミリ通信ができるようにする。ファクシミリ通信は、例えばＧ３ファクシミリとインターネットファクシミリなどとする。文書処理装置２にはＬＡＮインターフェース１８を設けて、前記のＬＡＮ６と接続する。

２０は音声ファイル記憶部で、音声ガイダンスデータを音声ファイルとして記憶するが、スピーカ１０により再生可能なデータとして記憶すれば良く、必ずしも音声ファイルとして記憶する必要はない。さらに音声ファイルは、ＭＰ３のように圧縮済みの音声ファイルでも、これらを解凍した直ちにスピーカ１０で再生できるファイルでも良い。また音声ファイルには、これらの他にVoiceＸＭＬなどを用いても良い。音声ファイル記憶部２０には、音声ファイル自体の他に、音声ファイルの管理用のテーブル（図２の音声ファイルリスト３５）などを記憶する。

音声ファイル記憶部２０に記憶した音声ファイル２１の例を示す。音声ファイル２１には、音声データとファイル名の他に、音声ファイルをスピーカ１０から音声ガイダンスとして再生すべきイベントの種類（条件）、再生時の音量（音量）、前記の条件が発生したときに音声ガイダンスを行うかどうか（ON/OFF）を、補助的なデータとして記憶する。これらの補助的なデータは、例えば音声ファイル２１以外に、音声ガイダンスの管理用のテーブルにも記憶する。また実施例では、１メッセージが１音声ファイルに対応するが、１つの音声ファイルに複数の音声メッセージを含め、音声ファイル内の再生範囲を制御して、どの音声メッセージを再生するかを決めるようにしても良い。

音声ガイダンスを行う条件は例えば、
・ 所定の発信元からファクシミリが到着した（発信元のＴＳＩやメールアドレスなどが条件）、
・ ファクシミリ送信が完了した、
・ 多数枚のコピーを行うときにコピーが終了した、
・ トナー切れが発生した、
・ プリント用紙が不足している、
などで、メッセージ毎（個別の音声ガイダンス毎）の再生条件である。音量は、スピーカ１０から音声ガイダンスデータを再生して音声メッセージとする際の音量で、例えば、８段階あるいは１６段階などのレベルで調整できる。オン／オフは、前記の条件が充たされても音声ガイダンスを行わない場合がオフで、前記の条件が充たされると音声ガイダンスを行う場合がオンである。

音声ファイルはデータを圧縮して入出力する場合が多いので、圧縮解凍部２２を設けて、ＭＰ３などの圧縮された形態で入力された音声ファイルを解凍し、スピーカ１０で再生できる形態に変換する。また音声ファイル記憶部２０で記憶している解凍済みの音声ファイルを、ＭＰ３などの圧縮した音声ファイルに変換して出力する。補助記憶２４はフレキシブルディスクやフラッシュＲＯＭなどからなり、文書処理装置２の各種プログラムや音声ファイルの入出力などに用いる。なおフラッシュＲＯＭを用いる場合、音声ファイル２１はフラッシュＲＯＭ内に記憶させても良い。操作パネル２６は、文書処理装置２を操作するためのパネルで、音声ガイダンスデータの再生条件や音量、オン／オフあるいは音声ファイルの抹消、入出力などの操作にも用いる。

クライアント４にはブラウザ３２を設けて、文書処理装置２のＨＴＴＰサーバ機能処理部８に接続できるようにする。そしてクライアント４から文書処理装置２にアクセスする場合、例えばブラウザ３２によりＨＴＴＰサーバ機能処理部８にアクセスし、ユーザが選択したＨＴＭＬ画面を文書処理装置２からＨＴＭＬファイルとして受信し、受信したＨＴＭＬ画面から適宜の処理を文書処理装置２に依頼する。クライアント４のデスクトップ記憶部３４には、例えば文書処理装置２へのアクセスを意味するアイコンを設け、文書処理装置の先頭のＷＥＢページから分岐して、ＨＴＴＰにより音声ファイル記憶部２０にある音声ファイルリスト３５をＨＴＭＬ画面で受け取り、音声ファイルの編集メニュー３６を同様にＨＴＭＬ画面として受け取る。そして例えば音声ファイルリスト３５で編集対象の音声ファイルを選択し、編集メニュー３６を用いて音量の調整、スピーカ１０を用いた音声ガイダンスデータの再生、音声ガイダンスのオン／オフ、音声ガイダンスデータの再生条件などを、音声メッセージ毎に、即ち音声ファイル毎に編集できるようにする。なお音量調整を選択すると、自動的に調整後の音量で音声メッセージを再生するようにしても、音量調整と再生とを別個に選択するようにしても良い。

図２に、音声ファイルリスト３５の例を示すと、条件は音声ファイルをスピーカ１０から再生するためのイベントを意味し、例えば所定のアドレスからの着信や受信があったこと、記録紙がないこと、紙詰まりが生じたこと、などが音声ガイダンスデータを再生する条件となる。再生される音声ファイルは条件毎に異なり、再生時の音量やオン／オフも音声ファイル毎に、即ち音声メッセージ毎に登録できる。

実施例の動作を示す。文書処理装置２で用いる音声メッセージの内容や再生の条件、音量などを、出荷時の状態からユーザが変更できると便利である。しかし文書処理装置２で音声ファイルを作成、編集するのは難しい。そこで文書処理装置２から、記憶している音声ファイルを例えばＬＡＮ６を介してクライアント４へ送信し、クライアント４で音声ファイルを作成、更新、編集し、文書処理装置２へ入力する。ＬＡＮ６を介して出力する代わりに、補助記憶２４に音声ファイルを出力し、これを適宜のパーソナルコンピュータなどで編集し、補助記憶２４から文書処理装置２に音声ファイルを入力しても良い。このようにすると、文書処理装置２で用いる音声メッセージを追加，更新，削除でき、さらに音声データのみでなく、音声ガイダンスの再生条件や音量、オン／オフなども外部で編集できる。

クライアント４のブラウザを用いて、音量や音声メッセージのオン／オフなどを変更する例を図３に示す。文書処理装置内のＨＴＴＰサーバ機能処理部（ＷＥＢサーバ）へクライアントのブラウザからアクセスし、音声ガイダンスの操作編集用のＨＴＭＬ画面（ＨＴＭＬファイル）を受信する。そして音声ファイルのリスト３５をＨＴＭＬ画面として受信し、編集対象とする音声ファイルを指定し、例えば音量の変更とテスト再生（再生）を指令する。すると文書処理装置２のスピーカ１０は、指定された音声メッセージを調整後の新たな音量で再生する。ユーザはこれによって、自分のパーソナルコンピュータの位置で音声メッセージの音量が適切か否かを確認できる。文書処理装置２の側で再生音量が大きすぎるか小さすぎるかを判断するのではなく、自分の席で聴いて判断できると、音量の大小を適切に判断できる。さらに音量は音声メッセージ毎に変更できるので、聞き取りにくい音声メッセージでは音量を上げ、重要度の低い音声メッセージでは音量を下げるなどの微調整ができる。ユーザはこの他に音声メッセージのオン／オフを変更して、不要な音声メッセージが再生されないように、また一旦オフにした音声メッセージをオンに変更して、次回から再生するようにできる。ユーザはさらに音声メッセージの再生条件（イベント）を変更できる。これらの結果、ネットワークを通じて文書処理装置の音声ガイダンスの条件、音量、オン／オフを編集できる。

実施例の文書処理装置とその使用環境とを示すブロック図 実施例で用いた音声ファイルリストを示す図 実施例での、文書処理装置とクライアントのパーソナルコンピュータ間の通信を示す図

符号の説明

２ 文書処理装置
４ クライアント
６ ＬＡＮ
８ ＨＴＴＰサーバ機能処理部
１０ スピーカ
１２ プリンタ機能処理部
１４ スキャナ機能処理部
１６ ファクシミリ機能処理部
１８ ＬＡＮインターフェース
２０ 音声ファイル記憶部
２１ 音声ファイル
２２ 圧縮解凍部
２４ 補助記憶
２６ 操作パネル
３２ ブラウザ
３４ デスクトップ記憶部
３５ 音声ファイルリスト
３６ 音声ファイルの編集メニュー

Claims (7)

1. 音声ガイダンス機能付きの文書処理装置において、
   前記音声ガイダンス用のデータを音声ファイルとして外部に出力するための手段と、外部から音声ファイルを入力するための手段とを設けたことを特徴とする文書処理装置。
2. 前記入力された音声ファイルを記憶するための手段と、音声ガイダンスを行う条件を音声メッセージ毎に登録するための手段とを設けたことを特徴とする、請求項１の文書処理装置。
3. 装置の操作や設定用のデータを操作画面としてクライアントに出力し、クライアントから操作や設定が自在な文書処理装置において、
   文書処理装置の音声ガイダンス用のデータを編集するための操作画面を、クライアントに送信するための手段を設けたことを特徴とする、文書処理装置。
4. 前記操作画面によりクライアントから、音声ガイダンスの音量を調整自在にすると共に、文書処理装置のスピーカにより音声ガイダンス用のデータを再生自在にしたことを特徴とする、請求項３の文書処理装置。
5. 前記操作画面によりクライアントから、音声ガイダンスをオン／オフ自在にしたことを特徴とする、請求項３または４の文書処理装置。
6. 前記音声ガイダンスデータを、メッセージ単位で音量調整もしくはオン／オフ自在にしたことを特徴とする、請求項４または５の文書処理装置。
7. 文書処理装置から、文書処理装置の音声ガイダンス用のデータを編集するための操作画面を、クライアントに送信するようにして、
   クライアントから、前記操作画面を介して、前記音声ガイダンス用のデータを編集自在にしたことを特徴とする、文書処理システム。

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